Imagen y efectividad institucional

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Imagen y Efectividad Imagen y Efectividad Institucional Institucional Facilitador: Lcdo. Alexander López

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Imagen y Efectividad Imagen y Efectividad InstitucionalInstitucional

Facilitador: Lcdo. Alexander López

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MISIÓN ORGANIZACIONAL

La misión debe dar repuestas a:

¿Qué?

¿Cómo?

¿Para qué?

¿Para quién se va a producir un determinado bien o servicio?

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La visión responde a tres elementos esenciales, los cuales deben dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las características fundamentales de la organización?.

¿Cómo es ahora la organización y a qué aspira ser en el tiempo?.

¿Hacia dónde se dirige la organización?.

VISIÓN ORGANIZACIONAL

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LOS VALORES

Son las creencias distintivas o fundamentales que una organización plantea, es la respuesta a:

¿en qué creemos?.

Y suelen también llamarse “Valores y Creencias”.

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LOS OBJETIVOS

Así los objetivos de la organización deben: Ser claros y simples.

Deben ser medibles para saber a cada momento si se ha avanzado.

Deben ser realistas.

Deben ser limitados en el tiempo.

Deben ser constantemente revisados.

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Los objetivos deben dar respuestas a: ¿Qué es lo que se quiere alcanzar?.

¿Cuándo?.

¿Cómo?.

¿De qué forma será medido y evaluado?.

LOS OBJETIVOS

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El Compromiso Organizacional

COMPROMISO ORGANIZACIONALCRITERIOS DE DESEMPEÑO

Nivel 1 Nivel 2

•Conoce la visión, misión, valores y objetivos de la Institución.

•Acepta las normas y procedimientos de la Institución, cumpliéndolas responsablemente.

•Se esfuerza en mejorar continuamente su desempeño.

•Es cuidadoso con su imagen personal, reconociendo que ésta afecta la imagen de la Organización o Institución.

• Se mantiene informado acerca de las políticas y lineamientos que rigen al sector público/privado y el de su propia Institución u Organización.

• Cumple impecablemente sus compromisos, reconociendo que son parte de la cadena de compromisos de la Organización.

• Acepta las directrices de la Institución y asume proactivamente las funciones y tareas que le son asignadas.

• Pondera adecuadamente sus intereses personales y laborales, sin poner en riesgo el cumplimiento de sus funciones y tareas.

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Estructura Organizativa y Uso de los Organigramas

Con ellos es posible visualizar e interrelacionar áreas estratégicas, cargos y la posición que ocupan los trabajadores en la organización, para diseñar y corroborar los programas de carrera y poder estructurar por ejemplo un plan de adiestramiento.

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Las Actitudes Las Actitudes

Las actitudes son enunciados de evaluación Las actitudes son enunciados de evaluación (favorables o desfavorables), respecto a objetos, (favorables o desfavorables), respecto a objetos, gente o eventos. Reflejan cómo se siente un gente o eventos. Reflejan cómo se siente un TRABAJADORTRABAJADOR acerca de algo. “ Me gusta mi acerca de algo. “ Me gusta mi trabajo”.trabajo”.

Las actitudes no son las mismas que los valores, Las actitudes no son las mismas que los valores, pero ambos están interrelacionados.pero ambos están interrelacionados.

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Componentes de las actitudesComponentes de las actitudes

Cognoscitivo:Cognoscitivo: segmento de opinión o creencia segmento de opinión o creencia que posee una actitud.que posee una actitud.

Afectivo:Afectivo: segmento emocional o sentimental. segmento emocional o sentimental.

Del comportamiento:Del comportamiento: intención de intención de comportarse de cierta manera hacia alguien o comportarse de cierta manera hacia alguien o hacia algo.hacia algo.

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Fuentes de las actitudesFuentes de las actitudes

Se adquieren de los padres, docentes y pares o Se adquieren de los padres, docentes y pares o compañeros de trabajo.compañeros de trabajo.

Hay cierta predisposición genética.Hay cierta predisposición genética. Aplica el modelaje.Aplica el modelaje. Aplica la imitación.Aplica la imitación. Las actitudes son menos estables que los valores.Las actitudes son menos estables que los valores. Las actitudes impactan el comportamiento de Las actitudes impactan el comportamiento de

los individuos en las organizaciones.los individuos en las organizaciones.

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• Satisfacción en el Trabajo: Actitud general de un trabajador hacia su empleo.

• Compromiso con el trabajo: Mide el grado en el cual una persona se identifica psicológicamente con su trabajo y considera que su nivel de desempeño percibido es importante para valorarse a sí mismo.

• Compromiso organizacional: El grado en el cual un empleado se identifica con una organización en particular y con sus metas, y desea mantenerse en ella como miembro.

Tipos de actitudesTipos de actitudes

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Conciencia emocional de Conciencia emocional de uno mismo.uno mismo.

Autocontrol emocional.Autocontrol emocional.

Valoración adecuada de Valoración adecuada de uno mismo.uno mismo.

Transparencia.Transparencia.

Confianza en uno mismo.Confianza en uno mismo. Adaptabilidad.Adaptabilidad.

Logro.Logro.

Iniciativa.Iniciativa.

Optimismo.Optimismo.

Conciencia de Uno MismoConciencia de Uno Mismo AutogestiónAutogestión

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Empatía.Empatía. Liderazgo Inspirado.Liderazgo Inspirado.

Conciencia de la Conciencia de la organización.organización.

Influencia.Influencia.

Servicio.Servicio. Desarrollo de los demás.Desarrollo de los demás.

Catalizar el cambio.Catalizar el cambio.

Gestión de los conflictos.Gestión de los conflictos.

Trabajo en equipo y Trabajo en equipo y colaboración.colaboración.

Conciencia SocialConciencia Social Gestión de las RelacionesGestión de las Relaciones

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Perfiles de Cargo

También llamados Descripción de Cargos y/o Puestos o Perfiles de Cargo. Y expresa el conjunto de tareas, actividades y responsabilidades que exige el desempeño de un cargo o puesto de trabajo.

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Competencias a desarrollar para atender al público Competencias a desarrollar para atender al público con excelencia con excelencia

CalidadCalidadPersonalPersonal

Calidad Calidad en las relacionesen las relaciones interpersonalesinterpersonales

Calidad en elTrabajo

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AutoestimaAutoestima Motivación al logroMotivación al logro Actitud positivaActitud positiva Visión integrada de sí mismoVisión integrada de sí mismo Ética y compromisoÉtica y compromiso

Calidad Calidad PersonalPersonal

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Comunicación asertivaComunicación asertiva Trabajo en equipoTrabajo en equipo Manejo de relaciones Manejo de relaciones

interpersonales adecuadasinterpersonales adecuadas ProactividadProactividad Liderazgo positivoLiderazgo positivo

Calidad Calidad en las relacionesen las relaciones interpersonalesinterpersonales

Page 19: Imagen y efectividad institucional

Motivación hacia el trabajoMotivación hacia el trabajo Actitud positiva hacia el públicoActitud positiva hacia el público Atención efectiva al cliente interno y externoAtención efectiva al cliente interno y externo Capacidad de trabajo bajo presiónCapacidad de trabajo bajo presión Flexibilidad y adaptación a los cambios Flexibilidad y adaptación a los cambios

organizacionalesorganizacionales Orientación a resultadosOrientación a resultados

Calidad de Calidad de TrabajoTrabajo

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Formación de la Imagen Institucional

La imagen organizacional, es el retrato mental (imagen) que tienen todos los públicos o comunidad de la organización; es la idea global que tienen sobre sus productos/servicios, sus actividades o conducta de sus trabajadores.

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ComunicaciónComunicación

En el proceso de comunicación existe una En el proceso de comunicación existe una fuente, que es el fuente, que es el emisor emisor del mensaje, y existe del mensaje, y existe un un receptorreceptor del mismo. Sin embargo, para que del mismo. Sin embargo, para que haya una verdadera comunicación debe haber haya una verdadera comunicación debe haber la la retroalimentaciónretroalimentación, en donde el emisor , en donde el emisor simultáneamente está recibiendo diversos simultáneamente está recibiendo diversos mensajes del receptor.mensajes del receptor.

Page 22: Imagen y efectividad institucional

ComunicaciónComunicaciónCuando necesitamos comunicarnos con los Cuando necesitamos comunicarnos con los demás y queremos asegurarnos que nuestro demás y queremos asegurarnos que nuestro mensaje sea bien recibido, es necesario conocer mensaje sea bien recibido, es necesario conocer nuestras habilidades y también conocer nuestras habilidades y también conocer aspectos del receptor del mensaje. Luego aspectos del receptor del mensaje. Luego podremos escoger el o los medios de podremos escoger el o los medios de transmisión.transmisión.

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Técnicas para una Técnicas para una Comunicación EfectivaComunicación Efectiva

1.1. Tener una idea concretaTener una idea concreta2.2. Organizar las ideasOrganizar las ideas3.3. Hablar con sencillez y naturalidadHablar con sencillez y naturalidad4.4. Ser concisoSer conciso5.5. Ser directoSer directo6.6. Tono adecuado de vozTono adecuado de voz7.7. Postura y gestos naturalesPostura y gestos naturales8.8. Tener sentido de oportunidadTener sentido de oportunidad9.9. Expresar sentimientosExpresar sentimientos

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Barreras en la ComunicaciónBarreras en la Comunicación

1.1. Barreras físicasBarreras físicas

2.2. Barreras fisiológicasBarreras fisiológicas

3.3. Barreras de códigoBarreras de código

4.4. Barreras psicológicasBarreras psicológicas

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La Comunicación en la Atención al Cliente

Comunicando mensajes claros Para prestar una buena atención al público debemos ser efectivos enviando y recibiendo mensajes claros.

ENVIAR MENSAJESCLAROS

Comprende:

Saber qué es lo que usted quiere decir. Decidir dónde y cuándo es el momento apropiado

para decirlo. Juzgar cómo decirlo. Expresarlo en forma simple. Hablar con claridad. Mirar a los ojos. Analizar las respuestas de las personas para

detectar signos de confusión, irritabilidad, aceptación.

Usar lenguaje apropiado. Cerciorarse de lo que usted dice es coherente con la

forma en que lo dice (No decir que lo lamenta con un gesto de furia).

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La Comunicación en la Atención al Cliente

ASPECTOS BÁSICOS

DEL LENGUAJECORPORAL

Contacto visual.

Expresiones faciales.

Postura y movimientos del cuerpo.

Gestos con las manos.

Contacto físico.

Distancia física.

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La Comunicación en la Atención al Cliente

LA HABILIDAD PARA

RECIBIR MENSAJES

Incluye:

Deshacerse de recuerdos y sentimientos previos, como consecuencia de la persona anterior, de la misma persona en otra ocasión, de un compañero, del jefe o por un problema personal.

Escuchar activamente. Aclarar dudas en caso de no estar seguro

respecto a lo que se dice. Tratar de detectar los sentimientos que

están detrás de las palabras. Liberarse de los prejuicios y suposiciones. Recordar que si escuchamos algo con lo cual

disentimos será demasiado fácil desconectarnos o enojarnos. Cuando nos volvemos críticos o cuando comenzamos a planificar nuestro contraataque probablemente ya no estemos atendiendo el mensaje.

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La Comunicación en la Atención al Cliente

ASPECTOS BÁSICOS

DEL TONO DE LAVOZ

Énfasis.

Pausas.

Velocidad.

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LA RESPONSABILIDAD POR EL CLIENTE O USUARIO

A x P x T

AUTOCONTROL, para mantener la calma ante un comentario agresivo o molesto de un cliente o usuario difícil.

PACIENCIA, para buscar el momento adecuado a fin de comunicarse en busca de una solución de su problema.

TACTO, para expresarse de la mejor forma, siendo amigable y cortés con el cliente o usuario.

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MANEJO DE LAS QUEJAS

Pautas para el manejo de las quejas Perciba los sentimientos de la persona y escuche con atención. Recopile todos los datos y detalles. Acepte la responsabilidad, no se desentienda.Averigüe qué es lo que la persona quiere, determine qué puede hacer y hágalo pronto; si hay cosas que no puede hacer, dígalo y explique por qué. Piense en cómo brindar ese “Algo Más”. No importa cuánto lo provoquen, no discuta con el público.Cerciórese de que la persona queda satisfecha y agradézcale por haberle hecho notar el problema.Piense en lo que usted (o su equipo) pueden aprender de la experiencia negativa y cómo pueden evitar que se repita.Comuníquese, si fuese apropiado, con la persona en una fecha posterior, para averiguar sobre las experiencias actuales del mismo o sobre los productos o servicios que usted le provee.

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MANEJO DE LAS QUEJAS

Aunque usted no debe interrumpir al público mientras se desahoga, debe hacerles saber que los está escuchando atentamente. Haga estas tres cosas mientras ellos exponen sus razones: Asiente frecuentemente con la cabeza.Diga “ajá”, de vez en cuando.Mantenga contacto visual.

NO TOME ESTAS SITUACIONES COMO ALGO PERSONAL, ASÚMALAS COMO UNA EXPERIENCIA

PROFESIONAL.

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LA COMUNICACIÓN EN LA CONSTRUCCIÓN DE LA IMAGEN

ORGANIZACIONAL

La comunicación es un instrumento de gestión por medio del cual toda forma de comunicación interna y externa conscientemente utilizada, está armonizada tan efectiva y eficazmente como sea posible, para crear una base favorable para las relaciones con los públicos de los que la organización depende o sirve.

Por tanto, la comunicación determina la imagen organizacional, como conjunto de significados por lo que se

conoce un objeto (la organización) y a través del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan.

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CALIDAD DE SERVICIO Y ATENCIÓN AL PÚBLICO

LA CALIDAD ES LA MEDIDA DE LA DIMENSIÓN EN QUE UNA COSA,

SATISFACE UNA NECESIDAD, RESUELVE UN PROBLEMA O AGREGA VALOR PARA

ALGUIEN.

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LA ATENCIÓN AL PÚBLICO

La Atención al Público es una combinación de habilidades y experiencias que crean en la persona que recibe el servicio, una percepción total de la disposición que le hemos prestado.

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LA ATENCIÓN AL PÚBLICO

Page 36: Imagen y efectividad institucional

LOS TRECE PRINCIPIOS DE LA ATENCIÓN AL PÚBLICO

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LOS TRECE PRINCIPIOS DE LA ATENCIÓN AL PÚBLICO

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LOS TRECE PRINCIPIOS DE LA ATENCIÓN AL PÚBLICO

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¿QUIÉNES SON NUESTROS CLIENTES O USUARIOS?

Todo el conjunto de individuos que requieren y necesitan nuestros servicios.

Desde esta perspectiva es necesario aclarar que existen dos tipos de clientes:

Cliente o Usuario Interno

Cliente o Usuario Externo

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ELEMENTOS DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

El Procedimiento deAtención

El LadoPersonal

de laAtención

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ESTILOS DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

ESTILO 1: EL FRIO

Este estilo tiene entre las siguientes características: Aspecto Humano: Insensible, Impersonal, Desinteresado y desatento.

Aspecto Procedimental: Desorganizado, Inconsistente, Lento y Confuso.

Page 42: Imagen y efectividad institucional

ESTILOS DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

•Estilo 2: EL ROBOT

ESTILO 2: EL ROBOT

Las características más resaltantes de este estilo son: Aspecto Humano: Insensible, Impersonal, Desinteresado y Desatento.

Aspecto Procedimental: Organizado, Consistente, Rápido y Claro.

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ESTILOS DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

ESTILO 3: EL SIMPATICO

Este estilo lo podemos caracterizar de la siguiente forma: Aspecto Humano: Sensible, Personal, Preocupado, Cálido y Atento.

Aspecto Procedimental: Desorganizado, Inconsistente, Lento y Confuso.

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ESTILOS DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE

ESTILO 4: SERVICIO DE CALIDAD

Las características más resaltantes de este estilo son: Aspecto Humano: Sensible, Personal, Preocupado, Cálido y Atento.

Aspecto Procedimental: Organizado, Consistente, Rápido y Claro.

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ÉTICA ORGANIZACIONAL

La ética constituye el fundamento de la clase de persona o trabajador que somos y de la clase de organización que representamos.

La reputación de una firma, organización o institución es un factor primario en todas sus relaciones comerciales o públicas.

Page 46: Imagen y efectividad institucional

La La ÉTICAÉTICA bajo bajo

El Principio De BeneficenciaEl Principio De Beneficencia

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EL PRINCIPIO DE

BENEFICENCIAConsiste enREALIZAR

BIEN UNA ACTIVIDAD

HACER EL BIEN A OTROS

LA ÉTICA DEL TRABAJADOR(Bajo el principio de beneficencia)

Lo que supone

SER EFICIENTE

SER COMPETENTE

SER DILIGENTE

SER RESPONSABLEPorque se requiere

preparación y formación

Cuando se realiza bien el

trabajo

Al tener cuidado, atención, agilidad y exactitud

Al asumir las consecuencias de lo que se hace ante los

demás

Page 48: Imagen y efectividad institucional

POSEE UN CUERPO DE CONOCIMIENTOS

FORMACIÓN

TIENE AUTORIDAD RECONOCIDA

CONOCIMIENTO SUPERIOR

DE UNA DETERMINADA MATERIA

COMPROMISO VOCACIONAL

PERSIGUE LA MEJORA DE

LA VIDA HUMANA Y

LOS OBJETIVOS DE

LA PROFESIÓN

SE RIGE BAJO POR UNCÓDIGO ÉTICO

SUPONE EL AUTOCONTROL

COMO BASE DEL

COMPORTAMIENTO PROFESIONAL

ELEMENTOS DE LA PROFESIÓN

CULTURA PROFESIONAL

CONJUNTO DE BUENAS PRÁCTICAS

PROFESIONALES

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Page 49: Imagen y efectividad institucional

LA ÉTICA EN LA ORGANIZACIÓN

LAS RESPONSABILIDADES SOCIALES ORGANIZATIVAS

ECONÓMICAS LEGALES ÉTICAS DISCRECIONALES

SUPONEN AYUDAR A

SOLUCIONAR PROBLEMAS

SOCIALES

EFICIENTES EN LA PRODUCCIÓN

DE BIENES O EN LA PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

LEYES BAJO LAS QUE OPERAR

FORMAS DE COMPORTAMIENTO

(HONRADEZ, JUSTICIA, AYUDA AL

DESARROLLO)

DETERMINADAS ÁREAS DEMANDADAS POR LA SOCIEDAD

(NSERCIÓN, CUIDADO DEL AMBIENTE, FORMACIÓN )

Page 50: Imagen y efectividad institucional

LA ÉTICA EN LA ORGANIZACIÓN

RAZONES PARA UNA ORGANIZACIÓN O INSTITUCIÓN ÉTICA:

Se sientan las bases para la confianza, la honradez y la justicia .

Fomenta el compromiso de los trabajadores – La organización se hace más dinámica.

Aumenta su credibilidad social ya que satisface las necesidades de todos.

Fortalece su imagen institucional.

“La ética no soporta la incoherencia. No se puede hacer una cosa y decir lo contrario.”

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LA ÉTICA DEL TRABAJOLA ÉTICA DEL TRABAJO

El Clima Organizacional y las Relaciones Laborales

ELEMENTOS QUE NO CONTRIBUYEN A UN COMPORTAMIENTO ÉTICO

Puesto inferior a las capacidades del trabajador.

Fomento de actitudes individualistas e insolidarias.

Excesiva segmentación del trabajo en parcelas independientes.

Temporalidad e inestabilidad en el empleo.

Falta de expectativas de promoción o de desarrollo de la carrera profesional.

Imposibilidad de participar en las decisiones.

Tareas repetitivas, monótonas, peligrosas o penosas.

Retribución inadecuada a la productividad (o servicio), horario y esfuerzo.

Page 52: Imagen y efectividad institucional

LA ÉTICA DEL TRABAJOLA ÉTICA DEL TRABAJOEl Clima Organizacional y las Relaciones Laborales

ELEMENTOS QUE SÍ CONTRIBUYEN A UN COMPORTAMIENTO ÉTICO

Existencia de un ambiente abierto en el que los empleados puedan expresar libremente sus

puntos de vista con respeto a su conciencia individual.

Desarrollo de un procedimiento efectivo de quejas para que los empleados puedan ser

escuchados de una manera directa y justa.

Presencia de un amplio concepto de responsabilidad social que asegure que los

trabajadores tengan interés por la actuación social de la organización.

Mejora del contenido del trabajo e implantación de un plan de prevención en materia de

seguridad e higiene.

Diseño de planes específicos de formación y de carreras profesionales.

Existencia de canales de comunicación ascendente, descendente y vertical.

Revisión de los mecanismos de retribución y de promoción dentro de la organización.

Page 53: Imagen y efectividad institucional

Los bienes internos y los bienes externos

LA ÉTICA DEL TRABAJOLA ÉTICA DEL TRABAJO

Los bienes internos de la actividad laboral, son los objetos que se producen o los servicios que se intentan prestar.

Los bienes externos de la actividad laboral, son el dinero, el poder o el prestigio que se puede conseguir a través del trabajo bien hecho.

Ambos son buenos y necesarios. El problema es cuando se invierte el orden jerárquico y se le da más

importancia a los segundos que a los primeros

•¿De qué forma los bienes externos pueden acabar corrompiendo la ética de un profesional?

REFLEXIONA…

•¿Qué te sugiere esta figura?

Page 54: Imagen y efectividad institucional

LA MOTIVACIÓN POR EL TRABAJO BIEN HECHOLA MOTIVACIÓN POR EL TRABAJO BIEN HECHO

Teoría de la Pirámide o Jerarquía de necesidades de Maslow

Al satisfacer la necesidad, se subirá un escalón y tratará de satisfacer la necesidad siguiente.

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Teoría de los dos factores de Herzberg

LA MOTIVACIÓN POR EL TRABAJO BIEN HECHOLA MOTIVACIÓN POR EL TRABAJO BIEN HECHO

Factores de higiene: están relacionados con el propio puesto de trabajo y hacen referencia al tratamiento que las personas reciben en el mismo.

Factores de satisfacción: están relacionados con el contenido del trabajo.

La política de la empresa o institución. Las condiciones físicas de trabajo. El salario. Las relaciones interpersonales. Las normas de organización y supervisión.

La responsabilidad. El sentido de pertenencia a una organización. La posibilidad de ser creativo. El reconocimiento. El desarrollo de un trabajo interesante. Cierto control sobre el ritmo del trabajo.

Page 56: Imagen y efectividad institucional

TÉCNICAS PARA LA MOTIVACIÓN LABORALTÉCNICAS PARA LA MOTIVACIÓN LABORAL

Permitiendo a los empleados un

mayor grado de responsabilidad

en el desempeño de su actividad

laboral

Son las gratificaciones que se dan a

aquellos empleados que

realizan su trabajo de forma notable

Afirmar que lo que la persona es y lo que hace es importante

Ofrecer numerosas razones creíbles de lo que hay que hacer, cómo hay que hacerlo y por qué hay que hacerlo

Enriquecimiento del puesto de

trabajo

Incentivos Felicitaciones Argumentos

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Por su amable atención.Por su amable atención.¡Muchas Gracias!¡Muchas Gracias!