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i Ju_rP.L Tipo de Norma: Procedim iento

Nombre: Proced im iento d e Gestión de Requerimientos para la

Mejora de Procesos y Desarrollo de Software .

Código : DP PR 008 0 1 VO l 2015- PROCEDIM IENTO DE GESTIÓN - - - - -DE RE QUERIM IENTOS PA RA LA MEJ ORA DE PROCESOS Y

DESARROLLO DE SOFTWARE

Nombre

Elaboración Ana Abad

Roberto Aguinaga Elaboración

Elaboración Greyson Alberca

Cargo

Especialista de PMO

Gerente de PMO

Especiali sta de PMO

Fecha

11/03/ 2015

11/03/ 2015

11/ 03/ 2015

Revisi ón

Ju rídica Mtra . Pat ri ci a Pacheco Abogada / Procurad uría 13/03/ 2015

Aprobación M gs. Ra miro Cárdenas

Manifestación de conformidad

Vice rrector

Admin ist rat ivo 18/ 03/ 2015

Firma

Para la revisión y aprobación de este instructivo, ha n manifestado su conformidad con el t exto del

mismo así como de los anexos que lo confo rman, las pe rsonas abajo f irmante:

Nombre Cargo Fecha Firm a

Mgs. María Pa ula Espinosa Di rectora de Operaciones 17/ 03/ 2015

DIRECCIÓN DE OPERACIONES Código: DP _PR_008_01_ V01 _2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVERSIDAD rtCNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE I'AirTICULAR DI! LO.IA

SOFTWARE t.~c.c.oto.. .. w;..

GESTIÓN DE REQUERIM IENTOS PARA LA MEJORA Válido desde 18/03/20 15 DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Página

1 OBJETIVO.

El presente documento tiene como objetivo definir lineamientos en base a la política de gestión de requerimientos para la mejora de procesos y desarrollo de software en la UTPL. Como resu ltado se pretende consolidar y priorizar todos los proyectos con mayor, mejor visibil idad y control, centrándose en aquellos de mayor prioridad a fin de asegurar óptimos niveles de los servicios estud iantiles.

2 INDICADORES. No aplica

3 REFERENCIA

Categoría Tipo Identificador Nombre Versión Resolución Rectoral : Política de

DI IN NA Gestión de Requerimientos para 01

la Mejora de Procesos y Desarrollo de Software

4 TERMINOLOGÍA, DEFINICIÓN Y SÍMBOLOS.

Requerimiento: Es la necesidad, deseo o expectativa del patrocinador, cliente, usuario u otros interesados a fin de que un sistema producto, servicio o componente tenga las cond iciones o capacidades requeridas para satisfacer las demandas. Proyecto: Es cuando una necesidad tiene una afectación mayor al 30% de su func ionalidad o requiere una nueva definición de un proceso. El proyecto tiene una fecha de inicio, una fecha de fin y una cantidad de recursos as ignados en el tiempo. Mantenimiento: Es el cambio a un sistema con el propósito de satisfacer necesidades que no afecten el 30% de las funcionalidades del sistema. Incidente: Es un evento que no forma parte de un desarrollo habitual y que puede causar la interrupción o dism inución de la ca lidad de un servicio. Proceso: describe secuencial y cronológicamente las actividades y recursos necesarios para lograr un objetivo previamente identificado. Pueden ser sugeridos por la comun idad univers itaria (vicerrectores, directores generales, directores de área, gerentes de área, gerentes de departamento, coord inadores de titu lación y jefes de sección departamental) quienes se constituyen en los responsables de la gestión del proceso. Responsable del Proceso: Es el líder de una área funcional respectiva, responsable de la correcta ejecución de los procesos a su cargo y, de administrar una mejora continua de los mismos. Analista de procesos: Es parte del equipo de la Direcc ión de Procesos encargado de analizar y modelar junto con las áreas involucradas los procesos de la Universidad. UGTI: Unidad de Gestión de Tecnologías de Información. PMO: Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Office)

Ana Abad

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Revisión Elaboración Roberto Aguinaga Juríd ica

Dra. Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas Greyson Alberca

Cargo Equ ipo PMO Cargo Procuraduría Cargo Vicerrector Administrativo

Fecha 11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/2015

DIRECCIÓN DE OPERACIONES Código: DP _PR_008_01 _ V01_2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVI!IlSIDA.D TtCNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE I'ART1CUuut DI! LAJA SOFTWARE ... ......_......c.u<óoo4<..;..

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Válido desde 18/03/2015 DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Página

Gestor de Requerimientos: Es el analista de so luc iones de negocio del equipo de la UGTI o del equipo de Procesos que se encargará de receptar, captura r, agrupar y clasificar el tipo e impacto de los requerim ientos. Equipo de Revisión: Es el grupo de personas encargadas de realizar un anális is de factibi lidad de los req uerimientos que han sido solicitados. POCA: Planificar, Hacer, Controlar y Actuar

5 DESCRIPCIÓN.

5.1 PROCESO GENERAL (ANEXO 4.1)

1. El Sol ici tante ingresará su solicitud previamente autorizada por un nivel de gerencia en la herramienta de gestión de través un formulario de solicitud de requerimientos en http://registropmo.utpl. edu.ec (Ver Anexo 4.2) . Para sustentar la autorización se adjuntará el documento que soporte la sol icitud autorizado por el nivel de gerencia respectivo.

2. El Gestor de Requerimientos receptará, agrupará y analizará las solicitudes para ser clasificadas en proyectos, mantenimientos e inc identes; se realizará reu niones con el Equipo de Revisión para analizar las sol icitudes y éstas se real izarán mínimo una vez por semana.

3. El Equipo de Revisión presentará los proyectos/requerimientos solicitados previamente, recomendados justificadamente para su aprobación y priorización a la Comisión de Revisión y Priorización de Requerimientos quienes serán los encargados de aceptar, denegar y priorizar los requerimientos justificando su decisión . Las reuniones de esta comisión se realizarán una vez por semana como mínimo o en función de la necesidad, a fin de establecer la prioridad, impactos, excepciones, seg uimiento y recursos involucrados.

Cada requerimiento será evaluado y clasificado como:

• Operacional , orientado a asegurar la continuidad de las operaciones tanto en términos de infraestructura como de aplicaciones (mantenimiento correctivo y evolutivo).

• Estratégico, dirigido a evaluar oportunidades que se transformarán en proyectos. • De Portafolio de proyectos (que serán integrados a los proyectos existentes)

1. PMO como parte del equ ipo de revisión presentará los requerimientos recomendados al Rector y Vicerrector Administrativo. La prioridad final y su respectiva aprobación se la realizará desde el Rectorado o Consejo Superior según corresponda de acuerdo al monto.

2. PMO asignará un especialista de proyectos a los requerimientos aprobados, para su respectiva ejecución y actualización del portafolio. El segu imiento y monitoreo se lo reflejará a

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través del tablero de control de indicadores de proyectos ubicado en la siguiente dirección web: ~ . (http://172 .1 6.50.191/QvAJAXZfc/opendoc.htm?document= lndicadores%2Findicadores%20P ) ortafolio%20PM0%20UTPL.qvw&host=QVS%40ql ikview-utpl) .

Ana Abad Revisión Elaboración Roberto Aguinaga

Juríd ica Dra. Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas

Greyson Alberca

Cargo Equipo PMO Cargo Procuraduría Cargo Vicerrector Administrativo

Fecha 11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/201 5

DIRECCIÓN DE OPERACION ES Código: DP _PR_ooa_o1_ V01_201 5-PROCEDIMIENTO DE GESTION DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVI!IUIDAD ~NICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE 'Ain'ICU~ DI! LOJA

SOF1WARE t. ................. c.o.u.. ......

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Válido desde 18/03/2015

DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Página

3. El Gestor de Requerimientos comunicará la aprobación o negación del requerimiento en la herramienta de gestión de req uerimientos y actualizará su estado. La comunicación se dirigirá al:

• Área Solicitante, para que oportunamente inicie con la coord inación de las actividades si el proyecto es aprobado, caso contrario, para rea lizar los ajustes y justificaciones para aquellos que son relegados o rechazados.

• Áreas Operacionales, si los requerimientos fueron priorizados como Demanda Operacional para que se proceda a la ejecución de los mismos.

• PMO si los requerimientos fueron priorizados como Demanda Estratég ica para que

formen parte del portafol io de proyectos de PMO y se in icie con la gestión del nuevo proyecto.

5.2 RESPONSABILIDADES DE CADA ÁREA

Solicitante: ../ Reg istrar la solicitud de requerim iento en la herramienta de gestión de requerim ientos . ../ Justificar la solicitud de req uerimiento con la respectiva aprobación del líder o gerente del

área solicitante . ../ Revisar el estado del requerimiento en la herram ienta de gestión de requerimientos . ../ Partic ipar del levantam iento de la necesidad y definición de las mejoras de los procesos .

../ Validar la solución en la etapa de certi ficación.

Área de Procesos ../ Realizar el ciclo POCA en cada uno de los procesos para determ inar oportunidades de

mejora .

../ Realizar el diseño del proceso .

../ Coordinar con las áreas involucradas el análisis de las mejoras planteadas .

../ Entregar a PMO y UGTI los diagramas fu ncionales aprobados y diseñados tanto para el portafolio de proyectos así como para los requerimientos funcionales que deben ser atend idos en la plan ificación de UGTI.

../ Formalizar los procesos mejorados, implementados, o nuevos a nivel instituc ional.

../ Socia lizar a nivel institucional las nuevas mejoras implementadas.

Oficina de Proyectos - PMO • Coordinar las reun iones con el Comité Eva luador.

• Coordinar las reuniones con el Rector.

• Comunicar al Gestor de Requerim ientos sobre el estado de las solic itudes.

• Medir impactos de los requerim ientos conjuntamente con las Áreas de Procesos, de UGTI y Procuraduría.

• Entregar a TI los requerimientos, para que se inicie su gestión técn ica de soporte para los

proyectos .

Ana Abad

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Revisión Elaboración Roberto Agu inaga

Ju rídica Dra. Patric ia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas

Greyson Alberca

Cargo Equ ipo PMO Cargo Procuraduría Cargo Vicerrector Administrativo

Fecha 11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/20 15

DIRECCIÓN DE OPERACIONES Código DP _PR_008_01_ V01_2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQU ERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVEIUIDAD TÉCNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE I'AIITICUuut DI! LO.IA SOFTWARE ... ~~ .. ....

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Válido desde 18/03/2015 DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Página

• Gestionar la implementación de los requerim ientos con proveedores externos, incluyendo la generación de procesos documentales y de negociación.

• Integrar al portafolio de proyectos los calificados a nivel institucional para seguimiento, control y plan ificación .

Gestor de Requerimientos: • Gestionar la herramienta de centra lización de requerimientos. • Realizar un análisis in icial de la solicitud de requerimiento para su gestión.

• Informar al equipo de rev isión las solicitudes de requerimiento con carácter urgente.

• Participar de las reun iones de revisión de requerimientos.

• Gestionar con el equipo de PMO y Procesos la diagramación de los requerimientos o (Proceso actual vs proceso esperado o nuevo proceso)

• Consolidar y agrupar según criterios estab lecidos. • Notificar la prioridad a las áreas solicitantes y a cada uno de los involucrados.

• Construir reportes periód icos de la gestión con la herramienta.

• Confirmar con las gerencias de PMO, Procesos, y UGTI la asignación e ing reso de los requerimientos en la planificación funcional y estratégica de procesos y/o de los proyectos y/o de la UGTI, con la integración de fechas de uso y liberación de los productos o requerimientos.

• Solicitar y coordinar con la Gerencia de Procesos el diseño y aprobación de los documentos funcionales para los procesos, y/o proyectos institucionales.

• Solicitar y coordinar con la Gerenc ia de Procesos la revisión de los requerimientos, la documentación de los mismos a nivel de procesos internos o externos, su fo rmalización y difusión a nivel institucional una vez aprobados y priorizados los requerimientos funciona les.

• Todos los requerim ientos funciona les una vez desarrollados por los proveedores externos o internos , deben ser entregados al área de procesos para la revis ión y confi rmación del diseño documental y funciona l, como parte de un proceso de aseguramiento de la ca lidad antes de su liberación.

Gerencia de TI • Realizar el segu imiento de los proyectos de componente tecnológico .

• Proporcionar los recursos para el desarrollo de los proyectos.

• Participar con la visión técnica para medir el impacto de los requerimientos

• Organizar actividades en la herram ienta de planificación y dar inicio a los trabajo de soporte para administración y gestión de la demanda.

Ana Abad

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Revisión Elaboración Roberto Agu inaga

Juríd ica Dra. Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas

Greyson Alberca

Cargo Equipo PMO Cargo Procu raduría Cargo Vicerrector Administrativo

Fecha 11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/2015

DIRECCIÓN DE OPERACION ES Código: DP _PR_008_01_ V01_2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVEI!SIIIAD TÉCNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE I'AirTICULAR DI! Lo.IA

SOFTWARE ~..~~~-.¡.;.

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Vál ido desde 18/03/2015

DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE

6 ANEXOS 6.1 DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL

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Roporte QlitVi~o

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Elaboración

Cargo

Fecha

o o :e i

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Ana Abad Roberto Agu inaga Greyson Alberca

Equ ipo PMO

11/03/2015

Revisión Jurídica

Cargo

Fecha

1

o

Dra. Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas

Procuraduría Cargo Vicerrector Administrativo

13/03/2015 Fecha 18/03/2015

DIRECC IÓN DE OPERACIONES Código: DP _PR_008_01_ V01_2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVI!IUIIMD 'ftcNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE PARTICULAR DI! LOJA SOF1WARE .. ~~ ...

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Válido desde 18/03/2015 DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Página

Meodi r ~ 1 i mp~cto e las á rni Funciones, 1 ~¡,¡ 1, TJ Procrtos

P1 iodu y Clu lflcil l01 requerimtentoc

Aprob<~ció n

de lil pr ioriu ción

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.... ~ Emit1r In nottfic~eionrs ~

6.2 MANUAL DE LA HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS.

Elaboración

Cargo

Fecha

MANUAL DE INGRESO DE REQUERIMIENTOS

UTPL 1. Ingreso al sistema.- En la ruta http://reqistro.pmoutpl.edu.ec ingrese al sistema mediante

su usuario y contraseña que fue proporcionado por la mesa de servicios. También puede acceder mediante la opción de registro de requerimientos como invitado.

Ana Abad Revisión Roberto Aguinaga Jurídica Dra. Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas Greyson Alberca

Equipo PMO Cargo Procuraduría Cargo Vicerrector Admin istrativo

11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/2015

DIRECCIÓN DE OPERACIONES Código: DP _PR_008_01_V01_2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVEIUIDAD 'ÚCNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE f I'AiffiCULAJt DI!! LOJA

SOFTWARE <..~r....u.. .. ..,.

Elaboración

Cargo

Fecha

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Válido desde 18/03/2015 DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Pág ina

2. Ingresar el requerimiento.- El usuario registrará el requerimiento haciendo clic en Enviar una solicitud de requerimiento.

Bienvenido al S.nrlclo de uls~ncla I"MO UTPI. Invitado! Acc-r con Usuano ElhMde!M~fiMOUll'ttt~tl ...... ~aeii..,_.Cit,.,..,...,..,.........COII ........... ~dlf.-oA.ArU_.._.., ~Cit~l' .... IIIPf .............. Wt»Mde111411fto6n ........,,_,..,....ttnl" ......... lftl,......dl .....

PASO 2: Ingresar ef requerimiento

El,.,iat uno oolidlu<l do rttqt.NnmHmto (.l--.wt~*-·-­........._. ... ...,......,. ... ,. ...... t,IM~-,.......,. # ~-TI ----

3. Completar el formulario.- Complete los campos de acuerdo con la necesidad del requerimiento. Adjunte el soporte del cambio con la debía justificación.

PASO 3~ Complet e 1M formulario

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.... _ ·--.. ;---·--·-···----·--·-. ~~-~--~--~----· ~· --¡•-....... . I........_ .. ,,....MIIdlt........,'-~ .. .....,..,.._...,.. rt*M~_.....,. t ...... -. -- - ··········· ······················· ..... . ....... __ .... Adjunt e o ficio.

correo o reglamento que ju~Urtque el requerimiento

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4. Conserve el número de caso.- Una vez almacenado el cambio conserve el número de caso para que real ice el seguimiento, f

Ana Abad Revisión Roberto Aguinaga

Juríd ica Dra. Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas

Greyson Alberca

Equipo PMO Cargo Procuraduría Cargo Vicerrector Administrativo

11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/2015

DIRECCIÓN DE OPERACIONES Código: DP _PR_008_01_ V01_2015-PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA

UNIVI!.IlSIDAD ttCNICA PROCEDIMIENTO DE PROCESOS Y DESARROLLO DE PAirTICULAil DI! L0JA SOFTWARE ... ~~ ... ,....

Elaboración

Cargo

Fecha

1

GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LA MEJORA Válido desde DE PROCESOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE Página

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- - -

PASO <4: Conserve el número de caso

Conserve su número de caso para

requ•rfmlento

18/03/2015

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5. Realice Seguimiento. Los requerimientos ingresados se reg istran en el sistema con el estado.

. ...

Ana Abad Revisión

Roberto Aguinaga Jurídica

Dra . Patricia Pacheco Aprobación Mgs. Ramiro Cárdenas Greyson Alberca

Equipo PMO Cargo Procuraduría Cargo Vicerrector Administrativo

11/03/2015 Fecha 13/03/2015 Fecha 18/03/2015