Guía de Aprendizaje: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales

Fecha:26_03_2012

Versión 5

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Nombre del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa No. Ficha en Sofía:

Nombre del Proyecto:

Fase del Proyecto: Entregable de Fase: Informe de la planeación, ejecución y evaluación de un evento

Competencias a Desarrollar210601002. Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresaResultados de Aprendizaje

21060100201 Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la coordinación de las diferentes actividades, y las políticas institucionales.21060100202 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización.21060100203 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organización.

Tiempo Estimado de Ejecución:120 horas

2. INTRODUCCIÓNLa organización de eventos como herramienta de comunicación organizacional ha experimentado un importante desarrollo en los últimos años. La saturación de algunos medios y la pérdida de eficacia de las formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse con su público. Por esta razón los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación empresarial, que consigue impactos directos y efectivos con su público objetivo.

La organización de eventos es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las marcas a partir de la relación experiencial con el cliente.

El desarrollo de esta guía permitirá al aprendiz, comprender los conocimientos para la aplicación de los procedimientos, enfocados a la planeación, ejecución y evaluación de eventos, así como las normas de gestión de la calidad vigentes para el desarrollo de los mismos.

3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJEACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Para desarrollar la actividad, debes estudiar los materiales de apoyo y seguir las siguientes instrucciones:

Motivación e identificación de saberes previos para la organización de eventos: Lectura de una noticia o artículo sobre el éxito en la organización de eventos. Preguntas del docente a los aprendices sobre: interés por aprender sobre organización de eventos,

experiencias en organización de eventos empresariales, eventos en que le gustaría participar, relación de los conocimientos teóricos y de las herramientas necesarias para organizar un evento con el perfil y ocupación del Asistente Administrativo, incidencia en la fidelidad y satisfacción del cliente a partir de los resultados de la evaluación de un evento empresarial.

Contextualizamos la organización de eventos De manera grupal realizar lectura a los documentos de estudio, facilitados por el instructor:

a) Norma Técnica Sectorial NTS-OPC 001. Operación de Congresos, Ferias y Convenciones. Requisitos de Servicio

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b) NCL 21060102. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa

c) Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República Realizar intercambio de conocimientos entre aprendices a través de la técnica de la Rejilla Elaborar mapa conceptual en Cmap Tools de los conocimientos adquiridos y preparar para socializar en

encuentro grupal.

Consultar de manera individual la Clasificación de los Protocolos y elaborar cuadro comparativo a partir aspectos como: concepto, objetivos, públicos, tipos de actos, ejemplos de eventos nacionales e internacionales, socializar mediante la técnica de los carteles.

Realizar un ensayo de 2 páginas (letra arial 12, espaciado sencillo) para uno de los siguientes: Relación entre la organización de eventos (el protocolo) y su difusión general (la comunicación), los eventos como estrategia para promover la imagen e identidad corporativa, etiqueta social y etiqueta empresarial, artes aplicadas a eventos (ambientación (elementos como: flores, dibujos, fotos, plantas escenográficas, como para tener un contacto práctico, sensorial y creativo con la ambientación), maquillaje, aplicaciones de sonido y música, estrategias para la comunicación y difusión de eventos

En equipo colaborativo: a partir del contenido de los documentos ya estudiados, consulta en la pagina web: http://protocolo.org, http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/ y otras fuentes de información, elaborar Cuestionario Cultura General de Eventos, el cual deberá estar conformado por 15 preguntas que integre los contenidos de conocimiento y de proceso de la competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa, según el programa de formación.

Realizar socialización a partir de dinámicas grupales como: lotería, sopa de letras, puntos clave, cuestionario general, entre otras.

Aprendemos organizando, viendo y participando en eventos empresariales En equipos colaborativos: evidenciar el logro de los resultados de aprendizaje de la competencia

Organizar eventos mediante práctica en la: planeación, desarrollo y evaluación de un evento real o simulado de tipo: académico, político, deportivo, cultural, empresarial, social y/o religioso. Cada equipo colaborativo deberá asumir un tipo de evento diferente al de los demás.

Elaborar y presentar informe administrativo largo sobre de la planeación, ejecución y evaluación del evento realizado con los respectivos anexos que evidencien el cumplimiento de cada etapa del proceso desde la planeación hasta la evaluación, post-evento y propuestas de mejoramiento.

Ambiente(s) requerido(s): Aula de informática, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativo, espacio amplio para el montaje del evento, auditorio, placas deportivasMedios y Recursos requeridos:Medios: Equipo de computo con conectividad, video Beam, Sofía Plus: Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo (Software académico del Sena)

4. EVALUACIONEvidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

instrumentos de Evaluación

Evidencias de Conocimiento

Cuestionario sobre Cultura General Organización de eventos

Evaluación escrita: Organización de eventos

Estructura eventos menores aplicando las etapas, los conceptos básicos y las directrices de la organización.

Selecciona los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la planeación, coordinación y ejecución del evento.

Selecciona los medios técnicos y tecnológicos para la divulgación del evento.

Realiza la divulgación del evento, de acuerdo con las políticas de la organización

Técnica: Preguntas y respuestas, técnicas de juego para socialización grupalInstrumento: Cuestionario

Evidencias de Desempeño Socialización cuestionario

Técnica:Observación

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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e instrumentos de

EvaluaciónCultura General Organización de Eventos

Observación de la participación en la planeación, ejecución y evaluación del evento

Conserva los documentos, producto del evento, de acuerdo con el soporte y la legislación vigente.

Selecciona las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado.

Determina las medidas de seguridad necesarias para la realización del evento.

Realiza el evento de acuerdo con lo planeado y las políticas institucionales

Instrumento: Lista de chequeo: planeación ejecución y evaluación de eventos.

Evidencia de producto

Mapa conceptual contextualizo la organización de eventos

Cuadro comparativo: Clasificación de eventos

Ensayo sobre organización de eventos

Informe de la planeación, ejecución y evaluación de un evento realizado en grupo colaborativo

Técnica: Valoración de ProductoInstrumento: Lista de chequeo Informe de la planeación, ejecución y evaluación de un evento.

Forma y fecha de entrega de las evidencias: Colocar fecha de entrega

5. GLOSARIOEvento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.

6. FUENTESNorma Técnica Sectorial NTS-OPC 00, ICONTECNCL 210601002. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresaProtocolo y etiqueta: http://www.protocolo.org/ Presidencia de la Republica. Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=40050 Accesado 30 de julio de 2012.Asociación Colombiana de Ceremonial y Protocolo: Bloger.http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/, Accesado, 31 de julio de 2012

7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE:Nombres Especialidad

8. Guía elaborada por: Instructores Articulación Educación Media Técnica, Asistencia Administrativa, Centro de Comercio

Fecha 31 07 2012

Guía ajustada por: Fecha

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