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Bogotá, Mayo de

2012

INFORME EJECUTIVO

ANUAL DE CONTROL

INTERNO

ELIZABETH CRISTINA RODRÍGUEZ TAYLOR

Directora

JORGE LUIS TRUJILLO ALFARO

Subdirector

CELMIRA FRASSER ACEVEDO

Directora de Empleo Público (E)

FERNANDO BERRIO BERRIO

Director de Desarrollo Organizacional

MARÍA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ

Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites

CLAUDIA PATRICIA HERNÁNDEZ LEÓN

Directora Jurídica

ANDREA DEL PILAR ÁLVAREZ ACEVEDO

Secretaría general

DOLLY AMAYA CABALLERO

Jefe Oficina de Control Interno (E)

VICTORIA EUGENIA DÍAZ ACOSTA

Jefe Oficina de Sistemas

CELMIRA FRASSER ACEVEDO

Jefe Oficina Asesora de Planeación

2

INDICE DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 4

I. METODOLOGÍA 5

I.1 Componentes básicos 5

I.1.1 Tipo de operación estadística 5

I.1.2 Universo 5

I.1.3 Población objetivo 5

I.1.4 Unidades estadísticas 6

I.1.5 Período de referencia 6

I.1.6 Período de recolección 6

I.2 Diseño de instrumentos 6

I.2.1 Diseño de la Encuesta 6

I.2.1.1 Encuesta Modelo Estándar de Control Interno MECI 6

I.2.1.2 Encuesta Sistema de Gestión de la Calidad 7

I.2.2 Análisis de los Resultados 8

II. ANÁLISIS GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ORDEN NACIONAL

9

II.1 ANÁLISIS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES CREADAS POR LA LEY 1448 DE 2011 Y EN DESARROLLO DE LAS FACULTADES EXTRAORDINARIAS CONFERIDAS EN LA LEY 1444 DE 2011

9

II.2 MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL 16

II.3 MAPAS SECTORIALES DESAGREGADO CON ENTIDADES 21

III. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ORDEN TERRITORIAL 34

III.1 MAPA DE PUNTOS O DISPERSION POR DEPARTAMENTO RESPECTO AL MODELO ESTÁRDAR DE

CONTROL INTERNO –MECI 34

IV. ANÁLISIS SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD OTRAS

ENTIDADES 41

3

Pág.

V. HISTORIAL DE INGRESOS ENTIDADES PARA PRESENTACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO ANUAL 46

VI. EFECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO

48

VI.1.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS POR CATEGORÍA 51

VI.1.2 RESUMEN DE RESULTADOS TODAS LAS CATEGORÍAS 59

VII. ANÁLISIS SECTORIAL SOBRE EL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO –SISTEDA VIGENCIA 2011

60

VIII. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE 68

CONCLUSIONES 69

4

INTRODUCCIÓN

Las políticas de Control Interno, Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo son valiosos instrumentos que

se han ido consolidando como soportes de la gestión pública en nuestro país y a través de ellas las entidades

avanzan hacia la eficiencia administrativa. El Departamento Administrativo de la Función Pública como rector

de estas políticas ha venido liderando su implementación mediante la formulación de lineamientos, de asesoría

y acompañamiento a las entidades y sus servidores; y en este proceso la evaluación cobra especial significado

porque nos permite concentrar los esfuerzos en consolidar aquellos aspectos que presentan avances y apoyar

decididamente aquellos que pueden ser mejorados.

Como parte de la evaluación y seguimiento a éstas políticas con sus diferentes ámbitos de aplicación y de

acuerdo a los lineamientos que para el Informe Ejecutivo Anual se establecen al final de cada vigencia, se

presentan a continuación los resultados de las entidades, clasificadas por su naturaleza jurídica y orden al que

pertenecen correspondientes al año 2011.

Es importante precisar que los resultados de la evaluación realizada se enmarcan en las herramientas que

desarrollan las políticas: el Modelo Estándar de Control Interno MECI y la Norma Técnica de Calidad

NTCGP1000:2009 y corresponden a la autoevaluación que cada una de las entidades realiza, de acuerdo con el

instrumento desarrollado que se describe en el capítulo de metodología.

Para el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA, cada Ministerio y Departamento Administrativo ha

consolidado los resultados de sus entidades adscritas y vinculadas, frente a los planes fijados al inicio de la

vigencia, información que así mismo será detallada en un capítulo dentro del presente informe.

Para la orientación sobre el análisis de la información y la presentación de la misma, contamos con el apoyo

del Grupo de investigaciones de la Dirección de Evaluación de Políticas Públicas del Departamento Nacional de

Planeación –DNP.

5

I. METODOLOGÍA

I.1 Componentes básicos

I.1.1 Tipo de operación estadística

Teniendo en cuenta que una operación estadística es aquella que tiene continuidad en el tiempo y que sirve

como base para la formulación de políticas, normas, planes y proyectos a nivel sectorial y/o transversal1, se

considera que el tipo de operación estadística utilizada para la recolección de información del presente informe

es un REGISTRO ADMINISTRATIVO2, ya que se trata de un mecanismo de recolección de información con el

que cuenta la entidad, que responde a requerimientos específicos sobre la evaluación de las políticas públicas

competencia del Departamento y que es recolectada de forma continua, acorde con la fechas establecidas en

la normatividad para su presentación por parte de todas las entidades y organismos del Estado objeto de

dichas políticas.

I.1.2 Universo

Para la evaluación del Sistema de Control Interno, se contemplan las entidades y organismos determinados por

la Ley 87 de 1993, la cual en su artículo 5 establece:

“CAMPO DE APLICACIÓN. La presente ley se aplicará en todos los organismos y entidades de las ramas del poder

público en sus diferentes órganos y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en

los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de

economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los

fondos de origen Presupuestal”.

Así mismo se evalúa el Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades contempladas en al artículo 2º de la

Ley 872 de 2003, la cual establece:

“Artículo 2º. Entidades y agentes obligados. El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en

funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector

Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión

administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el

orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema

de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las

empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las

privadas concesionarios del Estado”.

I.1.3 Población objetivo

Se busca llegar a todas las entidades del universo descrito en el punto anterior, de acuerdo a las Leyes que

establecen el ámbito de aplicación tanto del Sistema de Control Interno como del Sistema de Gestión de la

1 Plan Estratégico Nacional de Estadísticas – PENDES. 2008

2 Registro Administrativo: Todo registro resultante de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la

administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimiento de obligaciones legales de la sociedad (CEPAL, II CEA, 2003). Cartilla DANE Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos. 2009.

6

Calidad, en el Orden Nacional y Territorial, sin embargo los resultados del presente informe responden a la

información presentada por las entidades registradas a la fecha en el aplicativo MECI-CALIDAD del

Departamento.

I.1.4 Unidades estadísticas

Las entidades del Orden Nacional y Territorial de acuerdo al registro actual del aplicativo MECI-CALIDAD del

Departamento.

I.1.5 Período de referencia

Se toma como periodo de referencia el correspondiente a la vigencia 2011.

I.1.6 Período de recolección

La información se recolectó desde la fecha de activación del aplicativo MECI-CALIDAD para todas las entidades

hasta la fecha límite establecida por la ley para la presentación del reporte3, es decir desde el 02 de enero

2012 hasta el 28 de febrero de 2012.

I.2 Diseño de instrumentos

I.2.1 Diseño de la Encuesta

I.2.1.1 Encuesta Modelo Estándar de Control Interno MECI:

Es importante precisar en este punto, que luego del análisis de los resultados obtenidos en la evaluación

realizada a las entidades de los municipios de 3ª a 6ª categoría en junio de 2010, en respuesta a lo establecido

en el Decreto 3181 de 2009 y su respectiva Circular 100-0006 de 2009, en el nivel territorial es posible observar

aún entidades en procesos de implementación del Sistema de Control Interno, a diferencia de las entidades del

Orden Nacional que se encuentran en proceso de mantenimiento y gestión del modelo, por este motivo el

diseño del instrumento cubre tres (3) momentos, en los cuales las entidades en todos sus órdenes y niveles,

pueden ubicarse dependiendo de sus características y complejidad (naturaleza, estructura y función

administrativa que cumple). Dichos momentos son: Implementación4, Mantenimiento5 y Efectos6, éste último

contemplado como información de línea base para la evaluación de impacto del modelo en las entidades.

De este modo la estructura de la encuesta se presenta en bloques de preguntas en tres (3) módulos así:

3 Decreto 1027 de 2007. “Artículo 2. A partir del 2008 la copia del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno,

deberá presentarse antes del 28 de febrero”.

4 Implementación: Basado en un diagnóstico de la entidad iniciar el desarrollo de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno

MECI.

5 Mantenimiento: Actividades tendientes a la mejora y gestión del Sistema de Control Interno.

6 Efectos: Se constituyen en los resultados de las acciones llevadas a cabo con el desarrollo de las herramientas, que pueden ser verificados durante o después de su aplicación y que permiten ver la utilidad última de los sistemas en la gestión de las entidades.

7

MÓDULO 1: Preguntas básicas sobre implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, con

opciones de respuesta SI/NO/EN PROCESO DE ELABORACIÓN O DESARROLLO DEL ELEMENTO.

MÓDULO 2: Condicionado a una respuesta positiva en el primer módulo despliega las preguntas

correspondientes al mantenimiento del modelo.

MÓDULO 3: Condicionado a la respuesta positiva del segundo módulo despliega preguntas tendientes a

recolectar información de línea base para la evaluación de impacto del modelo.

Esta herramienta hace uso de la metodología de AUTOEVALUACIÓN, en la cual se evalúa la efectividad en la

aplicación de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno –MECI, usando el conocimiento de los

servidores, quienes son los responsables del desarrollo y sostenimiento del mismo. Se incluye así mismo la

visión objetiva de los Jefes de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades, como evaluadores y

verificadores de la gestión y del logro de los objetivos, mediante el uso del modelo.

Por lo tanto los resultados obtenidos responden a la información suministrada por parte de las entidades en

dos estructuras: AUTOEVALUACIÓN y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

I.2.1.2 Encuesta Sistema de Gestión de la Calidad:

Para la evaluación al Sistema de Gestión de la Calidad se estructuró un módulo con preguntas técnicas sobre el

desarrollo de los numerales de la Norma NTCGP1000:2009, con cinco (5) opciones de respuesta:

OPCIONES EVALUACIÓN

a No se realiza

b Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales)

c Se realiza generalmente (en la mayoría de los casos)

d Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas

e Se realiza siempre y de forma total y la entidad es

ejemplo para el sector

Esta herramienta permite establecer el nivel de cumplimiento frente a la Norma Técnica de Calidad para el

Sector Público NTCGP1000:2009 objeto de evaluación.

8

I.2.2 Análisis de los Resultados

Para la presentación de los resultados se utilizarán:

Mapas sectoriales7

Mapas de puntos8, específicamente para el análisis de la información de las entidades del Orden

Territorial.

Es relevante mencionar que se realizó una caracterización por grupos de entidades en el orden territorial, con

el fin de realizar un análisis más detallado de acuerdo a las características de cada uno.

Así mismo con respecto a las entidades creadas por la ley 1448 de 2011 y en desarrollo de las facultades

extraordinarias conferidas en la ley 1444 del mismo año, se suministra un análisis cualitativo de la información,

considerando que dichas entidades solamente realizaron el aparte denominado INFORME EJECUTIVO.

7 Los mapas conceptuales o mapas de conceptos son un medio para visualizar ideas o conceptos y las relaciones

jerárquicas entre los mismos. METODOLOGÍA DE MAPAS ESTADISTICOS SECTORIALES. DANE. Bogotá. Octubre de 2009. 8 Un mapa de puntos muestra la ubicación y la densidad de una población o fenómeno usando símbolos. Permite a los

usuarios captar rápidamente la magnitud general de los datos, así como su concentración o dispersión. CÓMO HACER COMPRENSIBLES LOS DATOS, UNA GUÍA PARA PRESENTAR ESTADÍSTICAS. NACIONES UNIDAS. Ginebra, 2009.

9

II. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ORDEN NACIONAL

II.1 ANÁLISIS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES CREADAS POR LA LEY 1448 DE 2011

Y EN DESARROLLO DE LAS FACULTADES EXTRAORDINARIAS CONFERIDAS EN LA LEY 1444 DE 20119.

A continuación se muestran las entidades contempladas dentro de las mencionadas leyes que se registraron

en el aplicativo MECI-CALIDAD y el diagnóstico general por Sectores Administrativos:

Cuadro 1 ENTIDADES ORDEN NACIONAL REGISTRADAS EN EL APLICATIVO Y REVISIÓN SOBRE REPORTE INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011

SECTOR ENTIDAD REGISTRADA EN EL

APLICATIVO

INFORME

EJECUTIVO

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Agencia Colombiana para la Reintegración

de Personas y Grupos Alzados en Armas NO NO

Unidad Nacional para la Gestión del

Riesgo de Desastres – UNGRD NO NO

Agencia Presidencial de Cooperación

Internacional de Colombia -APC Colombia NO NO

Empresa Nacional de Renovación y

Desarrollo Urbano, Virgilio Barco Vargas -

SAS-

NO NO

INTERIOR Ministerio del Interior SI SI

Unidad Nacional de Protección -UNP SI SI

RELACIONES EXTERIORES Unidad Administrativa Especial de

Migración Colombia SI NO

HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Administradora del Monopolio Rentístico

de los Juegos de Suerte y Azar -

COLJUEGOS

NO NO

Financiera de Desarrollo Territorial -

FINDETER SI SI

Unidad de Proyección Normativa y

Estudios de Regulación Financiera -URF NO NO

9

De acuerdo a lo establecido en la Circular Conjunta DAFP-CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN No. 100-001 De 2012,

las entidades objeto de la misma fueron autorizadas para la presentar únicamente la parte cualitativa del reporte, sin responder las encuestas referenciales, utilizadas para la evaluación del Sistema de Control Interno.

10


APLICATIVO

INFORME

EJECUTIVO

HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Financiera de Desarrollo Nacional S.A SI SI

Agencia del Inspector General de

Tributos, Rentas y Contribuciones

Parafiscales -ITRC

NO NO

JUSTICIA Y DEL DERECHO

Ministerio de Justicia y del Derecho SI SI

Agencia Nacional de Defensa Jurídica

del Estado NO NO

Unidad de Servicios Penitenciarios y

Carcelarios -SPC NO NO

Instituto Nacional Penitenciario y

Carcelario -INPEC SI SI

AGRICULTURA Y DESARROLLO

RURAL

Unidad de Planificación de Tierras

Rurales, Adecuación de Tierras y Usos

Agropecuarios -UPRA

NO NO

Autoridad Nacional de Acuicultura y

Pesca -AUNAP NO NO

SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL Ministerio de Salud y Protección Social SI SI

Instituto Nacional de Salud -INS SI SI

TRABAJO

Ministerio del Trabajo SI SI

Administradora Colombiana de

Pensiones -COLPENSIONES SI SI

MINAS Y ENERGIA

Servicio Geológico Colombiano SI SI

Agencia Nacional de Minería -ANM NO NO

Agencia Nacional de Hidrocarburos -

ANH SI SI

11


APLICATIVO

INFORME

EJECUTIVO

COMERCIO, INDUSTRIA Y

TURISMO Instituto Nacional de Metrología -INM NO NO

AMBIENTE Y DESARROLLO

SOSTENIBLE

Ministerio de Ambiente y Desarrollo

Sostenible SI SI

Unidad Administrativa Especial

Parques Nacionales Naturales de

Colombia

SI SI

Autoridad Nacional de Licencias

Ambientales -ANLA NO NO

VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO Ministerio de Vivienda, Ciudad y

Territorio SI SI

TECNOLOGIAS INFORMACIÓN Y

LAS COMUNICACIONES Agencia Nacional del Espectro -ANE SI SI

TRANSPORTE Agencia Nacional de Infraestructura SI SI

PLANEACIÓN Agencia Nacional de Contratación

Pública -Colombia Compra Eficiente NO NO

INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y

CONTRAINTELIGENCIA Dirección Nacional de Inteligencia SI SI

INCLUSIÓN SOCIAL Y

RECONCILIACIÓN

Departamento Administrativo para la

Prosperidad Social SI SI

Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar -ICBF SI SI

Unidad de Atención y Reparación

Integral a las Víctimas SI NO

Centro de Memoria Histórica SI NO

Agencia Nacional para la Superación

de la Pobreza Extrema SI NO

Unidad Administrativa Especial para la

Consolidación Territorial SI NO

12


APLICATIVO

INFORME

EJECUTIVO

DEPORTE

Departamento Administrativo del

Deporte, la Recreación, la Actividad

Física y el Aprovechamiento del

Tiempo Libre COL DEPORTES

SI SI

Fuente: Aplicativo MECI (DAFP) a 2011

De las cuarenta (40) entidades anteriormente analizadas, quince (15) aún no se encuentran registradas en el

aplicativo; de las veinticinco (25) registradas, sobre cinco (5) de éstas últimas, no es posible establecer el

estado actual del Sistema de Control Interno.

A continuación se relacionan los avances y las dificultades más relevantes sobre el Sistema de Control Interno,

manifestado por parte de las veinte (20) entidades que registraron el INFORME EJECUTIVO, sobre la vigencia

2011, esto con el fin de reconocer los aspectos donde es necesario enfocar el apoyo y acompañamiento por

parte del Departamento Administrativo de la Función Pública; es importante precisar que las entidades no

registradas o que no enviaron reporte serán así mismo destinatarios del plan de apoyo mencionado.

Cuadro 2 DIAGNÓSTICO POR SECTOR DE ACUERDO A REPORTE SOBRE INFORME EJECUTIVO ANUAL DE

CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011

SECTOR AVANCES AREAS QUE REQUIEREN APOYO

PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA

No se cuenta con información del Sistema de

Control Interno, de las entidades nuevas para

el sector.

Desarrollo de todo el Modelo Estándar de

Control Interno MECI y SGC.

INTERIOR

El Ministerio del Interior muestra avances

significativos en todos los elementos del

modelo, manifiestan haber realizado

auditorías externas con el ICONTEC para lo

requerido frente al Sistema de Gestión de la

Calidad.

En cuanto a la Unidad Nacional de Protección

cuentan con un cronograma de actividades

para la Implementación del Sistema de

Gestión de la Calidad; Diagnóstico sobre el

estado de los procesos y documentación

respecto a los requisitos de la Norma NTCGP

1000:2009; Conformación del equipo de

MECI-Calidad. Falta desarrollo en varios

componentes del sistema de control interno.

La Unidad Nacional de Protección, requiere

apoyo para el desarrollo de componentes

como: Ambiente de Control, Administración

del Riesgo, Actividades de Control e

Información.

13


RELACIONES EXTERIORES



el sector.


Control Interno MECI y SGC.

HACIENDA Y CRÉDITO

PÚBLICO

FINDETER muestra un buen desarrollo del

modelo, se han hecho los ajustes de acuerdo

al cambio de estructura, se ha fortalecido el

Sistema de Gestión Integral.

La Financiera de Desarrollo Nacional, cuenta

con un Sistema Integrado de Gestión (SIG),

nombre bajo el cual se denominó en la

Financiera la implementación de los sistemas

de Control Interno y Calidad, fueron objeto de

mantenimiento y actualización durante todo

el año 2011, como parte del direccionamiento

estratégico de la entidad.


Control Interno MECI para entidades como:

COLJUEGOS, Unidad de Proyección

Normativa y Estudios de Regulación

Financiera –URF y Agencia del Inspector

General de Tributos, Rentas y

Contribuciones Parafiscales –ITRC.

JUSTICIA Y DEL DERECHO

El Ministerio de Justicia se encuentra

trabajando en la formulación del cronograma

para el Ajuste, Implementación, Desarrollo y

Mantenimiento del Modelo Estándar de

Control Interno –MECI, se encuentran

reorientando los procesos hacia el

cumplimiento del objeto misional de la

entidad. El INPEC está igualmente

reorientando todo su direccionamiento

estratégico, en concordancia con el Plan

Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico MIJ y

Plan Estratégico MINDEFENSA.

Apoyo para reforzar componentes como:

Ambiente de control, Administración del

Riesgo e información.


Control Interno MECI para entidades como:

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado y Unidad de Servicios Penitenciarios

y Carcelarios –SPC.

AGRICULTURA Y

DESARROLLO RURAL



el sector.


Control Interno MECI y SGBC.

SALUD Y PROTECCIÓN

SOCIAL

El Ministerio de Protección Social para las

áreas misionales que no se vieron afectadas

en sus procesos se trabajó con el plan de

acción 2011, y se elaboró la propuesta inicial

del Plan de Acción para la vigencia de 2012. El

Instituto Nacional de Salud actualizó el

modelo de operación por procesos,

generando nuevos ciclos de mejoramiento y

ajuste a los procesos institucionales.

Apoyo general para reforzar componentes

del MECI, para ambas entidades, de

acuerdo a sus necesidades.

14


VIVIENDA, CIUDAD Y

TERRITORIO

El Ministerio se encuentra en proceso de

ajuste de sus procesos, de acuerdo a los

cambios generados por la escisión.

Se plantea apoyo sobre componentes

como: Direccionamiento estratégico,

específicamente sobre el Modelo de

operación por procesos; componente

actividades de control y el componente

Administración del Riesgo.

TECNOLOGIAS

INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES

Agencia Nacional del Espectro –ANE muestra

un buen desarrollo de los elementos del

modelo.


del MECI, de acuerdo a necesidades de la

entidad.

TRANSPORTE

La Agencia Nacional de Infraestructura,

manifiesta dificultades en el desarrollo del

talento humano, dados altos índices de

rotación de personal, así mismo manifiesta

deficiencias en los planes y programas de la

entidad y los respectivos indicadores para la

medición en su cumplimiento.

Se plantea apoyo sobre componentes

como: Direccionamiento estratégico,

específicamente sobre el Modelo de

operación por procesos; componente

actividades de control específicamente

sobre el elemento Indicadores.

PLANEACIÓN

Sobre la Agencia Nacional de Contratación

Pública -Colombia Compra Eficiente, no se

cuenta con información del Sistema de

Control Interno.


Control Interno MECI.

INTELIGENCIA

ESTRATÉGICA Y

CONTRAINTELIGENCIA

La Dirección Nacional de Inteligencia

manifiesta dificultades en cuanto al

Desarrollo del Talento Humano, ya que falta

por cubrir cargos en la planta de personal, lo

que genera dificultad para la ejecución de

planes y programas previstos. La mayoría de

elementos del sistema se encuentran en

proceso de implementación.

Apoyo para el desarrollo de todo el Modelo

Estándar de Control Interno MECI.

INCLUSIÓN SOCIAL Y

RECONCILIACIÓN

El Departamento Administrativo para la

Prosperidad Social, ha venido ajustando sus

procesos de acuerdo a su nueva estructura,

manifiestan un óptimo desarrollo de todos los

elementos del modelo.

El ICBF manifiesta dificultades con el

Componente Administración del Riesgo y del

componente ambiente de control el tema de

indicadores.


del MECI, de acuerdo a sus necesidades de

ambas entidades.

15


INCLUSIÓN SOCIAL Y

RECONCILIACIÓN

Sobre la Unidad de Atención y Reparación

Integral a las Víctimas, Centro de Memoria

Histórica, Agencia Nacional para la

Superación de la Pobreza Extrema y la Unidad

Administrativa Especial para la Consolidación

Territorial no se cuenta con información del

Sistema de Control Interno.

Se plantea apoyo para el desarrollo de todo

el Modelo Estándar de Control Interno MECI

para las entidades sobre las cuales no se

cuenta con información.

DEPORTE

El Departamento Administrativo del Deporte,

la Recreación, la Actividad Física y el

Aprovechamiento del Tiempo Libre COL

DEPORTES, se encuentra actualmente

rediseñando el Mapa de Procesos, de acuerdo

al alcance y requerimientos inherentes a un

Departamento Administrativo, generando

cambios en el desarrollo de los elementos del

modelo.


del MECI, de acuerdo a sus necesidades.

Fuente: Aplicativo MECI (DAFP) a 2011

De acuerdo al diagnóstico anterior los sectores que requieren de un apoyo directo sobre toda la

implementación del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad, así como

aquellos que el apoyo va orientado a algunos aspectos del modelo o de la Norma Técnica, serán incluidos en un

plan de implementación y asesoría, con el objetivo de entregar las herramientas necesarias para el completo

desarrollo de los modelos de gestión al interior de cada una de las entidades arriba relacionadas.

16

II.2 MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL

A continuación se presentan los resultados respecto del desarrollo de los Sistemas de Control Interno y Sistema

de Gestión de la Calidad en las entidades de los diferentes Sectores Administrativos, de acuerdo a los

resultados obtenidos en el desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno MECI y de la Norma Técnica de

Calidad NTCGP1000:2009.

Para la construcción de los mapas sectoriales que se presentan a continuación se han tenido en cuenta las

valoraciones utilizadas para cada uno de los sistemas y sus respectivos modelos así:

Cuadro 3 TABLA DE VALORACIÓN NORMA TÉCNICA DE CALIDAD

CONCEPTO RANGO

Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009, y son ejemplo

para otras entidades del sector.Más del 85%

El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en

cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su

cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente

realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para

que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la

Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes

y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación.

Entre 60% y 85%

El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en

cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su

cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades

realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias

urgentemente, para que el sistema sea eficaz.

Entre 40% y 60

El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009

no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad

muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse

medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de

calidad eficaz.

Menos de 40%

VALORACIÓN DE RESULTADOS CALIDAD

Cuadro 4 TABLA DE VALORACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO-MECI

CONCEPTO RANGO

El modelo se encuentra en un buen desarrollo, se debe continuar con

actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo

90% - 100%

El modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en

algunos aspectos

60% - 89%

El modelo requiere ser fortalecido en la mayoría de sus elementos0 - 59%

VALORACIÓN DE RESULTADOS MECI

17

Los porcentajes que se cruzan (MECI-CALIDAD) van a mostrar tres (3) zonas básicas de evaluación (ver Gráfico

1).

Gráfico 1

MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL ZONAS DE EVALUACIÓN

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

PU

NTA

JE M

ECI

PUNTAJE CALIDAD

MAPAS SECTORIALES ORDEN NACIONAL

PUNTAJE CALIDAD

PUNTAJE MECI

18

Para la comprensión del mapa que muestra la totalidad de los Sectores Administrativos, el gráfico explicativo

que se muestra a continuación, se redujo a las zonas amarilla y verde, dada la tendencia de los valores de

mayor puntaje hacia éstas. (Ver gráfico 2).

Gráfico 2 MAPA SECTORIAL ZONAS DE EVALUACIÓN ORDEN NACIONAL

70%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

50% 60% 70% 80% 90% 100%

PU

NTA

JE M

ECI

PUNTAJE CALIDAD

MAPA SECTORIAL GENERAL ORDEN NACIONAL

PUNTAJE CALIDAD

PUNTAJE MECI

De acuerdo a la información consolidada sobre MECI y CALIDAD por Sector Administrativo, se presentan los siguientes resultados:

19

Gráfico 310 MAPA SECTORIAL GENERAL ORDEN NACIONAL

El gráfico general muestra que los Sectores Administrativos de mayor desarrollo tanto para el Sistema de

Control Interno como para el Sistema de Gestión de la Calidad son:

Inclusión Social y Reconciliación: Sobre este sector es importante precisar que entidades como la

Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Centro de Memoria Histórica, Agencia

Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema y la Unidad Administrativa Especial para la

Consolidación Territorial se encuentran en proceso de diseño e implementación de los sistemas, razón

por la cual no reportaron información en el aplicativo, en consecuencia el peso del sector sobre estos

puntajes lo aportan el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social –DPS y el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF.

Presidencia de la República: Sobre este sector es importante precisar que entidades como la Agencia

Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas, Unidad Nacional para la

Gestión del Riesgo de Desastres – UNGRD, Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de

Colombia -APC Colombia y Empresa Nacional de Renovación y Desarrollo Urbano, Virgilio Barco Vargas

-SAS- se encuentran en proceso de diseño e implementación de los sistemas, razón por la cual no

reportaron información en el aplicativo, en consecuencia el peso del sector sobre este puntaje lo

aporta el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

10

Para el cálculo del promedio sectorial, se tomaron los datos de las entidades que reportaron información completa en el aplicativo

MECI-CALIDAD, mediante un promedio simple.

20

Hacienda y Crédito Público

Estadística

Interior

Defensa Nacional

Función Pública

Comercio, Industria y Turismo

Relaciones Exteriores

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Ciencia, Tecnología e Innovación

Así mismo la gráfica muestra sectores que cumplen con las especificaciones de los modelos que desarrollan

cada uno de los sistemas, sin embargo requieren realizar mejoras en cuanto a documentación o la fidelidad de

los sistemas respecto a las actividades realizadas, estos sectores son:

Planeación

Agricultura y Desarrollo Rural

Deporte

Minas y Energía

Educación

Salud y Protección Social

Vivienda, Ciudad y Territorio

Los siguientes sectores requieren para ambos sistemas realizar los ajustes necesarios para mejorar la eficacia

de cada uno de ellos:

Transporte

Trabajo

Cultura

Finalmente para los sectores Ambiente y Desarrollo Sostenible y para Justicia y del Derecho se muestra un

desarrollo avanzado en cuanto al Modelo Estándar de Control Interno –MECI, sin embargo se precisan ajustes

para el Sistema de Gestión de la Calidad, a fin de mejorar su efectividad.

21

II.3 MAPAS SECTORIALES DESAGREGADO CON ENTIDADES

A continuación se muestran los mapas por Sector Administrativo con sus respectivas entidades, para algunos

sectores no se muestra el total de entidades adscritas y vinculadas, teniendo en cuenta aquellas creadas con

ocasión de la Ley 1448 de 2011 y en desarrollo de las facultades extraordinarias conferidas en la ley 1444 de

2011 (Ver cuadro 1).

Gráfico 4 MAPA SECTOR PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Gráfico 5 MAPA SECTOR INTERIOR

22

Gráfico 6 MAPA SECTOR RELACIONES EXTERIORES

Gráfico 7 MAPA SECTOR HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

23

Gráfico 8 MAPA SECTOR JUSTICIA Y EL DERECHO

24

Gráfico 9 MAPA SECTOR DEFENSA NACIONAL11

11

Debido al número de entidades de este sector y los puntajes obtenidos tanto para MECI como para el SGC, se hizo

necesarios mostrarlos en dos (2) gráficas.

25

Gráfico 10 MAPA SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

Gráfico 11 MAPA SECTOR SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

26

Gráfico 12 MAPA SECTOR TRABAJO

Gráfico 13 MAPA SECTOR MINAS Y ENERGÍA

27

Gráfico 14 MAPA SECTOR COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO

Gráfico 15 MAPA SECTOR EDUCACIÓN NACIONAL

28

Gráfico 16 MAPA SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

Gráfico 17 MAPA SECTOR VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO

29

Gráfico 18 MAPA SECTOR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

30

Gráfico 19 MAPA SECTOR TRANSPORTE

Gráfico 20 MAPA SECTOR CULTURA

31

Gráfico 21 MAPA SECTOR PLANEACION

Gráfico 22 MAPA SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA

32

Gráfico 23 MAPA SECTOR ESTADÍSTICA

Gráfico 24 MAPA SECTOR CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION

33

Gráfico 25 MAPA SECTOR INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN

Gráfico 26 MAPA SECTOR DEPORTE

34

III. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ORDEN

TERRITORIAL

III.1 MAPA DE PUNTOS O DISPERSION POR DEPARTAMENTO RESPECTO AL MODELO ESTÁRDAR DE CONTROL

INTERNO –MECI

Para el orden territorial es pertinente mencionar que a diferencia del orden Nacional, el análisis únicamente se

centró en la evaluación del Sistema de Control Interno y su herramienta el Modelo Estándar de control Interno,

teniendo en cuenta que para éstas no es obligatorio implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, de

acuerdo a la Ley 872 de 2003.

A continuación se presentan los resultados respecto del desarrollo del Sistema de Control Interno en las

entidades territoriales, distribuida por Departamentos.

Para la construcción de los mapas de puntos que se presentan a continuación se ha tenido en cuenta las

valoraciones utilizadas para el Modelo Estándar de Control Interno MECI, porcentajes que van a mostrar tres

(3) zonas básicas de evaluación (ver Gráfico 27).

TABLA DE VALORACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO-MECI

CONCEPTO RANGO

El modelo se encuentra en un buen desarrollo, se debe continuar con

actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo

90% - 100%

El modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en

algunos aspectos

60% - 89%

El modelo requiere ser fortalecido en la mayoría de sus elementos0 - 59%

VALORACIÓN DE RESULTADOS MECI

35

Gráfico 27 MAPA DE PUNTOS GENERAL ORDEN TERRITORIAL

50%

55%

60%

65%

70%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

1 6 11 16 21 26 31 36

PU

NTA

JE M

ECI

ENTIDADES

MAPAS DE PUNTOS ORDEN TERRITORIAL

ENTIDADES

PUNTAJE MECI

36

Gráfico 28 MAPA TERRITORIAL GENERAL

El gráfico general muestra que las entidades del Orden Territorial respecto al Modelo Estándar de Control

Interno –MECI, presentan avances significativos en cuanto a su implementación, producto del desarrollo de las

estrategias adelantadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, con ocasión de la

expedición de los Decretos 4445 de 200812 y el Decreto 3181 de 200913, en conjunto con las actividades de

difusión y asesoría orientadas a fortalecer las capacidades institucionales de dichas entidades.

Sin embargo es posible observar departamentos donde el modelo requiere actividades para su fortalecimiento,

ya que se encuentran en porcentajes por debajo del 75%; dichos Departamento son:

Guainía

Casanare

12

Decreto que amplió el plazo para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en las entidades municipales de 3ª a 6ª

categoría.

13 Decreto que estableció las fases para el fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno en las entidades municipales de 3ª a

6ª categoría.

37

Chocó

Vaupés

Cauca

Guaviare

Magdalena

Putumayo

Sucre

Norte de Santander

Bolívar

Gráfico 29 MAPA MUNICIPIOS 1ª Y 2ª CATEGORÍA

38

Gráfico 30 MAPA MUNICIPIOS 3ª A 6ª CATEGORÍA

Gráfico 31 MAPA PERSONERÍAS 3ª A 6ª CATEGORÍA

39

Gráfico 30 MAPA CONCEJOS 3ª A 6ª CATEGORÍA

Gráfico 31 MAPA EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO -ESE 3ª A 6ª CATEGORÍA

40

Gráfico 32 MAPA EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS -ESP 3ª A 6ª CATEGORÍA

41

IV. ANÁLISIS SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD OTRAS ENTIDADES

Gráfico 33 MAPA ORGANISMOS DE CONTROL

Gráfico 34 MAPA RAMA JUDICIAL

42

Gráfico 35 MAPA LEGISLATIVA

Gráfico 36 MAPA ORGANISMOS AUTÓNOMOS

**OBSERVACIONES: La Comisión Nacional del Servicio Civil y la Televisión Regional de Oriente Ltda, reportaron

únicamente la información relacionada con el Modelo Estándar de Control Interno –MECI, no se reportó información

sobre el Sistema de Gestión de la Calidad.

43

Gráfico 37 MAPA ORGANIZACIÓN ELECTORAL

Gráfico 38 MAPA ENTES UNIVERSITARIOS AUTÓNOMOS

44

Gráfico 39 MAPA CORPORACIONES AUTÓNOMAS

Debido al número de entidades de este grupo y la cercanía de los resultados obtenidos por cada una de ellas,

tanto en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI, como del Sistema de Gestión de la Calidad –SGC, a

continuación se muestra una segunda parte del gráfico correspondiente (ver siguiente página).

45

**OBSERVACIONES: Para las entidades ubicadas en las zonas más altas de matriz donde se tienden a agrupar, para mayor

claridad sobre su ubicación, los resultados obtenidos tanto para MECI como para el SGC son los siguientes:

LETRA DESIGNADA EN LA

TABLA ADJUNTA AL

GRÁFICO

ENTIDAD PUNTAJE MECI PUNTAJE SGC

A CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE

BOYACÁ –CORPOBOYACA 99.83% 100%

E CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE

SANTANTER –CAS 100% 100%

F CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL

ALTO MAGDALENA –CAM 100% 100%

46

V. HISTORIAL DE INGRESOS ENTIDADES PARA PRESENTACIÓN DEL

INFORME EJECUTIVO ANUAL

A continuación se muestra la evolución en el número de entidades que realizaron el Informe Ejecutivo Anual de

Evaluación del Sistema de Control Interno desde el año 2007 hasta la última vigencia 2011.

Gráfico 40 REPORTE ENTIDADES VIGENCIAS 2007 A 2011

Fuente: Aplicativo MECI-CALIDAD. 2011.

CUADRO 4 UNIVERSO DE ENTIDADES ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

RAMA EJECUTIVA ORDEN NACIONAL 210

RAMA EJECUTIVA ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN 18

ORGANISMOS AUTÓNOMOS

CORPORACIONES AUTÓNOMAS REGIONALES: 34

ENTES UNIVERSITARIOS AUTÓNOMOS: 16

OTROS ORGANISMOS AUTÓNOMOS: 7

57

RAMA LEGISLATIVA 2

CONTINÚA (Ver siguiente página)

47

(CONTINUACIÓN) CUADRO 4 UNIVERSO DE ENTIDADES ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

RAMA JUDICIAL 6

ORGANISMOS DE CONTROL 6

ORGANIZACIÓN ELECTORAL 3

ENTIDADES ORDEN TERRITORIAL 6028

TOTAL ENTIDADES: 633014

14

DAFP -Dirección de Desarrollo Organizacional. Mayo de 2012.

48

VI. EFECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SECTOR

PÚBLICO15

En el marco del convenio de cooperación investigativa firmado entre el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación y la Universidad Santo Tomas, se adelantó un estudio sobre “EFECTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO”, en los meses comprendidos de julio a noviembre de 2011, para su desarrollo se seleccionaron 36 entidades de la Rama Ejecutiva del orden Nacional, conforme a los siguientes criterios:

Haber implementado el sistema de gestión de la calidad con base en el modelo NTCGP: 1000 y haber obtenido la certificación del mismo por un organismo de certificación acreditado.

Que presten algún servicio directo a la ciudadanía.

Que representen a todos los Sectores de la actividad Pública.

Que tengan su sede principal en el área metropolitana de Bogotá En cada una de dichas entidades fue seleccionado un número de encuestados proporcional al número de los servidores públicos en cada una de ellas, repartidos en tres niveles jerárquicos predefinidos (Ver gráfico 40), en total se aplicaron 911 encuestas, cabe aclarar que el segmento que se muestra como “sin información” corresponde a aquellos servidores que no registraron su nivel jerárquico al momento de diligenciar la encuesta.

Gráfico 41

NIVELES JERARQUICOS16 INVOLUCRADOS EN LA ENCUESTA

Fuente: Informe Ejecutivo Investigación. Convenio DAFP-USTA-ICONTEC. 2011

15

Resultados de la investigación realizada en el marco del Convenio DAFP-Universidad Santo Tomás-ICONTEC. Bogotá. 2011.

16 Niveles determinados de acuerdo al Decreto 770 de 2005, artículo 3º NIVELES JERÁRQUICOS DE LOS EMPLEOS.

49

Cuadro 5

METODOLOGÍA INVESTIGACIÓN

CATEGORÍAS ANALIZADAS FRENTE A

LA NORMA TÉCNICA

NTCGP1000:2009

INSTRUMENTO Y VALORACIONES

Direccionamiento Estratégico.

Gestión por procesos y documental.

Gestión de los Recursos.

Gestión del talento humano (competencias).

Comunicación.

Mejora continua.

Seguimiento y medición

Servicio al cliente.

Encuesta de percepción, realizada a funcionarios de 3 niveles jerárquicos de las entidades seleccionadas.

Las afirmaciones se evalúa en una escala de Likert17

, con cuatro opciones: Totalmente de Acuerdo; De Acuerdo; En Desacuerdo y Totalmente en Desacuerdo. Las cuatro primeras opciones se califican de 1.0 a 4.0, con el fin agrupar los datos y poder comparar valores promedio.

Valor mínimo: 3.5 sobre 4.0; valores promedio iguales o superiores a 3.5 señalan una alta correspondencia entre los requerimientos de la gestión de la calidad y la realidad de la entidad. Un valor de 4.0 en alguna de las afirmaciones de la encuesta, indica que se cumple completamente el requerimiento mínimo planteado en el modelo NTCGP 1000.


Considerando la importancia y objetivos esenciales de los sistemas analizados a lo largo del presente Informe

Ejecutivo, a continuación se muestran los resultados más relevantes del mencionado estudio y sus principales

conclusiones, teniendo en cuenta las categorías analizadas frente a la Norma Técnica de Calidad

NTCGP1000:2009.

17

Metodología propuesta por Rensis Likert, la cual ha mostrado ser apropiada para la medición de actitudes frente a los fenómenos que

se estudian. La Escala Likert es un conjunto de afirmaciones que se formulan a las personas que responden a un cuestionario dado para que expresen su grado de acuerdo o desacuerdo (aprobación o desaprobación) frente a dichas afirmaciones.

50

VI.1.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS POR CATEGORÍA

Gráfico 42

RESULTADOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO


Los resultados sobre esta categoría obtuvieron puntajes por encima de 3.5, lo que muestra una alta

correspondencia entre los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad –SGC y la realidad de la entidad,

sin embargo con respecto a la percepción sobre la mejora en la calidad de los servicios que presta la entidad se

obtuvo un puntaje de 3,47 mostrando menos correspondencia con respecto a la mejora de los servicios

prestados por las entidades.

51

Gráfico 43

RESULTADOS GESTIÓN POR PROCESOS Y DOCUMENTAL


Las afirmaciones propuestas para esta categoría se relacionaron con el enfoque por procesos y la gestión

documental, bases importantes y fundamentales para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad -SGC.

La mayoría de los puntajes en este caso se encuentran por debajo del puntaje mínimo 3.5, estas percepciones

muestran una desarticulación entre la documentación del sistema y el incremento en la capacidad de la

entidad para mejorar los servicios a los ciudadanos.

52

Gráfico 44

RESULTADOS GESTIÓN DE LOS RECURSOS


Sobre esta categoría se tuvieron en cuenta respecto de la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2009 los

numerales: 6.1 provisión de los recursos, 6.3 infraestructura, 6.4 ambiente de trabajo, 7.4 adquisición de

bienes y servicios y finalmente el 7.5.4 propiedad del cliente; encontrando a partir de la percepción de los

encuestados que existen falencias en la infraestructura de las entidades que puede afectar la prestación de

servicios a los ciudadanos.

Así mismo en relación con las adquisiciones, se muestra que las entidades no tienen identificados los requisitos

de los bienes y servicios que adquieren y en consecuencia la afirmación relativa a si las actividades de

verificación de dichas adquisiciones logran determinar el cumplimiento de los requisitos, también tiene una

percepción de incumplimiento.

53

Gráfico 45

RESULTADOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: COMPETENCIAS


Este componente revisa la aplicación de un enfoque por competencias dentro de la Gestión del Talento

Humano, establecido en el numeral 6.2.2 de la Norma Técnica NTCGP1000:2009, orientado a la mejora en la

prestación del servicio a los ciudadanos, en este sentido se indagó sobre: perfiles ocupacionales, capacitación,

evaluación del desempeño, reconocimiento a la gestión, trabajo en equipo y el efecto de estos aspectos en la

imagen institucional que a criterio de los encuestados podría incidir en la percepción de los usuarios de las

mismas.

De manera general las puntuaciones obtenidas para esta categoría presentan calificaciones por debajo de 3.5,

por lo que se puede inferir que los funcionarios públicos perciben que no se aplica un enfoque por

competencias para el mejoramiento en la prestación de servicios a los ciudadanos.

54

Gráfico 46

RESULTADOS COMUNICACIÓN


Sobre esta categoría se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, por lo tanto al igual que la gestión del talento

humano, la comunicación representa a percepción de los encuestados las de menor correspondencia con los

requisitos del SGC y la realidad de la entidad. Por lo tanto se hace necesario fortalecer en las entidades la

comunicación interna que puede incidir en el clima organizacional, ya que puede interferir o incidir sobre la

calidad de los servicios prestados y la capacidad de la entidad para mejorar los productos y servicios a los

ciudadanos.

55

Gráfico 47

RESULTADOS MEJORA CONTINUA


En esta categoría se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, así la eficacia respecto de las acciones correctivas

para solucionar las causas de insatisfacción de los usuarios tiene una baja percepción; el manejo de los riesgos

asociados al cumplimiento en la entrega de bienes y/o servicios (acciones preventivas), muestra dificultades

para satisfacer las necesidades previstas, ya sea en términos de oportunidad, cantidad o calidad.

Cabe destacar sin embargo, que la afirmación relacionada con las auditorías internas y su aporte para

identificar oportunidades de mejora sí alcanzó el nivel mínimo establecido para el estudio, aspecto que refleja

a percepción de los encuestados, que se reconocen las bondades de las técnicas de auditoría y muestran un

nivel de apropiación de los servidores en relación con los procesos de control y evaluación establecidos por sus

entidades.

56

Gráfico 48

RESULTADOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN


En esta categoría se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, lo que muestra una baja correspondencia entre los

requerimientos del SGC y la realidad de las entidades. De acuerdo a la percepción de los encuestados el

seguimiento y la medición no asegura los resultados de la gestión sean acordes con los requisitos y

características establecidas para el ciudadano, a fin de satisfacer sus necesidades y expectativas.

57

Gráfico 49

RESULTADOS SERVICIO AL CLIENTE


La Norma Técnica de Calidad NTCGP100:2009 define el principio de “enfoque hacia el cliente” como: La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas18. De acuerdo a estar perspectiva y a las afirmaciones suministradas a los encuestados, se obtuvieron puntajes por debajo de 3.5, lo que refleja que no hay un grado suficiente de correspondencia para asegurar que el SGC ha producido un efecto positivo en la capacidad de las entidades para enfocarse en lo que significa el servicio al cliente.

18

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP1000:2009. Pág. 23.

58

VI.1.2 RESUMEN DE RESULTADOS TODAS LAS CATEGORÍAS

Gráfico 50

RESUMEN PUNTAJES OBTENIDOS POR CATEGORÍA DE ANÁLISIS


De acuerdo con el análisis de los resultados presentados se puede establecer que en criterio de los servidores

públicos encuestados, es necesario establecer acciones para que el Sistema de Gestión de la Calidad redunde

en la mejora de la prestación de los servicios de las entidades.

Las mejoras propuestas puntualmente se encuentran en los siguientes aspectos:

Gestión del Talento Humano, en lo relacionado con las competencias de las personas para prestar un buen

servicio y la comunicación entre los diferentes niveles funcionales en relación con las necesidades de los

ciudadanos.

Seguimiento y medición a los procesos, en la confiabilidad de los datos recopilados respecto al

cumplimiento de las necesidades de los ciudadanos y la utilización de los mismos para el mejoramiento

continuo.

Mejora Continua, en el enfoque preventivo de los factores que pueden afectar la satisfacción de los

ciudadanos y en el fortalecimiento de análisis de riesgos en los procesos.

59

Servicio al Cliente, dado que no se aprecia una relación directa entre el Sistema de Gestión de la Calidad y

la satisfacción de los ciudadanos, lo cual refleja problemas para cumplir con sus expectativas.

Cabe destacar que si bien existen puntos para fortalecer, no se puede desestimar los aportes del Sistema de

Gestión de la Calidad –SGC, sobre la capacidad de las organizaciones para incrementar el mejoramiento en la

prestación de servicios a los ciudadanos.

60

VII. ANÁLISIS SECTORIAL SOBRE EL SISTEMA DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO –SISTEDA VIGENCIA 2011

PLANES DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO VIGENCIA 2011

El Sistema de Desarrollo Administrativo fue concebido, por el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, para fortalecer

la capacidad administrativa y el desempeño institucional de las entidades de la Administración Pública.

Comprende el conjunto de políticas, estrategias, técnicas, metodologías y mecanismos de carácter

administrativo y organizacional, que permiten, a través de planes sectoriales de desarrollo administrativo,

gestionar y manejar efectivamente los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros.

Para la vigencia 2011 se continuó con la implementación de las cinco políticas de desarrollo administrativo,

adoptadas mediante el Decreto 3622 de 2005:

Talento Humano Gestión de la Calidad Democratización de la Administración Pública Moralización y Transparencia en la Administración Pública Rediseños Organizacionales

Con base en los informes de evaluación de los planes de desarrollo administrativo que fueron enviados por los

sectores administrativos, se realizó un análisis del porcentaje de avance en la ejecución de las acciones

establecidas y de las metas planteadas para dar cumplimiento a las políticas antes mencionadas.

En las tablas que aparecen a continuación se detalla la presentación y evaluación de los planes de desarrollo

administrativo año 2011:

Cuadro 6

Planes de Desarrollo Administrativo

Sectores 2011 Formuló 2011 Evaluó 2011

1 Sector Presidencia de la República 1 1

2 Sector Interior y de Justicia 1 1

3 Sector Relaciones Exteriores 1 1

4 Sector Hacienda y Crédito Público 1 1

5 Sector Defensa Nacional 1 1

6 Sector Agricultura y Desarrollo Rural 1 1

61

Sectores 2011 Formuló 2011 Evaluó 2011

7 Sector de la Protección Social 1

8 Sector Minas y Energía 1 1

9 Sector Comercio Industria y Turismo 1 1

10 Sector Educación Nacional 1 1

11 Sector Ambiente, Vivienda y Desarrollo

Territorial

12 Sector de la Economía Solidaria 1 1

13 Sector Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones 1

14 Sector Transporte 1 1

15 Sector Cultura 1

16 Sector Planeación 1 1

17 Sector Función Pública 1 1

18 Sector de Seguridad 1

19 Sector Estadística 1 1

20 Sector de Ciencia y Tecnología

Subtotal 18 15

Otras Formuló 2011 Evaluó 2011

Corporación Coralina 1

Corporación Autónoma de Urabá 1 1

Corporación Autónoma de Cundinamarca 1

Total 21 16

El comportamiento de las políticas de desarrollo administrativo en esta vigencia se evidencia en los siguientes

gráficos:

62

Gráfico 51

En desarrollo de la Política de Gestión y Desarrollo de Talento se mencionaron actividades relacionadas con

capacitación, inducción y reinducción, medición del clima organizacional y evaluación del desempeño.

En los planes sectoriales llama la atención la ausencia de proyectos de aprendizaje en equipo; sólo evidencian

número de capacitaciones o de eventos de capacitación, al evaluar este componente.

Con respecto al Clima Organizacional los sectores cumplen la obligación de medirlo, al menos cada dos años

pero, en la mayoría de los casos, no se muestra en ningún plan acciones concretas para responder a los

resultados de dichas mediciones.

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 96%.

63

Gráfico 52

En desarrollo de la Política de la Calidad, las actividades mayoritariamente relacionadas fueron: manejo del

archivo y tabla de retención documental, elaboración y actualización de mapas de riesgos, planes de acción

para el mantenimiento y mejora, planeación de auditorías internas de calidad y auditorias de seguimiento a la

certificación, implementación de acciones preventivas y seguimiento a puntos de control.

Se hace evidente que en esta Política los sectores concentran sus mayores esfuerzos.

El cumplimiento de metas relacionadas con esta política fue del 92,36%.

64

Gráfico 53

Las actividades más relacionadas en los planes sectoriales con respecto a la Política de Democratización

fueron: audiencias públicas, publicación en páginas web de información institucional, implementación de los

instrumentos de participación.

Es de resaltar que se ha avanzado en la concepción de la rendición de cuentas como proceso y en la ejecución

de acciones concretas para mejorar la atención ciudadana e incentivar su participación.


65

Gráfico 54

La Política de Moralización y Transparencia en la Gestión Pública es desarrollada a través de actividades como

la definición y actualización de códigos de ética, valores y principios organizacionales.

Es de señalar que algunas de las actividades relacionadas con las políticas de Democratización y Calidad, como

es el caso de la administración del riesgo, autoevaluaciones y atención al usuario, se repiten en esta política, lo

cual evidencia la necesidad de revisar su alcance y objeto para darle un límite concreto.

Otro aspecto a resaltar es la inclusión de actividades relacionadas con la racionalización de trámites.


66

Gráfico 55

En desarrollo de esta política Rediseños Organizacionales, las principales actividades fueron: revisión de los

manuales de funciones por competencias y su socialización al interior de las entidades; revisión y ajuste de

procesos y procedimientos.

Para resaltar, el proceso de restructuración de varios sectores y la creación de otros. Esto implicó un

replanteamiento y la proyección de nuevas funciones, responsabilidades y competencias de:

Sectores del “Interior” y de “Justicia y del Derecho”: resultado de la escisión del Sector Interior y de Justicia;

Sectores “Ambiente y Desarrollo Sostenible” y “Vivienda, Ciudad y Territorio” resultado de la escisión del Sector Ambiente, Vivienda y Desarrollo territorial;

Sectores “Salud y Protección Social y “Trabajo” resultado de la escisión del Sector Salud y Protección Social

Sector Inclusión Social y Reconciliación

Sector Inteligencia estratégica y Contrainteligencia

Sector Deporte


67

OBSERVACIONES GENERALES

La mayoría de los sectores continúan implementando las políticas de Desarrollo Administrativo y en

consecuencia planifican, ejecutan y evalúan acciones correspondientes a cada una de ellas.

Dado que se evidencian acciones aisladas de entidades es preciso que las entidades cabeza de sector trabajen

más en el concepto de Sector Administrativo y lo que esto implica. Sin embargo, se notan importantes avances

en este sentido en Minas y Energía, Hacienda y Crédito Público y Agricultura y Desarrollo Rural.

También es necesario mejorar la presentación de indicadores puesto que en una gran cantidad de casos no

permitieron cumplir con su función de comparación y evaluación. La evaluación se limita a señalar si se

cumplieron o no acciones generalmente determinadas por un número en bruto o en un porcentaje. No se

evalúan resultados o impactos.

68

VIII. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE

En atención a lo definido en la normatividad que le asigna a la Contaduría General de la Nación sus funciones

de regular y consolidar el Informe de Control Interno Contable para el Sector Público Colombiano, en archivo

anexo se muestra dicho informe para la vigencia 2011 (Ver al final del presente informe).

69

CONCLUSIONES

De acuerdo al análisis realizado sobre el sistema de control interno en las entidades creadas por la Ley 1448 de 2011 y en desarrollo de las facultades extraordinarias conferidas en la Ley 1444 de 2011, el Departamento Administrativo de la Función Pública acompañará a dichas entidades, en las áreas determinadas en el presente informe respecto de las herramientas que desarrollan el Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la calidad, clasificadas de acuerdo a su complejidad y necesidades puntales de cada una de ellas.

Dados los resultados obtenidos es posible establecer que las entidades vienen mostrando un avance sostenido en la implementación de las herramientas, por lo tanto las actividades de acompañamiento y asesoría estarán orientadas a la gestión de los sistemas, con el fin de evidenciar los efectos e impactos esperados frente a la prestación de los servicios a los ciudadanos. Con el propósito de mejorar la efectividad en las mediciones realizadas a las entidades, respecto del Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la calidad, se realizará una validación aleatoria de la información suministrada, lo que proporcionará elementos de juicio para el ajuste de las herramientas de evaluación utilizadas por el Departamento.

Respecto del Sistema de Desarrollo Administrativo –SISTEDA, considerando los resultados y análisis realizados a los planes suministrados por parte de los Sectores Administrativos, se evidencian acciones aisladas de entidades, por lo que es preciso trabajar más en el concepto de Sector Administrativo y lo que esto implica. Sin embargo, es relevante mencionar los avances que en este sentido muestran los sectores en Minas y Energía, Hacienda y Crédito Público y Agricultura y Desarrollo Rural. Sobre este sistema se plantean mejoras para su funcionamiento, por lo que el Departamento estará informando oportunamente los cambios o replanteamientos para el desarrollo de los planes administrativos.

En cuanto al desarrollo de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno, de acuerdo con el análisis realizado sobre los resultados obtenidos en la vigencia 2010 frente a la vigencia 2011, es posible establecer que las entidades tanto del Orden Nacional como Territorial presentan aún debilidades en el desarrollo de los siguientes componentes, información que podrá ser consultada en la página del Departamento www.dafp.gov.co ingresando a la opción SISTEMAS DE INFORMACIÓN/ aplicativo MECI-CALIDAD, a partir del 01 de junio de 2012:

Administración del Riesgo, esto debido a la falta de una visión sistémica del modelo, por lo que se tiende a manejar su implementación de forma independiente y desligada del modelo de operación por procesos, dificultando su entendimiento y aplicación práctica por parte de los servidores, de esta manera las actividades de seguimiento de los mapas de riesgo, en algunos casos, no se dan o los controles identificados no son efectivos para evitar la materialización de los riesgos.

Planes de Mejoramiento, especialmente planes de mejoramiento Individual, se requiere iniciar acciones tendientes a lograr compromisos por parte del servidor, con el fin de superar las brechas entre el desempeño real y el esperado.

Comunicación, específicamente Comunicación Organizacional, para la vigencia 2011 se presentan

algunas falencias en la comunicación interna de las entidades; por lo tanto se requiere fortalecer los

mecanismos y planes de comunicación establecidos para el flujo de información entre la Dirección de

la entidad y los demás servidores.

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