INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES …³n Logística 100% 80% 31 de Diciembre Gestión Jurídica...

INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES

ANUALES DE GESTIÓN AÑO 2014

IV TRIMESTRE

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Plan Estratégico

“Para que los colombianos recuperen sus tierras”

Vigencia 2014

Enero de 2015

CONSEJO DIRECTIVO ALFONSO GÓMEZ MÉNDEZ MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO MAURICIO PERFETTI DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ESTADÍSTICA - DANE JUAN ANTONIO NIETO DIRECTOR INSTITUTO NACIONAL AGUSTÍN CODAZZI JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO EQUIPO DIRECTIVO JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO MARÍA EMMA OROZCO ESPINOSA SECRETARIA GENERAL ENRIQUE JOSÉ NATES GUERRA SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS MARIA VICTORIA ALVAREZ BUILES SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO JAIRO MESA GUERRA SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN, RESTITUCIÓN, FORMALIZACIÓN DE TIERRAS NÉSTOR RAÚL SÁNCHEZ ESPITIA DIRECTOR DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS CARLOS AUGUSTO PRIETO LEÓN DIRECTOR DE DESARROLLO REGISTRAL SERGIO AGÓN MARTÍNEZ DIRECTORA DE GESTIÓN NOTARIAL OSCAR ANÍBAL LUNA OLIVERA DIRECTOR FINANCIERO JORGE ELIECER DELGADO SALAS DIRECTOR DE CAPACITACIÓN ADRIANA CAROLINA CAMACHO ROA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN MARCOS JAHER PARRA OVIEDO JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA ELBA LUCIA CORREDOR JEFE OFICINA DE INFORMÁTICA DIEGO SALAZAR SAA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO KAREN VARÓN LOZANO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

MAYO DE 2014 SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DIRECTORA MERIA ISABEL ORTEGA SAURITH DIAGRAMACIÓN Y DISEÑO JULIANA SANTAMARIA GONZALEZ CONSOLIDACIÓN Y EDICIÓN ARIEL LEONEL MELO EQUIPO DE TRABAJO JULIANA SANTAMARIA GONZALEZ

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

Contenido Resumen Ejecutivo ...................................................................................................................................................5

Macroprocesos Estratégicos.....................................................................................................................................7

Direccionamiento Estratégico ..............................................................................................................................7

Gestión de Comunicaciones .................................................................................................................................9

Macrocprocesos Misionales .................................................................................................................................. 10

Gestión Registral ................................................................................................................................................ 10

OIVC Notarial ..................................................................................................................................................... 13

Protección, Restitución Y Formalización De Tierras .......................................................................................... 15

Cultura Del Servicio De Atención Al Ciudadano ................................................................................................ 18

Macrocprocesos Apoyo ......................................................................................................................................... 19

Gestión Humana ................................................................................................................................................ 19

Gestión Financiera ............................................................................................................................................. 20

Gestión Logística ................................................................................................................................................ 22

Gestión Jurídica ................................................................................................................................................. 23

Gestión Tecnológica .......................................................................................................................................... 24

Macrocproceso De Evaluación Y Control .............................................................................................................. 27

Evaluación Y Control .......................................................................................................................................... 27

5

Oficina Asesora de Planeación – Grupo de Estadística Registral y Notarial

Resumen Ejecutivo

La Superintendencia de Notariado y Registro ha definido unos niveles de actuación o semáforos para evaluar la

gestión de su Plan Estratégico Institucional y los Planes Anuales de Gestión como elementos fundamentales en

el logro de los resultados de la Entidad.

ALERTA DEFINICIÓN

ZONA VERDE 10 % de desviación aceptada con respecto a la meta, proyección o presupuesto. Es decir si las metas propuestas se alcanzan entre un 100% y 90% de cumplimiento.

ZONA AMARILLA

10 % de desviación con respecto a la meta, mínimo o máximo, que indica una alerta temprana de revisión y análisis permanente sobre el desempeño del indicador. Es decir si las metas propuestas se alcanzan entre un 89.9% y 80% de cumplimiento.

ZONA ROJA

La Alerta Roja se calcula una vez el comportamiento del indicador pasa la desviación máxima permitida del rango amarillo y significa que el indicador requiere un análisis exhaustivo que facilite corregir la desviación detectada por medio de la implementación de Planes de Acción oportunos.

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Cuadro resumen del nivel de ejecución o logro de los Planes Anuales de Gestión para el cierre del año 2014.

MACROPROCESO ALERTA % AVANCE

PROGRAMADO % AVANCE

REAL FECHA ULTIMO

REPORTE

Direccionamiento Estratégico 100% 88% 31 de Diciembre

Gestión de Comunicaciones 100%

100% 31 de Diciembre

Gestión Registral 100%

64% 31 de Diciembre

Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial

100%

98% 31 de Diciembre

Protección, Restitución y Formalización de Tierras

100%

57% 31 de Diciembre

Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano

100%


Gestión Humana 100%

95% 31 de Diciembre

Gestión Financiera 100%

77% 31 de Diciembre

Gestión Logística 100%

80% 31 de Diciembre

Gestión Jurídica 100%

82% 31 de Diciembre

Gestión Tecnológica 100%

73% 31 de Diciembre

Seguimiento, Control y Evaluación del SIG 100%


7


Macroprocesos Estratégicos

Direccionamiento Estratégico

Plan de Acción Anual - Macroproceso Direccionamiento Estratégico 2014 (87.71 %)

PERSPECTIVA 01: Cliente, Sociedad y Estado (89.83 %)

Perspectivas: OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (89.83 %)

Alerta Indicador Resp. Logro

Unidad Frecuencia Ult.

período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Crear el Observatorio Inmobiliario - Fase I Actividad desfasada: Consolidación de alianzas estratégicas - convenios (UPRA, DANE, LONJA de Bogotá).

Jefe Oficina Asesora de Planeación

% Mensual 12/2014 82,83 100,00 100,00 82,83

Avance - Desarrollo del Sistema Estadístico Institucional - SEI / Fase II Actividad desfasada: Documentar las operaciones estadísticas (Notarial, Registral, Tierras).


% Mensual 12/2014 86,66 100,00 100,00 86,66

Avance - Generar y Publicar información notarial y registral al público de interés


% Mensual 11/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

PERSPECTIVA 02: Procesos y Servicio (84.44 %)

OBJETIVO 07: Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios registrales (60.00 %)

Alerta Indicador Resp. Logro Unidad Frecuencia Ult.

período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones de la SNR Actividad desfasada: Socializar los lineamientos vigentes para la elaboración del PAA a los gerentes a través del acompañamiento en la etapa de formulación de los PAA año 2015.


% Mensual 12/2014 60,00 100,00 100,00 60,00

OBJETIVO 08: Consolidar el Sistema Integrado de Gestión incluyendo todas las Oficinas de Registro (96.67 %)

8



período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Actualizar e Implementar el aplicativo ISOLUCION para dar soporte al SIG.

Jefe Oficina

Asesora de

Planeación % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - Actualizar el Modelo MECI

Jefe Oficina

Asesora de

Planeación Mensual 12/2014 120,00 100,00 100,00 100,00

Avance - Capacitar, sensibilizar y socializar el SIG

Jefe Oficina

Asesora de


Avance - Fortalecer el SIG mediante auditorías

Jefe Oficina

Asesora de


Avance - Implementar de la Nueva Versión Web de Strategos para realizar el seguimiento y medición a la gestión de la entidad.

Jefe Oficina

Asesora de


Avance - Implementar fase I de la automatización del proceso de viabilizacion de los recursos de inversión

Jefe Oficina

Asesora de


Avance - Mejorar los procedimientos del proceso de "Gestión estadística"

Jefe Oficina

Asesora de


Avance - Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Jefe Oficina

Asesora de


Avance - Revisar el sistema integrado de gestión

Jefe Oficina

Asesora de


PERSPECTIVA 03: Financiero (90.00 %)

OBJETIVO 11: Gestionar y garantizar la estabilidad financiera (90.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Formular y realizar seguimiento a los proyectos de inversión


% Mensual 12/2014 90,00 100,00 100,00 90,00

9


Gestión de Comunicaciones

Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión de Comunicaciones 2014 (99.67 %)


OBJETIVO 01: Posicionamiento de la imagen institucional - Transparencia (99.67 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M. - Divulgar la Gestión de la SNR

Coord. Grupo Comunicaciones

% Mensual 9/2014 99,00 100,00 100,00 99,00

Avance - A.M. - Mejorar los procedimientos del proceso de "Divulgación y Comunicaciones"


% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - M.I.P.G.- Construir el Plan de Participación Ciudadana 2014


% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

10


Macrocprocesos Misionales

Gestión Registral

Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Registral 2014 (64.06 %)


OBJETIVO 05: Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales (57.03 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Apoyo a la actualización catastral en los municipios del país Actividad desfasada: Apoyo con información jurídica consignada en el Folio de Matricula Inmobiliaria a la actualización catastral del municipio del país.

Superintendente

Delegado Para

Registro

% Mensual 12/2014 40,00 100,00 100,00 40,00

Avance - Conservación de los libros del Antiguo Sistema en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país

Superintendente

Delegado Para

Registro Mensual 12/2014 198,00 100,00 100,00 100,00

Avance - Depuración de las bases de datos de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla. Actividad desfasada: Disminución en el número de secuenciales de los propietarios consignados en los Folios de Matricula Inmobiliaria en las bases de datos de las oficinas de Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla.

Superintendente

Delegado Para

Registro

% Mensual 12/2014 0,86 100,00 100,00 0,86

Avance - Garantizar la seguridad de la segunda instancia registral Actividad desfasada: Finalizar 231 expedientes de la vigencia 2013. Finalizar 350 expedientes de la vigencia 2014.

Superintendente

Delegado Para

Registro

% Mensual 12/2014 53,59 100,00 100,00 53,59

Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR - Servicio

Superintendente

Delegado Para

Registro % Mensual 12/2014 90,71 100,00 100,00 90,71

11




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Evaluar y autorizar las peticiones de modificación de horarios y autorización de suspensión

Superintendente

Delegado Para


Avance - Incorporación de la información consignada en los libros del Antiguo Sistema al Folio de Matricula Inmobiliaria en las Oficinas de Instrumentos Públicos del país. Actividad desfasada: Disminuir la información de la propiedad consignada en los libros del Antiguo Sistema y aumentar el número de Folios de Matricula Inmobiliaria en las bases de datos del Registro en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.

Superintendente

Delegado Para

Registro

% Mensual 12/2014 48,83 100,00 100,00 48,83

Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR - Cobertura

Superintendente

Delegado Para


Avance - Presentar proyecto de decreto de reorganización de algunos círculos registrales

Superintendente

Delegado Para


Avance - Presentar proyecto para actualizar la comprensión municipal de los círculos registrales

Superintendente

Delegado Para


OBJETIVO 09: Fortalecer la orientación, inspección vigilancia y control notarial y registral (100.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Realizar visitas de apoyo, especiales e intervenciones ORIPS

Superintendente

Delegado Para Registro % Mensual 12/2014 103,17 100,00 100,00 100,00

Avance - Realizar visitas generales ORIPS

Superintendente

Delegado Para Registro % Mensual 12/2014 100,00 99,99 99,99 100,00

PERSPECTIVA 04: Aprendizaje, Crecimiento y Tecnología (46.69 %)

OBJETIVO 14: Generar soluciones de negocio basados en tecnología (80.45 %)

12



período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Actualización de información en el Folio de Matricula Inmobiliaria. Actividad desfasada: Incorporación del número catastral y

actualización de la nomenclatura

resultado de modificaciones

realizadas por los catastros.

Superintendente

Delegado Para

Registro

% Mensual 12/2014 63,99 100,00 100,00 63,99

Avance - Intercambio de información institucional de forma digital entre la SNR y los catastros del

Superintendente

Delegado Para


Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR - Expansión Servicios

Superintendente

Delegado Para


Avance - P.I. Diseño e implementación del modelo tecnológico y de gestión para la VUR – Capacitación. Actividad desfasada: * Capacitar a todas las notarías del

País (Asesores VUR) sobre el acceso a

las consultas del Portal VUR.

* Capacitar 110 Consulados de

Colombia en el exterior, sobre el

servicio de repositorio de poderes en

cumplimiento al Art 89 del Dcto 019

de 2012.

Superintendente

Delegado Para

Registro

% Mensual 12/2014 77,81 100,00 100,00 77,81

OBJETIVO 15: Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica (66.53 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Apoyo funcional en la implementación del Sistema de Información Registral - SIR.

Superintendente Delegado Para Registro

% Mensual 12/2014 99,60 100,00 100,00 99,60

Avance - Coadyuvar en el mejoramiento del aplicativo misional SIR (Prestar apoyo funcional).


% Mensual 12/2014 107,90 100,00 100,00 100,00

Avance - Proveer a las Superintendente % Mensual 12/2014 0,00 100,00 100,00 0,00

13


Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de tecnología para garantizar la prestación del servicio público registral. Actividad desfasada: Suministro e instalación de computadores personales en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país.

Delegado Para Registro

OBJETIVO 17: Fortalecer las competencias del Talento Humano (3.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Capacitación funcionarios. Actividad desfasada: Entrenamiento en capacidades gerenciales a funcionarios de la Superintendencia Delegada para el Registro.


% Mensual 12/2014 3,00 100,00 100,00 3,00

OIVC Notarial

Plan de Acción Anual - Macroproceso de OIVC Notarial (98.06 %)



OBJETIVO 02: Mejorar el índice de satisfacción al Ciudadano / Cliente (93.33 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M- Actualización del Estatuto Notarial

Superintendente Delegado para el Notariado

% Mensual 3/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - A.M- Proponer la Creación de dieciséis (16) Círculos Notariales

Superintendente

Delegado para el

Notariado % Mensual 12/2014 80,00 100,00 100,00 80,00

Avance - A.M- Proponer la creación de cinco (5) círculos notariales en zonas de impacto social

Superintendente

Delegado para el


Avance - A.M- Proyecto de identificación Biométrica

Superintendente

Delegado para el % Mensual 10/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

14


Notariado


OBJETIVO 05: Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales (100.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M- Proyecto de identificación Biométrica

Superintendente

Delegado para el


Avance - A.M. Parametrización de la segunda instancia de los procesos disciplinarios

Superintendente

Delegado para el


OBJETIVO 06: Disminuir los tiempos de respuesta de las Quejas y Reclamos (100.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - AM. Estudiar las peticiones quejas y reclamos que formulen los usuarios con relación a la prestación del servicio público notarial y dar respuesta en los términos legales


% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

OBJETIVO 09: Fortalecer la orientación, inspección vigilancia y control notarial y registral (100.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A-M-Terminar las investigaciones disciplinarias de los años 2009 (4) en un 100%


% Mensual 11/2014 153,52 100,00 100,00 100,00

Avance - A.I- Auditorias financieras a Notarias del País

Superintendente

Delegado para el


Avance - A.M. Desarrollar la actividad de Vigilancia a las Notarías del País a través de visitas

Superintendente

Delegado para el


15


Avance - A.M. Instruir a los Notarios del País en el Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo -SIPLAFT en el Sector Notariado

Superintendente

Delegado para el

Notariado

% Mensual 11/2014 102,20 100,00 100,00 100,00

Avance - A.M. Parametrización de la segunda instancia de los procesos disciplinarios

Superintendente

Delegado para el



OBJETIVO 16: Desarrollar los procesos de selección a través de concursos (100.00 %)



período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M. Apoyo al Concurso Notarial para la incorporación de Notarias

% Mensual 12/2014 103,24 100,00 100,00 100,00

Protección, Restitución Y Formalización De Tierras

Plan de Acción Anual - Macroproceso Protección, Restitución y Formalización de Tierras (57.29 %)




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - P.I - A.I Acercar los servicios de la Superintendencia de Notariado y Registro a los municipios del territorio nacional a través de orientaciones jurídicas en temas de saneamiento y formalización de la propiedad

Superintendente

Delegado para

Tierras

% Mensual 12/2014 103,27 100,00 100,00 100,00

Avance - P.I- A.I - Divulgación de la real situación registral sobre los predios rurales inscritos en los Parques Naturales Nacionales; así como las tipologías de despojo o usurpación de las tierras de la nación identificadas

Superintendente

Delegado para

Tierras

% Mensual 9/2014 50,00 100,00 50,00 50,00

16


OBJETIVO 04: Proteger, restituir, formalizar, investigar la situación de las tierras de Colombia


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

P.I - Solicitudes de protección individual atendidas por las ORIPS

Superintendente Delegado para Tierras

# Trimestral 4/2013 3.263,00

P.I -Funcionarios movilizados para capacitación


# Trimestral 4/2013 300,00

T.M. Número de protecciones individuales


# Trimestral 4/2013 3.263,00




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M - Certificación de los procesos de la Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras bajo la norma NTCGP-1000:2012 Actividad desfasada: Realización de una auditoria amiga del SIG. Implementación del plan de mejoramiento resultado de la auditoría amiga.


% Mensual 9/2014 60,00 100,00 100,00 60,00

OBJETIVO 10: Efectuar la inspección, control y vigilancia de las ORIPS (82.50 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance A.I- Elaboración y divulgación de diagnósticos registrales para identificar tendencias de despojo de tierras en el país. Actividad desfasada: Elaboración de 6 diagnósticos registrales.

Superintendente

Delegado para

Tierras

% Mensual 10/2014 65,00 100,00 100,00 65,00

17


Avance - A.I- Inspección, Vigilancia y Control de la gestión registral a los predios rurales registrados en las diferentes ORIPS a través de visitas realizadas por la Delegada de Tierras

Superintendente

Delegado para

Tierras % Mensual 10/2014 117,50 100,00 100,00 100,00

PERSPECTIVA 03: Financiero (0 %)

OBJETIVO 13: Gestionar recursos de cooperación internacional para el desarrollo de proyectos (0 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M - P.I - Establecer acuerdos de trabajo bilaterales y multilaterales entre entidades cooperantes del orden nacional e internacional y la Superintendencia de Notariado y Registro para la suscripción de convenios jurídicos. Actividad desfasada: Suscripción de 4 convenios de cooperación internacional.


% Mensual 12/2014 0,00 100,00 100,00 0,00




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.I- Fortalecimiento de las competencias de los servidores de la Delegada y del Nivel Central en temas de Protección, Restitución y Formalización de Tierras


% Mensual 9/2014 236,00 100,00 100,00 100,00

OBJETIVO 19: Diseñar e implementar una estructura organizacional para responder a los nuevos retos de la institución (100.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.I - Contratación del recurso humano para desarrollar las actividades previstas dentro del plan de gestión de la Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras


% Mensual 12/2014 105,15 100,00 100,00 100,00

18


OBJETIVO 20: Desarrollar e implementar un sistema de información que soporte la interoperatividad entre las entidades que tienen competencia en la restitución, formalización y protección de tierras. (93.75 %)



período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M - Promoción y fomento de producción intelectual para fortalecer la Comunidad Virtual d

% Mensual 12/2014 125,00 100,00 100,00 100,00

Avance - A.M- Diseño de un sistema de información tecnológica en los temas de Protección, Restitución y formalización de Tierras

% Mensual 12/2014 87,50 100,00 100,00 87,50

Cultura Del Servicio De Atención Al Ciudadano

Plan de Acción Anual - Macroproceso Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano (100.00 %)




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - MIPG- Implementación del Modelo de Atención al Ciudadano (MAC)

Coord. Grupo Atención al Ciudadano

% Mensual 12/2014 108,57 100,00 100,00 100,00

T.M- Tiempo respuesta promedio Quejas y Reclamos - SUSPENDIDO

Coord. Grupo

Atención al

Ciudadano Días Trimestral 2/2014 14,50 15,00 15,00 100,00

T.M- Índice de satisfacción de los usuarios con la SNR

Coord. Grupo

Atención al

Ciudadano % Trimestral 2/2014 92,10 80,00 80,00 100,00

19


Macrocprocesos Apoyo

Gestión Humana

Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Humana (94.67 %)




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M. Realizar la Medición del Estilo de dirección en la SNR

Coord.Grupo

Desarrollo

Humano Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - M.I.PG. Implementación de la Acción preventiva Disciplinaria con el propósito de sensibilizar a todos los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro para que sus conductas se ajusten a lo contemplado en la Constitución Política

Coord.Grupo

Desarrollo

Humano

% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00



período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - MIPG. Realizar la medición y diagnóstico del Clima y cultura Organizacional a los funcionarios de la SNR

Coord.Grupo Desarrollo Humano

% Mensual 6/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

PERSPECTIVA 02: PROCESOS Y SERVICIOS (100.00 %)



período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - MIPG. Realizar el Plan Anual de Vacantes de la SNR

Coord. Administración del Talento Humano

% Mensual 3/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - MIPG. Registrar la información relacionada con las hojas de vida, bienes y rentas de los funcionario

Coord. Administración del Talento Humano

% Mensual 12/2014 101,42 100,00 100,00 100,00

20





período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - MIPG. Elaborar e implementar El Modelo de Competencias del talento humano de la SNR.

Coord.Grupo

Desarrollo

Humano % Mensual 10/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - MIPG. Elaborar el Modelo Propio de Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios de la SNR

Coord.Grupo

Desarrollo

Humano % Mensual 12/2014 60,00 100,00 100,00 60,00

Avance - MIPG. Propiciar condiciones para mejorar la calidad de vida de los funcionarios de la SNR

Coord.Grupo

Desarrollo

Humano % Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

OBJETIVO 18: Desarrollar un plan de capacitación enfocado a los nuevos retos de la institución (100.00 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - MIPG. Elaborar y ejecutar el Plan Institucional de Capacitación para las Oficinas de Registro y la SNR

Jefe Oficina de Investigación y Capacitación

% Mensual 11/2014 114,29 100,00 100,00 100,00

Gestión Financiera

Plan de Acción Anual - Gestión Financiera (76.71 %)

PERSPECTIVA 03: Financiero (76.71 %)

OBJETIVO 11: Gestionar y garantizar la estabilidad financiera (86.75 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M. Acoger las Normas internacionales NIIF Actividad desfasada: Planificar las políticas contables, financieras y de aseguramiento regulando los nuevos lineamientos frente a las normas internacionales

Jefe

Dirección

Financiera % Mensual 12/2014 79,60 100,00 100,00 79,60

21


y la conversión de los estados financieros a los estándares que fija la contaduría.

Avance - A.M. Garantizar la seguridad de la información de las Actividades realizadas en la tesorería. Actividad desfasada: Digitalizar el boletín diario de Ingreso del año

2014.

Jefe

Dirección

Financiera

% Mensual 12/2014 20,00 100,00 100,00 20,00

Avance - A.M. Implementar y sostener la aplicación SIIF Nación II

Jefe

Dirección


Avance - A.M. Proyectar los estados financieros

Jefe

Dirección


Avance - A.M. Realizar diagnóstico para la implementación de un sistema de costos

Jefe

Dirección


Avance - A.M. Realizar el Control y aseguramiento al recaudo

Jefe

Dirección


Avance - A.M. Realizar el seguimiento a los recaudos de las ORIP´s por medio de un instrumento estandarizado (Formato de cuadro de ingresos)

Jefe

Dirección


Avance - M.I.P.G. Programar, controlar y registrar las operaciones presupuestales

Jefe

Dirección


T.M- Ingresos efectivos /egresos efectivos Jefe Dirección Financiera

% Anual 1/2013 12,52

OBJETIVO 12: Desarrollar e implementar un sistema de administración de riesgos financieros (66.67 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M. Modernizar los sistemas de información: propiedad, planta y equipo.

Jefe Dirección Financiera

% Mensual 12/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - T.M. Sistema de Riesgo financiero (LA/FT - Mercado - Liquidez - Operativo) estructurado e implementado. Actividad desfasada: Desarrollar un sistema de administración

Jefe Dirección Financiera

% Mensual 12/2014 0,00 100,00 100,00 0,00

22


de riesgo financiero. (LA/FT - Mercado - Liquidez - Operativo). Implementar el sistema de administración de riesgo financiero. (LA/FT - Mercado - Liquidez - Operativo) a través de un Software.

T.M- Transacciones realizadas por la web Jefe Dirección Financiera

% Anual 1/2014 131,00 30,00 30,00 100,00

Gestión Logística

Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Logística 2014 (79.66 %)




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - A.M. Supervisión de contratos Actividad desfasada: * Supervisar la ejecución de contratos de mantenimiento de ascensores a través de nueve (9) certificados de servicios. * Supervisar la ejecución de contrato de mantenimiento e interventoría de baños sede SNR a través de dos (2) certificados de servicios. * Supervisar la ejecución de contrato de suministro e instalación de plataforma discapacitados sede SNR a través de uno (1) certificados de servicios.

Coord. Grupo Infraestructura

% Mensual 12/2014 22,00 99,00 99,00 22,22

Avance - M.I.P.G. Elaboración el plan anual de adquisiciones-funcionamiento de la SNR

Coord. Grupo Servicios Generales

% Mensual 11/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

Avance - P.I 1.- Construcción de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Cartagena-Bolívar, santa marta-magdalena y Montelibano -Córdoba 2.- Adquisición lote y construcción "sede de notariado y registro" del municipio de Facatativá departamento Actividad desfasada: * Supervisar la ejecución del contrato de interventoría para la Construcción de las Oficinas de Registro de Santa Marta, Montelibano y Facatativá a través de cinco (5) comités de obra. * Realizar la coordinación de 6 visitas técnicas (Montelibano, Santa Marta y Facatativa (II semestre) - visita seguimiento


% Mensual 12/2014 30,00 100,00 100,00 30,00

23


y visita final a las obras contratadas.

Avance - P.I. Estudios de vulnerabilidad sísmica y obras de reforzamiento estructural en 140 ORIPS a nivel nacional


% Mensual 12/2014 88,10 100,00 100,00 88,10



período Real Meta Anual Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - MIPG- Seguimiento a la implementación Gestión documental

Coord. Grupo Archivo y Correspondencia

% Mensual 11/2014 97,00 100,00 100,00 97,00

Avance - MIPG- Seguimiento a la implementación de la Política Cero papel en el Nivel Central


% Mensual 8/2014 100,00 100,00 100,00 100,00

P.I. Folios de expedientes jurídicos y disciplinarios digitalizados de la SNR.


Mensual 12/2014 498.317,00 250.000,00 250.000,00 100,00

P.I. Metros lineales de folios con procesos archivísticos implementados de la SNR


Metros Lineales

Mensual 12/2014 1.067,80 1.000,00 1.000,00 100,00

Gestión Jurídica

Plan de Acción Anual - Macroproceso Gestión Jurídica (81.96 %)


OBJETIVO 05: Garantizar la seguridad juridica en los procesos registrales y notariales (72.19 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales - Automatización segunda instancia. Actividad desfasada:

Jefe Oficina

Asesora

Jurídica % Mensual 12/2014 65,05 100,00 100,00 65,05

24


* Digitalizar, alimentar, monitorear y actualizar la información de los procesos disciplinarios activos en segunda instancia - corte vigencia 2013.

Avance - Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales - Puesta en Producción

Jefe Oficina

Asesora

Jurídica % Mensual 9/2014 79,33 100,00 83,25 79,33


OBJETIVO 16: Desarrollar los procesos de selección a través de concursos (91.73 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Desarrollar los procesos de selección a través de concurso

Jefe Oficina Asesora Jurídica

% Mensual 12/2014 91,73 100,00 100,00 91,73

Gestión Tecnológica

Plan de Acción Anual - Macrproceso Gestión Tecnológica (72.58 %)


OBJETIVO 14. Generar soluciones de negocio de valor agregado basados en tecnología. (78.65 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Capacitar los funcionarios de las 58 oficinas de registro que serán migradas del sistema de Información Folio Magnético. Actividad desfasada: * Capacitación de funcionarios en las ORIP´s restantes.

Jefe Oficina

de

Informática % Mensual 12/2014 65,00 100,00 100,00 65,00

Avance - Elaborar el Modelo de Gestión Documental - Sistema de Gestión Documental GD /SGD de la SNR.

Jefe Oficina

de


Avance - Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea - GEL Actividad desfasada: * COMPONENTE DE INTERACCION EN LINEA - Actividad: Habilitar espacios para interponer peticiones - Sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.

Jefe Oficina

de

Informática

% Mensual 12/2014 41,00 100,00 100,00 41,00

25


Avance - Implementación del Aplicativo de generación de certificados de tradición entre oficinas de

Jefe Oficina

de


Avance - Implementación del Sistema de comunicaciones VoIP en veinticuatro (24) Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y en el Nivel Central (Según contrato 654/2013).

Jefe Oficina

de


Avance - Migración de la información del aplicativo Folio Magnético al aplicativo Sistema de Información Registral Actividad desfasada: * Ejecución de los simulacros establecidos para las oficinas de tamaño grande, pequeño y mediano. * Sincronización del aplicativo folio magnético con el esquema de replicación de la migración. * Migración bases de datos en las 58 ORIP´s.

Jefe Oficina

de

Informática

% Mensual 12/2014 65,44 100,00 100,00 65,44

Avance - Renovación de la Plataforma de comunicaciones en 60 sedes de la SNR - Implementación programa de Modernización y Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica - Año 1, de acuerdo al documento Plan Estratégico de Tecnologías de la Información

Jefe Oficina

de


OBJETIVO 15: Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica (66.50 %)


período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Implementación de servicios de intercambio de información -RAVEC- Actividad desfasada: * Prestación del servicio de consultas de la información registral a las entidades gubernamentales que tienen convenio con la Superintendencia de Notariado y Registro y que están en RAVEC. * Establecer el modelo de conectividad de las Entidades con convenio autorizadas para ingresar a la consulta de información registral. * Capacitación a las Entidades sobre el acceso y el uso de la información registral.

Jefe Oficina de Informática

% Mensual 12/2014 44,00 100,00 100,00 44,00

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Avance - Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, de acuerdo documento Plan Sistema de Gestión de Seguridad de la Información –SGSI Actividad desfasada: * Definición del Oficial de Seguridad de la Información (capacitado en ISO 27001 Auditor líder), Equipo de trabajo de seguridad de la Información (Auditor Interno ISO 27001, especializaciones en seguridad de redes, entre otras). * Diseño y ejecución del proceso precontractual para la "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad. * Ejecución contractual del objeto: "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central.

Jefe Oficina

de

Informática

% Mensual 12/2014 50,00 100,00 100,00 50,00

Avance - Implementación del programa de Modernización y Mantenimiento de la Infraestructura Tecnológica - Año 1, de acuerdo al documento Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las comunicaciones

Jefe Oficina

de


Avance - Internet IPv6 Actividad desfasada: * Pruebas internet.

Jefe Oficina

de


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Macrocproceso De Evaluación Y Control

Evaluación Y Control

Plan de Acción Anual - Macroproceso Seguimiento, Control y Evaluación 2014 (100.00 %)




período Real

Meta Anual

Meta Parcial

% Estado Parcial

Avance - Seguimiento y Control "Gestión 2014-SNR"

Jefe Oficina de Control Interno

% Mensual 12/2014 99,96 99,97 99,97 100,00

INFORME DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES …³n Logística 100% 80% 31 de Diciembre Gestión Jurídica...

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