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HERRAMIENTA DE CARGUE HECAA V.3.3 Ministerio de Educación Nacional MANUAL DEL USUARIO I.E.S. Versión 1.0 Elaborado por: SOFINSER Ltda. Bogotá, 2016

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HERRAMIENTA DE CARGUE

HECAA V.3.3

Ministerio de Educación Nacional

MANUAL DEL USUARIO I.E.S.

Versión 1.0

Elaborado por:

SOFINSER Ltda.

Bogotá, 2016

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 5

2 COMO ES LA DINAMICA PARA CARGAR LA INFORMACION? .............................. 6

3 INGRESAR AL SNIES ................................................................................. 8

4 REPORTE DE INFORMACIÓN ..................................................................... 11

4.1 CONSULTAR PLANTILLAS ......................................................................... 12

4.2 DESCARGAR PLANTILLAS ......................................................................... 13

4.3 DILIGENCIAR PLANTILLAS ......................................................................... 15

CONSULTA DE VALORES VALIDOS (DOMINIOS) .............................................................. 16

PLANTILLAS DE FORMATO *.CSV .................................................................................... 17

4.4 CARGAR PLANTILLAS ............................................................................... 18

5 OTRAS OPCIONES ................................................................................... 25

5.1 VERIFICAR INFORMACIÒN .................................................................... 25

5.2 ADMINISTRACION DE CONTACTOS ........................................................ 27

5.3 DESCARGAR TABLAS DE REFERENCIA .................................................... 27

5.4 TABLERO DE CONTROL ........................................................................ 28

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LISTA DE FIGURAS

Pág.

Gráfica 1- Cómo se carga la información? .................................................................................... 6

Gráfica 2- Página Inicio del SNIES ................................................................................................. 8

Gráfica 3- Herramienta de cargue ................................................................................................. 8

Gráfica 4- Inicio Sesión ................................................................................................................. 9

Gráfica 5- Pantalla de bienvenida y noticias ................................................................................. 9

Gráfica 6- Componentes pantalla inicial de la herramienta de cargue ....................................... 10

Gráfica 7- Menú Reporte de Información ................................................................................... 11

Gráfica 8- Consultar Plantillas – Grupos de plantillas ................................................................. 12

Gráfica 9- Consultar Plantillas – Detalle de plantillas ................................................................. 12

Gráfica 10- Imagen de plantilla descargada Edge (explorador de Microsoft Windows 10) ....... 13

Gráfica 11- Imagen de plantilla descargada en Chrome (explorador de Google) ....................... 13

Gráfica 12- Imagen de plantilla descargada en Firefox (explorador de Mozilla) ........................ 13

Gráfica 13- Ejemplo de plantilla descargada .............................................................................. 15

Gráfica 14- Imagen de observaciones y valores para un campo ................................................. 15

Gráfica 15- Ejemplo de plantilla diligenciada .............................................................................. 16

Gráfica 16- Ejemplo de plantilla en formato csv descargada ...................................................... 17

Gráfica 17- Ejemplo de plantilla en formato csv diligenciada ..................................................... 17

Gráfica 18- Menú cargar plantillas .............................................................................................. 18

Gráfica 19- Pantalla para Cargar Plantillas .................................................................................. 18

Gráfica 20- Seleccionar Archivo que contiene plantilla a validar ............................................... 19

Gráfica 21- Avance de carga del archivo ..................................................................................... 19

Gráfica 22- Ejemplo de archivo leído preparado para cargar ..................................................... 20

Gráfica 23- Selección de periodo ................................................................................................ 20

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Gráfica 24- Error por falta de selección del periodo ................................................................... 20

Gráfica 25- Ejemplo de mensaje de registros publicados sobre la selección de un periodo ...... 21

Gráfica 26- Archivo cargado ........................................................................................................ 21

Gráfica 27- Error informativo de validación de plantillas .......................................................... 22

Gráfica 28- Ejemplo de plantilla con errores .............................................................................. 22

Gráfica 29- Validación exitosa .................................................................................................... 23

Gráfica 30- Segunda validación exitosa ...................................................................................... 23

Gráfica 31- Certificado de radicación de información ............................................................... 24

Gráfica 32- Menú verificar información ...................................................................................... 25

Gráfica 33- Pantalla de verificar información ............................................................................. 25

Gráfica 34- Cerrar variable para reporte del periodo ................................................................. 26

Gráfica 35- Solicitud de reapertura de variable en el período .................................................... 26

Gráfica 36- Formulario de solicitud de reapertura ..................................................................... 26

Gráfica 37- Menú administrar contactos .................................................................................... 27

Gráfica 38- Pantalla de gestión de contactos .............................................................................. 27

Gráfica 39- Menú descargar tablas de referencia ....................................................................... 28

Gráfica 40- Imagen pantalla descargar tablas de referencia ...................................................... 28

Gráfica 40- Menú tablero de control .......................................................................................... 28

Gráfica 42- Tablero de control .................................................................................................... 29

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1 INTRODUCCIÓN

Este documento tiene como propósito mostrar a los usuarios del Ministerio y a las instituciones de educación superior (IES) el funcionamiento de la herramienta de cargue que se empleará para realizar el cargue de todos los formatos del SNIES. Se divide en varias secciones a saber: - Explicación de la dinámica para cargar la información? - Consultar Plantillas - Diligenciar Plantillas - Cargar Plantillas - Estado de cargue y errores - Reportes y Consultas especiales

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2 COMO ES LA DINAMICA PARA CARGAR LA INFORMACION?

Antes de revisar las opciones de ingreso al sistema es importante conocer como es el proceso

de cargue y validación de información a través de las plantillas. En el cuadro que está a

continuación se muestra los pasos que se deben seguir para cargar la información de los

formatos al SNIES.

Gráfica 1- Cómo se carga la información?

Como se puede observar en el cuadro hay 2 instancias o momento para la validación:

En la primera validación el sistema revisará lo siguiente:

Columnas obligatorias: Deben estar diligenciadas, no pueden estar vacías.

Valores predefinidos o rangos definidos: Los campos que deben tener un valor existente

o un rango definido de opciones, no pueden tener valores diferentes. Por ejemplo los

códigos divipola de municipios, los códigos de países, los códigos de colegios, los campos

que solo aceptan S o N, o los valores de rubros presupuestales, entre otros. Todos estos

dominios se pueden descargar del aplicativo en la opción “Descargar tablas de

referencia”.

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Tipo de dato: Las columnas que esperan valores numéricos no pueden tener registradas

letras u otro tipo de caracteres.

En otras palabras se verifica que el archivo este “bien formado” y con información consistente.

En este punto se obtiene un primer archivo de errores o inconsistencias o se continúa a la

siguiente validación.

En la segunda validación el sistema revisará lo siguiente:

Registros duplicados: Dependiendo del formato revisa que el identificador de cada

registro no se duplique.

Completitud de la información: Por ejemplo en los formatos que requieren información

mensual se revisa que estén registrados los 3 meses del trimestre o en los que tienen

mediciones que haya cuatro mediciones por mes, etc.

Reglas específicas del negocio para cada columna: Por ejemplo valida que ciertos

campos sean mayores que 0, que si es un porcentaje el valor esté entre 0 y 100 y otras

más que están especificadas por cada formato en el documento de validaciones. Todas

las validaciones se pueden descargar de la zona de descargas.

Esta validación dependiendo de la plantilla y del número de registros enviados se puede

realizar en línea o en batch, es decir que puede obtenerse un mensaje de información

validada exitosamente, o un mensaje donde se indica que la validación se realizará

posteriormente. En los dos casos se enviará una notificación por correo indicando el

resultado.

Todo el proceso de envío de información se considera exitoso cuando se obtiene un

certificado de radicado de información, de lo contrario el proceso se considera incompleto.

Teniendo en cuenta esto en los numerales siguientes se mostrara el acceso a cada uno de

las opciones descritas en el flujo de información a continuación:

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3 INGRESAR AL SNIES

Al SNIES se ingresa mediante el siguiente URL http://snies.mineducacion.gov.co y se obtiene

la siguiente pantalla de inicio:

Gráfica 2- Página Inicio del SNIES

Al oprimir Reporte de información de IES al SNIES se ingresará a la herramienta de cargue donde

se debe autenticar o iniciar sesión digitando la clave y usuario asignado:

Gráfica 3- Herramienta de cargue

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Al seleccionar , se muestra la ventana que permite ingresar usuario y password.

Gráfica 4- Inicio Sesión

Una vez autenticado se mostrará la pantalla de bienvenida, donde se aprecian las últimas

noticias y algunas comunicaciones que se deben tener en cuenta:

Gráfica 5- Pantalla de bienvenida y noticias

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En este punto hay que observar el menú superior y todos los componentes, donde están las

opciones disponibles para cada usuario.

Gráfica 6- Componentes pantalla inicial de la herramienta de cargue

Como se observa el grafica anterior, el aplicativo tiene en su pantalla principal un menú superior

de opciones disponibles de acuerdo al perfil del usuario conectado, y unos botones o iconos que

permiten desconectarse o cerrar sesión, cambiar la contraseña o intercambiar la IES con la que

se quiere trabajar.

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4 REPORTE DE INFORMACIÓN

Cuando se ingresa a la Herramienta de cargue al menú se

despliega un submenú, donde se muestras las siguientes opciones

Consultar Plantillas

Cargar Plantillas

Estado de cargue y errores

Verificar Información

Estas opciones como todas las de los diferentes menú, pueden estar activas o no dependiendo

del perfil o rol que tenga el usuario conectado.

Gráfica 7- Menú Reporte de Información

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4.1 CONSULTAR PLANTILLAS

Al seleccionar la opción se tendrá un listado con todas las plantillas a las

cuales el usuario tiene acceso, las plantillas o formatos están agrupados por su característica en

tipos o grupos de plantillas.

Gráfica 8- Consultar Plantillas – Grupos de plantillas

En cada grupo de plantillas aparece el simbolo , el cual al oprimir desplegará hacia abajo

el detalle de las platillas autorizadas para el usuario:

Gráfica 9- Consultar Plantillas – Detalle de plantillas

Al oprimir el símbolo , se contrae nuevamente el grupo de plantillas.

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4.2 DESCARGAR PLANTILLAS

Para cada una de las plantillas listadas en el borde derecho se encuentran los íconos

que permite descargar la plantilla en formato de hoja de cálculo o en formato

csv, respectivamente. (No todas las plantillas están pueden estar habilitadas para descargar

en los dos formatos).

Gráfica 10- Imagen de plantilla descargada Edge (explorador de Microsoft Windows 10)

Gráfica 11- Imagen de plantilla descargada en Chrome (explorador de Google)

Gráfica 12- Imagen de plantilla descargada en Firefox (explorador de Mozilla)

En todos los casos presentados se descarga la plantilla al disco duro o unidad de datos, por

defecto se hace sobre la carpeta de “descargas”, pero se puede colocar en cualquier ubicación

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y se puede renombrar el archivo, según los estándares y necesidades de almacenamiento de los

usuarios.

Las plantillas se pueden descargar en cualquier momento y no es necesario descargarlas todos

los periodos a no ser que se haya informado de algún cambio en las mismas. Si por la plantilla

cambia por alguna actualización el sistema informará que la plantilla es inconsistente y será

necesario descargarla de nuevo y pegar la información en el orden apropiado.

Cuando hablamos de plantillas, se dice que es un instrumento que permite guiar el reporte de

la información previamente predefinida, por lo cual la estructura de filas y columnas se debe

respetar. Si el usuario realiza cambios a la plantilla, el sistema detectará que la misma se

encuentra inconsistente y enviará un error.

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4.3 DILIGENCIAR PLANTILLAS

Un ejemplo de la plantilla generada y posteriormente descargada será el siguiente:

Gráfica 13- Ejemplo de plantilla descargada

En esta plantilla se tendrá una pestaña por cada formato y al final habrá una pestaña INFO

que contiene información de control de la plantilla, la cual NO se puede modificar.

En todas las columnas se tendrá un comentario que le indica al usuario lo que debe

diligenciar y generalmente muestra el tipo de dato (numérico o alfanumérico), si es

obligatorio o no y los posibles valores si hay a lugar.

- Atributos de la información del formato: En estas columnas se debe diligenciar el

código del ítem deseado para el atributo a registrar. En el ejemplo se muestra un

formato que tiene el atributo ID_TIPO_REGLAMENTO y se ve el comentario que

tiene esa columna mostrando los códigos válidos para ese atributo que son

únicamente los números entre el 1 y el 5.

Gráfica 14- Imagen de observaciones y valores para un campo

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En este ejemplo también se observa que se debe colocar un valor numérico y que

el campo es obligatorio es decir que no puede ser nulo.

- Para valores numéricos. Se debe usar como separador de decimales la coma (,) y no

se debe incluir separador de miles. Si el valor es un porcentaje debe estar entre 1 y

100.

- No se deben incluir en las celdas fórmulas o referencias a otras hojas, en lo posible

si se copia la información de otra hoja de cálculo a la plantilla hay que hacerlo como

“valores”.

Cuando una plantilla tiene varias las pestañas, hay que diligenciarlas, para hacer la posterior

validación y cargue de la información de las mismas. Generalmente la existencia de varias

pestañas obedece a detalles que se requieren para complementar la información de un

registro maestro.

Un ejemplo de diligenciamiento de una pestaña de la plantilla sería el siguiente

Gráfica 15- Ejemplo de plantilla diligenciada

CONSULTA DE VALORES VALIDOS (DOMINIOS)

Cuando no se logra apreciar los valores validos por tener dominios muy extensos,

o cuando Ud. quiere descargar los códigos válidos para preparar la información se

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debe descargar del menú de opciones Administrativas el

reporte de tablas de referencia:

Esta opción se revisará más adelante.

PLANTILLAS DE FORMATO *.CSV

De la misma forma se pueden descargar las plantillas *.csv cuando están habilitadas

y cuando se debe reportar de variables que tienen gran cantidad de registros y

generalmente cuando la información se extrae de un sistema especial.

El proceso para descargar la plantilla es el mismo de las de hoja de cálculo solo que

se oprime el icono respectivo:

Esta operación descarga un archivo en formato csv, el cual debe abrirse con un

editor de texto y seguir el orden de los campos separado por punto y coma (;),

respetando las primeras 4 filas, las cuales no se deben alterar.

Gráfica 16- Ejemplo de plantilla en formato csv descargada

Gráfica 17- Ejemplo de plantilla en formato csv diligenciada

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4.4 CARGAR PLANTILLAS

Gráfica 18- Menú cargar plantillas

Una vez diligenciada y guardada la plantilla, se selecciona la opción “Cargar Plantillas” para

iniciar el proceso de reporte de información, obteniendo la siguiente pantalla:

Gráfica 19- Pantalla para Cargar Plantillas

Aquí se debe hacer click sobre el ícono y el aplicativo lo llevará

a seleccionar el archivo que contiene la plantilla que se quiere Cargar.

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Gráfica 20- Seleccionar Archivo que contiene plantilla a validar

Una vez se selecciona el archivo a cargar al portal se muestra el avance del proceso.

Gráfica 21- Avance de carga del archivo

Esta selección carga el archivo al portal, sin embargo tenga en cuenta que hasta aquí solo se ha seleccionado el archivo, así que si se aborta o termina el proceso no se ha realizado ningún proceso efectivo. De esta forma el archivo cargado es leído en el aplicativo, donde identifica cuantos registros se van procesar y que plantilla es la que se está gestionando.

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Gráfica 22- Ejemplo de archivo leído preparado para cargar

En este punto, la herramienta al detectar que plantilla se va a cargar, muestra los periodos habilitados si la plantilla es periódica, de lo contrario solo espera que el usuario presione el botón de cargar. Para seleccionar el periodo para el cual va a realizar la carga solo despliegue a lista de valores de los mismos.

Gráfica 23- Selección de periodo

Si la plantilla requiere periodo y el mismo no se selecciona se obtendrá este error:

Gráfica 24- Error por falta de selección del periodo

Cuando se está seleccionando el periodo, se puede ver un mensaje sobrepuesto que indica si la variable ya posee información publicada, sea cuidadoso de escoger el periodo correcto pues puede remplazar la información ya publicada si comete un error.

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Gráfica 25- Ejemplo de mensaje de registros publicados sobre la selección de un periodo

Al terminar la selección del archivo y colocar y el periodo aparece un botón que permitirá

cargar el archivo.

Gráfica 26- Archivo cargado

Si no se quiere continuar con el proceso se oprime el botón , retornando a la

pantalla donde se puede realizar la carga del archivo.

Si se quiere continuar con la validación y si la plantilla a validar presenta errores se tendrá

la siguiente pantalla informativa:

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Gráfica 27- Error informativo de validación de plantillas

Para poder visualizar los errores se debe hacer click sobre el ícono

y la herramienta procede a bajar al disco duro del usuario un archivo Excel que contiene los

errores de la plantilla validada.

El archivo que contiene los errores será de la siguiente forma:

Gráfica 28- Ejemplo de plantilla con errores

En el archivo de errores se resalta cada error y hay un comentario que le indica al usuario el

error cometido.

Si se desea sobre este archivo de errores se puede realizar la corrección de los datos.

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Una vez realizadas las correcciones al archivo se debe hacer click sobre el ícono

, lo cual deja al usuario nuevamente en la pantalla mostrada en la gráfica 10

(Cargar Plantillas) para volver a hacer la validación sobre el archivo deseado (puede ser el

de los errores).

Una vez la validación fue exitosa se obtendrá el siguiente mensaje:

Gráfica 29- Validación exitosa

En este momento ya se puede realizar el cargue del archivo validado y comienza la segunda

validación del sistema, para esto se debe hacer click en el ícono

Si la segunda validación no encontró errores en la plantilla se tendrá la siguiente pantalla

informativa:

Gráfica 30- Segunda validación exitosa

En esta pantalla se informa:

Número de registros cargados

Nombre de la plantilla cargada

Número de radicación obtenido, el cual puede descargarse oprimiendo el botón

respectivo.

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Gráfica 31- Certificado de radicación de información

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5 OTRAS OPCIONES

5.1 VERIFICAR INFORMACIÒN

Gráfica 32- Menú verificar información

En el menú, al ingresar a la opción mostrada, se aprecia una pantalla que contiene el estado de

todas aquellas las variables reportadas que son periódicas.

Gráfica 33- Pantalla de verificar información

Aquí se podrá observar la fecha del ultimo cargue, el estado de las validaciones y los datos de

publicación, entendiéndose por publicación el reporte exitoso de información de la información

en el SNIES.

A través de esta pantalla también el usuario puede cerrar o bloquear la variable para el periodo

seleccionado oprimiendo el icono .

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Gráfica 34- Cerrar variable para reporte del periodo

Al oprimir se cerrará la variable para reportarla en el periodo seleccionado, apareciendo

el icono .

Para habilitar el esta variable para el reporte, se oprime el icono , y se confirma o no la

solicitud de reapertura, completando el formulario de la solicitud. Dicha solicitud es enviada al

administrador, quien la aprobará o rechazará.

Gráfica 35- Solicitud de reapertura de variable en el período

Gráfica 36- Formulario de solicitud de reapertura

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5.2 ADMINISTRACION DE CONTACTOS

Esta opción permite la gestión de los contactos de las IES. Recuerde que es necesario mantener

actualizado dichos datos.

Gráfica 37- Menú administrar contactos

Al ingresar a la opción se mostrará la pantalla que permite la gestión de los contactos:

Gráfica 38- Pantalla de gestión de contactos

5.3 DESCARGAR TABLAS DE REFERENCIA

La herramienta de cargue, permite descargar en todo momento en archivos de formato de

hoja de cálculo todas las tablas de referencia o dominios.

Para ingresar a esta opción debe buscar la opción del Menù “Administración” y dentro de esta

escoger el sub menú “Descargar tablas de referencia”

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Gráfica 39- Menú descargar tablas de referencia

Gráfica 40- Imagen pantalla descargar tablas de referencia

5.4 TABLERO DE CONTROL

Como utilidad de seguimiento de información se cuenta con un tablero de control que permite

ver el estado de cargue de las variables y los datos generales del reporte de información.

Gráfica 41- Menú tablero de control

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Gráfica 42- Tablero de control