Historia de Los Documentos

7/25/2019 Historia de Los Documentos

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Resulta difcil establecer una periodificacin clara en el estudio de laevolucin del tratamiento de los documentos de archivo.

existe una clara dicotoma entre disciplina y objeto de atencin

mientras que los archivos y los documentos, tienen una existencia clara y delarga duracin, la disciplina que los trata, por el contrario, es de facturarelativamente reciente.

por qu

la ra!n

"#$%&R#' () *&$ (&+-)%&$


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*a evolucin histrica de la archivstica la podemos dividir en dos grandesperodos/

Perodo prearchivstico

Perodo de desarrollo archivstico

0erodo durante el cual el tratamiento de los fondos documentalesse ha caracteri!ado por la indefinicin en sus presupuestos eincluso por la sumisin a los principios de otras disciplinas.

0erodo durante el cual tanto en la teora como en el tratamiento delos fondos documentales se logra unos niveles de suficientes deautonoma como para poder hablar propiamente de 'rchivstica.


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$i seguimos la propuesta de Robert ". 1autier, podemos dividir al perodoprearchivstico en cuatro subperodos/

*a poca de los archivos de palacio/ que se corresponde con laAntigedadAnti

gedad.

*a poca de los cartularios/ correspondiente a la Edad MediaEdad Media2s.3## 4 356.

*a poca de los archivos como arsenal de la autoridad/ que

abarca desde el siglo 35# hasta principios del siglo 3#3 2AntiguoAnti

guoRgimenR

gimen6.

*a poca de los archivos como laboratorio de la "istoria/ que seextiende desde principios del siglo XIXsi

glo XIXhasta mediados del siglosi

glo

XXXX.


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0ara *uciana (uranti y +ru! -undet la gestin y el tratamiento de losdocumentosse puede remontar hasta la constitucin de los primeros grupossociales.

$in embargo, otros como $andri , hacen coincidir los orgenes de esta pr7cticacon los de la escritura, m7s precisamente con la difusin del uso de la misma ypor tanto del material escriptorio.

8aegemann sit9a el nacimiento del tratamiento de los documentos con lainvencin del papel, en +hina, hace aproximadamente :.;. 0ennix, ?. $mith y @. +oulson, sit9an alrededor del;


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)stas tablillas generalmente estaban organi!adas de manera cronolgica seg9nla funcin o actividad con la que estaban relacionadas.

mediante smbolos o etiquetas en sus extremos dentro de los grandesrecipientes de barro en los que se hallaban almacenadas.

)ste mtodo de controlar los documentos se locali!a seg9n )vans en el$udeste de -esopotamia, en el #raB actual.

*as excavaciones de %ell "ariri,, RasC$hamra, ippur, D han dejado pruebasuficiente de la existencia de archivos y por tanto de fondos documentalesorgani!ados.

)stas excavaciones sacaron a la lu! archivos reales, archivos de templos,archivos bancarios 2familia -urasu6.

'hora bien, m7s interesadas en recuperar textos que en reconstruir suorgani!acin, estas excavaciones nos han privado de conocer la sistemati!acin

de esos fondos.

+mo se identificaban


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0odemos citar una excepcin a lo anteriormente comentado. $e trata de laexcavacin que puso al descubierto documentos de los reyes hititas de losarchivos de garit.

)n garit, se conserv completo el edificio de los archivos reales,mantenindose intacta su organi!acin original. Este estaba compuesto por tresdepsitos diferentes/

)l reparto de la documentacin en las salas o depsitos de este archivoevidencia que los fondos eran escrupulosamente respetados y conservados

seg9n una clasificacin rigurosa.

(ocumentacin de car7cter diplom7tico.

(ocumentacin de car7cter financiero.

(ocumentacin de car7cter administrativo.


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(urante el periodo del Fuevo #mperioF, en )gipto 2G;A


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*a civili!acin egipcia de la poca faranica y ptolemaica adopt unnuevo soporte, el papiro, pero esto no signific la introduccin denuevos mtodos de control de los que se tenga evidencia.

)n lo que respecta a >recia>recia y RomaRoma, el conocimiento que poseemos

tanto del archeion como del ta'ularium procede de fuentesmayoritariamente indirectas/ los historiadores cl7sicos, lasinscripciones epigr7ficas 2inscripciones reali!adas en piedra o metal6 ylos restos arqueolgicos.

*os griegos en su FarcheionarcheionF guardaban las actas p9blicas, tanto lasde car7cter poltico C administrativo como las de car7cter notarial, paraservir de garanta a los ciudadanos.

*a palabra, el concepto y la funcin pasan al latn Farchi(umF dedonde etimolgicamente se hace derivar el trmino Harchi(oIcastellano.

)n el caso de Roma, el trmino utili!ado era Hta'ulariumta'ulariumI 2archivop9blico6.

0or tanto, podemos decir que >recia y Roma tenan archivos civiles.


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*as caractersticas de la gestin y tratamiento de documentos en >recia y Romapueden resumirse como sigue:

G.C )l archivo surge como una institucin con entidad propia, con unalegislacin especfica e identificado con toda claridad 2archeion )

*reciay ta'ularium ) Roma6.

J.C )xisten responsables de su custodia 2el aer!ago y el e!istate6 yservidores especficos 2los censores y los !refectos6, lo que es prueba

de la importancia que se les conceda.

A.C *os archivos m7s que nunca cobran una doble utilidad, la

administrativa y la jurdica. *as administraciones los conservan comofuente de informacin para su gobierno. )l (erecho 2especialmente el

romano6 establece el valor probatorio del documento escrito.

:.C )n ambas civili!aciones se contempla el principio de autenticidaddocumental y su consiguiente vigor legal. *a custodia en los archivos

p9blicos determinaba la autenticidad de un documento.


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;.C 'unque existan archivos privados/ familiares, religiosos,econmicos, etc.K es el archivo p9blico, dependiente de las

instituciones del )stado, el archivo por antonomasia.

L.C +omo afirma *odolini, los documentos eran creados y

conser(ados !or necesidades de go'ierno y de administracin$ lagestin del !oder y la gestin de los documentos esta'an

estrechamente ligados%&

Diferencias G.C (ada la distinta concepcin en el modelo de )stadoK el griegobasado en ciudades independientes y el romano fuertementecentrali!adoK slo en este 9ltimo caso es posible hablar de la

existencia de un sistema de archivos p9blicos. (e hecho se estableci

un red de archivos en provincias.

J.C )n >recia, surge, unido a la nocin de (emocracia, el concepto depublicidad como atributo propio de los archivos p9blicos. (erecho de

los ciudadanos de acceder a los documentos p9blicos

0or el contrario, en Roma, el acceso estaba reservado a determinados

funcionarios.


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*a cada del #mperio Romano tuvo importantes repercusiones sobre laproduccin documental.

la imposicin del derecho germano sobre romano

mientras que el derecho romano basaba el valor probatorio en el documentoescrito, el germano impona el procedimiento oral y la prueba testimonial.

&tro factor que favoreci la menor produccin escrita fue el descenso generalde nivel cultural.

la causa fundamental

la consecuencia


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)n la )dad -edia hablar de documentos significa referirse a un objeto quere9ne en s un doble car7cter/

ser fruto de la necesidad o de la utilidad y,

a la ve!, de lujo.

)l documento es siempre en pergamino, caro y escaso, y su redaccinCcreacines compleja y slo ejecutable por un reducido n9mero de expertos o

profesionales.

%odos estos elementos se dan cita 9nicamente en las cortes se=oriales feudalesy en los centros mon7sticos importantes.

)sto nos lleva a diferenciar en estos momentos entre dos clases de depsitos/

La Edad Media


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+l7sico de los centros mon7sticos. Re9ne los documentos recibidos desde lasdos instancias de poder a las que est7 sujeto el monasterio/

(epsitos de recepcin

Poder eclesistico: cancillera papal o episcopal

Poder civil: cancilleras feudales, seorial o !eal

$on los formados por el poder constituido como tal, reconocido y en ejerciciopleno de sus funciones y facultades.

(epsitos de expedicin

Recibe adem7s los documentos derivados de las relaciones jurdicas privadasdel monasterio con instituciones similares o con particulares.

' partir de todos ellos se escriben los cartularioscartularios, habitualmente de maneraprogresiva, a lo largo de una o m7s generaciones.


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)s un depsito de car7cter mixto, en la medida en que recibe tambindocumentos de sus iguales.

$u base est7 constituida por las copias de los documentos que se producen ensu cancillera.

)stas copias que tambin se registran en formato cdice normali!ado, tienencomo objeto 9nicamente el administrativo y de gobierno, memoria pr7ctica y dereferencia.

'l ser los reyes y se=ores feudales itinerantes, creaban y preservaban pocosdocumentos.

el reducido volumen y la naturale!a del contenido de estos depsitos nopresentaban excesivos problemas con respecto a su tratamiento.

en el siglo 3##, los reyes y la noble!a comen!aron a establecer sus sedes degobierno. (e esta manera los archivos tambin fijaron su ubicacin, al tiempo

que aparecan nuevos tipos documentales.

por tanto

sin embargo


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0eter 8aegemann afirma que el primer programa de gestin de documentos sedesarroll en el siglo 3##, bajo el emperador Mederico # 1arbarroja.

Este proclam un decreto que prohiba el uso del papel para la documentacin

importante, determinando as el uso del pergamino.

*a supervivencia de estos conjuntos de documentos de la )dad -edia dependedel a!ar, ya que todo depsito de documentos en desuso o que ha perdidovigencia tenda a desaparecer por varias ra!ones/

Por destruccinal ser considerados in"tiles.

Por accidentes, co#o incendios.

Por acontecimientos fortuitos, co#o guerras.


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(urante estos siglos, se resuelven los problemas de almacenamiento de losdocumentos, por medio de/

*os cartularios se constituyen por un proceso de sustitucin de los originalespor sus copias, siempre que vengan certificados por un notario.

)l conjunto de documentos se copia en secuencia cronolgica en un libro ocdice encuadernado.

*a reunin de los originales en un lugar especfico

y,*a trascripcinCduplicacin por seguridad. (e estaforma se sustituan los documentos originales porcopias en forma secuencial en libros cartularios,que eran reflejo del propio archivo y en ciertamanera su sustituto. *os cartularios, enconsecuencia, haran las veces de archivo por supoder sustitutorio.


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(urante el siglo 3### se produce el primer gran paso de car7cter cualitativo en lahistoria de los archivos debido a la/

'dem7s a esta situacin tendramos que a=adir/

)n los siglos 3### al 35 tienen lugar tambin dos hechos sustanciales/

Evoluci$n de las ad#inistraciones % cancilleras %

a la aparici$n de n"cleos de co#erciantes pre&'urgueses,

so're todo italianos

La difusi$n del uso

del papel %

la sustituci$n del latn por las lenguas(ro#ances).

*acen nuevos tipos de dep$sitos de registros vinculados, por una

parte+ a los nuevos grupos sociales ur'anos comerciantes e

intelectuales-, cu%a actividad encuentra en la escritura su

vehculo especfico de desarrollo+ % por otra, a las instituciones

urdicas renovadas tribunales y notariado estables-.

GG


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*as administraciones centrales cl7sicas crean su propia red o FserviciosF de

archivos.

(e igual modo, las nuevas administraciones territoriales y locales dan lugar aotros tantos archivos.

)s en este periodo, cuando surge una imperiosa necesidad hasta entoncesdesconocida/ la necesidad de informarsela necesidad de informarse.

*a informacin significa documento escrito, de ah que se multiplique demanera extraordinaria el n9mero de los mismos en todos los niveles yactividades 2administracin, comercio, ense=an!a, etc.6.

/e produce una evoluci$n ad#inistrativa 0ue lleva i#plcita la

for#aci$n de una red de archivos.JJ


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)ste aumento cuantitativo de documentos

primeros problemas

plantea

recuperacin de sucontenido

almacenamientofsico

de

desarrollo de las primeras tcnicas detratamiento

provoca

vinculadas

a las tcnicas administrativas.

+omo consecuencia de lo anterior, en las administraciones degran tama=o aparecen los especialistas de dicho tratamiento.


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*a centrali!acin de depsitos acelera la acumulacin de documentos, amenudo diversos y situados en villas o edificios distantes a lo largo del territorio,alrededor del monarca o se=or feudal.

)sto provocar7 el nacimiento y desarrollo de sistemas de descripcindocumental especiali!ados/ los inventariosinventarios.

+ada inventariador de documentos adoptar7 unos criterios especficos que lellevar7n a unos resultados concretos.

0or tanto estamos hablando de una actividad intelectual nueva o renovada, queexige poder de abstraccin y requiere el establecimiento de unas reglasdiferentes.

)ste nuevo elemento, el inventario, hace de intermediario entre los documentosy los usuarios.


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1a#'ios en el funciona#iento de las ad#inistraciones 1reci#iento geo#2trico en la producci$n de docu#entos

3 4or#ulaci$n de nuevas teoras para el trata#iento de dichosdocu#entos3 5eori6aci$n so're prcticas3 *aci#iento de un conunto de nor#as, t2cnicas % procedi#ientos con

entidad propia % personalidad definida

Difusi$n de la educaci$n % aprendi6ae de la escritura3 7so de los docu#entos para un fin diferente al ad#inistrativo3 Por colectivos o personas 0ue no son ni el propietario, ni el receptor de

los docu#entos

7so generali6ado del papel3 Modificaci$n del siste#a tradicional de registro

/eries cronol$gicas separadas de entrada % salida- Aparecen los pri#eros e8pedientes nu#erado seg"n el orden de creaci$n-

!udi#entario cuadro de clasificaci$n

Antiguo !2gi#en


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Desarrollo de las #onar0uas a'solutas

3 Au#ento desco#unal de la #asa de papel3 Los go'ernantes ad0uieren conciencia clara de la i#portancia

de esta #asa docu#ental para el go'ierno % la ad#inistraci$n

Desarrollo del espritu 'urgu2s hu#anista3 intro#isi$n de los docu#entos en los crculos de estudio % en

los circuitos culturales

Desarrollo de la cultura li'resca % del #undo editorial

Progresiva crisis % decadencia de instituciones,organi6aciones, etc.

#odificaci$n del #2todo de tra'ao erudito, con la aparici$n de un concepto

nuevo de la historia % su estudio, a partir del uso de docu#entos


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El docu#ento se convierte en #onu#ento 9'etivi6aci$n de la cultura antigua clsica nter2s cientfico por los autores fallecidos

Aparecen % se desarrollan co#o tales las pri#eras pu'licacionesarchivsticas

A lo largo del siglo ;


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El periodo 0ue se inicia con la !evoluci$n 4rancesa supone eldesarrollo progresivo de una estructura estatal centrali6ada 0ue seha deno#inado co#o Estado 'urgu2s

A pesar de sus ventaas, los principios de racionalidad % cientifis#opropios de la lustraci$n tuvieron un efecto negativo en el #undo delos archivos3 Los nuevos profesionales adoptan el #2todo de clasificaci$n

siste#tico o de #aterias

3 Muchos fondos co#en6aron a ser clasificados de acuerdo con criteriosideol$gicos o te#ticos /iste#a de Daunon % 1a#us para los Archivos *acionales franceses

*o o'stante, ta#'i2n aport$ principios 'eneficiosos, co#o elderecho de eli#inar docu#entaci$n in"til


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4ie're de for#aci$n profesional3 Ecole de Chartes4rancia- =>?=3 Institut fr Oesterreichische Geschichtsfurung Austria- =>@3 Escuela de Diplomtica Espaa- =>@B3 Scuola di Paleografia e Diplomaticatalia- =>@C

1reaci$n de los Archivos *acionales co#o dep$sitos deconcentra#iento-3 Archies !ationales 4rancia- =C3 Archio "ist#rico !acional Espaa- =>BB

A finales del ;; se desarrollan las t2cnicas de reproducci$n %evoluciona el e0uipo de archivo Principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. *atalis

de Faill%. =>= Pri#er #anual profesional: Mller, 4eith % 4ruin. Golanda. =>>


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Los estados crean departa#entos especiali6ados paralos archivos

4or#aci$n de redes estatales de archivos

3 Dependientes de departa#entos co#o presidencia, interior,cultura o educaci$n

E8pansi$n sostenida de la ad#inistraci$n estatal3 El Estado asu#e progresiva#ente los servicios de educaci$n,

sanidad, econo#a, etc.

3 #ultitudes de docu#entos pasan al do#inio p"'lico desde elprivado

sociali6aci$n del uso de los archivos % naci#iento de los pri#eros

pro'le#as reales de al#acenae % trata#iento


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La funci$n de archivero ad0uierefisono#a % carcter propios

La profesi$n se define progresiva#ente3 4undaci$n de escuelas especiali6adas de

for#aci$n

3 4or#ulaci$n de los principios te$ricos

funda#entales3 Producci$n profesional da a da #s

a'undante: Gilar% HenIinson =??-

1asanova =?>-


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Despu2s de la Juerra Mundial una serie de i#pactos #"ltiplescrean un proceso de aceleraci$n en el #undo de los archivos % suevoluci$n

7na profesi$n a"n en fase de asenta#iento % definici$n se veaa'ocada a redefinici$n de alguno de sus principios % actitudes:

3 las necesidades de la ad#inistraci$n constituirn el factor 0ue o'ligue ala profesi$n a replantearse sus presupuestos % le decida a ocupar unespacio vaco

creciente grado de actuaci$n de las ad#inistraciones nuevos procedi#ientos de producci$n % reproducci$n de docu#entos rit#o acelerado de las sociedades industriales

generaci$n de ingentes #asas docu#entales cu%a conservaci$nntegra resulta i#posi'le

esa fuente de infor#aci$n es a'soluta#ente necesaria para el

'uen funciona#iento de las ad#inistraciones

/on necesarios t2cnicos para poner orden en el caos % hacer "til

la docu#entaci$n para la gesti$n diaria


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El punto 0ue #arc$ cronol$gica#ente el periodode despegue de la archivstica fue la JuerraMundial:3 *ecesidad de investigar % difundir el conoci#iento de

los cr#enes na6is contra la hu#anidad Li're acceso a los archivos del !eich nter2s de la docu#entaci$n conte#pornea para la

investigaci$n

3 E8pansi$n de la de#ocracia co#o #odelo deorgani6aci$n social:

cu#pli#iento del principio de transparencia en el 0uehacerde las ad#inistraciones p"'licas

Apertura de los archivos no s$lo a la historia, sino ta#'i2n a

la ciudadana % sus representantes


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Los ca#'ios se pueden glo'ali6ar en los siguientespuntos:3 La literatura profesional se dispara % evoluciona al rit#o de las

nuevas necesidades, no s$lo a nivel de #anuales KrenneIe,=@+ /chellen'erg, =@B+ 5anodi, =B=-, sino ta#'i2n a nivel depu'licaciones peri$dicas $a Ga%ette des Archies, &he AmericanArchiist,Archium, Der Archiar, etc.-.

3 El ca#po de actuaci$n de la archivstica se ha e8tendido al de laad#inistraci$n. /e ha pasado de una preocupaci$n por lohist$rico a una concepci$n glo'al del servicio de archivo,

#ediante la acuaci$n de un nuevo concepto, el del (ciclo de vidade la docu#entaci$n).

3 La a#pliaci$n del do#inio archivstico ha llevado, as #is#o, a lapartici$n del #undo profesional, % de #anera #u% destacada enlos pases anglosaones, donde se esta'lecen dos reas: la delrecords managemento gesti$n de docu#entos ad#inistrativos %

la tradicional o ad#inistraci$n de archivos.


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3 Las nuevas tecnologas de la infor#aci$n ade#s defacilitar los procesos, han descu'ierto ca#pos

in2ditos co#o el de la docu#entaci$n audiovisual % eltrata#iento de registros electr$nicos.

3 Las necesidades infor#ativas % el derecho de li're

acceso han creado un nuevo ca#po del derecho,relativo al r2gi#en urdico de la docu#entaci$n. Lapro'le#tica del li're acceso se ha agravadoenor#e#ente en los entornos electr$nicos.


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3 Este proceso de renovaci$n % revalori6aci$n, unto a la#odificaci$n de las actitudes profesionales % sociales, haprovocado la aparici$n de un nuevo tipo de usuarios.

3 El #undo de los archivos ha evolucionado hacia unaconcepci$n universalista, 'uena prue'a de ello es la creaci$nde $rganos % asociaciones internacionales.

na cuestin fundamental que s supuso, y supone, unaverdadera HrevolucinI en el mundo de los archivos, fue lamodificacin del tratamiento y gestin de los documentosadministrativos, iniciada en los )stados nidos, y que es

conocida como records managementrecords management.

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