II Curso GP - Gestión de Las Adquisiciones Del Proyecto

7/25/2019 II Curso GP - Gestin de Las Adquisiciones Del Proyecto

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Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

CURSO GESTION DE PROYECTOSCURSO GESTION DE PROYECTOSPARA UNIVERSITARIOSPARA UNIVERSITARIOS

GestiGestin de las Adquisiciones del Proyecton de las Adquisiciones del Proyecto

Ethel Abigail Bazn Asencios, PMP

Lima, Abril 2008


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1. Gestin de Adquisiciones

2. Definiciones

3. Procesos en la Gestin deadquisiciones Planificar las compras y adquisiciones

Planificar la contratacin

Solicitar Respuesta de Vendedores

Administracin de Contrato

Cierre de Contrato

4. Resumen

Agenda


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Contratos : Centralizados/descentralizados

Centralizados : Una oficina administra todos los

contratos de los proyectos Descentralizado : Una persona (Contracting officer)

se encarga de administrar los contratos del proyecto

Experiencia

Estndares

Lnea de carrera

Lealtad al proyecto

Uso eficiente de los recursos


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Procesos en la gestin de lasadquisiciones del proyecto

El proceso de adquisicin

Planificacin de

Compras y

Adquisiciones

Planificar la

contratacin

Solicitar

Respuesta de

Vendedores

Seleccin

de

Vendedores

Administracin

del

Contrato

Cierre

Del

Contrato

Comprar o adquirirPlan de gestin de adq.

-Tipos de contrato

-FormatosEnunciado del trabajo

(SOW)Documentos de adquisicin( RFP, RFQ, IFB)

Criterios de evaluacinSOW actualizado

Envio de Doc. De Adq.Conferencia de oferentesVendedores calificados

Recibo de Propuestas

Evaluacin de propuestasNegociacinContrato firmado

Plan de Gestin del contrato

Seguimiento del contrato

Revisin de rendimientoAdministracin de cambios

Pagos

AuditoriaArchivo del contratoAceptacin formal

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P1: Planificar las compras y adquisiciones

Anlisis de hacer o comprar

Criterios: Costo (pay back)

Expertise

Cronograma (tiempo de entrega) Calidad (Confiabilidad, mantenibilidad, etc.)

Riesgo

Capacidad ociosa

Control

Confidencialidad de la informacin o procedimientos


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Tipos de contrato :

CPPC CPFF CPIF FPIF FFP

Comprador

Vendedor

BajoAlto

AltoBajo

Costo ms

Porcentaje de

honorarios

Costo ms

Honorarios

Fijo

Costo ms

Honorarios con

Incentivo

Precio Fijo ms

Honorarios con

incentivos

Precio Fijo

o suma alzada

T & M

Tiempo y materiales

Riesgo



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1k

2k

5k

10k

15k

Ejemplo : CPIF

Ratio (Share) 85/15

Costo objetivo 10,000

Utilidad objetivo 750

Max. Utilidad 1,350

Min. Utilidad 300

Comprador 85%Proveedor 15%

Costo final Prov.

Utilidad

Precio final

4,000 6,000 9,000 10,000 13,000 14,000

1,350 1,350 900 750 300 300

5,350 7,350 9,900 10,750 13,300 14,300

Costo final

Utilidad del proveedor



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Enunciado del trabajo (SOW)

Describe que trabajo ser realizado bajoel contrato

Debe ser claro, completo y conciso

Factores que influyen para definir el tipo decontrato:

Definicin del SOW

Frecuencia de cambios Esfuerzo y expertise para administrar alvendedor

Estndares de la industria

SOW



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CPFF T&M FP

Generalmente el de menor costo

Mayor administracin al vendedor

Vendedor no tiene incentivo (control/costos)

Definicin detallada del SOW

Pys Corta duracin y montos pequeos

Comprador conoce el precio total al inicio

Requiere auditoria al vendedor (facturas) Se necesita empezar ya el proyecto



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P2: Planificar la Contratacin Documentos de la adquisicin:

Solicitud de propuesta (RFP) Precio

Como ser realizado eltrabajo

Quin realizar el trabajo Experiencia de la

compaa, etc. Invitacin a licitar (IFB o RFB)

Un precio para todo eltrabajo

Solicitud de cotizacin (RFQ)

Un precio unitario por item,hora, etc.

Que contiene estosdocumentos:

SOW

Trminos y condicionesdel contrato

Informacin de respaldo

Procedimiento de cmo

responder al documento Gua para la preparacin

de la propuesta

Criterios de evaluacin

Precio, ...


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Criterios de evaluacin

Entendimiento de la necesidad Costo total o del ciclo de vida

Habilidad tcnica Gerencia

Capacidad financiera Habilidad en gestin de proyectosPrecio

Carta de intencin : NO es un contrato, no legal

Privity: A -> B -> C , pero A -X-> C Un solo proveedor: Desarrollo, Largo plazo Unico Proveedor: Patente, especializado

P2: Planificar la Contratacin


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Conferencia de oferentes

Reunin antes de la elaboracin de la propuesta

con potenciales proveedores para asegurarse quetodos ellos tienen un mismo y claro entendimientode la adquisicin

Intercambio (Q & A) Consideraciones

No permitir colusiones Preguntando enfrente de sus competidores Todas las Q&A deben ser anexadas a los

documentos de adquisicin Publicidad Atraer proveedores adicionales al proceso

Recepcin de Propuestas

P3: Solicitar Respuesta de Vendedores


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Negociacin :Objetivos:

Precio justo y razonable (Lo ltimo que debenegociarse ?) Desarrollar una buena relacin con el proveedor

Modelos:

Distributivo : Suma cero Integrador : Agrandando la torta

P4: Seleccin de Vendedores

Circulo de Fisher


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El modelo Fisher (modelo integrativo): A) Separemos a las personas del problema

No ataque a la persona, sino al problema B) Centrmonos en los intereses, no en lasposiciones

Posicin: Uno quiere

Inters: Porqu lo quiere C) Generemos alternativas para beneficio mutuo

No Todo para mi, sino Bueno para ambos D) Insistamos en criterios objetivos

Valor del mercado, B/C, VAN, etc.. E) Conozcamos nuestro mnimo (MAAN Mejor

alternativa a un acuerdo negociado)



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Algunas tcticas de negociacin:

Tiempo limite (deadline), una parte limita el tiempo

Mi vuelo es dentro de 4 horas Sorpresa (Surprise), una parte tiene informacin

adicional

El precio disminuyo en 10% .

Autoridad limitada (Limited authority), una partemanifiesta que tiene autoridad limidada (puede serverdadero o falso)

No estoy autorizado para dar este descuento Persona ausente (Missing-man) la persona

con la ltima autorizacin esta ausente

Mi jefe solamente puede autorizar.



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Algunas tcticas de negociacin:

Justo y razonable (Fair and reasonable)

La otra compaa vende a este precio Demoras (Delays), una parte deja la sala

Tomemos un descanzo

Retirada (Withdrawal), una parte hace un falsoataque y luego retrocede, para distraer la atencinde una debilidad

Fait accompli , Un proveedor manifesta que envi

el producto ya que saba que el cliente lonecesitaba, .



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Sistema de control de cambio del contratoProcedimientos de modificacin del contrato,

los cuales deben figurar en el contrato mismo Analizar el impacto del cambio del contrato

al proyecto

Deben ser formalizados Si hay demasiados cambios, es preferiblenegociar un nuevo contrato o cambiar deproveedor

Cualquier acuerdo verbal o escrito que nofigura en el contrato, no es vlido

P5: Administracin del contrato


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P5: Administracin del contrato

Gerente del Py

HitosSeguimiento

cronogramaWBS

Informe

detalladocostos

Detalle de

Especificac.

Del Py

SOW

Herramientas para lagestin del contrato


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Actividades del cierre del contrato:

Verificacin del producto Cierre financiero, realizando el pago final al proveedor Informe final del desempeo del contrato Archivos del contrato, historia

Auditorias de adquisicin Consideraciones:

Cierre del contrato ocurre antes que el cierreadministrativo del proyecto

Cierre del contrato es hecho solamente una vez Cierre del contrato requiere mas documentacin que

el cierre administrativo

P6: Cierre del contrato


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ResumenEs esencial que las compaias obtengan un buen

contrato con el mnimo de riesgo en su provisin.igualmente importante o esencial es que estos contratossean efectivamente administrados.

Uso de Checklist en la preparacin de los contratos

Evaluacin de los riesgos Eleccin del contrato ms apropiado

Asesoria legal

Precio acorde, seguro de riesgos debajo del contrato.

Seguimiento del contrato en los niveles apropiados

Periodicas revisiones y upgrades a todo el contrato incluyendo reasde riesgo, administracin, etc.


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PREGUNTAS Y CONSULTAS

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