Guía de optimización de reuniones - plantronics.com · maestros de tareas. Sin embargo, en el...

1Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

Guía de optimización de reunionesCómo lograr mayor productividad y acción en tu organización

enero de 2016

2Plantronics | GUÍA DE OPTIMIZACIÓN DE REUNIONES

TRABAJAMOS MEJOR JUNTOSEsta es una historia sobre hacer el trabajo que se ha encomendado,

integrar la tecnología que puede cambiar el modo y el lugar en el que

trabajamos, sobre conectar con los compañeros de trabajo adecuados

en el momento justo y sobre comunicarse con cualquier persona, desde

cualquier lugar y en cualquier momento.

Es una historia sobre la selección cuidadosa del personal, la confianza que

tienes en tu equipo, sobre magnificar ideas a través de fronteras y culturas,

y por último, sobre el valor del trabajo conjunto frente a la dificultad y la

frustración que supone trabajar solo. Con las herramientas y procesos

adecuados, la colaboración impulsa la innovación como ninguna otra

iniciativa empresarial. ¿Tienes lo que necesitas para hacer que suceda?

3Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT 3

En las reuniones se intercambian ideas, se

asignan tareas y se asumen compromisos.

Las reuniones, ya sean presenciales,

virtuales o una combinación de ambas, son

una oportunidad para conectar con los

compañeros, discutir tareas y problemas

críticos, determinar los próximos pasos

importantes para hacer el trabajo y colaborar

para lograr más.

En el mejor de los casos, las reuniones

son productivas, estimulantes y valen la

pena, lo que las convierte en un poderoso

activo para crear equipos, motivadores y

maestros de tareas.

Sin embargo, en el peor de los casos,

pueden ser una distracción, aburridas e

inútiles y convertirse en una gran pérdida

de tiempo. En Plantronics pasaba lo mismo,

así que nos hicimos una pregunta simple:

“¿Cómo podemos mejorar las reuniones?”.

¿Quién debe leer la “Guía de optimización de reuniones”?

El personal de TI encargado de buscar maneras de conseguir que la organización sea más eficaz o de implementar y gestionar tecnologías que faciliten la comunicación.

Los líderes de equipo, gerentes o todo aquel que busque herramientas y técnicas para ayudar a sus equipos a trabajar juntos con mayor eficacia ya sea presencialmente o de forma remota.

Para nosotros, como empresa de ingeniería

especializada en tecnología de audio, las

reuniones comienzan con la voz humana. Y

no hay mejor manera de extender el poder

de la voz humana que hacerlo a través de

la tecnología. Hemos aplicado el mismo

espíritu de innovación que utilizamos en

el desarrollo de nuestras tecnologías de

audio para crear la “Guía de optimización

de reuniones”. En las páginas siguientes

compartiremos contigo algunas ideas

útiles que creemos que pueden ayudar

a tu organización a comunicarse más

eficazmente gracias a mejores reuniones.

Nuestra misión consiste en diseñar

productos que ayuden a eliminar las

barreras de comunicación. Diseñar un

marco para mejorar las reuniones es una

consecuencia natural de esa misión.

Es probable que hoy hayas mantenido una reunión de trabajo. O que estés a punto de asistir a una. O dos. O más. Y realmente no importa dónde estés. La colaboración gracias al móvil y las tecnologías en la nube hace que nunca te pierdas una reunión. Es cuestión de trabajar de forma más inteligente, desde donde quiera que estés.

Pero, ¿por qué tienes que reunirte tan a menudo? ¿Por qué son esenciales las reuniones?

Ha llegado el momento de optimizar las reuniones.

Introducción

Plantronics | GUÍA DE OPTIMIZACIÓN DE REUNIONES

4

1 EL NEGOCIO DE LAS REUNIONES La economía que impulsa mejores reuniones

2 LAS PERSONAS EN LAS REUNIONES Las dinámicas humanas que impulsan las reuniones con éxito

3 LA TECNOLOGÍA DE LAS REUNIONES Las herramientas que impulsan la comunicación, colaboración y productividad

4 LOS PRÓXIMOS PASOS Y RECURSOS Tácticas y herramientas que pueden ayudar a crear una cultura de mejores reuniones

Índice


5

1 EL NEGOCIO DE LAS REUNIONESLa economía que impulsa mejores reuniones



Hay un proverbio que dice: “No hay mejor arma que una reunión para matar el tiempo”. Si miras las cifras, verás que es verdad. Es notable la cantidad de tiempo que pasamos reunidos.

Plantronics llevó a cabo recientemente una encuesta mundial que nos reveló que más del 40% de los encuestados pasa reunido entre 11 y 30 o más horas a la semana. Menos del 2% de los encuestados afirmó que consideraban que deberían dedicar más tiempo a las reuniones.

Cada reunión es diferente, pero todas tienen algo en común: el tiempo. Cada reunión roba tiempo a cada uno de los empleados que participan en ella.

Pero no es solo la reunión. Hay que dedicar tiempo para prepararla, a veces incluso se celebran reuniones previas así como reuniones de seguimiento. Suma todas esas horas y te harás una idea muy real de la cantidad de tiempo que se dedica a las reuniones.

El efecto dominó puede ser inmenso.

The Harvard Business Review* hizo un estudio de una organización y calculó que una sola reunión semanal del comité ejecutivo consumía un total de 300.000 horas al año. La reunión del comité ejecutivo en sí consumía 7.000 horas laborales de los directivos al año. Sin embargo, hubo 11 managers de diferentes departamentos que emplearon un total de 20.000 horas al año reuniéndose para preparar reuniones. Y para apoyar las reuniones de los managers de departamento, 21 equipos emplearon un total de 63.000 horas. Si añadimos a esto las 210.000 horas anuales de tiempo adicional de reunión para reuniones de los managers del departamento, el tiempo total anual dedicado era de 300.000 horas.

Y lo que es incluso más alarmante, esa cifra de 300.000 horas no incluye las enormes cantidades de tiempo de preparación necesario para todas esas reuniones.

* Mankins, Michael C. “This Weekly Meeting Took Up 300,000 Hours a Year.”

Harvard Business Review, 29 de abril de 2014.

Las reuniones tienen fama de mal organizadas y gestionadas. Al mismo tiempo, todo el mundo está de acuerdo en que las reuniones son una parte esencial del lugar de trabajo, incluso si no implican ningún trabajo real.

EL NEGOCIO DE LAS REUNIONESCapítulo 1



El coste real de las reuniones que requieren mucho tiempo

Según 3M Meeting Network*, en una reunión se desperdicia el 50% del tiempo. Si una organización pudiese recuperar un pequeño porcentaje de este tiempo, la productividad aumentaría enormemente.

Sin embargo, va más allá de los problemas de productividad. También se trata de la motivación personal. Los empleados que asisten a una reunión quieren sentir que están haciendo una contribución positiva y que su participación marca la diferencia. Si creen que su tiempo podría utilizarse mejor en otro lugar, pueden sentirse desmotivados y preguntarse si la próxima reunión será otra distracción.

* Fuente: 3M Meeting Network, “Introduction to Great Meetings”.

“Entonces, ¿cuánto nos cuesta esta reunión?”.

No existen las reuniones de una hora, a menos que haya un solo participante. En otras palabras, una reunión de una hora con ocho empleados es, en efecto, una reunión de ocho horas. Si piensas en las reuniones de este modo, es más fácil comprender su verdadero coste.

Además del coste de tiempo, hay otros costes que hay que tener en cuenta: el espacio en el que se celebran las reuniones, viajes, suministros y posiblemente comida.

En nuestra última encuesta, el 40% de los encuestados afirmó que, de promedio, pierden de tres a cinco minutos por dificultades técnicas o problemas de conexión. Y el 51% aseguró que se perdían más de seis minutos. En una reunión de ocho personas, esto añade casi una hora de tiempo perdido.

Usa estos cálculos para hacerte una idea aproximada del coste en tiempo y retrasos de tus reuniones basándote en el coste promedio por hora de cada participante en la reunión.

“No existen las reuniones de una hora, a menos que haya un solo participante”.

Coste total

Coste total del retraso

Coste de la reunión

Coste del retraso

Duración de la

reunión (horas)

Coste promedio por hora de los participantes

Tiempo de desplazamiento

(horas)

60

Coste promedio por hora de los participantes

Minutos de retraso

Número de participantes ?


?Número de participantes


Fuente: https://hbr.org/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting. Reimpreso con permiso.

S í S í S í S í

N O N O N O N O

¿Debo celebrar una reunión?

Dado que es tan importante tener en cuenta el coste, primero deberías valorar si realmente es necesario celebrar la reunión. El siguiente árbol de decisiones puede ayudarte a determinar si una reunión es realmente necesaria para la empresa o si puedes conseguir tu objetivo de otro modo.

¿Es realmente necesario para la empresa celebrar esta reunión?


¿He reflexionado suficiente sobre esta situación?

Programa la hora para un pensamiento estratégico

¿Necesito aportaciones externas para progresar?

Programa la hora para que se haga el trabajo

¿Avanzar requiere una conversación a tiempo real?

Envía un correo electrónico

¿Esta cuestión requiere una reunión cara a cara?

Usa el chat, llama o programa una videoconferencia

Programa y prepara la reunión

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2 LAS PERSONAS EN LAS REUNIONESLas dinámicas humanas que impulsan las reuniones con éxito



El objetivo de las reuniones es juntar a varias personas en un mismo lugar para que se comuniquen entre ellas y puedan compartir información valiosa o generar ideas innovadoras pero es indispensable reunir a las personas correctas y que todos los participantes entiendan cuál es su función.

ANTES DE LA REUNIÓN DURANTE LA REUNIÓN DESPUÉS DE LA REUNIÓN

Organizador de la reunión

• Identificar objetivos claros

• Establecer una agenda y compartirla con antelación

• Proporcionar materiales de lectura previa

• Invitar a las partes interesadas, expertos en la materia y a los responsables de la toma de decisiones

• En el caso de las reuniones virtuales, proporcionar enlaces correctos, números de llamada, contraseñas y probar las herramientas de colaboración virtual de antemano

• Iniciar la reunión a tiempo

• Mantener el orden del día y ayudar activamente

• Hacer que la reunión sea tan breve como sea posible

• Cuando termine la reunión, determinar los siguientes pasos y asignarlos a las partes apropiadas con plazos

• Recapitular los puntos clave del debate para garantizar que todo el mundo avanza en la misma dirección

• Proporcionar notas de la reunión a todos los asistentes en las que se resuma la información clave que se ha tratado, las decisiones que se han tomado, los próximos pasos y los responsables de hacer el seguimiento

• Valorar la posibilidad de pedir a los participantes que rellenen un formulario de evaluación de la reunión para poder juzgar la reunión y mejorar si es necesario

Participantes • Entender el propósito y el papel en la reunión

• Prepararse adecuadamente, leer la agenda y los materiales de la reunión

• Llegar a tiempo

• Implicarse: escuchar, reflexionar, y contribuir, pero ser breve y conciso

• Concentrarse: resistir la tentación de hacer varias cosas a la vez

• Leer las notas de la reunión

• Seguir las acciones de las que se sea responsable

• Rellenar un formulario de evaluación de la reunión si se solicita

LAS PERSONAS EN LAS REUNIONESCapítulo 2



Todo el mundo aporta ciertas virtudes a una reunión, después de todo, es por lo que los has invitado. Pero algunos también traen ciertos puntos negativos. De cualquier manera, el comportamiento de una persona puede influir en la agenda y el resultado del procedimiento.

A continuación encontrarás un resumen de los participantes más habituales en las reuniones, (los buenos y los malos) así como algunos consejos útiles para poder manejar a los participantes no tan buenos.

Los conoces y te caen bien (o los temes)

Los siete mejores participantes de una reunión… y los siete peores



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+

El ingenioso

El cronometrador

El cómico

El voluntario

El constructivo

El dinamizador

El DaVinci

Los siete mejoresPARTICIPANTES DE UNA REUNIÓN



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Los siete mejoresPARTICIPANTES DE LA REUNIÓN


El constructivo “Es una gran idea. De modo que podríamos ponerla en práctica y…”

El ingenioso“Tengo una idea interesante que me gustaría compartir con el grupo”.

El cómico“¿Has oído el chiste del...?”

El cronometrador“Sé que disponemos de un tiempo limitado y hay mucho que discutir...”

El voluntario“Voy a aprovechar este elemento de acción”.

El DaVinci“A ver si puedo mostrar esto en la pizarra”.

El dinamizador“Desde aquí tomamos…”

Los dinamizadores saben cómo hacerse con la situación y hacerla avanzar. Son grandes jugadores de equipo, siempre tienen un ojo puesto en lo que pasa a lo largo de la reunión y saben exactamente cuándo contribuir y hacer que la conversación fluya hacia la meta.

Los DaVinci tienen una manera ingeniosa de visualizar lo que se ha dicho de manera que todos lo entiendan. Sus bocetos en la pizarra pueden ser muy valiosos para centrarse en la discusión y avanzar. (En las reuniones virtuales, por supuesto, necesitan apoyo de vídeo).

Es la persona que siempre está dispuesta a dar un paso adelante y actuar o hablar cuando nadie quiere hacerlo.

Los cronometradores recuerdan a todos que se dispone de poco tiempo y que es importante seguir el orden del día. Y lo hacen de una manera aceptable para todos.

Los cómicos aportan humor al procedimiento en el momento adecuado y sin dominar la conversación. Siempre ayudan a dinamizar la reunión, a menudo cuando más falta hace.

Los ingeniosos siempre tienen ideas interesantes. Hacen el trabajo de preparación necesario (algunos) y siempre se sientan en la mesa con contribuciones prácticas. Además, inspiran al resto del equipo para que también contribuyan.

A los constructivos les encanta examinar, pensar y compartir. A los demás les gusta trabajar con ellos porque “pero” no forma parte de su vocabulario. Ellos prefieren “y”.

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!“SÍ”

El agradable

El ruidoso

El pesimista

El bulto

El tangente

El avasallador

El multitarea


Los siete peoresPARTICIPANTES DE UNA REUNIÓN


–

“SÍ”

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Los siete peoresPARTICIPANTES DE LA REUNIÓN

El multitarea“Estoy haciendo ver que escucho mientras termino estos 22 correos electrónicos”.

El avasallador“Mi punto de vista es claramente el más importante, de manera que mantente al margen mientras te explico cómo se hace”.

El tangente“Voy a hablar de algo que no tiene nada que ver con lo que nos ocupa y que solo es relevante para mí”.

El bulto“Me voy a sentar aquí en silencio a intentar mimetizarme con la pared”.

El pesimista“No, no, no. Eso no funcionará y no funcionará por esto”.

El agradable“Estoy diciendo que es una buena idea, aunque no estoy muy seguro de que lo sea, no quiero ser el complicado”.

El ruidoso, primo del multitarea, evita el botón “Mute” mientras hace cualquier cosa de un modo tan ruidoso que se hace necesario interrumpir la llamada.

Cómo manejarlos: Recuerda a los participantes que deben silenciar su línea, si no lo hacen, eres libre de sacarlos de la llamada.

A los agradables no les gusta contradecir a sus compañeros porque temen ofenderles. El problema es que nunca sabes realmente lo que piensan, aunque a veces utilizan canales extraoficiales para dar su opinión real.

Cómo manejarlos: Explícales que no hay respuestas correctas o incorrectas y que todo el mundo tiene derecho a tener una opinión. A continuación, pídeles que den la suya.

A los pesimistas les encanta explicar por qué no se puede hacer algo. Pueden tener la mejor de las intenciones, pero pueden hacer desaparecer rápidamente la energía positiva de la sala.

Cómo manejarlos: Valida sus preocupaciones y luego pregúntales cuál creen que sería el mejor enfoque para resolver el problema.

Los bultos prefieren sentarse y escuchar o comentar a través de la mensajería instantánea. Incluso pueden llegar a compartir sus ideas cuando la reunión ya ha terminado.

Cómo manejarlos: Asígnales de antemano un tema específico para que puedan prepararse para hablar durante la reunión.

Los tangentes pueden cambiar el transcurso de una reunión en cuestión de segundos. Piensan que van por el buen camino, pero en realidad, están llevando al resto del equipo por un lugar que no es necesario ir.

Cómo manejarlos: Agradéceles su aportación y sugiere que se ciñan al orden del día.

Los avasalladores creen que son los que están mejor equipados para cumplir los objetivos de la reunión. A menudo son locuaces, hablarán sobre los demás y utilizarán un lenguaje exagerado para hacer prevalecer su punto de vista.

Cómo manejarlos: Déjales hablar, pero mantén el espectro abierto pidiendo al equipo que muestren otros puntos de vista.

Los multitareas pueden pensar que están haciendo un montón de cosas, pero normalmente lo hacen a expensas de contribuir en la reunión. A menudo se unen a las reuniones de forma virtual, incluso si están en la oficina, para seguir trabajando en sus escritorios.

Cómo manejarlos: Pregúntales bromeando: “¿Estás haciendo varias cosas a la vez?”. Seguidamente recuérdales que su aportación podría ser útil para el grupo.

El ruidoso“Voy a seguir haciendo cosas en un segundo plano... de manera ruidosa”.

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“JA”

“JA”

!




Tienes que organizar una reunión importante. Tienes la agenda perfecta, las personas correctas y la tecnología adecuada para conseguir que sea todo un éxito. Pero ¿has pensado en cuál es el espacio adecuado? Puede ser tan importante como una sesión eficaz y productiva.

Aunque es importante contar con asientos cómodos, la iluminación correcta y un equipo audiovisual que funcione correctamente, el espacio adecuado no se define solo por la sala de reuniones. Es probable que no todo el mundo esté en la misma habitación durante la reunión. Algunos participantes pueden estar llamando desde una ubicación remota. (En nuestra encuesta, el 93% de los encuestados afirmaron que en sus reuniones hay al menos un asistente virtual).

Por ejemplo, si se está usando un teléfono móvil, podrían estar en cualquier entorno, desde la sala de espera de un aeropuerto, a un automóvil o una cafetería. Su desafío, y el de todos los demás en la reunión, es escuchar y ser escuchado claramente, a pesar de los ruidos que podrían estar produciéndose a su alrededor. Los auriculares con tecnología de cancelación de ruido permiten que los otros participantes de la reunión oigan claramente al usuario al compensar los ruidos de fondo que podrían distraer.

Lista de comprobación de los participantes virtuales

Para las reuniones virtuales, los siguientes recordatorios ayudarán a garantizar que no se produce ninguna interrupción que podrían costarte tiempo y perturbar el flujo de ideas:

Llamar pronto para asegurarte de que la conexión funciona correctamente.

Elige un espacio tranquilo para minimizar los sonidos y las distracciones que podrían producirse a tu alrededor mientras la llamada está activa.

Asegúrate de que tienes suficiente batería en tu dispositivo para poder asistir a toda reunión que sea larga.

Conoce a todo el mundo en su espacio


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3 LA TECNOLOGÍA DE LAS REUNIONESLas herramientas que impulsan la comunicación, colaboración y productividad



Ya no se puede definir una oficina solo por su espacio físico. Los entornos de trabajo pueden ser cualquier lugar y pueden estar muy determinados por las personas participantes. Gracias al acceso a Internet de alta velocidad, a los servicios de colaboración basados en la nube, a la tecnología móvil y al equipo de audio avanzado, las personas pueden conectarse entre sí en cualquier momento.

De este modo, el trabajo es más un estado de ánimo que un lugar al que ir pero depende de la tecnología. Cuando se trata de reuniones virtuales, es vital contar con una conectividad robusta y a prueba de fallos. Es la única manera de que cada uno de los participantes en la reunión pueda participar de una manera activa y productiva y el único modo de que todo el mundo pueda escuchar y ser escuchado o, en el caso de las videoconferencias, ver y ser visto.

El objetivo es hacer que cualquier reunión virtual sea lo más natural posible, como si todo el mundo estuviera sentado alrededor de la misma mesa. Las conversaciones deben ser fluidas. Los gráficos deben ser claros. La tecnología utilizada debe permitir que los participantes colaboren de manera dinámica. En otras palabras, la tecnología debería ser el marco que ayuda a dar forma a la reunión.

Las vistas y los sonidos de la tecnología de las reuniones

Diseñar el entorno de reunión adecuado implica tener en cuenta una amplia serie de aspectos relativos a las tecnologías audiovisuales. La regla principal: la tecnología debe trabajar para las personas que la usan.

La colaboración en un espacio virtual es más fácil si se cuenta con apoyo visual. Poder compartir la pantalla, vídeo bidireccional y una pizarra compartida para facilitar la interacción virtual dinámica son herramientas necesarias para ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficaz a pesar de la distancia.

La calidad de sonido es vital en las reuniones virtuales. Para aquellos que se conectan desde una ubicación remota, el audio de alta definición les permite sonar naturales y ser escuchados claramente. Al mismo tiempo, si están llamando desde un entorno ruidoso, la tecnología de silencio y cancelación de ruido ayuda a minimizar el ruido de fondo que puede distraer.

De cuatro paredes a ninguna: hoy en día las reuniones se celebran en cualquier momento y en cualquier lugar.


LA TECNOLOGÍA DE LAS REUNIONESCapítulo 3


Tener en cuenta el número de participantes y dónde están ubicados

A veces, más no es mejor. Tener más gente en una reunión, virtual o no, puede resultar confuso y se tiende a que una minoría selecta domine la conversación. Sin embargo, si es necesario un grupo grande y hay participantes remotos, es mejor buscar un entorno de reunión en línea que permita a los usuarios compartir pantallas, ver quién está hablando y hacer comentarios basados en texto a individuos específicos. Cuando hay varios usuarios participando desde varias ubicaciones remotas, se debe contar con la infraestructura adecuada para permitir el uso eficaz de las herramientas requeridas. Debes tener en cuenta cuestiones como el ancho de banda, firewalls que pueden requerir soluciones alternativas de antemano, cualquier permiso que sea necesario pedir con antelación y la posibilidad de descargar cualquier aplicación que sea necesaria.

Saber quién lidera y quién participa

La reuniones más eficaces tienen roles claramente definidos: un líder, presentadores y participantes. Esta cuestión es mucho más importante en los entornos virtuales. En llamadas más grandes, es útil disponer de una tecnología que permita al líder silenciar a todos aquellos que no están hablando mientras permite que las preguntas y peticiones por escrito hablen en nombre de los que están escuchando.

Si el mismo grupo se reúne periódicamente, sería beneficioso contar con un portal de colaboración/espacio de reunión que permita compartir archivos, mensajería instantánea y videoconferencia instantánea. Este destino único puede servir también como un intercambio de conocimientos en el que los usuarios pueden publicar comentarios, archivos y actualizaciones para que todos los miembros del grupo puedan verlos.

Planificar para todos los dispositivos que se están utilizando

Algunos usuarios pueden estar llamando desde su escritorio, mientras que otros podrían estar llamando desde un portátil, tablet, smartphone, altavoz o un teléfono de escritorio. Es importante probar todos los escenarios posibles. Los auriculares con anulación de ruido pueden ayudar a asegurar una calidad de sonido consistente en diversos dispositivos y en varias condiciones.

Identificar los requisitos de tecnología específica de antemano

Todos los usuarios deben ser conscientes de los requisitos técnicos con suficiente antelación a la llamada de conferencia. Por ejemplo, ¿se requiere una webcam? ¿Internet de alta velocidad? ¿Altavoces? ¿Auriculares? Esto les permitirá instalar y probar todo lo necesario para que las herramientas de la reunión funcionen correctamente. Además, si todos los usuarios pertenecen a la misma organización, es conveniente utilizar una herramienta de conferencia web integrada

con el directorio de la organización. Esto hace que sea fácil enviar solicitudes rápidas para reuniones improvisadas. En el caso de los usuarios que están fuera de la organización, hay que verificar su configuración de firewall y proxy para que las conexiones se hagan más rápidamente.

Saber qué debe verse y quién tiene que ser escuchado

¿Es necesario que los participantes de la reunión se vean? ¿Necesitan compartir una pizarra o un escritorio? ¿Están mostrando un vídeo o pasando una presentación? La verdadera colaboración proviene de una combinación de vista y sonido unidos a las herramientas adecuadas. ¿Cuentas con las tecnologías requeridas para garantizar que se cubren todas estas necesidades?

Ten un plan B

Por desgracia, las dificultades técnicas se producen ocasionalmente, así que es importante contar con un plan alternativo. Es una buena idea, por ejemplo, probar todas las contraseñas de antemano y solicitar al equipo de asistencia técnica que esté preparado a través de mensajería instantánea, en caso de que el organizador de la reunión o los participantes experimenten alguna dificultad.

La tecnología de reuniones virtuales se ha convertido rápidamente en una herramienta esencial para grupos de trabajo distribuidos y, en muchas organizaciones, es el principal método de interacción entre compañeros. Como resultado, hay una serie de cuestiones a tener en cuenta que ayudarán a garantizar que un entorno de reunión virtual está funcionando eficazmente para sus usuarios. Estos son algunas...

Elección de la tecnología de reunión virtual adecuada: algunas preguntas que hacer



1. MOVILIDAD El uso del móvil continúa creciendo, y con ello, los usuarios demandan poder usar dispositivos personales. Ya no es simplemente BYOD (siglas en inglés de “Trae tu propio dispositivo”), ahora también es BYOA (siglas en inglés de “Trae tu propia aplicación”). Los usuarios necesitan saber que tienen la capacidad de comunicarse y colaborar de forma remota en casi cualquier situación, independientemente de la tecnología, la distancia o el entorno en el que se encuentren. Consideraciones: La capacidad de ofrecer compatibilidad con varios dispositivos personales puede requerir demasiados recursos de TI como para que sea algo viable. Tener una estrategia móvil permite abordar qué dispositivos móviles se admitirán, qué aplicaciones se necesitan y cómo proporcionar seguridad a cada dispositivo compatible.

2. SONIDO No puedes subestimar la importancia de la calidad de sonido cuando se trata de reuniones virtuales. Los grandes espacios tienden a hacer que las conversaciones mantenidas mediante un altavoz sean imposibles de entender para los participantes virtuales. Y el ruido de fondo que producen los participantes virtuales puede hacer fracasar rápidamente una reunión. Si los participantes en la reunión no se entienden entre sí, su nivel de frustración así como el nivel de productividad caen en picado. Consideraciones: Una sala de conferencias con mala acústica puede compensarse habitualmente con altavoces manos libres con anulación del eco. Para los participantes que están llamando, los auriculares compatibles con banda ancha equipados con micrófonos con anulación de ruido son esenciales. Si los que no están hablando en ese momento pueden silenciar su micrófono, contribuirán a hacer que la llamada de conferencia sea mucho más inteligible y productiva.

3. VÍDEO La adopción de la videoconferencia en todo el mundo aumenta cada vez más, ya que se ve como una herramienta indispensable para acercar a las personas. Los sistemas que se han implementado correctamente permiten a las personas ver e interactuar entre ellas sin problemas ni obstáculos. Consideraciones: La capacidad de integrar la videoconferencia con Comunicaciones Unificadas ayuda a proporcionar una mayor flexibilidad al personal, ya que les da la capacidad de organizar, programar y unirse a conferencias sin que sea necesario contar con hardware adicional.

4. CAPACIDAD DE LA RED El objetivo es hacer que cada reunión se vea, suene y parezca tan natural como sea posible, pero conseguirlo requiere contar con la capacidad de red necesaria. Tener una mala conexión puede afectar significativamente a la productividad de las reuniones. Consideraciones: Para dar cabida a las exigencias de calidad de audio y video HD, se requiere un ancho de banda de alta velocidad específico para ello. Es vital contar con fiabilidad con latencia mínima para maximizar el tiempo de actividad en todos los extremos de vídeo, puentes de conferencia y firewalls. Al mismo tiempo, es importante informar a los usuarios remotos sobre las mejores prácticas Wi-Fi para garantizar que, por ejemplo, sus velocidades de carga y descarga son suficientes para satisfacer las demandas de una herramienta de conferencia web.

5. SEGURIDAD Para ayudar a garantizar un entorno seguro, es necesario aplicar protocolos de seguridad estrictos de transmisión y almacenamiento de datos. Consideraciones: Elige productos inalámbricos con funciones integradas de seguridad, como por ejemplo, el cifrado o las últimas normas de seguridad DECT. Los auriculares equipados con micrófonos con cancelación de ruido ayudan a reducir la transmisión de conversaciones privadas.

6. INTEROPERABILIDAD Las Comunicaciones Unificadas crean, por definición, la necesidad de implementar múltiples tecnologías de software, hardware y red. Garantizar la compatibilidad entre estas tecnologías puede ser un reto importante. Consideraciones: El Consorcio Internacional de Telecomunicaciones Multimedia ofrece a la industria directrices de implementación, como por ejemplo, mejores prácticas de interoperabilidad y pruebas previas.

7. HOSTING, SERVICIO Y ASISTENCIA Para garantizar el máximo tiempo de actividad, acceso universal y facilidad de implementación, cada vez más compañías eligen hosting y servicios gestionados para contar con mayor flexibilidad y escalabilidad. Consideraciones: La externalización ayuda a proporcionar una mayor fuerza básica de TI ofreciendo servicios como asistencia global al cliente 24/7, garantizando el tiempo de actividad y formación siempre que sea necesario. Para explorar las mejores prácticas e información clave en la planificación, implementación y adopción de una solución de UC, consulta el kit de herramientas para UC de Plantronics aquí.

Siete consideraciones tecnológicas a tener en cuenta en una reunión web


http://www.plantronics.com/es/collaboration/smarter-meetings/

21Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

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CLARIDADHabla alto y claro para que te

escuchen y entiendan.RIGOREn un entorno virtual, los participantes tienen suficientes distracciones, así que hay que seguir el orden del día. De este modo ayudarás al grupo a conseguir más.

MODERACIÓNEl tono de voz y la energía son muy importantes, especialmente en una

reunión únicamente de audio. A veces no es lo que dices, sino cómo lo dices.

PACIENCIASé considerado con los participantes en la reunión cuya lengua materna no se está usando en la reunión. Escucha atentamente y habla lentamente.

SILENCIOCuando no estés hablando, silencia tu micrófono. El ruido de fondo distrae a los demás.

IMPLICACIÓNEs fácil distraerse cuando participas

en una reunión. Céntrate en lo que se está diciendo y entra en el diálogo

siempre que sea posible.

ENERGÍASé activo en la conversación, pero no

dominante. Cuando participas en una reunión remota es muy fácil distraerse o

hablar sin dar a otros la oportunidad de participar.

Las siete virtudes virtuales: Protocolo del mundo de las reuniones en línea



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4 LOS PRÓXIMOS PASOS Y RECURSOSTácticas y herramientas que pueden ayudar a mejorar la cultura de reuniones


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ORIENTAR Forma a tu equipo para que sean

más eficaces en sus reuniones.

Consulta:

Guía breve de optimización de reuniones

en la pág. 24.

Además, puedes basarte en

Cómo mejoramos las reuniones en

Plantronics en la

en la pág. 25.

EQUÍPATE PARA TRIUNFAR Proporciona las herramientas

adecuadas a todos los miembros

de tu equipo allí donde estén para

fomentar reuniones productivas. Consulta: Las reuniones optimizadas comienzan

con Plantronics, nuestra guía para la

selección de auriculares para teléfonos

móviles, teléfonos de escritorio y

oficinas pequeñas/en casa en la pág. 26.

HAZ UN SEGUIMIENTO DE TU PROGRESO Pide a todos que valoren cada

reunión a la que asistan para

mejorar las reuniones de

tu organización.

Consulta: Formulario de evaluación de una

reunión en la pág. 27.

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Tres acciones que harán que las reuniones importen


LOS PRÓXIMOS PASOS Y RECURSOSCapítulo 4


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Tener un objetivo claro

Establecer roles claros

Trabajar a partir de un orden del día

Permanece implicado

Sé puntual

Acciones

Notas de la reunión

Crítica

Identificar claramente el propósito de la reunión ¿Cuál es el resultado deseado?

Entender con qué va a contribuir a la reunión cada participante. Y más importante aún, ¿cómo vas a contribuir tú?

Utilizar el orden del día como una herramienta para que la reunión alcance el resultado deseado. ¿Estás manteniendo el objetivo en mente?

Piensa por qué estás en la reunión: escucha, reflexiona y contribuye.

Presta atención al reloj. El tiempo es lo más valioso para todos.

Trabaja para lograr los objetivos y determina cuáles deben ser los próximos pasos para alcanzarlos. ¿Cómo ayudarás?

Documenta la reunión y comparte después las notas. Invita a los participantes a añadir comentarios o aclaraciones.

Usa el Formulario de evaluación de una reunión para evaluarla. ¿Qué resultó eficaz? ¿Qué se podría mejorar?


Guía breve de optimización de reunionesOCHO REGLAS ESENCIALES PARA QUE LOS

ORGANIZADORES Y PARTICIPANTES EN LAS

REUNIONES CONSIGAN CELEBRAR UNA

REUNIÓN PRODUCTIVA Y PRÁCTICA


ESPACIO

Hemos rediseñado los espacios de nuestras oficinas para crear entornos abiertos con varias zonas de reunión para fomentar una mejor colaboración del equipo. Para las reuniones virtuales, hemos adoptado tecnologías de Comunicaciones Unificadas así como software de reuniones web y espacio de trabajo colaborativo.

TIEMPO En nuestra última encuesta, casi el 44% de los participantes afirmó que pasan reunidos de 11 a 30 horas a la semana. Sabemos que se invierte una cantidad de tiempo significativa y estamos trabajando para ver hasta qué punto podemos reducir el tiempo que dedicamos a las reuniones.

PREPARACIÓN

Hemos desarrollado unas directrices para garantizar que todas las reuniones tienen un objetivo claro y son productivas. Por ejemplo, la primera pregunta que debes hacerte es cuál es el objetivo específico de la reunión. Una vez que se ha establecido el objetivo, se puede elaborar un orden del día claro.

PARTICIPANTES Para que la reunión sea eficaz, tienes que asegurarte de que asisten únicamente las personas adecuadas. Es igualmente importante asegurarse de que los participantes han comprendido cómo van a contribuir a la reunión.

PROTOCOLO

El protocolo es especialmente importante para aquellos que llaman desde una ubicación remota. Debes tener en cuenta lo siguiente: reconocimiento y llamada de cada uno de los asistentes a la reunión, sensibilidad ante diferencias culturales y lingüísticas, elocución y garantía de que se tratan todos los puntos del orden del día.

RESULTADO Valoración de si se han alcanzado los objetivos, los próximos pasos que se van seguir y un resumen escrito que se enviará a todos los participantes. También es importante pedir a todos los participantes que puntúen la reunión para determinar si hay áreas que mejorar.

FORMACIÓN El Programa de reuniones más inteligentes incluye varias sesiones de formación en línea de cinco minutos para los empleados a través de un portal interno. En el portal también se han publicado recursos adicionales, plantillas y herramientas.

En Plantronics seguimos la filosofía Smarter Working (Trabajo más inteligente), por lo que damos a nuestros empleados la flexibilidad para trabajar de un modo que les resulte satisfactorio personal y profesionalmente.

En un entorno de trabajo en el que se aplica esta filosofía, no todo el mundo va a estar en el mismo lugar al mismo tiempo, pero eso no importa. La ubicación de una persona no disminuye su capacidad de reunirse con cualquier compañero en cualquier momento.

Por este motivo, una parte de nuestra filosofía de Trabajo más inteligente implica reuniones más inteligentes, nuestro programa de ayuda a la mejora del modo en que nos comunicamos y colaboramos entre nosotros. Reuniones más inteligentes implican aplicar las mejores prácticas que hemos esbozado en este libro electrónico. Además, hemos incluido algunas áreas que hemos revisado para asegurarnos que nuestras reuniones son tan productivas como sea posible.


Cómo estamos construyendo mejores reuniones en PlantronicsNUESTRO NUEVO PROGRAMA DE

REUNIONES MÁS INTELIGENTES NOS

ESTÁ AYUDANDO A COLABORAR Y A

COMUNICARNOS MÁS EFICAZMENTE

EN LA COMPAÑÍA


Obtén más información acerca de las soluciones de tecnología de Plantronics para reuniones productivas en plantronics.com/es

Hoy en día, las reuniones no se definen por dónde estás, sino por cómo te conectas. Con los dispositivos adecuados, tú y tus compañeros tendréis la libertad de trabajar con vuestros compañeros desde cualquier lugar, sin barreras de comunicación.

Las reuniones optimizadas comienzan con Plantronics

RETOS:

1. Conferencias personales y de grupo durante los desplazamientos

2. Bloquea los sonidos de fondo de diversos entornos ruidosos

3. Gestiona la conectividad con varios dispositivos

RECOMENDACIÓN:

Calisto 620

Móvil/Remoto

Remoto – La oficina en casaRETOS:

1. Capacidad para desplazarte por tu casa o tu “oficina en casa” durante las llamadas

2. Bloquea el ruido de fondo de tu entorno3. Bloquea las interferencias procedentes

de dispositivos y redes Wi-Fi

RECOMENDACIÓN:

Savi 440

RETOS:

1. Conexión perfecta de todos los dispositivos, incluso el teléfono de escritorio

2. Independencia desde tu escritorio3. Bloquea los sonidos de tu entorno

para que no se oigan mientras llamas

RECOMENDACIÓN:

Savi 740

Oficina – Escritorio fijoRETOS:

1. Bloquea el sonido para concentrarte2. Movilidad para llevar las llamadas a una

ubicación tranquila

3. Capacidad para conectar varios dispositivos

RECOMENDACIÓN:

Voyager Focus UC

Oficina – Escritorio de hotel

RETOS:

1. Permanece conectado durante los desplazamientos

2. Bloquea los sonidos de fondo de diversos entornos ruidosos

3. Gestiona la conectividad con varios dispositivos

RECOMENDACIÓN:

Voyager Legend UC

Teléfono móvil

RETOS:

1. Conferencia de grupo improvisada2. Capacidad para unirse a las

reuniones desde el PC

3. Audio claro e inteligible

RECOMENDACIÓN:

Calisto 610

Oficina – Sala de reuniones


http://www.plantronics.com/es


Formulario de evaluación de una reunión

Evalúa la eficacia global de la última reunión.

Si tienes cualquier comentario que hacer, escríbelo aquí:

OBJETIVO SÍ NO

1 | El orden del día se entregó por adelantado.

2 | He entendido por qué se me ha invitado y cuál era mi papel en ella.

3 | Los debates siguieron el orden del día.

4 | La calidad del sonido era buena, con un ruido de fondo y distracciones mínimas.

5 | Se han cumplido los objetivos.

6 | La reunión empezó con puntualidad.

7 | La reunión terminó a la hora prevista.

Organizador de la reunión

Fecha de la reunión

Hora de la reunión


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El objetivo de Plantronics es ayudar a las

personas a comunicarse y colaborar sin

barreras. Para obtener más información sobre

nuestras soluciones tecnológicas para que las

reuniones sean mejores y más productivas, visita

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Guía de optimización de reuniones - plantronics.com · maestros de tareas. Sin embargo, en el...

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