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1 Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013

Vigencia 2013

INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS – DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

PROPÓSITO DEL DOCUMENTO: Presentar los resultados de la gestión durante el segundo trimestre de la vigencia 2013

DIRIGIDO A: DEPENDENCIAS INTERESADAS

PRODUCIDO POR: Roberto Vergara Portela Vicerrector Administrativo y Financiero

FECHA: Junio de 2013


TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO N. 1 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS .................... 9

1. POLÍTICA 4. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO ................................................................................................................ 9

1.2 ESTRATEGIA N. 3 CONSOLIDACIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD. ........................................................................................................................ 9

1.2.1 Gestión Pacto de concurrencia y Cuotas partes pensionales. ..................... 9

1.2.2 Depuración de la deuda presunta con fondos de pensiones y EPS .... 14

1.2.4 Depuración de la deuda presunta con Fondos de Pensiones y EPS ... 15

1.3 ESTRATEGIA N. 5 PROMOCIÓN DEL TALENTO HUMANO ..................................... 17

1.3.1 Programa 1. Salud Ocupacional. ......................................................................... 17

1.3.2 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo ............................... 22

1.3.3 Subprograma de Seguridad Industrial ........................................................... 23

1.3.4 Subprograma de Higiene Industrial ................................................................ 24

1.4 PROGRAMA 3. EDUCACIÓN NO FORMAL PARA FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................... 24

a. Listado de capacitaciones realizadas entre abril y junio de 2013 ................... 27

1.4.2 Actividades desarrolladas en capacitación durante el segundo trimestre de 2013, con ejecución presupuesto 2013 ................................................ 28

1.5 PROGRAMA 5: VINCULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y CARRERA ADMINISTRATIVA ....................................................................................................................... 28

1.6 PRESENTACIÓN DE INFORMES ................................................................................... 29

1.7 DISTRIBUCIÓN PERSONAL DE PLANTA Y OFICIAL UNIVERSIDAD DISTRITAL .......... 29

CAPÍTULO No. 2 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS .......... 34

2.1 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE TESORERÍA ............................................. 34

INGRESOS PRESUPUESTALES ................................................................................................... 35

2.1.1 RECAUDO EN LINEA ................................................................................................... 39


2.1.4 RECAUDO EN LINEA INSCRIPCIONES .................................................................... 41

2.1.10 Ingresos de Cursos y Capacitaciones .............................................................. 46

2.1.11 Convenios con Entidades del Estado ................................................................ 47

2.1.12 Convenios con la Secretaría de Educación - SED ........................................ 47

2.1.13 Cursos de Extensión U.D. ....................................................................................... 47

2.1.14 Profesionalización de Artistas y Academia Luis A. Calvo – ALAC. ........... 48

2.1.15 Convenios Locales Bancolombia ....................................................................... 48

2.1.16 Convenios Locales Movilidad ............................................................................. 49

2.1.17 Convenio Secretaria de Educación SED No. 3405 -2012 ............................ 49

(Ciudadela Porvenir Bosa) ............................................................................................... 49

2.1.19 LEGALIZACION DE AVANCES ............................................................................... 50

2.2 Registros y Depuración ................................................................................................ 51

2.2.5 Presentación de informes ....................................................................................... 52

2.3.1 Comparativo de Ingresos Vigencia 2011, 2012 y 2013 .................................. 53

2.3.2 Ejecución del Presupuesto ..................................................................................... 56

a. Gastos de Funcionamiento “Servicios Personales” ............................................... 56

b. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Administrativos” .................... 57

c. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Docentes” ............................... 57

d. Gastos en Pensiones ...................................................................................................... 58

e. Reservas Presupuestales ................................................................................................ 58

f. Servicio de la Deuda: ...................................................................................................... 58

g. Gastos de Inversión ........................................................................................................ 59

i. Reservas y Pasivos Exigibles ............................................................................................ 62

2.3.3 Ejecución de Reservas ............................................................................................ 62

2.3.4 Presentación de Informes ....................................................................................... 63

2.3.5 Sistema de Gestión Presupuestal Reservas y Pasivos Exigibles ..................... 64

2.3.6 Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal ........................ 64


2.3.7 Expedición de Registros Presupuestales .............................................................. 65

2.3.8 Traslados Presupuestales ......................................................................................... 65

2.4.1 Verificación e Imputación de Cuentas Contables......................................... 66

2.4.2 Seguimiento de Operaciones Recíprocas ........................................................ 67

2.4.3 Reintegro de IVA ....................................................................................................... 67

2.4.4 Presentación de Informes ....................................................................................... 68

Anexo: Estados Financieros con corte a 31 de Marzo de 2013. ............................ 68

2.4.5 Boletín de Deudores Morosos ................................................................................ 68

2.4.6 Sostenibilidad de la Información Contable ....................................................... 69

2.4.7 Sistema de Información Procesos Contables ................................................... 69

2.4.8 Sistema de Información Procesos Judiciales ................................................... 70

2.5 COLABORACION EN EL ANALISIS FINANCIEROS DE OFERTAS CONTRACTUALES A LA UNIVERSIDAD 2013. ........................................................................................................ 70

Convocatoria Pública No.003 .............................................................................................. 71

Convocatoria Pública No.004 ............................................................................................. 71

2.6 AVANCE UNIDAD EJECUTORA 02 CONVENIOS ........................................................ 72

2.7 AVANCE SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA .................................................. 74

De conformidad con lo anterior se han realizado los siguientes procesos: ........... 74

POLÍTICA 6. DESARROLLO FÍSICO E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD ................................................................................................................................. 76

ESTRATEGIA N. 1 DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD EN FUNCIÓN DE LA PROYECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DE LA UNIVERSIDAD ................ 76

“CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2013 SEGUNDO TRIMESTRE RECURSOS FISICOS” 76

3.1 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIÓN. SEDE MACARENA A Y B .......................................................................................................... 76

3.2 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO ACADEMIA SUPERIOR DE ARTES DE BOGOTÁ - ASAB ........................................................................................................................ 81

3.3 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD TECNOLÓGICA ........................... 86


3.4 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE ................ 90

3.5 CENTRAL ............................................................................................................................... 96

3.6 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA ................... 99

3.6.1 Proyección presentación Estudios de Oportunidad y Conveniencia...... 103

3.7 SUPERVISIÓN DE PROYECTOS ....................................................................................... 106

3.8 AVANCE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS Y ACCIONES CORRECTIVAS ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Y AUDITORIAS ESPECIALES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO PARA LA DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SECCIONES ADSCRITAS ..................................................................................... 123

3.9 RECUPERACIÓN DE BIENES HURTADOS O PERDIDOS ............................................. 128

3.10 SERVICIOS PÚBLICOS 2013 .......................................................................................... 130

Los reportes de los siguientes servicios corresponden a valores acumulados del año 2013 a la fecha. ......................................................................................................... 130

3.10.1 Acueducto y Alcantarillado: Se registra el reporte de pagos entre el período Febrero 9 a Abril 8/2013. El mes de Mayo/2013 aún no se tiene el reporte. ................................................................................................................................. 130

3.10.2 Aseo Capital: Se hace el reporte entre Diciembre 18/2012 a Abril 30/2013, puesto que en el Primer Informe Trimestral, no se tenía registro aún para este inicio de año. ................................................................................................... 130

3.10.3 Ecocapital: Se hace reporte de Febrero a Mayo/2013 en razón a que en el Primer Informe Trimestral, solo se tenía el registro de Enero/2013. ............ 131

3.10.4 Energía: No se tiene registro de Junio/2013, en razón a que no ha finalizado el mismo. ........................................................................................................... 131

3.10.5 Telefonía Fija ETB: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada. ...................................................................................... 132

3.10.6 Telefonía Móvil: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada. ............................................................................................ 132

3.10.7 Impuesto Predial: Se cancela con fecha Abril 17/2013. ............................ 133

3.10.8 Impuesto Vehicular: Pago efectuado en Abril 29 de 2013. ...................... 134

3.11 ACTIVIDADES MEDIOAMBIENTALES ........................................................................... 134


3.12 GASTOS VEHÍCULOS...................................................................................................... 135

3.13 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS ............ 137

Toma Física de Inventarios .............................................................................................. 137

4. AVANCE PLAN DE ACCIÓN VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ... 138

4.1.1 Participación en Consejos..................................................................................... 138

4.1.2 Participación en Comités ...................................................................................... 139

4.2 CONTRATACIÓN .............................................................................................................. 148

4.2.1 Convocatorias Públicas ......................................................................................... 148

CONVOCATORIA N. 001 .................................................................................................. 148

CONVOCATORIA N. 002 .................................................................................................. 150

CONVOCATORIA N. 003 .................................................................................................. 152

CONVOCATORIA N. 004 .................................................................................................. 153

CONVOCATORIA N. 006 .................................................................................................. 155

CONVOCATORIA N. 007 .................................................................................................. 156

CONVOCATORIA N. 008 .................................................................................................. 158

4.2.1 Invitaciones Directas ............................................................................................... 159

INVITACION DIRECTA N. 001 ............................................................................................ 160

2.4.2. Clasificación de actividades – RUP -. ............................................................... 168

4.2.3 Compras Directas (Sección de Compras) ....................................................... 172

4.2.4 Informes a organismos de control...................................................................... 178

4.2.5 Otras actividades realizadas ................................................................................ 180

a. Establecimiento Plan Anual de Contratación ...................................................... 181

b. Revisión Resoluciones de Recursos Humanos (Cesantías, vacaciones, prestaciones sociales, suspensión vacaciones, bonos pensionales, pago medicamentos, sobreseguros, etc.) ............................................................................. 181

c. Elaboración solicitudes de necesidad, solicitud disponibilidades, solicitud elaboración contratos entre otros ................................................................................ 182

d. Planteamiento de nuevos proyectos...................................................................... 184


e. Seguimiento y apoyo de proyectos o procedimientos ..................................... 185

f. Apoyo de Actividades en Otras Dependencias .................................................. 188

g. Elaboración de Nóminas ............................................................................................ 192

h. Derechos de Petición................................................................................................... 194

i. Actividad revisión de Solicitud de CDP, Registros Presupuestales y pagos provenientes de Recursos Humanos (cesantías, vacaciones, permisos, bonos pensionales, prestaciones sociales, devolución pago medicamentos, sobreseguros.) ..................................................................................................................... 195

j. Revisión Ejecución Presupuestal de Junio 2013 ..................................................... 196

k. Planes de Acción e Informes de Gestión unificados .......................................... 196

l. Emisión de respuestas a requerimientos de dependencias de la universidad, así como de entes externos. Circulares. ..................................................................... 197

m. Soporte a procesos contractuales de CPS, OPS y Contratos de arrendamiento .................................................................................................................... 200


INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como propósito presentar el Informe de Gestión de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera sobre el desarrollo del Plan Trienal, aprobado por el Consejo Superior Universitario en el Acuerdo 004 de 2008, al cual se le brindo continuidad durante el año 2013 y del cumplimiento de lo establecido en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 “Saberes, Conocimientos e Investigación de Alto Impacto para el desarrollo Humano y Social” En él se hace un recorrido por la ejecución de las políticas del Plan Estratégico de Desarrollo que hacen parte de cada una de las dependencias adscritas a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y del nivel de avance en ejecución de lo establecido en sus correspondientes planes de acción. Las dependencias en mención son: División de Recursos Físicos con sus secciones de Compras y Almacén e Inventarios, la División de Recursos Humanos con sus Secciones de Novedades y Salud Ocupacional y la División de Recursos Financieros con las Secciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería quienes presentaron su informe de avance para la elaboración del presente documento. El documento pretende evidenciar un diagnóstico general de: En donde estamos, que se ha ejecutado, principales inconvenientes presentados en el desarrollo de los planes y su mejoramiento.


CAPITULO N. 1 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. POLÍTICA 4. MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO

La División de Recursos Humanos para ejecutar sus actividades en el año 2013 cuenta con el siguiente Recurso Humano:

CARGO SECCIÓN CANTIDAD

Funcionarios de Planta

Novedades 7

División de Recursos Humanos

9 VINCULADO AL PROYECTO (OPS)

Órdenes de Prestación de

Servicios

Profesionales Especializados

0 Funcionamiento

Profesionales 4 __0__Pacto de Concurrencia

___4__ Funcionamiento

Técnicos 0 0 Funcionamiento

Asistenciales 4 __0___ Pacto de Concurrencia

__4___ Funcionamiento

1.2 ESTRATEGIA N. 3 CONSOLIDACIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD.

1.2.1 Gestión Pacto de concurrencia y Cuotas partes pensionales. Inicialmente se presenta un informe sobre el estado de actividades de Control de Advertencia formulado por la Contraloría en 2004 y posteriormente el estado actual con corte a Junio de 2013, de la gestión de cuotas partes pensionales aceptadas, recaudos a 31/12/2012 y cantidad de casos con proceso de normalización de cuota parte en marcha, los cuales se han puesto en conocimiento de la Oficina Asesora de Control Interno y del Equipo Auditor de la Contraloría Distrital.


PENSIONADOS CONCURRENCIAS Número Total de Pensionados 609 654 Pensionados con Cuota Parte Aceptada y en Cobro 18 49 Pensiones de Trabajadores Oficiales Consultadas 71 91 Consultados 292 514 Pendientes de Iniciar Proceso 228 por determinar

Nota 1: Para los trabajadores oficiales fue consultada la concurrencia al momento del reconocimiento, se debe dar continuidad al proceso, cuando los mismos cumplan los requisitos del sistema general de pensiones. Nota 2: El número de concurrencias puede variar de acuerdo al tiempo de la consulta, las entidades como el seguro social podrían negarse a concurrir y argumentar en su defecto la devolución de aportes. Nota 3: El número de pensiones pendientes de revisar está sujeto a la variación conforme se vayan revisando las historias laborales, pueden encontrarse casos en los que ya se haya iniciado la consulta.

Conciliación con la División Financiera del estado actual del recaudado de cuotas partes hasta 31/12/2012, en cumplimiento de procedimientos establecido y unificando informe. RECAUDO 2013: De las cuentas de cobro realizadas y presentadas entre diciembre de 2012 y enero de 2013, se han recaudado por cuotas partes pensiónales la suma de $49.252.000 y se han recibido solicitudes de revisión de las cuentas por parte de Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Gobernación de Boyacá y Universidad de Quindío, FONCEP se pronuncia diciendo que está en proceso de revisión.

1.2.1.1 Cuotas partes pensionales por cobrar


INDICADOR %

AVANCE

PERIODO DE DESARROLLO

LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA

Ind. Eficiencia Funcionarios que solicitan pensión: (Número de funcionarios que solicitan pensión / total de funcionarios) *100 = (1/1) *100

100% Abril a junio de 2013

Un pensionado docente solicito re liquidación de pensión, teniendo en cuenta un tiempo de servicio no aportado al momento del reconocimiento.

Se re liquidó y se consulto cuotas partes.


1.2.1.2 Cuotas partes pensionales por pagar Pago cuota parte pensional por valor de $5.102.744,00, a ECOPETROL, del señor HUMBERTO LATORRE CHACON, por el periodo febrero de 2011 a 31 de marzo de 2013. Revisión de liquidación de cuotas partes pensionales por pagar a FONPRECON en la modalidad de cobro coactivo, se solicita el detalle de la liquidación. Gestión ante CAJANAL EICE EN LIQUIDACION; remitiendo a la Oficina Asesora de Jurídica una propuesta de argumentos para ser considerados en la respuesta por el tramite dado en la compensación de obligaciones reciprocas de cuotas partes pensionales ejecutado por esa entidad, según Resolución 3257 del 15 de marzo de 2013 expedida por CAJANAL, en la que incorporo las sumas aprobadas en la calificación de la reclamación presentada por la Universidad. En Gestión de Bonos de Cesantías se remitió comunicación a la Dirección de Fomento para la Educación Superior, Viceministerio de Educación Superior del MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL, solicitando aclaración y conceptos sobre el traslado de cesantías a un Fondos de Cesantías, condición necesaria dentro del trámite de los Bonos, igualmente se retomo la solicitud de certificación de porcentajes de participación en el financiamiento del pasivo pensional, allegando copia de las solicitudes presentadas por la Universidad. Con este propósito se solicita información de Cesantías a la Oficina Asesora de Sistemas. 1.2.1.3 Solución de objeciones y formalización de cuotas partes pensionales

ITEM Avance 2013

Pensionados

Entidades concurrente

s

Enviadas a entidad

Solución de objeciones con Requerimiento de cobro de cuotas (con solución de objeciones y con reiteración de cobro), pendientes de que la otra entidad emita nuevo pronunciamiento.

0

Solución de objeciones, se proyecto acto administrativo definitivo. Sin embargo, la aceptación del pago está sujeta a revisión documental y de distintos requisitos exigidos por cada entidad.

0

Liquidación y Consultas de Cuotas partes iniciadas.

3 1 3 3

Cobros de cuotas partes (regularizadas). Se está implementando software en Plataforma de OAS, validando información y procedimientos para que el sistema opere.


1.2.1.4 Software para liquidación y trámites inherentes a cuotas partes pensionales

Desde el mes de abril se ha llevado a cabo un trabajo conjunto con la Oficina Asesora de Sistemas para la implementación del Software de cuotas partes pensionales por pagar, en la plataforma de sistemas de información de la Universidad con los estándares definidos por esa dependencia y con el personal de la misma. En relación con las cuotas partes pensionales aceptadas, en la actualidad se está efectuando el proceso de validación de la información básica del pensionado, información básica de la cuota parte a recaudar, levantamiento de información de pagos, levantamiento de información de historia laboral, revisión conjunta con personal de la Oficina Asesora de Sistemas del las características y parámetros de liquidación de cuotas partes pensionales, conforme a las distintas normas existentes sobre cuotas partes.

1.2.1.5 Informes y/o solicitudes adicionales presentados

• Informe al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, relacionado con los funcionarios que se encuentran próximos a pensionarse:

23 administrativos y 52 docentes.

• Con destino a la Sección de Presupuesto de la Universidad, se realizó la actualización de necesidad presupuestal de recursos para proceder a pagar en la presente vigencia bonos pensionales y cuotas partes, así:

CUOTAS PARTES PENSIONALES: $ 4.064.111.560,00 BONOS PENSIONALES: $ 1.500.000.000.00 TOTAL $5.564.111.560,00

• Informe de Estado de Actividades de Pacto de Concurrencia y Pasivo

pensional, presentado a la Oficina Asesora de Control Interno en el marco del plan de mejoramiento y los controles de advertencia.

• Estado de las actividades relacionadas con el trámite del pacto de concurrencia de pasivo pensional.

• Solicitud a COLPENSIONES de asignación de usuario para pago de cuotas partes y bonos pensionales.


• Informe del estado actual de la deuda de bonos pensionales a la fecha de personas que se van a pensionar, que fungen como servidores o son retirado de la Universidad.

1.2.1.6 Proceso de certificación laboral para trámite de pensión

ítem Trámite Cantidad

1 Certificación formato 1 40

2 Certificación formato 2 40

3 Certificación formato 3 (A y B) 40

4 Certificación de Empleado Público 20

5 Certificación de salarios ultimo año de servicio 20

6 Confirmaciones laborales para reconocimiento de pensión

8

7 Otras certificaciones 5

1.2.2 Depuración de la deuda presunta con fondos de pensiones y EPS Proyecto 2. Ejecución del plan financiero para la implementación del Plan de

Desarrollo de la Universidad. (Plan Trienal)

DEPURACIÓN DEUDA PRESUNTA

INDICADOR % AVANCE


LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Ind. Eficiencia Depuración deuda pensiones=

3 administradoras de pensiones revisadas/ 7 administradoras de pensiones adscritas a

42%

Abril a Junio

Depuración de deuda presunta de las

Las planillas de pago de aportes de años anteriores al 2006 no se encuentran

Digitalizar las planillas de pago


U.D.) * 100

Ind. Eficiencia Depuración deuda salud=

1 Empresas Promotoras de salud revisadas/ 13 Empresas Promotoras de Salud U.D.) * 100

8%

de 2013 Administradoras de Pensión y las Empresas Promotoras de Salud

sistematizadas, por lo cual se dificulta la búsqueda en los archivos existentes

anteriores

al año 2005

1.2.4 Depuración de la deuda presunta con Fondos de Pensiones y EPS

Proyecto 2. Ejecución del plan financiero para la implementación del Plan de Desarrollo de la Universidad. (Plan Trienal)

La deuda presunta con fondos de pensiones y EPS, corresponde a deuda que es reportada por estas entidades, las cuales se revisan para verificar si es real o no, y la cual se origina por diferencias en el IBC, con la cual se pagaron los aportes en el periodo reportado.

Igualmente, se puede originar por diferencias en fechas de afiliación, retiro y pago, lo cual genera intereses moratorios al momento de su liquidación que no fueron pagados.

INDICADOR % AVANCE



SOLUCIÓN PLANTEADA

Indicador de eficiencia

40 periodos revisados/ 40 periodos

reportados) *100

100%

Abril a junio de 2013

PENSIONES COLFONDOS

Se depuro la deuda presunta con el Asesor asignado de Colfondos Jimmy Leandro Pacheco, una vez verificada la información se estableció que no existe deuda real en razón a que se pago a otros fondos de pensión, por traslado de AFP o porque el funcionario ya está retirado


Indicador de eficiencia 18 periodos revisados/ 18 periodos

reportados) *100

Indicador de eficiencia 12 periodos revisados/ 12 periodos

reportados) *100

100%

100%

de la Universidad.

PENSIONES SKANDIA

Depuración deuda presunta con el Asesor asignado de Skandia Damaris Ronderos, de 18 periodos correspondientes a 5 empleados de planta y 8 de hora catedra. Una vez verificada se determino que no existe deuda real, se entregan copia de los respectivos pagos para depurar la deuda.

COLPENSIONES

Se reviso y verifico la deuda de doce periodos del señor Julio Cesar Calvo, desde Noviembre de 2003 por encontrarse diferencias en la aplicación de los pagos de cada periodo y la señora Gloria Pilar Hurtado la cual presenta inconsistencias en los aportes de 12 periodos desde 1995, para lo cual se está cruzando la información para detectar la diferencia faltante de pago.

La principal dificultad para tener un resultado rápidamente es que las planillas están físicamente.

Solicitar permanentemente el estado de

cuenta.

Indicador de Eficiencia=

25 Periodos revisados / 25 periodos de cotización

requeridos *100

100%

Compensar EPS

Punteo de deuda presunta recibida de Compensar EPS de 25 empleados los cuales correspondían a hora cátedra, para lo cual se anexaron las planillas de pago correspondientes

Pago de seguridad social de las reliquidaciones

Con esta administradora no se encontró mayor dificultad puesto que se pueden identificar fácilmente por internet.

Solicitar permanentemente el estado de

cuenta


11 personas/ de 11 sentencias

judiciales

94 periodos

cada persona

2 periodos/ de 6 periodos a detectar diferencias del año 2003

700 personas por cada

periodo

100%

33%


pensionales

Se elaboraron archivos planos y generaron las planillas de pago para 11 Reliquidaciones pensionales ordenadas por sentencias judiciales de Carmelo Antonio Ricardo, Miguel Ángel Zarta, Hugo Daniel Leguizamón, Olegario Torres, Jaime Juan Parmenio, Víctor Medellín, Martha Isabel Solís, Blanca Lilia Castaño, Florentina Barreto, Flor Marina Sánchez y Ricardo García Duarte.

Se detectaron las Diferencias de IBC del los meses de Septiembre y Octubre del año 2003, realizando el cruce del Abaco Vs. Programa de nómina OAS, determinando que la prima de antigüedad, concepto 174, quedo fuera de la liquidación de la seguridad social por un valor de $9,793,000 y $13,772,000 respectivamente, estamos pendiente de la directriz de Jefe de la División de Recursos Humanos para continuar con el proceso.

Dificultad en la recolección de información ya que la información esta física, en las

resoluciones.

No se encontró gran dificultad en

el calculo

Que la persona encargada de realizar las reliquidaciones, informe al área de seguridad social sobre las liquidaciones

realizadas.

1.3 ESTRATEGIA N. 5 PROMOCIÓN DEL TALENTO HUMANO

1.3.1 Programa 1. Salud Ocupacional. Proyecto 1. Consolidar un Plan de Salud Ocupacional


La Universidad Distrital ha venido desarrollando su Programa de Salud Ocupacional desde al año 2000, adelantando las actividades inherentes a los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad Industrial e Higiene Industrial, logrando significativos avances no obstante las limitaciones presentadas por la falta de recursos presupuestales, el talento humano necesario y la cultura institucional que no han permitido el cabal cumplimiento de lo establecido por el Sistema General de Riesgos Profesionales. A partir de la Ley 1562 de 2012, que modifica el sistema de riesgos laborales en Colombia, se establece que la salud ocupacional, se entenderá en adelante como seguridad y salud en el trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones laborales y de la protección y promoción de la salud de los empleados. Tiene por objeto mejorar las condiciones, el medio ambiente y la salud en el trabajo lo que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de las personas en todas las ocupaciones. La misma Ley establece que el Programa de Salud Ocupacional: en lo sucesivo se entenderá como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Este sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. En coherencia con lo anterior el Programa de Salud Ocupacional debe realizar un proceso de consolidación de los diferentes estudios elaborados en la universidad Distrital (Panoramas, vigilancia epidemiológica, protocolos de seguridad, análisis de puestos de trabajo, etc.) con el fin de elaborar el diagnóstico integral de las condiciones de trabajo y salud laboral, para dar inicio a la planeación, organización, ejecución y evaluación del SG-SST que nos invita la ley. Paralelamente se debe dar continuidad a las diferentes actividades tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de todos los trabajadores en sus ocupaciones, los cuales deben ser desarrollados desde los procesos de trabajo y en forma interdisciplinaria. Estas actividades se deben llevar a cabo en forma permanente con el apoyo de la alta dirección y el compromiso decidido de todo el personal a través de los tres subprogramas básicos.


Durante el II trimestre del 2013 se realizaron las siguientes actividades:

1. Inducción en Salud Ocupacional para los jefes de dependencias y el COPASO, realizada el 16 de abril, con participación de 17 personas.

2. Inducción en Salud Ocupacional y afiliación para el personal de OPS de la Universidad realizada del 8 al 12 de abril por las 5 sedes de las facultades. Se afiliaron 349 contratistas.

3. Acompañamiento al Copaso. Se programo capacitación y se tramitaron 6 cupos para asistir al Congreso de seguridad y Salud Ocupacional a realizarse el 26,27 y 28 de junio.

4. Reuniones con la ARL Positiva, para ajustar plan de acción y definir compromisos de apoyo al Programa de Salud Ocupacional una vez al mes.

5. Jornada de vacunación contra la Influenza los días 17 y 24 de abril, con participación de 153 servidores.

6. Continuidad al Programa de pausa laboral activa, que se realiza en cada una de las sedes de la Universidad (a cargo de profesional asignado por la ARL Positiva).

7. Exámenes médicos de ingreso y egreso a 3 servidores. 8. Jornada de sensibilización en Riesgo Psicosocial y la aplicación de la

batería para medir este riesgo, de mayo 6 al 10 y de mayo 20 a 5 de junio por todas las sedes. Participaron 186 personas en la primera jornada y 69 en la segunda.

9. Análisis de puesto de trabajo a docente de la Facultad de Artes que presenta enfermedad de origen laboral.

10. Inspecciones de seguridad (Puesto de trabajo funcionaria sede tecnológica, obras macarena- A cafetería y Oficina de Recursos Humanos)

11. Se realizaron 20 frotis de garganta a funcionarios de la Divisiòn de Recursos Humanos, debido a la presencia de problemas de infección respiratoria generalizada en la dependencia.

12. Jornadas de sensibilización y capacitación en Brigadas de Emergencias (7).

13. La actualización del Panorama de Riesgos Sede Central. 14. Reporte e Investigación de 5 accidentes de trabajo. 15. Asistencia a 2 reuniones del comité PIGA, del cual la Coordinadora del

Programa de Salud Ocupacional forma parte.


REGISTRO FOTOGRAFICO

DIVISION RECURSOS HUMANOS PUESTO DE TRABAJO- TECNOLOGICA

PAUSA LABORAL ACTIVA


A continuación se presentan las actividades adelantadas durante el segundo trimestre de 2013, de la siguiente manera:

ESTRUCTURA

POLITICA 4.

ESTRATEGIAPROGRAM

APROYEC

TO

OBJETIVOS

PROPUE

METASESTABLECIDAS

AÑO 2010

ACCIONES DECUMPLIMIENTO Y/O ACTIVIDADES

LOGROS AÑO 2013

OBSERVACIONES INDICADOR% DE

CUMPLIMIENTO

IV V VI

Exámenes Médicos de Ingreso y

egreso. 3/3

Consulta medicina

laboral

N. Ex practicados/N. servidores

vinculados y/o desvinculados 100%x x x

Vacunación contra la Influenza. 153/153

Jornada en sede

central 100% x

Programa Pausa Laboral Activa 63/63

Jornadas en puestos

de trabajo por sedes 100% x

Sensibilización y aplicación de

batería Riesgo Psicosocial. 186/186Jornadas en Sedes

frotis garganta 20/20

Funcionarios recursos

humanos (Gripa

generalizada)Evaluación de puestos de trabajo de

funcionarios con recomendaciones

medico-ocupacionales. 1/1

Para seguimiento

docente Fac. Artes

con enfermedad

laboral

100% x

Inspecciones de Seguridad3/3

Tecnologica,

Macarena, rec.

Humanos

100% x

Actualización panoramas de riesgos 1/3 Documentos 33% x xSensibilización en Brigadas de

Emergencias.5/5

Jornada en sedes de

la U.100% x x x

Capacitación en Brigadas de

Emergencias.2/5 Inicio de curso 40%

Reporte e Investigación de

Accidentes de Trabajo.5/5 Documentos

N. AT. Reportados/ N. AT

presentados100% x x x

Reuniones de trabajo para ajustar

compromisos y plan de acción con

ARL Positiva

2/2

Actas

Inducción en Salud Ocupacional

para jefes de dependencias y

COPASO

1/1

Reuniones PIGA2/2

Actas

Acompañamiento a COPASO. 1/1 Reunión de Trabajo 20% x x x

Afiliación de contratistas a la ARP 349/349 Documentos 100% x x x

CALENDARIO

Desarrollar

Subprograma de

Medicina Preventiva y

del Trabajo

1.

CONSOL

IDAR EL

PLAN DE

SALUD

OCUPAC

IONAL

CUMPLIMIENTO

Actividades realizadas/

Actividades programadas

CALIDAD

Percepción participantes en

actividades

MODERNIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO

PLAN DE DESARROLLO 2008-2016

x100% x x

Fomentar

el

bienestar

físico,

mental y

social de

los

Servidores

de la

Universida

d a través

del

mejoramie

nto de sus

condicione

s de

trabajo,

salud y

seguridad.

Desarrollar

Subprograma de

Seguridad Industrial

1. modernización

y fortalecimiento

institucional de

modelos de

planificación y

gestión y gestión

para la

integración

académico-

administrativos.

1. SALUD

OCUPACI

ONAL

Otras actividades

SENSIBILIZACION RIESGO PSICOSOCIAL


INDICADOR % AVANCE


LOGROS DE LA ACTIVIDAD

DIFICULTADES EN LA GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Cumplimiento

Actividades desarrolladas/

Actividades Planificadas

CALIDAD

Percepción positiva de las

actividades por parte de

los participantes/

N. de participantes

100%

100%


Se realizaron: Inducción en Salud Ocupacional a los jefes de dependencias Y COPASO. Inducción y afiliación de personal de OPS a la ARL. Acompañamiento al COPASO de la Universidad Tramite de 6 cupos para asistir al Congreso de Seguridad y Salud Ocupacional.

La baja participación

de los servidores y la falta de

recursos y talento humano

para el desarrollo de las

actividades del Sistema de

Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo SG-SST.

Asignación de recursos y

talento humano

necesarios.

1.3.2 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Se encarga de la vigilancia, promoción y el mantenimiento de la salud de los servidores de la Universidad, procurando que las condiciones de trabajo no conduzcan al deterioro de su estado físico y mental.

INDICADOR % AVANCE



SOLUCIÓN PLANTEADA

CUMPLIMIENTO

Actividades Desarrolladas/actividades

Planeadas.

100 %


Se realizaron:

Exámenes médicos de ingreso y egreso.

Jornadas de sensibilización en riesgo

La participació

n de los servidores

de la Universidad

Mayor compromi

so supervisad


CALIDAD

Percepción positiva de las

actividades por parte de

los participantes/

N. de participantes

100%

psicosocial y aplicación

de la batería.

Jornada de vacunación contra la influenza.

Rutinas de pausa laboral

activa.

Análisis de puestos de

trabajo para estudio origen enfermedad.

es baja en

consideración al total

de la población

o por los

Jefes de las

Dependencias

1.3.3 Subprograma de Seguridad Industrial Se encarga de mantener un ambiente laboral, seguro, mediante el control de las causas que puedan llegar a originar daños a la integridad física del trabajador o a los recursos de la Universidad. Para esto identifica los factores y condiciones de riesgo causantes de los accidentes de trabajo, investiga la ocurrencia de los mismos y presenta recomendaciones para evitar que se repitan, vigilando la aplicación de las medidas necesarias de prevención

INDICADOR % AVANCE

PERIODO DE

DESARROLLO



SOLUCIÓN PLANTEADA

Cumplimiento Actividades

desarrolladas/Actividades

Planificadas

CALIDAD

Percepción

positiva de las actividades

por parte de los

participantes/N. de

50%

100%

Abril a junio de

2013

Se realizaron: Jornadas de sensibilización y capacitación en Brigadas de Emergencias. Actualización Panorama de Riesgos Sede Central. Inspecciones de Seguridad. Reporte e

La falta de participación

, espacios, recursos

logísticos y de talento

humano para realizar

la totalidad de

actividades programadas

Asignar Talento Humano y

recursos presupuestales

para desarrollar el Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo SG-SST.


participantes investigación de accidentes de trabajo.

1.3.4 Subprograma de Higiene Industrial

Tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se originen en los lugares de trabajo y que pueden ocasionar enfermedades profesionales. Sus acciones se enmarcan en Saneamiento básico ambiental, mediciones, trabajo con video terminales.

INDICADOR % AVANCE




SOLUCIÓN PLANTEADA

Cumplimiento

(Actividades desarrolladas/Acti

vidades Planificadas)*100

100% Abril a junio de

2013

Se establecieron mediciones

ambientales que se llevaran a cabo en

el siguiente periodo.

Se participo en reuniones del

Comité PIGA.

Falta de recursos, demora de la ARL en respuesta a solicitud de

mediciones.

Asignación de recursos y talento

humano

necesarios.

1.4 PROGRAMA 3. EDUCACIÓN NO FORMAL PARA FUNCIONARIOS

ADMINISTRATIVOS

1.4.1 Proyecto 1. Construcción del PIC, consolidar el Plan Institucional de Capacitación permanente para los empleados administrativos

En el marco de la Constitución Política de 1991, las directrices del Decreto 1567 de 1998 y los principios del Plan Nacional de Desarrollo como eje conductor de las acciones de la Administración Pública, se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación con la intención de convertirse en una de las principales herramientas que soporte los cambios organizacionales y logre el fortalecimiento institucional. Objetivos de la capacitación • Contribuir al mejoramiento institucional. • Promover el desarrollo de un talento humano idóneo y competente.


• Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos del Estado y de la Entidad. De igual manera la normatividad señala que la “La capacitación y formación de los empleados públicos está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios”. El decreto 1567 de 1998, en su artículo 4, aporta la definición de capacitación en los siguientes términos: "…se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa". En este sentido la Universidad ha venido trabajando para adoptar un Plan Institucional de Capacitación, que atienda las necesidades concretas de formación, y el cual otorgue herramientas para fijar las bases de una Cultura Organizacional en la Universidad, en busca de dar solución a la problemática que se presenta, tanto en el tema de competencias como en el clima organizacional producto de la interacción de las personas con su entorno.

INDICADOR %

AVANCE PERIODO DE DESARROLLO



SOLUCIÓN PLANTEADA

Documento aprobado por el Comité de Capacitación del PIC

100_% Abril a junio

de 2013

En sesión del 18 de junio de 2013 se aprobó por uninamidad el Plan Institucional de Capacitación para la

vigencia 2013

Alta rotación del personal encargado del

proceso.


1.4.1.1 Plan Institucional de Capacitación Aprobado (Sesión de Junio 18 de 2013)

OBJETIVOS PRINCIPALES

� Promover el desarrollo integral del personal, mediante el desarrollo de potencialidades, destrezas, conocimientos y habilidades, fomentadas a través de capacitaciones continuas direccionadas conforme lo establecido en el Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad Distrital 2008 - 2016.

� Elevar el nivel de compromiso y fortalecer el sentido de pertenencia e identidad tanto individual como colectiva a través de capacitaciones hacia la Institución, aportando conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales.

� Actualizar a los funcionarios en aspectos necesarios para el óptimo desarrollo de sus actividades

� Propiciar la cultura de la calidad en la prestación de los servicios y atención al ciudadano

EJES DE DESARROLLO EJE No. 1 Cumplimiento del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos articulado con las prioridades establecidas en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016. (Orientación de acuerdo con las funciones y perfil de la población objetivo en concordancia con los requerimientos y características del cargo y las funciones desempeñadas). Cumplimiento de los requerimientos que en materia de capacitación establezcan los diferentes Entes de Control con el fin de alcanzar objetivos de mejoramiento de la gestión institucional. EJE No. 2 Implementación y desarrollo en la primera fase de la propuesta del Programa Dominio de Segunda Lengua para el Estamento Administrativo en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en conjunto con el Instituto de Lenguas de la Universidad Distrital ILUD, el cual ya se encuentra definido mediante concepto de la Oficina Asesora Jurídica.


EJE No. 3 Atender a partir de proyectos de aprendizaje las necesidades concretas de capacitación para facilitar el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y de la capacidad laboral de los servidores públicos de la Universidad a nivel individual y de equipo, haciendo énfasis en el fortalecimiento de la cultura y clima organizacional, para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en el Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016. DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTAL

� Presupuesto Total Aprobado para la vigencia 2013: $72.800.000

a. Listado de capacitaciones realizadas entre abril y junio de 2013

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD

INTENSIDAD

OFERENTE POBLACIÓN OBJETIVO

PERSONAS QUE

ASISTIERON COSTO

1

Diplomado actualización nuevo código de procedimiento administrativo para no abogados

120 H Alcaldía Mayor de

Bogotá

Funcionarios administrativ

os 2 $0


2

Sensibilización capacitación Ciudadanía

Digital 2 H

Ministerio TIC´s -

UNAD

Funcionarios Administrativ

os -

Contratista

48 $0

1.4.2 Actividades desarrolladas en capacitación durante el segundo trimestre de 2013, con ejecución presupuesto 2013

INDICADOR % AVANCE




SOLUCIÓN PLANTEADA

EFICACIA Cumplimiento= (Número de capacitaciones realizadas / Número de capacitaciones Programadas)

* 100

100% Abril a junio

2013

ALTA ROTACIÓN Y DEFICIENCIA DEL PERSONAL ENCARGADO

DE LOS PROCESO DE CAPACITACIÓN LO CUAL HA DIFICULTADO UN NORMAL DESARROLLO

DEL PROCESO

EFICACIA Impacto = (Número de personal que asiste capacitación / Total de personal programado)

* 100

20% Abril a junio

2013

1.5 PROGRAMA 5: VINCULACIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y CARRERA

ADMINISTRATIVA

La División de Recursos Humanos, continua con la función de reportar al Departamento Administrativo del Servicio Civil, la información solicitada para la implementación del Sistema Único de Información de Personal, SIGIA, en este


sentido se realizó la entrega de claves a todos los funcionarios administrativos, con el objeto de actualizar la Hoja de Vida en dicho sistema.

1.6 PRESENTACIÓN DE INFORMES

INDICADOR %



DIFICULTADES EN

LA GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Ind. Eficiencia: (Numero de informes presentados / numero de Informes solicitados) *

100

100 % Abril a junio de 2013

1. Informes mensuales al SIGIA (Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital) 2. Informe al Ministerio de Hacienda y Crédito Público relacionada con plantas de personal. 3. respuestas a los informes de auditoría elaborados por OACI relacionados con "Inscripción en carrera administrativa" y "Aplicación de nómica". 4. informes para las visitas administrativas de la Fiscalía General de la Nación y la Contraloría de Bogotá, relacionadas con la devolución de mayores valores descontados a las secretarias y auxiliares en el año 2011 y avance de hallazgos de cuotas partes pensionales, respectivamente. 5. informes para las visitas administrativas de la Contraloría de Bogotá, relacionadas con la aplicación de sentencias judiciales

1.7 DISTRIBUCIÓN PERSONAL DE PLANTA Y OFICIAL UNIVERSIDAD DISTRITAL

La Universidad cuenta con el siguiente personal de planta:

1.7.1Planta de servidores públicos administrativos 254 cargos

30 Informe de Gestión Segundo Trimestre

DirectivoAsesorEjecutivo ProfesionalTécnicoAsistencialOperativoVacantes

DISTRIBUCION DE FUNCIONARIOS POR NIVEL

1.7.2 Planta de Trabajadores Oficiales 60 cargos

ACTIVOS: 34 VACANTES: 30

1.7.3 Planta de Servidores públicos Docentes

FACULTAD

129

12

Informe de Gestión Segundo Trimestre Vigencia 2013

NIVEL CANTIDAD PORCENTAJE Directivo 9 3,54% Asesor 5 1,97% Ejecutivo 18 7,09% Profesional 41 16,14% Técnico 16 6,3% Asistencial 129 50,79% Operativo 12 4,72% Vacantes 24 9,45%

FUNCIONARIOS POR NIVEL

Planta de Trabajadores Oficiales 60 cargos

Planta de Servidores públicos Docentes 684 cargos

FACULTAD DOCENTES NO ACOGIDOS DEC

DOCENTES ACOGIDOS DEC

9

5

18

41

16

129

24

DOCENTES ACOGIDOS DEC

Directivo

Asesor

Ejecutivo

Profesional

Técnico

Asistencial

Operativo

Vacantes


FACULTAD TECNOLOGICAFACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE FACULTAD DE ARTES ASAB

FACULTAD DE INGENIERIA

FACULTAD TECNOLOGICA

FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE

FACULTAD DE ARTES ASAB


1.7.4 Docentes de vinculación Especial periodo 2013

12737

177

DOCENTES POR FACULTAD


1279

FACULTAD TECNOLOGICA 1 FACULTAD DE CIENCIAS Y

39

FACULTAD DE MEDIO 13

FACULTAD DE ARTES ASAB 0

FACULTAD DE INGENIERIA 12

FACULTAD PORCENTAJE

FACULTAD TECNOLOGICA 19,74%

FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION 30,41%

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE 18,57%

FACULTAD DE ARTES ASAB 5,41%

FACULTAD DE INGENIERIA 25,88%

Docentes de vinculación Especial periodo 2013-I

135

208

DOCENTES POR FACULTAD


FACULTAD DE CIENCIAS Y

EDUCACION

FACULTAD DE MEDIO

AMBIENTE

FACULTAD DE ARTES

ASAB


1279

134

169

114

37

165

PORCENTAJE

19,74%

30,41%

18,57%

5,41%

25,88%


FACULTAD DE CIENCIAS Y

FACULTAD DE MEDIO

FACULTAD DE ARTES



Porcentaje de Contribución por modalidades Docentes de VE por Facultad





Además existen vinculados (25) Docentes en la modalidad de Hora Cátedra para desarrollar actividades académicas en la Profesionalización de Artes Asab y Ciencias, Programas de Artes Escénicas, Artes Musicales y Licenciatura en Educación Artística.

Se Proyectaron 66 cursos Intermedios para el segundo periodo académico del 2013.

El Incremento salarial está pendiente por cancelar que asciende a un valor de $342.655.169. Se está trabajando en la deuda presunta y real con los Diferentes Fondos de pensiones.


Además existen vinculados (25) Docentes en la modalidad de Hora Cátedra para desarrollar actividades académicas en la Profesionalización de Artes Asab y Ciencias, Programas de Artes Escénicas, Artes Musicales y Licenciatura en

ctaron 66 cursos Intermedios para el segundo periodo académico del

El Incremento salarial está pendiente por cancelar que asciende a un valor de Se está trabajando en la deuda presunta y real con los Diferentes

Además existen vinculados (25) Docentes en la modalidad de Hora Cátedra para desarrollar actividades académicas en la Profesionalización de Artes Asab y Ciencias, Programas de Artes Escénicas, Artes Musicales y Licenciatura en

ctaron 66 cursos Intermedios para el segundo periodo académico del

El Incremento salarial está pendiente por cancelar que asciende a un valor de Se está trabajando en la deuda presunta y real con los Diferentes


CAPÍTULO No. 2 INFORME DE GESTIÓN DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

La División de Recursos Financieros para ejecutar sus actividades en el año 2013 cuenta

con el siguiente Recurso Humano:

RECURSO HUMANO

CARGO SECCIÓN CANTIDAD

Funcionarios de Planta

Financiera 3

Contabilidad 3

Presupuesto 2

Tesorería 2

Órdenes de Prestación de

Servicios

Especializado 0

Profesionales 12

Técnicos 5

Asistenciales 3

2.1 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE TESORERÍA

Como políticas de autocontrol y mejoramiento continuo, previo al cierre de cada mes la Sección de Tesorería y la Sección de Presupuesto, proceden a realizar la conciliación

correspondiente al cruce de la Ejecución de Ingresos Presupuestales a fin poder determinar si existen o no diferencias y de este modo poder realizar los ajustes

pertinentes, tarea que permite presentar cifras acertadas tanto a nivel de Tesorería como de Presupuesto.

A continuación se presenta un cuadro que ilustra los movimientos relacionados con los

ingresos identificados presupuestalmente durante e l Primer Trimestre de 2013:


INGRESOS PRESUPUESTALES

INGRESOS PRESUPUESTALES SEGUNDO TRIMESTRE

2013

PRESUPUESTO INICIAL

PRESUPUESTO DEFINITIVO

RECAUDOS

ACACUMULADO

ANTERIOR

TRIMESTRE ACUMULADO TOTAL ABRIL MAYO JUNIO

INGRESOS 253.483.25

5.000 253.483.255.0

00 24.905.160.

095 15.838.14

9.915 16.358.52

4.815 27.339.27

8.512 84.441.113.

337 INGRESOS CORRIENTES

63.555.951.999

63.555.951.999

10.546.165.865

2.602.005.378

3.128.970.081

2.622.453.848

18.899.595.172

TRIBUTARIOS 33.384.157.

000 33.384.157.00

0 3.294.909.1

94 1.416.337.

000 1.967.283.

000 1.418.480.

098 8.097.009.2

92

Estampilla 33.384.157.

000 33.384.157.00

0 3.294.909.1

94 1.416.337.

000 1.967.283.

000 1.418.480.

098 8.097.009.2

92 NO TRIBUTARIOS

30.171.794.999

30.171.794.999

7.251.256.671

1.185.668.378

1.161.687.081

1.203.973.750

10.802.585.880

Rentas contractuales

25.566.023.999

25.566.023.999

6.851.955.090

666.320.442

950.172.222

1.165.848.833

9.634.296.587

Venta de Servicios *

25.526.023.999

25.526.023.999

6.785.130.493

342.452.453

870.310.416

750.177.443

8.748.070.805

Venta de Bienes y Productos *

2.782.042.295

2.782.042.295 65.863.096 321.660.3

39 38.648.50

8 415.656.3

90 841.828.333

Otras Rentas Contractuales *

40.000.000 40.000.000 961.500 2.207.650 41.213.29

8 15.000 44.397.448

Otros Ingresos no Tributarios *

4.605.771.000

4.605.771.000 399.301.582 519.347.9

36 211.514.8

59 38.124.91

7 1.168.289.2

94 TRANSFERENCIAS

167.775.953.000

167.775.953.000

13.430.953.734

12.773.885.018

12.695.592.147

23.238.401.254

62.138.832.153

Nación 14.419.953.

000 14.419.953.00

0 2.883.990.6

32 961.330.2

11 961.330.2

11 2.097.598.

336 6.904.249.3

90 Transferencias Ley 30

14.419.953.000

14.419.953.000

2.883.990.632

961.330.211

961.330.211

2.097.598.336

6.904.249.390

Administración Central

153.356.000.000

153.356.000.000

10.546.963.102

11.812.554.807

11.734.261.936

21.140.802.918

55.234.582.763

Aporte Ley 30 de /92

153.356.000.000

153.356.000.000

10.546.963.102

11.812.554.807

11.734.261.936

21.140.802.918

55.234.582.763

Inversión Plan de Desarrollo

0 0 0 0 0 0

RECURSOS DE CAPITAL

22.151.350.001

22.151.350.001

928.040.496

462.259.519

533.962.587

1.478.423.410

3.402.686.012

Recursos del 14.615.843. 14.615.843.00 0 0 0 0 0


Balance 000 0

Estampilla Universidad Distrital Inversión

14.615.843.000

14.615.843.000

0 0 0 0 0

Recursos del Crédito

0 0 0 0 0 0 0

Rendimientos Financieros

1.002.189.000

1.002.189.000 896.137.07

6 447.646.9

84 533.962.5

87 24.480.00

8 1.902.226.6

55 Recursos Propios Inversiones Cuentas UD

1.002.189.000

1.002.189.000 896.137.076 447.646.9

84 533.962.5

87 24.480.00

8 1.902.226.6

55

Excedentes Financieros

3.706.000.000

3.706.000.000 0 0 0 0 0

Otros Recursos de Capital

2.827.318.001

2.827.318.001 31.903.420 14.612.53

5 0

1.453.943.402

1.500.459.357

Recuperación de cartera

281.825.001

281.825.001 31.903.420 14.612.53

5 0

40.230.176

86.746.131

Dividendos ETB

2.545.493.000

2.545.493.000 0 0 0 1.413.713.

226 1.413.713.2

26 RECONOCIMIENTOS

0 0 0 0 0 0 0

INGRESOS DE TERCEROS

0 0 0 0 0 0 0

* Venta de Servicios: Inscripciones, Matriculas, Derechos de Grado, Cursos Vacacionales y Sistematización. (Derechos Pecuniarios)

* Producto de Venta de Servicios: Carnet, Certificados y Otros, Beneficio institucional * Otros Ingresos no Tributarios: Reintegro IVA, Arrendamientos, Fotocopias, Sanciones Disciplinarias, Incapacidades EPS, Reintegros Servicios Públicos, etc. * Otras Rentas Contractuales: Publicaciones

El cuadro anterior presenta las cifras consolidadas del recaudo en los grandes rubros de

Presupuesto, sin embargo para presentar estas cifras, la Tesorería mantiene controles

permanentes que permiten registros oportunos y veraces, los cuales posteriormente se

verán reflejados a nivel de ejecución presupuestal.


A continuación se presenta un cuadro que ilustra los saldos bancarios a corte de cada

mes:

SALDOS BANCARIOS DEL TRIMESTRE

NOMBRE CUENTA SALDO A 30 DE ABRIL

SALDO A 31 DE MAYO

SALDO A 30 DE JUNIO

SALDO DE TESORERÍA 90.212.790.994 85.591.407.904 81.920.242.954

EFECTIVO 77.429.905.356 72.716.810.968 68.993.236.079

BANCOS Y CORPORACIONES 77.429.905.356 72.716.810.968 68.993.236.079

43.460.954.785 39.611.882.427 36.097.292.879

CUENTAS DE AHORRO 43.383.148.858 39.714.764.079 35.858.342.329

OCCIDENTE 81451-9 PRESTAMOS 1.072.760.324 1.088.465.458 1.129.558.261

OCCIDENTE 814618 CTA ÚNICA 248.685.663 223.091.135 -4.610.260 *

OCCIDENTE 81462-6 NOMINA 34.610.209.381 30.967.426.794 27.187.736.680

BANCOCCIDENTE 230-85167-7 INSCRIPCIO 352.718.757 304.172.595 78.820

BANCO BOGOTA 043205905 INVERSIÓN 2.626.079.232 2.634.303.845 2.641.765.782

BANCOLOMBIA 03943656290 BENEFICIO INSTI 3.794.279.364 3.817.423.513 4.218.883.851

CUENTAS CORRIENTES 77.805.928 -102.881.652 238.950.551

OCCIDENTES 05354-08 PROVEEDORES 77.805.928 -102.881.652 238.950.551

33.968.950.571 33.104.928.541 32.895.943.200

CUENTAS CORRIENTES 2.645.784.995 2.533.889.683 3.505.288.109

BANCOLOMBIA 39-126250-77 2.421.153.570 2.309.252.758 3.280.651.184

BBVA 693-01734-5 2.842.667 2.842.667 2.842.667

BANCO BOGOTA 043-1715-86 1.867 1.867 1.867

BANCOLOMBIA 394356680 193.833.740 193.833.740 193.833.740

BANCOLOMBIA 436565-91 996.282 1.001.782 1.001.782

BANCO BOGOTÀ 043 - 171578 26.956.869 26.956.869 26.956.869

CUENTA DE AHORRO 31.323.165.576 30.571.038.859 29.390.655.090

BANCOLOMBIA 31007752-4 298.985.504 299.313.759 299.631.769

BBVA CUENTA UESP 1.608.158.224 1.610.418.892 1.612.682.738

BANCOLOMBIA 441972 111.098.313 111.216.351 111.338.455

BANCOLOMBIA-436560 26.029.872 26.058.450 26.086.136

OCCIDENTE 5022-4 CONV AERONAUTIC 12.725.933 12.746.659 12.768.111

BANCOCCIDENTE 230-85163-6 175.491.645 175.787.000 176.035.100

BCO BOGOT 0786434 191.891.363 192.051.277 192.211.320


BANCOLOMBIA 039-396433-88 789.831.390 790.698.544 791.538.632

BCO BOGOT 043-2191-1 9.490.225 9.492.202 9.494.177

BCO BOGOT 078-2694-1 39.676.282 39.684.548 39.692.816

BANCO BOGOTA CONV.011/08 75.169.024 75.404.434 75.632.963

BCS CAJA SOCIAL CORPOBOYACA 139.454.879 139.454.879 139.632.454

BCO BOGOTA CONV 037/08 DEP.ADM 188.045.656 188.312.897 188.563.981

BCO BOGOTA CTA 043-23445-9 Secretaria de Movilidad 1.995.617.485 1.917.996.558 1.834.639.004

BCO BOGOTA 043-22824-6 SAXOFON 22.155.847 22.185.918 22.213.650

BCO BOGOTA CONVENIO DIAN 8.005.300 8.011.971 8.018.648

BENEFICIO INSTITUCIONAL DIAN 103.367.074 103.513.974 103.651.993

BCO BOGOTÁ INCI - UD 20.806.941 20.835.181 20.861.225

BANCO BOGOTÀ INCI - 04341702 UD - BANDAS 928.444 929.408 930.183

BCO DE BOGOTÀ UD-COROS 561.400 561.983 562.451

BCO OCCIDENTE 230-857120 CONV. CUR. EXTEN 749.637.994 711.279.970 994.277.280

BCO OCCIDENTE 230-857187 CONV. PROF. ARTIST 623.427.301 452.411.641 524.843.714

OCCID 230-85892-0 SED 1.015.373.725 1.199.595.953 1.048.022.307

OCCID 230-85893-8 CONV 6.401.246.215 6.149.049.977 5.754.321.123

BCO OCCIDENTE 230-86043-9 OPEUD-MEN 14.545.536 14.271.974 14.292.116

BANCO DE BOGOTA 043-304237 PROYECTO ALTERNATIVO (Unión Europea)

347.365.620 186.185.202 93.991.260

INGRESOS ILUD 5.807.933.130 5.573.666.773 4.729.332.762

CONV FUNDACION INST.DE 818.713 820.083 821.246

BANCOLOMBIA CTA 031-936856-41 CON INTE No.139 2012 ID META

45.295.231 13.266.176 13.285.073

BANCOLOMBIA CTA 031-917677-04 SED (CIUDADELA PORVENIR BOSA)

10.103.513.545 10.129.298.460 10.154.759.744

BCOLOMBIA 031-947042-1 394.104.749 394.104.749 394.104.749

BANCOLOMBIA CONVENIOS META 2.413.015 2.413.015 2.417.910

INVERSIONES 8.539.165.932 8.630.877.230 8.630.877.230

INVERSIONES ADMINISTRACIÓN 8.539.165.932 8.630.877.230 8.630.877.230

CDT PENSIONES 61-90 DÍAS 8.539.165.932 8.630.877.230 8.630.877.230

CDT BANCO SANTANDER - PRESTAMOS 1.494.205.294 1.494.205.294 1.494.205.294

CDT GNB SUDAMERIS - RECURSOS PROPIOS 7.044.960.638 7.136.671.936 7.136.671.936

OTROS ACTIVOS 4.922.135.843 4.923.600.446 4.981.058.839

RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL 4.243.719.706 4.243.719.706 4.296.129.645

EFECTIVO 678.416.137 679.880.740 684.929.194

BANCO DE OCIDNTE CTA 251-80660-0 Ahorro Estructurado Fondo Pensiones

678.416.137 679.880.740 684.929.194


INVERSIONES 4.243.719.706 4.243.719.706 4.296.129.645

CDT BANCO SANTANDER - CUOTAS PARTES PENSIÓNALES

4.243.719.706 4.243.719.706 4.296.129.645

*Valor pendiente por registrar del 2012 ya que no se identifica a que corresponde.

2.1.1 RECAUDO EN LINEA

Descripción: Matriculas, Inscripciones de Postgrado, Derechos Pecuniarios, Abono

Préstamos otorgados a Administrativos y Docentes, Reintegro Mayores Valores Girados,

Legalización de Avances, Anticipos, Cajas menores, Publicaciones, Carnet,

Sistematización, Pruebas Saber-pro.

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 3.593 88.889.465,61 3.593 88.889.465,61

MAYO 4.426 192.888.537,00 4.426 192.888.537,00

JUNIO 5.613 421.127.679,47 5.612 419.948.679,47

TOTAL TRIMESTRE 13.632 702.905.682,08 13.631 701.726.682,08

Acumulado 1er. Trimestre 10.917 618.542.104,57 10.916 617.823.632,44

INDICADOR CUMPLIMIENTO % AVANCE

PERIODO DE

DESARROLL

O

LOGROS DE LA

ACTIVIDAD

DIFICULTADES EN LA

GESTION

SOLUCION

PLANTEADA

99,83%

Abril a

Junio de

2013

Los ingresos

identificados en los

diferentes conceptos

se registran

oportunamente

La persona que

consigna no diligencia

la información

suficiente para

determinar el

concepto de la

consignación

(Valor Registrado / Valor Recaudado)*100


2.1.2 RECAUDO EN CODIGO DE BARRAS

Descripción: Corresponde a matrículas de todos los proyectos curriculares.

TOTAL INGRESOS DEL TRIMESTRE

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 436 290.052.198,00 436 290.052.198,00

MAYO 202 96.695.478,00 202 96.695.478,00

JUNIO 1.970 465.105.313,00 1.970 465.105.313,00

TOTAL TRIMESTRE 2.608 851.852.989,00 2.608 851.852.989,00

Acumulado 1er. Trimestre 27.534 7.536.005.170,00 27.534 7.536.005.170,00

INDICADOR CUMPLIMIENTO % AVANCE

PERIODO DE

DESARROLL

O

LOGROS DE LA

ACTIVIDAD

DIFICULTADES EN LA

GESTION

SOLUCION

PLANTEAD

A

100,00%

Abril a

Junio de

2013

Registrar la totalidad

de los Ingresos por

Código de barras(Valor Registrado / Valor Recaudado)*100

LINEA

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO% AVANCE

RECAUDO EN LINEA 13.632 702.905.682,08 13.631 701.726.682,08 99,83%

RECAUDO EN CODIGO DE BARRAS 2.608 851.852.989,00 2.608 851.852.989,00 100,00%

TOTAL TRIMESTRE 16.240 1.554.758.671,08 16.239 1.553.579.671,08 99,92%



2.1.3 RECAUDO TERCEROS: TERCEROS ACH

En esta clasificación, ingresan conceptos como reintegro incapacidades, reintegro intereses por anticipos de contratos, entre otros. Al cierre del trimestre solo quedó

pendiente por registrar la suma de $ 1.423.155, debido a que la información llegó posterior al cierre de Tesorería.

2.1.4 RECAUDO EN LINEA INSCRIPCIONES

45,21%

54,79%

PARTICIPACION PORCENTUAL

Recaudo en Línea Vs. Código de Barras

RECAUDO EN LINEA

RECAUDO EN CODIGO DE BARRAS

$702.905.682,08

$851.852.989,00

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 10 534.683.826,00 10 534.683.826,00

MAYO 18 216.992.694,00 18 216.992.694,00

JUNIO 18 39.108.405,00 16 37.685.250,00

TOTAL TRIMESTRE 46 790.784.925,00 44 789.361.770,00


2.1.5 INSTITUTO DE LENGUAS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL - ILUD

2.1.6 RECAUDO TERCEROS: ILUD

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL

Pregrado 0 0,00 0 0,00

Posgrado 0 0,00 0 0,00

MAYO

Pregrado 12.529 738.761.038,00 12.529 738.761.038,00

Posgrado 29 2.281.800,00 29 2.281.800,00

TOTAL MAYO 12.558 741.042.838,00 12.558 741.042.838,00

JUNIO

Pregrado 259 15.507.375,00 259 15.507.375,00

Posgrado 49 3.857.800,00 49 3.857.800,00

TOTAL JUNIO 308 19.365.175,00 308 19.365.175,00

TOTAL TRIMESTRE 12.866 760.408.013,00 12.866 760.408.013,00

Acumulado 1er. Trimestre 186 11.298.850,00 186 11.298.850,00

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 8.021 1.511.788.000,00 8.021 1.511.788.000,00

MAYO 224 1.104.500,00 224 1.104.500,00

JUNIO 429 18.393.100,00 429 18.393.100,00

TOTAL TRIMESTRE 8.674 1.531.285.600,00 8.674 1.531.285.600,00


MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 7 3.173.079,28 7 3.173.079,28

MAYO 2 2.350.000,00 2 2.350.000,00

JUNIO 1 15.120.000,00 1 15.120.000,00

TOTAL TRIMESTRE 10 20.643.079,28 10 20.643.079,28


2.1.7 RECAUDO TERCEROS: ICETEX- TERCEROS ACH

En este trimestre se continuó con el proceso de análisis y depuración de la cuenta

Contable Fondo ICETEX, a través de la cual se manejan los recursos que gira el ICETEX por

préstamos a estudiantes para el pago de sus matrículas.

Teniendo en cuenta que por falta de información de las áreas que deberían reportar a la

Tesorería, se han presentado dificultades en el proceso de depuración durante los años

anteriores, la Tesorería acudió a otros mecanismos que nos permitieran contar con la

información necesaria para este proceso.

� En primer lugar se solicitó a la Oficina de Bienestar Universitario, la clave de acceso

al link de créditos educativos de la página Web del ICETEX; con este acceso, se

ha logrado ubicar las resoluciones con las cuales se han aprobado los créditos a

los estudiantes de la Universidad, permitiendo iniciar el cruce de información entre

los registros contables de la cuenta Fondo ICETEX y las resoluciones que se

encuentran cargadas en el ICETEX.

Estas consultas nos arrojan el nombre del estudiante al que corresponde el giro, el

proyecto, periodo académico y la fecha de ingreso, datos con los cuales

procederemos a cruzar con los ingresos que aún se encuentran clasificados en la

Cuenta Fondo ICETEX (años 2005, a 2013), para que posterior a una serie de

verificaciones, se reclasifiquen como ingresos de la Universidad.

� Otra herramienta de consulta solicitada que igualmente nos permitirá adelantar

este proceso, es el Aplicativo CONDOR. Para ello se solicitó a la Oficina Asesora

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 6 9.304.899,00 6 9.304.899,00

MAYO 3 5.362.859,00 3 5.362.859,00

JUNIO 5 5.076.396,00 5 5.076.396,00

TOTAL TRIMESTRE 14 19.744.154,00 14 19.744.154,00


de Cómputo gestionar claves de acceso para Tesorería y Contabilidad, esperando

que a través de este aplicativo, obtengamos la información que nos

complemente el proceso como: Recibos de Pagos de los alumnos, situación actual

del alumno, verificación de ingreso por préstamos de ICETEX, etc.

� Igualmente se verificarán los registros contables de SIIGO, para determinar

posibles reintegros mal clasificados, o saldos de créditos a favor de alumnos, que

no hayan sido solicitados como reintegro, pues ya se ha detectado alumnos que

solicitan los saldos después de dos o más años, cuando requieren de los mismos.

Con base en lo anterior, podemos decir que contamos con la información exportada

de SIIGO del Fondo ICETEX, clasificada por años, fotocopia de la resoluciones de

créditos de ICETEX, de los años, 2006, 2008, 2010,2011,2012 y 2013, cuadro actualizado

con nombres y proyecto curricular de Fondo ICETEX de la vigencia 2008 y 2013. A partir

del 2013 se adicionaron a los cuadros de control otras columnas que nos permitan

mantener saldos de cada alumno y hacer seguimiento a los registros contables de

préstamos y recaudo de matrículas.

2.1.8 RECAUDO CON TARJETA DE CREDITO (REDEBAN – MULTICOLOR)

Durante el mes de marzo se terminaron las pruebas para el recaudo de matrículas a

través de tarjetas de crédito, ofreciendo a los alumnos otras opciones para pago, lo cual

se dio a conocer a través de circular informativa a las facultades.

Con el mismo objetivo, de ampliar las opciones de sistemas de pago y de recaudo, y con

el apoyo de la Oficina Asesora de Cómputo, se culminó el proceso para la

MES

TOTAL

REGISTROS

BANCARIOS

VALOR

RECAUDO EN EL

BANCO

REGISTROS

CONTABLES EN

LIBROS

AUXILIARES

BANCOS

VALOR TOTAL

REGISTRADO

ABRIL 11 1.894.000,00 11 1.894.000,00

MAYO 2 955.000,00 2 955.000,00

JUNIO 0 0,00 0 0,00

TOTAL TRIMESTRE 13 2.849.000,00 13 2.849.000,00


implementación del botón de pagos PSE, para que a través de la pagina WEB de la

Universidad, los alumnos realicen sus pagos en línea, debitando de sus cuentas bancarias

el valor de su matrícula. Este servicio permitirá a los alumnos optimizar tiempo y seguridad

en el proceso, como también permitir a la Tesorería tener la información del recaudo en

tiempo real.

El contrato se encuentra en proceso de firmas, razón por la cual, las pruebas se realizarán

una vez se formalice el proceso.

Es importante aclarar que a pesar que la gestión se realizó con el Banco de Occidente,

este nuevo servicio está diseñado para que funcione con otras entidades bancarias, sin

tener la limitante de la exclusividad.

2.1.9 MATRICULAS DIFERIDAS

Para el trimestre en análisis, la Tesorería de la Universidad Distrital, actualizó el

procedimiento para el control de las Matriculas Diferidas; lo anterior atendiendo los planes

de mejoramiento de la Contraloría Distrital.

En primer lugar, se dio impulso a las Resoluciones que reglamentan el pago diferido de

matrículas para posgrados. Teniendo en cuenta las directrices plasmadas en ellas, se

diseñó un cuadro de control, con el fin de que sea diligenciado en cada facultad y se

proceda a la actualización de los registros contables de causación y pago de diferidos y

a su vez establecer los saldos pendientes por recaudar.

Para este corte contamos con 156 estudiantes que están pagando o pagaron mediante

matriculas diferidas, de los cuales 117 ya están al día, quedando 39 estudiantes por pagar

la totalidad o parte de sus cuotas, así:


Este reporte corresponde a las matrículas diferidas que fueron reportadas en el presente

trimestre por las diferentes facultades a la Tesorería, como resultado del diseño del

cuadro control “Matrículas Diferidas posgrados”. Una vez verificada y cruzada la

información, se requerirá oficialmente a los alumnos que con corte al 30 de junio

presenten saldos por pagar.

INGRESOS DE CONVENIOS

2.1.10 Ingresos de Cursos y Capacitaciones

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS

VALOR RECAUDO EN EL BANCO

REGISTROS CONTABLES EN

LIBROS AUXILIARES DE

BANCOS

VALOR TOTAL REGISTRADO

ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR

1 680.040 1 680.040

ABRIL 0 0 0 0

MAYO 0 0 0 0

JUNIO 0 0 0 0

TOTAL SEMESTRE 1 680.040 1 680.040

Descripción: Corresponde a los diferentes Programas de Extensión de la

FACULTAD No. ESTUDIANTESNo. ESTUDIANTES

QUE YA PAGARON

No.

ESTUDIANTES

QUE FALTAN

POR PAGAR

FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACION 39 32 7

FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE 25 5 20

FACULTAD DE INGENIERIA 92 80 12

TOTAL 156 117 39

MATRICULAS DIFERIDAS


Universidad.

2.1.11 Convenios con Entidades del Estado

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS

VALOR RECAUDO EN EL

BANCO


LIBROS AUXILIARES DE BANCOS



84 2.887.269.109 89 3.252.629.690

ABRIL 33 1.585.320.680 26 1.477.143.773

MAYO 19 1.382.920.338 24 1.386.015.795

JUNIO 33 1.096.204.253 28 972.904.172

TOTAL SEMESTRE 169 6.951.714.380 167 7.088.693.430

Descripción: Corresponde a los diferentes Convenios suscritos entre Entidades del

Estado y la Universidad Distrital.

2.1.12 Convenios con la Secretaría de Educación - SED

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS



3 264.980.688 3 264.980.688

ABRIL 1 38.032.313 1 38.032.313

MAYO 4 334.010.898 4 334.010.898

JUNIO 1 275.101 1 275.101

TOTAL SEMESTRE 9 637.299.000 9 637.299.000

2.1.13 Cursos de Extensión U.D.


MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS



87 53.567.042 31 27.040.000

ABRIL 1 9.074.950 10 9.074.950

MAYO 2 356.000 2 356.000

JUNIO 429 345.843.600 358 306.877.600

TOTAL SEMESTRE 519 408.841.592 401 343.348.550

2.1.14 Profesionalización de Artistas y Academia Luis A. Calvo – ALAC.

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS



929 453.284.746 915 459.821.896

ABRIL 76 1.623.600 70 1.860.300

MAYO 548 30.354.410 517 28.545.710

JUNIO 351 139.024.950 336 134.065.050

TOTAL SEMESTRE 1.904 624.287.706 1.838 624.292.956

2.1.15 Convenios Locales Bancolombia

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS



11 105.150.856 9 91.513.512

ABRIL 10 219.996.551 11 233.036.142

MAYO 5 1.376.650 5 1.411.503

JUNIO 6 1.505.375.413 6 1.505.745.841

TOTAL SEMESTRE 32 1.831.899.470 31 1.831.706.998


2.1.16 Convenios Locales Movilidad

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS


ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR 3 631.051.929 3 631.051.929

ABRIL 3 266.476.528 3 266.476.528

MAYO 1 350.584.904 1 350.584.904

JUNIO 0 0 0 0

TOTAL SEMESTRE 7 1.248.113.361 7 1.248.113.361

2.1.17 Convenio Secretaria de Educación SED No. 3405 -2012 (Ciudadela Porvenir Bosa)

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS



2 10.000.000.000 2 10.000.000.000

ABRIL 0 0 0 0

MAYO 0 0 0 0

JUNIO 0 0 0 0

TOTAL SEMESTRE 2 10.000.000.000 2 10.000.000.000 2.1.18 Contrato Interadministrativo No. 139 Instituto Desarrollo del Meta

MES TOTAL

REGISTROS BANCARIOS




BANCOS


ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR 1 141.720.588 1 141.720.588

ABRIL 0 0 0 0

MAYO 0 0 0 0

JUNIO 0 0 0 0

TOTAL TRIMESTRE 1 141.720.588 1 141.720.588


INDICADOR % AVANCE




SOLUCIÓN PLANTEADA

Indicador de Eficacia:

V/R Registrado/ V/R Total

recaudo) * 100

98%

Abril a Junio

de 2013

Los ingresos por los diferentes conceptos se reflejan oportunamente

No se puede identificar fácilmente a que convenio corresponde con los datos suministrados

al banco.

2.1.19 LEGALIZACION DE AVANCES

TIPO GIRADO LEGALIZADO POR

LEGALIZAR

ACUMULADO AD/TIVOSDOC 1.338.397.803,00 871.727.367,00 466.670.436,00

2013 PROYECTOS 0,00 0,00 0,00

ABRIL A CONVENIOS 48.454.757,00 41.958.257,00 6.496.500,00

JUNIO TOTALES 1.386.852.560,00 913.685.624,00 473.166.936,00

% AÑO 100% 65,88% 34,12%

ABRIL GIRADO LEGALIZADO POR LEGALIZAR N. AVANC.MES

AD/TIVOS 398.287.972,00 335.275.580,00 63.012.392,00 126

PROYECTOS 0,0 0,0 0,00 0

CONVENIOS 20.201.164,00 20.201.164,00 0,00 5

Abr-13 418.489.136,00 355.476.744,00 63.012.392,00 131

% MES 100% 84,94% 15,06%

MAYO GIRADO LEGALIZADO POR LEGALIZAR N. AVANC.MES

AD/TIVOS 591.197.501,00 401.670.611,00 189.526.890,00 174

PROYECTOS 0,0 0,0 0,00 0

CONVENIOS 17.982.213,00 17.982.213,00 0,00 5

May-13 609.179.714,00 419.652.824,00 189.526.890,00 179

% MES 100% 68,89% 31,11%

JUNIO GIRADO LEGALIZADO POR LEGALIZAR N. AVANC.MES

AD/TIVOS 348.912.330,00 134.781.176,00 214.131.154,00 95

PROYECTOS 0,0 0,0 0,00 0

CONVENIOS 10.271.380,00 3.774.880,00 6.496.500,00 3

Jun-13 359.183.710,00 138.556.056,00 220.627.654,00 98

% MES 100% 38,58% 61,42%

TOTAL AVANCES ENTREGADOS I TRIMESTRE DEL AÑO 2013 408


2.2 Registros y Depuración El resultado final de la gestión de Tesorería tanto en recaudo como en gastos, se ve

reflejado a través de las conciliaciones bancarias elaboradas por la sección de

contabilidad; el personal de Tesorería se encarga del seguimiento y depuración

permanente del recaudo tanto de los Ingresos que afectan el Presupuesto de la

Universidad como los ingresos de Convenios. Así las cosas, al cierre del trimestre de un

total de 82.543 registros de ingresos, solo quedaron pendientes 18 y uno de la vigencia

anterior por $4.500.000

2.2.3 COMITÉ DE INVERSIONES

Con el fin de aclarar aspectos inherentes a la reglamentación de la Inversiones transitorias

de la universidad, se desarrolló con la Oficina de Análisis y Control de Riesgos de la

Secretaría de Hacienda del Distrito, una charla en la que participaron por parte de la

Universidad, la Rectoría, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y la División de

Recursos Financieros. En ella y como conclusión se establecieron mesas de trabajo en las

que desarrollaran temas de importancia como revisión del material de análisis elaborado

por la Universidad en temas de valoración de riesgos de carteras colectivas y estructura

de cuadro de ofertas de las diferentes entidades bancarias entre otros.

2.2.4 DEPURACION CONVENIOS

Dentro de la gestión realizada por Tesorería, en este trimestre se culminó la depuración de

3 cuentas bancarias del Banco BBVA donde desde el año 2005 a la fecha, se han

manejado 12 convenios de la UEPS.

LEGALIZADO913,685,624

65,88%

POR LEGALIZAR473,166,936

34,12%

TOTAL AVANCES ENTREGADOS Y LEGALIZADOS 2DO TRIMESTRE - 2013

LEGALIZADO POR LEGALIZAR

TOTAL GIRADO

1,386,852,560

TOTAL AVANCES

408


Esta labor implicó el análisis de los registros de SIIGO y los movimientos de las cuentas

bancarias. De acuerdo con los reportes de SIIGO, se determinaron los ingresos en cada

una de las cuentas, por convenio y los pagos efectuados con cargo a esos convenios, lo

que permitió el rastreo de las cuentas bancarias a través de las cuales se efectuaron

efectivamente los pagos. El resultado arrojó que gran parte de estos pagos se realizaron a

través de la cuenta corriente de Bancolombia No. 039-126250-77 con cuenta contable

111005-03 y que no se habían realizado los respectivos traslados de recursos como

reintegro de los giros.

Al final y después de un análisis exhaustivo y minucioso, el resultado permitió determinar

el valor total a reintegrar a la cuenta del Banco de Colombia 11100503 la suma de $

829.356.238.84 por concepto de pagos a proveedores. De otro lado, se analizaron los

registros correspondientes a la causación y pago de retenciones en la fuente, cuyas

obligaciones han sido siempre pagadas bajo el NIT de la Universidad y a través de la

cuenta bancaria No. 230053548 del Banco de Occidente. De tal manera que los valores

causados por retención en la fuente de convenios deben trasladarse de cada cuenta de

convenio a la cuenta corriente de la Universidad Distrital.

El análisis de estos registros determinó que las retenciones causadas en los convenios de

la UEPS no fueron reintegradas en su totalidad con cargo a la cuenta bancaria del BBVA,

sino que se afectó el saldo de la cuenta de Bancolombia 11100503, razón por la cual al

finalizar este análisis se determinó que existen saldos pendientes por reintegrar de la

cuenta 11100605 a la 11100503 por retenciones que ascienden a la suma de $

622.500.669.95. Es decir que sumadas las dos cifras de ajustes encontrados del banco

BBVA debe trasladarse un total de $ 1.451.856.908,79 a la cuenta de Bancolombia.

Se espera continuar con el proceso de análisis y depuración de las restantes cuentas

bancarias, utilizando el mismo esquema de análisis y cruce de información que permita

igualar saldos entre los Contables de los Convenios y las cuentas bancarias.

2.2.5 Presentación de informes


INDICADOR %

AVANCE

PERIODO DE DESARROLL

O



SOLUCIÓN PLANTEADA

Ind. Eficiencia= (Informes presentados/ Total Informes del

Período)*100

100%

Abril a junio

de 2013

Se presentaron los diferentes informes, boletines y declaraciones de los diferentes impuestos según los vencimientos y fechas

establecidas

Descripción: Boletín de Tesorería de cierre mensual, Informes de SIVICOF según resolución

204 del 23 de marzo de 2010 la cual establece los procedimientos para la rendición de

cuenta y la presentación de informes a la Contraloría de Bogotá, Informes Inversiones al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público Decreto 1525 del 09 de mayo de 2008 donde

dictan normas relacionadas con inversión de recursos de las entidades estatales,

Declaraciones Mensuales de Retención en la fuente de los impuestos sobre la renta (E.T art

368),Ventas (E.T. art 437-2 DR 380/96 art 3), Timbre (E.T. arts. 516-518-532 y 533; D.R. 2076/92,

art 27), Estampilla U.D. (Ley 648/01, Acuerdo53/02,Decreto043/02) CREE (Ley 1607/2012) y

Estampillas Pro cultura y Pro adulto Mayor (Acuerdo 187 y 189/05) y Declaraciones

Bimensuales de Retención de ICA (Decreto 400/99 art 127-2.).

2.3 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE PRESUPUESTO 2.3.1 Comparativo de Ingresos Vigencia 2011, 2012 y 2013

INGRESOS 2011 2012 2013

DEFINITIVO RECAUDA

DO DEFINITIVO

RECAUDADO

DEFINITIVO RECAUDA

DO

CORRIENTES

TRIBUTARIOS

26.000.000.

000

27.590.271.

778

35.271.452.0

00

23.033.561.

000

33.384.157.

000

9.045.925.2

92

NO TRIBUTARI

OS

25.230.000.000

23.776.989.917

29.692.102.001

26.885.849.309

30.171.794.999

11.315.415.462

SUBTOTAL 51.230.000

.000 51.367.261

.695 64.963.554.0

01 49.919.410

.309 63.555.951

.999 20.361.340

.754

TRANSFEREN NACIÓN 12.961.000. 14.425.602. 15.011.975.6 14.884.272. 14.419.953. 7.865.579.6


CIAS 000

DISTRITO 142.871.164.935

SUBTOTAL 155.832.16

4.935

RECURSOS DE CAPITAL

RECURSOS DE

BALANCE - OTROS

110.591.22

7.716

TOTAL 317.653.39

2.651

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN

*Nota: Segundo Trimestre 2013 comprendido del 1 de Enero alINGRESOS 2013


000 725 16 093

142.871.164.935

142.871.164.935

147.616.800.000

147.616.800.000

155.832.164.935

157.296.767.660

162.628.775.616

162.501.072.093

110.591.22

7.716

115.549.83

2.808

56.242.566.3

77

53.555.749.

555

317.653.392.651

324.213.862.163

283.834.895.994

265.976.231.957

102.07% 93.71 %

Segundo Trimestre 2013 comprendido del 1 de Enero al 30 de Junio de 2013.

000 02

147.616.80 153.356.000.000

65.774.722.602

162.501.07 167.775.953.000

73.640.302.204

53.555.749. 22.746.732.

690

6.225.953.9

89

265.976.23 254.078.637.689

100.227.596.947

39,45%

30 de Junio de 2013.


Descripción:

Para el Segundo trimestre del 2013, el rubro que presenta mayor participación porcentual

dentro de los Ingresos, son Transferencia con el 42%, donde se reflejan las Trasferencias, así:







2.3.2 Ejecución del Presupuesto A continuación se relaciona Tabla con los Gastos de Funcionamiento para el segundo

trimestre del 2013

a. Gastos de Funcionamiento “Servicios Personales”

SERVICIOS PERSONALES

SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA (Administrativos y Docentes)

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS (Administrativos y Docentes )

APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO ( Administrativos y Docentes )

Descripción: Para el segundo trimestre del 2013, en el rubro de los Servicios Personales Administrativos,

se destacan los Servicios Personales Indirectos de Administración, con un porcentaje de

ejecución del 66.46%, para un total de $20.130.625.613, frente a un presupu


Ejecución del Presupuesto

A continuación se relaciona Tabla con los Gastos de Funcionamiento para el segundo

a. Gastos de Funcionamiento “Servicios Personales”

SERVICIOS PERSONALES Compromisos 2012

$ 109.840.964.101

SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA (Administrativos y Docentes)

55.455.351.434

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS (Administrativos y Docentes )

34.449.123.494

APORTES PATRONALES AL SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO ( Administrativos y Docentes )

19.936.489.173

Para el segundo trimestre del 2013, en el rubro de los Servicios Personales Administrativos,


ejecución del 66.46%, para un total de $20.130.625.613, frente a un presupu

A continuación se relaciona Tabla con los Gastos de Funcionamiento para el segundo

Compromisos 2013 (acumulado a junio)

$ 85.713.461.135,00

56.583.119.743,00

20.130.625.613,00

8.999.715.779,00

Para el segundo trimestre del 2013, en el rubro de los Servicios Personales Administrativos,


ejecución del 66.46%, para un total de $20.130.625.613, frente a un presupuesto de


$30.289.640.495. Este rubro refleja la contratación de Órdenes de Prestación de Servicios y

Honorarios.

b. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Administrativos”

GASTOS GENERALES Administrativos

2012 2013

(Acumulado a Junio)

$ 14.872.671.088 $ 5.678.512.514,00

ADQUISICIÓN DE BIENES 866.015.813 607.010.346,00

ADQUISICIÓN DE SERVICIOS 13.192.984.077 2.979.676.726,00

OTROS GASTOS GENERALES Administrativos

813.671.198 2.091.825.442,00

Descripción: En el rubro de Gastos Generales, durante este segundo trimestre del 2013, se destacan los

Otros gastos Generales de Administración, con un porcentaje de ejecución del 74.3%,

para un total de $2.091.825.442, frente a un presupuesto de $2.815.262.671,00, esto se

debe a la ejecución del 80.28% de las Sentencias Judiciales, las cuales presentan un

compromiso acumulado de $1.726.828.525,00.

c. Gastos de Funcionamiento “Gastos Generales Docentes”

GASTOS GENERALES Docentes 2012

2013 (Acumulado a Junio)

$ 14.543.823.989 $ 8.220.425.435

ADQUISICIÓN DE BIENES 0 0

ADQUISICIÓN DE SERVICIOS 0 0

OTROS GASTOS GENERALES

Docentes 14.543.823.989 8.220.425.435,00

Descripción:


En el rubro de Gastos Generales, durante este segundo trimestre del 2013, se destacan los

Otros gastos Generales Docentes, con un porcentaje de ejecución del 49.42%, para un

total de $8.220.425.435, frente a un presupuesto de $16.633.578.418,00.

d. Gastos en Pensiones

GASTOS EN PENSIONES

Compromisos 2012

2013

$ 54.610.545.067 $26.816.710.719

Gastos en Pensiones UD $ 54.610.545.067 26.816.710.719,00

e. Reservas Presupuestales

RESERVAS PRESUPUESTALES 2012

$ 37.972.551.766

Reservas de Funcionamiento $ 13.390.818.490

Reservas de Inversión $ 24.581.733.276

RESERVAS PRESUPUESTALES

2013 (Acumulado a Junio)

$17.742.701.146

Reservas de Funcionamiento $ 9.177.457.420

Reservas de Inversión $ 8.565.243.726

Descripción: Estas Reservas Presupuestales son las giradas al mes de Junio de 2013 (acumuladas),

distribuidas en totales de Funcionamiento las cuales participan con el 57.8% e Inversión

con el 15.1% dentro del gran total de Reservas Presupuestales.

f. Servicio de la Deuda:

Apropiación es Cero ($ 0) para esta vigencia. Comportamiento que viene dándose desde

vigencias anteriores, para ser más exactos desde la vigencia de 1998.


g. Gastos de Inversión

A continuación se relacionan los Gastos de Inversión Directa a partir del año 2008, por

apropiación de Recursos de Estampilla asignado mediante las Leyes 648 de 2001 y 863 de

2003:

INVERSIÓN DIRECTA

ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

Proyecto 378 Promoción de la investigación y desarrollo científico

AÑO APROPIACIÓN DEFINITIVA

EJECUCIÓN ACUMULADA POR

VIGENCIA

% EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

2008 5.831.797.294,00 637.793.082,00 10,94% 2009 6.681.529.412,00 1.855.281.073,00 27,77% 2010 1.000.000.000,00 887.974.735,00 88,80% 2011 3.000.000.000,00 1.360.326.406,24 45,34%

2012 5.550.000.000,00 287.498.137,00 5,18% 2013

(Acumulado a Junio) 3.750.000.000,00 1.245.262.909 33.21%

Total 25.813.326.706,00 6.274.136.342,24 24.30%

INVERSIÓN DIRECTA ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Proyecto 389 Desarrollo y fortalecimiento de

doctorados y maestrías



VIGENCIA


2008 2.915.898.647,00 396.491.901,00 13,60% 2009 3.340.764.706,00 2.108.972.585,00 63,13% 2010 820.000.000,00 630.728.494,00 76,92% 2011 3.750.000.000,00 886.058.110,20 23,63%

2012 2.050.000.000,00 100.473.435,00 4,90% 2013

(Acumulado a Junio) 3.750.000.000 457.114.096 12.19%

Total 16.626.663.353,00 4.579.838.621,20 3.63%

INVERSIÓN DIRECTA ENTIDAD 230: UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

Proyecto 4149 Dotación de Laboratorios Universidad Distrital




VIGENCIA


2008 11.663.594.588,00 8.812.688.098,00 75,56% 2009 13.363.058.824,00 9.837.444.887,00 73,62% 2010 3.600.000.000,00 3.563.849.529,00 99,00% 2011 11.250.000.000,00 10.815.367.050,04 96,14%

2012 11.300.000.000,00 2.301.309,00 100,00% 2013

(Acumulado a Junio) 10.000.000.000,00 180.000,00 1.80%

Total 61.176.653.412,00 33.031.830.873,04 1.85%


Proyecto 4150 Dotación y actualización biblioteca



VIGENCIA


2008 2.915.898.647,00 1.437.784.535,00 49,31% 2009 3.340.764.706,00 123.082.000,00 3,68% 2010 3.000.000.000,00 2.386.651.398,00 79,56% 2011 4.125.000.000,00 1.233.692.468,00 29,91%

2012 5.550.000.000,00 0,00 0% 2013

(Acumulado a Junio) 6.500.000.000,00 1.158.437.631 17.82%

Total 25.431.663.353,00 6.339.648.032,00 4.011%


Proyecto 188 Sistema integral de Información y Telecomunicaciones



VIGENCIA


2008 2.915.898.647,00 1.072.712.911,00 36,79% 2009 3.340.764.706,00 2.879.737.458,00 86,20% 2010 580.000.000,00 561.586.358,00 96,83% 2011 4.125.000.000,00 3.502.162.188,00 84,90%

2012 3.150.000.000,00 480.804.000,00 15,26% 2013

(Acumulado a Junio) 6.000.000.000,00 817.476.200 13.62%

Total 20.111.663.353,00 9.314.479.115,00 2.15%


INVERSIÓN DIRECTA


Proyecto 379 Construcción nueva sede universitaria "Ciudadela Porvenir" - Bosa



VIGENCIA


2008 2.500.000.000,00 41.400.000,00 1,66% 2009 5.000.000.000,00 1.178.546.091,00 23,57% 2010 19.000.000.000,00 103.815.070,00 0,55% 2011 1.000.000.000,00 58.646.364,00 5,86%

2012 0 0 0 2013

(Acumulado a Junio) 4.000.000.000,00 0,00 0,00%

Total 31.500.000.000,00 1.382.407.525,00 22.78% INVERSIÓN DIRECTA


Proyecto 380 Mejoramiento y ampliación de la infraestructura física de la Universidad



VIGENCIA


2008 20.827.189.177,00 7.792.083.725,00 37,41% 2009 21.726.117.646,00 1.589.981.832,00 7,32% 2010 52.000.000.000,00 39.738.799.861,00 76,42% 2011 47.750.000.000,00 18.743.716.489,21 39,25%

2012 37.671.452.000,00 117.282.560,00 0,31% 2013

(Acumulado a Junio) 14.000.000.000,00 872.798.876 6.23%

Total 193.974.758.823,00 68.854.663.343,21 2.81%

h. Gastos de Inversión Pasivo Pensional

Descripción:

De acuerdo con la Resolución 049 del 21 de diciembre de 2011 aprobación del

Presupuesto de la Universidad Distrital, no se apropió recursos al Proyecto Modernización y

Fortalecimiento Institucional, en donde se encuentra el Proyecto Pasivo Pensional. Es de

anotar que con la aprobación de los excedentes financieros se destinaran recursos para

este Proyecto de Inversión.


i. Reservas y Pasivos Exigibles

INDICADOR %

AVANCE

PERIODO DE

DESARROLLO

LOGROS DE LA

ACTIVIDAD


SOLUCIÓN PLANTEADA

RESERVAS PRESUPUESTALES PASIVOS EXIGIBLES

24.4%

41.51%

Acumulado a junio de 2013

Se realizo reunión con cada uno de las Facultades dentro del mes de Mayo y así poder ejecutar las Reservas y Pasivos constituidos en Dic. 2012

Recolección y seguimiento de la información para el pago o Reversión del mismo

Compromiso por parte de los encargados de la ejecución de reservas y Pasivos, al igual que información actualizada por medio de la página Web de Presupuesto para dicho control por parte de los Ordenadores del Gasto.

Descripción:

El total de Reservas y Pasivos exigibles es de $82.532.969.267, a junio 30/13 se han

apropiado así: Reservas $72.888.041.962 y para Pasivos exigibles $9.644.927.305.

Es importante destacar que durante la vigencia actual, la División de Recursos Financieros

ha gestionado el trámite rápido y oportuno para el pago de Reservas.

2.3.3 Ejecución de Reservas

INDICADOR CONCEPT

O PRESUPUESTO DEFINITIVO

DISPONIBILIDAD ACUMULADA

COMPROMISOS VIGENCIA

(ACUMULADA)

GIROS (ACUMULADO)

% EJECUCI

ÓN

Ind. Eficacia=

24.4%

Reservas Presupuestales a 31

de Diciembre de 2012

72.886.380.548

72.886.380.548

72.886.380.548

17.742.701.146

24.4%

Descripción:


A 31 de Diciembre de 2013 la Sección de Presupuesto certificó $ 72.888.041.962 de

Reservas presupuestales así: Funcionamiento $15.957.150.502, Inversión $56.930.891.460.

2.3.4 Presentación de Informes

INDICADOR %



DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Informes presentados durante el periodo abril- junio de 2013 de la Sección de Presupuesto a los diferentes entes de control

100%

Segundo Trimestre del año 2013

Presentación de informes mensuales de ejecución de Ingresos y Gastos de cada mes a las dependencias de Oficina Asesora de Planeación y Control, Oficina Asesora de Control Interno y Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

Entrega mensual Abril – Junio de 2013 del informe de Ejecución Presupuestal de la UD a la oficina de Control Interno y a la vicerrectora Administrativa para presentar el respectivo informe de SIVICOF a la contraloría de Bogotá. Entrega de los informes

La Sección de Presupuesto no cuenta con un Sistema de Información creíble y se tiene que basar en libros auxiliares de Excel. Dificultad en la entrega del informe de PREDIS de la Secretaria de Hacienda Distrital. Lo anterior, por la nueva implementación del PREDIS día a día.

Basarnos en los libros auxiliares de Excel, para realizar el informe de ejecución mensual, tanto Ingresos como Gatos. Para llevar a cabo este proceso es necesario, trabajar conjuntamente con la Rectoría, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Oficina Asesora de Planeación y Control, Sección de Tesorería, contabilidad y gran apoyo de la Oficina Asesora de Sistemas.


correspondientes para enviar a los diferentes entes, tanto internos como externos del Distrito.

2.3.5 Sistema de Gestión Presupuestal Reservas y Pasivos Exigibles

INDICADOR % AVANCE

PERIODO DE

DESARROLLO



SOLUCIÓN PLANTEADA

Reservas 2012 Pasivos 2011

24.4%

41.51%


Los Funcionarios de la Sección de Presupuesto realizo mesas de trabajo con los Ordenadores del Gasto, para tratar temas, sobre las Reserva y Pasivos Exigibles que tienen para la actual Vigencia. Lo anterior, para gestionar el trámite rápido y oportuno para el Pago.

Los Ordenadores del Gasto, no tienen claro la información suministrada y algunos procedimientos para el pago de las Reservas y Pasivos Presupuestales.

Semanalmente se realiza la actualización de los pagos de las Reservas y Pasivos a los Ordenadores del Gasto, para que tengan claro cuáles son sus saldos a la fecha.

2.3.6 Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal

INDICADOR % AVANCE PERIODO DE DESARROLLO



SOLUCIÓN PLANTEADA

Expedir los Certificados

de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo las solicitudes

de los Ordenadores del gasto.

Ind.

Eficiencia= N. de C.D.P

100%


Al 30 de Junio de 2013 la Sección de Presupuesto expidió de acuerdo a las solicitudes 2451 Certificados de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P).En cuanto a las anulaciones parciales y/o totales de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P),estas se


expedidos/N. de C.D.P

solicitados)*100

realizaron según lo solicitado por los Ordenadores del Gasto, tanto de los Rubros de Funcionamiento como los de Inversión.

2.3.7 Expedición de Registros Presupuestales

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Expedir los Certificados de Registros Presupuestal, de acuerdo las solicitudes de los Ordenadores del gasto. Ind. Eficiencia = (N. de C.R.P expedidos/N. de C.R.P solicitados)*100

100%


Al 30 Junio de 2013 la Sección de Presupuesto expidió de acuerdo a las solicitudes 4021 Certificados de Registro Presupuestal (C.R.P) En cuanto a las anulaciones parciales y/o totales de Certificados de Registro Presupuestal (C.R.P) estas se realizaron según lo solicitado por los Ordenadores del Gasto, tanto de los Rubros de Funcionamiento como los de Inversión.

2.3.8 Traslados Presupuestales

INDICADOR %



SOLUCIÓN PLANTEADA

Proyección de las diferentes unidades administrativas

La Sección de presupuesto solicitó una proyección a 31 de junio de 2013 a las diferente unidades administrativas y académicas, a fin de determinar que Rubros se encuentran deficitarios o presentan un déficit.


2.4. AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE CONTABILIDAD

2.4.1 Verificación e Imputación de Cuentas Contables

CONCEPTO

SEGUNDO TRIMESTRE ACUMULADO AÑO

2013

CANTIDAD NÚMERO

DE REGISTROS

CANTIDAD NÚMERO

DE REGISTROS

CONTRATACION 963 1.926 987 1.974

ALMACEN 412 970 413 994

NOMINAS 101 7.519 143 9.986

COMPROBANTES AJUSTES 41 358 49 469

IMPUTACION ORDENES DE PAGO - PRESUPUESTO 4.961 8.047 6.681 24.759

IMPUTACION ORDENES DE PAGO - CONVENIOS 3.594 1.804 4.718 4.310

TOTAL 10.072 30.624 12.991 42.492

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Registro documentos contables Indicador de Eficiencia:

(Número de registros

contables ingresados /

Número total de registros

contables en el trimestre)*100

100% Enero a 30 de Junio de 2013

Registro de todas las transacciones

contables presentadas

durante el periodo, en el

sistema SIIGO.

67 Informe de Gestión Vigencia 2013 Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dependencias Adscritas

2.4.2 Seguimiento de Operaciones Recíprocas

INDICADOR %



DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Conciliaciones con otras

entidades tanto a nivel

distrital como nacional.

100% Marzo a 30 de Junio de 2013

Se recibieron Veinticinco (25)

solicitudes de entidades tales como

IDEP, MINTIC, MEN, SHD, UNAL, ACUEDUCTO,

etc.; Las cuales fueron respondidas de

acuerdo al requerimiento.

No aplica No aplica

2.4.3 Reintegro de IVA




SOLUCIÓN PLANTEADA

Recuperación IVA


Mediante oficio CONT-004- del 24 de Enero de 2013, se envió a la Oficina Asesora Jurídica para el reconocimiento del Sexto bimestre el cual fue cancelado el 10 de Abril de 2013 y esta a la espera.

Para el primer bimestre del año 2013, se cancelo el 29 de mayo de 2013,

Mediante oficio CONT-036-13 de mayo 15 de 2013, se envió a la Oficina Asesora Jurídica para el reconocimiento del segundo

Dentro de la gestión desarrollada en presente semestre, se ha mantiene la dificultad presentada con relación al tema de los bienes, insumos o servicios que no son para uso exclusivo de la Universidad, según el Literal b) del artículo 4º. Del decreto 2627 de 1993, ya que estos bienes son adquiridos por convenios y otros por el no lleno de los requisitos necesarios para su reconocimiento.

De conformidad con la Resolución 6282-0303 del 9 de Abril de 2013, se rechazó la suma de CIENTO SETENTA Y NUEVE MILLONES CINCUENTA MIL

Teniendo en cuenta la dificultad presentada, la Sección de Contabilidad ha oficiado a la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de que se revise jurídicamente la posición de la DIAN en el sentido de rechazar las facturas.


bimestre, el cual está en espera.

Para el tercer bimestre del año 2013 hay plazo de enviar a la Oficina Asesora Jurídica hasta el 26 de Julio del 2013.

CIENTO CINCUENTA Y CUATRO PESOS ($179.050.154.oo), correspondiente al sexto bimestre del año 2012

De conformidad con la Resolución 6282-0420 del 28 de Mayo de 2013, se rechazó la suma de OCHENTA MILLONES SEISCIENTOS DIEZ MIL OCHENTA Y DOS PESOS ($80.610.082, oo), correspondiente al primer bimestre del año 2013.

2.4.4 Presentación de Informes

INDICADOR %


LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES

EN LA GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Contaduría General de Nación

100% Marzo a 30 de Junio de

2013

De conformidad con el Artículo 1º de la Resolución No. 375 septiembre 17 de

2007, el informe correspondiente al PRIMER trimestre se presento el día

2 de Mayo del 2013.

Secretaría de Hacienda

Distrital 100%

Marzo a 30 de Junio de

2013

De conformidad con el Artículo 1º de la Resolución No. 375 septiembre 17 de

2007, el informe correspondiente al PRIMER trimestre se presento el día

2 de Mayo del 2013.

Anexo: Estados Financieros con corte a 31 de Marzo de 2013. 2.4.5 Boletín de Deudores Morosos

INDICADOR %



DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEAD

A


Presentación Informe –

Contaduría General de

la Nación

100% Marzo a 30

de Junio de 2013

En cumplimiento de la Resolución No.422 del

21 de diciembre de 2011, se establece

que la información correspondiente a los

periodos de Diciembre de 2012 –

Mayo 2013 se presento ante la

Contaduría General de la Nación el día 5

de Junio de 2013.

2.4.6 Sostenibilidad de la Información Contable




SOLUCIÓN PLANTEADA

Depuración cuentas contables


Durante este Segundo trimestre

se realizo la preparación y

entrega de informes de cierre del Primer Trimestre de la vigencia 2013.

Actualmente se está realizando la evaluación de los saldos contables a 30 de Junio de 2013

Debido al Recorte de Contratistas y cambios en las funciones de

algunos puestos de trabajo se han visto retrasados los procesos de mejoramiento.

La entrega de información por parte de las Áreas que alimentan el

cierre de la vigencia 2013 no se realizo de manera oportuna, situación que

disminuyo el tiempo para el análisis.

2.4.7 Sistema de Información Procesos Contables


INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

SIIGO 100% Marzo a 30 de

Junio de 2013

Cargue de información del

trimestre.

SICAPITAL 10% Marzo a 30 de Junio de 2013

Creación de terceros,

Parametrización de cuentas contables y

conceptos.

2.4.8 Sistema de Información Procesos Judiciales

INDICADOR %



DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEADA

Registro Contable –

Procesos Judiciales -

SIPROJ


A la presentación de

este informe se hizo ajuste para el cierre a

Marzo 31 de 2013, con el fin de reportar la

información a las Entidades de Control el

día 2 de Mayo de 2013. Con respecto al

segundo trimestre, se está a la espera la

conciliación con la Secretaria Distrital de

Hacienda con el fin de realizar cierre a 30 de

Junio.

Aprobación por parte de

la Oficina Asesora de

Planeación y Control, del

procedimiento revisado

por la Sección de

Contabilidad y Oficina

Asesora Jurídica.

2.5 COLABORACION EN EL ANALISIS FINANCIEROS DE OFERTAS CONTRACTUALES A LA

UNIVERSIDAD 2013.


Para el presente informe y teniendo en cuenta que se hace necesario realizar una serie de

ajustes a toda la información, entre la que se encuentran los inventarios, bajas, hurtos,

cesantías, intereses de cesantías, procesos judiciales, cierre Tesoral entre otros, no se

presentan indicadores financieros.

Evaluaciones Financieras: Dentro de otras acciones, la Sección de Contabilidad realizó las evaluaciones financieras

de los siguientes procesos contractuales, las cuales fueron soportadas con los informes

correspondientes:

Invitación Directa No. 01 Cuyo objeto es: " CONTRATAR EL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE

ELEMENTOS DE DOTACIÓN PARA AULAS DE CLASE, DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES

GENERALES PREVISTAS EN LOS PRESENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA."

Invitación Directa No. 03 Cuyo objeto es: " CONTRATAR LOS SEGUROS DE

RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PUBLICOS E INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS."

Convocatoria Pública No. 01 Cuyo objeto es: " SUMINISTRO E INSTALACION DEL MOBILIARIO

PARA LA FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIÓN DE LA SEDE MACARENA A Y LA BIBLIOTECA

CENTRAL ADUANILLA DE PAIBA, DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE

CALDAS."

Convocatoria Pública No.003

Cuyo objeto es: “CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA

INCLUYENDO PERSONAL, ELEMENTOS DE ASEO, MAQUINARIA, EQUIPOS, ACCESORIOS E

INSUMOS NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE ESTAS LABORES EN TODAS LAS SEDES DE

LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, LOCALIZADAS EN LA CIUDAD DE

BOGOTÁ D. C.”

Convocatoria Pública No.004

Cuyo objeto es: “SUMINISTRO E INSTALACION DEL MOBILIARIO PARA LA FACULTAD DE

CIENCIAS Y EDUCACIÒN DE LA SEDE DE LA MACARENA A Y LA BIBLIOTECA CENTRAL DE LA

ADUANILLA DE PAIBA DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.”


Invitación Directa No.006. Cuyo objeto es: “REALIZAR EL MANTENIMIENTO PREVENTIVOY

CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS Y LLANTAS PARA LOS VEHÌCULOS DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.”

Convocatoria Pública No 007. Cuyo objeto es: “CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA INCLUYENDO PERSONAL, ELEMENTOS DE ASEO,

MAQUINARIA, EQUIPOS, ACCESORIOS E INSUMOS NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE

ESTAS LABORES EN TODAS LAS SEDES DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE

CALDAS”.

Convocatoria Pública No.11 Cuyo objeto es: “CONTRATAR LOS SEGUROS GENERALES RCE

MANEJO GLOBAL AUTOMOVILES Y SOAT, DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ

DE CALDAS.”

Invitación Directa No.12 de 2013 cuyo objeto es: “CONTRATAR EL SUMINISTRO DE

ELEMENTOS DE OFICINA PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD”.

2.6 AVANCE UNIDAD EJECUTORA 02 CONVENIOS

La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en ejercicio de su objeto social, suscribe

permanentemente Convenios Interadministrativos, con diferentes entidades, dentro de los

cuales se compromete a administrar y ejecutar los proyectos suscritos y sus respectivos

recursos económicos, debidamente desembolsados para desarrollo de los mismos.

Uno de los fines últimos de esta labor es la búsqueda de una experiencia administrativa

que genere un beneficio económico para la Universidad.

Durante el período comprendido entre el 1° de abril y el 30 de junio de 2013, se ha

consolidado una gestión financiera importante dentro de la Universidad, especialmente

en la gestión de extensión, desde que se determinó su centralización en el IDEXUD, en

cabeza de su Director y en colaboración del equipo de trabajo dispuesto para el efecto.


Los resultados obtenidos durante el SEGUNDO TRIMESTRE DE 2013 de gestión financiera de

la Unidad ejecutora 02 en las instalaciones del IDEXUD son:

APERTURA FINANCIERA

Se ha realizado la apertura financiera (presupuestal, contable y bancaria) de 21

proyectos de extensión, entre convenios, contratos y demás proyectos.

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

Se han atendido 85 solicitudes de modificaciones presupuestales, entre traslados, y

adiciones, de diferentes cuentas de proyectos.

EJECUCION PRESUPUESTAL

Durante este período se han elaborado 937 CDP´s (Certificados de Disponibilidad

Presupuestal y 1222 CRP´s (Certificados de Registro Presupuestal).

SOLICITUDES DE PAGO

En enero y marzo se recibieron 1185 solicitudes formales de pago, de las cuales 32 fueron

devueltas, sin trámite, por diversas causas.

ORDENES DE PAGO

De las 1153 solicitudes de pago recibidas, se generaron 3006 Órdenes de Pago

debidamente tramitadas y remitidas a la tesorería para giro.

FACTURAS ELABORADAS

Se han elaborado, a solicitud del Director del IDEXUD y de algunos de sus Coordinadores,

un total de 176 facturas, debidamente entregadas.

CERTIFICACIONES E INFORMES EXPEDIDOS

En atención a las solicitudes propias de la gestión de Extensión, se han respondido 21

requerimientos de certificaciones e información de la ejecución y saldos de los proyectos.


TIEMPOS DE TRÁMITE

Sin distingo del trámite, se mantiene en un término de 2 días el tiempo de atención de los

procesos mencionados.

2.7 AVANCE SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Se conformo un equipo de Trabajo entre la División de Recursos Financieros y Oficina de

Computo; con el fin de que la oficina de cómputo realice el apoyo técnico al Software

(Si-Capital) utilizado en la Universidad, Así mismo la División de Recursos Financieros se

encargara de apoyar en cuanto al suministro de los requerimientos que permitan la

adaptación, mantenimiento e implementación del Sistema Financiero de acuerdo con los

roles de cada puesto de trabajo.

De conformidad con lo anterior se han realizado los siguientes procesos:

� Primera versión de la Visión General del Proyecto

� Primera versión del Plan General del Proyecto

� Primera versión del Cronograma General del Proyecto

� Levantamiento preliminar de necesidades y requerimientos por parte de los

interesados en los subproyectos: Nomina de Contratistas, Nomina OAS, gestión de

usuarios del Sistema de Gestión Financiero, fortalecimiento de los componentes de

tesorería y presupuesto e interoperabilidad de los diferentes componentes del

Sistema

� Socialización de los avances obtenidos en el desarrollo del proyecto con los

diferentes interesados

� Elaboración y divulgación del diagnostico del Sistema SICAPITAL

� Apoyo a la División Financiera en el requerimiento del distrito PREDIS día a día.

� Adaptación técnica de la funcionalidad de ingresos del módulo de tesorería con el

fin de que permita el registro masivo de ingresos.

� Adaptación técnica de la parametrización de ingresos para que permita el ingreso

masivo de conceptos


� Ajustes a la funcionalidad reporte tipo certificación, a cada funcionario

informándole del pago de sus cesantías al fondo y el valor cargado EN CONDOR

� Elaboración de reporte tipo certificación, a cada funcionario informándole del pago

de sus cesantías al fondo y el valor cargado EN CONDOR

� Documentación de la interoperabilidad del sistema de nómina OAS y SICAPITAL a

través de la especificación de caso de uso “ Crear relación de autorización para

tesorería “

� Desarrollo parcial de la solución web de contratistas de las siguientes

especificaciones de caso de uso: Solicitar cumplido Aprobar Solicitud de cumplido,

Generar cumplido y consultar Solicitudes de Pago.


POLÍTICA 6. DESARROLLO FÍSICO E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD ESTRATEGIA N. 1 DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA DE LA UNIVERSIDAD EN FUNCIÓN DE LA PROYECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DE LA UNIVERSIDAD

“CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN 2013 SEGUNDO TRIMESTRE RECURSOS FISICOS”

3.1 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIÓN. SEDE MACARENA A Y B

INDICADOR %


LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN

LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA

Ind. de eficacia Proyectos

EJECUTADOS=

(21/21)*100%

100%

Abril a Junio

de 2013

Solicitud de la Decanatura de la facultad de ciencias y educación traslado de la línea 2 842665por necesidades del servicio.

Por traslado de la Decanatura de la sede A a la sede B es solicitado el traslado de la línea directa a la nueva oficina.

Se procede a enviar un correo a la persona encargada por parte de la ETB que atiende las solicitudes de la universidad nos confirman que la línea se encuentra nombre de una persona desconocida por lo tanto es la que da la autorización del traslado por no contar con dicha persona el traslado no puede ser realizado se procede a desactivar la línea y pedir una nueva al servicio de la

Decanatura.

Se procede a la revisión del aparato encontrando daño en la tarjeta de

Revisión del aparato telefónico (fax)

Se realiza el retiro de la tarjeta la cual es llevada para


timbre se encuentra desoldada.

que presenta fallas de timbre se queda pegado.

proceder a soldar.

ED. DE LABORATORIOS – EXTERIORES.

Filtraciones al museo de biología y el laboratorio herbario se capta una gotera proveniente de la cubierta del cuarto de sistemas.

Adecuación de poceta adyacente al herbario y toma de gotera con tubo

de 2".

ZONAS VERDES SOBRE LA CR. 3RA Y CAR. 4TA ED. DE PEDAGOGIA Y ED. DE LABORATORIOS.

Presentación en áreas de acceso y zonas exteriores,

Se realiza el servicio de poda a zonas

verdes.

Acopio y disposición de luminarias.

Luminarias. Dicho acopio, se realiza, con el fin de ser entregados al grupo PIGA, como medida ecológica y plan de

recolección.

AREA DE ACCESO ALA

SUR

Por acumulación de desechos la caja de inspección presenta taponamiento, lo cual causa, la salida del agua a través de la tapa, causando encharcamiento en su entorno.

Adecuación y desobstrucción de caja de inspección.

PARQUEADERO Y

ACCESO PRINCIPAL.

Debido a los frecuentes disturbios generados en esta sede, la puerta principal de acceso, se ve sometida a golpes

Reparación de puertas tipo rejas sobre acceso y

salida principal.


por tanqueta, lo que ocasiona deformidad, fisuras y desprendimiento

de piezas.

PASILLOS Y AREAS COMUNES - ALA SUR 7MO

AL 5TO NIVEL.

Con el fin de recuperar las superficies de los muros, recientemente entregados por las obras del costado sur.

Se realiza la tercera jornada de recuperación con pintura en vinilo color blanco tipo 2 sobre muros, con la ayuda del personal de servicios generales, dichos muros son afectados por grafitis, en áreas

comunes y pasillos.

AREA ACCESO A PARQUEADEROS

COSTADO ORIENTAL.

Se realiza la recolección de desechos, escombreras, bolas de basura y elementos dados de bajas para su salida a través del servicio de transporte del

PIGA.

Importante actividad con el fin de mantener la limpieza en el área de acceso a los parqueaderos, además de mitigar

los malos olores.

PLAZOLETA AREA CENTRAL - CIRCULACIÓN

PEATONAL.

A través de sonda y con la ayuda de algunos materiales como varillas, se realiza la desobstrucción de las cajas de inspección, las cuales presentaban obstrucción por desechos en el

Desobstrucción de cajas de inspección agua lluvia provenientes de la avenida

circunvalar.


sistema de

tuberías.

AREA DE PARQUEDEROS Y ACCESO COSTADO

OCCIDENTAL.

Disturbios y actos vandálicos ocurridos en la

sede.

Con la ayuda del personal de servicios generales se realiza la recolección y limpieza de los elementos, producidos por los disturbios, entre ellos puertas sillas

etc.

Niveles 2 y 3 laboratorios

de física.

Debido a las constantes filtraciones a través de las terrazas, por obstrucción en sifones, se afecta el fluido eléctrico en estos espacios

físicos.

Recuperación del fluido eléctrico en los laboratorios 2 y 3 de física.

Ascensores ala sur. Se traslada el swich del ascensor numero uno y se traslada al cuarto de control, posteriormente se pone en funcionamiento los dos (2) ascensores, para el uso de la comunidad, sobretodo, para el uso de personas en condición de

discapacidad.

Reinstalación de swich en cuarto de control, puesta en marcha y funcionamiento de

los (2) ascensores.


Terrazas ala sur. Obstrucción de sifones en las

terrazas

Con el personal de servicios generales, se realiza la limpieza de los sifones en las terrazas, para lo cual fue necesario levantar los módulos de

madera Teka.

Área de acceso ala sur. Falta de adecuación de puesto de trabajo para el servicio de vigilancia, suministro de llaveros de colores, y caja o gabinete para las

llaves de las aulas.

Se instala una mesa de trabajo para el servicio de vigilancia, de igual manera, caja para llaves, llaveros con identificadores plásticos, que servirá para control de apertura y cierre

de las aulas.

Área de sistemas 3er nivel. Falta de arreglo y adecuación de totalizador eléctrico.

Se realiza la adecuación y cambio del totalizador, debido

a fallas de flujo.

Dependencias sede

macarena a y b.

Suministro e instalación de chapas y adecuación de guardas

A través del servicio de ferretería se realiza el suministro de chapas y arreglo de guardas

en puertas.

Ed. pedagogía infantil 3er,

4to y 5to nivel.

Instalación de gabinetes para

oficina

Con el fin de terminar los trabajos de traslados, se realiza la instalación de gabinetes y elementos de pared, destinados

para oficina.


Oficinas, pasillos, hall y accesos ed. de pedagogía. y ed. de

laboratorios.

Recuperar la iluminación en todos los espacios físicos de la universidad, sobre todo para la jornada nocturna, tubos, sockets, y balastros en mal

estado.

Suministro e instalación de

luminarias.

Pasillos del 3er y 4to nivel

ed. de pedagogía infantil.

Falta de información a la comunidad

estudiantil.

Ubicar y colgar las carteleras en los pasillos, pertenecientes a los diferentes proyectos

curriculares.

Museo - laboratorio de biología ed. de

laboratorios.

Humedad y filtraciones a través del muro, ocasionados por múltiples grietas, se realiza la impermeabilización, con sellamiento de grietas, resane y pintura de esta

espacio físico.

Adecuación con pintura epóxica e impermeabilización de muros costado sur y occidental del

museo.

3.2 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO ACADEMIA SUPERIOR DE ARTES DE BOGOTÁ - ASAB

INDICADOR %






EJECUTADOS=

(11/11)*76,08

%

58,91%

Abril a Junio

de 2013

Mantenimiento de pisos de madera en el auditorio Samuel Bedoya, sala de profesores, salones 208, 210, 212, 219; corredores ala sur de primer y segundo piso e inicio de la totalidad de escaleras de madera de la facultad.

En los corredores del primer y segundo piso, por su alto grado de deterioro debido al tráfico y que recibe aguas lluvias y sol en gran cantidad debido a espacios de

doble altura.

Se recomienda el cambio total del piso en los corredores, puesto que debido al desgaste normal de las piezas y a anteriores pulidas del piso, las piezas antiguas quedaron con un reducido grosor, lo que prevé una degradación y rotura en corto

tiempo.

25%

Mantenimiento de baños. Pese a que se han cambiado diafragma de fluxómetros, fluxómetros, cambio de sanitarios, arboles desagüe lavamanos, lavamanos, se observa taponamiento de desagües de orinales y sanitarios, hurto de diafragmas, taponamiento de lavamanos por lavado de elementos ajenos al uso cotidiano, (brochas, traperos, pinturas, telas, etc.), la totalidad de la grifería de los lavamanos no es ahorradora, los fluxómetros de

En espera de la remodelación de los baños y cambio de tuberías por taponamientos, puesto que la sede ASAB, SOTANOS Y LUIS A CALVO, no se les hicieron las remodelaciones de las baterías de baños que en el resto de las facultades ya fueron remodeladas.


orinales y sanitarios están en mal estado por su vejez y mal uso, se han presentado acciones de sabotaje en los

baños.

58%

Adecuaciones eléctricas: Instalación de reflectores exteriores, cambio del sistema de iluminación de los sótanos de la sede Asab y sótanos av. Jiménez, instalación de cableado para conexión de equipamientos de la sede, inicio de las adecuaciones de la

biblioteca ASAB.

La necesidad de cambio de las luminarias debido a espacios de doble altura, dando grados de luminosidad muy bajos en oficinas y salones de clase. Falta de normalización y regularización eléctrica, mantenimiento y adecuación de la subestación

eléctrica.

Se están instalando lámparas ahorradoras T8 suspendidas en guayas, para mejorar la calidad de la luz, puesto el uso de dichos espacios se da hasta las horas de la noche, se iniciaron las adecuaciones de la biblioteca y Decanatura.

100%

Suministro e Instalación de elementos para el cerramiento eléctrico perimetral para La Sede

Asab.

Durante la instalación en las puertas de acceso vehicular, al ingresar el camión de insumos de aseo, se descolgaron tres líneas del

cerco.

Se subieron las líneas y se suspendieron dos de las siete líneas que quedaron sobre las puertas de

acceso vehicular.


85%

Suministro e instalación de

vidrios y espejos.

Debido al deterioro de las puertas y ventanas de madera de la sede y al maltrato por parte de los estudiantes que retiran y rompen los vidrios pequeños de acceso a los salones de clase.

Los vidrios son sostenidos con puntillas, por ello en casos específicos se les adiciono silicona con el fin de que no sean retirados los mismos o que se rompan al golpearse las

puertas y ventanas.

10%

Suministro e instalación de mobiliario para la

biblioteca sede ASAB.

Se han presentado dificultades entre lo que se solicitó en el contrato con las necesidades que expresa la sección de Bibliotecas y el Centro de

Documentación.

Se han tenido varias reuniones donde se ha convocado la presencia de la Sección de Bibliotecas, centro de documentación, la Decanatura de la sede ASAB, la red de datos, el grupo eléctrico de la División de Recursos Físicos y por sobre todo de la oficina asesora de Planeación y Control, donde estos últimos, siendo quienes levantaron la ficha técnicas y los términos de referencia, no nos han colaborado en varias de estas reuniones con el acompañamiento técnico. El contrato empezó hace poco determinado por la terminación del


período académico del primer semestre del

presente año.

100%

Limpieza de vidrios interiores y exteriores de

fachadas.

Largos periodos sin ejecutar la actividad, debido a las características del inmueble, vidrios con pintura y

calcomanías.

A través de subcontratistas con certificación de trabajo en altura, se ejecuto la limpieza de la totalidad de vidrios de las fachadas de la

facultad.

100%

Cuarto de maquinas bombeo de agua potable

y red contraincendios.

El equipo de presión de agua potable, que se encontraba instalado en esta sede presentaba deterioro debido a la humedad y a la filtración de agua que allí se

presenta.

Se realizó el suministro e instalación de un equipo de presión en la red de bombeo de agua potable. Este consta de 2 motobombas, un tanque de 500L y un tablero de control.

100%

Salones, baños, camerinos

y teatros.

Las aulas y baños se encontraban señalizadas con impresión de papel, los gabinetes no estaban señalizados. Por tal motivo se señalizo con materiales resistentes y fotoluminisentes, según la norma.

Se realizó el suministro e instalación de señalización en todas las aulas, baños, rutas de evacuación y redes

contra incendio.

Los distintos espacios de la

Se realizó el suministro e


100%

Planta eléctrica.

sede no contaban con la ubicación de extintores, que estuvieran al alcance y así mitigaran un posible riesgo de incendio.

instalación de extintores, con señalización y soportes de los mismos.

100%

Teatro, teatrino, aulas y

pasadizos.

Los distintos espacios de la sede no contaban con la ubicación de extintores, que estuvieran al alcance y así mitigaran un posible riesgo de

incendio.

Se realizó el suministro e instalación de extintores, con señalización y soportes de los

mismos.

3.3 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD TECNOLÓGICA

INDICADOR %




Recolección de escombros y clasificación de material reciclable y

biodegradable.

Concientización del estudiantado y personal de laboratorio de Construcciones Civiles en la clasificación del material de escombro y destino final

Socialización de las áreas destinadas para la clasificación y retiro de escombros, y la gestión ante la empresa de aseo capital para la recolección periódica.

Adecuación de laterales en gradas exteriores de la

Institución.

Sin novedad. Arreglo y adecuación de la zona dando un mejoramiento al



EJECUTADOS= (21/21)*100

100%

Abril a Junio de 2013

aspecto arquitectónico a la

Universidad.

Adecuación de puestos modulares en sala de profesores: Puntos eléctricos y modulares de

trabajo.

Sin novedad. Arreglo y adecuación de la zona dando un mejoramiento al aspecto arquitectónico a la

Universidad.

Construcción muro en drywall en Bloque 13 Piso 1 Unidad de Bienestar para

oficinas.

Sin novedad. Con el fin de aprovechar los espacios subutilizados en la Unidad de Bienestar se distribuye el recinto a ocupar.

Traslado de contenedor de residuos sólidos a zona de reciclaje y recolección de basuras.

Designar personal para esta actividad, ya que las diferentes actividades diarias impiden destinar un tiempo

especifico.

Programación con todo el personal de mantenimiento

para el traslado.

Cambio de lámparas Tubo Fluorescente de baja intensidad de lúmenes por tubo fluorescente T8 en salones de los bloques 1 al

4.

Sin novedad.

N/A

Adecuación paso peatonal en entrada principal hacia auditorio y

bloques universitarios.

Paso intermitente

del estudiantado.

Implementación de ingreso del estudiantado por otra zona y restricción de área por un tiempo de ejecución de la

actividad.


Poda y fumigación del predio el Ensueño colindante con los vecinos de la Facultad Tecnológica.

Sin novedad

N/A

Adecuación y acomodación de Archivo General ubicado bajo las

gradas del Coliseo.

Disponibilidad del Personal de mantenimiento en

cuanto al número.

Redistribución de personal.

Destaponamiento de tuberías de aguas grises y colocación de sifones articulados para

lavaplatos

Ubicación de tuberías sanitarias y cajas de inspección.

Verificación con sonda eléctrica de funcionamiento y destino.

Colocación de puerta en reja de cuarto de maquinas

(hidroacumuladores).

Sin novedad.

N/A

Reemplazo de división modular por división en muro de drywall en laboratorio de

electrónica.

Sin novedad.

N/A

Adecuación Puesto de trabajo personal de

Biblioteca Segundo Piso.

Sin novedad. N/A

Adecuación de puestos modulares en sala de profesores: Puntos eléctricos y modulares de

trabajo.

Sin novedad.

N/A

Desmanche y limpieza de muros en salones y pasillo del Bloque 1 al Bloque 4 Piso 1 y 2.

Consecución del producto utilizado para la remoción del grafitti.

Coordinación con la Decanatura para la adquisición de dos galones del

producto.

Suministro e instalación de una flauta en acero, en la

N/A Se reparó la fuga de agua que


red de bombeo de agua

potable.

presentaba en la tubería de bombeo de agua potable. Se reemplazo tubería de PVC, por alta presión en

acero.

Se realizó mantenimiento correctivo al sistema de bombeo de agua potable. El equipo no tenía la presión suficiente para suplir la necesidad de suministro en los baños de los bloques 1 y 2.

N/A

Se cambiaron los impulsores, switch de presión y manómetros, de las bombas de suministro de agua

potable.

Laboratorios de física, química y civiles, bloque

5.

La conexión de las mangueras en los mecheros no se encontraba según la norma, al igual se requería mayor puntos de conexión de

mecheros.

Se adecuo el sistema de conexión de las mangueras en los mecheros. Se Instalo puntos de conexión de mecheros. Se realizo mantenimiento general a la estufa del laboratorio de

civiles.

BLOQUES 1 Y 2, PISOS DEL

1 – 5.

Los bloques 1 y 2 no contaban con extintor en cada uno de sus pisos, por tal motivo se suministraron los mismos con sus respectivas

señales.

Se suministro e instalo Extintores en cada uno de los gabinetes ubicados

en los bloques 1 y 2.

Mantenimiento planta eléctrica biblioteca y

administrativa N/A

Se verifico niveles de aceite, combustible y se suministro batería


de 12v 1200 Amp. Se realizó pruebas

de arranque.

Mantenimiento planta

eléctrica principal

N/A

Se verifico niveles de aceite, combustible y agua de las baterías. Se realizó pruebas de

arranque.

3.4 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE

INDICADOR %




Desmonte y traslado del mueble de cocina ubicado en la terraza.

N/A

Se traslado el mueble y se dejo el punto hidráulico funcionando para el riego de las

materas.

En la sala de juntas de la terraza, se prolongaron las tuberías de ventilación de

los baños.

N/A

Se prolongaron las tuberías eliminando los malos olores.

Cambio de luminarias de tubos T8 de 17 vatios y de pin de 13 y 26 vatios en

todos los salones.

Encontrar los salones desocupados, ya que constantemente hay clase en

todos los salones.

De tubos T8 de 17 vatios se cambiaron aproximadamente 140 y de pin se cambiaron aproximadamente

78.

Arreglo de las instalaciones hidrosanitarias de los baños del primer,

segundo y tercer piso.

Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos

Ya que la tubería en algunos tramos presentaba desgate en las uniones, fue necesario cambiar estas uniones en las




100%

Abril a Junio

de 2013

hidrosanitarios. instalaciones. Por algunos días fue necesario

suspender el agua.

Arreglo en el ducto

hidráulico del cuarto piso.


hidrosanitarios.

Arreglo en el ducto hidráulico del cuarto piso, ya que se presento una fuga que afecto el cielo raso del primer piso. Para esta actividad fue necesario suspender el agua en el edifico por

dos días.

Arreglo de la puerta de

acceso de la biblioteca. N/A

Arreglo de la puerta de la biblioteca, reforzando sus

bisagras.

Traslados en general de

mobiliarios.

Son tareas que no se programan y afectan el desarrollo de las actividades de

mantenimiento.

Se recomienda programar dichas actividades para que las actividades diarias de mantenimiento no

se vean afectadas.

Instalación del punto

trifásico de 220 V.

Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos hidrosanitarios.

Se recomienda antes de adquirir un equipo determinar si las cargas eléctricas si soportan dichos cargas.


Adecuación del lavaplatos ubicado en el

cuarto de esterilización.


hidrosanitarios.

Para la realización de este trabajo fue necesario conseguir un rotomartillo en la red de datos, porque fue necesario demoler la placa de aproximadamente

25 cm de altura.

Cambio de las chapas de

las 4 aulas de sistemas.

N/A

Cambio de las chapas de las 4

aulas de sistemas.

Iluminación general, cambio de balastos e

iluminarias dañadas. N/A

Iluminación general, cambio de balastos e iluminarias dañadas.

Cambio y reparación de balastros y bombillos de

luz blanca. N/A

Cambio y reparación de balastros y bombillos de luz

blanca.

Adecuación de dos puntos eléctricos a 220 vol. Redistribución de la red eléctrica y utilización

de tubería TMT.

Hay equipos que llegan a la facultad sin prever las cargas eléctricas de los laboratorios y toca en sitio buscar posibles conexiones que podrían afectar el cuadro de cargas.

Se recomienda antes de adquirir un equipo determinar si las cargas eléctricas si soportan dichos cargas.


Instalación de un punto

hidráulico.


hidrosanitarios.

Instalación de un punto hidráulico en el laboratorio, el cual toco tomarlo del laboratorio de sanidad, por la

parte de atrás.

Se levanto el tapete de la oficina de ingeniería forestal, se despercudió el piso.

N/A

Se levanto el tapete de la oficina de ingeniería forestal, se despercudió el piso, mejorando la presentación de dicha oficina y las condiciones de

higiene.

Mantenimiento y cambio de fluxómetros dañados

edificio natural.


hidrosanitarios.

Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas

anteriormente.

Arreglo constante de baños, orinales y grifería

tapada.


hidrosanitarios.

Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas anteriormente.

Cambio y arreglo de arboles de entrada y

salida para baños.


Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la


hidrosanitarios. sede y debido a las redes instaladas

anteriormente.

Cambio de llaves de

lavamanos dañadas.


hidrosanitarios.

Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas anteriormente.

Iluminación general, cambio de balastos e

iluminarias dañas.

N/A

Se realizan estos arreglos constantemente debido a como los estudiantes dejan los baños de la sede y debido a las redes instaladas

anteriormente.

Se adecuó este espacio, con previa autorización de la Oficina de

Planeación.

N/A

Se realizo resanes con estuco y pintura general para todo el

espacio.

Se realizo el acompañamiento y traslado e instalación de puestos trabajo y sillas del Colegio Tomas Jefferson para la adecuación mobiliaria de dicho

espacio.

Iluminación


general, cambio de balastos e

iluminarias dañas.

Aplicación de anticorrosivo y pintura esmalte verde en la portería principal de la sede. Pintura del portón de la entrada vehicular

de la sede.

N/A

Se debe realizar periódicamente el mantenimiento a

estas porterías.

Arreglo de la iluminación del archivo. Traslado del lokers del Herbario, debido a la humedad

presentada en el sitio. N/A

Se realizaron los respectivos arreglos. Se deben programar actividades constantes de mantenimiento en este espacio.

Arreglo del piso en madera de la

Decanatura. N/A

Se realizo el arreglo del piso en madera

de la Decanatura.

Se adecuó el espacio de la carpintería, con previa autorización de la Oficina de Planeación.

N/A

Se desocupó este espacio parcialmente, para acomodar una donación de libros del CONIF. Para esta actividad fue necesario pedir apoyo en la sede

de la 40.

Se adecuo parte del cerramiento caído en la parte superior del lote A. esta reconstrucción se realizo con tablas de

Debido a que no hay manejo de aguas lluvias en el cerramiento, se está viendo afectado todo el

Se adecuo parte del cerramiento caído en la parte superior del lote A. esta reconstrucción se realizo con


madera. cerramiento desde su

cimentación.

tablas de madera.

Se realiza limpieza generar de las canales evitando el taponamiento de las mismas en época de lluvia. Se realizo un mantenimiento a las canales en donde se les aplico anticorrosivo y se le aplico pintura roja.

N/A

Se deben programar actividades constantes de mantenimiento en

este espacio.

Constantemente se presentan traslados de mesas, cajas carteleras, repisas etc. en los cuales se le colabora inmediatamente al

personal que lo solicita.

Estas actividades no se programan lo cual afecta los trabajos de mantenimiento de la sede.

Constantemente se presentan traslados de mesas, cajas carteleras, repisas etc.. en los cuales se le colabora inmediatamente al personal que lo

solicita.

Arreglo instalaciones

hidrosanitarias tanques.

Identificar los daños causados en la tubería, debido a que las redes son antiguas y no hay planos hidrosanitarios.

Se presentan daños constantes de las redes en las sede, en donde constantemente se programan mantenimientos.

3.5 CENTRAL

INDICADOR %







100%

Abril a Junio

de 2013

Revisión línea financiera. Se reporta la línea a etb en solución

del corto.

se realiza una revisión en toda la parte de red telefónica correspondiente a el numero 3406823 y en revisión del strip de entrada y al hacer la desconexión de la entrada ETB y línea se encuentra que esta presenta tono en dicho estrip por lo que esto nos genera un corto en algún punto del

cableado.

Tablero de control eléctrico de la red contraincendios torre

sabio caldas.

El tablero de control presentó un corto circuito, quemando las tarjetas y el Display de mando de detectores de humo. Por tal motivo se realizó el cambio por uno

nuevo.

Suministro e instalación del tablero de control de la red contra incendio. Programación de 8 pisos de la torre

sabio caldas.

Ascensor Sabio Caldas. Los cables de tracción presentaban deterioro, al igual que los operadores de puertas en cada uno de los pisos.

Se realizó el suministro e instalación de los cables de tracción, al igual que los finales de carrera de los operadores de puertas en cada uno de los pisos. Se realizó el cambio de las luminarias en la cabina del

ascensor.


Cafetería extracción

mecánica.

El equipo de extracción mecánica de la cafetería no se encontraba en funcionamiento, por falta de 2 correas de transición. Se instalaron 2

correas B 43SKF.

se realizó el suministro e instalación de las correas de transmisión de potencia en equipo de extracción de la

cafetería.

Torre administrativa, piso 3 y 5 gabinetes red contra

incendio.

Los gabinetes de la red contraincendios, ubicados en los pisos 3 y 5, no contaban con chapa, ocasionando la activación de las alarmas de la red

contra incendio.

Se realizó el suministro e instalación de 2 chapas en los gabinetes de la red

contra incendio.


3.6 ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA

INDICADOR %




EJECUTADOS

= (14/14)*100

100%

Abril a Junio

de 2013

Prestar el servicio integral de Vigilancia y Seguridad Privada de bienes e instalaciones, en la modalidad fija y móvil, con y sin armas de fuego, con medios de apoyo humano, tecnológicos y caninos para las diferentes Sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo con las especificaciones previstas en los Términos de Referencia, Actas y Adendas elaboradas por la Universidad y las características y condiciones presentadas en la propuesta por el contratista los cuales forman parte integral de este

contrato.

N/A

La Universidad necesita velar por el

bienestar, tranquilidad y protección

del estudiantado y demás miembros

de la comunidad académica,

salvaguardando y custodiando los

bienes muebles e inmuebles de su

propiedad, así como los de terceros

que eventualmente se encuentren al

interior de sus instalaciones; por ello

se hace necesario contratar el

servicio integral de vigilancia y

seguridad privada a través de un

proceso de Convocatoria Pública,

para de esta forma contribuir al

cumplimiento de su objeto misional:

la educación superior.


La UNIVERSIDAD está interesada en recibir propuestas para contratar la prestación del servicio integral de aseo y cafetería para las diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas; de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en el presente pliego de

condiciones.

N/A

Teniendo en cuenta que la Universidad, no cuenta con personal y equipos para prestar el servicio de aseo y cafetería, para mantener en perfecto estado de mantenimiento, limpieza y orden sus instalaciones, se requiere adelantar el proceso de selección de un contratista para la prestación de dicho servicio en cada

una de las sedes que la integran.

Adición al mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para las diferentes fotocopiadoras

de la universidad.

N/A

Se solicita adición del 17 de junio la cual ya se encuentra en la sección de compras para la realización de el otrosí.

Mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de las grecas de la universidad distrital.

N/A

Adjudicado.

Contratar el servicio y suministro de 12 equipos de comunicación con sistema push to talk para las diferentes facultades y dependencia de la

Universidad.

N/A

Adjudicado.


Prestar el servicio de multicopiado de documentos, para garantizar el normal funcionamiento de las dependencias administrativas y académicas

de la universidad.

N/A

Adjudicado.

Mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados y el ascensor

del edificio sabio caldas.

N/A

Mantenimiento de ascensores de la torre administrativa y edificio sabio caldas.

Mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados, ascensor del edificio sabio caldas y ascensores de la torre sur Macarena A.

N/A

Mantenimiento de ascensores torre administrativa, edificio sabio caldas y Macarena A

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de las guadañas, motosierras equipos de soldadura mig y herramientas eléctricas de tipo pesado de

N/A

Todas las sedes de la Universidad.


la universidad distrital.

Realizar el suministro y puesto en punto, de 600 Galones de APM para las plantas eléctricas de la Universidad

Distrital.

N/A

Disponibilidad De combustible para el funcionamiento de las plantas.

Suministro e instalación de sillas y mesas rimax para las diferentes sedes de la Universidad DFJC.

N/A

De acuerdo a los diferentes frentes de trabajos, los cuales se desarrollan en varias sedes de la Universidad Distrital, es necesario, dotar a la institución de nuevos elementos y mobiliarios, en los espacios físicos intervenidos, para lo cual en este caso se deben implementar mesas y sillas, como apoyo al plan alimentario, para el buen desarrollo de las actividades académicas al realizar la designación de espacios.

Suministro e instalación de tableros para las diferentes

sedes de la universidad.

N/A

De acuerdo a los diferentes frentes de trabajos, que se desarrollan en varias sedes de la Universidad Distrital, es necesario, dotar a la institución de nuevos elementos institucionales, en los espacios físicos intervenidos, para lo cual en este caso se deben implementar tableros, para el buen desarrollo de las actividades académicas al realizar la designación de espacios.

Escaleras de madera de la No se han presentado puesto hasta ahora comienza, Es adición

Mantenimiento preventivo y correctivo de los 18 tramos de


sede ASAB. al contrato de cielorrasos y pisos.

Cto. 1248 de 2012 escaleras de madera de la facultad.

Contratar el suministro de ACPM y gasolina para los

vehículos de la universidad. N/A

Teniendo en cuenta que la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, tiene automóviles de su propiedad y que estos son utilizados para el traslado de funcionarios (Directivos), personal académico y transporte de elementos entre las diferentes Sedes de la Universidad, se hace necesario contar con el suministro de combustible que garantice el funcionamiento de los

mismos.

3.6.1 Proyección presentación Estudios de Oportunidad y Conveniencia

N. Descripción Dependencia Solicitante Asignación presupuestal

Fecha de entrega

1

Suministro de todo tipo de combustibles (Gasolina, ACPM y Gas) División De Recursos Físicos

$ 82.743.631

21 DE ENERO DE 2013

2

Suministros de elementos consumibles de papelería y de oficina. División De Recursos Físicos

$ 120.000.000

4 DE MARZO DE 2013


3

Prestar el servicio integral de Aseo y Cafetería con el personal, suministro de elementos, insumos y equipos necesarios para la realización de estas labores en todas las Sedes de la Universidad Distrital FRANCISCO JOSE DE CALDAS, localizadas en la ciudad de Bogotá D.C, de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en los Términos de Referencia.

División De Recursos Físicos

$ 2.573.405.398

28 DE ENERO DE 2013

4

Suministro de tonners para fotocopiadoras e impresoras. División De Recursos Físicos

$ 81.223.582

4 DE MARZO DE 2013

5

Adquisición de Hornos microondas industriales. División De Recursos Físicos

$ 20.000.000

18 DE FEBRERO DE 2013

6

Adquisición de UPS. División De Recursos Físicos

$ 210.508.095


7

IDEXUD - Publicaciones y otros. División De Recursos Físicos

$ 120.000.000

VIGENCIA 2013

8

Postgrados. División De Recursos Físicos

$ 610.000.000

VIGENCIA 2013

9

Centros de Atención CADE (OQRA). División De Recursos Físicos

$ 8.000.000

VIGENCIA 2013

10

Oficina – PIGA. División De Recursos Físicos

$ 24.000.000

VIGENCIA 2013

11

Pago del arrendamiento del Densímetro Nuclear a Ingeominas- F. Tecnológica. División De Recursos Físicos

$ 26.000.000

VIGENCIA 2013

12

Otros arrendamientos. División De Recursos Físicos

$ 340.859.200

VIGENCIA 2013

Servicios de mensajería. División De Recursos Físicos


13 $ 75.605.440

28 DE ENERO DE 2013

14

Servicio de fotocopiado para las diferentes sedes de la universidad. División De Recursos Físicos

$ 72.000.000

28 DE ENERO DE 2013

15

Mantenimientos generales (físicos, eléctricos, a equipos y demás). Se incluye la adquisición de suministros y herramientas necesarias.

División De Recursos Físicos

$ 621.154.675

28 DE ENERO DE 2013

16 Servicio de vigilancia. División De Recursos Físicos

$ 5.373.990.703

4 DE MARZO DE 2013

17

Adquisición de seguros. División De Recursos Físicos

$ 411.840.000


18 SERVICIOS PUBLICOS División De Recursos Físicos

$ 1.927.922.827

VIGENCIA 2013


3.7 SUPERVISIÓN DE PROYECTOS

CONTRATO N.

NOMBRE CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO

NÚMERO DE

PERSONAS

CONTRATADAS

FECHA DE INICIO

FECHA DE TERMINACI

ÓN

PRESENTACIÓN INFORME MENSUAL

REPORTADO POR EL CONTRATISTA

NÚMERO DE REVISIONES

REALIZADAS POR EL SUPERVISOR Y

FECHAS

PROBLEMAS PRESENTADOS

Contrato de arrendamiento No 644 del 07 de marzo de 2013, nuevo contrato.

ESCOBAR SALAMANCA Y CIA LTDA.

Contratar en arrendamiento un bien inmueble ubicado en la AK19 No 33-39, para desarrollo de las actividades de la sección de publicaciones y el Instituto de Extensión de la Universidad Distrital – IDEXUD.

N/A 07 de Marzo de 2013

27 de Agosto de 2013

N/A N/A N/A

Contrato de arrendamiento No 158 de 2011, Adición y Prorroga.

INVERSIONES LOSFALK LTDA.

Contratar en arrendamiento un bien inmueble para la realización de las actividades académicas, administrativas y de extensión de la Facultad de Ciencias y Educación, donde se garanticen espacios para la docencia, práctica, salas de docentes, oficinas y servicios a los estudiantes.

N/A

28 de Diciembre de 2011

28 de Octubre de 2013

N/A N/A N/A


Contrato de seguros No 750 de 23 de mayo 2013.

Seguros del Estado S.A.

Expedir las pólizas de Seguros Generales que garanticen la protección efectiva de los activos e intereses patrimoniales y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.

N/A 30 de Mayo de 2013

30 de Enero de 2014

N/A N/A N/A

Contrato de seguros No 704 de 3 de abril del 2014


Adquirir los seguros de responsabilidad civil servidores públicos que garanticen la protección efectiva de los de los activos e intereses patrimoniales y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Universidad o por los que sea legalmente responsable.


11 de Marzo de 2014

N/A N/A N/A

Contrato de seguros No 704 de 3 de abril del 2013


Adquirir los seguros de infidelidad y riesgos financieros que garanticen la protección efectiva de los de los activos e intereses patrimoniales y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Universidad o por los que sea legalmente responsable.


11 de Marzo de 2014

N/A N/A N/A


Interadministrativo No 000718 del 16/04/212

SERVICIOS POSTALES NACIONALES

Contratar para la prestación de servicio de envío y distribución de correspondencia y empaques a nivel local, nacional e internacional para garantizar el normal funcionamiento de las dependencias administrativas y académicas de la Universidad, de acuerdo con la propuesta de servicios que forma parte integral del presente contrato.

N/A 20abril de 2012

Hasta agotar Registro Presupues

tal.

N/A N/A N/A

8-SC-066-2013

tesh mark Contratar el servicio de multicopiado de documentos para garantizar el normal funcionamiento de las dependencias administrativas y académicas de la Universidad.

N/A 24 de abril de 2013

23 de abril 2014

N/A N/A N/A

8-SC-216-2012

copifax ltda Prestar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos de las fotocopiadoras para las diferentes sedes de la Universidad Distrital.

N/A 11 de Julio de 2012

10 de Julio 2013

si/ contra factura

4

Se encuentra en curso una adición y prórroga del contrato por 10,000,000 de pesos y una prorroga de 6 meses.


8-SC-725-2012

Diserin Contratar para el alquiler instalación y recarga de cuarenta y tres (43) desodorizadores para los diferentes baños de la universidad distrital

N/A 27 de Febrero 2013

26 de Febrero 2014

si / contra facura

1

El rubro asignado es corto para la instalación en baños administrativo de las diferentes sedes.

8-sc-202-2012

Purifil internacional Ltda.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los purificadores de agua y filtros de ozono con repuestos de la Universidad.

N/A 03 de Julio 2012

02 de Julio 2013

si/ contra factura

3 N/A

8-SC-242-2012

Ascensores Acintec

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados y el ascensor del edificio sabio caldas.

N/A 12 de julio 2012

30 de Marzo del 2013

N/A N/A N/A

SC-347-2012 DAEXBAY Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para las estufas, e instalaciones a gas neveras y equipos de refrigeración universidad distrital.

N/A

17 DE OCTUBRE DE 2012

16 DE OCTUBRE DE 2013

N/A N/A N/A


8-SC-390-2012

TECNIMOTOR JP S.A.S.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos de las guadañas, motosierras equipos de soldadura mig y herramientas eléctricas de tipo pesado de la universidad distrital.

n/a 23 DE MAYO DE 2012

22 DE MAYO 2013

N/A N/A N/A

8-SC-0399-2011

Arbombas Ltda.

Contratar para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de bombas sumergibles de aguas negras, equipos de precisión de agua potable y equipos contra incendio de todas las sedes de la universidad distrital.

N/A 24 de Enero de 2012

10 de Diciembre de 2013

N/A N/A N/A

8-SC-0898-2013

Grupo APC Aire Acondicionado.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos menores para los equipos de ventilación mecánica, lavadores de aire, equipos mini split y los equipos de aire acondicionado de precisión, para las diferentes sedes de la universidad.

N/A 29 de Enero de 2013

28 de Enero de 2014

N/A N/A N/A


8-SC-0637-2012

Uniproductos.

Realizar la señalización de zonas y suministro de bandas antideslizantes.

N/A

19 de diciembre de 2012

18 de diciembre de 2013

N/A N/A N/A

8-SC-0526-2012

Uniproductos.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas contra incendios de la Universidad. N/A

27 de noviembre de 2012

26 de noviembre de 2013

N/A N/A N/A

8-SC-0361-2012

Uniproductos.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los extintores de la Universidad.

N/A

24 de septiembre de 2012

23 de septiembre de 2013

N/A N/A N/A


8-SC-0631-2012

John parra andamio colgante.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo incluyendo el suministro de repuestos para el andamio colgante y el riel de desplazamiento del edificio administrativo de la calle 40 de la universidad distrital.

N/A 30 de enero del 2013

29 de enero del 2014

N/A N/A N/A

8-SC-214-2012

John parra barreras electromecánicas.

realizar el mantenimiento preventivo y correctivo incluyendo el suministro de repuestos para las barreras, puertas y cortinas electromecánicas, ubicadas en el edificio sabio caldas de la universidad distrital.

N/A 6 de agosto de 2012

5 de junio de 2013

N/A N/A

No se a radicado ficha de estudio de oportunidad, ya que este presupuesto no quedo en el plan anual de contratación.

Ascensores Eurolift

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los ascensores de la torre administrativa, el ascensor para discapacitados, ascensor del edificio sabio caldas y ascensores de la torre sur Macarena A.

N/A 15 de Mayo 2013

14 de Mayo 2013

N/A N/A N/A


CONTRATO DE SUMINISTRO N° 408-2013

INVERSIONES GUERFOR S.A. Rep. Legal - Oscar Hernando Guerrero Piñeros

Dotación de las Aulas de clase para el ala sur de la Macarena "A" y para la sede calle 34 (20 puestos de trabajo, 20 sillas puestos de trabajo profesores aulas, 1046 sillas universitarias).

N/A 11 DE MARZO DE 2013

20 DE JUNIO DE 2013

EN LIQUIDACIÓN

N/A

Se realiza suspensión el 22 de marzo de 2013 por un periodo de 42 días, se reanuda el día 03 de mayo de 2013 según acta de reinicio, se realiza adición por $ 67´985,280 y prorroga por 30 días mediante otrosí n° 01.

ORDEN DE SERVICIO N° 8-SC-897-2012

UNION TEMPORAL BENJAMIN HERRAN RODRIGUEZ & OSCAR HERNANDO MUÑOZ ECHEVERRIA

Adecuación y mantenimiento del acceso principal vehicular y peatonal de la sede Macarena "A"

N/A ENERO 17 DE 2013

18 DE MARZO DE 2013

LIQUIDADO N/A N/A


ARQ. AGUSTIN ESCOBAR OSPINA

Readecuación de los diferentes espacios físicos del laboratorio de química ubicados en el Edificio de laboratorios de biología y química de la Facultad de Ciencias y Educación.

N/A 28 DE ENERO DE 2013

29 DE ABRIL DE 2013

LIQUIDADO N/A N/A


CONTRATO DE OBRA N° 834 DE 2012

CONSORCIO U. DISTRITAL

Adecuación y mantenimiento de las Baterías de baño en las Diferentes Sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

N/A 9 DE

AGOSTO DE 2012

8 DE ENERO DE 2013

LIQUIDADO N/A

El contratista presentó incumplimiento en los tiempos de ejecución, además de falencias en la mano de obra. se está proyectando oficio a la aseguradora, pues en las sedes macarena "b" en la Fac. tecnológica y en el edificio de la Red UDNET, los aparatos instalados presentan escapes, goteos y mala descarga en orinales y sanitarios,


FUNDACIÓN ECOVIDA

Mantenimiento de Individuos Arbóreos en las sedes Macarena "A" y Sede Vivero.

N/A ENERO 25 DE 2013

MARZO 26 DE 2013

LIQUIDADO N/A N/A



ARQ. AGUSTIN ESCOBAR OSPINA

Suministro e Instalación de Mobiliario en las Diferentes sedes de la Universidad.

N/A 10 DE ENERO DE 2013

10 DE ABRIL DE 2013

LIQUIDADO N/A N/A

ORDEN DE COMPRA N° 424-2012

ESKLA BIENES Y SERVICIOS

Suministro e instalación de Locker´s en las Facultades ASAB y MACARENA “B”

N/A

13 DE DICIEMBRE DE 2012


LIQUIDADO N/A N/A

ORDEN DE COMPRA N° 697 DE 2012

INMECAR LTDA Rep. Legal - Humberto Amézquita González

Adecuación de los diferentes espacios de administrativa de informática nuevas ubicadas en las diferentes sedes de la Facultad de Ciencias y Educación.

N/A 30 DE ENERO DE 2013.

12 DE MARZO DE 2013

LIQUIDADO N/A N/A


ORDEN DE COMPRA N° 007 DE 2013

DUCON S.A Adquirir dotación de aulas de clase para el ala sur de la sede macarena a y para la calle 34 (silla universitaria, tableros, mesa de trabajo y silla para el docente) para su óptimo funcionamiento de acuerdo a las necesidades planteadas dentro del mejoramiento integral de dichas sedes.

N/A 15 DE MARZO DE 2013.

12 DE ABRIL DE 2013.

LIQUIDADO N/A N/A

CONTRATO CIVIL DE OBRA No. 1248 DE 2012

JGC CONSTRUCCIONES DE COLOMBIA Y CIA. LTDA.

Mantenimiento de cielorrasos y pisos Sede ASAB y Sótanos Av. Jiménez.

N/A 21 de Febrero de 2013

20 de Junio de 2013

2 entregados con los pagos parciales mensuales.

Diariamente mientras la duración del contrato, se han hecho 5 comités de obra

Demora en la entrega de espacios a intervenir debido al continuo uso de los espacios y al gran deterioro de la infraestructura por vejez y por falta de mantenimiento de los mismos.

Otrosí No. 1 al CONTRATO CIVIL DE OBRA No. 1248 DE 2012

JGC CONSTRUCCIONES DE COLOMBIA Y CIA. LTDA.

Mantenimiento de escaleras de madera de la Sede ASAB.

N/A 20 de Junio de 2013.

20 de Agosto de 2013

N/A N/A N/A

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 1266 DE 2012

UNION TEMPORAL MULTILINE 2012

Suministro e instalación de mobiliario para la Biblioteca de la Facultad de Artes – ASAB

N/A 30 de Mayo de 2013

30 de Julio de 2013

N/A

Con respecto al contrato 1266 de 2012, suscrito con la unión temporal Multiline y la

Se han tenido varias reuniones donde se ha convocado la presencia de la Sección de Bibliotecas, centro de


Universidad Distrital, se han tenido cuatro reuniones previas con el contratista, en conjunto con la oficina asesora de planeación y control y el contratista, y dos reuniones con la Oficina Asesora de Planeación y control, la biblioteca, la Decanatura, Red de Datos y recursos físicos, con el fin de determinar las actividades previas de conectividad de voz y datos, eléctricas, el mantenimiento de los pisos de biblioteca y centro de documentación, así como la pintura de los mismos, las adecuaciones

documentación, la Decanatura de la sede ASAB, la red de datos, el grupo eléctrico de la División de recursos físicos y por sobre todo de la oficina asesora de planeación y control, donde estos últimos, siendo quienes levantaron la ficha técnicas y los términos de referencia, no nos han colaborado en varias de estas reuniones con el acompañamiento técnico. El contrato empezó hace poco determinado por la terminación del periodo académico del primer semestre del presente año


de la Decanatura (que incluye la sala de juntas, tres puestos de trabajo y la recepción), que de igual manera necesita las adecuaciones de red, eléctricas y mantenimiento de pisos.

ORDEN DE SERVICIO No. 8-SC-871-2012

ACONCERCOL LTDA.

Suministro e instalación de elementos para el cerramiento eléctrico perimetral para la sede ASAB, de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas. (La cotización hace parte integral de la orden de servicio).

N/A 5 de

Abril de 2013

5 de Junio de 2013

1 entregado con el pago final del contrato.

Diariamente mientras la duración del contrato.

Después de entregado el sistema se presento intento de ingreso de un habitante permanente de la calle, el cual no sufrió choque eléctrico, a lo que se le solicito al contratista aumentar el voltaje del sistema.

752 de 2013 Tecnicentro Automotriz HYUNDAUTOS

Mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la universidad y suministro de repuestos y llantas

N/A 07/06/20

13 06/06/201

4 N/A 1 N/A


097 de 2013 INVERSIONES MVR

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE GASOLINA Y ACPM PARA LOS VEHICULOS DE LA UNIVERSIDAD.

25/04/2013

24/04/2014

N/A 1 N/A

No.00845 de Agosto 01 de 2012

MUNDOLIMPIEZA LTDA.

Contratar la prestación del servicio integral de aseo y cafetería, incluyendo personal, elementos de aseo, maquinaria, equipos, accesorios e insumos necesarios para la realización de estas labores en todas las sedes de la universidad distrital francisco jasé de caldas, localizadas en la ciudad de Bogotá D.C. de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en los presentes términos de referencia.

144

Agosto 02 de 2012

Mayo 01 de 2013

Se realizó la presentación del informe de riesgos y necesidades para efectos de priorizar por parte de los Directores de Sede y dar inicio a trabajos de mantenimiento tanto preventivo como correctivo. Se aprueba una Adición de 11 servicios más para el Ala Sur de la Sede Macarena.

Se realiza contra factura de las actividades programadas dentro de cada mes.

En razón a que la convocatoria se declaró desierta, se realiza Adición y Prórroga por 59 días más, contrato que cierra en fecha Junio 30/2013. Se inicia trámite mediante Acta de Liquidación.


No. 001025 de 18 de Septiembre de 2012

Unión Temporal ES-004-2012

Prestar el servicio integral de vigilancia y seguridad privada de bienes e instalaciones, en la modalidad fija y móvil, con y sin armas de fuego, con medios de apoyo humano, tecnológicos y caninos para las diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo con las especificaciones previstas en los términos de referencia de la convocatoria pública N. 004 de 2012, actas y adendas elaboradas por la Universidad y las características y condiciones presentadas en la propuesta por el contratista los cuales forman parte integral de este contrato.

105

Septiembre 08 de 2012

Julio 07 de 2013

Se hace verificación mensual de las planillas de Supervisión para efectos de novedades en el servicio por cada sede. Se recibe el informe de riesgo y necesidades de mejoramiento en seguridad por cada Sede y presentado por la empresa COBASEC LTDA.

Permanente. Se presenta dificultades en la respuesta a los eventos (hurtos), por un lado por motivos de investigación, y por el otro, la persona quien oficia como Coordinador presenta falencias en su gestión.

1042 de 2012

DAVID RICARDO ROSARIO RUBIO

Realizar el mantenimiento de las cubiertas incluidos los domos de la facultad tecnológica. Registro presupuestal no. 6633.

8

Octubre 8 de 2012

Marzo 7 de 2013

Informe al 98% de ejecución.

N/A

* Inconveniente en la ejecución de las actividades contractuales, toda vez que se tiene personal administrativo en la zona de trabajo. * Acceso a los cubículos de los


profesores ya que se requiere previa autorización o disponibilidad de llaves.

Orden de Servicio No. 899 DE 2012

GUSTAVO TENJO

RODRIGUEZ

Contratar el mantenimiento de la entrada del lote b de la facultad del medio ambiente y recursos naturales y reemplazo de las tejas de la carpintería y gimnasio de acuerdo a las condiciones y especificaciones fijadas.

4 18/04/20

13 17/06/201

3 N/A

Comités cada 8 días en el vivero. A la fecha van 6 comités realizados por parte de la supervisión.

Han surgido imprevistos debido al estado real de las cubiertas y de la entrada del lote b. los trabajos fueron demorados debido al periodo académico.

000187 DE 2012

MODERLINE S.A.S.

Adquirir el suministro y/o instalación de mobiliario para algunas dependencias de la Universidad de acuerdo con las condiciones generales previstas en los términos de referencia del proceso.

6

Diciembre 19 de 2012

Abril 18 de 2013

Informe al 100% de

ejecución del contrato.

Ya se entrego todo lo relacionado con el objeto contractual y ya se cancelo el 50% del contrato. se encuentra en proceso de liquidación

No se han presentado problemas, el porcentaje de ejecución es del 100%.

No. 001217

CONSTRUCCIONES

BENAVIDES INGENIEROS

Impermeabilización con membrana liviana en PVC de las cubiertas del edificio natura y de sistemas de la facultad de medio ambiente y recursos naturales y la adecuación e impermeabilización de la cubierta de la sede de la

6

Enero 23 de 2013

Mayo 23 de 2013

N/A

Comités cada 8 días en la sede de la 34. a la fecha van 7 comités realizados por parte de la supervisión.

Han surgido varios imprevistos debido al mal estado de las cubiertas del edifico de la 34, lo que ha generado atrasos en la ejecución del contrato, los cuales ya fueron superados avance 100% a


CONTRATISTAS LTDA.

calle 34 espera de que el contratista realice unas correcciones de unos trabajos.

8-SC-888-2012

INTERVIDRIOS

Suministro e instalación de vidrios espejos y ventanas para las diferentes sedes de la universidad. registro presupuestal no. 8929.

N/A

Febrero 11 de 2013

Febrero 10 de 2014

N/A

3 N/A

113 DE 2011

SOLUCIONES

SURAMERICANA S.A

Suministrar los materiales de ferretería de primera calidad por el sistema de precios unitarios fijos, sin formula de reajuste. registro presupuestal no. 2467-8677.

N/A

Noviembre 28 de 2011

Noviembre 27 de 2012

N/A

2 N/A

053 DE 2012

TERPEL

Suministro de gas vehicular para los vehículos de la universidad que poseen el sistema. Registro presupuestal no. 8225.

N/A



N/A

2 N/A

Orden de Servicio N° 8-SC-525-2012

GRUPO CONSTRUCTOR PRISMA LTDA.

Adecuación de terrazas sede vivero y sede ingeniería 8vo piso ed. sabio caldas de la U. Distrital Francisco José de Caldas.

4 24/01/20

13 25/03/201

3 N/A

Se reviso el diseño

planteado y se aprobó a la espera de la adición

presupuestal.

Fue necesario suspender el contrato y adicionarlo para plantear una mejor solución para el soporte de los cortavientos en la sede de la 40. avance 50%.


3.8 AVANCE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS Y ACCIONES CORRECTIVAS ESTABLECIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Y AUDITORIAS ESPECIALES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO PARA LA DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y SECCIONES ADSCRITAS

HALLAZGO ACCIÓN

CORRECTIVA INDICADOR Y % DE AVANCE



SOLUCIÓN PLANTEADA

3.2.2.3.1. El saldo reflejado en los estados contables de $94.403.346.454 de la Propiedad, Planta y Equipo, presenta incertidumbre incidiendo en el Patrimonio Institucional, porque el ente universitario no realizó el levantamiento de la toma física a diciembre 31 de 2010 como lo establece el numeral 4.10

Toma física o inventario.

1. Levantar, ajustar e incorporar el 100% de los bienes muebles e inmuebles valorizados al sistema, incorporándolo a los sistemas contables y Mantener actualizados los Inventarios Físicos a diciembre 31 de

cada año.

566/671*100

Mantener un inventario real de los bienes de propiedad de la universidad.

N/A

Se logró realizar el levantamiento físico de inventarios alcanzando casi 85% de éstos firmados por los responsables de los bienes. Con esta actividad se logró sensibilizar a los funcionarios sobre la necesidad de tener actualizada la información correspondiente a la responsabilidad individual por la custodia de los bienes de la

UDFJC.

3.2.3.4.2.1. La falta de seguimiento de las actividades desarrolladas por los contratistas conllevo a que la UDFJC no presentará durante las vigencias 2008 a 2010 la toma física del Inventario, el reporte de información actualizada de los inventarios, situación que conllevó a la presente vigencia nuevamente a

Revisar, analizar y registrar el levantamiento del inventario realizado por los contratistas una vez valorizado en

566/671*100

Inventario actualizado y valorizado/Inventario total

valorizado.

N/A

El avance en el levantamiento de inventarios es la respuesta al hallazgo de la Contraloría en lo que hace referencia a "La falta de seguimiento de las actividades desarrolladas por los contratistas", logrando llegar al 84% de la información de los


contratar OPS y estudiantes pasantes para que realizará la toma física y cumplir así con el Plan de

Mejoramiento.

el sistema de Información con sus respectivas actas finales firmadas por las

partes.

bienes valorizados.

3.3.1.2 El control interno presentó debilidades que se evidencian en la calidad de la información de los inventarios de los elementos que se encuentran en los laboratorios de la Universidad, no se evidenció seguimiento y control ni actualización

de los mismos.

a. Meta individualizar inventarios. 1. Individualización Inventario de Bienes para 13 sedes .2. Actualización de inventarios de manera permanente. 3. Informe de Faltantes y Hurtos . 4. Informe final toma Física del Inventario vigencia

2012.

566/671*100

Establecer el 100% de la toma física del inventario de la UDFJC; mediante la individualización y legalización de los bienes asignados al personal de la

Universidad.

N/A

1. Se viene realizando el informe mensual de entradas y salidas a Contabilidad. 2. Se realiza la consolidación mensual con Contabilidad. 3. Se lleva a cabo permanentemente la actualización de inventarios en donde hay traslados de funcionarios. 4. Se trabaja con la Oficina de Sistemas para la migración de la información de la base de datos a un aplicativo más robusto. 5. Se entregó a Contabilidad, con corte a 31 de diciembre el reporte de faltantes, hurtos y elementos

a dar de baja.

3.4.6 El grupo de Propiedad, Planta y Equipo cuyo saldo reflejado en los estados contables que asciende a $155.936.1 millones, se ve afectado porque no se cumplió con el

a. Meta individualizar inventarios. 1. Individualización Inventario de Bienes

566/671*100

Establecer el 100% de la toma física del inventario de la UDFJC;

N/A

84,35%


levantamiento del inventario físico a 31 de diciembre a que está obligada la

universidad.

para 13 sedes .2. Actualización de inventarios de manera permanente. 3. Informe de Faltantes y Hurtos . 4. Informe final toma Física del Inventario vigencia

2012.

mediante la individualización y legalización de los bienes asignados al personal de la

Universidad

2.1.3.1.3. En la evaluación efectuada al Sistema de Control Interno y a los procedimientos aplicados en la sección de almacén e inventarios para efectos del control de la entrada, salida y traslados de los elementos que se

encuentran registrados en contabilidad.

1--Se elaborara un

plan de depuración

2- Se presentara la novedad de los elementos para su reclasificación en

Contabilidad.

3- Se formalizara un formato para la reclasificación de bienes devolutivos a consumo, que se utilizara para aquellos bienes

donde

(Elementos Reclasificados)/(total de Elementos susceptibles de Reclasificar)*100

Realizar la reclasificación de todos los bienes susceptibles de

reclasificar.

N/A

Se viene realizando control de entrada y salida de elementos con reporte mensual a Contabilidad. No se ha podido efectuar reclasificación de bienes porque todos los esfuerzos están concentrados en la

terminación de inventarios.

2.1.3.1.5. El responsable de la sección de Almacén no efectúa inventarios periódicos y selectivos a las diferentes dependencias de la Universidad, esta actividad se realiza únicamente cuando el responsable de los bienes lo

1) Realizar una programación de inventarios periódicos y selectivos en todas las sedes de

Numero de inventarios realizados sobre No. de Inventarios

Mantener Inventarios

Actualizados

La falta de personal hace inviable la realización de inventarios selectivos.

Mantener Inventarios

Actualizados.


requiere o cuando hay cambio. la Universidad. 2) A partir de mayo efectuar muestras bimestrales de acuerdo a la planeación

efectuada.

programados.

2.7.5.1 Hallazgo administrativo. - Incumplimiento de la acción lavado de

tanques.

La División de Recursos Físicos contemplará incluir el lavado y desinfección de tanques de almacenamiento de agua potable de las sedes de las facultades, de acuerdo a los términos de referencia del

contrato.

No de tanques lavados/ No de tanques incluidos en el

contrato.

Controlar riesgos de salubridad de la comunidad universitaria a través del lavado y desinfección de los tanques de almacenamient

o de agua.

N/A

El costo de esta actividad está incluido en el costo por unidad de servicio establecido en el

contrato.

2.7.5.2. Hallazgo administrativo. - Mantenimiento a los fluxómetros de

lavamanos.

Se hace control y se toman los correctivos del caso en cada sede mencionada en forma permanente y bajo la supervisión de los Coordinadores en representación de

Recursos Físicos.

No. Fluxómetros corregidos/No. Fluxómetros

instalados.

Hacer seguimiento al ajuste de tiempos de los fluxómetros a través de una lista de chequeo diligenciada para 5

N/A

Realizar los ajustes de los

fluxómetros en forma oportuna.


Facultades.

2.7.5.3. Hallazgo administrativo. - Por no instalar medidor de agua de la

cafetería de la facultad de tecnología.

Tramitar ante las dependencias involucradas la independización de la acometida de agua para la cafetería en la Facultad

Tecnológica.

Independización del pago de servicios

públicos. N/A

Independización del pago de

servicios públicos.

2.7.6.1 Hallazgo administrativo. - Avanzar en la instalación de

mecanismos ahorradores.

Inspección permanente en todas las sedes para la realización de reposición de las

mismas.

No. Luminarias ahorradoras instaladas por sede/No. Luminarias existentes por

sede.

Avanzar en la instalación de mecanismos ahorradores de energía.

Disponibilidad en el contrato de Ferretería de la División de

Recursos Físicos.

Promover el cumplimiento de la normatividad relacionada con el cambio gradual de bombillas convencionales por ahorradoras a través del inventario semestral

realizado por el PIGA.


3.9 RECUPERACIÓN DE BIENES HURTADOS O PERDIDOS Se presentaron 5 casos de los cuales cuatro (4) casos se encuentran en trámite de investigación por la empresa de Seguridad y bajo conocimiento

de la empresa Seguros del Estado S.A. y uno (1) dirigido a Asuntos Disciplinarios.

INDICADOR %


LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA

Indicador de Hurtos:

5

33%

2 meses

4 casos en proceso de investigación y 1 se encuentra con trámite dirigido a Asuntos Disciplinarios.

Ampliación de tiempo

en la investigación.

4 se encuentran en proceso aplicación de pólizas y 1 en investigación.


ELEMENTO PERDIDO O HURTADO SEDE FECHA DEL INCIDENTE

FECHA DE CRUCE

CONTABLE VALOR

COMPUTADOR PORTATIL Modelo 4030 CON MALETÍN Placa No. 405006 marca Dell

Proyecto curricular Sede

Vivero MAYO 16/2013

Se inició reclamación

$ 2´852.440,oo

CÁMARA VIDEO BEAM POWERLITE S10 CON MALETÍN Y CONTROL REMOTO Placa No.

195387

Proyecto

curricular Sede Vivero

MAYO 16/2013

Se inició reclamación

$ 2´668.000óo

BLU RAY Modelo BDV N990W, Serie No. S0133030814, Placa No. 410219 Salón 537

Sede Macarena A Ala Sur

MAYO 21/2013 Se inició

reclamación $ 1´653.000,oo

2 GUITARRAS CON FORROS, 1 CHARANGA CON FORRO, 2 ENCONRADOS DE GUITARRA, 2

GUASÁS, 1 GUACHARACA y 4 PARES DE BAQUETAS PARA TAMBOR.

Proyecto Tecnología en Topografía, Sede Vivero

MAYO 24/2013 Se inició

reclamación $ 875.000,oo

DOS COMPUTADORES PORTATILES MARCA HP mini con cargadores, y DOS VIDEOCÁMARAS MARCA SONY HANDYCAM, con cargadores,

cables y manuales.

Maestría en Inv. Social Postgrados.

ABRIL 01/2013 En proceso de investigación

$ 9´906.134,oo

TOTAL CONCEPTO $ 17´954.574,oo


3.10 SERVICIOS PÚBLICOS 2013

Los reportes de los siguientes servicios corresponden a valores acumulados del año 2013 a la fecha.

3.10.1 Acueducto y Alcantarillado: Se registra el reporte de pagos entre el período Febrero 9 a Abril 8/2013. El mes de Mayo/2013 aún no se tiene el reporte.

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

DICIEMBRE 11/2012 a FEBRERO 8/2013 $ 40´051.590.oo

FEBRERO 09/2013 a ABRIL 08/2013 $ 57´807.250.oo

TOTAL ACUMULADO $ 97´858.840.oo

3.10.2 Aseo Capital: Se hace el reporte entre Diciembre 18/2012 a Abril 30/2013, puesto que en el Primer Informe Trimestral, no se tenía registro aún para este inicio de año.

ASEO CAPITAL

DICIEMBRE 18/2012 a FEBRERO 28/2013 $ 15´407.730.oo

MARZO 01 a ABRIL 30/2013 $ 17´156.700.oo

TOTAL CANCELADO $ 32´564.430.oo


3.10.3 Ecocapital: Se hace reporte de Febrero a Mayo/2013 en razón a que en el Primer Informe Trimestral, solo se tenía el registro de Enero/2013.

ECOCAPITAL

ENERO $ 13.914.oo

FEBRERO $ 31.020.oo

MARZO $ 126.090.oo

ABRIL $ 87.970.oo

MAYO $ 165.760.oo

JUNIO

TOTAL ACUMULADO $ 424.754.oo

3.10.4 Energía: No se tiene registro de Junio/2013, en razón a que no ha finalizado el mismo.

ENERGIA

ENERO $ 55´723.280.oo

FEBRERO $ 86´498.780.oo

MARZO $ 81´011.570.oo

ABRIL $ 98´543.450.oo

MAYO $ 101´460.190.oo

JUNIO

TOTAL ACUMULADO $ 423´237.270.oo


3.10.5 Telefonía Fija ETB: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada.

TELEFONIA FIJA

ENERO $ 19´740.280.oo

FEBRERO $ 25´608.690.oo

MARZO $ 24´538.040.oo

ABRIL $ 30´202.000.oo

MAYO $ 29´788.210.oo

JUNIO

TOTAL CANCELADO $ 129´877.220.oo

3.10.6 Telefonía Móvil: La factura correspondiente al mes de Junio/2013 no ha terminado de ser causada.

TELEFONIA MOVIL

ENERO $ 2´096.828,67

FEBRERO $ 2´128.047,01

MARZO $ 3´259.919,41

ABRIL $ 2´701.769,01

MAYO $ 2´762.188,61

JUNIO $

TOTAL CANCELADO $ 12´948.752,71


3.10.7 Impuesto Predial: Se cancela con fecha Abril 17/2013.

IMPUESTO PREDIAL

SEDE

MATRICULA INMOBILIARIA

CHIP

VALOR

Calle 31 No. 6-62 Ofi. 801 – Emisora 050C00158133 AAA0088AJLF $ 1´290.000.oo

Carrera 7 No. 40B-53 050C01759825 AAA0215KCUZ $ 84´248.000.oo

Carrera 4 No. 26D-54 Macarena B 050C01221185 AAA0087LXKC $ 19´382.000.oo

Calle 68D Bis A Sur No. 49F-70 Tecnológica 050S40281565 AAA0017AFZE $ 46´789.000.oo

Calle 34 No. 13-13 524916 AAA0087SWHK $ 4´335.000.oo

Carrera 13 No. 14-69 ASAB 050C00575096 AAA0030XKMS

Carrera 9 No. 52-52 Luís A. Calvo 474985 AAA0090XLPA $ 2´469.000.oo

Carrera 32 No. 12-70 Aduanilla de Paiba 050C00485984 AAA0035PEUH $ 21´857.000.oo

Carrera 7 No. 12C-59 ASAB Túneles 592172 AAA0032FUEA $ 12´784.000.oo

TOTAL 2013 $193´154.000.oo


3.10.8 Impuesto Vehicular: Pago efectuado en Abril 29 de 2013.

MARCA PLACA VALOR VENCIMIENTO

Chevrolet Rodeo OBE 063 $ 39.000.oo

Mayo 03 de 2013

Mazda 626 LX OAI 847 $ 39.000.oo Chevrolet OBE 132 $ 39.000.oo

Chevrolet C-30-Camión OAI 904 $ 39.000.oo

Chevrolet Luv 2x2 OBE 985 $ 39.000.oo Chevrolet Samurai OBD 332 $ 39.000.oo

Volvo OBH 241 $ 39.000.oo

Jeep-Gran Cherokee OBH 391 $ 39.000.oo Hyundai-Elantra OBH 392 $ 39.000.oo

Nissan D21 4*2 OBG 459 $ 39.000.oo

Renault Symbol OBI 252 $ 39.000.oo Renault Symbol OBH 665 $ 39.000.oo

Mazda BEN 724 $ 166.000.oo

Chevrolet Blazer BGO 580 $ 189.000.oo Hyundai OBI 659 $ 39.000.oo

TOTAL 2013 $ 862.000.oo

3.11 ACTIVIDADES MEDIOAMBIENTALES Para JUNIO/2013, no se tiene reporte del mismo en razón a que no ha cerrado el mes.


INFORME ENTREGA RESIDUOS RECICLABLES

Fecha Empresa a la cual se entrega

Papel (Kg)

Cartón (Kg)

Periódico (Kg)

Vidrio (Kg)

Plástico (Kg)

PET (Kg)

Otros (Kg)

TOTAL

Abril ARB 395 306 150 654 154 168 164 1.977

Mayo ARB 814 748 193 687 247 311 354 3.354

Junio ARB

TOTAL RECICLADO 5.331,0

3.12 GASTOS VEHÍCULOS Los datos de mantenimiento no se relacionan porque el taller no ha generado facturación en el nuevo proceso dentro de este trimestre. Los valores de técnico mecánica son los causados en el trimestre. El Seguro contra todo riesgo pagado a Seguros del Estado en fecha Mayo 22/2013 mediante Póliza No. 101003338, corresponde a un valor de $12´765.085,oo.

VEHÍCULO MARCA MODEL

O PLACA DEPENDENCIA

CONDUCTOR

SEGUROS TODO RIESGO (Ubicar valores)

REVISIÓN TECNICOMEC

ÁNICA

CONSUMO COMBUSTIBLE TRIMESTRE

(OBLIGATORIO)

GASTOS MANTENIMIENTO-1 TRIM.

GASTOS MANTENIMIENTO-2 TRIM.

ESTADO DEL

VEHÍCULO

CAMIONETA

CHEVROLET

LUV

2001

OBE-985

IDEXUD

NELSON ROCHA

$ 462.957

$ 117.599

$ 593.498 BUENO

CAMIONETA

JEEP GRAND CHEROKEE

2001

OBH-391

RECTORIA

OSCAR BAQUERO

$ 963.087

$ 117.599

$ 589.779 BUENO

CAMIONETA

CHEVROLET

LUV

1997

OBE-132

FACULTAD

TECNOLOGICA

JESUS GIL

$ 348.063

$ 719.772

BUENO


CAMIONETA

NISSAN D21

2007

OBG-459


JAIRO

VELAZCO $ 692.747

$ 117.599

$ 1.148.432 BUENO

CAMIONETA

CHEVROLET RODEO

1997

OBE-063

FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE

ALBERTO VELAZQUEZ

$ 415.648

$ 1.246.852 BUENO

AUTOMOVIL

RENAULT SIMBOL

2002

OBI-252


ALEXANDER BEDOYA

$ 381.855

$ 375.637 BUENO

AUTOMOVIL

RENAULT SIMBOL

2002

OBD-665

VICERRECTORIA ACADEMICA

VLADIMIR GARCIA

$ 354.821

$ 547.328 BUENO

CAMION

CHEVROLET

C 30

1998

OAI-904

RECURSOS FISICOS

JOSE TRIANA

$ 266.973

$ 63.604 BUENO

BUS

VOLVO B

7R

2007

OBH-241


ALEXANDER BEDOYA

$ 6.714.930

$ 800.000 BUENO

AUTOMOVIL

HYUNDAI

2005

OBH-392

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

FREDI ROSAS

$ 476.474

$ 1.498.307 BUENO

CAMPERO

CHEVROLET SAMURAY

1996

OBD-332

FACULTAD DE CIECIAS Y EDUCACION

RICARDO GARCIA

$ 381.855

$ 117.599

$ 842.737 BUENO

CAMIONETA

CHEVROLET BLAZER

1995

BGO-580

SECRETARIA GENERAL

JULIO SOTO

$ 385.235

$ 1.154.735 BUENO

CAMIONETA

HYUNDAI H

100

1994

OBI-659

EMISORA

JORGE BARON

$ 555.474

$ 117.599

$ 386.116 BUENO

CAMIONETA

MAZDA

1994

BEN-724

RECURSOS FISICOS

JOSE TRIANA

$ 364.959

$ 1.330.083 BUENO


3.13 AVANCE PLAN DE ACCIÓN SECCIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS



Levantamiento Físico de Inventarios:

/671*100 =

Avance inicial de inventario acumulado

al 3%

Junio 30/2013

Responsable directo: Sección de Almacén e

Inventarios

N/A N/A N/A

Toma Física de Inventarios BAJAS JUNIO 30 DE 2013

Número de Elementos para dar de Baja: Durante el trimestre se realizaron bajas de muebles y enseres y traspaso de

elementos reutilizables al Colegio Francisco Javier Matiz IED. Valor Neto:

$ 305´028.152,18

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

VIGENCIA 2011


4. AVANCE PLAN DE ACCIÓN VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Corresponde a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera la organización, Dirección y control de las diferentes actividades y unidades que conforman el área administrativa y los servicios de apoyo logístico de la Universidad para garantizar el buen desarrollo de la institución. Sus principales actividades se encuentran dentro del proceso de Gestión Contractual, las cuales sirven como apoyo a los procesos misionales de la Institución, a saber: Formular el Plan Anual de Contratación y Compras, determinar mecanismos de selección de los contratistas de acuerdo a lo establecido en el Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital, además de brindar apoyo a los ordenadores del gasto para el diligenciamiento de los Estudios de Oportunidad y Conveniencia, investigación de mercados y el apoyo en actividades administrativas como son: Control y seguimiento de proyectos de la dependencia y dependencias adscritas, participación dentro de consejos y comités para el establecimiento del direccionamiento estratégico de la universidad y planteamiento de nuevos proyectos en busca de una gestión administrativa dinámica y proactiva que plantee mejores opciones gerenciales, en beneficio de la administración institucional. A continuación se realiza una descripción de cada una de las actividades realizadas con sus correspondientes indicadores de gestión.

4.1 PARTICIPACIÓN EN CONSEJOS O COMITES

4.1.1 Participación en Consejos Consejo Superior Universitario Consejo Académico Consejo de Gestión

INDICADOR %

AVANCE



DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN

SOLUCIÓN PLANTEAD

A

IND= (Número reuniones programadas / Número de reuniones con participación

VAF) * 100


2013

Toma de decisiones académicas y administrativas para

toda la Universidad


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


4.1.2 Participación en Comités

INDICADOR %



Comité de Evaluación: (Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)

*100

= 20/20 *100

100%

Abril a junio de

2013

Se realizan todas las reuniones convocadas para los procesos de Convocatoria Pública e Invitaciones Directas.

Comité de Informática:

(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas)

*100

0%

Abril a junio de

2013

Comité Obrero Patronal:

(Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas) *100

=(5/5)*100

100%

Abril a junio de

2013

ABRIL: Se asistió a mesas de trabajo con SINTRAUD: 2

Obrero Patronal.

MAYO: Se asistió a mesas de trabajo con SINTRAUD: 1

Obrero Patronal.

JUNIO: Se asistió a mesas de

Se ha avanzado en solución de puntos pendientes en el Comité

Obrero Patronal.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


=( / )*100

trabajo con SINTRAUD: 2

Obrero Patronal.

Comité de Laboratorios:


*100

100%


Comité de Conciliación:


=(5/5)*100

100%

Abril a junio de

2013

Se revisaron 10 Actas Comité de Conciliación. Se asistió a 5 mesas de trabajo preparatorias del reglamento

del Comité.

Comité de Admisiones:


*100

=0% Abril a junio de 2013

Comité de Promociones:

(Número de reuniones asistidas / Total

=100%

Abril a junio de

2013

ABRIL: Asistencia a 2 reuniones con el Comité de

Promociones


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


reuniones convocadas)

*100

=(4/4)*100

MAYO: Asistencia a 2

reuniones

Comité de Biblioteca:


*100

= 0%

Abril a junio de

2013

Comité de Inventarios:


*100

=(1/1)*100

100%

Abril a junio de

2013

Se aprueba bajas de la Universidad Distrital para el año 2013. Valor Total de Bienes susceptibles a dar de baja: Trescientos cinco millones veintiocho mil ciento cincuenta y dos pesos

($305.028.152).

Se realiza avance de la Interfaz Web por parte de la

oficina Asesora de Sistemas.

Dificultad en la presentación del Plan de Trabajo 2013 para la Sección de Almacén e Inventarios por parte de

su jefatura.

Comité de Capacitación:


100%

Abril a junio de

2013

Se aprueba el Plan Institucional de Capacitación distribuido en tres grupos:

1. Capacitaciones


FINANCIERA


VIGENCIA 2011



*100

= (1/1)*100

específicas Entes de Control.

Se destinan $24.800.000.

2. Capacitaciones destinadas al fortalecimiento de la Cultura Organizacional.

Se destinan $43.000.000

3. Capacitaciones para el personal administrativo y sugerido por el Sr. Rector y Vicerrector. Se destinan: $ 5.000.000.

Valor total asignado al rubro:

$72.800.000

Comisión de Presupuesto del CSU:


_____% Abril a junio de 2013


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Grupo Operativo de Trabajo Interdisciplinario para las condiciones de sostenibilidad institucional del pasivo pensional de la

Universidad: (Número de reuniones asistidas / Total reuniones convocadas) *100

0%

Abril a junio de

2013

No se realizaron reuniones

Comité de Salud:



(1/1)*100

100%


Planteamiento y discusión para VoBo. Supervisión

cuentas compensar

Divergencia en la interpretación del cumplimiento del contrato de plan complementario Compensar, para lograr el Vo,Bo. Y pago de cuentas

de enero, febrero y marzo de 2013

Nueva reunión para llegar a un acuerdo sobre la inclusión de reporte de costos de los servicios médicos efectivamente prestados y así la supervisión da cumplimiento al contrato y a sus

obligaciones


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Comité de Vivienda:



(1/1)*100

100%

Abril a junio de

2013

ABRIL:

1 Comité de Vivienda

Comisión negociadora con SINTRAUD:


(3/3)*100

100%

Abril a junio de

2013

ABRIL: Asistencia a 1 reunión

de Comisión Negociadora.

MAYO: Asistencia a 1 reunión de Comisión Negociadora.

JUNIO: Asistencia a 1 reunión


Comisión negociadora con ASEPAD:


(4/4)*100

100%

Abril a junio de

2013

Se integra la Comisión Negociadora con tres representantes de ASEPAD, El Vicerrector Administrativo y Financiero, el Vicerrector Académico y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad Distrital.

MAYO: Asistencia a 1 reunión


La Mesa de Concertación acuerda hacer una redacción que otorgue amplias facultades al Consejo Superior Universitario para que implemente el Plan de Retiro Voluntario de acuerdo a los criterios que se dejaran plasmados por intermedio de la mesa de

negociación

Se Aprueba la aplicación del


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


JUNIO: Asistencia a 3 reuniones de la Comisión

Negociadora.

Acuerdo 276 de 2007 “Por el cual se crea un Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Público para Empleados Públicos del Distrito Capital” establecido por el Consejo de Bogotá, el cual se reconocerá a

partir del primero de Enero de 2014.

Se aprueba proporcionar la dotación a los empleados públicos hasta el Nivel Asistencial, aclarándose que para que surta efecto el beneficio en dichos cargos, el personal debe encontrarse desempeñando labores expresamente “de sus Cargos” y que no se encuentren en nombramiento por “Encargo”. La Mesa de Concertación da aprobación al beneficio sustentada en lo

establecido en la ley.

En cuanto a la provisión temporal de cargos vacantes de carrera administrativa esta se hará mediante encargo, con empleados públicos administrativos inscritos en carrera administrativa, atendiendo a los criterios de antigüedad, experiencia y estudios, “mientras se hacen los


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


concursos o se establece la reestructuración de planta por parte del Consejo Superior y de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 11 de 1988 del Consejo

Superior Universitario”.

Se aprueba: La Universidad adquirirá un seguro de vida colectivo a favor de cada uno de los empleados públicos administrativos, equivalente a ciento setenta (170) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el cual será reconocido sus hijos y/o conyugue o compañero (a) permanente. A falta de estos, el derecho se reconocerá a los padres del empleado público

administrativo”.

Se aprueba: La administración de la universidad se compromete a acoger y elevar al Consejo Superior Universitario, la normativa adoptada por el distrito capital que beneficie a

esta y a todos sus trabajadores”.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Comisión de Archivos:



(1/1)*100

100%

Abril a junio de

2013

Se asiste a la reunión del Comité de Inventarios. Se

solicita:

Se debe presentar por parte del Líder del Proyecto Gestión Documental, un cronograma de trabajo en donde se establezcan actividades y fechas para el segundo semestre de 2013 al no encontrarse avance en el informe de Gestión presentado.

Se deben establecer antes del 31 de diciembre de 2013, las Tablas de Retención

Documental.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


4.2 CONTRATACIÓN

4.2.1 Convocatorias Públicas

INDICADOR %

AVANCE

PERIODO DE

DESARROLLO

LOGROS DE LA

ACTIVIDAD


SOLUCIÓN PLANTEADA

Porcentaje de procesos adjudicados: (Número de procesos adjudicados / Número total de procesos en

el trimestre)*100

(2/7)*1

00

28.57%

Abril a Junio de

2013

Se encuentran la Convocatoria 6 y 8 en

proceso

Porcentaje de procesos desiertos: (Número de procesos a los cuales no se presentan proveedores / Número total de procesos al

año) * 100

(3/7)*1

00-

42.85%

Abril a Junio de

2013

Se encuentran la Convocatoria 6 y 8 en

proceso

CONVOCATORIA N. 001 Vigencia

2013

Ficha Técnica presentada por

Oficina Asesora de Planeación y Control

Profesional asignado por la dependencia

Oscar Gil

Profesional asignado para el proceso (Vicerrectoría Administrativa y Financiera)

Eduard Pinilla

Tipo de proceso

Convocatoria Pública

Número de proceso 001 Objeto del proceso

Suministro e instalación del mobiliario para la facultad de ciencias y educación de la sede macarena a y la biblioteca central aduanilla de Paiba, de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, de conformidad con los planos de distribución, cantidades y especificaciones técnicas


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


determinadas en los pliegos de condiciones

Valor del inicial del proceso

CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTISIETE MIL TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($5.408.527.039) Incluido IVA, de los cuales tres mil novecientos noventa y seis millones quinientos ocho mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte ($3.996.508.143) corresponden al PROYECTO DE INVERSIÓN 380: MEJORAMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA PLANTA FISICA DE LA UNIVERSIDAD y mil cuatrocientos doce millones dieciocho mil ochocientos noventa y seis pesos m/cte ($1.412.018.896) corresponden al proyecto de PROYECTO DE INVERSIÓN NO. 4150, DOTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA.

Fecha de apertura del proceso

21 de febrero de 2013

Fecha de cierre del proceso

6 de marzo de 2013

Estado del proceso

Declaratoria Desierta

Número de Oferentes que se presentaron al proceso

6

Descripción de Oferentes (para cada oferente***)

ID del oferente (NIT)

860.51.142

Dígito de verificación

6

Nombre del oferente

INVERSIONES GUERFOR

Dirección del oferente

Nacionalidad

Colombiana


860.064.756 19.365.784


FINANCIERA


VIGENCIA 2011



5 1

Nombre del oferente

UT CRUZ – LUCENA 2013 Industrias Cruz Hnos S.A Industrial Metálicas Lucena


830.064.756 830.036.940


5 5

Nombre del oferente

UT DISTRITAL 001 2013


860.033.419 860.059.687


4 4

Nombre del oferente

CONSORCIO MACARENA 2013-03-19 Famoc de Panel S.A. Multiproyecs S.A


800.134.773


2

Nombre del oferente

SOLINOTF S.A.


830.092.384 800.218.499-0

Nombre del oferente

UNIÓN TEMPORAL SERVEX – EMES Servex Internacional Archivo y Dotaciones EMEX

Resultado del proceso


Fecha de cierre

2 de abril de 2013

Acto que determina el resultado

Resolución

CONVOCATORIA N. 002

Vigencia

2013


División de Recursos Físicos



FINANCIERA


VIGENCIA 2011



Marco Murillo

Tipo de proceso


Número de proceso

002

Objeto del proceso

Suministro e instalación de la señalización para las distintas sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas


Ciento setenta millones de pesos m.c. ($170.000.000)


12 de marzo de 2013


21 de mayo de 2013

Estado del proceso

Adjudicado

Observaciones

Número de adendos en el proceso

2


7

Descripción de Oferentes (para cada oferente***)

Nombre de los oferentes

SIGRAF SEÑALIZACIÓN ARQUITECTÓNICA SIGN LINE PUBLICIDAD LTDA UT SEÑALETICA 2013 TOCAR LTDA ORGANIZACIÓN SODECOL LTDA AB SEÑALIZACIÓN SAS PROMOTION FACTORY SAS

Adjudicación

Se adjudica a AB SEÑALIZACIÓN

Fecha de cierre

Mayo 16 de 2013


Resolución

Registro presupuestal


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Valor final contratado

Ciento sesenta y nueve millones cien mil ciento sesenta pesos m.c. ($ 169.100.160)

Empresa Contratada

AB SEÑALIZACIÓN SAS

CONVOCATORIA N. 003

Vigencia

2013




Germán Salinas

Tipo de proceso


Número de proceso

003

Objeto del proceso

Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar la prestación del servicio de aseo y cafetería incluyendo personal, elementos de aseo, maquinaria, equipos, accesorios e insumos necesarios para la realización de estas labores en todas las sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, localizadas en la ciudad de Bogotá D. C., de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en el presente pliego de condiciones.


$ 2.359.734.380


Abril 1 de 2013


24 de abril de 2013

Estado del proceso



1

Fecha de adendo 15 de abril de 2013


FINANCIERA


VIGENCIA 2011



2

Nombre del oferente

Serviespeciales S.A Aseocolba

Adjudicación

No se adjudica


Desierto

Fecha de cierre

30 de abril de 2013


Resolución de declaratoria Desierta

CONVOCATORIA N. 004

Vigencia

2013




Eduard Pinilla

Tipo de proceso


Número de proceso

004

Objeto del proceso

Suministro e instalación del mobiliario para la facultad de ciencias y educación de la sede macarena a y la biblioteca central aduanilla de Paiba, de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, de conformidad con los planos de distribución, cantidades y especificaciones técnicas determinadas en los pliegos de condiciones


CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTISIETE MIL TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($5.408.527.039) Incluido IVA,


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


de los cuales tres mil novecientos noventa y seis millones quinientos ocho mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte ($3.996.508.143) corresponden al PROYECTO DE INVERSIÓN 380: MEJORAMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA PLANTA FISICA DE LA UNIVERSIDAD y mil cuatrocientos doce millones dieciocho mil ochocientos noventa y seis pesos m/cte ($1.412.018.896) corresponden al proyecto de PROYECTO DE INVERSIÓN NO. 4150, DOTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA.


Abril 18 de 2013


Mayo 6 de 2013

Estado del proceso



2

Fecha de adendos

25 de abril de 2013 10 de mayo de 2013


11

Nombre del oferente

Unión temporal distrital Metálicas Jep UT – Cruz Lucena Solinoft S.A. Inversiones Guerfor Moderline SAS Unión temporal MULHE 2013 Famoc Depanel Unión temporal Servex Emes Unión temporal Ciencias y Educación 004 de 2013 Consorcio Dotación Distrital

Adjudicación

No se adjudica


Desierto

Fecha de cierre 30 de mayo de 2013


FINANCIERA


VIGENCIA 2011



Resolución de declaratoria Desierta

CONVOCATORIA N. 006

Vigencia

2013




Eduard Pinilla

Tipo de proceso


Número de proceso

006

Objeto del proceso

Contratar la prestación del servicio integral de vigilancia y seguridad privada de bienes e instalaciones, en la modalidad fija y móvil, con y sin armas de fuego, con medios de apoyo humano, tecnológico y canino para las diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de acuerdo con las condiciones y especificaciones previstas en el presente pliego de condiciones


CINCO MIL CIENTO SETENTA Y OCHO CIENTO SESENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CINCO PESOS M/CTE ($5.178.168.895,) Incluido IVA.


21 de mayo de 2013


Estado del proceso

En proceso


6

Fecha de adendos

29 de mayo de 2013 31 de mayo de 2013 5 de junio de 2013


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


11 de junio de 2013 27 de junio de 2013 8 de julio de 2013


4

Nombre del oferente

Vigilancia Acosta Ltda Unión Temporal Vigías de Colombia SRL Ltda – Sersecol Unión Temporal cs 2013 Guardianes Compañía Líderes de Seguridad Ltda

Adjudicación


En proceso

Fecha de cierre


CONVOCATORIA N. 007

Vigencia

2013




Germán Salinas

Tipo de proceso


Número de proceso 007 Objeto del proceso

Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar la prestación del servicio de aseo y cafetería incluyendo personal, elementos de aseo, maquinaria, equipos, accesorios e insumos necesarios para la realización de estas


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


labores en todas las sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.


El presupuesto inmerso en el Plan de Contratación de la vigencia 2013 para efectuar esta contratación es de: DOS MIL TREINTA Y CINCO MILLONES OCHOCIENTOS NUEVE MIL CIENTO ONCE PESOS M/CTE ($2.035.809.111.00) IVA Incluido

Estudios previos

Ficha Técnica


21 de mayo de 2013


7 de junio de 2013

Estado del proceso

Adjudicado

Observaciones

Certificado de disponibilidad presupuestal

1767 de 2013


3

Fecha de adendos

29 de mayo de 2013 31 de mayo de 2013 18 de junio de 2013


6

Nombre del oferente

Mundo Limpieza Ltda Elite Ltda Aseos Colombianos – Aseocolba Mayordomia y servicios Ltda G y E Grupos y estartegias SAS Clean Depot S.A.

Adjudicación

Mundo Limpieza Ltda


Adjudicado

Fecha de cierre

25 de junio de 2013


Resolución de Adjudicación


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


CONVOCATORIA N. 008

Vigencia

2013




Eduard Pinilla

Tipo de proceso


Número de proceso

008

Objeto del proceso

Suministro e instalación del mobiliario para la facultad de ciencias y educación de la sede macarena a y la biblioteca central aduanilla de Paiba, de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, de conformidad con los planos de distribución, cantidades y especificaciones técnicas determinadas en los pliegos de condiciones


CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTISIETE MIL TREINTA Y NUEVE PESOS M/CTE ($5.408.527.039) Incluido IVA, de los cuales tres mil novecientos noventa y seis millones quinientos ocho mil ciento cuarenta y tres pesos m/cte ($3.996.508.143) corresponden al PROYECTO DE INVERSIÓN 380: MEJORAMIENTO Y AMPLIACIÓN DE LA PLANTA FISICA DE LA UNIVERSIDAD y mil cuatrocientos doce millones dieciocho mil ochocientos noventa y seis pesos m/cte ($1.412.018.896) corresponden al proyecto de PROYECTO DE INVERSIÓN NO. 4150, DOTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN BIBLIOTECA.

Fecha de apertura del proceso 19 de junio de 2013


FINANCIERA


VIGENCIA 2011



9 de julio de 2013

Estado del proceso

En proceso


5

Fecha de adendos

27 de junio de 2013 28 de junio de 2013 4 de julio de 2013 8 de julio de 2013 15 de julio de 2013


11

Nombre del oferente

Unión temporal distrital Metálicas Jep UT – Cruz Lucena Solinoft S.A. Inversiones Guerfor Moderline SAS Unión temporal MULHE 2013 Famoc Depanel Unión temporal Servex Emes Unión temporal Ciencias y Educación 004 de 2013 Consorcio Dotación Distrital Rafael Bejarano Gualdron – Soluciones Educativas

Adjudicación

En proceso


En proceso

Fecha de cierre


4.2.1 Invitaciones Directas

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Porcentaje de procesos adjudicados: (Número de procesos adjudicados / Número total de

procesos)*100

(2/4)*10

0

50%

Abril a junio

de 2013

Porcentaje de procesos desiertos: (Número de procesos a los cuales no se presentan proveedores / Número total de

procesos al año) * 100

(2/4)*10

0

50%

Abril a junio

de 2013

INVITACION DIRECTA N. 001 Vigencia

2013


DIVISION DE RECURSOS FISICOS



GERMAN A. SALINAS QUIÑONEZ

Tipo de proceso

INVITACION DIRECTA

Número de proceso

011

Objeto del proceso

RECIBIR PROPUESTAS PARA CONTRATAR LOS SEGUROS GENERALES QUE GARANTICEN LA PROTECCION EFECTIVA DE LOS ACTIVOS E INTERESES PATRIMONIALES Y LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS O POR LOS QUE SEA LEGALMENTE RESPONSABLES, ASI COMO LAS POLIZAS DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL, SEGURO DE MANEJO GLOBAL DE ENTIDADES ESTATALES Y SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO DE ACUERDO CON LAS CONDICIONES Y


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


ESPECIFICACIONES PREVISTAS EN EL PRESENTE PLIEGO DE CONDICIONES”


$294.000.000.00

Estudios previos


16 ABRIL DE 2013


24 ABRIL DE 2013

Estado del proceso

ADJUDICADO

Observaciones


1303

Fecha de expedición del CPD

01 ABRIL DE 2013

Valor CDP

$294.000.000.00


02

Número de Oferentes Invitados al proceso

07

Descripción de Oferentes (para cada oferente)

Nombre del oferente

SEGUROS DEL ESTADO


Valor de la oferta

$289.999.999.00

Adjudicación


ADJUDICADO

Fecha de cierre

24 ABRIL DE 2013


ACTA DE ADJUDICACION



FINANCIERA


VIGENCIA 2011



$289.999.999.00

Empresa Contratada

SEGUROS DEL ESTADO S.A.

Representante Legal

INVITACION DIRECTA N. 004 Vigencia

2013




Alfonso Rodríguez


Carlos Arturo Yee de la Barca

Tipo de proceso

Invitación Directa

Número de proceso

ID N° 004-2013

Objeto del proceso

recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar el suministro de tóner para impresoras y fotocopiadoras con destino a las dependencias de la Universidad de acuerdo con las condiciones generales previstas en los términos de referencia Alcances del objeto: Para desarrollar el objeto del presente proceso de selección, el contratista ganador del presente proceso de selección realizará: El suministro de las diferentes referencias de tóner. Distribuir el tóner suministrado de acuerdo a los requerimientos determinados por el supervisor del contrato. Suministrar los tóner en las condiciones de modo y tiempo


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


que determine el supervisor del contrato. Suministrar y distribuir los tóner solicitados, en su condición de nuevos, no reutilizados, no reinyectados, o re manufacturados. El tiempo de duración del contrato será de DOCE (12) MESES o hasta agotar disponibilidad de recursos. Las especificaciones técnicas de los anteriores aspectos se encuentran descritas en los numerales 4.1 y 5.5 de los Términos de Referencia.


SETENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 74.000.000.00) INCLUIDO IVA

Estudios previos

División de Recursos Físicos, Sección de Almacén e Inventarios


22 de Marzo de 2013


8 de Abril de 2013

Estado del proceso

Declarado desierto

Observaciones

1. El proceso es declarado desierto dado que, al cierre no se presento ninguna oferta formal. Según acta el Comité de Evaluación de la Universidad observando: Que en aplicación de lo establecido en el numeral 5.2 DECLARATORIA DE DESIERTA establecido en los Términos de Referencia que reza: La UNIVERSIDAD declarará desierta la Invitación Directa en los siguientes casos:

a. Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste a los Términos de Referencia

b. Cuando falte voluntad de participación, y c. Cuando se presenten causas que impidan la escogencia objetiva de los proponentes.

En virtud de lo anterior el Comité de Evaluación, recomienda, declarar desierto el proceso de selección,


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


dadas las anteriores consideraciones.

INVITACION DIRECTA N. 010

Vigencia

2013


Red de Datos UDNET


Julián Guerrero



Tipo de proceso

Invitación Directa

Número de proceso

ID N° 010 - 2013

Objeto del proceso

Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar la prestación del servicio de renovación del licenciamiento del software Microsoft bajo la modalidad ENROLLMENT FOR EDUCACTION SOLUTIONS (EES) de acuerdo con los requerimientos generales previstos en el Pliego de Condiciones.


CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 150.000.000.00) INCLUIDO IVA

Estudios previos

Originados en la Red de Datos UDNET


30 de Abril de 203


9 de Mayo de 2013

Estado del proceso

Declarado desierto

Observaciones

La única empresa que presento oferta al cierre del proceso fue: Controles Empresariales, quien no cumplió con los Indicadores Financieros mínimos establecidos en


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


los Términos de Referencia, por lo tanto el Comité de Evaluación mediante acta de reunión estableció:

2. Que se cumplió el cronograma del proceso según lo establecido en el numeral 1.10 del Pliego de Condiciones, así como cada una de las actividades establecidas en el mismo, dejando constancia de cada una en la carpeta del proceso.

3. Que el día 9 de Mayo de 2013 a las 11:00 a.m. se

realizó el cierre del proceso, verificándose en el acta de cierre que, únicamente la empresa Controles Empresariales, presento oferta formal.

4. Que en el proceso de evaluación, luego de haber realizado los análisis de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos, se determino que la empresa no es habilitada, dado que no cumplió con los indicadores financieros mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. Lo anterior se respalda en el informe presentado por el jefe de la División Financiera de la Universidad.

5. Que en aplicación de lo establecido en el numeral 5.2 DECLARATORIA DE DESIERTA establecido en el Pliego de Condiciones que reza: a. Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta se ajuste al Pliego de Condiciones b. Cuando no se presenten ofertas al momento del cierre, o cuando, presentándose no sea habilita del incumplimiento de los requisitos mínimos establecidos; y c. Cuando se presenten causas que impidan la escogencia objetiva de los proponentes

En virtud de lo anterior el Comité de Evaluación, recomienda, declarar desierto el proceso de selección, dadas las anteriores consideraciones. En mérito de lo expuesto; el Vicerrector Administrativo y


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Financiero de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, determina:

1. Declarar desierto el proceso de selección INVITACIÓN DIRECTA No 010 de 2013.

2. En cumplimiento de los principios de la publicidad y transparencia, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, publicará en la página Web de la Universidad la presente determinación.


N° 1497 de 2013 16 de Abril de 2013


16 de Abril de 2013.

Valor CDP

CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 150.000.000.00)


Declarado desierto

INVITACION DIRECTA N. 012

Vigencia

2013


División de Recursos Físicos, Dependencia solicitante: Sección de Almacén e Inventarios.


Belsy Antolines



Tipo de proceso

Invitación Directa

Número de proceso

ID N° 012 - 2013


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Objeto del proceso

Recibir propuestas para seleccionar a un oferente que a juicio de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, presente las mejores condiciones para contratar el suministro de elementos de oficina con destino a las dependencias de la Universidad de acuerdo con las condiciones generales previstas en los Pliego de Condiciones de Condiciones y el Estudio de Oportunidad y Conveniencia.1 Alcances Para desarrollar el objeto del presente proceso de selección, el contratista ganador del presente proceso de selección realizará:

• El suministro de los diferentes elementos de oficina establecidos en el presente documento.

• Distribuir los elementos de oficina en las condiciones de modo y tiempo que determine el supervisor del contrato.

• Suministrar y distribuir los elementos de oficina solicitados, en su condición de nuevos, no reutilizados, no reinyectados, o re manufacturados, según sea el caso.

• El oferente ganador del proceso debe poner a disposición de la Universidad, un software para realizar los pedidos en línea. Al finalizar el contrato, el contratista deberá presentar la base de datos histórica desarrollada en la ejecución del mismo.

Las especificaciones técnicas de los anteriores aspectos se encuentran descritas en el numeral 4.1 del presente Pliego de Condiciones.


CIENTO NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOS CIENTOS VEINTITRES MIL QUINIENTOS OCHENTA Y DOS PESOS M/CTE ($ 194.223.582.00) INCLUIDO IVA

Estudios previos

Originados en la División de Recursos Físicos, Dependencia solicitante: Sección de Almacén e Inventarios


15 de Mayo de 2013


24 de mayo de 2013

Estado del proceso Adjudicado

1 Código de Comercio Colombiano, ARTÍCULO 968. <CONTRATO DE SUMINISTRO DEFINICIÓN>. El suministro es el

contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Observaciones


Certificado de Disponibilidad Presupuestal N° 1646 del 26 de Abril de 2013.


26 de Abril de 2013.

Valor CDP

CIENTO NOVENTA Y CUATRO MILLONES DOS CIENTOS VEINTITRES MIL QUINIENTOS OCHENTA Y DOS PESOS M/CTE ($ 194.223.582.00)


Uno (1)

Fecha de adendo

21 de Mayo de 2013

Descripción

1. Modificar el numeral 2.4.2 Clasificación de actividades –RUP-, el cual quedara en lo sucesivo así:

2.4.2. Clasificación de actividades – RUP -. El proponente deberá acreditar o aportar en su propuesta, el certificado del Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio el cual debe encontrarse en firme, vigente y en el que conste su actividad como proveedor relacionado con el objeto de la presente Invitación Directa y cuya fecha de expedición no sea superior a treinta (30) días antes del cierre de la presente Invitación Directa en cualquiera de las siguientes actividades y especialidades según el Decreto 1464 de 2010:

ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO

03 PROVEEDOR 10 2

20 3

Si por el contrario, el proponente presenta el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio expedido de conformidad con la sección III del capítulo II del título VI del Decreto No. 734 de 2012, se realizará la verificación en el RUP de la clasificación (CIIU) que podrá ser:


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


DECRETO 734 DE 2012

SECCIÓN G: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS

DIVISIÓN GRUPO CLASE

46

Comercio al por

mayor y en comisión o por

contrata, excepto el

comercio de vehículos

automotores y motocicletas

461

Comercio al por mayor

a cambio de una retribución o por

contrata

4610

Comercio al por

mayor a cambio de una retribución o por

contrata

O podrá también estar clasificado así:

DECRETO 734 DE 2012

SECCIÓN G: COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR; REPARACIÓN DE VEHÍCULOS AUTOMOTORES Y MOTOCICLETAS

DIVISIÓN GRUPO CLASE

47

Comercio al por menor (incluso el

comercio al por menor de

combustibles), excepto el de

vehículos automotores y

476

Comercio al por menor de artículos culturales y

de entretenimiento en establecimientos

especializados.

4761

Comercio al por menor de libros,

periódicos, materiales y artículos

de papelería y escritorio, en

establecimientos especializados.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


motocicletas.

En caso de no ajustarse a las anteriores clasificaciones, el RUP presentado deberá permitir verificar que, el proponente está clasificado en alguna actividad(es) con relación directa al objeto del presente proceso de selección. Se tendrá en cuenta la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas, revisión 4 adaptada para Colombia (CIIU REV. 4 A.C.). En caso de que el oferente este clasificado de acuerdo a versiones anteriores, se tendrán en cuenta aquellas que sus actividades estén acorde al objeto del proceso.

Descripción de Oferentes (para cada oferente)


NIT 802008192


1

Nombre del oferente

CENTRO MAYORISTA PAPELERO TAURO


[email protected] [email protected]

Nacionalidad

Colombiana

Valor de la oferta

$ 17 640 174 a precios Unitarios

Fecha de la oferta

24 de Mayo de 2013


NIT 800235348

DV del oferente

9

Nombre del oferente

UNIVERSAL DE EQUIPOS Y SUMINISTROS S.A.S


FINANCIERA


VIGENCIA 2011



CRA 27 No 12B-43 INT 7 [email protected]

Nacionalidad

Colombiana

Ofertas (para cada una)

Valor de la oferta

$ 14 983 917 a precios Unitarios

Fecha de la oferta

24 de Mayo de 2013


800.209890

DV del oferente

1

Nombre del oferente

Comercializadora Vinarta


AV 53 No 71-21 TEL 4297217 [email protected]

Nacionalidad

Colombiana


NIT 830085131


1

Nombre del oferente

BRYSA S.A.S


[email protected]

Nacionalidad

Colombiana

Valor de la oferta

Sin totalizar en el anexo 4.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Fecha de la oferta

24 de Mayo de 2013

Adjudicación


ADJUDICADO

Fecha de cierre

24 de Mayo de 2013


Acta No. 039 de 2013 del Comité de Evaluación



$ 194.223.582.00

Empresa Contratada

CENTRO PAPELERO MAYORISTA TAURO S.A.

Representante Legal

4.2.3 Compras Directas (Sección de Compras)


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


INDICADOR % AVANCE



Porcentaje de ejecución presupuestal (PAC):

(Valor ejecutado por Contratación Directa

primer trimestre / Valor total asignado para

Contratación Directa en el PAC) * 100

63%


Las necesidades radicadas contempladas en el plan

de contratación se les han dado el trámite respectivo.

La falta de planeación de las necesidades diferentes

dependencias administrativas y académicas

La coordinación con las respectivas

dependencias para la unificación de

procesos.

Porcentaje de ejecución presupuestal no incluido en el PAC:

(Valor ejecutado por

Contratación Directa primer trimestre / Valor

total asignado para Contratación Directa

en el PAC) * 100

37%

Abril a junio

de 2013

Adicionalmente a lo

contemplado en el plan anual de contratación se

han tramitado para el funcionamiento de las

diferentes dependencias las necesidades allegadas a la

Sección de Compras

Los cambios internos de

procedimientos para las órdenes de compra y/o servicio para la

expedición del Registro Presupuestal: notificaciones y las exigencias de la

documentación respectiva.

Teniendo en cuenta que estas necesidades no se encuentran

contempladas en el plan anual de contratación se hace necesario la

aprobación por parte de los

La coordinación con

las respectivas dependencias para

los procedimientos.

Adicionar al plan

anual de contratación las

necesidades que no fueron contempladas


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


respectivos ordenadores del gasto y

la falta de planeación para la ejecución de estos.

en el.

Porcentaje de procesos adjudicados: (Número de procesos

adjudicados / Número total de procesos)*100

100%

Abril a junio

de 2013

La satisfacción de las

diferentes dependencias respecto a los procesos

allegados a la Sección.

La falta de planeación de ejecución

del plan anual de contratación por las diferentes dependencias

encargadas.

Unificar las

necesidades de las diferentes

dependencias administrativas y

académicas para minimizar proceso y

así cumplir con las directrices de la entes

de control


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Trámite de Solicitudes (Orden de compra y de servicio):

(Número de solicitudes tramitadas / Número

de solicitudes recibidas) * 100

100%

Abril a junio

de 2013

La satisfacción de las

diferentes dependencias respecto a los procesos

allegados a la Sección.

Unificar las

necesidades de las diferentes

dependencias administrativas y

académicas para minimizar proceso y

así cumplir con las directrices de la entes

de control

Trámite de Pagos (Orden de compra y de servicio):

(Número de solicitudes

para pago tramitadas / Número de solicitudes

para pago recibidas) * 100

80%


Las facturas radicas en la Sección de Compras se les

ha dado el trámite respectivo

La falta de compromiso de los funcionarios encargados de tramitar

(cumplidos, entradas y salidas de almacén, atención al proveedor) ya

que sin estos requisitos, la sección de compras no puede dar trámite de

pago.

La falta de actualización el sistema

de sicapital para mejorar la solicitud de necesidad en cuanto a la

supervisión e ingreso del bien y/o servicio.

Que exista una coordinación con las

dependencias que tienen que ver con los

proceso de compras.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Presentación de Informes: (Número de informes presentados /

Número de Informes solicitados) * 100

100%

Abril a junio

de 2013

El cumplimiento de la

información solicitada por parte de la Sección a los

diferentes entes de control.

El formato de presentación de

informes adoptado por la Contraloría de Bogotá, no se

encuentra acorde con la normatividad de la Universidad en

materia de Contratación Directa. Esto genera algunas inconsistencias

al momento de validar la información ante el ente de control,

teniendo en cuenta que los procesos de la Sección de Compras

son contratos sin formalidades plenas.

La Sección de

Compras ha venido reiterando la

necesidad de buscar una solución en

conjunta la Contraloría Distrital,

para que los formatos en los cuales se

reporta la información se encuentren

acordes con el Régimen Especial de

Contratación de la Universidad

Comité de Compras:

1. Número de Comités de Compras segundo Trimestre 2013

2. Participación Comités: (Número de comités de compras convocados trimestre /

Número de comités de

100%

Abril a junio

de 2013

Se han adjudicado todos

los procesos llevados al Comité de Compras.

La falta de tiempo para la

presentación de las anteriores dificultades mencionadas.

Realizar dos comités

mensuales, con el fin de evaluar procesos

y procedimientos de la Contratación

Directa.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


compras realizados

primer trimestre) * 100

Valor total Contrataciones Directas en el trimestre: Sumatoria Total del

Valor de la Contratación Directa

Trimestral

Mil cuatrocientos ochenta y nueve millones treinta y dos mil ochocientos cuarenta y cinco pesos ($ 1.489.032.845)

** PAC = Plan Anual de contratación 2013

Se adjunta archivo en Excel con ejecuciones de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


4.2.4 Informes a organismos de control La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, acatando el principio de transparencia y publicidad de la contratación pública, y teniendo en cuenta la obligación que le asiste de responder por la gestión eficiente de los recursos y los compromisos adquiridos con los entes de control externos, presenta de manera periódica informes relacionados con la contratación y la ejecución presupuestal.

INDICADOR %

AVANCE

PERIODO DE

DESARROLLO



SOLUCIÓN PLANTEADA

Presentación de Informes: (Número de informes presentados / Número de Informes

solicitados) * 100

(3/3)*100

100%


Entrega de todos los informes solicitados por la Contraloría Distrital durante el primer trimestre de 2013.

SIVICOF

Errores en el diligenciamiento de algunas

planillas

A continuación se presentan de manera sucinta los informes referidos: Sistema De Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF – CONTRALORÍA DISTRITAL DE BOGOTÁ Para poder presentar la información requerida, es obligación de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera:

1. Consolidar la información remitida por la Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación y Control, la Sección de Contabilidad, la Sección de Presupuesto y la Sección de Tesorería, en los formatos establecidos para la rendición de la cuenta

2. Aplicar en los formatos una vez validada la información en el modulo STORM y corrección de inconsistencias en cuanto a forma y veracidad de la información reportada.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


3. Transmitir los formularios y formatos electrónicos validados en el modulo STORM en

la página del SIVICOF

4. Generar el certificado de envió exitoso de la cuenta De acuerdo con la Resolución Reglamentaria 034 de 2008, el plazo máximo que tiene la institución para la presentación de los informes son los siguientes: Cuenta Mensual (Noveno día hábil de cada mes), total informes: 3 Cuenta Intermedia (Primer día hábil de agosto), total Informes: 1 Cuenta Anual (Decimo primer día hábil de febrero), total informes: 0 Cuenta Ocasional (Cualquier momento que lo requiera el Ente de control): 1 En cuanto a la presentación del informe del plan de mejoramiento suscrito con el ente de control, la Vicerrectoría debe consolidar la información, la cual debe contar con el previo visto bueno de la Oficina Asesora de Control Interno, validarlo y transmitir el informe en el STORM y en la página del SIVICOF. Reporte de Información Contractual y Rendición de Cuenta – Veeduría Distrital Al respecto, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera tiene dentro de sus obligaciones:

5. Consolidar la información reportada por la Oficina Asesora Jurídica y la Sección de Compras.

6. Armonizar la información entregada con la ejecución presupuestal por rubros entregada por la Sección de Presupuesto.

7. Reportar el informe a la Veeduría Distrital para observaciones 8. Aclaraciones sobre las observaciones y transmisión final.

Oficina Asesora de Control Interno Con la periodicidad que la Oficina Asesora lo requiera, se da respuesta a las solicitudes de información elevadas con las características exigidas y los tiempos estipulados en cada una de los mencionados requerimientos.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


INDICADOR %

AVANCE


LOGROS DE LA

ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN

SOLUCIÓN

PLANTEADA

Otras Actividades: (Número de informes o solicitudes tramitados / Número total de

solicitudes) * 100

100%

Abril a junio

de 2013

Entrega de la información solicitada

En el caso de los proyectos de inversión se ha presentado demora en la entrega de informes debido a que las divisiones o secciones encargadas de la ejecución de los proyectos no reportan ningún tipo

de avance.

4.2.5 Otras actividades realizadas Solicitudes de necesidad, Tramitar solicitudes de Disponibilidad Presupuestal, revisión Hojas de Vida y tramitar solicitudes de Contratos y Órdenes de Prestación de Servicios. Revisión de cumplidos y elaboración de nominas de los Contratos y Ordenes de Prestación de Servicios de los Rubros de Remuneración de Servicios Técnicos, Honorarios, Dotación y Actualización de Biblioteca, Mejoramiento y Ampliación Planta Física, Sistema Integral de información, Modernización y Fortalecimiento Institucional y Plan Institucional de Gestión Ambiental.

Revisión documentos enviados por la Sección de Compras como son: solicitudes de Disponibilidad Presupuestal, Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio, solicitudes de Registro Presupuestal y Autorizaciones de Giro.

Tramitar solicitudes de pago de los rubros que les corresponden a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

A continuación se establecen sus correspondientes indicadores de gestión:


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


a. Establecimiento Plan Anual de Contratación

INDICADOR %

AVANCE


O


DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA

Plan Anual de Contratación

100%

Abril a junio

de 2013

Modificación del Plan Anual de Contratación mediante Resolución

214 de abril 11 de 2013

El dinero asignado por la Oficina Asesora de Planeación y Control, oficina encargada de la proyección del presupuesto, para cada una de las actividades, determina unos valores que en la mayoría de los casos desfinancian el Plan.

Se propone darle aplicación real al principio

de la Planeación.

b. Revisión Resoluciones de Recursos Humanos (Cesantías, vacaciones, prestaciones sociales, suspensión vacaciones, bonos pensionales, pago medicamentos, sobreseguros, etc.)

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Revisión de Resoluciones:

(Número de solicitudes / Número de solicitudes

tramitadas)

= ( 71/71 )*100

100%


Se revisaron la totalidad de las Resoluciones desde el punto de vista jurídico (observaciones y

ajustes)

Todos los actos administrativos se expidieron dentro de términos para los efectos

Falta de soportes, para verificar algunos datos contenidos en

las resoluciones.

Remitir a la Vicerrectoría, la proyección de los actos administrativos con antelación

Determinar tiempos máximos para realizar

solicitudes por parte de los funcionarios.

Que por parte de Recursos Humanos se remitan las Resoluciones para revisión y firma con por lo menos 2 o 3 días de anticipación a la fecha en que se

deba expedir.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


legales del caso suficiente ( algunos se remiten 1 día antes o el mismo día en que se deben

expedir)

c. Elaboración solicitudes de necesidad, solicitud disponibilidades, solicitud elaboración contratos entre otros

INDICADOR %

AVANCE


O LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA GESTIÓN SOLUCIÓN PLANTEADA

Solicitudes de necesidad: (Número de solicitudes tramitadas/ Número total de solicitudes) *

100

100%

Abril a junio

de 2013

Las necesidades que se tramitan son aprobadas y posteriormente se solicitan las

respectivas Disponibilidades.

Se diligencian todas las solicitudes de necesidad

allegadas a la Vicerrectoría

Errores presentados en las

solicitudes


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Solicitud de Disponibilidades Presupuestales:

(Número de solicitudes de Disponibilidad Presupuestal tramitadas/ Número total de solicitudes de Disponibilidad

Presupuestal) * 100

100%

Abril a junio de

2013

Aprobación de las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal y posterior Expedición de las Disponibilidades

Presupuestales

Solicitud Elaboración de Contratos (OPS y CPS):

(Número de solicitudes de Contratos tramitados/ Número total de solicitudes de

Contratos) * 100

100%


La Oficina Asesora Jurídica elabora los contratos con la información registrada en la solicitud de elaboración de contrato (SICAPITAL), a esta solicitud se adjunta la Hoja de Vida de la Persona que se va a contratar

Algunas veces las Hojas de Vida de los contratistas son entregadas

incompletas.

Solicitud de Pago Servicios Públicos:

(Número de solicitudes

100%

Abril a junio de

2013

La Universidad paga a tiempo los servicios

públicos.

Si los recibos de los servicios públicos son entregados en la División de Recursos

Que los recibos sean entregados en la División de Recursos Físicos mínimo con tres días hábiles de

antelación a la fecha de vencimiento.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


de Pago de servicios tramitados/ Número total de solicitudes de Pago de servicios) * 100

Físicos posteriormente a la fecha de vencimiento, el pago no se puede tramitar.

Trámite de Avances:

(Número de avances tramitados/ Número

total de avances) * 100

100%

Abril a junio de

2013

Las solicitudes de avance son aprobadas por la División Financiera, quien es la encargada de expedir el respectivo cheque.

d. Planteamiento de nuevos proyectos

INDICADOR %

AVANCE


O LOGROS DE LA ACTIVIDAD


SOLUCIÓN PLANTEADA

Proyecto Catálogo de Bienes de la Universidad Distrital

=(4/4) * 100

100%


1. Solicitud a las diferentes dependencias (Contabilidad, almacén y sistemas) de tres OPS que se involucran directamente en el manejo de las cuentas contables de

almacén e inventarios

2. Establecimiento de cuatro reuniones de seguimiento y avance para el montaje del Catálogo de Bienes de la Universidad

3. Convocatoria a otras dependencias como son: Laboratorios, Red Udnet, Bienestar y demás para el logro

del establecimiento de los subgrupos por Grupos de Bienes


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


4. Inicio de la consolidación de la información

Proyecto Implementación Modelo de Costos ABC y Centros de Costos en la Universidad Distrital

=(5/5)*100

100%

Abril a junio

de 2013

1. Propuesta Modelo de Resolución de Adopción

2. Seguimiento a través de dos reuniones programadas

3. Generación de propuesta Centros de Costos

4. Envío y recolección de observaciones por parte de las

dependencias inmersas y de mayor complejidad

5. Establecimiento de propuesta Resolución Adopción

para enviar a revisión a las diferentes Jefaturas

Iniciativa YO DIGO AQUÍ ESTOY

=(2/7)

28.57% Realizar capacitaciones personalizadas por áreas de trabajo para impulsar la Iniciativa YO DIGO AQUÍ ESTOY y con ello lograr la concientización de la Comunidad Universitaria frente a la problemática nacional del Trabajo

Infantil.

e. Seguimiento y apoyo de proyectos o procedimientos

INDICADOR %

AVANCE

PERIODO DE

DESARROLLO

LOGROS DE LA ACTIVIDAD DIFICULTADES EN LA

GESTIÓN

SOLUCIÓN

PLANTEADA


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Apoyar proyecto Toma Física de inventarios:

(Número de actividades ejecutadas/Número de actividades programadas)*100

=(5/5)*100

100%

Abril a junio de

2013

1. Establecimiento de Comité de Inventarios para

aprobación de Bajas 2013

2. Revisión propuesta de Resolución de Bajas

3. Avance Interfaz Web

4. Liderazgo en estructuración del Catálogo de Bienes de la Universidad Distrital (Se realizan cuatro reuniones en la cual

se solicitan tres OPS de diferentes dependencias)

5. Propuesta Clausula de OPS y CPS para el manejo de inventarios. Se dará inicio una vez se evalúe su probabilidad de adopción de acuerdo a la capacidad en la Sección de

almacén e Inventarios

Mantener actualizada la Ejecución del Plan de Contratación:

Porcentaje de ejecución por rubro revisado por la Vicerrectoría

100%

Abril a junio de

2013

Entregas quincenales de ejecución del Plan Anual de

Contratación.

Mejoramiento de la Página de la Universidad Distrital

=(3/3)*100


2013

1. Respuesta a la Veeduría Distrital

2. propuesta de mejoramiento de la Página Web

3. Envío de la información para colgar en la Página Web

No se han terminado de realizar todas las modificaciones solicitadas por la Vicerrectoría.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Avance un 70% por parte de la Red

Udnet

Propender por la eficiente administración de los recursos físicos de la Universidad:

(Número de actividades ejecutadas/Número de actividades programadas)*100

=(2/4)*100

100%


Solicitud de informes de cumplimiento trimestral para los contratos de ejecución de obra, establecido dentro del Modelo Informe de Gestión de la Vicerrectoría

Administrativa y Financiera y dependencias adscritas

Incumplimiento de las fechas establecidas para la entrega de los informes o solicitudes de gestión por parte de las diferentes

dependencias.

Actualización del Reglamento del Comité de Evaluación

100% Abril a junio

de 2013

Se inician mesas de trabajo conjuntas con la Oficina Asesora de control Interno y la Oficina Asesora Jurídica para la revisión y actualización del Reglamento del Comité de

Evaluación.

Acuerdos de Ejecución de Contratos PAIBA y MACARENA

=(12/12)*100 100%


ABRIL: Se participó en 5 reuniones de trabajo tendientes a definir una reclamación y una posible adición al contrato de MACARENA A. se Proyectó respuesta a Oficio

Interventoría PAIBA.

MAYO: Se participó en 3 mesas de trabajo tendientes a definir la reclamación y una posible adición al contrato de MACARENA A. Se participó en una mesa de trabajo con la Interventoría PAIBA, incluido el Decano de la Fac. de

Se participó en planteamiento de fórmulas de arreglo con las que se logró acuerdos en la ejecución de los contratos de PAIBA y MACARENA A, lo que evitó la necesidad de


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Ingeniería de la Nacional y una asesora jurídica.

JUNIO: Se participó en 4 mesas de trabajo tendientes a definir posibles obras complementarias al contrato de MACARENA A. Se participó en dos mesas de trabajo con la Interventoría del mismo contrato.

acudir a vías judiciales y eventuales indemnizaciones a cargo de la

Universidad.

f. Apoyo de Actividades en Otras Dependencias

INDICADOR %

AVANCE


O LOGROS DE LA ACTIVIDAD


SOLUCIÓN PLANTEADA

Apoyo actividades

dependencias:

Oficina de

Planeación:

Plan

Anticorrupción

1

100% Abril a Junio de

2013

Aporte en observaciones, y ajustes al Plan Anticorrupción

por parte de la Vicerrectoría Administrativa

Apoyo en respuestas a

100% 1. Elaboración de respuesta a la Veeduría Distrital del Sr. Rector para la Página Web de la Universidad “Estrategia


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Entes Externos de Control para

la Rectoría

=(5/5)*100

Abril a junio

de 2013 Anticorrupción y Plan de Atención al Ciudadano”

2. Respuesta Proceso Disciplinario N. 2544 de 2013

3. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL N. 170100-0124/11,

OLGA LUCÍA RAMÍREZ ANGEL Abogada Comisionada

4. Proceso Disciplinario N. 27884 de 2012

OLGA LUCÍA GARCÍA CASTRO Secretaría Común – Asuntos

Disciplinarios. Personería de Bogotá D.C.

5. Respuesta CIRCULAR 067 de 2013 Oficio Rad: 2-2013-26202. MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ. Secretaría

General. Alcaldía Mayor de Bogotá

Apoyo proceso Acreditación Institucional, Indicadores para los 12 Factores a evaluar

=(3/3)*100

100%

Abril a junio

de 2013

1. Elaboración de respuesta de Vicerrectoría Administrativa

y Financiera

2. Distribución de Factores e Indicadores por dependencias y establecimiento de fecha límite de entrega. Establecimiento inicial de soportes para dichos indicadores

solicitados a las dependencias.

3. Envío respuesta a Autoevaluación y Acreditación

Institucional

Plan de

mejoramiento


Inicio de control el plan de mejoramiento a través de solicitud de avance en cada una de las acciones correctivas propuestas por las dependencias a cargo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera: Asignación de


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


=(3/3)*100

100% Hallazgos, elaboración de oficios con asignación de hallazgos, inicio proceso de consolidación de acciones

adelantadas.

Apoyo actividades dependencias Contratación

Directa:

=(23/23)*100

100%

Abril a Junio de

2013

En el periodo, se ha colaborado en la preparación de la elaboración de Ordenes Servicios y de Ordenas de Compras por requerimientos de otras dependencias. A

continuación se muestran las tramitadas:

1. Se adelanto el trámite para la contratación del

mantenimiento de ascensores para la Universidad.

2. Se adelanto el trámite para la contratación del

mantenimiento de grecas para la Universidad.

3. Se adelanto el trámite para la contratación del empaste

de documentos pertenecientes a la División Financiera.

4. Se adelanto el trámite para la contratación del mantenimiento de ascensores para la Universidad.

5. Se adelanto el trámite para la contratación de algunos elementos para el PIGA de la UD.

6. Se adelanto el trámite para la contratación de aparatos

de telefonía IP, solicitado por la RED UDNET

7. Se inicia el proceso de ID para la contratación de la Renovación del Licenciamiento de Software Microsoft de la

UD.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


8. Se inicia el proceso de Convocatoria Pública para

contratar el suministro de elementos de oficina y tóner.

9. Se realizan los trámites para la Contratación Directa con la que se busca adquirir algunos elementos para mejorar el funcionamiento de la plataforma telefónica IP de la

Universidad.

10 .Se realizan: el ECO y los trámites presupuestales para la adquisición de escáner para las diferentes áreas de la

Universidad.

11 .Se realiza el proceso para la adquisición de escáner

para las diferentes áreas de la Universidad.

12. Adquisición de banderas institucionales.

13. Adquisición de una caja de seguridad para la OAS

14. Renovación de la suscripción de la base de datos

Proquets.

15. Contratación del servicio de Backup para la OAS.

16. Compra de tres contenedores e 40pies para la DRF.

17. Adquisición de elementos de telefonía.

18. Adquisición de la plataforma virtual, enciclopedia

planeta Hispánica.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


19 Servicio de balance amiento para dos equipos del OAS.

20 Servicio de mantenimiento de guadañadoras y otros

equipos.

21. Contratación del servicio de traslado de elementos del

ala norte de la sede Macarena "A"

22. Adquisición de banderas institucionales.

23. Adquisición de una caja de seguridad para la OAS

g. Elaboración de Nóminas

INDICADOR %

AVANCE




SOLUCIÓN PLANTEADA

Recepción y revisión de carpetas con la documentación para la etapa

precontractual

100

%

Abril a junio de

2013

Se solicitan los contratos a la Oficina Asesora Jurídica, y se finiquitan los mismos con la firma del Vicerrector Administrativo y

Financiero.

La gran mayoría de las carpetas las entregaron incompletas, es decir les faltaba mucha documentación y la más común fue la

Seguridad Social y ARL.

Llamar a los supervisores de los contratistas, que son los responsables de que dichas carpetas se entreguen en la Vicerrectoría administrativa y financiera en forma correcta.

En otros casos se llamó directamente al contratista para que pusiera en orden

su propia carpeta.

Revisión de cumplidos presentados por cada

100 Abril a junio de Al final se les termina cancelando los

Se tiene mucho inconveniente sobre

Se ha conversado con cada contratista y se les ha explicado y hecho ver, que,


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


contratista (OPS) y elaboración de la correspondiente nómina, de aquí pasa para firma del Vicerrector Administrativo y Financiero, luego pasa a la División Financiera para realizar su respectivo pago.

Revisión cumplidos y documentación = (numero de cumplidos a revisar / Total

cumplidos OPS y CPS)

%

2013 sueldos. todo con el pago de la Seguridad Social y la

ARP.

Algunos cumplidos están llegando fuera de la fecha límite establecida y fijada por la Vicerrectoría Administrativa y

Financiera.

si, no cancelan su Seguridad Social y ARL, no se les puede cancelar su mes de trabajo en su mayoría se molestan, pero terminan cancelando.

Los cumplidos que llegan después de la fecha límite, quedan fuera de la nómina, pero luego se envían a Financiera con Autorización de Giro para que les cancelen el sueldo.

Recepción y Revisión de cumplidos presentados por los contratistas (OPS), en fechas fuera de la establecida por la VAF. y en forma individual, estos OPS se cancelan en forma individual y

con autorización de giro.

100

%

Abril a junio de

2013

Al final se les cancelando los sueldos, después de cancelar la primera nómina y se envían por separado y con autorización de giro.

Se tiene mucho inconveniente sobre todo con el pago de la Seguridad Social y la

ARL.

Los cumplidos siguen llegando fuera de la fecha límite establecida y fijada por la Vicerrectoría Administrativa y

Financiera.

Los cumplidos que llegan fuera de la fecha límite, quedan fuera de la nómina, y luego se envían a Financiera con Autorización de Giro para que les

cancelen su sueldo.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


INDICADOR %

AVANCE




SOLUCIÓN PLANTEADA

Nóminas elaboradas: (Número de nóminas elaboradas/Número de nóminas

proyectadas)*100

=(3/3)*100

100%

Abril a junio

de 2013

Pago de salarios dentro de las fechas establecidas para personal de planta, pensionados y

contratistas

Errores en la

digitación

h. Derechos de Petición

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Actividad:

Consolidación de información para remitir a Rectoría para que allí den respuesta a derecho de petición.

( 4 /4)*100

90% Abril a junio

de 2013.

Consolidación dentro de términos de ley de la información requerida para dar

respuesta de fondo

No tener claridad sobre que dependencias pueden aportar la información por lo que se traslada para conocimiento de la Vicerrectoria temas que no son de nuestra competencia.

Dar capacitaciones en donde se instruya sobre los

temas de competencia de cada dependencia


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Proyección y/o respuesta derechos de petición dirigidos a la Vicerrectoría

( 6/6 )*100

Consolidación de información y respuesta de fondo dentro de términos

Tiempos muy largos en el aporte de

información

Cumplimiento de los términos dentro de los cuales se requiere se aporte la información para con ella

proceder a elaborar respuesta

i. Actividad revisión de Solicitud de CDP, Registros Presupuestales y pagos provenientes de Recursos Humanos (cesantías, vacaciones, permisos, bonos pensionales, prestaciones sociales, devolución pago medicamentos, sobreseguros.)

INDICADOR %

AVANCE



Actividad:

Revisión de Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal ( 18*18 )*100

Abril a junio

de 2013.

Revisión, observaciones y ajustes

a estas solicitudes

Con unificación de criterios sobre rubros a afectar en costas judiciales

En ocasiones no a la solicitud de

Unificación criterios

Como lo hacen algunos


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Revisión de solicitud de registro presupuestal y pago

( 16/16 )*100

Revisión, observaciones y ajustes

a estas solicitudes

registro no se adjunta la autorización de giro, por lo cual se alarga en proceso en 2 o 3 días

funcionarios, adjuntar a la solicitud de registro la

autorización de giro

j. Revisión Ejecución Presupuestal de Junio 2013

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Eficiencia: (N. veces envío de informe de ejecución - presupuesto/total de rubros )*100

=(3/3)*100

100%

Abril a junio de

2013

Cumplimiento de la actividad. Permite mantener actualizados los rubros para la toma de

decisiones

Plantear capacitación sobre el manejo de los rubros, y así conocer la importancia de cada uno de los mismos como también tener acceso a la información presupuestal en el sistema solo para consulta y así analizar en mejores condiciones la

ejecución presupuestal.

k. Planes de Acción e Informes de Gestión unificados

INDICADOR %

AVANCE PERIODO DE DESARROLLO LOGROS DE LA ACTIVIDAD


SOLUCIÓN PLANTEADA


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Planes y Programas de las dependencias adscritas a la Dirección Administrativa : (Número de actividades ejecutadas / Número de

actividades programadas ) *100

=( 2/2)*100

50%

Abril a junio

de 2013

Elaboración del Plan de Acción para la vigencia 2014 a través del Sistema ÍCARO de la Oficina

Asesora de Planeación y control

Elaborar informes y estudios sobre el desarrollo y cumplimiento de las actividades:

(Número de actividades ejecutadas / Número de

actividades programadas ) *100

=(2/4)*100

50%

Abril a junio

de 2013

Este indicador se mide al 100% dentro del trimestre y su avance real en el año asume el 50% del general.

Se diseña el modelo del Informe de Gestión enviándose a todas las dependencias adscritas a la Vicerrectoría Administrativa y

Financiera.

Se envía documento con algunos indicadores de gestión propuestos

para su aplicación.

Entrega por fuera de las fechas establecidas el informe de gestión

trimestral.

Falta de aplicación de algunos indicadores de gestión dentro del

informe.

Apoyo a las diferentes unidades a través de explicaciones a los funcionarios

encargados.

Reenvío de solicitudes de entrega de informes a las

dependencias.

l. Emisión de respuestas a requerimientos de dependencias de la universidad, así como de entes externos. Circulares.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Actividad:

Solicitudes conceptos a la Oficina Jurídica previa manifestación del criterio jurídico personal

( 4/4 )*100

Respuestas a informes y hallazgos por parte de la Oficina de Control Interno

( 1/1)*100

Respuestas a requerimientos

100% Abril a junio

de 2013.

Emisión de conceptos por parte de la Oficina

Asesora Jurídica

Respuesta dentro de términos prudenciales a los informes y/o hallazgos por parte de

Control Interno

Verificación de la información que

Tiempos muy largos

de respuesta

Divergencia de criterios entre una

dependencia y otra

En algunas ocasiones no obtener respuesta

De acuerdo a la necesidad de cada caso, priorizar la emisión de conceptos por parte de la Oficina

Juridica

Unificación de procesos y procedimientos

Establecer tiempos de respuesta


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


Alcaldía Mayor Bogotá

( 5/5 )*100

Respuesta a requerimientos Oficina Quejas y reclamos

( 2 /2)*100

Proyección de circulares a docentes, funcionarios administrativos

( 3/3 ) *100

requiere la Alcaldía y

reporta de la misma

Responder los requerimientos a las

quejas planteadas

Informar situaciones, fechas o eventos tanto a los docentes como a los funcionarios administrativos y

contratistas

oportuna por las dependencias a las cuales se requiere la información

Temeridad por los quejosos, respecto de sobre un mismo hecho hacer solicitudes en la mayor de las dependencias de la

Universidad

Falta de pertenencia por lo cual tiende a no atender dichas

circulares

Unificación de las respuestas por todas las

dependencias

Seguir trabajando en la sensibilización de los procesos y procedimientos


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


m. Soporte a procesos contractuales de CPS, OPS y Contratos de arrendamiento

INDICADOR %




SOLUCIÓN PLANTEADA

Actividad:

Revisión de soportes documentales para contratación

( 11/11 )*100

Revisión de solicitud de

100% Abril a junio

de 2013.

Revisión de todo el soporte documental precontractual respecto de la contratación de OPS, CPS y contratos de arrendamiento de ordenación del gasto del Vicerrector Administrativo y

Financiero

Revisión, observaciones de solicitudes de contratación de OPS y

Que por parte de la dependencia que requiere el contrato no se establezcan requisitos mínimos de

experiencia ( tiempo)

No coincidencia entre los requisitos establecidos por la dependencia y el cumplimiento de los mismos por parte del contratista

Verificar por parte de la dependencia solicitante que el contratista cumpla con los requisitos establecidos

por el mismo contratista.


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


contratación

( 3/3 )*100

Revisión y/o ajuste contratos OPS, CPS y de arrendamiento previo a suscripción

( 12/12 )*100

Revisión, ajustes y observaciones Actas de liquidación y/ cesión

( 1 /1)*100

CPS

Lograr contratos de arrendamiento que

reflejen la necesidad

Revisión del cumplimiento de los requisitos para liquidación o cesión

En los contratos de arrendamiento falta de precisión sobre ofertas, cotizaciones y condiciones

contractuales.

No contar con los soportes para

verificación

Aportar claridad a las dependencias sobre dichos condiciones y acatamiento de las mismas por tales

dependencias.

Remitir con las Actas los respectivos soportes


FINANCIERA


VIGENCIA 2011


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