GUIA DE APRENDIZAJE No. 3- Primer periodo 2021 ...

Institución Educativa Técnico Comercial de Sabanalarga Sede “Principal”. Sede “Javier Arango Ferrer”. Sede “Antonio Nariño”

NIT. 802.005.796-6 – CODIGO DANE: 108638000810-CODIGO ICFES: 096255 Reconocimiento Oficial Según Resolución 00757 de abril de3 2.016 de Secretaría de Educación

GUIA DE APRENDIZAJE No. 3- Primer periodo 2021

IDENTIFICACION

ASIGNATURA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA GRADO: 1101

DOCENTE: ROSA CERVANTES VILORIA

INFORMACION DE CONTACTO: Correo: cervantestecnico2020@ gmail.com Cel. 3043345867

NOMBRE DEL ESTUDIANTE:

FECHA DE DESARROLLO

PRIMER PERIODO 2021 CORTE -1

COMPETENCIA/ESTANDAR DBA

Recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación

de carácter administrativa que ingresan, proveniente de

diferentes fuentes externas, así como la generada por

todas las dependencias que conforman la organización.

Organiza la correspondencia para ser distribuida a las

diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a

su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.

APRENDIZAJES ESPERADOS EVIDENCIAS DE APRENDIZAJES

¿Cuál es la unidad de correspondencia? ¿Cuáles son los servicios que presta la unidad de correspondencia? ¿Qué es un archivo de correspondencia? ¿Qué es la ventanilla única unidad de correspondencia?

Identifica las funciones de una unidad de correspondencia

en una organización.

¿QUE VOY A APRENDER?

http://elblogdelarchivo.blogspot.com/2009/02/unidad-de-correspondencia.html


https://www.calameo.com/books/004029627538e57c6a908




"Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar en el bello y maravilloso

mundo del saber" - Albert Einstein. En esta guía vas aprender a recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman la organización.

Unidad de correspondencia

La unidad de correspondencia es una estación de trabajo que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos y externos para todos los miembros de una organización entre las diferentes divisiones. Su objetivo es el de garantizar que sean entregados a su destinatario de manera eficaz, rápida y en las mejores condiciones. Las entidades o corporaciones privadas y públicas implementan este programa de gestión de documentos para agilizar procesos de control de la correspondencia. Se trata de un proceso que se integra a la dinámica organizacional y permite la consecución de los objetivos de la empresa.

Reflexiona sobre el texto y responde las siguientes preguntas en tu cuaderno. ¿Qué es una unidad de correspondencia?

¿¿Cuál es el objetivo de una unidad de correspondencia?



LO QUE ESTOY APRENDIENDO .

Es fundamental que un Asistente Administrativo conozca las funciones de una unidad de correspondencia en la organización.

¿Cuáles son las funciones de una unidad de correspondencia?

Las funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por la institución y la administración del sistema de correo. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:

- Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica el destinatario. - Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos. - Clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución. -Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de las comunicaciones de la empresa - No tramitar comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la organización. - Hacer el seguimiento a las comunicaciones de la empresa e informar sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la institución. - Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva.

¿Cómo es la estructura de una unidad de correspondencia?

La unidad de correspondencia se organiza en función del tamaño y las características de la empresa o

institución. Generalmente depende de una jefatura que se divide en dos subunidades: una de entrada y otra de salida.



Cada subunidad tiene funciones específicas orientadas a la administración y control de todo lo que tiene que ver con la

correspondencia tanto interna como externa. Este tipo de unidades de estructuran de la siguiente manera:

Jefatura

Define los reglamentos y políticas que racionalizan, normalizan y regulan la producción de documentos, los métodos de

distribución, el envío y recepción de la correspondencia y las asignaciones de los miembros del departamento. Es decir,

de manera coordinada engranan el proceso de gestión de documentos y archivo y su sistematización eficaz.

Correspondencia de entrada

Son los documentos que llegan y van dirigidos a los diferentes departamentos de la institución. En este área se reciben

los documentos. Antes de sellar la conformidad de la recepción se debe verificar que:

– Efectivamente estén destinados a la institución o empresa.

– El asunto sea inherente a la institución o empresa.

– Estén debidamente sellados y firmados.

– Los anexos, de existir, estén completos. Si no lo están, se debe hacer el reclamo de inmediato al emisor de forma

escrita o verbal.

– Se coloque el sello de la subunidad con fecha y hora de recepción.

Control y entrega

Luego se procede a la clasificación de los documentos colocando el símbolo correspondiente al departamento a donde

debe ser enviado. Se realiza el registro de acuerdo con los principales datos de control, como fecha de recepción,

departamento al que va destinado, numero de control de registro y los datos del remitente original.



Posterior a esta etapa de documentación y clasificación se procede a la distribución, que consiste en hacer llegar a cada

departamento o dependencia la correspondencia. Dicho departamento procederá a poner el sello de acuse de recibido y

conforme.

En caso de que se determine que un documento no está dirigido a la institución o no sea de su competencia, se

procederá a su devolución al remitente de origen con la debida explicación.

Correspondencia de salida

Esta área es la encargada de recibir correspondencia y documentos de cada una de los departamentos de la empresa o

institución y organizarlos en función de su destino. Hará el despacho por las vías pertinentes una vez que validen lo

siguiente:

– Los documentos deben estar redactados en papel institucional.

– Los documentos deben estar firmados (tanto el original como la copia).

– Los anexos deben estar adjuntados.

– Los datos del destinatario y dirección deben ser los correctos.

– Debe aparecer el control y registro de salida con fecha y código.

Luego de haber revisado y aprobado los datos y características establecidas para el envío, se procede a otorgar

constancia de recepción.

Esta área asume la responsabilidad de despacho y entrega a los destinos luego de clasificarlos según la vía (por correo,

de forma personal o directa, a través de un intercambio, entre otras).



Los sobres serán rotulados y se identificarán los documentos que estos contengan en los controles de entrega o facturas

según la vía por la cual se despachen. Debe volver una copia de los documentos sellados y firmados como acuse de

recibo.

Correspondencia de entrada

Son los documentos que llegan y van dirigidos a los diferentes departamentos de la institución. En este área se reciben

los documentos. Antes de sellar la conformidad de la recepción se debe verificar que:

– Efectivamente estén destinados a la institución o empresa.

– El asunto sea inherente a la institución o empresa.

– Estén debidamente sellados y firmados.

– Los anexos, de existir, estén completos. Si no lo están, se debe hacer el reclamo de inmediato al emisor de forma

escrita o verbal.

– Se coloque el sello de la subunidad con fecha y hora de recepción.

Control y entrega

Luego se procede a la clasificación de los documentos colocando el símbolo correspondiente al departamento a donde

debe ser enviado. Se realiza el registro de acuerdo con los principales datos de control, como fecha de recepción,

departamento al que va destinado, numero de control de registro y los datos del remitente original.

Posterior a esta etapa de documentación y clasificación se procede a la distribución, que consiste en hacer llegar a cada

departamento o dependencia la correspondencia. Dicho departamento procederá a poner el sello de acuse de recibido y

conforme.



En caso de que se determine que un documento no está dirigido a la institución o no sea de su competencia, se

procederá a su devolución al remitente de origen con la debida explicación.

Correspondencia de salida

Esta área es la encargada de recibir correspondencia y documentos de cada una de los departamentos de la empresa o

institución y organizarlos en función de su destino. Hará el despacho por las vías pertinentes una vez que validen lo

siguiente:

– Los documentos deben estar redactados en papel institucional.

– Los documentos deben estar firmados (tanto el original como la copia).

– Los anexos deben estar adjuntados.

– Los datos del destinatario y dirección deben ser los correctos.

– Debe aparecer el control y registro de salida con fecha y código.

Luego de haber revisado y aprobado los datos y características establecidas para el envío, se procede a otorgar

constancia de recepción.

Esta área asume la responsabilidad de despacho y entrega a los destinos luego de clasificarlos según la vía (por correo,

de forma personal o directa, a través de un intercambio, entre otras).

Los sobres serán rotulados y se identificarán los documentos que estos contengan en los controles de entrega o facturas

según la vía por la cual se despachen. Debe volver una copia de los documentos sellados y firmados como acuse de

recibo.

¿Cómo se distribuyen los Documentos?



Una vez radicadas las comunicaciones en el sistema y organizadas en el casillero por Sedes, se hace entrega al mensajero

para proceder con su distribución, se realiza el siguiente procedimiento:

- Se imprime la Planilla de Correspondencia Recibida, emitida por el Sistema de

Gestión Documental.

- Se entrega la correspondencia al mensajero punteando con el documento físico

- En caso de haber entregado correspondencia sin planilla, se debe diligenciar el formato de control de Correspondencia

Interna al tomar la planilla se escribe en el consecutivo el número de anexo con el cual se hizo entrega la

documentación.

- El mensajero distribuye la documentación por las diferentes unidades haciendo

firmar en la planilla la entrega de la misma.

- El mensajero entregará al Coordinador de Archivo General y Correspondencia la

planilla, quien a su vez verificará que no exista ningún espacio en blanco y las firmas se encuentren completas, dará el

Vo.Bo. y se archiva



PRACTICO LO QUE APRENDÍ ¿Realizaste la lectura del texto? ¡Fantástico! Continua tu aprendizaje desarrollando la siguiente actividad: Responde los siguientes interrogantes en el cuaderno. ¿Cuál es la unidad de correspondencia? ¿Cuáles son los servicios que presta la unidad de correspondencia? ¿Cuáles son las funciones de una unidad de correspondencia? ¿Cómo se distribuyen los documentos? ¿Cuál es la responsabilidad de un asistente administrativo en una unidad de correspondencia con los documentos en la organización? ¿Cómo es la estructura de una unidad de correspondencia?

¿Cómo sé que aprendí?

Demostrarás lo que has aprendido del tema desarrollado en esta guía, realizando la siguiente actividad en tú portafolio de evidencias.

1. Realiza la actividad practica 2. Diseña una planilla de correspondencia interna, diligenciando y simulando los datos una empresa. 3. Elabora un mapa conceptual del tema desarrollado.

En las actividades que me vas a enviar debes tener en cuenta los siguientes aspectos: -Presentación del trabajo.

-Responsabilidad, esfuerzo y dedicación para la entrega del trabajo.

-Desarrollo del contenido (información completa y organizada).

-Tomar fotos de las actividades realizadas y enviarla a mi Correo o Whatsapp que aparece en la guía en la fecha estipulada.







¿Qué aprendí?

Para finalizar te invito que de acuerdo al trabajo realizado a autoevaluarte de cómo fue tu proceso y que tanto

aprendiste con el desarrollo de esta guía respondiendo en tu cuaderno los siguientes interrogantes:

1 Realizaste con responsabilidad las actividades asignadas.

2. ¿Me siento satisfecho con el trabajo realizado? ¿Por qué?

3. ¿Qué te gusto de la actividad que realizaste?

4. ¿Qué dificultades tuviste para realizar las actividades? ¿Por qué?

5-.¿Qué crees que puedes mejorar?

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