IMPLEMENTAR APPS PERSONALIZADAS
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GUÍA PARA IMPLEMENTAR APPS PERSONALIZADAS EN SEMANAS CON METROPOLIS STUDIOS
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GUÍA PARA IMPLEMENTAR
APPS PERSONALIZADASEN SEMANAS
CON METROPOLIS STUDIOS
2 Guía para implementar apps personalizadas en semanas
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OINTRODUCCIÓNCuando su negocio empieza a crecer o experimenta cambios,
puede parecer que el control se le escapa de las manos. La presión
se ve incrementada en los procesos, la gente y el margen de
beneficio.
¿Cómo puede asegurarse de que su equipo tiene acceso a apps
empresariales que realmente le ayudarán a conseguir resultados
satisfactorios? La respuesta pasa por crear sus propias apps
personalizadas. Después de todo, ¿hay alguien que conozca
mejor su negocio que usted? Por supuesto que no.
CASO PRÁCTICOEn esta guía hacemos referencia al caso de Metropolis Studios.
Haremos un repaso a las seis semanas en las que pasaron de
tener un negocio con unas pérdidas de un millón de libras al año
a disfrutar de una rentabilidad sostenible. Y el elemento esencial
de esta transformación fueron las apps personalizadas, creadas
con la plataforma de FileMaker.
Mediante este caso mostraremos cómo cualquier pyme puede
transformar verdaderamente todos los elementos de su negocio
(desde el departamento administrativo hasta el de atención al
cliente) en muy pocas semanas. ¡En serio!
3 Guía para implementar apps personalizadas en semanas
ASÍ ES CÓMO LO HICIERON1. Identificaron las necesidades de cada
departamento
2. Crearon una estrategia de apps personalizadas
3. Determinaron cuáles eran sus sistemas y fuentes de datos con los que contaban
4. Desarrollaron, probaron e implementaron las apps personalizadas
5. Establecieron un enfoque de desarrollo repetitivo para conseguir mejoras constantes
ACERCA DE METROPOLISMetropolis Studios es una pequeña y mediana empresa (PYME), con todas las necesidades y los procesos típicos de las empresas de su tamaño. También es el estudio de grabación, masterización, producción y creatividad independiente más grande de Europa. En sus 25 años de historia ha visto nacer entre sus paredes música de artistas de la talla de Michael Jackson, Rolling Stones, Adele, Amy Winehouse, Lana del Rey, U2, Rihanna y muchos otros.
Con sede en una antigua estación eléctrica para trenes, el 50 % de los éxitos de ventas del Reino Unido han salido de las manos de sus ingenieros de sonido, dentro de su edificio catalogado como "Central Eléctrica" de Grado II del oeste de Londres.
HECHOS CLAVE• Una nueva estrategia, basada en apps
personalizadas, ayudó a dar un giro al negocio
• La decisión de implementación llevó sólo seis semanas
• Las apps personalizadas se crearon para dar respuesta a las necesidades específicas del negocio
• El coste de la implementación fue de aproximadamente un cuarto de lo que costaba la licencia SAP anterior.
• El coste de la licencia anual de FileMaker es de aproximadamente el 5 % de la del sistema anterior.
• Metropolis es ahora rentable; antes presentaba unas pérdidas de cerca de un millón de libras al año.
Guía para implementar apps personalizadas en semanas4
EL/L
AFO
ND
O
EPIFANÍA DE METROPOLIS: USO DE APPS PERSONALIZADASHoy, Metropolis Studio es una empresa rentable. Pero hace menos
de dos años la empresa presentaba pérdidas de cerca de 1,1 millones
de libras al año. ¿Qué ha cambiado?
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Con la firme decisión de que tenían que frenar
de inmediato las pérdidas, el equipo de gestión
empezó el giro que pretendían dar buscando
formas de mejorar las operaciones, comenzando
por el departamento administrativo.
Para la gestión de los aspectos administrativos
de Metropolis, el equipo manejaba software
inflexible y poco modulable, como es Microsoft
Excel y Microsoft Access. Con numerosas hojas de
cálculo circulando de un lado a otro, la confianza
en la precisión de los datos era baja, cosa que
complicaba la toma de decisiones importantes.
Lo que Metropolis necesitaba era una solución
administrativa especializada que centralizara las
cifras y todo lo dispusiera alineado. La plataforma
que se eligió para ello fue la Planificación de
Recursos Empresariales (ERP) SAP Business One.
A veces está bien echarle la culpa a las
herramientas: una vez implementado, enseguida
se hizo evidente que el sistema no se ajustaba
a las necesidades de una pequeña y mediana
empresa como Metropolis. SAP Business One era
simplemente demasiado complejo y requería
un excesivo compromiso por parte del equipo
administrativo. La introducción de datos
resultaba un proceso tosco y lento, y obtener
informes útiles era una tarea casi imposible. Para
lidiar con la situación, Metropolis invirtió en la
contratación de especialistas en introducción
de datos para hacerse cargo de las tareas de
introducción de la información en Business One.
La empresa no solo no se había deshecho de
los problemas iniciales, sino que ahora tenía
más. Después de invertir incontables horas y
cantidades de dinero importantes en la aplicación
de SAP, en Metropolis se dieron cuenta de
que necesitaban explorar apps personalizadas
para satisfacer mejor sus necesidades.
"Toda la empresa se encargaba de introducir información en lo que realmente era una caja
cerrada. No sacábamos ningún provecho de ello. Parecía como si la empresa estuviera trabajando en un paquete de software. No podíamos obtener información básica como cuál era el nivel de ocupación de nuestros estudios o cuáles eran los clientes que mejor pagaban."
UN VISTAZO A LAS CIFRAS
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
Personas, proceso y beneficio: simple y sencillo
Oli Sussat, director de Marketing, Comunicaciones
y Tecnología de Metropolis, necesitaba una
solución alternativa que cumpliera con todos los
criterios empresariales de Metropolis (sin dejar
a la empresa en quiebra).
Buscar las respuestas "obvias": lo primero a lo
que debía hacer frente Sussat era el hecho de
que en ese momento ningún integrante de la
organización estaba dispuesto a pasar por un
periodo de transición y cambio. La aplicación de
SAP no funcionaba, pero la solución de volver
a implantar y formar al personal parecía todavía
peor. Sussat sabía que tenía que encontrar una
solución cuyo aprendizaje, funcionamiento e
implementación fueran fáciles y sencillos. Como
afirmó, necesitaba una plataforma en la que
fuera posible "fabricar el avión y hacerlo volar
al mismo tiempo".
Sussat revisó el software existente en esos
momentos en Metropolis para comprobar si
era posible modificar o expandir algo a fin de
satisfacer las necesidades del departamento
administrativo. Descubrió que un pequeño
departamento estaba usando una app personalizada
de FileMaker, y se dio cuenta de que no se estaba
sacando provecho de todo su potencial. Este fue
el germen de una idea que finalmente hizo que la
empresa pasara de tener pérdidas de un millón
de libras a convertirse en una empresa rentable.
La tecnología a su servicio: Sussat se dirigió
a la Junta General para realizar una serie de
recomendaciones fundamentadas en FileMaker.
Su idea era crear una aplicación administrativa
personalizada mediante la nueva plataforma
FileMaker 14 que resultase exitosa y que pudiera
sustituir al fallido sistema SAP.
La idea inicial era gestionar y reestructurar
todas las necesidades de Metropolis, pero
ni siquiera Sussat pudo predecir que esto
se conseguiría en menos de seis semanas,
desde el momento en que la idea fue
aprobada hasta su implementación.
SEMANA UNO
SEMANA DOS
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LECCIÓN CLAVE: Utilizar una
app personalizada puede resultar
muy enriquecedor, tanto para un
departamento en concreto como para
todo el conjunto de la empresa. Con ello
se garantiza que los procesos complejos
pueden conectarse de una manera simple,
que pueden registrarse los indicadores
de negocio más importantes y que el
dinero se emplea en funciones que solo
aportan valor.
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"Vale, imaginemos que pudiéramos hablar con un cliente en una pantalla y acceder a un resumen
general de toda su información: todas las veces que nos hemos comunicado, todos los trabajos que han reservado y realizado con nosotros y cuánto dinero nos han aportado. ¿Tienen una nueva reserva ya hecha? Si no es así, podríamos echar un vistazo a toda esa información y realizar suposiciones basadas en su contacto anterior para ver si volverían a reservar con nosotros. No necesitamos imaginar nada más."
Comprendiendo que la ayuda del personal
sería esencial para alcanzar el éxito, Sussat se
dirigió a cada uno de los miembros del equipo
del departamento administrativo. Frente a ellos,
en vivo, creó pequeñas funciones y pequeños
procesos en la Plataforma FileMaker.
Colaboración exitosa: secundado por sus
compañeros, el equipo comenzó a utilizar una
app personalizada. Los directores administrativos
explicarían que con el sistema actual con el que
contaban, una tarea específica podría suponer
cinco horas de trabajo. Profundizando en lo que
se debía conseguir y cómo la información debía
fluir, Sussat diseño un sistema simplificado y
creó una app personalizada de FileMaker que
incrementase notablemente el rendimiento
del departamento. Esas tareas de cinco horas
se convirtieron en trabajos de media hora.
Enseguida el departamento quedó convencido.
LECCIÓN CLAVE: Los negocios
pueden ofrecer resistencia al
cambio. En un entorno con mucha
presión, la inercia manda. La gente
prefiere permanecer en su zona de
confort antes que asumir riesgos.
Para reducir el miedo al riesgo, es
importante incluir a los usuarios finales
en el proceso de selección, así como
asegurarse de que tienen aportaciones
adecuadas para que puedan obtener
beneficios tangibles de la solución final.
Tanto si está utilizando un desarrollador
de terceros como si está trabajando
por su cuenta, asegúrese de que
se comparte tiempo in situ con el
personal. para realizar la auditoría
inicial del negocio. Debe conseguirse
un buen equilibrio entre el hecho
de dejar que el proyecto crezca
de manera eficiente y la solicitud
de opiniones y comentarios a los
miembros del personal, quienes serán
sus partes interesadas principales.
Así, puede utilizar una plataforma de
desarrollo maleable, como FileMaker,
para crear mejores soluciones finales
y apps personalizadas, al mismo
tiempo que permite que el proyecto
se mueva y desarrolle de manera
rápida, lo que será beneficioso para
su negocio en todos los aspectos.
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
La implementación fue sencilla con FileMaker
Una vez conseguida la aprobación de la
idea de seguir una estrategia de apps
personalizadas, Sussat debía hacer esta
idea realidad. Gracias a la flexibilidad
para desarrollar apps personalizadas
mediante el método "hágalo usted mismo",
o a través de un socio de FileMaker,
Metropolis disponía de una gran variedad
de opciones. Sussat decidió crear su app
personalizada de FileMaker por él mismo.
"Simplifíquelo todo y haga algo que la gente disfrute haciéndolo. Y en los momentos en
los que no sea así (los momentos repetitivos y aquellos que suponen quebraderos de cabeza), deje que sea el sistema el que lo haga."
Creación de una app personalizada desde
cero: Sussat no tenía formación formal en TI;
solo contaba con un profundo entusiasmo
por la tecnología. Con una pequeña ayuda
técnica por parte del equipo de TI, junto con
el sinfín de recursos de formación en línea,
fue capaz en sólo seis semanas de crear
una app personalizada que satisfacía
todas y cada una de las necesidades del
departamento administrativo. El equipo
administrativo desempeñó un papel
importante en el proceso de desarrollo,
pues contribuyó invirtiendo tiempo y
aportando su extenso conocimiento de
la empresa y sus procesos. Ellos eran los
más indicados para crear los requisitos
y flujos de trabajo, mientras Sussat
proporcionaba sus aptitudes recientemente
perfeccionadas para desarrollar software.
Las aplicaciones fueron creadas por TI, y las
probaron los equipos que posteriormente
harían uso de ellas. Tomemos por ejemplo
una tarea que requiera el envío de datos
a un organismo regulador. El miembro
del personal informó que le llevaría
aproximadamente seis semanas al año
proporcionarles toda la información que
necesitaban. Una vez conocedor de todo el
proceso, Sussat dedicó un fin de semana
a crear una app personalizada y
posteriormente se sentó con dicho miembro
del personal durante una hora para probar
y perfeccionar la app. ¡Ahora el mismo
proceso se realiza en tan sólo una hora!
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SEMANAS TRES Y CUATRO
9 Guía para implementar apps personalizadas en semanas
La puesta en marcha
Las apps personalizadas de FileMaker
se hicieron cargo de todas las
necesidades en materia de facturación,
crédito y finanzas de Metropolis que
se controlaban con SAP Business One,
de forma que se adaptó perfectamente
a la estructura empresarial de la
organización. Tras sólo unos días
utilizando las nuevas apps personalizadas,
los miembros del equipo de Metropolis
se dieron cuenta rápidamente del
potencial que tenía FileMaker para
tener una enorme influencia en el
resto de áreas de la empresa.
Ahora FileMaker está presente en tantas
áreas diferentes de Metropolis que
resulta virtualmente imposible tanto
para los trabajadores como para los
clientes externos no interactuar a diario
con el sistema. Además, esta interacción
resulta atractiva y divertida gracias a la
sencillez y facilidad de la plataforma.
SEMANAS CINCO Y SEISLECCIÓN CLAVE: Cuando se crea una unidad
de software empresarial, contar con un
desarrollador o con experiencia en TI pasa a un
segundo plano; la prioridad principal es ser capaz
de identificar los problemas. Con una plataforma
de desarrollo de apps personalizadas, resulta
increíblemente fácil empezar a crear apps
personalizadas que resulten brillantes y que
solucionen de inmediato los problemas de la
empresa. Aunque suene obvio, es necesario
conocer en profundidad los problemas que
se intentan solucionar y la forma más sencilla
de conseguirlo.
Empiece haciéndose algunas preguntas:
• ¿Qué problemas quiere solucionar?
• ¿Qué grupos de datos necesita aprovechar?
• ¿Qué correlación hay entre los datos y el
problema?
• ¿Cómo diseñaría un sistema para unir todos
esos datos?
Encontrar la respuesta a estas cuatro simples
preguntas le permitirán alcanzar el éxito de
manera rápida con la implementación de las
apps personalizadas tanto si inicia el desarrollo
por usted mismo como si confía en un
desarrollador de FileMaker para que cree las
soluciones.
Guía para implementar apps personalizadas en semanas10 Guía para implementar apps personalizadas en semanas
LA V
IDA
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ERTODO ESFUERZO TENDRÁ DESPUÉS SU RECOMPENSAEn solo unos pocos meses Metropolis se ha hecho con el
control total de todos los datos que entran y salen de la
organización, algo que no había sido capaz de hacer durante
un largo periodo de tiempo. La visibilidad de las operaciones
financieras fue primordial para el giro sufrido por la empresa.
"Si los artistas deciden llegar a las 3 de la mañana, podemos estar tranquilos de que habrá un estudio preparado y asignado.
Antes, el equipo de reservas no contaba con la información a mano. Ahora, incluso desde casa tienen la posibilidad de reservar un estudio a través de una app personalizada en el iPad."
Sussat y el equipo de Metropolis también cumplieron su deseo
de conseguir una alternativa más económica a SAP Business
One. El coste de la implementación fue de aproximadamente
un cuarto de lo que costaba la licencia de SAP, mientras que el
coste de la licencia anual de FileMaker es de aproximadamente
solo el 5 % de la del sistema anterior. Ahora Metropolis es
rentable, mientras que antes de la puesta en funcionamiento
de las apps de FileMaker presentaba unas pérdidas de cerca
de un millón de libras al año.
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Decisiones empresariales inteligentes
NEGOCIO Y SOFTWARE EN PERFECTA ARMONÍAActualmente Metropolis saca provecho a
muchas de las funciones que ofrece FileMaker.
Entre estas se incluyen rápido acceso a las
apps de FileMaker desde navegadores móviles
a través de FileMaker WebDirect, de manera
que así los usuarios pueden interactuar con
una aplicación de FileMaker no solo en el Mac
o el PC, sino también desde una variedad
de tabletas Apple, Android y Windows. Si
los clientes de Metropolis llevan sus propios
dispositivos al estudio, pueden conectarse
fácilmente con los sistemas que necesitan.
LECCIÓN CLAVE: El valor para empezar
es una de las mayores barreras a las que
se enfrenta un proyecto de desarrollo de
FileMaker, pero si se puede imaginar, se
puede hacer. Tanto si se trata de teclear
en un sistema de manera remota en la calle
desde una tableta u ordenador portátil
como de catalogar de forma automática
transformando la cámara del iPad en un
lector de código de barras, no hay nada
imposible.
Los beneficios de las apps personalizadas
de FileMaker van más allá de simplemente
un ahorro de tiempo para los empleados.
La facilidad de desarrollo supone que
también pueden evolucionar según las
necesidades. Comuníqueles esto de manera
efectiva a sus empleados y clientes y
empezarán a comportarse como asesores
para su empresa. Encontrarán más usos
para las apps personalizadas dentro Hágalo
bien y podrá ver cómo la rentabilidad y el
éxito empresarial aumentarán de manera
exponencial. ¡Fíjese en Metropolis!
Al enlazar FileMaker con muchas de sus
operaciones diarias, Metropolis ha creado
un sistema mejor, más rápido, más ágil e
inherentemente más sencillo de actualizar
que el antiguo sistema SAP o lo que hubiera
anteriormente.
La capacidad para personalizar rápida y fácilmente
la funcionalidad, el aspecto y la percepción de
las aplicaciones de FileMaker es lo que la que
convierten en la plataforma ideal no solo para
las pymes en el espacio creativo, sino para todo
tipo de organizaciones que buscan cambiar
su forma de gestionar y hacer negocio.
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En tan solo seis semanas, Oli Sussat y el equipo de Metropolis
Studios hizo uso de la plataforma FileMaker para crear una app
personalizada que volvería a definir su negocio. Tras haber sufrido
pérdidas anuales de más de un millón de libras, la empresa ha
alcanzado el punto de equilibrio y ahora ya es rentable.
Una vez identificadas las necesidades del negocio, y tras crear
después una app personalizada para abordarlas, han sido capaces
de cambiar de forma radical la forma de funcionamiento de la
empresa. Ahora, con FileMaker, Metropolis Studios cuenta con
la plataforma necesaria para un crecimiento sostenible.
PÓNGASE EN CONTACTO CON FILEMAKER...Si desea obtener más información acerca de cómo una app personalizada
puede ayudar a su negocio, siempre hay un equipo de FileMaker
dispuesto a ayudarle.
Puede ponerse en contacto con nosotros a través de:
correo electrónico: [email protected]
web: www.filemaker.com/uk/appsinweeks
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