ANEXO N GUIA PARA ELABORAR UN INFORME

ALGUNOS ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA

PARA ELABORAR UN INFORME A diario y casi sin darnos cuenta realizamos informes ante diversas situaciones que se nos presentan, por ejemplo cuando nos pregunta que paso en tal o cual lado, cuando hacemos un resumen oral de una reunin en la que participamos.

Si bien puede considerarse una tarea tediosa, la realizacin de los informes de las actividades, proyectos que llevamos a cabo en nuestra Filial nos resultarn tiles al momento de mencionar las actividades que llevamos a cabo, como nos fue, que inconvenientes y que aciertos tuvimos, que recursos humanos, de logstica y econmicos fueron tiles y cuales no fueron contemplados. En definitiva, realizar un informe, es algo que hacemos cotidianamente y, esperamos que esta gua ayude a sistematizar este ejercicio que todos hacemos para orientarlo a la realizacin de los informes.A continuacin mencionaremos algunas reflexiones acerca del tipo de informacin y datos que debe contener un informe de cualquier tipo para la presentacin de proyectos, pero tengamos en cuenta que depende del tipo de proyecto y quin sea el financiador puede solicitar algn otro tipo de datos o algn formato especfico.

El informe. La culminacin de un proceso.Hemos hablado del informe como un elemento aislado dentro de un sin fin de situaciones, pero cuando se est realizando sobre aspectos que refieren a nuestro trabajo o quehacer un informe es el resultado de un anlisis de la situacin, proyecto, actividad de la cual se pretende informar. En definitiva es la narracin de un suceso o conjunto de sucesos sobre los cuales nos interesa -por diversas razones- dejar constancia y dar cuenta de aquello que efectivamente se ha realizado, sus dificultades, sus logros, etc.Hay diferentes tipos de informes a desarrollar en el ciclo de vida de un proyecto, esta gua es simplemente una herramienta que deber ser adaptada a las circunstancias y los objetivos del informe, as como al grupo de usuarios al cual ste va dirigido.

Cabe sealar que es muy til el uso de cuadros y tablas para una mejor apreciacin de los datos y es importante adaptarlos a las necesidades que demande el informe.

Un buen informe... Aquellas caractersticas cualitativas de la informacin.

Es fundamental comprender que los datos o la informacin que un informe contiene, debe reunir determinadas caractersticas y condiciones que aqu se describen en los siguientes apartados

Utilidad

La informacin debe servir para satisfacer razonablemente las necesidades de los usuarios de los informes. Para ello, debe satisfacer los requisitos de pertinencia, confiabilidad, claridad y oportunidad.

PertinenciaLa informacin debe pertenecer al mbito de lo que se informa y corresponder al cumplimiento de sus objetivos y al contexto de que se trate. (ej. si deseo informar sobre el ndice de desocupacin en mi localidad y las dificultades para salir de esta situacin podr aportar informacin que refiera al cierre de determinadas empresas o fbricas locales. al nmero de empleados que estas ocupaban. al nmero de empresas, comercios, etc., que se encuentran en actividad y su capacidad para absorber o no a los desocupados, etc.)

Confiabilidad

La informacin debe reunir las cualidades que le otorguen el carcter de veraz (verdadera, obtenida de fuentes fidedignas, comprobable por diferentes medios) de modo que resulte creble para sus usuarios, de manera que puedan utilizarla para tomar sus decisiones. Las cualidades para que resulte creble son:

Aproximacin a la realidad: La informacin debe incluir todos los aspectos significativos apropiados para representar razonablemente los fenmenos a describir; y verificabilidad: la razn de la informacin debe poder ser comprobada por terceros ajenos a su emisin

Claridad

La informacin debe preparase utilizando un lenguaje preciso, que evite las ambigedades, sencillo, breve y directo, que sea legible y fcil de comprender por los usuarios que tengan un razonable conocimiento de la terminologa propia de los informes.Comparabilidad

La informacin debe permitir la mxima posibilidad de ser relacionada y confrontada con otra del mismo tipo - ya que no podemos comparar peras con zanahorias - , que pueden ser de la misma fecha o periodo, de otras fechas o periodos, de otras instituciones u organismos.

Oportunidad

La informacin debe suministrarse en tiempo, en forma adecuada y lugar conveniente para los usuarios de modo tal que tenga posibilidad de favorecer la toma de decisiones. Esto requiere la definicin de la periodicidad necesaria (frecuencia exigida para la entrega de informes) y el equilibrio entre la rapidez de su emisin y el cumplimiento razonable de los requisitos anteriores

Gua para elaborar el informe final de actividades.I) ndice: Listado de puntos a tocar con su nmero de pgina.II) Introduccin: Se puede incluir:

1) Antecedentes y descripcin general del proyecto: Permite sintetizar al lector de qu se trata.

Incluir informacin sobre: localizacin del proyecto, tipo y cantidad de beneficiarios, actividades principales, duracin en meses.III)Detalle de las actividades realizadas: Se pueden considerar los siguientes aspectos:

En qu consistieron las actividades, sobre qu reas se trabaj (Ej.: salud, medio ambiente, juventud, etc.)

Cul fue la metodologa de trabajo (participativa, etc.)

Dnde fue desarrollada (ubicacin geogrfica, direcciones, etc.)

Fechas de realizacin de las actividades principales (entrega de servicios y de bienes)

Quines y cuntos fueron los beneficiarios separando datos segn sexo.

Quin fue el coordinador Tcnico Local.Organizaciones locales u ONGs que colaboraron en el proyecto.IV) Logros alcanzados y obstculos encontrados: En este apartado se rene la informacin que permita sealar aciertos y errores identificados (con el fin de evitarlos y/o corregirlos en el futuro) por ello es importante que un informe refleje la labor desarrollada del proyecto, producto de un anlisis critico que permita separar los resultados positivos de los negativos. Se ofrecen los siguientes puntos que se pueden tomar en cuenta:

1) Acerca del cumplimiento de las metas y objetivos principales: si se dio respuesta a las necesidades de la comunidad en las condiciones establecidas en el proyecto.2) Se cumpli con las actividades en tiempo y forma? plazos, resultados previstos, etc.3) Cul fue la respuesta de las instituciones y el personal durante el proyecto?

4) Cul fue la respuesta / participacin de los beneficiarios/as?5) Las metodologas de trabajo elegidas dieron resultado?

6) Los recursos humanos y/o financieros fueron suficientes o insuficientes?

7) El proyecto gener algn nivel de impacto? Positivo o negativo sobre los beneficiarios; sobre otros mbitos no esperados como el contexto comunitario, a nivel poltico, econmico; en temas de genero, vnculos con las instituciones, etc.

V)Rendicin final de gastos:

1) Planilla de Rendicin de gastos del perodo que abarc el proyecto

(Cada proyecto tiene su propio formato de planilla de rendicin de gastos).VI) Responsables de la elaboracin del informe: Quines son y que actividad cumplen en l.PAGE 1