1

GUÍA PARA LA PUBLICACIÓN EN LA SEDE ELECTRÓNICA DE LAS FICHAS INFORMATIVAS DE

LOS PROCEDIMIENTOS O TRÁMITES INCLUIDOS EN EL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS DEL AYUNTAMIENTO (17/9/2014)

El primer trabajo de desarrollo del Inventario de Procedimientos del Ayuntamiento es la

realización de las fichas informativas correspondientes a los procedimientos inventariados.

La aplicación informática de la SE tiene una herramienta, común con la Intranet, para la

edición de los contenidos que deben publicarse en ella: el “Gestor de Contenidos”.

En este documento se explica la edición de las fichas en la SE. Hay que tener en cuenta que al

publicarse en la SE deben incluir todos los datos necesarios para una adecuada exposición

pública de las características jurídico-administrativas de cada procedimiento.

Para facilitar este trabajo se describe, en paralelo, el contenido de la ficha que se publica en la

SE y su relación con los campos que deben rellenarse en el Gestor.

Inicio.- En la pantalla de inicio de la SE hay un apartado específico denominado Catálogo de

Trámites

2

En el Catálogo, los trámites o procedimientos están publicados en un listado por orden

alfabético:

En esta pantalla hay un buscador de procedimientos por temas y están indicados los canales

de tramitación de cada procedimiento: presencial, telefónico, electrónico con y sin certificado,

y a través del registro electrónico. Hay también un enlace con los documentos asociados del

procedimiento.

3

Haciendo clic en el nombre del procedimiento se accede a la ficha

4

A continuación vamos a describir la incorporación de los contenidos de la ficha mediante el

Gestor de Contenidos, al que se accede en la pantalla de inicio de la Intranet en el apartado de

SISTEMAS….(debe usarse Internet Explorer como navegador)

una vez introducida la clave…(las da informática a responsables y gestores de contenidos)

se entra en GESCONT….

que nos habre la siguiente pantalla….

en la que debemos seleccionar el departamento, y después hacer clic en Tramitación y

Trámites lo que nos lleva…

5

a la siguirnte pantalla en la que se hace clic en ALTA….

Nombre, código y descripción.-

A continuación vamos a incorporar los datos del expediente que figuran en el apartado

Nombre, código y descripción del gestor, mostrando su correspondencia con la ficha que se

publica en la SE. (Debe tenerse en cuenta que hay datos que son internos de la aplicación y no

se publican en la SE).

El idioma está predeterminado.

En el Código Trámite debe introducirse el código del procedimiento del Inventario.

En el apartado Nombre se reitera el Códgo Trámite delante del nombre del procedimiento del

Inventario. Así los procedimientos aparecerán ordenados por órganos gestores (ya que la

aplicación ordena todos los trámites alfabéticamente)

6

La descripción es un campo libre con editor, que puede utilizarse para estructurar los textos.

En la ficha de la SE se verá así el Nombre y la Descripción del procedimiento:

Apartado “Clasificación“ del Gestor de Contenidos.-

En este apartado deben incorporarse los siguientes contenidos:

-Áreas y subáreas

-Subtipo

-Categoría

-Departamento

-Entidad externa

-Unidad resolutora

-Unidad tramitadora

Área y subárea

En el apartado administrar áreas/subáreas hay un árbol en el que se agrupan los

procedimientos por temas de búsqueda común para los ciudadanos, lo que facilitará que se

localice la información de la SE.

7

En la SE esta clasificación se visualiza en la ventana “Seleccione un tema”

Subtipo

8

Se trata de una clasificación interna para ordenar los contenidos de la SE que no se visualiza en

la ficha de la SE. En este caso el subtipo de contenido es “Procedimientos y trámites

administrativos.

Categoría

En este apartado se clasifican los diferentes trámites en las familias de procedimientos a que

hace referencia el artículo 9 del ENI y que han sido definidas en el Inventario del

Ayuntamiento. En el Gestor es una clasificación también interna.

Departamento

Se trata de una clasificación de los procedimientos y trámites en función de sus órganos

gestores. Es una clasificación interna.

Entidad externa

Es un apartado en el que no debe introducirse ninguna información.

Unidad resolutora

Haciendo clic en buscar hay que determinar la unidad resolutora en “Estructuras Jerárquicas”

9

Se corresponde en la ficha de la SE con el apartado Organismo resolutor; define el órgano

administrativo que dicta la resolución (se sustituirá próximamente Organismo por Órgano)

Unidad tramitadora

Se entra en la pestaña buscar y se elige el órgano que corresponda en “Estructuras Orgánicas”

que debe coincidir con el órgano gestor del expediente.

10

Se corresponde en la ficha de la SE con el apartado ¿Quién tramita la solicitud?, (que se

sustituirá próximamente por Unidad Tramitadora). Coincide con el órgano gestor del

Inventario.

Apartado “Otros datos del trámite”.-

En este apartado se incluyen los contenidos jurídico-administrativos más relevantes para la

descripción de los procedimientos. Para completar los diferentes campos puede entrarse por

el editor salvo en los casos en que hay contenidos predeterminados (Forma de iniciación,

Fin vía, Efectos presuntos y Plazo tramitación)

Solicitante

El apartado de la ficha en el que aparece el sujeto del procedimiento es “Quién lo puede

solicitar”. Además del dato genérico que aparece en el ejemplo, es posible incorporar aquellos

que definan y precisen los posibles sujetos del procedimiento de que se trate (p.ej. en

certificado de padrón: vecinos de Getafe).

Requisitos

Se refiere este apartado a aquellos que debe cumplir el solicitante para la correcta iniciación

del procedimiento

Debe tenerse en cuenta que en la ficha de la SE este contenido no aparece a continuación de

“Solicitante”

11

Documentación a aportar

Apartado importante para el desarrollo de la tramitación electrónica. Si el procedimiento

pudiera iniciarse por medios electrónicos la falta de alguno de los documentos relacionados en

este apartado también dará lugar al requerimiento previsto en el artículo 71 de la Ley 30/1992,

de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento

Administrativo Común (LRJPAC).

En el caso del ejemplo se ha usado el editor.

Así aparecerá en la ficha

Estos contenidos deben relacionarse de la forma más clara posible con el apartado final de la

ficha de “Descarga de Documentos” entre los que destaca a estos efectos el documento de

solicitud. Hay un proyecto en marcha en el Ayuntamiento de normalización de los documentos

de solicitud.

12

Medios de contacto, lugar de entrega y horario

Comentamos estos tres contenidos del gestor conjuntamente

En la ficha no aparecen en el mismo orden. Primero aparece el horario

Y después medios de contacto y “¿Dónde solicitarlo?”( por “Lugar de entrega”)

Forma de iniciación

Fin vía

Según lo dispuesto en el artículo 52 de la LRBRL (y teniendo en cuenta que hay otro campo

indicativo de los recursos administrativos) hay que optar entre dos posibilidades:

- La Resolución pone fin a la vía administrativa

- La Resolución no pone fin a la vía administrativa

13

Efectos presuntos

“Efectos presuntos” en la SE se cambiará próximamente por Efectos del silencio.

Según lo dispuesto en los artículos 43 y 44 de la LRJPAC se debe optar entre:

- Estimación

- Desestimación

- Caducidad

- Desestimación y caducidad si se inició de oficio

- No previstos

- Otros

La opción de “otros” será utilizada para, por ejemplo, los procedimientos de contratación

administrativa en que se produce el efecto del derecho de los licitadores a retirar sus

proposiciones. Se deberá especificar en el campo de observaciones.

Subsanación

Hay dos tipos de subsanación:

-El previsto en el artículo 71 LRJPAC

-El contemplado en el artículo 42,5 LRJPAC, o en p. ej., en materia de licencias, en el artículo

9,1,4º del Decreto de 17 de junio de 1955 por el que se aprueba el Reglamento de Servicios de

las Corporaciones Locales (RSCL).

Sobre estos dos tipos de posibles requerimientos de subsanación se deben incluir

instrucciones.

14

Recursos

Se trata de un contenido en el que no cabe que existan diferencias con las fórmulas utilizadas

en las notificaciones de actos administrativos. La responsabilidad sobre los contenidos

incorporados a la SE es la misma que en los documentos en papel.

Normativa

15

Plazo tramitación

Cuando nos encontremos con dos plazos relevanntes en el procedimiento, como son el de

presentación de una solicitud y el de resolución de una convocatoria, la aplicación del gestor

obliga a incorporar sólo uno en este campo. En etos casos podría usarse el apartado de

obsevaciones o el de más información para informar sobre plazos.

Necesita pago

Se trata de un campo en el que incorporar información de los posibles pagos relacinados (tasas

o impuestos) con el objeto del procedimiento. Es un apartado relevante para la coordinación

de la gestión de los procedimientos tributarios con el resto de la actividad administrativa.

Uso común

Es un apartado en el que no hay que incorporar información.

Obsevaciones y otros datos de interés

16

Se trata de dos apartados de contenidos no predeterminados que dan flexibilidad al describir e

informar sobre los diferentes procedimientos. El apartado otros datos de interés se visualiza

en la SE como “Mas información”

En el caso del procedimiento que sirve de ejemplo se han usado los dos apartados. Una de las

característica de la aplicación de la SE es que únicamente se publican los contenidos

incorporados de la ficha.

Palabras clave

Es un campo a rellenar para mejorar la capacidad de búsqueda de la aplicación, con efectos

internos.

Inclusión de documentos asociados al procedimiento.-

El apartado de documentos asociados al procedimiento es, como se ha dicho, la parte de la

ficha que permite incorporar a la SE todos los contenidos informativos y de gestión que se

estime conveniente por los órganos gestores (documentos normalizados de solicitud,

precisiones sobre la documentación aneja a las solicitudes, normas aplicables al

procedimiento, etc.). Debe relacionarse con los diferentes apartados de la ficha.

El modelo de solicitud debe darse de alta en primer liugar como documento principal.

17

Aparecen al final de la ficha de la SE en el apartado “Descarga de Documentos”. (También en la

pantalla inicial del Catálogo de Trámites)

Para “subir” estos documentos deben seguirse los pasos siguientes:

En la sección del gestor hacer clic en

Dar un nombre al documento:

Seleccionar Clasificación

18

Seleccionar Departamento

Localizar el documento que vamos a subir a la Sede

Examinar nos llevará a Mis documentos donde podremos capturar el recurso a subir

Añadir una Descripción

19

y

Datos de control.-

A continuación, una vez completados los datos de la ficha, en datos de control debe marcarse

el ámbito del procedimiento. Según se trate de un procedimiento externo o interno se optará

por Sede o por Intranet.

Guardar el trámite.-

Una vez incorporados los diferentes contenidos a la ficha, se guardan con

Relacionar trámites con los canales de información.-

Una vez incorporados todos los contenidos se debe relacionar los trámites con los canales de

tramitación.

20

Para que aparezca la información vinculada

21

Para la incorporación de esta información hay que dar los siguientes pasos en el gestor

Visualización de los trámites antes de publicar.-

Señalo el trámite:

Se entra en el trámite del que el Gestor muestra un resumen de los contenidos (que no es

coincidente con la ficha, ni con las pantallas del propio Gestor). La información del expediente

utilizado como ejemplo es la que aparece a continuación (se reproducen las pantallas)

22

23

24

25

Para visualizar la ficha resultante se da y nos muestra el resultado de la incorporación

de datos

26

27

Publicar el Trámite en la SE.- Una vez comprobado el contenido de la ficha, para publicar el

trámite hay que: 1. Localizar el trámite, 2. Marcar el check, y 3. Hacer clic en publicar

Saldrá un mensaje de que el contenido no tiene asignado flujo de tramitación por lo que al

pulsar el botón aceptar el trámite será publicado