HABILIDADES GERENCIALES

Los Gerentes y la AdministraciónEn los mercados ferozmente competitivos de hoy, una organización puede fracasar de un momento a otro. ¿Cuál es la diferencia entre las organizaciones que tienen éxito y las que no lo tienen? Los buenos Gerentes.

Los Gerentes están presentes en todos los caminos de la vida. Son diferentes en cuanto a características físicas, color edad y género. Trabajan para producir utilidades o para algún fin de tipo social.

Sin embargo no alcanzan esas metas solos, lo logran gracias a los esfuerzos de otras personas. Los Gerentes se encargan de presentar planes, mantener las actividades por buen camino y de que el entorno sea apropiado para un trabajo productivo.

Los Gerentes trabajan en organizaciones y, por ello, antes de decir quiénes son y que hacen, debemos explicar el significado del término organización.

OrganizaciónUna organización es un grupo de personas ordenadas de forma sistemática, reunidas para un propósito especifico.

Características que tienen en común todas las organizaciones: toda organización como ya se dijo tiene un propósito y esta compuesta por personas agrupadas de una manera determinada.

En primer lugar el propósito distintivo de una organización suele estar expresado en términos de una meta o conjunto de metas.En segundo lugar, los propósitos o las metas no se logran solos. Las personas deben tomar decisiones para establecer el propósito y realizar una serie de actividades para convertir la meta en una realidad.En tercer lugar, todas las organizaciones desarrollan una estructura sistemática que define y limita el comportamiento de sus miembros.

Así pues, el termino organización se refiere a una entidad que tiene un propósito claro, consta de personas o miembros y posee una estructura sistemática.

El Gerente

Dividiremos a los miembros que trabajan en organizaciones en dos categorías: los operativos y los Gerentes.

El personal operativo se refiere a las personas que desempeñan un trabajo o una tarea y que no son responsables de supervisar el trabajo de otros.

En contraste, los gerentes dirigen las actividades de otros individuos dentro de la organización.

Ditcher (1988) señala que el término Gerente para designar el acto de guiar a los demás, lograr que las cosas se hagan, dar y ejecutar órdenes.

Por su parte Alvarado (1990) señala que el Gerente existe para ejecutar el objetivo o misión de la organización.

¿Qué es la Administración y qué hacen los Gerentes?

El término Administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y con eficacia, a través de otras personas y junto con ellas.

Procesos de la Administración:

A principios del siglo XX, el industrial francés Henri Fayol escribió que todos los gerentes llevan a cabo cinco actividades administrativas, que se conocen como el proceso administrativo. Estas son: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Los Gerentes deben ser capaces de desempeñar las cinco al mismo tiempo y necesitan darse cuenta de que cada una repercute en las demás. Es decir, estos procesos estan relacionados entre sí y son interdependientes.

En Alicia en el País de las Maravillas, el gato de Cheshire dice: si uno no tiene demasiado interés por llegar a alguna parte, entonces no importa el camino que siga. Dado que las organizaciones existen por un objetivo concreto, entonces alguien debe definir ese objetivo y los medios para cumplirlos. Eses alguien es un Gerente.

Actividades de los Procesos de la Administración

Planificar: abarca la definición de metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades.

Organizar: determinar las tareas que se llevaran a cabo, como serán realizadas, quién las ejecutará, cómo estarán agrupadas, quién depende de quién y donde serán tomadas las decisiones.

Dirigir: incluye motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el canal más eficaz de comunicación y resolver los conflictos que se presentes.

Controlar: proceso de vigilar el desempeño, compararlo con las metas y corregir todas las desviaciones sustantivas.

¿Qué hacen los Gerentes?Henry Mintzberg a finales de los 60, presento una visión novedosa con respecto al quehacer del Gerente, resultado de un minucioso estudio de cinco altos ejecutivos mientras trabajaban.

Mintzberg encontró que los gerentes de su estudio tomaban parte en diversas actividades, muchas imprevistas y de corta duración. Tenían poco tiempo para reflexionar, porque constantemente sufrían interrupciones. La mitad de sus actividades duraba menos de nueve minutos. Sin embargo, además de esta información, Mintzberg, presentó un plan de categorías que define el quehacer de los gerentes, basado en lo que estos hacen en realidad, y que normalmente se conocen como Roles Gerenciales.

Roles Gerenciales: categorías concretas del comportamiento de los gerentes; muchas veces agrupadas en tres categorías principales: las relaciones interpersonales, la transferencia de información y la toma de decisiones.

Los Roles Gerenciales de Mintzberg Interpersonal

Rol Descripción Actividades Identificables

Cabeza Visible Cabeza simbólica; obligado a llevar a cabo una serie de deberes rutinarios de orden legal o social

Recibir las visitas; firmar documentos legales

Líder Encargado de motivar y activar a los empleados; responsable de asignar personal y capacitarlo, y obligaciones afines

Ejecutar prácticamente todas las actividades relacionadas con los empleados

Enlace Mantener la red que se ha creado de contactos externos e informantes que le hacen favores y le proporcionan información

Acusar recibo de correspondencia; ejecutar el trabajo externo del consejo de administración; llevar a cabo otras actividades que implican a personas del exterior

Los Roles Gerenciales de Mintzberg De transferencia de Información

Rol Descripción Actividades Identificables

MONITORBuscar y recibir una gran variedad de información especial (actual) para desarrollar el entendimiento de la organización y el medio ambiente de trabajo

Leer publicaciones periódicas e informes; mantener contactos personales.

DIFUSORRecibir la información de otros empleados y transmitirla a los miembros de la organización

Sostener juntas informativas, hacer llamadas telefónicas para transmitir información.

VOCERO

Transmitir al exterior información acerca de los planes, las políticas, los actos, los resultados, etc., de la organización.

Llevar a cabo juntas de consejo de administración; proporcionar información a los medios de comunicación

Los Roles Gerenciales de Mintzberg De Toma de Decisiones

Rol Descripción Actividades Identificables

EMPRESARIO Estudiar la organización y su contexto en busca de oportunidades, y emprender “proyectos de mejoras” para producir cambios.

Organizar las estrategias y las juntas de revisión para desarrollar nuevos programas

GESTOR DE ANOMALÍAS Responsable de tomar medidas correctivas cuando la organización afronta anomalías importantes

Organizar las estrategias y las juntas de revisión

ASIGNADOR DE RECURSOS

NEGOCIADOR

Responsable de asignar todo tipo de recursos, decidir y autorizar todas las decisiones importantes

Encargado de representar a la organización en las negociaciones importantes

Desempeñar cualquier actividad que implique presupuestar y programar el trabajo de los empleados

Participar en las negociaciones contractuales con el sindicato o con los proveedores

¿Cuáles son las habilidades y competencias de los Gerentes Exitosos?

En la década de 1970, Robert L. Katz trató de contestarla mediante investigaciones en el campo de la administración. Katz y otros han encontrado que los Gerentes deben tener cuatro habilidades críticas para administrar.

Las habilidades administrativas identifican las capacidades o los comportamientos que son cruciales para triunfar en un puesto gerencial. Podemos clasificarlas en dos niveles: las habilidades generales que debe tener el administrador y las habilidades especificas relacionadas con el éxito de la administración.

¿Cuáles son las habilidades y competencias de los Gerentes Exitosos?

HABILIDADES GENERALES: los gerentes eficaces deben dominar cuatro campos generales de habilidades. A saber:

Habilidades Conceptuales: se refieren a la capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas. Ayudan a los gerentes a entender como funcionan las cosas y les facilita la toma de decisiones correctas.

Habilidades Interpersonales: capacidad del gerente para entender, enseñar y motivar a otros y trabajar con ellos, individualmente o en grupos.

Habilidades Técnicas: capacidad del gerente para usar los instrumentos, los procedimientos y las técnicas de campo especializada.

Habilidades Políticas: capacidad para crear una base de poder y establecer los contactos correctos.

¿Cuáles son las habilidades y competencias de los Gerentes Exitosos?

HABILIDADES ESPECÍFICAS: La investigación también ha identificado seis conjuntos de conductas que explican poco más de 50% de la eficacia de un gerente. Estas son:

Controlar el entorno de la organización y sus recursos: incluye demostrar, en las juntas de planificación y asignación de recursos, así como en la toma inmediata de decisiones, la capacidad para emprender acciones y llevar la delantera para hacer cambios en el entorno. Asimismo, implica fundamentar las decisiones relativas a los recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y exacto de los objetivos de la organización.

Organizar y coordinar: con esta capacidad, los gerentes organizan las cosas en torno a las tareas y, a partir de ahí, coordinan relaciones de interdependencia entre las tareas, cuando procede.

Manejar la información: este conjunto de comportamientos comprende usar los canales de comunicación y la información para identificar problemas, entender los cambios del entorno y tomar buenas decisiones.

¿Cuáles son las habilidades y competencias de los Gerentes Exitosos?

Propiciar el crecimiento y el desarrollo: los gerentes propician su crecimiento y desarrollo personales, así como los de sus empleados, mediante el aprendizaje constante en el trabajo.

Motivar a los empleados y manejar conflictos: los gerentes refuerzan los aspectos positivos de la motivación, de modo que los empleados sientan ganas de realizar su trabajo, y eliminan los conflictos que puedan inhibir la motivación de éstos.

Resolver problemas estratégicos: los gerentes asumen la responsabilidad de sus decisiones y se aseguran de que los subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar decisiones.

Competencias GerencialesEl enfoque más reciente para definir la tarea del gerente se concentra en las competencias gerenciales, las cuales se pueden definir como un conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes afines que se relacionan con el buen desempeño del Gerente.

Uno de los estudios más amplios sobre este tema es el realizado por el Reino Unido y se conoce como la iniciativa de estatutos de la administración. Dicho estudio, basado en un análisis de las actividades de los gerentes y de lo que éstos deben hacer, en lugar de lo que saben, establece normas genéricas para la competencia gerencial.