Guayaquil, octubre del 2014. - ULVRrepositorio.ulvr.edu.ec/bitstream/44000/281/1/T-ULVR-0275.pdf ·...
138
.UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL FACULTA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA TEMA “INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A CUENTAS CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON S.A. CIUDAD DE GUAYAQUIL PERIODO 2012 - 2013”. AUTORAS: CLAUDIA YOLANDA CAMPUZANO AQUINO JESSICA MARÍA QUISIGUIÑA MEJÍA TUTOR: MSC. LUIS SUÁREZ PIÑEIRO. Guayaquil, octubre del 2014.
Transcript of Guayaquil, octubre del 2014. - ULVRrepositorio.ulvr.edu.ec/bitstream/44000/281/1/T-ULVR-0275.pdf ·...
.UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN:
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
TEMA
“INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A CUENTAS CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON S.A. CIUDAD DE GUAYAQUIL PERIODO 2012 - 2013”.
AUTORAS:
CLAUDIA YOLANDA CAMPUZANO AQUINO
JESSICA MARÍA QUISIGUIÑA MEJÍA
TUTOR:
MSC. LUIS SUÁREZ PIÑEIRO.
Guayaquil, octubre del 2014.
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A CUENTAS
CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON S.A. CIUDAD DE GUAYAQUIL
PERIODO 2012 – 2013.
AUTOR/ES:
Campuzano Aquino Claudia Yolanda.
Quisiguiña Mejía Jessica María.
TUTOR: MSC. LUIS SUAREZ PIÑEIRO.
REVISORES: MSC. LUIS SUAREZ PIÑEIRO.
INSTITUCIÓN: Universidad Laica
Vicente Rocafuerte de Guayaquil
FACULTAD:
Facultad de Ciencias Contables.
CARRERA: Contadora Pública Autorizada.
FECHA DE PUBLICACIÓN:
Noviembre 2014
No. DE PÁGS:
114 pág.
TÍTULO OBTENIDO:
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.
ÁREAS TEMÁTICAS:
Contabilidad
PALABRAS CLAVE:
INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESUMEN: Se realiza la investigación en la empresa IPETELEFON S.A. Se analizan los factores que
inciden en la implementación de las normas internacionales de información financiera. El diseño del
Instructivo permitirá a la empresa tener un mejor control del manejo y uso de las cuentas contables de
la misma, permitiendo así tener una información confiable y oportuna.
No. DE REGISTRO (en base de datos): No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: X SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES
Campuzano Aquino Claudia Yolanda.
Quisiguiña Mejía Jessica María.
Teléfono:
0969262803
0994083714
E-mail:
CONTACTO EN LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: Ec. José Torres Coordinador de carrera de Escuela
de Ciencias Contables.
Teléfono: (04)287200 Ext. 148
E-mail: [email protected]
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por el
Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema:
“Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la
empresa IPETELEFON S.A. Ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013”.
Presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación
para optar al título de:
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
La formulación del problema de investigación se refiere a: ¿Cómo
implementar un Instructivo de un Sistema de control interno aplicado a
cuentas contables de la empresa IPETELEFON S.A.?
El mismo que consideramos debe ser aceptado por reunir los requisitos
legales, viabilidad e importancia del tema:
Presentado por las Egresadas:
Jessica María Quisiguiña Mejía C.I. 0919848572
Claudia Yolanda Campuzano Aquino C.I. 0918493966
……………………………..
Msc. Luis Suárez Piñeiro
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Nosotras, Jessica María Quisiguiña Mejía y Claudia Yolanda Campuzano
Aquino, declaramos bajo juramento que la autoría del presente trabajo nos
corresponde totalmente y nos responsabilizamos con los criterios y
opiniones científicas que en él mismo se declaran, como producto de la
investigación realizada por nosotros. De la misma forma cedo mis derechos
de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo
establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su reglamento y
normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de elaborar un Instructivo
de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la
empresa IPETELEFON S.A. ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013.
Jessica María Quisiguiña Mejía Claudia Yolanda Campuzano Aquino.
C.I. 0919848572 C.I.0918493966
AGRADECIMIENTO
A Dios, por guiarnos y darnos fortaleza durante el largo camino de nuestro
periodo de estudio, a nuestros maestros por su dedicación al impartir sus
conocimientos.
A nuestras familias por su apoyo incondicional.
En general a cada persona que colaboró para la realización de esta tesis de
grado en especial a la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad
Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil y a nuestro tutor de tesis.
Autores
Jessica María Quisiguiña Mejía
Claudia Yolanda Campuzano Aquino
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA I
FICHA DE REGISTRO DE TESIS II
CERTIFICACIÓN ACEPTACIÓN DEL TUTOR III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS IV
AGRADECIMIENTO V
ÍNDICE VI
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I 2
El Problema a Investigar 2
1.1 Tema ................................................................................................. 2
1.2 Planteamiento del Problema ............................................................. 2
1.3 Formulación del problema. ................................................................ 4
1.4 Delimitación del problema. ................................................................ 4
1.5 Justificación de la investigación ........................................................ 5
1.6 Objetivos. .......................................................................................... 6
1.7 Límites de la investigación ................................................................ 7
1.8 Identificación de las variables. .......................................................... 7
1.9 Hipótesis. .......................................................................................... 8
CAPÍTULO II 9
Fundamentación Teórica 9
2.1 Antecedentes Referenciales y de Investigación. ............................... 9
2.2 Marco Teórico Referencial .............................................................. 10
2.3 Marco Conceptual. .......................................................................... 11
2.3.1 Estructura contable de la empresa. ................................................ 11
2.3.2 Control interno. ............................................................................... 24
2.3.3 Procesos que abarca. ..................................................................... 27
CAPÍTULO III 29
Metodología de la Investigación 29
3.1 Método de Investigación ................................................................. 29
3.2 Población y Muestra........................................................................ 29
3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos. ....................... 30
CAPÍTULO IV 41
La Propuesta 41
4.1 Sistema del Control Interno. ............................................................ 41
4.2 Procedimientos a realizar. ............................................................... 45
4.2.1 Elaboración de Libro Bancos .......................................................... 45
4.2.2 Conciliaciones de las Cuentas Bancarias ....................................... 48
4.2.3 Procedimiento para el manejo de fondo rotativo ............................. 51
4.2.4 Identificar la cantidad de inventario existente en la bodega. ........... 55
4.2.5 Realización y aprobación de cheques............................................. 58
4.2.6 Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones,
viáticos, bancos y ajustes. ........................................................................ 61
4.2.7 Elaboración de Guías de remisión. ................................................. 64
4.2.8 Cálculo de los valores complementarios para la elaboración de los
roles de pago. ........................................................................................... 67
4.2.9 Archivo de la información de origen contable de la compañía. ....... 70
4.2.10 Redacción de información de origen contable de la compañía. 73
4.2.11 Actividades y parámetros que se cumplen en la facturación y
caja……… ................................................................................................ 76
4.2.12 Cierre diario de caja conjuntamente con el Contador General. 79
4.2.13 Registro de las transacciones al sistema (software vigente) de la
compañía ………………………………………………………………………..82
4.2.14 Archivo de la documentación de gerencia, facturación y caja. . 85
4.2.15 Transcripción de documentos. ................................................. 88
4.2.16 Elaboración de los Estados Financieros. .................................. 90
4.2.17 Elaboración de Proyecciones Financieras. ............................... 93
4.2.18 Análisis financiero de la materialización de los balances. ........ 95
4.2.19 Análisis y contabilización de las diferencias del proceso de
inventario. ................................................................................................. 97
4.2.20 Análisis de Indicadores Financieros para la compañía. .......... 100
4.2.21 Gestionar el transporte para las actividades de la compañía. 103
4.2.22 Elaboración de los Roles de Pago.......................................... 106
4.2.23 Declaración de impuestos de la compañía. ............................ 109
4.2.24 Planillas de aporte y demás tramites en el IESS. ................... 112
CAPITULO V 115
Conclusiones y Recomendaciones 115
5.1 Conclusiones. ............................................................................... 115
6.1 Recomendaciones ........................................................................ 117
1
INTRODUCCIÓN
Una de las áreas más importantes de las empresas es la contable, ya que de
la información obtenida de sus procesos depende la correcta toma de
decisiones a nivel gerencial.
Es por eso que la investigación realizada en la empresa IPETELEFON S.A.
Se analizan los factores que inciden en la implementación de un Diseño de
un Instructivo de Control Interno.
El diseño del Instructivo permitirá a la empresa tener un mejor control del
manejo y uso de las cuentas contables de la misma, permitiendo así tener
una información confiable y oportuna.
La empresa dentro del proceso de diseñar el instructivo de control interno,
tiene que elaborar sus procedimientos integrales para poder desarrollar
adecuadamente sus operaciones y actividades, establecer las
responsabilidades de los funcionarios.
Se aplican métodos de investigación e instrumentos que permiten obtener
resultados entre los que se destacan la falta de herramientas de control. Con
la intervención oportuna, se garantiza aportar conocimientos para mejorar
esta situación arribando a las conclusiones y recomendaciones. La
investigación culmina con la bibliografía y anexos.
2
CAPÍTULO I
El Problema a Investigar
1.1 Tema
Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de
la empresa IPETELEFON S.A. ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013.
1.2 Planteamiento del Problema
Las empresas pequeñas y medianas en el Ecuador en la actualidad
adolecen de un buen instructivo de sistema de control interno, que les
permita la aplicación correcta de cada una de las cuentas que integran el
sistema contable. Por tal motivo sus estados financieros pueden carecer de
confiabilidad teniendo como consecuencia que las políticas económicas
empresariales sean equivocadas.
Generalmente este tipo de empresas comienzan con un manejo familiar
quienes consideran que por su tamaño no necesitan aplicar herramientas de
control pero a medida que van creciendo comienzan a tener problema en
sus procesos teniendo que recurrir a profesionales.
Los riesgos en los procesos se incrementan ya que en estas empresas
pequeñas se reduce ámbito de la determinación de acciones así como la
comunicación de los objetivos empresariales.
En este tipo de empresas generalmente la gerencia asume muchas de las
responsabilidades que en otras situaciones podrían ser delegadas, así
3
también los puestos claves son asignados a familiares que no
necesariamente son expertos en el área, teniendo inconvenientes al
momento de exigir resultados.
Las Causas y consecuencias del problema.
En las empresas pequeñas no suele ser posible mantener todos los
mecanismos de control interno que si se pueden aplicar en las empresas
grandes, debido a esto y a su crecimiento continuo, los errores en las
operaciones van siendo cada vez más recurrentes y afectando de mayor
manera la situación económica de la empresa.
A continuación se analizan los siguientes factores:
Factores Predisponentes: En su mayoría, las pequeñas y medianas no
manejan un sistema de control interno.
Factores Determinantes: La gerencia considera que son muy pequeños
para utilizar estas herramientas sin proveer que se generarán errores en el
área de trabajo.
Consecuencias: Esto afecta directamente la adecuada gestión de los
funcionarios que están vinculados con la parte contable de la compañía.
De no contar con un sistema de control interno, las empresas corren el
riesgo de tener desviaciones en sus operaciones y por su puesto las
decisiones que se tomen no serán las más adecuadas.
Las falencias en los controles internos es fundamental tanto a la hora de
evitar los fraudes internos, como externos. Este es un punto vinculado
directamente con las falencias en materia de seguridad. Cabe acotar
además que al hablar de controles internos no sólo estamos haciendo
4
referencia a evitar fraudes, también se trata de evitar la comisión de errores
o falencias que lleven a importantes pérdidas para la empresa, como podría
ser los errores en materia fiscal.
1.3 Formulación del problema.
¿Qué efecto produce en la empresa IPETELEFON S.A la ausencia de la
implementación de un instructivo de control Interno?
Sistematización del problema.
¿Cuáles son las características del instructivo de control interno?
¿Qué efectos genera en el manejo contable de la empresa, la falta de un
instructivo de control interno?
¿Cuál es la relación entre el sistema de control interno a desarrollar con el
crecimiento de la empresa?
1.4 Delimitación del problema.
Campo: Control Interno
Área: Financiero Contable
Aspecto: Las normas de control de información financiera
Tema: Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas
contables de la empresa IPETELEFON S.A. Ciudad de Guayaquil periodo
2012 – 2013
Delimitación Espacial: La empresa IPETELEFON S.A., se encuentra
ubicado en la ciudad de Guayaquil, capital de la Provincia del Guayas.
Delimitación Temporal: El presente proyecto se lo realiza en el periodo
2012 – 2013.
5
1.5 Justificación de la investigación
La presente investigación se justifica por cuanto las empresas pequeñas y
medianas no cuentan con un sistema de control interno que les permita el
desarrollo correcto de sus operaciones. Así también considerando que
actualmente la economía crece a pasos agigantados, y muchas empresas
llegan a convertirse en verdaderos “titanes industriales”. Estas necesiten
controlar el cabal desenvolvimiento de las actividades financieras de las
empresas, diseñado una serie de normativas y procedimientos a seguir con
la finalidad de velar tanto por el correcto funcionamiento de las actividades
económicas como por la transparencia de sus cifras.
En este sentido, se han diseñado un conjunto de normativas que velan de
que esto se cumpla.
Desde el punto de vista económico, esta investigación se hace necesaria por
los beneficios que tendrían al implementar un sistema de control interno:
Permite a los inversionistas beneficiarse de una comparación y una
consistencia de alta calidad referente a los estados financieros.
Permitirá que los inversionistas entiendan de forma clara la situación de
la empresa.
Desde el punto de vista metodológico práctico, existen otros beneficios y
oportunidades al implementar un sistema de control interno, que incluyen:
Aumento en la transparencia y decrecimiento de complejidad;
Comunicación mejorada;
Movilidad de los colaboradores mediante procesos ordenados;
6
Acceso a mercados de capital mejorado;
Naturalezas basadas en principios que permiten a los contadores el
aplicar juicios profesionales, antes que simplemente seguir reglas.
La empresa percibirá beneficios que le permitan armonizar la
contabilidad.
Otra razón importante por la cual justifica esta investigación es por el
planteamiento y cumplimiento de metas en pro de mejorar la eficiencia de la
empresa:
La empresa desarrolla un conjunto de normas contables entendibles y
ejecutables de alta calidad, información transparente y comparable en
los estados financieros.
Promueve el uso y aplicación de los procedimientos para el registro
contable.
Aplicar estados financieros y demás información financiera, que se
orienten a la obtención de ganancias.
1.6 Objetivos.
Objetivos generales de la investigación.
Diseñar y analizar el sistema de control interno en la empresa IPETELEFON
S.A y su efecto en los resultados de los estados financieros.
Objetivos específicos de la investigación.
Analizar los sistemas de control Interno actuales de la empresa
IPETELEFON S.A.
Describir los procedimientos actuales de las cuentas contables.
Determinar qué aspectos debe incluir el instructivo para un sistema de
control Interno aplicado para la empresa IPETELEFON S.A.
7
1.7 Límites de la investigación
La limitación más importante será la veracidad de los datos debido a que la
empresa actualmente no cuenta con una estructura organizacional
adecuada.
El tamaño de la muestra que se considerará es reducido, tomando en cuenta
la población de la empresa.
La empatía que habrá entre el entrevistador y los entrevistados, es también
una limitante a considerar.
1.8 Identificación de las variables.
El tipo de variable a utilizar según su naturaleza de su medición es
Cualitativa, ya que solo puede ser expresado en términos cualitativos o
mediante el análisis de medidas que muestran indicadores como peso,
tiempo, que se los puede determinar cualitativamente.
También se consideran las siguientes variables:
Variable Independiente: Instructivo de control interno de las cuentas
contables.
Variable Dependiente: Un sistema de control interno es importante para
mejorar la rentabilidad de la empresa.
8
1.9 Hipótesis.
La falta de políticas, procedimientos y la inexistencia de un sistema de
control interno da como resultado errores en los registros de las
transacciones, afectando así a la veracidad de la información financiera de la
empresa IPETELEFON S.A. la cual debe ser revisada y corregida
empleando más tiempo de lo necesario.
Si los colaboradores no cuentan con la información necesaria para el
cumplimiento de cada una de sus funciones, se corre el riesgo de que se
dupliquen esfuerzos o se omitan pasos dentro de un proceso.
Sin un instructivo de control no se podrá verificar del cumplimiento de los
objetivos planteados por la gerencia.
9
CAPÍTULO II
Fundamentación Teórica
2.1 Antecedentes Referenciales y de Investigación.
El Sistema de Control Interno comprende el plan de organización y el
conjunto de los métodos y acciones tomadas para salvaguardar sus
recursos, controlar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la efectividad en las operaciones, estimular la
observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.
La estructura de control interno debe diseñarse y aplicarse de acuerdo al
volumen, tipo y características de las actividades de la empresa.
El Sistema de Control Interno debe englobar los principios de calidad e
idoneidad entre los cuales se encuentran; Procedimientos, Planeación,
Organización, Colaboradores, Supervisión, Sistemas de información.
Los directivos son los llamados a crear un ambiente de control, así como
definir el conjunto de procedimientos para ejercer los controles y por último
definir las limitaciones de los controles establecidos.
A continuación se detallan algunas de las actividades que se deben seguir
para un buen control interno:
1 Delimitar las responsabilidades de todos los integrantes de la
organización.
2 Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad
10
comprobada.
3 Evaluación continua y cíclica de los procedimientos establecidos.
4 Depósitos inmediatos e intactos de los fondos recibidos.
5 Actualización de medidas de seguridad.
6 Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
7 Identificación de procesos claves para la organización.
2.2 Marco Teórico Referencial
El análisis de la estructura contable permite conocer los diferentes tipos de
inversión que se han realizado en la empresa, determinar los tipos de
financiamiento, diferenciar los componentes del resultado, permite estudiar
las actividades y la medición del ciclo contable, además mediante la correcta
aplicación de las normas contables se suplantara las necesidad de
información sobre los nexos entre finanzas y operaciones, cumplimiento de
los principios contables y la oportunidad de realizar la evaluación y
alineación de los sistemas permitiendo que estos mejoren el control interno.
De no existir un análisis financiero no será posible diagnosticar la situación
real de la empresa, por tal motivo no se tendrá una idea clara de las
acciones a seguir en el futuro.
Adicionalmente es importante indicar que muchos de los problemas que
pueda adolecer una empresa, pueden obviarse si se lleva un sistema de
control interno adecuado y enfocado a los procesos críticos de la cadena de
valor.
El control se relaciona con el buen manejo de los fondos, con la veracidad
del registro de las operaciones, con la ejecución de los planes y
presupuestos y con otros aspectos solicitados por personas que tengan
intereses comprometidos en la empresa.
11
2.3 Marco Conceptual.
Nuestra investigación se basa en establecer las falencias que existen en los
procesos que inciden directamente en el desarrollo financiero de la empresa
IPETELEFON S.A.
2.3.1 Estructura contable de la empresa.
La estructura contable es muy importante en las empresas o en los negocios
de personas naturales o jurídicas, debido a que se debe registrar todas las
operaciones que realizan en un periodo contable, los contadores son los
encargados de dicho registro para que los propietarios o el gerente de la
organización pueda tomar decisiones en base a estos resultados
presentados.
La cuenta contable se refiere a los elementos básicos con que cuenta la
contabilidad, para diferenciar unos valores de otros, cada cuenta posee un
nombre que es utilizado para anotar los movimientos contables que se
realicen.
Las cuentas contables se encuentran clasificadas de acuerdo al plan de
cuentas que utilice la empresa para el registro de sus transacciones en el
periodo del ejercicio financiero, las cuentas se encuentran divididas en 5
grupos:
Activo: Efectivo, Bancos, Cuentas y documentos por cobrar, Inventarios,
Mobiliarios, Edificios, Vehículos, Gastos pagados por anticipado.
Pasivo: Tributos por pagar, Remuneraciones por pagar, Cuentas y
documentos por pagar, Pasivos diferidos.
Patrimonio: Capital, Reservas, Resultados acumulados, Resultados del
ejercicio
Ganancias: Ventas, Ingresos diversos, Ingresos excepciones, Ingresos
financieros.
12
Pérdidas: Costos de ventas, Gastos administrativos, Gastos de ventas,
Gastos financieros, Gastos excepcionales
ACTIVO.
Es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos
pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios
económicos.
Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo consiste en el
potencial del mismo para contribuir directamente o indirectamente a los
flujos de efectivo y otros equivalentes a efectivos de la empresa .Estos
flujos de efectivo pueden proceder de la utilización del activo o de su
depreciación .
El movimiento de estas cuentas de activo para su registro contable debe o
haber se efectúa de acuerdo al análisis conjunto de la identificación de:
grupo al que pertenece (activo), naturaleza de la cuenta en función del
grupo (deudora) y variación patrimonial en función de su naturaleza
(aumente él debe y disminuye en el haber)
Activos Corrientes a Corto Plazo o Circulante “son los activos de una
empresa, son aquellos importe o valor se han negociado dentro del periodo
de hasta un año. El orden de las mismas está en función de la liquidez de la
cuentas (conversión inmediata de efectivo)
Activos Corrientes Disponibles o Efectivo Empresarial: .Forma parte del
activo corriente o de corto plazo o circulante en el plan de cuentas. Está
constituido por las cuentas que representan en término general: billetes,
monedas, cheques, depósitos y vouchers.
Caja: representa dinero en efectivo (billetes moneda nacional extranjera y
los vouchers
13
Banco: Representa el dinero que existe en las cuentas bancarias
Activos Corrientes Exigibles o Exigibles Empresarial:
Forma parte del activo corriente o de corto plazo o circulante en el plan de
cuentas. Está constituido por las cuentas que representan en término
general: créditos concedidos, pagos anticipados, dinero a favor en el fisco
dinero ganado pendiente de cobro
Cuentas por cobrar: concedidos a los clientes por ventas sin firmar
documentos o sin documentar (operaciones del giro del negocio).
Documentos por Cobrar: Créditos concedidos a los clientes por ven tas
documentadas o firmando documentos
Anticipo de Remuneraciones: Es atribuible al pago que se efectúa a los
empleados, antes de fin de mes, en calidad de adelanto o anticipo sobre el
importe del sueldo mensual.
Préstamos a trabajadores: Importe que el empleado solicita en la
empresa, en calidad de préstamo, que será descontado poco a poco de su
rol de pago a fin de mes.
Anticipo a proveedores: Importe que en la empresa entrega a sus
proveedores por el valor total o parcial de una negociación a través de la
emisión de un contrato para recibir en el futuro el producto o bien.
Pagos Anticipo o Pre-pagados: Importe total que la empresa entrega por
adelantado contra la presentación de factura, para recibir el servicio a
través del tiempo; siempre y cuando este valor abarque un mínimo de dos
meses de servicios hasta un año.
14
Activos Corrientes Realizables
Forma parte del activo corriente o de corto plazo o circulante en el plan
de cuentas. Está constituido por las cuentas que se almacenan o se
embodegan en la empresa con la finalidad de venderlas o utilizarlas.
Con relación a los activos fijos, estos son las propiedades de la
organización, bienes que se pueden depreciar por el desgaste de los
mismos debido a la actividad productiva.
Inventario de Materiales: Aplicable para las empresas de servicios
.representa los materiales que se comprar en grandes cantidades y se
almacenan para poco a poco utilizarlos o consumirlos en la venta de
servicio.
Inventario de suministro de Oficina: Representa el suministro de oficina
que se comprar en grandes cantidades y se almacenan para poco a poco
utilizarlos o consumirlos dentro del negocio.
Inventario de Mercadería: Aplicable para las empresas comerciales.
Representar la mercadería que se compra y se almacena para luego
venderla
ACTIVOS NO CORRIENTES O A LARGO PLAZO O NO CIRCULANTES
Las cuentas a largo plazo son aquellas cuyo importe o valor se han
negociado en un periodo mayor de un año.
Está constituido por las cuentas que representan todas aquellos bienes
que formaran parte de la empresa y que se espera se utilicen por más de
un periodo dentro de la misma a empresa en la producción o suministro de
bienes y servicios o se utilicen para propósitos administrativos .
15
Propiedad Planta y Equipo o Activo Fijo : representa aquellos bienes
tangibles con un tiempo de vida útil de más de un periodo que serán
utilizados en la empresa.
Depreciación Acumulada PPE: Es el degaste que sufren los activos fijos
por efecto del uso.
Activos Intangibles: Representa aquellos bienes intangibles, con el
tiempo de vida útil de más de un periodo y que serán utilizados por la
empresa.
Amortización Acumulada de Intangibles: Es la pérdida de valor por
efecto del uso. En el balance es5ta cuenta disminuye el valor de los activos
intangibles.
Otros Activos no Corrientes: Encierra aquellos activos negociados de
largo plazo que no están encasillados en ninguna de las cuentas
anteriores.
Mobiliario y equipos de oficina: se encuentra constituida por los bienes
que se utilizan para realizar las actividades de la empresa, tienen un tiempo
de vida útil de 10 años, mientras los equipos tecnológicos tienen un tiempo
de vida de 3 años.
16
PASIVOS
Es una obligación presente de la entidad surgida a raíz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
El movimiento de estas cuentas de pasivo para su registro contable se
efectúa de acuerdo al análisis conjunto de la identificación de grupo que
pertenece, naturaleza de la cuenta en función del grupo y variación
patrimonial en función de sus naturaleza.
Los pasivos de la empresa son los derechos que tienen los acreedores en
referencia a los bienes o activos que dispone la organización.
ES decir el pasivo “es la aportación o participación de terceras personas
en el financiamiento de la una empresa.
Pasivos Corrientes a Corto Plazo Circulante
Forma parte del pasivo corriente o a corto plazo en el plan de cuentas están
constituido por las cuentas que representan en termino general: deudas con
los proveedores y acreedores, deudas con el sistema financiero deudas con
el fisco deudas con los trabajadores y cobros anticipados y otras deudas.
Cuentas por Pagar Proveedores: Crédito que le conceden a la empresa
por compras sin firmar documentos o sin documentar.
Documentos por Pagar Proveedores: Créditos que le conceden a la
empresa por compras documentadas o firmando documentos.
Obligaciones Bancarias: Importes que la empresa recibe por concepto de
préstamo bancario, y será pagado hasta dentro de un periodo de 12 meses
.Estos préstamos se pagaran junto con el interés que le corresponda.
17
Impuestos y Retención por Pagar: Importe que la empresa tiene que
pagar al fisco , que resulta del ajuste de las cuentas de IVA y retenciones
en la fuente , siempre y cuando la sumatoria de los valores del debe
sean mayores a los del haber.
Impuesto a la renta: Importe que a fin de periodo la empresa calcula ,
separa y aun no paga , por concepto del 22 % de sus utilidades
generadas , y que sea pagada al fisco según lo establece la LORTI.
a) Reconocimiento de un menor valor de inversiones.
b) Reconocimiento de un activo o pasivo en una transacción comercial.
c) Inversiones en filiales, sucursales y en empresas del sector comercial
Sueldos y Salarios por Pagar: Importe que la empresa queda debiendo
a sus empleados cuando no paga en la fecha que corresponde , en
compensación al esfuerzo del trabajo entregado.
Beneficios por Pagar: También conocido como provisión de beneficios
sociales. C corresponde a los importes que la empresa calcula y separa
pero que aún no paga por concepto de beneficios ( décimo tercer,
décimo cuarto y vacaciones ) que la ley atribuye a todo empleado por el
tiempo trabajado y que serán pagados en las fechas puntuales
establecidas en el código trabajo .
Cobros Anticipados: Importe total que la empresa recibe de su cliente
por adelanto contra presentación de factura para entregar el servicio a
través del tiempo , siempre y cuando este valor abarque un mínimo de
dos meses de servicio en adelante.
18
PASIVO NO CORRIENTE A LARGO PLAZO O NO CIRCULANTE.
Las cuentas a largo plazo representan todas deudas cuyo importe o valor
se han negociado con vencimiento posterior a un año o periodo ,razón
por la cual se pagaran por más de un periodo . Una característica
particular que poseen la mayoría de estas cuentas m es que el nombre
de la cuenta contable deberá ir acompañado por las palabras “ A LARGO
PLAZO”.
Pasivos financieros. – La partida de los pasivos financieros se dan cuando
el emisor se encuentra obligado a entregar dinero en efectivo al tenedor de
los instrumentos, estos pasivos se valoran considerando que se realice la
contabilidad como un valor razonables, donde se indican los costos de los
registros de las transacciones que se realicen.
Las normas de contabilidad son aplicadas para registrar correctamente las
operaciones comerciales, entre las que se indican las obligaciones, bonos,
pagarés y otros débitos que son emitidos por valores y derivados mediante
la valoración desfavorable para le empresa.
Los instrumentos se clasificarán como pasivos financieros cuando se
encuentran de acuerdo a su realidad económica, que puede ser contractual,
directa o indirecta, de entregar efectivo u otro activo financiero, o mediante el
intercambio de activos o pasivos financieros con terceras personas.
Con relación al reconocimiento de los pasivos financieros, la empresa
deberá conocer esta cuenta en el balance, cuando se convierte en una
obligación originada por el contrato o el negocio de acuerdo a las
disposiciones acordadas.
19
La valoración de los pasivos financieros se clasifica como:
Pasivos financieros a coste amortizado
Pasivos financieros mantenidos para negociar.
La valoración del pasivo financiero puede ser inicial, cuando los pasivos se
valoran por el coste, que equivale al valor razonable de la contraprestación,
que se ha recibido y que se ha ajustado por los gastos de transacción que
sean directamente atribuibles.
Con relación a la valoración posterior en esta categoría se encuentran
incluidos los costos por la amortización, intereses devengados de las
cuentas de pérdidas y ganancias, se aplica el método de interés efectivo.
Compromisos: Cuando se adquieren deudas se adquieren compromisos
que deben ser cancelados en la fecha y tiempo acordado, para cumplir con
el compromiso adquirido, las empresas pueden comprometerse a adquirir
elementos del activo fijo o intangibles con el objetivo de incorporarlos a los
contratos efectuados.
Los impuestos de tipo corriente y diferido, se originan de una combinación
de negocios que se adquiere en una transacción que se origine de un
ejercicio contable, obtenido de los resultados integrales o netos que se
originaron en el ejercicio.
Se presentan consecuencias fiscales que de un cambio las tasas impositivas
de la recuperabilidad de un activo por impuestos diferidos, los resultados se
reconocerán en la medida en que estén relacionados con elementos
previamente cargados o abonados al patrimonio neto.
20
Tanto los activos como pasivos deben valorarse mediante la utilización de
los ejercicios de aplicación, donde se indica la recuperación de los activos
posterior a la cancelación de los pasivos de acuerdo a las leyes fiscales que
rigen esta política aprobada.
Los activos impuestos diferidos son reconocidos por la administración para
las diferencias temporales deducibles, esto depende de le medida que sean
necesarios para la empresa, la misma que debe dispone de ganancias
futuras, contra estas se aplican las ganancias temporales deducibles a
obtener en el futuro.
.
Reconocimiento y valoración. – El reconocimiento y valoración de las
retribuciones a corto plazo es sencillo mediante el método de devengo, las
prestaciones a largo plazo dan lugar a problemas de valoración complejos.
Valoración posterior. – Con respecto a la valoración posterior se establece
la valoración posterior de la siguiente manera: Mediante el valor razonable
que se valoraran la ganancia o pérdida que se obtengan en los resultados y
se valorara los costos que se han amortizado.
Provisiones y contingencias. – Es el reconocimiento y la valoración inicial,
que debe reconocerse mediante una provisión que se origina cuando la
empresa tiene la obligación de desprenderse de los recursos que no están
ocasionando beneficios a la organización, además cuando se más factible
cancelar la obligación y puede estimarse confiablemente.
Las contingencias con relación a las provisiones, responden al tratamiento
contable de situaciones de incertidumbre, para esto se trata las
problemáticas que se tratan al unísono, estas tienen relación con la
ocurrencia o no ocurrencia de ciertos eventos inciertos en el futuro.
21
Las provisiones y las Contingencias en materia contable se refieren a las
obligaciones o los activos que son de naturaleza posible, el término posible
es menos probable, ya que la existencia de estas obligaciones o estos
pasivos sólo se confirma por futuros eventos inciertos.
Pérdidas futuras derivadas de las operaciones. – El reconocimiento de
provisiones para pérdidas futuras derivadas de las operaciones está
absolutamente prohibido, las expectativas de pérdidas futuras derivadas de
las actividades ordinarias pueden ser inductivas.
Contratos onerosos. – Los contratos de carácter oneroso se refieren a
los costos inevitables que se deben cumplir con las obligaciones del
contrato, estos exceden a los beneficios económicos que se esperan recibir
del mismo.
Provisión por costos de reestructuración. – Con relación al
reconocimiento de una provisión por costos de reestructuración se presentan
requisitos para determinar cuándo un acontecimiento cumple con la
definición de reestructuración y los costos que deben incluirse. La Empresa
debe demostrar la obligación que ha asumido, como se indica a
continuación:
a. La existencia de un plan detallado que identifique al menos cinco de las
características principales de la reestructuración.
b. Ha creado una expectativa válida entre los afectados, el sentido de que
la reestructuración se llevará a cabo.
La provisión debe incluir los desembolsos que se originen de la
reestructuración, son aquellos que están necesariamente impuestos por la
misma y que no están asociados con las actividades que continúan en la
Empresa.
22
Provisiones por costo de gestión de residuos. – Con relación a la
obligación por los costos de gestión de residuos procedentes de aparatos
productivos, no da lugar al reconocimiento de una la provisión, a menos que
posea una cuota de mercado para la producción.
Fondos para el desmantelamiento, la restructuración y la rehabilitación
medioambiental.
Las organizaciones están obligadas a desmantelamiento que hubieran
contribuido a un fondo para la reestructuración y rehabilitación del medio
ambiente, se reconocerá la provisión y participación en el fondo.
Valoración posterior. – Al cierre del periodo contable se deberá revisar las
provisiones y ajustarlas para reflejar la mejor estimación posible del
desembolso para cancelar la obligación presente, utilizando una tasa de
descuento apropiada.
Pasivos contingentes. – Se reconocerán como pasivos cuando exista una
obligación presente, que sea probable que la organización que vaya a
desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos.
PATRIMONIO
De conformidad con lo establecido por el IASB en el marco conceptual
(2010), define al patrimonio como “ la parte residual de los activos de la
entidad una vez deducidos todos sus pasivos . Está constituido por las
cuentas que directamente afectan al patrimonio de la empresa.
El movimiento de estas cuentas de patrimonio para su registro contable, se
efectúa de acuerdo al análisis conjunto de la identificación del grupo al
que pertenece, naturaleza de la cuenta en función del grupo y variación
patrimonial en función de su naturaleza .
23
El patrimonio se refiere al conjunto de bienes, acciones, derechos y
obligaciones evaluables en dinero propios con que cuenta la empresa.
El patrimonio consta de tres elementos, estos deben ser susceptibles de una
valoración económica en valor de uso, valor de cambio, ser aptos para
satisfacer las necesidades económicas y espirituales del ser humano.
Estos elementos deben ser reconocidos en el ordenamiento jurídico y el
Derecho para la existencia jurídica, no solo deben constar materialmente.
Bienes: Se refiere a los elementos patrimoniales tangibles e intangibles,
como son los edificios, efectivo, terrenos, patentes, equipos.
Derechos: Se relaciona con los créditos a favor de la empresa, los
derechos sobre los clientes o préstamos concedidos a terceros.
Obligaciones y deudas: Dinero que está pendiente de pagos por
compras, préstamos de servicios.
Existen dos clases de patrimonio el patrimonio tangible y el intangible, estos
constituyen los bienes con que cuenta la empresa, los primeros son los
bienes muebles e inmuebles, mientras los segundos son los elementos que
conforman la conducta del personal que labora en la organización, los
saberes, conocimientos y expresiones de los colaboradores, si la empresa
cuenta con un patrimonio intangible eficiente, las actividades que se realicen
darán como buenos resultados.
El importe del patrimonio se puede obtener mediante la aplicación de los
requisitos de las NIIF y políticas contables que prefiere la empresa. El
importe acumulado no corresponde con el valor de mercado acumulado de
las acciones de la organización, tampoco con el importe que podría
obtenerse vendiendo uno por uno los activos netos.
24
Capital : Representa el dinero que aporta los socios para constituir y
capitalizar una empresa , así como la ganancia en la emisión y venta
de acciones de la empresa.
Reserva Legal: Representa transferencia de dinero que se calcula de la
utilidad neta , de acuerdo a lo establecido en los art 109 y 207 de la ley
de compañía. Hecho que se genera una vez a la año.
Utilidad o Pérdida Acumulada: Representan los importes que se van
acumulando año a año por efecto de las ganancias o pérdidas que
resultaron del estado de pérdidas y ganancias.
2.3.2 Control interno.
El control interno se refiere a la base donde descansan las actividades y
operaciones de una organización, por lo tanto controla las funciones de
producción, distribución, administración y financiamiento. Según Mantilla
Samuel A., (2009), manifiesta:
“El control interno está comprendido por los planes de la
organización y todos los métodos y medidas que se realizan de
manera coordinada y se aplican en una empresa para
salvaguardar sus activos, se puede verificar la exactitud y la
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional”.
Mediante este instrumento se puede conocer si las actividades que se
desarrollan en la empresa se realizan de manera eficiente, el sistema de
control interno se aplica para mantener un nivel de dignidad entre las
funciones que desempañan en la empresa y los clientes.
25
Según Rosenberg, J. M. (2010), señala: “El control interno son los métodos
coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la
exactitud y veracidad de la información y la salvaguarda del patrimonio.”
El control interno se lo puede aplicar en todas las áreas de la empresa, la
efectividad del mismo depende de la información que sea necesaria para
seleccionar las alternativas que se interesen a la empresa.
Objetivos del control interno.
Los objetivos que persigue la aplicación del control interno en las actividades
que realiza la empresa, son el cumplimiento de las políticas de operación
sobre base más segura, evitar o reducir fraudes y además promover la
efectividad en los procesos.
Salvaguardar los activos de la organización evitando pérdidas por
fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros,
que son utilizados por la dirección para una adecuada toma de
decisiones.
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos
Estimular el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia.
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad la mejora continua
de todos los procesos en general.
Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma
adecuada.
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las
adecuadas autorizaciones.
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.
26
Generar una cultura de control en todos los niveles de la
organización.
Importancia del control interno.
El control interno basa su importancia en la finalidad de evitar fraudes en la
empresa, asegurando el cumplimiento de las políticas de operación, además
permite verificar la veracidad de los informes presentados en los resultados
contables de la empresa.
De acuerdo a Franklin, E. (2010), considera el control interno importante
porque:
“El control interno reviste mucha importancia, para la
conducción de la empresa, como en el control de las
operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los
bienes, funciones e información de una organización, con el
propósito de generar una indicación confiable de su situación y
las operaciones que realiza en el mercado; aporta y ayuda que
los recursos humanos, materiales y financieros con que
dispone la empresa, sean utilizados eficientemente, mediante
criterios técnicos que permitan asegurar la integridad, custodia
y registro en los sistemas respectivos”
En lo referente al sistema contable de la empresa permite identificar y
registrar las transacciones válidas, describen el detalle de las transacciones
que se hayan efectuado en el periodo contable, el control interno es muy
importante ya que mediante su aplicación eficiente se logra conocer a fondo
los resultados presentados en un ejercicio contable.
27
2.3.3 Procesos que abarca.
Los procesos que se deben considerar en el control interno se detallan a
continuación:
1. Es importante conocer las operaciones que se realizan en la empresa,
involucrando las políticas contables aplicables en la preparación de
estados financieros.
2. Posterior a la identificación de las operaciones, se debe diagnosticar la
viabilidad de aplicación de un instructivo de control interno.
3. Se debe capacitar al personal que labora en el área involucrada en las
operaciones contables y financieras de la empresa, los colaboradores
deben estar capacitados sobre la los conceptos y procedimientos a
aplicar.
4. Evaluación de los procesos que comprende la empresa, en este proceso
debe existir aceptación y aprobación de los respectivos ajustes de
cuentas por parte de la Gerencia General.
5. Luego de reconocer los activos, pasivos y patrimonio con los que realiza
las actividades financieras, para realizar la conversión de estados
financieros.
6. Los administradores de las organizaciones tendrán que aceptar los
controles a aplicar.
7. Mediante los procesos indicados, se obtendrán los estados financieros
de forma comparativa.
28
Control a las cuentas contables.
Con respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de
tipo legal, el contador deberá obtener evidencia suficiente sobre los
siguientes asuntos:
a) La existencia de una condición, situación o conjunto de situaciones que
den lugar a una incertidumbre, respecto a una posible pérdida
proveniente de litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias
de tipo legal.
b) El período en el cual se presentó la causa que originó la acción legal.
c) El grado de probabilidad de un resultado desfavorable.
d) El monto o límites de las pérdidas potenciales.
Un control de cuentas es un elemento de declaración financiera, de esta
manera se controlan las cuentas de información contable y evitar detalles
irrelevantes en reportes financieros.
29
CAPÍTULO III
Metodología de la Investigación
3.1 Método de Investigación
La metodología que se aplicó se ajusta a la investigación cualitativa que
permite examinar los datos de manera científica y destaca la importancia de
la implementación sistema de control interno en el área contable.
El diseño de la investigación permite al investigador llevar un proceso de
estudio eficiente y determinar las variables para despejarlas y brindar
oportuna en el problema en estudio.
Por el lugar es una investigación de campo, porque se realizó en el mismo
lugar de los acontecimientos, también es descriptiva porque determina como
está la frecuencia con que ocurre el problema y a quienes se presenta.
Es explicativa porque a través de los datos se establecen las relaciones de
las variables y no permite determinar las relaciones causa-efecto.
3.2 Población y Muestra.
Las preguntas elaboradas previamente fueron consultadas a los siguientes
integrantes de la empresa; Directivos, Gerentes, Contador y Asistentes
Contables; con el fin de medir el nivel de aceptación de la creación de un
sistema de control, considerando los riesgos no cubiertos en cada uno de los
procesos.
30
A continuación se detalla la muestra tomada sobre la población que existe
en la empresa.
Cuadro No. 1
Distribución de la población. Extracto
INVOLUCRADOS POBLACION MUESTRA %
Directorio 4 2 50
Gerentes 2 1 50
Contador 1 1 100
Asistentes Contables 2 1 50
TOTAL 9 5
Fuente: Empresa.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
La muestra ha sido no probabilística e intencional.
Para esto se ha elaborado una entrevista con preguntas factibles de
responder. Ver Anexo A
3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos.
Recolección de la Información.
Entre las técnicas que se han seleccionado para la realización de este
proyecto, se hizo uso de la entrevista, con cuestionario donde consten las
preguntas de investigación, utilizando la escala Likert modificada.
Para realizar este proyecto, se han abordado algunos instrumentos de
investigación, que permitieron recoger y analizar la información. A
continuación, se explica algunos de los instrumentos de los cuales han
valido para realizar estos trabajos.
31
Entrevista. Consiste en que una persona proporciona directamente la
información al investigador o entrevistador en una relación personal que se
obtiene datos de otra persona sobre un tema general, para saber qué
porcentaje opinan sobre el ambiente de control de la empresa.
Las entrevistas por lo general pueden ser descriptivas y mixtas por asuntos
que se aborda. Pueden sé por muestreo cuando se lo hace a un cierto
número de personas encuestadas.
Generalmente se utiliza de opinión y de índice, según el contenido. Y
también pueden ser abiertas, cerradas y mixtas, según la forma de la
entrevista.
PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Los datos recolectados serán clasificados y organizados, de acuerdo con
criterios preestablecidos.
El análisis y la interpretación de datos consistirán en demostrar las hipótesis
formuladas en el diseño de la investigación, con los datos debidamente
recopilados, procesados y presentados.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
En el análisis de la información, se puede decir, que entra en la parte más
importante de la investigación, ya que se van a resolver la hipótesis
planteada al comienzo, comprobando si los objetivos fijados de antemano se
cumplen o no.
Aquí se presentan todos los resultados obtenidos de la investigación
realizada. Se podrán comprobar los hechos que han formado parte de esta
experiencia, y se llevará a cabo un primer análisis de los resultados, el cual
32
servirá de base para extraer las conclusiones finales de esta investigación y
poder así llevar a cabo una propuesta de implementación de esta
herramienta.
El cuestionario de preguntas esta formulado de manera clara y precisa,
relacionado con la escala de valoración de LIKERT en la siguiente escala:
Cuadro No. 2
Escala de valoración de LIKERT
Indicador de medición
1 Muy en desacuerdo 4 De acuerdo
2 En desacuerdo 5 Muy de acuerdo
3 Indiferente
Fuente: Escala de LIKERT.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Gráfico No. 1
Entrevista al Directorio
0
1
2
3
4
5
Preg 1 Preg 2 Preg 3 Preg 4 Preg 5 Preg 6
Dir.1
Dir. 2
Fuente: Resultados de la entrevista al Directorio
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
33
Comentario: Ambos directivos están de acuerdo en que un instructivo de
sistema de control interno ayudaría a mejorar la rentabilidad de la empresa a
medida de va creciendo en sus operaciones.
Gráfico Nº 2
Entrevista al Gerente
0
1
2
3
4
5
Preg 1 Preg 2 Preg 3 Preg 4 Preg 5 Preg 6
Gerente
Fuente: Resultados de la entrevista a los Gerentes
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Comentario: El Gerente está de acuerdo con la creación de un instructivo
de control interno, pero su mayor preocupación es que el personal del
departamento de contabilidad no está capacitado para poder ejercer
autocontroles en sus procesos, por tal motivo ha solicitado al directorio, se
apruebe el presupuesto para la capacitación sobre estas técnicas.
34
Gráfico Nº 3
Entrevista al Contador y Asistente Contable
0
1
2
3
4
5
6
Preg 1 Preg 2 Preg 3 Preg 4 Preg 5 Preg 6
Contador Asistentes
Fuente: Resultados de la entrevista al Contador y Asistentes Contables
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Comentario: Los asistentes de contabilidad consideran es importante la
creación de un instructivo de control interno, pero también es importante que
se puedan desarrollar nuevos sistemas que faciliten el trabajo diario.
Análisis del Resultado de las Entrevistas: Se observa que del 100% de
los entrevistados, gran parte está totalmente de acuerdo que se cree un
instructivo de control interno.
Análisis de documentos contables. Está técnica consiste en la
observación directa de los fenómenos, hechos o casos, que se establecen
para tomar información y registrarla Este trabajo se lo ejecuto verificando
diferentes documentos contables:
35
Situación o caso que se va a observar:
Cuadro No. 3
Comprobantes Contables
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Documento de revisión: Comprobantes Contables: En total se
revisaron 292 comprobantes contables de lo cual se obtuvo el siguiente
resultado:
MAQUINARIAS Y SUMINISTROS S.A.
fecha de
ingreso: 01/03/2013 Pag 1/1
Comprobante
Proveedor fecha de egreso:
Descripción Aut SRI
Número de fact Fecha cad: Fecha pago:
No Código Nombre de
cuenta Concepto DEBE HABER
1 S83873672 Proveedores
locales
VALORES A PAGAR 2012-FA 5914763
PGO T/C BANKARD $ 4,477.54
$
-
2 A83F73341
Anticipo a
proveedores
locales
VALORES A PAGAR 2012-FA 5914763
PGO T/C BANKARD
$
- $ 4,477.54
RET FTE: TOTAL
GENERAL $ 4,477.54 $ 4,477.54
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
36
Cuadro No. 4
Comprobantes Contables
Dato Documentos SI NO NA TOTAL
O/C: X 25 3 1 29
Fecha Emisión: X 25 9 2 36
Fecha: X 23 4 5 32
Proveedor: X 12 6 7 25
Descripción: X 13 7 8 28
No. Factura: X 8 2 11 21
Aut. SRI : X 2 8 9 19
Fecha. Caduc.: X 24 11 3 38
F. Pago: X 13 23 1 37
Sust. Tributario: X 11 4 0 15
Fecha. Vcto.: X 7 5 0 12
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Comentario: Como se observa en el cuadro se detectaron 82 datos no
ingresados, esto representa el 28% de los casos revisados, lo cual es una
cifra relevante.
37
Determinar los objetivos de la observación.
Cuadro No. 5
Correcciones a los comprobantes
MAQUINARIAS Y SUMINISTROS S.A.
fecha de
ingreso: 01/03/2013
Pag
1/1
Comprobante: DIARIO-
4836-2012
Proveedor: 59
fecha de egreso: 18-01-
2013
Descripción: bankard
Aut SRI: 123-3836282
Número de fact:
5914658
Fecha cad: 15-04-
2013
Fecha pago: 15-01-2013
No Código Nombre de cuenta Concepto DEBE HABER
1 S83873672 Proveedores locales VALORES A PAGAR 2012-FA
5914763 PGO T/C BANKARD $ 4,477.54
$
-
2 A83F73341 Anticipo a proveedores
locales
VALORES A PAGAR 2012-FA
5914763 PGO T/C BANKARD
$
-
$
4,477.54
- RET FTE: TOTAL
GENERAL $ 4,477.54
$
4,477.54
ELABORADO POR REVISADO
POR APROBADO POR
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Correcciones a los Comprobantes Contables. Uno de los principales
objetivos es solucionar los problemas encontrados en el control de los
comprobantes contables.
38
Cuadro No. 6
Correcciones a los Comprobantes Contables
Correcciones
O/C: 112 OK
Fecha. Emisión: 12/01/2013 OK
Fecha: 12/01/2013 OK
Proveedor: 59 OK
Descripción: BANKCARD OK
No. Factura: 5914763 OK
Aut. SRI : 1234567890 OK
Fecha. Caduc.: 15/02/2013 OK
F. Pago: 15/01/2013 OK
Sust. Tributario: 1 OK
Fecha. Vcto.: 30/11/2013 OK
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Comentario: Es importante que se realice la revisión posterior a la
elaboración de los comprobantes contables, por parte del jefe de área.
39
Analizar e interpretar los datos.
Cuadro No. 7
Análisis de las cuentas
IPETELEFON S.A.
MAYOR DE CUENTAS CONTABLES
CUENTA DESDE: 2110301001 HASTA 2110301001. FECHAS: 01-01-2013 AL 31-01-2013
FECHA TIPO COMPR. DETALLE C.C. SEC DPTO DEBE HABER SALDO
CUENTA: 2110301001 Proveedores locales saldo anterior>> $ 425,124.11
02/01/2013 AC 000278 CONECEL PAGO DE SERVICIOS 000000038 $ 40.23 $ 425,164.34
03/01/2013 AC 000279
VASCO RÍOS, CONSTURCCIONES
MENORES 000004783 $ 190.73 $ 425,355.07
06/01/2013 AC 000280
CONSTRUCTORA MENESDES,
RESVI. 000003839 $ 28.98 $ 425,384.05
07/01/2013 AC 000281
VASCO RÍOS, CONSTURCCIONES
MENORES 000004783 $ 48.98 $ 425,433.03
08/01/2013 AC 000282
CONSTRUCTORA MENESDES,
RESVI. 000003839 $ 100.02 $ 425,533.05
11/01/2013 DE 000283
VASCO RÍOS, CONSTURCCIONES
MENORES 000004783 $ 278.00 $ 425,255.05
12/01/2013 AC 000284
CONSTRUCTORA MENESDES,
RESVI. 000003839 $ 94.00 $ 425,349.05
16/01/2013 AC 000285
CONSTRUCTORA MENESDES,
RESVI. 000003839 $ 78.09 $ 425,427.14
17/01/2013 AC 000286 MANUELA PEREZ, AVISOS VARIOS 000009300 $ 189.20 $ 425,616.34
20/01/2013 DE 000287 MANUELA PEREZ, AVISOS VARIOS 000009300 $ 64.00 $ 425,552.34
28/01/2013 AC 000288
CONSTRUCTORA MENESDES,
RESVI. 000003839 $ 47.98 $ 425,600.32
30/01/2013 AC 000289
MANUEL BUENDIA, ARREGLOS
EDIFICIO 000000028 $ 75.03 $ 425,675.35
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Análisis de las cuentas. La emisión del mayor de cuentas contables
permite realizar un correcto análisis de las cuentas contables de la empresa
y luego de analizar el plan de cuentas.
40
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA.
A continuación se cita los criterios relevantes a considerar para el diseño del
instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contable:
Comprensibilidad.- La propuesta debe ser de carácter comprensible, es
decir clara, precisa y concisa, para que los usuarios de la información
contenida en la misma puedan entender fácilmente las actividades
económicas.
Relevancia.- Debe ser importante para la toma de las decisiones, la
información posee la cualidad de relevancia cuando ejerce influencia sobre
las decisiones económicas de los que la utilizan.
Confiabilidad. – Para que la información sea útil tiene que ser fiable, la
información posee la cualidad de ser fiable cuando está libre de errores
significativos y de sesgo o perjuicio.
Comparabilidad.- Mediante esta propuesta los usuarios deben ser capaces
de comparar los resultados obtenidos a lo largo del tiempo, con el propósito
de identificar las tendencias de la situación financiera y los resultados.
41
CAPÍTULO IV
La Propuesta
DISEÑO DE UN INSTRUCTIVO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
APLICADO A CUENTAS CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON
S.A
4.1 Sistema del Control Interno.
Objetivos generales del sistema de control interno en el área contable.
Resguardar los activos de la organización.
Conseguir información financiera oportuna.
Promocionar la eficiencia operativa del trabajo comercial.
Establecer operaciones de forma que se adhiera a las políticas
establecidas por la administración.
Objetivos específicos del sistema de control interno en el área contable
Adoptar políticas mediante los hechos económicos, financieros y
sociales realizados en cualquier dependencia, informados al área de
contabilidad o por soporte de las actividades canalizadas en el proceso
contable.
Crear planes de trabajo e implementar procedimientos específicos, que
permitan la eficiencia de los flujos de información.
Efectuar procedimientos administrativos efectivos, para determinar la
responsabilidad de registrar recaudos generados, autorización de los
soportes por funcionarios con capacidades y competentes.
42
Establecer la existencia de conciliaciones de saldos e Inversiones, entre
las áreas de contabilidad, presupuestos, tesorería y otras.
Determinar la efectividad de medidas para realizar la toma física de
inventarios de forma periódica.
Realizar la conciliación de los registros contables.
Establecer la existencia y función de los procedimientos que se deben
aplicar en la revisión y depuración de las conciliaciones.
Conocer la existencia de los libros de registros contables.
Demostrar la idoneidad, organización y archivo de los soportes
documentales.
Comprender las causas de la realización de las operaciones
comerciales.
Crear un sistema de verificación y elaboración de los ajustes para
revelar razonablemente la información contable.
Demostrar que la información que se presenta en los estados financieros
es la que se ha registrado en los libros contables.
Indicar políticas de control de la información contable.
Establecer los procedimientos adecuados para garantizar que la
documentación presentada de forma oportuna en los libros de
contabilidad.
La información se debe exponer de forma visible, de manera que pueda
ser observada por los directivos de la empresa.
Comprobar la información obtenida la misma que debe tener un registro
que respalde los resultados obtenidos.
Indicar los indicadores económicos y las razones financieras que
indiquen la correcta información de los resultados obtenidos.
Determinar una política de tipo institucional oportuna.
Presentación del Manual de Control Interno para el área contable
43
Utilizando las técnicas de la descripción, cuestionarios y los flujogramas se
procede a indicar los componentes de la presente propuesta, indicando los
propósitos de cada actividad, responsabilidades y procedimientos.
Definiciones y Abreviaturas Generales
En este punto se indica las abreviaturas generales que se utilizan en la
presente propuesta:
AD: Administración
AC: Asistente de Contabilidad y Caja
CG.: Contador General
GG.: Gerente General
BO: Bodeguero.
PJ: Presidente de la Junta de Socios
CS: Cajera - Secretaria
CO: Asesor Comercial
CH: Chofer
44
Cuadro No. 8
Instructivo del sistema de control interno del área contable
INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA CONTABLE
Asistente de Contabilidad y Caja Estado Observaciones
Elaboración de Libro Bancos
Conciliaciones de las Cuentas Bancarias
Procedimiento para el manejo de fondo rotativo
Identificar la cantidad de inventario existente en bodega
Realización y aprobación de cheques
Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones, viáticos, bancos y
ajustes.
Elaboración de Guías de remisión.
Cálculo de los valores complementarios para la elaboración de los roles de pago
Archivo de la información de origen contable de la compañía.
Redacción de información de origen contable de la compañía.
Cajera Secretaria Estado Observaciones
Actividades y parámetros que se cumplen en la facturación y caja
Cierre diario de caja conjuntamente con el Contador General.
Registro de las transacciones al sistema (software vigente) de la compañía
Archivo de la documentación de gerencia, facturación y caja.
Transcripción de documentos.
Contador General Estado Observaciones
Elaboración de los Estados Financieros.
Elaboración de Proyecciones Financieras.
Análisis financiero de la materialización de los balances.
Análisis de las diferencias del inventario y contabilización.
Análisis de Indicadores Financieros para la compañía.
Gestionar el transporte para las actividades de la compañía.
Elaboración de los Roles de Pago.
Declaración de impuestos de la compañía.
Planillas de aporte y demás tramites en el IESS.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
45
4.2 Procedimientos a realizar.
4.2.1 Elaboración de Libro Bancos
Asistencia de Contabilidad y Caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Referir las actividades, indicaciones y parámetros que se deben realizar para
la elaboración del Libro Bancos dentro de la organización.
2. Alcance
Dentro de esta actividad se indica el registro de los comprobantes de ingreso
– egreso y se realiza la determinación de saldos de la cuenta Bancos.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
El Asistente de Contabilidad y Caja, es la persona que se responsabiliza
46
de la elaboración de libros de la cuenta Bancos.
El CG es el responsable del cumplimiento de los procesos indicando los
saldos reales de las cuentas.
El GG encargado de la aprobación de los informes que se han
presentado.
5. Procedimiento
a. El Asistente de Contabilidad se encarga de organizar de forma
cronológico los comprobantes de los ingresos y egresos resultantes de
las actividades que se han registrado en el libro diario.
El AC recibe las facturas, comprobantes de depósito, recibos de caja y
cualquier documento que respalde las transacciones realizadas en la
empresa y procede a registrarlos.
El AC utiliza los documentos de respaldo para proceder a registrar las
transacciones comerciales, elabora comprobantes de ingreso y de
egreso.
Cuadro No. 10
Frecuencias que se mantienen en la empresa
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
b. El AC recepta los estados de cuenta de las instituciones financieras los
primeros de cada mes, verificando la información para elaborar las
conciliaciones y presentarlas con el Libro Banco, para su aprobación por
la Gerencia.
c. El CG verifica el Libro Diario de Bancos, lo sumilla e informa de los
47
saldos a la fecha al GG.
Gráfico
Diagrama de flujo de la Elaboración del Libro Bancos
48
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
4.2.2 Conciliaciones de las Cuentas Bancarias
Inicio
Recepción de facturas
comprobantes de depósitos, recibos
de caja o cualquier documento de
cuenta bancaria.
1 hora después de la recepción
del documento
Elaboración en orden cronológico los
comprobantes de ingreso y egreso
Registro en el libro bancos
Fin
Recepción de los estados
de cuenta
Revisión de
datos
Realiza las
conciliaciones
Aprobación del gerente
general
Correcto
Incorrecto
49
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Determinar el método apropiado para la elaboración de conciliaciones
bancarias en la empresa.
2. Alcance
El alcance de esta documentación se encuentra desde la recepción de
estados de Cuenta de la institución financiera hasta su registro digital.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
El AC tiene la responsabilidad de elaborar las conciliaciones bancarias.
El CG es responsable por efectuar el procedimiento contable y
garantizar la transparencia de los estados financieros.
El GG aprueba y legaliza el proceso.
50
4. Procedimiento
a) El AC recepta el Estado de Cuenta mensual de la institución financiera y
efectúa al cruce de información, considerando el estado de cuenta y el
registro existente.
b) Conciliación de saldos en el registro contable.
c) Entrega de la información al CG para su revisión y al GG para que
pueda ser aprobada.
d) Ingresa de datos de conciliación bancaria en el sistema empresarial.
Gráfico
Diagrama de flujo del proceso de la elaboración de las conciliaciones
51
bancarias
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
4.2.3 Procedimiento para el manejo de fondo rotativo
Asistencia de Contabilidad y Caja
Inicio
Recepción del estado de
cuenta bancaria
Cruce de información con el saldo
del libro bancos
Registro de los saldos
Revisión
del CG
Aprobación del GG
Registro en
el software
vigente
Fin
Correcto
Incorrecto
52
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de Contabilidad y Caja
Subcomponente: Procedimiento para el manejo de fondo rotativo
PROCESO
Procedimiento para el
manejo de fondo rotativo
Código: AD-AC-03
Versión: 1
Fecha de Emisión: 01/12/2012 Elaborado por:
Fecha de Revisión: 01/12/2012 Revisado por:
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el proceso para el manejo y asignación del fondo rotativo de la
empresa.
2. Alcance
El alcance del documento considera las actividades inherentes a la entrega
del valor que se haya solicitado hasta su archivo.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
AC se responsabiliza por el manejo, distribución y verificación de aquellos
gastos efectuados mediante el fondo rotativo, elaborando el comprobante
53
de egreso y su reposición.
CG se responsabiliza por el cumplimiento del procedimiento y por
asegurar que los gastos presentados sean los suficientes.
GG aprueba el proceso.
PJ se responsabiliza por la firma del cheque de reposición en el caso del
fondo rotativo.
5. Procedimiento
a. AC mantiene fondo con la cantidad de cien dólares para realizar gastos
menores a un cuarto de dicho valor, es decir, $25.00USD, fundamentado en
las siguientes actividades:
• AC entrega valor que solicita el GG de acuerdo a los registros
aprobados, a la vez que el solicitante entrega el comprobante del
gasto con factura o con una nota de venta.
• AC realiza la anticipación de la reposición de los fondos rotativos,
para que la empresa no se quede sin dicho fondo.
b. AC suma las facturas de egreso y efectúa este comprobante, describiendo
los gastos realizados durante su reposición.
c. Con el comprobante de egreso realizado de conformidad con este
procedimiento, después de revisado por el CG, un día previo a que tenga
lugar la entrega y la firma del pago a proveedores, procede a llevar a cabo el
cambio en efectivo.
d. AC archiva los comprobantes o facturas de egreso, en conjunto con los
soportes respectivo en una carpeta que se ha previsto mantener soplo para
el archivo del fondo rotativo.
Gráfico
Diagrama de flujo del proceso de fondo rotativo
54
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Aprobación del registro
Sumatoria de los soportes
de Gasto
Elaboración del
comprobante de
Egreso
Elaboración del cheque para
poner el F.R.
Firma del cheque por el PJ
Revisión del
CG
Archivo de Comprobante de
Egreso
Fin
Correcto
Incorrecto
55
4.2.4 Identificar la cantidad de inventario existente en la
bodega.
Asistencia de Contabilidad y Caja
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de Contabilidad y Caja
Subcomponente: Identificar la cantidad de inventario existente en la
bodega.
PROCESO
Identificar la
cantidad de
inventario existente
en la bodega.
Código: AD-AC-04
Versión: 1
Fecha de Emisión: 01/12/2012 Elaborado
por:
Fecha de Revisión: 01/12/2012 Revisado por:
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Identificar el inventario de los artículos disponible para la venta en la bodega
de la empresa.
2. Alcance
Este documento tiene alcance desde la toma física del stock de mercadería
hasta el cálculo de las diferencias.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
56
B.- Bodeguero.
4. Responsabilidades
AC se responsabiliza por llevar a cabo la toma física del stock, para
mantener actualizados los saldos en libros.
CG es responsable del cumplimiento del proceso para garantizar que el
saldo del stock son reales.
GG aprueba este procedimiento.
B tiene la responsabilidad de llevar el conteo diario de los artículos.
5. Procedimiento
a. AC realiza el reconteo físico del stock de los artículos disponibles para la
venta que se encontraron en la bodega todos los días miércoles.
b. Con estos datos del inventario existente en las bodegas, se efectúa el
registro en Kardex, cruzando la información que se encuentra en el
sistema con aquellos datos que se encuentran registrados.
c. Se determinan los saldos disponibles para la venta de los artículos y le
informa al CG.
57
Gráfico
Diagrama de flujo del proceso de la toma física del inventario en la
bodega.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Toma Física del Inventario
Registro en las
Tarjetas
Kardex
Cruza la Información
(sistema Vs Tarjetas
Kardex)
Establece datos reales
Fin
Correcto
Incorrecto
58
4.2.5 Realización y aprobación de cheques
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el procedimiento para llevar a cabo la aprobación de los
cheques.
2. Alcance
Este procedimiento tiene alcance desde el proceso de recepción de facturas
hasta la actividad de pago de proveedores.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
59
4. Responsabilidades
AC es responsable de llevar a cabo el procedimiento de elaboración de
cheques para la cancelación de todas aquellas obligaciones que haya
adquirido la empresa, haciéndolos firmar por el PJ con sus
correspondientes comprobantes de egreso.
CG es responsable por el cumplimiento de esta documentación,
garantizando que los cheques tengan los valores reales.
GG aprueba el proceso.
PJ firma los cheques de pago a proveedores y para otros tipos de
obligaciones.
5. Procedimiento
a. AC clasifica las razones para proceder a la emisión de cheques, los
cuales pueden ser motivados por lo siguiente:
• Cancelación a los proveedores
• Cancelación por Vacaciones
• Reposición por concepto de Fondo Rotativo
• Viáticos.
b. Se lleva a cabo los jueves, una hora posterior al mediodía.
c. Elaboración del comprobante conforme a lo que establece este
procedimiento para proceder a elaborar el cheque.
d. Con la lista de cheques que hayan sido elaborados y verificados por CG,
se presentan los comprobantes al GG quien autoriza con su firma y los
presenta al PJ, todos los viernes, para su correspondiente firma.
60
Gráfico
Diagrama de flujo de la emisión y la aprobación de cheques
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Los días jueves una hora
después del medio día
Revisión de
cheques por el CG
Autorización del GG
Firma de cheques por el PJ los viernes por la
mañana
Fin
Clasificación de soportes para la
emisión de cheque
Inicio
Realiza el correspondiente
comprobante de egreso
Correcto
Incorrecto
61
4.2.6 Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso,
retenciones, viáticos, bancos y ajustes.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el proceso para la elaboración de comprobantes de ingreso,
egreso, viáticos, retenciones, ajustes y bancos.
2. Alcance
El alcance de este documento está referido a la recepción del sustento para
la elaboración del comprobante, hasta el archivo del mismo.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
62
4. Responsabilidades
AC se responsabiliza por la elaboración de los comprobantes de egreso,
ingreso, retenciones, ajustes, bancos y viáticos.
CG es el responsable por el cumplimiento del proceso y por la
verificación de que el comprobante se encuentre bien elaborado.
GG da la aprobación del documento.
5. Procedimiento
a. Se elabora el comprobante en orden cronológico, acorde a la orden de la
recepción de cada uno de los soportes, para la elaboración del
comprobante, en cuya descripción deben constar la firma con el
respectivo elaborado y autorizado por, que deben formar parte del
documento.
b. Se ejecuta diariamente este proceso, de acuerdo a los requerimientos
del mismo.
c. CG verifica que los datos se encuentren bien elaborados y el GG
autoriza los comprobantes con su firma; realizando el archivo por
separado.
63
Gráfico
Diagrama de flujo de la elaboración de comprobantes
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Elaboración del comprobante en
Orden Cronológico
Revisión del
CG
Autorización del GG
Archivo según la
naturaleza del
comprobante
Fin
Recepción del documento
soporte
Lo realiza conforme
fluya la recepción de
los respectivos
soportes
Correcto
Incorrecto
64
4.2.7 Elaboración de Guías de remisión.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el proceso para la elaboración de las Guías de Remisión.
2. Alcance
El alcance de este documento se refiere desde la constatación de la venta
del bien hasta que se realiza el envío con la correspondiente guía de
remisión.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CS.- Cajera - Secretaria
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
65
4. Responsabilidades
AC es responsable por llevar a cabo la emisión de la guía de remisión.
CS tiene la responsabilidad de entregar los datos que son requeridos por
el AC.
CG es responsable por el cumplimiento de este documento y por
garantizar que los saldos presentados sean los correctos.
GG aprueba la documentación pertinente.
5. Procedimiento
a. AC solicita el comprobante de venta que se efectúa a la CS, confirmando
la venta, así como el monto y el destino del mismo.
b. Una vez que la documentación ha sido confirmada se procede a
comunicar al CG el procedimiento respectivo.
c. AC lleva a cabo el registro para ventas fuera de esta provincia,
procediendo al envío de la mercancía.
d. Se entrega el registro al CH del transporte, dando seguimiento a la
mercancía hasta que llegue a su destino, confirmándole al cliente la
llegada de la mercadería.
66
Gráfico
Diagrama de flujo del proceso de la elaboración guías de remisión
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Comunicación al CG para la
realización del envió
Elaboración del
Registro
Seguimiento del
producto o subproducto
hasta su destino
Confirmación al cliente
Fin
Confirmación de la
venta del Producto
fuera de la provincia
Correcto
Incorrecto
67
4.2.8 Cálculo de los valores complementarios para la
elaboración de los roles de pago.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Efectuar el proceso del cálculo de aquellos valores complementarios
requeridos para elaborar los roles de pago.
2. Alcance
El alcance de esta documentación, inicia desde la recepción de la
información hasta que se entregan los cálculos para el contador general.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CS.- Cajera - Secretaria
CO.- Asesor Comercial
CG.- Contador General
68
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
AC tiene la función de calcular los valores que serán descontados o que
son aportes para el rol de pagos.
La CS tiene la responsabilidad de entregar los datos solicitados por AC,
para calcular los valores que son complementarios a los roles de pagos.
CG es responsable del cumplimiento del procedimiento y de garantizar la
precisión de los saldos.
GG aprueba el procedimiento respectivo.
5. Procedimiento
a. AC solicita registro para realizar el cálculo de las horas extras,
construyendo el respectivo registro.
b. AC solicita a CG que se registre al fin del mes, el cálculo de comisiones
por concepto de ventas.
c. AC recibe comprobantes de pago de organizaciones con las que se haya
establecido acuerdos para los colaboradores.
d. AC complementa los datos de anticipos, préstamos, bonos, incentivos,
beneficio entregado a la compañía e información recopilada de los
cálculos al CG.
e. Se efectúa el cálculo de servicios complementarios, luego de la
verificación conjunta de la información recopilada, se procede a entregar
los cálculos al CG.
69
Gráfico
Diagrama de flujo del cálculos complementarios del rol de pagos
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Compilación de
documentos necesarios
para cálculos
complementarios
Cálculos de servicios
complementarios
Revisión de
datos
Entrega de cálculos
complementarios al CG
Fin
Correcto
Incorrecto
70
4.2.9 Archivo de la información de origen contable de la
compañía.
Asistencia de Contabilidad y Caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Efectuar el proceso para llevar cabo el archivo de la información que tiene
origen contable.
2. Alcance
Esta documentación tiene alcance para archivo de la información en el área
de contabilidad.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
71
4. Responsabilidades
AC es responsable por la realización del archivo de la información de
naturaleza contable.
CG es responsable por el cumplimiento del documento.
GG aprueba este procedimiento.
5. Procedimiento
a. AC recibe la documentación de naturaleza contable, posteriormente
clasifica los mismos según su condición, de la siguiente manera: gastos,
ingresos, rol de pago, proformas, fondos rotativos, conciliaciones bancarias,
guía de remisión, estado de cuenta, inventario de bodega, pago al IESS,
pago de servicios básicos.
b. Revisión de la información.
c. De conformidad con la información presentada y procedente para el
archivo más inmediato.
72
Gráfico
Diagrama de flujo del archivo de la información de origen contable de la
compañía
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Recepción de
documentos
Clasificación según su condición
Revisión de
documentos
según su
naturaleza
Archivo
Fin
Correcto
Incorrecto
73
4.2.10 Redacción de información de origen contable de
la compañía.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Realizar la redacción de la información que tiene origen contable.
2. Alcance
Esta documentación tiene alcance para todas las actividades relacionadas
con el archivo de la información hacia el departamento de contabilidad.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
74
4. Responsabilidades
AC tiene la responsabilidad de la redacción de la información de origen
contable.
CG tiene la función de que se cumpla a cabalidad el procedimiento.
GG aprueba este procedimiento.
5. Procedimiento
a. AC procede a la redacción de los documentos que tienen origen contable,
de acuerdo a la solicitud del CG, de conformidad con los siguientes registros:
Contratos, oficios, actas, informes, certificados, solicitudes, otros.
b. Presentación al CG para la revisión y entrega el documento para que se le
dé el trámite respectivo, para su archivo.
75
Gráfico
Diagrama de flujo de Redacción de información de los documentos
Contables
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Redacta los
documentos de origen
contable
Revisión del CG y
da paso al trámite
correspondiente
Archivo del
documento
Fin
Correcto
Incorrecto
Solicitud del Contador
General
76
4.2.11 Actividades y parámetros que se cumplen en la
facturación y caja.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Detallar los procesos e indicadores en el área de caja y facturación.
2. Alcance
Este documento tiene alcance desde el proceso de verificación de saldos
correspondiente a los clientes, hasta las actividades de facturación, ingreso
a la caja o su respectivo registro al sistema crediticio de la empresa.
3. Definiciones y Abreviaturas
CS.- Cajera - Secretaria
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
77
4. Responsabilidades
CS tiene la responsabilidad por la facturación y el cuadre diario de caja,
además de mantener actualizados correctamente los saldos de todos los
clientes.
CG es responsable por el cumplimiento del procedimiento, además que debe
garantizar la transparencia de todos los depósitos realizados día a día y los
saldos del cliente.
GG es responsable por la aprobación del procedimiento.
5. Procedimiento
a) Pueden existir tres tipos de venta: al contado, a crédito y mixta; si se
realiza a crédito, la CS tiene que analizar y evaluar la documentación del
cliente, para lo cual realiza las siguientes actividades:
Si solo parte de la venta es a crédito, la CS debe consultar el saldo
pendiente de pago del cliente en el sistema; para ello solicita la
autorización del GG para los siguientes casos:
Venta a crédito
Descuento autorizado por parte del GG
Tiempo del crédito
Cabe destacar que los descuentos se otorgan por el 10%, solo cuando
es al contado y sea cliente por un lapso mínimo de un año
b) CS emite la factura en el sistema, imprimiendo tres ejemplares, (emisor,
adquiriente y bodega), indicándole al cliente que tiene que ir a la bodega
para la entrega de su mercadería.
78
Gráfico
Diagrama de flujo del proceso de sus actividades para facturación y
caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Autorización
de % de
descuento
Fin
Ventas
Ventas
Ventas
10%
descuento
Consulta de
saldos
Autorización de
otorgación del
crédito
Descuento
Facturación
Firma L/C por el
crédito
Facturación
Ventas
Consulta de
saldos
Autorización de
otorgación del
crédito
Firma L/C por el
crédito
Facturación
S
i
Si Si
N
o
N
o N
o
79
4.2.12 Cierre diario de caja conjuntamente con el
Contador General.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Determinar el procedimiento del cierre diario de caja por parte del Contador
General.
2. Alcance
El alcance de esta documentación está referida a los procedimientos
realizados desde la recepción del efectivo o cheque, hasta que tiene lugar el
cuadre de caja y su registro en el sistema empresarial.
3. Definiciones y Abreviaturas
CS.- Cajera - Secretaria
CG.- Contador General
80
GG.- Gerente General
CO.- Asesor Comercial
4. Responsabilidades
CS tiene la responsabilidad de la recepción del efectivo y los cheques
así como de cuadrar las ventas que han sido realizadas a diario.
CG es responsable por el cumplimiento del procedimiento y por asegurar
la transparencia de los resultados.
GG es responsable por aprobar el procedimiento.
5. Procedimiento
a. CS recibe el efectivo y cheque diario, que se genera como parte del
proceso de facturación y ventas a crédito o al contado, los cuales se
respaldan en los comprobantes de ventas y de cobro de las cuentas por
cobrar.
b. CS todos los días, previo a la culminación de la jornada de labores,
entrega el detalle y los valores de los cobros realizados por el CG para
su respectiva evaluación, reconteo y depósito en la institución financiera
correspondiente.
c. El cuadre de los valores receptados y las ventas efectivizadas, así como
los cobros que realiza el CG, permite el cuadro y cierre de caja en el
sistema, cuyo documento debe ser legalizado por CS y CG.
81
Gráfico No.
Diagrama de flujo del proceso de cierre de caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Revisión del
Contador
General
Fin
Cuadre de caja en el sistema
Correcto
Incorrecto
Dos horas antes de
terminar el día se
realiza el registro
Recepción del dinero y/o Cheque
del cliente
Entrega al Contador General
82
4.2.13 Registro de las transacciones al sistema (software
vigente) de la compañía
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Determinar el proceso para registrar las transacciones en el sistema
empresarial.
2. Alcance
La presente documentación abarca todos los procesos desde la recepción
del registro de las transacciones y su posterior ingreso al software
empresarial.
3. Definiciones y Abreviaturas
CS.- Cajera – Secretaria
CG.- Contador General
CO.- Asesor Comercial
GG.- Gerente General
83
4. Responsabilidades
CS tiene la responsabilidad por el ingreso de la información al registro
que genera el sistema.
CG tiene la responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento la
verificación y aseguramiento de que el registro sea correcto.
CO Elabora y entrega del registro a CS.
GG es responsable por la aprobación del procedimiento.
5. Procedimiento
a.- CS recepta el documento del AC, ingresa la información al sistema
empresarial.
b.- CS solicita registro al AC, después de realizar la transacción.
c.- CO entrega el documento para ingresar las ventas realizadas.
d.- CS archiva el registro.
84
Gráfico No.
Diagrama de flujo del proceso del registro de transacciones al sistema
(software vigente)
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Entrega del
registro
Fin
Archivo del
documento
de registro
Correcto
Incorrecto
Ventas
Ingreso en el
software vigente
85
4.2.14 Archivo de la documentación de gerencia,
facturación y caja.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Determinar el proceso para el archivo de los documentos de las áreas de
gerencia, caja y facturación.
2. Alcance
Este documento se refiere a los procesos desde que se recepta la
documentación hasta su archivo.
3. Definiciones y Abreviaturas
CS.- Cajera - Secretaria
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
86
4. Responsabilidades
CS tiene la responsabilidad por el archivo de la documentación de gerencia,
caja y facturación.
CG tiene la responsabilidad por el cumplimiento de este procedimiento y del
archivo de la documentación.
GG es responsable por la aprobación de este procedimiento.
5. Procedimiento
a. CS recepta los documentos, clasifica los mismos de acuerdo al
departamento correspondiente, ya sea documentos de gerencia o de su
área.
b. Revisión documental para la verificación del proceso de clasificación.
c. Archivo de los documentos en carpetas independientes por orden, área,
fecha, entre otros.
87
Gráfico
Diagrama de flujo de Archivo de la documentación de gerencia,
facturación y caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Clasificación de
documentos por
áreas
Revisión de
comprobantes
Fin
Recepción de documentos
Archivo
Correcto
Incorrecto
88
4.2.15 Transcripción de documentos.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Describir el proceso para la trascripción de la documentación.
2. Alcance
El alcance de este procedimiento está indicado para todas las actividades
correspondientes a la transcripción de los documentos de gerencia, caja y
facturación.
3. Definiciones y Abreviaturas
CS.- Cajera - Secretaria
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
CS tiene la responsabilidad por la transcripción de los documentos de la
gerencia o del área propia.
CG es responsable por el cumplimiento del procedimiento.
GG tiene la responsabilidad por aprobar el procedimiento.
89
5. Procedimiento
a. CS transcribe la documentación por medio de una solicitud al GG, o de su
propia área, en relación a documentos tales como: contratos, oficios,
certificados, actas, solicitudes, informes, entre otros.
b. Verificación del proceso por parte del Gerente General
c. Se archiva la documentación transcrita por fecha, clasificando los del GG
y de Caja, por separado.
Gráfico de Diagrama de flujo de la Trascripción de Documentos
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Revisión del
Gerente
General
Fin
Oficios, Contratos, Actas,
Certificados, Informes,
Solicitudes, Otros
documentos
Archivo
Transcripción de los
documentos
Correcto
Incorrecto
90
4.2.16 Elaboración de los Estados Financieros.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Detallar el proceso para el desarrollo de los estados financieros.
2. Alcance
El alcance de este procedimiento está referido desde la recepción de los
comprobantes de compras y de ventas, por parte del AC, hasta el posterior
cálculo de la utilidad/pérdida del ejercicio económico anual.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
91
4. Responsabilidades
AC tiene la responsabilidad por la entrega de la información correcta y en
el tiempo oportuno, para el CG.
CG tiene la función de entregar en el tiempo correcto, los Estados
Financieros
GG es el responsable por la aprobación del procedimiento.
5. Procedimiento
a. CG pide los comprobantes al AC, con ellos realiza la construcción de los
Estados Financieros.
b. Ingreso de los datos al sistema.
c. Verificación de los datos a través de los documentos receptados por AC,
entre los que se pueden citar: planillas de pago, declaraciones y otros
soportes válidos para llevar a cabo la contabilidad empresarial.
d. Los estados se actualizan al inicio de cada periodo mensual.
92
Gráfico No.
Diagrama de flujo de los Estados Financieros
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Verificación de
la información
Fin
Solicitud de comprobantes
al AC
Archivo de los
documentos
soportes
Presentación del balance al GG
Correcto
Incorrecto
Ingreso en el
software vigente
Elaboración de
balances al inicio de la
semana
93
4.2.17 Elaboración de Proyecciones Financieras.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Describir el proceso para llevar a cabo los pronósticos financieros.
2. Alcance
El presente documento se inicia con la recopilación de la información, hasta
el desarrollo y presentación de los pronósticos financieros.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
CG es el responsable por la entrega de manera oportuna de los
pronósticos financieros.
GG es responsable por la aprobación del procedimiento.
5. Procedimiento
a. CG solicita que le entreguen los reportes de los ejercicios económicos
94
donde va a efectuar los pronósticos financieros.
b. Los pronósticos financieros pueden efectuarse para las adquisiciones,
ventas, entre otros.
c. Evaluados los pronósticos financieros, se presentan a GG para que
tenga lugar el correspondiente proceso toma de decisiones.
d. Con los pronósticos financieros impresos se entrega a AC para el
archivo.
Gráfico de Diagrama de flujo de las Proyecciones Financieras
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Revisión de
proyecciones
Fin
Solicitud de documentación
para las proyecciones
Archivo
Proyecciones a factores como
ventas y adquisiciones
Presentación al GG
Correcto
Incorrecto
95
4.2.18 Análisis financiero de la materialización de los
balances.
Asistencia de Contabilidad y Caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Determinar el proceso para realizar el análisis de los estados financieros.
2. Alcance
El presente procedimiento inicia en el proceso de comparación de algunos
ejercicios económicos anuales, hasta la obtención de los indicadores
financieros.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
CG es el responsable por el análisis de las cuentas de los balances.
GG es responsable por la aprobación del procedimiento.
96
5. Procedimiento
a. CG efectúa el proceso para la comparación de los ejercicios económicos
en referencia, considerando un análisis vertical y horizontal.
b. Determinadas las variaciones, se realiza el cálculo de los indicadores
financieros.
c. Se realiza el análisis de la estructura, saldos y criterios financieros,
analizando e interpretando su variación, para identificar las causas y
consecuencias de estos resultados.
Gráfico: Diagrama de flujo del Análisis Financiero de la Materialización
de los Balance
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Resultado del
análisis de la
materialización
Fin
Correcto
Incorrecto
Análisis Horizontal y vertical
Encontrar la materialización
de las cuentas
Establece
variaciones
97
4.2.19 Análisis y contabilización de las diferencias del
proceso de inventario.
Asistencia de Contabilidad y Caja.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de Contabilidad y Caja
Subcomponente: Análisis y contabilización de las diferencias del
proceso de inventario.
PROCESO
Análisis y
contabilización de
las diferencias del
proceso de
inventario.
Código: AD-AC-04
Versión: 1
Fecha de Emisión: 01/12/2012 Elaborado
por:
Fecha de Revisión: 01/12/2012 Revisado por:
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar las actividades concernientes al análisis y la contabilización de
las diferencias obtenidas de los inventarios.
2. Alcance
El alcance del documento corresponde hasta el registro contable de la
diferencia del inventario y la presentación del resultado al GG.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
98
4. Responsabilidades
CG es responsable por mantener actualizado los saldos de la cuenta de
inventarios para la toma de decisiones.
GG aprueba el proceso.
5. Procedimiento
a. CG Revisa la información para la contabilización.
b. Ingresa al software y Mayoriza las cuentas de inventarios.
b. Esta información son incorporados en los registros de los libros y
concatenados en el historial de los inventarios.
c. La información del conteo proporcionado por CG es una herramienta de
gran utilidad para el GG que es indispensable para la toma de decisiones,
estos soportes son entregando el AC para su correspondiente archivo.
99
Gráfico de Diagrama de flujo del proceso de contabilización de las
diferencias del inventario
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Inicio
Resultados
obtenidos
Fin
Mayoriza en las
cuentas respectivas
Análisis de las diferencias
Correcto
Incorrecto
Importación
de datos
Entrega
información al GG
Archivo
100
4.2.20 Análisis de Indicadores Financieros para la
compañía.
Asistencia de Contabilidad y Caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Establecer el procedimiento para el Análisis de Indicadores Financieros para
la compañía.
2. Alcance
Este procedimiento comprende desde la recopilación de los datos del
balance financiero de cada mes hasta el análisis de los indicadores
financieros aplicables de la compañía.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
101
4. Responsabilidades
El CG se responsabiliza de aplicar oportunamente análisis de los
indicadores/índices financieros según los Balances Financieros.
El GG es quien aprueba el procedimiento.
5. Procedimiento
a. El CG procede a la aplicación del índice de apalancamiento, prueba ácida,
de liquidez, de caja y todo los indicadores que sean necesarios dentro de la
compañía.
b. Ya con los índices/indicadores aplicados presenta la interpretación al GG
para su revisión y sus recomendaciones concurrentes en la economía de la
compañía y proporciona al AC para su archivo.
102
Gráfico
Diagrama de flujo del Análisis de Indicadores Financieros
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Análisis
financiero por
el Gerente
General
Fin
Prueba acida, liquidez de
caja, indicadores
Buenos
Malos
Aplicación del índice de
apalancamiento
Presentación al GG
Archivo
103
4.2.21 Gestionar el transporte para las actividades de la
compañía.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el procedimiento para la gestión del transporte de la compañía.
2. Alcance
Su alcance inicia con la confirmación de la actividad y culmina con el
seguimiento del proceso.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
CH.- Chofer
4. Responsabilidades
CG es el responsable de la gestión del transporte.
GG aprueba dicho proceso.
104
5. Procedimiento
CG efectúa la gestión conforme a estos parámetros:
Abastecimiento de inventario; confirmación de la venta con el cliente,
solicitando la liberación de los artículos, para lo cual realiza la emisión
del registro al CH contratado, considerando la cantidad de artículos,
llevando a cabo el seguimiento al transporte.
Cuando el transporte llega, el CH inspecciona mercadería.
Una vez que se ha revisado la mercadería a transportar fuera de la
ciudad y confirmando previamente la factura de venta de la mercancía,
el AC emite el registro correspondiente por concepto de la contratación
del transporte y su destino; finalmente realiza el seguimiento al
transporte, confirmando al cliente la entrega de la mercadería.
105
Gráfico de Diagrama de flujo de la Gestión de Trasporte para las
actividades de la Compañía
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Información
Fin
Solicita descargo del
inventario
Contratación del transporte
Correcto
Incorrecto
Confirmación de ventas
Constatación de la
mercadería por
parte del CH
Seguimiento de la
entrega
106
4.2.22 Elaboración de los Roles de Pago.
Asistencia de Contabilidad y Caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el proceso para elaborar roles de pago.
2. Alcance
El alcance de este documento va desde el pago de quincena del trabajador
hasta su registro respectivo.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
AC.- Asistente Contable y Caja
GG.- Gerente General
107
4. Responsabilidades
CG es responsable por la entrega de roles de pago de manera oportuna.
AC tiene la responsabilidad de entregar cálculos complementarios del rol de
pagos para el CG.
GG aprueba el proceso.
5. Procedimiento
a. CG solicita respectivos comprobantes de pago correspondientes a la
quincena depositada, con el fin de verificar los cálculos para la
confección del rol en el sistema informático, guarda en el formato para
pago automático en conjunto con la verificación efectuada.
b. Presentación de documento a GG para su respectiva aprobación y
autorización del correspondiente débito automático en la cuenta
corriente de la institución financiera con el cual se llevó a cabo aquel
convenio del pago.
c. Registro contable en el sistema informático, constatación del pago a
través de su firma en donde el colaborador demuestre conformidad.
d. Por último se entrega el documento a la AC y se procede a su archivo.
108
Gráfico: Diagrama de flujo de elaboración de Roles de
pago
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Revisión y
aprobación por el
CG
Fin
Solicitud de comprobantes
de descuentos o incentivos
a los colaboradores
Registro en el
software vigente
Archivo de firmas de
conformidad de pago
Confección del rol de
pagos
Cálculos según los
registros obtenidos
Autorización y aprobación por
el GG para el pago automático
Correcto
Incorrecto
109
4.2.23 Declaración de impuestos de la compañía.
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el proceso para la declaración de impuestos.
2. Alcance
El alcance de este documento incluye los pasos para la recopilación de los
datos de la declaración de tributos hasta su correspondiente registro
contable que debe estar actualizado.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
110
4. Responsabilidades
CG es responsable de la actualización de los tributos ante las entidades de
control respectivas.
GG aprueba el proceso.
5. Procedimiento
a. CG solicita los correspondientes comprobantes de retención del IVA e
IR, el total de compras y ventas efectuadas en el mes de la declaración.
b. Verifica comprobantes entregados
c. CG está obligado a mantenerse actualizado acerca de las reformas
tributarias que se encuentren vigentes a la fecha de la declaración;
solicitando el software al SRI para las declaraciones por Internet.
d. Efectuado el débito automático realiza el registro contable y entrega al
AC el correspondiente archivo.
111
Gráfico No.
Diagrama de flujo de Declaración de impuestos de la compañía
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Registro contable
del débito
Revisión de
comprobantes
Fin
Solicitud de comprobantes de
retención IVA, IMR, total de
ventas y compras
Registro en el
software vigente
(DIMM)
Archivo por
el AC
Correcto
Incorrecto
112
4.2.24 Planillas de aporte y demás tramites en el IESS.
Asistencia de Contabilidad y Caja SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de Contabilidad y Caja
Subcomponente: Planillas de aporte y demás trámites en el IESS
PROCESO
Planillas de aporte y demás
trámites en el IESS
Código: AD-CG-09
Versión: 1
Fecha de Emisión: 01/12/2012 Elaborado por:
Fecha de Revisión: 01/12/2012 Revisado por:
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de las planillas de aporte y
demás tramites en el IESS.
2. Alcance
Este procedimiento comprende los pasos desde la recopilación de la
información correspondiente hasta el archivo del comprobante de pago por
débito automático.
3. Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
113
4. Responsabilidades
El CG se responsabiliza de mantener actualizada la documentación de los
afiliados al IESS.
El GG es quien aprueba el procedimiento.
5. Procedimiento
a. El CG solicita la información de los roles de pago para la elaboración de
las planillas normales, de ajuste y de préstamos; así también puede
existir la variación de sueldos y tramite del aviso de entrada o de salida
de los colaboradores a la compañía.
b. Revisión de la información proporcionada
c. Ingresa la información vía internet e inclusive la misma visita al IESS
para la gestión de los trámites pertinentes.
d. En el caso del pago de los aportes existe también el convenio de débito
automático y posteriormente el archivo de las planillas y los
comprobantes de pago por parte del AC.
114
Gráfico
Diagrama de flujo de elaboración de aportes y demás trámites en el
IESS
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Inicio
Registro contable
del débito
Revisión de
Información
Fin
Solicitud de documentos
para elaboración de
trámites al IESS
Registro en el
software vigente
(IESS)
Archivo
planillas AC
Correcto
Incorrecto
115
CAPITULO V
Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones.
El Diseño del Instructivo de Sistema de Control Interno que se implementara
en la empresa IPETELEFON S.A Les permitirá a la organización,
estandarizar sus procesos, aplicándolos de forma segura y transparente,
reduciendo de esta forma los riesgos que pueden presentarse.
Así también las empresas están siendo controladas constantemente por los
entes de control, por tal motivo es necesario activar mecanismos de
autocontrol que identifiquen los errores y se puedan tomar las debidas
correcciones para no incurrir en penalizaciones por parte de las autoridades
gubernamentales.
Por cuanto debemos considerar entonces, las siguientes conclusiones de la
investigación desarrollada:
Que es imperativo diseñar un instructivo de control interno aplicado a
la empresa IPETELEFON S.A. objeto del buen uso de las cuentas
contables.
Que es necesario analizar los sistemas de control Interno actuales de
la empresa IPETELEFON S.A.
Que es importante describir los procedimientos contables.
116
Que se debe determinar qué aspectos debe incluir el instructivo para
un sistema de control Interno de la empresa IPETELEFON S.A.
Que es necesario difundir los procedimientos, capacitar a los
profesionales y evaluar el impacto que permite precisar las
problemáticas presentadas.
117
6.1 Recomendaciones
Como se manifestó el control interno es pieza fundamental en todas las
actividades relacionadas con la contabilidad y de operación en todas las
organizaciones pertenecientes al aparato productivo a nivel nacional, cuyo
fin es que los gerentes y contadores, pueda presentar estados financieros
confiables y transparentes para que sean aprobados por el organismo de
control que es la Superintendencia de Compañías del Ecuador.
Las actividades recomendadas para el personal de las organizaciones, con
relación al ámbito de control, es la siguiente:
Elaborar un plan de estructura Organizacional.
Establecer políticas y procedimientos a aplicar en todas las áreas.
Actualización de los sistemas informáticos contables.
Por cuanto se recomienda:
Se recomienda la elaboración de un Organigrama de jerarquías
Capacitar a los asistentes contables para que conozcan las
herramientas e instrumentos adecuados que deben utilizar para
realizar los trabajos en el área contable.
Implementar políticas y procedimientos que promueva al gerente,
contador y asistentes contables a aplicar el instructivo de control
interno en todas las áreas de la empresa, iniciando el desarrollo de
políticas de actualización, fortaleciendo la gestión para disminuir los
errores en las transacciones contables con políticas y procedimientos
de prevención.
118
Incentivar en el área contable el uso de herramientas adecuadas para
la aplicación del instructivo de control interno, normando el uso de
herramientas modernas e informáticas en el área contable para
mejorar la gestión de la misma.
Se recomienda a la administración la revisión, actualización y
evaluación periódica de la aplicación del diseño del instructivo de
control interno así también como los procedimientos, descripción de
funciones y políticas contables a fin de innovar e implementar otras
normas en concordancia con el crecimiento y expansión de la
compañía como los requerimientos sociales y personales de los
empleados.
119
BIBLIOGRAFÍA
1. FRANKLIN, E. (2010). Auditoria administrativa. Editorial Mc Graw Hill.
Segunda Edición. México D. F.
2. MANTILLA, SAMUEL A. (2009). Auditoría del Control Interno.
3. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) 2007
4. ROSENBERG, J. M. (2010). Diccionario de Administración y Finanzas.
Editado por Grupo Editorial Océano, Primera Edición. Barcelona, España.
5. Nazario Mariona Rosa. (2012) NIIF para Pymes.
6. Deloitte, (2014) Normas Internacional de Información Financiera.
7. Portal NIC-NIIF (2013) nuevos perfiles de uso de las NIIF.
8. El financiero, Carla Cortez, (2012) “El control interno no representa una
carga administrativa para las Pymes”.
9. Metodología de la investigación (2013), “Justificación de la investigación”.
10. Universidad KYNO (2010), “Variables de la investigación”.
11. Giovanny E. Gómez, Auditoría y Control interno (2001).
12. Gerencie, Análisis Financiero (2013), “¿Qué es el análisis financiero?”.
13. Gerencie, (2009), La Contabilidad.
14. Mauricio Lefcovich, “Las pequeñas empresas y las causas de sus
fracasos”.
15. Superintendencia de Compañías del Ecuador, (2011) Comisión del
proyecto para la adopción de las IFRS.
16. Ing. Com. Jorge Miranda (2010), “Definición de Activo según NIIF”.
17. Jesús Antonio Alarcón, (2013), “pasivos y Patrimonios según NIIF”.
18. “Instructivo para la Elaboración de un Manual de Control Interno”.
19. “Manual de Control Interno”, (2002) Carmen Pozo.
20. Centro Para el Desarrollo y la educación Intercultural (2002),
“Elaboración de Flujogramas”.
120
121
ANEXO A
Objetivo: Entrevista – Directorio
Este documento buscar constituir un aporte a quienes necesitan conocer
algunos aspectos específicos sobre el diseño de un instructivo de control
interno aplicado a las cuentas contable, las respuestas representan la
opinión personal del entrevistado.
Preguntas de la Investigación.
1- ¿Los asistentes contables y el contador, desarrollan
adecuadamente las actividades contables?
2- ¿Los errores presentados son debido a la falta de capacitación
de los colaboradores de la empresa?
3- ¿Hay confiabilidad en la calidad de la información contable
proporcionada por los registros de las transacciones realizadas?
4- ¿Considera usted que la rentabilidad de la empresa podría
mejorar, ejerciendo controles sobre los procesos críticos?
5- ¿La empresa cuenta con mecanismos que faciliten el ejercicio de
autocontrol?
6- ¿ Es necesario elaborar un instructivo de control interno?
122
Entrevista al Directorio 5 4 3 2 1 Total
Pregunta 01- ¿Los asistentes contables y el
contador, desarrollan adecuadamente las
actividades contables? 1 1 2
Pregunta 02- ¿Los errores presentados son debido
a la falta de capacitación de los colaboradores de
la empresa? 1 1 2
Pregunta 03- ¿Hay confiabilidad en la calidad de la
información contable proporcionada por los registros
de las transacciones realizadas? 2 2
Pregunta 04- ¿Considera usted que la rentabilidad de
la empresa podría mejorar, ejerciendo controles sobre
los procesos críticos? 1 1 2
Pregunta 05- ¿La empresa cuenta con mecanismos
que faciliten el ejercicio de autocontrol? 2 2
Pregunta 06- ¿Es necesario elaborar un instructivo de
control interno? 2 2
Total 7 3 2 12
Fuente: Resultados de la entrevista al Directorio
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda
Quisiguiña Mejía Jessica María
123
Entrevista a los Directores.
1- ¿Los asistentes contables y el contador, desarrollan
adecuadamente las actividades contables?
Director 01: Si estoy de acuerdo con las actividades realizadas por el
contador y los asistentes, ya que la información financiera tiene
relación con las operaciones de la empresa
Director 02: En la actualidad, no hemos tenido quejas pero tampoco
hemos visto mejoras, el equipo de trabajo se mantiene en la misma
rutina
2- ¿Los errores presentados son debido a la falta de capacitación
de los colaboradores de la empresa?
Director 01: Estoy de acuerdo que existen errores a nivel de
asistente pero estos son corregidos por el contador en sus revisiones.
Director 02: Yo estoy al margen de ese tema, en este punto el
contador debe realizar las revisiones necesarias.
3- ¿Hay confiabilidad en la calidad de información contable
proporcionada por los registros de las transacciones realizadas?
Director 01: Correcto, la información contable tiene coherencia con
las transacciones que realiza la empresa.
Director 02: Estoy de acuerdo ya que los resultados mensuales
mantienen una tendencia.
124
4- ¿Considera usted que la rentabilidad de la empresa podría
mejorar, ejerciendo controles sobre los procesos críticos?
Director 01: Estoy de acuerdo, considero que es importante que a
medida que la empresa crece se deban organizar los procesos.
Director 02: La empresa se ha mantenido con la estructura actual, no
estoy seguro si aplicando más controles mejoraría.
5- ¿La empresa cuenta con mecanismos que faciliten el ejercicio de
autocontrol?
Director 01: No estoy de acuerdo la empresa no cuenta con estos
mecanismos de control
Director 02: No estoy de acuerdo la empresa necesita una asesoría
externa sobre este tema.
6- ¿Es necesario elaborar un instructivo de control interno?
Director 01: Estoy de acuerdo la empresa está creciendo y cada vez
se hace más necesario realizar el cumplimiento de políticas.
Director 02: Considero que si es necesario implementar un sistema
de control interno ya que esto ayudara a reducir los riesgo en los
procesos.
125
Objetivo: Entrevista – Gerentes
Preguntas de la Investigación.
1- ¿Los asistentes contables y el contador, desarrollan
adecuadamente las actividades contables?
2- ¿Considera usted que el diseño de un instructivo de control
interno facilita agilitar la presentación de la información
contable?
3- ¿Hay confiabilidad en la calidad de la información contable
proporcionada por los registros de las transacciones realizadas?
4- ¿Considera usted que la rentabilidad de la empresa podría
mejorar, ejerciendo controles sobre los procesos críticos?
5- ¿La empresa cuenta con mecanismos que faciliten el ejercicio de
autocontrol?
6- ¿Es necesario elaborar un instructivo de control interno?
126
Fuente: Resultados de la entrevista a los Gerentes
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda
Quisiguiña Mejía Jessica María
Entrevista a los Gerentes 5 4 3 2 1 Total
Pregunta 01 ¿Los asistentes contables y el contador,
desarrollan adecuadamente las actividades contables? 1 1
Pregunta 02 ¿Considera usted que el diseño de un
instructivo de control interno facilita agilitar la
presentación de la información contable? 1 1
Pregunta 03 ¿Hay confiabilidad en la calidad de la
información contable proporcionada por los registros
de las transacciones realizadas? 1 1
Pregunta 04 ¿Considera usted que la rentabilidad de
la empresa podría mejorar, ejerciendo controles sobre
los procesos críticos? 1 1
Pregunta 05 ¿La empresa cuenta con mecanismos que
faciliten el ejercicio de autocontrol? 1 1
Pregunta 06 ¿Es necesario elaborar un instructivo de
control interno? 1 1
Total 5 1 1 0 6
127
Entrevista al Gerente.
1- ¿Los asistentes contables y el contador, desarrollan
adecuadamente las actividades contables?
Si considero que realizan bien sus actividades a pesar de no tener un
manual de procedimiento establecido.
2- ¿Considera usted que el diseño de un instructivo de control
interno facilita agilitar la presentación de la información
contable?
Si considero que el instructivo de control interno mejoraría la
presentación de la información contable ya que los colaboradores se
guiarían en base a los procedimientos establecidos.
3- ¿Hay confiabilidad en la calidad de la información contable
proporcionada por los registros de las transacciones realizadas?
Estoy de acuerdo con la información que se presenta cada uno de los
Estados Financieros.
4- ¿Considera usted que la rentabilidad de la empresa podría
mejorar, ejerciendo controles sobre los procesos críticos?
Totalmente de acuerdo, ya que existen ciertos procesos que pueden
mejorarse.
5- ¿La empresa cuenta con mecanismos que faciliten el ejercicio de
autocontrol?
Estoy en desacuerdo, la empresa no cuenta con estos mecanismos
que faciliten la evaluación de los procesos, en busca de la eficiencia.
6- ¿Es necesario elaborar un instructivo de control interno?
Estoy de acuerdo, que se debe diseñar un instructivo de control
interno, ya que esto ayudaría a la empresa a minimizar los errores
que se dan en los diferentes departamentos.
128
Objetivo: Entrevista – Contador y Asistentes Contables
Preguntas de la Investigación.
1- ¿Los procesos de contabilidad de la empresa son apoyados por
sistemas informáticos?
2- ¿Las transacciones contables son seguras?
3- ¿Se debe automatizar los procesos contables?
4- ¿Los directivos dan los lineamientos adecuados y claros
respecto a los procesos del departamento?
5- ¿Existe interés de los Directivos para desarrollar un sistema de
control interno?
6- ¿Es necesario elaborar un instructivo de control interno?
Entrevista al Contador y Asistentes Contables 5 4 3 2 1 Total
Pregunta 01 ¿Los procesos de contabilidad de la
empresa son apoyados por sistemas informáticos? 2 2
Pregunta 02 ¿Las transacciones contables son
seguras? 2 2
Pregunta 03 ¿Se debe automatizar los procesos
contables? 2 2
Pregunta 04 ¿Los directivos dan los lineamientos
adecuados y claros respecto a los procesos del
departamento? 1 1 2
Pregunta 05 ¿Existe interés de los Directivos para
desarrollar un sistema de control interno? 1 1 2
Pregunta 06 ¿Es necesario elaborar un instructivo de
control interno? 1 1 2
Total 1 7 2 2 0 12
Fuente: Resultados de la entrevista al Contador y Asistentes Contables
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda
Quisiguiña Mejía Jessica María
129
Preguntas de la Investigación.
1- ¿Los procesos de contabilidad de la empresa son apoyados por
sistemas informáticos?
Contador: Estoy en desacuerdo, ya que el sistema actual no cuenta
con todas las herramientas para reducir los tiempos empleados en el
registro de las transacciones.
Asistente Contable: No estoy de acuerdo, considero que se debe
mejorar el sistema.
2- ¿Las transacciones contables son seguras?
Contador: Estoy de acuerdo, la información es revisada al detalle a
pesar de no contar con sistemas que generen reportes
automatizados.
Asistente Contable: Si, considero que es segura, aunque nos tome
más tiempo de lo planificado, debido a que se lo realiza
manualmente.
3- ¿Se debe automatizar los procesos contables?
Contador: Si considero, ya que la empresa está creciendo en sus
actividades y cada vez se hace más necesario debido a que los
diferentes entes de control solicitan información de manera ágil.
Asistente Contable: Si es necesario, ya que actualmente toda la
información solicitada se la consolida de forma manual, esto puede
130
incurrir en errores y por tal motivo nos obliga a emplear mayor tiempo
para revisar la información.
4- ¿Los directivos dan los lineamientos adecuados y claros
respecto a los procesos del departamento?
Contador: Efectivamente, las disposiciones son comunicadas de
forma oportuna y personalizada.
Asistente Contable: No estoy seguro, en ocasiones esto solo ha
llegado hasta el nivel de la jefatura.
5- ¿Existe interés de los Directivos para desarrollar un sistema de
control interno?
Contador: Estoy de acuerdo, si se ve el interés por mejorar los
controles de la empresa aunque no tiene mucha experiencia en cómo
realizarlo.
Asistente Contable: Esa información no llega hasta nuestro
conocimiento.
6.- ¿Es necesario elaborar un instructivo de control interno?
Contador: Estoy de acuerdo, es importante desarrollar el instructivo
de control interno, pues así se podrán optimizar las operaciones de la
empresa.
Asistente Contable: Totalmente de acuerdo, ya que de esta manera
se tendrían funciones y responsabilidades establecidas.
![Percepción que poseen los estudiantes que participaron en ... · PDF file1, [34-58]. Enero – junio 2013 ISSN 1101 – 0275](https://static.fdocumento.com/doc/165x107/5a7879b37f8b9a1f128b892a/percepcion-que-poseen-los-estudiantes-que-participaron-en-1-34-58-enero.jpg)
