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La Necesidad de Controlar la Programación de Proyectos José Raul Fernández Pantaleón

joseraulfdezp@gmail.com

Estudiante de la asignatura Planeación, Programación y Control de Proyectos.

Maestría de Administración de la Construcción (MAC), INTEC

(Instituto Tecnológico de Santo Domingo)

Departamento de Ingeniería

RESUMEN: Un proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un objetivo específico mediante una serie especial de actividades

interrelacionadas y la utilización eficiente de recursos. Un proyecto debe contar con un equipo de programación y control

que se encargue de llevar el seguimiento tanto en tiempo como en dinero del proyecto.

PALABRAS CLAVES: Proyecto, control, seguimiento, tiempo.

ABSTRACT: A project is an effort aimed at achieving a specific objective through a special series of interrelated activities

and the efficient use of resources. A project must have a programming and control that is responsible for bringing monitoring

both time and money project.

KEY WORDS: Project control, monitoring, time.

Fecha de Publicación: martes 7 de abril, 2015.

Planeación, Programación y Control de Proyectos.

MAC, Trimestre Febrero/Abril 2015.

Prof. Derby González.

Instituto Tecnológico de Santo Domingo, INTEC.

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes

Los proyectos en gran escala por una sola vez han

existido desde tiempos antiguos; este hecho lo

atestigua la construcción de las pirámides de Egipto

y los acueductos de Roma. Pero solo desde hace poco

se ha analizado por parte de los investigadores

operacionales los problemas gerenciales asociados

con dichos proyectos.

El método el camino crítico tiene dos orígenes:

1-El método PERT (Program Evaluation and Review

Technique), desarrollado en 1957 para controlar los

tiempos de ejecución de las diversas actividades

integrantes de los proyectos especiales, por la

necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los

intervalos de tiempo disponibles.

2-El método CPM (Critical Path Method),

desarrollado en 1957 para controlar el

mantenimiento de proyectos de plantas químicas de

DuPont, buscando el control y la optimización de los

costos de operación mediante la planeación adecuada

de las actividades componentes del proyecto.

1.2 Proyectos en la actualidad

Una de las principales limitaciones que se presenta en la

gran mayoría de los proyectos son las limitaciones de tiempo,

limitaciones de recursos (humanos, materiales, equipos,

tecnología, entre otros), limitaciones económicas y por cambios

climáticos no esperados, en la mayoría de los casos el factor

tiempo en un proyecto se convierta en la causa de fracaso del

mismo. Por lo que hay que hacer uso de la gestión de proyectos

que es la disposición de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas, en las etapas de iniciación,

planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre porque la

que todo proyecto debe pasar con el fin de alcanzar las metas

que este propone.

Para el seguimiento y control es de suma importancia la

implementación de un método de programación especializado

que nos brinde la facilidad de ajustarse a los constantes

imprevistos a que se ve expuesta la ejecución del proyecto, que

se adecue a las características específicas y la magnitud de este.

Los retrasos en los proyectos de construcción son

proporcionalmente al aumento de los costos tanto para el

contratista como para el propietario.

2. DESARROLLO

2.1 Proyectos de construcción Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo de manera

temporal para crear un producto, servicio o resultado único

(Project Management Institude , 2004). Entonces, un

proyecto de construcción es un esfuerzo temporal donde

intervienes el uso de recursos de tiempo, materiales, humanos,

económicos y entre otros con la finalidad de alcanzar las metas

por las que la obra tomo vida.

Todo proyecto de construcción se conforma de cuatro etapas

fundamentales, las cuales se dividen en sub – etapas las cuales

van definidas según su naturaleza del proyecto. Las etapas

generales básicas son: 1) planeación (concepción de la idea),

que incluye el programa de necesidades, estudios preliminares,

alcance del proyecto y diseño conceptual del proyecto, 2) diseño

(pre – ejecución), que incluye el desarrollo del diseño,

documentos del contrato, la planeación y programación en

general antes de la ejecución y selección del equipo de, 3)

construcción (ejecución), que incluye la planeación de

construcción, ejecución y programación y control continuo de

la ejecución del proyecto, y 4) operación (post – ejecución)

donde se realiza la puesta en marcha, operación y

mantenimiento menor y restauración (Costo y Tiempo de

Edificaciones, Calos Suarez Salazar, Tercera Edición). Ver

grafica 2.1.

Grafica 2.1.

2

Primavera Project Planner

SureTrack Project

Manager

Open Plan Professional

Texim Project

Artemis Prestige

PerceptionStaff

Management System

MS Project

Project Scheduler

Opus Presto Entre otros

Cada actividad es un paso al progreso del proyecto y de

esta misma forma midiendo cada actividad a una escala de

tiempo definida se puede tener un control de la situación en la

que se encuentra el proyecto. Por lo que es necesario tener una

programación bien definida y elaborada para que en caso de

atrasos se pueda notificar con previo aviso.

2.2 Definición de la programación

La programación del proyecto es un calendario diseñado

para ayudar a estimar cuánto tiempo tomará un proyecto

en completarse. Se trata de una secuencia de actividades

que con el tiempo dará lugar a un proyecto terminado.

Este tipo de enfoque puede significar la diferencia entre

la inercia y la eficiencia o la ganancia y la pérdida.

(Project Schedule Estimating, Gilbert Manda, 1997)

La programación es la determinación de los tiempos para

las operaciones que abarcan el proyecto, la suma de los

tiempos constituye el tiempo total de determinación

(Antill and Woohear (1995), Metodo de la ruta crítica

y su aplicación en la construcción. Limusa Noriega

Editores, Mexico. Pag. 23)

Un programa es una tabla de tiempos para un plan y, por

consiguiente, no se puede establecer hasta que este se

haya desarrollado, consiste en determinar la duración de

cada actividad y estimar la duración total del proyecto.

Además la estimación de los tiempos puede determinarse

en base a tres factores, la experiencia, la cantidad de

trabajo a realizar y los recursos asignados (Banco

Interamericano de Desarrollo (1985) Proyctos de

desarrollo, tercera edición. Editorial Lumisa Pag.

144)

La programación del proyecto es crucial para la

organización y para la realización de proyectos

empresariales. La implementación de un programa

efectivo mantiene los proyectos en curso mediante el

establecimiento de plazos y parámetros presupuestarios

y ayuda a garantizar la calidad del producto terminado.

Comprender la importancia de la programación de los

proyectos y su papel en el desarrollo de proyectos

empresariales puede ayudar a los gerentes a completar

sus tareas de organización más eficientemente. (Project

Schedule Development, Planning the Timing and

Sequence of Project Activities, Melissa Hopkins)

La programación es la elaboración de tablas o graficas

que le indique los tiempos de terminación, iniciación y

por consiguiente la duración de cada una de las

actividades que forman el proceso en forma

independiente.

3. METODOS EMPLEADOS PARA PROGRAMAR

OBRAS DE CONSTRUCCION

Existen muchos métodos desarrollados a nivel internacional

para la programación, de entre ellos podemos mencionar dos:

método del camino crítico y el método de la cadena crítica.

El método el camino crítico se origina a partir de dos métodos

anteriores, el PERT y el CPM que son muy efectivos ya que su

implementación en un proyecto puede ayudar a disminuir el

tiempo de terminación del mismo como en el caso del uso PERT

en el proyecto POLARIS 1 de la armada estadounidense supuso

una reducción de plazo cercana al 40%, que es un tiempo

considerable si planteamos la estadísticas a un proyectos

similares.

El método de la cadena cítrica que se basa en la secuencia de

precedencia y terminales dependientes de recursos que evitan

que un proyecto al que se le dan recursos limitados pueda ser

completado en un tiempo menor. Si los recursos de un proyecto

estuviesen siempre disponibles en cantidades ilimitadas,

entonces la cadena crítica de un proyecto sería igual a su ruta

crítica.

3.1 Procesos básicos de programación

Toda programación se conforma de once procedimientos

fundamentales, las cuales se divides en sub – procedimientos.

Los procedimientos fundamentales son: 1) planeación y

programación, 2) red de actividades, 3) red de vencimientos

sucesivos, 4) compresión de la red (compresión múltiples de

red), 5) limitaciones en la ejecución de proyectos, 6) matriz de

elasticidad, 7) programación de recursos, 8) ejecución y control

del proyecto, 9) ejecución y control de procesos, 10)

procedimientos de evaluación y 11) métodos alternos. Ver

grafica 2.2.

4. IMPORTANCIA DE LA PROGRAMACION DE

PROYECTOS DE CONSTRUCCION

Dentro de cada proyecto existe una serie de actividades que

no tienen holgura de tiempo para su realización, a estas

actividades hay que llamarlas actividades críticas. Es de suma

importancia porque a estas actividades sin dejar a un lado las

otras se le debe dar un seguimiento o control constante ya que

si algunas de ellas no se ejecuta en el tiempo programado

significar un retraso seguro en el programa de trabajo y del

mismo modo alargar la fecha de término del proyecto.

Una vez definida la ruta crítica definitiva del proyecto al

programador se le deberá suministrar información diaria

concisa y precisa sobre el avance de las actividades para llevar

el control y avance del proyecto.

Existen software que habitualmente se usan en el mundo para la

programación y control, aunque muchas las herramientas para

este fin que harán falta mencionar:

Software de programación y control

Planeación y programación

Red de actividades

Red de vencimientos

sucesivos

Compresión de la red

Limitaciones en la ejecución de

proyectos

Matriz de elasticidad

Programación de recursos

Ejecución y control del proyecto

Ejecución y control de procesos

Procedimientos de evaluación

Métodos alternos

3

Los más usados en la actualizar son:

-Primavera Project Planner.

-MS Project.

-Opus.

-Presto.

5. CONTROL DE EJECUCIÓN DE OBRA

El efecto del tiempo ganado o perdido en cualquier actividad

se refleja en muchas otras partidas de la obra. Por tanto, es

necesaria una frecuente revisión, cuando el programa de avance

en todas las actividades no conserva su precisión. Sin embargo,

Merrit (1985) menciona que:

“…la revisión formal de todo el programa de avance con

frecuencia se considera innecesaria, debido a que la

dependencia del contratista con respecto al programa es

sustituida por su familiaridad con las operaciones principales y

con los factores físicos, de tal manera que llega a conocer

cuándo y qué debe hacer”.1

Por la realidad que se vive en nuestro país y el tipo de conciencia

que se ha creado a lo largo de la formación de la personalidad

dominicana, se recomienda estar en todo momento pendiente de

cada taller abierto que maneja la obra o proyecto, se ha

demostrado que un buen porcentaje del personal que se dispone

para trabajar en las obras de construcción, realiza un mejor

trabajo y en menor tiempo si son sometidos a cierta presión por

parte de un líder o gerente del proyecto, opinión que comparten

muchos autores como lo plantea Goldratt en su método de la

cadena crítica.

Es por esta razón que se recomienda que cada proyecto tenga

una persona o un equipo de personas destinados a la

programación y al control del proyecto y que sea destinada solo

al reporte del cumplimiento de las actividades diarias del

proyecto para informar a todos los envueltos la situación del

proyecto en el momento que se requiera.

6. LA IMPORTANCIA DE LA SUPERVISION DE LA

PROGRAMACION DE OBRA EN LA

CONSTRUCCIÓN

La supervisión es una actividad para apoyar y vigilar la

coordinación de actividades con el fin de que se realicen

satisfactoriamente. En la supervisión de obra se emplea una

metodología para vigilar el avance de las actividades con el

objetivo de cumplir a tiempo las condiciones técnicas y

económicas estipuladas en el contrato de obra.

Es imprescindible para poder llevar un buen control de la obra,

que el supervisor de la programación tengo la ayuda de un

supervisor interno en la obra que puede ser el mismo ingeniero,

un ingeniero residente, o en ocasiones un contratista encargado

exclusivamente a la supervisión de la ejecución, esto es debido

a que generalmente los trabajadores en su mayoría deben

trabajarse con una supervisión constante y de esta manera poder

obtener mejores resultados en el rendimiento y control calidad

según la brigada y la actividad que se va a realizar.

Otra de las partes que puede beneficiarse el inversionista

utilizando un buen supervisor de la programación es la del

control de los costos, en este caso el supervisor vela por el fiel

cumplimiento de lo estipulado en el contrato, siendo cauteloso

cuando una actividad se retrasa o cuando se sobrepasa el

presupuesto acordado por actividad.

7. CONCLUSION

A partir de la información que se ha recolectado se ha

llegado a la conclusión que existen infinitas formas por la cual

un proyecto de construcción puede retrasarse en el tiempo

pautado en el contrato y por los contratistas y gerentes del

mismo. Ya que el programador juega un papel de suma

importancia porque es la persona que se encarga de diagrama la

red, actualizar el avance del proyecto, notificar con anticipacion

las necesidades del proyecto, pero necesita de la ayuda del

personal que esta presente en la obra ya que hay cosas que no

son faciles de percibir.

Además una buena recomendación es incluir nuevas

tecnologías al proyecto para acortar el tiempo de ejecución y

tener siempre un buen supervisor a cargo del la ejecución del

proyecto.

Algunos proyectos ciertamente no soportan el costo de un

equipo de programacion por lo que seria bueno hacer un analisis

del costo de un equipo de produccion conforme al costo de los

retrasos y todo lo que esto envuelve para poder tener un

conocimiento y saber a partir de que precio del proyecto es

viable tener un equipo de programacion y control desde sus

inicios hasta su termino. Tambien la utilizacion de nuevas

tecnologías y maquinarias que ayuden a dismuir el tiempo de

realizacion de actividades.

Por lo que se recomienda la implementacion de un equipo de

programacion y control que debe estar presente desde el inicio

de la planificacion del proyecto hasta el cierre del mismo.

8. RECONOCIMIENTOS.

Reconozco al profesor Derby González porque los

fundamentos enseñados en la asignatura de Planeación,

Programación Control de obras, Maestría Administración de la

Construcción del INTEC, me permitieron desarrollar el sentido

crítico y entender los conceptos básicos y nociones que

articulan a las organizaciones.

9. REFERENCIAS

James R. Chapman (1997). Project Schedule Estimating. Obtenido de HYPERTHOT.com. Caroline Smith Project Schedule Development. Planning the Timing and Sequence of Project Activities. Obtenido de MINDTOOLS.com. La importancia de la supervisión de obra en la construcción. (27-Jun-2007). Quimi.net. Arq. Julio Cesar Perez Cervantes. Planeacion y Control de Obra. Cap. 1. Julio Cesar Sanchez Henao (1997). Manual de Programacion y Control de Programas de Obra. Obtenido de BDIGITAL.ENAL.edu.co. Montaño, A. (1968). Iniciación al Método del Camino Crítico.

1 Merrit (1985) 2 Goldratt (Cadena Critica)