PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.23

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CONTROL DE AVANCE Fecha: 22/06/2008Página 1 de 5

1. OBJETIVO

Establecer la metodología y las herramientas para calcular, de manera confi able y oportuna, el porcentaje de avance real del Proyecto y compararlo con el avance previsto en una fecha determinada.

2. DESARROLLO

2.1. Cálculo del Porcentaje de Avance del Proyecto

El Proyecto defi nirá previamente la Estructura de Control de Avances1. Para ello se seleccionará y/o agrupará aquellas actividades que determinan el avance del Proyecto, siguiendo criterios generales de importancia, volumen y secuencia. El objetivo es seleccionar aquellas actividades que, a través de la medición de su avance, permitan refl ejar de mejor manera el avance del Proyecto en su conjunto. En la defi nición de estas actividades se tomará en cuenta el criterio de vinculación.

En función de las cantidades ejecutadas en cada actividad así defi nida, es posible cuantifi car el avance real físico de un Proyecto en una fecha determinada. El avance es expresado como un porcentaje del total del alcance del Proyecto. El proceso de Control de Avance consiste en comparar:

El porcentaje de avance previsto, calculado con base en el Cronograma General, en función a las cantidades previstas a ejecutar hasta la fecha de evaluación, y

El porcentaje de avance real, calculado con base en las cantidades realmente ejecutadas hasta la fecha de evaluación.

El porcentaje de avance del Proyecto se calcula de la siguiente forma:

a) Calcular los avances de cada actividad de la Estructura de Control de Avance.

b) Considerando a las cantidades totales de las actividades como un 100%, calcular los porcentajes de avance de las mismas. Para que estos porcentajes sean realistas, deben estar referidos a las cantidades totales actualizadas.

c) Dado que cada actividad tiene unidades de medida diferentes (por ejemplo: m3 de excavación, m3 de concreto, kg de acero), es necesario defi nir un mecanismo de ponderación para poder traducir los porcentajes de avance de cada actividad en el porcentaje de avance de todo el Proyecto.

d) El mecanismo de ponderación consiste en convertir cada actividad a una unidad común, generalmente usando como criterios las HH que las componen o el dinero que involucran. Esta conversión se realiza sobre los totales de cada actividad, de ese modo se tienen todas las actividades expresadas en una misma unidad y pueden sumarse para obtener el total del Proyecto.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

…

Actividad N

Metrado total 1

Metrado total 2

Metrado total 3

…

Metrado total N

Avance 1

Avance 2

Avance 3

…

Avance N

% Avance 1

% Avance 2

% Avance 3

…

% Avance N

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

…

Actividad N

Metrado total 1

Metrado total 2

Metrado total 3

…

Metrado total N

Avance 1

Avance 2

Avance 3

…

Avance N

% Avance 1

% Avance 2

% Avance 3

…

% Avance N

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e) Con los totales expresados ahora en unidades compatibles, puede calcularse la incidencia porcentual de cada actividad sobre el total del Proyecto. La suma de las incidencias debe ser 100%.

f) El porcentaje de avance del Proyecto será entonces la sumatoria del producto del porcentaje de incidencia por el porcentaje de avance de cada actividad.

2.2. Curva “S”:

La curva “S” es un informe que grafi ca la curva de porcentaje de avance acumulado del Proyecto en función del tiempo, tanto para el avance previsto como para el avance real, permitiendo su comparación. Se recomienda que los puntos de la curva se grafi quen con intervalos semanales, a fi n de que permitan su evaluación semanal.

El avance previsto está grafi cado para todo el Proyecto, con base en los avances semanales acumulados de cada actividad previstos en el Cronograma.

El avance real se va grafi cando semana a semana según se va registrando.

Si la curva del avance real se encuentra por encima de la curva del avance prevista, signifi ca que el Proyecto se encuentra más adelantado de lo esperado. Si la curva de avance real se encuentra por debajo de la curva de avance prevista, signifi ca que el Proyecto se encuentra retrasado con respecto a lo esperado. Para que esto se cumpla:

Las actividades a controlar deben ser las mismas en ambas curvas. Los totales a ejecutar deben estar actualizadas en la curva de avance previsto.

La fi gura 01 muestra un ejemplo gráfi co:

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Figura 01 – Ejemplo de reporte de curva “S”.

Esta evaluación permite determinar si el Proyecto se encuentra adelantado o retrasado respecto de lo previsto en el Cronograma. La Curva “S” proporciona un registro del seguimiento del avance real del Proyecto. Esta información permite analizar líneas de tendencia y ayuda a la toma de acciones correctivas y/o preventivas.

De manera adjunta o integrada a la gráfi ca de la Curva “S”, de podrá mostrar la siguiente información:

Porcentajes de avance: Tabulación de los porcentajes de avances semanales y acumulados del Proyecto, tanto previstos como reales.

Avance por metrados de actividades: Tabulación del avance de todas las actividades que integran la Curva “S”, mostrando para cada una el metrado total, el avance previsto a la fecha y el avance real a la fecha. Esto da una idea más puntual para saber qué trabajos del Proyecto se encuentran atrasados, adelantados o en estado normal. Se muestra un ejemplo en la fi gura 02:

Figura 02 – ejemplo de cuadro resumen de control de avance.

AVANCE

Item

OBRAS CIVILES1001100210031004100510061007100810091010

Obras PreliminaresTopografíaExcavación MasivaExcavación ConfinadaRelleno y ConformaciónConformación de BotaderoMorteroEncofradoAceroJuntas

glbdiam3m3m3m3m3m2kgml

83,522.10-

85,342.8822,451.00

7,800.0024,752.0059,446.1682,501.9048,801.4856,353.47

-323,505.43

---

91,584.19---

600,757.62

27,428.24-

12,349.766,864.004,875.00

-5,103.392,396.301,103.551,200.10

--

4,875.00---

22,856.04

218,625.10

27,428.24-

12,349.766,864.004,875.00

-5,103.392,396.301,366.051,200.10

-----

22,856.04---

103,266.30

32.8 %0.0 %

14.5 %30.6 %62.5 %

0.0 %8.6 %2.9 %2.8 %2.1 %0.0 %0.0 %0.0 %0.0 %0.0 %

25.0 %0.0 %0.0 %0.0 %

17.2 %

mlundmlkgglb

$

% avance totalActual Anterior Semanal

17.19% 13.50% 3.69%

LíneasAccesoriosCunetasCarpintería metálicaVarios

Total Avance

10111012101310141015

8

OBRAS MECÁNICAS

Und. Total Contractual AcumuladoPrevisto

Acumulado Actual % Acum.Actual

PARTIDAS DE CONTROL

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Adicionalmente, se tomará en cuenta lo siguiente:

Curva “S” del Cliente: Es posible que el Cliente solicite un reporte semanal de Curva “S” para controlar los avances del Proyecto, para lo cual tiene una metodología propia y formatos ya estandarizados. Esta Curva “S” será calculada con base en el Cronograma General Contractual. En lo posible, se usará esta curva para el control interno a fi n de no duplicar esfuerzos, a menos que no se considere adecuada para tal fi n.

Curva “S” del Panel de Control: El Panel de Control2 incluye un espacio para el reporte de una Curva “S” expresada en dólares, que debe estar vinculada con el Cronograma Valorizado3. El total de dicha curva será igual al total de la venta a fi n del Proyecto y el intervalo de gráfi ca será mensual de manera concordante con los periodos de valorización. Adicionalmente, incluye una curva de proyección que complementa la curva real y debe cerrar en el monto de venta total.

La Curva “S” es la herramienta recomendada para el Control de Avances, sin embargo, la Gerencia de Proyecto podrá defi nir la manera que convenga más al Proyecto, en función de las particularidades del mismo.

2.3. Herramienta de Control de Avance

Se ha desarrollado una Herramienta de Control de Avance4, la cual se encuentra a disposición de los Proyecto que deseen usarla. El uso de la herramienta consiste básicamente en ingresar en ella las cantidades ejecutadas a la fecha de acuerdo a las actividades a controlar defi nidas. El resultado, el cual será automatizado, podrá generar los distintos reportes que requiera el Proyecto, de acuerdo a la vinculación que se haya logrado entre las Estructuras de Control5 correspondientes:

Estructura de Control Utilizada en:

Estructura de División de Trabajo Cronograma General y Control de PlazoEstructura de Control de Costos Control de CostosEstructura de Control de Avances Control de AvancesPartidas de Control Control de Productividad (IP)Ítems de Pago Valorizaciones con el Cliente

Figura 03 – Reportes que pueden ser generados por la Herramienta de Control de Avance

La herramienta grafi ca de manera automática la Curva “S” y genera los cuadros resúmenes de avance por actividad.

2.4. Matriz de Responsabilidades

GP Pr OT1. Defi nir periodicidad de control √ √

2. Defi nir actividades a controlar √ √

3. Defi nir reportes requeridos √ √

4. Diseñar fl ujo de toma de información de avances √ √

5. Validar defi niciones anteriores √

6. Levantamiento de la información de avances de acuerdo a fl ujo √

7. Consolidación de información de avances √

2 Ver documento GYM.SGP.PG.45 – Informes de Gestión 3 Ver documento GYM.SGP.PG.14 – Cronogramas de Recursos 4 Ver herramienta GYM.SGP.HE.01 – Control de Avance e instructivo GYM.SGP.IN.05 – Herramienta de Control de Avance. 5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control.

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8. Administración de la herramienta √

9. Validación de reportes √10. Tomar acciones correctivas y preventivas para asegurar el cumplimiento

del plazo. √

GP: Gerente de ProyectoPr: Ingeniero de ProducciónOT: Ofi cina Técnica

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas prácticas

Se recomienda que la periodicidad del Control de Avance permita alimentar los demás informes del Proyecto que tengan como input los avances ejecutados, tales como el IP6.

Al momento de defi nir las actividades se tendrá en cuenta que deberá existir una vinculación entre los avances controlados y los inputs para el IP, la Valorización, la Curva “S” y el Control de Costos. En lo posible se defi nirán las actividades a controlar para que sean input directo para el IP, cuya actualización es semanal.

Se debe defi nir el fl ujo de toma de información en campo hasta el día de ingreso a la herramienta. Para esto se requerirá diseñar el proceso de recopilación a detalle y si es necesario partida por partida7. Se requerirá defi nir a los responsables con las fechas de cumplimiento para el control oportuno. La información es consolidada e ingresada a la Herramienta por la Ofi cina Técnica.

3.2. Documentos Relacionados

GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General GYM.SGP.PG.22 – Control del Plazo GYM.SGP.IN.05 – Herramienta de Control de Avance – Disponible en CD

3.3. Anexos

GYM.SGP.HE.01 – Control de Avance - Disponible en CD

6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 – Control de Productividad 7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control.