Guía de aplicación de la Norma Técnica de ... · 4.2. Tipos de copias auténticas ... La Norma...

SECRETARIacuteA DE ESTADO PARA LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA

DIRECCIOacuteN GENERAL PARA EL IMPULSO DE LA ADMINISTRACIOacuteN ELECTROacuteNICA

GUIacuteA DE APLICACIOacuteN DE LA NORMA TEacuteCNICA

DE INTEROPERABILIDAD

Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre

documentos electroacutenicos

Madrid octubre 2011

Esta publicacioacuten ha sido elaborada por la Direccioacuten General para el Impulso de la

Administracioacuten Electroacutenica

1ordf edicioacuten electroacutenica - Versioacuten 01092011

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Territorial y Administracioacuten Puacuteblica

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Edita Ministerio de Poliacutetica Territorial y Administracioacuten Puacuteblica

Secretariacutea General Teacutecnica

NIPO 850-11-053-X

administracioacuten electroacutenica

Proteja el medio ambiente No imprima si no es imprescindible

IacuteNDICE

0 CONSIDERACIONES PREVIAS 5

1 INTRODUCCIOacuteN 6

2 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE PROCEDIMIENTOS DE COPIADO AUTEacuteNTICO Y CONVERSIOacuteN ENTRE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 10

21 Queacute NO incluye la NTI 11

3 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS 12

4 COPIADO AUTEacuteNTICO13

41 Definicioacuten 13

42 Tipos de copias auteacutenticas15

43 Proceso de copiado auteacutentico17

431Requisitos de expedicioacuten18

432Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato18

433Copia electroacutenica auteacutentica de documento papel20

434Copia electroacutenica parcial auteacutentica21

435Copia papel auteacutentica de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos22

436Firma de la copia auteacutentica23

44 Soporte y formato de las copias electroacutenicas auteacutenticas 24

45 Informacioacuten complementaria al proceso de copiado24

5 CONVERSIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS25

51 Concepto y descripcioacuten25

52 Motivacioacuten de un cambio de formato 25

53 Descripcioacuten del proceso de cambio de formato 26

531Fase de planificacioacuten 27

532Fase de conversioacuten28

533Fase de validacioacuten 28

534Fase de conformacioacuten del documento electroacutenico 28

6 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 30

61 Definiciones30

62 Acroacutenimos 34

7 REFERENCIAS35

71 Legislacioacuten 35

72 Estaacutendares y buenas praacutecticas 36

73 Documentos de trabajo y referencias 37

ANEXO I ndash EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO 40

IacuteNDICE DE FIGURAS Figura 1 Proceso de copiado auteacutentico18

Figura 2 Documento electroacutenico original y su copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato 19

Figura 3 Documento papel original y su copia electroacutenica auteacutentica 20

Figura 4 Documento electroacutenico original y su copia electroacutenica parcial auteacutentica 21

Figura 5 Documento electroacutenico original y su copia papel auteacutentica 23

Figura 6 Fases del proceso de conversioacuten entre documentos electroacutenicos 26

IacuteNDICE DE TABLAS Tabla 1 Tipos de copias auteacutenticas16

Tabla 2 Metadatos miacutenimos obligatorios que reflejan el caraacutecter de copia 19



Tabla 5 Metadatos en el proceso de conversioacuten29

Histoacuterico de versiones del documento

Nombre del documento Fecha Descripcioacuten

20110901_ENI_GuiaAplicacion_NTI _Copiado y Conversion 01092011 Primera versioacuten

Guiacutea de aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos

4


5

0 CONSIDERACIONES PREVIAS

Este documento constituye una guiacutea de aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos (en adelante NTI) y como tal su objetivo es servir como herramienta de apoyo para la aplicacioacuten e implementacioacuten de lo dispuesto en dicha NTI Para ello su contenido incluye tanto citas expliacutecitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aqueacutella

Para facilitar su manejo y comprensioacuten esta guiacutea incluye diferentes recursos graacuteficos cuya leyenda se muestra a continuacioacuten

Cita textual de la NTI

Indicador de contenido considerado de especial importancia o relevancia

A lo largo del desarrollo de esta guiacutea y en la propia NTI se referencia a otras normas que incluyen informacioacuten relacionada con los procedimientos de copia auteacutentica y conversioacuten y que es necesario conocer para abordar de manera global estos aspectos En concreto las normas con contenido relacionado son

i Cataacutelogo de estaacutendares

ii Documento electroacutenico

iii Digitalizacioacuten de documentos

iv Expediente electroacutenico

v Poliacutetica de firma electroacutenica y de certificados de la Administracioacuten

vi Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

1 INTRODUCCIOacuteN

1 El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante ENI) se define en el apartado 1 del artiacuteculo 42 de la Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los Servicios Puacuteblicos como ldquohellip el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad conservacioacuten y normalizacioacuten de la informacioacuten de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Puacuteblicas para la toma de decisiones tecnoloacutegicas que garanticen la interoperabilidadrdquo

2 El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica (en adelante RD 42010 ENI) fija en su Disposicioacuten adicional primera el desarrollo de las siguientes Normas Teacutecnicas de Interoperabilidad

a) Cataacutelogo de estaacutendares b) Documento electroacutenico c) Digitalizacioacuten de documentos d) Expediente electroacutenico e) Poliacutetica de firma electroacutenica y de certificados de la Administracioacuten f) Protocolos de intermediacioacuten de datos g) Relacioacuten de modelos de datos h) Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos i) Requisitos de conexioacuten a la Red de comunicaciones de las Administraciones puacuteblicas

espantildeolas j) Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales

Maacutes la siguiente relativa al artiacuteculo 28 del mismo RD 42010 ENI

l) Declaracioacuten de conformidad con el ENI

3 Estas Normas Teacutecnicas de Interoperabilidad se aprobaron en aplicacioacuten de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicioacuten adicional primera del RD 42010 ENI fruto de un proceso de elaboracioacuten en el que participaron todas las Administraciones Puacuteblicas a las que les son de aplicacioacuten y fueron informadas favorablemente por la Comisioacuten Permanente del Consejo Superior de Administracioacuten Electroacutenica y el Comiteacute Sectorial de Administracioacuten Electroacutenica

4 Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en miacutenimos de forma que se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su implantacioacuten y aplicacioacuten en un corto plazo con un impacto miacutenimo pero sin perder una orientacioacuten de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo en paralelo al progreso de los servicios de Administracioacuten Electroacutenica de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucioacuten tecnoloacutegica

5 En particular la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos establece las condiciones para la obtencioacuten de copias electroacutenicas auteacutenticas y las copias papel de documentos puacuteblicos administrativos desarrollando lo establecido en el artiacuteculo 30 de la Ley 112007 y para la conversioacuten entre documentos electroacutenicos


6

atendiendo a la necesidad de preservar la conservacioacuten acceso y legibilidad de los documentos electroacutenicos seguacuten en el artiacuteculo 23 del RD 42010 ENI

6 La NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos fue publicada en el Boletiacuten Oficial del Estado Nuacutemero 182 del saacutebado 30 de julio de 2011 (httpwwwboeesdiario_boetxtphpid=BOE-A-2011-13172) y estaacute disponible para su consulta en el Portal de Administracioacuten electroacutenica (httpadministracionelectronicagobes) junto al resto de normas teacutecnicas del ENI

7 El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artiacuteculos de su Resolucioacuten que se incluyen a continuacioacuten


7

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artiacuteculo 42 de la Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los Servicios Puacuteblicos Su finalidad es la creacioacuten de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad teacutecnica semaacutentica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones puacuteblicas que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a traveacutes del acceso electroacutenico a los servicios puacuteblicos a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia

El Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica establece en su disposicioacuten adicional primera el desarrollo de la serie de Normas Teacutecnicas de Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones puacuteblicas

Las Normas Teacutecnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones tales como documento electroacutenico digitalizacioacuten expediente electroacutenico copiado auteacutentico y conversioacuten poliacutetica de firma estaacutendares intermediacioacuten de datos modelos de datos gestioacuten de documentos electroacutenicos conexioacuten a la red de comunicaciones de las Administraciones puacuteblicas espantildeolas modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaracioacuten de conformidad todos ellos necesarios para asegurar los aspectos maacutes praacutecticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones puacuteblicas y con el ciudadano Estas Normas Teacutecnicas de Interoperabilidad se desarrollaraacuten y perfeccionaraacuten a lo largo del tiempo en paralelo al progreso de los servicios de Administracioacuten Electroacutenica de las infraestructuras que los apoyan y de la evolucioacuten tecnoloacutegica para dar cumplimiento al mandato del artiacuteculo 423 de la Ley 112007 de 22 de junio

Dentro de este conjunto de Normas Teacutecnicas de Interoperabilidad las normas relativas al documento electroacutenico al expediente electroacutenico a la digitalizacioacuten de documentos en soporte papel a los procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten y a la poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto

42010 de 8 de enero sobre interoperabilidad recuperacioacuten y conservacioacuten del documento electroacutenico a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electroacutenico a lo largo del tiempo

En particular la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos establece las reglas para la generacioacuten y expedicioacuten de copias electroacutenicas auteacutenticas copias papel auteacutenticas de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos y para la conversioacuten de formato de documentos electroacutenicos por parte de las Administraciones puacuteblicas para los aspectos relativos a la gestioacuten de los documentos resultantes del proceso de copiado auteacutentico o conversioacuten se remite a la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

La presente norma teacutecnica se ha elaborado con la participacioacuten de todas las Administraciones puacuteblicas a las que les es de aplicacioacuten ha sido informada favorablemente por la Comisioacuten Permanente del Consejo Superior de Administracioacuten Electroacutenica y propuesta por el Comiteacute Sectorial de Administracioacuten Electroacutenica

En aplicacioacuten de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicioacuten adicional primera del Real Decreto 42010 de 8 de enero

Esta Secretariacutea de Estado resuelve

Primero

Se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos cuyo texto se incluye a continuacioacuten

Segundo

La Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos que se aprueba mediante la presente Resolucioacuten se aplicaraacute desde el diacutea siguiente al de su publicacioacuten en el laquoBoletiacuten Oficial del Estadoraquo sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicioacuten Transitoria primera del Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica

Madrid 19 de julio de 2011ndashLa Secretaria de Estado para la Funcioacuten Puacuteblica Mariacutea Consuelo Rumiacute Ibaacutentildeez

8 El texto completo de la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos estaacute formado por los siguientes ocho apartados


8

NORMA TEacuteCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE PROCEDIMIENTOS DE COPIADO AUTEacuteNTICO Y CONVERSIOacuteN ENTRE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS

IacuteNDICE

I Objeto

II Aacutembito de aplicacioacuten

III Caracteriacutesticas generales de las copias electroacutenicas auteacutenticas

IV Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato

V Copia electroacutenica auteacutentica de documentos papel

VI Copia electroacutenica parcial auteacutentica

VII Copia papel auteacutentica de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos

VIII Conversioacuten entre documentos electroacutenicos

9 Esta estructura de Resolucioacuten de aprobacioacuten refleja praacutecticas habituales en otros sectores para el tratamiento de cuestiones teacutecnicas como es en el aacutembito de las telecomunicaciones el Real Decreto 12871999 de 23 de julio por el que se aprueba el Plan teacutecnico nacional de la radiodifusioacuten sonora digital terrenal en el sector de la edificacioacuten el Real Decreto 3142006 de 17 de marzo por el que se aprueba el Coacutedigo Teacutecnico de la Edificacioacuten y en el sector de la obra civil por ejemplo el Real Decreto 6372007 de 18 de mayo por el que se aprueba la norma de construccioacuten sismorresistente puentes (NCSP-07)


9

2 OBJETI VO Y ALCANCE DE LA NTI DE PROCEDIMIENTOS DE COPIADO AUTEacuteNTICO Y CONVERSIOacuteN ENTRE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS

10 El objeto de la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos se establece en el apartado I de la NTI

I Objeto

La Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos tiene por objeto establecer las reglas para la generacioacuten de copias electroacutenicas auteacutenticas copias papel auteacutenticas de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos y para la conversioacuten de formato de documentos electroacutenicos

11 Seguacuten esto la NTI recoge los requisitos que rigen la generacioacuten de copias auteacutenticas en el entorno electroacutenico y la conversioacuten entre documentos electroacutenicos a nivel funcional detallando coacutemo se reflejan estos procesos en la estructura del documento electroacutenico y en sus metadatos

12 Noacutetese que

i En el caso de copias auteacutenticas en papel de documentos electroacutenicos la NTI soacutelo establece las condiciones para aquellas cuyo documento origen es un documento puacuteblico administrativo electroacutenico atendiendo a lo establecido en el punto 5 del artiacuteculo 30 de la Ley 112007 El resto de casos de copias papel quedariacutea por tanto fuera del alcance de la NTI sin detrimento de que cada organizacioacuten pueda valorar la conveniencia de extender la aplicacioacuten de lo establecido en la NTI a otros casos carentes de regulacioacuten especiacutefica

ii La conversioacuten de documentos que trata la NTI se refiere uacutenicamente al proceso de transformacioacuten de un documento electroacutenico de un formato o versioacuten de formato a otro Seguacuten esto otras conversiones o migraciones sobre el soporte o medio fiacutesico de un documento quedan fuera del alcance de la NTI

13 Atendiendo a lo anterior y con el objetivo de dar apoyo a la aplicacioacuten e implementacioacuten de lo dispuesto en la NTI esta guiacutea desarrolla

i En relacioacuten a los procesos de copiado auteacutentico

a Definicioacuten de copiado auteacutentico y teacuterminos relacionados

b Tipos de copias auteacutenticas seguacuten la normativa aplicable

c Proceso de obtencioacuten de una copia auteacutentica

d Soporte y formato de copias auteacutenticas

e Informacioacuten complementaria del proceso

ii En relacioacuten a los procesos de conversioacuten de documentos electroacutenicos

a Concepto y descripcioacuten

b Motivacioacuten de un cambio de formato de un documento electroacutenico

Guiacutea de aplicacioacuten de la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre 10 documentos electroacutenicos


c Descripcioacuten del proceso de cambio de formato atendiendo a los requisitos para la ejecucioacuten del mismo y sus metadatos asociados

21 Queacute NO incluye la NTI

14 La NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos a la que da soporte esta guiacutea no debe considerarse como

i Una relacioacuten completa de requisitos y tipos de copias de documentos desde un punto de vista de su valor legal o juriacutedico La NTI trata solamente la generacioacuten de copias auteacutenticas y no incluye por ejemplo el tratamiento de copias electroacutenicas a efecto de compulsa

ii Una definicioacuten de organizaciones y entes competentes para la generacioacuten de copias auteacutenticas Estos aspectos se recogen en los reglamentos especiacuteficos de cada organizacioacuten y en la normativa aplicable como es la atribucioacuten para la generacioacuten de copias auteacutenticas y su validez definida en el artiacuteculo 46 de la Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedimiento Administrativo Comuacuten

iii Una descripcioacuten de procedimientos de solicitud de copias plazos de expedicioacuten y consideraciones especiacuteficas a aplicar seguacuten el contenido del documento sobre el que es necesario generar una copia (datos personales datos de terceros etc) Para este tipo de cuestiones cada organizacioacuten aplicariacutea lo establecido en la legislacioacuten vigente y normativa especiacutefica

iv Un procedimiento completo de generacioacuten de copias auteacutenticas ni de conversioacuten de formatos ya que soacutelo incluye las principales cuestiones a tener en cuenta en el disentildeo e implantacioacuten de aqueacutellos Los procedimientos especiacuteficos a implantar en cada organizacioacuten se disentildeariacutean y desarrollariacutean por parte de cada una de ellas en consonancia con el resto de NTIs en especial con lo establecido en la NTI de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

v Una relacioacuten de consideraciones para generacioacuten de copias en las que original y copia se presenten en soporte papel Este tipo de copias se generariacutean siguiendo las especificaciones establecidas por la normativa vigente

vi Referencia completa de consideraciones relativas a la seguridad de los documentos objeto y resultado de estos procesos maacutes allaacute de los mecanismos necesarios para la autenticidad fiabilidad integridad y disponibilidad de los documentos generados en procesos de copia y conversioacuten Para garantizar que la gestioacuten y el tratamiento de los documentos electroacutenicos se realizan bajo las medidas de seguridad adecuadas cada organizacioacuten cumpliriacutea con lo establecido a tal efecto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS)

3 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS

15 El aacutembito de aplicacioacuten de la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos se define en el apartado II de la NTI


Esta norma seraacute de aplicacioacuten en los procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos en el aacutembito establecido en el artiacuteculo 3 del Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica

16 Por tanto las indicaciones contenidas en la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos son de aplicacioacuten para todos los oacuterganos de la Administracioacuten y Entidades de Derecho Puacuteblico vinculadas o dependientes de aqueacutella (en adelante organizaciones) en sus procedimientos de generacioacuten de copias auteacutenticas en el entorno de documentos electroacutenicos y en las conversiones de formato de documentos electroacutenicos

17 Dentro del aacutembito de aplicacioacuten definido anteriormente los destinatarios del contenido de la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos y por lo tanto de esta guiacutea son los siguientes

i Responsables de procedimientos de generacioacuten de copias auteacutenticas

ii Responsables de sedes electroacutenicas y por tanto de garantizar los requisitos de interoperabilidad de las mismas

iii Responsables de gestioacuten conservacioacuten y archivo de documentos electroacutenicos

iv Desarrolladores de aplicaciones de copiado y conversioacuten de documentos electroacutenicos

v Desarrolladores de aplicaciones de gestioacuten conservacioacuten y archivo de documentos electroacutenicos


4 COPIADO AUTEacuteNTICO

41 Definicioacuten

18 En la gestioacuten de documentos cabe contemplar tres grados de perfeccioacuten de un documento

i Borrador en el entorno electroacutenico se interpretariacutea como las diferentes versiones previas a la versioacuten definitiva validada

ii Original documento definitivo genuino que se remonta a su autor y que ha sido validado por eacuteste El documento original seriacutea eficaz por siacute mismo sin referencia a otro documento anterior

iii Copia nuevo documento reproduccioacuten del original y con diferentes grados de perfeccioacuten en relacioacuten con su finalidad y con su aproximacioacuten al original

19 En sentido estricto una copia es el duplicado de un objeto resultante de un proceso de reproduccioacuten Ahora bien este duplicado puede ser resultado de distintas intencionalidades finalidades o meacutetodos existiendo por tanto distintos tipos de copia

20 Una copia auteacutentica es un nuevo documento expedido por una organizacioacuten con competencias atribuidas para ello con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta equivalente al documento original La copia auteacutentica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos

21 Los efectos de las copias auteacutenticas de documentos puacuteblicos no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo ideacutenticos efectos frente a las organizaciones y los interesados

22 La copia auteacutentica puede consistir en la transcripcioacuten del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informaacuteticos electroacutenicos o telemaacuteticos Ademaacutes en cada copia generada por una organizacioacuten perteneciente a la Administracioacuten General del Estado debe figurar la acreditacioacuten de su autenticidad identificando la organizacioacuten que la expide y la persona responsable de tal expedicioacuten1

1 El Artiacuteculo 9 del RD 7721999 (Punto 2) dice ldquohellip La copia auteacutentica podraacute consistir en la transcripcioacuten iacutentegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informaacuteticos electroacutenicos o telemaacuteticos En ambos casos figuraraacute la acreditacioacuten de la autenticidad de la copia identificando el oacutergano archivo y organismo que la expide y la persona responsable de tal expedicioacutenrdquo

En las copias electroacutenicas estas caracteriacutesticas se reflejan en el documento a traveacutes de la firma y los metadatos

23 Atendiendo a lo anterior las caracteriacutesticas y requisitos generales que deben cumplir las copias electroacutenicas auteacutenticas en general se definen en el apartado III de la NTI


III1 Las copias electroacutenicas generadas que por ser ideacutenticas al documento electroacutenico original no comportan cambio de formato ni de contenido tendraacuten la eficacia juriacutedica de documento electroacutenico original


III2 Las copias auteacutenticas se expediraacuten a partir de documentos con calidad de original o copia auteacutentica

III3 Las copias electroacutenicas auteacutenticas seraacuten nuevos documentos electroacutenicos que incluiraacuten total o parcialmente el contenido del documento sobre el que se expiden y que cumpliraacuten con lo establecido en la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Documento electroacutenico

III4 El valor de cada uno de los metadatos miacutenimos obligatorios del documento electroacutenico copia seraacute asignado en funcioacuten de las caracteriacutesticas propias de cada metadato y de las propiedades especiacuteficas del documento bajo la responsabilidad del oacutergano u Organismo que lo expide

III5 La relacioacuten entre la copia electroacutenica auteacutentica y el documento origen se reflejaraacute en los metadatos del documento electroacutenico copia a traveacutes del metadato laquoIdentificador del documento origenraquo que tomaraacute el valor del identificador de aqueacutel

III6 Las copias electroacutenicas auteacutenticas seraacuten firmadas mediante alguno de los sistemas de firma previstos en los artiacuteculos 18 oacute 19 de la Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los Servicios Puacuteblicos

24 El primer subapartado refleja la especial casuiacutestica del mundo electroacutenico en cuanto a la posibilidad de existencia de muacuteltiples instancias originales de un mismo documento En este sentido no debe confundirse la generacioacuten de una copia auteacutentica de un documento electroacutenico con los procesos de consulta yo descarga del original a traveacutes por ejemplo de la habilitacioacuten de un acceso en una determinada sede electroacutenica La vista o el acceso a un documento no implica necesariamente la realizacioacuten de una copia sino solamente una representacioacuten o manifestacioacuten del documento original en pantalla que si se descarga junto a todas las propiedades del original tendriacutea tambieacuten su misma eficacia es decir caraacutecter de original

25 El apartado III2 atendiendo a lo establecido en el artiacuteculo 30 de la Ley 112007 refleja que para la generacioacuten de una copia auteacutentica se ha de garantizar que el documento sobre el que se expide la copia tenga calidad de lsquoOriginalrsquo o de lsquoCopia auteacutenticarsquo

26 Noacutetese que aunque la NTI no hace referencia a este tipo de consideraciones legales la organizacioacuten generadora de la copia seriacutea competente para ello seguacuten la normativa aplicable como por ejemplo las normas de competencia y procedimiento establecidas en el artiacuteculo 46 de Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedimiento Administrativo Comuacuten

27 Los subapartados siguientes reflejan caracteriacutesticas concretas de las copias electroacutenicas auteacutenticas que como documentos electroacutenicos cumplen con lo establecido en la NTI de Documento electroacutenico y estaacuten compuestos por

i Contenido total o parcial del documento origen

ii Metadatos miacutenimos obligatorios que reflejan si el origen es tambieacuten electroacutenico la relacioacuten entre el documento origen y la copia

iii Al menos una firma electroacutenica que avale su autenticidad En este sentido la NTI se limita a citar los sistemas admitidos para firma por parte de las organizaciones en la Ley 112007

28 Noacutetese que la NTI no incluye indicaciones sobre queacute metadatos miacutenimos obligatorios de la copia electroacutenica han de tener un valor igual o diferente al del mismo elemento en el documento origen ya que dependiendo de las condiciones de cada documento copia en



particular y las circunstancias en que se expide la copia los escenarios pueden ser muy diferentes Por tanto la NTI se limita a indicar que la asignacioacuten de valor a los diferentes metadatos ha de realizarse atendiendo a las caracteriacutesticas propias de cada metadato seguacuten su definicioacuten incluida en la NTI de Documento electroacutenico y al propio documento bajo la responsabilidad de cada organizacioacuten

29 Cabe destacar tambieacuten en este punto que la NTI no desarrolla consideraciones especiacuteficas para la gestioacuten de los documentos que intervienen en el procedimiento de copiado auteacutentico puesto que su gestioacuten atenderiacutea en cualquier caso al marco de gestioacuten documental que se aplique en cada organizacioacuten

30 En este sentido cabriacutea contemplar la necesidad de gestionar los documentos implicados en el proceso de copiado dentro del marco global establecido seguacuten la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacutenicos atendiendo especialmente a la normativa aplicable en el caso de que el proceso pudiese suponer la destruccioacuten del documento origen2

2 En este sentido seriacutea de aplicacioacuten por ejemplo el Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original y el RD 16712009

42 Tipos de copias auteacutenticas

7

167

120

09

Gen

erad

o po

r

Ref DOCUMENTO normativa DOCUMENTO ORIGEN OBTENIDO (Artiacuteculos) Descripcioacuten ndash

Ley

112

00

RD

RD

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TIPO DE COPIA

NO ES UNA COPIA AUTEacuteNTICA ADMON ADMON ELECT ELECT 8 - Si el contenido y formato del documento

a generar es igual al del original debe tratarse como una representacioacuten del

43 21 301 CIUDADANO ADMON ELECT ELECT documento electroacutenico original es un 8 y 49 y 23 documento original

ADMON ADMON ELECT ELECT 9 Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato

CIUDADANO ADMON ELECT ELECT 9 21 302 44 ADMON ADMON PAPEL ELECT -y 23 21 Copia electroacutenica auteacutentica de 303 44 CIUDADANO ADMON PAPEL ELECT -y 23 documento papel 21 303 50 CIUDADANO CIUDADANO PAPEL ELECT -y 23

31 La siguiente tabla refleja las principales caracteriacutesticas de las copias que se deducen de la normativa relacionada y en la que se basa la definicioacuten de los tipos de copia auteacutentica que refleja la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten de documentos


Tabla 1 Tipos de copias auteacutenticas

Ref Le

y 11

200

7 DOCUMENTO normativa DOCUMENTO ORIGEN OBTENIDO (Artiacuteculos)

RD

167

120

09 Descripcioacuten ndash R

D 4

201

0TIPO DE COPIA

Gen

erad

o po

r

43 21 301 ADMON ADMON ELECT ELECT OPCIONAL Copia electroacutenica parcial auteacutentica y 49 y 23 Lo

caliz

acioacute

nADMON ADMON ELECT PAPEL -21 Copia papel auteacutentica de documentos 305 45 y 23 puacuteblicos administrativos electroacutenicos

CIUDADANO ADMON ELECT PAPEL -So

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iquestCam

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o

32 La uacuteltima columna de la tabla concluye la definicioacuten de los tipos de copia auteacutentica desde un punto de vista procedimental

i El primero de los escenarios en que el documento obtenido no presenta diferencia de formato ni contenido con el documento original como ya se ha mencionado no supone una tipologiacutea de copia auteacutentica ya que no constituye la generacioacuten de un documento copia electroacutenica como tal

ii Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato Tanto el origen como el nuevo documento generado destino tienen naturaleza electroacutenica y ademaacutes para la obtencioacuten de la copia se requiere un cambio de formato3

3 El punto 52 de esta guiacutea desarrolla consideraciones sobre la motivacioacuten de una conversioacuten de formato

iii Copia electroacutenica auteacutentica de documento papel esto es a partir de un documento originen en soporte papel se crea un nuevo documento electroacutenico con calidad de copia auteacutentica para lo que es necesario aplicar un proceso de digitalizacioacuten

iv Copia electroacutenica parcial auteacutentica en la que tanto el documento origen como la copia generada tienen naturaleza electroacutenica pero su contenido por motivos de confidencialidad representa soacutelo parcialmente el del documento originen

v Copia papel auteacutentica de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos El origen es un documento puacuteblico administrativo electroacutenico y la copia se manifiesta en soporte papel

33 Las peculiaridades de cada uno de estos tipos de copias electroacutenicas se concretan en la NTI en los apartados IV V VI y VII y cuya aplicacioacuten se desarrolla en el punto siguiente de esta guiacutea


Las copias electroacutenicas auteacutenticas con cambio de formato

1 Se obtendraacuten de la aplicacioacuten de una conversioacuten entre documentos electroacutenicos que se realizaraacute seguacuten lo establecido en el apartado VIII de esta norma

meta2 Tendraacuten asignado el valor laquoCopia electroacutenica auteacutentica con cambio de formatoraquo en el

dato miacutenimo obligatorio laquoEstado de elaboracioacutenraquo


Las copias electroacutenicas auteacutenticas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electroacutenico susceptible de digitalizacioacuten a traveacutes de medios fotoeleacutectricos

1 Se obtendraacuten de la digitalizacioacuten del documento origen seguacuten lo establecido en la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Digitalizacioacuten de documentos

2 Tendraacuten asignado el valor laquoCopia electroacutenica auteacutentica de documento papelraquo al metadato miacutenimo obligatorio laquoEstado de elaboracioacutenraquo


Las copias electroacutenicas parciales auteacutenticas

1 Se obtendraacuten mediante extractos del contenido del documento origen que corresponda o a traveacutes de la utilizacioacuten de otros meacutetodos electroacutenicos que permitan mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten al interesado

2 Tendraacuten asignado el valor laquoCopia electroacutenica parcial auteacutenticaraquo en el metadato miacutenimo obligatorio laquoEstado de elaboracioacutenraquo


Para la obtencioacuten de copias auteacutenticas en soporte papel de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos se atenderaacute a lo previsto en la normativa aplicable y a lo establecido sobre el acceso a documentos electroacutenicos en la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Documento electroacutenico para la verificacioacuten de su autenticidad

43 Proceso de copiado auteacutentico

34 Aunque la NTI no incluye un procedimiento formal de generacioacuten de copias auteacutenticas como tal establece ciertos requisitos para los diferentes tipos de copias auteacutenticas deben considerarse en dicho proceso tal y como se muestra en la Figura 1 y que se desarrollan en los puntos siguientes


Figura 1 Proceso de copiado auteacutentico

431 Requisitos de expedicioacuten

35 Aunque la NTI no establece requisitos de expedicioacuten como tal para la generacioacuten de una copia auteacutentica cabe considerar como paso previo al propio proceso de copiado los siguientes

i La organizacioacuten generadora es competente para ello seguacuten la normativa aplicable Noacutetese que la organizacioacuten generadora de la copia auteacutentica se reflejaraacute en el documento copia a traveacutes de la firma que avale dicha copia Ademaacutes en caso de copias electroacutenicas el identificador de dicha organizacioacuten se refleja en el metadato miacutenimo obligatorio Oacutergano del documento electroacutenico copia

ii El documento sobre el que se expide la copia tendraacute calidad de lsquoOriginalrsquo o de lsquoCopia auteacutenticarsquo atendiendo a lo establecido en el artiacuteculo 30 de la Ley 112007

432 Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato

36 Para generar una copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato se aplica lo establecido en el apartado IV de la NTI





2 Tendraacuten asignado el valor laquoCopia electroacutenica auteacutentica con cambio de formatoraquo en el metadato miacutenimo obligatorio laquoEstado de elaboracioacutenraquo

37 La Figura 2 ilustra la relacioacuten entre los componentes de un documento electroacutenico original y su copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato

Figura 2 Documento electroacutenico original y su copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato

38 El proceso de generacioacuten de la copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato atenderiacutea a lo siguiente

i Aplicar un proceso de conversioacuten conforme a lo establecido en el apartado VIII de la NTI y que se desarrolla en el punto 5 de esta guiacutea


ii Conformar el nuevo documento electroacutenico seguacuten lo establecido en la NTI de Documento electroacutenico incluyendo la firma atendiendo a lo descrito en el punto 436 de esta guiacutea y prestando especial atencioacuten a los siguientes metadatos miacutenimos obligatorios

Tabla 2 Metadatos miacutenimos obligatorios que reflejan el caraacutecter de copia

METADATO VALOR

Oacutergano Identificador normalizado4 de la organizacioacuten que expide la copia

Estado de elaboracioacuten lsquoCopia electroacutenica auteacutentica con cambio de formatorsquo

Identificador de documento origen

2Identificador del documento electroacutenicoestructura ES_ltOacuterganogt_ltAAAAgt_ltID_especiacuteficogt

origen siguiendo la siguiente

4 Coacutedigo alfanumeacuterico uacutenico para cada documento definido en la NTI de Documento electroacutenico

iii Aunque la NTI no menciona expliacutecitamente consideraciones sobre la trazabilidad del proceso de copiado cabe contemplar la generacioacuten de traza del proceso y el establecimiento de viacutenculos entre el documento original y la copia siempre de acuerdo al marco de gestioacuten documental establecido por cada organizacioacuten de acuerdo a la NTI de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos


433 Copia electroacutenica auteacutentica de documento papel

39 Para generar una copia electroacutenica auteacutentica de documento papel se aplica lo establecido en el apartado VI de la NTI





40 La Figura 3 ilustra la relacioacuten entre los componentes de un documento papel y su copia electroacutenica auteacutentica

Figura 3 Documento papel original y su copia electroacutenica auteacutentica

41 Por tanto una vez verificado el cumplimiento de los requisitos de expedicioacuten expuestos en el apartado 431 el proceso de generacioacuten de la copia electroacutenica auteacutentica de documento papel seriacutea el siguiente

i Aplicar un proceso de digitalizacioacuten conforme a lo establecido en la NTI de Digitalizacioacuten de documentos


METADATO VALOR


5 Coacutedigo alfanumeacuterico uacutenico para cada oacuterganounidadoficina extraiacutedo del Directorio Comuacuten gestionado por el MPTAP



METADATO VALOR

Estado de elaboracioacuten lsquoCopia electroacutenica auteacutentica de documento papelrsquo


Identificador dentro del sistema de gestioacuten documental de la organizacioacuten del documento original sobre el que se expide la copia


434 Copia electroacutenica parcial auteacutentica

42 Para generar una copia electroacutenica parcial auteacutentica se aplica lo establecido en el apartado VI de la NTI





43 La Figura 4 ilustra la relacioacuten entre los componentes de un documento electroacutenico original y su copia electroacutenica parcial auteacutentica

Figura 4 Documento electroacutenico original y su copia electroacutenica parcial auteacutentica

44 El proceso de generacioacuten de la copia electroacutenica parcial auteacutentica seriacutea el siguiente


i Seleccionar el extracto del contenido del documento sobre el que se expide la copia

ii Conformar el nuevo documento electroacutenico conforme a la NTI de Documento electroacutenico incluyendo la firma atendiendo a lo descrito en el punto 436 de esta guiacutea y prestando especial atencioacuten a los siguientes metadatos miacutenimos obligatorios


METADATO VALOR


Estado de elaboracioacuten lsquoCopia electroacutenica parcial auteacutenticarsquo


Identificador del documento electroacutenico original siguiendo la siguiente estructura ES_ltOacuterganogt_ltAAAAgt_ltID_especiacuteficogt2



45 La NTI no incluye consideracioacuten alguna sobre la aplicacioacuten procesos previos a la generacioacuten de la copia como puede ser por ejemplo un procedimiento de conversioacuten de formato del extracto del contenido a copiar que en cualquier caso aplicariacutea lo especificado en el apartado VIII de la NTI Por tanto independientemente de los procesos previos aplicados el resultado de un proceso de generacioacuten de una copia electroacutenica parcial auteacutentica siempre tendraacute asignado el valor lsquoCopia electroacutenica parcial auteacutenticarsquo en el metadato miacutenimo obligatorio lsquoEstado de elaboracioacutenrsquo

435 Copia papel auteacutentica de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos

46 Para generar una copia papel auteacutentica de un documento puacuteblico administrativo electroacutenico se aplica lo establecido en el apartado VII de la NTI



47 La Figura 5 ilustra la relacioacuten entre los componentes de un documento electroacutenico original y su copia papel auteacutentica


Figura 5 Documento electroacutenico original y su copia papel auteacutentica

48 El proceso de generacioacuten de la copia papel auteacutentica de documento administrativo electroacutenico seriacutea el siguiente

i Reproduccioacuten del documento original conforme a lo establecido en la NTI de Documento electroacutenico

ii Impresioacuten del contenido del documento original asiacute como los datos identificativos de la firma definidos en el anexo III de la NTI de Documento electroacutenico y del caraacutecter de copia


49 La NTI soacutelo establece las condiciones para copias papel auteacutenticas cuyo documento origen es un documento puacuteblico administrativo electroacutenico atendiendo a lo establecido en el punto 5 del artiacuteculo 30 de la Ley 112007 El resto de casos de copias papel quedariacutea por tanto fuera del alcance de la NTI sin detrimento de que cada organizacioacuten pueda valorar la conveniencia de extender la aplicacioacuten de lo establecido en la NTI a otros casos carentes de regulacioacuten especiacutefica

436 Firma de la copia auteacutentica

50 Independientemente del tipo de copia electroacutenica a generar para avalar la autenticidad e integridad del documento copia auteacutentica eacuteste incluye una firma electroacutenica seguacuten la normativa aplicable y lo establecido en la NTI de Documento electroacutenico tal y como establece la NTI en el apartado III6


III5



51 Cabe destacar que esta firma podriacutea ser incorporada en alguno de los procesos previos aplicados en la generacioacuten de la copia auteacutentica o ser especiacuteficamente generada para avalar su autenticidad

52 La necesidad de incluir una nueva firma electroacutenica o sustituir la existente para avalar la copia electroacutenica auteacutentica a expedir debe ser valorada por cada organizacioacuten en funcioacuten de las caracteriacutesticas y necesidades especiacuteficas de cada caso asiacute como de la normativa aplicable

44 Soporte y formato de las copias electroacutenicas auteacutenticas

53 La NTI no impone ninguna restriccioacuten sobre el soporte para las copias auteacutenticas En este sentido las organizaciones son responsables de seleccionar el soporte adecuado para la realizacioacuten de las copias electroacutenicas auteacutenticas en funcioacuten de su poliacutetica de seguridad y procedimientos de conservacioacuten y archivo

54 Respecto al formato las condiciones son las definidas en la NTI de Documento electroacutenico la cual establece en su apartado VI que las organizaciones seleccionaraacuten aquellos formatos de entre los establecidos en la NTI de Cataacutelogo de estaacutendares que consideren maacutes adecuados conforme a la naturaleza de la informacioacuten a tratar y primando la finalidad para la cual fue definido cada formato para la remisioacuten por los canales de comunicacioacuten establecidos a traveacutes de la sede electroacutenica

55 En este contexto las copias electroacutenicas auteacutenticas deben ser faacutecilmente legibles por el destinatario aunque cabe considerar que para determinados contenidos sea necesario establecer acuerdos especiacuteficos con los destinatarios para favorecer su legibilidad Este seriacutea el caso por ejemplo de alguno de los formatos que pertenecen a la subcategoriacutea de cartografiacutea vectorial y sistemas de informacioacuten geograacutefica

45 Informacioacuten complementaria al proceso de copiado

56 Como informacioacuten complementaria al proceso de copiado auteacutentico cabe contemplar del desarrollo por parte de las organizaciones que generan copias electroacutenicas auteacutenticas en cualquiera de las modalidades descritas

i Normativa para la atribucioacuten de las competencias en cuanto a la generacioacuten de copias auteacutenticas tanto en lo que se refiere a la produccioacuten en sentido estricto como a la autenticacioacuten de las copias

ii Procedimientos especiacuteficos para la generacioacuten de cada modalidad de copia auteacutentica

iii Procedimientos y calendarios de conservacioacuten de documentos que en consonancia con la NTI de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos especifiquen el tratamiento y condiciones de conservacioacuten de las copias auteacutenticas expedidas


5 CONVERSIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS

51 Concepto y descripcioacuten

57 La conversioacuten entre documentos electroacutenicos se describe en el apartado VIII de la NTI


VIII1 La conversioacuten entre documentos electroacutenicos supondraacute la generacioacuten de un nuevo documento electroacutenico con diferente formato o versioacuten a la del documento origen que cumpliraacute con lo establecido en la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Documento electroacutenico

VIII2 La conversioacuten entre documentos electroacutenicos se realizaraacute atendiendo a

a) La aplicacioacuten de procedimientos de conversioacuten establecidos en un marco de gestioacuten documental definido seguacuten la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

b) La conservacioacuten del contenido contexto y estructura del documento origen e identificacioacuten de componentes que requieran dada su naturaleza un tratamiento especiacutefico en la conversioacuten

c) El formato del nuevo documento convertido seraacute seleccionado de entre los establecidos en la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Cataacutelogo de estaacutendares y permitiraacute la reproduccioacuten de la informacioacuten contenida en el documento original minimizando el riesgo de peacuterdida de informacioacuten

VIII3 En el caso de que el documento resultado de la conversioacuten deba ser conformado como copia auteacutentica se contemplaraacuten adicionalmente los requisitos establecidos en los apartados III y IV de esta norma

58 El subapartado primero expone la limitacioacuten de alcance ya mencionada relativa a que la NTI se refiere uacutenicamente procesos de conversioacuten en los que se realiza la transformacioacuten de un documento electroacutenico en un formato o versioacuten de formato a otro Seguacuten esto otras conversiones sobre el soporte o medio fiacutesico de un documento quedan fuera del alcance de la NTI

59 Los apartados VIII2 y VIII3 establecen consideraciones concretas sobre la propia conversioacuten que se describe detalladamente en el punto 53 de esta guiacutea

52 Motivacioacuten de un cambio de formato

60 La generacioacuten de un nuevo documento electroacutenico como resultado de un proceso de conversioacuten podriacutea ser motivada por

i Poliacuteticas de conservacioacuten de documentos electroacutenicos

ii Normalizacioacuten de formatos

iii Garantiacutea de independencia tecnoloacutegica

iv Obsolescencia tecnoloacutegica

v Cualquier solicitud razonada que derive en un cambio de formato


vi Otras decisiones estrateacutegicas

53 Descripcioacuten del proceso de cambio de formato

61 Todo proceso de conversioacuten como proceso de gestioacuten documental se realizariacutea seguacuten el marco establecido en la NTI de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos tal y como establece el apartado VIII2a de la NTI


VIII1



b)

VIII3 hellip

62 En este contexto en cualquier proceso de conversioacuten entre documentos electroacutenicos cabriacutea contemplar de forma geneacuterica las siguientes fases planificacioacuten conversioacuten validacioacuten y conformacioacuten

63 Independientemente del procedimiento de conversioacuten especiacutefico aplicado la organizacioacuten documentariacutea todas las operaciones que se llevasen a cabo detectando e incluyendo los posibles dantildeos o peacuterdidas anteriores al proceso de conversioacuten que se reflejariacutean junto a las decisiones tomadas Cada una de las fases se desarrolla a continuacioacuten

Figura 6 Fases del proceso de conversioacuten entre documentos electroacutenicos

64 Ademaacutes cabe contemplar la adopcioacuten de las medidas necesarias para la proteccioacuten fiacutesica y loacutegica contra accesos no autorizados mientras se estaacute realizando el proceso de conversioacuten siempre en consonancia con lo establecido por el ENS

65 Noacutetese de que si el documento electroacutenico debiera ser conformado como copia auteacutentica se contemplariacutean adicionalmente los requisitos del proceso de copiado auteacutentico desarrollado en el punto 43 de esta guiacutea tal y como establece el apartado VIII3 de la NTI



VIII2 hellip


531 Fase de planificacioacuten

66 Primera fase del proceso de conversioacuten que tiene por finalidad tanto la eleccioacuten del formato final que se adecue a las necesidades especiacuteficas que motivan el cambio de formato (punto 52) y a la naturaleza del documento electroacutenico inicial como la planificacioacuten en tiempo y forma de este proceso

67 En esta fase ademaacutes se determina queacute elementos de la apariencia fiacutesica del documento original (colores fuentes estilos y formatos etc) se consideran fundamentales para la correcta interpretacioacuten del documento y como tales deben ser convertidos de forma que tras el proceso puedan ser reproducidos en las mismas condiciones

68 Tambieacuten se identifican aquellos componentes presentes en el documento original que requieran dada su naturaleza un tratamiento adicional en la conversioacuten Por ejemplo una imagen incrustada en un documento de un procesador de textos identificar queacute tipo de enlaces o viacutenculos del documento pueden quedar comprometidos con la conversioacuten y establecer los meacutetodos para mantenerlos etc Este aspecto tiene un reflejo directo en la NTI en el apartado VIII2b


VIII1 hellip


a) hellip


c) hellip

VIII3 hellip

69 El objetivo perseguido es asegurar que el formato de conversioacuten seleccionado posea como miacutenimo las mismas caracteriacutesticas que permitan reproducir la informacioacuten contenida en el documento original de modo que minimice el riesgo de peacuterdida de informacioacuten Esta necesidad se plasma en el apartado VIII2c de la NTI



VIII1 hellip


b)

c) El formato del nuevo documento convertido seraacute seleccionado de entre los establecidos en la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Cataacutelogo de estaacutendares y

permitiraacute la reproduccioacuten de la informacioacuten contenida en el documento original minimizando el riesgo de peacuterdida de informacioacuten

VIII3 hellip

70 Por tanto cada organizacioacuten seriacutea responsable de establecer el nivel maacuteximo de riesgo que estaacute dispuesta a asumir seguacuten sus procedimientos internos y la naturaleza de la informacioacuten tratada Cabriacutea considerar que en procesos de conversioacuten para conservacioacuten a medio y largo plazo este nivel de riesgo se estableciese considerando tambieacuten la necesidad de evitar peacuterdidas inaceptables desde el punto de vista de la conservacioacuten del Patrimonio

71 El formato seleccionado por tanto perseguiriacutea asegurar la continuidad y conservacioacuten del documento electroacutenico en el tiempo garantizando su autenticidad e integridad

532 Fase de conversioacuten

72 La fase de conversioacuten es el proceso de conversioacuten propiamente dicho Este proceso se ejecutariacutea a traveacutes de un procedimiento informaacutetico que realice el cambio de formato del documento electroacutenico garantizando las condiciones establecidas en la fase de planificacioacuten

73 Todo proceso de conversioacuten deberiacutea ser reversible es decir se realizariacutea de modo que se conservara el documento original hasta el final del proceso de forma que pudiera revertirse en caso de que ocurra alguacuten error durante el proceso Como respaldo podriacutean utilizarse archivos temporales que minimizaran este riesgo de peacuterdida de informacioacuten

74 Cabe destacar que las firmas asociadas al documento original no seriacutean objeto de conversioacuten En el caso de firmas electroacutenicas basadas en certificados electroacutenicos para dar respuesta a las necesidades de mantenimiento y conservacioacuten de firmas electroacutenicas no seriacutea de aplicacioacuten un proceso de conversioacuten sino la aplicacioacuten de firmas longevas tal y como se define en la NTI de Poliacutetica de firma y certificados de la Administracioacuten

75 En cualquier caso los plazos de conservacioacuten de los documentos electroacutenicos originales se estableceraacuten seguacuten la normativa y legislacioacuten aplicable a cada organizacioacuten

533 Fase de validacioacuten

76 Una vez finalizada la conversioacuten se realiza un proceso de comparacioacuten con el contenido contexto y estructura de la fuente original para validar la garantiacutea del proceso

77 Una vez validado el contenido se procede a la conformacioacuten del documento electroacutenico final es decir a la asignacioacuten de metadatos y firma electroacutenica del mismo

534 Fase de conformacioacuten del documento electroacutenico

78 En primer lugar se incorporan los metadatos miacutenimos obligatorios7

7 Veacutease NTI de Documento electroacutenico

al nuevo documento electroacutenico convertido cuyos valores pueden heredarse o no de los del documento original La asignacioacuten de los valores que correspondan a cada metadato del nuevo documento electroacutenico generado en la conversioacuten es responsabilidad de cada organizacioacuten y se realiza



atendiendo a las caracteriacutesticas propias de cada metadato a las caracteriacutesticas y finalidad del documento generado y a las necesidades especiacuteficas de la organizacioacuten

79 Para asegurar un correcto tratamiento del documento electroacutenico convertido en cuanto a metadatos se refiere cabe considerar la posibilidad de reflejar las caracteriacutesticas propias del proceso de conversioacuten a traveacutes de los siguientes metadatos miacutenimos obligatorios que no estaacuten contemplados en la NTI de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos

Tabla 5 Metadatos en el proceso de conversioacuten

METADATO VALOR

Oacutergano Identificador normalizado8 de la organizacioacuten que realiza la conversioacuten del documento electroacutenico

Estado de elaboracioacuten

Si la conversioacuten se complementa con un proceso de copiado auteacutentico seguacuten lo establecido en el punto 4 de esta guiacutea i lsquoCopia electroacutenica auteacutentica con cambio de formatorsquo ii lsquoCopia electroacutenica parcial auteacutenticarsquo lsquoOtrosrsquo en caso contrario

Identificador del documento origen

Identificador del documento origen al que corresponde el documento convertido si no va a ser destruido siguiendo la siguiente estructura ES_ltOacuterganogt_ltAAAAgt_ltID_especiacuteficogt2


80 En aquellos casos en los que el documento electroacutenico de origen se conserve se estableceriacutean los viacutenculos entre el documento origen y el convertido y se dejariacutea traza del proceso aplicado de acuerdo con lo establecido en la NTI de Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos

81 Por uacuteltimo para avalar la autenticidad e integridad del documento electroacutenico convertido eacuteste incluye una firma electroacutenica seguacuten la normativa aplicable y lo establecido en la NTI de Documento electroacutenico

82 De modo anaacutelogo al procedimiento de copiado auteacutentico la NTI no desarrolla consideraciones especiacuteficas para la gestioacuten de los documentos que intervienen en el procedimiento de conversioacuten puesto que su gestioacuten atenderiacutea en cualquier caso al marco de gestioacuten documental que se aplique en cada organizacioacuten

83 En este sentido cabriacutea contemplar la necesidad de gestionar los documentos implicados en el proceso de conversioacuten dentro del marco global establecido seguacuten la NTI de Poliacutetica de Gestioacuten de documentos electroacutenicos atendiendo especialmente a la normativa aplicable en el caso de que el proceso pudiese suponer la destruccioacuten del documento origen

6 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS

61 Definiciones

Aplicacioacuten Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucioacuten de un problema mediante el uso de la informaacutetica

Autenticacioacuten Acreditacioacuten por medios electroacutenicos de la identidad de una persona o ente del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones transacciones y documentos y de la integridad y autoriacutea de estos uacuteltimos

Autenticidad Referido a un documento propiedad que puede atribuiacutersele como consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma sin que haya sufrido ninguacuten tipo de modificacioacuten

Canales Estructuras o medios de difusioacuten de los contenidos y servicios incluyendo el canal presencial el telefoacutenico y el electroacutenico asiacute como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro (dispositivos moacuteviles TDT etc)

Captura Proceso de gestioacuten de documentos que sentildeala la incorporacioacuten de un documento a un sistema de gestioacuten de documentos En el momento de captura se crea la relacioacuten entre el documento su productor y el contexto en que se originoacute que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida

Ciclo de vida de un documento electroacutenico Conjunto de las etapas o periacuteodos por los que atraviesa la vida del documento desde su identificacioacuten en un sistema de gestioacuten de documentos hasta su seleccioacuten para conservacioacuten permanente de acuerdo con la legislacioacuten sobre Archivos de aplicacioacuten en cada caso o para su destruccioacuten reglamentaria

Ciudadano Cualesquiera personas fiacutesicas personas juriacutedicas y entes sin personalidad que se relacionen o sean susceptibles de relacionarse con las Administraciones Puacuteblicas

Conservacioacuten Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia intelectual y teacutecnica de los documentos a lo largo del tiempo

Conversioacuten Proceso de transformacioacuten de un documento u otro objeto digital de un formato o versioacuten de formato a otro

Copia Duplicado de un objeto resultante de un proceso de reproduccioacuten

Copia auteacutentica Documento expedido por un oacutergano con competencias atribuidas para ello y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente equivalente al documento original

Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato Copia auteacutentica en la que tanto el origen como el nuevo documento generado destino tienen naturaleza electroacutenica y ademaacutes para la obtencioacuten de la copia se requiere un cambio de formato

Copia electroacutenica auteacutentica de documento papel Copia resultante de un original en soporte papel sobre el que se crea un nuevo documento electroacutenico con calidad de copia auteacutentica para lo que es necesario aplicar un proceso de digitalizacioacuten


Copia electroacutenica parcial auteacutentica Copia auteacutentica en la que tanto el documento origen como la copia generada tienen naturaleza electroacutenica pero su contenido por motivos de confidencialidad representa soacutelo parcialmente el del documento original

Copia papel auteacutentica de documento puacuteblico administrativo electroacutenico Copia cuyo origen es un documento puacuteblico administrativo electroacutenico y la copia se manifiesta en soporte papel

Creacioacuten Referido a un documento momento en que se genera No debe confundirse la creacioacuten con la captura de un documento (veacutease captura)

Dato Una representacioacuten de hechos conceptos o instrucciones de un modo formalizado y adecuado para su comunicacioacuten interpretacioacuten o procesamiento por medios automaacuteticos o humanos

Digitalizacioacuten Proceso tecnoloacutegico que permite la obtencioacuten de uno o varios ficheros electroacutenicos que contienen la imagen codificada fiel e iacutentegra de un documento papel a traveacutes de teacutecnicas fotoeleacutectricas de escaneado

Direccioacuten electroacutenica Identificador de un equipo o sistema electroacutenico desde el que se provee de informacioacuten o servicios en una red de comunicaciones

Disponibilidad Referido a un documento indica propiedad o caracteriacutestica del mismo que permite que eacuteste pueda ser consultado localizado recuperado presentado o interpretado El documento debe sentildealar la actividad o actuacioacuten donde se generoacute proporcionar la informacioacuten necesaria para la comprensioacuten de las actuaciones que motivaron su creacioacuten y utilizacioacuten identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de la organizacioacuten y mantener los viacutenculos existentes con otros documentos como reflejo de una secuencia de actuaciones

Documento Informacioacuten de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de identificacioacuten y tratamiento diferenciado

Documento electroacutenico Informacioacuten de cualquier naturaleza en forma electroacutenica archivada en un soporte electroacutenico seguacuten un formato determinado y susceptible de identificacioacuten y tratamiento diferenciado

Especificacioacuten teacutecnica Conjunto de requisitos que figuran en un documento en el que se definen las caracteriacutesticas requeridas de un producto tales como los niveles de calidad el uso especiacutefico la seguridad o las dimensiones incluidas las prescripciones aplicables al producto en lo referente a la denominacioacuten de venta la terminologiacutea los siacutembolos los ensayos y meacutetodos de ensayo el envasado el marcado y el etiquetado asiacute como los procedimientos de evaluacioacuten de la conformidad

Esquema de metadatos Instrumento que define la incorporacioacuten y gestioacuten de los metadatos de contenido contexto y estructura de los documentos electroacutenicos a lo largo de su ciclo de vida

Estaacutendar Especificacioacuten teacutecnica aprobada por un organismo de normalizacioacuten reconocido para una aplicacioacuten repetida o continuada cuyo cumplimiento no sea obligatorio y que esteacute incluida en una de las categoriacuteas siguientes

i Norma internacional norma adoptada por una organizacioacuten internacional de normalizacioacuten y puesta a disposicioacuten del puacuteblico

ii Norma europea norma adoptada por un organismo europeo de normalizacioacuten y puesta a disposicioacuten del puacuteblico


iii Norma nacional norma adoptada por un organismo nacional de normalizacioacuten y puesta a disposicioacuten del puacuteblico

Fiabilidad Referido a un documento propiedad o caracteriacutestica que indica que su contenido puede ser considerado una representacioacuten completa y precisa de las actuaciones las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores actuaciones o actividades

Fidelidad Referida a la copia de un documento el grado en que sus contenidos pueden ser considerados precisos correctos confiables y libres de error o distorsioacuten con respecto de su documento original

Fijeza Cualidad del documento electroacutenico que lo hace inmutable tanto en su transmisioacuten como en su almacenamiento

Firma electroacutenica Conjunto de datos en forma electroacutenica consignados junto a otros o asociados con ellos que pueden ser utilizados como medio de identificacioacuten del firmante

Firmante Entidad ya sea persona fiacutesica o legal que crea la firma electroacutenica seguacuten las reglas definidas en una poliacutetica de firma electroacutenica o un marco legal concreto

Formato Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria

Gestioacuten de documentos Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemaacutetico de la creacioacuten recepcioacuten uso valoracioacuten y conservacioacuten de los documentos incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organizacioacuten en forma de documentos y sistemas de informacioacuten

Identidad Conjunto de caracteriacutesticas de un documento que lo identifican de manera uacutenica y lo distinguen de cualquier otro documento Junto con la integridad un componente de la autenticidad

Integridad Referido a un documento propiedad o caracteriacutestica que indica su caraacutecter de completo sin alteracioacuten de ninguacuten aspecto esencial La integridad es un componente de la autenticidad junto a la identidad

Interoperabilidad Capacidad de los sistemas de informacioacuten y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte de compartir datos y posibilitar el intercambio de informacioacuten y conocimiento entre ellos

Interoperabilidad en el tiempo Dimensioacuten de la interoperabilidad relativa a la interaccioacuten entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnoloacutegicas se manifiesta especialmente en la conservacioacuten de la informacioacuten en soporte electroacutenico

Interoperabilidad organizativa Dimensioacuten de la interoperabilidad relativa a la capacidad de las entidades y de los procesos a traveacutes de los cuales llevan a cabo sus actividades para colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios que prestan

Interoperabilidad semaacutentica Dimensioacuten de la interoperabilidad relativa a que la informacioacuten intercambiada pueda ser interpretable de forma automaacutetica y reutilizable por aplicaciones que no intervinieron en su creacioacuten

Interoperabilidad teacutecnica Dimensioacuten de la interoperabilidad relativa a la relacioacuten entre sistemas y servicios de tecnologiacuteas de la informacioacuten incluyendo aspectos tales como las


interfaces la interconexioacuten la integracioacuten de datos y servicios la presentacioacuten de la informacioacuten la accesibilidad y la seguridad u otros de naturaleza anaacuteloga

Medio electroacutenico Mecanismo instalacioacuten equipo o sistema que permite producir almacenar o transmitir documentos datos e informaciones incluyendo cualesquiera redes de comunicacioacuten abiertas o restringidas como Internet telefoniacutea fija y moacutevil u otras

Metadato Dato que define y describe otros datos Existen diferentes tipos de metadatos seguacuten su aplicacioacuten

Metadato de gestioacuten de documentos Informacioacuten estructurada o semi-estructurada que hace posible la creacioacuten gestioacuten y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creacioacuten Los metadatos de gestioacuten de documentos sirven para identificar autenticar y contextualizar documentos y del mismo modo a las personas los procesos y los sistemas que los crean gestionan mantienen y utilizan

Organizacioacuten Cualquier oacutergano de la Administracioacuten puacuteblica o Entidad de Derecho Puacuteblico vinculada o dependiente de aqueacutella

Original Referido a un documento que posee la cualidad de genuino que se remonta directamente a su autor y que no ha sido copiado ni imitado de otro y por tanto es eficaz (produce efectos)

Poliacutetica de gestioacuten de documentos electroacutenicos Orientaciones o directrices que define una organizacioacuten para la creacioacuten y gestioacuten de documentos auteacutenticos fiables y disponibles a lo largo del tiempo de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias La poliacutetica se aprueba al maacutes alto nivel dentro de la organizacioacuten y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinacioacuten aplicacioacuten supervisioacuten y gestioacuten del programa de tratamiento de los documentos a traveacutes de su ciclo de vida

Poliacutetica de seguridad Conjunto de directrices plasmadas en documento escrito que rigen la forma en que una organizacioacuten gestiona y protege la informacioacuten y los servicios que considera criacuteticos

Procedimiento administrativo Proceso formal regulado juriacutedicamente para la toma de decisiones por parte de las Administraciones Puacuteblicas para garantizar la legalidad eficacia eficiencia calidad derechos e intereses presentes que termina con una resolucioacuten en la que se recoge un acto administrativo este proceso formal juriacutedicamente regulado se implementa en la praacutectica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el formal

Sede electroacutenica A efectos de interoperabilidad aquella direccioacuten electroacutenica disponible para los ciudadanos a traveacutes de redes de telecomunicaciones de la que es titular una Administracioacuten Puacuteblica oacutergano o entidad administrativa

Sistema de gestioacuten de documentos Marco definido por la poliacutetica de gestioacuten de documentos de una organizacioacuten donde se integran los recursos y se implantan las praacutecticas de gestioacuten de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en una organizacioacuten Integran el sistema ademaacutes de la poliacutetica los recursos el programa de tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema

Soporte Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos

Trazabilidad Propiedad o caracteriacutestica consistente en que las actuaciones de una entidad pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad En el aacutembito de la gestioacuten de documentos proceso que facilita el seguimiento de la creacioacuten incorporacioacuten movimiento


uso y eventual modificacioacuten de los documentos dentro de un sistema de gestioacuten de documentos

62 Acroacutenimos

ENI Esquema Nacional de Interoperabilidad

ENS Esquema Nacional de Seguridad

MPTAP Ministerio de Poliacutetica Territorial y Administracioacuten Puacuteblica

NTI Norma Teacutecnica de Interoperabilidad



7 REFERENCIAS

71 Legislacioacuten

i Ley 301992 de 26 de noviembre de Reacutegimen Juriacutedico de las Administraciones Puacuteblicas y del Procedimiento Administrativo Comuacuten

httpwwwboeesboedias19921127pdfsA40300-40319pdf

ii Real Decreto 11642002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservacioacuten del patrimonio documental con valor histoacuterico el control de la eliminacioacuten de otros documentos de la Administracioacuten General del Estado y sus organismos puacuteblicos y la conservacioacuten de documentos administrativos en soporte distinto al original


iii Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los Servicios Puacuteblicos


iv Real Decreto 16712009 de 6 de noviembre por el que se desarrolla parcialmente la Ley 112007 de 22 de junio de acceso electroacutenico de los ciudadanos a los servicios puacuteblicos

httpwwwboeesboedias20091118pdfsBOE-A-2009-18358pdf

v Real Decreto 32010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica


vi Real Decreto 42010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el aacutembito de la Administracioacuten Electroacutenica


vii Resolucioacuten de 19 de julio de 2011 de la Secretariacutea de Estado para la Funcioacuten Puacuteblica por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auteacutentico y conversioacuten entre documentos electroacutenicos


viii Resolucioacuten de 19 de julio de 2011 de la Secretariacutea de Estado para la Funcioacuten Puacuteblica por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Documento Electroacutenico


ix Resolucioacuten de 19 de julio de 2011 de la Secretariacutea de Estado para la Funcioacuten Puacuteblica por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Expediente Electroacutenico


x Resolucioacuten de 19 de julio de 2011 de la Secretariacutea de Estado para la Funcioacuten Puacuteblica por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad de Digitalizacioacuten de Documentos



xi Resolucioacuten de 19 de julio de 2011 de la Secretariacutea de Estado para la Funcioacuten Puacuteblica por la que se aprueba la Norma Teacutecnica de Interoperabilidad Poliacutetica de Firma Electroacutenica y de certificados de la Administracioacuten


72 Estaacutendares y buenas praacutecticas

i ARMA International Glossary of Records and Information Management Terms 3rd ed Lenexa KS ARMA International 2007

ii Australian Government Information Management Office Digitisation of Records Better Practice Checklist 2004

httpwwwfinancegovaue-governmentbetter-practice-and-collaborationbetter-practiceshychecklistsdocsBPC18pdf

iii UK National Archives Brown A Digital Preservation Guidance Note 2 Selecting Storage Media for Long-Term Preservation UK The National Archives 2008

httpwwwnationalarchivesgovukdocumentsselecting-storage-mediapdf

iv Digital Preservation Coalition Heslington York UK

httpwwwdpconlineorggraphics

v EAC (Encoded Archival Context)

httpwwwlibraryyaleedueac

vi EAD (Encoded Archival Description)

httpwwwlocgovead

vii Eppard P B et al (US-InterPARES Project Researchers) Findings on the Preservation of Authentic Electronic Records Final Report Vancouver BC US-InterPARES Project September 2002

httpwwwinterparesorgip2ip2_disseminationcfmproj=ip2ampcat=o-grt

viii InterPARES Project

httpwwwinterparesorg

ix International federation of Library Associations and Institutions Directrices para proyectos de digitalizacioacuten de colecciones y fondos de dominio puacuteblico en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos marzo de 2002

httptravesiamcuesportalnbjspuihandle10421827

x ISAAR (CPF) (International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies Persons and Families)

httpwwwmcuesarchivosdocsisaarpdf

xi ISAD (G) (General International Standard Archival Description)

httpwwwmcuesarchivosdocsisadpdf

xii ISDF (Norma internacional para la descripcioacuten de funciones)

httpwwwmcuesarchivosdocsCEISDF_ESP_definitivapdf


xiii ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings)

httpwwwmcuesarchivosdocsCEISDIAH_ESPpdf

xiv ISO 206522006 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS)

xv ISO 16175 Principles and functional requirements for records in electronic office environments

a Part 1 Overview and statement of principles

b Part 2 Guidelines and functional requirements for digital records management systems

c Part 3 Guidelines and functional requirements for records in business systems

xvi Ministerio de Cultura Comisioacuten de Normas Espantildeolas de Descripcioacuten Archiviacutestica Modelo conceptual de descripcioacuten archiviacutestica y requisitos de datos baacutesicos de las descripciones de documentos de archivo agentes y funciones ndash Parte 1 Tipos de entidad

httpwwwmcuesarchivosMCCNEDADocumentoshtml

xvii Pearce-Moses R A Glossary of Archival and Records Terminology Chicago The Society of American Archivists 2005

httpwwwarchivistsorgglossaryindexasp

xviii S-6 Archives New Zealandrsquos Standard for Digitising Non-Electronic Records for Recordkeping Purposes and Retention of Non-Electronic Records in Electronic Form Only Wellington Archives New Zealand 2007

httpcontinuumarchivesgovtnzfilesfilestandardss6pdf

xix Stanescu A Assessing the Durability of Formats in a Digital Preservation Environment The INFORM Methodology D-Lib Magazine 10 no 11 (2004)

httpwwwdliborgdlibnovember04stanescu11stanescuhtml

xx UNE-ISO 15489-12006 Informacioacuten y documentacioacuten Gestioacuten de documentos Parte 1 Generalidades

xxi UNE-ISOTR 15489-22006 Informacioacuten y documentacioacuten Gestioacuten de documentos Parte 2 Directrices

xxii UNE-ISOTR 15801 IN Imagen electroacutenica Informacioacuten almacenada electroacutenicamente Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad Madrid AENOR 2008

xxiii UNE-ISOTR 184922008 IN Conservacioacuten a largo plazo de la informacioacuten basada en documentos Madrid AENOR 2008

73 Documentos de trabajo y referencias

i Archivo electroacutenico de las Administraciones Puacuteblicas (CENATIC)

httpwwwcenaticeslaecsppage37filesLAECSP_Archivopdf

ii Digital Imaging for Archival Preservation and Online Presentation Best Practices 2001 Michigan State University

httpwwwhistoricalvoicesorgpapersimage_digitization2pdf

iii Digitalizacioacuten de documentos ndash Direccioacuten General de Modernizacioacuten del Principado de Asturias

httpsidraprincastesopacactionsirveFicherosschemaEjemplar=ejemplarmonografias ampnombreFichero=ejemplarmonografiasprincipado20080514123316020pdf

iv Digitisation Disposal Policy Policy on the authorisation of the early disposal of original paper records after digitisation 2006 Queensland State Archives

httpwwwarchivesqldgovaugovernmentddpasp

v Directrices para Proyectos de Digitalizacioacuten Grupo de Trabajo de expertos de IFLA e ICA Ministerio de Cultura 2002

httparchiveiflaorgVIIs19pubsdigit-guide-espdf

vi Directrices para proyectos de digitalizacioacuten de colecciones y fondos de dominio puacuteblico en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos marzo de 2002


vii Documentos electroacutenicos Manual para archiveros ICA 2005

httpwwwmcuesarchivosdocsdocumentosElectronicospdf

viii EAG (Encoded Archival Guide)

httpcensoarchivosmcuesCensoGuiaproyectohtm

ix Glossary of Recordkeeping Terms

httpwwwrecordsnswgovaurecordkeepinggovernment-recordkeepingshymanualintroductionglossary-of-recordkeeping-termsglossary-of-recordkeepingshytermssearchterm=glossary

x Guiacutea para la aplicacioacuten de la Ley 112007 en materia de gestioacuten de documentos electroacutenicos expediente electroacutenico y archivo electroacutenico del Ministerio de la Presidencia

xi LIBRARY OF CONGRESS Preservation Directorate Digitizing Libray Collections for preservation and archiving A handbook for curators Washington DC (1997)

xii Manual de documentos administrativos Editorial Tecnos SA 1994(ISBN 84-309shy2503-1)

xiii Metodologiacutea de digitalizacioacuten de documentos del Sistema Integral de Gestioacuten documental del Gobierno Vasco (DOKUSI)

xiv Modelado de documentos de la Administracioacuten Puacuteblica

httpwwwtcsuni-luebeckdedownloadspapers2004studienarbeit-johannes-textorpdf

xv Moving Theory into practice Digital imaging for libraries and archives Mountain View VA Research Libraries Group (RLG)

httpwwwlibrarycornelledupreservationtutorialqualityquality-01html

xvi Procedimiento de digitalizacioacuten de la AEAT Orden EHA9622007 y resoluciones complementarias




xvii Procedimiento de digitalizacioacuten en Entidad Local

httpwwwsantboicat8080Publi077nsf9DF3D858FB9B5E36C125754500420D3B$FI LEOrdenanzapdf

xviii Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the implementation of Art 8 of the Services Directive

httpeceuropaeuidabcservletsDocid=32145

xix Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access National Archives and Records Administration (US) 2004

httpwwwarchivesgovresearch_roomarcarc_infotechguide_raster_june2004pdf

xx University of Pittsburgh School of Information Sciences Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping

httpwebarchiveorgweb20000818163633wwwsispittedu~nhprc


ANEXO I ndash EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO

Coordinador del proyecto Amutio Goacutemez Miguel A MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA

Grupo de expertos

Administracioacuten General del Estado Agurruza Mutuberriacutea Jokin Alburquerque Perniacuteas Francisco Aacutelvarez-Cienfuegos Rico Carmen

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADIacuteSTICA

MINISTERIO DEL INTERIOR - D G DE POLICIA y GUARDIA CIVIL

MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO Aacutelvarez Rodriacuteguez Miguel MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Amores Molero Felipe MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Aragoneacutes Arribas Feacutelix Jesuacutes MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Arancoacuten Carnicero Concha MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Arranz Pumar Candelas AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIOacuteN TRIBUTARIA Arribas Tiestos Manuel MINISTERIO DE DEFENSA Arriero Salcedo Gabriel MINISTERIO DE DEFENSA Barroacuten Basterrechea Joseacute Luis MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Beriso Goacutemez-Escalonilla Pilar MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Berral Loacutepez Alfonso MINISTERIO DEL INTERIOR - D G DE TRAacuteFICO Cabezas Manso Laura MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Cancio Meliaacute Jorge MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO Cantildeero Villegas Ismael MINISTERIO DEL INTERIOR Carrascal Bravo Guillermo MINISTERIO DE JUSTICIA Casado Robledo Mordf Jesuacutes MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Cornejo Zahonero Carlos MEH ndashTRIBUNAL ECONOacuteMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL Corral Guinea Myriam MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Crespo Saacutenchez Juan MINISTERIO DEL INTERIOR - D G POLICIacuteA Y GUARDIacuteA CIVIL Cubo Contreras Aitor MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Cueva Calabia Joseacute Luis MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Desantes Fernaacutendez Blanca MINISTERIO DE CULTURA Diacuteaz Fraile Eduardo MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO Escapa Castro Luciacutea MINISTERIO DE PRESIDENCIA Escudero Rivas Carlos GERENCIA DE INFORMAacuteTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Esteban de la Torre Alfredo Eusamio Mazagatos Joseacute Antonio

MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN

MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Fabeiro Sanz Jorge MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Fernaacutendez Luis CENTRO CRIPTOLOacuteGICO NACIONAL Fradua Garcia-Soto Idoia MINISTERIO DE CULTURA Franco Espino Beatriz MINISTERIO DE CULTURA Galindo Alonso Olga GERENCIA DE INFORMAacuteTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Garceacutes Peacuterez Juan Carlos CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL Garciacutea Celada Joseba MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Garciacutea Garciacutea Emilio MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Garciacutea Jimeacutenez Alfonso MINISTERIO DE PRESIDENCIA Garciacutea Martiacuten Joseacute Aurelio MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA


Garciacutea Martiacuten Mordf Jesuacutes MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO Gendive Rivas Miguel MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Gijoacuten Romero Francisco MINISTERIO DE FOMENTO Goacutemez Raya Joseacute Ignacio MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Gonzaacutelez Corral Isabel MINISTERIO DE CULTURA Gonzaacutelez Rufo Mordf Aacutengeles MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Gonzaacutelez Brentildea Julio AGENCIA ESTATAL DE METEOROLOGIacuteA Hernaacutendez Carrioacuten Joseacute Luis MINISTERIO DE JUSTICIA Hernaacutendez Gallardo Diego MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Hernaacutendez Jimeacutenez Francisco INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Hernaacutendez Loacutepez Juan Pablo MINISTERIO DE DEFENSA Hernaacutendez Maroto Mordf Dolores MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Hernaacutendez Vicente Severiano MINISTERIO DE CULTURA Iglesias Quintana Manuel MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Igualada Goacutemez Rafael SERVICIO PUacuteBLICO DE EMPLEO ESTATAL Jaqueti Fuster Francisco Javier INSTITUTO NACIONAL DE ESTADIacuteSTICA Lapuente Perea Joseacute Luis MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Loacutepez Crespo Francisco MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIOacuteN Loacutepez Montilla Borja MINISTERIO DE JUSTICIA Lucas Vegas Mordf Joseacute MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Manuel de Villena Cabeza Luis MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO Mantildees Guerras Santos MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Marcos Martiacuten Carlos MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Martin Gordo Feacutelix Alberto MINISTERIO DE JUSTICIA Martiacuten Laacutezaro Francisco Joseacute MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Martiacuten Marcos Miguel MINISTERIO DE DEFENSA Martiacutenez Muntildeoz David MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIOacuteN Martiacutenez Vidal Miguel Aacutengel MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Merchaacuten Arribas Montantildea MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Moliner Aznar Feacutelix MINISTERIO DE DEFENSA Montes Antona Javier Muntildeoz Montalvo Juan Fernando

MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA

MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO Muntildeoz Salinero Elena MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Nieto Barrantes Prado MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO Ortiz Tovar Eva Mariacutea MINISTERIO DE JUSTICIA Otheo de Tejada Josefina AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIOacuteN TRIBUTARIA De Pablo Martiacuten Fernando MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA De la Paz Rincoacuten Antonio MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Peacuterez Galindo Rafael Peacuterez-Olea Meyer-Doner Claudio

MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO

MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Peacuterez Fernaacutendez Francisco GERENCIA DE INFORMAacuteTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Peacuterez Vaacutezquez Manuel Carlos MINISTERIO DE DEFENSA Quesada Pentildeas Juan Luis MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO Quintero Villarroya Joseacute Luis MINISTERIO DE DEFENSA Ramos Juan Francisco MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Requejo Zalama Javier MINISTERIO DE CULTURA Robledo Pascual Oacutescar Rodriacuteguez Hervaacutes Francisco Javier


MINISTERIO DEL INTERIOR


Rodriacuteguez Escolar Nimia MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Rodriacuteguez Ramos Miguel Aacutengel MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO Romera Iruela Luis Enrique MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Rubio Martiacutenez Javier MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Ruiz del Corral Manuel MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Ruiz Maduentildeo Eloy AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIOacuteN TRIBUTARIA Saacutenchez Abad Mordf Pilar MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Saacutenchez Dorronsoro Gabriel MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Saacutenchez Valle Juan Norberto MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Santiago Freijanes Marta MINISTERIO DE CULTURA Sanz Pulido Antonio MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Serrano Merinero Ana Mariacutea AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIOacuteN TRIBUTARIA Simoacute Ruescas Leopoldo MINISTERIO DE DE TRABAJO E INMIGRACIOacuteN Triguero Garrido Mario GERENCIA DE INFORMAacuteTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Turoacuten Turoacuten Aacutengeles MINISTERIO DE JUSTICIA Valcaacutercel Lucas Pedro-Castor GERENCIA DE INFORMAacuteTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Valdivieso Saacutenchez Joseacute Luis AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIOacuteN TRIBUTARIA Vallejo Echevarriacutea Maite MINISTERIO DE JUSTICIA Vega Fidalgo Luis Miguel GERENCIA DE INFORMAacuteTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL Veacutelez Fraga Santiago MINISTERIO DE ECONOMIacuteA Y HACIENDA Vinagre Bachiller Joseacute Mariacutea MINISTERIO DE SANIDAD POLIacuteTICA SOCIAL E IGUALDAD Vintildeado Villuendas Pilar MINISTERIO DE POLIacuteTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA Zapico Alonso Alberto AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIOacuteN TRIBUTARIA

Comunidades Autoacutenomas Saacuteez de Vicuntildea Ortueta Asier

Espejo Martiacutenez Enric

GOBIERNO VASCO (EJIE Sociedad Informaacutetica del Gobierno Vasco) GENERALITAT DE CATALUNtildeA (CONSORCI ADMINISTRACIOacute OBERTA ELECTROgraveNICA DE CATALUNYA)

Garciacutea Sexto Mariacutea Joseacute XUNTA DE GALICIA Forjaacuten Goacutemez Carlos Fernaacutendez Lineros Francisco Joseacute

XUNTA DE GALICIA

JUNTA DE ANDALUCIacuteA Salmeroacuten Portero Joseacute JUNTA DE ANDALUCIacuteA Leal Zubiete Juan Domiacutenguez Murillo Francisco Javier

JUNTA DE ANDALUCIacuteA

JUNTA DE ANDALUCIacuteA Ojeda Juan Sebastiaacuten JUNTA DE ANDALUCIacuteA Garciacutea de Bringas Javier JUNTA DE ANDALUCIacuteA Perera Domiacutenguez Manuel Rodriacuteguez Rodriacuteguez Juan Carlos


GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS Gonzaacutelez Alonso Borja GOBIERNO DE CANTABRIA Gutieacuterrez Lecue Miguel Aacutengel GOBIERNO DE CANTABRIA Olivares Saacutenchez Pedro GOBIERNO DE LA REGIOacuteN DE MURCIA Gonzaacutelez Elena GOBIERNO DE LA REGIOacuteN DE MURCIA Gil Palmero Fernando GENERALITAT VALENCIANA Quereda Roacutedenas Rosa GENERALITAT VALENCIANA Gil Herrero Francisco Javier GENERALITAT VALENCIANA Borque Almajano Julio GOBIERNO DE ARAGOacuteN Puyoles Hernandez Santiago GOBIERNO DE ARAGOacuteN Cantabrana Gonzaacutelez Ricardo GOBIERNO DE ARAGOacuteN


Lozano Cantiacuten Mariacutea Aacutengeles GOBIERNO DE ARAGOacuteN Pascual Nobajas Ana Navasa Martiacutenez Mordf de losAacutengeles

JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA

GOBIERNO DE CANARIAS Eugenio Baute Francisco GOBIERNO DE CANARIAS Garciacutea Alberto Juan Carlos del Rosario Verduacute Rafael Carlos

GOBIERNO DE CANARIAS

GOBIERNO DE CANARIAS Ferrer Quintana Joseacute Damiaacuten GOBIERNO DE CANARIAS Millaacuten Muntildeoz Mariacutea Jesuacutes GOBIERNO DE CANARIAS Alfaro Duarte Fernando GOBIERNO DE NAVARRA Arlegui Ochoa Luis GOBIERNO DE NAVARRA Gragera Rodriacuteguez Jaime JUNTA DE EXTREMADURA Arroyo Peacuterez Rafael JUNTA DE EXTREMADURA Esteban Joseacute Luis GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID Mariacuten Pepa Loacutepez-Manzanares Beltraacuten Nicolaacutes

Saacutenchez Melero Arturo

GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMAacuteTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID) GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE INFORMAacuteTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID)

Ordaacutes Alonso Jorge JUNTA DE CASTILLA Y LEOacuteN

Corporaciones Locales Gonzalo Muntildeoz Javier FEDERACIOacuteN ESPANtildeOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS Serrano Quintana Juan Manuel FEDERACIOacuteN ESPANtildeOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS

Universidades CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPANtildeOLAS

Arintildeo Luis Alfons UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI Guijarro Coloma Luis UNIVERSIDAD POLITEacuteCNICA DE VALENCIA

Otras Instituciones de Ocantildea Lacal Daniel TRIBUNAL CONSTITUCIONAL

Con la participacioacuten especial de los expertos Delgado Goacutemez Alejandro AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA Llansoacute Sanjuan Joaquim UNIVERSIDAD PUacuteBLICA DE NAVARRA

Consultor externo Instituto Nacional de Tecnologiacuteas de la Comunicacioacuten SA (INTECO)


INICIO


1 INTRODUCCIOacuteN

2 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE PROCEDIMIENTOS DE COPIADO AUTEacuteNTICO Y CONVERSIOacuteN ENTRE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS




41 Definicioacuten13



431 Requisitos de expedicioacuten13

432 Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato13

433 Copa electroacutenica auteacutentica de documento papel13

434 Copia electroacutenica parcial auteacutentica13


436 Firma de la copia auteacutentica13





52 Motivacioacuten de un cambio de formato13

53 Descripcioacuten del proceso de cambio de formato13

531 Fase de planificacioacuten13

532 Fase de conversioacuten13



6 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS13

61 Definiciones13

62 Acroacutenimos13

7 REFERENCIAS

71 Legislacioacuten13

72 Estaacutendares y buenas praacutecticas13

73 Documentos de trabajo y referencias13

ANEXO I - EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO13

IacuteNDICE

IacuteNDICE DE FIGURAS13


Figura 2 Documento electroacutenico original y su copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato13

Figura 3 Documento papel original y su copia electroacutenica auteacutentica13

Figura 4 Documento electroacutenico original y su copia electroacutenica parcial auteacutentica13

Figura 5 Documento electroacutenico original y su copia papel auteacutentica13


IacuteNDICE DE TABLAS13



Tabla 3 Metadatos miacutenimos obligatorios que reflejan el caraacutecter de copia13



ltlt ASCII85EncodePages false AllowTransparency false AutoPositionEPSFiles true AutoRotatePages All Binding Left CalGrayProfile (Dot Gain 20) CalRGBProfile (sRGB IEC61966-21) CalCMYKProfile (US Web Coated 050SWOP051 v2) sRGBProfile (sRGB IEC61966-21) CannotEmbedFontPolicy Warning CompatibilityLevel 14 CompressObjects Tags CompressPages true ConvertImagesToIndexed true PassThroughJPEGImages true CreateJDFFile false CreateJobTicket false DefaultRenderingIntent Default DetectBlends true ColorConversionStrategy LeaveColorUnchanged DoThumbnails false EmbedAllFonts true EmbedJobOptions true DSCReportingLevel 0 EmitDSCWarnings false EndPage -1 ImageMemory 1048576 LockDistillerParams false MaxSubsetPct 100 Optimize true OPM 1 ParseDSCComments true ParseDSCCommentsForDocInfo true PreserveCopyPage true PreserveEPSInfo true PreserveHalftoneInfo false PreserveOPIComments false PreserveOverprintSettings true Start SubsetFonts true TransferFunctionInfo Apply UCRandBGInfo Preserve UsePrologue false 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IacuteNDICE

0 CONSIDERACIONES PREVIAS 5

1 INTRODUCCIOacuteN 6

2 OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE PROCEDIMIENTOS DE COPIADO AUTEacuteNTICO Y CONVERSIOacuteN ENTRE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 10

21 Queacute NO incluye la NTI 11

3 AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN Y DESTINATARIOS 12


41 Definicioacuten 13

42 Tipos de copias auteacutenticas15

43 Proceso de copiado auteacutentico17

431Requisitos de expedicioacuten18

432Copia electroacutenica auteacutentica con cambio de formato18

433Copia electroacutenica auteacutentica de documento papel20

434Copia electroacutenica parcial auteacutentica21

435Copia papel auteacutentica de documentos puacuteblicos administrativos electroacutenicos22

436Firma de la copia auteacutentica23

44 Soporte y formato de las copias electroacutenicas auteacutenticas 24

45 Informacioacuten complementaria al proceso de copiado24



52 Motivacioacuten de un cambio de formato 25

53 Descripcioacuten del proceso de cambio de formato 26

531Fase de planificacioacuten 27

532Fase de conversioacuten28

533Fase de validacioacuten 28

534Fase de conformacioacuten del documento electroacutenico 28

6 DEFINICIONES Y ACROacuteNIMOS 30

61 Definiciones30

62 Acroacutenimos 34

7 REFERENCIAS35

71 Legislacioacuten 35

72 Estaacutendares y buenas praacutecticas 36

73 Documentos de trabajo y referencias 37

















4


5













1 INTRODUCCIOacuteN











6





7










Primero


Segundo





8


IacuteNDICE

I Objeto










9



I Objeto



12 Noacutetese que





































41 Definicioacuten



































7

167

120

09

Gen

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r


Ley

112

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RD

RD

42

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Sopo

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TIPO DE COPIA









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METADATO VALOR




















METADATO VALOR





METADATO VALOR


















METADATO VALOR























III5







































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VIII1 hellip


b)



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METADATO VALOR












61 Definiciones





























































62 Acroacutenimos







7 REFERENCIAS

71 Legislacioacuten



































httpwwwlocgovead











































































Grupo de expertos





















XUNTA DE GALICIA






















INICIO


1 INTRODUCCIOacuteN

























61 Definiciones13

62 Acroacutenimos13

7 REFERENCIAS





IacuteNDICE














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