Herramientas de Sistemas Integrado de Gestión

7/24/2019 Herramientas de Sistemas Integrado de Gestin

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UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

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Pre acio:

La asignatura es de carcter terico-prctico. sta, tiene como fin desarrollar en el

estudiante habilidades para el uso de herramientas de sistemas de gestinempresarial as como su implementacin de pequeas y medianas empresas. Se

promueve el uso de software libres de cdigo abierto en

multiplataformas que el estudiante debe proponerse dominar.

La gestin de la organizacin equivale a la gestin de todos

los procesos que dan lugar a utilizar las herramientas de

sistema integrado de gestin debiendo ser administrados

para conseguir la mxima eficacia y eficiencia empresarial y,

en la medida en que se consideren las distintas variables de

cada proceso (materiales, vehculos, personal, forma de

trabajar, medio ambiente y condiciones de trabajo) y se

gestionen de la mejor forma, se estar optimizando su

funcionamiento.

Comprende Cuatro Unidades de Aprendizaje:

Unidad I: Gestin Empresarial.

Unidad II.Mdulos Informticos para la Gestin Empresarial.

Unidad III:Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP).

Unidad IV:Software ERP.


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Estructura de los ontenidos

La competencia que el estudiante debe lograr al final de la

asignatura es:

Desarrollar y perfeccionar sus habilidades en el uso de

herramientas de sistemas de gestin y aplica software para

la gestin empresarial a travs de actividades donde se

aplique diversas tcnicas y estrategias que le permitan

comprender los procesos de produccin y servicios de una

empresa.

Sistemas dePlanificacinde Recursos

Empresariales(ERP)

Software ERPGestinEmpresarial

Mdulosinformticos

para la gestinempresarial.

Informacin en lagestin empresarial.

Organizacin de laInformacin.

Facturacin.

Contabilidad: Laherramienta ms til

de la empresa.

Software deFacturacion.

Software contable.

Software definanzas.

Software deRecursos

Humanos.

Los sistemasERP.

Caractersticasde un sistema

ERP.

Metodologapara seleccin

de sistemasERP.

Open ERP.

Open ERP:Sistemas de

archivos bsicos.

Open ERP: Creacinde mens yacciones.

Open ERP:

Relaciones.

Enfoques de ERP.


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ndicedelContenidoI. PREFACIO 02II. DESARROLLO DE LOS CONTENIDOS 03 - 152UNIDAD DE APRENDIZAJE 1: GESTI N EMPRESARIAL 05-41

1. Introduccina. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido

2. Desarrollo de los temasa. Tema 01: Informacin en la gestin empresarial.b. Tema 02: Organizacin de la informacin.c. Tema 03: Facturacin.d. Tema 04: Contabilidad: la herramienta ms til de la empresa.

3. Lecturas recomendadas4. Actividades5. Autoevaluacin6. Resumen

060606060606

07-370716253238383941

UNIDAD DE APRENDIZAJE 2: M DULOS INFORM TICOS PARA LA GESTION EMPRESARIAL 42-67

1. Introduccina. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido

2. Desarrollo de los temasa. Tema 01: Software de facturacin.b. Tema 02: Software contable.c. Tema 03: Software de finanzas.d. Tema 04: Software de recursos humanos.


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44-634449545964646567

UNIDAD DE APRENDIZAJE 3:SISTEMAS DE PLANIFICACI N DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) 68-981. Introduccin

a. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido

2. Desarrollo de los temasa. Tema 01:Los sistemas ERP.b. Tema 02: Caractersticas de un sistema ERP.c. Tema 03: Enfoques de ERP.d. Tema 04: Metodologa para seleccin de sistemas ERP.


696969696969

70-947076848995959698

UNIDAD DE APRENDIZAJE 4:SOFTWARE ERP 99-1491. Introduccin

a. Presentacin y contextualizacinb. Competenciac. Capacidadesd. Actitudese. Ideas bsicas y contenido

2. Desarrollo de los temasa. Tema 01: Open ERP.b. Tema 02: Open ERP: sistemas de archivos bsicos.c. Tema 03: Open ERP: creacin de mens y acciones.d. Tema 04: Open ERP: relaciones.


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III. GLOSARIO 150IV. FUENTES DE INFORMACI N 151V. SOLUCIONARIO 152


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Introduccina)Presentacin y contextualizacin

El uso de herramientas de gestin requiere conocimientos y habilidades sobre el

manejo de datos y de informacin relevante para la gestin empresarial, es por ello

que en esta primera unidad se abordaran contenidos de gestin de la informacin

as como conceptos bsicos de facturacin y contabilidad.

b)Competencia

Implementa y propone el uso de diferentes herramientas de sistemas

integrados en la gestin empresarial.

c) Capacidades

1. Identifica la informacin relevante en la gestin empresarial.

2. Organiza e integra informacin general en la gestin empresarial.

3. Conoce y elabora diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestin

empresarial.4. Describe funciones bsicas de contabilidad considerando su importancia en la

empresa.

d)Actitudes

Iniciativa en la bsqueda de informacin relevante en la gestin empresarial.

Muestra responsabilidad en la presentacin de actividades relacionado con los

procesos de facturacin y contable que se desarrolla en la gestin empresarial.

e)Presentacin de Ideas bsicas y contenido esenciales de la Unidad:

La Unidad de Aprendizaje 01: Gestin Empresarial, comprende el desarrollo de

los siguientes temas:

TEMA 01:Informacin en la Gestin Empresarial.

TEMA 02:Organizacin de la Informacin.

TEMA 03:Facturacin.TEMA 04:Contabilidad: la Herramienta Ms til de la Empresa.


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TEMA 1

Identificar la informacin relevante en lagestin empresarial.

ompetencia

Gestin

Empresarial

en la

Informacin
http://images.google.com.pe/imgres?imgurl=http://www.u-telesup.com/file.php/1/img/logo_circular_11.jpg&imgrefurl=http://www.u-telesup.com/&usg=__IZ_CCta55cSHkx6FUZKOmCOnhXA=&h=350&w=350&sz=47&hl=es&start=9&tbnid=CpAg0PRBS42UjM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=telesup&gbv=2&hl=es&sa=G


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Desarrollode los Temas

Tema 1: Informacin en la Gestin Empresarial

INTRODUCCIN

El fenmeno de la explosin de la informacin se inicia con el auge de la imprenta.

El nmero de manuscritos haba crecido considerablemente desde el

surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se

multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes

de informacin, adquieren su crecimiento exponencial.

Los cientficos tenan por costumbre comunicar sus experiencias y observaciones en

ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableci como vehculo de la

comunicacin cientfica, las revistas. El surgimiento de esta nueva

fuente de informacin tambin provoc un aumento de la circulacin

de documentos impresos.

Algunas corrientes del pensamiento, como el romanticismo y la

ilustracin, fomentaron movimientos literarios, pero no es hasta la revolucin industrial

de la dcada del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este

y de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la documentacin.

La segunda revolucin industrial impuls con sus innovaciones una particular relacinentre ciencia y tcnica. A su vez, la industria sufri un vuelco sustantivo. As, naci el

inters de la industria y de los hombres de ciencia por la informacin novedosa y til;

ello provoc un nuevo aumento de la masa

documental. Por tanto: obtener informacin

se convirti en una necesidad no slo de la

ciencia y la tcnica, sino tambin de la

industria y la economa de ese fin de siglo.


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Los sistemas de informacin

Antes de conceptualizar a los Sistemas de Informacin, se conceptualizarn sus

componentes:

Sistema:

Es un conjunto de elementos interrelacionados e

interactuantes entre s.

Es un conjunto de partes o elementos organizados y

relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo.

Es un conjunto de unidades en interrelacin.

Es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios

que no pueden ser definidos ms que los unos con relacin

a los otros en funcin de su lugar en esa totalidad.

Es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas,

interactuantes y especializadas.

Informacin:

Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un cierto

fenmeno o ente. Es un fenmeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica

mediante cdigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano.

Sobre la base de lo expuesto c on anter ior idad, se pueden

obtener los sigu ientes conceptos:

Sistema: un conjunto interrelacionado de partes que

persiguen un fin comn Informacin: datos procesados o datos con sentido

Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al Sistema de Informacin:

Es u n co njunto de elementos q ue interactan entre scon el f in de apoy ar lasact ividades de una empresa o negoc io.


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Es un conjunto organizado de elementos que interactan entre s para procesar

los datos y la informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) y

distribuirla de la manera ms adecuada posible en una determinada

organizacin en funcin de sus objetivos.

Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos,

actividades o recursos materiales en general, que interactan entre s para

procesar informacin y distribuirla de manera adecuada en funcin de los

objetivos de una organizacin.

Un Sistema de Informacin (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que

proveen informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma dedecisiones en una organizacin.

Y como Sistema que es, un SI presenta el mismo modelo de Entrada-Proceso-Salida:


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Un Sistema de Informacin presenta las siguientes caractersticas:

Generalidad

Simplicidad

Continuidad

Consistencia

Flexibilidad

Dinamismo

Los obje tivos q ue persigue un Sistema de Informacin son:

Autom at izar los procesos operat ivos.

Proporcionar in formacin q ue si rva de apoyo al proceso de tom a de

decisiones.

Lo grar v entajas competit ivas a travs de su im plantac in y us o.

Algunos tipos de Sistemas de Informacin

Sistemas Transaccionales: automatizan tareas operativas de la organizacin.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones: brindan informacin que sirve de apoyo

a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de

decisiones.

Sistemas Estratgicos: generan ventajas que los competidores no posean,

tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y

proveedores.

Sistema Planificacin de Recursos (ERP): integran la informacin y los

procesos de una organizacin en un solo sistema.


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La informacin en el entorno empresarial

En el ambiente empresarial es cada da ms comn la

incertidumbre de sus directivos para tomar decisiones

adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia.

En las propias organizaciones, se existe una dispersin de

datos e informacin que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su

recuperacin por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno. Hoy, un buen

nmero de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender,

con suficiencia, los requerimientos actuales.

Muchos directivos perciben desorganizacin de la informacin en su empresa, pero no

interiorizan an la necesidad de implementar un sistema de gestin de informacin.

Urge la apertura de estructuras para la incorporacin del conocimiento, el

aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad

y la innovacin son las nicas fuentes de diferenciacin y factores competitivos por

excelencia.

En la nueva sociedad de la informacin, en la que vivimos, es evidente el valor de la

gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones, un factor esencial

para su xito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad,

mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfaccin de los clientes

y desarrollar un fructfero mercado.


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El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la informacin

est determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solucin de los

problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificacin y

perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles mediante la gestin del

conocimiento.

La gestin del conocimiento se ocupa precisamente de la identificacin, captura,

recuperacin, presentacin y transmisin de los datos, informaciones y conocimientos

de la organizacin. La informacin puede captarse, tanto desde el interior como del

exterior de la empresa. El objetivo es que el conocimiento que reside en la

organizacin pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera

adecuada en cada momento.

Una organizacin que aspire a competir con xito, debe ser una organizacin que

aprenda; debe, tambin, revelar los procesos que le permitan incorporar a su

actividad, la informacin pertinente y relevante que posee.

Est obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las experiencias y saberes que le

ofrecen, en primer lugar, sus propios trabajadores, sus proveedores,

los grupos de inters y los clientes es decir, la sociedad en su

conjunto y ms especficamente aquellos sectores en los que dicha

organizacin opera.


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La tecnologa interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explcito

y el especialista en informacin utiliza sus herramientas propias para seleccionar,

analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento.

Para ello, existe un conjunto de modelos especficos. Sin embargo, la estrategia ms

adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo con la peculiaridad del

caso que se trate y las necesidades particulares de cada organizacin. La

implementacin de un sistema de gestin de conocimientos en la empresa debe

contemplar cuatro elementos bsicos:

1) Gestin de la documentacin interna

Habitualmente se identifica con necesidades de gestin documenta que pueden

presentarse como:

Imposibilidad de encontrar los documentos

necesarios en el momento oportuno.

Saturacin de espacios fsicos con documentos

"supuestamente" necesarios.

Necesidad de un sistema de gestin de documentos electrnicos.

2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet

En el diseo o rediseo de las intranets empresariales, los empresarios se

percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un pequeo

peridico de anuncios en el que se publican algunas noticias, normas y

manuales.

3) Estrategias para la gestin de la informacin y el conocimiento

La alta direccin de la organizacin necesita de una visin global de sus

sistemas y polticas de informacin para la toma de decisiones estratgicas en

el marco empresarial.

4) Gestin de recursos de informacin externa

Suele provenir del gestor de la informacin y su objetivo es facilitar un correcto

acceso a las fuentes.


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Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la informacin, cada departamento

consume sus recursos y fuentes de informacin. Con ello, se multiplican los esfuerzos

y costos para su obtencin. Los servicios de informacin ayudan al cliente a

seleccionar y difundir la informacin necesaria para los objetivos de la organizacin.

Estas necesidades estn condicionadas por el importante cmulo de informacin que

rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para establecer sus metas,

objetivos, mercados, etctera. Implica la informacin del entorno en el que suelen

establecerse dos niveles de anlisis: uno, social o general (con informacin ambiental

general) y otro, para tareas especficas (informacin ambiental especfica).

No slo la informacin externa es importante para la empresa. Dentro de una

organizacin, se genera constantemente un importante flujo de informacin y

conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son especialmente

valiosos para la empresa, porque son difciles de imitar. Resultan difciles de adquirir,

no se encuentran en ningn mercado y crecen, con el paso del tiempo, mediante unproceso de acumulacin interna dentro de la empresa. Por esto, pueden sustentar

ventajas competitivas de manera sostenible en el tiempo, porque es difcil que los

competidores puedan copiarlos a corto plazo.

La informacin se puede clasificar segn la naturaleza de los datos, en: informacin

interna para la toma de decisiones y para la comunicacin y coordinacin de los

individuos, as como de las actividades de la empresa.


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TEMA 2

Organizar e integrar informacin general enla gestin empresarial.

ompetencia

de la

Informacin

Organizacin


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Tema 2: Organizacin de la Informacin

ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN Y EL CONOCIMIENTO EN ELENTORNO EMPRESARIAL

Un elemento clave en la gestin del conocimiento es una correcta organizacin de la

informacin, porque ambas actividades se encuentran estrechamente relacionadas. El

conocimiento se construye a partir de la informacin recibida, y esta ltima se

manifiesta como conocimiento explcito en el entorno empresarial mediante dismiles

formas, por ejemplo: mensajes, informes, circulares, normas, manuales de

procedimiento, estudios de mercados, bases de datos, etc.

Los sistemas de gest in documental que se ocup an de su gest in son, por

tanto, fun damentales.

Pero, cuando se trata del conocimiento tcito, entonces son los

especialistas en informacin quienes deben contribuir para la

conversin en explcito, al propiciar elcontacto humano entre los que lo

poseen y los que necesitan. El

intercambio puede fomentarse mediante la

organizacin de reuniones tcnicas de trabajo,

eventos cientficos, intercambios de conocimientos, creacin de bases de datos de

expertos y listas de discusin, etctera. El desarrollo de estos nuevos cometidos ha

supuesto una evolucin en la misin y objetivos de los profesionales de la informacin.

La gestin del conocimiento explcito es un proceso cclico, en el que cada subproceso

realiza transformaciones, agrega valores a la informacin y se complementa con los

siguientes. En cada proceso, est presente la organizacin y la representacin de la

informacin para posibilitar la generacin de nuevos conocimientos e informacin de

modo eficaz.


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La seleccin es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la

informacin pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al

sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de usuarios, las temticas,

las tecnologas disponibles, la tipologa de fuentes, as como la misin, objetivos y

metas de la organizacin.

Para un mejor desarrollo de este y los dems procesos que dependen del especialista

en informacin, se impone un conocimiento de la realidad empresarial, una

familiarizacin con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y polticas, tanto

empresariales como de comunicacin, como punto de partida para entender primero la

organizacin y garantizar despus su oportuna participacin en la estrategia

institucional.


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La descripcin de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la

necesidad de crear puntos de acceso para la bsqueda y

recuperacin de los materiales con los que es necesario

trabajar. En ella, el especialista deber procurar nuevos

modos de descripcin y anlisis documental, que

representen transparente y objetivamente las estructuras,

contenidos y que faciliten los puntos de acceso. Estas tcnicas deben proyectarse ms

all de las normas establecidas para el trabajo especfico de las bibliotecas y centros

de informacin. Pero, no deben perderse de vista las posibilidades de apoyo que

pueden brindar los formatos establecidos para estos fines. Puede ser necesario que

estas tcnicas, previstas para el trabajo especfico de empresas, se despojen de la

inflexibilidad, de la duplicidad de informacin que generan, de la acotacin de detalles

irrelevantes a los usuarios y de otros males que suelen padecer los tradicionales

formatos de descripcin bibliogrfica.

Otra tarea difcil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos mnimos

esenciales para la elaboracin de los documentos que se generan en el entorno

empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitir al especialista en

informacin, simplificar y racionalizar los mtodos y tcnicas a utilizar en elprocesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e intercambiar

informacin con otros ambientes.

El anlisis y evaluacin de la informacin, por su parte, es una tarea medular para los

especialistas de la informacin y, en su consecucin, se

necesita agudeza de criterios y tcnicas eficientes. Los

profesionales de la informacin debe realizar el anlisis y la

evaluacin de la informacin, seleccionar la informacin

necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla,

compararla e integrarla en funcin de cada rea y conseguir que cada trabajador o

ejecutivo disponga de la informacin que requiere para el ejercicio de sus funciones.

El anlisis de informacin es decisivo para la interaccin con aquellos profesionales

implicados en la direccin, que tienen ante s la responsabilidad de la toma de

decisiones.


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Ellos requieren informacin representada grficamente, anlisis comparativos,

sntesis, anlisis de contenido, resmenes y servicios a la medida, que garanticen la

certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de

ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar actualizado

del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; slo as, es posible liderar la

organizacin, enlazar grupos de trabajo o centralizar y difundir informacin en la

compaa.

En el entorno empresarial, el anlisis de la informacin debe ir ms all de la simple

recopilacin y lectura de textos para llegar hasta la

interpretacin proyectiva; ello significa que, el anlisis debe

ser constituirse en actividad intelectual que emplee mtodos y

procedimientos capaces de discernir lo principal de lo

accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo. El

producto resultante de este anlisis debe presentarse en un

lenguaje sencillo, legible, exhaustivo, coherente, directo, sin

ambigedades y con un orden lgico que resista cualquier crtica o duda,

especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones respecto de lo

que podra suceder en el futuro. Debe ser, adems, veraz y profundo, adaptarse a

necesidades de los usuarios a quienes se dirige, considerar el contexto en que se

realiza y los objetivos funcionales que se persiguen con estos productos, as como

integrar la informacin interna y externa concerniente a la institucin para que el

producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisiones.

Deben los especialistas en informacin evaluar e indicar el mejor momento u

oportunidad para una decisin, as como agregar valor a sus anlisis a partir de la

integracin de informaciones aparentemente inconexas y presentar la informacin

como un todo nico.

Una herramienta importante para un analista de informacin es el mapeo de

tendencias para obtener informacin alternativa til a la toma de decisiones y la

eleccin del rumbo ms conveniente para el logro de los objetivos y metas de la

empresa.


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Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la informacin debe

analizarse y colocarse a disposicin de los usuarios, pero este factor no puede ser el

causante de salidas incompletas, anlisis y evaluaciones superfluas o servicios de

poca calidad.

En cuanto al almacenamiento y recuperacin, planificar la organizacin de una

intranets coherente y til para la empresa, que contemple el sistema de gestin

documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en informacin a la

hora de organizar la informacin y es clave para el xito del proyecto. Su tarea

consiste en concebir una visin integradora de la informacin, que comprenda a la

totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos, documentos, sistemas

informticos, cultura informacional, comunicacin, estudios de mercados...) y deber

adaptar los procesos internos a los necesarios flujos de informacin, tomar posiciones,

as como adoptar estrategias en el entorno de la intranets para la implementacin de

un modelo para la gestin del conocimiento.

La adecuada calidad de la presentacin, su claridad y la conservacin de la

informacin puede lograrse con el uso de las redes y

depsitos lgicamente ordenados: pginas que

faciliten el acceso y la recuperacin de la

informacin necesaria a cada usuario, portales web

que enlacen de manera coherente la informacin

que cada rea o dependencia genera, cuyo alcance

no sea solo el de un portal de noticias y estructura de

la empresa, sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de informacin,

actualizaciones constantes y se organicen y representen orgnicamente los

contenidos. sta es una opcin accesible y aplicable para aquellas empresas que

dispongan de la tecnologa necesaria.

Otra herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de informacin

organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que posibilitan la

localizacin, recuperacin y almacenamiento de miles de documentos de manera

sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien descritos, pueden recuperarse

desde cualquier punto de la intranets y en el momento necesario.


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Permiten, al mismo tiempo, una administracin sistemtica, as como el

establecimiento de criterios de almacenamiento y conservacin acordes con el

dinmico ambiente empresarial.

Para una lgica y eficiente recuperacin en estos sistemas, se impone el uso de

lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial

particular de cada organizacin. Ellos deben reducir las ambigedades, facilitar la

bsqueda y la recuperacin por combinaciones de trminos, una indizacin flexible y

de fcil comprensin para el usuario, una rpida actualizacin, as como posibilitar la

elaboracin de estrategias de bsquedas simples, donde pueda combinarse una gran

cantidad de relaciones cognitivas; en resumen: concebidos a la medida del usuario.

Muchas investigaciones demuestran que la bsqueda por materias es la ms utilizada.

Vale sealar que cualquier sistema de informacin, con independencia del marco

donde se site, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento, estudiar con

detenimiento las necesidades de sus usuarios potenciales, establecer sus

peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la informacin, cmo y

cundo la desea. Con ello, pueden, entonces, determinarse las prioridades, concebir la

forma de organizacin y representacin de la informacin, disear servicios a la

medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios

e incidir de manera ms efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la

empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad de

usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente relevantes y

pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicacin entre suministradores de

informacin y destinatarios.

La diseminacin de la informacin no es un aspecto menos importante. El profesional

que se desarrolla en este campo debe ser capaz

de determinar los flujos de informacin en la

organizacin, las salidas de cada proceso, los

usuarios de cada salida y los requerimientos

informacionales de cada uno.


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Con esta visin, puede organizarse la informacin, administrar el acceso al

conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva personalizada de

la informacin en funcin de sus necesidades reales, sus funciones y nivel en la toma

de decisiones. La empresa podr administrar mejor sus activos organizacionales y

ser ms eficiente al diseminar mejores prcticas e informacin, reducir el tiempo de

desarrollo de los nuevos productos y generar un ambiente de trabajo cooperativo,

informado e inteligente.

Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y servicios de

informacin es la implementacin de mecanismos de control y evaluacin. Medir el

impacto que producen en el entorno empresarial ser vital para reevaluarprocedimientos y tareas. Conocer cmo influyen los servicios en el comportamiento

organizacional, cunto enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional,

cmo mejoran la toma de decisiones y el capital humano es esencial para el trabajo de

informacin, con ello es posible saber si se

apoyan de veras los objetivos de la

organizacin y cuan acertadas son las

acciones de informacin. La falta de

retroalimentacin limita la eficiencia de los

servicios. Se ha de ser usuario de los propios

servicios. La informacin que ellos suministran

mediante encuestas, entrevistas, estadsticas

de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de satisfaccin,

utilidad y relevancia.

Los profesionales de la informacin deben estar preparados para asumir con eficienciael reto de la organizacin, as como de la gestin de

la informacin y el conocimiento en el ambiente

empresarial, para salir del ambiente tradicional de

las bibliotecas y centros de Informacin y enfrentarse a

entornos ms dinmicos y cambiantes.


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Beneficios esperados con la gestin de la informacin en las empresas

Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestin de la

informacin en las organizaciones, se encuentran:

Disponer de la informacin necesaria en el momento oportuno.

Colocar a disposicin de todos los miembros de la empresa recursos de

informacin generados dentro de la propia empresa, necesarios para el

desarrollo de las tareas cotidianas

Integrar y administrar la informacin interna y externa

como un todo para facilitar la toma de decisiones ms

eficientes

Crear una estructura organizativa que garantice y facilite

la comunicacin entre sus miembros

Desarrollar una cultura empresarial de coordinacin entre

los individuos en la empresa.

Reducir los costos de la administracin de documentos.

Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes

financian la empresa.

Generar productos ms innovadores y menos costosos, a partir del

aprovechamiento de las experiencias y de la informacin que reducir eltrabajo.


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TEMA 3

Conocer y elaborar diferentes tipos defacturas que se utilizan en la gestinempresarial.

ompetencia

Facturacin


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Tema 3: Facturacin

INTRODUCCIN

La facturacin se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los

movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Este mtodo se realiza

cuando la facturacin recibe informacin de parte del resto de

las aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos

del cliente, y por otra parte a los procesos y trabajos que se

realizan convirtiendo dicha informacin en lneas listas para

facturar, por ejemplo, nmero de trabajadores, nmeros de

recibos de listados, asientos contables, etc.

En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en algn

modo la facturacin de la misma, para poder realizar alguna que otra consulta e

incluso, en muchos casos, modificaciones.

Entes del proceso de facturacin se encuentra el proceso de prefacturacin que es

una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que estn disponibles,

ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos documentos no

poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo el cobro del

recibo.

A diferencia del proceso de facturacin, este no obligatorio pero debemos tener encuenta que puede llegar a ser muy til debido a que se

complementa muy bien con el proceso de facturacin

habitual. Si hablamos de la facturacin que se realiza con

respecto a los clientes, debemos decir que aunque

represente una gran inversin en cuanto a tiempo y

economa en una empresa, es muy necesaria ya que si la

compaa no factura a sus clientes lo ms probable es que los mismos no le paguen.


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Mtodos de facturacin

Los mtodos tradicionales de facturacin para las empresas, suelen utilizar grandes

cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los conocimientos

de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que lleva llevar a cabo

todas estas tareas. Actualmente la tecnologa nos ofrece opciones como por ejemplo,

en el caso de que se posean clientes asiduos a los que se les deba realizar una

facturacin recurrente, debemos decir que en este caso podemos recurrir a la

configuracin de la cuenta de este mismo cliente que nos permite que cuando llegue el

momento en el que el mismo deber pagar a la empresa, simplemente el sistema de

facturacin configurado le enviara un e-mail notificndole esto.

Otra caracterstica muy importante en cuanto a este nuevo mtodo, es que no hay

ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que

simplemente este mtodo de facturacin consta en simplemente un software basado

en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.

Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturacin no solo resulta muy

rentable para la empresa, sino que tambin, es muy til para los clientes ya que ellos

pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a pagarlas como corresponde,

adems, esto contrarresta el famoso problema de la prdida de facturas; en este caso

solo debemos tenerla guardada en los archivos de nuestra computadora. Adems,

este tipo de facturacin contiene una confidencialidad con respecto a la informacin

financiera del cliente.

Por ltimo debemos destacar que en el caso de este sistema de facturacin,

generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar

suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee su empresa.

Los sistemas de facturacin suelen permitir la impresin de informes, semanales,

mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se trate de saber los

movimientos econmicos de su empresa, lo que queremos decir con esto es que

puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, as como tambin

suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como los pagos

recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier movimiento que sea

facturado en un da de trabajo.


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En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar almacenados junto

a otros importantes informes financieros de la empresa o el comercio; algunos

ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de analizar si estn o no

aumentando los beneficios y es probable que esto lo ayude a planificar el futuro de su

negocio. Generalmente estos informes de facturacin suelen generarse en el mismo

sistema de facturacin de la PC, aunque tambin se pueden llevar a cabo en planillas

de clculo normales; muchos de los sistemas de facturacin que llevan instalados las

computadoras de las grandes empresas, suelen generar los anlisis automticos, pero

es importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el software

correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este beneficio.

Tipos de sistemas de facturacin

En la actualidad son tres los sistemas de facturacin ms utilizados por la mayora de

las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial,

pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas de facturacin se adapta

segn las necesidades y requerimientos de dichas entidades.

Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es ms

probable que se utilicen aquellos sistemas de facturacincorrespondientes a los programas informticos. Esto se debe a

que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades

que ayudan a mantener un cierto control acerca de los

movimientos financieros correspondientes a la empresa. Adems el sistema de base

de datos que utiliza resulta muy til para plantificar diferentes aspectos para los

cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturacin de este tipo, como

pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de ao.

Ahora bien si nos referimos a los comercios mucho ms pequeos, ellos aun utilizan el

sistema de facturacin en papel. De todos modos debemos destacar que el sistema de

facturacin ms utilizado en las pequeas y medianas empresas es la facturacin

electrnica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la

computadora y que cumple con las mismas caractersticas y obligaciones que una

factura comn, como as tambin, cumple con las habilitaciones legales

correspondientes, al menos en la mayora de los pases europeos y algunos de

Amrica Latina.


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Los sistemas de facturacin electrnicos tienen por ventaja la simplificacin de la

emisin de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algn

cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son

enviadas por correo electrnico para que el mismo las almacene en su computadora

personal y pueda as llevar un mejor control de los movimientos comerciales que

hacer, al igual que sucede con las empresas en cuestin.

Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturacin que resulta tan novedoso en

nuestra poca, es simplemente escaneando las facturas en papel y almacenarlas en la

computadora correspondientes. De todos modos debemos decir que en este caso

particular, para hacer validos estos sistemas de facturacin, la factura a ser escaneadadebe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma

no tendr la habilitacin correspondiente para que la misma sea considerada una

factura legal. Los sistemas de facturacin con los que nos podremos encontrar en el

mundo financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se

tomen ciertas medidas de prevencin justamente para evitar algn fraude o estafa.

Ejemplo de diagrama de flujo de un sistema de facturacin electrnica


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Sistemas de facturacin: Control tributario y planificacin de recursos

Los sistemas de facturacin resultan ser un medio fundamental para el control

tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que ninguna

empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos sistemas

previamente planificados. Adems, el llevar un mejor control sobre los movimientos

comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificacin de todos los recursos

mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus objetivos. En algunas

ocasiones, de empresas que se dedican nicamente a la compra-venta de productos

determinados, los sistemas de facturacin que empleen determinarn el grado de

posibilidad de avance en el sector en el cual se desenvuelve.


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TEMA 4

Describir funciones bsicas de contabilidad

considerando su importancia en la empresa.

ompetencia

de la

Herramienta

Empresa

la

Ms til

Contabilidad


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Tema 4: Contabilidad: La Herramienta Ms

til de la Empresa

INTRODUCCIN

Para una definicin ms bien tcnica de la palabra, decimos que

la contabilidad es una herramienta cuyo objetivo es el de

proporcionar informacin til en cuanto a la toma de diferentes

decisiones econmicas, por ello se denomina a la contabilidad como la ciencia del

patrimonio; si objeto principal es el estudio del patrimonio empresarial que puede ser

realizado desde una punto de vista esttico o dinmico.

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el esto

econmico financiero que resumen la situacin econmica de una empresa. Si

hacemos un repaso por la historia moderna, notaremos que la

contabilidad ha marcado factores muy importantes en cuanto a

la evolucin del hombre como ser social. Ms especficamente,

la contabilidad es una tcnica ocupada en registrar y sintetizarlas diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus resultados.

Funciones bsica de la contabilidad

La contabilidad cuenta con dos funciones bsicas en una empresa; la primera de ellas

es llevar un control de los recursos que posean las entidades comerciales, para que

los mismos puedan administrarse en una forma eficaz, requiriendo el anterior

establecimiento del proceso contable cumpliendo con sus fases de sistematizacin,

valuacin y registro.

La segunda funcin de la contabilidad es informar mediante los

estados financieros, las operaciones realizadas sin importar que

las mismas modifiquen al patrimonio; con esto queremos decir

que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a

cunto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio.


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Tambin debe observar y realizar una evaluacin sobre el comportamiento de dicha

empresa; la contabilidad tambin debe realizar una comparacin con respeto a los

resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en otros perodos o bien,aquellos que les pertenecen a entidades de competencia; es importante que la

contabilidad planee sus operaciones futuras dentro del marco socioeconmico en el

que la misma se desarrolla.

La informacin que ofrezca la contabilidad de una empresa es bsica para llevar a

cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades comerciales

como de los empleados, lo que implica que esta informacin sea de uso general.

La contabilidad se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria, hotelera y

cooperativa, como tambin puede llegar a figurar como contabilidad de servicios.

Documentacin de la contabilidad bsica

Son diversos los documentos que se elaboran para poder llevar la contabilidad bsica

de una empresa, dos de ellos es el balance y la cuenta de resultados.

El balance es un documento correspondiente a la contabilidad bsica de una empresa,

que permite el reconocimiento de la situacin financiera de cualquier empresa en

algn momento determinado de su desarrollo; bsicamente, el balance indica todos los

bienes que posee la empresa y todos aquellos bienes que representan una deuda.

El documento est compuesto por dos columnas que representan el activo (se coloca

en la columna izquierda del documento) y el pasivo (se coloca en la columna derecha

del documento, y en el activo se suelen recoger los destinos que vayan a tener todos

los fondos correspondientes mientras que en el pasivo se detallan los orgenes de

dichos fondos.

La cuenta de resultados por su parte suele poseer la informacin de los beneficios y

las prdidas que adquiere una empresa durante el desarrollo de si ejercicio

econmico. Este documento correspondiente a la contabilidad bsica con la que se

manejan las empresas funciona como una especie de contador que suele ponerse en

0 cada vez que un nuevo ejercicio comienza. Es importante tener en cuenta que estos

dos elementos de la contabilidad bsica (el balance y la cuenta de resultados) se

encuentran vinculados ya que el nexo principal est determinado por la ltima lnea

correspondiente a la cuenta de resultados que a su vez se ve reflejada en el balance,

produciendo un incremento en los fondos de la propia empresa.


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Contabilidad bsica y sus tipos de balances

La contabilidad bsica distingue tres tipos de balances; en primer lugar tenemos el

balance de apertura que corresponde al comienzo del ejercicio de la contabilidad

bsica y nos permite el conocimiento de los recursos con los que cuenta unja

empresa; en segundo lugar, la contabilidad bsica posee balances parciales, que se

efectan al cierre de un determinado lapso de tiempo en el cual se desarroll la

actividad contable, y este es el balance que nos permite conocer la situacin financiera

en la que se encuentra la empresa en ciertos momentos. El tercero de los balances

con los que trabaja la contabilidad bsica es el balance final, que refleja la situacin

financiera correspondiente a la organizacin, una vez que el ejercicio econmico haya

finalizado.

Es imposible manejar una empresa y sus respectivas actividades si no se cuenta con

un mtodo de contabilidad bsica. Es importante que tengamos en cuenta que la

contabilidad es la base para el control y planificacin de todas las actividades y

financieras y que no solo resulta aplicable en aquellas grandes empresas, sino que

tambin, es muy necesaria para los pequeos negocios, y hasta para poder llevar un

control de las finanzas personales.

Contabilidad de costos

Entendemos por contabilidad de costos grupo de

tcnicas y procedimientos empleados para cuantificar las

prdidas econmicas que son incurridas por un negocio

y que generalmente estn destinadas a generar ingresos

o bien, para la confeccin de inventarios. La contabilidad

de costos se divide en tres clasificaciones, de las cuales la primera es la contabilidad

de costos directos que se refiere a la suma de los mismos, relacionados con la mano

de obra directa y la materia prima que se emplean para la fabricacin del producto que

ser comercializado por la empresa; por otra parte tenemos la contabilidad de costos

de inventario que precisamente se trata de la materia prima y la mano de obra que se

emplea en una empresa industrial.

La tercera clasificacin de la contabilidad de costos es la de costos de inversin, y en

este aspecto se refiere a aquellos que se dedican a la transformacin de la materia

prima en el producto final, mediante la mano de obra directa.


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En cuanto a la relacin del volumen de produccin en una empresa se divide en,

contabilidad de costos fijos, que implica que si los mismos son cuantificados en una

forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en el rango del volumen de

produccin en un periodo determinado, y los costos variables que son aquellos en los

cuales, se produce una variacin o cambio continuo en cuanto al volumen de

produccin de una empresa. En estos casos debemos decir que tanto la contabilidad

de los costos fijos como la de los variables se lleva a cabo teniendo en cuenta la

cantidad total de materia prima que se consume durante la produccin. Para poder

llevar a cabo una correcta asignacin de la contabilidad de costos que se lleva en una

empresa, se requiere decidir la forma en la cual los mismos deben ser asignados a los

productos.

Generalmente existen muchas formas de realizar esta asignacin de las cuales

nombraremos: el costeo normal, en el cual se lleva un registro de la

materia prima y la mano de obra empleadas mediante la utilizacin

de datos reales, calculando una tasa de asignacin que va a ir

repartida en la produccin. El costeo estndar, est basado en el

funcionamiento de la contabilidad de costos registrando todos los

elementos que intervengan en la realizacin de la misma, calculando as una total de

costos reales en cuanto a la produccin de los productos en una empresa.

El costeo por actividades habitualmente se hace cargo de realizar una asignacin de

recursos y productos y muchos otros elementos relacionados a la evaluacin de la

gestin en una empresa, independientemente del origen que posean las cuentas, lo

que quiere decir que, no suelen incluirse aquellos productos que son exclusivos de los

tres elementos que utiliza la contabilidad de costos.

En este aspecto podemos decir que los tres elementos son, en primer lugar, el

inventario correspondiente a las materias primas, que se encuentra compuesto por el

costo de adquisicin de todos los artculos que no se han utilizado en el rea de

produccin, y que an no se encuentran disponibles para ser usados durante el

perodo determinado. El inventario de productos en proceso representa la contabilidad

de costos de aquellos artculos que an no fueron terminados en el rea de produccin

de la empresa.


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La misma comprende los materiales directos, la mano de obra empleada durante la

produccin y la contabilidad de costos de los inventarios reales

o de aquellos que son asignados mediante actividades

predeterminadas. El tercer elemento fundamental para llevar

una correcta contabilidad de costos es el inventario de

productos finalizados, en donde se acumula el costo de

aquellos artculos o productos que ya se encuentran

terminados en el rea de produccin durante el periodo presente o los periodos

pasados correspondientes al proceso productivo de la compaa.

Importancia de la contabilidad de costos

La contabilidad de costos posee una gran relevancia en todas

las empresas ya que forma parte importante durante la

planificacin estratgica de los negocios a concretar.

Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden

determinar los capitales destinado a los materiales necesarios para llevar a cabo las

actividades empresariales, sean estas de produccin industrial o no.

Otro aspecto un poco ms inferior que abarca la contabilidad de

costos, es que tambin se calcula aquellos productos que sern

vendidos por unidad. Lo que queremos decir con esto es que,

generalmente las empresas les venden a los

comerciantes, productos a precio de costo, es decir al

precio en el que el producto fue producido, y el

comerciante, para poder obtener alguna ganancia le

agrega un porcentaje al precio de costo de ese producto.

De esta manera las empresas sacan un porcentaje promedio

de ganancia para el vendedor, y as idean planes para retener a esos clientes que se

dedican a la comercializacin de nuestros productos


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Lecturas Recomendadas

1. Elabore un flujograma sobre la informacin que entra y sale

del rea de una empresa, relevante para la buena gestin

empresarial. La informacin que indiques debe provenir de

empresas reales que existen en tu comunidad o tu centro

laboral.

Envalo a travs de "F lugograma" .

2. En un documento en Word presente como ejemplo tres

facturaciones diferentes realizadas por dos empresas reales.

Explique los detalles en cada una de las facturaciones.

Envalo a travs de "Facturaciones".

3. En un documento en Word elabore un mapa sobre los

procedimientos contables que realizan dos empresas de

rubros diferentes que operan en el Pas.

Envalo a travs de "Procedimientos Contab les" .

SISTEMAS DE INFORMACIN: ESTRATEGIA PARA LA GESTIN EMPRESARIALhttp://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF

GESTIN DEL CICLO DE VIDA DE LA INFORMACINhttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdf

FACTURA ELECTRNICAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica

Actividades y Ejercicios
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDFhttp://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDFhttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdfhttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdfhttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nicahttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nicahttp://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nicahttp://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/tlkitlftsp.pdfhttp://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/sistinf.PDF


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Autoevaluacin

1) En la gestin empresarial se concepta la informacin como:

a. Conjunto organizado de datos.b. Mensajes de un locutor.

c. Cdigos importantes para la gestin.

d. Conjunto de elementos relacionados.

e. Un fenmeno del pensamiento humano.

2) Un sistema de informacin presenta un modelo de:

a. Entrada - procesodecisin.

b. Entrada - procesosalida.c. Entradasalida.

d. Entrada - procesoretroalimentacin.

e. Entrada - salidaretroalimentacin.

3) Es una herramienta importante para un analista de informacin:

a. Las redes y telecomunicaciones.

b. El internet.

c. Mapeo de tendencias.

d. Los ingenieros de software.

e. Los sistemas de informacin.

4) Una herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de

informacin organizacional son:

a. Los archivos de datos.

b. Los sistemas de la localizacin de datos.

c. Los sistemas de almacenamiento de datos.

d. Los miles de documentos almacenados en poco tiempo.

e. Los sistemas de base de datos.

5) Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuadagestin de la informacin en las organizaciones, se encuentran:a. Administrar la informacin en archivos.b. Desarrollo de las tareas cotidianas.c. La comunicacin entre sus miembros.d. Aumentar los costos de la administracin de documentos.e. Mejorar la respuesta a los clientes, proveedores y a quienes financian la

empresa.


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6) Los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar se

obtienen por lo general a partir de:

a. Una base de datos.

b. Un sistema de datos.

c. Sistemas de facturacin.

d. Sistemas financieros.

e. Clientes asiduos.

7) La factura electrnica consiste en:

a. Una factura impresa autorizada por la SUNAT.

b. Una factura realizada en computadora, con photoshop.

c. Una factura emitida en forma digital, no impresa.

d. Una factura usada solo por la SUNAT.

e. Una factura almacenada electrnicamente.

8) Los ___________resultan ser un medio fundamental para el control tributario:

a. Informes de facturacin.

b. Sistemas de facturacin.

c. Informes contables.

d. Informes de deudas.

e. Informe de clientes

9) Una de las funciones bsicas de la contabilidad es:

a. Proporcionar estados financieros.

b. Contar las operaciones realizadas por la empresa.

c. Facturar correctamente para una buena gestin.

d. Organizar los datos y procesarlos.

e. El buen uso de los recursos contables.

10) Para cuantificar las prdidas econmicas en un negocio se recurre a la:

a. Auditorias financieras.

b. Contabilidad de costos.

c. Contabilidad de ventas.

d. Contabilidad econmica.

e. Contabilidad electrnica.


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Resumen

UNIDAD DE APRENDIZAJE I

Un Sistema de Informacin (SI) es un conjunto interrelacionado de elementos que

proveen informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma de

decisiones en una organizacin. Un Sistema de Informacin presenta las siguientes

caractersticas: Generalidad, Simplicidad, Continuidad, Consistencia, Flexibilidad y

Dinamismo. Algunos tipos de Sistemas de Informacin son los Sistemas

Transaccionales, Sistemas de Apoyo de las Decisiones, Sistemas Estratgicos,Sistema Planificacin de Recursos (ERP).

La organizacin, claridad y conservacin de la informacin puede lograrse con el uso

de las redes y depsitos lgicamente ordenados: pginas que faciliten el acceso y la

recuperacin de la informacin necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de

manera coherente la informacin que cada rea o dependencia genera, donde se

establezcan espacios de informacin, actualizaciones constantes y se organicen yrepresenten orgnicamente los contenidos.

La facturacin se usa para gestionar un control sobre todos los movimientos

financieros que posee una empresa o negocio, por ejemplo, nmero de trabajadores,

nmeros de recibos de listados, asientos contables, etc. Los sistemas de facturacin

suelen permitir la impresin de informes, semanales, mensuales y anuales para tener

conocimiento sobre los movimientos econmicos de una empresa.

La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el estado

econmico financiero que resumen la situacin econmica de una empresa. La

contabilidad cuenta con dos funciones bsicas; (1) llevar un control de los recursos

que posean las entidades comerciales, (2) informar mediante los estados financieros,

las operaciones realizadas por la empresa. La contabilidad debe demostrar cuales son

los recursos y a cunto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y

patrimonio.


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Introduccina)Presentacin y contextualizacin

En la siguiente unidad se trataran algunos mdulos de la gestin empresarial, losmdulos son abordados en forma independiente. Existen muchos mdulo para las

diferentes reas de una empresa, para estos mdulos se han desarrollado software

que sern evaluados y aplicados a empresas de diferentes rubros. Se sugiere al

estudiante adiestrarse en la mayor cantidad de software disponibles en su versin

demo, gratuita o las que posean licencia.

b)Competencia

Aplica y experimenta diferentes mdulos informticos para la gestin

empresarial.

c)Capacidades

1. Explica el software relacionado con los procesos de facturacin.

2. Conoce el software contable para diferentes tipos de empresas.

3. Aplica el software de finanzas para la gestin empresarial.

4. Disea los mdulos de software recursos humanos.

d)Actitudes

Investiga objetivamente el software de facturacin.

Iniciativa para aprender el uso de diferentes softwares de gestin empresarial.

e)Presentacin de Ideas bsicas y contenido esenciales de la Unidad:

La Unidad de Aprendizaje 02: Mdulos Informticos para la Gestin

Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes temas:

TEMA 01:Software de Facturacin.

TEMA 02:Software Contable.

TEMA 03:Software de Finanzas.

TEMA 04:Software de Recursos Humanos.


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TEMA 1

Explicar el software relacionado con los

procesos de facturacin.

ompetencia

Facturacin

deSoftware


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Desarrollode los Temas

Tema 1: Software de Facturacin

FUNCIONES DE LOS PROGRAMAS DE FACTURACIN

Cuando nos referimos a los programas de facturacin con los

que trabaja una empresa o comercio, estamos hablando de

aquellos programas informticos que permiten un sistema de

facturacin mucho ms prctico que el tradicional de papel,

adems debemos tener en cuenta que con la cantidad de

movimientos financieros y econmicos, de compra y venta que

se producen en las empresas comerciales sean estas, grande o pequeas y

medianas, los programas de facturacin junto con todas sus utilidades resultan un

recurso importante con el cual la empresa debe contar.

Los mismos cuentan con funciones tales como el registro de las ventas y los pagos en

cuotas de los productos o servicios correspondientes o tambin con la funcin de

avisos en caso de avera en el sistema.

Adems, estos programas de facturacin tan utilizados en la actualidad cuentan con

una poderosa calculadora integrada que posee diferentes funciones correspondientes

a las cubicaciones, tres memorias separadas que realizan los correspondientes

clculos de impuestos y la conversin de la cotizacin de las monedas

correspondientes, algo que resulta muy til para las empresas que se dedican a la

exportacin e importacin de productos.

Muchos de los programas de facturacin que nos ofrece el mercado

informtico actual, suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un

nivel considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son

efectuadas en una empresa, mediante la exportacin de ciertos datos

correspondientes a un sistema de informacin que automticamente va

organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos

nos sea mucho ms fcil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.


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Muchos de los programas de facturacin que nos ofrece el mercado informtico actual,

suelen incluir funciones que nos ayudan a mantener un nivel

considerablemente alto sobre el control de las operaciones que son

efectuadas en una empresa, mediante la exportacin de ciertos datos

correspondientes a un sistema de informacin que automticamente

va organizando todos los movimientos de manera tal que cuando queramos revisarlos

nos sea mucho ms fcil y practico, ya que solo bastara con un vistazo a la pantalla.

Programas de facturacin gratuitos

Como podemos ver, los programas de facturacin que se

usan en la actualidad, tienen utilidades que deben ser

aprovechadas por todos aquellos emprendedores de nuevos

proyectos comerciales. Debemos tener en cuenta que la

facturacin enmarca uno de los aspectos ms importantes de una empresa o comercio

ya que la correcta gestin de la misma ser nuestro apoyo para poder llevar un

cumplimiento tributario correcto como tambin un mayor control y orden en todas las

finanzas correspondientes a la empresa.

Muchos de estos programas de facturacin estn disponibles online y se pueden

descargar de manera gratuita pero debemos advertirle que

los mismos suelen presentar problemas en el funcionamiento

de su sistema, especialmente si se trata de utilizarlo como

programa de facturacin en una empresa que sea

demasiado grande.

Teniendo esto en cuenta no atreveremos a sugerirle que averige con su analistapersonal para que el mismo pueda asesorarlo con respecto a cul de los programas

de facturacin existentes resulta ser el ms adecuado para su caso.

Por ltimo no queremos dejar de mencionar que es necesario realizarle una revisin al

sistema peridicamente, ya que por lo general, es habitual que estos programas de

facturacin presenten algunos errores que quizs puedan no resultar muy importantes

pero que definitivamente hay que analizarnos.


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Cuando se producen errores mayores en el funcionamiento del sistema, se corre el

riesgo de perder toda la informacin correspondiente a la facturacin, y como bien

sabemos esto representa un retroceso muy grave en cuanto a la evolucin de la

empresa en su campo comercial, por ello es preciso que no minimice estas situaciones

y que realice una consulta semestral acerca del sistema de los programas de

facturacin utilizados en su empresa.

Adems cabe mencionar que es importante que los mismos cuenten con un sistema

de seguridad que garantice el bloqueo de todo el sistema en el caso de que alguna

persona ajena a la empresa acceda a la base de datos correspondiente al programa,

no debemos olvidar que en el campo competitivo empresarial, el espionaje es algo de

todos los das.

Ejemplos de software de facturacin

SARA Facturacin es la solucin que le permite

llevar un control instantneo de las facturas emitidas

por los diferentes vendedores, sucursales o puntos

de venta de su negocio.

Es un Sistema en lnea que usted puede utilizar

desde cualquier lugar para generar una factura fsicao electrnica o consultar el histrico de facturas de un determinado Cliente.

Le permite organizar su histrico de facturacin y generar informes para facilitar sus

procesos operativos comerciales y tributarios. Su funcionalidad principal incluye:

Elaboracin de facturas

Impresin fsica o PDF

Envo va mail

Consulta por diferentes criterios

Sistematic es un Software de Almacn e Inventario orientado a la Gestin de

Empresas Comerciales y/o Servicios. Software Prctico Exacto y Seguro que le

permitir tener un mejor control de su Empresa.

Especialmente diseado para su implementacin en Negocios Comerciales, Servicios

e incluso de Produccin (Distribuidoras, Importadoras, Markets, Ferreteras y

Tlapaleras, Automotrices, Informticas, Abarrotes, Libreras, Talleres, Vidrieras,

Fbricas, etc.).


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Software de Control de Almacn

Almacnsoft es un aplicativo con estructura y diseo moderno, amigable e intuitivo que

permite codificar eficientemente los productos al momento de entrega o despacho de

mercadera validando de manera ptima las rdenes de compra o pedidos, dando

como resultado una excelente automatizacin de las operaciones logsticas del

almacn.

Mdulos principales:

Mdulo de Inventario

Mdulo de Recepcin

Mdulo de Despacho

Mdulo de Movimientos Internos

Mdulo de Etiquetado


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TEMA 2

Conocer el software contable para diferentes

tipos de empresas.

ompetencia

Software

Contable


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Tema 2: Software Contable

Qu es el Software Contable?

Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables,

destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable

registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una empresa o

actividad productiva:

Las funciones de compras.

Ventas.

Cuentas por cobrar.

Cuentas por pagar.

Control de inventarios.

Balances.

Produccin de artculos.

Nminas, etc.

Cmo utilizar el software de contabilidad

Como bien sabemos, la mayora de las empresas maneja volmenes

de informacin contable y financiera tan grandes que hace imposible

que una persona pueda encargarse de llevar los clculos

correspondientes para un correcto desempeo de las actividades que se llevan a

cabo, por ello es que cada empresa debe contar con el apoyo de un software de

contabilidad que apoye todo el trabajo que deben realizar los gestores contables.

En muchas ocasiones se puede presentar la oportunidad de que la

empresa requiera de incurrir en algunos costos para poder modificar

todos los sistemas de software contable, ya que por lo general, estos

programas informticos que resultan tan tiles, deben ser

actualizados durante ciertos perodos de tiempo, lo que implica una

reprogramacin del mismo.

Cuando el cuerpo administrativo contable de una empresa, decide

llevar a cabo estas modificaciones o reprogramaciones

generalmente se debe a razones tales como la absorbencia; la

ineficiencia con el que el software de contabilidad desarrolla las

tareas que le son asignadas;


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Debido a una ampliacin en la estructura de la organizacin; por

disposiciones legales y tambin por nuevos requerimientos de la

empresa en cuestin. Es importante que tengamos en cuenta que

generalmente cuando se trata de una derivacin de las modificaciones de

dichos programas, los costos suelen ser inferiores a los iniciales, y este

es un factor que contribuye considerablemente a un mejor desempeo

por parte del software de contabilidad.

Dichos costos suelen considerarse de dos maneras diferentes, por ejemplo, en

muchas ocasiones puede considerar un gasto, ya que todos aquellos costos

posteriores que invierta una organizacin luego de la adquisicin de un activo tangible,los mismos deben ser tratados como gastos y no inversiones, ya que constituyen

cargos al Estado de Resultados, con las excepciones de que tales gastos puedan

permitirle al software de contabilidad, producir beneficios econmicos en un futuro y

que sean extras a los beneficios previstos en cuanto al rendimiento del programa, y

tambin se considera una excepcin aquellos casos donde los

gastos puedan medirse y atribuirse al activo en una manera

fiable.

Todos aquellos costos que se hayan invertido en el

mejoramiento para el funcionamiento del software de

contabilidad deben ser reconocidos como un gasto peridico

en aquellos casos en los que trabajos de mantenimiento hayan sido llevados a cabo.

Software de contabilidad: Reevaluacin de activos

Una manera muy comn de modificar el funcionamiento de un software de contabilidad

con respecto al valor de los libros correspondientes a un activo intangible, sin tener la

obligacin de producir un costo es a travs de una reevaluacin, cuyo costo se fijar a

un mercado activo determinado.

De todos modos, es muy poco probable que haya un mercado para un activo de este

tipo. Esta reevaluacin no tiene un carcter selectivo, lo que quiere decir que si un

activo fue reevaluado, todos los dems debern ser reevaluados tambin con la

excepcin de que se presente la oportunidad de recurrir a un mercado activos que

corresponda a estos elementos.


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Por otro lado es importante que recordemos que una reevaluacin no implica un

aumento que se aplique al valor de un activo, ya que en este caso, el

mismo puede disminuir de todas formas. Por ejemplo, si el softwarede contabilidad produce un aumento en los libros, el mismo debe

llevarse a una cuenta de ndole supervit debido a una reevaluacin

dentro del patrimonio neto de la empresa. Sin embargo, este aumento debe cargarse

directamente contra cualquier tipo de supervit de reevaluacin que previamente se

vnculo con el mismo activo.

Ahora bien, en aquellos casos donde las modificaciones al software de contabilidad

reduzcan el valor de los libros, debemos decir que este factor debe considerarse como

una prdida respectiva al perodo en el cual se realiz dicha modificacin.

Por ltimo no queremos dejar de lado que poseer un sistema en red de software de

contabilidad, es una herramienta fundamental para todos los factores que encierran el

desarrollo en una empresa. La informacin que dicho software almacena en un su

base de datos, ser necesaria en todas las auditorias, evoluciones, anlisis, toma de

decisiones y aplicaciones en administracin, por ello es importante que el software de

contabilidad siempre se encuentre en una ptimo estado, ya que cualquier tipo de falla

puede llegar a producir errores irreparables teniendo en cuenta que toda la

informacin contable y financiera de una empresa pasa por su sistema.

Por ello tambin podemos recomendarle que siempre utilice back-ups, en caso de que

el software de contabilidad comience a dar un mal funcionamiento.

Ejemplos de software de contabilidad

Sico Contabilidad

SICO Contabilidad est conformado por las siguientes opciones:

1) DOCUMENTOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, DAOT (Operaciones

con terceros), etc.

2) CAJA / BANCOS: Control de Caja, Libro Bancos, Conciliacin Bancaria, etc.

3) INVENTARIO: Ingresos y Salidas de Productos, Kardex Unidades, Kardex

Valorizado, etc.

4) REPORTES: Balance General, Libro Diario, Libro Diario Simplificado, Libro

Mayor, Libro Caja Bancos, PDTSUNAT, etc.


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AdSoft

AdSoft,es una herramienta que permite

automatizar y simplificar las operacionescontables, financieras y administrativas

dando como resultado informes para la

toma de decisiones, est diseado para proporcionar

soluciones de acuerdo a la necesidad del sector empresarial en tiempo real.

Es ideal para pequeas, medianas y grandes empresas. Gestiona las transacciones o

movimientos en el momento en que ocurre, como tambin los movimientos puede ser

registrado posteriormente, dndote la facilidad de presentar tus resultados en el

momento oportuno.

Algunas caractersticas principales:

o Carga cliente y proveedores en lnea desde Sunat

o Consulta de Ruc en lnea con la SUNAT

o Acceso a Sunat Operaciones en Lnea (clave sol)

o Formatos actualizados - SUNATo Exporta al Programa de Libros Electrnicos

o Distribucin de compras,gastos,activos a nivel de

porcentaje e importes

o Enva asientos resumidos o por totales al mdulo de contabilidad

o Puede configurar su propio formato de impresin de factura, boleta, gua de

remisin, pedidos, etc.

o Estadsticas de las compras, ventas y gastos.

o Monitoreo del IGV compras vs Ventaso Informa en lnea la fecha de cronograma de pago del igv

o Controla los gastos de un determinado proyecto de su empresa.

o Cancelaciones automticas, etc.


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TEMA 3

Aplicar el software de finanzas para lagestin empresarial.

ompetencia

Finanzas

Software

de


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Tema 3: Software de Finanzas

La mayora de las empresas y las entidades comerciales, utilizan un software de

finanzas con el fin de organizar y controlar todos los movimientos financieros que se

realicen en las mismas.

Debemos tener en cuenta que el mismo resulta ser una herramienta fundamental, ya

que el control de las finanzas en una empresa es el factor

ms influyente sobre las planificaciones, de

administracin y gestin que se realizan. Como todos los

sistemas utilizados en una empresa, el software de

finanzas se trata bsicamente de uno o varios programas

informticos destinados a almacenar todo tipo de informacin financiera acerca de la

empresa con el objetivo principal de facilitar la obtencin de dicha informacin para que

sea utilizada a beneficio de los diferentes sectores que comprende la empresa.

Recordemos que cada departamento empresarial debe realizar un informe anual, en

muchos otros casos mensual, en los cuales se deben detallar todos los datos que

puedan llegar a ser tiles como apoyo de las diferentes

herramientas administrativas. Adems de la elaboracin

de informes, el software de finanzas nos ayuda a

planificar todos los mtodos que una empresa necesita

para que la misma los emplee de manera eficaz y

eficiente y que de esa manera pueda conseguir el alcancede los objetivos predeterminados.

Tambin es fundamental que se haga uso de la informacin

almacenada en el software de finanzas para poder planear

todas aquellas estrategias comerciales que ayudarn a la

empresa a incrementar sus ventas de productos o servicios,

logrando un posicionamiento mucho ms conveniente.


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Adems, es preciso que se lleve un control mediante el software de

finanzas debido a que las mismas deben estar destinadas a las

inversiones y los cotos que produzca la empresa, por lo que si no se

posee un control efectivo sobre las finanzas empresariales, muchas

veces se pueden llegar a cometer errores muy graves en los

presupuestos, pudiendo ocasionar un retroceso en el avance de la

empresa dentro del mercado en el cual desarrolla sus respectivas actividades.

A diferencia de los dems sistemas informticos, los software de finanzas no son

instalados en conexiones en red. Esto se debe a que la informacin financiera de una

empresa suele ser de ndole confidencial para el personal empleado, es decir que a la

informacin almacenada en el solo la conocen y la utilizan los administrativos y los

altos ejecutivos de dicha empresa.

Mantenimiento del software de finanzas

Como bien dijimos en el prrafo anterior, el software de finanzas no

cuenta con conexiones en red, y por ello es que tiene menos

posibilidades de presentar fallas o errores que el resto de los

sistemas informticas que se utilizan en la empresa. Esto se debe a

que el acceso a este programa es limitado y no es recurrente, y

precisamente este hecho hace a la diferencia. Los archivos que se almacenan en la

mayora de los sistemas informticos suelen ser consultados permanentemente debido

a que la informacin debe ser utilizada para la total administracin de la empresa.

Por su parte, el software de finanzas, no recibe tantas visitas y solo es consultado

cuando la situacin lo amerita; al no producirse un abrir y cerrar constante en

los programas, el software de finanzas est casi exento de fallas, pero de

todos modos, aunque las probabilidades sean mnimas, siempre se le debe

realizar un mantenimiento para que nos garantice un correcto

funcionamiento.

Adems tenemos que tener en cuenta que aunque el software de

finanzas funcione perfectamente bien, es probable que peridicamente

se le deba realizar alguna actualizacin o reprogramacin de los

archivos.


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En el primer caso debemos considerar que el mercado informtico lanza nuevos

programas de software de finanzas orientados a las grandes empresas, los cuales

contienen muchos ms implementos y funciones que pueden ayudar a optimizar el

trabajo de almacenamiento de la informacin.

Y teniendo en cuenta que a su vez la tecnologa va avanzando a pasos agigantados, el

software de finanzas correspondiente a la empresa, debe mantenerse a la par, es decir

que, siempre es mucho ms recomendable utilizar uno o varios software de finanzas

que se compatibilicen con los sistemas nuevos que van lanzando al mercado las

empresas de programas informticos.

Por ltimo queremos mencionar el hecho de que es

fundamental que toda empresa cuente con un servicio tcnico

interno, ya que el mismo conoce el funcionamiento a la

perfeccin de todos los sistemas, como tambin, la utilidad que

se les da. Ahora bien si se desea contratar un servicio tcnico ajeno a la

empresa, es importante que la persona encargada conozca a la perfeccin el

funcionamiento de cualquiera de los tipos de software de finanzas que utilizan las

empresas.

Algunos Software de Finanzas

Microsoft Money Deluxe

Microsoft Mon

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