ORGANIZACIN DE EVENTOS HOTELEROS

Gua para el estudiante

Elaborado por el formador:

JOS LUIS OCAMPO AGUIRRE

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP Programa Tcnico Laboral en Hotelera y

Gastronoma

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Mdulo Gua Organizacin de Eventos Hoteleros

Organizacin de Eventos Hoteleros Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Jos Luis Ocampo Aguirre Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Prohibida la reproduccin parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogot Colombia Versin 01 - Enero 2010

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPAR CON FINES ESTRICTAMENTE ACADMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTCULO 32: Es permitido utilizar obras literarias, artsticas o parte de ellas, a ttulo de ilustracin en obras destinadas a la enseanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los lmites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propsito de enseanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formacin personal sin fines de lucro, con la obligacin de mencionar el nombre del autor y el ttulo de las obras utilizadas.

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I nst ituto Colombiano de Aprendizaje I N CAP

TABLA DE CONTENIDO

Pg. PRESENTACIN.. 5 GUA METODOLGICA.. 6 UNIDAD UNO 1. ORGANIZACIN DE EVENTOS, .. 10 1.1 Generalidades .. 10 1.1.1 Definiciones de algunos tipos de eventos 11 1.2 Ejercicio Evaluativo.. 19 UNIDAD DOS 2. ETAPAS DEL EVENTO Y FUNCIONES . 20 2.1 Etapas del evento . 21 2.2 Pasos ms importantes en la organizacin de un evento. 22 2.3 Principales funciones del comit organizador . 23 2.4 Brigadas de apoyo 24 2.5 Pasos a seguir para la realizacin de un evento 26 2.6 Ejercicio evaluativo 30 UNIDAD TRES 3. ORGANIZACIN DE SALONES.... 32 3.1 ANTECEDENTES.. 33 3.2 CLASES DE RESTAURANTE 33 3.3 CARGOS Y JERARQUIAS.... 35 3.4 MISE EN PLACE Y PREPARACION DEL SERVICIO. 37 3.5 UBICACIN DE MESAS.. 40 3.6 EL MENAJE DEL COMEDOR. 43 3.7 MONTAJE DE MESAS 51 3.8 LA CARTA Y EL MEN. 52 3.9 PROTOCOLO DE ATENCION AL CLIENTE 67 3.10 TOMA Y REDACCION DE PEDIDOS 67 UNIDAD CUATRO 4. EL BAR 4.1 ANTECEDENTES DEL BAR... 73 4.2 PRINCIPALES CLASES . 74 4.3 CARGOS Y JEREARQUIAS 76 4.4 TIPOS Y CLASES DE BEBIDAS. 79 4.5 EL VINO. 82 4.6 LAS CEPAS. 84 4.7 CLASIFICACION DE LOS VINOS 85

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4.8 LA CATA.. 92 4.9 BEBIDAS DESTILADAS.. 97 4.10 PRINCIPALES DESTILADOS. 99 4.11 BEBIDAS ARTIFICIALES. 101 4.12 BEBIDAS MEZCLADAS: COCTELES 103 UNIDAD CINCO 5. EL MINI BAR Y ROOM SERVICE. 116 5.1 EL MINI - BAR... 116 5.2 ROOM SERVICE.... 119 BIBLIOGRAFA...121

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Apreciado estudiante: Usted escogi al INCAP para que lo oriente en el camino de la formacin profesional. La institucin le proporcionar un formador, quien le ayudar a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece adems, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondr de mdulos gua, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluacin, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Este mdulo gua que constituye adems un portafolio de evidencias de aprendizaje, est distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIN: Es la informacin general sobre los contenidos, la metodologa, los alcances la importancia y el propsito del mdulo. GUA METODOLGICA: Orienta la prctica pedaggica en el desarrollo del proceso de formacin evaluacin y se complementa con el documento de la didctica para la formacin por competencias de manejo del formador. DIAGNSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitir utilizar la estrategia ms adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qu tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertacin de su formacin y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y estn presentados as:

Unidad

Logro de competencia laboral

Indicadores de logro: Evidencias

Didctica del mtodo inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.

VALORACIN DE EVIDENCIAS BIBLIOGRAFA

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PRESENTACIN Los servicios personales en los que se encuentran involucrados temperamentos, aptitudes y actitudes, es en nuestra poca moderna un tema muy importante que no podemos ni debemos dejar de lado, ms cuando nuestra profesin exige la prestacin de un servicio directo a nuestros clientes potenciales. En la Hotelera y la Gastronoma, llmense Hoteles, bares, restaurantes o casas de banquetes, la aplicacin de fundamentos en atencin personalizada es nuestro diario vivir, por lo cual no debemos dejar de lado las enseanzas sobre cmo atender, cmo servir, cmo vender y todos los dems conocimientos que necesitamos; para esto el presente mdulo gua. El propsito de ste mdulo es dar al estudiante los conocimientos necesarios para su desarrollo en el campo laboral en las reas de organizacin de eventos, servicio de bar y restaurante de cualquier establecimiento gastronmico privado o de hotel; entregar al estudiante las herramientas prcticas, a travs de talleres en aula para su uso en las labores diarias de su profesin, lograr que el estudiante se identifique con los diferentes cargos de A y B, relacionando estos con su vivir diario, crear a travs de frmulas interactivas buenos hbitos y profesionalismo en sus labores.

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GUA METODOLGICA

La estrategia metodolgica del INCAP, para la formacin tcnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del mtodo inductivo activo

2. El trabajo prctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a

travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el anlisis, el uso de herramientas tecnolgicas y la responsabilidad.

Los mdulos gua utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta sta metodologa. Sus caractersticas y recomendaciones de uso son: A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia

laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluar el Formador.

Glosario: Definicin de trminos o palabras utilizadas en la unidad que son

propias del tema a tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por

ejercicios, referenciados as:

FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicacin del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.

FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo prctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a travs de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos

ms relevantes y ejercicios generales.

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DIAGNSTICO

INFORMACIN GENERAL Regional_____________Programa__________________Mdulo____________ Estudiante_________________________Formador_______________________ EVALUACIN DIAGNSTICA Estilo de aprendizaje_______________________________________________

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UNIDAD UNO

1. ORGANIZACIN DE EVENTOS LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Organizar y realizar eventos bajo los parmetros establecidos de acuerdo a la solicitud

del cliente INDICADORES DE LOGROS: EVIDENCIAS DE

Identifica las generalidades sobre la organizacin de eventos.

Conocimiento

Clasifica los diferentes tipos de eventos de acuerdo a la necesidad del cliente.

Reconoce la diferencia de los eventos que se pueden desarrollar segn la necesidad del cliente.

Reconoce y aplica los conceptos bsicos en realizacin de eventos a la vida diaria

Conocimiento Conocimiento Producto

Desarrollo exmenes sobre eventos realizados en el pas, sus polticas y su organizacin.

Desempeo

FDH (Formador Dice y Hace) 1.1 GENERALIDADES Podemos hablar de la empresa de banquetes como una oferta muy importante en restauracin, ya que por nuestras costumbres es de uso muy comn la celebracin de eventos con grandes o considerables cantidades de invitados, bien sean celebraciones religiosas, polticas, de ocio... Por tanto, el servicio de banquetes es todo un mundo a conocer dentro de las ofertas gastronmicas, de hecho en innumerables empresas hosteleras se poseen varios salones destinados a la celebracin de banquetes. Desde el punto de vista organizador, para el trabajador de los banquetes, bien sea cocina, servicio, ventas o economato, es un trabajo con ganancias seguras, siempre y cuando la gestin est bien realizada, ya que jugamos con la ventaja de conocer de antemano tanto el men a confeccionar como las bebidas a servir y el nmero de comensales, da y hora de llegada. Aqu desaparece el factor sorpresa, quedando reducido tan solo a que puedan venir 10 15 comensales ms de los previstos.

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En sta unidad vamos a analizar los factores que envuelven el servicio de banquetes, para su buen conocimiento y asentamiento de conceptos. Cuando hablamos de organizacin de eventos este trmino es usado en forma amplia y general, ya que un evento puede significar desde una reunin familiar hasta un congreso mundial, esta palabra se ha tomado para agrupar y de all que se haga necesario hacer particin de acuerdo al objetivo o fin que se persigue. Evento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertacin, planeacin, organizacin y ejecucin. Entre los eventos ms usuales y frecuentes estn: la celebracin de los 15 aos, matrimonios, congresos anuales de odontlogos, mdicos, arquitectos, banquete del milln. El manejo y organizacin de eventos es parte integral y significativa de la actividad turstica mundial. Su realizacin ha ejercido una influencia en el desarrollo turstico y hotelero y cada da se busca una mejor satisfaccin del usuario, cada vez ms exigente. Entre los eventos que podemos encontrar en nuestra labor profesional tenemos:

1. APRENDIZAJE: Congresos internacionales y nacionales, seminarios, mesas redondas, simposios, talleres, cursos, diplomados, conversatorios, conferencias, convenciones y foros.

2. SOCIAL: All se encuentran los homenajes, los aniversarios, los onomsticos, fiestas con objetivo definido, ejemplo: das de la secretaria, da de la madre, matrimonios y dems.

3. TURISMO: Tours, campamentos, turismo de aventura, turismo de salud, turismo ecolgico y dems.

4. DEPORTIVO: Donde se agrupan para realizar torneos y campeonatos nacionales, internacionales y mundiales.

5. VARIOS: Festivales gastronmicos, literarios, agrcolas y dems, concursos, ferias.

El mundo est evolucionando con rapidez, cada da se descubren medicamentos nuevos, tecnologas nuevas, lo que anteriormente se guardaba celosamente por cada pas no se lo mostraban al mundo, hoy en da ocurre lo contrario, hay que mostrarle al mundo todo lo que hacemos y producimos, es por esto que podemos decir que los eventos que se desarrollan en una nacin son fiel reflejos de sus mejoras y logros, inquietudes y necesidades a travs de estos se pueden medir el potencial de una nacin, los adelantos tanto tecnolgicos como cientficos, su idiosincrasia, sus gente, su cultura, su turismo, nuestro pas no escapa a esta realidad, por esta razn cada da se incrementa este mercado y se hace necesario

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para las empresas tener personal calificado e idneo en la organizacin y manejo de eventos. 1.1.1 DEFINICIONES Es importante que tengamos conocimiento de las ventajas y limitaciones de los eventos de mayor realizacin.

1. CONFERENCIAS:

Es donde un conferencista expone un tema oralmente en forma metdica, donde asume una posicin activa y los participantes se limitan a escuchar. VENTAJAS: Los participantes o asistentes son en gran nmero. LIMITACIONES: No permite la participacin activa, las conclusiones en la mayora de veces quedan por cuenta de los participantes y se dificulta comprendes calificar el grado de comprensin.

2. DISCUSIN EN GRUPOS: Es la presentacin de una idea, problema o asunto que puede darse por medio de una pelcula, demostracin o panel. Se procede a dividir a los participantes en grupos pequeos con el fin de que cada grupo realice una discusin o intercambio de opiniones. Se elige un modelador. La discusin debe ser entre diez a quince minutos, se leen las conclusiones de cada grupo, estas pueden ser para futuras discusiones o temas de estudio. VENTAJAS: Participacin activa de los participantes, se trabaja en grupos numerosos, se familiarizan los miembros del grupo y existe un ambiente de confianza. A corto tiempo se tienen una serie de ideas que pueden aplicarse en otro sistema o mtodo. No requiere grupos muy homogneos. LIMITACIONES: No se profundiza el tema en discusin por el tiempo tan corto. Si no hay un control por parte del instructor se puede presentar confusiones y el resultado ser deficiente. Para grupos muy grandes el espacio debe ser adecuado al mismo, para que no se interfieran en las discusiones.

3. DISCUSIN GUIADA:

Es el intercambio de opiniones sobre un tema dado, bajo la orientacin y gua de un instructor que a su vez promueve la participacin de todos.

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VENTAJAS: Permite gran participacin, conclusiones precisas, amplia conocimientos adquiridos, trabaja con grupos homogneos y heterogneos. LIMITACIONES: No permite tratar temas desconocidos por los participantes. Se requiere trabajar en grupos pequeos.

4. ESTUDIO DE CASOS:

Es una tcnica de discusin, consiste en la descripcin de un caso real investigada por un especialista y que es material de estudio por los participantes. Se analiza y se trata de buscar la solucin ms acertada al caso para presentar luego las conclusiones a la sesin plenaria. El instructor se limita a guiar y orientar a los participantes.

VENTAJAS: Permite estudiar situaciones y casos reales, establece relaciones entre causa y efecto con base en argumentos bien fundamentados, desarrolla el espritu crtico y la participacin es activa. LIMITACIONES: Requiere que el grupo sea homogneo. Preparacin a fondo por parte de los estudiantes.

5. ESTUDIO DIRIGIDO A GRUPOS :

Es un plan o tcnica para guiar y estimular al alumno en los mtodos de estudio y pensamiento reflexivo. Es un elemento pasivo el instructor, es un orientador. VENTAJAS: Ejercita la mente del adiestrado, lo acostumbra a trabaja r en grupo. Existe ms compenetracin entre el instructor y el estudiante. LIMITACIONES: Requiere planeacin exhaustiva. Es necesario un instructor hbil para que guie a los estudiantes de una manera adecuada.

6. FORO:

Es una reunin en la cual un experto o persona autorizada argumentan sobre un tema determinado previamente. Se abre la discusin y todos los integrantes participan. VENTAJAS: Un grupo numeroso escucha un expositor calificado y se aclaran conceptos fundamentales sobre un tema determinado.

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LIMITACIONES: Se limita a un solo tema, no permite la participacin activa.

7. INSIDENTE CRITICO: Lo desarroll el profesor Pigors y es una adaptacin muy til del estudio de casos, pero su tratamiento es el inverso: se parte de un hecho aislado que el instructor comenta. Los participantes intervienen a travs de preguntas para aumentar el nmero de hechos y darle una mejor solucin al caso. VENTAJAS: Planea actividades de grupo. Recoge y selecciona datos. Se aprende a formular conclusiones. Se trata con grupos numerosos. LIMITACIONES: Se requiere de un instructor hbil y eficiente. Se dispone de dos horas como mnimo. Se requiere de un grupo homogneo y con adecuada preparacin en el tema a tratar.

8. PHILIPS 6.6

Radica en dividir a los participantes en grupos de seis para que discutan durante seis minutos un cuestionario preparado, designando un modelador y un relator que tendr la responsabilidad de presentar las conclusiones del grupo. Ideado por el doctor Donald Philips. VENTAJAS: Permite la participacin activa de un gran nmero de personas. Detecta rpidamente los conocimientos sobre el tema tratado. Se adapta a la mayora de las materias, temas y situaciones de estudio. LIMITACIONES: Los temas deben ser muy concretos. Las conclusiones deben ser muy precisas y no permite por la brevedad del tiempo la profundizacin de los temas.

9. PROBLEMAS:

Es una situacin especfica que debe resolverse mediante el pensamiento reflexivo. VENTAJAS: Estimula la mente del estudiantado y los acostumbra a pensar rpido y con lgica. Favorece la transferencia de conocimientos.

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LIMITACIONES: Requiere de un instructor muy hbil. Necesita una planeacin exhaustivas.

10. PROYECTOS.

Consiste en una actividad en donde la idea dominante fija el fin de la accin, gua su proceso y proporciona la motivacin. Los participantes deben aplicar conocimientos adquiridos con anterioridad. VENTAJAS: Permite realizar trabajos prcticos en lo referente a funciones de los estudiantes. LIMITACIONES: Requiere mucho tiempo y materiales, de un instructor hbil y que sepa seleccionar los proyectos y orientar su ejecucin.

11. JUEGO O TEST DEL CESTO

Es una serie de problemas que se le presentan al estudiante para que lo resuelva. Una canasta contiene notas, informes, cartas, memorandos y otros, que requieren solucin inmediata y por ello se le pide que represente el papel de sustitucin de un empleado capaz de llevar a cabo tales deberes. Cuando todos los miembros del grupo han acabado su asignacin, se procede a interpretar, discutir y valorar los diferentes medios escogidos para resolver las situaciones. VENTAJAS: Permite al estudiante colocarse en condiciones parecidas al trabajo ordinario. Participacin activa de los integrantes. Se adquieren habilidades para comprender y solucionar rpidamente problemas en forma razonada. LIMITACIONES: No permite trabajar con grupos numerosos. Se requiere de un buen instructor con experiencia real del trabajo. Si no se orienta bien puede inhibir a los integrantes tmidos.

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12. LABORATORIOS:

Consiste en la experimentacin de casos que se pueden generar dentro del campo especfico de estudio bajo el control del instructor, con el fin de desarrollar procesos prcticos de trabajo en una materia. VENTAJAS: Participacin activa del estudiante. Se estimula la creatividad y la iniciativa. Permite trabajar en situaciones muy cercanas a la realidad. LIMITACIONES: No permite trabajar en grupos muy numerosos. Se requiere de instructores muy calificados, tiempo, materiales, y equipos especiales.

13. LECTURAS ASIGNADAS:

Asignar a los estudiantes lecturas sobre temas determinados, con el objetivo de complementar el conocimiento adquiridos. VENTAJAS: Profundizar conocimientos y dar bases fundamentales para temas nuevos. Estimular el estudio crtico y reflexivo. LIMITACIONES: Cuando son muchos estudiantes el costo es alto. Requiere de un formador capas de seleccionar lecturas claves con el trabajo de los estudiantes.

14. CONVENCIONES:

Convocatoria a una poblacin homognea para determinar intereses comunes donde se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman decisiones y se establecen estrategias frente al fenmeno objeto del evento.

15. CONGRESOS Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy calificadas en determinada especialidad o entre miembros de diversos grupos y de instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema comn basado en los datos informativos que todos ellos aportan.

16. FOROS Participacin grupal para intercambiar ideas sobre un tema de inters general, cuya finalidad es: permitir la libre expresin se ideas, fomentar el

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inters hacia el tema, estimular la reflexin y la critica, desarrollar el compaerismo. Llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.

17. SIMPOSIO Reunin grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores quienes disertan e intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos aspectos de un mismo tema para llegar a una conclusin.

18. REUNION CORPORATIVA Es una reunin peridica de carcter obligatorio para todos los funcionarios de una institucin donde se plantea todo el quehacer de la empresa para una puesta en comn.

19. DE VENTAS Reunin para establecer polticas, estrategias, compromisos y entrenamiento a los trabajadores con respeto a los productos y servicios que ofrece la organizacin.

20. DE CAPACITACION Evento que permite cualificar el talento humano para mejorar su desarrollo laboral, social y personal en pro de la empresa.

21. DE ACCIONISTAS Reunin de socios accionistas de una empresa con el nimo de definir polticas de inversin que le garanticen la rentabilidad de su capital.

22. PRESENTACION DE PRODUCTOS Exposicin con objetivo de formular un proyecto, cuya metodologa es el anlisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas, estrategias y recursos necesarios para el desarrollo del mismo.

23. REUNION DE JUNTAS DIRECTIVAS Quienes reciben informacin de gerencia y direccin de la empresa para que con base en esta se tomen decisiones sobre polticas, administracin y operacin de la institucin que representan.

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24. RUEDA DE PRENSA Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de comunicacin (radio, prensa y televisin), con el propsito de formularle una serie de preguntas de inters general sobre temas especficos. Hay un moderador que organiza las intervenciones de los periodistas en forma ordenada e imparcial.

25. COLOQUIOS Conferencia o pltica entre dos o ms personas para intercambiar opiniones y experiencias sobre problemas comunes con el fin de contribuir a la solucin de los mismos.

26. ASAMBLEAS Reunin numerosa de personas convocadas para algn fin y dirigida por un coordinador o presidente, quien orientara y estimulara la participacin de los asamblestas.

27. PANELES En el panel varios expertos se renen a dialogar sobre su especialidad y desde su particular punto de vista, cada uno es experto en una parte del tema general.

28. MESA REDONDA Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos que intervienen ante un auditorio. Sin embargo los expertos no son simples expositores sino personas que entablan entre ellos una discusin informal, parecida a una conversacin agitada con posiciones divergentes sobre el tema.

29. BANQUETE Es una actividad o reunin formal que agrupa a un determinado nmero de personas con un propsito definido y que exige una programacin, una coordinacin, es decir, que defina el que, el cmo, el donde y el porqu de cada una de las actividades a realizar delegando responsabilidades, definiendo funciones para los encargados de ejecutarlas. Hoy en da los Banquetes son actos muy generalizados que se producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las personas. Aunque las costumbres y los mens han sufrido una gran transformacin, su finalidad en lneas generales, deja en segundo plano el factor comida; ya que el motivo

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principal en la mayora de los casos salvo los banquetes tradicionales, es reunir a un determinado nmero de personas para un fin determinado. Es una comida esplndida a la que concurren muchas personas para celebrar algn acontecimiento especial. Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensin de contactos internacionales y de mbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han trado como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin nmero de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales. FDEH (Formador Dice y Estudiante Hace) CUESTIONARIO Cmo se llama la actividad especial que se realiza fuera de la rutina?, para qu sirve? _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Qu elemento es significativo en la actividad turstica mundial?, por qu? _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Mencione la clasificacin de eventos y explquelos. _________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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EDH (Estudiante Dice y Hace)

Elaborar una lista de 10 diferentes eventos, que puede desarrollar usted como organizador de eventos, explicando cada tipo de reunin.

_____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________ _____________________ ______________________

Realizar una mesa redonda donde se discutir las ventajas y desventajas al realizar eventos, y retroalimentar al resto del grupo.

Valoracin de Evidencias: _______________________

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UNIDAD DOS

2. ETAPAS DEL EVENTO Y FUNCIONES

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Manejar adecuadamente las diferentes etapas de los eventos aplicando las

normas establecidas INDICADORES DE LOGROS: EVIDENCIAS DE

Identifica los objetivos de cada evento y clasifica las etapas del evento

Conocimiento

Reconoce adecuadamente la logstica de un evento

Anlisis pertinente de cada post evento sacando las conclusiones y retroalimentando a cada funcionario.

Conocimiento Conocimiento

Reconoce y maneja los elementos en la realizacin de los eventos.

Describe y aplica los sistemas aprendidos en clase y los hace parte de su vida diaria.

Desempeo Producto

FDH (Formador Dice y Hace) 2.1 ETAPAS DEL EVENTO Todo evento por sencillo que sea, debe contar con una programacin de actividades en cada una de sus etapas: Primera Etapa Pre-evento: Es el pensar planear organizar y definir. Es el trabajo previo al evento que generalmente es ejecutado por los grupos de trabajo llamados comits y que obedecen a un organigrama previamente elaborado y coordinado por un director. Esta etapa se caracteriza por que la actividad que ms se realiza es la de planear, pensar en l como del proceso y establece un organigrama; define actividades,

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funciones, asigna responsabilidades y define el programa que se cumplir de acuerdo a una disponibilidad presupuestal Segunda etapa Evento: Es el actuar ejecutar lo planeado. En esta etapa debe desarrollarse todo lo planeado, respetando la programacin establecida, el cronograma establecido y las responsabilidades asignadas. Durante este proceso se debe ejercer un control permanente sobre cada uno de los comits y dar una asesora constante que asegure y garantice el xito y las determinaciones de ltima hora (si las hay), estas deben ser tomadas por el coordinador del comit respectivo. Tercera etapa Pos-evento: Es el evaluar resultados contra lo planeado.

- Analizar paso a paso el proceso realizado por los comits, presentando informe respectivo.

- Elaborar recomendaciones - Elaborar reconocimientos - Elaborar memorias - Elaborar replanteamientos

2.2 PASOS MS IMPORTANTES EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO

1. Comit organizador Nombre del evento, lugar y fecha. Es difcil definir lo que se debe realizar primero ya que depende de cada caso en particular. La mayora de las veces los eventos se realizan por que nace la necesidad y por ende hay una persona y un tema, pero otras veces se da el caso que los eventos se repiten o bien anualmente o cada dos aos, entonces en este caso hay que designar el Presidente del comit organizador quien a su vez posteriormente nombrara a los dems miembros.

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La designacin del Presidente del comit organizador es muy variada, puede ser designado por el presidente de una empresa, una organizacin internacional, un comit, una sociedad. Al determinar el lugar hay que tomar en cuenta si hay suficiente capacidad de transporte, de estacionamiento, seguridad, facilidad de apoyo logstico en el lugar. 1.1 Principales funciones del comit organizador:

Disear la logstica del evento Confirmar nombre, lugar y fecha Establecer los comits de apoyo Seguimiento a las diferentes actividades que realizan los comits de apoyo Elaborar el presupuesto general Elaborar el cronograma de actividades y el organigrama general Ensamblar el programa elaborado por el comit de temas Convocar a reuniones peridicas a los comits de apoyo, para evaluar los resultados de las actividades desarrolladas Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comits Aprobar la incorporacin o desincorporacin de los miembros de comits Definir los medios y la frecuencia de la promocin interna Controlar las finanzas Controlar la promocin Los comits que se crean, dependen de las necesidades, algunas veces se crea un comit para la elaboracin del programa, logstica, temas, apoyo, acompaantes, relaciones pblicas y dems actividades pertinentes.

1.2 Las principales actividades de un comit de temas son:

Preparar un cronograma de actividades

Elaborar el temario y bases para la presentacin de trabajos o conferencias

Enviar cartas invitando a la participacin

Estructurar las directivas de las mesas de trabajo

Enviar al comit organizador a travs de reuniones peridicas Es muy importante fundamental la buena estructuracin del programa y sus invitados ya que ello depende principalmente el xito del evento.

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1.3 principales actividades del comit de apoyo:

Brigadas de Apoyo (operativas o de trabajo)

Brigada de cocina Esta encargada de la elaboracin y produccin de los diferentes mens ordenados por el comit Organizador aunque, en muchas ocasiones este comit solicita el asesoramiento de esta brigada para el desarrollo de los diferentes mens a presentar a los contratantes. Estos mens pueden ser para: Desayunos de trabajo, coffee breacks, almuerzos, cenas, bufetes entre otros. Las funciones del Jefe de Cocina a parte de la produccin es el responsable y se encarga de entregar la cantidad solicitada por el Comit Organizador con un excedente del 10 % ms de lo solicitado con el propsito de cubrir posibles eventualidades. Su funcin se limita nicamente ala rea de produccin

Brigada de Bares Es el encargado de preparar el mise en place de las bebidas alcohlicas y no alcohlicas adems de las bebidas mezcladas ordenas por el Comit Organizados; dichas bebidas debern estar establecidas de acuerdo al men concertado tanto por el comit organizados como los anfitriones. La cristalera entregada por el steward ser pulida y brillada por los encargados de esta brigada. La funcin del Jefe de Bares es de producir y supervisar el servicio y las cantidades establecidas por el Comit Organizador; su intervencin se limita nicamente a las bebidas.

Brigada de rea social 1. MONTAJE: En esta rea se encargar el house kepeer o los auxiliares de este, encargados de la colocacin de mesas, sillas y dems mobiliarios dispuesto segn el tipo de evento; una vez dispuesto el mobiliario entra en accin la Brigada de Mesa. El Jefe de Saln ser el encargado de supervisar el montaje de mesas, sillas, decoracin y protocolos de servicio del saln; verificar el nmero de invitados y establecer las precedencias protocolarias segn el evento que se haya contratado. 2. BRIGADA DE MESA O SERVICIO: Esta encargada de vestir las mesas,

sillas y dems mobiliarios que se haya dispuesto para el evento y dependiendo del tipo de servicio solicitado (Americano, Ingles, Francs, Ruso entre otros). Tambin se encarga de pulir y brillar todos los

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implementos entregados por el Stewart. Para esta brigada se designa a un Jefe, funcin que por lo general la realiza el sub. matre de hotel; en otros establecimientos hoteleros se encuentra designado un Matre o capitn de meseros como jefe de banquetes eventos; generalmente los meseros son contratados de cooperativas especializadas en el medio.

Brigada de decoracin

Es la encarga de realizar la decoracin de las mesas, adornos del saln, centros entre otros y dependiendo del tipo de evento solicitado por el Comit Organizador. Otras brigadas: Se crean otras brigadas dependiendo del requerimiento de y el tipo de enveto a realizarse como: Stewart que est encargado de suministrar y lavar el menaje del evento; Brigada de limpieza que como su nombre lo indica se encarga de la limpieza y el aseo del saln tanto de inicio como al final del evento.

Relaciones publicas:

Diseo y elaboracin del afiche

Elaboracin y distribucin de las tarjetas de invitacin

Elaboracin de la lista de invitados especiales y participantes

Invitacin oficial a los conferencistas

Diseo y elaboracin de los distintivos

Participar en la formulacin general del evento

Promocin interna y externa

Diseo y elaboracin de la pancarta

Adquisicin de maletines y obsequios

Redaccin, discursos de inauguracin y clausura

Planificacin y coordinacin de los protocolos de inauguracin y clausuras

Coordinacin de registros en hoteles para invitados especiales

Coordinacin de instructivos

Coordinacin de programas especiales para el comit organizador e invitados

Seguridad: En eventos donde participan personalidades muy importantes polticamente o miembros de una organizacin internacional, hay que tomar en cuenta con mucho cuidado la logstica de la seguridad tales como cmara de circuito cerrado de televisin, comunicacin interna, personal en cubierta, detector de metales, en rea externa k nueves para deteccin de explosivos y estupefacientes entre otros.

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Servicio mdico: En eventos donde hay un gran nmero de participantes o de antemano se sabe que son personas de cierta edad es recomendable contar con un servicio mdico, enfermera y posiblemente una ambulancia. PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIN DE UN EVENTO Pasos a seguir (logstica)

Seleccin de la fecha

Seleccin de las salas o centros de convenciones

Logstica del comit organizador

Presupuesto general

Contabilidad del congreso

Abrir cuentas de banco

Finanzas

Chequeo de facturas

Chequeo de cuentas bancarias

Contabilidad final 1. PASOS INICIALES DEL COMIT ORGANIZADOR: Negociacin: salas de conferencia, oficinas, actividades sociales. Carta solicitud y reservacin de los salones. Carta reservacin de habitaciones cantidad habitaciones. Contratos. Lista de los posibles huspedes. Carta de garanta de pago. Mens elegidos segn contrato. Bebidas elegidas segn contrato. Revisin planos de salas de conferencia, enviar carta indicando como se deben colocar las sillas o si hay que colocar mesas, presdium de inauguracin, cantidad de sillas o mesas. Revisin de cuentas con el hotel. Pago al hotel. IMPRENTA Creacin logotipo Papelera Afiches Los boletines Programa final

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Libro de resmenes Distintivos Lista de participantes Tarjetas de invitacin INVITADOS ESPECIALES Carta de invitacin Carta de reconfirmacin Documentacin Pasajes Estada: hotel, comidas Obsequios Paseos Atenciones Recepcin llegada y salida en el aeropuerto Arreglo entrevistas solicitadas por el invitado PROMOCION Introduccin de los mismos a la computadora Envo primer boletn Envo de afiches Designacin del agente oficial de viajes coordinador de transporte Lnea area Envo de cartas nombrando los diferentes coordinadores oficiales Negociacin de comisiones Artes anuncios de prensa Seleccionar fecha y ubicacin de espacio en los diarios Coordinacin de prensa Envo de informacin a los diferentes medios: radio, televisin, prensa Entrevistas en radio y televisin Servicios de correo o envos especiales SOCIAL Coctel de inauguracin Coctel de clausura Caf Refrescos Pastelera Actos sociales Almuerzos Cenas

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Desayunos Concierto Licores Banquete, cena, bufete, entre otros Actos folklricos Grupos de msica: - responsables - fecha lugar - comunicacin solicitud y/o contrato - reconfirmacin - promocin actos sociales - cartas agradecimientos DECORACION Revisar necesidades Actos de inauguracin Salas de conferencias Actos sociales Pancartas Banderas Triedros Toldos Flores TRANSPORTE Invitados especiales Paseos acompaados Aeropuerto / hotel / aeropuerto Hotel / centro de convenciones / hotel Hotel / actos sociales / hotel Sonido Interpretacin simultanea Grabacin Proyeccin Pelculas DVD / CD / VHS / video ben Proyector de acetatos Retroproyector Transcripcin (grabadoras, audfonos) Reproduccin Computador Fotocopiadora Telfono / fax / Internet

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Celulares PERSONAL Anfitrionas Traductores Digitadoras Taqugrafas Jefe de secretaria Correctores de estilo Operadores de fotocopiadora Compaginadores Mensajero Tcnico de sonido Tcnico de proyeccin Coordinador general Jefe de guas Guas de protocolo Guas de informacin Guas de turismo Personal para inscripciones Guas de recepcin aeropuerto Guas recepcin hotel Seguridad Periodistas Personal entrega de material VARIOS Determinar lugar de inscripcin pre-evento y durante planillas de inscripcin.

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FDEH (Formador Dice y Estudiante Hace) CUESTIONARIO Cules son las etapas de un evento a tener en cuenta para su desarrollo?, mencione y explique. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Cules son las funciones del comit organizador?, mencione y explique _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Qu son y cmo funcionan las brigadas de apoyo?. _________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ EDH (Estudiante Dice y Hace)

Elaborar un evento en papel, desarrollando los comits de apoyo y sus respectivas brigadas.

____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________

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Valoracin de Evidencias: _______________________

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UNIDAD TRES

3. ORGANIZACIN DE SALONES LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL: Organizar y realizar los diferentes montajes de salones segn la necesidad

del cliente.

INDICADORES DE LOGROS: EVIDENCIAS DE

Conoce los parmetros necesarios para la ubicacin del triedro y conoce las normas para la distribucin del saln e invitados segn el evento.

Distingue los diferentes Protocolos y diseos en el montaje de un saln segn el evento.

Conoce las diferentes alternativas para la decoracin de salones segn el tipo de evento.

Conocimiento Conocimiento

Conocimiento

Elabora planillas de presupuestos y protocolo Producto

Demuestra sus conocimientos en el montaje de salones, protocolo y decoracin

Desempeo

FDH (Formador Dice y Hace) 3.1 ORGANIZACIN DE SALONES: Es la forma como se debe disponer las sillas de acuerdo al nmero de invitados, espacio disponible, tipo de evento y objetivo del mismo. Se recomienda que en la mesa principal con invitado especial o personaje a destacar; el nmero de sillas sea impar 3-5-7-9-11-13. TRIEDRO Es el triangulo que se ubica a cada silla indicando quien debe ubicarse en cada puesto

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DISTRIBUCIN DE SALONES Para la ubicacin de las mesas, se acostumbra a utilizar formas geomtricas dependiendo del rea disponible del saln, del tipo de evento que se vaya a realizar, del nmero de personas y bsicamente del acuerdo que se tenga con el cliente sobre la disposicin del saln. Se debe considerar que las personas van a pasar la mayor parte del tiempo en un Saln de Reunin. Por lo tanto, debe brindarles la mxima comodidad posible.

A continuacin encontramos algunas figuras demostrativas para el montaje de mesas:

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El montaje de un banquete requiere suficiente tiempo, para ir ejecutndose debidamente todos los detalles que exige la planificacin que previamente se ha convenido. La forma de efectuar el montaje depender de la forma del local, dimensiones, etc., as como del nmero de comensales a los que haya que dar servicio y del tipo de este. Es conveniente hacer un pequeo croquis con la distribucin de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varan entre dos, tres y medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40) metros de ancho como apoyo de material.

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DECORACIN DE SALONES Para crear una atmosfera especial en el saln, nada mejor que decidir cmo va a ser decorado el saln; para ello hay que tomar en cuenta: el color, el tema exigido, la hora, el carcter de la reunin y la armonizacin de todos los detalles del ambiente. Una vez escogido el decorado, se le expone las ideas, el tipo de evento que se tiene preparado y se le invita a los lugares donde se realizar el evento, para que el pueda planear con ms acierto su decoracin.

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El saln bellamente decorado sirve para que los invitados luzcan sus mejores galas y las mesas con sus adornos resalten los momentos protocolares del evento. Las flores deben armonizar con la decoracin existente en el saln, el estilo del evento, la mantelera y la utilera que se va a usar.

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La mantelera de lino, raso o encaje, siguiendo el color tema del evento, brinda colorido al ambiente, las sillas tapizadas haciendo juego con la mantelera al igual vajilla y cristalera deben ser de la mejor calidad, la distribucin de las mesas debe hacerse con mucho sentido prctico y elegancia, de tal manera que cada una se destaque y dejen espacio para facilitar el pasa de los meseros; los expertos recomiendan mesas rectangulares para la mesa principal y mesas redondas para los invitados.

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Esta funcin es realizada por los utileros o la brigada de Decoracin (tramoyistas o escengrafos); dependiendo del tipo de evento a realizarse y con parmetros a tenerse en cuenta como: el evento se realizara en horas del da o noche, religin, motivo, cantidad de invitados entre otros parmetros que debern establecer las estrategias de decoracin de las mesas, sillas, saln etc.; los arreglos florales debern ser entre 5 a 10 centmetros de altura mxima; la lencera deber estar acorde con el evento a realizarse al igual que la cristalera y la cubertera.

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RESERVAS DE SALONES: Se trata de un formulario con la fecha y con unos cuadros donde consta el nombre de cada saln. Finalizada la visita del cliente bien haya sido personal o telefnica, tentativa o definitiva, se anotar la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningn caso puedan venderse un Saln dos veces, lo cual acarreara un gran problema de difcil solucin. En cada casillero del formulario se deben apuntar los siguientes conceptos:

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-Saln, Fecha en que se registra la reserva. -Nombre del cliente, domicilio y telfono, tipo de Banquete, Hora, Nmero de personas, Observaciones. Las anotaciones en este libro debern hacerse siempre con lpiz, con el fin de poderlas borrar en caso de cancelacin. Las cancelaciones debern hacerse constar en el casillero correspondiente, con el fin de que, quede constancia de lo que se ha borrado o cancelado. Cuando un cliente solicita un servicio una fecha determinada y los salones estn todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deber ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deber hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por sta razn no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos das se tratar de solucionar la forma de darle un saln.

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FDEH (Formador Dice y Estudiante Hace) CUESTIONARIO Explique qu es un TRIEDRO _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Mencione y explique por lo menos cinco normas a tener en cuenta en la organizacin de los salones. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Mencione y explique las normas para la reserva de un saln. _________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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EDH (Estudiante Dice y Hace)

Elabore un triedro teniendo en cuenta el tipo de evento y clase de invitados o comensales.

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Realice en papel la distribucin de un saln para un evento determinado, teniendo en cuenta las normas establecidas y de acuerdo a parmetros establecidos por el formador.

Valoracin de Evidencias: _______________________

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BIBLIOGRAFA

- Revista LA BARRA, El arte de servir la mesa.

- Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Organizacin de Eventos, gua de aprendizaje No. 1.

- REDMON, Moran. Etiqueta y buenos modales, Editorial Barcelona 2000.

- SMITH. Jalee. Retener y Fidelizar al cliente, Editorial Trillas de Mxico,

2002.

- MARTN, William B. Gua del mesero., Grupo editorial Iberoamrica S.A. de C.V. 1.987.

- FOX, Sue. Etiquette for Dummies., grupo editorial Norma S.A.

- Paginas Internet.

W.W.W. HosteleraTcs.com. W.W.W. El buen servir.com. W.W.W. Google.com W.W.W. wikipedia.com

Apreciado estudiante:PRESENTACINUNIDAD UNOUNIDAD DOS