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PRESIDENCIA

Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; Marzo de 2009

2009

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES

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TRIBUNAL DE JUSTICIA ELECTORAL Y ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

UNIDAD DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO OPERATIVO

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ÍNDICE

Contenido Página

Introducción…………………………………………………................... 5

Marco Jurídico…………………………………………………………….. 6

Objetivo de la Guía Técnica……………………………………………… 6

Alcance……………………………………………………………………… 6

Lineamientos Generales………………………………………............... 7

Codificación del Documento……………………………………………… 9

Identificación de los Manuales…………………………………………... 10

Manual de Organización………………………………………………….. 11

Elementos que integran los apartados del Manual de Organización... 11

Portada……………………………………………….……………….… 12

Índice……………………………………………………………............ 13

Introducción…………………………………………………………….. 14

Objetivo del Manual……………………………………………………. 15

Marco Jurídico………………………………………………………..... 16

Antecedentes……………………………………………….………...... 17

Atribuciones…………………………………………………………….. 18

Estructura Orgánica………………………………………………….... 19

Propósito y Funciones………………………………………..…….…. 20

Glosario……………………………………………………………….… 21

Control de Documentos……………………………………………….. 22


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Contenido Página

Manual de Procedimientos………………………………………………. 23

Elementos que integran los apartados del Manual de Procedimientos…………………………………………………………....

23

Portada……………………………………………………………..….. 24

Índice……………………………………………………………........... 25

Introducción……………………………………………………………. 26

Objetivo del Manual…...…………………………………………….... 27

Marco Jurídico…………………………………………………………. 28

Estructura Orgánica…………………………………………………... 29

Denominación del Procedimiento………........................................ 30

Descripción de Actividades…………………………………………... 31

Diagrama de Flujo…………………………………………………….. 32

Glosario………………………………………………………………… 33

Anexos…………………………………………………………………. 34

Control de Documentos…….………………………………………… 35

Manual de Inducción……………………………………………………… 36

Elementos que integran los apartados del Manual de Inducción…… 36

Portada…………………………………………………………………. 37

Índice…………………………………………………………………… 38

Bienvenida……………………………………………………………... 39

Autorización……………………………………………………………. 40

Objetivo………………………………………………………………… 41

Misión…………………………………………………………………... 42

Visión…………………………………………………………………… 43

Atribuciones……………………………………………………………. 44

Antecedentes…………..……………………………………………… 45


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Contenido Página

Organigrama………………...………………………………………… 46

Información Laboral…………….…………………………………….. 47

Directorio……………………………………………………………….. 48

Control de Documentos….…………………………………………... 49

Manual de Servicios……………………………………………………… 50

Elementos que integran los apartados del Manual de Servicios…. 50

Difusión de los Manuales Administrativos…………………………….. 52

Control de Documentos………………………………………………….. 53


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INTRODUCCIÓN

La Presidencia de este órgano jurisdiccional a través de la Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo, en uso de sus atribuciones con fundamento en el artículo 97 fracción V y VI del Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, y con el propósito de dar cumplimiento a uno de sus objetivos, ha formulado el presente documento denominado Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos.

La presente guía técnica se encuentra estructurada en dos apartados, el primero dedicado al aspecto metodológico que habrá de realizarse para la elaboración de los manuales, y el segundo a los apartados que lo integran de acuerdo a la normatividad presente, que debe observarse en los formatos que se utilizarán para la presentación y glosario administrativos, que apoyará al lector en la interpretación y uso de los términos empleados. La importancia de que este Tribunal cuente con instrumentos administrativos es de utilidad para el logro de los objetivos institucionales, que sirvan de consulta y apoyo para conocer las principales atribuciones, estructura orgánica y funciones que les han sido conferidas por mandato legal, así como de normar los procedimientos ejecutados y los servicios prestados a la ciudadanía dentro del ámbito de su competencia. El objetivo fundamental de esta guía consiste en señalar las bases para la elaboración, presentación y actualización de los manuales de procedimientos, unificando criterios de contenido que permita la realización de las funciones de dirección, coordinación y evaluación administrativa a través de la sistematización de las actividades , la identificación de los procesos y la definición del método para efectuarlas. La Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo, será la responsable de proporcionar a las áreas internas del Tribunal, la asesoría y apoyo necesario que requieran, para la formulación y elaboración de los manuales administrativos. El presente documento entrará en vigor al día siguiente al de su aprobación por la Comisión de Administración y conocimiento del Pleno del Tribunal; dejando sin efecto a todos aquellos documentos que contravengan al mismo.


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MARCO JURÍDICO

• Código de Organización del Poder Judicial del Estado de Chiapas.- Artículos 141, 158 fracción IV, 166 fracciones IV, VIII.

• Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder

Judicial del Estado de Chiapas.- Artículos 75 fracción XVI, 97 fracción V, VI.

OBJETIVO

Proporcionar un instrumento técnico – administrativo que norme la elaboración de los manuales institucionales con uniformidad contenido y presentación que permita optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organización y el funcionamiento de las áreas jurisdiccionales y administrativas de este órgano colegiado.

ALCANCE

Consolidar nuestros procesos metodológicos organizacionales, en la elaboración y actualización de los manuales administrativos; por lo que deberá ser difundido y aplicado a todas las áreas del Tribunal.


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LINEAMIENTOS GENERALES

1. Los presentes lineamientos son de observancia general para las áreas que integran el Tribunal.

2. Los manuales deberán elaborarse de acuerdo con los lineamientos y formatos contenidos en el presente documento, estableciendo los mecanismos necesarios que propicien la mejora organizacional, a través de la eficiencia de los procesos de operación, cumpliendo con la misión, visión y objetivo institucional de este órgano colegiado.

3. En la elaboración de los respectivos manuales, debe existir plena congruencia entre éstos y las facultades y obligaciones conferidas en el Reglamento Interior del Tribunal.

4. El titular de cada área del Tribunal, deberá remitir a la Unidad de Planeación y

Seguimiento Operativo propuestas para la elaboración y actualización de los Manuales Administrativos, de acuerdo a sus necesidades y apegándose al contenido y forma de los apartados descritos en el presente documento.

5. En los Manuales Administrativos se incluirá el marco jurídico de las leyes referidas, así como, el artículo, párrafo e inciso que le da sustento; el cuál, será revisado y validado por los Asesores de Presidencia.


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6. Ninguna de las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnicas del Tribunal

podrán utilizar los Manuales Administrativos que no cuente con su sello de identificación y control, ya que de otro modo no se asegura la vigencia del mismo. Cuando se requieran copias adicionales de los Manuales Administrativos se deberán solicitar a la Oficialía Mayor, quien es la única autorizada para identificar la documentación como copia controlada u obsoleta.

7. Para las actualizaciones o cualquier modificación a los Manuales Administrativos se

llevará a cabo el mismo proceso de revisión y aprobación utilizada en el desarrollo de documentos de primera emisión, siempre que surja la necesidad de parte de los responsables de ejecutar las áreas tanto jurisdiccionales, administrativas y técnicas del Tribunal.

8. Para el control, distribución y retiro de los Manuales Administrativos deberá hacer uso del sello de copias controladas, con el objeto de asegurar la emisión de las reproducciones.

9. La Oficialía Mayor será la responsable de presentar los Manuales Administrativos a la Comisión de Administración para su aprobación y una vez aprobados, deberá enviar el soporte magnético a la Unidad de Informática, para imprimir los ejemplares que considere necesarios, a fin de que cuenten con los sellos de identificación y control.

10. La Unidad de Informática será la encargada de subir los Manuales Administrativos a la página web del Tribunal, cuando estos sean aprobados.

11. A partir de la autorización y registro de los manuales administrativos, será responsabilidad de la Oficialía Mayor la difusión e implantación de dicho instrumento.


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CODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

La codificación se refiere a la forma de identificar un documento, con base a claves características del área.

Para los fines de los manuales administrativos, se hará de la siguiente forma:

Cuatro letras que identifiquen las iníciales de éste Órgano Colegiado. Ejemplo (TJEA).

De uno hasta cuatro letras que represente las iníciales del departamento que elaboró dicho documento, las cuales se mencionan:

Presidencia (P)

Sala A (SA)

Sala B (SB)

Secretaría General de Acuerdos y del Pleno (SGAP)

Comisión de Administración (CA)

Unidad de Informática (UI) Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo (UPSO)

Centro de Formación Electoral y Administrativa (CFEA)

Oficialía Mayor (OM)

Contraloría Interna (CI) Departamento de Acceso a la Información (AI)


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Dos letras que indiquen el tipo de documento realizado, por ejemplo para el Manual de Inducción quedaría MI, el Manual de Servicios se representa por: MS, cuando se refiere al Manual de Organización será MO en el caso del Manual de Procedimientos deberá ser MP.

Para identificar la codificación de los manuales administrativos se indicaran dos números consecutivos del tipo de documento que inicia en 01. Un ejemplo es el siguiente: TJEA-OM-MP/01 (Significa que Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa tiene un documento elaborado por la Oficialía Mayor llamado Manual de Procedimiento, con el número consecutivo 01, que indica que es la primer versión). Los títulos se escribirán en mayúsculas, con letra tipo arial, tamaño 12 puntos, en negrita y al centro de la hoja. El texto de los párrafos se escribirán con letra tipo arial, tamaño 11 puntos. El interlineado de los párrafos será múltiple de 1.15 puntos. En la redacción de los documentos deberá señalarse a los responsables de las áreas, de acuerdo a la categoría del puesto y no por su nombre.

IDENTIFICACIÓN DE LOS MANUALES

Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos, para la elaboración de los manuales institucionales, respecto a su estructura y funciones, con la finalidad de contribuir a la simplificación en el diseño de los formatos, que sirven como instrumentos para la definición de las variables y mecanismos para el desarrollo funcional de la estructura. Su diseño es convencional y podrán ser enriquecidos por los responsables de las áreas.


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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es el Documento que contiene información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura y funciones de las áreas de una organización y/o institución, indicando los niveles jerárquicos, responsabilidad y canales de comunicación, por lo que se incluye, además, el organigrama que describe la estructura organizacional.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS APARTADOS DEL


I. Portada

II. Índice

III. Introducción

IV. Objetivo del Manual

V. Marco jurídico

VI. Antecedentes

VII. Atribuciones

VIII. Estructura orgánica

IX. Propósito y funciones

X. Glosario

XI. Control de documentos


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PORTADA

Conocido también como carátula, deberá contener: En la parte superior izquierda el año de su emisión, seguido hacia abajo el escudo federal, el nombre completo de la institución con letra mayúscula, tipo arial, tamaño 14 puntos. En el cuadro gris de la hoja se anotará el nombre completo del documento normativo, con letras mayúsculas y minúsculas, tipo arial, tamaño 18 puntos. Posteriormente se anotará presidencia en mayúsculas con letra tipo arial, tamaño 16 puntos, seguido hacia abajo el nombre del área responsable de su elaboración e integración, en mayúsculas y minúsculas, tipo de letra arial, tamaño10 puntos.

En el ángulo inferior derecho se incluirá el lugar y fecha de elaboración (mes y año).


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ÍNDICE (Tipo de letra arial, mayúsculas, tamaño 12 puntos, centrado y en negritas)

El índice es la relación de las partes que integran el documento, el cual se presenta de manera sintética y ordenada los capítulos que lo constituyen, al indicar su particular localización. Para ello, es importante seguir el orden que se describe a continuación: Contenido (Mayúsculas y minúsculas, tipo de letra arial, tamaño 11 puntos, las palabras contenido y paginas deberán ser en negritas).

Página (Mayúscula,

numérico, arial, negrita, justificado,

tamaño 11 pts.) I. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Marco jurídico

IV. Antecedentes

V. Atribuciones

VI. Estructura orgánica

VII. Propósito y funciones

VIII. Glosario

IX. Control de documentos


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INTRODUCCIÓN (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Se refiere a la presentación que el Titular de este órgano jurisdiccional dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información sobre el ámbito de competencia del Tribunal, cómo se usará, y cuando se harán las revisiones y actualizaciones, así como, la finalidad que se pretende cumplir a través del mismo y su utilidad. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de dos cuartillas. El texto será redactado con tipo de letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11 puntos, justificado y el interlineado será múltiple de 1.15 puntos.


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OBJETIVO DEL MANUAL (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Consiste en indicar el propósito o finalidad de elaborar y contar con el presente documento. La construcción del objetivo debe ser breve, clara y precisa.

� Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.

� Se evitará el uso de adjetivos calificativos.

� Se evitará subrayar conceptos. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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MARCO JURÍDICO (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

En este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento del Tribunal. Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación. • Constitución Política de la República Mexicana • Constitución Política del Estado • Leyes • Códigos • Decretos • Convenios • Reglamentos • Acuerdos • Oficios • Circulares • Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos). • Otros. Esto a su vez, deberán indicarse en forma clara y precisa citando su número de referencia (artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma; y será validado por los asesores de Presidencia. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ANTECEDENTES (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Consiste en hacer una descripción de los acontecimientos históricos trascendentes en el Tribunal respecto a su organización y funcionamiento, especificando en orden cronológico las fechas exactas, el motivo y las causas que dieron origen a su creación, en consideración a las disposiciones jurídicas-administrativas; así como las demás modificaciones importantes que ha tenido en su estructura organizacional, tales como la misión y la visión. En este apartado se contempla la misión y visión del Tribunal, debiendo enunciarlos de manera breve. Para ello, es menester aplicar los criterios básicos para la construcción de estos conceptos filosóficos. La misión describe el propósito fundamental y la razón de ser del Tribunal, ya que justifica su existencia, dando sentido y orientación al desempeño de su actividad jurisdiccional, impartiendo justicia. La visión es la expresión del estado deseado del Tribunal a largo plazo, planteando para ello un escenario futuro ideal a las necesidades y competencias institucionales, es decir, es la forma en que se pretende llevar a cabo con gran certidumbre, los objetivos y las metas programadas. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ATRIBUCIONES (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Corresponde a las funciones y actividades que por mandato legal y de acuerdo a su competencial le atañe al Tribunal, debiendo considerarla desde el marco constitucional hasta la normatividad interna, como el Reglamento Interior. Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son facultades que marca la Ley para alcanzar fines; por ello, es este apartado se deberá hacer una trascripción textual y completa con base a lo dispuesto en el Código de Organización del Poder Judicial del Estado de Chiapas y el Reglamento Interior del Tribunal. Con relación a un manual de organización del Tribunal, se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o decreto de creación y del Reglamento Interior del mismo. En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo y las fracciones correspondientes. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ESTRUCTURA ORGÁNICA (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Consiste en representar esquemáticamente la conformación del Tribunal con sus respectivas áreas, de tal forma que se visualice la estructura física, la línea de mandos y la comunicación directa entre las áreas, los directivos que la representan y el personal que la integra. En este apartado se muestra el organigrama donde se tienen ordenadas las áreas de acuerdo a su jerarquía, especialización y funciones, de conformidad con las atribuciones asignadas en el Reglamento Interior. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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Indicar brevemente el objetivo o finalidad del órgano funcional que pretende alcanzar con la operación, de conformidad con las atribuciones señaladas en el Reglamento Interior. (Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 11 Pts.).

Contenido básico: • Serán redactadas con verbos que refieran acciones evaluables y cuantificables;

evitando utilizar aquellos que no cumplan con esta condición. • Deberán ser claras, breves y en términos de resultados respetando la regla:

verbo, objeto y condición. Como se ejemplifica a continuación: Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos para el Tribunal. Verbo Objeto Condición

• Se debe evitar duplicidades de funciones y/o actividades. (Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 11 Pts.)

ÁREA FUNCIONAL

PROPÓSITO

Anotar el nombre del órgano funcional (jurisdiccional, administrativo y técnico) que ejecuta las funciones. (Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 11 Pts.)

FUNCIONES


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GLOSARIO (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Corresponde a los términos empleados en el documento normativo, el cual proporciona los elementos necesarios para una adecuada comprensión del mismo; a su vez, deberá estar ordenado alfabéticamente, con el objeto de facilitar su consulta. Para la redacción se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:

• Definir de manera clara y concisa los términos técnicos, jurídicos y administrativos indicados en el manual.

• Describir los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir.

(Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 11 Pts.)


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CONTROL DE DOCUMENTOS (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Se refiere a la parte del documento en donde se especifica quien elaboró, revisó y autorizo el manual respectivo.

FIRMAS (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

ELABORÓ (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

REVISÓ (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

AUTORIZÓ (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

FECHA

DE EMISIÓN (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

Firma y puesto del responsable que elaboró el

documento (Mayúscula,

minúscula, arial, centrado, tamaño

11 pts.)

Asesores (Mayúscula,


11 pts.)

Comisión de Administración

(Mayúscula, minúscula, arial,

centrado, tamaño 11 pts.)

Abril de 2008 (Mayúscula, minúscula, arial, centrado, tamaño

11 pts.)


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones jurisdiccionales y administrativas del Tribunal.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS APARTADOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

I. Portada

II. Índice

III. Introducción

IV. Objetivo del Manual

V. Marco jurídico

VI. Estructura orgánica

VII. Denominación del procedimiento

VIII. Descripción de las actividades

IX. Diagrama de flujo

X. Glosario

XI. Anexos

XII. Control de documentos


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PORTADA

Conocido también como carátula, deberá contener: En la parte superior izquierda el año de su emisión, seguido hacia abajo el escudo federal, el nombre completo de la institución con letra mayúscula, tipo arial, tamaño 14 puntos. En el cuadro gris de la hoja se anotará el nombre completo del documento normativo, con letras mayúsculas y minúsculas, tipo arial, tamaño 18 puntos. Posteriormente se anotará presidencia en mayúsculas con letra tipo arial, tamaño 16 puntos, seguido hacia abajo el nombre del área responsable de su elaboración e integración, en mayúsculas y minúsculas, tipo de letra arial, tamaño10 puntos.

En el ángulo inferior derecho se incluirá el lugar y fecha de elaboración (mes y año).


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ÍNDICE (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

El índice es la relación de las partes que integran el documento, el cual se presenta de manera sintética y ordenada los capítulos que lo constituyen, al indicar su particular localización. Para ello, es importante seguir el orden que se describe a continuación: Contenido (Mayúscula, minúscula, arial, negrita para el título, en el caso del contenido del documento deberá ser justificado, tamaño 11 pts.)



tamaño 11 pts.) I. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Marco jurídico

IV. Estructura orgánica

V. Denominación del procedimiento

VI. Descripción de las actividades

VII. Diagrama de flujo

VIII. Glosario

IX. Anexos

X. Control de documentos


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INTRODUCCIÓN (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Se refiere a la presentación que el Titular de este órgano jurisdiccional dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Además, incluye información sobre el ámbito de competencia del Tribunal, cómo se usará, y cuando se harán las revisiones y actualizaciones, así como, la finalidad que se pretende cumplir a través del mismo y su utilidad. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible y habrá de elaborarse en un máximo de dos cuartillas. El texto será redactado con tipo de letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11 puntos, justificado y el interlineado será múltiple de 1.15 puntos.


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OBJETIVO DEL MANUAL

(Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)






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MARCO JURÍDICO (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

En este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento del Tribunal. Formalmente, los ordenamientos jurídico – administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos – administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación. • Constitución Política de la República Mexicana • Constitución Política del Estado • Leyes • Códigos • Decretos • Convenios • Reglamentos • Acuerdos • Oficios • Circulares • Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos). • Otros. Esto a su vez, deberán indicarse en forma clara y precisa citando su número de referencia (artículo, fracción y en su caso, letra de inciso), fecha de publicación o expedición, así como su última reforma; y será validado por los asesores de Presidencia. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ESTRUCTURA ORGÁNICA (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Consiste en representar esquemáticamente la conformación del Tribunal con sus respectivas áreas, de tal forma que se visualice la estructura física, la línea de mandos y la comunicación directa entre las áreas, los directivos que la representan y el personal que la integra. En este apartado se muestra el organigrama donde se tienen ordenadas las áreas de acuerdo a su jerarquía, especialización y funciones, de conformidad con las atribuciones asignadas en el Reglamento Interior. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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Indicar brevemente el nombre del procedimiento. (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)

Describir de manera clara y concreta la finalidad que se tiene al ejecutar el procedimiento. (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)

Nombre del Procedimiento

Nombre del Procedimiento

Especificar el periodo en que se desarrolla el procedimiento, utilizando para ello las palabras “desde” para indicar el inicio de la actividad y “hasta” para culminar y delimitar la actividad secuenciada. (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)

DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

• Especificar los criterios que orienten la ejecución del procedimiento. • Redactar en afirmativo y en tiempo futuro.

• Se deben establecer responsables de la operación del procedimiento. (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)

Objetivo del Procedimiento

Alcance

Políticas


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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

No. DE ACTIVIDAD (Mayúscula, arial, negrita,


DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

RESPONSABLE (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

DOCUMENTO

DE REFERENCIA (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 11 pts.)

Número consecutivo de las Actividades del procedimiento. (Numérico, arial, tamaño 11 pts.)

Contenido básico: • La redacción deberá

iniciar con un verbo en tiempo presente y en tercera persona.

• Describir las actividades

del procedimiento en orden secuencial, claro y sencillo.

• Describir las actividades

sustantivas que contribuyan al propósito del procedimiento.

(Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)

Nombre del puesto del responsable del realizar el procedimiento (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)

Nombre o clave del documento o procedimiento con el que se relaciona la actividad, en caso de existir. (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 pts.)


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DIAGRAMA DE FLUJO

(Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.) Nombre del Responsable del procedimiento dependiendo el área al cual corresponda (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 Pts.)

Nombre del Responsable del procedimiento dependiendo el área al cual corresponda (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 Pts.)

Nombre del Responsable del procedimiento dependiendo el área al cual corresponda (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 Pts.)

Simbología del diagrama de flujo

Inicio y fin

Decisión / inspección

Actividad

Flujo

A Conector dentro de

página

Conector fuera de página

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GLOSARIO (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Corresponde a los términos empleados en el documento normativo, el cual proporciona los elementos necesarios para una adecuada comprensión del mismo; a su vez, deberá estar ordenado alfabéticamente, con el objeto de facilitar su consulta. Para la redacción se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:

• Definir de manera clara y concisa los términos técnicos, jurídicos y administrativos indicados en el manual.

• Describir los conceptos sin incluir para ello el término que pretende definir.

(Mayúscula, minúscula, arial, en tamaño de 11 Pts.)


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ANEXOS (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Son los documentos complementarios para la aplicación del procedimiento, y que se utilizan o reproducen durante las actividades del procedimiento. Como ejemplo tenemos los recibos, requisiciones, vales, entre otros. (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11 Pts.)


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MANUAL DE INDUCCIÓN

Documento que contiene información respecto la integración, funcionamiento y ámbito laboral, para el interés general de los trabajadores de cualquier institución u organización.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS APARTADOS DEL MANUAL DE INDUCCIÓN

I. Portada

II. Índice

III. Bienvenida

IV. Autorización

V. Objetivo del Manual

VI. Misión

VII. Visión

VIII. Atribuciones

IX. Antecedentes

X. Organigrama

XI. Información laboral

XII. Directorio

XIII. Control de documentos


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PORTADA Conocido como carátula, deberá contener: • En la parte superior izquierdo el escudo

federal, el nombre completo de la institución, además debe colocarse en el ángulo superior derecho un esquema representativo de la infraestructura de la institución. El tamaño de letra para el nombre completo, del Tribunal será de número 14, arial, mayúsculas, centrado y en color RGB, con la configuración: R=98, G=36 y B=35 puntos.

• Después se anotará el nombre completo del

documento normativo, es decir Manual de Inducción. El tipo de letra será arial, mayúsculas, centrado, tamaño 24 puntos, color RGB, con la configuración: R=98, G=36 y B=35 puntos.

• Posteriormente se anotará PRESIDENCIA, con tipo de letra arial, mayúscula, tamaño 14 puntos, centrado, en color negro.

• Enseguida se pondrá el lugar y fecha de elaboración (mes y año), tipo de letra arial,

mayúscula y minúsculas, centrado, tamaño 08 puntos. • En el ángulo inferior derecho se incluirá PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO

OPERATIVO. El tipo de letra será arial, mayúsculas, tamaño 08 puntos.

En cada versión del Manual de Inducción, el diseño del formato se cambiará en caso de que se considere pertinente hacerlo. Para efectos de su presentación, se elaborará en un cuadernillo de media hoja, tamaño oficio, a fin que pueda ser fácilmente manejable por todo el personal que labora en las áreas jurisdiccionales y administrativas del Tribunal.


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ÍNDICE (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

El índice es la relación de las partes que integran el documento, el cual se presenta de manera sintética y ordenada los capítulos que lo constituyen, al indicar su particular localización. Para este tipo de manual, el índice o contenido irá en la portada en el ángulo derecho, justo debajo de la fotografía del Tribunal. El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, color blanco, tamaño 08 puntos. Para ello, es importante seguir el orden que se describe a continuación: Contenido (Mayúscula, minúscula, arial, negrita para el título, en el caso del contenido del documento deberá ser justificado, tamaño 11 pts.)



tamaño 11 pts.) I. Bienvenida II. Autorización III. Objetivo del Manual IV. Misión V. Visión VI. Atribuciones VII. Antecedentes VIII. Organigrama IX. Información laboral X. Directorio XI. Control de documentos


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BIENVENIDA

Contiene las exposiciones motivacionales que inspiraron la realización de este cuerpo normativo, para la consulta y buen uso de los trabajadores de este Tribunal. Esas palabras son expresadas por el Magistrado Presidente del Tribunal. El texto de los párrafos tendrá el tipo de letra arial, mayúsculas y minúscula, color negro, justificado y en tamaño de 08 puntos. En el ángulo superior derecho se anotará el nombre completo del Tribunal. El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, color blanco, tamaño 08 puntos. La palabra BIENVENIDA deberá tener el tipo de letra arial, mayúsculas, centrado, en color RGB, con la configuración: R=98, G=36 y B=35 puntos y en tamaño 14 puntos. En la parte inferior y centrado lleva el nombre completo y firma del Magistrado Presidente del Tribunal. El tipo de letra será arial, mayúsculas, en color RGB, con la configuración: R=98, G=36 y B=35 puntos y en tamaño 08 puntos. En el ángulo inferior izquierdo se anotará el área que elabora el documento, es decir, Unidad de Planeación y seguimiento Operativo, además del número de página correspondiente. El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, color blanco, tamaño 08 puntos. En páginas pares se respetará lo dispuesto en el párrafo anterior, en página impares se colocará los datos mencionados en el párrafo anterior en el ángulo inferior derecho.


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AUTORIZACIÓN (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Es la validación final del presente documento Contenido básico: • Descripción breve del sustento jurídico del documento. • Indicar el nombre del documento a disposición para su aprobación. • Fecha de vigencia. • Mención del Órgano, Comité o Comisión que autoriza el documento.

(Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)

Nombre del Órgano, Comisión o Comité que aprueba el presente documento

(Mayúsculas y minúsculas, arial, negritas, centrado, tamaño 11 Pts.)


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OBJETIVO DEL MANUAL (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)






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MISIÓN (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

En este apartado se contempla la misión y visión del Tribunal, debiendo enunciarlos de manera breve. Para ello, es menester aplicar los criterios básicos para la construcción de estos conceptos filosóficos, de ahí que se considera los siguientes criterios: La misión describe el propósito fundamental y la razón de ser del Tribunal, ya que justifica su existencia, dando sentido y orientación al desempeño de su actividad jurisdiccional, impartiendo justicia. Este a su vez, es formulada por el grupo estratégico en conjunto con los Asesores de Presidencia, sin embargo para su elaboración, es necesario responder a las preguntas que a continuación se mencionan: ¿Quiénes somos? ¿Qué hace la Institución? ¿Cuál es nuestra competencia y principal función Institucional? ¿A qué nos dedicamos? ¿Para qué lo hacemos? Las características que debe reunir son:

• Contener palabras que generen motivación y compromiso entre los que componen el Tribunal.

• Redacción clara, objetiva y de fácil comprensión. • Ser un párrafo simple y breve. • Describir la función principal de la Institución, considerando su competencia legal. • Delimitar las responsabilidades de la Institución

(Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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VISIÓN (Mayúscula, arial, negrita, centrado, amaño 12 pts.)

La visión es la expresión del estado deseado del Tribunal a largo plazo, planteando para ello un escenario futuro ideal a las necesidades y competencias institucionales, es decir, es la forma en que se pretende llevar a cabo con gran certidumbre, los objetivos y las metas programadas. La construcción de la visión es realizada también por el grupo estratégico y los Asesores de Presidencia, ya que permiten establecer con claridad lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar, considerando los siguientes cuestionamientos: ¿Qué es lo que queremos ser? ¿Qué deseamos lograr? ¿Hacia dónde queremos cambiar? ¿Cuáles son nuestros valores? Por otro lado, las características principales que debe contener son: • La redacción debe iniciar con un verbo en futuro. • Debe ser positiva y alentadora para que provoque desafío y superación. • Debe estar alineada a la misión y valores. • Debe ser creíble, breve y que aglutine esfuerzos. • Permite establecer el alcance de los esfuerzos por realizar, de manera amplia y

detallada para que sea lo suficientemente entendible, y • Describe los ámbitos en que se actuarán. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ATRIBUCIONES (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Corresponde a las funciones y actividades que por mandato legal y de acuerdo a su competencial le atañe al Tribunal, debiendo considerarla desde el marco constitucional hasta la normatividad interna, como el Reglamento Interior. Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son facultades que marca la Ley para alcanzar fines; por ello, es este apartado se deberá hacer una trascripción textual y completa con base a lo dispuesto en el Código de Organización del Poder Judicial del Estado de Chiapas y el Reglamento Interior del Tribunal. Con relación a un manual de organización del Tribunal, se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o decreto de creación y del Reglamento Interior del mismo. En cada uno de los casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo y las fracciones correspondientes. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ANTECEDENTES (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Consiste en hacer una descripción de los acontecimientos históricos trascendentes en el Tribunal respecto a su organización y funcionamiento, especificando en orden cronológico las fechas exactas, el motivo y las causas que dieron lugar a su creación, en consideración a las disposiciones jurídicas-administrativas; así como las demás modificaciones importantes que ha tenido en su estructura organizacional, desde su inicio hasta los cambios suscitados para la consolidación final de este órgano jurisdiccional. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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ORGANIGRAMA (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

En este apartado se muestra el esquema organizacional donde se tiene ordenado las áreas del Tribunal de acuerdo a su jerarquía, especialización y funciones, de conformidad con las atribuciones asignadas en el Reglamento Interior. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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INFORMACIÓN LABORAL (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Contiene el régimen de trabajo establecido por el propio Tribunal, es decir los reglamentos disciplinarios, como: la jornada laboral, de los retardos y faltas, días inhábiles, vacaciones, licencias e incapacidades, sueldos y prestaciones, estímulos, las prohibiciones, además de los derechos y obligaciones. (Mayúscula, minúscula, arial, justificado, tamaño 11 Pts.)


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DIRECTORIO (Mayúscula, arial, negrita, centrado, tamaño 12 pts.)

Relación de teléfonos, extensiones e-mail de los Magistrados y funcionarios titulares de las áreas jurisdiccionales y administrativas del Tribunal.


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MANUAL DE SERVICIOS

Documento que contiene información respecto los principales servicios que ofrece el Tribunal como institución, ante la sociedad, el cual recae fundamentalmente en la impartición de justicia.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS APARTADOS DEL MANUAL DE SERVICIOS

I. Nombre

II. Descripción

III. Horario, teléfono, e-mail y sitio web

IV. Área responsable

V. Requisitos

VI. Costo

VII. Sugerencias y aclaraciones

VIII. Quejas y denuncias


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NOMBRE DEL SERVICIO

Describir brevemente el nombre del servicio. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 11 pts.)

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

Describir brevemente en que consiste el servicio. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 11 pts.)

HORARIO, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO DE

Y PÁGINA WEB PARA LA ATENCIÓN AL PÚBLICO:

Anotar el (los) horario (s) en a.m. y p.m .; teléfonos y correo electrónico disponibles para la atención al público conforme a los servicios que se presta como Institución. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 1 1 pts.)

ÁREAS RESPONSABLES

Especificar los responsable del área que a su vez se encargan de proporcionar el servicio, lo anterior deberá ser conforme al puesto y área al cuál corresponda. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 1 1 pts.)

REQUISITOS Indicar con detenimiento los requisitos necesarios que deben cubrir para proporcionar eficientemente los servicios solicitados. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 1 1 pts.)

COSTO Señalar el costo que tiene la prestación del servicio. (En caso de contar con varios niveles de costos indicar el parámetro: cantidad mínima y cantidad máxima). (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 1 1 pts.)

SUGERENCIAS Y ACLARACIONES

Nombre del órgano administrativo a quien el usuario puede manifestar, sugerir o aclarar respecto al servicio proporcionado. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 1 1 pts.)

QUEJAS Y DENUNCIAS Teléfonos, dirección y correo electrónico de la Contraloría. (Mayúscula, minúsculo, arial, color negro, tamaño 1 1 pts.)


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DIFUSIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

La difusión de los manuales administrativos se va a realizar una vez aprobado por la Comisión de Administración del Tribunal; por lo que se creará un archivo electrónico de los documentos normativos antes mencionados en formato Word y PDF para su publicación en la Intranet (red interna) y página Web del Tribunal. Como el documento estará disponible sólo para consulta en la página WEB, no llevara el sello de control de documentos, sino más bien contendrán la leyenda “Ejemplar para Consulta”. Esto con la finalidad de que el usuario que descargue los archivos se asegure de obtener la versión vigente. La Oficialía Mayor será el responsable de llevar el control de la cantidad de copias controladas que emita, en el que se incluirá: el nombre, puesto del titular del área del Tribunal que lo recibe y número de copia controlada; la recepción del mismo se documentará con el acuse de recepción del mismo.


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CONTROL DE DOCUMENTOS

FIRMAS

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA DE EMISIÓN

Unidad de Planeación y Seguimiento

Operativo

Oficial Mayor Comisión de

Administración

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