GLOSARIO DE TÉRMINOS TPL: Dispositivo Móvil

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Manual de Mandos Intermedios_SAP ERP

Versión: 1.0 Página 1 de 31

GLOSARIO DE TÉRMINOS

TPL: Dispositivo Móvil

GEMA: Aplicación para la gestión de Mantenimiento de Instalaciones Fijas

GEMAMOVIL: Aplicación móvil, desarrollada en .NET, componente del sistema GEMA

GEMAWEB: Aplicación WEB, desarrollada en J2EE, componente del sistema GEMA

GEMA-SAP: Conjunto de desarrollos ABAP a medida en SAP ERP, componente del

sistema GEMA

EMX: Sistema de Movilidad utilizado en el Nuevo sistema Gema Móvil

Agente EMX: Agente/DNE que utiliza el nuevo sistema de movilidad Gema Móvil

Usuario EMX: Agente/DNE que utiliza el nuevo sistema de movilidad Gema Móvil

MI: Mando Intermedio

PTS: Punto de Toma de Servicio




Índice del Documento

1. Gestor de Órdenes y agentes ........................................................................... 3

1.1 Introducción sobre los cambios del Gestor de Órdenes y Agentes ........................ 3

1.2 Gestor de Órdenes .......................................................................................... 6

1.2.1 Asignación individual .................................................................................................................... 15

1.2.2 Asignación Múltiple ....................................................................................................................... 19

1.3 Gestor de Agentes ......................................................................................... 21

1.4 Gestor individual de trabajos .......................................................................... 23

1.5 Notificación de Órdenes ................................................................................. 27

2. Visualización de documentación anexa a equipos ......................................... 29




1. GESTOR DE ÓRDENES Y AGENTES

A continuación, se describen las funcionalidades principales que deben conocer los mandos para

poder organizar los trabajos, así como asignarlos a los agentes seleccionados.

La mayoría de las funcionalidades utilizadas en GEMA, son transacciones a medida basadas en el

estándar de SAP (PM, MM, HR, …).

1.1 Introducción sobre los cambios del Gestor de Órdenes y

Agentes

En este apartado se describen los cambios que se han realizado en el Gestor de Órdenes y el

Gestor de Agentes para incorporar el nuevo sistema EMX para Gema Móvil. La funcionalidad

actual sigue igual salvo en las ampliaciones/modificaciones que se indican en este apartado.

Organización de los Grupos de Trabajo (solo para Agentes EMX)

La nueva operativa, al igual que la actual define que se podrá trabajar en grupos de trabajo de

varios agentes, o bien en grupos individuales.

Grupos de Trabajo: donde se asignan varios agentes a un grupo. Se define un

responsable entre los agentes (por defecto el sistema determina como responsable al

agente con el DNE más bajo), tomando el resto la función de asimilados de manera

automática. El responsable llevará TPL para notificar el trabajo del grupo y los asimilados

solo para consulta de datos, aceptación del mensaje de prevención laboral y gestión de

materiales. El grupo será estable para el turno completo, es decir, no está previsto que se

cambien agentes entre grupos de trabajo durante el mismo turno de trabajo. El Mando

Intermedio (MI) asignará las órdenes de trabajo del turno a cada grupo y las liberará

(pasar a estado LANZ). El responsable, hará de notificador de datos de las órdenes,

asumiendo por tanto todos los asimilados del grupo los tiempos de trabajo que notifique

el responsable.

Grupo Individual: Grupo de trabajo de un único agente. Llevará TPL donde notificará las

órdenes y tiempos (él es responsable). El MI puede asignar una orden de trabajo a varios

grupos de trabajo o grupos individuales.

Por tanto, los agentes dentro de un grupo siempre tendrán uno de los siguientes Roles

Responsable del Grupo de Trabajo (Rol R): Que notificará órdenes (operaciones,

modos/causas de fallo, observaciones, estado de la orden, estado inicial y final del




equipo), realizará gestión de almacén y notificará tiempos de todos los agentes de su

grupo.

Asimilado en el Grupo de Trabajo (Rol A). NO notifica órdenes ni tiempos, salvo que

pase a tomar el rol de Responsable de Grupo de Trabajo. Los Asimilados podrán consultar

de datos, aceptar el mensaje de prevención laboral y hacer gestión de materiales.

Nota: mencionar que con el nuevo sistema Gema de Movilidad desaparece el concepto de No

Responsable de Grupo.

Cabe indicar las siguientes consideraciones:

No se podrán formar grupos compuestos por agentes EMX y no EMX

En el Grupo de Trabajo siempre hay un único responsable de grupo, siendo el resto de

agentes asimilados. Al marcar a un agente como Responsable, el resto pasa

automáticamente a tomar el rol de Asimilados.

El botón para macar asimilados no tiene funcionalidad para los agentes EMX.

No se podrá modificar un grupo si algún agente del mismo ya ha sincronizado órdenes

en su TPL.

No se podrá modificar el responsable del grupo si algún agente del mismo ya ha

sincronizado órdenes en su TPL.

No se podrán agrupar agentes si alguno de ellos ya tiene órdenes ya sincronizadas en su

TPL.

Siempre que ningún agente haya sincronizado órdenes:

o Es posible formar un grupo con varios agentes si ninguno tiene órdenes

asignadas.

o Es posible formar un grupo asignando agentes sin órdenes a un grupo de trabajo

con órdenes asignadas, se crea un nuevo grupo de trabajo quedando como

responsable el DNE del grupo que tiene órdenes asignadas.

o Si se borra un asimilado del grupo, se le desasignan las órdenes (al asimilado

borrado).

o Si se borra un grupo o el responsable de un grupo, se borrará todo el grupo y se

desasignarán todas las órdenes a dicho grupo.

o Si se borra un grupo o el responsable de un grupo que tiene órdenes compartidas

con otro grupo y es responsable de las órdenes compartidas, se borrará todo el

grupo y se desasignarán todas las órdenes al grupo borrado, quedando como

responsable de las OTs compartidas, el DNE más bajo del resto de responsables

de grupo.

Asignación de Órdenes de Trabajo a Agentes (solo para Agentes EMX)




Con la nueva operativa, la asignación de órdenes es a nivel de Grupo de Trabajo y no a nivel de

agente como actualmente. Esto es, si se asigna una orden a un grupo de trabajo, seleccionando

un miembro del mismo (Responsable o Asimilado), la orden se asignará a todos los miembros del

grupo (Responsables y Asimilados).

Al asignar órdenes:

A un grupo: el responsable del grupo será responsable de la orden.

A varios grupos: el DNE más bajo de los responsables de grupo será por defecto el

responsable de la orden. El Mando Intermedio podrá cambiar el Responsable de OT por

otro en el Listado de Ordenes/Agente, en la Asignación Individual o en el Detalle del

semáforo de sincronización en el Gestor de Ordenes.

Se definen los siguientes roles a nivel de orden de trabajo:

Responsable de OT: Agente Responsable de Grupo que a su vez es responsable de OT.

Podrá notificar datos de la orden y de tiempos para su grupo de trabajo.

No Responsable de OT: Agente Responsable de Grupo que NO es responsable de OT.

Podrá notificar datos de la orden de trabajo, salvo el estado de la orden, estado inicial y

final del objeto técnico, la operación principal y el M/C de Fallo. También podrá notificar

los tiempos de trabajo en la misma para su grupo.

Asimilado: Agente Asimilado en su grupo de trabajo

Cabe indicar las siguientes consideraciones:

No se podrá asignar una orden a agentes EMX y no EMX simultáneamente.

No se podrá modificar el Responsable de la Orden si alguno de los agentes asignados ya

la ha sincronizado en su TPL.

No se podrá anular la asignación de una orden si algún agente ya la ha sincronizado en su

TPL.

Consideraciones para modificar los Grupos de Trabajo o asignación de órdenes

Si ningún agente ha sincronizado órdenes en su TPL, el Mando Intermedio podrá asignar

y borrar grupos y asignar y desasignar órdenes de trabajo (no sincronizadas).

Si una vez formado un grupo de trabajo, con órdenes asignadas y sincronizadas, se quiere

modificar el grupo de trabajo, será necesario que los agentes hagan una devolución de

los trabajos desde el TPL. La devolución de los trabajos confirmará las actuaciones

quedando las órdenes desasignadas de los agentes.




o Las órdenes trabajadas en el TPL, se mantendrán en el TPL para que el agente

Responsable pueda notificar tiempos, si bien no podrá hacer nada con dicha

orden. El mando intermedio podrá reasignar dicha orden a otro agente.

o Las órdenes no trabajadas en el TPL, se borrarán del TPL. El mando intermedio

podrá reasignar dicha orden a otro agente.

Si una vez formado un grupo de trabajo, con órdenes asignadas y sincronizadas, el

Mando intermedio confirma las órdenes de un agente en SAP, cuando el agente

sincronice su TPL las órdenes permanecerán en el TPL para que pueda notificar sus

tiempos si las hubiera trabajado en el TPL. Si el agente no la ha trabajado una orden que

le confirma el Mando Intermedio, cuando sincronice dicha orden no podrá ser iniciada

por el agente en el TPL. Por procedimiento, los Mandos Intermedios no deberán

confirmar en SAP las órdenes descargadas en el TPL de un agente. Solo deberán

confirmar órdenes sincronizadas en un TPL cuando dicho TPL esté estropeado (en caso

contrario puede provocar inconsistencias de información de las órdenes confirmadas en

el sistema Gema).

1.2 Gestor de Órdenes

Acceso: Menú SAP -> Mantenimiento de Instalaciones Fijas -> Gestión de Mantenimiento ->

Ordenes -> Gestor de Ordenes ZIF012A – Modificar

… ZIF012B – Visualizar

Transacciones: ZIF012A y ZIF012B




Haciendo doble clic, se ingresa a la transacción. Dentro de la transacción, se deben ingresar los

parámetros para realizar la consulta de las órdenes.




Ingresado los parámetros, se ejecuta la transacción. Como resultado, muestra un listado de

órdenes.




Los nuevos campos y ajustes son los siguientes:

a) Semáforo de sincronización de órdenes.

El semáforo de sincronización de órdenes permite identificar si una OT ha sido sincronizada

por uno a varios agentes. Se detalla con el siguiente código de colores a nivel de orden (para

la actuación vigente):

- Sin Semáforo: Orden no asignada a un agente EMX.

- Gris: Orden asignada a agentes EMX y no lanzada.

- Rojo: Orden asignada a agentes EMX, lanzada y no sincronizada ningún agente.

- Amarillo: Orden asignada a agentes EMX, lanzada y sincronizada por algún agente,

pero no por todos.

- Verde: Orden asignada a agentes EMX, lanzada y sincronizada por todos los agentes.

Se considera que una orden está sincronizada si su fecha/hora de lanzamiento (paso de la

orden a estado LANZ) es anterior a su fecha/hora de sincronización.

b) Semáforo de Sincronización de Agentes para cada Orden.

Desde la transacción de “Gestor de órdenes”, al pulsar 2-clic sobre el semáforo de

sincronización por orden, se navega a una ventana (informe de orden por agente), donde

se puede consultar los datos de sincronización de la orden por agente (Fecha y hora de

primera sincronización, Fecha y hora de la última sincronización, Fecha y hora de




Lanzamiento de la orden…). El semáforo de sincronización de los agentes responde al

siguiente código de colores:

Rojo: si el agente NO ha sincronizado la orden (y por tanto NO la tiene en el TPL)

Verde: si el agente SÍ ha sincronizado la orden (y por tanto la tiene en el TPL)

Dentro del informe se podrá cambiar el responsable de la orden, siempre y cuando no

haya sido sincronizada por ningún agente.




c) Listado Ordenes/Agentes.

Al pulsar sobre el botón “Listado Ordenes/Agente”, se muestra un reporte con el

contenido de los agentes asignados a la orden en consulta. En ese listado se puede

consultar los datos de sincronización de la orden por agente y permite modificar el

responsable, pulsando sobre el botón “Modificar Resp. OT”.

El informe permite conocer qué agentes han sincronizado qué órdenes y cuando.




El informe muestra:

Un primer bloque de datos relativos a la orden: número de orden,

estado, actuación, semáforo de sincronización de la orden, descripción

de la orden, fecha/hora de lanzamiento, fecha/hora de sincronización.




Un segundo bloque de datos relativos a los agentes asignados a dicha

orden: grupo de trabajo, agente asignado (DNE y Nombre), Rol

(Responsable de OT, Responsable de Grupo, Asimilado), semáforo de

sincronización de la orden para dicho agente, función del agente y

fecha/hora de la última sincronización (de dicha orden por el agente).

El informe tiene funcionalidades de filtrado y ordenación (modificación de

disposición). A continuación se muestra un ejemplo del listado ordenado

por DNE de los agentes.




d) Última actuación trabajada e Incidencia de Material

Se ha incorporado en le gestor de órdenes dos campos nuevos:

UAcTR (última actuación trabajada): Si el campo está marcado, se trabajó en la

última actuación realizada para dicha orden. Si está desmarcado no se trabajó.

Sólo aplica si el estado de la orden es PEND, PAUT y PFMA y si ha realizado el

agente Fin de Turno.

IncMat (Incidencia de Material): Si el campo está marcado, se notificó una

incidencia de material para dicha orden (no se pudo finalizar la orden por falta de

material).




1.2.1 Asignación individual




Cuando se elige una orden y se elige la opción de asignación individual de agentes a orden, se

muestra la pantalla de actuaciones de la orden. A nivel de la orden, se muestra una nueva

columna, su semáforo de sincronización.

Se incluye la columna de grupo de trabajo, responsable OT, responsable grupo de trabajo,

asimilado y semáforo de sincronización del agente para dicha orden.




Para asignar un agente, se debe pulsar sobre el área marcada. Al momento de asignar un agente

a la orden, se muestra la columna de usuario EMX. Se debe usar el listado de agentes disponibles.

Para saber si el usuario es EMX, aparece una imagen en la columna Us. EMX.




A la hora de asignar el agente, en caso de pertenecer a un grupo de trabajo se arrastrarán todos

los agentes pertenecientes a ese grupo de trabajo.

En caso de borrar el responsable del grupo, se eliminará la asignación de la orden a todos los

agentes pertenecientes al grupo de trabajo.

Desde esta pantalla, se puede modificar el responsable. Para ello, se elige la opción “Modificar

Resp. OT”.




1.2.2 Asignación Múltiple

Para la asignación múltiple, se muestra la columna EMX con una imagen para identificar que el

agente es de tipo EMX.




Se agrega la columna de Turno Real (turno del cuadrante). Además, se mantiene el turno teórico.




Se agrega el Grupo de trabajo. Dentro de la operativa de grupo de trabajo se podrán asignar

grupos y borrar grupos de trabajo. (Siempre y cuando los agentes de los que se quiere formar el

grupo no hayan sincronizado y estos sean de tipo EMX).

Cuando se marca un responsable, el resto por defecto serán asimilados. Como código de grupo

queda el que determina SAP y como nombre del grupo el número DNE del responsable junto con

su nombre (campos concatenados).

La asignación de órdenes no se considera por agente sino por grupo de trabajo, de tal forma que

si se marca la asignación de una orden para un agente se asignan automáticamente a todos los

agentes que pertenezcan al mismo grupo de trabajo, tanto responsables, asimilados como no

responsables.

Al borrar un grupo dependiendo del agente que se marque, el sistema se comportará de la

siguiente manera:

a) Marcando Responsable: Se borrará todo el grupo y se eliminará la asignación de todas

las órdenes del grupo. (En caso de tener órdenes asignadas).

b) Marcando Asimilado: Se borrará el agente del grupo y se eliminará la asignación de las

órdenes del asimilado. (En caso de tener órdenes asignadas).

1.3 Gestor de Agentes

Acceso: Menú SAP -> Mantenimiento de Instalaciones Fijas -> Gestión de Personal

ZIF401A – Gestor de Agentes. Modificar

… ZIF401B – Gestor de Agentes. Visualizar





Cuando se marca un responsable, el resto por defecto serán asimilados. Como código de grupo

queda el que determina SAP y como nombre del grupo el número DNE del responsable junto con

su nombre (campos concatenados). Estos nuevos campos se agregan al listado.

Dentro de la operativa de grupo de trabajo se podrán asignar grupos y borrar grupos de trabajo.

(Siempre y cuando los agentes de los que se quiere formar el grupo no hayan sincronizado y

estos sean de tipo EMX). La lógica de asignación de grupo de trabajo y borrado será igual que en




el Gestor de Órdenes (según lo descrito en el apartado 3.1 Introducción sobre los cambios del

Gestor de Órdenes y Agentes).

Se agrega la columna EMX, donde se indica si el agente es de EMX o no.

Se agrega la columna de Turno Real (turno del cuadrante). Además, se mantiene el turno teórico.

1.4 Gestor individual de trabajos


Ordenes -> Gestor de Ordenes ZIF012C – Gestor Individual de Trabajos. Modificar

… ZIF012D – Gestor Individual de Trabajos. Visualizar

Transacciones: ZIF012C y ZIF012D




Los nuevos campos y ajustes son los siguientes:

Semáforo de sincronización de Órdenes

El semáforo de sincronización de órdenes permite identificar si una OT ha sido sincronizada

por uno a varios agentes. Se detalla con el siguiente código de colores a nivel de orden (para

la actuación vigente):

- Sin Semáforo: Orden no asignada a un agente EMX.

- Gris: Orden asignada a agentes EMX y no lanzada.

- Rojo: Orden asignada a agentes EMX, lanzada y no sincronizada ningún agente.




- Amarillo: Orden asignada a agentes EMX, lanzada y sincronizada por algún agente,

pero no por todos.

- Verde: Orden asignada a agentes EMX, lanzada y sincronizada por todos los agentes.

Se considera que una orden está sincronizada si su fecha/hora de lanzamiento (paso de la

orden a estado LANZ) es anterior a su fecha/hora de sincronización.

Semáforo de Sincronización de Agentes para cada Orden.

Al pulsar 2-clic sobre el semáforo de sincronización por orden, se navega a una ventana

(informe de orden por agente), donde se puede consultar los datos de sincronización de

la orden por agente (Fecha y hora de primera sincronización, Fecha y hora de la última

sincronización, Fecha y hora de Lanzamiento de la orden…). El semáforo de sincronización

de los agentes responde al siguiente código de colores:

Rojo: si el agente NO ha sincronizado la orden (y por tanto NO la tiene en el TPL)

Verde: si el agente SÍ ha sincronizado la orden (y por tanto la tiene en el TPL)




Grupo de operaciones y Operación principal.

Se han agregado las columnas de grupo de operaciones, descripción del grupo de operaciones,

operación principal y descripción de la operación principal.

Listado Ordenes/Agentes.

Al pulsar sobre el botón “Listado Ordenes/Agente”, se muestra un reporte con el contenido de los

agentes asignados a la orden en consulta. En ese listado se permite modificar el responsable,

pulsando sobre el botón “Modificar Resp. OT”.




La funcionalidad de Asignación individual y Asignación Múltiple es la misma que la descrita en los

apartados 3.2.1 Asignación Individual y 3.2.2 Asignación Múltiple)

1.5 Notificación de Órdenes


Ordenes -> Notificaciones -> ZIF013A - Pantalla de captura de Notificaciones

Transacción: ZIF013A

Se agrega el campo Operación principal:

En el caso de que la orden no tenga operación principal se propondrá la primera operación como

principal. El campo es modificable y siempre se podrá cambiar.




Para la operación principal, en el caso de órdenes de correctivo (Clase de Orden ICOR), se tendrá

que informar el modo Causa/fallo y esté será el de todas las operaciones.

También indicar que la selección de operaciones y de M/C de fallo se puede realizar por grupo de

operación, verificando la compatibilidad entre operaciones y M/C de Fallo (si una operación está

asignada a un grupo de operación, los M/C de fallo serán los compatibles para dicho grupo de

operación).




2. VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ANEXA A

EQUIPOS

En este apartado se especifica la forma de acceder a la documentación de los equipos. Aunque el

estándar de SAP incluye una opción para poder anexarlos al objeto estándar, este tratamiento

está desarrollado a medida, utilizando Documentum como repositorio documental. En tablas a

medida se establecen las relaciones entre los equipos y los documentos anexos.

La documentación asociada a los equipos se podrá visualizar desde 4 tratamientos:

Gestor Modificar / Gestor Visualizar

Acceso: Menú SAP Mantenimiento de Instalaciones Fijas Órdenes Gestión de

Órdenes Gestor Modificar / Gestor Visualizar


Gestor de solicitudes

Acceso: Sin acceso desde el Menú SAP

Transacción: ZIF065A

Informe a medida de órdenes

Acceso: Menú SAP Mantenimiento de Instalaciones Fijas Informes Informes de

Tiempos Listado de órdenes

Transacción: ZIF618

Informes Informes de equipos Listado de equipos

Acceso: Menú SAP Mantenimiento de Instalaciones Fijas Informes Informes de

equipos Listado de Equipos

Transacción: ZIF620_2

Cuando se presentan los listados, si los equipos tienen documentación asociada, se mostrará un icono

indicándolo. Si no tiene, la columna estará en blanco.




Doble-click en columna de Doc. Equipo

Columna con icono: Se presentará una pequeña pantalla con el listado de documentos que

tiene anexado el equipo en concreto. Al dar doble clic sobre cada uno de estos documentos,

se abrirá el documento. Si el usuario tiene autorización además podrá anexar nuevos

documentos o borrar los existentes.

Columna sin icono: Si el usuario tiene autorización se mostrará un mensaje informando que el

equipo no tiene documentación anexa y se preguntará si desea crearla en ese momento. Si se

pulsa si, se podrá seleccionar un documento y anexarlo. Si el usuario no tiene autorización,

solo se informará que el equipo no tiene documentación anexa.




En el Gestor de Solicitudes, dado que está orientado a Contratas, solo se da la opción de visualizar la

información, sin posibilidad de modificación.

Carga de documentos masiva

Existe un programa, para poder cargar documentos de forma masiva en los equipos. El programa lee

un fichero que contiene el equipo y la ruta donde se encuentran los documentos a anexar. El

programa de carga usa la misma lógica que el proceso manual para anexar documentos, pero

adaptado al proceso masivo.

Este proceso de carga se encuentra en el menú de GEMA y solo el administrador puede ejecutarlo.

Acceso: Menú SAP Mantenimiento de Instalaciones Fijas Carga de datos GEMA

Equipos IIFF Carga masiva de documentos en equipos

Transacción: ZIF596

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