Guía de información del empleado División de vivienda para...
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Marzo de 2015 Guía de información del empleado División de vivienda para la tercera edad
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Marzo de 2015
Guía de información del empleado
División de vivienda para la tercera edad
Marzo de 2015
Contenido
Su empleador Introducción ...........................................................................................5
Palabras de bienvenida .........................................................................6 Declaración de la misión ........................................................................7 Valores principales de National Church Residences .............................7 Comunidades .........................................................................................8 Filosofía de administración ....................................................................8
Su carrera Verificación de antecedentes .................................................................9 Naturaleza del empleo ...........................................................................10 Igualdad de oportunidades laborales .....................................................10 Calificaciones de salud ..........................................................................11 Política de vacunación contra la gripe ...................................................12 Estado de empleo ..................................................................................13 Período introductorio .............................................................................14 Nepotismo (contratación de parientes) ..................................................15 Traslados y ascensos ............................................................................15 Publicación de empleos .........................................................................16 Evaluaciones de desempeño .................................................................16 Registros de empleo ..............................................................................16
Horario y remuneración Cronogramas .........................................................................................17 Política de asistencia .............................................................................17 Política de notificación ...........................................................................19 Política de compensación por fines de semana.....................................20 Política de rotación por antigüedad .......................................................20 Horarios de trabajo y horas extra ...........................................................21 Política de tarjetas de obsequio (con relación a los impuestos de la nómina de pagos) ..............................................................................23 Tiempo de viaje .....................................................................................23 Inclemencias climáticas .........................................................................24 Llamadas de emergencia ......................................................................24 Períodos de pago ..................................................................................24 Sistema de registro de tiempo ...............................................................25 Kronos ...................................................................................................25 UltiPro en National Church Residences .................................................28
Beneficios Programa de jubilación ..........................................................................29 Otros beneficios .....................................................................................30 Salud .....................................................................................................30 Plan odontológico ..................................................................................31
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Beneficios (continuación) Cuenta de gastos de salud flexible ........................................................32
Cuenta de gastos para la atención de dependientes .............................32
Seguro por discapacidad y seguro de vida ............................................33 Seguro de vida complementario ............................................................33 Seguro complementario de atención a largo plazo ................................34 Cobertura complementaria por discapacidad a largo plazo ...................34 Tiempo fuera del trabajo ........................................................................34 Feriados .................................................................................................35 Feriados personales ..............................................................................36 Cronograma de rotación de feriados .....................................................36 Vacaciones ............................................................................................37 Licencia médica .....................................................................................38 Solicitar e informar de tiempo fuera del trabajo .....................................39 Licencia .................................................................................................39 Licencia médica y familiar (FMLA) .........................................................40 Licencia médica (no FMLA) ...................................................................45 Licencia personal ...................................................................................46 Licencia militar .......................................................................................47 Servicio de jurado ..................................................................................47 Licencia por duelo ..................................................................................48 Empleo externo durante una licencia .....................................................48 Indemnización de consuelo ...................................................................49 Indemnización por accidentes y enfermedades laborales y por desempleo ....................................................................................49 Asistencia con la matrícula ....................................................................49 Reembolso por el programa de asistencia de enfermería .....................50 Programa de asistencia al empleado .....................................................51
Seguridad y protección Protección ..............................................................................................52 Política en caso de incendios y desastres .............................................52 Enfermedad potencialmente mortal .......................................................52 Política sobre drogas y alcohol ..............................................................53 Lesiones en el trabajo ............................................................................55 Política de trabajo transitorio (TWP) ......................................................56 Correo electrónico, Internet y computadoras .........................................57 Política de acceso a Internet..................................................................58 Política sobre el correo electrónico ........................................................58 Uso personal ..........................................................................................58 Política sobre redes sociales .................................................................59 Reclamos de licencia de software de National Church Residences ......61 Seguridad durante la conducción ..........................................................62
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Prácticas de empleo Política antimonopolio ............................................................................63 Conflicto de intereses ............................................................................64 Cumplimiento corporativo ......................................................................65 Información confidencial ........................................................................67 Política sobre derechos de propiedad ...................................................68 Capacitación en servicio ........................................................................68 Tableros de anuncios ............................................................................68 Visitas y horas libres ..............................................................................68 Política de promoción y distribución ......................................................69 Apariencia personal ...............................................................................70 Informes de gastos ................................................................................70 Política de fumadores y uso de tabaco ..................................................71 Dispositivos electrónicos móviles ..........................................................71 Vehículo personal ..................................................................................71
Estándares de empleo Pautas de conducta ...............................................................................72 Normas de trabajo .................................................................................72 Medida correctiva ..................................................................................74 Políticas en conflicto ..............................................................................75 Política sobre acoso ..............................................................................75 Violencia en el lugar de trabajo ..............................................................76 Armas ....................................................................................................77 Renuncia ...............................................................................................78 Despido .................................................................................................78
Acuse de recibo del empleado .................................................................79
Anexo para el Estado de Florida ..............................................................80
Anexo A ..........................................................................................................81
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Introducción La Guía de Información del Empleado (GIE), publicada en marzo de 2015, ofre-ce un resumen de las políticas y prácticas de empleo de National Church Resi-dences. Se presenta únicamente a modo informativo y no puede ni pretende describir todas las circunstancias y situaciones en las que los empleados de Na-tional Church Residences podrían encontrarse, ni puede describir todas las polí-ticas y procedimientos que podrían afectar la relación de empleo. Si en cualquier momento tuviera preguntas o inquietudes sobre estas pautas o cualquier otro aspecto de su empleo, es su responsabilidad ponerse en contacto con su super-visor o con el Departamento de Recursos Humanos para recibir una aclaración. Esta Guía de Información del Empleado reemplaza a todas las políticas y proce-dimientos anteriores de National Church Residences sobre el mismo tema. A excepción de nuestra política sobre el empleo indefinido, parte de la información de esta guía se modificará ocasionalmente, ya que nuestras políticas se revisan constantemente y se modifican cuando corresponde. Si alguna parte del contenido de esta Guía de Información del Empleado fuera contraria a las provisiones de las leyes federales, estatales o locales vigentes, regirá la ley vigente.
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EMPLEADOR
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EMPLEADOR
Palabras de bienvenida
Bienvenido a National Church Residences. Nos complace contarlo como miem-bro de nuestra organización y esperamos que los desafíos y la importancia de su empleo sean fuente de orgullo y satisfacción. National Church Residences es el líder innovador en integración de hogares y servicios de apoyo para personas vulnerables, que les permite llevar vidas más saludables y satisfactorias. Su cortesía, tacto, simpatía, alegría, amabilidad, pro-fesionalismo, consideración y actitud positiva forman parte de esa satisfacción. Los residentes, sus parientes y sus colegas dependen de usted. Es nuestro sincero deseo ayudarlo a disfrutar de su trabajo y a que se sienta sa-tisfecho con el mismo. Esperamos que el empleo en National Church Residences le resulte desafiante, significativo y gratificante. Esta Guía no es un contrato de empleo ni debe considerarse como tal. Las políti-cas incluidas aquí pueden cambiar a discreción de National Church Residences. Si surgen situaciones personales que no están cubiertas en estás políticas o que usted no comprende, comuníquelas cuanto antes a su supervisor. El Departa-mento de Recursos Humanos también está disponible para explicarle los detalles específicos. Es muy importante que lea esta guía y la tenga a la mano para consultas en el futuro. Nos complace que haya decidido formar parte del dedicado equipo de National Church Residences. Nos alegra que forme parte de nuestros próximos 50 años de excelencia que transforma vidas. David A. Kayuha Vicepresidente ejecutivo de Relaciones Corporativas
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EMPLEADOR
Declaración de la misión La misión de National Church Residences es ofrecer alojamiento y atención de cali-dad a precios asequibles en comunidades con personas que se preocupan. Nuestro ministerio es de alcance nacional y surge del compromiso cristiano de atender a los adultos mayores, desde 1961. Si bien nuestro ministerio se dirige principalmente a adultos mayores, nos preocupan los adultos mayores de ingresos bajos y moderados, las personas con discapacida-des y las familias con ingresos bajos y moderados. Estamos comprometidos a ex-pandir nuestros servicios en las áreas de vivienda asistida, hogares de ancianos, co-munidades de servicio completo para jubilados y al desarrollo de los recursos nece-sarios para sustentar estas instalaciones. También tenemos planes de crecimiento en el área de vivienda de apoyo. En tanto estamos comprometidos con el profesionalismo en la administración de bie-nes, programas y recursos humanos, estamos igualmente comprometidos con la compasión por las personas a quienes atendemos. Como miembro respetado de la comunidad sin fines de lucro, estamos sumamente interesados en participar en la formación de los temas de políticas públicas que afec-tan a quienes atendemos.
Valores principales de National Church Residences Misión Nos guía un profundo sentir de que nuestro trabajo debe servir a Dios y hacer el bien a otros siempre. Compasión Nos importan genuinamente las personas y tratamos a los residentes, empleados y vecinos con dignidad, respeto y justicia. Profesionalismo Nos esforzamos por ser excelentes en lo que hacemos y por administrar sensata-mente los recursos con prácticas comerciales sólidas y éticas. Liderazgo Seremos líderes en nuestro campo: si somos un buen ejemplo para otros, visiona-rios, si crecemos y mejoramos constantemente. Espíritu de la marca Excelencia en la transformación. Promesa de la marca Excelencia que transforma vidas.
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EMPLEADOR
Comunidades National Church Residences es el mayor desarrollador y gestor sin fines de lucro de viviendas asequibles para adultos mayores y familias de la nación, con más de 330 comunidades en 36 estados y en Puerto Rico, además de 15 instalacio-nes de atención de salud en Ohio y Florida que ofrecen servicios de enfermería especializada, vivienda asistida, vida independiente, atención para adultos duran-te el día y servicios en el hogar y en la comunidad. Visite nuestro sitio web www.NationalChurchResidences.org para ver las comunidades a través del enla-ce “Properties” (Propiedades).
Filosofía de administración El respeto, comprensión y confianza mutua son las partes más importantes de una buena relación laboral en National Church Residences. La gerencia acepta su responsabilidad de ofrecer buenas condiciones de empleo, buenos salarios, buenos beneficios y el respeto personal que legítimamente cada uno se merece. National Church Residences trabaja diligentemente desde hace años para lograr mejoras. La Gerencia sabe que puede continuar con esta tra-yectoria. Cuando tenga algún problema relacionado con el trabajo, notará que las puertas están abiertas en todos los niveles. National Church Residences ha establecido canales de comunicación que, en la mayoría de los casos, le brindarán la oportu-nidad de obtener respuestas a sus preguntas o inquietudes y de expresar sus opiniones sobre la atención a los residentes, las actividades diarias y las políticas de National Church Residences. La Línea Abierta es un canal de comunicación diseñado para responder a sus preguntas e inquietudes y brindarle acceso direc-to y confidencial al Presidente o Director Ejecutivo. La Línea Abierta se ofrece como medio para asistirlo en caso de que otros canales de comunicación, como nuestra política de Puertas Abiertas, el Procedimiento en Caso de Conflicto u otras conversaciones habituales con su supervisor no satisfagan sus necesida-des. Los formularios de Línea Abierta están disponibles en todos los centros de National Church Residences. Notará que la gerencia se ha mostrado receptiva a los empleados en el área de las relaciones entre empleados y seguirá haciéndolo en el futuro.
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CARRERA
Verificación de antecedentes Se lleva a cabo una verificación de antecedentes penales para todos los puestos a través de una empresa externa que analiza sentencias por delitos graves, delitos menores y declaraciones de culpabilidad por delitos graves y menores. Además, como parte del proceso de empleo, nuestro programa de evaluación previo al empleo requerirá que autorice y complete todos o al-gunos de los siguientes:
Verificaciones exhaustivas de antecedentes personales, comerciales y educacionales
Examen físico correspondiente al empleo y prueba de TBC
Búsqueda en bases de datos correspondiente al empleo según lo estipulan las nor-mas estatales
Verificación de crédito correspondiente al empleo
Verificación de antecedentes de conducción correspondiente al empleo
Evaluaciones de destrezas correspondientes al empleo
Cualquier otro factor que se considere adecuado
Los resultados del programa de evaluación previa al empleo se mantendrán en un archivo confi-dencial disponible únicamente para el personal autorizado.
Algunos empleados podrían estar sujetos a requisitos de verificación de antecedentes penales de la ley estatal, que prohíben la contratación de una persona para ciertos puestos en los que se trabaja con ancianos o discapacitados, si la persona ha sido sentenciada por uno o más delitos que la inhabiliten. El candidato puede estar empleado en forma condicional hasta que el centro reciba los resultados de la verificación de antecedentes penales. Si un candidato a empleo tiene un registro sellado o eliminado, es posible que, de acuerdo con las leyes vigentes, la organiza-ción deba revisar aquellas infracciones selladas o eliminadas. Los empleados condicionales de-ben asistir a la orientación para nuevas contrataciones y cumplir con todos los requisitos estata-les o del centro para poder trabajar. Se tomarán las huellas dactilares de todos los empleados antes de la orientación o durante la misma. Las huellas dactilares deben enviarse a la Oficina de Investigación e Identificación Criminal (BCII, por sus siglas en inglés) en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles desde la contratación condicional. Los empleados condicionales que no han sido residentes de Ohio en los últimos cinco (5) años serán sometidos a una verificación de antecedentes del FBI (Federal Bureau of Investigation), además de la verificación de la BCII. La ley exige el despido de tales empleados condicionales, en caso de que los resultados de la verifi-cación de antecedentes penales no se obtenga dentro de sesenta (60) días para los resultados de la BCII y del FBI; o si los resultados de la verificación de antecedentes penales indican que la persona ha sido sentenciada o se ha declarado culpable de algún delito que la inhabilite, esta-blecido en las leyes vigentes o según las políticas de National Church Residences, siempre que National Church Residences no concluya que la persona cumple con los estándares de rehabili-tación pertinentes. Los empleados potenciales deben firmar los formularios de autorización o divulgación correspondientes para autorizar estas verificaciones. La empresa externa hará la revisión y notificará a Recursos Humanos. Las sentencias se evaluarán caso a caso.*
*Para las comunidades fuera de Ohio, consulte el Anexo 1(página 80).
Además de la toma de huellas dactilares en el momento de la contratación, algunos empleados pueden estar sujetos a las normas estatales que exigen la toma de huellas dactilares y la bús-queda en bases de datos cada cinco (5) años.
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CARRERA
Naturaleza del empleo Su empleo en National Church Residences es “a plazo indefinido”, lo que significa que lo podemos despedir en cualquier momento y por cualquier motivo que la ley vigente no prohíba, con o sin notificación previa. Usted también es libre de renunciar en cualquier momento. Ningún ejecutivo, agente, representante o empleado de Na-tional Church Residences tiene autoridad para celebrar un contrato de empleo indivi-dual con ningún empleado o candidato al empleo, salvo para empleo a plazo indefini-do, a menos que el contrato sea por escrito, específico para el empleado y lo haya firmado el empleado y el Presidente de National Church Residences. Las políticas de personal que se describen aquí se aplican a todos los empleados de la corpora-ción National Church Residences y, a menos que se indique lo contrario, sus empre-sas filiales. Las circunstancias presupuestales determinan la disponibilidad de todos los programas y beneficios, que deben ser aprobados por cada filial para determinar la participación efectiva. Consulte con su supervisor si tiene preguntas sobre si se aplican a usted una o más de estas políticas. Esta guía ha sido diseñada para proporcionarle una comprensión general de nues-tras políticas de personal. Lo invitamos a familiarizarse con ella, ya que responderá muchas de las preguntas habituales que surgen en cuanto al empleo en National Church Residences. No obstante, esta guía no puede anticipar cada situación ni responder a cada pre-gunta sobre el empleo. No es un contrato de empleo y no pretende generar obliga-ciones contractuales de ningún tipo. Ni usted ni National Church Residences están obligados a continuar con la relación de empleo si alguna de las partes decide, en forma voluntaria, dar por finalizada la relación en cualquier momento. Para mantener la flexibilidad necesaria en la administración de políticas y procedi-mientos, National Church Residences se reserva el derecho de cambiar, revisar o eliminar cualquiera de las políticas o beneficios que se describen en esta guía. Estas políticas no deben considerarse como la lista exclusiva de políticas y procedimientos de la empresa que la gerencia considere adecuados en la actualidad o en cualquier momento en el futuro.
Igualdad de oportunidades laborales National Church Residences tiene como política ofrecer igualdad de oportunidades laborales a todos los candidatos y empleados. Por lo tanto, National Church Resi-dences no discrimina según raza, sexo, edad, religión, color, origen nacional, ascen-dencia, estado militar, discapacidad, información genética o cualquier otra caracterís-tica protegida por la ley vigente. National Church Residences seguirá los pasos necesarios para asegurarse de que los principios de esta política sean implementados por completo en todos los niveles operativos.
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En la medida de sus posibilidades, National Church Residences:
reclutará, contratará, capacitará y ascenderá en todos los cargos sin distinción de
raza, religión, color, género, sexo, edad, origen nacional, ascendencia, estado militar, discapacidad, información genética o cualquier otra característica protegi-da por ley;
se asegurará de que todas las acciones hacia el personal como por ejemplo re-
muneración, beneficios, traslados, despidos por falta de trabajo, restituciones de dichos despidos y capacitación, educación, asistencia con las matrículas y pro-gramas sociales patrocinados por la empresa, sean administrados sin discrimina-ción por raza, color, religión, sexo, edad, origen nacional, ascendencia, condición de militar, discapacidad, información genética o cualquier otra característica pro-tegida por las leyes vigentes.
El vicepresidente ejecutivo, director administrativo tendrá la responsabilidad en toda la empresa de asegurar la igualdad de oportunidades laborales y actuará como eje-cutivo de igualdad de oportunidades laborales dentro de la organización.
Si es una persona con una discapacidad y cree necesitar las adaptaciones pertinen-tes para poder llevar a cabo las funciones esenciales de su trabajo, comuníquese con el director de Recursos Humanos para comenzar el proceso de adaptación.
Calificaciones de salud De acuerdo con las leyes estatales vigentes, National Church Residences no dará empleo a ninguna persona en un centro de atención residencial si no se ha sometido a un examen por parte de un profesional de atención de salud dentro de los 30 días previos al inicio del trabajo o el primer día de trabajo y si no está certificada como médicamente apta para llevar a cabo las tareas indicadas. El examen médico incluirá una prueba de Mantoux de tuberculosis de acuerdo con el procedimiento descrito en las reglamentaciones y estándares estatales vigentes. Su supervisor le indicará lo que debe hacer si el resultado de su prueba es positivo. La primera prueba de Man-toux debe ser interpretada por el enfermero antes de que usted tenga contacto con un residente.
Podría solicitarse a todos los empleados que se sometan a una prueba de Mantoux por año, lo cual está relacionado con el empleo y de acuerdo con la necesidad co-mercial, según lo exige la ley.
Por el bien de la salud de los residentes y otros empleados, no debe asistir al trabajo y arriesgar la buena salud de los demás cuando tenga una enfermedad contagiosa. Si acude a trabajar con señales y síntomas de una infección, su supervisor podría enviarlo a casa.
Cuando regrese al trabajo después de haber estado ausente por razones médicas y en cualquier otra circunstancia, deberá ser capaz de llevar a cabo las funciones esenciales de su trabajo, con o sin las adaptaciones pertinentes. Si no está trabajan-do, es posible que se solicite una declaración del médico para que pueda volver a trabajar o recibir el pago por tener licencia médica. Lo anterior no se aplica si usted tiene una licencia aprobada por motivos no relacionados con la salud.
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CARRERA
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Política de vacunación contra la gripe Todo el personal que trabaje en operaciones de atención de salud o tenga motivos para ingresar en un centro, hogar o comunidad de National Church Residences que vaya a brindar servicios de atención de salud debe vacunarse anualmente contra la gripe. Esto incluye a todas las comunidades de retiro de atención continua, los cen-tros de enfermería especializada, la vivienda asistida, los servicios en el hogar y en la comunidad y los centros de salud para adultos mayores. National Church Residen-ces proporcionará las vacunas anuales contra la gripe sin cargo. Los centros mandarán a pedir la vacuna contra la gripe y anunciarán al personal cuando esté disponible. Cuando esto se publique en su centro o comunidad, el en-fermero designado deberá administrar la vacuna contra la gripe a los empleados. Los empleados que no reciban la vacuna anual contra la gripe por parte de un enfer-mero designado en National Church Residences deberán obtener la vacuna de todos modos. El empleado deberá presentar documentación por escrito que indique la fe-cha y lugar donde obtuvo la vacuna. Todas las vacunas deben obtenerse antes del 31 de diciembre de cada año. Los empleados que cumplan los requisitos y prefieran la vacuna nasal contra la gri-pe, deberán obtenerla de su proveedor de atención de salud. El empleado deberá presentar documentación por escrito que indique la fecha y lugar donde obtuvo la vacuna. Los empleados que no puedan recibir una vacuna anual contra la gripe por razones médicas, deberán presentar una verificación por escrito de su médico a su supervi-sor antes del 1 de octubre. Por cualquier otro motivo, National Church Residences tomará una decisión caso a caso. Cada caso se revisará en forma individual. Los empleados que no acaten esta política no cumplirán los requisitos para obtener el aumento anual por mérito. Los empleados que no cumplan los requisitos para ob-tener un aumento por mérito debido a deficiencias en el desempeño, seguirán sin cumplirlos a menos que acaten esta política. Los empleados que no cumplan los re-quisitos para obtener aumentos por mérito debido a su estado de empleo (p. ej. eventualidad) y los voluntarios también deberán acatar esta política. El incumplimien-to tendrá como resultado la exclusión en el cronograma.
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CARRERA
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Estado de empleo National Church Residences desea aclarar las definiciones de cada estado de empleo. Cada empleado está designado como NO EXENTO o EXENTO de las leyes federales y estatales sobre salarios y horarios. Los empleados NO EXENTOS (por hora) tienen de-recho al pago de horas adicionales por las horas que superen las 40 horas semanales de trabajo. Los empleados EXENTOS (asalariados) no están incluidos en las disposicio-nes específicas de las leyes federales y estatales sobre salarios y horarios y están “exentos” del pago de horas adicionales, de acuerdo con la legislación sobre salarios y horarios. Además de las categorías anteriores, cada empleado pertenecerá a una cate-goría más de empleo:
Regular de tiempo completo: Los empleados que no se encuentren en estado temporal, eventual o introductorio y con horarios regulares de trabajo en el cronograma de tiempo completo de la organización (según lo estipulado por la división del empleado). En gene-ral, cumplen los requisitos para recibir el paquete completo de beneficios del empleador, sujeto a los términos, condiciones y limitaciones de cada programa de beneficios y dis-ponibilidad presupuestal.
Regular de tiempo parcial: Los empleados que no tienen estado temporal, eventual o introductorio y con menos de 36 horas de trabajo semanal programadas regularmente. Los empleados regulares de tiempo parcial cumplen los requisitos para recibir una parte del paquete de beneficios de National Church Residences sujeto a los términos, condi-ciones y limitaciones de cada programa de beneficios y disponibilidad presupuestal.
Eventual: Empleados mantenidos en un grupo de disponibilidad sin horarios asignados ni designación a un puesto específico para complementar las necesidades de personal según sea necesario. En tanto los empleados eventuales reciben todos los beneficios obligatorios por ley (indemnización por accidentes y enfermedades laborales, indemni-zación por desempleo y Seguro Social), no cumplen los requisitos para recibir ninguno de los otros programas de beneficios de National Church Residences.
Temporal: Empleados contratados como reemplazos interinos para complementar en forma temporal la fuerza laboral o para asistir en la compleción de un proyecto específi-co. Las asignaciones de empleo en esta categoría son de duración limitada e indefinida. El empleo que supere cualquier período declarado inicialmente no implica de forma al-guna un cambio en el estado de empleo. Los empleados "temporales" mantienen ese estado hasta que se les notifique algún cambio. Si bien los empleados temporales reci-ben todos los beneficios obligatorios por ley (como la indemnización por accidentes y enfermedades laborales y Seguro Social), no cumplen los requisitos para recibir ninguno de los otros programas de beneficios de National Church Residences.
Cambios de estado: Si pasa de estado de tiempo completo a tiempo parcial, podría per-der su cumplimiento de requisitos para períodos de vacaciones, según el cronograma. Si pasa de estado de tiempo completo a tiempo parcial, perderá su cumplimiento de re-quisitos para licencia médica. Los días de licencia médica acumulados pero no utiliza-dos no se pagan. Si reduce en forma voluntaria su horario hasta un nivel en el que ya no cumpla los requisitos para el periodo de vacaciones, se pagará cualquier saldo acumula-do, siempre que lo haya informado con dos (2) semanas de anticipación, durante las cuales haya trabajado. Los empleados que no cumplan con sus horarios programados en forma regular podrían estar sujetos a un cambio en su estado de empleo, con reduc-ción de beneficios. 13
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Período introductorio Todos los nuevos empleados y los empleados actuales transferidos o promovi-dos a un nuevo trabajo o puesto pasarán por un período introductorio de al me-nos 90 días. Si fueran más de 90 días, deberá especificarse el período. Durante el período introductorio se observará atentamente su desempeño labo-ral. Cuando corresponda, se le notificarán sus debilidades de desempeño o acti-tud para que las corrija. Después de los primeros 90 días del período introductorio, su supervisor prepara-rá una evaluación escrita de su desempeño laboral. Ciertas entidades de la orga-nización están obligadas por las reglamentaciones vigentes a preparar y llevar a cabo una evaluación de desempeño de 90 días de todo el personal. Podría prolongarse el período introductorio de los empleados hasta 90 días, a criterio del supervisor y de la aprobación de Recursos Humanos si se considera necesario extender el tiempo para lograr un desempeño laboral satisfactorio. Los empleados que pasen exitosamente la evaluación previa al empleo, comien-cen a trabajar y renuncien luego en forma voluntaria a su puesto dentro del perío-do introductorio de 90 días, deberán reembolsar a National Church Residences el costo de la evaluación vinculada a su contratación (cargo mínimo de $69). Estas cantidades están sujetas a cambio sin previo aviso.
Los empleados nuevos, dentro de los 90 días del período introductorio, no califi-can para recibir tiempo libre por enfermedad, personal o vacaciones como los empleados regulares. Sin embargo, calificará para recibir feriados pagados reco-nocidos por National Church Residences. Un cambio a estado de regular no es un contrato de empleo y no pretende crear obligaciones contractuales de ningún tipo. En todo momento, tanto durante el pe-ríodo introductorio como después, su empleo sigue siendo a plazo indefinido.
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Nepotismo (contratación de parientes) Es algo aceptado que el empleo de parientes en la misma área de una organiza-ción puede causar graves conflictos y problemas en relación con el favoritismo y el espíritu de trabajo de los empleados. En estas circunstancias, todas las partes, como supervisores, quedan abiertas a cargos de consideración desigual en deci-siones referentes a las tareas laborales, oportunidades de traslado, privilegios de tiempo libre, oportunidades de capacitación y desarrollo, evaluaciones de desem-peño, promociones, descenso de cargo, medidas disciplinarias y despido.
Además de los reclamos por parcialidad en el trato en el trabajo, los conflictos personales externos pueden trasladarse a las relaciones laborales en el día a día. Es nuestra política evitar la inclusión de relaciones familiares en el lugar de trabajo. Ocasionalmente podría trabajar más de un miembro de una familia para la organización. Las siguientes pautas regirán en esas situaciones.
1. Ningún empleado podrá contratar a un pariente. 2. Cuando trabajen parientes para esta organización, uno no puede supervisar al
otro, ni hacerlo por medio de otro empleado. 3. Los parientes no podrán participar de la evaluación del desempeño laboral del
otro ni en las recomendaciones para ajustes salariales.
Por parientes se entiende: cónyuge, hijos, padres, hermanos, hermanas, padres del cónyuge, abuelos, nietos, tíos, tías, cuñados, cuñadas, sobrinos, sobrinas y primos hermanos. Esto también incluye a los parientes políticos o medios herma-nos y a las parejas de los empleados que vivan en el mismo núcleo familiar.
Traslados y ascensos El empleado podrá solicitar un traslado a otro puesto tras haber completado el requisito de servicio de un (1) año en su puesto actual. Para cumplir los requisi-tos para un traslado, los empleados deben tener un buen expediente; sin accio-nes dentro de los últimos seis (6) meses. Puede encontrar una lista de los pues-
tos disponibles en www.nationalchurchresidences.org. Los traslados y ascensos
pueden realizarse si el empleado lleva menos de un año de servicio su el gerente lo solicita y tiene la aprobación de Recursos Humanos. Los empleados regulares que se hayan trasladado a un nuevo puesto tienen un período introductorio de 90 días, pero aún cumplen los requisitos para recibir los beneficios ofrecidos a em-pleados regulares. La fecha de la revisión anual de desempeño podría cambiar a la fecha de entrada en vigencia del traslado o al término del año fiscal en el nue-vo puesto. Esto dependerá de la división a la que se haya trasladado.
Los empleados trasladados o ascendidos que no puedan desempeñarse en for-ma satisfactoria en sus nuevos puestos de trabajo, durante el período introducto-rio o al finalizar, podrán, a opción de National Church Residences, regresar a sus puestos anteriores si existiera la vacante o ser despedidos.
Cualquier costo de reubicación que surja de su solicitud de traslado será su res-ponsabilidad.
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Publicación de empleos Cuando haya una vacante, se publicará una notificación de empleo. La notificación especificará el cargo, las tareas del mismo, el horario laboral y las calificaciones mínimas. Si le interesa presentarse a un trabajo y cumple con las calificaciones mí-nimas, envíe su solicitud en línea. Se tendrán en cuenta todos los empleados que cumplan los requisitos. Su educación, capacitación y desempeño laboral como su comportamiento y asistencia, serán los criterios principales para determinar a quién se seleccionará. Si todos los anteriores son iguales, se tendrá en cuenta la antigüe-dad.
Para ver una lista completa de oportunidades laborales en todos nuestros centros a nivel nacional, visite el sitio web de National Church Residences en www.NationalCurchResidences.org.
Evaluaciones de desempeño Se anima firmemente a los supervisores y empleados a hablar sobre el desempeño y los objetivos laborales en forma cotidiana e informal. Las evaluaciones de desempe-ño formales adicionales se llevan a cabo para ofrecer, tanto a los supervisores como a los empleados, la oportunidad de hablar sobre las tareas, identificar y corregir debi-lidades, alentar y reconocer las fortalezas y hablar sobre enfoques positivos y útiles para cumplir con los objetivos.
Las evaluaciones de desempeño se realizan aproximadamente cada 12 meses. Las evaluaciones de desempeño son calificaciones de su desempeño laboral que se ha-cen por escrito. Los supervisores llevan a cabo las evaluaciones de acuerdo con va-rios factores como, entre otros, experiencia y capacitación, logro de objetivos, cali-dad y cantidad de trabajo, conocimiento del trabajo, prontitud, colaboración, iniciati-va, confiabilidad, asistencia, criterio y aceptación de responsabilidad. Usted tendrá la oportunidad de hacer comentarios sobre la evaluación.
En la mayoría de las categorías laborales, National Church Residences ofrece ajus-tes salariales por mérito, con el objetivo de reconocer los diferentes niveles de desempeño del empleado. La decisión de otorgar este tipo de ajustes depende de varios factores, como la información documentada mediante el proceso formal de evaluación del desempeño. Los ajustes salariales, si los hubiera, los hará National Church Residences a su entera discreción y no son adjudicados al empleado auto-máticamente durante cada evaluación de desempeño.
Registros de empleo Recursos Humanos lleva su registro personal. Este registro es propiedad de National Church Residences. Contiene información que usted proporcionó al momento de su contratación, cambios en su estado personal y un registro de su desempeño laboral. La información incluida en su archivo de empleo es importante para usted ahora y también en el futuro. Es su responsabilidad mantener a su supervisor y a Recursos Humanos informados sobre los cambios en su estado personal (estado civil, cambio de dirección o teléfono, cantidad de dependientes, beneficiarios, logros de educación continua, etc.). Puede inspeccionar su archivo personal periódicamente. Si desea examinar su archivo, comuníquese con Recursos Humanos. Los archivos se ponen a disposición de los empleados para su revisión únicamente con cita. 16
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HORARIO
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REMUNERACIÓN
Cronogramas Los cronogramas los arma su supervisor para cubrir la carga de trabajo existente. A veces es necesario hacer cambios en el cronograma. Los supervisores deben autorizar cualquier cambio al cronograma, de acuerdo con esta política. La natu-raleza de algunos puestos de trabajo no permite el horario flexible. La aprobación final de todos los cronogramas se realizará a discreción de su supervisor. Los empleados no exentos deben hacer una pausa para almorzar de al menos 1/2 hora por día. Es posible que su supervisor tenga que solicitarle que trabaje más allá de sus horarios programados. Se espera que todos los empleados, sin importar su estado, según la clasificación de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, Fair Labor Standards Act), trabajen en el horario que su supervisor solici-te. Cuando sea necesario trabajar más horas que las programadas habitualmen-te, se le notificará con la mayor antelación posible.
Política de asistencia Se espera asistencia regular y puntualidad de todos los empleados para poder cumplir con los cronogramas y compromisos de trabajo. Una de nuestras mayo-res responsabilidades es trabajar en el horario programado y llegar a la hora. “A la hora” quiere decir más que tan solo estar físicamente presente en el centro. Significa estar listo para realizar sus tareas en el lugar y en el horario designa-dos. Nuestros residentes requieren atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Las ausencias y atrasos causan problemas en la programación de tareas dentro de un área y sobrecargan a los demás empleados del grupo de trabajo. Para que nuestro equipo pueda funcionar eficazmente, debemos poder confiar en llegar a la hora a trabajar y en que así lo hagan nuestros colegas. Hasta el más capacita-do de los trabajadores tiene poco valor si no se puede contar con él cuando sea necesario para llevar a cabo la tarea. La asistencia y puntualidad son dos de las características importantes evaluadas durante su evaluación anual o especial de desempeño. El ausentismo o atrasos excesivos y las salidas antes de hora son inaceptables y podrían poner el empleo a prueba u ocasionar el despido. Se ha adoptado la siguiente política de asistencia para tratar los atrasos y ausen-cias del trabajo. Esta política emplea un sistema basado en “ocurrencias”. Se define ocurrencia como una ausencia por uno o más turnos consecutivos. Por ejemplo, una ausen-cia de dos días se consideraría una ocurrencia.
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Un atraso se considera 1/3 de ocurrencia. Se define como atraso marcar tarje-ta en cualquier momento después del inicio de su turno programado, y se cuenta como 1/3 de ocurrencia.
Retirarse antes del final de su turno programado también se contará como 1/3 de ocurrencia.
A los empleados que cancelen un turno “adicional” para el que se hayan ins-crito, se les asignará 1 y ½ ocurrencias por la cancelación.
Cuando un empleado cancela su turno en un feriado identificado por National Church Residences, recibe 1 ocurrencia y automáticamente se exige que tra-baje el siguiente feriado. No trabajar el siguiente feriado tendrá como resulta-do el despido. Si corresponde, se harán excepciones a esta regla y al requisi-to de trabajar durante ciertos feriados de acuerdo con las leyes vigentes.
Cuando un empleado llama para cancelar su turno de trabajo programado pa-ra el fin de semana, recibe 1 ocurrencia y se exige que trabaje el siguiente fin de semana o según lo estipule la gerencia. No trabajar el siguiente fin de se-mana asignado tendrá como resultado una suspensión de un día sin pago y una advertencia final por escrito.
No existen las ausencias justificadas o injustificadas. Toda ausencia, excepto aquellas ausencias aprobadas por la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA, Family and Medical Leave Act) y las vacaciones con aprobación previa, feriados, días personales, días libres por duelo o por servicio de jurado, se consideran una ocurrencia. Tenga en cuenta que podría exigirse una certificación médica para el pago de la licencia por enfermedad. Los gerentes tienen la posibilidad de decla-rar una emergencia climática que exima de ocurrencias por ese día en particular. Las acciones disciplinarias se aplican en cada período corrido de 12 meses, a partir de la primera ocurrencia. Durante cualquier período corrido de 12 meses se aplicará lo siguiente, en relación con los problemas de asistencia y circunstancias de ausencia extraordinarias: 1. Con seis ocurrencias, se emite una advertencia verbal. 2. A la séptima ocurrencia, se emite una advertencia por escrito. 3. A la octava ocurrencia se impone una suspensión de tres días sin pago y se
emite una advertencia por escrito que indique que la siguiente ocurrencia ten-drá como consecuencial el despido.
4. La novena ocurrencia en un período corrido de 12 meses tendrá como resultado el despido. En cualquier momento después de la primera ocurrencia, podrá desarrollarse un plan de acción para tratar las inquietudes vinculadas a la asistencia. Este plan de acción se diseñará para tratar situaciones específicas.
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Además del sistema de ocurrencias indicado anteriormente, se aplicarán las siguien-tes condiciones: 1. Dos días consecutivos de ausencia sin notificación al supervisor se considerarán
abandono del puesto de trabajo y renuncia voluntaria. 2. Dos días “sin llamar ni presentarse” en un período corrido de 12 meses tendrán
como resultado el despido. Se emitirá una advertencia por escrito después de la primera vez que el empleado no llame ni se presente a trabajar, y la segunda causará el despido.
3. El incumplimiento de la política de notificación, según se define en la Guía de in-formación del empleado, tendrá como resultado 1/3 de ocurrencia adicional.
Las ocurrencias se pueden borrar de su registro en las siguientes circunstancias: 1. Cuando pasan doce meses desde la fecha de una ocurrencia, esta se elimina. 2. Tres meses de asistencia perfecta sin atrasos eliminan la primera ocurrencia en
un período de 12 meses de corrido. 3. Trabajar un turno adicional cuando el supervisor lo solicite elimina una ocurren-
cia. Limitado a 2 ocurrencias por período de 12 meses calendario. El ausentismo o los atrasos durante el período introductorio de 90 días tendrán como resultado las siguientes medidas:
1.ª ocurrencia: advertencia verbal.
2.ª ocurrencia: advertencia por escrito.
3.ª ocurrencia: despido.
Las ocurrencias acumuladas durante el período introductorio podrían extender el pe-ríodo introductorio y se transfieren al estado regular. El primer incidente de “no llamar ni presentarse” durante el período introductorio, ocasionará el despido. Las medidas disciplinarias relacionadas con la asistencia (en cualquier momento) rigen en conjunto con las acciones disciplinarias formales por otros temas de desem-peño o conducta. Por eso, National Church Residences podría imponer una medida disciplinaria más severa que la indicada anteriormente si un empleado ya hubiera sido disciplinado formalmente por motivos no relacionados con la asistencia, o si Na-tional Church Residences determinara de algún otro modo, a su sola discreción, que acciones disciplinarias más severas corresponden en las circunstancias dadas.
Política de notificación Si no puede asistir a trabajar según lo programado y no goza de una licencia aproba-da, deberá notificar a su supervisor por teléfono cada día que falte a trabajar. La falta de notificación según lo establecido en esta política, tendrá como consecuencia una acción correctiva. Si se encuentra hospitalizado, usted o alguien de su familia podrán solicitar que se los exima de la norma de llamar cada día.
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Debe notificarnos lo antes posible la fecha en que espera volver a trabajar. Sin no-tificación previa, es posible que no pueda regresar a trabajar. La política del centro de atención es que la comodidad y cuidado de nuestros resi-dentes son nuestra principal responsabilidad. Cuando se presenta una notificación de cancelación, se requiere bastante tiempo para encontrar un reemplazo. Por este motivo se exigen los siguientes tiempos de notificación.
Turno diurno: 2 horas antes del horario de ingreso programado.
Turno vespertino: 3 horas antes del horario de ingreso programado.
Turno nocturno: 4 horas antes del horario de ingreso programado. Debe llamar para notificar a su supervisor o enfermero a cargo. Podrán hacerse ex-cepciones según cada caso, pero únicamente las podrá hacer el administrador del centro.
Política de compensación por fines de semana Es política del centro de atención que estemos todos aquí para brindar atención y comodidad a los residentes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Todos los empleados no exentos (por hora) a tiempo parcial y a tiempo completo de-ben trabajar un mínimo de 26 fines de semana por año, según sea necesario. Si un empleado cancela un fin de semana programado, deberá compensarlo de forma conveniente para el centro de atención. Los empleados que se ofrezcan rutinaria-mente en forma voluntaria para trabajar días adicionales durante fines de semana, no podrán esperar su devolución uno a uno. Se le entregará un talón de compensación al empleado y cuando haya compensado el día de fin de semana, se registrará la fecha de compensación para llevar un regis-tro preciso. Su talón de compensación será válido por 1 año desde la fecha de la no-tificación de ausencia.
Política de rotación por antigüedad Es política del centro de atención que estemos todos aquí para brindar atención y comodidad a los residentes. Para asegurarnos de que esto suceda, debemos contar con personal adecuado. Esto podría requerir, de tiempo en tiempo, horas extra obli-gatorias. Para garantizar que no se sobrecargue a nadie con horas extra, se utilizará un siste-ma de rotación por antigüedad. Si hiciera falta que alguien trabaje horas extra, en primer lugar se llamará a los voluntarios en el personal. Si no hubiera un voluntario, el miembro del personal con menor antigüedad deberá trabajar. Una vez que dicho miembro haya tomado su turno, la persona con siguiente antigüedad tomará el si-guiente turno, etc. Esta política garantiza que todos cumplan su turno. Se utilizará un formulario de rotación por antigüedad que se mantendrá actualizado para que todo el personal tenga alguna idea de cuándo será su turno. Se considera-rá que un miembro del personal ha cumplido su turno si se ofrece e forma voluntaria.
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Horarios de trabajo y horas extra Es política y práctica de National Church Residences remunera a sus empleados en forma oportuna, de acuerdo con todas las leyes vigentes.
Empleados no exentos (por hora) Ocasionalmente algunas exigencias inusuales y urgentes requieren que le pidamos que trabaje más horas que las programadas normalmente. Cuando sean necesarias horas extra, se lo notificaremos con tanta anticipación como sea posible. El trabajo de horas extra se ofrecerá de acuerdo con la disponibilidad de los empleados y los requisitos de trabajo. Si no hubiera nadie más disponible, el trabajo de horas extra será obligatorio para el empleado con menor antigüedad calificado para llevar a cabo la tarea (consulte la Política de rotación por antigüedad). Todas las horas extra de-ben ser aprobadas con anticipación por su supervisor inmediato.
El cálculo de horas extra se hace de acuerdo con las horas trabajadas y no incluye horas pagadas pero no trabajadas, como por ejemplo vacaciones, feriados o tiempo libre por enfermedad.
Como empleado no exento, es su responsabilidad registrar con precisión en el siste-ma de registro de tiempo las horas que ha trabajado cada día, así como sus horarios reales de entrada y salida, y cualquier tiempo libre pagado que se tome. El sistema de registro de tiempo calcula con precisión los horarios diarios, semanales y quince-nales, y envía la información al sistema de nómina de pagos UltiPro los lunes de ca-da semana de pago. Cuando reciba cada cheque de pago, verifique inmediatamente que ha recibido el pago correcto por todas las horas regulares y extra que haya tra-bajado en cada semana o período de pago.
A menos que su supervisor lo haya autorizado con anterioridad, no trabaje más ho-ras que las contempladas en su horario de trabajo habitual. No comience a trabajar más temprano, termine más tarde, trabaje durante el almuerzo ni realice ninguna otra tarea u horario adicionales, a menos que lo hayan autorizado y que el tiempo quede registrado en el sistema de registro de tiempo. No puede realizar trabajos "sin registro de tiempo" (o sea, tareas realizadas pero no reportadas). Aunque se le pa-garán todas las horas trabajadas, aquellos empleados que no reporten o reporten en forma imprecisa las horas trabajadas estarán sujetos a medidas disciplinarias, lo que incluye el despido.
Cualquier empleado que falsifique un registro de tiempo propio o ajeno, solicite a otro empleado que reporte horas trabajadas incorrecta o falsamente o que reporte horas de menos o de más, estará infringiendo las políticas de National Church Resi-dences. Si un gerente o empleado le indica: (1) reportar incorrecta o falsamente ho-ras de más o de menos trabajadas o (2) alterar los registros de horarios de otro em-pleado para reportar en forma imprecisa o falsa los horarios de trabajo del otro em-pleado, debe informárselo de inmediato a Recursos Humanos.
Empleados exentos Si está clasificado como empleado exento de horas extra, recibirá un salario que pretende compensarlo por todas las horas en que pueda trabajar para National Church Residences.
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Si bien su salario puede ser modificado periódicamente, el salario será de una cantidad predeterminada, no sujeta a deducciones por variaciones en la cantidad o calidad del trabajo que usted realice, excepto según lo estipulado en las leyes vigentes (ver ejemplos a continuación). Su salario estará sujeto a ciertas deducciones, además de las retenciones habi-tuales por impuestos y beneficios. Por ejemplo, su salario puede verse reducido por los siguientes motivos de acuerdo con las leyes vigentes:
Ausencias de día completo por motivos personales, enfermedad o disca-pacidad, previo al cumplimiento de requisitos para, o después de agotar la licencia pagada correspondiente, según las políticas por escrito de licencia pagada de National Church Residences.
Suspensiones disciplinarias por un día completo como consecuencia de infracciones a nuestras políticas y procedimientos por escrito.
Ausencias de acuerdo con la FMLA (día completo o parcial). Para reportar inquietudes u obtener más información Si usted considera que se le han hecho deducciones inadecuadas, su pago no refleja en forma precisa las horas que trabajó o los salarios pagados no son co-rrectos, debe informárselo de inmediato a su supervisor. En caso de que el su-pervisor no esté disponible o, si lo prefiere, comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos. Se investigará cada reporte y, cuando corresponda, se tomarán medidas correcti-vas. National Church Residences no permitirá la toma de represalias en contra de personas que reporten supuestas violaciones de esta política o que colaboren en la investigación de estos reportes. No obstante, se tomarán medidas discipli-narias, lo que incluye el despido contra cualquier empleado que participe en re-presalias de este tipo.
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Política de tarjetas de obsequio (con relación a los impuestos de la nómina de pagos) National Church Residences demuestra su aprecio por la contribución de los em-pleados a la marca y a la misión de distintas formas, por ejemplo: reconocimiento verbal, premios al servicio, reconocimientos en los cumpleaños, fotografías persona-les enmarcadas y colgadas, eventos y actividades en el centro, etc. Un medio de re-conocimiento adicional son las tarjetas de obsequio. De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos (IRS, Internal Revenue Service), todas las tarjetas de obsequio, sin importar su valor, están sujetas a impuesto. Los impuestos se reflejarán en el estado de cuenta de pagos del empleado después de presentar la información a Nómina de Pagos. Cada vez que se entregue una tarjeta de obsequio, el supervisor deberá registrar y presentar el nombre, el valor de la tarje-ta y el motivo de su entrega (se proporciona un menú desplegable) a Nómina de Pa-gos dentro del mismo período en que se entrega la tarjeta de obsequio. Además, el valor monetario de una tarjeta de obsequio entregada por razones no discrecionales, como por ejemplo un incentivo por buena asistencia, se considerará una bonificación y, por lo tanto, debe sumarse al cálculo de pago por horas extra pa-ra empleados no exentos para el período de tiempo dado. Por eso, durante el perío-do de tiempo en que se haya entregado la tarjeta, el pago por horas extra del em-pleado podría aumentar en forma correspondiente para tener en cuenta el valor mo-netario de la tarjeta de obsequio (o sea, bonificación). Este cálculo no se aplicará al personal exento.
Tiempo de viaje National Church Residences cumplirá con todas las leyes federales y estatales en relación con los salarios y las horas relacionadas con el pago a empleados no exen-tos por tiempo de viaje como horas trabajadas. A continuación se presentan algunas pautas generales sobre el tiempo de viaje: Un día de viaje fuera del área habitual de traslado al trabajo. Cuando un empleado no exento viaje fuera de su área habitual para de traslado al trabajo, el horario de viaje se considerará horario laboral remunerado. No obstante, los descansos para comidas y el tiempo que pase viajando entre su hogar y el punto de partida no serán remunerados. Viajes de un día al otro. Cuando se requiera que un empleado no exento haga un viaje y deba pasar la noche fuera de casa, todo el tiempo del viaje durante el horario correspondiente al horario habitual de trabajo del empleado se contará como tiempo trabajado. Las horas de viaje los sábados y domingos que correspondan al horario laboral normal del empleado en otros días de la semana también se contarán como horario trabajado. No obstante, se excluyen los períodos de comidas.
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Inclemencias climáticas Cuando el clima sea inclemente, los centros seguirán las prácticas de emergencia estatales locales. Es su responsabilidad comunicarse con su supervisor para deter-minar las necesidades del centro y asegurarse de que se satisfagan las necesidades de nuestros residentes. Los miembros del personal que residan en condados donde se haya declarado una emergencia por nieve de Nivel 3 u otra emergencia vinculada al clima, en la que los viajes estén limitados únicamente al personal esencial y se haya declarado ilegal conducir, no están obligados a presentarse a trabajar a menos que sean personal esencial ni estarán obligados a usar días de su licencia pagada. Comuníquese con su supervisor para determinar el estado de personal esencial y los requisitos para reportar.
Llamadas de emergencia Cualquier miembro del personal no exento que responda a una llamada de emergen-cia del centro fuera de su horario laboral programado, recibirá un mínimo de dos ho-ras de pago básico. Las llamadas que duren más de 2 horas se pagarán como horas trabajadas.
Períodos de pago Todos los empleados reciben un pago quincenal. Los períodos de pago van desde las 12:01 a. m. del día domingo hasta la medianoche del segundo sábado. En ese momento se procesa la nómina de pagos para la distribución el día viernes. Los empleados pueden recibir su cheque de pago por depósito directo o mediante una tarjeta de pago. Los cheques no se imprimen ni se envían por correo al centro. Estas opciones son las mejores para proteger la confidencialidad, identidad y privaci-dad del empleado. National Church Residences toma todas las medidas razonables para asegurarse de que usted reciba la cantidad de pago correcta y puntualmente en la fecha de pago programada. Recursos Humanos debe recibir todos los documentos necesarios, con las aprobaciones correspondientes, antes de poder pagar a los nuevos empleados. Esto incluye la solicitud de empleo, los formularios de impuestos federales y estata-les, formulario I-9, resultados de los exámenes de drogas y todas las verificaciones de antecedentes. En el caso poco probable de que hubiera un error en la cantidad de su pago, usted tiene la responsabilidad de presentar la discrepancia cuanto antes a su supervisor para que se puedan llevar a cabo las correcciones necesarias. Una vez identificado un pago insuficiente o excesivo, se corregirá en el siguiente cheque de pago regular. Podrán emitirse depósitos de cheques manuales a la cuen-ta de depósito directo o tarjeta de pago si su supervisor inmediato lo recomienda y si el gerente de Oficina Comercial y finalmente el administrador lo aprueban, cuando el error sea igual o mayor a siete horas y media (7.5). 24
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Sistema de registro de tiempo
Se utiliza un sistema de registro de tiempo electrónico para garantizar que los em-pleados reciban el pago por todas las horas trabajadas. Los empleados pasarán su tarjeta de identificación del centro por el lector o ingresarán en el sistema de compu-tación para marcar su ingreso al comienzo de su turno y cuando terminen su horario. Es responsabilidad de cada empleado acordarse de tener su tarjeta y usarla. Los empleados también deben marcar su ingreso cuando abandonen el edificio y vuel-van a ingresar si no se salen para desempeñar tareas del centro. Podrían establecerse ocurrencias si el empleado marca su ingreso después del ho-rario de inicio programado. No es necesario marcar el ingreso y la salida en períodos de almuerzo que se toman dentro de las instalaciones de la empresa. Se deducirá automáticamente media hora del tiempo trabajado cada día. Si los empleados abandonan las instalaciones de la empresa durante el período de almuerzo, deberán marcar al salir y al volver a ingre-sar. Si los empleados trabajan durante el horario de almuerzo, es su responsabilidad presentar la documentación correspondiente al supervisor para que este la apruebe. Los empleados no deben permitir nunca que otra persona use su tarjeta para entrar o salir. Ambos empleados estarán sujetos a una medida correctiva. No utilizar la tar-jeta para marcar el ingreso y la salida, o el abuso de las marcaciones automáticas para el almuerzo también podrá ocasionar la toma de medidas correctivas. Se usarán hojas de horarios impresas únicamente cuando sea necesario. Es respon-sabilidad del empleado presentar la documentación correspondiente al supervisor. Para aquellas instalaciones en las que los empleados usen KRONOS, todos los em-pleados que reciban pago por hora marcarán su ingreso y su salida para llevar un registro preciso de las horas trabajadas cada día y cada semana laboral. Si un em-pleado olvida marcar su ingreso o su salida, es su responsabilidad notificar a su su-pervisor inmediato o presentar la hoja de horarios que refleje las horas trabajadas cada día durante el período de pago. Procedimientos y pautas de Kronos, por hora Como empleado, es su responsabilidad registrar con precisión sus horarios de entra-da y salida y cualquier tiempo libre pagado que utilice. El sistema de registro de tiem-po Kronos calcula con precisión los horarios diarios, semanales y quincenales, y en-vía la información al sistema de nómina de pagos UltiPro los lunes de cada semana de pago. Esta pauta se proporciona para ayudarlo a llevar un registro preciso del tiempo que ha trabajado. Si tiene preguntas o necesita ayuda, comuníquese con el Departamento de Nómina de Pagos en la oficina corporativa.
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Acceso a Kronos Ingrese a http://kronossrv.ncr.org/wfc/logon/logonWFC.html. Puede agregar este sitio a sus Favoritos o colocarlo en su escritorio para un fácil acceso. Para agregar el si-tio web a su escritorio, primero escriba la dirección del sitio web en la línea de direc-ción de su navegador. Después de que el sitio web haya aparecido en su pantalla, haga clic derecho con su mouse. Seleccione Create Shortcut (crear acceso directo) Seleccione OK. También puede acceder al sistema por medio de Cornerstone, bajo Human Resour-ces (Recursos Humanos), Kronos.
El ingreso permanecerá siempre igual. Su nombre de usuario será su nombre y ape-llido, sin espacios, como aparecería en su recibo de sueldo (waynewaygis). No obs-tante, debe usar minúsculas. La primera vez que ingrese al sistema tendrá una contraseña por defecto. Esta contraseña será su primer nombre en mayúscula y los últimos cuatro dígitos de su número del Seguro Social (WAYNE1234). Lo invitarán a cambiar su contraseña una vez que haya accedido al sistema.
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Pantalla de registro de horarios Después de ingresar, esta es la primera pantalla que aparecerá siempre, en la que deberá “marcar” su ingreso y su salida.
Cómo marcar el ingreso y la salida en Kronos 1. Para “marcar” su ingreso o su salida, haga clic en el botón Record Time
Stamp (registrar horario) en el centro de la pantalla. 2. El sistema lo desconectará automáticamente una vez que haya marcado. 3. Por cada día de trabajo con descanso en el almuerzo, debería haber al menos cuatro marcas. Las horas se calculan en cuartos de hora con la regla de 8 (ocho) minutos. Ejem-plo: Las marcaciones entre las 7:53 a. m. y las 8:07 a. m. se aproximarán a las 8:00 a. m. Las marcaciones entre las 8:08 a. m. y las 8:22 a. m. se aproximarán a las 8:15 a. m.
Los empleados que usen los sistemas de registro ALLSCRIPTS, Giftwrap o Tele-phony deberán comunicarse con el gerente o director de Oficina Comercial para obtener instrucciones o hacer preguntas.
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Ultipro en National Church Residences Ultipro es una herramienta que ofrece la organización para que pueda acceder a su información personal en el sistema de Recursos Humanos o de Nómina de pagos. Puede consultar su tiempo libre acumulado y usado, ver e imprimir recibos de suel-do, ver sus antecedentes salariales, ver e imprimir los formularios W-2 de años ante-riores y mucho más.
Se puede acceder al sistema de dos maneras. Puede ingresar a https://e22.ultipro.com. También puede acceder al sistema por medio de Cornerstone en “Quick Links” (enlaces rápidos), “Human Resource Links” (enlaces de Recursos Hu-manos), Ultipro en National Church Residences. Si visita este sitio desde su ordena-dor personal, su proveedor de servicio de Internet deberá tener instalada la versión 6 o versiones posteriores de Microsoft Internet Explorer.
Para ingresar por primera vez, usará como nombre de usuario su nombre y apellido como figuran en su cheque de pago en minúsculas, seguidas de los últimos cuatro dígitos de su número del Seguro Social. Si su nombre es Wayne Waygis, ingresará como waynewaygisxxxx. No hay espacio entre el nombre y el apellido; no se usa el segundo nombre ni la inicial del segundo nombre.
La contraseña es su nombre (en letras mayúsculas) y los últimos cuatro dígitos de su número del Seguro Social (WAYNExxxx). Distingue el uso de mayúsculas y minús-culas. Una vez que haya ingresado su contraseña, haga clic en el botón Login (Iniciar sesión). Lo invitamos a ingresar al sistema y descubrir la gran cantidad de información disponible.
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Beneficios National Church Residences ofrece a ciertos empleados distintos beneficios de bie-nestar social y seguros, y puede pagar un porcentaje del costo de los beneficios de los empleados. A continuación se presenta un resumen de los beneficios que ofrece National Church Residences. De todos modos, la información de beneficios que apa-rece en esta guía es solo un resumen. Puede encontrar detalles de muchos de estos programas en los Documentos de Planes que se mantienen en Recursos Humanos y en las descripciones resumidas de los planes (SPD, summary plan descriptions). Los documentos del Plan son los documentos oficiales correspondientes a los planes de beneficios para los empleados y reemplazan a todas las referencias sobre beneficios para los empleados de esta Guía o a cualquier resumen de beneficios. En el desa-rrollo de sus actividades comerciales o según lo establecido por las leyes federales u otras leyes del gobierno, National Church Residences podrá optar por modificar o revisar los planes de beneficios que ofrece a los empleados. Las modificaciones o revisiones de este tipo no se aplicarán de formas diferentes entre empleados en si-tuaciones similares. En la medida en que las leyes vigentes lo permitan, National Church Residences deducirá la porción de las primas correspondiente al empleado para los beneficios seleccionados por un empleado de su remuneración antes de la deducción de impuestos.
Programa de jubilación National Church Residences proporciona beneficios de jubilación a los empleados que cumplan los requisitos. National Church Residences y usted comparten el costo de este beneficio. Puede inscribirse en el plan de jubilación en cualquier momento y aportar una cantidad hasta el máximo permitido por las pautas federales. Su aporte se deduce antes de calcular los impuestos federales y la mayoría de los impuestos estatales sobre la renta. Puede optar por invertir sus aportes de diferentes maneras entre las opciones de inversión disponibles. Además, National Church Residences hace aportes para los beneficios de jubilación de los empleados que cumplen los re-quisitos. Siempre será titular (es decir, que tendrá un derecho no impugnable) del 100 % de los aportes que haga a su plan de jubilación. Sin embargo, adquirirá el derecho de las cantidades aportadas por National Church Residences una vez que usted cumpla 65 años de edad o de acuerdo al siguiente programa:
1 año de antigüedad para titularidad = 0 % de titularidad. 2 años de antigüedad para titularidad = 25 % de titularidad. 3 años de antigüedad para titularidad = 50 % de titularidad. 4 años de antigüedad para titularidad = 75 % de titularidad. 5 o más años de antigüedad para titularidad = 100 % de titularidad.
Puede comunicarse con Recursos Humanos o consultar la Descripción del resumen del plan para obtener más información sobre este plan.
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BENEF ICIOS
Otros beneficios National Church Residences ofrece beneficios para los empleados que cumplan los re-quisitos y que necesiten atención médica o protección de sus ingresos, en caso de en-fermedad o accidente. Los empleados califican para recibir cobertura el primer día del mes después de cumplidos los treinta (30) días de empleo o al ingresar en una clase que cumpla los requisitos. Por lo general, los empleados que acaban de cumplir los re-quisitos deben inscribirse en los programas de beneficios dentro de los primeros treinta (30) días posteriores a la contratación o al ingresar en una clase que cumpla los requisi-tos. Si un empleado no se inscribe, deberá aguardar hasta el siguiente período de ins-cripciones abiertas para hacerlo.
El período de inscripciones abiertas es en el mes de noviembre de cada año y los cam-bios entran en vigencia el 1 de enero del año siguiente. Durante el período de inscripcio-nes abiertas, tendrá la oportunidad inscribirse o de solicitar cambios en su cobertura, siempre que los cambios sean posibles dentro de cada plan y cobertura médica.
La cobertura por medio de los programas de beneficios finalizará el último día del mes calendario en que abandone National Church Residences o deje de cumplir con los cri-terios de cumplimiento de requisitos. Se le proporcionará información acerca de cómo continuar con la cobertura de beneficios en el momento en que pierda la cobertura o ya no cumpla los requisitos.
El costo y disponibilidad de la cobertura podrían marcar cambios en el futuro o la cance-lación de estos programas. En la Descripción del resumen del plan en el sitio web de Cornerstone encontrará información detallada sobre los planes de beneficios de Natio-nal Church Residences.
Salud National Church Residences ofrece a sus empleados regulares de tiempo completo (según la descripción en Documentos del plan) la oportunidad de inscribirse en un plan de salud grupal. Este programa ofrece a los empleados protección financiera en caso de que ellos o sus dependientes sufrieran una enfermedad o lesión corporal.
Los empleados nuevos o que recientemente cumplan los requisitos deben inscribirse dentro de los primeros 30 días de empleo o desde el momento que cumplen los requisi-tos, o deberán esperar hasta el período anual de inscripciones abiertas para hacerlo. Los cambios válidos de la situación personal (por ejemplo por el nacimiento de un niño, adopción, matrimonio, divorcio, pérdida de cobertura del cónyuge) permiten a los em-pleados inscribirse en el plan dentro de los treinta días posteriores al cambio de la situa-ción personal. Los empleados y sus dependientes que cumplan los requisitos pueden inscribirse en el plan si el empleado o sus dependientes están cubiertos por Medicaid o CHIP y su cobertura finaliza, o si el empleado o sus dependientes ahora cumplen los requisitos para recibir asistencia de empleo por medio de Medicaid o CHIP y el emplea-do solicita la cobertura dentro de los 60 días posteriores. Comuníquese con el gerente de Beneficios y Remuneraciones de Recursos Humanos de la oficina central para obte-ner más información.
National Church Residences y usted comparten el costo de este programa. Los aportes que usted haga se consideran antes de la deducción de impuestos federales, del Segu-ro Social y de la mayoría de los impuestos estatales y locales. De esta forma, el go-bierno federal le permite ahorrar dinero de sus impuestos al pagar por sus beneficios. 30
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BENEF ICIOS
Los empleados de tiempo completo que tomen licencia sin goce de sueldo podrán continuar con su cobertura por un período de tiempo determinado, siempre y cuando se pongan de acuerdo con el Departamento de Recursos Humanos para pagar su parte de la prima. Estos acuerdos deben hacerse con Recursos Humanos antes de tomar una licencia sin goce de sueldo.
Plan odontológico National Church Residences ofrece una oportunidad a los empleados regulares de tiempo completo para inscribirse en un plan odontológico grupal. Esta cobertura ha sido diseñada para ser preventiva. Se hace énfasis en el mantenimiento de los dien-tes sanos, para sí evitar grandes gastos odontológicos. Los empleados nuevos o que recientemente cumplen los requisitos deben inscribir-se dentro de los primeros 30 días de empleo para la cobertura odontológica o debe-rán esperar hasta el período anual de inscripciones abiertas para hacerlo. Los cam-bios válidos de la situación personal (por ejemplo por el nacimiento de un niño, adopción, matrimonio, divorcio, pérdida de cobertura del cónyuge) permiten a los empleados inscribirse en el plan dentro de los treinta días posteriores al cambio de la situación personal. Los empleados y sus dependientes que cumplan los requisitos pueden inscribirse en el plan si el empleado o sus dependientes están cubiertos por Medicaid o CHIP y su cobertura finaliza, o si el empleado o sus dependientes ahora cumplen los requisitos para recibir asistencia de empleo por medio de Medicaid o CHIP y el empleado solicita la cobertura dentro de los 60 días posteriores. Comuní-quese con el gerente de Beneficios y Remuneraciones de Recursos Humanos de la oficina central para obtener más información. National Church Residences y usted comparten el costo de este programa. National Church Residences paga la mayor parte del costo de este beneficio. Sus aportes se consideran antes de las deducciones de la mayoría de los impuestos federales, esta-tales y del seguro social. De esta forma, el gobierno federal le permite ahorrar dinero de sus impuestos al pagar por sus beneficios. Consulte la Descripción del resumen del plan odontológico para obtener más infor-mación sobre el plan. Puede inscribirse en los planes de salud y odontológicos por separado.
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BENEF ICIOS
Cuenta de gastos de salud flexible Todos los empleados regulares de tiempo completo y de tiempo parcial con 20 horas o más programadas para trabajar por semana, cumplen los requisitos para participar en la cuenta de gastos flexible. La cuenta de gastos flexible de National Church Residences le permite usar su dinero antes de la deducción de impuestos, deducido de su cheque de pago, para pagar gastos médicos u odontológicos que no están cubiertos por su plan de salud.
Durante el período de inscripciones abiertas, puede optar por la participación voluntaria indicando una cantidad en dólares, hasta el límite especificado en el plan, que desee que se retenga de su pago durante el siguiente año calendario. Esta cantidad, una vez establecida, no se puede cambiar sin un cambio en la situación personal (por ejemplo, matrimonio, divorcio, muerte, pérdida del estado de dependiente, etc.). Si no usa la can-tidad total aportada a la cuenta de gastos flexible para el 15 de marzo del año siguiente, significa que renuncia al saldo restante al final del período de reembolso. Las reclama-ciones de reembolso deben enviarse a United Health Care antes del 31 de marzo. Co-muníquese con el gerente de Beneficios y Remuneraciones de Recursos Humanos de la oficina central para obtener más información.
Los empleados nuevos cumplen los requisitos para inscribirse el primer día del mes si-guiente, luego de 30 días de empleo. Puede designar una cantidad para que se deduz-ca de su cheque de pago por el resto del año. Sin embargo, deberá volver a inscribirse el año siguiente durante el período de inscripción abierta.
Cuenta de gastos para la atención de dependientes Todos los empleados regulares de tiempo completo y de tiempo parcial (con 20 horas o más programadas de trabajo a la semana) cumplen los requisitos para participar en una cuenta de gastos para la atención de dependientes.
La cuenta de gastos para la atención de dependientes de National Church Residences, al igual que la cuenta de gastos de atención médica, le permite usar dinero de su che-que de pago antes de la deducción de impuestos para pagar los gastos de atención de dependientes. Los gastos de atención de dependientes pueden incluir cuidados para adultos o para niños durante el día.
Durante el período de inscripción abierta, usted puede optar por la participación volunta-ria e indicar una cantidad en dólares que desee que se retenga de su pago durante el siguiente año calendario. Puede aportar hasta $5,000 por año a la cuenta de gastos de atención de dependientes. Si está casado, tal vez no pueda apartar los $5,000 comple-tos debido a las normas del IRS. Esta cantidad, una vez establecida, no se puede cam-biar sin un cambio en la situación personal (por ejemplo, matrimonio, divorcio, muerte, cambio en el costo de la cobertura, etc.) y se renuncia a cualquier saldo restante al final del período de presentación. Comuníquese con el gerente de Beneficios y Remunera-ciones de Recursos Humanos de la oficina central para obtener más información.
Los empleados nuevos cumplen los requisitos para inscribirse en la cuenta de gastos de atención de dependientes el primer día del mes posterior a los treinta (30) días de em-pleo. Puede designar una cantidad para que se deduzca de su cheque de pago por el resto del año. Después deberá volver a inscribirse el año siguiente durante el perío-do de inscripción abierta. 32
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BENEF ICIOS
Seguro por discapacidad y seguro de vida Los empleados que cumplan los requisitos (según lo definido en los documentos del plan) no hacen aportes para la protección de sus ingresos en caso de una ausencia debido a una enfermedad, accidente u otra discapacidad médica no relacionada con el trabajo. La protección brindada por el Plan por discapacidad a corto plazo inclu-ye 60 % de los ingresos brutos básicos del empleado por semana, por hasta 13 se-manas consecutivas.
En caso de accidente, los beneficios comenzarán el primer día después de la lesión y del agotamiento de los días por enfermedad. Los beneficios se reducirán en cual-quier cantidad para la que el empleado cumple los beneficios, de acuerdo con una parte obligatoria de cualquier plan de seguro automovilístico sin dolo o de acuerdo con cualquier plan o ley de beneficios estatales obligatorios (por ejemplo, indemniza-ción por accidentes y enfermedades laborales).
En caso de enfermedad u otra discapacidad médica, los beneficios son pagaderos el octavo día después del primer día de ausencia o una vez vencido el tiempo libre por enfermedad acumulado, el que sea mayor. El uso del tiempo libre por enfermedad es obligatorio. El uso de tiempo de vacaciones y tiempo personal es opcional. Los bene-ficios se pagan solo sobre los ingresos semanales programados y no incluyen comi-siones, bonificaciones, pago de horas extra ni subsidios de vivienda.
El Seguro de vida, muerte y mutilación accidentales (AD&D, Accidental Death and Dismemberment) ofrece cobertura por la cantidad equivalente a un salario anual de la persona aproximado al el millar siguiente, en protección de vida grupal a plazo fijo.
Si usted fallece, su beneficio de seguro de vida se pagará al beneficiario que usted designe. Puede cambiar de beneficiario en cualquier momento; para hacerlo, comu-níquese con Recursos Humanos. En caso de muerte dentro de los 90 días posteriores al accidente, la cobertura por muerte accidental pagará a su beneficiario una cantidad adicional equivalente a la cantidad del beneficio de seguro de vida grupal de National Church Residences.
Este plan le ofrece además un beneficio en caso de mutilación. Al igual que con to-das las pólizas de seguro AD&D, hay ciertas exclusiones. En caso de muerte o muti-lación accidentales como resultado de guerra, suicidio, participación en un acto ilíci-to, lesión autoinfligida o enfermedad de cualquier tipo, no se aplicará la cláusula de AD&D.
Al momento de su despido se le proporcionará información sobre el cambio de co-bertura a un plan individual.
Seguro de vida complementario Todos los empleados regulares de tiempo completo y parcial, con al menos 20 horas de trabajo programadas por semana cumplen los requisitos para adquirir voluntaria-mente seguros de vida grupales a plazo fijo complementarios adicionales para sí mismos y sus familias.
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BENEF ICIOS
Los empleados pueden adquirir hasta cinco veces su salario anual en seguros de vida a plazo fijo. La cobertura para cónyuges se encuentra disponible a un 50 % de la cantidad adquirida para el empleado. Los hijos dependientes pueden estar cubier-tos por $10,000.
El costo de la cobertura depende de la edad. Durante los primeros 30 días de la con-tratación, se ofrece la emisión garantizada. Después de este período de inscripción inicial deberá llenarse una solicitud de salud personal y presentarse a la compañía de seguros para que se apruebe la cobertura.
Seguro complementario de atención a largo plazo El seguro complementario de atención a largo plazo está disponible en forma indivi-dual para aumentar la cantidad en dólares de su beneficio mensual y la duración del mismo, la atención en el hogar o extender la cobertura a su cónyuge, padres o abue-los.
El costo de esta cobertura adicional dependerá de la cantidad, el alcance y la edad de la persona que lo solicite. Las primas siempre se basan en la edad en la que ad-quirió la cobertura.
Este programa es completamente voluntario y se puede solicitar en cualquier mo-mento. Se aplicarán cláusulas por enfermedades preexistentes.
Cobertura complementaria por discapacidad a largo plazo Todos los empleados regulares de tiempo completo cumplen los requisitos para comprar voluntariamente una cobertura de seguro adicional por discapacidad a largo plazo para sí mismos. Las discapacidades de más de 13 semanas corresponden a la cobertura de discapacidad a largo plazo que proporciona beneficios por discapaci-dad total y permanente hasta los 65 años de edad o más, según la edad al momento de la discapacidad. Los beneficios se pagan al 60 % de los ingresos mensuales vi-gentes justo antes del comienzo de la discapacidad. No incluyen comisiones, bonifi-caciones, pago por horas extra ni otras remuneraciones adicionales. El costo de la cobertura depende de la edad. Los empleados que cumplen los requisitos recibirán un paquete por correo y deberán inscribirse dentro de los 30 días posteriores a su contratación o cambio de estado. Después del período de inscripción inicial, se exigi-rá una prueba de calidad de asegurable para la inscripción.
Tiempo fuera del trabajo Todos necesitamos tiempo fuera del trabajo para descansar y reponernos para las demandas de nuestro puesto. National Church Residences ofrece el siguiente pro-grama para satisfacer esas necesidades.
Los empleados de terapia tienen un (1) banco de tiempo fuera del trabajo pagado (PTO, paid time off) que incorpora los días feriados, personales, de vacaciones y por enfermedad. Consulte las políticas departamentales de terapia para obtener más in-formación.
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BENEF ICIOS
Feriados Los empleados regulares de tiempo completo tienen derecho a nueve (9) feriados pagados por año. Estos son los feriados pagados:
1. Año Nuevo.
2. Día de Martin Luther King.
3. Día de los Caídos en Guerra.
4. Día de la Independencia.
5. Día del trabajo.
6. Día de Acción de Gracias.
7. Navidad.
8. Feriado personal.
9. Feriado personal.
Los empleados condicionales o a tiempo parcial que no tengan 20 horas de trabajo regular programadas o más por semana y que deban trabajar en alguno de los pri-meros 7 feriados enumerados anteriormente, recibirán pago doble por las horas tra-bajadas en ese feriado. Se deberán respetar el día de Año Nuevo, Día de la Independencia y Navidad de acuerdo con el cumplimiento federal de estos feriados. Los empleados no exentos no recibirán pago por los feriados si no trabajan el día laboral previo al feriado ni el día posterior, a menos que sus ausencias se deban a una enfermedad y un médico las certifique. Si el feriado se da durante sus vacaciones o mientras está enfermo, se registrará el pago de feriado para el día, en lugar de los beneficios de tiempo libre pagado que hubieran correspondido de otro modo. No se otorga el pago de feriados a los em-pleados con licencia sin goce de sueldo. Todos los empleados regulares de tiempo parcial con 20 a 35 horas programadas para trabajar por semana, contarán con siete (7) feriados de seis (6) horas. Los siete (7) feriados son los enumerados del uno al siete. Los empleados de tiempo parcial que cumplen los requisitos recibirán este pago por los feriados reconocidos del ca-lendario. Si trabaja durante el feriado, recibirá el pago por el feriado además del pa-go por el tiempo que haya trabajado. Para que los empleados de tiempo parcial no exentos reciban el pago por un feriado, no pueden ausentarse del turno programado el día antes o después del feriado reconocido, excepto que sea una ausencia con aprobación previa. No se ofrecerán feriados personales. Todos los empleados regulares de tiempo completo con 36 o más horas laborales semanales programadas contarán con nueve feriados, siete (7) feriados designados y dos (2) personales. Los siete feriados son los feriados enumerados del uno al sie-te. El personal de tiempo completo recibirá el pago de ocho (8) horas por cada uno de los siete feriados enumerados anteriormente. Si trabaja durante el feriado, recibi-rá el pago por el feriado equivalente al tiempo que haya trabajado.
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BENEF ICIOS
Los empleados no exentos de tiempo completo que deban trabajar durante un feria-do tienen dos opciones que se mencionan a continuación: 1. El empleado puede programar, por medio de su supervisor, un día libre alternati-
vo. Esta fecha deberá ser programada dentro de dos (2) semanas a partir del fe-riado calendario.
2. En lugar de otro día libre, el empleado puede optar por recibir el pago por el feria-do además del pago por las horas trabajadas durante el mismo. (Pago doble).
El pago por feriados no se incluye en el cálculo de las horas extra. Los empleados de tiempo parcial y eventuales con menos de 20 horas de trabajo programadas regu-larmente en la semana y los empleados temporales no cumplen los requisitos para recibir pago por feriados, a menos que trabajen un día feriado.
Feriados personales Los empleados regulares de tiempo completo reciben dos feriados personales el pri-mer día del año para usar durante el año calendario. Los feriados personales están disponibles para los empleados que cumplen los requisitos para otorgarles tiempo libre para sus asuntos personales. Los feriados personales se pueden programar pa-ra cualquier momento del año y se deben tomar en incrementos de un día completo con aprobación previa de su supervisor. No se acumularán los feriados personales no utilizados en un año calendario para el siguiente. Los empleados en su primer año cumplen los requisitos para tener feriados persona-les después de 90 días de empleo, de acuerdo con el siguiente cronograma:
Mes de contratación Cantidad de feriados personales Entre enero y abril 2 Entre mayo y agosto 1 Entre septiembre y diciembre 0
Estos días se deben programar y utilizar durante los meses restantes del año calen-dario. Los feriados personales generados pero no utilizados no se pagarán al momento del término del empleo por ningún motivo.
Cronograma de rotación de feriados Es política de National Church Residences animar a los empleados a disfrutar de los feriados junto a sus familias. Para satisfacer sus necesidades de días feriados y cumplir nuestra responsabilidad principal con nuestros residentes, está programado que los empleados trabajen un feriado por medio.
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Vacaciones La política de vacaciones de National Church Residences pretende ofrecer períodos anuales de descanso y relajación como reconocimiento por el servicio brindado. To-dos los empleados regulares de tiempo completo y algunos empleados a tiempo par-cial cumplen los requisitos para tomar vacaciones. Todos los empleados que cum-plen los requisitos comienzan a generar tiempo de vacaciones el primer período de pago completo posterior al primer mes de servicio. Los empleados deben completar su período introductorio antes de poder utilizar el tiempo de vacaciones.
Los empleados regulares de tiempo completo y de tiempo parcial generan vacacio-nes según las horas pagadas en cada período de pago, a menos que la ley estatal establezca otra cosa. Los empleados regulares de tiempo parcial deben tener un ho-rario programado estándar de al menos 20 horas semanales para tener derecho a beneficios de vacaciones.
Acumulación de vacaciones
Años Horas de vacaciones de acumuladas por horas pagadas servicio en un período de pago Acumulación anual máxima 0 a 5 años .0385 80 6 a 10 años .0577 120 11 años o más .077 160 La primera vez que verá un cambio en su acumulación de vacaciones será durante el primer período de pago completo al comienzo de su sexto año de servicio. Los miembros del personal no exentos que trabajen más de 2080 horas por año, acumu-larán tiempo de vacaciones con mayor rapidez, pero nunca más que la acumulación anual máxima.
Cuando un feriado regular programado caiga dentro de las vacaciones programadas de un empleado, se pagará el feriado en lugar del día de vacaciones. Los empleados que se enfermen después de comenzar las vacaciones programadas pueden usar licencia médica en lugar de tiempo de vacaciones, previa notificación a su supervisor y presentación de un documento de certificación del médico.
En el caso de que el empleado ya no cumpla los requisitos para acumular vacacio-nes por un traslado a estado de tiempo parcial (menos de 20 horas estándar por se-mana), se pagarán todas las horas de vacaciones si ha proporcionado una notifica-ción previa por escrito, con dos (2) semanas de antelación y ha trabajado esas dos semanas.
Los empleados no pueden utilizar su tiempo de vacaciones, licencia médica, feriados personales ni PTO junto a las horas trabajadas o en combinación con ellas para ex-ceder las horas programadas normalmente en una semana calendario.
El tiempo de vacaciones se puede acumular hasta dos veces el derecho anual. Cualquier excedente de la acumulación de dos años no se acumulará. 37
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BENEF ICIOS
El tiempo de vacaciones debe tomarse en incrementos mínimos de treinta (30) minu-tos y ser autorizado con anticipación por el supervisor inmediato del empleado. En ningún caso se pagará antes de su acumulación o en lugar de tiempo libre.
El tiempo de vacaciones generado pero no utilizado se pagará al momento de la re-nuncia si el empleado renunciara voluntariamente con la notificación previa requerida y trabajara durante ese período. Las vacaciones generadas pero no utilizadas no se pagarán al momento del despido del empleo si el empleado es despedido o si no presenta notificación de su renuncia.
Licencia médica National Church Residences ofrece un programa de acumulación de licencia médica a todos los empleados regulares de tiempo completo para ausencias por enfermeda-des, accidentes u otras discapacidades médicas. Los empleados de tiempo parcial no cumplen los requisitos para licencia médica. Los empleados que cumplan los re-quisitos comienzan a acumular tiempo de licencia médica el primer período de pago completo luego de un mes de servicio. Los empleados deben completar su período introductorio antes de poder utilizar el tiempo de licencia médica.
La acumulación de licencia médica es de 1.85 horas por período de pago, 26 veces por año, a menos que la ley estatal estipule algo distinto. Esto equivale a seis (6) días por año. La licencia médica no se acumula durante la licencia sin goce de suel-do. No hay una cantidad máxima de licencia médica que se pueda acumular.
La licencia médica se paga únicamente una vez acumulada. En ningún caso, se pa-gará previo a su acumulación, en lugar de tiempo libre ni se pagará al momento del despido. Deberá agotarse la licencia médica para que puedan comenzar los pagos por discapacidad a corto plazo.
La licencia médica aprobada se contará como tiempo pagado al calcular tanto las vacaciones acumuladas como la licencia médica.
Las ausencias por más de tres (3) días hábiles por enfermedad o lesión requerirán una certificación médica para el pago de la licencia médica, licencia continua y auto-rización para regresar a trabajar. No obstante, los supervisores podrán exigir un cer-tificado médico en cualquier momento como condición para aprobar el uso de licen-cia médica.
Al regresar a trabajar después de una ausencia de más de tres (3) días por haber padecido una enfermedad, el empleado deberá presentar un certificado de autoriza-ción de su médico que exprese que puede regresar a su puesto y cualquier restric-ción que hubiera.
Si el empleado sufre un accidente o enfermedad durante sus vacaciones, deberá no-tificárselo a su supervisor. Esos días se pagarán como licencia médica, una vez que el empleado presente la documentación pertinente, como un certificado del médico.
Puede usar tiempo de licencia médica para acudir a citas con el médico u odontólo-go, si su supervisor lo autoriza. Además, podrá usar licencia médica para cuidar de un miembro de su familia inmediata en caso de enfermedad. 38
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BENEF ICIOS
Familia inmediata incluye: cónyuge, hijos, padres, padrastros, hijastros, hermanos, padres del cónyuge, tutor legal o dependiente legal que vivan en el núcleo familiar del empleado.
Solicitar e informar de tiempo fuera del trabajo Es responsabilidad personal de cada empleado responder por su tiempo libre del tra-bajo. Todos los empleados deben notificar a su supervisor si necesitan tiempo libre, al menos 30 días antes de tomárselo. En caso de que esta necesidad no fuera previ-sible, los empleados deberán notificarlo lo antes posible. Además, todos los emplea-dos deben presentar un talón de tiempo libre o solicitud de tiempo libre pagado por cada período no trabajado. Para reflejar con precisión las horas no trabajadas, se debe entregar un talón de tiempo fuera del trabajo al supervisor directo para su apro-bación. Una vez aprobado mediante una firma, se presentará para su procesamien-to. Se debe registrar el tiempo no trabajado para asegurar que los saldos de licencia médica y vacaciones se mantengan correctamente en el sistema de nómina de pa-gos. No hacerlo se considera fraude o robo. Los empleados que infrinjan esta políti-ca estarán sujetos a medidas disciplinarias, lo que incluye el despido. El talón debe presentarse para su aprobación antes de cualquier período de tiempo libre programado (por ejemplo, vacaciones) y tras el regreso después de cualquier período de tiempo no programado (por ejemplo, por enfermedad). Los empleados que se encuentren en el período introductorio de 90 días no cumplen los requisitos para utilizar licencias por enfermedad, personales ni por vacaciones. Es responsabilidad del empleado completar y presentar estos talones. No hacerlo oportunamente podría ocasionar a una acción correctiva. El supervisor es responsable de asegurarse de que todos los empleados informen correctamente de su uso de licencias médicas, por vacaciones y por motivos perso-nales. Si el supervisor no impone esta política, también estará sujeto a medidas dis-ciplinarias.
Licencia National Church Residences ofrece dos tipos de licencia: una licencia amparada por la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA, Family Medical Leave Act) y una licen-cia médica (no FMLA). De acuerdo con su situación (o sea, ubicación del trabajo, antigüedad en el empleo, empleado de tiempo completo o parcial, duración de la li-cencia requerida, etc.) podría cumplir los requisitos para obtener una licencia FMLA, médica o ambas. La principal diferencia entre la licencia FMLA y la médica es el re-quisito de mantener su puesto abierto durante la parte de FMLA de su licencia, hasta por doce semanas. Bajo cualquiera de las licencias, su participación en los planes de beneficios de National Church Residences se mantiene igual. Para comprender me-jor su situación, revise la siguiente descripción de ambos tipos de licencias y hable después con un Representante de Recursos Humanos.
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Licencia Médica y Familiar (FMLA) De acuerdo con lo establecido en la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA), los em-pleados que cumplan los requisitos pueden gozar de hasta doce (12) o veintiséis (26) semanas laborales (según el motivo) de licencia sin goce de sueldo por los motivos que se especifican a continuación. Un "empleado que cumple los requisitos” es aquel que: (a) ha sido empleado de Na-tional Church Residences al menos por doce (12) meses; (b) ha trabajado al menos 1250 horas en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al primer día de la licencia; y (c) trabaja en un sitio donde hay al menos 50 empleados trabajando en 75 millas a la redonda. Además, National Church Residences extiende beneficios del tipo FMLA a aquellos empleados que cumplirían los requisitos, si no fuera por el hecho de que no trabajan en un sitio donde 50 o más empleados trabajen en 75 millas a la redonda. Estos em-pleados cumplen los requisitos para la licencia bajo los mismos términos y condicio-nes establecidos en esta política de FMLA.
Motivos para usar licencia FMLA A. Los empleados que cumplan los requisitos podrían contar con hasta doce (12) se-
manas de licencia sin goce de sueldo en un año por cualquiera de los siguientes motivos: Por el nacimiento de un hijo y para cuidar del bebé (“licencia por nacimiento”). Para el empleado que reciba un hijo en adopción o cuidados tutelares (“licencia por
colocación”). Para cuidar al cónyuge o hijo del empleado en caso de padecer una afección de
salud grave ("licencia médica familiar"). Para cuidar al padre o madre del empleado en caso de padecer una afección de
salud grave ("licencia por salud de los padres"). En caso de que una afección grave de salud imposibilite al empleado llevar a cabo
las tareas de su función (“licencia por salud del empleado"). Por cualquier exigencia que cumple los requisitos que surja porque el cónyuge, hijo,
hija, padre o madre del empleado sea miembro cubierto de las fuerzas armadas y se encuentre en servicio activo cubierto (o se le haya notificado una llamada inminente u orden al servicio activo cubierto) en apoyo a una operación de con-tingencia (“licencia por exigencia").
B. Los empleados que cumplan los requisitos pueden contar con hasta veintiséis (26)
semanas de licencia sin goce de sueldo en un año por el siguiente motivo: Para cuidar de un miembro cubierto de las fuerzas armadas con una enfermedad o lesión grave, si el empleado fuera el cónyuge del miembro de las fuerzas arma-das cubierto, su hijo, hija, padre, madre o familiar más cercano (“licencia por miembro de las fuerzas armadas cubierto").
Un empleado que haya tomado cualquier licencia FMLA para cuidar de un miembro de las fuerzas armadas cubierto durante un período único de doce (12) meses no cumple los requisitos para tomar licencias adicionales para cuidar del mismo miem-bro de las fuerzas armadas cubierto por la misma lesión o enfermedad durante cual-quier período siguiente de doce (12) meses. 40
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Definiciones Afección de salud grave: una afección de salud grave es una enfermedad, lesión, impedimento o afección física o mental que implique pasar una noche en un estable-cimiento de atención médica o tratamiento continuo por parte de un proveedor de atención médica para una afección que impida al empleado llevar a cabo las tareas de su puesto o que impida al miembro de la familia calificado participar en activida-des escolares u otras actividades cotidianas. Sujeto a ciertas condiciones, el requisi-to de tratamiento continuado podría cumplirse por un período de discapacidad de más de 3 días calendario consecutivos, junto con al menos dos consultas con un proveedor de atención médica o una consulta y un régimen de tratamiento continuo o discapacidad por embarazo o debido a una afección crónica. Otras condiciones podrían satisfacer la definición de tratamiento continuo. Año: National Church Residences emplea el período corrido de doce meses medido retroactivamente desde la fecha en que el empleado use la licencia FMLA, a excep-ción del caso de la licencia de miembro del servicio cubierto, en cuyo caso National Church Residences usará el período de doce meses corridos hacia adelante. Exigencia que cumple los requisitos: Las exigencias que cumplen los requisitos podrían incluir asistir a ciertos eventos militares, programar el cuidado infantil alternativo, tratar ciertos asuntos financieros y legales, asistir a ciertas sesiones de orientación y asistir a reuniones de reintegración después del servicio activo. Familiar más cercano: se refiere al pariente sanguíneo o pariente identificado por es-crito por el miembro del servicio militar más cercano. Hijo o hija: hijo o hija biológico, adoptado o de cuidado temporal, hijastro, menor en guarda legal o hijo de una persona in loco parentis. Para todas las licencias, excepto la licencia por exigencia y la licencia por miembro del servicio militar cubierto, el hijo o hija también deberá tener menos de 18 años de edad o más de 18 y ser incapaz de cuidar de sí mismo por una discapacidad establecida por la Ley de Estadouniden-
ses con Discapacidades (ADA, Americans with Disabilities Act). Miembro del servicio cubierto: se refiere a un miembro de las Fuerzas Armadas (incluyendo la Guardia Nacional o Reservas) que esté bajo tratamiento médico, en recuperación o terapia y sea de otro modo paciente ambulatorio o esté de alguna otra forma en el listado de retirados por discapacidad temporal por una lesión o en-fermedad grave ocurrida en la línea del deber en servicio activo cubierto en las Fuer-zas Armadas, que pudiera dejar a la persona imposibilitada desde el punto de vista médico para realizar las tareas del grado, rango, calificación o puesto correspondien-te. También incluye a los veteranos de las Fuerzas Armadas que estén sometidos a tratamiento médico, se encuentren en recuperación o en terapia por una lesión o en-fermedad grave cubierta que hayan sufrido en la línea del deber y se hubiera mani-festado después de que la persona dejara el servicio activo, y la dejara imposibilitada desde el punto de vista médico para llevar a cabo las tareas del cargo, grado, rango o calificación en la fecha en que sucediera la lesión o enfermedad, si esta se hubiera manifestado en dicha fecha.
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El veterano de guerra deberá haber formado parte de las Fuerzas Armadas en los 5 años anteriores al tratamiento médico, recuperación o terapia y haber recibido la ba-ja honorable. Padre o madre: padres biológicos, de cuidado temporal, adoptivos, padrastros, ma-drastras o tutores legales. Servicio activo cubierto: (para la licencia por exigencia) se refiere al período durante el cual un miembro de las Fuerzas Armadas (incluyendo la Guardia Nacional o Re-servas) es enviado a un país extranjero.
Residences Si ambos cónyuges fueran empleados de National Church Residences y cumplan los requisitos, tendrán derecho a un total combinado de doce semanas de licencia, en lu-gar de doce semanas cada uno, para licencias por nacimiento, por colocación o por salud de los padres. Si ambos cónyuges son empleados de la empresa y cumplen los requisitos, tendrán derecho a un total combinado de hasta 26 semanas de licencia, en lugar de 26 se-manas cada uno, para (1) licencia de miembro del servicio cubierto o (2) licencia de miembro del servicio cubierto junto con la licencia por nacimiento, colocación o por salud de los padres durante el período único de doce meses en que la licencia del miembro del servicio cubierto sea tomada primero por uno de los cónyuges. Si la licencia incluye la licencia de miembro del servicio cubierto y por nacimiento, colocación o salud de los padres, el límite de un total combinado de licencia por has-ta 12 semanas en cualquier período de 12 meses corresponderá a la porción de la licencia por nacimiento, colocación o salud de los padres.
Cronograma reducido o licencia intermitente La licencia por exigencia se puede tomar de forma intermitente (en períodos de tiem-po) o mediante un cronograma de licencia reducida (reducción del cronograma labo-ral habitual semanal o diario). Cuando sea necesario desde el punto de vista médico, se podrán utilizar las licencias por salud del empleado, médica familiar, por salud de los padres o de miembro del servicio cubierto en forma intermitente o mediante un cronograma de licencia reducida. Se podrán utilizar las licencias por nacimiento o co-locación en forma intermitente o mediante un cronograma de licencia reducida solo con aprobación de National Church Residences. Excepto en el caso de la licencia por exigencia, National Church Residences puede exi-gir al empleado que tome licencias intermitentes o del cronograma de licencia reducida para un traslado temporal, si el puesto ofrece pago y beneficios equivalentes y se adap-ta mejor al cronograma de licencias intermitentes u horarios reducidos que el empleo habitual del empleado. Los empleados deberán hacer un esfuerzo razonable para programar los tratamientos que exijan licencia intermitente o de cronograma reduci-do para no obstaculizar innecesariamente las operaciones de National Church Resi-dences.
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Una vez concedida la licencia intermitente o la de cronograma reducido, el empleado cada vez deberá hacer referencia específica al motivo de la licencia que cumple los requisitos o a la necesidad de licencia FMLA, cada vez que programe licencia o lla-me para avisar que no acudirá al trabajo a fin de que califique como licencia FMLA. Notificación National Church Residences formó una alianza con CareWorks USA para administrar el programa de licencias (LOA, Leave of Absence), como FMLA. Por lo general, los em-pleados deberán notificar al supervisor y a CareWorks con 30 días de antelación cada vez que tengan prevista la necesidad de licencia. Si la necesidad de licencia no fuera previsible, el empleado deberá proporcionar la notificación con tanto tiempo de anticipa-ción como sea posible. Si la necesidad de licencia surgiera de una exigencia que cumple los requisitos y fuera previsible, el empleado deberá proporcionar su notifica-ción tan pronto como sea razonable y viable. National Church Residences podría de-negar o retrasar el comienzo del período de la licencia si el empleado que cumple los requisitos no cumple con las exigencias de notificación. Si necesita una licencia, notifi-que a su superior y luego comuníquese con CareWorks USA al 888-436-9530 y el per-sonal lo asistirá en el proceso de LOA. Certificaciones requeridas en caso de problemas de salud National Church Residences requerirá que la licencia médica familiar, por salud de los padres, salud del empleado o miembro del servicio cubierto sean avaladas con la certi-ficación de un proveedor de atención médica de buena fe. El formulario de certificación que debe completar el proveedor de atención médica se encuentra disponible en la intranet o por medio del Departamento de Recursos Humanos, y debe ser completa-do y devuelto a Recursos Humanos dentro de los 15 días calendario siguientes a la recepción de los papeles de certificación, a menos que no fuera de orden práctico hacerlo y que el empleado pueda ofrecer una explicación razonable para el retraso. Si el certificado presentado estuviera incompleto o fuera insuficiente, National Church Residences se lo notificará al empleado por escrito y este contará con 7 días (a menos que las circunstancias lo impidan) para subsanar cualquier falta. Los retra-sos no razonables en la presentación de los certificados requeridos después de la fecha límite para la presentación ocasionarán la denegación de la licencia FMLA. Se podrían solicitar opiniones médicas adicionales en el caso de licencia por salud del empleado, médica familiar o por salud de los padres. National Church Residences po-dría solicitar una nueva certificación bajo ciertas circunstancias. Certificación en relación con “servicio activo” o “llamada al servicio activo” Si un empleado solicitara una licencia de miembro del servicio cubierto, la licencia deberá ser avalada por un certificado de que la enfermedad o lesión grave del miem-bro del servicio ocurrió en la línea de fuego, durante el servicio activo en las Fuerzas Armadas. Para solicitar una licencia por exigencia, el empleado deberá presentar una certificación de que el miembro cubierto de su familia se encuentra en servicio activo cubierto o que ha sido llamado al servicio activo cubierto en las Fuerzas Arma-das como apoyo para una operación de contingencia. Los formularios de certifica-ción están disponibles en la intranet o a través de Recursos Humanos. 43
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Regreso al trabajo Durante la licencia se exigirán informes periódicos sobre el estado del empleado y su intención de regresar al trabajo. El empleado deberá presentar un talón de regreso al trabajo antes de poder regresar de una licencia por salud del empleado de más de tres (3) días consecutivos. Licencia pagada o sin goce de sueldo National Church Residences exige que los empleados que cumplan los requisitos para obtener licencia FMLA utilicen al mismo tiempo toda su licencia médica sin go-ce de sueldo acumulada que no han utilizado, para cualquier parte del período de 12 o 26 semanas de licencia. Los empleados también tendrán la opción de usar cualquier período de vacaciones o personal generado pero no utilizado, una vez agotada la licencia médica. Una vez utilizada toda la licencia médica, el resto de la FMLA será sin goce de sueldo. National Church Residences podrá designar como FMLA cualquier licencia relacionada con lesiones por las cuales el empleado reciba indemnización por accidentes y enfermedades laborales o beneficios por discapaci-dad a corto o a largo plazo. Restitución del puesto Los empleados que cumplen los requisitos y que tomen licencia tendrán derecho, luego de retornar de dicha licencia, a: (a) ser restituidos en el puesto de empleo que tenían al comenzar la licencia o (b) ser restituidos en un puesto equivalente con beneficios, pago y otros términos y condiciones de empleo equivalentes a los anteriores. Si no regresa a trabajar después de finalizada la licencia aprobada, National Church Residences puede despedirlo. La FMLA contiene estipulaciones específicas sobre la exención de empleados de alta remuneración de las estipulaciones anteriores sobre la restitución. Mantenimiento de los beneficios de salud Se mantendrá el seguro de salud grupal durante toda la licencia en los mismos térmi-nos, como si el empleado no se hubiera tomado licencia, siempre que el empleado pa-gue la cantidad de la prima que normalmente paga. El Departamento de Recursos Hu-manos ofrecerá a cada empleado una explicación por escrito del estado de su pago y de los beneficios al comienzo de su licencia. De ser posible, comuníquese con Re-cursos Humanos en relación con los pagos de primas antes de comenzar la licencia. En algunas circunstancias, National Church Residences podría recuperar la prima pagada para mantener la cobertura de salud de un empleado que no regrese al tra-bajo después de una licencia FMLA. Además, si el empleado regresara a trabajar y National Church Residences hubiera pagado la porción del costo de la prima del seguro de salud del empleado durante su ausencia, National Church Residences se reserva el derecho de recuperar dicha su-ma del empleado. Los beneficios como por ejemplo, licencia vacacional, PTO y días por enfermedad no se acumulan durante la licencia FMLA sin goce de sueldo. Un empleado que esté con licencia FMLA no cumple los requisitos para recibir el pago por un feriado que coincida con su licencia FMLA sin goce de sueldo. 44
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BENEF ICIOS
Solicitudes de licencia FMLA y preguntas Si está considera solicitar una licencia bajo esta política o tiene preguntas sobre es-ta, comuníquese con CareWorks al 888-436-9530. Para mayor información, consulte los Derechos y Responsabilidades del Empleado adjuntos en el Anexo A.
Licencia médica (no FMLA) La siguiente política sobre licencia médica se aplica a los empleados que no cum-plen los requisitos para obtener licencia según la política de FMLA como se detalló anteriormente o que necesiten licencia adicional a la otorgada por la política de FMLA por razones médicas. 1. Cumplimiento de requisitos Los empleados deben ser regulares, de tiempo completo o parcial y haber completa-do exitosamente su período introductorio de tres meses para cumplir los requisitos para solicitar licencia, a menos que las leyes vigentes estipulen algo distinto. 2. Motivos de licencia y cantidad de licencia Se puede otorgar licencia sin goce de sueldo si el empleado no pudiera cumplir con sus tareas por motivos de salud. En general, no se otorga licencia por más de 6 me-ses, a menos que la ley vigente establezca algo distinto. Cada circunstancia se eva-luará caso a caso para determinar si se pueden hacer arreglos razonables. Los cro-nogramas de licencia intermitente o reducida están sujetos a la aprobación de Re-cursos Humanos. 3. Notificación El empleado debe proporcionar todas las notificaciones posibles en sus circunstan-cias. Se debe comunicar con el supervisor y con CareWorks USA para hacer la soli-citud. Es responsabilidad del empleado mantener contacto con su supervisor durante el transcurso de su licencia, de acuerdo con un cronograma que acordarán el em-pleado y el supervisor por escrito. Se requiere una certificación médica que resulte satisfactoria para National Church Residences para obtener la licencia y después de regresar del período de licencia. Cuando regrese a trabajar después una ausencia de más de tres (3) días por enfer-medad del empleado, el empleado deberá presentar un certificado de autorización de su médico que exprese que puede regresar a su puesto y cualquier restricción que hubiera. Deberá presentar una solicitud de extensión de licencia por escrito ante Recursos Humanos antes de la fecha de regreso de la licencia aprobada. Si no regresa a tra-bajar cuando venza el período de licencia aprobado y no solicita y recibe una exten-sión, esta acción se considerará como renuncia voluntaria.
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4. Protección del puesto laboral En la medida en que sea adecuado para las necesidades comerciales, los emplea-dos regresarán a su puesto anterior; no obstante, esto no se puede garantizar a me-nos que la ley vigente lo estipule. National Church Residences ofrecerá al empleado un puesto comparable para el cual el empleado esté calificado, si hubiera uno dispo-nible en el momento. El empleado debe aceptar el puesto que se le ofrece o renun-ciar. Si no hubiera un puesto disponible, National Church Residences despedirá al empleado. 5. Tiempo pagado y beneficios National Church Residences requiere que todo el personal utilice todo su tiempo de licencia médica pagada mientras se encuentren con licencia médica. Cuando corres-ponda, y por toda parte de la licencia que se pague, la porción correspondiente al empleado de cualquier pago de primas de beneficios se deducirá del pago del em-pleado. Una vez agotada la licencia por enfermedad, el empleado será responsable por el pago de su parte de cualquier beneficio correspondiente por medio de un che-que, hasta que regrese a su empleo. Los pagos por beneficios deben realizarse a nombre de National Church Residences y efectuarse el primer día de cada mes cubierto. Si el pago llegara con más de 30 días de retraso, su cobertura cesará en forma retroactiva hasta el último pago recibi-do. El Departamento de Recursos Humanos de la Oficina Central debe recibir los pagos. National Church Residences tiene derecho al reembolso del monto de las pri-mas que la empresa hubiera pagado durante una licencia sin goce de sueldo si el empleado no regresa de la licencia una vez vencido el período de la misma.
Licencia personal Todos los empleados pueden obtener una licencia personal por un período de tiem-po limitado. Puede solicitar una licencia personal si ha completado seis meses de servicio en National Church Residences y es empleado de tiempo completo o par-cial. Una licencia le permite tomarse tiempo fuera del trabajo por motivos personales o en caso de emergencia. Se aplican las siguientes pautas:
La licencia podrá durar un máximo de 2 semanas consecutivas. Por lo general, no se otorgan extensiones.
Su gerente debe determinar que la licencia no va a generar una carga o gasto
indebidos para el departamento y deberá hacer los arreglos necesarios para cu-brir su trabajo durante la licencia.
Debe presentar su solicitud, que debe incluir la fecha anticipada de inicio y la fe-
cha de término de la licencia. Esta debe tener la aprobación de su gerente.
Para una licencia personal deberá usar todo el tiempo acumulado disponible por
enfermedad, licencia vacacional y licencia personal. Si no tiene, la licencia será sin goce de sueldo.
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BENEF ICIOS
De acuerdo con los términos y condiciones del plan correspondiente, sus benefi-cios de salud podrán continuar durante la licencia si paga la prima completa (porción del empleado y del empleador). Cuando corresponda, las deducciones de su nómina de pago continuarán mientras haga uso del tiempo de vacaciones, licencia por enfermedad o tiempo personal.
Cuando esté listo para regresar al trabajo, notifíqueselo a su gerente con al menos una semana de anticipación. National Church Residences hará los esfuerzos posi-bles para que vuelva al mismo puesto. No obstante, si su puesto anterior no estuviera disponible, intentaremos colocarlo en un puesto disponible para el que esté calificado.
Si no regresa a trabajar ni se comunica con su gerente o con el Departamento de Recursos Humanos para la fecha de regreso especificada, National Church Residen-ces lo entenderá como una renuncia voluntaria.
Licencia militar Los empleados que formen parte de un programa de Reserva o de la Guardia Nacio-nal tendrán acceso a licencia militar sin goce de sueldo, según los requisitos de las leyes estatales y federales, como la Ley de los Derechos del Empleo y Re-empleo de los Servicios Uniformados (“USERRA”, Uniformed Services Employment and Re-employment Rights Act).
Si tiene obligaciones con la Reserva o la Guardia, deberá comunicarse con su super-visor tan pronto como sea posible. No proporcionar una notificación adecuada sobre las obligaciones militares podría ocasionar la negación de la licencia. Deberá presen-tar una copia de sus órdenes de servicio activo a su supervisor inmediato para archi-varlas en el Departamento de Recursos Humanos antes de la capacitación.
Los programas de beneficios continúan de acuerdo con los requisitos de las leyes vigentes y los documentos del plan. Para obtener más información sobre la licencia militar, consulte la publicación de USERRA o comuníquese con Recursos Humanos.
Servicio de jurado Como ciudadanos, se espera que ocasionalmente prestemos servicio de jurado. En caso de actuar como jurado, el empleado recibirá la remuneración habitual por hasta dos semanas, siempre que haya proporcionado a National Church Residences una copia de la citación para presentarse al servicio de jurado.
Si debe prestar servicio de jurado, deberá regresar a trabajar si sus obligaciones co-mo jurado finalizan antes del final de su día laboral programado. Deberá presentarse a trabajar el día laboral siguiente al cumplimiento de su obligación como servicio de jurado.
La citación para actuar como jurado podría llegar cuando una unidad de trabajo esté pasando por un período de mucha actividad y la ausencia del trabajo representaría una dificultad. En estas circunstancias, National Church Residences colaborará para presentar una solicitud de aplazamiento de servicio.
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BENEF ICIOS
Los empleados deberán hablar sobre los llamados al servicio con su supervisor in-mediato y con Recursos Humanos. Los beneficios del seguro y los beneficios acumulados continuarán durante la ausen-cia por servicio de jurado, de acuerdo con los términos del plan o política correspon-diente.
Licencia por duelo En caso de una muerte en su familia, todos los empleados regulares de tiempo com-pleto y de tiempo parcial con 20 horas semanales o más programadas regularmente, tendrán derecho a una ausencia pagada justificada para poder asistir al funeral. Se aplican las siguientes pautas: Se le otorgarán hasta tres (3) días laborables consecutivos en caso de muerte en su familia inmediata. Se le otorgará un (1) día laboral en caso de muerte de un pariente cercano. Familia inmediata incluye: cónyuge, hijos, padres, hermanos, padres del cónyuge, tutor legal o dependiente legal que vivan en el núcleo familiar del empleado. Por parientes cercanos se entiende: abuelos, nietos, tías, tíos, cuñadas, cuñados, sobrinos y sobrinas. Si bien no se requiere habitualmente, su supervisor podrá solicitar constancia del fa-llecimiento y de la relación con el empleado para determinar si cumple con los requi-sitos para una licencia por duelo. En caso de que el duelo ocurra durante otro período de tiempo fuera del trabajo, el supervisor contemplará la situación caso a caso, luego de consultarlo con Recursos Humanos. Tiene la opción de solicitar más tiempo libre, tal como por licencia vacacional, a tra-vés de su supervisor.
Empleo externo durante una licencia Está prohibido que los empleados tengan otro empleo o realicen tareas para un ter-cero durante una licencia de National Church Residences de tipo FMLA, médica, personal u otra licencia. El empleado que acepte un empleo externo mientras goza de licencia, deberá notificárselo de inmediato a Recursos Humanos.
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BENEF ICIOS
Indemnización de consuelo En caso de su muerte, su cónyuge sobreviviente, tutor legal o el beneficiario que usted haya designado recibirá el equivalente a su salario básico de un mes. Este pago se pro-porciona para ayudar con las necesidades financieras inmediatas. Este es un pago por separado de su cheque de pago final y su tiempo de vacaciones acumulado.
Indemnización por accidentes y enfermedades laborales y por des-empleo Además de los beneficios mencionados anteriormente, también está cubierto por Natio-nal Church Residences en todos los estados con beneficios de Indemnización por acci-dentes y enfermedades laborales y por desempleo. Los beneficios otorgados por estos programas varían de un estado a otro. Desempleo: La mayoría de los empleados no tienen que hacer ningún aporte a este pro-grama; no obstante, algunos estados sí exigen aportes Usted puede cumplir los requisi-tos para obtener beneficios específicos por desempleo en períodos futuros, según las estipulaciones legales de cada estado. Indemnización por accidentes y enfermedades laborales: Nuevamente, los empleados no pagan ninguna parte del costo, pero pueden cumplir los requisitos para obtener be-neficios en caso de accidente o enfermedad relacionados con el trabajo.
Asistencia con la matrícula Todos los empleados regulares de tiempo completo con al menos un (1) año de servicio cumplen los requisitos para solicitar asistencia con la matrícula. Ofrecemos asistencia financiera para cursos necesarios para su puesto de trabajo o considerados útiles para su carrera en National Church Residences. El beneficio máximo permitido por año fiscal para cada empleado es de $1,000. Cada año se fija un presupuesto corporativo para asistencia con la matrícula. Las solicitudes se considerarán y aprobarán según la relevancia de la clase para la per-sona, su puesto de trabajo y National Church Residences. National Church Residences hará las selecciones finales a su entera discreción. Los empleados que consideren el uso de asistencia con la matrícula, deben enviar un formulario de solicitud de reembolso de la matrícula a su supervisor antes del 30 de abril, durante el proceso de creación del presupuesto para el año fiscal que comienza el 1 de julio. Todas las solicitudes se tendrán en cuenta de acuerdo con la disponibilidad de fondos. Toda asistencia con la matrícula y cursos deben ser aprobados por escrito por el supervisor del empleado y Recursos Humanos antes del comienzo de los cursos. La asistencia con la matrícula será solo por el costo de las clases y no incluirá libros, gastos de viaje ni otras tarifas. Se reembolsará a los empleados una vez completado el curso exitosamente y solo si, en caso de tratarse de un curso de grado, el empleado ob-tuviera una calificación mínima de “C” o, para cursos de posgrado, una calificación míni-ma de “B”. La asistencia con la matrícula será por el 80 % del costo del curso.
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Deberá presentar prueba de los gastos de matrícula y de la calificación obtenida en el curso a su supervisor inmediato, dentro de los 30 días después de finalizado el curso, para obtener el reembolso. Los empleados deben completar un año más de servicio con National Church Residences después de finalizado el curso reembolsado. Los emplea-dos que no cumplan el requisito de servicio deberán devolver todo el dinero de la asis-tencia con la matrícula a través de una deducción en su nómina de pago en el cheque final o según lo convenido con Recursos Humanos. Registros de educación: Se insta a los empleados a proporcionar documentación de cualquier curso educativo completado para incluirlo en su registro personal, ya sea que el empleado haya recibido asistencia con la matrícula o no.
Reembolso por el programa de asistencia de enfermería Para cumplir con las estipulaciones del Departamento de Salud de Ohio (Código Admi-nistrativo de Ohio [OAC, Ohio Administrative Code]) se fijan los siguientes procedimien-tos para el cumplimiento de las regulaciones por parte de la División de Atención Médica de National Church Residences. Estas reglamentaciones se aplican solo a centros de atención a largo plazo en Ohio. El Código Administrativo de Ohio (3701-17-07.1) establece que se requiere de una casa de reposo para reembolsar a un asistente de enfermería si obtiene un empleo o una oferta de empleo de un establecimiento antes de transcurridos los 12 meses luego de terminado el programa de evaluación de competencia en asistencia de enfermería. El centro debe reembolsar los costos incurridos para terminar el programa sobre una base prorrateada, mientras el individuo trabaja como asistente de enfermería. El reembolso de asistencia de enfermería se puede pedir una sola vez por cada empleado. La solici-tud por escrito de asistencia de enfermería es una herramienta para asegurar que la persona no ha recibido el reembolso antes. El Registro de Asistentes de Enfermería del Departamento de Salud de Ohio verificará la fecha en que el empleado obtuvo el certifi-cado estatal de asistencia de enfermería (STNA, state tested nurse's aide). Para que el asistente de enfermería reciba el reembolso, se requiere lo siguiente:
Debe presentarse el reembolso por escrito a Recursos Humanos.
Deben presentarse recibos con pruebas de que se tomó el curso, se completó y
se efectuaron pagos por tarifas, libros de texto u otros materiales necesarios pa-ra el curso.
Una copia de la verificación del Registro de Asistentes de Enfermería.
El asistente de enfermería debe obtener un empleo en National Church Residen-
ces antes de transcurridos los 12 meses de terminado un programa de evalua-
ción de competencia en asistencia de enfermería. El asistente de enfermería de-
be encontrarse en la posición de trabajador universal, es decir, STNA.
Una vez aprobada por Recursos Humanos, la solicitud de reembolso se enviará
al gerente comercial para que la procese y haga el reembolso al empleado.
El gerente comercial o la persona que este designe presentarán el informe de
costos 6560 ante el Departamento de Empleo y Servicios Familiares de Ohio (ODJFS, Ohio Department of Job and Family Services) para que se reembol-se al centro.
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Una vez recibida la documentación correspondiente y tras 90 días de empleo conti-nuo del empleado en National Church Residences, se pagará el reembolso al em-pleado. Cada centro de atención a largo plazo es responsable por el seguimiento de los re-embolsos. Una vez que el asistente de enfermería recibe el reembolso por su capa-citación, el centro puede presentar un informe de costos 6560 ante el ODJFS para obtener un reembolso para su centro por el asistente de enfermería. Si tiene alguna pregunta sobre el informe de costos, comuníquese con la Unidad de Reporte de Costos de ODJFS al 614-752-3618.
Programa de Asistencia al Empleado (EAP) National Church Residences ha operado siempre con el conocimiento de que, oca-sionalmente, los problemas personales no vinculados con el lugar de trabajo pueden interferir con la capacidad de un empleado para cumplir con sus responsabilidades laborales. Además, National Church Residences reconoce que, si no se resuelven, dichos pro-blemas pueden tener un impacto devastador sobre las vidas personales de sus em-pleados y sus familias. Con estos factores en mente, National Church Residences ha creado un Programa de Asistencia al Empleado (EAP, Employee Assistance Program) para todos los em-pleados y los miembros de sus núcleos familiares. El EAP ofrece consultas confiden-ciales prepagadas para una amplia gama de problemas personales, como por ejem-plo, conflictos matrimoniales, duelo por la pérdida de un ser querido, problemas de abuso de alcohol y drogas. Todos los servicios de EAP que se ofrecen están prepagados. Esto significa que us-ted y su familia los pueden utilizar sin costo. Consulte con EAP cualquier pregunta referente a este programa al 1-800-523-5668. www.MagellanAssist.com
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PROTECCIÓN
Protección Se le solicita no llevar grandes cantidades de dinero ni objetos de valor al trabajo. Las precauciones dictadas por el sentido común reducirán las probabilidades de hurto. No nos hacemos responsables por la pérdida o hurto de ningún artículo personal. Para la protección de todos los empleados, la gerencia se reserva el derecho a inspeccionar cualquier paquete que se ingrese o saque del edificio. Únicamente el personal autorizado tiene llaves asignadas. Los empleados que reciben llaves son responsables de su cuidado. Al momento del despido o renuncia, los emplea-dos deberán devolver las llaves.
Política en caso de incendios y desastres Todas las instalaciones de National Church Residences cuentan con procedimientos para casos de incendio y desastres. Es su responsabilidad conocer estas políticas. De-be comunicarse con su supervisor para solicitar los detalles específicos de su ubicación.
Enfermedad potencialmente mortal Los empleados con una afección o enfermedad grave como cáncer, enfermedades car-díacas, esclerosis múltiple, hepatitis, tuberculosis o síndrome de inmunodeficiencia ad-quirida podrían desear continuar con sus emprendimientos diarios, lo que incluye traba-jar, hasta donde lo permita la enfermedad. La decisión de continuar trabajando se toma-rá de acuerdo con la capacidad para cumplir con los estándares habituales de desem-peño y tras la recepción de una constancia médica de que el empleado no representa un riesgo para sí mismo ni para otros. Se evaluarán caso a caso los posibles riesgos presentados por las personas con enfermedades potencialmente mortales. Los empleados que sufran una enfermedad o afección grave serán tratados del mismo modo que los demás empleados. Si la enfermedad o afección afectara su capacidad para realizar sus tareas asignadas, los empleados serán tratados como cualquier otro empleado con discapacidades que limiten su desempeño laboral. Podría requerirse una certificación del médico sobre la capacidad del empleado para llevar a cabo sus tareas. National Church Residences apoyará, siempre que sea viable y práctico, programas educativos para aumentar la conciencia y comprensión de los empleados sobre las en-fermedades graves. Se insta a los empleados con un diagnóstico de enfermedad grave a comunicar su afec-ción al Departamento de Recursos Humanos. Este departamento evaluará, junto con el empleado, la política de National Church Residences respecto a temas como asistencia del empleado, licencias médicas y beneficios disponibles para el empleado. Los empleados que teman ser contagiados con una enfermedad grave por un colega, residente u otra persona deberán comunicar su preocupación a su supervisor o al De-partamento de Recursos Humanos. Los empleados que se nieguen a trabajar o brindar servicios a una persona de la que se sospeche o se sepa que padece una enfermedad grave, sin antes hablar sobre su inquietud con un supervisor, estarán sujetos a una me-dida disciplinaria, la que incluye el despido.
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SEGURIDAD
Y
PROTECCIÓN
Política sobre drogas y alcohol Es política de National Church Residences que ningún empleado posea, use, distri-buya, fabrique, ofrezca, venda o se encuentre bajo la influencia de drogas (sustancia controlada, droga ilegal o alcohol) mientras lleve a cabo actividades para National Church Residences o se encuentre en las instalaciones de National Church Residen-ces, sin importar el horario y la ubicación. Ningún empleado de National Church Re-sidences se presentará a trabajar ni se encontrará en el trabajo bajo la influencia de drogas que podrían obstaculizar un desempeño seguro de las tareas correspondien-tes a su puesto. Ningún empleado estará en posesión, utilizará, distribuirá ni se en-contrará bajo la influencia del alcohol mientras se encuentre en las instalaciones de National Church Residences o mientras realice negocios para National Church Resi-dences. Las instalaciones de National Church Residences incluyen los estaciona-mientos y zonas aledañas. National Church Residences reconoce que podría haber algunas ocasiones limitadas vinculadas con la actividad comercial en las que un empleado podría consumir al-cohol. En este tipo de ocasiones, el empleado de National Church Residences debe-rá usar su juicio y discreción en cuanto al consumo de alcohol. National Church Resi-dences se reserva el derecho, pero no asume la responsabilidad, de limitar estas ocasiones, controlar el consumo y tomar medidas disciplinarias contra cualquier em-pleado que no muestre buen juicio en relación con el consumo de alcohol. National Church Residences podría exigir que un empleado se someta a una prueba de detección de drogas o alcohol si hubiera motivos razonables para creer que se encuentra bajo la influencia de drogas o alcohol o que ha infringido esta política de algún otro modo. La gerencia decidirá si solicita al empleado que se someta a estas pruebas y, el no hacerlo, no limita de forma alguna el derecho de National Church Residences a someter a medidas disciplinarias a un empleado, lo que incluye el des-pido, por infringir esta política. También es una condición que cada empleado acepte notificar a su supervisor inme-diato sobre cualquier sentencia vinculada con el uso de drogas o alcohol dentro de los cinco (5) días posteriores a cualquier juicio o sentencia de este tipo. Se entiende que, según la naturaleza del delito, del puesto del empleado y de las necesidades comerciales de National Church Residences, cualquier empleado sen-tenciado por un delito por drogas o alcohol podrá estar sujeto a medidas disciplina-rias, que podría incluir la suspensión o el despido. National Church Residences se reserva el derecho a solicitar a cualquier empleado sentenciado por un delito por drogas o alcohol, o que infrinja esta política, que acuda a orientación, a servicios de rehabilitación o que se someta a pruebas como parte de la medida disciplinaria y que el empleado pague los costos de estos. La posesión y el consumo de alcohol en el apartamento privado de un empleado en una instalación de National Church Residences están autorizados mientras el em-pleado no esté trabajando.
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SEGURIDAD
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PROTECCIÓN
Procedimiento National Church Residences mantendrá la confidencialidad y dignidad adecuadas durante todo el programa de pruebas. Un laboratorio certificado seleccionado por National Church Residences recolectará una muestra de sangre u orina para hacer las pruebas de detección de drogas y alcohol. El empleado que niegue su consenti-miento o no cumpla con la extracción de la muestra y los procedimientos de la cade-na de custodia, estará sujeto al despido.
a. Pruebas de detección de drogas y alcohol
Los empleados que se sometan a estas pruebas estarán suspendidos hasta que se conozcan los resultados de las mismas. En caso de que los resultados de las prue-bas confirmen la presencia de drogas (se llevará a cabo una segunda prueba si el resultado de la primera fuera positivo) o que el contenido de alcohol en sangre equi-valga o supere 0.02 (a menos que la ley estatal establezca otro nivel), el empleado será suspendido sin pago. Una vez que la gerencia haya evaluado los hechos, el empleado podrá ser despedido o, si correspondiera, con licencia involuntaria sin go-ce de sueldo y se podrá solicitar que el empleado acuda al Programa de Asistencia al Empleado de National Church Residences como condición para la continuidad de su empleo. Todos los empleados con resultados positivos durante el período intro-ductorio serán despedidos.
Pruebas previas al empleo y oferta condicional National Church Residences condiciona todas las ofertas de empleo a la obtención de resultados satisfactorios en las pruebas de detección de drogas. No se contratará a candidatos que se nieguen a someterse a las pruebas o cuyos resultados sean po-sitivos.
Remisión de la empresa al Programa de Asistencia al Empleado (EAP) En algunos casos, a exclusivo criterio de National Church Residences, los emplea-dos con resultados positivos en las pruebas podrán ser enviados con licencia invo-luntaria y derivados al EAP como condición para su empleo, y se les podrá ofrecer la oportunidad de firmar un acuerdo condicional de regreso al trabajo, que exigirá, entre otras cosas, que el empleado complete de forma exitosa el plan de tratamiento y rehabilitación indicado por el EAP. Cualquier empleado que se niegue a ser remitido a un programa de tratamiento, rechace el tratamiento o abandone el programa de tratamiento antes de completar exitosamente su plan de tratamiento y rehabilitación estará sujeto a despido inmediato. National Church Residences se reserva el derecho a hacer pruebas a los empleados al regresar a trabajar para la empresa tras el tratamiento en el EAP indicado por la empresa por un período de hasta un (1) año, sin el requisito de sospecha razonable de la continuidad en el uso de drogas o alcohol.
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PROTECCIÓN
Definición de “razonable” Los factores que podrían llevar a National Church Residences a sospechar razonable-mente que un empleado se encuentra bajo la influencia de drogas o alcohol o que abu-sa, de algún otro modo, de drogas o alcohol incluyen, entre otros, los siguientes:
Fenómenos visibles como la observación directa del uso o posesión de drogas o los síntomas físicos de estar bajo la influencia de drogas o alcohol, como por ejemplo, apariencia física, dificultad para hablar, pupilas dilatadas, modo de andar irregular, etc.
Accidentes en el trabajo.
Conducta, desempeño o asistencia anormales o comportamiento errático.
Información proporcionada por fuentes confiables y creíbles o corroborada en forma independiente.
Resultados de las pruebas Los resultados de las pruebas se tratarán de forma confidencial y se archivarán en el registro médico del empleado. Únicamente a las personas con necesidad de saber se les informará de los resultados de las pruebas.
Remisión y organismos de ayuda temporal National Church Residences utilizará exclusivamente los servicios contratados y orga-nismos de ayuda temporal que accedan a cumplir con los estándares de esta política. No se utilizarán organismos que no los acepten.
Lesiones en el trabajo Llevar a cabo nuestro trabajo requiere de atención a todas las prácticas de seguridad por nuestra propia protección, la protección de nuestros residentes y la de otros emplea-dos. El desempeño seguro de todas las tareas del trabajo sin lesiones es una prioridad alta. Le solicitamos que colabore en mantener un buen registro de seguridad con los siguientes principios en mente:
Antes de comenzar cualquier labor, asegúrese de saber la forma segura de hacerla.
Opere únicamente los equipos que esté capacitado para operar.
Mantenga activas todas las salvaguardas o los dispositivos de seguridad en todo momento.
Respete todos los procedimientos de operación y las instrucciones de seguridad.
Levante correctamente: doble las rodillas, mantenga la espalda derecha y haga el esfuerzo con las piernas. Asegúrese de que el peso a levantar esté dentro de sus capacidades.
La limpieza es básica para la seguridad. Limpie cualquier derrame oportunamente. Deseche los residuos correctamente. Mantenga las áreas comunitarias y pasillos libres de objetos que puedan causar caídas.
Siempre que note condiciones inseguras, donde sea, deben corregirse. Es responsabili-dad de todos identificar los riesgos para la seguridad y corregirlos. Informe inmediata-mente a su supervisor sobre cualquier condición que note que podría ser peligrosa. Re-cuerde: SEGURIDAD ES QUE NO HAYA NINGÚN ACCIDENTE.
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PROTECCIÓN
Es obligatorio informar de cualquier enfermedad que haya contraído en el trabajo o cualquier lesión sufrida en el trabajo, sin importar lo leve que sea, a su supervisor dentro de las 24 horas posteriores al incidente. No informar de ellas podría poner en riesgo su derecho a beneficios en relación con la lesión y constituye una infracción a las políticas de trabajo y es una acción sujeta a medida disciplinaria, la que incluye el despido. Política de trabajo transitorio (TWP) El objetivo de este programa es brindar empleo después de una lesión laboral o en-fermedad o afección ocupacional, lo que permite arreglos razonables o puestos de trabajo alternativos dentro de National Church Residences de acuerdo con cualquier restricción establecida por el médico tratante. El trabajo transitorio es una solución temporal. Nuestro objetivo es que, en la medida de lo posible, todos los empleados vuelvan a sus empleos originales dentro del marco de tiempo del programa. Si el empleado le-sionado no puede regresar a su puesto original, se buscará un puesto alternativo. PAUTAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS, DE INGRESO, SALIDA y EXTEN-SIÓN La política de trabajo transitorio (TWP, transitional work policy) es obligatoria para cualquier empleado que haya sufrido una lesión laboral o contraído una enfermedad o afección ocupacional que pueda tener como resultado tiempo perdido del trabajo. Cada asignación de trabajo transitorio se tratará de forma independiente de las de-más. El empleado lesionado deberá regresar a su puesto original, puesto original con modificaciones permanentes u otro puesto una vez culminada la asignación de trabajo transitorio. Aquellos empleados que se espera tengan limitaciones tempora-les en el desempeño de su labor (limitación que se espera que no dure más de trein-ta [30] días) serán considerados para el programa. Requisitos de ingreso: 1. El empleado debe haber sufrido una lesión laboral o una enfermedad ocupacio-
nal que cumpla con todos los criterios y condiciones de una reclamación autoriza-da y certificada por una Oficina de Indemnización por accidentes y enfermedades laborales.
2. El empleado debe contar con el alta del médico de referencia (POR, Physician of Reference) para participar en la TWP.
3. El empleado debe tener el potencial de regresar a su puesto original, a su puesto original con modificaciones permanentes o a otro puesto dentro del marco de tiempo del programa.
4. National Church Residences deberá ser capaz de satisfacer las restricciones del POR para participar en la TWP.
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SEGURIDAD
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PROTECCIÓN
Duración del programa y extensiones: 1. La duración de una asignación de la TWP será de treinta (30) días. El programa
podrá extenderse por 2 períodos adicionales de treinta (30) días, según la natura-leza y alcance de la lesión y las restricciones.
2. Las extensiones que superen el marco de tiempo de noventa (90) días se verán caso a caso. El marco de tiempo dependerá de la necesidad médica y de la evo-lución, y podrá prolongarse según la naturaleza y el alcance de la lesión y las restricciones. Las decisiones relacionadas con las extensiones de la TWP las to-marán el coordinador de Indemnización por accidentes y enfermedades laborales de National Church Residences y el director local, con aportes del equipo de tra-bajo transitorio (TWT, Transitional Work Team).
Criterios de salida: 1. El POR autoriza al empleado a regresar a desempeñar todas sus tareas, con o
sin arreglos, si correspondiera. 2. El POR ha determinado que el empleado lesionado ya no puede participar en el
programa. 3. National Church Residences ya no puede satisfacer las restricciones del POR. Incumplimiento de la TWP La TWP es una política y práctica de National Church Residences. No cumplir con los procedimientos de Indemnización por accidentes y enfermedades laborales de National Church Residences y las órdenes del POR se considerará una infracción de la política de la empresa. El incumplimiento podría generar el despido. Para obtener una presentación general y detalles completos sobre la política TWP de National Church Residences, consulte Cornerstone, la intranet de National Church Residen-ces para sus empleados.
Correo electrónico, Internet y computadoras Ciertos empleados de National Church Residences recibirán computadoras persona-les o tendrán acceso a computadoras para usarlas en el desempeño de su trabajo. Las computadoras permitirán a los empleados tener acceso al correo electrónico, y parte del personal tendrá acceso a Internet, según las necesidades comerciales. Las computadoras, el hardware periférico, el software y el acceso a Internet (los “equipos y servicios de computación") son propiedad de National Church Residences y los uti-lizarán los empleados en el desempeño de sus tareas laborales. Se autoriza el uso personal eventual, en la medida en que no interfiera con el desempeño de las tareas laborales del empleado y sea por tiempo y alcance limitados. No está permitido car-gar software personal en su computadora de escritorio sin la autorización de su su-pervisor y del director de sistemas (IT, Information Technology). Las políticas de National Church Residences rigen por completo sobre el uso de los equipos y servicios de computación, y cualquier infracción de estas políticas dará lugar a medidas disciplinarias, lo que incluye el despido.
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Política de acceso a Internet Ya que los empleados, clientes, proveedores o visitas podrían considerar ofensivos o inadecuados muchos tipos de materiales, los usuarios de Internet no podrán almace-nar, ver, imprimir ni redistribuir ningún documento o archivo gráfico que no esté vin-culado principalmente con el trabajo del usuario o con la actividad comercial de Na-tional Church Residences. No se pueden utilizar las instalaciones de Internet para descargar software de entre-tenimiento ni juegos, ni para jugar en Internet. Las instalaciones no se pueden utilizar para ver ni descargar sitios ofensivos, obscenos ni difamatorios, como por ejemplo, sitios pornográficos o discriminatorios. El acceso a Internet está limitado a las perso-nas que demuestren una necesidad comercial legítima para su uso.
Política sobre el correo electrónico El correo electrónico de National Church Residences es para fines comerciales. Se permite el uso personal del correo electrónico eventualmente, pero deberá mante-nerse en un mínimo y no interferir con el desempeño de las tareas laborales del em-pleado. Además, los empleados deben reconocer que el correo electrónico deja re-gistros abiertos al escrutinio de otras personas. Por lo tanto, se recomienda no incluir información que no desee que otros lean. Como cualquier otro recurso de National Church Residences y demás formas de co-municación, el correo electrónico deberá usarse de forma profesional, formal y res-ponsable. No envíe correos electrónicos discriminatorios, ofensivos, vulgares, profa-nos, sugestivos sexualmente, obscenos, acosadores, de orientación sexual ni falsos.
Uso personal El uso personal de los equipos y servicios de computación deberá limitarse al uso eventual y no implicar actividades prohibidas. Esto incluye, por ejemplo:
participación en actividades ilegales, fraudulentas o maliciosas;
participación en trabajos externos;
envío o almacenamiento de materiales obscenos u ofensivos;
acoso a otros, envío de correos no deseados de naturaleza personal;
uso de la cuenta o identidad de otra persona sin su autorización explícita;
intentar probar, sortear o vencer la seguridad o los sistemas de auditoría;
distribuir o almacenar cadenas de correo o bromas inadecuadas;
infringir cualquiera de las políticas de National Church Residences, como, en-tre otras, las políticas en cuanto a discriminación, acoso y promoción y distribu-ción;
interferir con la productividad del empleado o la de otros empleados. Los equipos y servicios de computación son propiedad de National Church Residen-ces. National Church Residences los proporciona para que los empleados los utilicen en el desempeño comercial de National Church Residences.
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Y
PROTECCIÓN
El uso de los equipos y servicios de computación con fines personales, salvo even-tualmente, está prohibido. Toda comunicación e información creada, mantenida, transmitida, recibida o almacenada mediante el uso de los equipos y servicios de computación se considerará registro y propiedad de National Church Residences. Los usuarios no tienen derecho a la privacidad personal en temas a los que hayan accedido, almacenado, creado, recibido ni enviado a través de los equipos y servi-cios de computación. Los equipos y servicios de computación son de propiedad de National Church Residences. National Church Residences se reserva el derecho, que ejercerá ocasionalmente, a controlar el uso de los equipos y servicios de compu-tación de National Church Residences por parte del empleado, a efectos de compro-bar el cumplimiento de esta política, a su discreción y sin notificación previa. Estos controles podrían incluir, por ejemplo, revisar los discos duros y diskettes, archivos del servidor, contenido de los mensajes de correo electrónico y uso de Internet. El uso no autorizado de los equipos y servicios de computación de National Church Re-sidences por parte de un empleado podría tener como resultado una medida discipli-naria contra el empleado. Los empleados no deben utilizar nunca la computadora de otro miembro del perso-nal sin su permiso. Los empleados no pueden compartir contraseñas, salvo con el administrador de la red. Los empleados no deberán leer, registrar, comunicar ni transferir información sin permiso. Cualquier infracción de estas políticas podría conllevar medidas disciplinarias, lo que incluye el despido.
Política sobre redes sociales National Church Residences reconoce que las comunidades en línea, como foros, blogs, salas de chat, wikis, sitios personales, sitios de redes sociales como Face-book y weblogs se han transformado en métodos prevalentes de expresión personal en nuestra cultura. National Church Residences respeta los derechos de los emplea-dos a usar estos medios (en adelante llamados “redes sociales”) durante su tiempo personal y a través de sus recursos personales, siempre que cumplan con las si-guientes reglas y pautas: A menos que National Church Residences lo autorice específicamente y por escrito, se prohíbe a los empleados utilizar los equipos y servicios de computación de Natio-nal Church Residences (según la definición de los mismos en la Política de redes de computación, correo electrónico y acceso a Internet) para participar en actividades en redes sociales durante su horario laboral (como el uso de dispositivos de comuni-cación personales de los empleados), lo que incluye todas las horas en que National Church Residences pague a los empleados por cumplir correctamente con las tareas de sus puestos de trabajo, pero sin incluir el tiempo fuera del trabajo (períodos de comidas y descansos), aunque sean pagados.
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SEGURIDAD
Y
PROTECCIÓN
Si un empleado utiliza su equipo personal para actividades en redes sociales durante el tiempo fuera del trabajo, deberá cumplir con las siguientes pautas: 1. Si el empleado opta por identificarse como empleado de National Church Resi-
dences, a menos que publique algo en nombre de National Church Residences con autorización expresa para hacerlo, cualquier comentario directa o indirecta-mente relacionado con National Church Residences deberá incluir un descargo de responsabilidad que aclare a los lectores que los puntos de vista expresados corresponden a los del empleado únicamente y que no reflejan necesariamente los de National Church Residences.
2. No divulgar información confidencial o patentada de National Church Residences o a terceros que hayan divulgado información a National Church Residences. Pa-ra obtener detalles sobre lo que se entiende como información confidencial, con-sulte la política de confidencialidad en la Guía de información del empleado (EIG, Employee Information Guide) de National Church Residences.
3. Defender el valor de respeto hacia las personas de National Church Residences y evitar hacer declaraciones difamatorias sobre los empleados, residentes, pro-veedores, clientes y otros vinculados con National Church Residences, como sus competidores.
4. No publicar contenidos que podrían infringir otras políticas de National Church Residences, como, por ejemplo, las políticas de National Church Residences so-bre acoso, información confidencial, promoción y distribución, etc.
5. No publicar materiales obscenos, profanos, difamatorios, amenazantes ni de odio a otras personas o entidades.
6. La actividad en las redes sociales no debe infringir las leyes federales, estatales ni locales vigentes.
7. No generar un vínculo desde una red social personal a un sitio web interno o ex-terno de National Church Residences.
8. No ofrecer asesoría médica en un sitio de redes sociales a menos que National Church Residences haya autorizado esa conducta específicamente.
9. ¡Proteger siempre la privacidad de los residentes! Nunca divulgar información que podría revelar la identidad de un residente. Esto incluye publicar fotografías del lugar de trabajo que incluyan la imagen de un residente u otra información de salud protegida. Respete siempre las leyes y reglamentación de la ley HIPAA.
10. Los supervisores o personas involucradas en las decisiones de contratación no pueden utilizar los sitios de redes sociales para obtener información sobre candi-datos para una contratación. La investigación de antecedentes de los candidatos es responsabilidad de Recursos Humanos.
11. Recordar que es más probable resolver los reclamos vinculados con el trabajo si habla directamente con sus compañeros o supervisores que si publica quejas en un sitio de redes sociales. No obstante, si decide publicar quejas o críticas, ase-gúrese de que sus publicaciones cumplan con esta y otras políticas vigentes.
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SEGURIDAD
Y
PROTECCIÓN
National Church Residences tiene la capacidad de controlar y registrar todo el uso de sus equipos y servicios de computación y queremos que sea consciente de que nos reservamos el derecho de hacerlo por cualquier motivo y en cualquier momento, con o sin notificación previa. Además, se advierte a los empleados que Internet es un foro público en general y que, por lo tanto, sus publicaciones en Internet, dentro o fuera del trabajo, están sujetas a la revisión de cualquiera, lo que incluye a National Church Residences. Si sus actividades en las redes sociales infringen esta u otras políticas de National Church Residences, National Church Residences podría solicitar el cese de estas actividades y el empleado podría estar sujeto a una medida disciplinaria correctiva, la que incluye el despido. Esta política no ha sido diseñada ni será aplicada para limitar o desalentar el discur-so o las comunicaciones del empleado protegidos por las leyes federales, estatales o locales vigentes, lo que incluye, entre otras, las comunicaciones relacionadas con las condiciones laborales, el pago u otros términos y condiciones de empleo protegidos por la Sección 7 de la Ley Nacional de Relaciones Laborales (National Labor Rela-tions Act).
Reclamos de licencia de software de National Church Residen-ces Una vez finalizado el empleo con National Church Residences, todo el software ad-quirido por National Church Residences para ser usado por el empleado debe ser desinstalado. El software adquirido por National Church Residences es de uso exclu-sivo de los empleados actuales de National Church Residences. Esto incluye cual-quier software adquirido por National Church Residences instalado en la computado-ra personal de un empleado o en computadoras adquiridas por National Church Re-sidences que el empleado usara para trabajar. El empleado deberá desinstalar todo el software adquirido por National Church Resi-dences instalado en su computadora personal una vez finalizada su relación de em-pleo con NCR. Esto incluye, entre otros: Microsoft Office, McAfee VirusScan y otras aplicaciones comerciales. Las computadoras adquiridas por National Church Residences para los empleados deben ser devueltas al Departamento de IT al finalizar la relación de empleo con Na-tional Church Residences. Si el empleado va a conservar la computadora, deberá desinstalar todo el software, salvo Microsoft Windows. La licencia de Microsoft Win-dows es la única que el empleado puede retener con el hardware.
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SEGURIDAD
Y
PROTECCIÓN
Seguridad durante la conducción Todos los pasajeros de vehículos deben usar cinturones de seguridad durante los viajes relacionados con la empresa. Sabemos que nuestros empleados pueden usar sus teléfonos celulares para asuntos relacionados con el trabajo, ya sea que estos dispositivos sean de pro-piedad del empleado o sean proporcionados por National Church Residences. Nos preocupa su seguridad y la seguridad de otros conductores y peatones, y usar un teléfono celular mientras conduce puede provocar accidentes. Si usted usa su teléfono celular para asuntos relacionados con el trabajo mien-tras conduce o si hace recibe una llamada personal mientras conduce por moti-vos laborales, la organización espera que el conductor utilice un equipo manos libres. Además, siempre que conduzca un vehículo de la empresa y haga o reci-ba llamadas, la organización espera que el conductor utilice un equipo manos li-bres. Sin embargo, la seguridad siempre debe ser nuestra prioridad. Si, debido al clima, condiciones del tráfico o cualquier otro motivo usted no puede concentrar-se por completo en el camino, debe finalizar la conversación o parar y estacionar el vehículo en un lugar seguro antes de retomar la llamada. Además, si la ley de un estado en el que viaja restringe, además, el uso del teléfono celular mientras conduce, usted debe acatar lo que la ley decreta.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Política antimonopolio National Church Residences está comprometido a prestar servicios y atención en for-ma ética y en cumplimiento con las leyes y normas vigentes. Esto incluye el compromi-so de cumplir estrictamente las leyes antimonopolio por parte de la Junta Directiva y de los directores ejecutivos de National Church Residences. El propósito de las leyes antimonopolio es promover la competencia enérgica y proteger a los consumidores. La competencia vigorosa es buena para National Church Residences y es buena para los residentes de National Church Residences.
La política antimonopolio de National Church Residences exige y obliga a los emplea-dos, ejecutivos, directores, representantes y agentes a cumplir las leyes antimonopolio federales y estatales. Esta política y programa de cumplimiento se aplica a todos los empleados (de tiempo completo y de tiempo parcial, empleados remunerados y volun-tarios), ejecutivos, directores, agentes y representantes de National Church Residen-ces.
Una infracción de las leyes antimonopolio puede tener como resultado medidas disci-plinarias y además un litigio civil y medidas judiciales en contra de quienes participen en la infracción.
Las leyes antimonopolio limitan las formas en que los competidores pueden compartir información competitiva y confidencial relacionada con los planes y estrategias comer-ciales. Como regla general: el intercambio directo de dicha información está prohibido por las leyes antimonopolio.
Es posible infringir las leyes antimonopolio mediante un acuerdo informal. No se nece-sita un contrato o un acuerdo expreso. Por esta razón, usted no debería:
comunicar ningún tipo de información privada, competitiva y confidencial a ninguna persona o grupo de la competencia;
solicitar que cualquier persona o grupo de la competencia comunique información privada, competitiva y confidencial a National Church Residences;
instar o facilitar la comunicación de información privada, competitiva y confidencial entre dos o más de la competencia;
celebrar, participar en o solicitar, o buscar celebrar cualquier acuerdo que infrinja la ley antimonopolio federal o estatal, como por ejemplo, acuerdos para fijar o es-tabilizar precios o tarifas de servicios de vivienda asistida, servicios de atención para personas con problemas de memoria, servicios de enfermería especializa-da, servicios de cuidados paliativos, servicios de atención de salud domiciliaria o cualquier otro producto o servicio prestado por National Church Residences y sus empresas y divisiones filiales.
Como empleado de National Church Residences usted debe evitar todas las acciones que infrinjan o creen la impresión de infracción de las leyes antimonopolio. Usted no debe comunicarse con nadie de la competencia en relación con algún aspecto privado o confidencial del negocio de National Church Residences. Cualquier empleado que sepa de conductas que suscitan inquietudes relacionadas con el antimonopolio, debe informar de dichas conductas oportunamente al funcionario de cumplimiento de la em-presa o a través de la línea directa de cumplimiento de National Church Residences al 1-800-388-2151, extensión 5018 para informar de inquietudes de cumplimiento.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Conflicto de intereses
National Church Residences intenta desarrollar un marco en el que los empleados no se encuentren en posiciones en las que sus intereses personales entren o puedan entrar en conflicto con su responsabilidad con National Church Residences. Informe a su su-pervisor inmediato cualquier tipo de conflicto de interés que surja o que tenga con res-pecto a sus tareas en National Church Residences.
Un conflicto de intereses es cualquier situación o transacción que comprometa la rela-ción entre el empleador y el empleado o que pueda causar el surgimiento de un conflicto para otros como por ejemplo, empleados, residentes, proveedores o miembros de la co-munidad. Está prohibido que participe en lo siguiente:
Ocupar en forma directa o indirecta un puesto de interés financiero en cualquier entidad
externa que tenga o pueda tener relaciones comerciales con National Church Residences o que sean competencia directa o indirecta de National Church Residences (esta estipula-ción no se aplica a las inversiones en acciones cotizadas en la bolsa o con cotización ofi-cial que no excedan el 5 por ciento de los títulos valores remanentes).
Competir en forma directa o indirecta con National Church Residences en la compra o
venta de bienes o derechos sobre bienes, intereses o servicios.
Proporcionar servicios de dirección, gerencia o consultoría a cualquier entidad externa
que haga negocios o compita con los servicios de National Church Residences, o pro-porcionar servicios que compitan con National Church Residences.
Divulgar o utilizar información vinculada a National Church Residences para su ganan-
cia personal o la de su familia.
Usar o intentar usar, para su beneficio personal o el de cualquier otra persona o enti-
dad que no sea National Church Residences, cualquier propiedad intelectual de Natio-nal Church Residences
Participar en trabajos externos que podrían afectar de forma adversa el desempeño de
su trabajo y su capacidad para cumplir con los requisitos de su puesto en National Church Residences, como cambios de turno o cronograma, asistencia, puntualidad, disponibilidad para horas extra o cumplimiento con las políticas de National Church Residences.
Aceptar honorarios anticipados, comisiones, honorarios de consultoría o cualquier otro
acuerdo de pago o remuneración por proporcionar servicios o consultoría a un provee-dor u otro agente externo que haga negocios con, compita o brinde servicios que com-pitan con los de National Church Residences, sin aprobación previa de Recursos Hu-manos
Aceptar obsequios, favores o entretenimiento social de valor sustancial de residentes,
clientes, visitas, proveedores u otros representantes externos. Artículos incidentales o alguna comida de negocios ocasional no se consideran infracción de esta política. Consulte con Recursos Humanos si tiene alguna pregunta sobre el valor supuesto de algún obsequio o favor.
Llevar a cabo tareas externas durante el horario laboral de National Church Residen-
ces o usar las instalaciones, equipos, mano de obra o suministros de la empresa para llevar a cabo actividades externas.
Iniciar una relación comercial con otra persona u organización que podría afectar la
operación financiera o comercial de National Church Residences sin aprobación previa de Recursos Humanos.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Cumplimiento corporativo National Church Residences está comprometido con el profesionalismo y el comporta-miento comercial ético en la gestión de bienes, programas, prácticas de contabilidad y recursos humanos. El programa de cumplimiento fue desarrollado con el objetivo de cumplir con las leyes, impedir y detectar fraude, despilfarros y abusos. National Church Residences ha desarrollado un sistema interno de auditoría y control de cumplimiento y de identificación de posibles áreas problemáticas. Contamos con un proceso de cumplimiento corporativo para que el personal tenga la oportunidad de presentar, en forma confidencial o anónima, sus inquietudes relaciona-das con prácticas comerciales, irregularidades contables o cumplimiento de las normas cuestionables para su investigación. El personal recibe capacitación sobre el proceso de cumplimiento corporativo durante la orientación para nuevos contratados y posterior-mente en forma regular. El personal tiene la responsabilidad de informar de sus inquietudes y preocupaciones y como tal, debe seguir los puntos de acceso que se detallan a continuación. Si así lo de-cide, el personal puede acceder al proceso en forma anónima. El personal debe:
cumplir con todas las leyes, las normas de trabajo según la conducta de los emplea-dos y las políticas de National Church Residences;
llevar a cabo sus tareas de buena fe y de la mejor manera posible;
ser honesto en todo momento;
tratar a todas las personas que reciban atención o servicios, a las visitas y a otros trabajadores con dignidad y respeto y sin discriminar por su raza, color, religión, se-xo, nacionalidad, edad, discapacidad o fuente de ingresos ni por ninguna otra carac-terística protegida por las leyes vigentes.
Los empleados tienen el deber de informar de toda violación conocida o sospechada de las leyes vigentes, las reglamentación o la política de National Church Residences de inmediato a National Church Residences. Esto incluye incidentes de malos tratos a resi-dentes, maltrato y abandono, así como la apropiación indebida de los bienes de los resi-dentes, los que se deben informar a las autoridades correspondientes. Además, si sospecha que se cometió un delito contra un residente o persona que esté recibiendo atención en National Church Residences, debe informar de esa sospecha a uno de los siguientes: su supervisor, administrador o director ejecutivo, Recursos Huma-nos, funcionario de cumplimiento o la policía local. Debe hacer el informe dentro de las dos (2) horas posteriores al momento en que sos-pecha por primera vez que se ha cometido un delito, si el delito sospechado incluye una “lesión corporal grave” a la persona. Si no hubiera una “lesión corporal grave”, deberá hacer el reporte en el transcurso de 24 horas. Si no reporta sus sospechas razonables de un delito, podría quedar sujeto a una multa de responsabilidad civil de hasta $300,000 o podría ser excluido de partici-par en cualquier programa federal de atención médica. National Church Residences no tomará represalias contra ningún empleado por infor-mar de sus sospechas razonables de un delito contra un residente o persona que reciba atención de National Church Residences. 65
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Para fines de esta política, “lesión corporal grave” significa una lesión: (1) que implique dolor físico extremo; (2) que implique un riesgo sustancial de muerte; (3) que implique la pérdida o impedimento de la función de un miembro del cuerpo, órgano o facultad men-tal; (4) que necesite intervención médica como cirugía, hospitalización o rehabilitación física. Lesión corporal grave significa además abuso sexual penal prohibido por las le-yes federales o cualquier otro delito similar de acuerdo con las leyes estatales. El vicepresidente ejecutivo, director administrativo, ha sido designado como funcionario de cumplimiento corporativo y, como tal, es responsable de la administración del progra-ma de cumplimiento corporativo. En caso de que esta política no indique un método de reporte específico, los empleados pueden hacer sus reportes en virtud de esta política a la línea confidencial 800 388 2151, extensión 5018, para dejar un mensaje de voz anónimo o con nombre. Además, los empleados tienen los siguientes puntos de acceso:
Política de puertas abiertas de National Church Residences (según nuestra filosofía
de gestión).
El procedimiento para casos de conflicto de Recursos Humanos (detallado en la
Guía de Información del Empleado).
El programa de línea abierta de National Church Residences (disponible en todos los
centros de National Church Residences).
Entrevistas y cuestionarios de salida (llevadas a cabo al momento del término del
empleo). El funcionario de cumplimiento corporativo controlará el número 800 y otros puntos de acceso, y cuando reciba una queja: 1. la registrará y, si no es anónima, le dará seguimiento para acusar recibo de la misma; 2. asignará la queja a investigación, de acuerdo con la naturaleza de la inquietud y con
el destino del reclamo a uno de los siguientes:
al vicepresidente director ejecutivo de operaciones (COO, chief opera-
ting officer) en la división en la que ocurrió;
a Recursos Humanos;
al Comité de la Junta Directiva;
a un tercero independiente. 3. se asegurará de que el informe por escrito de la investigación y los hallazgos se
completen oportunamente; 4. informará a la parte que haya dado comienzo al reporte, si tuviera el nombre, y to-
mará cualquier otra acción necesaria según sus hallazgos, lo que podría incluir me-didas disciplinarias, mitigantes o preventivas, y informará al organismo de cumpli-miento de la ley o gubernamental correspondiente;
5. llevará registros como parte del registro de cumplimiento corporativo; 6. revisará los reclamos y hallazgos con el comité correspondiente de la Junta Directi-
va.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Los empleados de National Church Residences deben informar de todas las infrac-ciones, sospechas de infracciones, conductas cuestionables o prácticas cuestiona-bles de las que se enteren a su supervisor inmediato, a la línea directa de cumpli-miento o al funcionario de cumplimento. No informar en forma oportuna y exhaustiva o interferir con el intento de otra persona de informar, tendrá como consecuencia medidas disciplinarias u otras consecuencias. National Church Residences y la ley prohíben las represalias contra cualquier empleado que de buena fe haga una comu-nicación de este tipo en forma verbal o por escrito, de acuerdo con esta política, a su supervisor, a la línea directa de cumplimiento, al ejecutivo de cumplimiento o a cual-quier organismo gubernamental. Si bien informar no protege al empleado de las con-secuencias de cualquier acción ilegal o no ética que haya tomado, la divulgación oportuna y completa podrá tenerse en cuenta como factor mitigante para determinar la medida disciplinaria o sanción al empleado.
Información confidencial Es muy importante que tenga en cuenta y que respete al máximo la confidencialidad de la información sobre los residentes de National Church Residences. La naturaleza de diversos puestos podría darle acceso a información confidencial como, por ejem-plo, información de salud protegida sobre residentes, así como secretos comerciales de National Church Residences, métodos comerciales, contratos, información sobre precios, planes de marketing, listas de clientes existentes y potenciales, así como planos, diseños, desarrollos, técnicas, mejoras, procedimientos, especificaciones e ideas de National Church Residences. Están estrictamente prohibidos el uso y la di-vulgación de información confidencial en forma directa o indirecta, salvo durante el desempeño correcto de sus tareas laborales, sin obtener antes aprobación por escri-to del Departamento de Recursos Humanos. La divulgación o uso incorrectos de información confidencial creada y mantenida por National Church Residences podría infringir los derechos a la privacidad y exponer a National Church Residences a pérdidas financieras, litigios o vergüenza pública. De-berá ser siempre amable en el manejo adecuado de la información confidencial, en especial cuando se trate de residentes. Para obtener más información sobre su obli-gación respecto a la privacidad y la confidencialidad, consulte al administrador o di-rector de su comunidad. La infracción de esta política está sujeta a medidas discipli-narias, lo que incluye el despido. Toda la información confidencial, ya sea escrita, almacenada en una computadora, fusionada con otra información, memorizada o en forma de productos, es propiedad exclusiva de National Church Residences y los empleados deberán devolverla a Na-tional Church Residences inmediatamente después del término del empleo, sin im-portar el motivo del término.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Política sobre derechos de propiedad Todos los empleados reconocen que se les paga por cumplir ciertas tareas y que el resultado de su trabajo es propiedad de National Church Residences. Por lo tanto, por medio de la presente, cada empleado acepta que todos los derechos, título e in-terés de propiedad sobre todas las ideas, inventos y demás desarrollos o mejoras concebidos o llevados a la práctica por cualquier empleado, dentro o fuera de su ho-rario laboral, y dentro del alcance de la actividad comercial de National Church Resi-dences o en relación con el trabajo de National Church Residences será trabajo he-cho por contrato, de acuerdo con la Ley de Derechos de Autor de Estados Unidos, y es de propiedad exclusiva de National Church Residences. Se exige a todos los empleados que colaboren con National Church Residences en la obtención de patentes o derechos de autor sobre cualquier material, idea, invento u otro desarrollo, y acuerden firmar todos los documentos necesarios para obtener las patentes y derechos de autor en nombre de National Church Residences. Cuando un empleado deja de trabajar en National Church Residences, todos los bie-nes de National Church Residences usados por el empleado durante el curso de su empleo, que se encuentren en posesión del empleado o bajo su control, deben ser devueltos de inmediato a National Church Residences.
Capacitación en servicio Se ofrece capacitación en servicio tanto para mejorar sus destrezas como para brin-darle actualizaciones en temas relevantes en el campo de la atención médica. Cier-tos programas son obligatorios anualmente en virtud de las reglamentaciones estata-les. Estas capacitaciones en servicio son obligatorias para todo el personal. Se exige otra educación en servicio de ciertas clasificaciones de puestos laborales, como el de auxiliar de enfermería. Ofreceremos estos programas o nos aseguraremos de que reciba una notificación. Le pagarán por el tiempo que pase en la capacitación en servicio obligatoria, exigida en virtud de las leyes vigentes.
Tableros de anuncios Los tableros de anuncios se proporcionan para que National Church Residences pu-blique notificaciones relacionadas con el trabajo. Los empleados deben obtener la aprobación de su supervisor para publicar una notificación. Se retirarán todas las no-tificaciones no aprobadas. Nadie puede cambiar una notificación ni marcarla sin con-sultar anteriormente a su supervisor.
Visitas y horas libres La naturaleza de nuestras operaciones no nos permite recibir visitas ni visitar a ami-gos durante el horario de trabajo. Las visitas, proveedores y otras personas que no estén relacionados con las instalaciones deberán dirigirse a las oficinas de adminis-tración. Los empleados que no estén en su horario laboral no tienen permitido el in-greso o reingreso a su centro de trabajo ni a ninguna otra área de trabajo, excepto para visitar a un residente. Cualquier empleado que infrinja esta política estará sujeto a una medida disciplinaria.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Política de promoción y distribución El objetivo de esta política es garantizar la eficacia y eficiencia en las operaciones comerciales, promover la atención de los residentes y evitar las interrupciones en las operaciones de Natio-nal Church Residences, la interferencia con la atención de los residentes o las molestias a los residentes y a sus visitas debido la promoción y distribución de materiales por parte de em-pleados y personas y organizaciones externas.
La promoción está prohibida por parte de los empleados durante el horario laboral. Está prohi-bido si tanto la persona que promociona el producto como la persona a la que le promocionan el producto se encuentran en su horario de trabajo. Por horario de trabajo se entiende todo el tiempo por el que los empleados reciben pago por realizar tareas de su trabajo, pero no inclu-ye períodos durante el día de trabajo tales como el almuerzo y los períodos de descanso, cuando los empleados no están realizando sus tareas, aun si estos períodos son pagados. Está prohibida la distribución por parte de empleados durante el horario laboral (según la defi-nición anterior) y en todo momento en las áreas de trabajo. “Áreas de trabajo” incluye todas las áreas de trabajo dentro de los edificios e instalaciones de National Church Residences, donde habitualmente trabajen los empleados, como por ejemplo oficina y similares, a excepción de las áreas de descanso y similares. Promoción se refiere a comunicaciones orales diseñadas para obtener apoyo financiero o de otro tipo para una organización, causa, evento o problema. Ejemplos de promoción son, entre otros, ofrecimiento de membresías, aportes o reclutamiento individual en una organización o causa externa, o participar en actividades de promoción con fines personales y otros fines no relacionados con los negocios de la empresa. Distribución se refiere a compartir o publicar materiales escritos o electrónicos diseñados para obtener apoyo financiero o de otro tipo para una organización, causa, evento o asunto. No se podrá realizar ninguna distribución por medio de ningún sistema de comunicación de la em-presa como por ejemplo, Intranet, correo electrónico, entrega de correo, publicaciones de los empleados, folletos adjuntos a la nómina de pago, tableros de anuncios, etc., a menos que el material haya sido aprobado previamente por el vicepresidente de Comunicaciones. En centros de atención de residencia, estas reglas adicionales se aplican a la promoción y a la distribución. Los empleados no pueden hacer promoción a otros empleados ni distribuir mate-riales en ningún momento, con ningún objetivo, en un área inmediata de atención para resi-dentes. Un “área inmediata de atención para residentes” es un área en la que los residentes reciben tratamiento o atención (se incluye descanso, recreación y recreación terapéutica), co-mo son habitaciones de residentes, áreas de actividades para residentes, comedores de resi-dentes, etc. Las “áreas inmediatas de atención para residentes" incluyen también las áreas adjuntas, en proximidad cercana o conectadas con cualquier área en la que los residentes re-ciban tratamiento o atención, como estaciones de enfermería, áreas de espera, pasillos y as-censores donde haya residentes presentes. La promoción y distribución de materiales, como folletos, por parte de personas que no sean empleados en las instalaciones de propiedad o bajo el control de National Church Residences, como los estacionamientos, están prohibidos en todo momento. Están autorizadas las promociones limitadas por parte de empleados, en relación con campa-ñas de United Way. 69
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Apariencia personal La vestimenta y aseo deben ser profesionales y adecuados para el trabajo. No se permi-ten distanciamientos radicales de los estándares aprobados de vestimenta y aseo per-sonal. Si bien comprendemos que la vestimenta, el aseo y otras formas de atuendo de-ben corresponder a los gustos particulares de cada persona, los empleados deben man-tener ciertos estándares mientras se encuentren en las instalaciones de National Church Residences o mientras representen a National Church Residences.
Se han asignado uniformes específicos para cada departamento. Se exige el uso de uniformes limpios que no sean demasiado ajustados y zapatos limpios, adecuados y cómodos. No se permite el uso de zapatos de tela. Los empleados de los servicios de alimentación deben usar zapatos con suela de goma. Está permitido el uso de una can-tidad mínima de joyas, consulte con su administrador.
Con frecuencia estará en contacto con el público, los residentes y otras personas. Por lo tanto, representa a National Church Residences con su apariencia, además de hacerlo con sus acciones. Un empleado bien vestido ayuda a promover una imagen favorable. La apariencia personal se regirá por los siguientes estándares:
1. Los empleados deben vestirse en forma adecuada para su puesto de trabajo, según lo designado por el supervisor. No está permitido el uso de atuendos sugerentes.
2. El cabello debe estar limpio, peinado y cortado o arreglado de forma prolija. 3. Las patillas, los bigotes y las barbas deben estar bien recortados. 4. Si son visibles, las expresiones de arte corporal (como tatuajes y perforaciones corpo-
rales) debe analizarlas con su supervisor. En ciertas instalaciones podrían aplicarse regulaciones de salud estatal respecto de las perforaciones corporales. Tal vez se le exija cubrir su arte corporal o quitarse las joyas de perforación por su seguridad y la de los residentes.
Si se presenta a trabajar mal vestido o desaliñado, su supervisor podría solicitarle que vuelva a casa y se cambie de ropa o tomar cualquier otra medida correctiva que consi-dere necesaria. No recibirá remuneración durante estos períodos fuera del trabajo y las infracciones de esta política podrían ser causales de medidas disciplinarias.
Se entregará a todos los empleados una tarjeta de identificación con fotografía, la que deberán usar en todo momento mientras estén trabajando, por encima del nivel de la cintura. Está prohibido alterar estas placas de identificación de forma alguna. La placa de identificación es parte del uniforme obligatorio y no se puede dejar junto al reloj ni desatendida, incluso mientras no trabaja. Si la placa no funciona correctamente, debe notificar al supervisor de inmediato. El centro podría cobrarle al empleado el costo de reemplazar su placa.
Consulte la política sobre uniformes del centro para obtener más información.
Reportes de gastos Los empleados deben presentar constancia de los gastos en que hayan incurrido, en relación con el trabajo, para su reembolso dentro de los 90 días posteriores al gasto o perderán el derecho al reembolso.
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PRÁCT ICAS
DE
EMPLEO
Política de fumadores y uso de tabaco National Church Residences reconoce los riesgos de consumir productos derivados del tabaco, como el humo directo e indirecto, cigarrillos electrónicos y tabaco para masticar y, por lo tanto, ha designado a todas las instalaciones de National Church Residences como “entornos libres de humo”. National Church Residences cumple con la ley estatal vigente relacionada con fumar en el lugar de trabajo. National Church Residences prohí-be fumar en todas las instalaciones de la empresa y sus áreas de empleo cerradas y dentro de los veinte (20) pies a la redonda de todas las entradas y salidas de las instala-ciones de National Church Residences. Esta política cubre todas las salas comunitarias, pasillos y hogares de ancianos. Consulte la política de uso de tabaco del establecimien-to para obtener información sobre restricciones vigentes adicionales. Si desea dejar de fumar, National Church Residences le proporcionará asistencia me-diante el reembolso del 100 % de los gastos de completar un programa aprobado para dejar de fumar. Después de finalizar exitosamente el programa, se le reembolsará hasta un máximo de $200.00. Este reembolso se hace una sola vez.
Dispositivos electrónicos móviles Es fundamental que podamos prestar toda nuestra atención a nuestras tareas asigna-das y que estemos dispuestos a hacerlo. Es política de National Church Residences que los empleados no utilicen sus teléfonos celulares o dispositivos electrónicos móviles per-sonales en horario laboral, excepto en situaciones de emergencia. Se pueden hacer lla-madas personales durante los descansos programados y el almuerzo. En caso de emergencia, se podrá contactar a los empleados a través del número telefó-nico central de su instalación. Está prohibido enviar de mensajes de texto, acceder a Internet, actualizar blogs o páginas sociales personales (Facebook, MySpace, Twitter, etc.) durante el horario laboral, excepto en los descansos programados y almuerzos. Cualquier desviación de esta política debido al alcance de los requisitos de un puesto deberá contar con la aprobación previa del supervisor. El uso indebido de teléfonos o dispositivos electrónicos móviles personales tendrá como consecuencia una medida dis-ciplinaria, lo que incluye el despido.
Vehículo personal El uso de vehículos personales para negocios de la empresa debe ser autorizado por escrito por su supervisor inmediato. En el caso de que deba usar su vehículo personal para negocios relacionados con el trabajo, debe tener una licencia de conducir válida y seguro vigente, y cumplir con todas las leyes vigentes de tránsito y normas de seguri-dad, y informar de cualquier citación de tránsito recibida o accidente de tránsito que ocu-rra durante su desempeño laboral para National Church Residences. National Church Residences le reembolsará al empleado, a la tasa de reembolso actual del Servicio de Impuestos Internos (IRS), por milla viajada en negocios de la empresa. Este reembolso es por el costo de operar el vehículo personal del empleado, lo que incluye el seguro, el desgaste, la gasolina, el mantenimiento, etc. El seguro de automóvil personal del em-
pleado debe proporcionar una cobertura adecuada para él mismo, los pasajeros y su vehículo en caso de accidente.
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ESTÁNDARES
DE
EMPLEO
Pautas de conducta Se espera que usted se comporte de manera profesional. Además, se espera que cum-pla con todas las políticas y prácticas de la empresa, como los estándares de ética y conducta personal.
Normas de trabajo Una infracción de una norma de trabajo podría dar como resultado una medida correcti-va, lo que incluye el despido. Esto dependerá de la norma que se haya infringido, la gra-vedad de la infracción, su registro anterior de medidas disciplinarias y desempeño y cualquier otro factor que National Church Residences considere relevante. Para ayudar-lo a comprender los tipos de comportamientos que se consideran infracciones a las nor-mas de trabajo, a continuación se proporciona una lista de ejemplos de conducta prohi-bida. Esta lista no tiene el propósito de limitar las medidas correctivas que se puedan tomar por otras infracciones no específicas. Ni tampoco tiene el propósito de incluir to-dos los comportamientos prohibidos para el empleado. 1. Maltrato verbal, psicológico, físico o abuso sexual de cualquier residente del centro, un familiar, visita o empleado; conducta indebida, abandono o maltrato a cualquier resi-dente del centro o apropiación indebida de bienes o fondos de los residentes. 2. Atención desconsiderada de cualquiera de los residentes del centro que la gerencia no considere maltrato ni abandono, pero que suponga una infracción de los derechos del cliente o residente. 3. Lenguaje abusivo o amenazante, o conducta inadecuada hacia un residente, visita o empleado. 4. No informar de inmediato a un supervisor sobre cualquier incidente de abuso, aban-dono, maltrato o apropiación indebida que empleado haya presenciado o que tenga co-nocimiento. 5. No informar de inmediato al vicepresidente ejecutivo o al director administrativo, en caso de que se sospeche de un delito contra un residente. 6. Falsificación en la solicitud de empleo o de cualquiera de los registros o documentos de National Church Residences, o faltar a la verdad. 7. Robar cualquier información o propiedad de los residentes, de National Church Resi-dences, de visitas o del personal. 8. Comer la comida preparada y destinada para los residentes. 9. Infracción de la política sobre drogas y alcohol. 10. Retirar registros no autorizados, usar o divulgar cualquier información confidencial sin la autoridad expresa para hacerlo. Esto incluye, entre otros, infracciones a la privaci-dad y la confidencialidad de los residentes según las leyes HIPAA y Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible (PPACA, Patient Protection and Affordable Care Act) y hablar sobre la condición médica o el estado personal o financiero de un residente con otro residente, con la familia de un residente, con las visitas o on personas no auto-rizadas. 11. Posesión de armas de fuego u otras armas peligrosas en las instalaciones de Natio-nal Church Residences. 12. Conducta inmoral o indecente. 13. Permitir que intereses, empleo o inversiones externas comprometan la imparcialidad de las actividades de negociación y adquisiciones comerciales de National Church Resi-dences.
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14. Cualquier acción de fraude o robo a National Church Residences o a cualquier otra persona. 15. promoción o aceptación de propinas, obsequios o pagos de residentes, visitas o proveedores para ganancia personal. 16. Condena de una ofensa penal, distintas a ofensas de tránsito menores, a menos que conducir sea un requisito del empleo. 17. Condena de una ofensa relacionada con drogas mientras está empleado. 18. Abuso de la propiedad de National Church Residences o de la propiedad de cualquier residente, visita o empleado. 19. Infracción de la política sobre acoso con respecto a otros empleados, residentes o visitas. 20. Inicio o participación en una pelea dentro del predio de National Church Residen-ces. 21. No notificar al supervisor inmediato sobre cualquier condena dentro de los cinco (5) días posteriores a la fecha del juicio o condena. 22. Conducta indecorosa de un empleado de National Church Residences. 23. Insubordinación o rehusarse a cumplir cualquier instrucción razonable. 24. Dormir o aparentar dormir durante el horario de trabajo. 25. Interferencia con otros empleados u otras personas (policía, bomberos, etc.) en el desempeño de sus tareas. 26. Rehusarse a trabajar el tiempo programado. 27. Mostrar un juicio inadecuado o descuidar las tareas que podrían poner en peligro los derechos, el bienestar o el estado de salud de un empleado, residente u otro. 28. Persuadir o hacer que otros empleados realicen en forma inadecuada su trabajo o participen en un desempeño insatisfactorio. 29. Hacer apuestas en el predio de National Church Residences, con excepción de los juegos autorizados. 30. Presencia no autorizada en la propiedad de National Church Residences antes o después del horario de trabajo. 31. Uso inadecuado de los teléfonos de National Church Residences u otros equipos o bienes de la organización. 32. Actividades de venta, promoción o publicación no autorizadas. 33. Infracción deliberada de las normas de seguridad. 34. Fumar en áreas no designadas para ese fin. 35. Jugueteos u otras conductas revoltosas en la propiedad de National Church Re-sidences. 36. No informar una lesión corporal en el trabajo, sin importar cuán leve, al supervi-sor inmediato en un plazo de 24 horas. 37. No participar en todas las capacitaciones programadas. 38. Dos o más marcaciones de tarjeta faltantes por período de pago. 39. Ausencia no autorizada del trabajo o de su área asignada durante el horario la-boral. 40. Infracción de cualquier norma del departamento que haya sido comunicada al empleado. 41. Desempeño laboral negligente.
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42. Estacionar en áreas no autorizadas o en lugares para discapacitados. 43. No cumplir con las expectativas de desempeño o trabajo relacionadas con el car-go asignado. 44. No notificar a la instalación cuando falta al trabajo. 45. Uso no autorizado de teléfonos de residentes o del centro. 46. Trabajar en proyectos personales durante el horario laboral. 47. No notificar a la instalación antes de comenzar su turno, de acuerdo al procedi-miento establecido, al reportarse fuera del horario de trabajo. 48. Pintarrajar los tableros de anuncios o el material en ellos, o cualquier otro docu-mento generado por la empresa o centro. 49. Uso indebido de teléfonos celulares o cualquier otro dispositivo electrónico du-rante su turno. 50. Infracción o uso inadecuado de acceso a Internet. 51. No marcar la salida cuando sale del edificio o propiedad durante el período de almuerzo. 52. Permitir que otros marquen su salida o entrada por usted. 53. Infracción de cualquier política de National Church Residences. Cualquier empleado que sea arrestado y condenado por un delito penal puede ser suspendido sin pago ni otros beneficios de National Church Residences hasta que se complete una revisión interna de los cargos.
Medida correctiva Una medida correctiva puede incluir: consejo verbal, advertencia por escrito, suspen-sión, despido. No se pueden usar todas las formas de medidas correctivas en cada caso. La medida correctiva aplicada depende de la gravedad de la infracción, el re-gistro disciplinario y el desempeño anterior del empleado, y de cualquier otro factor que National Church Residences considere relevante. La medida correctiva no altera el estado de empleo a plazo indefinido del empleado. Generalmente, las medidas correctivas de los doce (12) meses anteriores no se to-man en cuenta cuando se justifica una nueva medida correctiva. No obstante, las medidas correctivas anteriores para determinados tipos de conductas inadecuadas, como las infracciones a la política de acoso o uso de drogas y alcohol, la política de seguridad, entre otras, se pueden tomar en cuenta. Las relaciones con los empleados son una responsabilidad constante y diaria, tanto para el empleado como para el supervisor. Las comunicaciones continuas diarias ayudarán mucho a solucionar problemas con los empleados y eliminarán la causa de la mayoría de los problemas. Se alienta a los empleados que no puedan analizar su problema con su supervisor inmediato, con el director ejecutivo, con el administrador o con el vicepresidente, que se dirijan al Departamento de Recursos Humanos.
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Procedimiento en caso de conflicto Si tiene alguna pregunta o un problema, háblelo con su supervisor. La experiencia anterior nos ha mostrado que la simple revisión y análisis de los hechos pueden re-solver la mayoría de los problemas. Para lograr la mejor resolución de su problema, hágalo dentro de la misma semana en que ocurra. Si la charla con su supervisor no resuelve el problema, entonces puede hablar con el administrador o director ejecuti-vo en un plazo de cinco días adicionales. Si después de haber hablado el asunto con el vicepresidente de su división, usted no siente que se le ha dado una respuesta justa y útil, puede presentar su queja por es-crito y solicitar que la Oficina Central analice más la situación. Todos los formularios de apelaciones se deben enviar a: Human Resources Department National Church Residences 2335 North Bank Drive Columbus, OH 43220 (614) 451-2151 En un plazo de siete días hábiles de haber recibido su solicitud, Recursos Humanos revisará el asunto. La decisión de Recursos Humanos será definitiva y vinculante. Con el paso del tiempo los hechos se vuelven confusos y únicamente la acción in-mediata, tanto del empleado como de la gerencia, dará como resultado una resolu-ción justa del conflicto. Si el empleado no utiliza los pasos sucesivos en el período de tiempo establecido, se asumirá que el asunto está resuelto y no se volverá a con-siderar. Tenga presente que si su problema se refiere a un despido, debe presentarlo por es-crito al final del día del día siguiente del despido.
Política sobre acoso Cada cultura y cada persona interpretan en formas diferentes el contacto interperso-nal, ya sea que esto incluya la expresión verbal, el lenguaje corporal o el contacto físico. Cada empleado debe respetar los derechos de los demás empleados y no in-fringir de ninguna forma estos derechos personales. National Church Residences está comprometido a proporcionar un entorno de traba-jo donde los empleados sean tratados con cortesía, dignidad y respeto y, que esté libre de discriminación o acoso ilegales. No se tolerará el acoso ni la discriminación con respecto a la raza, color, religión, sexo, nacionalidad, ascendencia, discapaci-dad, edad, estado militar, información genética o cualquier otra característica de una persona protegida por las leyes vigentes. El acoso puede incluir conductas tales como difamación, bromas, intimidación o cualquier otra conducta física o verbal hacia una persona debido a que integra una de las clasificaciones protegidas mencionadas anteriormente.
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El acoso sexual ha sido definido por la Comisión para la Igualdad de Oportunidades Laborales, como insinuaciones sexuales fuera de lugar, solicitudes de favores se-xuales y otras conductas verbales o físicas de naturaleza sexual cuando: 1. la sumisión a dicha conducta se hace ya sea explícita o implícitamente, como un
término o condición del empleo de una persona; 2. la sumisión o el rechazo de dicha conducta por parte de una persona se utiliza
como base para tomar decisiones de empleo que afecten a dichas personas; 3. dicha conducta tiene el propósito o el efecto de interferir en forma no razonable
con el desempeño laboral de una persona o crea un entorno de trabajo intimidan-te, hostil u ofensivo.
A los empleados que consideren que han sido sujetos, o crean que han sido testigos de un tipo de acoso o conducta inapropiada: (1) se los insta a informar de inmediato y directamente al acosador de que la conducta no es bien recibida y que debe dete-nerse; (2) se les exige que informen de sus inquietudes al vicepresidente de Recur-sos Humanos o al gerente del empleado. Los empleados que por cualquier motivo se sientan incómodos por informar de dichas inquietudes al vicepresidente de Recur-sos Humanos, deben analizar sus inquietudes con cualquier integrante del personal de administración con quien se sientan cómodos. National Church Residences inves-tigará todos los reportes o quejas de acoso. Si National Church Residences encuentra que cualquier empleado ha violado esta política, se tomarán medidas correctivas de inmediato, las que pueden imponer a dicho empleado una medida correctiva, la que incluye el despido. No se sancionará ni se tomarán represalias contra los empleados por informar de buena fe un inciden-te de acoso o por participar en una investigación. Los empleados que infrinjan esta prohibición de represalias también estarán sujetos a una medida correctiva, la que incluye el despido. Las inquietudes de ausencia de seguridad según las determina National Church Re-sidences, la identidad del empleado que presente la queja se mantendrá confidencial en la medida posible, sujeto a la obligación de National Church Residences de llevar a cabo una investigación eficaz.
Violencia en el lugar de trabajo National Church Residences está comprometido a prevenir la violencia en el lugar de trabajo y a mantener un entorno de trabajo seguro. Dado el aumento de la violencia en la sociedad en general, National Church Residences ha adoptado las siguientes pautas para manejar los casos de intimidación u otras amenazas de violencia, o de violencia propiamente dicha, que puedan ocurrir dentro del predio. Todos los empleados deben ser tratados con cortesía y respeto en todo momento. Se espera que los empleados se abstengan de pelear, de “juguetear” o de cualquier otra conducta que pueda ser peligrosa para los demás. Se prohíben las armas de fuego, armas y otros dispositivos o sustancias peligrosos dentro del predio de Natio-nal Church Residences sin una autorización previa.
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No se tolerarán las conductas que amenacen o intimiden a otro empleado, cliente, proveedor, residente o cliente, familiar, etc. Todas las amenazas de violencia o los actos de violencia propiamente tales, ya sean directos o indirectos, deben informarse de inmediato a su supervisor o a Recursos Humanos. Esto incluye amenazas por parte de empleados, así como amenazas por parte de clientes, proveedores, promo-tores, residentes o clientes, familiares, etc. Todas las personas o actividades sospe-chosas deben informarse de inmediato a su supervisor o a Recursos Humanos. National Church Residences investigará todos los informes de amenazas de violen-cia o de violencia propiamente tal y a las personas o actividades sospechosas. La identidad del empleado que realiza el informe se protegerá todo lo que sea práctica-mente posible. A fin de mantener un lugar de trabajo seguro y la integridad de la in-vestigación, National Church Residences podría suspender sin goce de sueldo a los empleados mientras se realiza la investigación. Cualquier persona que se determine sea responsable de amenazas de violencia o de violencia propiamente tal, o de otra conducta que infrinja estas pautas, estará su-jeta a medidas disciplinarias, las que incluyen el despido. National Church Residences alienta a los empleados a presentar sus disputas o dife-rencias con otros empleados ante su supervisor o Recursos Humanos antes de que la situación empeore y se llegue a un posible acto de violencia.
Armas National Church Residences prohíbe la posesión o el porte de armas de cualquier tipo en el predio de la empresa, sin importar si la persona tiene licencia para portar el arma de acuerdo con las leyes estatales vigentes. Esta norma se aplica a los em-pleados, voluntarios, visitas, proveedores, residentes y a cualquier otra persona que ingrese al predio de National Church Residences. Esta política no prohíbe que los oficiales de policía porten un arma de fuego en la propiedad de la empresa. Ningún empleado podrá portar un arma de ningún tipo durante el horario laboral o mientras desempeñe sus responsabilidades laborales. Esta política también prohíbe las armas en cualquier evento patrocinado por National Church Residences. National Church Residences se reserva el derecho de investigar posibles infraccio-nes a esta política de un modo razonable, como realizar búsquedas tanto en propie-dad de la empresa como en propiedades personales. Se confiscará cualquier arma descubierta en una búsqueda. Cuando se justifique, los artículos confiscados podrán entregarse a las autoridades policiales. Nada en esta política se interpretará como que crea una obligación para National Church Residences para tomar medidas más allá de aquellas exigidas a un emplea-dor de acuerdo a las leyes aplicables. National Church Residences pretende procesar a todos los que infrinjan esta política.
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Renuncia La renuncia es un acto voluntario iniciado por usted para terminar la relación de em-pleo. Se le pide que proporcione un aviso por escrito con al menos dos (2) semanas antes de su renuncia. Si cumple los requisitos para recibir pago por vacaciones, no recibirá dicho pago si no presenta su renuncia con el tiempo de notificación exigido ni trabaja durante ese período. Empleados terapéuticos, consulten las políticas de-partamentales sobre el tiempo fuera del trabajo pago (PTO) y el requisito de notifica-ción de renuncia por escrito.
Despido Una vez notificado de un despido, Recursos Humanos enviará toda la documenta-ción pertinente para la continuación del seguro de salud o del seguro de vida, si co-rresponde, y la información de pensión para los participantes con este derecho. Esta información explicará las medidas que deben tomarse. También se le pagará todo el tiempo de vacaciones que tenga acumulado hasta su último día de empleo si completó su período introductorio y se proporcionó el aviso requerido y trabajó hasta el último día. El saldo de vacaciones acumulado se pagará al final del empleo a aquellos empleados que hayan renunciado voluntariamente bajo las siguientes condiciones:
El empleado presenta su renuncia por escrito a su gerente con una anticipación
mínima de 2 semanas al último día de empleo, excepto que las pautas de apro-bación o las pautas departamentales de Recursos Humanos especifiquen algo distinto. Debe trabajar hasta el último día. Se prohíbe usar el tiempo de licencia personal, por enfermedad o de vacaciones durante el lapso a partir del aviso de despido. El gerente, con la aprobación previa de Recursos Humanos, podrá libe-rar a un empleado antes de que complete los días de aviso, en ese caso el em-pleado recibirá el pago de las vacaciones acumuladas.
El empleado no tiene ninguna deuda pendiente ni le debe otros pagos a la em-
presa, como pagos por beneficios. Esta liquidación se realizará en su último cheque de pago del tiempo trabajado. Este cheque de pago se emitirá de la forma en que se le paga habitualmente. No se pa-gará el tiempo personal, feriados ni días por enfermedad. National Church Residen-ces o usted tienen el derecho de terminar la relación de empleo a plazo indefinido. Consulte la Descripción del resumen del plan para obtener más información sobre los programas de seguro y jubilación.
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ACUSE
DE
REC I BO
DEL
EMPLEADO
Acuse de recibo del empleado Por medio del presente acuso recibo de una copia de la Guía de información del empleado. Entiendo que debo familiarizarme con su contenido, ya que describe mis responsabilidades, beneficios y pautas organizacionales. Si tengo preguntas, entiendo que debo hablar con mi supervisor o con el Departamento de Recursos Humanos. Además, entiendo que mi empleo es a plazo indefinido, lo que significa que tengo derecho a finalizar mi relación laboral con la organización en cualquier momento, con o sin causa. National Church Residences tiene el mismo derecho. Además, comprendo que nada en este manual crea un contrato o un contrato implícito de empleo entre National Church Residences y mi persona. Reconozco que ningún empleado, agente o representante de National Church Residences tiene la auto-ridad ahora o en el futuro, de permitirme participar en cualquier conducta o com-portamiento que entre en conflicto de cualquier forma con las políticas y procedi-mientos contenidos en esta guía ni de ofrecerme un contrato de empleo indivi-dual a mí, a menos que la autorización o la oferta de un contrato de empleo indi-vidual se me presente por escrito específicamente a mí y esté firmada por mí y por el presidente de National Church Residences. Por último, comprendo que este manual representa resúmenes breves de las pautas de la organización y que puede no incluir absolutamente todo. National Church Residences puede cambiar estas pautas en cualquier momento y sin aviso previo, si lo considera necesario. Comprendo que es mi responsabili-dad familiarizarme con cualquier cambio y mantener la guía actualizada. Nombre con letra de imprenta
Firma Nombre del centro
Correo electrónico Este documento debe enviarse al Departamento de Recursos Humanos.
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ANEXO
PARA
FLORIDA
Anexo para el estado de Florida a la Guía de Información del empleado: División de Atención Médica El personal de National Church Residences se distribuye en varios estados y las leyes estatales difieren en muchos aspectos. Este anexo para este estado com-plementa la Guía de información del empleado y brinda información adicional so-bre los requisitos específicos para el estado, si los hubiera, en varias políticas. Como sucede con la Guía de información del empleado, el contenido de este anexo para el estado debe interpretarse únicamente como pauta y no crea un contrato de empleo. Su empleo en National Church Residences es “a plazo inde-finido”, lo que significa que lo podemos despedir en cualquier momento y por cualquier motivo que la ley vigente no prohíba, con o sin notificación previa. Us-ted también es libre de renunciar en cualquier momento.
1. Anexo a la página 9 en relación con la verificación de antecedentes: Consulte
las leyes, procedimientos y reglamentaciones del estado de Florida que rigen para los centros de atención para adultos, según corresponda a su comuni-dad y licencia. La mayoría de las normas relacionadas con el cuidado de adul-tos mayores en Florida se encuentran disponibles en http://elderaffairs.state.fl.us/doea
Nombre con letra de imprenta
Firma Nombre del centro
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