Facultad: Ciencias Económicas

Curso: Herramientas Informáticas

Ciclo: V

Docente: Lic. Saúl Córdova Huamaní

e-mail: scordovah@hotmail.com

UCSS-2014

Semana 02

Contenido:

• Tipos de Sistemas de Información. De apoyo a las operaciones. De apoyo a

Gerencial.

• El Ciclo de Desarrollo de los Sistemas y Sistemas de apoyo a las decisiones.

La Gerencia Estratégica Operacional, Administración de Recursos.

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Sistema de Información Gerencial

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener

los datos que requieren para tomar decisiones.

La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y

estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y

constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial

(SIG)

La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La

experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y

político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son

necesarias para un buen desempeño organizacional.

Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los

Sistemas de Información Gerencial.

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de

información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto

para las necesidades de las operaciones como de la administración.

Clasificación de los Sistemas de Información

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Sistema de Información

SI Apoyo a las

Operaciones

SI Procesamiento

de Transacciones

SI Control de

ProcesosSI Colaboración

Empresarial SI Gerencial

SI Apoyo a las

DecisionesSI Ejecutivos

SI Apoyo

Gerencial

Procesamiento

de

transacciones

empresariales

Control de

Procesos

Industriales

Colaboración

de equipo y de

grupo de

trabajo

Elaboración de

Informes

especificados

con

anterioridad

para los

gerentes

Apoyo

interactivo a las

decisiones

Información

adaptada para

los ejecutivos

A. Sistema de Apoyo a las Operaciones.

• Generan Información de uso interno y externo

• Información para el trabajo día a día

• Procesan en forma eficiente:

• Las transacciones comerciales.

• Controlan los procesos industriales.

• Respaldan comunicaciones y colaboración en la empresa.

A-1. Sistemas de Procesamiento de Transacciones.

• Se preocupan de registrar y procesar datos, como resultados de las distintas

transacciones comerciales.

• Ejemplos:

• Ventas

• Compras

• Cuentas Corrientes

• Remuneraciones

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Documentos de Transacciones

Ordenes de Compra Ordenes de Trabajo Notas de Venta

Guías de despacho Etiquetas inventario Guías de despacho

Facturas Proveedores Control horarios Facturas Clientes

Pagos Proveedores Pago a Trabajadores Pagos de Clientes

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A-2. Sistemas de Control de Procesos.

• Son sistemas que toman decisiones, rutinarias que controlan procesos

operacionales.

• Ejemplos:

• Ordenes de Compras

• Control de Producción (Sensores en plantas de petróleo)

A-3. Sistemas de Colaboración Empresarial.

• Son sistemas que ayudan a que las personas trabajen en conjunto, utilizando la

tecnología.

• Estos sistemas ayudan a colaborar:

• Comunicar ideas

• Compartir Recursos

• Coordinar Esfuerzos

• Reutilizar soluciones a problemas recurrentes.

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B. Sistemas de Apoyo Gerencial

• Son sistemas centrados en el suministro de información y respaldo para el

Proceso de Transmisión de Datos efectiva de los Gerentes.

• Hace énfasis en la orientación gerencial de la Tecnología de la Información de la

empresa.

• Hace énfasis en que debe usarse un marco de sistemas para organizar los

distintos SI de la empresa.

• Esto significa que todos los SI deben de estar interrelacionados e integrados

• Suministrar a los usuarios finales información que satisfacen gran parte de sus

necesidades.

• Generalmente se presente en forma de informes periódicos, informes especiales

y salidas de simulaciones temáticas.

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B-1. Sistema de Información Gerencial (MIS)

Provee la información necesaria para gestionar las organizaciones de manera eficiente y

eficaz. Gestión de los sistemas de información no son sólo los sistemas informáticos -

estos sistemas incluyen tres componentes principales: la tecnología, las personas

(individuos, grupos u organizaciones) y datos / información para la toma de decisiones.

B-2. Sistema de Apoyo a las Decisiones.

• Es un sistema informático que ayuda a tomar decisiones en base a una gran cantidad

de datos aplicados a un modelo, permitiéndole así al usuario final ver un resumen de la

información adaptada a sus necesidades.

• Sistema que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común. Si

se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones.

• Permite al Gerente ver los posibles efectos de las diversas decisiones en un modelo.

Apoya el juicio del Gerente

• Mejora la eficiencia en la Toma de Decisiones.

B-3. Sistema de apoyo a los Ejecutivos.

Los sistemas de información ejecutiva (EIS, “Executiva Información Sistema”) proveen a

los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que

es relevante para sus factores clave de éxito. SI Ventas, SI RR.HH., etc.UCSS-2014

Al implementar un sistema de información, ya sea nuevo o mejorado, debe tenerse

en cuenta la clasificación, esta se divide en 6 etapas o fases de desarrollo:

1. Investigación Preliminar.

2. Determinación de los requerimientos.

3. Diseño del sistemas

4. Desarrollo.

5. Prueba.

6. Implementación y evaluación.

Cada una de estas etapas nos va dando las pautas para el correcto desarrollo del

nuevo sistema propuesto, dado que, cada una forma parte de la siguiente y en

ocasiones intervienen varias etapas a la vez.

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El Ciclo de Vida del Sistema

1). Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un SI puede originarse

por varias razones, sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la

petición de una persona ya sea, un administrador, un trabajador o un especialista en

sistemas. Al comenzar esta etapa se divide en tres partes:

a. Aclaración de la solicitud: Demasiadas solicitudes de trabajadores y usuarios no

se especifican de manera clara, por consiguiente antes de proceder a la investigación

de sistemas se debe determinar qué es lo que desea el solicitante.

b. Estudio de factibilidad: La investigación preliminar debe determinar si el sistema

es factible. Existen tres aspectos fundamentales:

Factibilidad técnica: Determinar si el software tienen las capacidades técnicas

requeridas

Factibilidad económica: Incluyen análisis de costos y beneficios para la organización.

Factibilidad operacional: Determinar la probabilidad de que un nuevo sistema se use.

c. Aprobación de la solicitud: La mayoría de proyectos solicitados no se llevan a

cabo, porque los administradores seleccionan y deciden cual es más importante. Luego

más tarde al aprobar un proyecto se estiman los costos, el tiempo que llevara su

desarrollo; así como también las necesidades de los trabajadores.

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2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del

análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la

empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y

administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las

siguientes preguntas clave: ¿Qué es lo que hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Con que

frecuencia se presenta?, ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o

decisiones?, ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?,

¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa que lo origina?

3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles

que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos

identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con

frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del

software, a la que denominan diseño físico.

4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar

software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del

solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible

para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones

pertenecen a un grupo permanente de profesionales.

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5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de

manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que

funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios

esperan que lo haga.

Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y

después se examinan los resultados.

6). Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar

nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los

archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se

emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios

cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las

semanas y los meses.

Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La

evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes.

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Ciclo de vida de un

Sistema de Información

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La Gerencia Estratégica y Operacional

La Gerencia Estratégica es la formulación, ejecución y evaluación de acciones con

el fin único de lograr los objetivos organizacionales. En este proceso gerencial se

incluyen algunos elementos como la identificación de las debilidades y fortalezas

internas, la determinación de las amenazas y oportunidades externas, el establecimiento

de misiones, la fijación de los objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas,

el análisis de dichas alternativas y la escogencia de la estrategia adecuada. Digamos

entonces que G.E. es el proceso de establecer objetivos, políticas y planes de una

organización para lograr sus objetivos; así mismo, es importante recordad que estas

estrategias establecidas deben estar acorde con sus recursos y potencialidades. Sin

estrategia no existe dirección que seguir, ningún mapa que consultar, ningún plan de

acción coherente que produzca los resultados deseados y la adaptación de la empresa

al entorno cambiante.

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Por otra parte, la Gerencia de Operaciones es aquella que incluye las actividades

relacionadas con la creación de productos y servicios basado en la

transformación de insumos; esta no se limita a las empresas con fines de lucro,

cualquier organización puede y debe utilizar las herramientas de gerencia operacional,

además hay que destacar que las herramientas utilizadas en esta área se utilizan en

las decisiones operacionales de gerentes en otras áreas funcionales de la

organización. La G.O. se enfoca sobre todo en los elementos productivos y

competitivos de la organización, siendo uno de los principales componentes en el

sistema organizacional.

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La Administración de Recursos.

La Administración de Recursos, consiste en el manejo eficiente de estos medios,

que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de

recursos es que éstos permitan la satisfacción de los intereses.

Las personas, el dinero, la tecnología y hasta el tiempo pueden ser considerados,

según el contexto, como recursos susceptibles de ser administrados. La correcta

asignación de funciones de cada uno de estos recursos ayudará a que la operatoria de

un conjunto sea más eficiente.

Dentro de cualquier empresa cuando se hable de la administración de recursos se está

hablando de la correcta gestión, utilización y desarrollo de cuatro tipos de recursos de

manera fundamental:

Financieros. Al referirnos a ellos estamos haciendo mención a todos los recursos de

tipo monetario que son fundamentales para el desarrollo de la empresa en cuestión.

Estos pueden ser de dos clases: propios, como el dinero en efectivo y las acciones; o

ajenos, como los bonos, los créditos que otorgan los bancos o las diversas modalidades

de préstamos.

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Materiales. Bajo dicho paraguas se incluyen todos aquellos bienes, de tipo tangible, que

posee la entidad y que son los que le permiten prestar los servicios que realiza.

Partiendo de esta acepción nos encontraríamos con dos grupos de recursos claramente

delimitados: los relativos a las instalaciones (oficinas, fábricas, herramientas…) y las

materias primas, dentro de cuyo nombre también se incluirían los productos ya

elaborados.

Técnicos. En este caso, son los recursos que son fundamentales para poder coordinar

y gestionar otro tipo de recursos. De esta manera, nos encontraríamos con elementos

tales como las marcas y patentes, los sistemas de producción, los mecanismos de

ventas…

Humanos. A la hora de administrar este tipo de recursos, que vienen a ser el conjunto

de empleados de una empresa, las personas encargadas de esta tarea es fundamental

que tengan en cuenta muchos aspectos relativos a aquellos como pueden ser las

habilidades, las ideas, los conocimientos, las necesidades, el desarrollo, los

sentimientos, la experiencia…