Guía de Aprendizaje: 210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente

Fecha:26_03_2012

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE Nombre del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa No. Ficha en Sofía:Nombre del Proyecto:

Fase del Proyecto: Entregable de Fase:

Competencias a Desarrollar21601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigenteResultados de Aprendizaje: 21060100101 Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.

21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.

21060100103 Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.

21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.

Tiempo Estimado de Ejecución: 280 horas presenciales, 100 horas autónomas. (Práctica)

2. INTRODUCCIÓNLas exigencias de la vida cotidiana demandan que estemos en la capacidad de traducir en forma escrita lo que pensamos o sentimos. Las actividades académicas, laborales, profesionales y nuestra relación con los demás requieren que desarrollemos la habilidad de escribir. La redacción de un informe, una carta u otros textos de carácter funcional constituyen una práctica habitual en nuestra actividad diaria.

El desarrollo de la competencia en producción de textos se realizará a realizará a partir del mismo acto de escribir. Sin embargo, para aprender a escribir no basta con sólo escribir (CAMPS: 2003), pues estaríamos pecando de mero activismo. Además, es necesario que los aprendices tomen conciencia de los procesos cognitivos implicados en el proceso de producción de documentos , y que adquieran conocimientos básicos indispensables para elaborar documentos organizacionales

De igual manera el desarrollo de la competencia en el manejo del teclado, es fundamental la elaboración de documentos e interactuar efectivamente con el software del computador. Los aprendices deben aprender a digitar mecánicamente con el teclado, utilizando todos los dedos, sin mirarlo y con la velocidad adecuada, para que puedan dedicar más tiempo a pensar, producir ideas y adquirir conocimientos.

Además, la posición correcta frente al computador hace que el trabajo que se realice sea ejecutado en tiempo predeterminado de forma adecuada dinámica, armoniosa, con comodidad, sin tensiones y lo mejor, sin un desgaste muscular que pueda causar molestias severas que nos dejen inhabilitados en algunos casos de por vida, por lo anterior es esencial la aplicación de las normas de higiene y seguridad en el puesto de trabajo.

El desarrollo de la habilidad de digitación se consigue a través de la práctica repetitiva, por este motivo los

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ejercicios le exigirán repetirlos una y otra vez hasta lograr cero errores. No se desanime si no lo aprueba en los primeros intentos; es fundamental tener en cuenta que cada intento establecerá en su memoria una parte de la habilidad, por esto se ha programado horas de aprendizaje autónomo, para mayor efectividad se sugiere practicar dos horas diarias.

3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Para desarrollar la actividad de aprendizaje, se deberá estudiar los materiales los documentos de estudio y seguir los siguientes instrucciones:

Identificación de saberes previosDesarrollar auto-diagnóstico con la lista de chequeo suministrada por el docente sobre los temas de: Teoría administrativa, empresa proceso administrativo, estructura orgánico funcional, oración, párrafo, redacción, normas gramaticales y de sintaxis archivo, documento, normas Icontec para la elaboración de documentos organizacionales, técnicas de digitación, postura corporal, Información, comunicación.

Aprendo contextualizando la Producción de Documentos en las Organizaciones Consultar el siguiente listado de términos: Empresa, proceso administrativo, planeación, organización,

dirección, control, organigrama, matriz DOFA, Servicio al Cliente, Correspondencia, Comité de Archivo, Documento, Archivo, Unidad de Correspondencia, Manual de funciones, Manual de Procedimientos

Realizar lectura a los documentos de estudio relacionados con la empresa y proceso administrativo, suministrados por el docente, ampliar información y resolver el taller: La Empresa y el Proceso Administrativo

Consultar y elaborar un cuadro sinóptico sobre el proceso de: Producción de documentos. Tenga en cuenta: Definición, Normatividad aplicable, actividades, tipos de documentos organizacionales, comparta con sus compañeros en ambiente de aprendizaje y complemente información. Socializar conclusiones en puesta en común.

Participar en la explicación del docente sobre el Proceso de Producción de Documentos dentro de la Gestión Documental e importancia de la normalización de documentos para soportar el Sistema de Calidad en las empresas y buen manejo de Un Sistema de Información.

Practico Digitación de documentos Consultar en internet herramientas gratuitas para digitar y socialice en puesta en común Elaborar hoja de vida acorde con la norma Icontec Desarrollar los ejercicios propuestos en el taller: Aprendo a Digitar. Orientados a: Mantener la posición correcta de las manos, de los dedos y del cuerpo frente al teclado; memorización del

dedo y mano con que se debe presionar cada tecla, que se logra mediante la digitación repetida de grupos pequeños de letras, de palabras sencillas (con y sin tilde) y de palabras separadas por signos de puntuación

Afianzar la técnica mediante la digitación de palabras acentuadas y separadas por signos de puntuación y, con la trascripción de párrafos cortos

Trascribir párrafos extensos, hasta adquirir precisión y velocidad de digitación. Practicar la digitación de documentos en el software indicado por el instructor y presentar los resultados

estadísticos de los ejercicios propuestos en relación con: tiempo empleado, número palabras por minuto, número de errores, etc.).

Recuerdo y fortalezco conocimientos de ¿cómo redactar Desarrollar el taller sobre redacción y semántica Elaborar un mapa conceptual o mapa mental sobre: redacción, análisis y síntesis de textos

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Practiquemos la redacción, digitación y aplicación de normas Icontec en la producción de documentos Realizar lectura a la Guía Técnica 185. Elaboración de Documentos Organizacionales, realice mínimo 10

preguntas para compartir en puesta en común, comprenda la Guía Técnica y aplíquela en la elaboración de los documentos organizacionales y legales que se proponen en esta actividad

Crear una empresa y asignarle: razón social, logotipo, slogan, ubicación geográfica, misión, visión, estructura orgánica, cargos, funciones a dependencias, diseñar imagen corporativa de la empresa

Elaborar plantillas electrónicas con la imagen corporativa de la empresa y aplicación de la norma Icontec, para la elaboración de documentos que se solicitan redactar.

Redactar comunicaciones con los cuales se establecerán relaciones comerciales y se comunicará la empresa al interior de las dependencias mediante la aplicación de las normas gramaticales y de redacción, en todos los casos usted hace el rol de asistente administrativo y por tanto debe identificarse en la line de transcriptor. Presentar la empresa a otra empresa de las otras empresas conformadas por los equipos

colaborativos del grupo, ofreciendo los productos o servicios. (Carta circular, con combinación de correspondencia, carta firmada por la Gerencia)

Generar todo el proceso de compra de acuerdo con la cotización (acta de compras aprobando la cotización, orden de compra o pedido, Remisión, factura, comprobante de Contabilidad: egreso)

El Jefe de Contabilidad solicitará vacaciones, con copia a la Gerencia El Jefe de archivo convoca a reunión el Comité de Archivo, mediante correo electrónico Respuesta a un derecho de petición de un ex funcionario que solicito certificar el tiempo de

experiencia y constancias de pagos a la seguridad social y parafiscales Circular informativa invitando a capacitación en manejo de Office Resolución o Circular Normativa de creación Comité de Archivo, presenta como anexo el acta de

conformación de dicho Comité Resolución de adopción Guía para la Administración de las Comunicaciones Oficiales Gestión Humana dará respuesta positiva a la solicitud de vacaciones Mercadeo dirige memorando al Centro de Administración de Documentos: anunciando la posibilidad

de las transferencias documentales extemporánea. El CAD, dará respuesta al memorando confirmando fecha para acompañamiento y realización de

transferencia documental acorde al plan de transferencias, anexa el formato de inventario documental.

Enviar por correo electrónico a todo el personal de la empresa, la circular de Gestión Humana: invitación a hijos de los empleados para celebrar la fiesta de fin de año, lleva como anexo motivador el video de la fiesta realizada el año anterior.

Ambiente(s) requerido(s): Aula de informática, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativoMedios y Recursos requeridos:

Medios: Aulas de informática, video Beam, Sofía Plus: Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo (Software académico del Sena), aula de Bilingüismo, Unidades de Correspondencia, Software de Gestión DocumentalDocumentos de estudio

4. EVALUACIONEvidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

instrumentos de Evaluación

Evidencias de ConocimientoEvaluación escrita Evaluación oral: Taller la empresa y el proceso

Establece las prioridades de ejecución de actividades y los recursos de acuerdo con las políticas de la organización. Identifica la posición de su puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura orgánica de la

Técnica: Preguntas y respuestasInstrumento: Cuestionario

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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e instrumentos de

Evaluaciónadministrativo organización.

Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redacción.Aplica el proceso de planeación estratégica, orientado a la Unidad Administrativa, en las estrategias FA/DO para el desarrollo de los programas de mejoramiento.

Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas vigentes. Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales.Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas vigentes.Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales.Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación.Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.Realiza la limpieza de los equipos para su conservación de acuerdo con el manual.Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional.Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada.Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la organización.Establece acuerdos mediante el uso de procesos comunicativos, racionales y argumentados orientados hacia la resolución de problemas según normas y protocolos institucionales.Aporta elementos en la construcción colectiva del conocimiento según la naturaleza del problema.Optimiza los recursos requeridos en el desarrollo de sus actividades formativas y productivas según normas institucionales.Contribuye en el cuidado y uso de los elementos que integran su entorno formativo y laboral según normas institucionales.Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos.Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas según estándares de protección ambiental

Evidencias de DesempeñoSocialización informe de visita a al empresa

Práctica de digitación y elaboración de documentos legales y Organizacionales

Técnica: ObservaciónInstrumento: Lista de chequeo socialización evidencias de producto

Evidencias de Producto Taller la empresa y el

proceso administrativo Hoja de vida Informe de visita a las

empresas Textos transcriptos Plantillas electrónicas

para la normalización de la producción de la documentación organizacional

Documentos organizacionales y legales elaborados.

Técnica: Valoración de Producto

Instrumento: Lista de chequeo para cada entregable

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Forma y fecha de entrega de las evidencias: Colocar fecha de entrega

5. GLOSARIOICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, es el Organismo Nacional de Normalización de Colombia. Entre sus labores se destaca la creación de normas técnicas y la certificación de normas de calidad para empresas y actividades profesionales. ICONTEC es el representante de la Organización Internacional para la Estandarización(ISO), en Colombia.

6. FUENTESNorma técnica Colombiana 1486Guia Tecnica Cololombiana 185, elaboración de documentos organizacionalesEDUTEKA, Técnica para aprender a digitar [Articulo en Línea]. Disponible: http://www.eduteka.org/Teclado2.php [Consulta: 2012, Mayo].Artículo elaborado por como apoyo a la herramienta “Manejo de Teclado” del Modelo Curricular Interactivo de Informática.

7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE:Nombres Especialidad

8. Guía elaborada por: Docentes Articulación Educación Media Técnica, Centro de Comercio

Fecha 31 07 2012

Guía ajustada por: Fecha8. CONTROL DEL DOCUMENTOELABORÓ REVISÓ APROBÓ VERSIÓN FECHAAmaris Ariza BolañoDoris Elena Monsalve SossaMaría Eugenia Agudelo RuizGloria Isabel Daza Restrepo

Doris María Parra Pineda

Xiomara Posada Zuluaga

05 Marzo de 2012