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GUÍA RÁPIDA APLICACIÓN SISGEMA FASE PRESENTACIÓN DOCUMENTACIÓN PARA ACCEDER A LA CONDICIÓN DE BENEFICIARIO DE LA SUBVENCIÓN MEDIDAS DE ACOMPAÑAMIENTO Noviembre 2017
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GUÍA RÁPIDA APLICACIÓN SISGEMA
FASE PRESENTACIÓN DOCUMENTACIÓN PARA ACCEDER A LA CONDICIÓN DE BENEFICIARIO
DE LA SUBVENCIÓN MEDIDAS DE ACOMPAÑAMIENTO
Noviembre 2017
Índice
INDICE
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 1
2 ACCESO A SISGEMA ........................................................................................... 1
2.1 Configuración previa del ordenador: ........................................................... 1
2.2 Formas de acceder a la aplicación: .............................................................. 1
3 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA ......................................... 4
3.1 Botón VER .................................................................................................. 4
3.2 Botón PRESENTAR ...................................................................................... 5
4 PRESENTACIÓN DE ACUERDOS DE COLABORACIÓN (OPCIONAL)......................... 8
5 RESOLUCIÓN DE CONCESIÓN ........................................................................... 10
6 ASISTENCIA EN EL MANEJO DE SISGEMA .......................................................... 11
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1 INTRODUCCIÓN
Este documento es un manual rápido de usuario de la aplicación informática SISGEMA (Sistema de Gestión de Medidas de Acompañamiento).
En esta guía solo se indica lo relativo a la fase de presentación de documentación para acceder a la condición de beneficiario de las subvenciones. Las indicaciones correspondientes a la forma de presentar la documentación correspondiente en la fase de justificación para recibir el segundo pago, se publicarán posteriormente.
SISGEMA se podrá utilizar para presentar toda la documentación requerida en el Real Decreto por el que se regula la concesión directa de subvenciones a las Organizaciones Asociadas de Reparto (OAR) encargadas del reparto de alimentos y del desarrollo de medidas de acompañamiento, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea (FEAD).
2 ACCESO A SISGEMA
2.1 Configuración previa del ordenador:
Para poder acceder a la aplicación SISGEMA, se deberá tener configurado el ordenador desde el cual se va a realizar la presentación de los documentos:
Navegador web: Google Chrome 30+, Mozilla Firefox 24+. Internet Explorer 11+. Software para visualizar PDF (tipo Adobe Acrobat Reader o similar)
2.2 Formas de acceder a la aplicación:
El acceso a la aplicación SISGEMA se podrá realizar a través de un enlace habilitado al efecto en el sitio web www.msssi.es
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En la primera pantalla que se abre se indica que el acceso está restringido, si aceptas las condiciones de uso podrás seguir adelante.
El acceso es a través de cl@ve.
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Hay 3 posibles métodos de identificación:
- DNIe/ Certificado electrónico - Cl@ve PIN - Cl@ve permanente
Estarán autorizados para poder entrar en la aplicación los representantes legales de las OAR que se hayan indicado en el modelo de solicitud de participación como OAR en el programa en curso de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas del FEGA.
Si al intentar acceder a la aplicación sale un mensaje de acceso DENEGADO deberá ponerse en contacto con el administrador a través del correo electrónico indicado ([email protected]). El administrador se pondrá en contacto con la OAR.
En caso de que la persona que quiera acceder a la aplicación no sea la misma que el representante legal declarado en la solicitud de partición como OAR en el Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas:
Si la persona que quiere acceder a la aplicación es el nuevo representante legal de la OAR, se deberá enviar la documentación acreditativa del cambio de esta nueva representación legal al MSSSI, a través de alguno de los siguientes registros electrónicos:
- Sede electrónica del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad. https://sede.msssi.gob.es/registroElectronico/formularios.htm Se pinchará en el enlace de “otros formularios”. Se seleccionará como órgano administrativo destinatario a la S.G de Programas Sociales. - Registro electrónico Común. https://sede.administracion.gob.es/PAG_Sede/ServiciosElectronicos/RegistroElectronicoComun.html. Se seleccionará como organismo destinatario al Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, y en un segundo nivel a la S.G. de Programas Sociales.
Si la persona que quiere acceder a la aplicación es una persona autorizada por el representante legal de la OAR, se deberá enviar por correo electrónico al buzón [email protected], un documento de autorización a dicha persona firmado electrónicamente por el representante legal de la OAR.
En ambos casos, será el MSSSI el que autorice las personas finales que puedan acceder a la aplicación y presentar la documentación correspondiente de cada OAR.
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3 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA
Una vez haya accedido a la aplicación SISGEMA, en la página de inicio se indicará en la barra superior rosada la fase en la que nos encontramos: Fase de Presentación de documentación.
Solo estará habilitada la pantalla para poder presentar la documentación durante el plazo indicado en el Real Decreto.
Muy importante que todos los documentos que se adjunten en la presentación estén firmados electrónicamente por el representante legal de la OAR.
Cuando el representante legal o la persona autorizada por el MSSSI acceda a la aplicación, se le mostrarán todas las OAR de las cuales es representante.
Por cada OAR se establecen los siguientes campos:
Expediente: año en curso de la subvención/ ID que la OAR tiene en REDABAL (Este ID es el número identificador que la aplicación REDABAL asigna a la OAR cuando se da de alta en REDABAL).
OAR: nombre de la OAR Estado: todas las OAR aparecerán con el estado de color “Pendiente de Presentar” Acción: estarán habilitos los botones de “Ver” y “Presentar”
3.1 Botón VER
Con este botón no se podrá cumplimentar ningún dato, solo se podrán visualizar y consultar los datos disponibles de cada OAR.
Se podrán consultar todos los datos de la OAR a través de las siguientes pestañas:
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Presentación: Se muestran los datos generales, los datos de contacto y los datos bancarios de la OAR. Algunos de estos datos solo aparecerán una vez se hayan cumplimentado en la opción “Presentar”.
Importes Máximos: Se indica el importe máximo que en su caso le corresponde a la OAR, de acuerdo con el número de beneficiarios declarados en la solicitud de participación como OAR en el programa de ayuda alimentaria 2017, asimismo se indica el número de beneficiarios y el importe máximo para el primer pago. Estos datos serán iguales a los de la lista informativa publicada por el MSSSI en su página web con anterioridad a la resolución de concesión. Si la OAR ha establecido algún acuerdo de colaboración con otra OAR cedente, los importes y el número de beneficiarios será la suma de los datos de la OAR propia más la OAR cedente.
Acuerdos de colaboración: Se mostrará toda la información relacionada con los acuerdos de colaboración que se hayan establecido con otras OAR cedentes.
Datos FEGA: Se mostrarán todos los datos registrados en la aplicación REDABAL (datos de la OAR, representante, contacto, almacén, dirección social y beneficiarios).
3.2 Botón PRESENTAR
Para acceder a la condición de beneficiario será imprescindible presentar la documentación correspondiente de cada OAR a través del botón PRESENTAR.
• Los campos con asterisco son obligatorios para el envío de la presentación • Los campos de color gris no se pueden modificar
A) Datos generales:
A.1. Se debe revisar el NIF de la OAR y en caso de ser incorrecto se debe modificar en la aplicación. Se deberá marcar la confirmación de haber revisado y actualizado el NIF.
A.2. Se debe cumplimentar, firmar y adjuntar la declaración responsable POR QUIEN OSTENTE LA REPRESENTACIÓN LEGAL de la entidad de que se encuentra al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social (según se establece en los apartados 6 y 7
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del artículo 24 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones) y se encuentra al corriente del pago de obligaciones por reintegro de subvenciones (de acuerdo con lo previsto en los artículos 21 y 25 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones y de que no se encuentra incursa en las prohibiciones para obtener la condición de beneficiarios de subvenciones establecidas en los apartados 2 y 3 del artículo 13 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre).
Para ello se deben seguir los siguientes pasos:
• Paso 1: descargar y cumplimentar el archivo adjunto con el modelo de declaración responsable
• Paso 2: firmar el PDF mediante firma electrónica del representante legal de la OAR (en la aplicación hay un acceso directo para poder firmar este documento de forma electrónica mediante la plataforma Valide).
• Paso 3: adjuntar el PDF con la firma electrónica del representante legal de la OAR a través del siguiente botón:
B) Datos de contacto:
Se debe rellenar el nombre, teléfono y correo electrónico de la persona de contacto de la OAR
C) Datos bancarios:
La cuenta corriente para el ingreso de la Subvención OBLIGATORIAMENTE PERTENECERÁ A LA PERSONA JURÍDICA DE LA OAR:
Se debe rellenar el número de cuenta completo indicando el código IBAN.
Si el titular o el NIF del titular de la cuenta bancaria son incorrectos, se deberán modificar en la aplicación. Se deberá marcar la confirmación de haber revisado la titularidad y NIF de la cuenta corriente.
Una vez cumplimentados los datos tendrá dos opciones:
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Guardar Borrador: Se pueden guardar los datos cumplimentados de la OAR por si se
quieren volver a revisar/modificar posteriormente, de esta forma se puede interrumpir la presentación electrónica y continuar en otro momento. Este borrador no tiene validez legal. Saldrá el siguiente mensaje:
En la pantalla inicial de presentación se cambiará el estado de la OAR de “Pendiente de Presentar” a “Borrador de presentación”. Cuando se quiera presentar definitivamente el Borrador de presentación guardado, en la pantalla principal se deberá pinchar el botón “Presentar”.
Enviar para su presentación: Este botón solo se habilitará cuando se hayan cumplimentado todos los datos marcados como obligatorios con asterisco. Al pinchar este botón, se enviarán al registro electrónico del MSSSI todos los datos de la OAR junto con la declaración responsable, asignando número de registro a este envío. Saldrá el siguiente mensaje:
La OAR puede descargarse este justificante de presentación de la documentación en el registro.
En la pantalla inicial de presentación se cambiará el estado de la OAR de “Pendiente de Presentar” a “Documentación Presentada”. En este caso el expediente de la OAR estará formado por el año en curso de la subvención / ID que la OAR tiene en REDABAL / número secuencial que asigna la aplicación.
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En este momento se habilitará un nuevo botón “Desistir”, mediante el cual se podrá desistir de la documentación presentada (solo se podrá desistir hasta la publicación de la resolución). Para ello, la OAR deberá descargarse, cumplimentar, firmar electrónicamente por el representante legal y adjuntar, el modelo de desistimiento que aparecerá en la aplicación. En este caso en la pantalla inicial de presentación se cambiará el estado de la OAR de “Documentación Presentada” a “Desistida”.
4 PRESENTACIÓN DE ACUERDOS DE COLABORACIÓN (OPCIONAL)
Cuando una OAR cesionaria quiera formalizar un acuerdo de colaboración con una o varias OAR cedentes, deberá presentarlos en la aplicación SISGEMA desde de la pantalla inicial de presentación.
Solo estará habilitada la pantalla para poder presentar los acuerdos de colaboración durante el plazo indicado en el Real Decreto.
Por cada acuerdo de colaboración se establecen los siguientes campos:
Acuerdo: año en curso de la subvención/ ID que la OAR cesionaria tiene en REDABAL/ ID que la OAR cedente tiene en REDABAL
Cesionaria: nombre de la OAR cesionaria Cedente: nombre de la OAR cedente Estado: irá cambiando en función del estado del acuerdo de colaboración (”Borrador
de Presentación”, “Presentado”, “Aceptado”, “Anulado”, “Rechazado”). Acción: estará habilitado el botón “Ver”, mediante el cual sólo se pueden consultar
los datos del acuerdo de colaboración, pudiéndose descargar el acuerdo firmado y el justificante del registro realizado.
Para presentar un acuerdo de colaboración se deberá pinchar el botón “Nuevo Acuerdo de Colaboración”. Este botón solo se habilitará cuando la OAR cesionaria haya presentado la documentación propia de su OAR.
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• Los campos con asterisco son obligatorios para el envío de la presentación del Acuerdo de Colaboración.
1. Se deberá seleccionar una OAR cesionaria: solo estarán disponibles las OAR que hayan presentado previamente documentación propia de su OAR.
2. Se deberá seleccionar una OAR cedente. Esta OAR se podrá buscar por los siguientes campos: el NIF, el nombre o parte del mismo.
3. Descargar y cumplimentar el archivo adjunto con el modelo de acuerdo de colaboración.
4. Firmar el PDF mediante firma electrónica de los representantes legales de la OAR cesionaria y cedente (en la aplicación hay un acceso directo para poder firmar este documento de forma electrónica mediante la plataforma Valide).
5. Adjuntar el PDF con la firma electrónica de los representantes legales de la OAR cesionaria y cedente a través del siguiente botón:
Una vez cumplimentados los datos hay dos opciones:
Guardar Borrador: Se pueden guardar los datos cumplimentados del acuerdo de colaboración por si se quieren volver a revisar/modificar posteriormente, de esta forma se puede interrumpir la presentación electrónica y continuar en otro momento. Este borrador no tiene validez legal. Saldrá el siguiente mensaje:
En la pantalla inicial de presentación se cambiará el estado del acuerdo de colaboración a “Borrador de presentación”. Cuando se quiera presentar definitivamente el Borrador del acuerdo guardado, en la pantalla principal se deberá pinchar el botón “Presentar”.
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Enviar para su presentación: Este botón solo se habilitará si se han cumplimentado todos los datos marcados como obligatorios con asterisco. Al pinchar este botón, se enviarán al MSSSI todos los datos del acuerdo de colaboración, asignando número de registro a este envío. Saldrá el siguiente mensaje:
La OAR puede descargarse este justificante de presentación del acuerdo de colaboración en el registro.
5 RESOLUCIÓN DE CONCESIÓN
Cuando finalice el plazo indicado en el Real Decreto para presentar la documentación por parte de las OAR, el MSSSI revisará toda la documentación presentada.
- Si la documentación presentada por la OAR está completa y correcta, en la pantalla inicial se cambiará el estado de la OAR de “Documentación Presentada” a “Documentación Aceptada”.
- Si la documentación presentada por la OAR está incompleta o cumplimentada erróneamente, en la pantalla inicial se cambiará el estado de la OAR de “Documentación Presentada” a “Documentación Pendiente de Subsanar”. En este caso, la OAR recibirá en el correo electrónico de la persona de contacto que ha facilitado, un correo con el detalle de la documentación que tiene que subsanar.
Cuando la OAR adjunte en la aplicación la documentación subsanada, en la pantalla inicial se cambiará el estado de la OAR de “Documentación Pendiente de Subsanar” a “Documentación Subsanada”. Tras la revisión por parte del MSSSI el estado podrá cambiarse a “Documentación Aceptada” o “Documentación Rechazada”.
- Si la documentación presentada por la OAR no es correcta o no cumple con los requisitos exigidos en el Real Decreto, en la pantalla inicial se cambiará el estado de la OAR de “Documentación Presentada” a “Documentación Rechazada”.
La resolución de concesión será publicada en el BOE y detallará las OAR beneficiarias de la subvención, la cuantía concedida y el importe máximo para cada uno de los pagos.
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Cuando se publique la resolución en el BOE, en la pantalla inicial se cambiará el estado de la OAR de “Documentación Aceptada” a “Documentación En Resolución (Pendiente de justificar)”.
En este momento se habilitará un nuevo botón “Renunciar”, mediante el cual se podrá renunciar de la documentación presentada (solo se podrá renunciar desde la publicación de la resolución). Para ello, la OAR deberá descargarse, cumplimentar, firmar electrónicamente por el representante legal y adjuntar, el modelo de renuncia que aparecerá en la aplicación. En este caso en la pantalla inicial de presentación se cambiará el estado de la OAR de “Documentación En Resolución (Pendiente de justificar)” a “Renunciada”.
En cualquier momento el representante legal de la OAR, o la persona autorizada por el MSSSI para entrar en la aplicación, podrá consultar en la pantalla principal el estado de su OAR.
6 ASISTENCIA EN EL MANEJO DE SISGEMA
En la barra superior de la aplicación se encuentra el botón “Ayuda”, donde se podrán visualizar los documentos de interés al usuario sobre el uso de la aplicación SISGEMA y sobre la subvención a las OAR encargadas del reparto de alimentos y del desarrollo de medidas de acompañamiento, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas.
Para cualquier duda o incidencia detectada, la OAR podrá escribir un correo electrónico a través del botón “Contacto” que se encuentra en la barra superior de la aplicación.
Las instrucciones correspondientes a la forma de presentar la justificación para recibir el segundo pago, se publicarán más adelante por parte del MSSSI.
