INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESOS

INFORME

DICIEMBRE de 2011

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Rectoría

Iván Enrique Ramos Calderón, Rector

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Profesor Luis Carlos Castillo Gómez

Representante de la Dirección

Equipo Coordinador de Implantación

Ingeniera Claudia Milena Muñoz P.

Ingeniera Diana Velásquez Ramírez.

Contratista Marcos Salcedo.

Empresa Contratista – Soporte Proyecto de Implementación - EQTEC

Gustavo Lenis

Fernando Maya

Vanessa Montero

Omar Losada Rivera

Documento elaborado por: Ing. Diana Velásquez

El contenido de este documento

puede reproducirse total

o parcialmente citando la fuente.

Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Calidad y Mejoramiento

Ciudad Universitaria Meléndez

Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso

Tele – Fax: 321 22 23

Cali, Colombia

Febrero 2012

RESULTADOS GENERALES

Procesos # de iIndicadores SEMESTRE 1 - 2010 SEMESTRE 2 - 2010

1. Planeación Institucional 7 59,6% 87,3%

2. Comunicación Institucional 2 73,3% 48,9%

3. Gestión del Control 6 35,0% 81,5%

12. Gestión de la Calidad 2 77,6% 91,3%

4. Formación 40 100,0% 100,0%

5. Extensión y Proyección Social 2 40,0% 80,0%

6. Investigación y Generación de

Conocimiento14 48,7% 85,0%

7. Desarrollo Humano y Bienestar 46 100,0% 97,4%

8. Gestión de Bienes y Servicios 29 54,1% 26,4%

9. Gestión Financiera 8 100,0% 100,0%

10. Gestión del Talento Humano 11 65,5% 72,1%

11. Gestión de Recursos

Tecnologicos10 89,5% 64,9%

13. Gestión del Mejoramiento 3 59,8% 69,7%

TOTAL UNIVALLE 180 69,5% 77,3%

Procesos # de Indicadores SEMESTRE 1 - 2011 SEMESTRE 2 - 2011

1. Planeación Institucional 5 75,7% 98,7%

2. Comunicación Institucional 2 75,1% 98,9%

3. Gestión del Control 6 55,7% 17,1%

12. Gestión de la Calidad 2 37,5% 100,0%

4. Formación 35 57,7% 94,1%

5. Extensión y Proyección Social 10 74,8% 90,8%

6. Investigación y Generación de

Conocimiento14 79,3% 82,7%

7. Desarrollo Humano y Bienestar 45 88,0% 93,7%

8. Gestión de Bienes y Servicios 26 73,3% 58,6%

9. Gestión Financiera 8 87,1% 85,0%

10. Gestión del Talento Humano 10 75,9% 78,0%

11. Gestión de Recursos

Tecnologicos7 92,0% 96,8%

13. Gestión del Mejoramiento 4 31,2% 64,3%

TOTAL UNIVALLE 174 69,5% 81,4%

A continuación se presenta los subprocesos que han reportado el consolidado de sus

Indicadores de Gestión en el año 2011: (Debo ajustar algunos datos de esta tabla pero

debo pedírsela al monitor el lunes)

REPORTADONO

REPORTADOTotal

1. Planeación Institucional 3 3 0 3

2. Planeación de la Estructura Organizacional 2 2 0 2

Total 5 5 0 5

1. Comunicación Institucional 2 2 0 2

Total 2 2 0 2

1. Gestión del Control 6 3 3 6

Total 6 3 3 6

1. Gestión de Calidad 2 2 0 2

Total 2 2 0 2

Gestión de los Programas Académicos 9 9 0 9

Gestión de las Actividades Académicas de Estudiantes 10 8 2 10

Apoyo y Estímulo a Estudiantes 3 3 0 3

Gestión de Material Bibliográfico 4 4 0 4

Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje 8 8 0 8

Total 34 32 2 34

Promoción y Ejecución de Programas de Extensión y Educación Continua 2 2 0 2

Apoyo a la Inserción a la Vida Laboral 5 5 0 5

Gestión de Emprendimiento 2 2 0 2

Total 9 9 0 9

Gestión de Formas Organizativas de Investigación 3 3 0 3

Gestión de Proyectos de Investigación 5 5 0 5Transferencia Resultados de Investigación 4 4 0 4Programas de Apoyo a la Investigación 2 2 0 2

Total 14 14 0 14

Gestión de la Cultura, la Recreación y el Deporte 1 1 0 1

Gestión de los Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal 13 11 2 13

Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria 10 9 1 10

Gestión de la Salud Ocupacional 7 7 0 7

Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral 13 13 0 13

Total 44 41 3 44

1. Contratación y Compras Nacionales 12 7 5 12

2. Compras Internacionales 1 1 0 1

3. Donaciones 1 1 0 1

4. Gestión de Proyectos de Construcción 3 3 0 3

6. Servicios Generales 3 0 3 3

7. Gestión Documental 4 4 0 4

8. Vigilancia 2 0 2 2

Total 26 16 10 26

1. Gestión Financiera 8 8 0 8

Total 8 8 0 8

1. Gestión del Desarrollo Humano Docente - - - -

2. Ingreso de Personal 3 3 0 3

3. Gestión del Desarrollo del Personal Administrativo 1 1 0 1

3. Permanencia de Personal 4 4 0 4

4. Retiro de Personal 2 2 0 2

Total 10 10 0 10

1. Gestión del Diseño de Servicios OITEL 2 2 0 2

2. Administración del Software 2 2 0 2

3. Gestión de la Transición de Servicios de la OITEL 1 1 0 1

4. Gestión de la Operación de los Servicios de la OITEL 2 2 0 2

Total 7 7 0 7

1. Gestión del Mejoramiento 4 0 4 4

Total 4 0 4 4

171 149 22 171

87,13% 12,87% 100,00%

EVALUACIÓN 13. Gestión del Mejoramiento

TOTAL

No. Total

Indicadores

por

subproceso

MISIONAL

4. Formación

5. Extensión y Protección Social

6. Investigación y Generación de

Conocimiento

7. Desarrollo Humano y Bienestar

APOYO

8. Gestión de Bienes y Servicios

9. Gestión Financiera

10. Gestión del Talento Humano

11. Gestión de Recursos

Tecnológicos

INDICADORES

SUBSISTEMA PROCESO SUBPROCESO

ESTRATÉGICO

1. Planeación Institucional

2. Comunicación Institucional

3. Gestión del Control

12. Gestión de la Calidad

RESULTADOS POR PROCESOS DEL 2011

1. Planeación Institucional

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

La propuesta del mes de Julio en el indicador “Propuestas de modificación a la estructura organizacional” del subproceso

Planeación de la Estructura Organizacional fue presentada nuevamente en el mes de diciembre de 2011 dado que la

Dirección no había revisado la entregada en julio.

El indicador “Proyectos autorizados del plan de inversiones vigente” del subproceso Planeación Institucional tuvo un

cumplimiento del 93%.

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2. Comunicación Institucional

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

El cierre de las manifestaciones reportadas por medio de las PQRS son responsabilidad de las diversas dependencias,

aunque la oficina de PQRS hace seguimiento para el cierre de las misma, no logra el cumplimiento del 100%.

8

3. Gestión del Control

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

El indicador “Documentos tramitados” no ha reportado datos debido a que el Programa con el cual se recepcionan los

documentos y el trámite de los mismos se desconfiguró por lo que se está trabajando en la elaboración de uno nuevo

que permita para el segundo semestre tener los datos necesarios.

El indicador “Tutelas falladas a Favor” no ha reportado porcentaje de cumplimiento en el segundo semestre.

El indicador “Procesos Fallados a Favor” no ha reportado porcentaje de cumplimiento en el segundo semestre.

El indicador “Efectos Patrimoniales” no ha reportado porcentaje de cumplimiento en el segundo semestre. Estos

indicadores son responsabilidad de la oficina jurídica.

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4. Formación

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

El indicador “ICFES SABER PRO” del subproceso Gestión de Programas Académicos, tuvo un cumplimiento del 41% sin

embargo se determino que dado que el indicador en cuestión no demuestra realmente la gestión que se puede llevar a

cabo desde la DACA es mejor eliminarlo de la caracterización. Consignado en ACPM.

Para el indicador “Préstamo y renovación de material bibliográfico” se redefinió la meta del indicador ya que en periodos

pasados se incluyo la información de la consulta de las bases de datos, pero se definió que estas no son préstamos ni

renovaciones y por tanto no deben formar parte del resultado. En este indicador no se cumplió con la meta ya durante

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este año se presentaron las siguientes actividades que llevaron a disminuir el ingreso y consulta de usuarios: Congreso

de Indígenas, paro estudiantil, flexibilidad académica y disturbios, igual sucedió con e indicador “Usuarios capacitados”.

En el indicador “Número de profesores capacitados en nuestros programas de formación en el año” del subproceso Apoyo

para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje se cumplió con el 73% por que en los 5 cursos se ha tenido un

promedio de asistencia a las capacitaciones así: 1. Producción de objetos virtuales de aprendizaje (3 asis.) y 2.

Producción y edición de imagen, sonido y vídeo se terminan en el 2012 (7 asis. - aunque no ha terminado). 3. Tejiendo

Redes Académicas asis.), 4. Creación de sitios Web Educativos (11) y asis ) 5. Pedagogía por proyectos (2 asis.). Para

un promedio de asistentes de 28.

Para el mismo subproceso Apoyo para la Formación en Entornos Virtuales de Aprendizaje el indicador “Número de

objetos de Aprendizaje diseñados para entornos virtuales” tuvo un cumplimiento del 24% a pesar que se observa

porcentaje de cumplimiento bajo, falta poco proyectos por culminar, ya que los demás están en etapa de prototipo Están

listos los prototipos, Se espera que se monten en el primer semestre de 2012

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5. Extensión y Proyección Social

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

El indicador “Preparación de Egresados para la vida laboral e imagen profesional” no se cumplió, debido a que por las

acciones adelantadas por los estudiantes respecto la Ley 30, se hizo necesario suspender la realización de los talleres,

disminuyendo por lo tanto el número de participantes. Se organizaron 4 Talleres, por 6 Grupos de 35 Participantes cada

uno, con un total de 210 participantes por cada taller, 30 egresados participaron en el Seminario de Preparación para la

vida laboral.

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En el 2° semestre de 2011, no se realizó más cursos de capacitación para los egresados, por lo cual el ejecutado del

indicador “Egresados que participan en cursos de capacitación (seminarios, diplomados, cursos cortos) ofrecidos por la

Fundación Universidad del Valle” de todo el año es el mismo que del primer semestre.

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6. Investigación y Generación de Conocimiento

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

El indicador “Centros de investigación que continúan con el reconocimiento como Centro de Investigación” tuvo un

cumplimiento del 50%. De acuerdo con el Estatuto de Investigaciones de 2006 los Centros de investigación fueron

ratificados en el 2008 y cumplen los tres años para hacer su evaluación en 2011.

14

El indicador “Proyectos de convocatoria internas con acta de terminación (revisión para cada convocatoria interna)” no

cumplió con la meta propuesta. Se consideraron los proyectos de convocatoria Interna cuya fecha de finalización fue

durante el 2011 con acta de cierre.

Del indicador “Convenios de Transferencia realizados” aún falta el desarrollo de la Rueda de Negocios en el mes de

Septiembre en la que se pueden gestionar nuevos convenios, dado que la meta es anual, se observará el

comportamiento del indicador en el segundo semestre antes de plantear una ACPM. A pesar que se tuvo un gran numero

de reuniones para concretar esta no se concluyeron en el presente año y quedan para el próximo semestre

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7. Desarrollo Humano y Bienestar

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

Para el indicador “Utilización de Escenarios Deportivos” del subproceso Gestión de la cultura, la recreación y el deporte

tuvo un cumplimiento del 89% debido al retraso en las obras de la piscina (un semestre) y paro estudiantil redujo el

numero de asistentes en los escenarios durante cinco semanas afectando el promedio de uso.

El indicador “Satisfacción de Usuarios” del mismo subproceso anterior tuvo un cumplimiento del 85% aunque en

términos generales los resultados de la encuesta son satisfactorias, sin embargo se elimina el indicador de Satisfacción

de Usuarios dado que el Área de Calidad y Mejoramiento realiza la encuesta anualmente donde mide la satisfacción de

usuarios y en dicha medición se incluye los servicios de la sección Cultura, Recreación y Deporte, por lo que no se hace

necesario que la sección tenga su propia encuesta.

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En el indicador “Gestión para la ubicación laboral Feria del Empleo” del subproceso Gestión de Programas

Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal no se han reportado datos, ya que el indicador es nuevo por lo que no se

reportan datos antes del segundo semestre del 2011. Debido a la anormalidad académica presentada en la Universidad,

no fue posible realizar la Feria del empleo en el segundo semestre del 2011 por lo que no se reportan datos.

En el indicador “Estudios Socioeconómicos para aprobación de descuentos en la Matrícula Financiera” del mismo

subproceso anterior no se ha reportado información para el segundo semestre, ya que se está a la espera de las

modificaciones que realizaría matricula financiera para conocer los datos consolidados del año, la información faltante

corresponde a la Sede Pacifico.

En el indicador “Ejecución de los Recursos Financieros” no se han reportado datos de cumplimiento para el segundo

semestre del año.

Para el indicador “Utilización del Restaurante (Estudiantes)” del subproceso Apoyo Nutricional a la Comunidad

Universitaria tuvo un cumplimiento del 98% lo cual ha disminuido con respecto al año anterior, la causa principal fue el

paro universitario por la reforma a la Ley 30, aunque el servicio de restaurante se prestó normalmente, el numero de

estudiantes durante los meses de septiembre, octubre y noviembre disminuyó considerablemente respecto al año

anterior.

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8. Gestión de Bienes y Servicios

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

Los siguientes indicadores del subproceso Contratación y Compras Nacionales: “% de Ejecución del Presupuesto de

Estampilla - Unidad Ejecutora Compras”, “% de Contratos que se tramitan por Convocatoria que cumplen con el

estándar de tiempo estándar para la contratación (A. Central)”, “% de Contratos de Compras Corporativas que cumplen

con el estándar de tiempo estándar para la contratación”, “Promedio de Desviación del tiempo estándar en el trámite de

contratos que se tramitan por Convocatoria”, “Promedio de Desviación del tiempo estándar en el trámite de contratos de

compra corporativa”, pertenecientes al subproceso Contratación y Compras Nacionales, no han sido reportados para el

segundo semestre del año 2011.

El indicador “Numero de proyectos de obra Contratados” del subproceso Gestión de Proyectos de Construcción cumplió el

46% debido a que estos proyectos a diciembre 15 se encontraban en proceso de licitación y otros en legalización y

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contratación, y otros proyectos se aplazan su ejecución para el año 2012 porque se encuentran pendientes de ajustar

diseños o completar los recursos para su ejecución.

Los indicadores “Novedades de hurtos a bienes muebles propiedad de la Universidad, Sede Meléndez y Sede San

Fernando” y “Ausentismo del personal de la Sección de Seguridad y Vigilancia que afecta el cumplimiento de la misión de

la Sección de Seguridad y Vigilancia”, pertenecientes al subproceso de Vigilancia, no han sido reportados para el segundo

semestre del año 2011.

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9. Gestión Financiera

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

Los diferentes indicadores establecidos por el proceso de Gestión financiera, se han cumplido de acuerdo con la meta

establecida para el año de 2011.

El indicador “% de devoluciones de Solicitudes de Pago ejecutadas Presupuestalmente” tuvo un cumplimiento del 65%,

sin embargo el indicador inicio con un reporte de 1,69%, su tendencia disminuye pues se han tomado en presupuesto,

los correctivos necesarios para cumplir la meta establecida del 1%.

El indicador “% de pago de Documentación recibida y tramitada dentro del rango de 5 días hábiles” tuvo un

incumplimiento 30%, se espera mejorar este indicador implementando en su totalidad el sistema de pago electrónico en

el año 2012.

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10. Gestión del Talento Humano

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el primer semestre del 2011 por subproceso y el total

por proceso:

Seguimiento:

El indicador “% de Reclamaciones presentadas en las Convocatorias de Movimiento Interno y Externas” del subproceso

Ingreso de Personal tuvo un cumplimiento del 36%, al igual que le indicador “Tiempo Promedio de Entrega de Resultados

finales de Pruebas de Convocatorias de concursos de Ascenso” del mismo subproceso que tuvo un cumplimiento del 28%.

Esta pendiente el reporte del valor ejecutado del 2011 del indicador “Tiempo promedio de Vinculación definitiva de los

Funcionarios a la Universidad” del mismo subproceso anterior.

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De igual manera esta pendiente los datos del indicador “Ejecución de Temáticas de Capacitación y Formación a

Empleados Públicos Administrativos y Trabajadores Oficiales” del subproceso Gestión del Desarrollo Humano del Personal

Administrativo, el indicador fue reportado pero los valores de este se encontraban mal calculados, quedo pendiente de

reportarlos de nuevo, al igual que los indicadores de los subproceso Permanencia del Personal y Retiro del Personal.

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11. Gestión de Recursos Tecnológicos

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

Los diversos indicadores presentados por el proceso de Gestión de Recursos Tecnológicos, se han cumplido

satisfactoriamente de acuerdo a la meta establecida para el año 2011.

El indicador “Satisfacción en la Producción Mensual” con un cumplimiento del 94% y el indicador “Cobertura Total” con

un cumplimiento del 84% ambos del subproceso Administración del Software, dieron un cumplimiento del 89% en el

2011 frente a la meta.

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12. Gestión de la Calidad

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

Los indicadores presentados en el proceso de Gestión de la Calidad, se han cumplido satisfactoriamente de acuerdo a la

meta establecida para el año 2011.

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13. Gestión del Mejoramiento

A continuación se presenta el Porcentaje de Cumplimiento de la meta en el año 2011 por subproceso y el total por proceso:

Seguimiento:

Se ajustó la Caracterización de Indicadores de este proceso, se incluyen indicadores que permitan medir la gestión en las

auditorías internas de calidad y en la entrega de las ACPMS. Los indicadores correspondientes a las auditorías se

empiezan a medir a partir del Ciclo No.5, el cual se ejecutó en el año 2011. Sin embargo para el indicador “Cumplimiento

de Auditorias Internas de Calidad” se obtuvo un cumplimiento del 94% debido a que no se auditó el Instituto de

Psicología y la Facultad de Salud ya que la Directora del Instituto y la Decana encargada no concedieron el espacio para

realizar la auditoría. De igual forma le indicador “Reporte de Acciones según Hallazgos de Auditorías” tuvo un

cumplimiento del 74% y el indicador “Cumplimiento en la Entrega de Acciones para Hallazgos de Auditoría” tuvo un

cumplimiento del 48%. Para esto se has levantado ACPMS que permitan subsanar el bajo cumplimiento de estos nuevos

indicadores.