HERRAMIENTAS CUALITATIVAS Y CUANTITATIVAS DE

LA PLANEACIÓN

El método cualitativo por su parte se refiere cualidades.Consiste en descripciones detalladas de situaciones, eventos, personas, interacciones y comportamientos que son observables. Incorpora hechos como experiencias, actitudes, creencias y pensamientos por citar algunos. O sea todo lo que sea referente a cualidades. 

TIPOS DE MÉTODOS NO MATEMÁTICOS:Lluvia de ideas

El procedimiento consiste en que se reúne un grupo de personas interesadas en solucionar un problema en particular. El lugar ideal para realizar esta técnica es un salón, donde el problema puede escribirse en el tablero para que todos lo vean. El líder explica el problema y las reglas del ejercicio:

1. Se prohíben las críticas a las ideas.

2. Se da la bienvenida a las ideas extravagantes. Siempre es más fácil suavizar o descartar las ideas; pero es muy difícil generarlas.

3. Se lucha por la cantidad y no por la calidad.

4. Se trata de encontrar combinaciones y cambios valiosos, animando a los participantes para que adiciones o modifiquen las sugerencias de los demás.

A continuación se escriben todas las ideas en el tablero, después se clasifican en categorías de tal forma que muchas ideas puedan combinarse y otras ser eliminadas. La lluvia de ideas es más efectiva cuando el problema se enumera en forma simple y específica.

Se puede aplicar en el departamento de ventas para sacar un nuevo producto al mercado o sacar promociones.

Sinéctica

Este método se asemeja a la lluvia de ideas, pero la solución final al problema se obtiene con una metodología más estructurada. Los pasos básicos son:

1

1. El problema se estudia a fondo. Todos los miembros del grupo deben familiarizarse totalmente con la naturaleza y las limitaciones del problema antes de sugerir una solución.

2. El líder soluciona una parte clave del problema la cual se utiliza como un segmento para ser analizado.

3. Los miembros del grupo emplean diferentes medios para aportar ideas sobre el segmento seleccionado.

4. Debe hacer en el grupo por lo menos un experto que evalúe la viabilidad de las ideas y descarte las que no son viables.

La sinéctica tiene como aspectos positivos que es posible evaluar un problema mucho más complejo, debido a que el problema se aborda por segmentos. La parte negativa es que el grupo requiere entrenamiento para utilizar medios como analogías simbólicas.Esta técnica se puede aplicar en los departamentos de Administración o cuando se presente algún conflicto.

Decisiones por consenso

Cuando los conocimientos sobre un tema en particular están repartidos entre varias personas, las decisiones por consenso no requieren el acuerdo total por parte de todos los miembros del grupo, aunque la decisión debe ser aceptable para todos.

Una decisión por consenso se obtiene así:

1. Se define el problema en términos que son específicos y razonablemente aceptables para los miembros del grupo.

2. Todos los miembros del grupo reúnen y aportan su información acerca del problema.

3. Se desarrolla un modelo para incluir toda la información aportada.

4. El grupo prueba el modelo aplicable al problema dado. En esta técnica se obliga al grupo a seguir todo procedimiento sin saltarse ningún paso.Esta técnica se puede aplicar en el departamento de Recursos Humanos y en cualquier departamento en el que se presente algún percance. Técnica de delphi

2

Es un método para predecir el futuro utilizando expertos en el área a la cual pertenece el problema. Se conforma un grupo de expertos en el campo específico y ellos en forma independiente predicen el futuro. A cada miembro se le distribuye una serie de preguntas relacionadas con su área de especialización.

Posteriormente se recogen y evalúan los cuestionarios. Al día siguiente se entrega un nuevo cuestionario que muestra la respuesta de cada persona al cuestionario anterior y también el promedio o consenso general del grupo. Este nuevo cuestionario puede contener un espacio en el cual se pide señalar la nueva opinión sobre las preguntas. Si la reapuesta de un individuo es diferente del promedio del grupo, se le solicita una breve explicación. Todos los formularios están codificados de tal manera que las personas solo identifiquen el suyo y la posición del grupo, para prevenir así posibles conflictos.

Después del segundo cuestionario, se registra un tercer y ultimo conjunto de opiniones, incluyendo los promedios resultantes del segundo cuestionario y las razones dadas por aquellos que señalaron una respuesta diferente del promedio.

Luego se registra en la columna correspondiente un último conjunto de opiniones.

Este ejercicio da como resultado un banco de datos de las opiniones expresadas por los expertos sobre cada pregunta formulada.

Al analizar los cuestionarios, quien debe tomar la decisión conoce las respuestas promedio que expertos en el campo dan a las diferentes preguntas. Todo esto debe llevarse a cabo sin la interacción directa entre los miembros del grupo, para evitar conflictos directos. La técnica tiene como desventaja la imposibilidad de tratar problemas que requieran más respuestas de las que puedan categorizarse en las columnas.Esta técnica no creo que la empleen las empresas ya que esta medio complicada pero yo la consideraría para los problemas financieros o conflictos de algún producto ya establecido en el mercado.

Pecera

En esta técnica el grupo que debe tomar la decisión se sienta en forma de círculo y en el centro de este se coloca una silla. Cuando alguien se sienta en

3

el centro, solo esa persona puede hablar. Ella puede presentar sin oposiciones sus puntos de vista y proponer soluciones al problema dado.Esta técnica se puede aplicar para lanzar nuevos productos o nuevas cosas para la empresa ya sea reglas o políticas.

Interacción didáctica.

Esta técnica se utiliza cuando se requiere una decisión del tipo se hace o no se hace. Los factores relacionados con la decisión final pueden ser supremamente complejos y su investigación muy amplia. Se le asigna a un grupo o persona la tarea de enumerar las ventajas del problema, y a otros la enumeración de todas las desventajas. Después de un tiempo los dos grupos se reúnen y discuten los resultados. Posteriormente, los investigadores cambian de lado. En una segunda reunión los participantes encuentras lagunas en sus argumentos originales. A través de este intercambio aceptado mutuamente, es posible presentar y utilizar la información para solucionar el problema y llegar a una decisión final.Esta técnica la podemos aplicar en los departamentos de ventas por si un producto tiene problemas o defectos. También se puede aplicar en Recursos Humanos por ejemplo si se tiene un problema entre los trabajadores.

Metodología zopp.

Zopp es la sigla de denominación alemana:

•Z iel

•O rientierte

•P rojekt

•P lanning Es decir: planificación de proyectos orientada a objetivos zopp es un

sistema de procedimientos e instrumentos para una planificación de proyectos orientada a objetivos.

Características:a) Procedimiento de planificación por pasos sucesivos.b) Visualización y documentación permanente de los pasos de

planificación.c) Enfoque de equipo.

4

Esta técnica se puede aplicar para realizar nuevos proyectos para la empresa.

Uso y aplicación de las técnicas cuantitativas

La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.

Sin embargo las más usadas son quizá las siguientes:

Manuales

El concepto de lo que es un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil (manuable) se concentra en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.

Esta técnica es mayormente de uso general, no exclusivo, ya que puede ser utilizada en todas las áreas de la empresa, por ejemplo, en modo de un Manual de objetivos y políticas. En este manual, se presenta una guía de la estructura del organismo, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

Aunque, también existen los manuales departamentales que son aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado.

Diagrama de flujo

Diagrama de flujo, diagrama secuencial empleado en muchos campos para mostrar los procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, como un proceso de fabricación. También se utilizan en la resolución de problemas.

La presentación gráfica de la situación actual o de las labores a desarrollar por cualquier organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servirá de auxiliar en la construcción de planes.

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

5

El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje.

Un ejemplo para la implementación de un diagrama e flujo puede ser el área de Producción. Al momento de manufacturar un producto, el diagrama de flujo puede ayudar a hacer más entendible los procedimientos en el proceso de manufactura, analizar las etapas de la producción, etc. O bien, en caso de que surja algún problema en cuanto a la maquinaria y equipo de producción, utilizar un flujograma puede ayudar en la definición, el análisis y la solución del problema.

Por otra parte el área de Sistemas puede ser también un buen campo en donde aplicar el diagrama de flujo, porque como su mismo nombre lo dice en este área se manejan sistemas, e independientemente del tipo de sistema al que se refiera, estos siguen cierto procedimiento y el diagrama de flujo se trata de una técnica sistemática.

Gráfica de Gantt

Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Es una gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical.

Tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica: en el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

En el eje Vertical: Las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. 

Un ejemplo de aplicación de un Gráfico de Gantt puede ser en el área de Finanzas, ya que en esta área se analiza el negocio desde el punto de vista financiero, involucra los indicadores y medidas financieras y contables que permiten evaluar la conducta de la organización frente a puntos como

6

utilidad, retorno sobre inversiones, valor agregado al patrimonio y otros indicadores que la organización adopte como relevantes para su negocio, y el grafico de Gantt como técnica puede ayudar al momento de querer lograr un objetivo en términos monetarios, es decir, a hacer notable los logros que tiene la empresa en cuanto a utilidades.

Análisis de Red Pert

La red Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la solución óptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción. También permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo.

Como herramienta de control, la red Pert facilita las actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo real con el planificado.

Es conocido con el nombre de técnica de trayectoria critica, por que busca planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que tiene el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costos, etc., de aquella secuencia de operaciones que resulte la más larga y costosa, ya que, de nada serviría acortar otras secuencias necesarias y colaterales a la primera, si ésta detiene y dificulta el avance general.

Esta técnica puede ser aplicada en el área de Recursos Humanos. Por ejemplo, la organización busca llevar a cabo el proyecto de ampliación de las instalaciones, la técnica Red Pert puede ser un auxiliar para coordinar las actividades previas a esta ampliación, marcando claramente los tiempos de duración, y los costos que este proyecto implica, además, de buscar hacer más con menos esfuerzo y dinero, pero sin minimizar la funcionalidad de las futuras instalaciones.

Árbol de decisión

El árbol de decisión es un diagrama que representan en forma secuencial condiciones y acciones; muestra qué condiciones se consideran en primer lugar, en segundo lugar y así sucesivamente.

Este método permite mostrar la relación que existe entre cada condición y el grupo de acciones permisibles asociado con ella.

Un árbol de decisión sirve para modelar funciones discretas, en las que el objetivo es determinar el valor combinado de un conjunto de variables, y

7

basándose en el valor de cada una de ellas, determinar la acción a ser tomada.

Los árboles de decisión son normalmente construidos a partir de la descripción de la narrativa de un problema. Ellos proveen una visión gráfica de la toma de decisión necesaria, especifican las variables que son evaluadas, qué acciones deben ser tomadas y el orden en la cual la toma de decisión será efectuada. Se recomienda el uso del árbol de decisión cuando el número de acciones es pequeño y no son posibles todas las combinaciones.

Esta técnica puede utilizarse en el área de Mercadotecnia como medida para manejar las estrategias, es decir, la secuencia que se debe tener para que estas estrategias resulten conforme a lo esperado. Al analizar un problema se puede buscar la mejor opción para decir que es lo que procede y es ahí donde entra el Árbol de decisión.

8