GUATENÓMINAS

Lic. Edgar Oswaldo Cerna Larrazábal Juan Francisco Pérez Canastuj

• OBJETIVO GENERAL DE CAPACITACION

Proporcionar al auditor, los procedimientos que pueden utilizar para consultar o generar información contenida en el Sistema Guatenominas.

El registro de las operaciones en Guatenominas es ejecutada por personal de recursos humanos de las diferentes entidades del estado.

Sistema descentralizado de Nómina y Registro de Personal, que permite la integración de la ejecución financiera de recursos humanos, con los sistemas financieros de la Administración Central.

El Sistema constituye centralmente la liquidación de nóminas, sin embargo, para su adecuado funcionamiento incluye otros aspectos importantes como lo son:

Registro de información de empleados. Estructura organizacional funcional. Registro de acciones de puestos

Registro de las acciones administrativas que garanticen el control correspondiente a los puestos de trabajo y empleados de las entidades del Estado.

DEFINICION

• Mediante el Acuerdo Ministerial 36-2005,

de fecha 8 de diciembre 2005, se autoriza

la aplicación del Sistema de Nómina y

Registro de Personal.

BASE LEGAL

• Modernizar la gestión de los departamentos de Recursos Humanos a

través de la implementación de un Sistema de Nómina y Registro de

Personal que permite:

Tener registro de la estructura organizacional de las instituciones.

Identificar los Perfiles de Puestos funcionales por Institución

Acceso a datos actualizados de los empleados (personales y

laborales).

Existencia de registros de los movimientos de personal.

Elaborar las nóminas (mensuales, adicionales, especiales y

anuales) de toda la Administración Central efectuando los cálculos

matemáticos de las mismas.

OBJETIVO GENERAL

Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del

Estado y Tesorería Nacional

Instituciones Gobierno

SICOIN

GUATENÓMINAS

UDAI

Consulta

Oficina Nacional de Servicio Civil

ONSEC

Gestión y

consulta

OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL

-ONSEC-

Es la institución responsable de administrar en forma técnica, armónica,

dinámica y eficiente el sistema de recursos humanos de la Administración

Pública, para garantizar al país el desempeño idóneo y efectivo de la labor

institucional del Gobierno, en beneficio de la ciudadanía.

Sus actividades las desarrolla dentro del marco jurídico que establece

la Constitución Política de República de Guatemala, la Ley de Servicio Civil, y

la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y sus Reglamentos y otras

disposiciones complementarias, en las cuales se indica que le corresponde a

la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-, regular las relaciones entre la

Administración Pública y sus servidores, para lo cual debe entenderse como

tal, a todos los órganos administrativos que dependen del Organismo Ejecutivo

y sus entidades descentralizadas y autónomas adscritas a dicha normativa; así

como todo lo concerniente a la administración de las diferentes pensiones que

son otorgadas a los ex-trabajadores y beneficiarios del Régimen de Clases

Pasivas Civiles del Estado.

DEFINICION

Ley de Servicio Civil - Decreto No. 1748 del Congreso de la República, publicado el 23 de mayo de 1968. Reglamento de la Ley de Servicio Civil - Acuerdo Gubernativo No.18-98, publicado el 30 de enero de 1998, modificado por Acuerdos Gubernativos Nos. 564-98, publicado el 31 de agosto de 1998; 77-2002, publicado el 8 de marzo de 2002; 128-2002, publicado el 23 de abril de 2002; y 134-2002, publicado el 25 de abril de 2002.

BASE LEGAL

Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado - Decreto No. 63-88 del Congreso de la República, publicado el 7 de noviembre de 1988, reformado por los Decretos del Congreso de la República Nos. 62-89, publicado el 29 de noviembre de 1989; 40-93, publicado el 3 de diciembre de 1993; 37-97, publicado el 18 de junio de 1997; 99-97, publicado el 7 de noviembre de 1997; 66-98, publicado el 30 de noviembre de 1998; 43-99, publicado el 16 de diciembre de 1999; 3-2000, publicado el 14 de marzo de 2000 y 36-2000, publicado el 16 de junio de 2000. Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado - Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, publicado el 6 de enero de 1989.

Artículo 1. CARÁCTER DE LA LEY. Esta ley es de orden público y los derechos que consigna son garantías mínimas irrenunciables para los servidores públicos, susceptibles de ser mejoradas conforme las necesidades y posibilidades del Estado. De consiguiente, son nulos ípso jure todos los actos y disposiciones que impliquen renuncia, disminución o tergiversación de los derechos que la Constitución establece, de los que esta ley señala y de todos los adquiridos con anterioridad. Artículo 2. PROPÓSITO. El propósito general de esta ley es regular las relaciones entre la Administración Pública y sus servidores con el fin de garantizar su eficiencia y establecer las normas para la aplicación de un sistema de administración de personal.

DECRETO No. 1748 LEY DE SERVICIO CIVIL

Artículo 4. SERVIDOR PÚBLICO. Para los efectos de esta ley, se considera servidor público la persona individual que ocupe un puesto en la Administración Pública en virtud de nombramiento, contrato o cualquier otro vínculo legalmente establecido, mediante el cual queda obligada a prestarle sus servicios o a ejecutarle una obra personalmente a cambio de un salario, bajo la dependencia continuada y dirección inmediata de la propia Administración Pública. Artículo 31. CLASIFICACIÓN. Para los efectos de la aplicación de esta ley y sus reglamentos, los puestos en el servicio del Estado se comprenden en los tipos de servicios siguientes: 1. Servicio Exento 2. Servicio sin Oposición 3. Servicio por Oposición

Artículo 32. SERVICIO EXENTO. El Servicio Exento no está sujeto a las disposiciones de esta ley. Artículo 33. SERVICIO SIN OPOSICIÓN. El Servicio sin Oposición comprende los puestos de:

1. Asesores técnicos 2. Asesores jurídicos 3. Directores de hospitales Los miembros de este servicio están sujetos a todas las disposiciones de esta ley, menos a aquellas que se refieren a nombramiento y a despido. Artículo 34. SERVICIO POR OPOSICIÓN. El Servicio por Oposición incluye a los puestos no comprendidos en los servicios Exentos y sin Oposición que aparezcan específicamente en el Sistema de Clasificación de Puestos del Servicio por Oposición que establece esta Ley.

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

ARTÍCULO 12. ASIGNACIÓN DE PUESTOS. Para efectos de la Ley

de Servicio Civil debe entenderse como asignación de puestos, la

acción por la cual la Oficina Nacional de Servicio Civil le asigna un

título, especialidad y salario a los puestos nuevos que solicitan las

Autoridades Nominadoras. Para su trámite deberá cumplirse con el

procedimiento siguiente:

1. La Autoridad Nominadora del Ministerio o Entidad interesada en la

asignación de un puesto o puestos, deberá presentar la solicitud a la

Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas

Públicas, adjuntando el o los Cuestionarios Oficiales de Clasificación

de Puestos, debidamente respondidos y autorizados por la autoridad

correspondiente, la estructura organizacional de la dependencia y de

puestos, asimismo, las justificaciones que motivan tal petición;

Reglamento de la Ley de Servicio CIVIL Acuerdo Gubernativo No.18-98

2. La Dirección Técnica del Presupuesto estudiará la solicitud y efectuará las evaluaciones presupuestarias necesarias, con la finalidad de establecer la disponibilidad financiera para hacer efectiva dicha acción. Si existe tal disponibilidad, providenciará el expediente a la Oficina Nacional de Servicio Civil, indicando tal circunstancia, para que realice el estudio de asignación correspondiente; 3. La Oficina Nacional de Servicio Civil procederá a analizar la solicitud con base en la documentación recibida y si ésta es incompleta, solicitará la información que hace falta a la dependencia interesada, asimismo, cualquier información que se estime conveniente, quedando obligada a proporcionarla a la brevedad; 4. Al completarse la información, la Oficina Nacional de Servicio Civil procederá a efectuar el estudio respectivo y realizará las auditorías que estime convenientes, para lo cual tomará en consideración lo siguiente: a) Niveles de dificultad, complejidad y responsabilidad de los deberes, así como tipo y frecuencia de los problemas que deben resolverse;

b) Tipos de supervisión ejercida y recibida;

c) Grados de responsabilidad por manejo de bienes, materiales y equipos,

dinero y documentos de valor, relaciones interpersonales y toma de

decisiones;

d) Condiciones de trabajo, sus riesgos y consecuencias;

e) Esfuerzos realizados para el desarrollo de los deberes, tanto en el aspecto

físico como en el mental;

f) Jerárquica que tendrá el o los puestos dentro de la organización; y,

g) Funciones de la unidad administrativa en donde se ubicará el o los puestos.

5. Efectuado el estudio de asignación de puestos, la Oficina Nacional de

Servicio Civil determinará la procedencia o improcedencia de la solicitud, para

lo cual emitirá la Resolución que corresponda y notificará a la Dirección

Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Públicas, y

la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas y a la Autoridad Nominadora para los efectos respectivos. Será competencia de la Dirección Técnica del Presupuesto, determinar la fecha a partir de la cual tendrá vigencia dicha asignación. ARTÍCULO 13. REASIGNACIÓN DE PUESTOS. La reasignación de puestos debe entenderse como la acción por la cual se modifica el título, salario y/o especialidad a los puestos de personal permanente, por motivo del cambio sustancial y permanente de sus deberes. Para tal fin se debe observar el procedimiento siguiente: 1. La Autoridad Nominadora del Ministerio o Entidad interesada en la reasignación de uno o varios puestos, deberá presentar la solicitud ante la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntado el o los Cuestionarios Oficiales de Clasificación de Puestos, debidamente respondidos y autorizados por la autoridad correspondiente, la estructura organizacional de la dependencia y de puestos, asimismo las justificaciones que motivan tal petición;

2. La Dirección Técnica del Presupuesto, estudiará la solicitud y efectuará las evaluaciones presupuestarias necesarias con la finalidad de establecer la disponibilidad financiera para hacer efectiva dicha acción. Si existiese tal disponibilidad, trasladará para su estudio, el expediente a la Oficina Nacional de Servicio Civil, haciendo constar expresamente tal situación; 3. La Oficina Nacional de Servicio Civil procederá a analizar la solicitud con base en la documentación recibida y si ésta es incompleta, solicitará la información que hace falta a la dependencia interesada, así como cualquier otra información que se estime conveniente, quedando obligada a proporcionarla a la brevedad; 4. Al completarse la información, la Oficina Nacional de Servicio Civil procederá a efectuar el estudio respectivo y realizará las auditorias que estime convenientes, para lo cual tomará en consideración lo siguiente: a) Niveles de dificultad, complejidad y responsabilidad de los deberes, así como tipo y frecuencia de los problemas que deben resolverse;

b) Tipos de supervisión ejercida y recibida;

c) Grados de responsabilidad por manejo de bienes, materiales y equipos,

dinero y documentos de valor, relaciones interpersonales y toma de

decisiones;

d) Condiciones de trabajo, sus riesgos y consecuencias;

e) Esfuerzos realizados para el desarrollo de los deberes, tanto en el aspecto

físico como en el mental;

f) Jerárquica que tendrá el o los puestos dentro de la organización; y,

g) Funciones de la unidad administrativa en donde se ubicará los puestos.

5. Efectuado el estudio de reasignación de puestos, la Oficina Nacional de

Servicio Civil, determinará la conveniencia de reasignar el o los puestos, para

lo cual emitirá la Resolución que corresponda y notificará a la Dirección

Técnica del Presupuesto y a la Dirección de Contabilidad del Estado, ambas

del Ministerio de Finanzas Públicas para los efectos consiguientes y a la

Autoridad Nominadora respectiva, para que por su medio notifique a los

interesados.

Auditores deben de solicitar a su jefe inmediato superior el tramite

para tener acceso al Sistema de Guatenominas.

Autoridad Superior de la entidad debe solicitar al Ministerio de Finanzas Públicas a través de Contabilidad del Estado el usuario y contraseña para el acceso al sistema de las personas que se designen. Este acceso será autorizado solamente para consulta.

Conjuntamente debe de solicitarse a Contabilidad del Estado la capacitación para el uso del sistema de Guatenominas.

Es importante considerar que el ingreso al Sistema de Guatenominas para los auditores internos de las entidades del Estado será únicamente de consulta

REQUISITOS PARA ACCESAR AL SISTEMA

GUATENOMINAS

PARTE ANALITICA

NÓMINA RENGLÓN 021

NÓMINA RENGLÓN 011

• Primero se generó la nómina 021 y luego la nómina 011, ambas presentan los mismos datos.

Comentario

• Para consultar los datos generales del empleado se utiliza la siguiente opción:

En las opciones disponibles se encuentran:

Si no se conoce el número de empleado o NIT, podemos filtrar la información con los nombres y apellidos

• Al dar click en la opción consultar desplegará los datos generales del empleado:

EL AUDITOR PUEDE CONSULTAR EN LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA LA DIRECCIÓN REGISTRADA POR DICHO EMPLEADO Y LOS DATOS ACTUALIZADOS EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.

Comentario

Si pulsamos en detalle podemos ver el código de empleado y otra información que desplega el cuadro siguiente:

Ahora veremos cuanto se le ha pagado a ese empleado:

Seleccionamos la opción Histórico de pagos

Como ya sabemos el código de empleado (está en la ficha del empleado) filtramos por ese dato y obtendremos la siguiente información:

Seleccionamos el icono que tiene la lupa, en este cuadro de información también tiene tres pestañas de opciones, datos general los cuales ya los vimos en la consulta de ficha del empleado, consulta de pagos y puestos, entonces seleccionaremos la opción de consulta de pagos:

Ahora podemos filtrar cualquiera de los pagos, dando click en el icono de la flecha:

Nos despliega el detalle del pago, donde podemos observar que indica el cur presupuestario registrado en SICOIN

• Ahora veremos como generar información con relación al movimiento que ha tenido el empleado

En este caso como el empleado está contratado en el renglón 021, aparece en el movimiento la contratación y finalización por cada año de contrato. Ahora veremos como generar un reporte de los pagos mensuales efectuados:

Llenamos los datos en el filtrado inferior de acuerdo a la información que queremos obtener

Reporte de ubicación funcional de empleado:

Se puede observar que la unidad ejecutora con la que se registra el pago es diferente a la unidad donde se encuentra el empleado de acuerdo a este reporte

• EL AUDITOR PUEDE HACER SUS PRUEBAS Y COMPROBAR QUE EL EMPLEADO ESTÉ DONDE INDICA EL REPORTE GENERADO, DE LO CONTRARIO DEBERÁ PLANTEARSE EL RESPECTIVO HALLAZGO POR FALTA DE CONTROL INTERNO.

Comentario

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

BUENAS TARDES