Informatica Para La Administracion Unidad 2

Informática para administración Unidad 2. Software de bases de datos

1 Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Desarrollo Comunitario

Licenciatura en:

Desarrollo Comunitario

4° cuatrimestre

Programa de la asignatura

Informática para administración

Clave

040920514 / 030920414

Unidad 2. Software de bases de datos

Universidad Abierta y a Distancia de México



2. SOFTWARE DE BASES DE DATOS .................................................................................... 3

PRESENTACIÓN DE LA UNIDAD ................................................................................................... 3

PROPÓSITO ............................................................................................................................. 3

COMPETENCIA ESPECÍFICA ....................................................................................................... 3

2.1. INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS ............................................................................... 4

2.1.1. Concepto de bases de datos ..................................................................................... 5

2.1.2. Software existente de bases de datos ....................................................................... 7

Actividad 1. Software existente para crear bases de datos ................................................. 8

2.2. OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS....................................................................................... 9

2.2.1. Tablas ....................................................................................................................... 9

2.2.2. Formularios ..............................................................................................................34

2.2.3. Consultas .................................................................................................................41

2.2.4. Relaciones ...............................................................................................................61

2.2.5. Informes ...................................................................................................................72

Actividad 2. Objetos de una base de datos ........................................................................77

AUTOEVALUACIÓN .................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE. APLICACIONES EN MICROSOFT ACCESS ........................................78

AUTORREFLEXIÓN ...................................................................................................................78

CIERRE DE LA UNIDAD ..............................................................................................................79

FUENTES DE CONSULTA ...........................................................................................................79



2. Software de bases de datos

Presentación de la unidad

En esta unidad se estudiará la importancia de la administración de la información a través de

las bases de datos, ya que en las empresas e instituciones se genera conocimiento, que es

necesario estructurar para darle sentido a los requerimientos de usuarios internos y externos,

así como para preparar informes que apoyen la toma de decisiones. Para esto se debe contar

con herramientas que ayuden a almacenar, modificar, eliminar y consultar dicha información

de tal forma que el tiempo de respuesta ante una solicitud sea cada vez más rápido.

En la primera parte de la unidad se aprenderá acerca de las bases de datos y del software

existente para trabajar con ellas. La segunda parte se enfocará en aprender a utilizar Access

como herramienta informática para la administración a través de los objetos de la base de

datos.

Propósito

En la unidad dos, el propósito es aprender qué es una base de datos, su uso, los objetos que la

integran y la utilización del software Microsoft Access como herramienta informática para

almacenar, manipular y relacionar datos, a través de diversas tablas, formularios, consultas,

relaciones e informes; administrando los datos que se generen en el área laboral.

Competencia específica

Utilizar el software Microsoft Access para la administración de datos a través del diseño de

tablas, formularios, consultas, relaciones e informes.



2.1. Introducción a las bases de datos

La incorporación de aplicaciones informáticas que ayuden a almacenar, organizar y estructurar los

datos sobre todo cuando se generan grandes volúmenes de ellos, ayuda para posteriormente

poder consultarlos, modificarlos, eliminarlos o recuperarlos. El uso de herramientas que ayuden a

la administración e interpretación de la información impacta en las empresas que recurren a ellas

porque ayudan a generar informes o consultas de datos que apoyan la toma de decisiones y

mejoran los tiempos de respuesta en cuanto al manejo de la información.

Por ejemplo, las bases de datos fueron utilizadas por primera vez con fines estadísticos en la

década de 1880 para elaborar el censo de Estados Unidos, lo cual les llevó aproximadamente 7

años. Posteriormente, el censo de 1890 lograron realizarlo en dos años y medio haciendo uso de

tarjetas perforadas para el almacenamiento de los datos y de una máquina automática de tarjetas

perforadas para procesarlas. Como se puede ver, el tiempo de respuesta mejoró

considerablemente e inició el uso de tecnología para procesar los datos, así también la

información fue organizada y almacenada en tarjetas perforadas.

En 1950 aparecen las cintas magnéticas, las cuales ayudaban a almacenar los datos en forma

secuencial y ordenada, la información se leía de una cinta, se procesaba y se almacenaba el

resultado en otra cinta magnética; pero aun así mejoró el tiempo de respuesta y la información

estaba almacenada en forma estructurada.

En 1960 aparecen los discos y con ellos las bases de datos de red y jerárquicas, con lo cual fue

posible guardar estructuras de datos en forma de listas o árboles, así como almacenar y recuperar

datos más rápidamente; ya no era necesario acomodar la información en forma ordenada y

secuencial.

En 1970 surge el modelo de bases de datos relacionales basadas en tablas. En 1980 aparece el

modelo relacional orientado a objetos. En 1990 surgen lenguajes de consulta estructurados. Del

año 2000 en adelante se utilizan todos, pero cada vez se pueden almacenar, consultar eliminar o

recuperar grandes volúmenes de datos con un tiempo de respuesta menor, lo cual se puede

apreciar en las transacciones que realizan los clientes y empleados de una institución bancaria. O

bien todo el sistema de inscripción, evaluación, pagos y calificaciones de instituciones educativas

(Johnson, 2000).

En la actualidad, las empresas generan una gran cantidad de datos, los cuales hay que agrupar

en temas por afinidad lógica, por lo que es necesario darles estructura, para ello las personas

empiezan a organizar sus datos en archivos de texto sencillo, listas, diagramas de árbol o tablas.

Con lo anterior se empiezan a generar bases de datos, ya que éstas son un conjunto de datos

estructurados sobre un tema. En los siguientes puntos se profundizará más acerca de las bases

de datos.



2.1.1. Concepto de bases de datos

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito

particular. Las bases de datos están formadas por una o más tablas organizadas en filas y

columnas. En la actualidad se pueden usar bases de datos para manejar información de:

proveedores, cartera de clientes, inventarios, nómina, expedientes médicos, ventas,

calificaciones de alumnos, acervo bibliográfico, censos poblacionales, etc.

Una base de datos es un sólo archivo electrónico que incluye objetos como tablas, formularios,

consultas, informes, páginas de acceso a datos, macros y relaciones, a continuación se

definen:

Elemento Definición

Tablas Son utilizadas para almacenar los datos.

Formularios Permiten capturar, modificar o eliminar datos de forma amena haciendo uso de una

pantalla.

Consultas Ayudan a buscar y seleccionar datos utilizando alguna condición o filtro.

Informes Son utilizados para diseñar el formato en el cual se imprimirán los datos.

Páginas de

acceso a

datos

Permite a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde internet.

Macros Una acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas.

Módulos Colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic (lenguaje de

programación orientado a objetos) para aplicaciones que se almacenan juntas como

una unidad.

Relaciones Ayudan a realizar combinaciones con la información de las tablas.

Los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD o DBMS, por sus siglas en inglés)

organizan y estructuran los datos de tal modo que puedan ser recuperados y manipulados por

usuarios y programas de aplicación. Las estructuras de los datos (forma como se organizan los

datos ya sea en archivos de texto, listas o tablas) y las técnicas de acceso (código, tablas,

formularios, consultas, relaciones, informes) proporcionadas por un DBMS particular;

denomina su modelo de datos. A continuación se mencionan los modelos existentes, sólo se

profundizará en el modelo relacional en los siguientes temas (Pérez, 2002):



Modelo Año Definición

Jerárquico 1960 Se basa en el establecimiento de jerarquías o niveles entre los distintos

campos de los registros, basándose en el criterio de que los campos de

mayor jerarquía sean los más genéricos, y tiene la estructura de árbol

invertido (organigrama), donde los nodos del mismo nivel corresponden a

los campos y cada rama a un registro. Es un modelo muy rígido que

implica que no puedan establecerse relaciones entre segmentos dentro de

un mismo nivel.

Red 1960 Se genera para resolver el problema de lentitud del modelo jerárquico. El

modelo de red está estructurado de tal forma que existe más de una

conexión entre los nodos de diferentes niveles, de forma que puedan

recorrerse por distintos caminos sin necesidad de acudir cada vez a la

raíz, con lo cual la búsqueda es más flexible, desapareciendo el concepto

de jerarquía entre campos, pues un campo puede ser descendiente de su

antecesor por un camino de la red y ascendente por otro. Pero se crea

redundancia de datos.

Relacional 1970 Se crea para eliminar la redundancia de datos duplicados en las tablas de

la base de datos, lo cual dificulta la actualización, inserción, modificación,

eliminación, consulta, etc.

Objetos 1980 Compensa las deficiencias del modelo relacional en cuanto a la

construcción de consultas complejas y estructuras de datos sin tener que

dividirlas en una estructura relacional de 2 dimensiones. Las bases de

datos de objetos son muy complicadas para la mayoría de los propósitos y

también eran (al menos en sus inicios) mucho más lentas que las bases de

datos relacionales.

Espaciales 1990 Desarrollado para relacionar datos en el espacio. Tan sólo son extensiones

de las bases de datos relacionales.

OLAP 2000 en

adelante

Modelo diseñado para analizar datos en lugar de actualizarlos. Son usados

para manejar procesos de negocios basados en análisis estadísticos de

datos. La principal característica de las bases de datos OLAP (On Line

Analytical Processing) es la velocidad de las consultas y la

multidimensionalidad.

El modelo relacional es de los más funcionales y está vigente a la fecha, es la base del modelo

de objetos, espacial u OLAP y los software existentes lo utilizan para el procesamiento de

datos. En esta unidad se trabajará con este modelo, el mismo está basado en tablas que

eliminan la posibilidad de duplicar datos, y mejora el tiempo de respuesta cuando la base de

datos ha sido bien diseñada.



2.1.2. Software existente de bases de datos

Cada día la tecnología informática ofrece mejores opciones en cuanto a software; pero éste a

su vez requiere mejores características de hardware para soportar el procesamiento y

almacenamiento de la información. Éstos aspectos son vitales en las bases de datos, cuya

función principal es el almacenamiento y administración para responder a los requerimientos

de información de las empresas e instituciones. A continuación se presenta una tabla con

software de bases de datos que han existido desde que surge este concepto hasta la fecha:

Modelo Ejemplos de software de bases de datos

Red IDS

Jerárquico IMS y el DL/I de IBM (1968), System 2000

Relacional DBase, Informix, Sybase, Ingres, Postgres, PostgreSQL, DB2, Access, MySql,

Oracle, Toad, Paradox, DBManager Standard Edition 3.2.1.0, Interbase/Firebird,

SQLite, tablas DBF, FoxPro, Tablas DBF, ODBC, DB2 z/OS, DB2 LUW, Teradata,

Progress

Orientado a

objetos

SQL, Oracle

Espaciales Spatial Features Structured Quero Language

SQL, Oracle

OLAP (On Line Analytical Processing Database)

SQL, Oracle

Nota: Elaboración propia.

El software de base de datos es escencial hoy en día para las empresas e instituciones ya que

el almacenamiento y administración de los datos les da la oportunidad de competir y ofrecer un

mejor servicio al poder dar pronta respuesta a sus clientes con herramientas informáticas que

agilicen los procesos y que transformen los datos en diversos documentos, tablas, estadísticas,

gráficos, informes, etc. Además que enseñan a los usuarios a organizar y estructurar la

información.

Independientemente del software seleccionado, la creación de una base de datos requiere la

estructuración de los datos a través de las tablas que servirán para almacenarlos; en los

siguientes temas se trabajará en ello.



Actividad 1. Software existente para crear bases de datos

En los siguientes apartados profundizarás en el objeto de esta unidad: los programas para

la administración de bases de datos. Realiza esta actividad para identificar distintas

alternativas de programas para la administración de proyectos, considerando que

Microsoft Access es un software privado y que tiene un costo elevado, en ocasiones será

difícil que las organizaciones o proyectos en los que te involucres como desarrollador

comunitario puedan costearlo, por esta razón esta actividad busca que encuentres

distintas opciones que sean más accesibles y con la misma potencia que tiene Access.

Sigue los pasos descritos a continuación:

1. Investiga sobre los programas de administración de bases de datos.

2. Elabora un cuadro comparativo de los 5 programas que estén considerados como

los mejores para la administración de proyectos con los siguientes criterios:

Nombre del software

Principales ventajas

Principales desventajas

Precio

Puedes incluir otros criterios que consideres necesarios o importantes para

seleccionar alguno de estos programas.

3. Envía tu cuadro comparativo en un documento de texto en la sección Actividad 1. Software existente para crear bases de datos, con la siguiente nomenclatura: IPA_U2_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno, y la Z, por la inicial de tu apellido materno.

4. Espera los comentarios de tu Facilitador(a) y compañeros(as), mientras, comenta

el trabajo de 3 de ellos. Recuerda que tus aportaciones deben realizarse en un

sentido constructivo.

No olvides revisar el documento Criterios de evaluación de actividades U2 para considerar

los criterios descritos en tu trabajo.



2.2. Objetos de una base de datos

Para construir una base de datos se debe analizar qué datos debe contener para luego poder

reflejarlos en la estructura de datos. Para esto se debe tener bien claro la tarea que se desea

resolver. Y a partir de los objetos de la base de datos: tablas, formularios, consultas, informes,

páginas, macros y módulos se da solución a dicha tarea. A partir de este tema se retomarán los

objetos de la base de datos, los cuales se revisarán más a detalle y se irá construyendo una

base de datos de ejemplo utilizando el software Microsoft Access versión 2007 (existen en el

mercado varias opciones de software para la administración de información a través de bases

de datos, sin embargo las habilidades que se adquieran en Access 2007 serán aplicables a la

mayoría de ellos).

Estas ligas pueden servir para descargar Access 2007 en caso de no tenerlo instalado en tu

computadora:

http://www.softonic.com/s/descargar-access-2007-gratis

http://office.microsoft.com/es-mx/try/?WT.mc_id=ODC_esMX_Office_Try

2.2.1. Tablas

Para que exista una base de datos es necesario crear tablas. Las tablas contienen los datos a

almacenar, y es el diseño de las mismas lo que permite que el manejo de los datos se realice

con mayor rapidez. Se pueden crear tablas para productos, empleados, clientes, proveedores,

etc.

Una tabla es una cuadrícula formada por filas y columnas. Las columnas representarán los

campos de la tabla, y las filas corresponden a los registros. En la siguiente tabla las palabras

Clave, Descripción y Precio son los encabezados de las columnas y representan los campos. En

esta misma tabla se observa que hay información de tres productos, los cuales representan los

registros de la tabla. El tema es precios de productos.

Clave Descripción Precio Encabezados

Esc101 Libreta profesional cuadro 8.00 Registros

Esc190 Mochila 250.00

Esc115 Lápiz 3.00

En la siguiente tabla Matrícula, Nombre, Materia, Parcial 1, Parcial 2, Parcial 3 y Promedio son los

encabezados de las columnas y representan los campos. En ésta se ve que hay información de

las calificaciones de cuatro alumnos, los cuales representan los registros de la tabla. El tema es

calificaciones.

http://www.softonic.com/s/descargar-access-2007-gratis

http://office.microsoft.com/es-mx/try/?WT.mc_id=ODC_esMX_Office_Try



Matrícula Nombre Materia Parcial 1 Parcial 2 Parcial 3 Promedio

00001 Leonardo Molina Ruiz Historia 8 7 9 8

00002 Ángel Martínez López Español 1 5 10 9 8

00003 Ana Salinas Méndez Español 1 7 6 8 7

00004 Juan Luna Pérez Historia 10 9 8 8

En los ejemplos anteriores se observa la estructura de las tablas y cómo la información está

organizada de acuerdo al tema. Cada registro contiene los datos correspondientes al campo

que indica cada columna.

Para poder definir los campos, es necesario comprender qué tipos de datos se desea

almacenar en ellos, a continuación se revisará aquellos que son aceptados por Access (Pérez,

2011):

Tipos de datos en Access

Tipo de dato Descripción Ejemplo

Texto Texto Acepta todos los caracteres. Se pueden

capturar textos, cifras, símbolos. Los campos

tipo texto aceptan hasta 255 caracteres.

Nombre, Puesto,

Dirección.

Memo Acepta todos los caracteres, pero se utiliza para textos más largos pues se pueden capturar hasta 65,535 caracteres.

Expediente médico,

características

técnicas de un

producto.

Número Byte Se utiliza para las cifras entre 0 y 255, no se aceptan decimales.

Edad

Entero Registran cifras entre -32,768 y 32,768, no acepta decimales.

Cantidad a comprar

Entero largo Acepta números entre -2,147,483,648 y

2,147,483,647.

Número de celular

Simple Acepta números entre -3.402823E38 y -1.401298E-45 para los valores negativos y -1.401298E-45 y 3.402,823E38 para los valores positivos.

Un porcentaje de

descuento (3% =

0.03).

Doble Acepta valores entre - 1.79769313486231E308

y -4.94065645841247E-324 para los valores

negativos y 4.94065645841247E-324 y

1.79769313486231E308 para los valores

positivos.

Medida, precio, el IVA, descuento, etc.

Decimal Acepta números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 10^28 -1 con un límite de 28 decimales.

Total a pagar, peso,

altura, etc.

Fecha / Hora Fecha / Hora Registran fechas y horas para los años entre 100 y 9999. La fecha debe existir en el calendario para ser aceptada.

Fecha de ingreso a

un trabajo, fecha de

nacimiento, fecha de



vencimiento de un

proyecto, hora de

entrada al trabajo,

etc.

Dinero Moneda Es para valores monetarios y números usados en cálculos donde intervengan entre uno y cuatro decimales.

Precio, cantidad a

pagar, descuento,

I.V.A, etc.

Autonumera

ción

Autonumérico Se utiliza para identificar el registro de forma única. Toma automáticamente un nuevo valor cuando se agrega un registro.

Número de visitas a

una página (1, 2, 3

,etc.).

Booleanos Sí / No Se usa para campos booleanos donde la

respuesta es falso o verdadero, o sí o no.

Tiene hijos: Sí / No.

Trabaja: Verdadero /

Falso.

Objeto Objeto OLE Se utiliza para incrustar en el campo una

imagen u otro tipo de objetos como un archivo

de Word, Excel u otra aplicación.

Fotografía, imagen

de un producto, etc.

Vínculos Hipervínculo Puede contener un vínculo a un texto, un archivo o una dirección de internet.

Enlace a la página de

un proveedor.

Búsqueda Asistente para

búsquedas

Ayuda a visualizar una lista con valores a elegir. Seleccionar una

ciudad, un Estado,

etc.

También es importante conocer que cuando en un registro un campo queda sin información se

llama campo vacío o nulo, en muchas ocasiones no importa si un campo queda vacío pero en

otras es vital que el campo esté lleno, sobre todo si es un campo clave. Un campo principal o

campo clave es aquel que no permite que se dupliquen valores al capturar los datos en los

registros de la tabla, esto se usa para las matrículas de los estudiantes de una escuela, el

número de cuenta bancaria, el código de barras de un producto, etc.

Ahora se va a poner en práctica lo aprendido acerca de las tablas. En la unidad 1 se trabajó

con el ejemplo de una brigada comunitaria, si se desea realizar un inventario de los productos

que les donaron se puede hacer una base de datos a la que se nombrará Brigadas, ahora hay

que crear la estructura de las tablas:

Nombre de la tabla: Producto

Campos Tipo de dato

Producto Texto (descripción del producto)

Cantidad Número entero

Estado Texto



Nombre de la tabla: Voluntarios

Campos Tipo de dato

Nombre Texto

Edad Número entero

Dirección Texto

Teléfono Número largo

Fecha de ingreso Fecha corta

Nombre de la tabla: Vehículos

Campos Tipo de dato

Placas Texto

Descripción el vehículo Texto

Color Texto

Cantidad de ocupantes Número entero

Fotografía Objetos OLE

Si observas las tablas, te darás cuenta que la información está organizada por tema, no está

revuelta la información de los productos con la de los voluntarios o con la de los vehículos; y a

esto es a lo que se le llama estructuras de datos en una base de datos, además se define qué

tipo de datos se van a capturar y de qué tipo se van a definir los campos en cada tabla.

1) Clic en el botón de Inicio

>Todos los programas

2) Clic en la carpeta Microsoft Office

3) Y finalmente clic en Microsoft

Office Access.

1

2 3



4) Aparece la pantalla principal de

Access 2007, la cual contiene

las opciones para iniciar y

grabar una base de datos.

Da clic en el ícono Nueva base de datos en blanco para iniciar una base de datos en blanco.

1) Se selecciona la ubicación de almacenamiento de la base de datos (la carpeta donde se guardará el archivo), y se le asigna un nombre a la base de datos (en este ejemplo la base se nombra como Brigada con la extensión .accdb que identifica a Access como la aplicación que creó el archivo).

Aparece el siguiente cuadro de diálogo para guardar la base de datos, cabe mencionar que la

base de datos se guarda al inicio y conforme se vayan creando los objetos se van grabando en

el mismo archivo; es decir, las tablas, formularios, consultas y demás elementos que sean

generados se guardaran en el archivo Brigada.accdb, este archivo funge como un contenedor

de la información.

1

4



1) Teclear el

nombre del

archivo

2) Clic en

Aceptar.

3) Aparece la

siguiente

imagen que

es parte de

la pantalla

de inicio.

4) Hay que dar

clic en el

botón Crear

para iniciar

a trabajar

en la base

de datos.

1

2

3

4



Esta es la primera pantalla que se verá de la base de datos, se puede considerar como la

principal, y a partir de la cual te estarás moviendo por los diferentes objetos de la base de

datos, y esta presentación que observas se conoce como Vista de Hoja de datos:

Para crear una tabla, sigue los siguientes pasos:

1.- Clic en el menú Crear.

2.- Se despliega la siguiente barra de herramientas para construir los diversos objetos de la

base de datos:

1

2

3



3.- El primer recuadro muestra las opciones para crear tablas, en esta unidad se revisará una

tabla en modo Vista de Hoja de datos y Diseño de tabla. Si en el menú Crear se selecciona la

opción Tabla, se muestra la Vista de Hoja de datos:

Esta vista ayudará a construir la tabla y está formada de tres partes principales:

a) Barra de herramientas que contiene las herramientas que se pueden utilizar en una

tabla:

(1) Si das clic en el ícono Ver, se pueden observar las dos opciones más recomendadas

para construir las estructuras de las tablas: Vista de Hoja de datos y Vista Diseño.



b) Del lado izquierdo aparece la ventana de objetos, donde se muestran los objetos que

contiene la base de datos, como apenas se va a realizar la primer tabla, lo único que

aparece es un elemento llamado Tabla1: Tabla.

c) La última área aparece del lado derecho y es donde se construye la tabla o bien donde

se muestra la información de la tabla.

Cuando se empieza a hacer una tabla, existen dos formas dando clic en el ícono Ver (1), en

forma de Hoja de datos se ve como una tabla (2) o en forma de Vista Diseño (3).

1 2 3

1



Vista Hoja de datos

Para comprender el funcionamiento de la Vista Hoja de datos, construirás la tabla de producto

con los campos y tipos de datos que se muestran en la siguiente tabla, sigue las instrucciones:

Tabla. Producto

Campos Tipo de dato

Producto Texto (Descripción del producto)

Cantidad Número entero

Condiciones Texto

1) Clic en menú Crear.

2) Selecciona la opción Ver, Clic en Vista de Hoja de datos,

3) Teclear el nombre del campo: Producto, dando doble clic en Agregar nuevo campo.

4) En la parte superior se selecciona el Tipo de dato. Y se selecciona Texto.

Repite los pasos 3 y 4 para activar el campo Cantidad.

3) Teclea el nombre Cantidad, donde dice Agregar nuevo campo.

4) Mantén seleccionado el nombre del campo y da clic en Tipo de dato, selecciona

Numérico.

1

3

4

3

4 2



5) Luego clic en Formato, despliega la flecha y selecciona Número general.

Finalmente vuelve a repetir el paso 3 y 4 para dar de alta el campo Estado.

3) Teclea el nombre del campo donde dice Agregar nuevo campo.

4) Mantén seleccionado el nombre del campo y da clic en Tipo de dato y selecciona Texto.

En este momento se puede ver la estructura de la tabla de la siguiente manera. Si observas,

existe el campo Id, que estaba por default y Access lo asigna como campo principal y

autonumérico, por lo que se debe eliminar, debido a que no es parte del diseño o estructura de

la tabla, lo eliminarás un poco más adelante.

3

4

5



Para asignarle nombre a la tabla, hay que realizar los siguientes pasos:

1) Hay que cerrarla dando clic a la X como se muestra en la figura (cuando se señale la

necesidad de cerrar algún objeto, será sobre el símbolo X del mismo objeto y no en la

ventana principal; puesto que se cerraría el programa).

2) Aparece el cuadro de diálogo Guardar

como para asignarle el nombre de

Producto.

3) Clic en Aceptar.

4) En la sección de objetos aparece de la

siguiente manera y se puede

corroborar que se ha grabado la tabla.

Al dar doble clic en Producto: Tabla, se ve en forma de Vista de Hoja de datos. Ahora la tabla

está lista para introducir datos en los registros.

Pero antes se va a eliminar el campo Id, para ello selecciona la tabla (dando doble clic en su

nombre), en este caso Producto:

1) Dar clic en Ver.

2) Selecciona la Vista Diseño.

1

4

1

2

2

3



3) Aparece la siguiente pantalla:

Modificar la estructura de una tabla

En esta pantalla es donde se puede modificar la estructura de una tabla, de preferencia se

recomienda hacerlo antes de introducir datos, ya que al modificar los datos se pueden perder.

Observa como del lado izquierdo del campo Id aparece una llave de color amarillo, lo que

indica que es un campo clave, para quitar este atributo se hace lo siguiente:

1) Dar clic en el ícono Clave principal que parece en la barra de herramientas.

2) Se elimina la llave que indicaba que es un campo clave como se muestra en la siguiente

imagen:

3) Estando seleccionado el campo Id, dar clic en Eliminar Filas.

.

4) Dar clic en Sí para confirmar y listo, quedó eliminado.

3

1

2

3

4



La siguiente pantalla muestra la estructura de la tabla sin el campo clave Id.

Ya que se está en la pantalla de Vista Diseño, hay que comentar que en los campos de

descripción puedes poner indicaciones o ideas de lo que esperas que las personas capturen en

el registro.

5) Al dar clic en la X que aparece arriba de descripción para cerrar la tabla, aparece un

cuadro de diálogo para verificar que se quieren hacer los cambios a la tabla y da clic en

Sí.

Captura de datos

3) Al dar doble clic en el nombre de la tabla se verá como la tabla ha quedado modificada

y lista para capturar la información en los registros:

Sí

5

1



Como puedes ver en la siguiente imagen, han sido capturados los datos de siete registros:

En la parte inferior de la pantalla puedes ver la siguiente imagen, que ayuda a desplazarse al

primer registro, al anterior, al siguiente o al último, en ese orden. O si quieres uno en especial

das Clic, tecleas en buscar, y tecleas el número de registro que deseas ver.

También verás, conforme vayas llenando datos en el registro, que en la parte inferior aparece

la idea que escribiste en Descripción para quien está capturando.

Idea



Vista Diseño

Hasta este momento del curso, ya se sabe cómo crear una tabla en la Vista de Hoja de datos,

ahora se va a dar de alta la tabla Voluntarios, usando la Vista Diseño:

Nombre de la tabla: Voluntarios

Campos Tipo de dato

Nombre Texto

Edad Número entero

Dirección Texto

Teléfono Número largo

Fecha de ingreso Fecha corta

Para crear la tabla, hay que seguir los siguientes pasos:

1) Dar clic en el menú Crear.

2) Seleccionar el ícono Diseño de tabla.

3) Aparece la siguiente imagen, que corresponde a la Vista Diseño:

1

2



4) Hay que ir dando de alta cada campo colocando el nombre del campo, el tipo de dato y

la descripción.

5) Observa que esta pantalla tiene un espacio donde puedes modificar las propiedades de

cada campo.

6) En la propiedad Formato de cada campo, estableces la especificación de cómo se

quiere que aparezcan los datos, por ejemplo, si el campo es de tipo número puedes

darle formato de número general, moneda, euro, porcentaje, etc.

4

6

3

5



Otro ejemplo es si el dato es de tipo fecha / hora, puedes seleccionar fecha corta, fecha

larga, etc.

7) Como se aprecia en la pantalla, al seleccionar cada propiedad, del lado derecho

aparece una descripción de cómo funciona cada una de ellas.

8) Al finalizar de establecer todos los parámetros para definir los campos de la tabla, da

clic en el botón X para cerrar.

9) En el cuadro de diálogo, pregunta si deseas guardar la tabla, dar clic en Sí.

7

8

9

6



10) Asignar el nombre Voluntarios en el cuadro de diálogo Guardar como, dar clic en Aceptar.

11) Al dar, aparece el siguiente cuadro de diálogo donde pregunta si quieres agregar un

campo clave, selecciona la opción No.

10

11



12) Aparece la siguiente pantalla, donde al dar doble clic en la tabla Voluntarios, aparece la

siguiente pantalla para iniciar la captura de los datos del registro.

Si necesitas hacer más grande el espacio de cada campo, pasa el puntero del mouse por la

línea derecha de cada uno, da clic y estira a la derecha o bien doble clic para que se autoajuste

al tamaño del dato capturado.

12



Observa la pantalla anterior, cómo al introducir la fecha aparece un calendario para que

selecciones de ahí la fecha. Se pueden capturar tantos registros como voluntarios se tengan

para apoyar la brigada.

Ahora vas a revisar cuántos objetos lleva la base de datos. Solamente se han construido dos

tablas: la de Producto y la de Voluntarios, pero sobra una, la Tabla 1. Como no es parte de la

base de datos, hay que eliminar la tabla; para esto:

1) Seleccionar el nombre de la tabla.

2) Dar clic al botón derecho del mouse y selecciona Eliminar.

Ahora quedan como objetos las dos tablas construidas, como se muestra en la siguiente

imagen:

Objetos

1

2



Construye la tabla Vehículos utilizando ya sea la Vista de Hoja de datos, ícono Tabla (A) o la

Vista Diseño de tabla (B) que aprendiste a utilizar al construir las dos tablas anteriores.

Nombre de la tabla: Vehículos

Campos Tipo de dato

Placas Texto

Descripción el vehículo Texto

Color Texto

Cantidad de ocupantes Número entero

Fotografía Objetos OLE

1) En esta tabla hay que analizar que el campo Placas debe ser un campo clave, es decir,

la información de este campo debe ser única en cada registro, no puede haber dos

vehículos con las mismas placas. Para esto da clic en el ícono clave principal.

2) Y el campo Fotografía es de tipo de datos: Objeto OLE; ya que se requiere incluir la foto

del vehículo.

A B

1

2



3) Al agregar datos en este campo, se tendrá que dar clic al botón derecho del mouse y

seleccionar Insertar objetos, como se observa en la siguiente imagen:

4) Aparece la siguiente pantalla, selecciona Crear desde archivo.

5) Y al dar clic en Examinar, cargas el archivo de la foto del vehículo.

La foto, la podrás apreciar en el formulario.

3

5

6



Formatear tablas

Finalmente, hablando de tablas, se verá cómo dar formato a la tabla y cómo imprimir una tabla.

Para ello, se selecciona la tabla de la parte superior izquierda.

Y utiliza el cuadro Fuente del menú Inicio para modificar el color, el tamaño, la alineación,

apariencia, etc., de la tabla, como se aprecia en la siguiente imagen:

Y para imprimirla, da clic en el botón de Office.



Aparece la siguiente pantalla:

Se revisan los parámetros de configuración como tamaño de papel, orientación del papel,

márgenes, y cuando estén de acuerdo a los requerimientos de impresión, se da clic en el ícono

Imprimir que aparece en la barra de herramientas y listo.

Se ha terminado de revisar el objeto más importante de la base de datos, las tablas, como has

visto, es donde se define la estructura de datos y se lleva a cabo el almacenamiento de los

mismos.



2.2.2. Formularios

Los formularios se utilizan para ver, agregar y actualizar datos de las tablas en pantalla de una

forma más amena y vistosa. En este punto se aprenderá a realizar formularios en Access 2007

utilizando el asistente para formularios.

En el menú Crear, se presenta un recuadro con las diferentes alternativas para trabajar con

formularios en Access 2007, como se aprecia en la siguiente pantalla:

Para crear el primer formulario, sigue los siguientes pasos:

1) Selecciona primero la tabla Producto.

2) Clic en el menú Crear y después en el ícono Formulario.

3) Se crea el formulario como se muestra en la imagen.

4) Da clic en algún campo dentro del formulario. Y se activa la barra de herramientas para

darle formato al formulario.

1 3

4

2

3



5) Si selecciona Autoformato, se presentan opciones para darle un diseño más vistoso.

6) Selecciona el que sea más de tu agrado y se aplicará al formulario.

En la parte inferior de la pantalla, está la opción de flechas para desplazarse entre registros,

para buscar uno en especial o bien para agregar uno nuevo dando clic en el ícono que tiene un

asterisco de color amarillo.

7) Para grabar el formulario, se le da clic a la X para cerrarlo y aparece el cuadro de

diálogo siguiente preguntado si se desean guardar los cambios, se selecciona Sí.

5

6

7



8) Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, para ponerle nombre en este caso, teclea

Producto y clic en Aceptar. Cabe mencionar que un formulario puede tener el mismo

nombre que una tabla ya que son objetos diferentes.

9) Observa que se ha agregado un nuevo objeto a la base de datos pero es un formulario:

9

8



Asistente de formularios

Ahora aprenderás a realizar un formulario usando el asistente de formularios. Para lo cual hay

que seguir los siguientes pasos:

1) Seleccionar primero el menú Crear.

2) Clic en Más formularios.

3) Selecciona Asistente para formularios y ve ingresando los datos dándole formato al

formulario.

4) Empieza con la primera pantalla en la cual se debe seleccionar la tabla.

5) Da clic en la doble flecha para agregar todos los campos, o bien con la flecha sencilla se van escogiendo los campos que se desean ver en el formulario y clic en Siguiente.

1

2

3

4

5



6) La siguiente ventana que parece es para seleccionar la distribución del formulario, ya sea: En columnas, Tabular, Hoja de Datos o Justificado, en este caso se selecciona Justificado y siguiente:

En columna Tabular Hoja de Datos Justificado

Observa los cuatro diseños, puedes ver que lo que cambia es la forma como aparecerán

distribuidos los campos en la pantalla del formulario.

7) La siguiente ventana es para darle estilo, muestra una lista de ellos (se sugiere verlos de uno por uno y seleccionar el de su agrado), en este caso se escogió Mirador y se da

clic en Siguiente.

6

7



8) Finalmente se le pone título al formulario, selecciona la opción de Abrir el formulario para

ver o introducir información y clic en Finalizar. Es importante mencionar que como ya existe un formulario, se tiene que utilizar un nombre diferente (al existente) para el objeto que se está construyendo.

9) El formulario queda de la siguiente manera, y ésta será la pantalla que se usará para la captura de nuevos registros, para modificar, o bien para eliminar un registro.

Ahora has aprendido a construir otro tipo de objetos llamados formularios en una base de

datos. Toca tu turno de practicar elaborando un formulario para la tabla de Vehículos. A

continuación se presenta como quedó el formulario:

8

9



Recuerda dar doble clic en el ícono de la imagen para que la puedas ver.



2.2.3. Consultas

Las consultas ayudan a buscar y recuperar sólo los datos que se desean de una o varias tablas, y

hacer que aparezcan como una tabla nueva. Una consulta es una descripción de los registros que

se requieren recuperar de una base de datos. La consulta ayuda a responder preguntas

específicas sobre la información de una base de datos; por ejemplo: ¿Qué voluntarios son mayor

de edad y tienen licencia de manejar?, ¿cuántos vehículos son de modelos del 2009 o más

recientes?, la descripción de los registros que quieras recuperar identificará el nombre de los

campos y los valores que pudieran contener; esta descripción se denomina criterios de selección.

En bases de datos existen diversas formas de hacer consultas, aunque las más usada es la

consulta de selección que es una de las que se revisarán en este curso. A continuación se hace

una breve descripción de ellas:

Tipo de consulta Descripción

Selección Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas utilizando los

criterios que se especifiquen y después los muestra en el orden que se

desee. Es la que se usa más frecuentemente.

Parámetros Una consulta de parámetros cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de

diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar

registros o un valor que desea insertar en un campo.

De tabla de referencia

cruzada

Una consulta de tablas de referencia cruzadas muestra valores resumidos

(sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según

un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y

otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.

Acción

Una consulta de acción realiza cambios a muchos registros en una sola

operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción:

La consulta de eliminación elimina un grupo de registros de una o más

tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar

productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos.

La consulta de actualización realiza cambios globales a un grupo de

registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un

10% para todos los productos, o bien aumentar un 5% los sueldos al

personal de una determinada categoría.

La consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una u más

tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supón que se consiguen

más voluntarios y una base de datos que contiene una tabla con información

acerca de estos voluntarios. Para evitar tener que escribir esta información,

se selecciona de una y se agrega al final de la tabla de voluntarios.

La consulta de creación de tabla crea una tabla nueva a partir de todos o

parte de los datos de una o más tablas.



A continuación se usará la tabla Voluntarios (1), a la cual se le agregarán dos campos (Maneja,

Licencia de Manejo) como se muestra en la imagen (2).

Posteriormente, se agregan registros a la tabla voluntarios para contar con más datos como se

muestra a continuación (3).

Si observas, existe un campo que ayuda a saber si el voluntario sabe manejar y otro para

saber que cuenta con licencia de manejar (4).

1

2

3 4



Consulta de selección

A partir de estos datos vas a realizar la primera consulta de selección en Access 2007, para

esto realiza los siguientes pasos:

1) Da clic en el menú Crear.

2) Muestra la barra de herramientas y al final de ella aparece el cuadro Otros.

3) Da clic en Asistente para consultas.

4) Se muestran cuatro opciones para hacer consultas en Access 2007, selecciona Asistente para consultas sencillas y Aceptar.

5) Aparece una pantalla de donde hay que seleccionar primero la tabla de la cual se desea realizar la consulta.

1

2

3

4



6) Posteriormente, selecciona los campos que se desea incluir, en este caso sólo se requieren los siguientes campos: el nombre del voluntario, edad, si sabe manejar y su licencia, al finalizar dar clic en Siguiente.

7) Selecciona que se desea una consulta de Detalle y clic en Siguiente.

8) Asigna nombre a la consulta, en este caso Voluntarios Consulta y Finalizar.

5

6

7 8

9



9) Al dar clic en finalizar, ésta es la información que recupera de la tabla Voluntarios:

Esta información podría ayudar a quien está organizando la brigada a analizar a quién asigna

para manejar los vehículos el día de la brigada, si te das cuenta, no fue necesario volver a

capturar los datos, éstos se recuperaron de una tabla ya existente, en pocos minutos.

10) Para imprimir la información de la consulta, da clic en botón de Office, imprimir Vista preliminar y se muestra de la siguiente manera; en caso de ser correcto, da clic en imprimir y listo.

9

10



Consulta por parámetros

Ahora realizarás otro ejemplo de consulta por parámetros con los siguientes pasos:

1) Clic en el menú Crear.

2) Del cuadro Otros seleccionar Diseño de consulta.

3) De la siguiente pantalla, selecciona las tablas y/o consultas de donde se recuperarán

los datos:

1

2

3



4) En este caso selecciona la tabla Productos, clic en Agregar.

5) Aparece la tabla Producto con sus respectivos campos:

4

5



6) En la parte inferior aparece una cuadrícula donde hay que ir seleccionando el campo, la tabla y el criterio que se establecerá como parámetro para la recuperación de datos de la tabla Productos.

7) Si el criterio es numérico, se coloca el número después del signo de igual; por ejemplo: =5, si el dato es tipo texto se coloca entre comillas, por ejemplo: =“Seminuevas”.

En el campo Estado, coloca el criterio = Nuevas”; como se observa en la siguiente pantalla.

Observa que la condición quedó en la opción criterio del campo.

8) Al cerrar la consulta pide nombrarla, asigna el nombre Productos nuevos y Aceptar.

9) Te entrega el siguiente resultado al dar doble clic sobre el nombre de la consulta:

Como ves, sólo regresan los dos registros que cumplían el criterio de que el Estado de los

productos seas Nuevas.

6

7

8

9



Se hará una consulta más usando la tabla Vehículos, a la cual le debes agregar previamente

varios registros como se muestra en la imagen (1).

A partir de este momento, realizarás la consulta usando Crear>Diseño de consultas por lo que

tendrás que repasar los pasos del 1 al 3 que se mostraron en el ejemplo anterior.

Posteriormente, selecciona la tabla Vehículos de la pantalla Mostrar tabla, clic en Agregar y clic

en Cerrar. Ahora se activarán los campos que se desea ver, y la información a recuperar es la

que tenga color=“Blanco” y ordenados ascendentemente por el campo placas (observa la

siguiente imagen):

1

1



Le das clic en cerrar X, y grabas con el nombre Consulta color.

Al dar doble clic sobre el nombre de la consulta, observa la información que se está

recuperando:



Observa ahora otro ejemplo de Consulta por parámetros, para ello realizar los siguientes

pasos:

1) Dar clic en el menú Crear.

2) Seleccionar la opción Diseño de consulta. 3) Seleccionar la tabla Producto, clic en Agregar y después en cerrar X.

4) Se muestra la tabla Producto con sus respectivos campos.

5) En el campo Cantidad en Criterio, escribe el mensaje que aparecerá para introducir el

parámetro para recuperar la información de la tabla, debe ir entre corchetes, en este caso se escribió Escriba la cantidad:

1 2

3

4

5



6) Dar clic en cerrar X.

7) Pregunta si deseas grabar los cambios, da clic en Sí y aparece el cuadro de diálogo Guardar como para introducir el nombre, nómbrala Productos por parámetros y clic en

Aceptar.

8) Dar doble clic sobre el nombre de la consulta Productos por parámetros.

9) En la pantalla puedes observar los registros capturados, y aparece el cuadro para introducir el valor, en este caso teclea 5 y Aceptar.

6

9 8

7



10) En el cuadro, recupera los registros cuya cantidad es igual a cinco:

Como ves, al realizar los pasos 1 al 10 anteriores se logró la consulta por parámetros, ¿fue fácil

verdad? Ahora practica otra consulta por parámetros usando la tabla de Voluntarios:

1) Clic en Crear.

2) Seleccionar la opción Diseño de consultas.

3) Seleccionar la tabla Voluntarios, dar clic en Agregar, clic en cerrar X y se muestra la tabla

con sus respectivos campos.

10

1

2

3



4) Ahora selecciona los campos que quieres que aparezcan, y el parámetro de selección se colocará en criterio en el campo Edad: [Escriba la edad].

5) Al dar clic en cerrar X pide el nombre, se le pondrá Voluntarios por parámetro.

6) Regresa el cuadro de diálogo para introducir la edad, en este ejemplo coloca 35 y aceptar:

4

5

6



7) Recupera la siguiente información:

Consulta por eliminación

Antes de iniciar, se te solicita capturar los siguientes datos en la tabla Voluntarios (1) antes de

realizar la consulta.

Verás ahora un ejemplo de una consulta de eliminación, que como recordarás elimina uno o

varios registros de una o varias tablas, para este ejemplo usarás ahora la tabla Vehículos.

Realiza los siguientes pasos:

1) Dar clic en Crear.

2) Selecciona Diseño de consultas y aparece una pantalla, de la cual se analizarán primero los íconos contenidos en el recuadro Tipo de consulta.

7

2

1

1



Si observas el recuadro Tipos de consultas, encontrarás un ícono para cada tipo de las consultas

de acción:

Consulta de eliminación

Consulta de actualización

Consulta de datos anexados

Consultas de creación de tablas

Consulta de referencias cruzadas

Al aparecer la siguiente pantalla, selecciona la tabla Voluntarios y clic en Agregar.

3) Si la consulta que se hará es de eliminación, da clic en el ícono Eliminar y aparece la

siguiente pantalla.

4) En la pantalla que se muestra posteriormente, selecciona los campos: Nombre, Edad,

Dirección, Teléfono, Fecha, Maneja, Licencia de manejo, de la tabla Voluntarios, como se

muestra en la imagen:



5) En eliminar aparecen dos opciones Dónde y Desde, si se selecciona Dónde hará que

coincida con lo que se coloque en criterio, en este caso se quiere eliminar a los voluntarios cuya fecha de ingreso sea 16/01/2012 por lo que se selecciona Dónde en el

campo Fecha de ingreso.

6) Al dar clic en cerrar X, pregunta si se quieren grabar los cambios, selecciona Sí y

asigna el nombre Elimina voluntarios 2012.

7) Para iniciar la consulta hay que dar clic en ejecutar

8) En ocasiones se protege la información de la base de datos deshabilitando las macros, y aparece un mensaje en la pantalla en color amarillo, dar clic en opciones y habilitar las macros para que deje continuar con la ejecución de la consulta por eliminación.

Da clic en Sí y aparece otro mensaje de seguridad debido a que se eliminarán datos

que no podrán ser recuperados al dar clic en Sí.

3

4

5

6

7

8



9) Ahora, da doble clic en el nombre de la tabla Voluntarios y ve cómo el registro que tenía

como fecha de ingreso 16/01/2012 ha sido eliminado, la pantalla muestra los datos de la tabla después de la consulta.

Consulta de actualización

Finalmente realizarás un ejemplo de una consulta de actualización usando la tabla de

Productos. Mediante la consulta incrementarás 7 unidades en el campo cantidad a todos los

registros donde la existencia sea menor a 10. A continuación se muestra la tabla con los datos

antes de la consulta, obsérvalos, posteriormente se te invita a seguir los siguientes pasos.

Éstos son los datos de la tabla Producto antes de la actualización:

9



1) Clic en el menú Crear.

2) Selecciona Diseño de consultas.

3) Selecciona la tabla Producto, clic en Agregar y clic en cerrar X. Y se muestra la tabla

Producto con sus respectivos campos.

4) Da clic en Actualizar para indicar que es una consulta de actualización.

5) En Campo seleccionar Cantidad, y modifica los parámetros Actualizar a [Cantidad] + 7 y

Criterio<10.

6) Da clic en cerrar X.

7) Aparece el cuadro de diálogo Guardar como para teclear el nombre de la consulta,

asigna Actualización de Cantidad de Productos y da clic en Aceptar.

1 2

3

4

5

6



8) Para ver los datos recuperados, selecciona el nombre de la consulta, doble clic y se ejecuta, no sin antes notificar que se harán cambios que no podrán revertirse, confirma dando clic en Sí.

9) Al dar clic nuevamente sobre la tabla Productos aparecen los datos recuperados, puedes

validar que donde la cantidad era menor a 10, se incrementó en 7 unidades.

7

8

9



2.2.4. Relaciones

Una relación es un vínculo entre dos tablas. Dicho vínculo es necesario si se desean extraer

datos de dos tablas simultáneamente y los datos dependen los unos de los otros. Una relación

se usa para gestionar la eliminación y la actualización de registros de una tabla en la que los

datos procedan de otra tabla.

Las tablas deben tener un campo en común por el cual serán relacionadas; y cómo puedes

observar, si revisas las tablas que se tienen en este momento, no cumplen con este requisito,

por lo que se generará la tabla Bitácora de vehículos, para luego trabajar con las relaciones.

1) La estructura de la tabla Bitácora de vehículos es la siguiente.

Campo Tipo de dato

Placas Texto

Chofer Texto

Kilometraje inicial Numérico (entero largo)

Fecha de salida Fecha / Hora (formato de fecha corta)

Hora de salida Fecha / Hora

2) Se puede crear usando la Vista Diseño revisada previamente en esta unidad.



3) Guardar con el nombre Bitácora de vehículos.

4) El software va a preguntar si quieres usar clave principal, elegir la opción No, ya que un

mismo vehículo puede usarse varias veces en un día. Dar clic en Aceptar.

5) Ingresa los siguientes registros de los cuales se hará coincidir campos con la tabla de

vehículos para posteriormente relacionarlos, al terminar queda de la siguiente manera:

Crear y modificar relaciones

Para crear y modificar relaciones en Access 2007, hay que seguir los siguientes pasos:

1) Dar clic en el menú Herramientas de bases de datos.

2) Seleccionar la opción Relaciones.

3) Aparece la siguiente pantalla del cuadro de diálogo Mostrar tabla, se agregan las tablas

que se desean relacionar, se selecciona el nombre y se da clic en Agregar. En este

caso selecciona Bitácora de vehículos>Agregar; Después seleccionar Vehículos>Agregar; y luego dar clic en Cerrar.

2

1



4) Se ven las tablas con sus respectivos campos.

5) Dar clic en el campo Placas de la tabla Vehículos y arrastrar hasta el campo Placas de la

tabla Bitácora de vehículos.

6) Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones, activar la casilla Exigir integridad

referencial. Después clic en el botón Tipo de combinación.

Nota: Debes saber que el propósito de la integridad referencial es evitar los registros

huérfanos y mantener las referencias de las relaciones de tabla sincronizadas. Suponga que

tiene una relación de uno a varios entre las tablas Bitácora de vehículos y Vehículos, y desea

eliminar un vehículo. Si el vehículo que desea quitar tiene registros en la tabla Bitácora de

vehículos, dichos registros quedarán "huérfanos" si elimina el registro de ese vehículo. La

3

1 1

4

6 5



integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una vez habilitada,

Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación

de tabla.

7) Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, selecciona la opción 1, dar

clic en Aceptar.

8) Regresa al cuadro de diálogo Modificar relaciones y luego clic en el botón Crear.

8

7



9) Se ha creado la primera relación como se aprecia en la pantalla:

10) Al dar clic en cerrar pregunta, si se quiere grabar la relación, dar clic en Sí.

11) Al dar clic en la tabla Vehículos, se puede ver la relación entre las tablas, si observas

aparece un signo de + al inicio de cada registro en el campo Placas, lo que indica que

hay tablas relacionadas.

9

11

10



12) Si das clic en el signo de +, verás los datos de la tabla Bitácora de vehículos

relacionados por el campo Placas.

Se trabajará ahora con una segunda relación, se va a agregar la tabla voluntarios.



3) Aparece la pantalla del cuadro de diálogo Mostrar tabla, se agregan las tablas que se

desean relacionar, se selecciona el nombre y clic en Agregar. En este caso selecciona

Bitácora de vehículos>Agregar; después seleccionar Vehículos>Agregar;

Voluntarios>Agregar y luego dar clic en Cerrar.

12

2

1



4) Se ven las tablas con sus respectivos campos.

5) Selecciona el campo Nombre de la tabla Voluntarios y arrastrarlo al campo Chofer de la

tabla Bitácora de vehículos y aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

6) En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, activa la casilla Exigir integridad referencial.

7) Después clic en el botón Tipo de combinación.

8) Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, selecciona la opción 1, dar

clic en Aceptar.


3



10.- Aparece el mensaje de que al menos un campo de una de las tablas debe ser único, por lo

que no se puede realizar la segunda relación como se aprecia en la pantalla, dar clic en

Aceptar, luego Cancelar. En seguida da clic en cerrar X y dile que No deseas guardar la

relación.

Como puedes leer, en el paso 10, debido a que la tabla Voluntarios y la tabla Bitácora de

vehículo no poseen una clave principal, no fue posible realizar la relación entre tablas. A

continuación se te pide que realices los siguientes pasos para asignar un campo como clave

principal a las tablas, para posteriormente poder realizar la relación entre ellas.

1) Selecciona la tabla Voluntarios e ir a Ver>Vista Diseño.

2) Dar clic en el campo Nombre.

6

5

7

10

8

4

9



3) Dar clic en el ícono Clave principal.

4) Dar clic en cerrar X y guardar los cambios en la tabla.

5) Ahora la tabla Voluntarios, tiene como campo único el campo clave Nombre.

Trabaja nuevamente para construir el segundo ejemplo de una relación en Access 2007.



3) Aparece la pantalla del cuadro de diálogo Mostrar tabla, se agregan las tablas que se

desean relacionar, se selecciona el nombre y clic en Agregar. En este caso selecciona Bitácora de vehículos>Agregar; después seleccionar Vehículos>Agregar; luego da clic en

Cerrar.

4) Selecciona el campo Nombre de la tabla Voluntarios y arrastra hasta el campo Chofer de

la tabla Bitácora de vehículos.

1

2

3

4

2

1



5) Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones, activar la casilla Exigir integridad

referencial.

6) Después clic en el botón Tipo de combinación.

7) Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, selecciona la opción 1, da

clic en Aceptar.


4

3

5

6

7

8



9) La pantalla muestra que se ha creado la segunda relación como se aprecia en la

siguiente imagen.

10) Dar clic en cerrar X.

11.- Confirma que vas a guardar los cambios en el diseño de relaciones, dando clic en Sí.

12.- Para ver la relación que se ha generado, se debe abrir la tabla Voluntarios y se verá la

siguiente pantalla con el signo de + al inicio del campo Nombre de cada registro, lo que muestra

que hay datos de otra tabla vinculados:

13.- Al dar clic en el signo de + se observan los datos vinculados por el nombre:

9

1

0

11

12



Como se observa en la pantalla anterior, se puede ver qué vehículos fueron usados por cada

uno de los voluntarios. Y con esto se concluye el segundo ejemplo.

Hacer relaciones es cuestión de práctica y ayuda para no generar datos repetidos, que es una

de las características de las bases de datos relacionales.

2.2.5. Informes

Los informes se crean con el objetivo de reunir los datos de una base de datos. Se utilizan

para producir una copia en papel, en la impresora, pero es posible definir un informe para su

visualización en pantalla.

Ahora verás cómo se crean informes en Access 2007 usando el asistente. Para esto se debe

dar clic en Crear y aparece la siguiente barra de herramientas que contiene un recuadro para la

creación de informes utilizando como fuentes de datos las tablas o consultas que se han

elaborado previamente, los informes tienen íconos en forma de libros de color verde:

Los informes se utilizan para analizar o imprimir datos de las tablas o consultas con un diseño

específico. Para realizar el primer informe se te invita a realizar los siguientes pasos:

13



1) Da clic en el menú Crear.

2) Del recuadro Informes, selecciona Asistente para informes.

3) Aparece el cuadro de diálogo Asistente para informes, para seleccionar la tabla o consulta

a utilizar.

4) Selecciona los campos que quieres que aparezcan en el informe, y da clic en Siguiente.

5) Selecciona un campo que quieras que resalte en el informe, en este caso se resalta Producto y dar clic en Siguiente.

1

3

2

4

5



6) En la siguiente pantalla se establece si se desea ordenar los datos en forma ascendente o descendente, por alguno de los campos restantes de la tabla, en este caso pueden ser Cantidad o Estado, los cuales aparecen al desplegar la flecha y dar clic en Siguiente.

7) En esta pantalla se establece la Distribución (En pasos, Bloque o Esquema) que quieres que tenga la información al imprimirse o al ver el informe en pantalla (haz pruebas con estos tres tipos de presentación para que identifiques sus diferencias), después dar clic en Siguiente.

8) Posteriormente aparecen varios estilos para asignar al informe, selecciona uno para

mejorar su apariencia, da clic en Siguiente.

6

7



9) Aparece la siguiente pantalla para nombrar el informe, selecciona Vista previa del informe,

y da clic en Finalizar.

10) Aparece el primer informe, si quieres imprimirlo da clic en el ícono de impresora y listo.

8

9

10



Si se repiten los pasos que usados para el primer informe, se podrá elaborar uno para cada

tabla o consulta que existe en la base de datos, se te invita a practicarlos.

Al finalizar la base datos, te puedes dar cuenta que está toda la información almacenada en un

sólo archivo electrónico que fue nombrado, desde el inicio, Brigada.accdb, al inicio no tenía

objetos, y al final puedes apreciar todos los objetos que se han ido construyendo a lo largo de

este ejercicio:

Administrar información a través de bases de datos es sencillo, sólo se requiere practicar para

hacer diseños de estructuras de datos bien definidas desde el inicio, y así resolver la tarea que

se te haya encomendado. Y a partir de ellas crear consultas e informes para dar respuesta

rápida de información que se solicite respecto al contenido de esa base de datos.



Actividad 2. Objetos de una base de datos

Las bases de datos proporcionan muchas facilidades en la gestión y administración de información, por eso es necesario que practiques el uso y creación de sus principales componentes y herramientas. Continuando con el proyecto de Brigada comunitaria, crearás una serie de objetos en Access, con información ficticia pero coherente con las tablas que se te solicitarán. Sigue los pasos descritos a continuación:

1. Construye una base de datos que incluya: Nombre de la base de datos: Brigadas Tablas: Producto, Voluntarios, Vehículos Formularios: Producto, Voluntarios, Vehículos Consultas: Producto, Voluntarios, Vehículos Relaciones Informes: Producto, Voluntarios, Vehículos

2. Envía tu archivo en la sección Actividad 2. Objetos de una base de datos, con la siguiente nomenclatura: IPA_U2_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido materno.

3. Espera la retroalimentación de tu Facilitador(a).

No olvides revisar el documento Criterios de evaluación de actividades U2 para considerar los criterios descritos en tu trabajo.

Autoevaluación

Antes elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la actividad de autoevaluación, recuerda que esta actividad no se pondera en el esquema de evaluación de la asignatura, sin embargo te permitirá identificar tus fortalezas y debilidades respecto a esta unidad.



Evidencia de aprendizaje. Aplicaciones en Microsoft Access

Ahora que has finalizado el estudio de esta unidad, construye como evidencia de

aprendizaje una aplicación a partir del proyecto seleccionado en la primera unidad, sigue los pasos descritos a continuación:

1. Retoma el proyecto que seleccionaste en la evidencia de aprendizaje de la primera unidad y construye una base de datos en Microsoft Access con los siguientes objetos: 4 Tablas 4 Formularios 1 Consulta de cada tipo 3 Relaciones 5 informes

2. Envía tu archivo a la sección Evidencia de aprendizaje. Aplicaciones en

Microsoft Access con la siguiente nomenclatura IPA_U2_EA_XXYZ,

sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y

por la inicial de tu apellido paterno y la Z por la inicial de tu apellido

materno.

3. Espera la retroalimentación de tu Facilitador(a).

4. Finalmente modifica y sustituye tu documento (en caso de ser

necesario) retomando los comentarios hechos por tu Facilitador(a).

No olvides revisar el documento EA. Escala de evaluación U2 para considerar los criterios descritos en tu trabajo.

Autorreflexión

No olvides consultar el foro Preguntas de autorreflexión para realizar el ejercicio y enviarlo a través de la herramienta Autorreflexiones, recuerda que esta actividad es considerada en el esquema de evaluación.



Cierre de la unidad

En esta unidad has aprendido que existe software que ayuda a organizar y estructurar los

datos que se generan con las actividades que se realizan en las empresas o instituciones. Para

lograrlo se requiere utilizar software de bases de datos que ayudan a administrar la información

a través de objetos como tablas, formularios, consultas e informes; y utilizando relaciones entre

las diversas tablas que contiene la base de datos.

Las bases de datos ayudan a almacenar información, y al organizar ésta se proporcionan

herramientas que apoyan la toma de decisiones y disminuyen el tiempo de respuesta.

Finalmente, esta unidad se apoyó en el software Access 2007 para aprender a realizar una

base de datos y conocer el entorno de trabajo del software.

Fuentes de consulta

Pérez César. (2011). Access 2010: curso práctico. México: Alfa Omega, RA-MA Editoriales.

Johnson James. (2000). Bases de datos: Modelos, lenguajes, diseño. México. Editorial Oxford.

Vaquero Sánchez Antonio. (2000). Microsoft Access 2000 referencia rápida visual. México.

McGraw Hill.

Informatica Para La Administracion Unidad 2

Documents

Transcript of Informatica Para La Administracion Unidad 2