Instituto Mixto de Ayuda Social

Informe de Resultados de Autoevaluación 2013 del Sistema de Control Interno

Unidad de Control Interno

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I. Objetivos

Al igual que en años anteriores, el objetivo de realizar el Proceso de Autoevaluación, consiste en

fortalecer el Sistema de Control Interno en sus cinco componentes, evaluando los controles

diseñados por las Unidades e identificando aquellos necesarios para mejorar la gestión.

Además, ejecutar la Autoevaluación en el IMAS, con el fin de detectar debilidades en el

funcionamiento del Sistema, con la participación de los titulares subordinados, se pretende elaborar

Planes de Mejora que se ajusten a diseñar las acciones necesarias para el fortalecimiento del Sistema

de Control Interno.

Paralelo a la evaluación, se obtienen los resultados del seguimiento de las Acciones de Mejora

propuestas en la Autoevaluación 2012.

II. Metodología utilizada

2.1 Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la CGR, aplicado por el Nivel

Superior

El presente año 2013 se aplicó por segunda vez el Modelo de Madurez del Sistema de Control

Interno de la Contraloría General de la República, derivado de la necesidad de aplicar dicho

instrumento en intervalos de aproximadamente 2 años.

En fecha 17 de abril, con la participación de las 3 Subgerencias, la Gerencia General y Planificación

Institucional, se procedió a dar respuesta al formulario Modelo de Madurez del Sistema de Control

Interno, con base en cuyos resultados se diseñaría el cuestionario para ser aplicado por el Nivel

Funcional.

2.2 Confección del instrumento de autoevaluación 2013

El instrumento para la evaluación se conformó por un cuestionario derivado de la aplicación del

Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la Contraloría General de la República por

parte del Nivel Gerencial de la Institución, el cual consta de 29 preguntas, las cuales corresponden:

Componente Ambiente de Control 10 preguntas

Componente Valoración de Riesgos 7 preguntas

Componente Actividades de Control 4 preguntas

Componente Sistemas de Información 4 preguntas

Componente Seguimiento 4 preguntas

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2.3 Utilización de la Herramienta informática SYNERGY

Este 2013, la Institución cuenta por fin con un sistema que responde a las necesidades para la

administración de la información resultado de los procesos de Autoevaluación, la cual consiste en

un sistema informático en el que cada funcionario destinado a completar los cuestionarios de la

Autoevaluación, realizar seguimientos y verificar el estado de cumplimiento del Sistema de Control

Interno puede accesar a través de internet a la dirección http://sci-autoevaluacion.imas.go.cr:8085.

2.4 Ejecución

En fecha 17 de abril, la Gerente General, los Subgerentes de la Institución y la Jefatura del Área de

Planificación Institucional dieron respuesta de forma conjunta y consensuada al Instrumento

Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la Contraloría General de la República.

Con base en los resultados de las respuestas del Nivel Gerencial, se desarrolló el cuestionario para

el Nivel Funcional, que fue incorporado a la herramienta informática SYNERGY adquirida para la

ejecución de la A convocó a los titulares responsables de las Unidades funcionales del IMAS en las

fechas que iban del 27 de mayo al 4 junio para acudir a las sesiones de inducción para la utilización

de la herramienta SYNERGY, y que luego de ello completaran a partir del 10 y hasta el 25 de junio

el cuestionario construido para dar respuesta a la Autoevaluación 2013.

Participación: En las fechas establecidas para la inducción semana únicamente se ausentaron dos

Titulares Subordinadas, de manera injustificada: la Máster Mayra Trejos Salas, la Licenciada Luz

Marina Campos Ramírez, los licenciados Roy Vargas Solano y José Miguel Jiménez Araya de

oficinas centrales y de las Áreas Regionales de Desarrollo Social los titulares de Puntarenas, Heredia

y Brunca, igualmente de forma injustificada y el Área de Alajuela que se excusó el propio día de la

inducción.

Del total de unidades participantes, treinta completaron el formulario de autoevaluación 2013 con

“Plan de Mejoras” en tiempo y forma.

III. Resultados del Proceso de Autoevaluación 2013

El proceso de Autoevaluación 2013 fue realizado en 2 niveles, a saber:

Aplicación del Instrumento Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno que

proporcionara la Contraloría General de la República, el cual fue aplicado por el Nivel Gerencial.

Aplicación del Formulario de Autoevaluación el sistema informático SYNERGY, por parte del

Nivel Funcional.

Seguimiento de los Planes de Mejora propuestos en el Procedo de Autoevaluación 2012.

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Por lo anterior, se esbozarán en diferentes apartados del presente informe los resultados de las

diferentes etapas expuestas.

3.1 Resultados Aplicación del Modelo de Madurez por parte del Nivel

Gerencial

Como primera etapa del proceso de Autoevaluación 2013, la Unidad de Control Interno

aplicó al nivel Gerencial y con la participación de Planificación Institucional el

Instrumento Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno, como complemento al

proceso de autoevaluación de este año 2013. Esto con la finalidad de permitir la

identificación del grado de madurez del Sistema de Control Interno, en comparación con

los resultados obtenidos en el año 2010, año en que dicho instrumento fuera aplicado por

primera vez en la Institución y además obtener los insumos necesarios para el

planteamiento de los contenidos a evaluar en el Proceso de Autoevaluación 2013 en la

Institución por el Nivel Funcional.

Se ha recomendado por parte de la Contraloría General de la República que las

Instituciones Públicas en nuestro Sistema de Derecho, apliquen al menos cada dos años el

instrumento denominado Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno

desarrollado, como un mecanismo adicional al proceso de Autoevaluación al que hace

referencia el artículo número 17 en su inciso C de la Ley General de Control Interno.

La aplicación del Modelo de Madurez, fue llevado a cabo en una sesión con el Nivel

Gerencial, de forma simultánea y homologando sus respuestas.

El formulario de Modelo de Madurez, contiene elementos a evaluar en los cinco

componentes funcionales del sistema (Ambiente de control, Valoración de Riesgos,

Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento), esto a través de 4 temas

por cada componente que determinan 5 probables atributos o grados de madurez del

Sistema de Control Interno con el detalle o descripción de la evolución que conllevan

(Incipiente, Novato, Competente, Diestro y Experto).

De seguido se describe cómo los define la Contraloría General de la República:

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Incipiente Existe evidencia de que la institución ha emprendido esfuerzos aislados para el

establecimiento del sistema de control interno; sin embargo, aún no se ha

reconocido su importancia. El enfoque general en relación con el control interno es

desorganizado.

Novato Se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del

sistema de control interno. Se empieza a generalizar el compromiso, pero éste se

manifiesta principalmente en la administración superior.

Competente Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido en

todos los niveles de la organización. El sistema de control interno funciona

conforme a las necesidades de la organización y el marco regulador.

Diestro Se han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y

fortalecimiento permanente del sistema de control interno .

Experto Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor práctica, se basan en los

resultados de mejoras continuas y la generación de iniciativas innovadoras. El

control interno se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de

trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y

haciendo que la organización se adapte de manera rápida.

Para determinar la madurez del Sistema de Control Interno, se analizaron por temas cada

uno de los componentes, definido previamente en la herramienta “Modelo de Madurez

del SCI”, del cual se presenta la estructura de la misma:

AMBIENTE DE CONTROL

Compromiso

Ética

Personal

Estructura

VALORACION DEL RIESGO

Marco Orientador

Herramienta para la Administración de la Información

Funcionamiento del SEVRI

Documentación y Comunicación

ACTIVIDADES DE CONTROL

Características de las AC

Alcance de la A.C.

Formalidad de las A.C.

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Aplicación de las A.C.

SISTEMAS DE INFORMACION

Alcance de los Sistemas de Información

Calidad de la Información

Calidad de la Comunicación

Control de los Sistemas de Información

SEGUIMIENTO Participantes, Formalidad, Alcance y Contribución del seguimiento del SCI

Una vez que se obtuvo las respuestas para el Instrumento Modelo de Madurez, se

determinó que el grado de Madurez en el que se encuentra el sistema de control interno

de la Institución es el Nivel “Competente” en los 5 Componentes, lo cual a su vez nos

define la necesidad de establecer las acciones que tiendan a promover que se logre

alcanzar un Nivel de Diestro.

Los resultados generados serán insumos para que el nivel gerencial establezca las

directrices o lineamientos en cuanto a las acciones de mejora para corregir esas

deficiencias y lograr efectivamente el cumplimiento de los objetivos del SCI y del IMAS.

De esta manera se asegura que en la Institución se obtenga una estructura apropiada

de Control Interno y se tengan adecuadas prácticas de control interno.

En el año 2010, este instrumento Modelo de Madurez fue aplicado por el Nivel

Funcional de la Institución, de forma global se obtuvo que el Sistema de Control Interno

en la Institución se encontraba en un Nivel “Competente”. En ese año 2013, la

aplicación del Modelo de Madurez fue realizada por el Nivel Gerencial, con la

característica que el resultado se mantuvo en el mismo grado “Competente”.

Incipiente Competente Diestro Novato

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Resultados por Componente

Como se indicó anteriormente, la herramienta de diagnóstico tiene como objetivo

brindar una visión global del Sistema de Control Interno Institucional y así poder

contribuir al fortalecimiento del mismo, mediante la determinación del grado de avance

en la consolidación. Sin embargo, se considera importante detallar los resultados

obtenidos de los cinco componentes del SCI por separado.

Componente Ambiente de Control

El Ambiente de Control es el conjunto de factores del ambiente organizacional que

deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subornidados y demás

funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el

control interno.

De los resultados obtenidos, encontramos que pese a que el Componente Ambiente de

Control permanece en un Nivel Competente, los Temas Compromiso y Ética son

evaluados en un Nivel Diestro, mientras que se mantienen como Competentes Personal

y Estructura.

Diestro

Competente

Diestro

Competente

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De los cuatro temas evaluados para este Componente, es importante resaltar que lo

relacionado con el tema de Estructura Organizacional, presenta mejoría con respecto de

la evaluación del 2010 ya que ese año fue evaluado como “Novato” y este 2013 las

mejoras desarrolladas por la Institución .

Por otra parte, el tema de Ética, fue evaluado favorablemente en el 2010 como

“competente” y en la presente evaluación se determinó que se encuentra en un nivel

“Diestro”.

De esta manera, es necesario realizar acciones destinadas a incrementar el

cumplimiento de la normativa que se refiere a Personal y Estructura con acciones

cascada que incumban tanto al Nivel Superior como al Funcional.

Componente Valoración de Riesgos

Lo que se refiere al componete Valoración de Riesgos, conlleva información para la

identificación y el análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes

internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; la

determinación de cómo se administran los mismos, lo cual se torna en fundamental

para el logro de los objetivos de la planificación estratégica, táctica y operativa de toda

entidad.

La evaluación realizada comprendía como atributos a evaluar: Marco Orientador,

Herramienta para la Administración de la Información, Funcionamiento del SEVRI y

Documentación y Comunicación.

Los temas evaluados en el Componente Valoracion de Riesgos, se enmarcan este año

2013 en un nivel inferior este 2013, ya que en el año 2010 se definió que el nivel de

madurez se encontraba por encima de “Competente”, y este año 2013 baja el tema

Marco Orientador a “Novato”, tema que se evidencia como necesario para ser atendido

de forma prioritaria.

Diestro

Competente

Novato

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Componente Actividades de Control

La Ley General de Control Interno define las actividades de control como políticas y

procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las

disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y

titulares subordinados para la consecución de los objetivos.

Componente Sistemas de Información

En este componente se evaluó lo relacionado al control de la Información y la

Comunicación en la gestion institucional, disponiendo de elementos y condiciones para

que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecutan las

actividades definidas en la Normativa de Control Interno para obtener, procesar,

generar y comunicar la información.

Diestro

Competente

Competente

Diestro

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Los sistemas de información deben asegurar razonablemente la recopilación, el

procesamiento y el mantenimiento de información sobre el entorno, la institución y su

desempeño, así como la comunicación de esa información a las instancias internas y

externas que la requieran.

El tema de la Calidad de la Información es el que ha mantenido con niveles de

cumplimiento por debajo de lo deseado, manteniéndose este año en un nivel

Competente y no Diestro, por lo que la Institución deberá diseñar acciones que tiendan

a incorporar a los requisitos de información mecanismos que incremen la calidad de la

información en toda la Institución.

Componente Seguimiento

Mediante el seguimiento al Sistema de Control Interno, se establecen y evaluan

actividades permanentes para valorar la calidad de ese sistema en la Institución.

El seguimiento comprende las actividades que se realizan para valorar la calidad del

funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para

asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se

atiendan con prontitud. Los temas evaluados son: Participantes en el Seguimiento,

Formalidad del Seguimiento, Alcance del Seguimiento y Contribución del Seguimiento a

la mejora del Sistema de Control Interno.

Los resultados del grado de madurez para este Componente como “Competente”, se

obtiene a partir de la evaluación lo relacionado con la contribución del seguimiento a la

mejora del SCI y la formalidad con que se realiza.

Diestro

Competente

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Lo anterior implica que el seguimiento constituye en la Institución una herramienta que

permite la valoración y mejora del Sistema de Control Interno y de su contribución a la

gestión institucional.

Este 2013 alcanza niveles de Diestro y Competente, lo cual se aleja por mucho de los

resultados de Novato e Incipiente del 2010, específicamente en lo relacionado al alcance

del seguimiento, lo cual se traduce en los esfuerzos institucionales en torno a la

integración de este seguimiento a las actividades institucionales y que se ha

incorporado en la documentación de los puestos y procesos lo relacionado al Control

Interno.

De igual forma, ha incrementado la conciencia de los funcionarios por aplicar las

actividades de seguimiento, así como la supervisión ejercida por los titulares

subordinados.