TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN DESDE EL PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL

SISTEMA DE INFORMACION

GUIA II CORTECLASIFICACIN DE LOS SISTEMA DE INFORMACIN

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin.

Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.

Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son:

Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa .Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son:

Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin.

La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.

Otra clasificacin, segn el entorno de aplicacin

Entorno transaccional: Una transaccin es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y tambin, en la preparacin de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qu datos se modifican y cmo, una vez ha terminado la transaccin. Los TPS son los SI tpicos que se pueden encontrar en este entorno.

Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las reas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organizacin deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque tpicamente, son los DSS los que encargan de esta funcin. Si el nico SI de una compaa preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, ste debe estar adaptado a todos los niveles jerrquicos de la empresa.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN DESDE EL PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL

Evolucin de los sistemas de informacin a lo largo del tiempo

Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

(esta clasificacin obedece a un punto de vista empresarial)

Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Estos sistemas son el resultado de interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de informacin- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls: Management Information System) se diferencian de los sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin. Acadmicamente, el trmino es comnmente utilizado para referirse al conjunto de los mtodos de gestin de la informacin vinculada a la automatizacin o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisin, Sistemas expertos y Sistemas de informacin para ejecutivos).

Definicin y estructura de un SIG

Un sistema integrado usuariomquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis, la planificacin, el control y la toma de decisiones, adems de bases de datos.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la amplia gama de mbitos en los cuales se toman las decisiones, el concepto de sistema de apoyo a las decisiones (DSS por sus siglas en ingls Decision support system) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informtico utilizado para servir de apoyo, ms que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisin es una eleccin entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El apoyo a una decisin significa ayudar a las personas que trabajan solas o en grupo a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el proceso de toma de decisin implica el apoyo a la estimacin, la evaluacin y/o la comparacin de alternativas. En la prctica, las referencias a DSS suelen ser referencias a aplicaciones informticas que realizan una funcin de apoyo.[1]El termino sistema de apoyo a la decisin se ha utilizado de formas muy diversas y se ha definido de diferentes maneras dependiendo del punto de vista del autor.[2] Algunas de esas definiciones son:

Un DSS, en trminos muy generales, es "un sistema basado en computador que ayuda en el proceso de toma de decisiones" (Finlay[3] y otros).

En trminos bastante ms especficos, un DSS es "un sistema de informacin basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio anlisis de la situacin" (Turban[4] ).

Otras definiciones intermedias entre las dos anteriores seran:

Un DSS es un "conjunto de procedimientos basados en modelos para procesar datos y juicios para asistir a un gerente en si toma de decisiones" (Little[5] ).

Un DSS "combina recursos intelectuales individuales con las capacidades de un ordenador para mejorar la calidad de las decisiones (son un apoyo informtico para los encargados de tomar decisiones sobre problemas semiestructurados)" (Keen[6] ).

"Sistema extensible capaz de apoyar ad-hoc el anlisis de datos y el modelado de decisiones, orientado a la planificacin futura y utilizado a intervalos irregulares, no planificados" (Moore y Chang[7] ).

Los DSS son "Sistemas informticos interactivos que ayudan a los encargados de tomar decisiones utilizando datos y modelos para resolver problemas no estructurados" (Sprague y Carlson[8] ).

Kenn afirma que es imposible dar una definicin precisa incluyendo todas las facetas de la DSS ya que "no puede haber una definicin de los sistemas de apoyo a la decisin, sino slo del apoyo a la decisin" (Keen[9] ).

Para Power el termino DSS puede referirse a muchos tipos de sistemas de informacin que dan soporte a la toma de decisiones. Humorsticamente aade que siempre que un sistema informtico no sea un 'sistema para procesamiento de transacciones en linea' (OLTP), alguien tendr la tentacin de llamarlo DSS (Power[10] ). Como se puede ver no hay una definicin universalmente aceptada de lo que es un DSS.[11] Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin.

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en ingls) es un tipo de sistema de informacin. Un TPS recolecta, almacena, modifica y recupera toda la informacin generada por las transacciones producidas en una organizacin. Una transaccin es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de informacin. Para que un sistema informtico pueda ser considerado como un TPS, este debe superar el test ACID.

Desde un punto de vista tcnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo especial de programas). La base de un programa transaccional est en que gestiona los datos de forma que estos deben ser siempre consistentes (por ejemplo, se se realiza un pago con una tarjeta electrnica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser as, ninguna de las dos cuentas se modificar), si durante el transcurso de una transaccin ocurriese algn error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de integridad es que debe presentar cualquier operacin de procesamiento de transacciones por lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones on-line: si, por ejemplo, un sistema de reserva de billetes de una linea area es utilizado simultaneamente por varios operadores, tras encontrar un asiento vaco, los datos sobre la reserva de dicho asiento deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser as, otro operador podra tener la impresin de que dicho asiento est libre cuando en realidad est siendo reservado en ese mismo instante. Sin las debidas precauciones, en una transaccin podra ocurrir una reserva doble. Otra funcin de los monitores de transacciones es la deteccin y resolucin de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos.

Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma.

Un Sistema de Informacin Ejecutiva (Executive information system, EIS por sus siglas en ingls) es una herramienta de Inteligencia empresarial (Business Intelligence, BI), orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma.

Se puede considerar que un EIS es un tipo de Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) cuya finalidad principal es que el responsable de un departamento o compaa tenga acceso, de manera instantnea, al estado de los indicadores de negocio que le afectan, con la posibilidad de estudiar con detalle aquellos aspectos que no estn cumpliendo con los objetivos establecidos en su plan estratgico u operativo, y as determinar las medidas de contingencia ms adecuadas.

Una de las caractersticas ms importantes de un EIS es que permite a usuarios con perfil no tcnico construir nuevos informes y navegar por los datos de la compaa, con el objetivo de descubrir informacin que les resulte relevante. Esto se debe, entre otras cosas, a que la interfaz grfica de estas aplicaciones suele ser muy atractiva e intuitiva. El EIS suele incluir tambin alertas de negocio, informes histricos comparativos y anlisis de tendencias. Por otro lado, es comn que se puedan realizar subscripciones a los informes o listados ms significativos.

Un EIS suele necesitar de la implantacin de un data warehouse o data mart que acte como fuente central de informacin, unificando, depurando e integrando las distintas bases de datos operacionales de la compaa. Por otro lado, es posible adaptar la estructura del EIS a la teora de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Kaplan y Norton, o bien a cualquier otro modelo de seguimiento de indicadores que maneje la organizacin.

Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin.Los sistemas de automatizacin de oficinas, tambin llamados OAS por sus siglas en ingls (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organizacin, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de clculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrnico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribucin e instalacin, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimtica.

Modelos de OAS

Quiz el paquete de software ms popular que puede ajustarse a la definicin de OAS (y al de suite ofimtica) sea Microsoft Office en cualquiera de sus versiones. Este software, perteneciente a la compaa Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS, aunque tambin lo hace en Linux si se utilizan emuladores.

Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Los sistemas expertos son llamados as porque emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto y en ocasiones son usados por estos. Con los sistemas expertos se busca una mejor calidad y rapidez en las respuestas dando as lugar a una mejora de la productividad del experto.

Sistema Experto (SE)

Se puede entender como una rama de la inteligencia artificial. Estos sistemas imitan las actividades de un humano para resolver problemas de distinta ndole (no necesariamente tiene que ser de inteligencia artificial). Tambin se dice que un SE se basa en el conocimiento declarativo (hechos sobre objetos, situaciones) y el conocimiento de control (informacin sobre el seguimiento de una accin).

Para que un sistema experto sea herramienta efectiva, los usuarios deben interactuar de una forma fcil, reuniendo dos capacidades para poder cumplirlo:

1. Explicar sus razonamientos o base del conocimiento: los sistemas expertos se deben realizar siguiendo ciertas reglas o pasos comprensibles de manera que se pueda generar la explicacin para cada una de estas reglas, que a la vez se basan en hechos.

2. Adquisicin de nuevos conocimientos o integrador del sistema: son mecanismos de razonamiento que sirven para modificar los conocimientos anteriores. Sobre la base de lo anterior se puede decir que los sistemas expertos son el producto de investigaciones en el campo de la inteligencia artificial ya que esta no intenta sustituir a los expertos humanos, sino que se desea ayudarlos a realizar con ms rapidez y eficacia todas las tareas que realiza.

Debido a esto en la actualidad se estn mezclando diferentes tcnicas o aplicaciones aprovechando las ventajas que cada una de estas ofrece para poder tener empresas ms seguras. Un ejemplo de estas tcnicas sera los agentes que tienen la capacidad de negociar y navegar a travs de recursos en lnea; y es por eso que en la actualidad juega un papel preponderante en los sistemas expertos.

Sistema Planificacin de Recursos (ERP).- Integran la informacin y los procesos de una organizacin en un solo sistema.

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (Enterprise resource planning, ERP por sus siglas en ingls) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios.

La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y una contabilidad para la compaa de la Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos.

Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, gobierno electrnico, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; as mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).

Los ERP estn funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. Adems de la manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica.

Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, y los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos ltimos tuvieron una tmida aparicin en los 70 que no cuaj, ya que la tecnologa no estaba suficientemente desarrollada).

CONCEPTO DE ADMINISTRACIN Y GESTIN. LA INFORMACIN EN EL PROCESO DE PLANIFICACIN EMPRESARIAL. Fases de la gestin o administracin.Tradicionalmente se han considerado cuatro funciones bsicas en la gestin de las organizaciones: planificacin, organizacin, ejecucin y control[

HYPERLINK "http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html" \l "nota6" 6]. Consideramos, adems, cuatro recursos que deben ser contemplados y sobre las que se aplican las funciones anteriormente citadas: humanos, econmicos, materiales, e informativos.

Si bien, las fases aludidas son propias de la administracin clsica de cualquier organizacin, nuestra intencin, en este apartado es perfilar los aspectos que en el contexto de la administracin afectan a cualquier organizacin, buscando un amplio nivel de generalizacin y transferibilidad en distintos tipos de organizaciones y situaciones en el mbito empresarial, y para entornos de organizaciones lucrativas y no lucrativas.

Realizamos, a continuacin, una breve aproximacin conceptual a cada una de las fases.

La planificacin.Para John M. Ivancevich et al [7], la planificacin es la funcin de gestin que determina los objetivos de la organizacin, y establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos.

De esta manera, un gestor debe conocer el mbito en el que se encuentra, conocer la finalidad de la organizacin, sus metas y por tanto sus objetivos, para poder llevarlos a cabo. Ivancevich et al [8] distinguen seis etapas en el proceso de planificacin, aunque volveremos sobre ellas ms adelante:

1. Evaluacin de las condiciones actuales.

2. Determinacin de los objetivos y metas.

3. Establecimiento de un plan de accin.

4. Asignacin de recursos.

5. Ejecucin.

6. Control.

3.1.2. La organizacin.La segunda etapa de la clasificacin de la gestin cientfica es la organizacin. Esta etapa tiene como funcin "adecuar los recursos previstos en la planificacin para conseguir los objetivos " [9]. Para Ivancevich la organizacin como funcin "implica la existencia de una estructura de relaciones de funcin y de autoridad. Es la etapa mediante la cual se estructuran los recursos humanos y fsicos con el fin de alcanzar los objetivos que se han marcado" [10]. La organizacin como funcin implica, por tanto, a la Organizacin como sistema y se relaciona con la estructura organizativa, la divisin de puestos de trabajo, la funcin de cada uno de ellos, los organigramas y el logro de los objetivos.

3.1.3. La direccin.Esta fase ha sido identificada en ocasiones como la de ejecucin. En cualquier caso, viene referida a la etapa que debe llevar a la prctica el plan diseado. Esta fase debe conseguir un lder capaz de articular al conjunto de componentes que forman la estructura organizativa.

Hay varios aspectos que debe tratar esta etapa del proceso, aunque las resumiremos en tres:

Las funciones del lder,

la comunicacin,

y las necesidades de los usuarios (marketing)

3.1.4. El control.Finalmente, como control debem os entender aquellos procedimientos destinados a evaluar el rendimiento real, comparar ese rendimiento con los objetivos fijados, o corregir las diferencias entre los resultados y los objetivos [11]

Esta etapa es esencial, ya que de no existir, no podra conocerse si lo planificado, organizado y ejecutado se ha realizado correctamente, y por tanto ha funcionado bien.

3.2. La informacin como recurso intangible.Si bien hemos mencionado antes los distintos tipos de recursos a la manera clsica (recursos humanos, financieros, materiales e informativos), Hiroyuki Itami introduce en 1987, a travs de su obra Mobilizing Invisible Assets[

HYPERLINK "http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html" \l "nota12" 12] una clasificacin distinta que distingue los recursos de la organizacin en dos grandes tipos: los recursos tangibles o visibles y los recursos intangibles o invisibles.[13]

Los primeros aluden a los recursos financieros, o los recursos materiales y tcnicos; y los intangibles, a la imagen de marca, la investigacin, los procesos de interaccin con los consumidores, o el mismo capital intelectual derivado de los recursos humanos; activos, todos ellos, que para Itami son los que generan el autntico valor en una organizacin, y en particular en una empresa. Si bien, los activos visibles son necesarios carecen de valor sin los invisibles.

A su vez, los activos invisibles se clasifican segn el flujo de informacin que impliquen, ya sea entrada de informacin del exterior, movimiento de la misma dentro de la organizacin; o salida de informacin al exterior. Esta clasificacin -informacin externa, interna y corporativa-, ser la que mencionaremos a continuacin.

3.2.1. La informacin ambiental.Distinguiremos entre dos tipos de informacin ambiental, la informacin crtica y la informacin externa.

3.2.1.1. Informacin crtica (modelo de jakobiak).Alfons Cornella cita a Jakobiak cuando establece una tipologa de la informacin que denomina crtica, y que est formada por los siguientes tipos: cientfica, tcnica, tecnolgica, tcnico-econmica, jurdica y reglamentaria, de entorno y seguridad, e informacin cualitativa y general. [14]

3.2.1.2. Informacin externa (modelo de laudon y laudon).Entre los estudios para clasificar la informacin del entorno de la empresa destaca, tambin, la clasificacin de Laudon y Laudon [15] que sirve, adems, para estructurar la captura y absorcin de informacin (volveremos sobre estos conceptos al identificar en un apartado posterior el contexto en el que se mueve una empresa).

As, identifican dos entornos, inmediato y remoto:

1. El entorno inmediato, lo conforman los activos [16] que una empresa trata a diario, como clientes, distribuidores, competidores, proveedores, financiadores y reguladores.

2. El entorno remoto, est formado por aquellos elementos que una empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se encuadra, y que est formado por la informacin sobre la situacin poltica, la sociedad, los cambios tecnolgicos o la evolucin econmica.

3.2.2. La informacin interna.En todo proceso de toma de decisiones se necesita informacin externa. Sin embargo para que dicha informacin pueda ser dirigida por los gestores requiere que sea tratada internamente. Adems, es necesario que la informacin pueda fluir por los canales de la empresa para que obtenga el mximo provecho por parte de la organizacin. Nos referimos, tambin, a la informacin formal y a la informal.

Cornella[

HYPERLINK "http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html" \l "nota17" 17] diferencia entre dos tipos de informacin interna: los conocimientos y la informacin operacional. La informacin operacional es la generada por la organizacin debido al funcionamiento rutinario de la empresa[

HYPERLINK "http://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html" \l "nota18" 18]; mientras el conocimiento es el resultado de la fusin de la informacin interna y externa, que genera beneficios para las empresas.

3.2.3. La informacin corporativa.Entendemos como informacin corporativa aquella que una empresa lanza al exterior, de manera que le permita controlar sus canales y sus contenidos.

Siguiendo de nuevo a Cornella [19] ste disea un modelo general que representa los canales hacia los que emite informacin, y que resume en un entorno inmediato en el mbito empresarial (clientes, distribuidores, proveedores, financiadores, reguladores, accionistas y empleados) ; y un entorno remoto, definido por dos tipos de informaciones las de carcter econmico, y las de carcter tecnolgico (patentes o resultados de investigacin y desarrollo).

Est e autor contrapone a la Inteligencia Competitiva (que analizaremos posteriormente) la Imaginera Corporativa, como aquellas tcnicas que tiene como objetivo mejorar la proyeccin de la imagen corporativa de una organizacin. [20]

3.3. La planificacin.Hemos descrito antes el concepto de planificacin; fase que conforma uno de los ejes vehiculares sobre los que gravita cualquier sistema de informacin; en tanto que como determinante de los objetivos de la organizacin, y en los diferentes niveles y departamentos de la empresa, debe servir de herramienta para aportar informacin a la toma de decisiones.

La tipologa de la planificacin puede estudiarse desde es el espacio temporal al que se aplica, o el nivel directivo que lo ejerza.

Encontramos as las siguientes:

Planificacin estratgica, centrada en temas amplios y duraderos que aseguran la efectividad de la empresa. Se establecen objetivos y metas a largo plazo, y la lleva a cabo la alta direccin.

Planificacin operativa, que se establece a corto plazo y est orientada a la consecucin de un objetivo determinado. La lleva a cabo la direccin de control y los directivos de operaciones.

Y planificacin tctica, que se centra en el enlace que puede establecerse entre la planificacin estratgica y la operativa.

A su vez la planificacin se estructura en las siguientes fases:

Evaluacin de las condiciones actuales. Es la etapa previa para cualquiera de los tipos de planificacin (estratgica, operativa o tctica). Mientras en la planificacin estratgica se adopta una visin panormica de los ambientes interno y externo de la organizacin; en la planificacin operativa, la evaluacin se hace no tanto en las tendencias, como en datos del tipo de flujo de caja, o de cuotas de mercado, ya que se centra en objetivos y metas ms especficas.

Determinacin de los objetivos y metas. Esta fase aparece una vez evaluadas las condiciones vigentes.

Los objetivos son fines especficos, medibles y planteados a corto plazo y su consecucin previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organizacin.

Las metas son estados o condiciones futuras que contribuyen a la finalidad ltima de la organizacin.

Establecimiento de un plan de accin. Las acciones son medios especficos para el logro de los objetivos. O dicho de otro modo los cursos de accin son la causa de la existencia de los objetivos.

Asignacin de recursos. Es la fase en la que se presupuestan los recursos (financieros, humanos, etc...) para cada plan importante.

Ejecucin. Es la asignacin de personas y responsabilidades para llevar a cabo un plan. Requiere de las "polticas" que son declaraciones escritas que reflejan los objetivos bsicos de un plan y trazan directrices que permiten elegir las acciones para alcanzar los objetivos.

Control de la ejecucin. Incluye todas las actividades de gestin que tienen por objeto asegurar que los resultados actuales se corresponden con los resultados planeados.

3.4. La toma de decisiones.En el contexto de una empresa la gestin de informacin tiene como uno de sus aspectos ms relevantes el de la toma de decisiones. Y entendemos as, que una decisin puede ser descrita como la respuesta a un problema o la eleccin entre distintas alternativas para conseguir unos objetivos.

McClure [21] define la toma de decisiones como la conversin de la informacin en accin, de manera que el recurso informacin adquiere un papel imprescindible en este proceso.

Ivancevich et al. [22] sugieren que el proceso de toma de decisiones "es una serie o concatenacin de pasos consecutivos o de etapas interconectadas que dan lugar a una accin o a un resultado y su correspondiente evaluacin".

Grace Carter et al. [23] apuntan que la toma de decisiones es un proceso en el que una o ms personas identifican un problema y entonces disean, eligen, implementan y programan una solucin.

Simon [24] realiza una interesante aportacin al sealar que toma de decisiones y gestin son trminos sinnimos, y que la toma de decisiones en una organizacin tiene como fronteras los lmites de la racionalidad: "La capacidad de la mente humana para formular y resolver problemas complejos es muy pequea comparada con el tamao de los problemas por los cuales se requiere una solucin en un entorno real"

Finalmente, concluimos esta aproximacin con la visin de Mairead Browne [25] al sealar que una "decisin es el punto final de una serie de actividades que son primordialmente de naturaleza cognitiva".

3.5. Los mecanismos para la toma de decisiones: el proceso de toma de decisionesDefinida qu es la toma de decisiones, cabe indagar, ahora, en los distintos mecanismos existentes para la toma de decisiones. Es decir, qu tareas hay que realizar para llegar a la solucin ms adecuada a un problema.

Simon [26] identifica tres actividades:

bsqueda de ocasiones para tomar una decisin,

bsqueda de posibles trayectorias,

eleccin de la direccin adecuada.

Mairad Browne [27] seala un esquema en cuatro niveles:

identificacin de problemas,

bsqueda de alternativas,

evaluacin de alternativas,

eleccin de una alternativa

Ivancevich et al. [28] reflejan en su obra un proceso ms complejo en nueve pasos, e inciden en que el proceso de toma de decisiones es un proceso secuencial, y no un suceso aislado.

Para el gestor, la identificacin de todas las etapas es de gran valor, y le permite " estructurar la decisin del problema en una forma significativa y sistemtica ". Para estos autores los pasos secuenciales son los siguientes:

Establecer objetivos.

Identificar y definir el problema.

Fijar posibilidades.

Determinar las causas del problema.

Elaborar soluciones alternativas.

Elegir una solucin.

Ponerla en prctica.

Realizar su seguimiento.

Las seis primeras etapas formulan la decisin, y las dos ltimas la ponen en prctica. Sin embargo, no todos los autores asumen que el proceso de toma de decisiones sea necesariamente secuencial, y asumen que en cualquiera de los pasos se puede iniciar un proceso de retroalimentacin hacia cualquiera de las fases anteriores. De esta manera piensan Carter et al. [29] que identifican ocho pasos:

Identificacin del problema.

Identificacin de los objetivos.

Cuantificacin de los beneficios y costes.

Seleccin de alternativas.

Evaluacin de cada alternativa.

Comparacin de alternativas y eleccin de una.

Implementacin de la alternativa elegida.

Puesta en prctica y evaluacin de resultados.

Simon [30] realiza una divisin diferente y agrupa los seis primeros pasos en tres etapas, y los dos ltimos en una cuarta etapa. As para este autor el proceso de toma de decisiones se reduce a:

1. Inteligencia. Conocimiento del entorno para situaciones que demandan una solucin.

2. Diseo. Generacin, desarrollo y anlisis de alternativas para optar por una trayectoria.

3. Eleccin. Seleccin de la trayectoria.

4. Implementacin y revisin.

En suma, la toma de decisiones consiste en un mecanismo para decidir, y en el procesamiento de informacin para informar, alimentar y satisfacer este mecanismo. [31]

3.6. Tipos de decisiones.El proceso de toma de decisiones puede estructurarse en dos grandes grupos, en funcin de si se utilizan mecanismos y herramientas para llevar a cabo este proceso, o si la toma de decisiones opta por el camino de la intuicin.

Como sealan Ivancevich et al. aunque el proceso de toma de decisiones es un proceso humano, est envuelto en complejidades y ambigedades, ya que es usual que el gestor de una organizacin no sepa, en ocasiones, qu tipo de decisin ha tomado, si es intuitiva o si es sistemtica. De manera que si la decisin tomada se corresponde con este ltimo grupo, podramos asegurar que la decisin adoptada ha tomado un camino estructurado, y por tanto las decisiones sern ms efectivas.

En otros casos se diferencian dos categoras de decisiones:

las de Categora I son descritas como programables, predecibles, rutinarias y genricas.

mientras las de Categora II no son programables, son novedosas, complejas y nicas.

As, mientras, las decisiones de Categora I pueden seguir normas descritas ante problemas perfectamente estructurados, las de Categora II requieren otro acercamiento diferente, y exigen por parte de los gestores un ejercicio de juicio, creatividad y entendimiento del contexto y consecuencias de las decisiones que se toman. [32]

Tabla. Tipos de decisiones en una organizacin

CATEGORA ICATEGORA II

ClasificacinProgramable, rutinaria, genrica, computacionalNo programable, nica, con innovacin.

EstructuraProcesal, predecible, informacin bien definida y con criterios de decisin.Novedosa, desestructuradas, canales de informacin incompletos, criterios desconocidos.

EstrategiaDependiente de normasDependiente de juicios, creatividad

En la misma orientacin inicial que la clasificacin anterior, Simon distingue entre decisiones programadas y no programadas.

Otras clasificaciones distinguen entre decisin proactiva y decisin reactiva. La primera hace referencia a la decisin que se toma con anticipacin a un cambio en el entorno de una organizacin, mientras la decisin reactiva es la que se adopta como respuesta a esos cambios externos [33].

Y finalmente, otra clasificacin diferencia entre decisiones in tuitivas y decisiones sistemticas. Corresponde a la toma intuitiva de decisiones el uso de conjeturas o simples estimaciones, para poder decidir entre diferentes alternativas. Mientras la sistemtica, ser un proceso definido por la eleccin a travs de datos.

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