INFORMÁTICA III - jcaselin.files.wordpress.com · PROGRAMA OBJETIVO GENERAL DE LA MATERIA Resolver...

BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

NIVEL MEDIO SUPERIOR

INFORMÁTICA III

Segunda Parte

MATERIAL DIDÁCTICO

MANUAL DE PRÁCTICAS Y ANTOLOGÍA

Julio 2010

ÁREA DE CIENCIAS EXACTAS

ACADEMIA GENERAL DE INFORMÁTICA

18 SESIONES DE 100 MIN

NOMBRE DEL ALUMNO (A):_________________________________________________

NÚMERO DE COMPUTADORA:_______________________________________________

GRADO Y GRUPO:_________________________________________________________

NOMBRE DEL PROFESOR (A):_______________________________________________

ESCUELA:________________________________________________________________

PLAN 06 / NMS INFORMÁTICA III

Julio 2010 2

PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA EL ALUMNO

El presente MANUAL DE PRÁCTICAS Y ANTOLOGÍA de Informática III para el alumno

constituye la parte final del desarrollo del aprendizaje, en el área de Informática, del plan de

estudios vigente (plan 06) del Nivel Medio Superior para el tercer año del bachillerato

universitario. Este manual es la segunda parte de un total de dos durante el ciclo escolar, el

fin es apoyar al estudiante en el aprendizaje de la elaboración de tablas de datos

relacionales, a través del análisis de la información que existe en una empresa y a partir de

ellas realizar formularios, consultas e informes para disponer de la información en forma

segura, eficaz y rápida.

El Manual está estructurado de la siguiente manera:

Presentación del Manual para los alumnos

Programa

Unidades con sus respectivos mapas conceptuales, objetivos y contenidos

estructurados en lecciones, en cada lección se definen los conceptos más relevantes

a través de las diversas actividades de aprendizaje y de diversos ejemplos.

Bibliografía de referencia y de consulta de alumnos y facilitadores (maestros).

Este manual está diseñado para ayudar al estudiante en la solución de situaciones

problémicas que se puedan resolver a través del análisis de la información para la

elaboración de bases de datos en el programa Microsoft Access, con ello el estudiante

desarrollará habilidades y destrezas para analizar la información y elaborara una base de

datos.

Es recomendable que cada ejercicio se realice en papel desde la recopilación de la

información hasta la elaboración de la relación entre las tablas, para una mejor comprensión

por parte del alumno y después crear una base de datos en Microsoft

DISEÑO ESTRUCTURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN POR INTEGRANTES DE LA ACADEMIA GENERAL DE COMPUTACIÓN:

AUTORES:

Profesores:

José Caselín Rosas

Maricela Sánchez Hernández

María. De los Ángeles Sánchez de los

Santos

Javier Díaz Sánchez

Mónica Campos Sánchez

COLABORADORES

Profesores:

Edgar Juárez Isasmendi

Briseyda Bravo

María Griselda Inés García Ávila

Alberto Vega Báez

Lucero Aranda Ortiz

Alejandra Reyes Vélez

Óscar López Gámez

Jorge Sandoval Robles

Ma. Del Pilar Beatriz Guevara

Castillo

Flaviano Pérez Romero

PROGRAMA OBJETIVO GENERAL DE LA MATERIA

Resolver situaciones problémicas utilizando una metodología lógicoestructurada por medio

de programas en lenguaje de programación C a nivel reproductivo-aplicativo. Organizar y

administrar la información de cualquier ámbito, usando las herramientas de Software de base

de datos a un nivel productivo y aplicativo.

OBJETIVO GENERAL DEL CURSO

Analizar, organizar y administrar información determinada a través de herramientas de bases

de datos existentes que permitan que los datos se encuentren disponibles de forma segura,

eficaz y rápida cuando se soliciten a nivel reproductivo-aplicativo.

UNIDADES

Unidad IV. Diseñar estructuras de información organizada por categorías relacionadas y

presentadas a través de formularios.

Unidad V Consultas e informes de la base de datos Importadores Neptuno utilizando

funciones, operadores y expresiones.

PRESENTACIÓN DE LAS UNIDADES

Unidad IV. Diseñar estructuras de información organizada por categorías relacionadas,

recabar información de una institución, empresa o negocio y partir de ella elaborar

manualmente estructuras de datos hasta concluir con tablas relacionales, para después

utilizando el programa de Microsft Access crear las tablas relacionales a partir de la vista

diseño presentadas a través de formularios y subformularios personalizados, al mismo

tiempo presentar ejemplos de manejadores de bases de datos.


funciones, operadores y expresiones. Se elaborarán consultas e informes determinando su

aplicación en la base de datos realizada en Access por los estudiantes.


Julio 2010 4

CONTENIDO DE LAS UNIDADES Unidad IV Diseñar estructuras de información organizada por categorías relacionadas

y presentadas a través de formularios

Lección 18

3.1 Conceptos básicos de bases de datos relacionales y definición de una base de datos

relacional

3.2 Estructura de datos

Lección 19

3.3 ¿Cómo organizarías tu información en tablas?

Categorías de información

Lección 20

3.4 Relaciones

Lección 21

3.5 Guardando una base de datos en Microsoft Access

3.6 Diseño de tablas utilizando la vista diseño

Lección 22

3.7 Propiedades principales de los campos.

3.8 Vinculación

Lección 23

3.9 Creando tu base de datos.

Lección 24

3.10 Creando relaciones en Ms Access

Lección 25

3.11 Elaboración del formulario

3.11.1 Conceptos básicos

3.11.2 Asistente y vista diseño

3.11.3 Creando formularios utilizando el asistente

3.11.4 Propiedades de un formulario

3.11.5 Mejorando el formulario

Lección 26

3.12 Subformularios

3.12.1 Definición

3.12.2 Utilidad de los subformularios


Julio 2010 5

3.12.3 Diseño de formularios con subformularios


funciones, operadores y expresiones

Lección 27

5.1 Generador de expresiones.

5.1.1 Abrir el generador de expresiones

5.1.2 Utilizando el generador de Expresiones

5.1.3 Funciones del generador

Lección 28

5.2 Realizando la consulta…

5.2.1 Utilidad de una consulta

5.2.2 Tipos de consultas

Lección 29

5.3 Diseño de consultas

Lección 30

5.4 Totales, agrupar por y funciones generales.

5.5 Consultas complejas de varias tablas

Lección 31

5.6 Presentación de los datos en forma impresa (informes)

Anexo


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RELACIÓN CON EL PERFIL DE EGRESO DEL BACHILLERATO: CONTRIBUCIÓN Y LOGROS El Plan de estudios 06 del Nivel Medio Superior busca que “… Los alumnos que egresan de

la Institución han logrado un conocimiento y comprensión de sí mismos, una formación

académica que les ha familiarizado con los avances científicos y tecnológicos, que les

permite una visión interdisciplinaria e integral, que los hace sensibles a las problemáticas

sociales, económicas, políticas, éticas, estéticas y ecológicas, que los prepara para su

ingreso al nivel superior; capaces de interactuar en equipo, con una actitud fraterna, libre,

justa, pacífica, tolerante y de respeto a la pluralidad….”

Por lo tanto, la asignatura de Informática busca incidir, para que nuestros egresados

logren:

• Escribir y hablar correctamente.

• Escuchar y preguntar para comprender y apreciar los puntos de vista de otros.

• Leer y comprender la información presentada en sus diversas formas.

• Identificar las capacidades y limitaciones de los recursos tecnológicos informáticos

contemporáneos y emergentes y evaluar el potencial de estos sistemas y servicios al

conducir la vida personal, en el aprendizaje permanente y para satisfacer las necesidades en

el ámbito laboral.

• Desarrollar destrezas de información sencillas: uso de una herramienta, como el catálogo

de una biblioteca.

• Desarrollar destrezas de información compuestas: combinación de destrezas y

herramientas de información.

• Demostrar y defender comportamientos éticos y legales en el uso de tecnología informática

y de la información entre compañeros, familiares y en la comunidad en la que se vive.

• Usar herramientas y recursos tecnológicos para administrar y comunicar información

personal y académica.

• Usar de manera natural, rutinaria y eficiente las fuentes de información en línea para

satisfacer necesidades de colaboración e investigación.

• Seleccionar y aplicar herramientas tecnológicas para el análisis de información, la

resolución de problemas y la toma de decisiones en el ámbito del aprendizaje.


Julio 2010 7

ENCUADRE CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

Evaluación continua o formativa

Es aquella en la que tomando como instrumentos la observación directa y

observaciones prácticas, se valorará como el alumno avanza desde sus conocimientos

iníciales, hasta desarrollar las competencias necesarias tomando como puntos importantes la

participación, el esfuerzo, la eficacia en los procesos y la calidad de los productos.

Evaluación sumativa

La evaluación frecuente se da con el registro del cumplimiento de las tareas y la

calificación de éstas y con el registro de la participación en cada clase.

Los justificantes sólo serán válidos hasta la siguiente clase después de su

incorporación

Únicamente serán válidos los justificantes emitidos por la dirección

Las faltas no eximen de la entrega de tareas a tiempo

Dos evaluaciones parciales, en las fechas marcadas por la unidad académica. El

promedio final corresponderá a las cuatro evaluaciones realizadas durante el ciclo

escolar (Programación II y Access).

Los criterios de evaluación son:

Continua. Evaluación de los procesos en cada momento de la clase y la unidad

Sistémica. Que sea congruente con el contenido y los métodos en relación al

desarrollo de competencias

Flexible. Que tenga en cuenta los ritmos de desarrollo del alumno

Herramientas de evaluación

Portafolios: todas las unidades.

Rúbrica de los portafolios todas las unidades.

PORTAFOLIOS

Colección de trabajos de los estudiantes o evidencias, de forma cronológica, que se

pueden compilar de manera física (carpeta o folder) y que contiene la información para

monitorear el proceso de enseñanza aprendizaje.


Julio 2010 8

Acreditación del aprendizaje:

Calificación y Ponderación Requisitos para la Evaluación

Evaluación Permanente

Práctica en Clase 45% Tareas 10% Trabajo de la Unidad (portafolios) 45%

80% de asistencia por parcial

Objetivos Procesos Productos

MEDIOS O RECURSOS DIDÁCTICOS Medios Impresos. Manual de prácticas y antología para el alumno de Informática II

segunda parte, con simulación de situaciones, preguntas generadoras, analogías,

bancos de preguntas.

Recursos audiovisuales. computadora, proyector de cañón, software de aplicaciones.

Medios visuales fijo proyectados. Archivos para prácticas.


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Unidad IV Diseñar estructuras de información organizada por categorías relacionadas

Obtener

Tiene

A través de

Se

generan

Forman

Relaciones

DISEÑAR ESTRUCTURAS DE

INFORMACIÓN ORGANIZADA POR

CATEGORÍAS RELACIONADAS

Información forma segura y eficaz

Registros Clave principal

Propiedades

Tablas

Se crea la Se capturan los

Vista Diseño

A través

Vista hoja de datos

Forman

Campos

A través

Se capturan los

Tablas relacionales


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Objetivo de la Unidad. Elaborar tablas de datos relacionales a través del análisis y

organización de la información que existe en una empresa para disponer de ella en forma

segura, eficaz y rápida cuando se solicite, a nivel reproductivo y aplicativo.

Lección 18. Conceptos básicos de bases de datos relacionales y definición de una

base de datos relacional

La dinámica de trabajo será la siguiente: las primeras clases serán teóricas, en ellas a

partir de una necesidad, el profesor y los alumnos trabajando en equipo irán exponiendo

como se construye una estructura de datos, finalizando con la elaboración de tablas

relacionadas. Los alumnos antes de entrar a Microsoft Access deberán tener en su cuaderno,

las tablas relacionadas (campos, registros, relaciones) y el objetivo de la base de datos.

Actividad 1

El profesor abordará el tema a partir de necesidades o situaciones problémicas,

como:

¿Qué haces cuando tus padres te solicitan el reporte de tus calificaciones?

¿Qué experiencias has tenido al visitar a un amigo o familiar en un hospital?

Un amigo me pidió que acudiera a una librería a comprar el título “El paciente Inglés”,

no me dijo el autor, le pregunté al empleado, ¿sabes cuál es el autor del libro? ¿Qué tan

difícil fue localizarlo? tú como cliente adolescente te impacientas, el empleado, saca un folder

con hojas analizando título por título, te pregunta el género, pero no lo sabes. ¿Cómo podrías

ayudarlo? ¿Qué necesita el empleado y la librería para responder de manera eficiente a los

clientes? ¿Cómo organizaría su información personal? ¿Cómo organizarías tus discos de

música? Etc.

Las respuestas que den los alumnos determinaran que información se puede manejar

en los ejemplos.

El profesor basándose en la necesidad de organizar los libros de una librería y cuyo

objetivo será disponer de forma eficaz y rápida de la información, planteará a los alumnos.

¿Qué información será necesario tomar en cuenta? Las respuestas serán anotadas y a partir

de ellas se categorizará y elaborará la estructura de datos.

Estructura de datos: Información organizada a través de una o más tablas presentadas en

papel o en algún manejador de base de datos.

Actividad 2

Se mostrará a los alumnos un ejemplo de una base de datos relacional, en donde

identificarán los conceptos de campo, registro, tabla, tipo de datos, clave principal, así como


Julio 2010 11

las relaciones entre las tablas, con el fin de que concluyan qué es una base de datos

relacional.

De acuerdo a lo anterior, los alumnos contestarán el siguiente cuestionario (en caso

de existir el tiempo suficiente, se contestará durante la clase).

Contesta las siguientes preguntas 1. ¿En dónde y cómo se organizan tus datos personales?

2. ¿Tus familiares forman parte de una estructura de datos, de cuál?

3. ¿En qué lugares o casos consideras que es necesario la implementación de una

estructura de datos y por qué?

4. Menciona cinco ejemplos de empresas, negocios o lugares en los cuales existe una

estructura de datos.

5. Menciona ejemplos en los cuales buscar o encontrar información, resultó difícil por no

estar estructurada.

6. Menciona ejemplos en los cuales la existencia de una estructura de datos te ayudó a

encontrar de manera rápida y eficiente la información.

7. ¿Entonces, para que sirven las estructuras de datos?

Tarea: basándose en los ejemplos planteados o en otros, los alumnos por equipo

seleccionarán una necesidad y traerán anotado en papel: el objetivo y la información que

pudieran manejar, además realizarán la lectura: ¿Qué es una base de datos relacional?

¿Qué es una base de datos relacional?

Una base de datos es un conjunto de información relacionada para un propósito

específico, con el fin de localizar de manera rápida y precisa cualquier parte de los datos,

esta información está organizada de manera jerárquica y es una fuente confiable y robusta.

Actualmente la información se encuentra organizada y almacenada en estructuras llamadas

bases de datos relacionales, por ejemplo, la nómina de una empresa, la población estudiantil


Julio 2010 12

de una escuela, la lista de materiales que utiliza una fábrica, la lista de productos que vende

una empresa, etc.

En una base de datos relacional se pueden crear relaciones entre los campos

comunes de distintas tablas.

A través de un sistema denominado RDBMS (Relational Data Base Management

Systems o Sistema de Manejo de Bases de Datos Relacional) se almacena y se manipula

información en una base de datos. Un sistema de RDBMS es aquel que se puede utilizar

para almacenar, recuperar y manipular datos mediante tablas y relaciones entre ellas.

El RDBMS que estudiaremos aquí es el MS. Acces 2007, este programa es una

herramienta útil y eficiente, entre sus características encontramos:

Asistentes para todos los componentes de una base de datos (Tablas, consultas,

formularios, informes y páginas).

Soporte para tecnología OLE y DDE

Vistas Gráfico dinámico y Tabla dinámica

Compatibilidad de propiedades extendidas con Microsoft SQL Server 2000

Actualizaciones por lotes en proyectos de Access utilizando Microsoft SQL Server

Con estas características Ms. Access es una herramienta poderosa, pero además sencilla

y versátil, con la que puedes manipular cualquier cantidad y tipo de datos.

Como todas las herramientas de Ms. Office, Access soporta la tecnología OLE (Object

Linking Embedding), la cual permite intercambiar información entre diferentes programas

siempre y cuando los otros también lo soporten, por ejemplo es posible pasar una tabla de

Acces a Excel y viceversa.

Otros tipos de Manejadores de bases de datos son: SQL Server, Informix, Oracle, DB2,

Progress, etc. Sin embargo estos últimos son para manejar grandes volúmenes de

información. No obstante los conceptos básicos de sistemas manejadores de bases de datos

son los mismos y con los conocimientos adquiridos en esta asignatura podrás con facilidad

aprender a manejar sistemas más complejos.

Lección 19 ¿Cómo organizarías tu información en tablas?

Actividad 1

Plantear la categorización de la información y crear las tablas.

Categoría de información: Conjunto de información del mismo tipo o que se relaciona entre

sí.


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Ejemplo1:

En un hospital, las categorías que se podrían implementar son: pacientes, médicos,

medicamentos, inmobiliario, etc., se recomienda que se acote el número de categorías de 3 ó

4.

Una vez definidas las categorías, se procede a determinar qué información de cada

categoría se almacenará, por ejemplo, para la categoría pacientes: nombre, edad, sexo,

etc.

Ejemplo 2:

Organización de una librería

Categorías: Autor, Libros, Editorial y Tipología de acuerdo a la información obtenida.

Características de cada categoría:

Autor (Nombre, nacionalidad, y obraPrincipal)

Libros (Titulo, Editorial, AñoEdicion, TipologiaTextual, Cantidad, Precio, Autor)

Editorial (NombreEditorial)

Tipología (Tipologiatextual)

La categoría Autor, contiene datos personales que por lo regular permanecen fijos,

pero si se desea anotar los nombres de sus libros, en este caso, se tendrá que crear otra

tabla donde se especifiquen las características y datos de los libros, de tal manera que no se

mezcle la información, por lo cual se debe crear una tabla para el autor, una para los libros,

una para la editorial, etc.

A partir de las categorías planteadas se crearán las tablas, la información de cada

categoría representará a los campos, además se anexarán los registros y un campo

clave que identifica los registros (renglones o filas) de manera única. Por ejemplo, para la

categoría Autor y Libros se definen las siguientes tablas:

Tabla: Autor Nombre de la tabla

Campos:

Clave Campo para identificar al autor

Nombre Nombre del autor

Nacionalidad Nacionalidad del autor

ObraPrincipal La obra más significativa


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TAutor con registros

Clave Autor Nacionalidad ObraPrincipal

123 Gastón Guzmán

Mexicano Identificación de los Hongos Comestibles, Venenosos y Alucinantes de la Madera

132 Christopher Paolini

Estadounidense Eldest

156 Elena Poniatovska

Mexicana Tinísima

Tabla: libro Nombre de la tabla

Campos:

Clave Campo para identificar al libro

Titulo Nombre del libro

Editorial Nombre de la Editorial

AñoEdicion Año de edición

TipologiaTextual Área

Cantidad Número de libros

Precio Precio del libro

Autor Clave del Autor

TLibros con registros

Clavelibro

Titulo Editorial

AñoEdicion

TipologiaTextual

Cantidad

Precio Autor

2 Biología BUAP 1996 Ciencias Naturales

60 $220.0

0 12

13 El

Alquimista Grijalbo 1997 Literatura 50

$149.00

8

16 Verónica decide Morir

Grijalbo 1998 Literatura 50 $140.0

0 8

18 Ensayo sobre la ceguera

Alfaguara

1995 Ensayo 20 $156.0

0 23

Para definir los nombres de los campos se recomienda que tenga relación con la

información que se almacenará, que no existan espacios, ni caracteres especiales (acentos,

#, &/()=, etc.). Completar la tabla TLibro.


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Actividad 2

Exposición de los trabajos. A partir de las preguntas que se generen y tomando en

cuenta el ejemplo de los libros, conformarán las categorías, los datos de cada una y por

último sus tablas.

Tarea: Terminarán en hojas o en su cuaderno, las tablas con los registros (se recomiendan

mínimo 3 tablas) y cada una deberá tener un campo que identifique los registros (renglones o

filas) de manera única.

Lección 20 Relaciones

Actividad 1. ¿Por qué crear relaciones?

Si una persona acude a una librería y no recuerda el nombre del libro, pero conoce el

nombre del autor o su nacionalidad. ¿Qué tendría que hacer para encontrar dicha

información?

Llega un padre de familia a la preparatoria a buscar a su hijo, pero no sabe en qué

grupo está inscrito, por lo que decide preguntar en la dirección, solamente puede dar

como dato el nombre de su hijo. ¿Cómo localizar el grupo en el cual está inscrito?

Los alumnos después de haber presentado el segundo parcial, desean confirmar si

sus calificaciones están correctas en su Kárdex. ¿Qué hacen?

Se desea saber cuántos pacientes atiende un médico. ¿Para cada paciente debo

capturar los datos del médico?

Para dar respuesta a las preguntas planteadas anteriormente, se tendrá que visualizar en las

tablas que conforman la base de datos, lo siguiente:

En el caso de la librería, todos los libros que pertenecen a cada autor.

En el caso del padre de familia los alumnos que se encuentran inscritos en cada

grupo, como se muestra en el ejemplo:

Se debe de crear la tabla grupo porque tiene datos que no se pueden incluir en la tabla

alumno


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Tgrupo con registros

Clavegrupo Tutor Descripción

2CM José Viveros

Grupo con los mejores

promedios

2DM

Angelina Benítez

Se encuentran alumnos en revalidación

Clave alumno

Nombrealumno Grupo

200612446 Efraín Flores 2CM

200620004 Guadalupe Rosas 2DM

200677440 Rubén Limón 2DM

Nota: Si se desea conformar una base de datos de las preparatorias de la BUAP, se deberá

crear el campo Clavegrupo con otro tipo de datos, debido a que los nombres de los grupos

se repetirían en cada preparatoria.

En el caso de los alumnos, tendrían que entrar a Internet y a partir de su matrícula ver

su Kárdex

En caso del hospital los pacientes que tiene cada médico.

Lo anterior se llevaría a cabo a partir de tablas relacionadas, lo que permitirá además

garantizar la integridad de la información, por lo tanto, las relaciones se define como la

vinculación entre tablas.

Retomando el ejemplo de los libros, las tablas relacionadas serán: TAutor y Tlibro

Tgrupo Nombre de la tabla

ClaveGrupo Identificador del grupo

Tutor Tutor del grupo

Descripción Características del grupo

Talumno Nombre de la tabla

Clavealumno (Matricula)

Identifica al alumno

Nombrealumno Nombre

Grupo Nombre del grupo

A partir de la

tabla grupo, se

visualizan los

alumnos del

grupo 2DM

Nombre de

Campos

Descripción

del campo

Talumno con registros


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TAutor

TLibro

Clavelibro

Titulo Editorial

AñoEdición TipologiaTextual

Cantidad

Precio Autor

1 Eldest Roca 2005 Literatura 100 $290.0 2

20 Hongos Limusa 1990 Ciencias Naturales

60 $220.0 1

3 Once minutos

Grijalbo 2000 Literatura 35 $290.0 8

13 El Alquimista

Grijalbo 1997 Literatura 50 $149.0 8

16 Verónica decide Morir

Grijalbo 1998 Literatura 50 140 8

¿Cómo relacionarías las tablas para obtener la información que se pide?

Para relacionar las tablas deberán cumplir ciertos requisitos:

1. Las tablas deberán tener un campo clave en donde no se repitan los datos.

2. Las tablas deberán tener un campo en común con mismo *tipo de dato o

compatible.

3. El campo clave también deberá encontrarse en la otra tabla a relacionar, pero en ésta

no actuará como campo clave, solamente deberá cumplir con el requisito 2.

4. En las tablas anteriores los campos en común son: ClaveAutor y Autor

Actividad 2

Identificar en sus tablas:

a) Qué datos desean visualizar

b) Qué tablas se van a relacionar

c) ¿Todas las tablas tiene campo clave?

d) ¿Hay un campo en común entre las tablas a relacionar?

ClaveAutor Nombre Nacionalidad Obraprincipal

1 Gastón Guzmán Mexicano Los hongos del Edén

2 Christopher Paolini

Estadounidense Eragon

3 Roscoe Davis Patrick G

Inglés Modelos Cuantitativos para la Administración

4 Marion Zimmer Inglesa Las Nieblas de Avalon

8 Paulo Coelho Brasileño El alquimista


Julio 2010 18

En caso de no cumplir con los puntos anteriores corregir las tablas. Una vez

terminadas éstas, se procederá a relacionarlas.

Nota: *El tipo de dato se explicará al momento de capturar las tablas en Ms Access.

Lección 21 Guardando una base de datos en Microsoft Access

Actividad 1

Al entrar a Microsoft Access aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft

Office Access. Para crear una nueva base de datos haz clic sobre la

opción Nuevo del Botón de Office parte superior izquierda de la

pantalla o clic en el icono base de datos en blanco, aparecerá el panel

a la derecha de la pantalla para guardar la base de datos.

En la parte inferior deberás indicar el Nombre de la base de datos que será

LIBRERÍA y la carpeta donde indique el profesor, clic en Crear. Automáticamente se creará

una nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas iniciar la captura de los datos.

Una tabla es el

elemento principal

de cualquier base de

datos ya que todos

los demás objetos se

crean a partir de

éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, donde

podremos seleccionar todos los objetos que se han creados en la base de datos.

Nombre de la base de datos

Lugar donde se

guardará la BD

Panel de exploración


Julio 2010 19

En principio sólo encontraremos el de Tabla1, pues es el que Access creará por

defecto.

Actividad 2. Diseño de las tablas usando como ejemplo la librería

Vista Diseño

A partir de la ventana anterior ir al grupo Vistas, botón Ver y seleccionar Vista Diseño, en

ese momento deberás guardar la tabla

con el nombre de Tlibro, para que

aparezca la siguiente ventana:

La ventana está conformada por:

a) Nombre del campo. Es en

donde se definirá los campos que

formarán la tabla, para facilitar el trabajo

se recomienda capturarlos sin espacios, ni caracteres especiales (acentos, #, &/()=,

etc.), el nombre deberá estar acorde al tipo de información que almacena.

b) Tipo de datos. Define el tipo de información que se almacena en el campo definido

con anterioridad, puede ser, texto, número, fecha, etc.

c) Descripción. Expresa de manera detallada las características de los campos.

d) Propiedades de los Campos. En la parte inferior izquierda se encuentran las fichas

(General y Búsqueda) que definirán las características adicionales del campo que

vamos a definir.

Nota: recordar el concepto de campo clave visto en la lección 20.

Estando en Vista Diseño captura los campos como se muestra en la imagen, el

programa le asigna automáticamente al primer campo, la clave

principal, en caso de no desearla, se elimina o se agrega dando clic en

este icono (tu profesor te indicará si dejarla o quitarla).

Cuando se crea una tabla se debe definir el campo clave con la “clave principal”, esta clave

proporciona un valor único a cada registro y nos sirve de identificador. En las tablas

elaboradas el campo clave se indicaron como ClaveAutor, ClaveLibro etc. Al capturarlas en

Access cambia a IdAutor, IdLibro.

En el siguiente ejemplo el campo Idlibro es el que almacena la clave principal que

identifica de manera única a cada libro.


Julio 2010 20

Cuando se define la

clave principal, tenemos

dos opciones:

1. Autonumérico

consecutivo (1, 2, 3, 4

,5,….,etc.)

2. Autonumérico aleatorio (1234, 89745, 546788,…)

Se especifica en la sección de propiedades adicionales, ficha: general, opción: nuevos

valores.

Actividad 3. Crear las tablas restantes de la base de datos “Librería” utilizando el

siguiente procedimiento

1. Hacer clic en la Ficha Crear y clic en Diseño de tabla, para iniciar la captura de los

campos.

2. Captura los campos correspondientes y define el

campo clave utilizando el ícono.

3. Guardar las tablas con el nombre que se indica en cada

una.


Julio 2010 21

Actividad 4. Capturar los registros de las tablas

Las

tablas y

registros de la base de datos librería quedarían de la siguiente manera:


Julio 2010 22

Lección 22. Propiedades principales de los campos

Actividad 1. Vinculación

Tomando como ejemplo las tablas de la librería

Contestar las siguientes preguntas:

1. ¿Existen datos que se repiten de manera frecuente en las tablas?

2. En caso de ser afirmativo, ¿cómo se podría agilizar la captura de datos repetidos?

Al capturar la información en una tabla, existen datos que se repiten de manera constante

o que se encuentran en otro idioma, por ejemplo, la editorial de los libros, la nacionalidad, el

protagonista, etc. Para agilizar la captura de esa información se creará una tabla que

contemple los datos, y se llevará a cabo la vinculación, en donde a partir de un campo de

otra tabla se seleccionan los datos requeridos.

Tabla libros

Titulo Editorial

Ángeles y demonios

Umbriel

La Conspiración

Umbriel

La Dama de Avalon

Salamandra

La Casa del Bosque

Salamandra

Vinculación en las tablas de la librería:

Tlibro se vinculará con:

a) TTipología a partir del campo

tipologíatextual.

b) TEditorial a partir del campo

Editorial.

c) TAutor a partir del campo Autor.

Tabla editorial

ClaveEditorial NombreEditorial

1 Roca

2 Buap

3 Grijalbo

4 Umbriel


Julio 2010 23

Para observar la vinculación, en Vista Hoja de Datos de Tlibro, clic en el campo

Editorial, se desplegará una lista de opciones, de igual manera para el campo

TipologiaTextual y Autor.

Características definidas en la Ficha

Búsqueda en las propiedades del

campo.


Julio 2010 24

Tabla con la información vinculada, los alumnos completarán el campo Tipologíatextual.

Tarea: Identificarán en sus tablas los datos repetidos, crearán una tabla que incluya un

campo que tenga datos repetidos y vincularán las tablas. En total los alumnos por equipo

tendrán cuatro tablas.

Lección 23 Creando tu Base de Datos

Actividad 1

Los equipos elaborarán y guardarán su base de datos con el nombre que indique el

profesor y crearán sus cuatro tablas, una de ellas contemplará el campo que se vinculará,

asignarán la clave principal.


Julio 2010 25

Lección 24 Creando relaciones en Ms Access

Actividad 1

Hacer un recordatorio sobre la necesidad y las características de crear relaciones vistas

anteriormente.

1. Uno de los campos deberá contener la clave principal.

2. El campo que contenga la clave principal no deberá tener datos repetidos.

3. El campo sin clave principal puede repetir datos y no deberá tener un dato que no

exista en el campo clave de la tabla a relacionar.

Teniendo las tablas completas y cerradas, se procederá a relacionarlas. Ir a la ficha

Herramientas de base de datos, grupo Mostar u ocultar y clic en el botón Relaciones,

apareciendo la ventana de las relaciones, en caso de no aparecer, dar clic botón derecho y

Mostar tabla y agregar las tablas a relacionar.

Dar clic en el campo IdAutor de TAutor y arrastrar el ratón hacia el campo Autor de

TLibro en ese momento aparecerá la ventana siguiente:

Puedes dar clic en

Integridad referencial si el

maestro lo indica o en su

caso clic en crear.

La integridad referencial

es una restricción para manipular los datos de una tabla,

por lo cual los campos relacionados deben de cubrir los

requisitos anteriores y deberán tener el mismo formato de captura en los registros (Por


Julio 2010 26

ejemplo no deberá existir un espacio o un acento de más). Realizar lo mismo con la

TEditorial y Tlibro.

Como se muestra en la imagen, el símbolo 1 quiere decir que de cada editorial puede

haber muchos libros indicado por el símbolo , los campos que contienen los símbolos antes

mencionados son los que hacen la relación.

Para observar la relación se deberá abrir la tabla TAutor y/o TEditorial


Julio 2010 27

Actividad 2

Elaborar las relaciones de las tablas de su base de datos y en una clase se

seleccionarán algunos equipos para exponer su trabajo.

Unidad VII Presentación de los datos a través de un formulario

Lección 25 Formularios

¿Qué es un formulario?

Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para

mejorar la imagen de la base de datos. El profesor mostrará algunos ejemplos de

formularios.

Actividad 1. Creando formularios utilizando el asistente

Para crear el formulario ir a la Ficha

Crear, grupo Formularios, icono

Más Formularios, opción Asistente

para Formularios.

Seleccionar TAutor y los campos disponibles a través de las flechas y siguiente.


Julio 2010 28

En la ventana Asistente para formularios

seleccionar distribución, elegir Justificado.

Ir a la siguiente ventana para elegir el

estilo

Y por último escribir el nombre del formulario,

en este caso FAutor, además seleccionar la

opción de modificar el diseño del formulario.


Julio 2010 29

Obteniendo lo siguiente:

Como verás, gracias al asistente podemos crear rápidamente un formulario. Se puede

personalizar el formulario una vez que ha sido creado. En caso de desear agregar un campo,

seleccionar grupo herramientas, botón, agregar campos existentes.

Actividad 2. Mejorando el formulario

Una vez obtenido el formulario se activa la barra de herramientas de diseño de

formulario que podrás utilizar para aplicar un formato.

Ejemplo:

Centrar el título, agregar el nombre y tipo de fuente, poner color y sombra al recuadro,

agregar un pie de formulario.

Vista

Diseño


Julio 2010 30

Vista Diseño

Vista Formulario

Propiedades de un formulario

Hacer clic sobre la esquina superior izquierda del formulario y clic en el botón hoja de

propiedades se abrirá la ventana Propiedades en donde se podrán observar las


Julio 2010 31

características del formulario. Los cambios que se realicen se observará en Vista

Formulario.

Actividad 3. Elabora tu Formulario

Diseñar el formulario de su base de datos.

Lección 26 ¿Qué es un Subformulario?

Definición

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se

denomina formulario principal (formulario que contiene uno o más subformularios.), y el

formulario dentro del formulario se denomina subformulario o formato secundario. Una

combinación formulario/subformulario se denomina a menudo formulario jerárquico,

formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.

Ejemplos

Un cliente necesita saber los modelos y colores que maneja cierta marca de

automóviles, así como el precio.

Para seleccionar una película se requiere conocer la sinopsis, ver la imagen de

promoción y la fecha de exhibición.

Una persona quiere comprar libros de un autor y desea ver los títulos y su precio.

Actividad 1. Diseño de formularios con subformularios

Abrir formulario FAutor y en Vista Diseño organizar los

campos para colocar el subformulario, después pasar a

Herramientas del Formulario, ficha Diseño, grupo

controles y dar clic en el botón Subformulario y ubicar

el ratón en el espacio dejado por los campos, trazando un recuadro. En ese momento

aparecerá la ventana del asistente.


Julio 2010 32

Clic en siguiente, selecciona Tlibro y los campos Titulo, Editorial y Precio, pasándolos a la

parte derecha de la ventana, siguiente. Seleccionar elegir de una lista, opción que mostrará

los libros del autor a través del Id.

Siguiente, anotar el nombre del subformulario

para finalizar el asistente y en Vista Diseño se

podrá dar formato, ir la Vista Presentación o

Vista Formulario, obteniendo lo siguiente: en

donde se verán los libros del autor seleccionado.

Actividad 2. Realizar sus subformularios

Unidad VIII Consultas e informes de la base de datos Importadores Neptuno utilizando

funciones, operadores y expresiones

Lección 27. Expresiones en tu base de datos (generador de Expresiones)

¿Qué es una expresión?

Cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones

y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor.

Una expresión se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación para

generar un resultado. Estos elementos pueden ser:

Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o

informes, o bien, las propiedades de estos campos o controles.


Julio 2010 33

Operadores: como + (más) o - (menos).

Funciones: como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con

las funciones.

Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no

calculados por una expresión.

Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control,

proporcionar criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados.

Ejemplos:

Cantidad > 234

Promedio de venta < 1200.45

Apellido = "Díaz"

Fecha de nacimiento Entre '02/02/2009' Y '12/05/2009'

Generador de expresiones de Access

El Generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudará a escribir

cualquier expresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para campos.

Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La

única clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.

Al abrir el Generador de expresiones lo primero que veremos será esta pantalla:

El Generador de expresiones tiene las tres secciones siguientes:

Cuadro de expresiones. En la sección superior del generador se encuentra un

cuadro en el que se genera la expresión. Utilice la sección inferior para crear los


Julio 2010 34

elementos de la expresión, y luego insértelos en el cuadro para formarla. También

puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.

Botones de operadores. En la sección intermedia del generador hay botones

para los operadores que se utilizan con más frecuencia. Al hacer clic en uno de

ellos, el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de

expresiones donde se encuentre el punto de inserción.

Elementos de expresiones. En la sección inferior del generador hay tres cuadros:

El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla,

consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones integradas y definidas por

el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.

El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de

elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por

ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el

cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access.

En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos

seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones

incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro

intermedio, en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la

categoría seleccionada.

Actividad 1. ¿Cómo abrir el Generador de expresiones?

Si estamos en la ventana Vista Diseño de una consulta, podemos iniciar el

generador de expresiones en una celda campo o criterios, haciendo clic con el botón

derecho del mouse y eligiendo la opción Generar…, como se muestra en la figura 1.


Julio 2010 35

Figura 1

También es posible abrir el generador de expresiones en la celda Valor

Predeterminado y Regla de validación de un formulario, haciendo clic con el botón derecho

del mouse y eligiendo Ge Generar…, estando en Vista Diseño (ver figura 2).

Figura 2


Julio 2010 36

Actividad 2. Utilizando el Generador

Ejemplo 1: Generar una expresión para un criterio de consulta

Suponga que tenemos una consulta que muestra los campos Título y Precio del libro.

Vamos a generar una expresión que represente el siguiente criterio: Mostrar los libros

que su precio varíe entre $200 y $250.

1. En la celda criterio del campo Precio, presione botón derecho del mouse y elija la opción

Generar…

2. Ahora que estamos en la ventana del generador de expresiones seleccionamos con

un clic la carpeta Operadores, seleccionamos la categoría Comparaciones y

finalmente elegimos con doble clic la comparación Entre.


Julio 2010 37

3. En el cuadro de expresiones aparece la sintaxis de la comparación Entre. Reemplace

los textos Expr y Expr por 200 y 250, respectivamente.

4. Presionamos aceptar para que la expresión aparezca en la celda de Criterio en el

campo Precio.


Julio 2010 38

Cuando ejecute la consulta, sólo se mostrarán aquellos libros que su precio este entre

$200 y $250.

Ejemplo 2: Generar una expresión para crear un campo calculado en una consulta.

Utilizando la misma consulta que muestra los campos Titulo y Precio del libro.

Vamos a generar una expresión que represente el siguiente campo calculado: mostrar el

20% de descuento aplicado al precio del libro.

1. En la celda que está a la derecha del campo Precio, presione botón derecho del

mouse y elija la opción Generar…

2. Ahora que estamos en la ventana del generador de expresiones seleccionamos con

un clic la carpeta tablas y elegimos TAutor, finalmente seleccionamos con doble clic el

campo Precio.


Julio 2010 39

Nota: Observe como Access hace referencia a un campo de una tabla. Se utilizan los

corchetes [ ] para referenciar a un campo, tabla, control, formulario, etc., y el signo ! para

indicar pertenencia. Por ejemplo: [TLibro]![Precio] significa que el campo Precio pertenece

a la tabla TLibro.

3. Seguimos construyendo la expresión. Hacemos clic en el botón con el signo -,

posteriormente, seleccionamos el signo (, volvemos a elegir el campo Precio,

hacemos clic en el botón con el signo *, escribimos la cantidad 0.20 que representa el

20% y, finalmente, cerramos paréntesis).

4. En el cuadro de expresiones aparece el cálculo del 20% de descuento aplicable al

campo precio, presionamos el botón aceptar para que la expresión aparezca en la

celda del campo calculado. Es importante que haga clic en una celda diferente

inmediatamente después de aceptar la expresión, ya que es hasta ese momento en

que Access le agrega a la expresión, el texto Expr1: el cual representa el nombre del

campo calculado.


Julio 2010 40

5. Se puede cambiar ese nombre con tan sólo reemplazar el texto Expr1 por un nombre

más descriptivo para nuestro campo calculado. Para este ejemplo, el texto Expr1 se

reemplaza por el texto Precio con Descuento.

Cuando ejecute la consulta, se mostrará un campo más que representa el campo

calculado.

Actividad 3. Funciones del Generador.

Si desplegamos con doble clic la carpeta Funciones del Generador de expresiones,

nos encontraremos con otra carpeta que también deberemos desplegar llamada Funciones

incorporadas.

Estas funciones que ofrece Access te ayudarán a incluir en tus expresiones varias

funcionalidades de Conversión de valores, Fecha y Hora, Matemáticas y tratamiento de

Texto.

Igual que antes deberás buscar la categoría de funciones que sea apropiada con los

resultados que deseas obtener y, finalmente, cuando encuentres la función, deberás


Julio 2010 41

incluirla en la expresión. Recuerda que debes reemplazar el texto que aparece entre

paréntesis un valor, función u otra expresión correspondiente.

Las siguientes secciones contienen ejemplos de criterios que puede utilizar en

consultas para limitar el número de registros.

Rango de valores (>, <, >=, <=, <>, o Entre...Y).

Campo Expresión Descripción

[TAutor]![Nombre] ='Roscoe Davis

Patrick G.'

De todos los autores sólo muestra

a Roscoe Davis Patrick G.

[TLibro]![Precio] <=100 Muestra los libros que tengan

precio menor o igual a $100

[TEditorial]![NombreEditorial] ='BUAP' O

'Trillas'

Muestra los libros que sean de la

Editorial BUAP o Trillas.

[TLibro]![AñodeEdicion] Entre 2005 Y

2008

Muestra los libros que fueron

editados entre los años 2005 y

2008

Tabla de operadores.


Julio 2010 42

Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más

números, o bien, para cambiar el signo de un número de positivo a negativo.

Operador Finalidad Ejemplo

+ Sumar dos números. [Subtotal]+[Impuesto sobre las ventas]

- Buscar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo de un número.

[Precio]-[Descuento]

* Multiplicar dos números.

[Cantidad]*[Precio]

/ Dividir el primer número entre el segundo número.

[Total]/[Número_de_elementos]

\ Redondear ambos números a enteros, después dividir el primer número entre el segundo número y, a continuación, truncar el resultado en un entero.

[Registros]\[Habitaciones]

Residuo Dividir el primer número entre el segundo número y devolver sólo el resto.

[Registros] Residuo [Habitaciones]

^ Elevar un número a la potencia de un exponente.

Número ^ Exponente

Operadores de comparación.

Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True,

False o Nulo.


Julio 2010 43

Operador Finalidad

< Determinar si el primer valor es

menor que el segundo valor.

<= Determinar si el primer valor es

menor o igual que el segundo

valor.

> Determinar si el primer valor es

mayor que el segundo valor.

>= Determinar si el primer valor es

mayor o igual que el segundo

valor.

= Determinar si el primer valor es

igual que el segundo valor.

<> Determinar si el primer valor no es

igual que el segundo valor.

En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será

Nulo. Dado que Nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación

con Nulo es también desconocido.

Operadores lógicos.

Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o

Nulo. A los operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores

booleanos.

Operador Uso Descripción

Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y

Expr2 tienen el valor

True.

O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o

Expr2 tiene el valor

True.


Julio 2010 44

No No Expr Es True si Expr no es

True.

Operadores de concatenación.

Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una

sola cadena.

Operador Uso Descripción

& cadena1 & cadena2 Combina dos cadenas

en una sola cadena.

+ cadena1 + cadena2 Combina dos cadenas

en una sola cadena y

propaga los valores

nulos.

Operadores especiales

Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.

Operador Descripción Ejemplo

Es Nulo o No es Nulo Determina si un valor

es Nulo o No es Nulo.

Como "modelo" Busca valores de

cadena coincidentes

mediante los

operadores de

caracteres comodín ?

y *.

Entre val1 Y val2 Determina si un valor

numérico o de fecha

pertenece a un

intervalo.

En(cadena1,cadena2...) Determina si un valor

de cadena viene

incluido en un conjunto


Julio 2010 45

de valores de cadena.

Lección 28 Consultas

Una consulta es un subconjunto de registros obtenidos de una o varias tablas

relacionadas a la vez, las consultas son utilizadas como fuente de información para llenar

tablas específicas que pueden ser las fuentes de información de formularios o informes.

Asimismo las consultas son utilizadas para ver o modificar información de las tablas.

Existen diferentes tipos de consultas:

1. Consultas de selección

2. Consultas de parámetros

3. Consultas de tabla de referencias cruzadas

4. Consultas de acción

5. Consultas SQL

Consultas de selección

Son consultas que se utilizan para visualizar información que cumpla con los

requerimientos establecidos por el usuario. Los datos se muestran en una tabla en la que se

pueden hacer modificaciones, de igual forma se pueden aplicar funciones por columna

(suma, promedio, contar, etc.), también se pueden realizar otros cálculos en una columna

adicional con los datos de otras columnas.

Lo más difícil e importante para que la consulta muestre la información precisa, es

entender de forma clara que datos son los que se desean obtener. Para ello se debe realizar

un análisis de la base de datos con sus respectivas tablas y relaciones.

Ejemplo:

A partir de la base de datos Neptuno obtener los siguientes datos:

Lista de productos cuyo costo o precio esté entre 50 y 150 pesos.

Lista de productos que estén suspendidos que no sean lácteos.

Cuantos pedidos se entregaron por año

En las consultas de selección, lo primero que se debe hacer es un análisis detallado

de la estructura general de la Base de Datos. Una vez iniciado Ms. Access se abre la base

de datos Neptuno.

Se puede ver de forma detallada todas las tablas con sus respectivos campos y consultas

activando el ícono relaciones en la barra de herramientas.


Julio 2010 46

Para la primera consulta solo basta con elegir los campos necesarios de la tabla

productos.

Las consultas en Ms. Acces se pueden realizar de dos formas: Utilizando el Asistente y en

Vista Diseño.

Lección 29 Diseño de consultas

Actividad 1

Para dar respuesta a las preguntas planteadas anteriormente se elaborarán las consultas

y se guardarán con el nombre y en el lugar donde indique el profesor.

Solución de Lista de productos cuyo costo o precio esté entre 50 y 150 pesos.

Estando en tablas clic en ficha Crear, grupo Otros, botón Nuevo Objeto:

Consultas

Agregar la tabla productos y seleccionar los campos requeridos.


Julio 2010 47

Puede agregar los campos de tres formas:

1. Dando doble clic en el campo, 2. Arrastrando el campo hacia la sección de columnas y 3.

En el renglón tabla, seleccionar la tabla requerida y en el renglón campo seleccionar el

campo correspondiente.

Los renglones se utilizan de la siguiente manera:

Campo: Selecciona el campo a mostrar en la columna.

Tabla: De que tabla se obtendrá el campo.

Orden: Ordenar la consulta por el campo correspondiente de forma Ascendente,

descendente y sin ordenar.

Mostrar: Si se desea mostrar o no el campo.

Criterios: Condiciones que deberá cumplir el dato almacenado en la tabla.

O: Criterios adicionales.

Utilizando los métodos de selección anterior y los criterios de la consulta, el resultado es:

Doble clic

al campo o

arrastrarlo

Seleccionand

o el campo en

el renglón


Julio 2010 48

La primer consulta muestra el Idproducto, NombreProducto y PrecioUnidad, en donde

este último cumple la condición de >50 y <150 (Mayor a 50 y menor a 150).

Se ejecuta la consulta activando el Botón Ejecutar, que se encuentra en la Ficha Diseño,

grupo Resultados, obteniéndose:

6 productos cuyo costo está entre $50.00 y 150.00.

Puede escribir directamente la condición en el renglón Criterios o puede activar el

botón de generador de expresiones, el cual le permite utilizar operadores matemáticos,

lógicos, de comparación y funciones vistos en la lección 27.

Actividad 2. Solución de lista de productos que estén suspendidos que no sean

lácteos

En Vista Diseño agregar la tabla Productos pasando los campos NombreProducto,

Suspendido e IdCategoria, en criterios en la columna suspendidos escribir “Sí” para obtener

las casillas activadas y ejecutar:

Registros

que

cumplen la


Julio 2010 49

Lección 30 Totales, agrupar por y funciones

Actividad 1. ¿Cuál es el país que tiene mayor número de compañías proveedoras?

Para realizar la consulta utilizar la tabla Proveedores, en Vista Diseño agregar los campos:

NombreCompañía y País, agregar totales y seleccionar contar las compañías y agrupar los

países.

Guardar la consulta como CProveedores


Julio 2010 50

Actividad 2. ¿Cuántos pedidos se entregaron por año?

De acuerdo a la tabla de relaciones sólo se necesita la tabla pedidos con los campos

IdPedido y FechaEntrega. El resultado es:

El problema en esta consulta es que la fecha está dada con formato día/mes/año, por

lo que no se puede agrupar por año, aunque sí por día.

La solución es usar el Generador de expresiones y ocupar una función (la función año).

Para poder agrupar el año del pedido y contar el número de pedidos (utilizando la

función contar). El resultado es:


Julio 2010 51

Nota: Para obtener los resultados correctos, recuerde realizar un análisis detallado de la

estructura general de la base de datos.

Tarea: Realizar los ejercicios:

1. Obtener la lista de productos suspendidos con un costo menor de 50

2. Pedidos enviados a México en el año de 1998

3. Total de ventas por mes

4. Número de productos vendidos por cada cliente

5. Lista de productos que cuesten más de 50 pesos y que además pertenezcan a la

categoría de bebidas.

6. Pedidos enviados a México o a Francia siempre y cuando el monto del cargo supere los

$100 o sea menos a $30.

Lección 31 Presentación de los datos en forma Impresa (Informes)

Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de datos en papel

impreso. El origen de estos datos puede ser una tabla o consulta. Además de eso, es posible

incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo más atractivo. Como será visto, los

informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos.

Situación problémica:

Llegas a laborar a una empresa de tipo x y el gerente te pide un reporte de los

productos (libros, revistas, medicamentos, etc.) más vendidos o bien de los productos en los

cuales no hay existencia, ¿cómo lo resuelves? ¿Entras a la base de datos y cuentas uno por

uno? ¿Imprimes la tabla completa y subrayas los registros involucrados? Necesitamos “un

informe” y para el informe “Una consulta”


Julio 2010 52

Actividad 1 Elaborar un informe

Abrir la consulta ¿cuántos pedidos se entregaron por año?, en Vista Diseño quitar

totales dando clic en el icono, con el fin de que aparezcan los nombres de las compañías y

los países.

En la ficha Crear, grupo Informes dar clic en el botón Asistente para Informes,

seleccionar la consulta CProveedores y pasar los campos

Agregar como nivel de agrupamiento País

Se puede ordenar el nombre de la

Compañía en forma ascendente.

En la ventana distribución elegir

Esquema, elegir el estilo Oficina,

guardar el informe como IProveedores

y finalizar; en Vista Diseño se podrá

cambiar el formato agregando


Julio 2010 53

encabezados, pie de página, etc.


Julio 2010 54

ANEXO 1

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan

un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en

la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo

seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las

características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista

de valores válidos para el campo, esta última ficha está explicada en el tema 3 junto con el

asistente de búsqueda.

Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro

mientras que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control

asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después

de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos

de datos.

Tamaño del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres

que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo

de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45

para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-

324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para

valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.


Julio 2010 55

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una

base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos

.mdb)

Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla

o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo

monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo

una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de

Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:

Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29

son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el

1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.


Julio 2010 56

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y

Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en

la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no

se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el

control predeterminado en la ficha Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad

Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto

se tendrían que crear formatos personalizados.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a

un tipo de dato Numérico o Moneda.

Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los

valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de

entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe

introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer

esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la

derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del

campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la

propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo

si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado

campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para

indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el

campo a la hora de introducir los datos de la tabla.


Julio 2010 57

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de

clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor

predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes,

automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el

Autonumérico.

Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se

especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo

para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000,

se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en

la secuencia animada.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,

y el Autonumérico.

Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si

introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la

propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los

datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,

y el Autonumérico.

Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta

propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el

Autonumérico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan

introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado


Julio 2010 58

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices

hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también

aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos,

puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores

duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Bibliografía:

Figueroa Reséndiz Juana. Guías textos de cómputo manejador de bases de datos Access

En: http// redescolar.ilce.edu.mx/redescolar/cursos/sepacomputo/basedat.pdf

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