Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Programa Ciencia de la Información y la Documentación

Bibliotecología y Archivista

Semestre VIII

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDocente: Doria Juliet Melchor Gallego

Correo electrónico: domapa@uniqindio.edu.co

GUÍA GENERAL

NOMBRE DEL ESPACIO ACADÉMICO: TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL (TRD)CÓDIGO: C160802PRERREQUISITO(S): N.A.SEMESTRE: VIII NÚMERO DE CRÉDITOS: 1DURACIÓN: 01 de mayo de 2014 hasta el 30 junio de 2014

La asignatura hace parte integral de los procesos de gestión documental que se debe gestionar en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

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Buenas tardes compañer@s estudiantes… ¡¡Bienvenid@s!! a esta maravillosa experiencia de educación en ambiente virtual de aprendizaje a partir de ahora ,

usted para el desarrollo de esta asignatura contara con mi acompañamiento con el fin lograr el objetivo como es el de elaborar las T.R.D

IDENTIFICACIÓN

PRESENTACIÓN

Esta asignatura está estructurada en cuatro (4) unidades que contiene desde los conceptos básicos y normativos, hasta la implementación, seguimiento y control, acompañada de ejercicios para facilitar base teórico-práctica, sobre la metodología de elaboración e implementación de TRD mediante la elaboración e implementación de las T.R.D

Desarrollar los conocimientos y habilidades para que lidere, coordine o ejecute procesos de organización de archivos de gestión basados en la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD), a través de métodos, principios, conocimientos y normatividad archivística, y que pueda contribuir a la preservación del patrimonio documental del país, a generar cambios culturales en el manejo documental respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución y asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

Contar con las tablas de retención documental implementadas en las instituciones, mejorará la gestión administrativa, el cumplimiento de las funciones y el desarrollo de sus procesos?

Competencias cognitivas. Adquisición de habilidades para la elaboración de herramientas archivísticas, basados en el análisis y valoración de los documentos de archivo, las normas asociadas a los procesos y las leyes inherentes a cada entidad u organización de acuerdo a su naturaleza jurídica. Competencias valorativas. Adquisición de estrategias para implantar en las organizaciones un Programa de Gestión Documental basados en el concepto de archivo total y normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental. Competencias analíticas. Interpretar y describir los pasos metodológicos para la elaboración de las tablas de retención documental.

Lograr que los estudiantes pongan en práctica los conocimientos adquiridos en el transcurso de su carrera en la elaboración e implantación de las tablas de retención documental (TRD).

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OBJETIVOS

JUSTIFICACIÓN

NÚCLEO PROBLEMICO DEL PROGRAMA

COMPETENCIAS

Unidad Nombre de la unidad Calificación1 Unidad I conceptos Básicos 15%2 Unidad II Aspectos legales 15%3 Unidad III Metodología para elaboración de las T.R.D 35%4 Unidad IV Tablas de Retención Documental 35%

UNIDADES FECHAS TEMAS

I DEL 01 AL 15 DE MAYO

1. Conceptos básicos2. Procesos archivísticos: Identificación, Valoración, Selección, Eliminación,

Conservación y descripción3. Aspectos legales aplicables a las TRD

II 16 AL 31 DE MAYO1. Conformación Comité de Archivo2. Análisis e interpretación de funciones o procedimientos3. Tablas de Retención Documental (Teoría y práctica)

III 01 AL 15 DE JUNIO

1. Metodología para elaborar las Tablas de Retención Documental2. Metodología para la codificación de la estructura orgánica3. Metodología para la codificación de series documentales4. Definición y criterios para la asignación de los tiempos de retención5. Definición y criterios para la disposición final6. Criterios que deben ser definidos en la columna de Procedimientos

IV 16 AL 30 DE JULIO

1. Evaluación y aprobación de las TRD2. Implantación de las TRD3. Actualización de las TRD4. Transferencias documentales

Archivística y Normalización: Norma ISO 15489/ Federico Tabeada Cardoso y Mónica Nielsen de Allende. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 89 p.

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EVALUACIÓN

UNIDADES Y FECHAS ALUACION

BIBLIOGRAFÍA

Archivo General del Distrito. Guía Práctica Para la Elaboración de Tablas de Retención Documental: Documento de Trabajo. 1 ed. Bogotá: AGD, 2001. 55 p.: il

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Mini/Manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias documentales.

Manual de Archivística, Primera fase: Guía Para la implementación de un programa de gestión documental. 2006

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Reglamento general de archivos. 3ª ed. Bogotá: AGN, 2003 Acuerdos 039 de 2002: Elaboración de las TRD. (art. 24 Ley 594). Acuerdo 042 de 2002: Organización archivos de gestión y se regula el inventario único

documental (art. 21, 22, 23 y 26 Ley 594). Cartilla de Ordenación Documental. Bogotá: 2003

HEREDIA HERRERA, Antonia: "Archivística General. Teoría y Práctica”. Diputación Provincial de Sevilla. 1995. Sevilla (España). 

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. NTC 1486. 6ª. ed. Bogotá D.C.: el instituto, 2008. 36 p.

Referencias bibliográficas: contenido, forma y estructura. NTC 5613. Bogotá D.C.: el instituto, 2008. 33 p.

RIVAS FERNÁNDEZ, José Bernal. LA VALORACION: Fundamento teórico de archivística. Biblios., núm. 12 (2002), Págs. 1-9

Interactividades e Interacciones Generales

1. Lea cuidadosamente la guía de Ambientación, la Guía GENERAL y posteriormente cada una de las Guías de UNIDAD. (Sugerencia, guarde en su “Cuaderno de apuntes” “Memoria USB” e imprima)

2. Consulte e investigue en otras fuentes impresas y/o digitales, sobre los diferentes ejes temáticos de ésta guía.

3. Establezca comunicación con el docente a través de mensajería.

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Las Guías de cada unidad desagregaran el curso mediante el desarrollo de los temas, las interactividades, interacciones y evaluaciones.

4. Realice todas las actividades propuestas en cada guía, elabore y presente los informes correspondientes en las fechas establecidas. Recuerde las fechas de los compromisos.

5. Intercambie inquietudes y/o aportes con sus compañeros y su docente, participando activamente en los diferentes tipos de actividades planteadas.

6. Cree su grupo de trabajo o lista de compañeros para que se conecten por Mensajería.

8. En cada unidad se presentan las referencias bibliográficas, web pertinentes y lecturas complementarias.

9. La comunicación entre docente y estudiantes, estudiantes entre sí, se realizará mediante las interacciones que se irán subiendo a plataforma con cada guía.

Con mucho gusto y compromiso, estaré atenta a sus inquietudes.

Docente

Doria Juliet Melchor Gallego

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