IFSBroker - SOHISCERT · ALEMANIA|BERLIN IFSManagementGmbH AmWeidendamm1A D-10117Berlin Teléfono:...

IFS Broker

Versión 2Octubre 2013© IFS, Octubre 2013

Normas para auditar el cumplimientode los servícios de agencias comerciales,importadores y brókeres en relación a la calidady seguridad del producto

ALEMANIA | BERLINIFS Management GmbHAmWeidendamm 1AD-10117 BerlinTeléfono: +49(0)3072625074Fax: +49(0)3072625079Correo electrónico:

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FRANCIA | PARÍSIFS Office ParisFCD12, rue EulerF-75008 ParisTeléfono: +33(0)144439916Fax: +33(0)147205353Correo electrónico:

[email protected]

ITALIA | MILÁNIFS Office MilanFederdistribuzioneVia Albricci 8I-20122 MilanoTeléfono: +39(0)289075150Fax: +39(0)26551169Correo electrónico:

[email protected]

POLONIA |VARSOVIAIFS Office Central & Eastern Europeul. Serwituty 25PL-02-233WarsawTeléfono: +48601957701Correo electrónico:

[email protected]

BRAZIL | DOURADOSRepresentante IFS BrasilCaroline NowakBR-79824 Dourados, MSTeléfono: +55(67)81514560Correo electrónico:

[email protected]

CHINA | HEFEIStarFarmRoom 2301, C building,Fortune Plaza No. 278 Suixi Road, 230041,Hefei, Anhui, ChinaTeléfono: +86(0)5515666069Fax: +86(0)5515681376Correo electrónico:

[email protected]@ifs-certification.com

CANADA |TORONTOPAC –The Packaging Association Canada1 Concorde Gate, Suites 607CA-Toronto ON, M3C 3N6Teléfono: +14164907860Correo electrónico:

[email protected]

EE.UU. | ST. LOUISIFS North America1610 Des Peres Road, Suite 150USA-St. Louis, MO 63131Teléfono: +13146864610Fax: +13146864602Correo electrónico:

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DATOS DE CONTACTO DE LAS OFICINAS IFSIFS publica información, opiniones y boletines a su mejor saber y entender, pero no puederesponsabilizarse por errores, omisiones o posible información errónea en sus publicacio-nes, y en particular en este documento.

El propietario de esta norma es:

IFS Management GmbHAmWeidendamm 1A10117 BerlinAlemania

Director ejecutivo: StephanTrompAG Charlottenburg HRB 136333 BCIF: DE278799213

Banco: Berliner SparkasseBank code number: 10050000Número de cuenta: 190029765IBAN: DE96100500000190029765Código BIC/SWIFT: BE LA DE BE

Todos los derechos reservados. Todas las publicaciones están protegidas por las leyesinternacionales de derechos de autor. Queda prohibido y sujeto a persecución legal cual-quier tipo de uso no autorizado sin el previo consentimiento expreso y por escrito del pro-pietario de la norma IFS. Esto es aplicable también al fotocopiado, inclusión en una basede datos electrónica/software o reproducción en CD-ROM.No se podrá realizar ninguna traducción sin el permiso oficial del propietario de la norma IFS.La edición en inglés es el documento original y en caso de duda debe utilizarse como docu-mento de referencia.

IFS Broker está disponible via online:www.ifs-certification.com

O por correo, fax o e mail en:IFS Management GmbHAmWeidendamm 1A10117 BerlinAlemania

Teléfono: +49-(0)30-726250-74Fax: +49-(0)30-726250-79Correo electrónico: [email protected]

IFS Broker


Versión 2Octubre 2013

© IFS, Octubre 2013

International Featured Standard · IFS Broker ·Versión 2 3

AGRADECIMIENTOS

IFS quiere agradecer a todos los participantes que han contribuido con su aportación al desa-rrollo de la nueva versión de IFS Broker. Sus comentarios fueron de gran apoyo para IFS. IFSestá agradecido a los miembros del ComitéTécnico Internacional y a los diferentes grupos detrabajo asociados de Alemania, Francia, Italia, España, y Estados Unidos.

Miembros del Comité Técnico Internacional

Andrea Artoni CONAD, on behalf of ANCD (Associazone Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), ItalySabrina Bianchini Det NorskeVeritas, ItalySebastien Bian EMC Distribution – Groupe Casino, FranceFayçal Bellatif Eurofins certification, FranceFrederico Comellini COOP, on behalf of ANCC (Associazone Nazionale Cooperative Consumatori), ItalyElena Costa Auchan, on behalf of Federdistribuzione, ItalyCristina Diez Palacios Alimenticios, SpainGerald Erbach METRO AG, GermanyFrank Ferko US Foods, USACécile Gillard-Kaplan Groupe Carrefour, FranceAlmudena Hernandez AENOR, SpainLuc Horemans Scamark – Groupement Leclerc, FranceMaria Lopezde Montenegro DIA, SpainGérard Maître Les Sauniers de l’Ile de RéDr. Joachim Mehnert DQS, GermanyDr. Angela Moritz REWE Group; REWE-Zentral-AG, GermanyAlberto Peiro Mercadona, SpainBizhan Pourkomailian Mc Donalds Europe, United KingdomHorst Roeser COOP, SwitzerlandNuria Sanz El Corté Inglés, SpainStephenThome Dawn Food Products, USABert Urlings Vion Food,The NetherlandsKarin Voß EDEKA Zentrale AG & Co. KG, GermanyRomanWißner HARIBO GmbH & Co. KG, GermanyStefano Zardetto Voltan, Italy

IFS también quiere agradecer a las siguientes personas su valiosa colaboración:

Karen Baethke Edeka Handelsgesellschaft Rhein-Ruhr mbH, GermanyHeinz Langmack auditpartner GmbH, GermanyAndrea Niemann-Haberhausen DNV Germany GmbHAndreas Petke tegut… Gutberlet Stiftung & Co., GermanyKevin Swoffer KPS Resources Ltd., United Kingdom

Equipo IFS

Helga Barrios Project ManagerGeorge Gansner Marketing/Business Development DirectorDr. Helga Hippe Quality Assurance Management DirectorSeon Kim IFS Shop ManagerChristin Kluge Quality Assurance Project ManagerNina Lehmann IFS Project Manager Academy/Marketing/CommunicationsStéphanie Lemaitre Technical DirectorLucie Leroy Project ManagerClemens Mahnecke Technical Project ManagerMarek Marzec IFS Business consultant Central/Eastern Europe


4 International Featured Standard · IFS Broker ·Versión 2

Caroline Nowak IFS Representative, South AmericaKsenia Otto IFS Office ManagerSabine Podewski Auditor ManagementSandra Schulte Project ManagerNadja Schmidt Project ManagerSerenaVenturi Project ManagerStephanTromp Managing Director

Como una parte del proceso de revisión de la norma se llevarona cabo auditorías piloto. Queremos agradecer la colaboración enlas mismas a la siguiente compañía:

– ObstTrautner GmbH, Gräfenberg, Germany



Índice

Parte 1: Protocolo de auditoria

1 La historia de International Featured Standardy la norma IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría . . . . . . . . . 13

2.2 Información extraordinaria a las entidades de certificaciónpor parte de la compañía certificada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3 Tipos de auditorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.1 Auditoría inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.2 Auditoría complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.3 Auditoría de renovación (para obtener la re certificación) . 14

3.4 Auditoría de ampliación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4 Alcance de la auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5 El proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.1 Preparación de la auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.2 Elección de una entidad de certificación – acuerdos contractuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.3 Duración de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.4 Diseño del plan de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5.5 Evaluación de los requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235.5.1 Consideración de un requisito como desviación . . . . . . . . . 235.5.2 Consideración de un requisito como no conformidad . . . . 245.5.2.1 No conformidad Mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.2.2 KO (Knock Out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.3 Consideración de un requisito como N/A (no aplicable) . . 25

5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría . . . . . . . . . . . . . 26

5.7 Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265.7.1 Estructura del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265.7.2 Los distintos pasos para el informe de auditoría . . . . . . . . . 275.7.2.1 Preparación del informe previo de auditoría y borrador del

plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.7.2.2 Cumplimentación por la empresa del plan de acciones

correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor . . . . . . . . . . . . 285.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría . . . . . 285.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría

(inicial y de renovación) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28



5.7.3.2 Traducción del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

5.8 Puntuación y condiciones para la redacción del informey la emisión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5.8.1 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, cargar en el Portal) en caso de habersepuntuado con D uno o varios KO durante la auditoría (vertambién Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5.8.2 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, cargar en el Portal) en caso de una o variasno conformidad(es) Mayor(es) han/hayan sido emitidas(ver también Anexo 3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5.8.3 Gestión específica del proceso de auditoría en casode una puntuación final <75% . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5.8.4 Gestión específica del proceso de auditoría en caso deempresas con varios establecimientos con gestión central 34

6 Concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

6.1 Plazos para la concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.2 Ciclo de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.3 Información sobre condiciones de retirada del certificado 37

7 Distribución y conservación del Informe de Auditoría . . . . . 37

8 Acciones suplementarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

9 Procedimiento de recursos y reclamaciones . . . . . . . . . . . . . 37

10 Propiedad y uso del logotipo IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

11 Revisión de la norma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

12 Integrity Program (Programa de Integridad) de IFS . . . . . . . 40

12.1 Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad . . . . 40

12.2 Acciones de aseguramiento de la calidad trasla notificación de una reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

12.3 Sanciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

ANEXO 1Aclaración del alcance de aplicación de las distintas normas IFS . . 44

ANEXO 2Proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

ANEXO 3Diagrama para la gestión de requisitos KO puntuados con Dy no conformidades Mayores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Anexo 4Alcance de productos para productos comercializados, que seránincluidos en el informe de auditoría y certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . 49



Parte 2: Requisitos IFS Broker 2

1 Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1.1 Política corporativa/Principios corporativos . . . . . . . . . . . . . . . 51

1.2 Estructura corporativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

1.3 Revisión de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2 Sistema de gestión de la calidad y seguridad del producto 52

2.1 Gestión del riesgo/APPCC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2.2 Requisitos de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

2.3 Mantenimiento de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

3 Gestión de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

4 Programación y Prestación de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

4.1 Convenio contractual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

4.2 Especificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

4.3 Desarrollo de producto/Modificación de producto/Modificación de los procesos de producción . . . . . . . . . . . . . . 55

4.4 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

4.5 Envase del producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

4.6 Trazabilidad (incluyendo OMG’s y alérgenos) . . . . . . . . . . . . . 57

4.7 Actividades logísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

5 Mediciones, Análisis y Mejoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

5.1 Auditorías internas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

5.2 Análisis de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

5.3 Cuarentena de productos y liberación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

5.4 Gestión de reclamaciones de las autoridades y clientes . . . 60

5.5 Gestión de incidentes, retirada y recuperaciónde productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

5.6 Gestión de las no conformidades y productos no conformes 61

5.7 Acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

6 Evaluación de Food/product defense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

ANEXO 1Glosario/Lista de definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

ANEXO 2Campos de cumplimentación obligatoria por el auditor . . . . . . . . . . . 68



Parte 3: Requisitos para entidades de acreditación, entidades decertificación y auditores

Acreditación IFS y proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . 71

0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

1 Requisitos para Entidades de Acreditación . . . . . . . . . . . . . . . 71

1.1 Requisitos generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

1.2 Formación requerida para el comité de acreditación(o persona competente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

1.3 Competencias del evaluador de la entidad de acreditación 72

1.4 Frecuencia de evaluación de las entidades de certificación 73

1.5 Acreditación de una entidad de certificación con actividadinternacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

1.6 Condiciones de recuperación de la acreditacióntras retirada o suspensión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

1.7 Transferencia de certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

2 Requisitos para las Entidades de Certificación . . . . . . . . . . . 74

2.1 Proceso de acreditación ISO/IEC 17065 para IFS . . . . . . . . . . 74

2.2 Firma de un contrato con los propietarios de IFS . . . . . . . . . 75

2.3 Decisión de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2.4 Responsabilidades de la entidad de certificación relativasa formadores IFS (para auditores IFS Food y auditores IFSPACsecure) y auditores IFS (incluyendo autónomos) . . . . . 76

2.5 Requisitos específicos para formadores IFS (para auditoresIFS Food, o IFS PACsecure) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

3 Requisitos para auditores IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

3.1 Requisitos para auditores IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

3.2 Requisitos para auditores IFS Broker, aprobados pararealizar auditorías combinadas IFS Broker y otra norma IFS(IFS HPC, IFS Food, IFS PACsecure) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

3.3 Formación IFS Broker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

3.4 Equipo de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

3.5 Mantenimiento de la cualificación como auditor IFS Broker 81



Parte 4: Redacción del informe, programa auditXpressTM

y el portal de auditoría IFS

0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

1 Redacción del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

1.1 Resumen de la auditoría (Anexo 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

1.2 Informe de auditoría (Anexo 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

1.3 Plan de acción (Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4) . . . . . . . . . 85

2 Programa auditXpressTM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

3 El Portal de auditorías IFS y la Base de datos IFS(www.ifs-certification.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

ANEXO 1Informe de auditoría final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

ANEXO 2Informe de Auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

ANEXO 3Plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

ANEXO 4Certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

ANEXOListado de requisitos de IFS Broker, Versión 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99



Parte 1: Protocolo de auditoria

1 La historia de International FeaturedStandards y la norma IFS Broker

Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspectoimportante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distri-bución.

Hasta 2003, se llevaban a cabo por sus departamentos propios de ges-tión de la calidad. Varios factores han contribuido a la necesidad dedesarrollar una norma uniforme de calidad y seguridad alimentaria,entre ellos, las demandas de los consumidores, la responsabilidad cadavez mayor de los distribuidores, el incremento de requisitos legales y laglobalización del suministro de productos. Adicionalmente, se teníaque encontrar una solución para reducir el tiempo dedicado a la realiza-ción de multitud de auditorías, tanto por parte de distribuidores comode fabricantes.

Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución– Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) – y a su homólogafrancesa – Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribu-tion (FCD) – desarrollaron una norma de calidad y seguridad alimenta-ria para productos con marca del distribuidor, conocida como IFS Food,cuyo objetivo fue permitir la evaluación de los sistemas de calidad yseguridad alimentaria de los fabricantes, tomando como referencia unenfoque uniforme. Esta norma es ahora gestionada por IFS Manage-ment GmbH, una compañía propiedad de FCD y HDE.

La primera norma de la familia de las normas IFS fue IFS Food, que fuepublicada en un principio en Alemania. En enero de 2004, y en colabo-ración con FCD, se actualizó la versión 4. A lo largo de 2005 y 2006, lasasociaciones italianas de distribución mostraron también su interés porIFS. El desarrollo de la nueva versión de IFS Food, la versión 5, fue unacolaboración de tres federaciones de distribuidores, Alemania, Franciae Italia, así como distribuidores de Austria y Suiza.

En la sexta versión de la norma IFS Food han participado activamenteel ComitéTécnico Internacional y los grupos de trabajo de Francia, Ale-mania (toda la parte de habla alemana), Italia, España y Norte América.Además de distribuidores, otras partes interesadas y representantes dela industria, servicios alimentarios, y entidades de certificación de dife-rentes partes del mundo. Actualmente IFS Food ha sido desarrollada yapoyada desde la industria alimentaria de Austria, Francia, Alemania,Italia, Países Bajos, España, Suiza, Estados Unidos así como expertosde otras ciudades europeas, Asia y América Latina.



Es el objetivo de muchos distribuidores y productores tener transparen-cia sobre toda su cadena de suministro. En tiempos de globalización, laadquisición de productos se hace demanera global en diferentes mane-ras. Cada vez más, brókeres, agencias comerciales e importadores seestán convirtiendo en una importante manera de acercar a productoresy distribuidores. El objetivo principal de IFS Broker es asegurar el cum-plimiento de los servicios del bróker y verificar como brókeres, agen-cias comerciales e importadores seleccionan a sus proveedores, quérequisitos de calidad y seguridad de producto han implantado y si pue-den satisfacer los requisitos legales actuales.

Con el fin de evitar a brókeres, agencias comerciales e importadores, deque fueran abrumados con diferentes requisitos, IFS desarrolló IFSBroker Versión 1 en 2009.

Después de 3 años de implementación de la versión 1, se hicieron reco-mendaciones desde el mercado, por esta razón IFS tomó la decisión derevisar la versión 1 y desarrollar IFS Broker versión 2.

Con la ayuda de numerosas contribuciones recibidas por todas las par-tes interesadas, las siguientes metas han sido definidas, y que fueron labase de la revisión de IFS Broker versión 1:

– Excluir las duplicidades,

– Revisar los requisitos para el entendimiento,

– Adaptar la norma a la legislación vigente,

– Alinear el protocolo de auditoría con las otras normas IFS,

– Incluir un check list para Food Defense en el check list general,

– Incluir todas las doctrinas IFS,

– Mejorar la comprensión del protocolo de auditoría,

– Precisar la aplicabilidad a la comercialización de materiales deembalaje,

– Actualizar la norma de acuerdo a la nueva versión de las guíasde GFSI.

La nueva norma IFS Broker versión 2 entrará en vigor el 1 de abril de2014.

Después de esta fecha, solo se realizarán y aceptarán auditorías basa-das en IFS Broker versión 2.

La norma IFS Broker es una de las normas pertenecientes a la marca IFS(International Featured Standards).

La norma es aplicada sobre el comercio de alimentos, productos de usodoméstico y del cuidado personal así como materiales de envasado.Las compañías auditadas como brókeres, agencias comerciales oimportadores normalmente no tienen posesión física de los productos(p.ej. no tienen almacenes, centros de envasado o flota de camiones,pero son entidades legales con oficinas). Si la compañía de comerciotiene sus propias instalaciones logísticas y quisiera certificar estas acti-



vidades, se necesita una auditoría IFS combinada según IFS Logísticapara certificar todas las actividades de calidad/seguridad que puedaninfluir en las actividades de la compañía. Si una compañía que procesa(alimentos o productos de uso doméstico y del cuidado personal oenvases) también tiene servicio bróker y quisiera certificar ambas acti-vidades, se realizará un auditoría combinada respectivamente, IFSFood, o IFS HPC o IFS PACsecure e IFS Broker.

Los objetivos fundamentales de IFS Broker, son:

– Asegurar el cumplimiento de los servicios del bróker,

– Establecer una norma común con un sistema común de evalua-ción,

– Trabajar con entidades de certificación acreditadas y con audi-tores IFS cualificados,

– Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transpa-rencia, a lo largo de toda la cadena de suministro,

– Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores.

2 Introducción

2.1 Objetivos y contenido del protocolo de auditoría

Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que seaplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Broker. Elobjetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las entida-des de certificación que llevan a cabo auditorías tomando como refe-rencia los requisitos de IFS, y de acuerdo con la norma de acreditaciónISO/IEC 17065.También detalla los procedimientos que deben respetarlas compañías auditadas, y facilita aclaraciones sobre el interés dedichas auditorías. Solo las entidades de certificación acreditadasISO/IEC 17065 para el alcance de IFS Broker, y que han firmado unacuerdo con el propietario de la norma, puede realizar auditorías basa-das en la norma IFS Broker y pueden emitir certificados IFS. Los requi-sitos para entidades de certificación están claramente descritos en laParte 3 de este documento.

2.2 Información extraordinaria a las entidades decertificación por parte de la compañía certificada

De acuerdo con ISO/IEC 17065, la compañía informará a su entidad decertificación sobre cualquier cambio que afecte a su capacidad paracumplir con los requisitos de certificación (p.ej. retiradas, alertas sobreproductos, etc.). Esta información será comunicada dentro de 3 díaslaborables.



3 Tipos de auditorías

3.1 Auditoría inicial

Una auditoría inicial es la primera auditoría IFS Broker que se realiza auna compañía. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre lacompañía y la entidad de certificación seleccionada. Durante esta audi-toría, se audita a la compañía en su totalidad, tanto los documentoscomo los procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todoslos requisitos de IFS. En el caso de que se realice una auditoría previa,el auditor que lleve a cabo esta auditoría será diferente del que lleve acabo la inicial.

3.2 Auditoría complementaria

Una auditoría complementaria se requiere bajo determinadas circuns-tancias, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renovación)han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado (vertabla N.° 6). Durante la auditoría complementaria, el auditor se concen-tra en la implantación de las acciones tomadas para corregir las no con-formidades mayores que se han evidenciado a lo largo de la auditoríaanterior. La auditoría complementaria se llevará cabo en un plazomáximo de seis meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior.En general, el auditor que realizó que realizó la auditoría donde seencontró la no conformidad mayor realizará esta auditoría complemen-taria.

Si no se efectúa esta auditoría complementaria antes de los 6 mesesdesde la fecha de la auditoría previa, entonces será necesario una nuevaauditoría.

En el caso de que la auditoría complementaria revele que los requisitoscontinúan de manera inadecuada, una nueva y completa auditoría seránecesario. La eliminación de las no conformidades mayores se verifi-cará siempre mediante una visita del auditor a las instalaciones.

3.3 Auditoría de renovación (para obtener la recertificación)

Las auditorías de renovación son aquellas que se llevan a cabo tras laauditoría inicial. El periodo en que la auditoría de renovación será reali-zada se muestra en el certificado. La auditoría de renovación es unaauditoría completa a la compañía, cuyo resultado es la emisión de uncertificado renovado. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todoslos requisitos de IFS. Se presta especial atención a las desviaciones y noconformidades detectadas durante la auditoría anterior, así como algrado de implantación y la eficacia de las acciones correctivas y preven-tivas especificadas en el plan de acciones correctivas de la compañía.



Nota: el plan de las acciones correctivas de la auditoría previa serásiempre evaluado por el auditor, incluso si la auditoría previa se ha rea-lizado hace más de un año. Por tanto, las compañías auditadas siempreinformarán a sus entidades de certificación, si han estado certificadaspor IFS en el pasado.

La fecha de la auditoría de renovación será calculada a partir de la fechade la auditoría anterior, y no de la de emisión del certificado.

Además, la auditoría de renovación puede ser programada como muypronto 8 semanas antes y como muy tarde, 2 semanas después de lafecha prevista para la auditoría de renovación (ver también sección 6.2).

Las compañías son responsables demantener sus certificaciones.Todaslas compañías IFS certificadas recibirán un recordatorio desde el portalIFS tres meses antes de la expiración del certificado.

Las entidades de certificación contactarán con las compañías por ade-lantado con el fin de definir una fecha para la nueva auditoría.

En general, la fecha esperada de cada auditoría será subida al portalIFS, en la parte de función diaria y como muy tarde 2 semanas (14 díasde calendario) antes de la fecha prevista (es posible cambiar la fecha acorto plazo).

3.4 Auditoría de ampliación

En algunas situaciones específicas, como la necesidad de introducirnuevos productos y/o procesos en el alcance de la auditoría IFS, unaempresa certificada informará inmediatamente a su entidad de certifi-cación, quién realizará una evaluación del riesgo para decidir si unaauditoría de ampliación debe ser o no realizada. Los resultados de laevaluación del riesgo, basado en los riesgos de la seguridad del pro-ducto, estarán documentados.

En caso de que la entidad de certificación haya decidido que estos nue-vos productos y/o servicios estén incluidos en el alcance de auditoría ynecesite ser actualizado en el certificado, entonces, para una compañíacertificada IFS Broker, no es necesario realizar una completa nuevaauditoría, pero sí organizar una auditoría de ampliación in situ duranteel periodo válido del certificado existente.

La entidad certificadora es responsable de determinar los requisitosrelevantes que se deban auditar y la duración de dicha auditoría. Elinforme de esta auditoría de ampliación se considerará como un anexoal actual informe de auditoría. Las condiciones para superar la auditoríade ampliación (puntuación relativa ≥75%) son las mismas que en unaauditoría normal, pero sólo centradas en los requisitos específicos quedeben ser auditados; la puntuación original de la auditoría no cambia.



Si la auditoría de ampliación demuestra cumplimiento, el certificadoserá actualizado con el nuevo alcance y cargado en el portal de audito-rías.

El certificado actualizado mantendrá la misma fecha de caducidad queel certificado actual.

Si durante la auditoría de ampliación se identifica una no conformidadMayor o un KO (no conformidad Knock Out), la auditoría se consideraráfallida en su totalidad y el certificado actual será suspendido como sedescribe en 5.8.1 y 5.8.2.

4 Alcance de la auditoria

La norma IFS Broker es una norma para auditar/revisar el cumplimientode los servicios de:

– Bróker/Intermediario: persona o compañía que actúa como unagente para otros, negociando contratos, compras o ventas oque negocia a cambio de una cuota o comisión.

– Agente de ventas: persona o compañía que está autorizada odesignada por un fabricante para vender o distribuir sus pro-ductos en un territorio designado pero que es un negocio en símismo, toma título de los bienes, y no actúa como agente paraun principal.

– Comerciante: persona o compañía cuyo negocio es comprar yvender o hacer intercambios.

– Importador: persona o compañía que trae los bienes a un lugaro país desde otro país con el propósito de venderlos.

La norma IFS Broker aplica a aquellas personas y/o compañías quepueden o no tener los productos pero que típicamente no tienen pose-sión de los mismos (p.ej. que no tienen almacenes, estaciones de enva-sado o flota de camiones, pero son entidades legales con dirección pos-tal, oficinas, etc.).

El principal objetivo de esta norma es evaluar el cumplimiento de losservicios, especialmente como la compañía selecciona y/o gestiona susproveedores para los productos demandados por los clientes, como escapaz de cumplir la trazabilidad y otros requisitos del cliente específicosde entrega de productos y como gestionar una retirada de producto.

Nota: en las siguientes secciones, todas las actividades cubiertas por lanorma son llamados servicios del bróker.

IFS Broker solo cubre los servicios del bróker relacionados con alimen-tos, productos de uso doméstico y del cuidado personal y materiales deenvasado. Si una compañía que procese alimentos, productos de uso



doméstico y del cuidado personal tiene también servicios bróker y qui-siera certificar ambas actividades, se llevará a cabo una auditoría com-binada respectivamente con IFS Food o IFS HPC O IFS PACsecure e IFSBroker.

IFS Broker no aplicará a las siguientes actividades:

– procesamiento de comida o productos no alimenticios (verParte 1, Anexo 1),

– actividades logísticas propias tomando posesión física de losproductos.

Para la aclaración del alcance entre IFS Broker y las otras normas de IFS(Food, Logística, Cash & Carry/ Wholesale, IFS PACsecure e IFS HPC)por favor ver Parte 1, Anexo 1.

Los siguientes alcances son definidos para las auditorías IFS Broker:

Comercio (actividades logísticas son excluidas)

– Alimentación

– Productos de uso doméstico y del cuidado personal (incluidoscosméticos, productos químicos del cuidado del hogar, artícu-los de uso diario, productos para la higiene personal)

– Materiales de envasado

– Una combinación de los productos arriba mencionados.

El alcance de la auditoría será definido y acordado entre la compañía yla entidad de certificación antes de que la auditoría tenga lugar. Elalcance estará claro y no será ambiguo en el contrato entre la compañíay la entidad de certificación, en el informe de auditoría y en el certifi-cado.

Nota: en el informe de auditoría y en el certificado el alcance de audito-ría estarán descritos los productos comercializados/ grupo(s) deproducto(s) para los que los servicios del bróker han sido auditados.Para todos los productos del alcance de auditoría, los alcances de pro-ductos (nombres y números) según IFS Food, IFS HPC e IFS PACsecureserán especificados en el alcance de auditoría del informe de auditoría(Parte 4, Anexo 1) y en el certificado (Parte 4, Anexo 4).

La auditoría será realizada en el momento para asegurar todos losservicios del bróker y, en caso de auditoría combinada, las actividadeslogísticas, como se menciona en el informe de auditoría y el certificado,pueden ser efectivamente evaluadas. Solo estas condiciones permitiríanevaluar adecuadamente el cumplimiento de los servicios del bróker.

El alcance de auditoría incluirá los servicios del bróker completos de lacompañía. El alcance será revisado y acordado al principio de la audito-ría y después de una evaluación del riesgo inicial. Además, el alcancepuede ser modificado después de la evaluación del riesgo (por ejemplo,si una actividad más interfiere con el contemplado por el alcance de laauditoría).



Si, bajo circunstancias excepcionales, la compañía decide excluir losservicios del bróker relacionados con un grupo de productos específi-cos del alcance de auditoría, entonces esto será claramente anotado eincluido en el informe de auditoría y en el certificado IFS.

Certificación combinada IFS Broker 2/ IFS Logística 2:Si la agencia comercial tiene adicionalmente sus propias actividadeslogísticas (almacenamiento, distribución y/o transporte) y quisiera cer-tificar estos, la certificación IFS Broker no se aplica sola y se realizaráuna certificación combinada según IFS Broker e IFS Logística. En el cer-tificado para IFS Broker se especificará: “La compañía también tienesus propias actividades logísticas, que son IFS Logística certificadas.”

Si no se lleva a cabo la certificación combinada pero sus propias activi-dades logísticas de la compañía están presentes o si la agencia comer-cial no quiere incluir estas actividades logísticas en el alcance de la cer-tificación IFS, estas actividades serán excluidas del certificado y elcertificado IFS Broker especificará: “La compañía tiene sus propias acti-vidades logísticas, que no son IFS Logística certificadas”.

Certificación combinada IFS Broker 2 e IFS Food o IFS HPC o IFS PACse-cure:IFS Broker solo cubre los servicios del bróker, pero si una compañía queprocesa (alimentos, productos de uso doméstico y del cuidado perso-nal o envases) también tiene servicios bróker y quisiera certificar ambasactividades, una auditoría combinada, respectivamente IFS Food, o IFSHPC o IFS PACsecure y IFS Broker será realizada. Para esto, el check listde la norma IFS (Food, HPC o PACSecure) debería ser utilizado.

Si los requisitos de ambos check list son cumplidos, se escribirán porseparado dos informes de auditoría y se emitirán dos certificados porseparado y serán actualizados en la base de datos.

Auditar una compañía de múltiples localizaciones con una central degestiónSi hay unos procesos/servicios definidos que están centralmente orga-nizados en una compañía con diferentes localizaciones (p.ej. gestióndel personal, gestión de quejas), la central de gestión oficina centralserá también auditada y el resultado de los requisitos auditados seránconsiderados en los informes de auditoría de cada localización.

Nota: cada localización será auditada separadamente en un periodomáximo de 12 meses después de la central de gestión y tendrá su pro-pio informe de auditoría y certificado. Cada localización será mencio-nada en el contrato y estará sujeto a su propio informe de auditoría ycertificado. Si la central de gestión no tiene servicios bróker, este lugarno puede ser certificado IFS como una compañía independiente. Eltiempo para auditar la central de gestión será descrita en el perfil delinforme.

La auditoría de la central de gestión siempre tendrá lugar antes que laauditoría de cada planta a fin de tener una visión preliminar.



Nota: si no es posible realizar una auditoría en la central de gestión,entonces será asegurado que durante la auditoría de cada planta, todala información necesaria de la central de gestión estará disponible (p.ej.un representante de la central de gestióndebería atender a la auditoría(s)de las planta(s)).

5 El proceso de certificación

5.1 Preparación de la auditoria

Antes de ser auditada, la compañía estudiará en detalle todos los requi-sitos de la norma IFS Broker. El día de la auditoría, estará disponible unejemplar de la versión vigente de la norma. La compañía es responsa-ble de adquirir la versión actual de la norma. Para prepararse para laauditoría inicial, una compañía puede llevar a cabo una auditoría pre-via, cuyo único uso previsto es interno, y no puede incluir recomenda-ción alguna.

Si la auditoría no es inicial, la compañía también informará a la entidadde certificación para que el auditor pueda revisar el plan de accionescorrectivas de la previa auditoría.

La fecha esperada por la auditoría inicial o de renovación será comuni-cada a las oficinas IFS vía portal IFS. Esto será responsabilidad de laentidad de certificación.

5.2 Elección de una entidad de certificación – acuerdoscontractuales

Para llevar a cabo la auditoría IFS Broker, la compañía seleccionará unaentidad de certificación de entre las aprobadas. Sólo podrán llevar acabo auditorías IFS Broker y emitir el correspondiente certificado lasentidades de certificación acreditadas conforme a ISO/IEC 17065 cuyoalcance incluya IFS Broker y tenga auditores que sean aprobados pararealizar auditorías IFS Boker (ver Parte 3). Solo las entidades de certifi-cación IFS aprobadas, que hayan firmado un contrato con IFS (verParte 3)pueden llevar a cabo auditorías IFS Broker y emitir certificados.La lista de todas las entidades de certificación aprobadas para IFS anivel internacional está disponible, organizada por países, en la webwww.ifscertification.com.

Las auditorías IFS Broker pueden ser llevadas a cabo por un equipo deauditores, solo si todos los miembros del equipo de auditoría son audi-tores IFS Broker. Los requisitos adicionales para estos equipos de audi-tores están escritos en detalle en la Parte 3 de la norma, capítulo 3.4.



Un auditor no puede realizar más de 3 auditorías consecutivas en lamisma compañía (no importa el tiempo entre estas auditorías); lasreglas en caso de un equipo de auditores están detalladas en la Parte 3,capítulo 3.4

Habrá un contrato entre la compañía y la entidad de certificación deta-llando el alcance de la auditoría, la duración y los requisitos del informe.El contrato tendrá una referencia a Intergrity Program (Programa deIntegridad) (ver capítulo 12), en relación a la posibilidad de poder orga-nizar auditorías in situ organizadas por el departamento de Garantía dela Calidad de las oficinas de IFS.

La auditoría tendrá lugar cuando los servicios del bróker del alcance deauditoría de la compañía puedan ser evaluados.

La auditoría se realizará preferiblemente en el idioma de la compañía yla entidad de certificación enviará un auditor que hable la lengua nativao que hable el principal idioma de trabajo de la compañía. Además, losidiomas utilizados por el auditor para hacer la auditoría – entre lanativa – será aprobada por las oficinas de IFS antes de realizar audito-rías (ver también Parte 3).

Es responsabilidad de la compañía verificar que la entidad de certifica-ción está acreditada para la certificación IFS Broker.

5.3 Duración de la auditoría

Las entidades de certificación disponen de sistemas adecuados paraestimar el tiempomínimo necesario para la auditoría. El mínimo tiempode duración de la auditoría IFS Broker será de 6 horas.

Se han identificado varios factores que influyen en el tiempo de audito-ría, que están detallados en el contrato entre la compañía y la entidadde certificación. Entre éstos:

– El tamaño del bróker

– Los tipos de servicios de procesos (solo servicios del bróker oactividades logísticas adicionales o auditorías combinadas IFSBroker con IFS Food o IFS HPC o IFS PACsecure)

– El tipo de proceso de servicio (solo las actividades de bróker oactividades logísticas adicionales

– El alcance de la auditoría

– El número de personas empleadas en el establecimiento

– El número de no conformidades halladas en la auditoría ante-rior.

La duración de la auditoría se podría alargar atendiendo a los factoresmencionados.



Las reglas arriba expuestas aplican igualitariamente a auditorías derenovación, que deben ser consideradas como completamente nuevasauditorías.

Un día normal de auditoría son 8 horas.

El tiempo mínimo de duración de la auditoría no incluye tiempo para lapreparación de la auditoría ni para la generación del informe.

Adicionalmente, el tiempo para la generación del informe de auditoríaes típicamente 0,5 días.

Nota 1: para un equipo de auditores, por lo menos 2 horas serán asig-nadas al equipo y no a los auditores individualmente para tareas comu-nes (p.ej. apertura y cierre de la reunión, discusión sobre hallazgos,etc.).

Ver también la Parte 3, capítulo 3.4 sobre equipo de auditores.

Nota 2: en casos de auditorías combinadas IFS Broker/Otra norma IFS,se acepta reducir la duración total (calculado separadamente la audito-ría para cada norma) a un máximo de 0,5 días.

Nota 3: para una auditoría combinada IFS Broker/IFS Logística, la dura-ción mínima será de 1,5 días.

5.4 Diseño del plan de auditoría

La entidad de certificación diseña el plan de auditoría, que debe incluirlos detalles relativos al alcance de auditoría y la complejidad de lamisma. Debe ser suficientemente flexible para poder dar respuesta alas eventualidades que pudieran surgir a lo largo de la auditoría de cer-tificación in situ. El plan de auditoría deberá tomar en consideración elinforme de auditoría y el plan de acción relativos a la última auditoría decertificación. Sin importar la fecha cuando fue llevada a cabo. Debeespecificar asimismo qué productos o grupos de productos se van aauditar. La compañía sólo puede ser auditada en el momento en queesté prestando las actividades especificadas en el alcance de la audito-ría. El tiempo de auditoría programado será enviado al auditado antesde la auditoría, para asegurar la disponibilidad de las personas respon-sables en el día de la auditoría.

En caso de un equipo de auditores, el tiempo de auditoría programadaestará claramente indicado qué auditor realiza qué parte de la auditoría.

Si la auditoría IFS es realizada en combinación con otras normas, eltiempo de auditoría indicará claramente cuando cada norma o parte hasido auditada.



La auditoría se compone de los cinco elementos siguientes:

– la reunión inicial

– la evaluación del cumplimiento de los servicios, basado en lacomprobación documental (gestión del riesgo, gestión de lacalidad, especificaciones de producto, resultado de análisis,etc.). Durante la auditoría, el auditor asegurará evidencias obje-tivas para establecer si los servicios del bróker son compati-bles, mediante la entrega segura, legal y productos conformes.

Por lo tanto el auditor debería utilizar una muestra de productodel programa donde las correspondientes especificacionesfinales del producto son usadas como referencia durante laauditoría para comprobar la conformidad de los servicios. Losproductos sugeridos para ser elegidos son, pero no están limi-tados a:

· Producto con marca del distribuidor

· Producto comercializado en pequeñas cantidades

· Producto comercializado en grandes cantidades

Si los hallazgos de la auditoría para los productos seleccionados mues-tran que los servicios del bróker han sido hechos de acuerdo con lasespecificaciones del producto, esto proporciona generalmente garantíadel cumplimiento de la compañía.

– Realización de un test de trazabilidad: para esto, el auditorseleccionará un producto comercializado y realizará un test detrazabilidad descendente/ascendente

– la inspección in situ y entrevistas con el personal

– la preparación final de las conclusiones de la auditoría

– la reunión final

La compañía prestará al auditor el apoyo necesario durante la auditoría.

Como parte de la auditoría, se entrevistará al personal de diferentesniveles del organigrama. Es recomendable que los responsables demás alto nivel del organigrama de la compañía estén presentes durantelas reuniones inicial y final, con el objetivo de que se pueda hablar sobrelas desviaciones y no conformidades.

El auditor(es) que lleve(n) a cabo la auditoría, evaluará(n) todos losrequisitos de IFS Broker, aplicables a la estructura de la compañía.

Durante la reunión final, el auditor (o el auditor jefe en caso de un equipode auditores) presentarán todos los hallazgos y comentarán todas lasdesviaciones y no conformidades que se han identificado.

Tal como especifica la norma ISO/IEC 17065 el auditor tan solo puedefacilitar una evaluación provisional del estado de la compañía durantela reunión final. La entidad de certificación emitirá un informe previo de



auditoría y un boceto del plan de acción para la compañía, que deberáser utilizado como base para el diseño de las acciones correctivas paralas desviaciones y las no conformidades.

La entidad de certificación es responsable de tomar la decisión de certi-ficación y preparar el informe de auditoría definitivo tras la recepcióndel plan de acción completado. La emisión del certificado depende delos resultados de la auditoría y de acuerdo a un apropiado plan deacción.

5.5 Evaluación de los requisitos

El auditor evalúa la naturaleza e importancia de cualquier desviación ono conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinadorequisito de IFS Broker, el auditor tiene que evaluar cada uno de losrequisitos de la norma. Hay diferentes maneras de categorizar loshallazgos.

5.5.1 Consideración de un requisito como desviación

En IFS Broker existen 4 posibilidades de puntuación:

Puntuación:

A: Conformidad total respecto al requisito especificado en la norma

B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desviación

C: Tan sólo se ha implantado una pequeña parte del requisito

D: El requisito de la norma no ha sido implantado.

A cada requisito se le asignarán puntos, de acuerdo con la siguientetabla:

Tabla N° 1: Puntuación

Resultado Explicación Puntos

A Conformidad total 20 Puntos

B (desviación) Conformidad casi total 15 Puntos

C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte del requisito 5 Puntos

D (desviación) El requisito no ha sido implantado –20 Puntos

El auditor deberá explicar en el informe de auditoría todas sus puntua-ciones B, C y D.

Adicionalmente a esta puntuación, el auditor puede decidir otorgar a lacompañía un “KO” o una “no conformidad Mayor” que sustraerá pun-tos de la puntuación total. Estas posibilidades se explican en los capítu-los siguientes.



5.5.2 Consideración de un requisito como no conformidad

En IFS, hay dos (2) tipos de no conformidades, que son las Mayores ylas KO. Ambas supondrán la resta de puntos de la cantidad total. Si lacompañía incurre en al menos una de éstas, no se podrá conceder elcertificado.

5.5.2.1 No conformidad Mayor

Una no conformidad Mayor se define de la siguiente manera:Una no conformidad Mayor se puede otorgar contra cualquier requi-sito, a excepción de los requisitos definidos como KO.

Cuando existe un fallo sustancial en el cumplimiento de los requisitosde la norma, lo que incluye seguridad del producto y/o los requisitoslegales aplicables en los países de destino. También se puede otorgaruna no conformidad Mayor cuando la no conformidad identificadapuede implicar un peligro serio para la salud de los consumidores.

Una no conformidad mayor sustraerá un 15% de la máxima puntuacióntotal posible.

Tabla N° 2: Evaluación de una no conformidad mayor

Evaluación Puntuación Resultado

No conformidadMayor

Se sustrae un 15% de la máximapuntuación total posible

No se puede conceder uncertificado

Véase también la sección 5.8 de la gestión general de procesos de audi-toría en caso de no conformidad (des) Mayores.

5.5.2.2 KO (Knock Out)

En IFS determinados requisitos se han considerado requisitos KO (KO –Knock Out).

Si, durante la auditoría, el auditor determina que la empresa no lossatisface, no se le concederá el certificado a la empresa.

En IFS Broker, los siguientes 8 requisitos son considerados KO:

1.2.3 Responsabilidades de la dirección

2.1.1 Gestión del riesgo/APPCC

4.2.2 Especificaciones de producto

4.6.1 Sistema de trazabilidad

5.1.1 Auditorías internas

5.2.2 Análisis de productos

5.5.2 Procedimiento de retirada y recuperación

5.7.2 Acciones correctivas



Los requisitos KO se evaluarán de acuerdo a las siguientes normas depuntuación:

Tabla N° 3: Puntuación de requisitos KO


A Conformidad total 20 puntos

B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos

C (desviación) Se ha implantado unapequeña parte del requisito

No se permite la puntuación “C”

KO (= D) El requisito no ha sidoimplantado

Se substrae un 50% de lamáxima puntuación total posible=> la concesión del certificado noes posible

Nota importanteUna puntuación “C” en requisito KO no es posible. El auditor puedesólo puntuarlo con A, B o D (= KO).

Cuando se puntúa un requisito KO con una “D”, se sustrae un 50% de lamáxima puntuación total posible, lo que automáticamente implica quela empresa no está en condiciones de obtener un certificado IFS Broker.

Un KO no puede puntuarse con N/A, excepto un KO 5.2.2.

Ver también la sección 5.8 de la gestión general de informes de audito-ría en caso de uno o varios requisitos KO.

5.5.3 Consideración de un requisito como N/A (no aplicable)

Si el auditor considera un requisito no aplicable para la empresa, debeutilizar la notación:

N/A: no aplicable, y proporcionar una breve justificación en el informede auditoría.

Se permite una puntuación N/A para cualquier requisito de la lista decomprobación de IFS Broker excepto para requisitos KO (con excepciónde KO 5.2.2).

Los requisitos N/A no se incluirán en el boceto del plan de acción, sinoque deberán estar listados en una tabla aparte en el informe de audito-ría.

Si hay un número considerable de requisitos considerados como noaplicables, el uso de una valoración total de puntos en la auditoríapodría dar pie a confusión; no obstante, el sistema de puntuación deIFS Broker se basa en porcentajes sobre la puntuación máxima alcanza-ble, y ésta puntuación será utilizada para decidir el estado de la planta,es decir nivel básico o nivel alto.



5.6 Determinación de la frecuencia de auditoría

Para todos los productos y niveles de certificación, la frecuencia deauditoría para IFS Broker es de 12 meses, a contar desde la fecha deauditoría y no desde la fecha de emisión del certificado. En el punto 6.2(ciclo de certificación) se describen más condiciones.

5.7 Informe de auditoría

Tras la ejecución de la auditoría, se redactará un informe completo en elformato acordado (ver Parte 4).

5.7.1 Estructura del informe de auditoría

El informe de auditoría será redactado por el auditor y deberá inspirartransparencia y confianza al lector. El informe de auditoría se subdivideen diferentes secciones:

– Información general de la empresa con campos obligatorios(véase Parte 2, Anexo 2);

– Resultado general de la auditoría con descripción detallada delalcance;

– Resumen general en formato tabla para todos los capítulos. Elresultado de la auditoría especificará el nivel y porcentaje;

– Resumen general para todos los capítulos y comentarios sobreseguimiento de acciones correctivas implementadas de la audi-toría previa;

– Observaciones a los requisitos KO y las no conformidadesMayores

– Resumen de todas las desviaciones y no conformidades encon-tradas para cada capítulo (1 a 6);

– Lista aparte de todos los requisitos considerados como no apli-cables (N/A) (con explicaciones);

– Informe de auditoría detallado con campos obligatorios quedeben rellenar los auditores para algunos requisitos IFS Broker(véase Parte 2, Anexo 2).

Todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con una B, yno conformidades (Mayores o requisitos KO puntuados con una D)identificadas durante la auditoría, deben presentarse en un plan deacción separado.Tras la adjudicación de una puntuación que impliqueno conformidades y desviaciones, la empresa debe preparar un plan deacciones correctivas. De esta manera, el lector del informe puede ver nosólo las no conformidades, sino también las acciones correctivas que laempresa piensa emprender.



5.7.2 Los distintos pasos para el informe de auditoría

5.7.2.1 Preparación del informe previo de auditoría y borrador delplan de acción

El auditor explicará todas las no conformidades (requisitos KO puntua-dos con una D y no conformidades Mayores), todas las desviaciones (B,C, D) y los requisitos KO puntuados con una B, y todos los requisitosconsiderados como N/A.

El auditor también describirá/explicará las puntuaciones A para algu-nos requisitos predeterminados (véase Parte 2, Anexo 2).

El plan de acción deberá incluir todos aquellos requisitos no valoradoscon A o con N/A. El boceto de plan de acción deberá ser conforme conel que incluye el software auditXpressTM (asistente de redacción deinformesdeauditoría de IFS). Incluirá los elementosde la tabla siguiente.

El auditor deberá rellenar completamente el Campo A en la tabla N° 4,explicando y justificando las desviaciones y no conformidades halladasantes de enviar a la empresa el boceto de plan de acción y el informeprevio de la auditoría.

La entidad de certificación o el auditor enviarán a la compañía tanto elinforme previo de la auditoría como el boceto de plan de acción en elplazo de dos semanas desde la fecha de la auditoría.

Tabla N° 4: Boceto del plan de acción

Númerodelrequisito

Requisito IFS Evalua-ción

Explicación(por elauditor)

Accióncorrectiva(por laempresa)

Fecha de respon-sabilidad y estadode implantación(por la empresa)

Aceptacióndel auditor

CampoA Campo B Campo C Campo D

1.2.1 Un organigrama … B

1.2.2 Competencias yresponsabilidades…

C

1.2.3 KO La dirección seasegurará de quelos empleados sonconscientes …

KO/D

1.2.4 La compañía seasegurará de quetodos los proce-sos …

D

1.2.5 La compañía tendráun sistema disponi-ble …

Mayor

2.1.1 KO La base del sistemade control de seguri-dad del producto dela compañía …

KO/B



5.7.2.2 Cumplimentación por la empresa del plan de accionescorrectivas

La empresa introducirá su propuesta de acciones correctivas (Campo Bde la tabla N° 4) para todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KOpuntuados con una B y no conformidades (Mayores, requisitos KO pun-tuados con una D) que haya listado el auditor.

La empresa establecerá de manera clara las responsabilidades y plazospara la acción correctiva (tabla N° 4, Campo C) para todas las desviacio-nes puntuadas con una C o una D, así como para las no conformidades.

La empresa enviará el plan de acciones correctivas a la entidad de cer-tificación en un plazo máximo de 2 semanas a contar desde la fecha derecepción del informe previo de auditoría y del boceto del plan deacción. Si no se respeta este plazo, la empresa deberá someterse a unaauditoría completa inicial o a una auditoría de renovación.

Sólo se concederá un certificado IFS en el caso de que el plan de accio-nes correctivas incluya responsabilidades y fechas para la implantaciónpara todos aquellos requisitos que hayan sido puntuados con una C ouna D, y requisitos KO puntuados con una B.

La decisión final de conseguir el certificado IFS es dependiente de lapuntuación final y de la relevancia del plan de acciones correcitvascomunicadas por la compañía a la entidad de certificación.

La empresa deberá entregar siempre un plan de acciones correctivaspor escrito antes de recibir el informe final y el certificado. La intencióndel plan de acciones correctivas es para que la empresa consiga un pro-ceso de mejora continua.

5.7.2.3 Validación del plan de acciones por el auditor

El auditor o un representante de la entidad de certificación validarán laidoneidad de las acciones correctivas en la última columna del plan deacciones antes de preparar el informe final de auditoría (Campo D de latabla N° 4). Si las acciones correctivas no se consideran válidas o soninadecuadas, la entidad de certificación deberá devolver el plan deacciones a la empresa para su subsanación en un plazo adecuado.

5.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría

5.7.3.1 Relación entre dos informes consecutivos de auditoría (inicialy de renovación)

Cuando el auditor puntúe con una C o una D un determinado requisito,las acciones correctivas deberán haber sido implantadas antes de laauditoría de renovación. Esto significa que la entidad de certificacióndeberá leer el informe de auditoría y el plan de acciones correctivas dela auditoría anterior, incluso si el informe fue emitido por otra entidad.



Si las puntuaciones C y/o D siguen siendo las mismas de una auditoriaa la siguiente, o si las puntuaciones empeoran, el auditor realizará valo-ración según lo establecido en el capítulo de IFS relacionado con“Accio-nes correctivas” (capítulo 5.7 del listado de requisitos, Parte 2). Esteenlace entre dos auditorías consecutivas garantiza un proceso demejora continua.

5.7.3.2 Traducción del informe de auditoría

Ya que las normas IFS son de uso internacional, es importante que losclientes entiendan el informe de auditoría; esto es especialmente impor-tante en relación con desviaciones y no conformidades identificadaspor el auditor, así como para las acciones correctivas propuestas por laempresa auditada. Para facilitar el uso internacional de IFS y hacerlaampliamente comprensible, se deberán traducir siempre al inglés lassiguientes explicaciones referentes a desviaciones y no conformidadesrecogidas en el plan de acciones (tabla N° 5, Campo A) y en el informede auditoría:

– Requisitos puntuados con una C o una D

– No conformidades Mayores

– Requisitos KO puntuados con una B o una D

– El alcance de la auditoría (en la página relevante del informe deauditoría)

– Actividad detallada de la empresa (procesos operativos, si hayactividades subcontratadas, etc.) según se describe en el perfilde la empresa. En la Parte 2, Anexo 2 se incluyen explicacionesmás detalladas sobre los temas que deben traducirse.

Las acciones correctivas relacionadas con estas desviaciones y no con-formidades también se traducirán al inglés en el plan de acción (TablaN° 5, Campo B).



Tabla N° 5: Boceto de plan de acción para traducción

Númerodelrequisito

Requisito IFS Evalua-ción

Explicación(por elauditor)

Accióncorrectiva(por laempresa)

Fecha de respon-sabilidad y estadode implantación(por la empresa)

Aceptacióndel auditor

CampoA Campo B

1.2.1 Un organigrama … B

1.2.2 Competencias yresponsabilidades…

C

1.2.3 KO La dirección seasegurará de quelos empleados sonconscientes …

KO/D

1.2.4 La compañía se ase-gurará de que todoslos procesos …

D

1.2.5 La compañía tendráun sistema disponi-ble …

Mayor

2.1.1 KO La base del sistemade control de seguri-dad del producto dela compañía …

KO/B

Traducir estas explicaciones y acciones correctivas constituye una obli-gación para la entidad de certificación y es su responsabilidad. La tra-ducción se realizará debajo de cada frase de la versión original y seincluirá en el informe de auditoría antes de enviar el informe final deauditoría al portal de auditorías.



5.8 Puntuación y condiciones para la redacción delinforme y la emisión del certificado

Tabla N° 6: Puntuación y concesión del certificado

Resultado dela auditoría

Estado Acciones a llevara cabo por elauditado

Tipo deinforme

Certificado

Al menos1 KO pun-tuado con D

No aprobado Conveniracciones y nuevaauditoría inicial

El informeindica elestado

No

> 1 NC mayory/o <75% decumplimientode losrequisitos



No

Máximo 1 NCmayor y≥75% decumplimientode losrequisitos

No aprobadoa no ser quese empren-dan accionesadicionales ysean valida-das tras laauditoríacomplemen-taria.

Enviar plan deacciones dentrode las 2 semanassiguientes a larecepción delinforme previo.Auditoríacomplementariamáximo 6 mesesdespués de lafecha de audito-ría.

El informeincluye elplan deacciones eindica elestado

Certificado anivel básico,si la noconformidadmayorfinalmente seresuelvesegún secontrole en laauditoríacomplemen-taria.

La puntua-ción total es≥75% y<95%

Aprobadopara el nivelbásico de IFSFood tras larecepción delplan deacciones

Enviar plan deacciones dentrode las 2 semanassiguientes a larecepción delinforme previo.


Sí, certificadode nivelbásico de12 meses devalidez

La puntua-ción total es≥95%

Aprobadopara el nivelsuperior trasla recepcióndel plan deacciones



Sí, certificadode nivelsuperior de12 meses devalidez

Nota: la puntuación total se calcula como sigue:

Cantidad total de puntos= (número total de requisitos IFS – requisitos puntuados con N/A) × 20

Puntuación final (en %)= número de puntos concedidos/número total de puntos.



5.8.1 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, cargar en el Portal) en caso de haberse puntuadocon D uno o varios KO durante la auditoría (ver tambiénAnexo 3)

En el caso de que durante la auditoría se puntúen uno o más requisitosKO con una D, la entidad de certificación cancelará cuanto antes el cer-tificado en el portal de auditorías IFS en unmáximo de 2 días laborablestras la fecha de la auditoría.

En la base de datos se incluirá una explicación en lengua inglesa sobrelos motivos de cancelación del actual certificado. Se incluirán explica-ciones claras sobre la o las no conformidades identificadas, indicandoel número de los requisitos KO afectados. Estas explicaciones estarándetalladas y serán las mismas que las descritas en el plan de acción.

Nota: Todos los usuarios con acceso al portal de auditorías IFS y quehayan incluido a la empresa en cuestión entre sus favoritos obtendránunmensaje por correo electrónico del portal de auditorías IFS conformeel actual certificado ha sido cancelado.

En cualquier caso, la auditoría deberá completarse y todos los requisi-tos serán evaluados para facilitar a la empresa una visión completa desu situación.

Además, se recomienda llevar a cabo el plan de acción hasta el final confines de mejora.

El informe de auditoría, donde se hayan puntuado uno o más requisitosKO con la nota D, deberán subirse siempre al portal de auditorías IFS(sólo con fines administrativos, pero sin ser visibles).

En estas situaciones se realizará una nueva auditoría. La nueva audito-ría no se deberá llevar a cabo antes de 6 semanas después de haberllevado a cabo la auditoría en la que se haya evidenciado un KO pun-tuado con D.

5.8.2 Gestión específica del proceso de auditoría (informe,certificado, cargar en el Portal) en caso de una o varias noconformidad(es) Mayor(es) han/hayan sido emitidas (véasetambién Anexo 3)

En el caso de que durante la auditoría se detecten una o más noconformidad(es) Mayor(es), la entidad de certificación cancelará cuantoantes el certificado en el portal de auditorías IFS en unmáximo de 2 díaslaborables tras la fecha de la auditoría.

En la base de datos se incluirá una explicación en lengua inglesa sobrelos motivos de cancelación del actual certificado. Se incluirán explica-ciones claras sobre la o las no conformidad(es) identificadas, indicandoel número de los requisito(s) afectado(s). Estas explicaciones estarándetalladas y serán las mismas que las descritas en el plan de acción.



Nota: Todos los usuarios con acceso al portal de auditorías IFS y quehayan incluido a la empresa en cuestión entre sus favoritos obtendránunmensaje por correo electrónico del portal de auditorías IFS conformeel actual certificado ha sido cancelado.

En aquellos casos en que se haya detectado más de una no conformi-dad Mayor, deberá realizarse una nueva auditoría. La nueva auditoríano se deberá realizar antes de 6 semanas después de haber llevado acabo la auditoría en la que se evidenció una no conformidad Mayor.

El informe de auditoría, donde se hayan puntuado uno o más no con-formidades Mayores, deberá subirse siempre al portal de auditorías IFSdespués de haber recibido el plan de acción (sólo con fines administra-tivos, pero no serán visibles).

Situaciones específicas en caso de auditoría complementaria:Si se ha identificado una no conformidad Mayor con una puntuacióntotal de 75% o superior y luego se ha resuelto, y el resultado de la audi-toría se valora como positivo:

– La entidad de certificación mencionará en el informe de audito-ría:

· En el apartado de “fecha”: la fecha de la auditoría comple-mentaria además de la fecha de la auditoría en la que seidentificó la no conformidad Mayor

· En el apartado “resultado final de la auditoría”: mencionarque se ha realizado una auditoría complementaria y que lano conformidad Mayor se ha solucionado,

· En el apartado “observaciones sobre las no conformidadesKO y Mayores” explicar en qué requisito la no conformidadMayor se ha solucionado.

– La empresa no puede certificarse con nivel superior aunque lapuntuación final sea igual o superior al 95%.

– En el ciclo de certificación permanece la misma fecha válida delcertificado, como se describe en 6.2.

– En el certificado deberá definirse la fecha de la auditoría inicialy la de la auditoría complementaria.

– Si fue durante una auditoría inicial, la fecha máxima de validezdel certificado se calculará a partir de la fecha de la auditoríainicial más un año y 8 semanas, menos 1 día.

Ejemplo:Fecha de la auditoría inicial 1: 01 de octubre de 2014Fecha de emisión del certificado: 26 de noviembre de 2014Certificado válido hasta el: 25 de noviembre de 2015Fecha de renovación (auditoría en la quese halló una no conformidad Mayor) 2: 25 de septiembre de 2015Auditoría complementaria: 03 de diciembre de 2015Fecha máxima de validez del certificado: 25 de noviembre de 2016.



El informe (primero el de la auditoría cuando se detectó una no confor-midad Mayor, luego actualizado con los resultados de la auditoría com-plementaria) se subirá al portal de auditorías IFS una vez realizada laauditoría complementaria con la condición de que la no conformidadMayor haya sido finalmente subsanada.

5.8.3 Gestión específica del proceso de auditoría en caso de unapuntuación final <75%

En estas situaciones, la certificación ha fallado y se realizará una audi-toría totalmente nueva. La nueva auditoría no se deberá llevar a caboantes de 6 semanas después de la auditoría en la que se obtuvo unapuntuación <75%.

5.8.4 Gestión específica del proceso de auditoría en caso deempresas con varios establecimientos con gestión central

Cada establecimiento será auditado separadamente en un periodomáximo de 12 meses después del establecimiento central y tendrá supropio informe de auditoría y certificado.

– Se auditarán todos los requisitos KO en todos los estableci-mientos, incluso si algunos de ellos están parcialmente gestio-nados desde la central de gestión.

– En el informe de auditoría de cada establecimiento sólo semencionará la fecha de auditoría del establecimiento en cues-tión; no es necesario incluir la fecha de auditoría de la central.

– En caso de detectarse una no conformidad Mayor o un KO conuna D durante la auditoría de la central de gestión, todos losestablecimientos de producción se verán afectados y el certifi-cado de éstos será cancelado (según el procedimiento arribadescrito).

– Tras una auditoría con éxito de la central de gestión (o tras unaauditoría complementaria positiva tras una no conformidadMayor en la central de gestión), se reinstaurarán los certifica-dos de los centros de producción. Según el tipo de no confor-midad detectado en la central de gestión, puede que seanecesario realizar una nueva auditoría de los establecimientosde producción.

6 Concesión del certificado

Se emitirá un certificado para un establecimiento específico.

Traducción del alcance de auditoría en el certificado: Para asegurarse eluso internacional de la norma IFS Broker y que sea comprensible para



un público amplio, en el certificado IFS Broker se traducirá siempre ainglés. Traducir estos alcances de auditoría es obligación y responsabi-lidad de la entidad de certificación.

En la Parte 4 se establece la información mínima obligatoria que debepublicarse en el certificado IFS Broker.

Nota: también puede publicarse en el certificado la puntuación final deauditoría, en porcentaje, si el cliente y/o la empresa auditada así lo soli-citan.

6.1 Plazos para la concesión del certificado

La entidad de certificación es la responsable de tomar la decisión deconceder o no el certificado IFS Broker. La decisión debe ser tomada porpersona(s) diferente(s) de las que realizaron la auditoría. La certifica-ción tendrá validez efectiva desde la fecha de emisión que conste en elcertificado y caducará al cabo de 12 meses. La fecha para la auditoría derenovación se calculará a partir de la fecha de la auditoría inicial, no apartir de la fecha de emisión del certificado. Si la auditoría no se realizaen el plazo previsto, se informará a los distribuidores u otros usuarios através del portal de auditoría.

El plazo entre la fecha de auditoría y la de concesión del certificado sedetermina de la siguiente manera:

– 2 semanas para redactar el informe previo de auditoría

– 2 semanas para que la empresa responda a las desviaciones yno conformidades (es decir, para redactar el plan de acciones)

– 2 semanas para que el auditor verifique el plan de accionescorrectivas propuesto, para el procedimiento de certificación ypara cargar el informe de auditoría, el plan de acciones y el cer-tificado en el portal de auditoría.

En total: 6 semanas entre la fecha de auditoría y la carga del informe deauditoría en el portal y la concesión del certificado:

– Plazo objetivo: 6 semanas,

– Plazo máximo: 8 semanas.

6.2 Ciclo de certificación

Aunque la fecha de la auditoría de renovación cambiara cada año y nocorrespondiera completamente a la fecha de aniversario, la validezdel certificado permanecerá igual cada año. La fecha de vencimientodel certificado viene determinada como sigue: fecha de auditoría inicial+8 semanas.


Esto permite evitar huecos entre dos (2) certificados consecutivos y quepor el hecho de planificar la auditoría algo antes, la empresa pierdaalgunos meses de validez.

Ejemplo:Fecha de la auditoría inicial: 1 de octubre de 2014Fecha de emisión del certificado: 26 de noviembre de 2014Certificado válido hasta el: 25 de noviembre de 2015Fecha de la auditoría de renovación: 25 de septiembre de 2015Certificado válido hasta el: 25 de noviembre de 2016 (inde-

pendientemente de la fecha de laauditoría de renovación).

Tabla N° 7: Ciclo de certificación

Nota: el certificado se expedirá siempre basado en la decisión de certi-ficación y tras varias etapas de decisiones de certificación según ISO/IEC17065.

La situación ideal es que la auditoría de renovación se realice dentro delas ocho (8) semanas antes de la fecha de expiración del certificado,para disponer de tiempo suficiente para todos los pasos del proceso decertificación.

La auditoría de renovación se planificará como máximo ocho (8) sema-nas antes hasta dos (2) semanas después de la fecha de vencimiento dela auditoría (la fecha de vencimiento es la fecha de aniversario de laauditoría inicial). Si no fuera el caso, o si algunos de los pasos del pro-ceso de certificación no finalizaran a tiempo, el certificado no podrá serrenovado con la “fecha de vencimiento”, sino con la nueva fecha real, locual supondría una ruptura en el ciclo de certificación.

En el ejemplo anterior, esto significa que la auditoría no puede planifi-carse nunca antes del 06 de agosto ni después del 15 de octubre.

El informe de auditoría anterior continúa otras ocho (8) semanas más(tras la fecha de vencimiento) en el portal de auditorías, pero si la audi-toría de renovación tiene lugar más tarde de la fecha antes indicada, elinforme quedará automáticamente borrado del portal de auditorías deIFS.

AI:01.10.2014

AI: auditoría inicialAR: auditoría de renovaciónC: Emisión de certificado válido hasta el

AR:25.09.2015

C:25.11.2015

C:25.11.2016

C:25.11.2017

AR:05.10.2016

<12 meses >12 meses

=12 meses =12 meses

Oct.2014

Nov. Sept.2015

O Nov.D E FMAM J J A D E FMAM J J A S Oct.2016

Nov. D E FMAM J J A S



6.3 Información sobre condiciones de retirada delcertificado

La retirada de un certificado por la entidad de certificación sólo se per-mite en el caso de que exista una información conforme el producto(s)puede ya no cumplir los requisitos del sistema de certificación.

La única excepción a esta norma puede estar relacionada con el impagode la auditoría en curso por la empresa certificada.

El contrato entre la entidad certificadora y la empresa auditada se armo-nizará con el ciclo de certificación (véaseTabla 7 más arriba).

7 Distribución y conservación del Informe deauditoría

Los informes de auditoría serán propiedad de la empresa y no se difun-dirán, entera o parcialmente, a terceras partes sin el consentimientoprevio de la empresa (excepto cuando lo requiera la ley). Deberá obte-nerse constancia escrita de este consentimiento para la difusión, quepodrá ser facilitado por la empresa a la entidad de certificación o alusuario relevante. La entidad de certificación conservará una copia delinforme de auditoría. El informe deberá conservarse adecuadamente ybajo medidas de seguridad durante un período de cinco años.

Las condiciones de acceso a la información sobre informes de auditoríase detallan en la Parte 4.

8 Acciones suplementarias

La decisión relativa a la necesidad de emprender acciones suplementa-rias, a partir de la información del certificado, quedará en manos decada uno de los posibles compradores.

9 Procedimiento de recursos yreclamaciones

La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos docu-mentados para tomar en consideración y resolver los recursos contralos resultados de una auditoría. Estos procedimientos serán indepen-dientes del auditor y deberán ser gestionados por la dirección de laentidad de certificación. El plazo máximo para la resolución de los



recursos será de 20 días laborables a contar desde la fecha de recepciónde la información del auditado.

La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos genera-les documentados para gestionar las reclamaciones recibidas de lasempresas y/u otras partes interesadas. Deberá facilitarse una respuestaen un período máximo de diez (10) días laborables a contar desde lafecha de recepción de la reclamación. Deberá emitirse una carta a modode acuse de recibo de la reclamación en un plazo máximo de cinco (5)días laborables. Deberá facilitarse una carta de respuesta tras haberllevado a cabo un proceso exhaustivo de investigación relativo a lasolución de la reclamación.

Para gestionar las reclamaciones recibidas en las oficinas de IFS, lasbases de gestión de reclamaciones se describirán en el acuerdo marcode IFS con las entidades certificadoras:

– Si la reclamación está relacionada con la calidad del contenidode las auditorías IFS o de los informes de auditoría IFS, las ofi-cinas de IFS solicitarán a la entidad de certificación la presenta-ción de un informe sobre las causas y las medidas introducidaspara rectificar los problemas reclamados en el plazo de 2 sema-nas.

– Si la reclamación está relacionada con errores administrativos,por ejemplo en informes de auditoría IFS, certificados IFS o enla base de datos IFS, las oficinas de IFS solicitarán a la entidadcertificadora que proporcione una declaración y rectifique elproblema en el plazo de una (1) semana. La declaración se emi-tirá por escrito, por correo electrónico o postal.

10 Propiedad y uso del logotipo IFS Broker

IFS Management GmbH es propietaria de los derechos de autor de IFSBroker y de la marca comercial registrada. El logotipo de IFS Brokerpuede descargarse a través de las páginas seguras del portal de audito-ría IFS.

Además, el auditor verificará las siguientes cláusulas y condicionesdurante la auditoría y los resultados de dicha verificación se describiránen el perfil de la empresa del informe de auditoría como campo obliga-torio (véase también Anexo 2, Parte 2 sobre campos obligatorios). Encaso de que el auditor identifique que la compañía no cumple con estostérminos y condiciones, IFS será informado adecuadamente.

Cláusulas y condiciones para el uso del logotipo IFS Broker y comuni-cación sobre la certificación IFS Boker

AplicaciónEstos términos y condiciones son aplicables tanto al logotipo de IFSFood como a todos los logotipos generales de IFS.



Forma, diseño y color del logotipo IFS BrokerCuando se utilice, el logotipo IFS Broker deberá respetar la forma y elcolor del dibujo a escala. Cuando se utilice en documentos, se permiteel uso de impresión en blanco y negro.

El logotipo IFS Broker puede utilizarse en formato impreso, físico y elec-trónico, y en films, siempre que se respeten su forma y formatos. Idén-ticas condiciones aplican al uso del logotipo en sellos.

Restricción de los comentarios y explicacionesCuando una empresa con certificación IFS Broker, una empresa colabo-radora de IFS Broker o una entidad certificadora de IFS Broker publi-quen documentos con el logotipo IFS, los comentarios y las explicacio-nes respecto a IFS deben estar identificados como tales de forma clara.

Uso del logotipo IFS Broker en material promocionalUna empresa con certificación IFS Broker, una empresa colaboradorade IFS Broker (p.ej. subcontratante) que acepte certificados IFS de susabastecedores o proveedores de servicios, o una entidad certificadorade IFS podrán utilizar el logotipo IFS con fines promocionales y publicarinformación sobre la certificación IFS, siempre y cuando no sea visibleen el envase de los productos finales disponibles para el consumidorfinal.

Las empresas que suministren productos y/o presten servicios a empre-sas certificadas o que apoyan a IFS, pero que no están ellas mismascertificadas IFS (p.ej fabricantes de equipamientos, prendas, materialde limpieza o servicios y que quisieran dar a conocer que sus productosy/o servicios ayudan al cumplimiento de los requisitos IFS) deberánsolicitar expresamente un permiso por escrito a IFSManagement GmbHpara utilizar el logotipo IFS.

El logotipo IFS Broker y la información sobre la certificación podránutilizarse en la correspondencia con usuarios relevantes de IFS. Las pre-sentaciones que mencionen a IFS en internet sólo se permiten si estánen relación directa con la seguridad de producto (p.ej. en informaciónsobre seguridad y sobre el sistema de gestión de la calidad).

El logotipo IFS Broker podrá presentarse en cualquier tipo de comuni-cación general (exposiciones para contactos de negocio, folletos, artí-culos genéricos sobre seguridad alimentaria y gestión de la calidad engeneral, vehículos). La norma IFS Broker fue desarrollada por los repre-sentantes de las agencias comerciales, distribuidores y entidades decertificación a fin de garantizar la seguridad del producto y la calidad desus contratantes.

Debe asegurarse que toda la información relativa a certificaciones hagamención demanera clara a IFS. El logotipo IFS no se utilizará en presen-taciones que no tengan una clara conexión con IFS.

Restricciones adicionales en el uso del logotipo IFS BrokerEl logotipo IFS Broker no se utilizará de modo que pudiera hacer pensarde alguna forma que el propietario de IFS es el responsable de la deci-



sión de certificación. Lo mismo se aplica a las opiniones e interpretacio-nes que se pudieran derivar. En caso de suspensión o retirada de lacertificación IFS Broker, la empresa certificada tiene que suspender deinmediato la inclusión del logotipo IFS en sus documentos y otro mate-rial y cesar cualquier comunicación relativa a IFS. La empresa auditadadebe demostrar que ha cumplido con estos requisitos.

Comunicación sobre la certificación IFS BrokerTodas las normas antes mencionadas se aplican a cualquier comunica-ción relativa a IFS Broker. Asimismo, esto significa que no se permite eluso de las marcas de palabras “IFS”, “International Featured Standards”,o “IFS Broker” o similares en cualquier comunicación sobre los produc-tos finales dirigida al consumidor final.

11 Revisión de la norma

El Comité de Revisión tiene como objetivo garantizar el control de lacalidad y el contenido de la Norma, y anualmente revisará la misma ysu protocolo para asegurar que cumplen con los requisitos. El Comitéde Revisión estará compuesto por todos los participantes implicados enel proceso de auditoría: los representantes de los distribuidores, repre-sentantes de las agencias comerciales, y de entidades de certificación.El objetivo del Comité de Revisión es compartir experiencias, intercam-biar opiniones y decidir los cambios a la Norma, los requisitos aplica-bles al informe de auditoría y la formación.

12 Integrity Program (Programa deIntegridad) de IFS

El “Integrity Program” de IFS, lanzado a principios de 2010, incluyevarias medidas para garantizar la calidad del esquema de certificaciónIFS, centrado especialmente en la revisión de auditorías realizadas porlas entidades de certificación de IFS y sus auditores.

El programa cuenta con dos pilares:

12.1 Acciones preventivas de aseguramiento de la calidad

Las actividades de aseguramiento de la calidad monitorizan todo el sis-tema IFS. Se realizan con regularidad auditorías de vigilancia en lasoficinas de las entidades de certificación y auditorías in situ de provee-dores para valorar el sistema IFS. Estas auditorías se realizan indepen-dientemente de si ha habido o no una reclamación. El muestreo deestas auditorías de vigilancia se basa en un proceso aleatorio de selec-



ción y mediante el uso de criterios objetivos. Estos criterios son tantoeconómicos (p.ej. cantidad de certificados emitidos) como cualitativos(p.ej. revisión y análisis de procesos de certificación IFS y de los infor-mes correspondientes).

En las oficinas de la entidad de certificación acreditada se lleva a cabouna auditoría de oficina de supervisión de entidad certificadora (EC)para comprobar la aplicación correcta de las disposiciones IFS en lasinstalaciones de la entidad certificadora y para fomentar la mejora con-tinua.

Adicionalmente se pueden realizar auditorías de vigilancia in situ enempresas certificadas. Por lo general, las auditorías in situ se anunciancon 48 horas de antelación a la fecha de la auditoría. En estas auditoríasse compara la documentación revisada en la auditoría de la oficina dela entidad de certificación, o en la base de datos de IFS, con la situaciónreal hallada en la empresa.

También se pueden realizar auditorías presenciales. En este caso, losauditores de Integrity Program valoran a un auditor IFS durante unaauditoría IFS real.

12.2 Acciones de aseguramiento de la calidad tras lanotificación de una reclamación

Un proceso detallado de gestión de reclamaciones analiza toda la infor-mación necesaria. Los distribuidores y otras partes interesadas tienenderecho a presentar cualquier posible no conformidad a IFS para suestudio como parte del Integrity Program.

Las oficinas de IFS recaban las reclamaciones relativas a auditorías IFS,informes, certificados u otras circunstancias en las que se cuestione laintegridad de la marca IFS. Los distribuidores, las entidades de certifica-ción, los empleados de empresas certificadas IFS o cualquier otra per-sona pueden utilizar los formularios de reclamación de la web de IFSwww.ifscertification.com o pueden enviar un correo electrónico a com-plaintmanagement@ifscertification.com para informar a IFS sobre undeterminado asunto. Adicionalmente a cualquier reclamación recibida,IFS analiza también la base de datos de IFS con herramientas analíticaspara identificar posibles deficiencias. Si la Gestión de Aseguramientode la Calidad de IFS es informada de discrepancias importantes entrelos resultados de una auditoría IFS y una auditoría posterior de provee-dor, el asunto será investigado dentro del proceso de gestión de recla-maciones como se describe a continuación.

Las oficinas de IFS recabarán toda la información necesaria para inves-tigar la causa de la reclamación y establecer si existen deficiencias enempresas certificadas, entidades de certificación acreditadas o audito-res autorizados por IFS en el cumplimiento de los requisitos de IFS. Seadoptarán las medidas oportunas para investigar a fondo cualquierreclamación que pueda incluir la solicitud a una entidad de certificación



para que realice una investigación interna y proporcione una declara-ción sobre el resultado de las investigaciones a IFS. En el caso de queuna reclamación no pueda ser resuelta satisfactoriamente con la inves-tigación realizada por la entidad de certificación, se realizará una audi-toría de investigación in situ en la compañía(s) certificada(s).

Por lo general, las auditorías de investigación se anuncian 48 horasantes de la fecha de auditoría, aunque en casos especiales pueden rea-lizarse auditorías sin previo aviso.

También se pueden realizar auditorías presenciales. En este caso, losauditores de Integrity Program valoran a un auditor IFS durante unaauditoría IFS real.

Las auditorías realizadas como parte del Integrity Program las realizanauditores contratados por IFS y totalmente independientes de las audi-tadas y acreditadas entidades de certificación.

12.3 Sanciones

Si tras una reclamación o acción de aseguramiento preventivo de lacalidad, la causa de una deficiencia ha resultado ser un error de la enti-dad de certificación y/o de un auditor, IFS enviará toda la informaciónde forma anónima a un Comité Sancionador independiente. El ComitéSancionador, compuesto por un abogado y participantes de la indus-tria, distribuidores y entidades de certificación, tomará una decisiónsobre si existe o no incumplimiento y la gravedad del mismo.

Las sanciones se enviarán a la entidad certificadora y/o a sus auditoressi el Comité Sancionador concluye que se ha cometido un incumpli-miento.

El tipo de sanción dependerá de la cantidad de incumplimientos come-tidos previamente por el auditor y/o la entidad de certificación, así comodel nivel de gravedad de dichos incumplimientos. IFS Managementinformará a la entidad de acreditación correspondiente si se ha determi-nado un incumplimiento por parte de una entidad de certificación y/oun auditor.

Todos estos procedimientos se establecerán en el contrato entre IFS ycada una de las entidades de certificación y todos los participantes en elsistema IFS serán informados del proceso. El Integrity Program de IFSrefuerza la fiabilidad del esquema IFS al comprobar la implantación dela norma IFS en la práctica.



Tabla N° 8: Resumen de las actividades de Integrity Program

IFS Gestión de la CalidadDecisión directa de nivel 3

Infracciones basadas en el análisissobre la base de datos, confirmados por el presidente (abogado)

Integrity Program

Gestión dereclamaciones

Medidas pre-ventivas de AC

Auditorías devigilancia

Auditoríain situ dedistri-buidor

IFS Gestión de lacalidad

Evidencia sufi-ciente/infracciónProbable Nivel 1 o

Nivel 2

Auditorías deinvestigación

Auditoríapresen-cial

Auditoríade EC

Auditoríade EC

Auditoríain situ dedistri-buidor

Presidenteabogado

Participantede distribui-

dores

Participante delsector

Comité Sancionador

Participante de EC sinderecho a voto

Auditoríapresen-cial



ANEXO 1: Aclaración del alcance de aplicaciónde las distintas normas IFS

IFS Food es una norma para auditar a proveedores/fabricantes y seaplica sólo a empresas que elaboran alimentos o que envasan produc-tos a granel. La Norma IFS Food se aplicará cuando se “procese” unproducto o cuando exista un peligro de contaminación de un productodurante el proceso de envasado primario.

IFS Logistics es una norma para auditar empresas cuya actividad sea lalogística orientada a productos alimenticios y no alimenticios, comotransporte, almacenamiento, distribución, carga/descarga, etc. Se aplicaa todos los tipos de actividad: entrega por carretera, tren, barco; pro-ductos refrigerados/congelados o estables a temperatura ambiente.

Aclaración/ejemplos de alcance de aplicación entre IFS Food e IFSLogística:

– IFS Logística se aplica sólo a actividades logísticas en las quelas empresas tienen un contacto físico con productos que yadisponen de un envase primario (transporte, empaquetado deproductos alimenticios envasados, almacenamiento y/o distri-bución, transporte y almacenamiento de pallets, bolsas encajas).También se aplica a productos específicos no envasadoscomo despieces de reses o transporte a granel/en tanques(jarabe de glucosa, leche, cereales, etc.).

– Para cualquier clase de proceso, significa que las característi-cas de los productos son modificados, IFS Logística no es apli-cable, excepto para procesos de congelado/descongelado, bajocondiciones específicas (requisitos extra a ser auditados).

– Cuando la empresa productora de alimentos dispone de sudepartamento propio de logística y/o transporte o realiza activi-dades de almacenamiento y distribución, éstas quedan inclui-das en el subcapítulo relativo a transporte o almacenamientode IFS Food.

Nota: Si las operaciones de logística propias de la empresaprocesadora se encuentran en la misma ubicación que laempresa y si la empresa o el cliente desean que estas operacio-nes estén certificadas según IFS Logistics, podrá realizarse unaauditoría según IFS Logistics.

En este caso, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

· las operaciones de logística sólo se aplican a productos yaenvasados;

· en caso de dos (2) certificados (Food y Logistics), deberándefinirse claramente los alcances respectivos de cada audi-toría y cada certificado;



· los requisitos de IFS Food relativos a transporte y almacena-miento deberán ser siempre evaluados durante la auditoríade IFS Food;

· deberá realizarse una auditoría IFS Food de la empresa pro-cesadora de alimentos; IFS Logistics es sólo una auditoríaadicional;

· todos los documentos relevantes deberán encontrarse en laplataforma.

– Si la empresa procesadora subcontrata a terceros las activida-des de logística y/o transporte, los requisitos especificados enel capítulo de IFS sobre almacenamiento y transporte deberánestar claramente definidos en el contrato o si se aplica IFSLogistics.

IFS Broker es una norma para auditar personas y/o empresas que pue-den o no poseer los productos pero que típicamente no tienen posesiónfísica de los productos (p.ej. no tienen almacén, zonas de embalaje, oflota de camiones, pero que son entidades legales con correo postal,oficinas, etc.).

La norma aplica tanto a alimentación como productos de uso domés-tico y del cuidado personal, así como materiales de envasado.

IFS Broker solo cubre los servicios del bróker, pero si (una compañíaproductora de alimentos o de productos de uso doméstico y del cui-dado personal y envases) también tiene servicios bróker y quisiera cer-tificar ambas actividades, es posible combinar una auditoría IFS Food oHPC o PACsecure junto con IFS Broker.

IFS Cash & Carry/Wholesale es la norma que cubre todo el manejo deactividades de productos suelto y envasado en mercados Cash & Carryo compañías mayoristas.

IFS HPC es la norma para auditar compañías que procesan productosde uso doméstico y del cuidado personal, o compañías que envasansueltos estos mismos productos. IFS HPC solo puede ser usado cuandoun producto es “procesado” o cuando hay un peligro de contaminaciónde producto durante el envasado primario.

IFS PACsecure es una norma para auditar productores de materiales deenvasado de alimentos y producto no alimentario y que implica a com-pañías productoras y/o convertidores de envases.



Matriz para la determinación de la correcta norma IFS

N° Principal actividad de la compaía International Featured Standards

IFSFood

IFSHPC

IFSLog. 2

IFSBroker

IFSC&C/W.

IFSPACsecure

1 Procesado de alimentos(cuando se procesan productos o tan prontoexista riesgo de contaminación de los productos)

X

2 Procesado HPC(cuando se procesan productos o tan prontoexista riesgo de contaminación de los productos)

X

3 Actividades logísticas para alimentos, productosno alimentarios, HPCActividades de logística y específicas actividadesde procesamiento, sólo como servicio, sin activi-dad comercial(Cuando las empresas tienen un contacto físicocon productos ya envasados o sólo para determi-nados productos no envasados, como despiecesde reses o transporte a granel/en tanques (jarabede glucosa, leche, cereales, etc.) o solo congela-ción/descongelación como servicios)

X

4 Comercio con alimentos, HPC sin contacto con elproducto(cuando no hay posesión física de los productos,sólo compra y venta desde una oficina, sinactividades de logística)

X

5 Cash & Carry/Mayoristas(cuando en la distribución de productos se puedaincluir alguna actividad menor de procesado, bajorequisitos específicos)

X

6 Procesamiento de material de envasado(cuando los productos de envasado de (no)alimentos son procesados/convertidos)

X

Certificación combinada

7 Comercio con alimentos o HPC o packaging yprocesamiento con alimentos o HPC o envasesAuditoría combinada para actividades comercialesY de procesamiento

X X X X

8 Comercio de Alimentos/HPC/envases y logísticade Alimentos/HPC y envasesAuditorías combinadas para actividades comercia-lesY actividades logísticas, con un listado combi-nado de requisitos específicos.

X X


ANEXO 2: Proceso de certificación

Voluntario:Auditoría previa

Junto con la entidadde certificación:· Determinaciónfecha de auditoría

· Determinaciónhoras de auditoría

· Definición del alcance de auditoría

Determinación deNC mayores,

KO – Auditoría nosuperada

Envío a la empresaauditada del informeprevio de auditoría yel plan de acción

Cumplimentaciónvoluntaria del plande acción y envío a

la entidad decertificación

Finalización delplan de acción

e informe – cargaen el portal deauditoría IFSSin certificado

Envío a la empresaauditada del informeprevio de auditoríay el plan de acción

Acciones correctivasa las NC mayores

en plazo de 6 meses

Validación de lasacciones correctivaspor la entidad de

certificación

Determinación de1 NC Mayor ycircunstanciasparticulares –

No aprobado hastaque se emprendan

acciones

Suspensióndel actualcertificado

Suspensióndel actualcertificado

4. Selección por parte de la empresa de la entidadde certificación IFS (acreditada y homologada).Presupuesto, decisión y firma de un contrato.

3. Evaluación de la situación actual de la empresa

2. Leer el ejemplar de la respectiva norma IFS

1. Decisión de la empresa de certificarse conforme a unanorma IFS

6. Reunión finalInformación relativa a las no conformidades evidenciadas

Reunión inicial – Evaluación de la documentación – Evaluación delestablecimiento y entrevistas al personal – Conclusiones de la auditoría

5. Planificación y preparación de la auditoríaRealización de la auditoría in-situ en la fecha acordada,por un auditor competente en los alcances de producto

y tecnología

7. Preparación del informe previo de auditoría y del plande acción por el auditor (2 semanas)

Información sobre las desviaciones detectadas

12. Concesión del certificado y envío del informe final ala empresa auditada

11. Decisión de certificación, determinación de la validezdel certificado por la entidad de certificación

10. Revisión por la entidad de certificación/auditor delplan de acción cumplimentado (2 semanas)

Comprobación del informe completo de auditoríay del plan de acción (con revisión obligatoria) por la

entidad de certificación

9. Envío a la entidad de certificación/auditor del plan deacción cumplimentado (2 semanas)

8. Cumplimentación del plan de acción y determinación deacciones correctivas por la empresa auditada (2 semanas)

13. Carga de los datos de la auditoría en el portal deauditoría IFS (detalles de la auditoría, informe, plan deacción y certificado) por la entidad de certificación

14. Tres meses antes de la caducidad del certificado, elportal de auditoría IFS envía un recordatorio a la empresapara programar una nueva auditoría con la entidad de certi-ficación. La auditoría no se programará más allá de la fechaprevista para la auditoría de renovación en el certificado.



ANEXO 3: Diagrama para la gestión derequisitos KO puntuados con D y noconformidades Mayores

Carga del informe final IFS en el portal (visible):En caso de auditoría de seguimiento:– Definir en la sección “fecha” la fecha de la auditoría inicialy la fecha de la auditoría complementaria

– Definir en la sección “resultado final de la auditoría” que seha realizado una auditoría complementaria y que la noconformidad Mayor se resolvió

– En “observaciones con respecto a KO y Mayores”, explicar enqué requisito se resolvió la no conformidad Mayor

La empresa no puede recibir el certificado con nivel superior,incluso si la puntuación final es ≥95%Fecha de fin de validez del certificado en base a la fecha de laauditoría inicial

Auditoría complementaria, si<6 meses entre la auditoría

donde se verificó una Mayor yla próxima auditoría

(no antes de seis (6) semanasen caso de falla con respecto alas actividades de producción)

Nueva auditoría completa, programada alo menos seis (6) semanas después de laauditoría donde se identificó la(s) no

conformidad(es)

Carga del informe en el IFS(no visible)

Carga del informe final IFS en el portal(visible)

Recomendado: finalización del plan deacción por parte de la empresa auditada y

reenvío al organismo de certificacióndentro de dos (2) semanas

Envío del informe preliminar y plantilladel plan de acción a la empresa auditada

No aprobado

Suspensión del certificado actual, máx.dos (2) días hábiles a contar de la fechade la auditoría insertando las explicacio-

nes en inglés acerca de la noconformidad(es) en el portal IFS

>1 Mayor y/o <75% oMás de una Mayor o

Uno o varios KOs con puntuación D

Carga del informe en el IFS (no visible)

Auditoría inicial, si >6 mesesentre la auditoria donde severificó una Mayor y la

próxima auditoría

Obligatorio: finalización del plan de acción porparte de la empresa auditada y reenvío al orga-nismo de certificación dentro de dos (2) semanas

Envío del informe preliminar y plantilla del plan deacción a la empresa auditada

Suspensión del certificado actual, máx. dos (2) díashábiles a contar de la fecha de la auditoría inser-tando las explicaciones en inglés acerca de la no

conformidad en el portal IFS

1 Mayor y ≥75% de los requisitos se cumplen=> se resta 15% de la cantidad total posible

No aprobado a menos que se realicen y validennuevas acciones después de la auditoría comple-

mentaria

Auditoría de IFS Broker

Resultadode auditoría positivo

Resultadode la auditoría

Período detiempo para la próxima

auditoría Período detiempo para la próxima

auditoría

Resultadode auditoría positivo


Anexo 4: Alcance de productos para productoscomercializados, que serán incluidosen el informe de auditoría y certificado

Tabla 1: alcance de productos según la norma IFS Food versión 6

IFS Food versión 6Alcances de productos

1. Carnes rojas y blancas, aves de corral y productos cárnicos

2. Pescado y productos de pescado

3. Huevos y productos derivados

4. Productos lácteos

5. Frutas y verduras

6. Cereales, panadería y pastelería industrial, confitería, snacks

7. Productos combinados

8. Bebidas

9. Aceites y grasas

10. Productos secos, otros ingredientes y aditivos

11. Alimentos para mascotas

Tabla 2: alcance de productos según la norma IFS HPC versión 1

IFS HPC versión 1Alcance de productos

Explicación

1. Cosméticos – Incluye todos los productos descritos en la legislaciónCosmética (p.ej. champús, pasta de dientes, bandaslubricadas de las cuchillas de afeitar, tatuajes tempora-les y lavables, toallitas cosméticas, maquillaje paramuñecas o niños, parches en la piel y sustanciasaplicadas en la piel a través de parches, etc.)

2. Productos químicosde uso doméstico

– Productos de limpieza y para pulir, así como productosimpregnados destinados para actividades de usofamiliar o para el coche (p.ej. detergentes, todos losproductos destinados para actividades de limpieza,líquidos o toallitas, limpiadores de ventanas, etc.).

– También incluye productos específicos de limpieza p.ej.productos para la limpieza de piscinas.

– Productos y materiales que están destinados a mejorarel olor del aire (p.ej. sprays o aerosoles ambientado-res, velas, etc.)

– Insecticidas.

3. Propiedades delimpieza-contactocon alimentos

– Materiales y artículos descritos en la Regulación (EC)N° 1935/2004, que están destinadas a estar en contactocon comida (p.ej. tazas/tenedores/platos de plástico ycartón, láminas de aluminio, productos para “usodiario”, etc.)

– Otra clase de materiales y artículos (p.ej. esponjas,bolsas de plástico para el contenedor de basura, etc.)



IFS HPC versión 1Alcance de productos

Explicación

4. Productos de higienepersonal

– Productos o materiales que están destinados alcuidado del cuerpo, excepto productos cosméticos(p.ej. cepillos para el pelo, cuchillas de afeitar, pañue-los de papel, algunos dispositivos médicos clase 1,pañales, higiene femenina, pelucas, pestañas postizas,uñas postizas, joyería, etc.)

– Productos o materiales que están destinados a estar encontacto con el interior de la boca (p.ej. cepillos dedientes, hilo dental, espaciadores dentales demadera/plástico, etc.)

Tabla 3: alcance de productos según la norma IFS PACsecure versión 1

1. Embalaje flexible

2. Plástico rígido

3. Papel

4. Metal

5. Vidrio

6. Otros materiales naturales



Parte 2: Requisitos IFS Broker 2

1 Responsabilidad de la dirección

1.1 Política corporativa/Principios corporativos

1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar una política corpo-rativa. Ésta deberá tomar en consideración, como mínimo:

– enfoque al cliente

– responsabilidad medioambiental

– sostenibilidad

– responsabilidad ética y personal

– requisitos de producto (incluye: seguridad de producto,calidad, legalidad, procesos y especificaciones).

La política corporativa deberá ser comunicada a todos losempleados.

1.1.2 Toda la información relevante relacionada con la seguridaddel producto y la calidad será comunicada de una forma ade-cuada y oportuna al personal implicado.

1.2 Estructura corporativa

1.2.1 La estructura de la empresa deberá estar reflejada en unorganigrama.

1.2.2 Las competencias y responsabilidades, incluyendo la dele-gación de las mismas estarán claramente fijadas.

1.2.3 KO n°1: La dirección se asegurará de que todos los emplea-dos sean conscientes de sus responsabilidades respecto acalidad y seguridad del producto y de que se implantenmecanismos para supervisar la eficacia de su desempeño.Dichos mecanismos deberán estar claramente identificadosy documentados.

1.2.4 La compañía asegurará que todos los procesos (documenta-dos y no documentado) son conocidos por el personal impli-cado y son aplicados consistentemente.



1.2.5 La empresa deberá tener un sistema implantado para asegu-rarse de que se mantiene informada de toda la legislaciónaplicable en seguridad y calidad de los productos comercia-lizados, así como de desarrollos científicotecnológicos y decódigos de prácticas en la industria.

1.2.6 La empresa informará a sus clientes, lo antes posible, sobrecualquier aspecto relacionado con las especificaciones deproducto, en particular sobre todas las no conformidad(es)identificadas por autoridades competentes relacionadas conlos productos, que puedan tener, tengan o hayan tenido unimpacto determinado sobre la seguridad y/o legalidad de losrespectivos productos. Esto podría incluir aspectos preventi-vos, aunque sin limitarse a ellos.

1.3 Revisión de la dirección

1.3.1 La dirección debe asegurarse de que los sistemas de gestiónde la calidad y la seguridad del producto son revisados almenos una vez al año o con más frecuencia si se realizancambios. Dichas revisiones deberán contener, al menos,resultados de auditorías, información de clientes, cumpli-miento de procesos y conformidad de productos, estado deacciones preventivas y correctivas, acciones de seguimientoderivadas de revisiones por la dirección anteriores, cambiosque pudieran afectar a los sistemas de gestión de la calidad yla seguridad del producto y recomendaciones para la mejora.

1.3.2 Esta revisión incluirá la evaluación de medidas para el sis-tema de gestión de control de la calidad y seguridad del pro-ducto y para el continuo proceso de mejora.

2 Sistema de gestión de la calidad yseguridad del producto

2.1 Gestión del riesgo/APPCC

2.1.1 KO n° 2: la base para el control de la seguridad del productode la compañía será enteramente implementada, sistemá-tica y con una completa gestión del riesgo. Para alimenta-ción, la compañía sujeta a la auditoría IFS Broker se asegu-rará de que el sistema de control de seguridad alimentariade su proveedor esté totalmente implementado, y con unsistemaAPPCC completo, basado en los principios del CodexAlimentario. Para todos los productos, se tendrá en cuentacualquier requisito legal de la producción y de los países dedestino.



2.1.2 Habrá un proceso de evaluación del riesgo en el lugar, rela-cionado con localización(es) específica(s) e incluirá:

a. Un diagrama de flujo incluyendo todos los niveles rele-vantes de los servicios del bróker

b. Descripción del riesgo

c. Medidas para controlar la identificación del riesgo

d. Los pasos referidos bajo los puntos a)–c) estarán docu-mentados.

2.13. La evaluación del riesgo se revisará regularmente, por lomenos anualmente, y/o cuando alguna modificación de losservicios fuera hecha; si es necesario, la evaluación delriesgo será revisado/actualizado. La evaluación del riesgotambién considerará el riesgo de presencia de OMG y alér-genos.

2.1.4 La evaluación del riesgo se llevará a cabo por persona(s) conun conocimiento adecuado conocimiento de los servicios yproductos involucrados.

Si este conocimiento es insuficiente, la compañía adoptarálas medidas necesarias para asegurar que la evaluación delriesgo es llevada a cabo por persona(s) competente(s).

2.2 Requisitos de la documentación

2.2.1 El sistema de gestión de la calidad y la seguridad del pro-ducto, deberá estar documentado y deberá conservarse enuna localización (manual de seguridad del producto y cali-dad o sistema de documentación electrónica).

2.2.2 Un procedimiento documentado deberá existir para el con-trol de la documentación y sus enmiendas.

2.2.3 Todos los documentos serán claramente legibles, inequívo-cos y comprensibles. Estarán disponible al personal en todomomento.

2.2.4 Todos los documentos que son necesarios para el cumpli-miento con los requisitos del producto estarán disponiblesen su versión más actualizada.

2.3 Mantenimiento de registros

2.3.1 Todos los registros, necesarios para el cumplimiento de losrequisitos del producto estarán completados, detallados,mantenidos y estarán disponibles bajo solicitud.



2.3.2 Los registros serán legibles y auténticos. Serán mantenidosde tal manera que se evite la manipulación. Si los registrosestán documentados electrónicamente, un sistema asegu-rará que solo personal autorizado tenga acceso a modificarestos registros (p.ej. mediante el uso de claves).

2.3.3 Todos los registros serán mantenidos de acuerdo a requisitoslegales. Donde los requisitos de los clientes estén presentes,estos se cumplirán, o si tales requisitos no existen, seránconservados por un mínimo de un año después de la fechade caducidad especificada. Para productos sin fecha de cadu-cidad, la duración del mantenimiento de los registros estarájustificada y dicha justificación estará documentada.

2.3.4 Los registros estarán almacenados de una manera segura yfácilmente accesibles.

3 Gestión de los recursos

3.1 Todo el personal que realice trabajos que afecten a la segu-ridad del producto, legalidad y calidad deberán disponer delas competencias necesarias, adquiridas mediante estudios,experiencia profesional y/o formación, adecuado a su des-empeño, basado en la evaluación del riesgo.

3.2 La compañía implementará programas de formación docu-mentados, tomando en consideración los requisitos del pro-ducto y las necesidades de formación de los empleados. Lacompañía proporcionará un programa de formación en rela-ción a las descripciones del trabajo y los requisitos de forma-ción.

4 Programación y Prestación de servicios

4.1 Convenio contractual

4.1.1 Se establecerán, convendrán y revisarán los requisitos defi-nidos entre las partes contratantes, respecto a su aceptabili-dad antes de firmar un contrato de aprovisionamiento.Todaslas cláusulas relacionadas con la calidad y la seguridad delproducto deberán ser conocidas y comunicadas a cada unode los departamentos implicados.

4.1.2 Deberán registrarse y comunicarse adecuadamente los cam-bios relativos a los acuerdos contractuales entre las partescontratantes.



4.1.3 Los requisitos sobre la calidad y seguridad específicos de losclientes serán comunicados y comprendidos por el provee-dor de la compañía.

4.2 Especificaciones

4.2.1 Las especificaciones estarán disponibles para todos los pro-ductos. Estarán actualizadas, sin ambigüedades y en cumpli-miento con los requisitos legales del país (es) de destino ytambién con los requisitos de los clientes.

4.2.2 KO n° 3: Se cumplirán las especificaciones del cliente.

4.2.3 Donde sea requerido por los clientes, las especificacionesdel producto estarán formalmente acordadas.

4.2.4 Deberá existir un procedimiento para la creación, la modifi-cación y la aprobación de especificaciones para todos losproductos y partes en los servicios, que incluirá la acepta-ción preliminar del cliente, si las especificaciones han sidoconvenidas con el cliente.

4.3 Desarrollo de producto/Modificación de producto/Modificación de los procesos de producción

4.3.1 Deberá implantarse un procedimiento para el desarrollo deproducto, que incorpore los principios evaluación del riesgopara todos los productos (y acorde con el sistema APPCCpara alimentos). El procedimiento asegurará que todos pro-ductos existentes y nuevos estén diseñados para cumplircon los requisitos legales y los requisitos del cliente. Esteprocedimiento también tendrá en cuenta patentes, si sonaplicables.

4.3.2 Se establecerán la formulación del producto, el proceso defabricación, los parámetros de proceso y el cumplimiento delos requisitos del producto y se asegurarán mediante ensa-yos en fábrica y/o análisis de producto.

4.3.3 Cuando sea oportuno, se realizarán ensayos de vida comer-cial o procesos adecuados serán llevados a cabo y en consi-deración dada la formulación del producto, el envasado, laproducción y las condiciones declaradas para establecer unmínimo de la duración del producto.

4.3.4 En relación con el desarrollo de producto alimentario, lacompañía asegurará que se realice una evaluación organo-léptica y los resultados de estas evaluaciones estarán revisa-das y se actuará en consecuencia.



4.3.5 Un proceso será implementado para asegurar que el etique-tado de los productos existentes y nuevos productos cum-plen con la legislación vigente en el país de destino y con losrequisitos del cliente.

4.3.6 Deberán establecerse recomendaciones para la preparacióny/o el uso de los productos. Donde sea apropiado, las reco-mendaciones para el uso se verán reflejadas en la satisfac-ción del cliente así como su seguridad. Donde sea especifi-cado, los requisitos del cliente estarán incluidos.

4.3.7 Se registrarán adecuadamente el progreso y los resultadosdel desarrollo de producto.

4.4 Compras

4.4.1 La empresa deberá controlar los procesos de compras paraasegurar que todos los materiales y servicios adquiridos deterceros y que tengan un impacto en la seguridad alimenta-ria y la calidad cumplen los requisitos.

4.4.2 Habrá un procedimiento para la homologación y el segui-miento de proveedores.

4.4.3 El procedimiento de homologación y vigilancia deberá con-tener criterios claros de valoración como: auditorías, certifi-cados de análisis, fiabilidad del proveedor y reclamaciones,así como el cumplimiento de referenciales requeridos basa-dos en la evaluación del riesgo. Si una norma IFS existentepara la categoría de producto (IFS Food, IFS HPC, IFS PAC-secure), el proveedor de (productos alimentarios, de usodoméstico y del cuidado personal o envases) estos produc-tos quien trabaja para la compañía estará certificada deacuerdo a IFS, a menos que el cliente haya aceptado otrascondiciones.

4.4.4 La compañía tendrá un (interno o externo) sistema basadoen el riesgo, para supervisar las zonas de abastecimiento delos productos comprados.

4.4.5 Se realizará de manera regular una evaluación de los pro-veedores para identificar y controlar los riesgos. Habrá unregistro de todas las revisiones y acciones tomadas comoconsecuencia de la evaluación.

4.4.6 Los productos comprados serán revisados de acuerdo conlas especificaciones existentes y, basadas en el riesgo, consu autenticidad. La programación de estos controles tendráque tener en cuenta como mínimo, los siguientes criterios:requisitos de producto y estatus del proveedor (según suvaloración).



4.4.7 En caso de marcas privadas, un sistema de aprobación deproveedores de acuerdo con los requisitos de los clientesexistirá, para los proveedores de productos.

4.5 Envasado del producto

4.5.1 La compañía asegurará que hay especificaciones detalladaspara los materiales de envasado y que estos cumplen con lalegislación vigente para el/los país (es) de destino del pro-ducto.

4.5.2 Donde el material de envasado pudiera comprometer laseguridad del producto, se deberá disponer de certificadosde conformidad que cumplan los requisitos legales vigentes.

Cuando no exista ningún requisito legal específico aplicable,se deberá disponer de evidencias para demostrar que elmaterial de envasado es adecuado para su uso. Esto aplica amaterial de envasado que pueda tener efectos sobre la mate-ria prima/componentes, productos semielaborados y pro-ductos finales.

4.5.3 Donde sean requeridos cambios en el envase del productopor el cliente o la legislación, la compañía asegurará que elenvase del producto es controlado por los proveedores yque estos productos cumplen con los requisitos legislativosy/o del cliente. El correcto uso del envase se revisará demanera regular y esto estará documentado por el proveedor.La compañía asegurará que estos controles son llevados acabo.

4.5.4 Donde sean requeridos cambios en el etiquetado del pro-ducto por el cliente o la legislación, la compañía se asegu-rará que la etiqueta del producto es modificados por el pro-veedor para cumplir con este cambio. La información de laetiqueta será legible, indeleble y cumplirá con las especifica-ciones del producto acordadas por el cliente (incluyendo p.ej. la vida media). El etiquetado será revisado regularmentey estará documentado.

4.6 Trazabilidad (incluyendo OMG’s y alérgenos)

4.6.1 KO n° 4: Se implantará un sistema de trazabilidad, que per-mita la identificación completa de los productos y el etique-tado de los productos estará hecha en la manera que per-mita una completa trazabilidad. El sistema de trazabilidad,incluidos registros, asegurará la completa trazabilidad desdeel proveedor (definida la cantidad del lote) hasta la entregaal cliente.



4.6.2 El sistema de trazabilidad será comprobado a intervalosregulares, al menos una vez al año y cada vez que el sistemade trazabilidad cambie. La comprobación verificará la traza-bilidad hacia atrás y hacia delante (desde el producto finalhasta la materia prima/componentes y viceversa), inclu-yendo comprobación de cantidades. Se registrarán los resul-tados de los ensayos.

4.6.3 Si un cliente así lo requiere, la compañía asegurará que elproveedor ha identificado muestras representativas de loslotes producidos, se han almacenado adecuadamente y con-servadas hasta su fecha de caducidad o, si es requerido, porun periodo más largo.

La compañía obtendrá y mantendrá una lista de todos loslotes producidos cubiertos por los servicios del bróker.

4.7 Actividades logísticas

4.7.1 Donde una compañía contrate con terceras partes transportey/o almacenamiento, todos los requisitos relevantes paraasegurar la seguridad del producto y calidad serán clara-mente definidos en el respectivo contrato o el proveedor delos servicios estará sujeto a los requisitos de IFS Logística.

4.7.2 Si la compañía tiene su propia área de almacenamiento y/osus propios servicios de transporte y le gustaría incluirlos enel alcance de la certificación IFS, entonces estos procesosestarán certificados de acuerdo a IFS Logística (auditoríacombinada con el listado de requisitos de IFS Logística), amenos que el cliente haya aceptado otras condiciones.

5 Mediciones, Análisis y Mejoras

5.1 Auditorías internas

5.1.1 KO n° 5: Se realizarán auditorías internas efectivas según unprograma definido y convenido de auditorías que cubra almenos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y lafrecuencia de las auditorías internas se determinarán con unanálisis de peligros y evaluación de riesgos asociados.

5.1.2 Al menos una vez al año se llevarán a cabo auditorías inter-nas de actividades que sean críticas para la seguridad y lasespecificaciones del producto.



5.1.3 Los auditores serán competentes e independientes de losdepartamentos auditados.

5.1.4 Los resultados de las auditorías serán comunicados a ladirección y a las personas responsables de los departamen-tos afectados. Se establecerán, se documentarán y se comu-nicarán al personal afectado las acciones correctivas necesa-rias y el plazo para su implantación.

5.1.5 Se documentará cómo y cuándo se verificarán las accionescorrectivas derivadas de las auditorías internas. Los regis-tros de las acciones de verificación estarán disponibles.

5.2 Análisis de producto

5.2.1 Habrá procedimientos de análisis/controles de productoasegurando que todos los requisitos especificados del pro-ducto son cumplidos, incluyendo requisitos legales y especi-ficaciones. Análisis microbiológicos, físicos y químicosrequeridos para este propósito serán llevados a cabo inter-namente y/o subcontratados.

5.2.2 KO n° 6: donde análisis especiales sean demandados por elcliente, estos serán definidos en un plan de control y realiza-dos según los requisitos definidos. Los resultados de loscontroles estarán disponibles en la compañía.

5.2.3 Los análisis relacionados con seguridad del producto, debe-rán llevarse a cabo preferentemente en laboratorios con pro-gramas/métodos adecuadamente acreditados (ISO 17025).Si los análisis se realizan dentro de la empresa o por un labo-ratorio sin programas/métodos adecuadamente acredita-dos, los resultados deberán verificarse de forma periódicapor laboratorios acreditados en estos programas/métodos(ISO 17025).

5.2.4 Deberá definirse un plan de análisis, basado en una evalua-ción de riesgo, que cubra los servicios del bróker, el procesode producción de proveedores incluyendo materias primas/componentes, productos semielaborados y finales, así comomateriales de envasado. Se documentarán los resultados.

5.2.5 Los resultados de los análisis serán evaluados rápidamente.En caso de resultados insatisfactorios, la compañía asegu-rará la significancia de estos resultados, informará adecua-damente al cliente y se implementarán medidas correctivasadecuadas. Los resultados analíticos serán revisados demanera regular a fin de identificar tendencias. Se tendrán encuenta las tendencias que indiquen resultados potencial-mente insatisfactorios, y la compañía tomará accionescorrectivas.



5.2.6 Con base en la información interna o externa sobre el riesgodel producto que pueda tener un impacto en la seguridad delproducto y/o calidad (incl. adulteración y fraude), la empresadeberá actualizar su plan de control y/o tomar cualquiermedida apropiada para controlar el impacto en los produc-tos terminados.

5.3 Cuarentena de productos y liberación

5.3.1 Como parte del procedimiento de gestión de incidentes de lacompañía (sistema de gestión de crisis), habrá una garantíade que el proveedor tiene un sistema que identifica y con-trola productos no conformes y que se encuentra presenteun sólido procedimiento de (bloqueo/retención) en el casode que se identifique un producto no conforme. La compa-ñía asegurará que solo los productos y materiales conformea los requisitos del producto son entregados al cliente.

5.4 Gestión de reclamaciones de las autoridades yclientes

5.4.1 Se implantará un sistema para la gestión de las reclamacio-nes de producto.

5.4.2 Todas las reclamaciones serán evaluadas por personal com-petente. Cuando esté justificado, se tomarán de inmediatolas medidas apropiadas.

5.4.3 Se deberán analizar las reclamaciones con un enfoque haciala implantación de medidas preventivas, que eviten la reapa-rición de la no conformidad.

5.4.4 Los resultados del análisis de los datos de las reclamacionesse pondrán a disposición de los correspondientes responsa-bles y de la dirección.

5.5 Gestión de incidentes, retirada y recuperación deproductos

5.5.1 Se dispondrá de un procedimiento documentado para lagestión de incidencias y de posibles situaciones de emer-gencia que tengan un impacto en la seguridad del producto,la legalidad y la calidad. Este procedimiento deberá estarimplantado y mantenido. Incluirá, como mínimo: la designa-ción y formación de un comité de crisis, una lista de contac-tos de emergencia, fuentes de asesoramiento legal (si es



necesario), disponibilidad de las personas de contacto, infor-mación de clientes, y un plan de comunicación, incluyendoinformación a los consumidores.

5.5.2 KO n°7: Se dispondrá de un procedimiento eficaz para laretirada y recuperación de todos los productos, que asegureque los clientes implicados sean informados tan prontocomo sea posible. Este procedimiento incluirá una asigna-ción clara de responsabilidades.

5.5.3 Se dispondrá de una lista actualizada de contactos paraemergencias (como nombres, teléfonos de proveedores,clientes y autoridades competentes). Deberá estar perma-nentemente disponible una persona de la empresa, conautoridad para iniciar el proceso de gestión de incidencias.Una persona de la compañía, que tenga la autoridad parainiciar la gestión del incidente, estará permanentemente dis-ponible.

5.5.4 La viabilidad, eficacia y rapidez de la implementación delprocedimiento de retirada será evaluado periódicamente,como mínimo una vez al año, mediante ensayos internos,basados en un análisis de peligros y evaluación de riesgosasociados. Se realizarán de tal manera que se asegure la efi-caz implantación y operatividad del procedimiento.

5.6 Gestión de las no conformidades y productos noconformes

5.6.1 Se dispondrá de un procedimiento para la gestión de todoslos productos no conformes.

5.6.2 El procedimiento para la gestión de productos no conformesdeberá incluir como mínimo:

– procedimientos de aislamiento/cuarentena

– análisis de peligros y evaluación de los riesgos asociados

– identificación (p.ej. etiquetado)

– decisión sobre uso futuro (p.ej. liberación, reprocesado/tratamiento posterior, bloqueo, cuarentena, rechazo/eli-minación)

– información acerca de la cadena de proceso

– identificar claramente las responsabilidades del personal.

5.6.3 Las reglas del procedimiento para la gestión de no conformi-dades de productos deberán ser comprendidas por todo elpersonal.



5.6.4 Cuando se produzcan no conformidades, la compañía adop-tará medidas correctivas inmediatas en el sitio de produc-ción para asegurar el cumplimiento de los requisitos de pro-ducto.

5.6.5 Los productos finales envasados o los materiales de enva-sado fuera de las especificaciones no se introducirán en elmercado bajo la marca afectada. Las excepciones se acorda-rán por escrito entre las partes contratantes.

5.7 Acciones correctivas

5.7.1 Se dispondrá de un procedimiento para el registro y el aná-lisis de las no conformidades, cuyo objetivo será evitarreapariciones mediante acciones preventivas y/o correcti-vas.

5.7.2 KO n° 8: Se formularán con claridad, documentarán y emp-renderán acciones correctivas, tan pronto como sea posible,para evitar la reaparición de la no conformidad. Se definiráncon claridad las responsabilidades y los plazos para la accióncorrectiva. Se guardará la documentación de manera queesté segura y sea de fácil acceso.

5.7.3 Se documentarán los resultados de las acciones correctivasy se evaluará su eficacia.

6 Evaluación de Food/product defense

6.1 La compañía asegurará que las responsabilidades para ladefensa del producto son claramente definidas.

6.2 La compañía asegurará que los proveedores han realizado ydocumentado un análisis de los peligros de la defensa delproducto y una evaluación de los riesgos asociados. Basadoen esta evaluación, y basado en requisitos legales, se identi-ficarán áreas críticas para la seguridad.



ANEXO 1: Glosario/Lista de definiciones

Las definiciones que no son mencionadas en el glosario pueden encon-trarse en las regulaciones y directivas correspondientes. En relación alos términos usados en el documento, las siguientes definiciones seránrespetadas.

Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad u otra situaciónindeseable.

Alérgeno (UE) Alimento que puede causar una reacción dañina provocada por una respuestainmunológica. Los alérgenosdefinidos son:– Cereales que contengan gluten (es decir, trigo, centeno,cebada, avena, espelta, kamut o sus variedades híbridas) y productos derivados,– Crustáceos y productos a base de crustáceos,– Huevos y productos a base de huevo,– Pescado y productos a base de pescado,– Cacahuetes y productos a base de cacahuetes,– Soja y productos a base de soja,– Leche y sus derivados (incluida la lactosa),– Frutos secos, es decir, almendras (Amygdalus communis L.), avellanas (Corylusavellana), nueces (de nogal) (Juglans regia), anacardos (Anacardium occidentale),pacanas (Carya illinoiesis (Wangenh.) K. Koch), castañas de Pará (Bertholletiaexcelsa), pistachos (Pistacia vera), nueces de macadamia y nueces de Australia(Macadamia ternifolia), y productos derivados,

– Apio y productos derivados,– Altramuces y productos a base de altramuces,– Moluscos y productos a base de moluscos,– Mostaza y productos derivados,– Granos de sésamo y productos a base de granos de sésamo,– Anhídrido sulfuroso y sulfitos en concentraciones superiores a 10 mg/kg o10 mg/l expresado como SO2. Directiva de la Comisión 2007/68 CE del 27 denoviembre de 2007 anexo de enmienda III a la Directiva 2000/13/CE del Parla-mento Europeo y del Consejo relativa a determinados ingredientes alimentarios.

Alérgeno (EEUU) Hay 8 principales alérgenos reconocidos en los Estados Unidos según la FDA (Foodand Drug Administration) en el documento Model Food Code, Definitions section,página 12.(1) “Alérgeno alimentario” significa:

(a) Leche, huevos, pescado ( como lubina, platija, bacalao, e incluyendo crustá-ceos tales como cangrejo, langosta o gamba),

Frutos secos (tales como almendras, pecana, o nueces), trigo, cacahuete y soja(b) Ingrediente alimentario que contenga proteína derivada de alimento, como

se especifica en el Sub párrafo (1)(a) de esta definición.(2) “Alérgeno alimentario” no incluye:

a) Cualquier aceite altamente refinado derivado de un alimento especificado enel Sub párrafo (1)(a) de esta definición y cualquier ingrediente derivado deun aceite altamente refinado; o

b) Cualquier ingrediente que esté exento bajo petición o en proceso de notifica-ción especificado en Food Allergen Labeling and Consumer Protection Act de2004 (Ley Pública 108-282).

Análisis de peligros Proceso de recopilación y evaluación de información sobre los peligros y lascondiciones que los originan para poder decidir cuáles son importantes para laseguridad del producto e incluirlos consecuentemente en la gestión del riesgo/o elplan del sistema APPCC.

APPCC Sistema que permite identificar, evaluar y controlar peligros significativos para laseguridad del producto.



Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidenciasy evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que secumplen los criterios de auditoría.

Auditoría interna Proceso general de auditoría para toda la actividad de la empresa. Realizada pory en nombre de la empresa para fines internos.La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramientoy asesoramiento, diseñada para añadir valor y mejorar las operaciones de unaempresa. Ayuda a una organización a cumplir con sus objetivos aportando unplanteamiento sistemático y disciplinado de evaluación y mejora de la efectividadde la gestión de riesgos y de los procesos de control y gobierno.

Auditoría presenciala realizar cada 2 añospara auditores autoriza-dos para auditores IFSBroker aprobados

Un observador de la entidad de certificación acompañará al auditor durante unaauditoría completa IFS Broker (o IFS Food, o IFS HPC o IFS PACsecure u otrasnormas reconocidas para brókeres por GFSI) con el objetivo de evaluar su compe-tencia. El observador no debe ser parte de la auditoría (como miembro de unequipo de auditores).El observador deberá cumplir los mismos requisitos que para formadores (para lacorrespondiente norma, con la participación de una formación Broker) o será unauditor de IFS aprobado para realizar auditorías IFS Broker (IFS Food o HPCo IFS PACsecure con la participación en una formación IFS Broker).La auditoría presencial deberá ser una auditoría IFS Broker, o IFSFoodo IFS PACsecure o IFS HPC.La entidad de certificación deberá especificar el nombre del observador en la listade participantes del informe de auditoría IFS y deberá poder proporcionar, a peti-ción, un acta de la auditoría presencial.

Auditoría presencialantes de solicitarexámenes de IFS(IFS Food, IFS HPC oIFS PACsecure)

Un observador de la entidad de certificación acompañará al auditor durante unaauditoría completa con el objetivo de evaluar su competencia. El observador nodebe ser parte de la auditoría (como miembro de un equipo de auditores).El observador deberá cumplir los mismos requisitos que para formadores o será unauditor de IFS.Esta auditoría presencial será una auditoría de seguridad alimentaria y/o unaauditoría según ISO/IEC Guide 65 (futura norma ISO/IEC 17065).En el dossier de solicitud del auditor (enviado posteriormente a las oficinas de IFS),la entidad de certificación indicará el nombre de la empresa, la fecha de la auditoríay el nombre de la persona que observó al auditor.A petición, la entidad de certificación deberá poder entregar un acta de la auditoríapresencial.

Autenticidad Condición de ser auténtico, genuino. Cubre aspectos legales, seguros y de calidad.

Bróker IFS Broker aplica a personas y/o compañías que pueden o no ser propietarios delos productos pero que típicamente no toman posesión física de los productos (p.ej.que no tienen almacenes, centro de envasado o flota de camiones, pero sonentidades legales con dirección postal, oficinas, etc.).Esto incluye, servicios, típicamente de:– Bróker/Intermediario: persona o compañía que actúa como un agente para otros,negociando contratos, compras o ventas o que negocia a cambio de una cuota ocomisión.

– Agente de ventas: persona o compañía que está autorizada o designada por unfabricante para vender o distribuir sus productos en un territorio designado peroque es un negocio en sí mismo, toma título de los bienes, y no actúa comoagente para un principal.

– Comerciante: persona o compañía cuyo negocio es comprar y vender o hacerintercambios.

– Importador: persona o compañía que trae los bienes a un lugar o país desde otropaís con el propósito de venderlos.

Calibración Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relaciónentre los valores de la magnitud indicados por un instrumento de medida o sistemade medición, o valores representados por un material de medida o un material dereferencia, y los valores correspondientes de la magnitud realizados con estánda-res.



Cliente Empresa o persona a la que se venden los servicios del bróker.

Consumidor final Consumidor último de un producto alimenticio que no empleará dicho productocomo parte de ninguna operación o actividad.

Contaminación Introducción o presencia de un peligro en el producto o en el entorno del producto.Incluye contaminación física, química y biológica.Contaminación también puede significar la correlación entre materiales de enva-sado.

Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad o una desviación detectada.

Desarrollo de producto La creación de productos con características nuevas o distintas que ofrecen venta-jas nuevas o distintas al cliente. El desarrollo de producto puede implicar la modifi-cación de un producto existente o su preparación, o la formulación de un productototalmente nuevo que satisface a un cliente nuevo que desee ocupar un nicho demercado. En la norma IFS, los requisitos de desarrollo de productos se aplicanincluso cuando sólo hay una modificación de producto, el uso de nuevo material deenvasado o modificaciones en los procesos de producción.

Desviación Incumplimiento de un requisito que no genera un impacto en la seguridad delproducto y procesos relacionados. En IFS, los requisitos que presentan desviacio-nes se puntúan con una B, C o D, a excepción de los requisitos KO, que son puntua-dos con una B.

Diagrama de flujo Representación sistemática de la secuencia de etapas u operaciones utilizadas enlos servicios del bróker.

Dirección Equipo de gestión ejecutiva de una empresa.

Empresa La organización en general (mientras que el sitio es la unidad de la empresa). En lanorma, la compañía/empresa es la agencia comercial, el bróker o el importador.

Establecimiento Una unidad de la empresa/compañía.

Evaluación presencial(por entidades deacreditación)

Evaluación de la entidad de evaluación de la conformidad en el preciso momentoen que ésta presta sus servicios de evaluación de la conformidad dentro de sualcance de acreditación.

Evaluación de la oficinacentral (para entidadesde acreditación)

Evaluación en las oficinas centrales de la entidad de certificación.

Evaluación del riesgo Sobre todos los procesos de identificación del riesgo, análisis del riesgo y evalua-ción del riesgo.

Evaluador (para enti-dades de acreditación)

Persona designada por una entidad de acreditación para llevar a cabo, solo o comomiembro de un equipo de evaluación, la valoración de una entidad de evaluaciónde la conformidad.

Food Defense “Food Defense” es el término colectivo que utilizan en EE.UU. la FDA (Food andDrug Administration), el USDA (United States Department of Agriculture)), el DHS(Department of Homeland Security), etc. para englobar las actividades asociadascon la protección del abastecimiento nacional de alimentos contra actos intenciona-dos o deliberados de contaminación o manipulación. Este término incluye a otrossimilares (p.ej. bioterrorismo (BT), contraterrorismo (CT), etc.).El Servicio de Seguridad Alimentaria e Inspección del USDA define “Food Defense”como la “protección de los productos alimenticios contra el adulterado intencio-nado por agentes biológicos, químicos, físicos o radiológicos”.

Fórmula Descripción exhaustiva de cantidad y calidad de materias primas que debenutilizarse para procesar los productos, tal y como lo requieren las especificacionesdel usuario.Una fórmula puede incluir también parámetros tecnológicos y el “knowhow”(saber/como) específico del proceso.

Grupo de productos Grupo de productos de características similares o requisitos legales (p.ej. productoslácteos, carnes, cosméticos).

HPC Productos de uso doméstico y del cuidado personal (IFS HPC)



Integrity Program Programa implementado por IFS para:– vigilar, como acción preventiva, el cumplimiento de los auditores y las entidadesde certificación, así como las empresas auditadas;

– gestionar, como acción correctiva, cualquier reclamación presentada a IFS.

No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado. Una no conformidad puede derivarsedel incumplimiento de la legislación, o bien de requisitos de seguridad alimentaria,de los clientes, o internos. En IFS, constituyen no conformidades las no conformi-dades Mayores y los requisitos KO puntuados con una D.

OGM El organismo, con excepción de los seres humanos, cuyo material genético hayasido modificado de una manera que no se produce naturalmente en el aparea-miento ni en la recombinación natural.

Punto de Control (PC) Punto identificado por el análisis de peligros como esencial para controlar laprobabilidad de introducción o proliferación de un peligro para la seguridad delproducto y/o el entorno.Un PC puede considerarse como un PRPO (Programa de prerrequisitos operativos),según se define en la norma ISO 22000.

Punto crítico de control(PCC)

El paso donde un control puede ser aplicado y es esencial para prevenir o eliminarun peligro para la seguridad del producto o reducirlo a un nivel aceptable.

Peligro Agente biológico, químico o físico presente en un alimento, o toda condiciónbiológica, química o física de un alimento que pueda causar un efecto perjudicialpara la salud.

Procedimiento Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso. Los procedimientos esta-rán implantados y la elaboración de procedimientos se consigue mediantedocumentos o descripciones del proceso (p.ej. diagramas de flujo)

Producto Resultado de un proceso o actividades que transforma insumos en productos.Productos incluye servicios.

Proveedor Un proveedor proporciona productos y/o servicios a un cliente.

Recuperación deproducto

Cualquier medida destinada a recobrar un producto peligroso que se haya suminis-trado o puesto a disposición del consumidor por el productor o distribuidor.

Requisitos del producto Los requisitos del producto incluyen: seguridad, calidad, legalidad, proceso y espe-cificaciones.

Retirada de producto Cualquier medida destinada a prevenir la distribución, la exposición y oferta de unproducto peligroso para el consumidor.

Revisor Persona de la entidad de certificación a cargo de valorar los informes de auditoríasIFS antes de tomar una decisión sobre la certificación.Las labores del revisor serán, como mínimo:– Comprobar la coherencia general de los informes de auditoría.– Comprobar que los informes de auditoría estén correctamente cumplimentados(p.ej. campos obligatorios, etc.).

– Comprobar que los resultados estén bien descritos y las justificaciones seanrelevantes.

– Comprobar si las acciones correctivas propuestas por la empresa auditada hansido validadas por el auditor (o por un representante de la entidad de certifica-ción) y son relevantes.

Las revisiones serán debidamente documentadas.

Riesgo Una función de probabilidad de un efecto adverso para la salud y la gravedad deese efecto, como consecuencia de la presencia de un peligro(s) en un producto.

Servicios Ver definición de producto.

Sistema Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. Rumbo deacción planificado y estructurado de manera sostenible. En función de la compleji-dad, se recomienda su documentación. Incluye: documentación, descripción deprocesos, control/vigilancia, acción correctiva, plano del establecimiento.

Transporte Es el movimiento de bienes de un lugar a otro lugar.



Trazabilidad La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas deproducción, transformación y distribución.

Supervisión Acto de conducir una secuencia planeada de observaciones o medidas de controlde parámetros para evaluar si un PCC está bajo control.Ver también Codex Alimentarious, Principios generales de higiene alimentaria, guíapara la aplicación de un sistema APPCC, sección 9.

Validación Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplidolos requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

Verificación Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplidolos requisitos especificados.



ANEXO 2: Campos de cumplimentaciónobligatoria por el auditor

Los requisitos siguientes, en los que hay que cumplimentar obligatoria-mente determinados campos, sirven para un informe de auditoría IFSmás exhaustivo y descriptivo, incluso aunque el auditado cumpla prác-ticamente todos los requisitos IFS. Estas observaciones son un valorañadido para todos los usuarios de los informes de auditoría. El auditordeberá proporcionar, durante una auditoría e incluso en el caso de unaevaluación A, una justificación adicional y/o información de trasfondoadicional para estos requisitos específicos de IFS.

Deberá responderse en todo caso a los siguientes puntos:

Parte del informe deauditoría

Númerodel requisitoIFS Broker

Observaciones obligatorias que se deben añadir** descritas adicionalmente en inglés, si el perfil de la empresa se

escribe en un idioma distinto al inglés

Perfil de la empresa Primerapágina delinforme deauditoría

El auditor aportará la información siguiente:– El año de construcción de la planta;– GLN (o número GS1), si está disponible,– El COID (código de identificación de IFS), en caso de auditoría derenovación;

– Si hay pausas estacionales durante una o más de una semanaespecificar el periodo,**

– El nombre y los datos de contacto (teléfono/fax/email) de lapersona de contacto en caso de emergencias (p. ej. retirada/recuperación);

– Grupos de productos y productos por grupo comercializados enla empresa;

– Vista completa de los procesos de la empresa,**– Si la empresa auditada también realiza actividades logísticas y/osi la compañía procesadora tiene servicios bróker y le gustaríacertificar ambas actividades, especificar qué clase de activida-des,**

– Cuántos empleados trabajan allí, listados según trabajadores ajornada completa y a media jornada (propios, de empresasexternas), trabajos por turno,**

– El número y los nombres de las subempresas (establecimientos)de la empresa (dónde están situadas, si están certificadas IFS),precisión sobre nombres y clases de parte (s) sub contratadas deprocesos y – si la compañía auditada realiza actividades logísti-cas – de servicios logísticos,**

– El área de la planta en metros cuadrados,– Indicar si la empresa cumple los requisitos sobre el uso dellogotipo de IFS, tal y como se define en el protocolo de auditoríade IFS,

– Si el establecimiento está certificado según otros esquemas,indicar el nombre de los mismos.

Gestión de la seguridaddel producto

KO N° 2:2.1.1

Descripción de la gestión del riesgo/planes de APPCC y diagramade flujo disponible.

Convenio contractual 4.1.1 El auditor proporcionará la siguiente información:– número de contratos de clientes revisados,– qué información ha sido verificada,– qué método.

Especificaciones KO N° 3:4.2.2

Descripción del nombre de la especificación que ha sido revisadadurante la auditoría.



Parte del informe deauditoría

Númerodel requisitoIFS Broker

Observaciones obligatorias que se deben añadir** descritas adicionalmente en inglés, si el perfil de la empresa se

escribe en un idioma distinto al inglés

Compras 4.4.7 Si hay requisitos específicos de clientes para productos finales/semi acabados usados en marca propia, se proporcionará unabreve descripción de como los requisitos del cliente son aproba-dos a nivel de pre-proveedor.

Material de envasado 4.5.1 Descripción qué clase de material de envasado es utilizado para elproducto final.

Trazabilidad KO N° 4:4.6.1

Descripción:– del sistema de trazabilidad y documentación para trazabilidad enla compañía,

– de los resultados en detalle, de las pruebas de trazabilidaddurante la auditoría y las muestras utilizadas para esta/sprueba/s.

La(s) prueba(s) de trazabilidad estarán siempre se basará en unamuestra adquirida desde un punto de venta o por lo menoselegido por el auditor, (p.ej. en casos donde el “producto” no seavendido al consumidor final sino a otros clientes como la industriapor ejemplo).

OMG 4.7.1 El auditor proporcionará la siguiente información:– ¿está la compañía trabajando con productos OMG que contienenOMG o producidos a partir de OMG?

Auditorías internas KO N° 5:5.1.1

El auditor proporcionará la siguiente información:– ¿son especiales los análisis demandados por el cliente? ¿Cuáles?

Análisis de producto KO Nº6 5.2.2 El auditor proporcionará la siguiente información:– ¿Hay análisis especiales demandados por el cliente? ¿Cuáles?

Gestión de las reclama-ciones

5.4.1 El auditor proporcionará la siguiente información:– rango o indicadores de reclamaciones presentadas por clientes yautoridades

– rango o indicadores sobre reclamaciones relacionadas con lapresencia de cuerpos extraños encontrados en el producto final,especificando la clase de cuerpos extraños.

Retirada/recuperación KO N° 7:5.5.2

El auditor proporcionará la siguiente información:– ¿cuántas retiradas y recuperaciones se han producido desde laúltima auditoría?

– cuáles fueron las razones de estas retiradas y recuperaciones:especificar la causa de las retiradas y la cuestión de la seguridaddel producto en caso de recuperación.



Parte 3: Requisitos para Entidades deacreditación, entidades decertificación y auditores

Acreditación IFS y proceso decertificación

0 Introducción

La certificación IFS Broker es una certificación de conformidad de servi-cios, para asegurar que los servicios del bróker están dirigidos hacia laseguridad, legalidad y cumplimiento del producto.Todas las entidadesimplicadas deberán cumplir con normas internacionales y con los requi-sitos específicos de IFS que se presentan en este documento.

La Parte 3 de la Norma IFS hace referencia principalmente a entidadesde acreditación, entidades de certificación y auditores.

1 Requisitos para Entidades de Acreditación

1.1 Requisitos generales

Las entidades de acreditación deberán cumplir con los requisitos de laNorma ISO/IEC 17011 “Evaluación de la conformidad – Requisitos gene-rales para entidades de acreditación que acrediten la conformidad deentidades de certificación”, y deberán haber suscrito el MLA (AcuerdoMultilateral) para la certificación de producto de EA o IAF.

Tan pronto entre en vigor, las entidades de acreditación deberán cum-plir también los requisitos GFSI para la solicitud de ISO/IEC 17011:2004,que es complementaria a los requisitos abajo indicados.

Para asegurarse la comunicación interactiva, la entidad de acreditacióndeberá nombrar a una persona de contacto con IFS dentro de su orga-nización.

1.2 Formación requerida para el comité de acreditación(o persona competente)

Por norma general, todo el personal de la entidad implicado en unaacreditación IFS Broker deberá tener conocimientos suficientes delesquema IFS Broker, de los documentos normativos relacionados y delos servicios del bróker.



Las decisiones relativas a la acreditación tan sólo se pueden tomar si sesiguen las recomendaciones de una persona competente o de un comitéde acreditación. La persona en cuestión, o al menos un miembro delcomité de acreditación, deberá haber participado en una sesión de for-mación IFS Broker organizado por IFS o deberá ser capaz de demostrarun nivel de conocimientos equivalente confirmado por IFS. En el casode comités, la persona formada deberá facilitar al resto de miembrosdel mismo la información necesaria. Esta información debe basarse enlos principales puntos del curso Broker.

1.3 Competencias del evaluador de la entidad deacreditación

El o los evaluadores de la entidad de acreditación serán responsablesde lo siguiente:

– Acompañar a los auditores IFS Broker durante auditorías IFSBroker registradas (evaluación presencial),

– Evaluar al personal de las oficinas centrales de la entidad decertificación (evaluación de las oficinas centrales) de conformi-dad con la ISO/IEC Guide 17065 y las normas y requisitos espe-cíficos de IFS.

Por lo general, el o los evaluadore(s) deben cumplir la ISO/IEC Guide17065 y los requisitos de IFS.

Los evaluadores de las auditorías de observación deberán, comomínimo:

– Haber participado en un curso IFS Broker o deberán ser capa-ces de demostrar un nivel de conocimientos equivalente confir-mado por IFS,

– Haber participado en un curso de APPCC, o cursos relaciona-dos con el análisis de peligros y la evaluación asociada alriesgo,

– Tener al menos dos (2) años de experiencia en el sector de laalimentación o HPC o sector del envasado.

Los evaluadores de la oficina central deberán, como mínimo:

– Tener conocimientos específicos del esquema IFS Broker

– Tener conocimientos específicos de la documentación norma-tiva relacionada.



1.4 Frecuencia de evaluación de las entidades decertificación

Para la evaluación inicial y de renovación, se deberán llevar a cabo unaevaluación de las oficinas centrales y al menos una evaluación presen-cial.

El seguimiento a lo largo del ciclo de acreditación:

– Un mínimo de una evaluación anual de las oficinas centrales,

– Un mínimo de una valoración presencial cada dos (2) años.

Nota: se permite una flexibilidad máxima de tres (3) meses en el inter-valo entre dos (2) evaluaciones, de acuerdo con las normas de la enti-dad de acreditación.

Durante la valoración de oficinas centrales, deberá muestrearse y valo-rarse como mínimo la documentación siguiente:

– Al menos el 10% o dos (2) expedientes de auditores IFS, segúncuál sea mayor,

– Al menos dos (2) archivos de establecimiento o el 2% de lasauditorías realizadas, según cuál sea mayor.

Para auditorías presenciales consecutivas, la entidad de acreditacióneligirá, cuando sea posible dos auditores IFS de diferentes entidades decertificación y con diferentes alcances.

1.5 Acreditación de una entidad de certificación conactividad internacional

Las evaluaciones presenciales deberán cubrir las actividades típicas(incluyendo actividades internacionales y emplazamientos críticos) dela entidad de certificación. Si la entidad de acreditación subcontrata unavaloración, la entidad de acreditación subcontratada deberá haber sus-crito el IAF MLA para la Certificación de Producto. Se aplica la PolíticaTransfronteriza IAF GD 3.

1.6 Condiciones de recuperación de la acreditación trasretirada o suspensión

En caso de que la entidad de acreditación decida retirar o suspender laacreditación, las entidades de certificación deberán suspender las audi-torías IFS Broker y la emisión de certificados IFS Broker. Para recuperarla acreditación tras una retirada se aplican las mismas condiciones res-pecto a la valoración inicial.



En caso de suspensión de la acreditación, IFS y la entidad de acredita-ción determinarán conjuntamente los requisitos para eliminar dichasuspensión.

1.7 Transferencia de certificado

En el caso en que una entidad de certificación decida transferir sus acti-vidades de certificación a otra, la nueva entidad de certificación deberáverificar todos los actuales certificados IFS Broker, para decidir si esnecesario realizar otras acciones (p.ej. retirada de certificados recientes,auditoría adicional de renovación IFS).

2 Requisitos para las Entidades deCertificación

Las entidades de certificación que deseen realizar auditorías IFS Brokerdeberán cumplir con las normas siguientes. IFS pone a disposición elprocedimiento de licitación para entidades de certificación.

2.1 Proceso de acreditación ISO/IEC 17065 para IFS

La entidad de certificación deberá estar acreditada conforme a ISO/IEC17065, para el alcance IFS Broker por una entidad de acreditación reco-nocida por IAF o EA (ver sección 1.). Las entidades de certificación queestén en proceso de acreditación IFS según ISO/IEC 17065 pueden orga-nizar la o las evaluaciones presenciales antes de haber conseguido laacreditación. Deberán demostrar que han solicitado activamente laacreditación ISO/IEC 17065. Si la entidad de certificación está acredi-tada para IFS Food sin la pertinente extensión para IFS Broker, el logode la acreditación no será utilizado en los certificados y cualquier otrodocumento.

Nota: en caso de retirada o suspensión de la acreditación ISO/IEC 17065para el alcance de IFS Broker de la entidad de certificación, todo el pro-ceso de certificación se paralizará y la entidad de certificación ya noestará autorizada para emitir certificados IFS. En particular, la entidadde certificación no podrá emitir certificados IFS Broker a partir de lafecha de retirada o suspensión, incluso para las auditorías que ya sehayan realizado pero que aún estén en proceso de certificación (revi-sión del informe, decisión de certificación, etc.).



2.2 Firma de un contrato con los propietarios de IFS

Para poder realizar auditorías IFS, una vez solicitada y obtenida la acre-ditación IFS según ISO/IEC 17065, la entidad de certificación deberá fir-mar un contrato con IFS en el que se comprometa a cumplir con todoslos requisitos de IFS. La entidad de certificación no está autorizada arealizar auditorías IFS antes de haber firmado este contrato (a excep-ción de la primera evaluación presencial durante el proceso de acredi-tación).

2.3 Decisión de certificación

La persona a cargo de valorar los informes de auditoría (revisor) deberáser un aprobado auditor IFS Food, o HPC o IFS PACsecure, quien habráparticipado en un curso Broker, un formador IFS (para la correspon-diente norma con la participación de un curso Boker) o cumplirá lasnormas siguientes:

– Tener una licenciatura universitaria en alimentación o relacio-nado con la industria del envasado y dos (2) años de experien-cia profesional en seguridad alimentaria, de producto o seguri-dad de los productos HPC y profesiones relacionadas con lacalidad

– Haber asistido (como auditor u observador) a diez (10) audito-rías completas (relacionadas con normas reconocidas por GFSIu otros esquemas de seguridad alimentaria, o de envases o deproductos HPC) en los últimos cinco (5) años

– Haber participado en un curso de formación sobre higiene

– Haber participado en un curso de formación de IFS Broker

– Ser distinta de la persona que realiza la auditoría.

El revisor tendrá conocimientos sobre alimentación o productos HPC omateriales de envasado relacionado con la principal actividad del bró-ker cuyo informe es evaluado (respectivamente auditorías IFS Brokerpara alimentos o productos HPC o materiales de envasado).

La revisión estará debidamente documentada.

La decisión relativa a la concesión de la certificación solo se puedetomar si se siguen las recomendaciones de una persona competente ode un comité de certificación.Además, la decisión sólo podrá ser tomadapor una persona distinta a la que haya realizado la auditoría. La personacompetente para tomar la decisión de certificación, o al menos uno delos miembros del comité de certificación, deberá ser un auditor IFSFood o IFS HPC o IFS PACsecure, quien haya participado en un cursoBróker, un formador IFS (para la correspondiente norma, con la partici-pación en un curso Bróker) o un revisor IFS Food, IFS HPC o IFS PACse-cure.



La decisión final sobre la certificación será tomada por la entidad decertificación y no podrá ser subcontratada.

2.4 Responsabilidades de la entidad de certificaciónrelativas a formadores IFS (para auditores IFS Food yauditores IFS PACsecure) y auditores IFS (incluyendoautónomos)

Las entidades de certificación tienen las siguientes responsabilidades:

– Facilitar auditorías presenciales (mediante entidades de acredi-tación y/o mediante Integrity Program).

– Realizar una auditoría presencial in situ de un auditor duranteuna auditoría de seguridad de producto (respectivamentematerial de envasado o alimentos o productos HPC, depen-diendo de la norma que el auditor aplica) y/o una auditoría bajola acreditación ISO/IEC 17065 para asegurar las competenciasdel auditor (ver glosario) antes de que ella/él haya aplicadopara los exámenes IFS. La entidad de certificación indicará lafecha, el nombre de la empresa auditada, donde la auditoríapresencial donde se llevó a cabo, y el nombre del observadoren el solicitud de aplicación de los exámenes IFS.

Las actas de la evaluación de la auditoría presencial serán pro-porcionadas bajo petición a IFS en inglés, francés o alemán. Elobservador para la auditoría de un auditor que aplique a losexámenes IFS cumplirá con los mismos requisitos que los for-madores (ver sección 2.5) o será un auditor IFS Food, IFS HPCo IFS PACsecure.

– Ser plenamente consciente de las regulaciones de los exáme-nes proporcionados por las oficinas de IFS.

– Para auditores aprobados IFS Food o IFS PACsecure, asegu-rarse de que al menos una persona de su plantilla es un forma-dor IFS que ha participado en un curso “Train the trainer” deIFS; el formador se responsabilizará de la formación interna detodos los auditores, independientemente de que ya estén apro-bados o sean todavía candidatos. Las personas que opten a serformador IFS deberán cumplir con los requisitos mencionadosen 2.5.

Nota: para una entidad de certificación que inicia actividadesIFS, la formación en la empresa puede ser organizada por IFS siasí se solicita.

– Asegurar que el auditor es competente para el alcance de laauditoría y su realización, y que puede tener acceso y aplicar lalegislación y las regulaciones relevantes, basado en los requisi-tos de IFS y en los requisitos internos de la entidad de certifica-ción, la entidad de certificación deberá mantener estas compe-



tencias (supervisión continuada por la entidad de certificación)y vigilará la ejecución de la auditoría mediante una auditoríapresencial in situ.

– Cada auditor deberá ser vigilado por una auditoría presencial insitu de IFS Broker (o IFS Food o IFS HPC o IFS PACsecure o cual-quier otro estándar reconocido por GFSI para bróker). Al menosuna vez cada dos (2) años, y los resultados de esta auditoríapresencial quedarán documentados. El observador deberá serun auditor autorizado por IFS, y que esté aprobado para realizarauditorías según IFS Broker (IFS Food o IFS HPC o IFS PACse-cure con participación en una formación IFS Broker) o deberáseguir las mismas reglas que los formadores (ver sección 2.5,con participación en una formación Broker).

– Incluir el nombre del observador en el portal de auditorías alcargar los datos de la auditoría cuando tenga planificada algunaauditoría presencial IFS in situ.

– Mantener registros de las competencias del auditor.

– Asegurarse de que ningún auditor ha incumplido las normasde IFS, por ejemplo, trabajando como consultor, o trabajandoactivamente en y/o en nombre de la empresa que se auditadurante los dos (2) años previos a la auditoría. En definitiva, alo largo del proceso de certificación, no se permiten otras rela-ciones comerciales y/o personales entre auditado y auditor.

– Asegurarse de que ningún auditor realiza más de tres (3) audi-torías IFS Broker consecutivas a la misma empresa (sólo aplica-ble a auditorías completas, sin importar el tiempo pasado entreellas; las auditorías complementarias y de ampliación no seven afectadas por esta norma).

– Asegurarse de que un auditor es empleado solo por una enti-dad de certificación que realiza auditorías IFS Broker, y esto a lolargo de un período no inferior a 12 meses. En casos especiales,se deberá contactar con las oficinas de IFS que podrán permitiruna excepción a esta regla.

– Firmar un pedido de los servicios de auditoría para cada audi-toría, que incluya la aceptación de los requisitos arriba mencio-nados.

– Organizar una sesión de formación IFS Broker para auditoresuna vez al año con el propósito de compartir experiencias, cali-brar y actualizar el conocimiento de los requisitos legales apli-cables, etc. Esta formación puede ser parte de la formaciónanual para IFS Food o IFS IFS HPC o PACsecure.

La entidad de certificación es responsable de elegir un auditor con la(s)competencia(s), etc. y el idioma adecuado para cada auditoría IFS.



2.5 Requisitos específicos para formadores IFS(para auditores IFS Food, o IFS PACsecure)

En caso de auditores que provengan del sector de la alimentación delsector de los envases.

Los formadores IFS deberán responder al siguiente perfil:

– Cumplir los requisitos para auditores IFS Food o IFS PACsecuresegún se describe de a), hasta d), como se describe en la actualnorma IFS Food o IFS PACsecure,

– Tener experiencia como auditor de normas GFSI u otros esque-mas de seguridad alimentaria, o esquemas para la seguridadde envases,

– Tener conocimiento de la legislación alimentaria o de enva-sado,

– Haber participado en un curso “Train the trainer” organizadopor IFS,

– Saber hablar y escribir de forma fluida en el idioma que se uti-lizará en las sesiones de formación, tanto en calidad de partici-pante como de formador; informarán a las oficinas de IFSacerca de los idiomas en los que pueden impartir la formación.

El curso “Train theTrainer” es proporcionado por IFS.

Nota: el cursoTrain theTrainer solo afecta a auditores de IFS Food e IFSPACsecure.

3 Requisitos para auditores IFS Broker

3.1 Requisitos para auditores IFS Broker

La cualificación para auditores IFS Broker se basa en la aprobación paraIFS Food, IFS PACsecure o IFS HPC.

Para realizar auditorías según IFS Broker versión 2, el auditor deberáestar aprobado para IFS Food, IFS HPC o IFS PACsecure (con participa-ción adicional en un curso Broker). La cualificación requerida es dife-rente dependiendo del alcance de IFS Broker versión 2 (ver tabla 1).



Tabla 1: Cualificación requerida para el auditor para los alcances de IFSBroker

Alcance Cualificación del auditor requerida

Comercio(actividadeslogísticasexcluidas)

Alimentos deorigen animal

Aprobación para IFS Food o para losalcances de productos 1, 2, 3, 4, 7 u 11+ formación IFS Broker

Alimentos deorigen no animal

Aprobación para IFS Food o para losalcances de productos 5, 6, 8, 9 o 10+ formación IFS Broker

Packaging Aprobación para IFS PACsecure o para losalcances de producto del 1 al 6+ formación Bróker O aprobación paraIFS HPC (alcance 3) + formación Bróker

Productos de usodoméstico y delcuidado personal

Aprobación para IFS HPC de cualquiera desus alcances de productos del 1 al 4+ formación IFS Broker

Nota: ver también Anexo 4, Parte 1, para la correspondencia entrealcances de productos y nombres para cada norma IFS.

Es obligatorio que los auditores sean al menos cualificados para unalcance de producto relacionado con el negocio principal del bróker,como se define en la tabla. Por lo tanto, se requiere aprobación especí-fica para IFS Food, IFS HPC o IFS PACsecure, dependiendo de los pro-ductos auditados.

Para brókeres que comercien con varios grupos de productos (p.ej.totalidad del surtido del distribuidor), los auditores tienen que ser apro-bados para uno de los alcances de productos relacionados con alimen-tación proveniente de origen animal.

En general, los auditores cumplirán con los requisitos de los capítulos7.2 y 7.3.1 de ISO 19011.

Como parte de unas buenas prácticas de auditoría IFS, durante unaauditoría IFS Broker, los auditores deberán utilizar muestras relevantesde los productos, para investigar las actividades bróker y la documen-tación, y comprobar el cumplimiento de los requisitos IFS Broker y eva-luar el cumplimiento de los servicios del bróker. En particular, los audi-tores realizarán durante la auditoría un test de trazabilidad en laempresa.

IFS publica guías que pueden proporcionar más información sobretemas a comprobar y/o a solicitar a la empresa auditada durante laauditoría.

Los auditores deberían usar estas guías para realizar la auditoría.



3.2 Requisitos para auditores IFS Broker, aprobados pararealizar auditorías combinadas IFS Broker y otranorma IFS (IFS HPC, IFS Food, IFS PACsecure)

Los auditores pueden realizar auditorías combinadas para alimentos oenvases o productos de uso doméstico y del cuidado personal si estáncualificados para realizar ambas auditorías IFS Broker e IFS HPC o IFSFood o IFS PACsecure.

3.3 Formación IFS Broker

Un auditor, que está aprobado para IFS Food y/o IFS HPC y/o IFS PAC-secure puede realizar auditorías en los alcances específicos de IFSBroker (ver tabla 1), si el auditor o la auditora ha participado en unaformación IFS Broker. La formación es proporcionada por IFS.

Cuando una nueva versión de la norma IFS Broker sea publicada, losauditores tomarán parte en un nuevo curso IFS Broker.

Los requisitos para auditores IFS Food, IFS PACsecure e IFS HPC sonespecificados en las respectivas normas IFS, que pueden descargarsegratuitamente en la página web de IFS (www.ifsccertification.com).

2.4 Equipo de auditoría

Por lo general, todos los miembros de un equipo de auditoría deberánser auditores aprobados por IFS.

En el caso de equipos de auditoría, se aplica la normativa siguiente:

– Un equipo de auditoría IFS está compuesto por auditores apro-bados por IFS cuyo perfil cumple con las actividades de lafábrica auditada.

– Se nombrará siempre a un auditor jefe.

– Dos (2) horas de la duración de auditoría no son compartibles;Este tiempo adicional se destinará al equipo y no a un auditorindividual, para tareas comunes (p.ej. reunión inicial y de cie-rre, discusión sobre resultados de la auditoría, etc.).

En la planificación de la auditoría se indicará claramente el auditor querealizó cada una de las partes de la auditoría.

Se respetará siempre la duración mínima de auditoría.

Los auditores sin los alcances adecuados no podrán realizar la auditoríaIFS y no podrán tomarse en consideración como auditores relevantes(sólo podrán participar como auditores en formación).



2.5 Mantenimiento de la cualificación como auditorIFS Broker

La cualificación para auditores IFS Broker se basa en la aprobación paraIFS Food, IFS HPC y/o IFS PACsecure.

Para mantener la cualificación IFS Broker, el auditor cumplirá ademáslos siguientes requisitos:

– Cada auditor será evaluado en una auditoría presencial in situen una auditoría IFS Broker (o IFS Food, o IFS HPC o IFS PAC-secure u otra norma reconocida por GFSI para bróker) al menosuna vez cada dos (2) años (ver también capítulo 2.4)

– Cada auditor realizará por lo menos 1 auditoría IFS Broker poraño.

– Cada auditor participará en una formación interna, una vez alaño, para el propósito de compartir experiencias, calibración yactualizar conocimientos en relación a requisitos legales, etc.Esta formación puede ser parte de la formación anual para IFSFood, IFS HPC o IFS PACsecure.



Parte 4: Redacción del informe,programa auditXpressTM y elportal de auditoría IFS

0 Introducción

Tras haberse realizado una auditoría IFS Broker, se confeccionará uninforme de auditoría detallado y bien estructurado. De manera general,el idioma del informe será el idioma nativo o el utilizado en la empresa.En casos especiales, cuando el idioma utilizado por las empresas dedistribución o compradores sea diferente del utilizado en la empresa, sepodría también redactar un informe en inglés. (Ver también las reglasdescritas en la Parte 1).

El informe de auditoría IFS se confeccionará de acuerdo al siguienteformato:

Especial atención: para auditorías combinadas IFS Broker/IFS Logisticso IFS Broker/IFS Food o IFS Broker/IFS HPC o IFS Broker/IFS PACsecure,se escribirán dos informes de auditoría por separado, y dos certificadosseparados serán cargados en la base de datos.

1 Redacción del informe

1.1 Resumen de la auditoría (Anexo 1)

La primera parte del informe de auditoría contendrá la siguiente infor-mación:

Detalles de la auditoríaLa portada del informe de auditoría incluirá:

– nombre y dirección de la entidad de certificación

– logo de la acreditación de la entidad de certificación

– detalles de acreditación de la entidad de certificación

– nombre de la compañía auditada

– fecha de la auditoría.

Estas primeras páginas darán un resumen de lo más importante delinforme de auditoría e incluirá:

– nombre y dirección del sitio auditado

– nombre y dirección de la compañía (si hay oficia central)



– EAN. UCC (número de localización global), si está disponible

– COID, como se define en el portal IFS

– fecha de auditoría (en caso de una auditoría complementaria,se incluirá la fecha de la auditoría complementaria)

– tiempo de auditoría

– fecha de la auditoría anterior

– nombre de la entidad de certificación y del auditor que llevarona cabo la auditoría anterior

– detalles de la versión de la norma

– alcance de la auditoría (descripción de los productos comercia-lizados especificando el alcance de producto relacionado, comose describe en la Parte 1, Anexo 4). El alcance de la auditoríadeberá traducirse siempre también a inglés

– si la compañía auditada realiza adicionales actividades logísti-cas y/o si la compañía procesadora tiene servicios brókeres yquisiera certificar ambas actividades, especificar la clase deactividades

– lista de participantes clave en la auditoría

– nombre del auditor jefe

– si fuera el caso, nombre del co auditor

– si fuera el caso, nombre del auditor en formación

– resultado de la auditoría (en caso de auditoría complementaria,mencionar que se ha realizado una auditoría complementaria yque la no conformidad Mayor se ha solucionado)

– perfil de la empresa: información general sobre la empresa(número de empleados, tamaño, estructura, actividades deta-lladas de la empresa, etc.), con campos obligatorios (véaseAnexo 2, Parte 2). En particular, se describirá la actividad deta-llada de la empresa (si hay actividades subcontratadas, etc.)serán descritos en orden a identificar todos los servicios y pro-ductos. Partes del perfil de la empresa deberán describirse tam-bién en inglés, si el perfil de la empresa está escrito en unidioma distinto a inglés (véase Anexo 2, Parte 2).

– explicaciones adicionales relativas a puntuación y frecuencia

– debajo del perfil de la empresa: nombre de la persona a cargode valorar el informe (revisor).



1.2 Informe de auditoría (Anexo 2)

El informe de auditoría está estructurado como sigue:

– resultado de la auditoría con nivel y porcentaje

– observaciones sobre KO y no conformidades Mayores (en casode auditoría complementaria, explicación adicional sobre enqué requisito se ha solucionado la no conformidad Mayor)

– resumen de todos los capítulos en formato tabla

– un resumen general de la auditoría (de todos los capítulos)

– una lista de todas las desviaciones y no conformidades encon-tradas para cada capítulo (1 a 6)

– explicaciones obligatorias para algunos requisitos IFS Broker,incluso en caso de evaluación A (véase Anexo 2, Parte 2)

– una descripción del seguimiento de las acciones correctivas dela auditoría anterior

– una lista aparte (con explicaciones) de todos los requisitos con-siderados como no aplicables (N/A)

– un informe detallado de auditoría.

1.3 Plan de acción (Anexo 3)

La entidad de certificación/el auditor deberá describir y facilitar explica-ciones sobre todas las desviaciones y no conformidades (Mayores yKO’s) de cada capítulo en un plan de acción, de acuerdo con el formatomostrado en el anexo.

1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS (Anexo 4)

Cuando se cumpla el proceso IFS Broker de manera satisfactoria, laentidad de certificación deberá emitir un certificado. Con el objetivo deque los certificados IFS emitidos por la entidad de certificación seanreconocidos a nivel internacional y sean comprensibles, éstos deberánincluir, como mínimo, la siguiente información:

– El nombre y dirección de la entidad de certificación, incluyendosu logotipo

– el logotipo de la entidad de acreditación o su nombre y númerode registro; el logotipo de la entidad de acreditación se utilizaráconforme a la normativa de la entidad de acreditación al res-pecto.

– el nombre y dirección de la empresa auditada



– el COID, según se define en el portal de IFS

– si la compañía es una filial, el nombre de las oficinas centralesde la empresa

– el alcance de auditoría (con descripción obligatoria de produc-tos que son comercializados y número de alcances de producto,como se define en la Parte 1, Anexo 4). El alcance de auditoríasiempre será traducido al inglés.

– si la compañía comercial tiene adicionalmente sus propias acti-vidades logísticas (almacén, distribución y/o transporte) queson certificadas por IFS Logistics, el certificado IFS Broker espe-cificará: “La compañía también tiene sus propias actividadeslogísticas que están certificadas por IFS Logisitics”.

– si estas actividades logísticas no están certificadas IFS Logis-tics, el certificado de IFS Broker especificará: “La compañíatiene sus propias actividades logísticas, que no están certifica-das por IFS Logistics”.

– nivel alcanzado

– puntuación de la auditoría en porcentaje, si así lo requiere elcliente o la compañía auditada

– fecha de la auditoría (último día de auditoría)

– fecha de la auditoría complementaria, si es relevante

– próxima auditoría a realizar dentro del periodo

– fecha de emisión del certificado

– fecha de caducidad del certificado, es decir 12 meses tras lafecha de emisión del certificado (la fecha de validez del certifi-cado debe ser siempre la misma cada año, como se describe enel protocolo de auditoría, Parte 1)

– lugar y fecha de la firma

– nombre y firma de la o las personas responsables en la entidadde certificación, que toman la decisión de certificación como sedescribe en la Parte 3 de la Norma

– logotipo IFS Broker

Especial atención: el software auditXpressTM incluye un formato de cer-tificado con el contenido mínimo requerido, pero cada entidad de certi-ficación acreditada IFS ISO/IEC 17065 puede utilizar su propio diseño,siempre que cumpla con estos requisitos mínimos.



2 Programa auditXpressTM

El software auditXpressTM se ha desarrollado con el objetivo de estan-darizar los informes IFS. Ofrece las ventajas siguientes:

– recogida sencilla de los datos de auditoría mediante una inter-faz de fácil uso para el usuario

– producción de informes de auditoría IFS rápidos y sin errores

– evaluación automática de los resultados de la auditoríamediante cálculos dinámicos de todos los elementos relevan-tes

– generación automática de un informe de auditoría estándar

– almacenamiento temporal de datos provisionales para su pos-terior tratamiento definitivo

– exportación sencilla y segura al portal de auditoría IFS de losinformes de auditoría IFS finalizados

– intercambio sencillo de archivos de auditoría entre auditores ysu correspondiente entidad de certificación

– trabajo sin conexión permitido, no se necesita conexión perma-nente a Internet

– una opción de actualización permite acceso constante a la ver-sión vigente de IFS

3 El Portal de auditorías IFS y la Base dedatos IFS (www.ifs-certification.com)

La entidad de certificación debe subir cada auditoria IFS al portal deauditorías IFS (envío de informe, plan de acción y certificado).

Hay 3 grupos de usuarios que tienen acceso a la base de datos IFS:

– Entidades de certificación

– Empresas certificadas

– Distribuidores y otros usuarios.

Los derechos de acceso de cada grupo son los siguientes:

Entidades de certificación:

– gestionar sus empresas certificadas y cargan los informes deauditoría, planes de acción y certificados

– puede suspender certificados bajo específicas situaciones



– pueden gestionar las fechas de auditoría IFS, vía funciónagenda, permitiendo a distribuidores y empresas tener unavisión de las auditorías programadas. Es obligatorio cargar enla función de agenda del portal de auditorías todas las fechasde auditoría, como mínimo con 2 semanas de antelación a laauditoría.

– gestionar sus cuentas

– tener la posibilidad de comparar dos informes de auditoría yplanes de acción consecutivos, para formación interna confines de calibración de auditores

– descargar el o los logotipos IFS.

Empresas certificadas/proveedores:

– tienen acceso a los datos de sus auditorías

– tienen la posibilidad de permitir el acceso a distribuidores yotros usuarios a datos como porcentaje conseguido, informede auditoría detallado o plan de acción

– tienen la posibilidad de comparar dos informes de auditoría yplanes de acción consecutivos, con fines de mejora

– descargar el o los logotipos IFS

– gestionan sus entidades de certificación

– gestionan los accesos del personal de su propia empresa a losdatos de la auditoría (pueden crear subcuentas)

– pueden buscar otras empresas certificadas

– gestionan sus proveedores utilizando la opción “favoritos”

Acceso para las sedes centrales de las empresas certificadasSe puede crear un acceso para la “sede central” para permitir a éstaadministrar todos los datos de sus centros certificados a través de unúnico punto de acceso.

Distribuidores y otros usuarios:

– pueden buscar empresas certificadas

– gestionan sus empresas certificadas utilizando la opción “favo-ritos”

– obtienen información por correo electrónico en caso de sus-pensión de certificado de sus empresa favoritas.

Cada grupo de usuarios dispone de un manual del usuario del portal enla zona reservada del portal de auditoría IFS.

Seguridad de la base de datosEl sistema de seguridad utilizado para la base de datos se basa en sis-temas de seguridad internacionalmente reconocidos y más utilizados.



El acceso para distribuidores y empresas certificadas facilita informa-ción general relativa a todas las empresas certificadas. Si las empresascertificadas no facilitan explícitamente mayores derechos de acceso,los grupos de usuarios sólo podrán acceder a la siguiente información:

– El nombre y dirección de la empresa

– El nombre y dirección de la entidad de certificación

– El nombre del auditor (incluyendo alcances del auditor)

– El alcance de la auditoría (incluyendo los números de los alcan-ces de producto)

– La fecha y duración de la auditoría

– El nivel conseguido en la auditoría

– La fecha de emisión y período de validez del certificado IFSemitido

Mediante el uso de su acceso seguro, las propias empresas certificadaspueden autorizar el acceso a la siguiente información detallada:

– Informe de auditoría y plan de acción

Una vez se ha autorizado el acceso por parte de la empresa certificada,los distribuidores y otros usuarios/otras empresas certificadas recibenacceso automático a los datos desbloqueados. La comunicación con losdistribuidores y otros usuarios se realiza a través de un proceso segurode web que garantiza que tan sólo los distribuidores y otros usua-rios/otras empresas certificadas que hayan recibido autorización explí-cita puedan visualizar los datos de las empresas certificadas/proveedo-res.


ANEXO 1

Portada del informe de auditoría

Logo de la entidad de certificación

IFS Broker, versión 2

Informe de auditoría final

Compañía auditada: „Broker GmbH“

Fecha de la auditoria: 02.07.2014

Nombre y dirección de la entidad de certificación

Número de acreditación de la entidad de certificación


Primeras páginas del informe de auditoría

IFS BrokerVersión 2, 2013

Resumen de auditoría

Detalles de la auditoría

LAuditor jefe:

Max Mustermann

Co-auditor:

Falk Lehmann

Co-auditor:

Mr. Example

Fecha/hora de la actual auditoría:

02.07.2014(09:00–18:00)

Fecha/hora de la auditoria previa:

06.07.2013(09:00–18:00)

EC y auditor de la auditoria previa:

TEST GmbH/FrankTest

Nombre y dirección de la compañía (o sede central)

Broker AGExample street12345WitzenhausenAlemania

Nombre y dirección de la planta auditada

Broker GmbHMusterstraße12346 BerlinAlemania

Código EAN/UCC Número de localización global COID

Teléfono:

0123456Fax:

0123456789Teléfono:

0123457Fax:

0123456788

Alcance de auditoría

Comercialización de frutas y vegetales

IFS Food alcance de producto n° 5(Traducción obligatoria al inglés del alcance de auditoría)

Participantes en la auditoría

Nombre: Posición: Reunión inicial Documentaciónrevisión

Evaluación delestablecimiento(auditoría)

Reunión final

Mr. Quality QualityManager X X X X

Mr. Manager GeneralManager X X

Resultado final de la auditoría

Como resultado de la auditoria llevada a cabo el 02.07., “xyz” consideróque las actividades/servicios de Broker GmbH para el alcance arriba men-cionado cumple con los requisitos establecidos en la norma IFS Broker,Version 2, a Nivel Básico, con una puntuación de XX %.

Próximaauditoríaentre XX.XXy XX.XX

Perfil de la compañía

Comercialización de frutas y vegetales (IFS Food alcance de producto n° 5)(Traducción obligatoria en inglés de la actividad detallada de la compañía incluido todos los procesos yproductos)

Revisor:



Explicaciones relativas al informe de auditoría

Evaluación de requisitos


A Conformidad total 20 Puntos

B (desviación) Conformidad casi total 15 Puntos

Requisito KO pun-tuado con una B

Conformidad casi total 15 Puntos

C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte delrequisito

5 Puntos

D (desviación) El requisito no ha sido implantado –20 Puntos

No conformidadMayor

Cuando existe una deficiencia sustancialen el cumplimiento de los requisitos dela Norma, lo que incluye seguridadalimentaria y/o los requisitos legalesaplicables en los países de producción yde destino.También se puede otorgaruna no conformidad mayor cuando lano conformidad identificada puedeimplicar un peligro serio para la saludde los consumidores. Una no conformi-dad mayor se puede otorgar contracualquier requisito, a excepción de losrequisitos KO.

Se sustrae un 15%de la máximapuntuación totalposible

Requisito KO pun-tuado con una D

El requisito KO no está implantado Se sustrae un 50%de la máxima pun-tuación total posible

N/A No aplicableRequisito no aplicable para unaempresa

Los requisitos N/Ase excluyen de loscálculos paraobtener la puntua-ción final



Puntuación y concesión del certificado

Resultado dela auditoría

Estado Acciones a llevara cabo por elauditado

Tipo deinforme

Certificado

Al menos1 KO pun-tuado con D



No

>1 NC Mayory/o <75% decumplimientode losrequisitos



No

Máximo 1 NCMayor y≥75% decumplimientode losrequisitos

No aprobadoa no ser quese empren-dan accionesadicionales ysean valida-das tras laauditoríacomplemen-taria.

Enviar plan deacciones dentrode las 2 semanassiguientes a larecepción delinforme previo.Auditoríacomplementariamáximo 6 mesesdespués de lafecha de audito-ría.


Certificado anivel básico,si la noconformidadmayorfinalmente seresuelvesegún secontrole en laauditoríacomplemen-taria.

La puntua-ción total es≥75% y<95%

Aprobadopara el nivelbásico de IFSFood tras larecepción delplan deacciones



Sí, certificadode nivelbásico de12 meses devalidez

La puntua-ción total es≥95%

Aprobadopara el nivelsuperior trasla recepcióndel plan deacciones



Sí, certificadode nivelsuperior de12 meses devalidez



ANEXO 2


Informe de Auditoría

Resultado:Las actividades/servicios de la compañía “Broker GmbH” cumplen losrequisitos de IFS Broker, Versión 2.

La compañía superó la auditoría con una puntuación del XX% en el:

Nivel Básico (Superior)…%

Fecha de auditoría de renovación: entre el XX/XX y el XX/XX.

Resumen:

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6

Responsa-bilidad dela direc-ción

Calidad ygestión dela seguri-dad delproducto

Gestiónde losrecursos

Planifica-ción yprestaciónde servicio

Medicio-nes,Análisis,Mejoras

Evalua-ción deFood/ProductDefense

KO 0 0 0 0 0 0

NC Ma-yores

0 0 0 0 0 0

A 0 0 0 0 0 0

B 0 0 0 0 0 0

C 0 0 0 0 0 0

D 0 0 0 0 0 0

N/A 0 0 0 0 0 0

Observaciones relativas a las no conformidades mayores y KO:

Tabla de resumen general, por capítulos:

Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Total0%

20 %10 %

30%40%50%60%70%80%90%

100%



Resumen general de la auditoría:

Descripción del seguimiento de las acciones correctivas de la auditoríaanterior:

Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección

Resumen de las desviaciones y no conformidades encontradasrelativas al Capítulo 1:

N° Referencia Requisito IFS Evaluación Explicación

1. 1.1.1

2. 1.1.2

Informe de las valoraciones N/A


1.

Informe detallado de auditoría


1.

2.



ANEXO 3

Plan de acción

Nombre y dirección de la compañía auditada

El plan de acciones correctivas debe ser devuelto a la entidad de certificación antes de:

Número delrequisito

Requisito IFS Evaluación Explicación(por elauditor)

Accióncorrectiva(por lacompañía)

Responsabili-dad/Fecha/estado de im-plantación (porla compañía)

Visto buenopor elauditor



ANEXO 4

CERTIFICADOPor la presente, la entidad de certificación

Nombre de la entidad de certificación

como entidad de certificación acreditada para certificaciones IFSy tras haber firmado un contrato con el propietario de IFS,

confirma que las actividades/servicios de

Nombre de la empresa auditadaDirección

COID(Sede central)

para el alcance de auditoría:

Comercialización de: (descripción de productos que soncomercializados y relación con el número del alcance de producto)

cumple con los requisitos establecidos en la norma


Nivel Básico/Superior

con una puntuación del XX% (si hiciera falta)

Núm. de registro del certificado: _____________________________________________

Fecha de auditoría: _________________________________________________________(si fuera el caso: fecha de la auditoría complementaria):

Fecha de emisión del certificado: _____________________________________________

Certificado válido hasta el: __________________________________________________

Siguiente auditoría a realizar dentro del período de tiempo: ____________________(especificar las fechas mínima y máxima para realizar la auditoría, según los requisitos delprotocolo de auditoría, Parte 1)

Fecha y lugar:

Nombre y firma de la persona responsablede la entidad de certificación:

Dirección de la entidad de certificación:

Logotipo de la entidad de certificacióno nombre y número de registro



✂

ANEXO

Listado de requisitos de IFS Broker,Versión 2

Este listado de requisitos es solo para uso interno de la compañía audi-tada. No está permitido copiarlo y presentarlo a otras partes.

N° Requisitos IFS Broker v2 KO/Mayor/NA

A B C D Notas/Comentarios

1 Responsabilidad de la dirección

1.1 Política corporativa/Principios corporativos

1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar unapolítica corporativa. Ésta deberá tomar en consi-deración, como mínimo:– enfoque al cliente– responsabilidad medioambiental– sostenibilidad– responsabilidad ética y personal– requisitos de producto (incluye: seguridad deproducto, calidad, legalidad, procesos y especi-ficaciones).

La política corporativa deberá ser comunicada atodos los empleados.

1.1.2 Toda la información relevante relacionada con laseguridad del producto y la calidad será comuni-cada de una forma adecuada y oportuna alpersonal implicado.

1.2 Estructura corporativa

1.2.1 La estructura de la empresa deberá estar reflejadaen un organigrama.

1.2.2 Las competencias y responsabilidades, incluyendola delegación de las mismas estarán claramentefijadas.

1.2.3KO N°1

La dirección se asegurará de que todos losempleados sean conscientes de sus responsabili-dades respecto a calidad y seguridad del productoy de que se implanten mecanismos para supervi-sar la eficacia de su desempeño. Dichos mecanis-mos deberán estar claramente identificados ydocumentados.

1.2.4 La compañía asegurará que todos los procesos(documentados y no documentado) son conoci-dos por el personal implicado y son aplicadosconsistentemente.

1.2.5 La empresa deberá tener un sistema implantadopara asegurarse de que se mantiene informada detoda la legislación aplicable en seguridad ycalidad de los productos comercializados, asícomo de desarrollos científicotecnológicos y decódigos de prácticas en la industria.



✂



1.2.6 La empresa informará a sus clientes, lo antes posi-ble, sobre cualquier aspecto relacionado con lasespecificaciones de producto, en particular sobretodas las no conformidad(es) identificadas porautoridades competentes relacionadas con losproductos, que puedan tener, tengan o hayantenido un impacto determinado sobre la seguri-dad y/o legalidad de los respectivos productos.Esto podría incluir aspectos preventivos, aunquesin limitarse a ellos.

1.3 Revisión de la dirección

1.3.1 La dirección debe asegurarse de que los sistemasde gestión de la calidad y la seguridad del pro-ducto son revisados al menos una vez al año ocon más frecuencia si se realizan cambios. Dichasrevisiones deberán contener, al menos, resultadosde auditorías, información de clientes, cumpli-miento de procesos y conformidad de productos,estado de acciones preventivas y correctivas,acciones de seguimiento derivadas de revisionespor la dirección anteriores, cambios que pudieranafectar a los sistemas de gestión de la calidad y laseguridad del producto y recomendaciones parala mejora.

1.3.2 Esta revisión incluirá la evaluación de medidaspara el sistema de gestión de control de la calidady seguridad del producto y para el continuoproceso de mejora.

2 Sistema de gestión de la Calidad y seguridad del producto

2.1 Gestión del riesgo/APPCC

2.1.1KO N° 2

La base para el control de la seguridad delproducto de la compañía será enteramenteimplementada, sistemática y con una completagestión del riesgo. Para alimentación, la compañíasujeta a la auditoría IFS Broker se asegurará deque el sistema de control de seguridad alimentariade su proveedor esté totalmente implementado, ycon un sistema APPCC completo, basado en losprincipios del Codex Alimentario. Para todos losproductos, se tendrá en cuenta cualquier requisitolegal de la producción y de los países de destino.

2.1.2 Habrá un proceso de evaluación del riesgo en ellugar, relacionado con localización(es)específica(s) e incluirá:a. Un diagrama de flujo incluyendo todos los

niveles relevantes de los servicios del brókerb. Descripción del riesgoc. Medidas para controlar la identificación del

riesgod. Los pasos referidos bajo los puntos a)–c)

estarán documentados.



✂



2.1.3 La evaluación del riesgo se revisará regularmente,por lo menos anualmente, y/o cuando algunamodificación de los servicios fuera hecha; si esnecesario, la evaluación del riesgo será revisado/actualizado. La evaluación del riesgo tambiénconsiderará el riesgo de presencia de OMG yalérgenos.

2.1.4 La evaluación del riesgo se llevará a cabo porpersona(s) con un conocimiento adecuadoconocimiento de los servicios y productos involu-crados.Si este conocimiento es insuficiente, la compañíaadoptará las medidas necesarias para asegurarque la evaluación del riesgo es llevada a cabo porpersona(s) competente(s).

2.2 Requisitos de la documentación

2.2.1 El sistema de gestión de la calidad y la seguridaddel producto, deberá estar documentado y deberáconservarse en una localización (manual deseguridad del producto y calidad o sistema dedocumentación electrónica).

2.2.2 Un procedimiento documentado deberá existirpara el control de la documentación y sus enmien-das.

2.2.3 Todos los documentos serán claramente legibles,inequívocos y comprensibles. Estarán disponibleal personal en todo momento.

2.2.4 Todos los documentos que son necesarios para elcumplimiento con los requisitos del productoestarán disponibles en su versión más actuali-zada.

2.3 Mantenimiento de registros

2.3.1 Todos los registros, necesarios para el cumpli-miento de los requisitos del producto estaráncompletados, detallados, mantenidos y estarándisponibles bajo solicitud.

2.3.2 Los registros serán legibles y auténticos. Seránmantenidos de tal manera que se evite la manipu-lación. Si los registros están documentadoselectrónicamente, un sistema asegurará que solopersonal autorizado tenga acceso a modificarestos registros (p.ej. mediante el uso de claves).

2.3.3 Todos los registros serán mantenidos de acuerdoa requisitos legales. Donde los requisitos de losclientes estén presentes, estos se cumplirán, o sitales requisitos no existen, serán conservados porun mínimo de un año después de la fecha decaducidad especificada. Para productos sin fechade caducidad, la duración del mantenimiento delos registros estará justificada y dicha justificaciónestará documentada.



✂



2.3.4 Los registros estarán almacenados de una manerasegura y fácilmente accesibles.

3 Gestión de los productos

3.1 Todo el personal que realice trabajos que afectena la seguridad del producto, legalidad y calidaddeberán disponer de las competencias necesarias,adquiridas mediante estudios, experienciaprofesional y/o formación, adecuado a su desem-peño, basado en la evaluación del riesgo.

3.2 La compañía implementará programas de forma-ción documentados, tomando en consideraciónlos requisitos del producto y las necesidades deformación de los empleados. La compañíaproporcionará un programa de formación enrelación a las descripciones del trabajo y losrequisitos de formación.

4 Programación y Prestación de servicios

4.1 Convenio contractual

4.1.1 Se establecerán, convendrán y revisarán losrequisitos definidos entre las partes contratantes,respecto a su aceptabilidad antes de firmar uncontrato de aprovisionamiento.Todas las cláusu-las relacionadas con la calidad y la seguridad delproducto deberán ser conocidas y comunicadas acada uno de los departamentos implicados.

4.1.2 Deberán registrarse y comunicarse adecuada-mente los cambios relativos a los acuerdoscontractuales entre las partes contratantes.

4.1.3 Los requisitos sobre la calidad y seguridadespecíficos de los clientes serán comunicados ycomprendidos por el proveedor de la compañía.

4.2 Especificaciones

4.2.1 Las especificaciones estarán disponibles paratodos los productos. Estarán actualizadas, sinambigüedades y en cumplimiento con los requisi-tos legales del país (es) de destino y también conlos requisitos de los clientes..

4.2.2KO N° 3

Se cumplirán las especificaciones del cliente.

4.2.3 Donde sea requerido por los clientes, las especifi-caciones del producto estarán formalmenteacordadas.

4.2.4 Deberá existir un procedimiento para la creación,la modificación y la aprobación de especificacio-nes para todos los productos y partes en losservicios, que incluirá la aceptación preliminar delcliente, si las especificaciones han sido conveni-das con el cliente.



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4.3 Desarrollo de producto/Modificación de producto/Modificación de los procesos de producción

4.3.1 Deberá implantarse un procedimiento para eldesarrollo de producto, que incorpore los princi-pios evaluación del riesgo para todos los produc-tos (y acorde con el sistema APPCC para alimen-tos). El procedimiento asegurará que todosproductos existentes y nuevos estén diseñadospara cumplir con los requisitos legales y losrequisitos del cliente. Este procedimiento tambiéntendrá en cuenta patentes, si son aplicables.

4.3.2 Se establecerán la formulación del producto, elproceso de fabricación, los parámetros de procesoy el cumplimiento de los requisitos del producto yse asegurarán mediante ensayos en fábrica y/oanálisis de producto.

4.3.3 Cuando sea oportuno, se realizarán ensayos devida comercial o procesos adecuados seránllevados a cabo y en consideración dada laformulación del producto, el envasado, la produc-ción y las condiciones declaradas para establecerun mínimo de la duración del producto.

4.3.4 En relación con el desarrollo de producto alimen-tario, la compañía asegurará que se realice unaevaluación organoléptica y los resultados de estasevaluaciones estarán revisadas y se actuará enconsecuencia.

4.3.5 Un proceso será implementado para asegurar queel etiquetado de los productos existentes y nuevosproductos cumplen con la legislación vigente enel país de destino y con los requisitos del cliente.

4.3.6 Deberán establecerse recomendaciones para lapreparación y/o el uso de los productos. Dondesea apropiado, las recomendaciones para el usose verán reflejadas en la satisfacción del clienteasí como su seguridad. Donde sea especificado,los requisitos del cliente estarán incluidos.

4.3.7 Se registrarán adecuadamente el progreso y losresultados del desarrollo de producto.

4.4 Compras

4.4.1 La empresa deberá controlar los procesos de com-pras para asegurar que todos los materiales yservicios adquiridos de terceros y que tengan unimpacto en la seguridad alimentaria y la calidadcumplen los requisitos.

4.4.2 Habrá un procedimiento para la homologación yel seguimiento de proveedores.



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4.4.3 El procedimiento de homologación y vigilanciadeberá contener criterios claros de valoracióncomo: auditorías, certificados de análisis, fiabili-dad del proveedor y reclamaciones, así como elcumplimiento de referenciales requeridos basadosen la evaluación del riesgo. Si una norma IFSexistente para la categoría de producto (IFS Food,IFS HPC, IFS PACsecure), el proveedor de (produc-tos alimentarios, de uso doméstico y del cuidadopersonal o envases) estos productos quien trabajapara la compañía estará certificada de acuerdo aIFS, a menos que el cliente haya aceptado otrascondiciones.

4.4.4 La compañía tendrá un (interno o externo) sistemabasado en el riesgo, para supervisar las zonas deabastecimiento de los productos comprados.

4.4.5 Se realizará de manera regular una evaluación delos proveedores para identificar y controlar losriesgos. Habrá un registro de todas las revisionesy acciones tomadas como consecuencia de laevaluación.

4.4.6 Los productos comprados serán revisados deacuerdo con las especificaciones existentes y,basadas en el riesgo, con su autenticidad. Laprogramación de estos controles tendrá que teneren cuenta como mínimo, los siguientes criterios:requisitos de producto y estatus del proveedor(según su valoración).

4.4.7 En caso de marcas privadas, un sistema deaprobación de proveedores de acuerdo con losrequisitos de los clientes existirá, para los provee-dores de productos.

4.5 Envasado del producto

4.5.1 La compañía asegurará que hay especificacionesdetalladas para los materiales de envasado y queestos cumplen con la legislación vigente parael/los país (es) de destino del producto.

4.5.2 Donde el material de envasado pudiera compro-meter la seguridad del producto, se deberádisponer de certificados de conformidad quecumplan los requisitos legales vigentes.Cuando no exista ningún requisito legal específicoaplicable, se deberá disponer de evidencias parademostrar que el material de envasado es ade-cuado para su uso. Esto aplica a material deenvasado que pueda tener efectos sobre lamateria prima/componentes, productos semiela-borados y productos finales.



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4.5.3 Donde sean requeridos cambios en el envase delproducto por el cliente o la legislación, la compa-ñía asegurará que el envase del producto escontrolado por los proveedores y que estosproductos cumplen con los requisitos legislativosy/o del cliente. El correcto uso del envase serevisará de manera regular y esto estará docu-mentado por el proveedor. La compañía aseguraráque estos controles son llevados a cabo.

4.5.4 Donde sean requeridos cambios en el etiquetadodel producto por el cliente o la legislación, lacompañía se asegurará que la etiqueta delproducto es modificados por el proveedor paracumplir con este cambio. La información de laetiqueta será legible, indeleble y cumplirá con lasespecificaciones del producto acordadas por elcliente (incluyendo p.ej. la vida media). El etique-tado será revisado regularmente y estará docu-mentado

4.6 Trazabilidad (incluyendo OMG’s y alérgenos)

4.6.1KO N° 4

Se implantará un sistema de trazabilidad, quepermita la identificación completa de los produc-tos y el etiquetado de los productos estará hechaen la manera que permita una completa trazabili-dad. El sistema de trazabilidad, incluidos registros,asegurará la completa trazabilidad desde elproveedor (definida la cantidad del lote) hasta laentrega al cliente.

4.6.2 El sistema de trazabilidad será comprobado aintervalos regulares, al menos una vez al año ycada vez que el sistema de trazabilidad cambie. Lacomprobación verificará la trazabilidad hacia atrásy hacia delante (desde el producto final hasta lamateria prima/componentes y viceversa), inclu-yendo comprobación de cantidades. Se registra-rán los resultados de los ensayos.

4.6.3 Si un cliente así lo requiere, la compañía asegu-rará que el proveedor ha identificado muestrasrepresentativas de los lotes producidos, se hanalmacenado adecuadamente y conservadas hastasu fecha de caducidad o, si es requerido, por unperiodo más largo.La compañía obtendrá y mantendrá una lista detodos los lotes producidos cubiertos por losservicios del bróker.

4.7 Actividades logísiticas

4.7.1 Donde una compañía contrate con terceras partestransporte y/o almacenamiento, todos los requisi-tos relevantes para asegurar la seguridad delproducto y calidad serán claramente definidos enel respectivo contrato o el proveedor de losservicios estará sujeto a los requisitos de IFSLogística.



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4.7.2 Si la compañía tiene su propia área de almacena-miento y/o sus propios servicios de transporte y legustaría incluirlos en el alcance de la certificaciónIFS, entonces estos procesos estarán certificados deacuerdo a IFS Logística (auditoría combinada con ellistado de requisitos de IFS Logística), a menos queel cliente haya aceptado otras condiciones.

5 Mediciones, Análisis y Mejoras

5.1 Auditorías internas

5.1.1KO N° 5

Se realizarán auditorías internas efectivas segúnun programa definido y convenido de auditoríasque cubra al menos todos los requisitos de lanorma IFS. El alcance y la frecuencia de las audi-torías internas se determinarán con un análisis depeligros y evaluación de riesgos asociados.

5.1.2 Al menos una vez al año se llevarán a cabo audito-rías internas de actividades que sean críticas parala seguridad y las especificaciones del producto.

5.1.3 Los auditores serán competentes e independien-tes de los departamentos auditados.

5.1.4 Los resultados de las auditorías serán comunica-dos a la dirección y a las personas responsablesde los departamentos afectados. Se establecerán,se documentarán y se comunicarán al personalafectado las acciones correctivas necesarias y elplazo para su implantación.

5.1.5 Se documentará cómo y cuándo se verificarán lasacciones correctivas derivadas de las auditoríasinternas. Los registros de las acciones de verifica-ción estarán disponibles.

5.2 Análisis de producto

5.2.1 Habrá procedimientos de análisis/controles deproducto asegurando que todos los requisitosespecificados del producto son cumplidos,incluyendo requisitos legales y especificaciones.Análisis microbiológicos, físicos y químicos reque-ridos para este propósito serán llevados a cabointernamente y/o subcontratados.

5.2.2KO N° 6

Donde análisis especiales sean demandados porel cliente, estos serán definidos en un plan decontrol y realizados según los requisitos definidos.Los resultados de los controles estarán disponi-bles en la compañía.

5.2.3 Los análisis relacionados con seguridad del pro-ducto, deberán llevarse a cabo preferentementeen laboratorios con programas/métodos adecua-damente acreditados (ISO 17025). Si los análisisse realizan dentro de la empresa o por un labora-torio sin programas/métodos adecuadamenteacreditados, los resultados deberán verificarse deforma periódica por laboratorios acreditados enestos programas/métodos (ISO 17025).



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5.2.4 Deberá definirse un plan de análisis, basado enuna evaluación de riesgo, que cubra los serviciosdel bróker, el proceso de producción de proveedo-res incluyendo materias primas/componentes,productos semielaborados y finales, así comomateriales de envasado. Se documentarán losresultados.

5.2.5 Los resultados de los análisis serán evaluadosrápidamente. En caso de resultados insatisfacto-rios, la compañía asegurará la significancia deestos resultados, informará adecuadamente alcliente y se implementarán medidas correctivasadecuadas. Los resultados analíticos serán revisa-dos de manera regular a fin de identificar tenden-cias. Se tendrán en cuenta las tendencias queindiquen resultados potencialmente insatisfac-torios, y la compañía tomará acciones correc-tivas.

5.2.6 Con base en la información interna o externasobre el riesgo del producto que pueda tener unimpacto en la seguridad del producto y/o calidad(incl. adulteración y fraude), la empresa deberáactualizar su plan de control y/o tomar cualquiermedida apropiada para controlar el impacto en losproductos terminados.

5.3 Cuarentena de productos y liberación

5.3.1 Como parte del procedimiento de gestión deincidentes de la compañía (sistema de gestión decrisis), habrá una garantía de que el proveedortiene un sistema que identifica y controla produc-tos no conformes y que se encuentra presente unsólido procedimiento de (bloqueo/retención) en elcaso de que se identifique un producto no con-forme. La compañía asegurará que solo losproductos y materiales conforme a los requisitosdel producto son entregados al cliente.

5.4 Gestión de reclamaciones de las autoridades y clientes

5.4.1 Se implantará un sistema para la gestión de lasreclamaciones de producto.

5.4.2 Todas las reclamaciones serán evaluadas porpersonal competente. Cuando esté justificado, setomarán de inmediato las medidas apropiadas.

5.4.3 Se deberán analizar las reclamaciones con unenfoque hacia la implantación de medidaspreventivas, que eviten la reaparición de la noconformidad.

5.4.4 Los resultados del análisis de los datos de lasreclamaciones se pondrán a disposición de loscorrespondientes responsables y de la dirección.



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5.5 Gestión de incidentes, retirada de productos y recuperación de productos

5.5.1 Se dispondrá de un procedimiento documentadopara la gestión de incidencias y de posiblessituaciones de emergencia que tengan un impactoen la seguridad del producto, la legalidad y lacalidad. Este procedimiento deberá estar implan-tado y mantenido. Incluirá, como mínimo: ladesignación y formación de un comité de crisis,una lista de contactos de emergencia, fuentes deasesoramiento legal (si es necesario), disponibili-dad de las personas de contacto, información declientes, y un plan de comunicación, incluyendoinformación a los consumidores

5.5.2KO N°7

Se dispondrá de un procedimiento eficaz para laretirada y recuperación de todos los productos,que asegure que los clientes implicados seaninformados tan pronto como sea posible. Esteprocedimiento incluirá una asignación clara deresponsabilidades.

5.5.3 Se dispondrá de una lista actualizada de contactospara emergencias (como nombres, teléfonos deproveedores, clientes y autoridades competentes).Deberá estar permanentemente disponible unapersona de la empresa, con autoridad para iniciarel proceso de gestión de incidencias. Una personade la compañía, que tenga la autoridad parainiciar la gestión del incidente, estará permanente-mente disponible.

5.5.4 La viabilidad, eficacia y rapidez de la implementa-ción del procedimiento de retirada será evaluadoperiódicamente, como mínimo una vez al año,mediante ensayos internos, basados en unanálisis de peligros y evaluación de riesgosasociados. Se realizarán de tal manera que seasegure la eficaz implantación y operatividad delprocedimiento.

5.6 Gestión de las no conformidades y productos no conformes

5.6.1 Se dispondrá de un procedimiento para la gestiónde todos los productos no conformes.

5.6.2 El procedimiento para la gestión de productos noconformes deberá incluir como mínimo:– procedimientos de aislamiento/cuarentena– análisis de peligros y evaluación de los riesgosasociados

– identificación (p.ej. etiquetado)– decisión sobre uso futuro (p.ej. liberación,reprocesado/tratamiento posterior, bloqueo,cuarentena, rechazo/eliminación)

– información acerca de la cadena de proceso– identificar claramente las responsabilidades delpersonal.



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5.6.3 Las reglas del procedimiento para la gestión de noconformidades de productos deberán ser com-prendidas por todo el personal.

5.6.4 Cuando se produzcan no conformidades, lacompañía adoptará medidas correctivas inmedia-tas en el sitio de producción para asegurar elcumplimiento de los requisitos de producto.

5.6.5 Los productos finales envasados o los materialesde envasado fuera de las especificaciones no seintroducirán en el mercado bajo la marca afec-tada. Las excepciones se acordarán por escritoentre las partes contratantes.

5.7 Acciones correctivas

5.7.1 Se dispondrá de un procedimiento para el registroy el análisis de las no conformidades, cuyoobjetivo será evitar reapariciones medianteacciones preventivas y/correctivas.

5.7.2KO N° 8

Se formularán con claridad, documentarán yemprenderán acciones correctivas, tan prontocomo sea posible, para evitar la reaparición de lano conformidad. Se definirán con claridad lasresponsabilidades y los plazos para la accióncorrectiva. Se guardará la documentación demanera que esté segura y sea de fácil acceso.

5.7.3 Se documentarán los resultados de las accionescorrectivas y se evaluará su eficacia.

6 Evaluación de Food/product defense

6.1 La compañía asegurará que las responsabilidadespara la defensa del producto son claramentedefinidas.

6.2 La compañía asegurará que los proveedores hanrealizado y documentado un análisis de lospeligros de la defensa del producto y una evalua-ción de los riesgos asociados. Basado en estaevaluación, y basado en requisitos legales, seidentificarán áreas críticas para la seguridad.

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