INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD COMPAÑÍA ...

www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A 10

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD

COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS- COLVATEL S.A. ESP.

CÓDIGO AUDITORÍA No.1 192

Período Auditado 2017

PAD 2018

DIRECCIÓN SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS

Bogotá, D.C., Mayo de 2018

1 Este corresponde al código asignado en el Plan de Auditoría PAD de la vigencia respectiva, el cual deberá ser utilizado por el sujeto de vigilancia y control fiscal al momento de registrar el Plan de mejoramiento en el SIVICOF.

http://www.contraloriabogota.gov.co/


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JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA Contralor de Bogotá D.C.

ANDRÉS CASTRO FRANCO Contralor Auxiliar

PAOLA VELEZ MARROQUIN Director Sectorial

DIANA MARCELA CIFUENTES DIAZ Subdirector de Fiscalización

YOLIMA CORREDOR ROMERO Asesor

Equipo de Auditoría: PAOLA GUTIERREZ VALENCIA GERENTE 039-01 CECILIA BONILLA BRICEÑO PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219-03 ALIX FLOREZ GUTIERREZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219-03 ROCIO PINZON AVILA PROFESIONAL ESP. 222-05 HECTOR ALEJANDRO PELAEZ F. PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219-03 JOAQUIN FLECHAS VELASCO PREFESIONAL UNIVERSITARIO 219-03 ANGEL ARCADIO MORALES T. PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219-03



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL........................................................................................... 16

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ............................................................................... 12

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................ 13

3.1 CONTROL DE GESTION ..................................................................................... 13

3.1.1 Control Fiscal Interno ..................................................................................... 13

3.1.2 Plan de mejoramiento..................................................................................... 17

3.1.2.1 Hallazgo administrativo por extemporaneidad en el

cargue de las acciones para el Plan de Mejoramiento ............................................ 19

3.1.3 Gestión Contractual ........................................................................................ 20

3.1.3.1. Hallazgo administrativo por debilidades en administración de los soportes documentales de los

contratos SGC-007 y SGC-008, así como la carencia de controles por parte de los contratistas, al no

responder por las obligaciones laborales que cumplen los trabajadores suministrados a Colvatel. .............. 22

3.1.3.2. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal por sobrecostos, en el pago de AIU en cuantía de $53.147.371,60............................................................................................... 23

3.2 CONTROL DE RESULTADOS ............................................................................. 32

3.2.1 Plan Corporativo ............................................................................................. 32

3.2.2. Indicadores de Gestión: Resultados de la Ejecución del

Plan Corporativo ..................................................................................................... 34

3.2.2.1 Hallazgo administrativo por incumplimiento de indicadores de gestión .............................................. 40

3.3 CONTROL FINANCIERO ..................................................................................... 41

3.3.1 Estados Contables ......................................................................................... 41

3.3.1.1 Hallazgo administrativo por inconsistencias presentadas en la información reportada al Ente de

Control por concepto de litigios no revelados en notas a los estados financieros............................................ 47

3.3.2 Gestión Financiera ......................................................................................... 49

3.3.2.1 Inversiones financieras ......................................................................................................................... 49

3.3.2.2 Hallazgo administrativo por error de transcripción en el registro de la información reportada en

SIVICOF en el Formato CB-0114: INFORME SOBRE INVERSIONES EN TITULOS vigencia 2017. ........... 50

3.3.2.3 Indicadores financieros ......................................................................................................................... 51

4. OTROS RESULTADOS .......................................................................................... 56



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4.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS ........................................................... 56

4.2 ATENCIÓN DE QUEJAS ...................................................................................... 56

4.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL .................................................................. 56

5. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES

(HALLAZGOS) DE AUDITORÍA. .................................................................................... 57



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1. DICTAMEN INTEGRAL Doctor CARLOS ENRIQUE GONZALEZ RODRIGUEZ Presidente COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS COLVATEL S.A. ESP Diagonal 23 K No 96F 62. Interior 2 Código Postal: 110911 Bogotá, D.C. Ref: Dictamen de Auditoría de Regularidad vigencia 2017

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de Regularidad a la COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS COLVATEL S.A. ESP., evaluando los principios de economía, eficiencia, eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos; la gestión contractual; la calidad y eficiencia del control fiscal interno; el cumplimiento al plan de mejoramiento; la gestión financiera a través del examen del Balance General a 31 de diciembre de 2017 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017; (cifras que fueron comparadas con las de la vigencia anterior), estado de situación financiera a 31 de diciembre de 2017 y el estado de resultados a 31 de diciembre de 2017, la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la aplicación de los sistemas de control de Gestión, Resultados y Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros), el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.



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El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de la auditoría. Las observaciones se dieron a conocer a la entidad en el informe preliminar de auditoria, la respuesta de la administración fue valorada y analizada tal como señala en el capítulo de resultados de la presente auditoría. 1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: 1.1 Control de Gestión 1.1.1 Control Fiscal Interno Evaluado el Sistema de Control interno de COLVATEL, y teniendo en cuenta los objetivos del sistema de control fiscal interno y de los principios de la gestión fiscal: eficiencia, eficacia y economía, se evidencia que tiene un Sistema de Control Interno que monitorea y controla a los 17 procesos, se mantiene la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, aplica el Mapa de Riesgos para cada proceso y mantiene la Matriz de Riesgos Anticorrupción. Se presenta un hallazgo administrativo por incumplimiento de indicadores de gestión.



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1.1.2. Evaluación Plan de Mejoramiento COLVATEL cumplió con las treinta y un (31) acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento reportado el 6 de abril de 2018 y que corresponde a la cuenta anual del 2017, por lo tanto, la gestión implementada por la Compañía para subsanar la causa o factor generador de las situaciones observadas por la Contraloría fue efectiva en un 100%, en consecuencia, estas acciones se cierran. No obstante, lo anterior se presenta una observación administrativa por extemporaneidad en el cargue de las acciones para el Plan de Mejoramiento. La Compañía no reportó en el aplicativo SIVICOF en el mes de febrero del 2017, en el formato CB 402S PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDAD, correspondiente a la cuenta anual de la vigencia 2017, siete (7) acciones incumplidas asociadas a los hallazgos Nos: 2.1.1.2., 2.2.1.1.1., 2.2.1.2.1., 2.2.1.3.1. y 2.2.1.4.1, de la Auditoría de Regularidad PAD 2015 vigencias 2013 y 2014; y de la Auditoría de Desempeño PAD 2016 vigencias 2015 y 2016, no remitió veinticuatro (24) acciones abiertas relacionadas con los hallazgos: 3.1.1., 3.1.2., 3.1.3., 3.1.4., 3.1.5., 3.1.6., 3.1.7., 3.1.8., 3.1.9., 3.1.10., 3.1.11., 3.1.12. y 3.1.13., con fecha de terminación hasta el 31 de diciembre de 2017. La Compañía solicitó apertura del aplicativo SIVICOF que fue autorizada por la Contraloría para la retransmisión del Plan de Mejoramiento, lo anterior, so pena de las sanciones a que haya lugar. 1.1.3. Gestión Contractual En la evaluación de la gestión contractual se establecieron hallazgos administrativos, ocasionados por:

Hallazgo administrativo con incidencia fiscal en cuantía de $53.147.371,60, por sobrecostos en desarrollo del contrato SGC – 007 de 2017 y presunta incidencia disciplinaria, en el pago de AIU.

Hallazgo administrativo por debilidades en administración de los soportes documentales de los contratos SGC-007 y SGC-008, así como la carencia de controles por parte de los contratistas, al no responder por las obligaciones laborales que cumplen los trabajadores suministrados a COLVATEL.



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1.2 Control de Resultados Plan Corporativo El resultado de los indicadores del Plan Corporativo de COLVATEL es ineficaz porque los indicadores: Nivel de cumplimiento EBITDA, Cumplimiento de Utilidad, Cumplimiento de los Ingresos totales, Mejorar la satisfacción de nuestros clientes y Aumentar/mantener nuestra base de negocios no se cumplieron de acuerdo a lo planeado por la compañía, presentando resultados de 89,34%, 34,36%, 94,94% , una calificación de 3,79 de 4,5 y un cumplimiento de 7,39% de una meta establecida de >=20% respectivamente. 1.3 Control Financiero 1.3.1 Estados Contables.

Analizada la información del factor de estados contables, se concluye que el principio de eficacia se ve afectado en razón a que se presentan deficiencias del sistema de control interno contable, autocontrol y seguimiento en la rendición de informes, como es el caso del reporte de los procesos judiciales en contra y a favor de la compañía al aplicativo SIPROJ, durante los últimos 5 años; Adicionalmente, la Gerencia Jurídica de la Compañía calificó 3 procesos laborales y 2 ejecutivos administrativos con una calificación del 49% de probabilidad de fallo en contra por valor de $237 millones hechos que no fueron revelados en notas de los estados financieros a 31 de diciembre de 2017, desconociendo el principio de revelación plena. Situación que podría afectar en un futuro el resultado del ejercicio. 1.3.2 Gestión Financiera

En conjunto los resultados de los indicadores de liquidez fueron adecuados para cumplir con las obligaciones de la Compañía en el corto plazo, el nivel de endeudamiento total es aceptable con el 42,5%, originado principalmente por las cuentas comerciales por pagar y otras, la estructura de financiamiento se ubica en un 0.73, lo que significa que por cada peso de relación patrimonial la Compañía adeuda 73 centavos, así mismo, el indicador de rentabilidad es positivo, sin embargo, la tendencia en la disminución en el margen de utilidad neta en los últimos 3 años sumado a la reducción de los ingresos operacionales, son aspectos que inciden negativamente en el nivel de desempeño de la Compañía.

1.4 Concepto sobre la rendición y revisión de la cuenta



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El Representante Legal de la COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS S.A.E.S.P.-COLVATEL S.A., rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del 2017, dentro de los plazos previstos en la Resolución Reglamentaria No. 11 de 2014, presentada a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF, con fecha de recepción el 15 de febrero de 2018, en lo que respecta a los Estados Contables se remitió el 26 de marzo de 2018. Durante el ejercicio no se evidencio el Acta de Asamblea General, solo se expidió una certificación de los saldos aprobados que coinciden con los registrados en el libro mayor y balances y a su vez con los saldos reflejados en los estados financieros auditados que se ajustan con lo reportado en el aplicativo CHIP de la CGN. Por lo demás, se dio cumplimiento a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C. Así mismo, se presentó error de transcripción en el registro de la información reportada en SIVICOF en el Formato CB-0114: INFORME SOBRE INVERSIONES EN TITULOS vigencia 2017. 1.5 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los estados contables arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMATICOS S.A.E.S.P.-COLVATEL S.A. E.S.P. a 31 de diciembre de 2017, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

1.6 Concepto sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno Corresponde a la Contraloría conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política.

El control fiscal interno implementado en COLVATEL S.A. ESP., en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal, obtuvo una calificación del 95% de 100%, porcentaje que permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos para salvaguardar los bienes, fondos



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y recursos públicos puestos a su disposición, garantizan su protección y adecuado uso; así mismo permite el logro de los objetivos institucionales.

Como resultado de la evaluación realizada en cada uno de los factores de integralidad, se determinaron los siguientes resultados: El componente de gestión para la evaluación producto de la auditoria de regularidad durante la vigencia 2017 en COLVATEL para el principio de eficacia obtuvo una calificación del 93%, para el principio de eficiencia del 99% y para el principio de economía del 89%. Los factores con los cuales se obtuvo la calificación señalada son los siguientes: Control Fiscal Interno se ha determinado una eficacia del 96% y una eficiencia del 93%; el Plan de Mejoramiento presentó una eficacia del 100%; la gestión contractual tiene una eficacia del 98%, una eficiencia del 98% y una calificación para el principio de economía del 89%. Para el componente de planes, programas y proyectos, cuyo factor es la evaluación del Plan Estratégico Corporativo en COLVATEL los resultados son para el principio de eficacia con el 84% y eficiencia con el 100%. El componente financiero está compuesto por el factor estados contables que para el principio de eficacia obtuvo una calificación del 100% y por el factor de gestión financiera con una eficacia del 88%.

1.7 Concepto sobre el fenecimiento

Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia 2017 realizada por COLVATEL S.A. ESP.; en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó a los principios de economía, eficiencia, eficacia. Con fundamento en lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C. concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia 2017, auditada se FENECE.

Presentación del Plan de mejoramiento

A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de



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cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de diez (10) días hábiles siguientes a la radicación en concordancia con el Art. OCTAVO de la Resolución Reglamentaria 012 del 28 de febrero de 2018, en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C.. El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993. Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones formuladas, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C. El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal2”.

Atentamente,

PAOLA VELEZ MARROQUIN

Director Técnico Sectorial de Fiscalización

Revisó: Diana Marcela Cifuentes Díaz - Subdirector de Fiscalización Comunicaciones

Paola Gutiérrez Valencia - Gerente Elaboró: Equipo Auditor

2 Artículo 17 ley 42 de 1993. Se mantiene en el evento de obtener el fenecimiento de la cuenta en caso contrario se debe retirar.



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2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

COLVATEL, es una sociedad comercial anónima, de servicios públicos mixta, del orden Distrital, descentralizada por servicios, creada en diciembre de 1992 como filial de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá -ETB- S.A. E.S.P y tiene como misión: “Somos el aliado estratégico en el despliegue y operación de redes de telecomunicaciones y soluciones integrales (TIC), orientados a la innovación y la experiencia operativa”. La Compañía se dedica a la comercialización de bienes, a la prestación de servicios de telecomunicaciones y cualquier tecnología informática y de comunicaciones (TIC´s), así como servicios de valor agregado, telemáticos, outsourcing e integración de servicios a terceros en las áreas de gestión técnica, administrativa, financiera, comercial y operativa.

GRAFICO 1 PARTICIPACIÓN ACCIONARIA COLVATEL S.A. ESP.

Fuente: http://www.colvatel.com/somos.php

Objetivos específicos de la auditoría

Evaluar de manera integral la gestión fiscal en la contratación realizada por COLVATEL.

Establecer si los estados financieros reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes



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y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación.

Determinar en qué medida la entidad logró sus objetivos y cumplió con el Plan Corporativo – PC.

Verificar la efectividad

de las acciones establecidas en el Plan de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se circunscribió al 31 de diciembre de 2017, y si se encuentra cumplido a la fecha de la evaluación.

Determinar la calidad y eficiencia del control fiscal interno del sujeto de vigilancia y control fiscal.

Determinar si durante la vigencia examinada, la gestión de los recursos públicos puestos a disposición se realizó cumpliendo los principios de la gestión fiscal como eficacia, eficiencia y economía, de manera que garantice la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir la misión institucional y los fines esenciales del Estado, con el fin de evaluar los resultados de la gestión fiscal, opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno.

La evaluación de la gestión fiscal de COLVATEL, se realiza de manera posterior y selectiva, a partir de una muestra representativa, mediante la aplicación de las normas de auditoría de general aceptación, el examen de las operaciones financieras, administrativas y económicas, para determinar la confiabilidad de las cifras, la legalidad de las operaciones, la revisión de la cuenta, la economía y eficiencia con que actuó el gestor público, con el fin de opinar sobre los estados financieros, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno y emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada. El presente Plan de Trabajo guarda concordancia con los lineamientos señalados en el Plan Anual de Estudios -PAE- vigencia 2018. La evaluación en la auditoría de regularidad incluye los siguientes componentes y factores:

CUADRO No 1 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL



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COMPONENTE OBJETIVO DE EVALUACIÓN FACTOR PONDERACIÓN PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

EFICACIA EFICIENCIA ECONOMÍA

CONTROL DE GESTIÓN

(50%)

Examinar la eficiencia y eficacia de COLVATEL de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad3

Control fiscal

interno

20% X X

Plan de mejoramient

o

10% X

Gestión contractual

70% X X X

Gestión

presupuestal

N.A

N.A

N.A

N.A

CONTROL DE RESULTADOS

(30%)

Establecer en qué medida COLVATEL logra sus objetivos corporativos y cumple planes, adoptados por la empresa, en el periodo 2017.

Plan estratégico corporativo

100%

X X X

CONTROL FINANCIERO

(20%)

Examinar que COLVATEL realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros, la empresa refleja razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.-

ESTADOS CONTABLE

S

70% X

GESTIÓN FINANCIER

A 30%

X

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 CONTROL DE GESTION

3.1.1 Control Fiscal Interno

El Control Fiscal Interno se evaluó transversalmente, es decir, por componente y/o factor teniendo en cuenta los procesos y procedimientos de las dependencias responsables. Además, se tuvo en cuenta la matriz de riesgo de COLVATEL donde se identificó los puntos de control relacionados con el manejo de los recursos públicos, la eficacia y la

3 Ley 42 de 1993, artículo 12.



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eficiencia en el cumplimiento de los objetivos con el propósito de conceptuar sobre la calidad y eficiencia del sistema de control fiscal interno.

CUADRO No 2 MUESTRA EVALUACIÓN DEL CONTROL FISCAL INTERNO

Fuente: Equipo Auditor COLVATEL S.A. ESP. Auditoria de Regularidad PAD 2018

- Ambiente de Control

FACTOR DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

Y/O PUNTO DE CONTROL

CONCLUSIÓN

Gestión Contractual

Verificar en la muestra contractual seleccionada, el cumplimiento los principios, del objeto contractual y de las obligaciones contractuales

Se pudo evidenciar que el 10% de los contratos objeto de la muestra se encuentran con acta de liquidación y terminación, observándose para ello el cumplimiento de los principios de eficiencia y eficacia, dado que los contratos restantes se encuentran unos en etapa de ejecución y otros en proceso de liquidación y terminación.

Plan Estratégico Corporativo

Los diez (10) portafolios ofrecidos por COLVATEL

COLVATEL para 2017 presentó dos (2) líneas de negocio: I. Operación y Soluciones con el Portafolio de Servicios: 1.Construcción de redes 2.Instalación y comisionamiento 3.Operación y mantenimiento II. Proyectos de Integración TIC, con los siguientes servicios: 1.Gestión Documental. 2.Mesa de Ayuda 3.Infraestructura.

Control Fiscal Interno

Verificar el Plan de Acción y el Programa de Auditorías Internas.

COLVATEL tiene una política de carácter transversal en la que abarca las dependencias de la empresa, los procesos y actividades. Además, la Gerencia de Control Interno ejecutó un plan de actividades para el año 2017 de las Auditorías internas programadas.

Gestión Financiera

Examinar los controles de los indicadores financieros con el fin de evaluar y monitorear el desempeño de Gestión Financiera.

En el Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía ha implementado el proceso Gestión Financiera A03, la caracterización del proceso, los indicadores y las etapas que lo componen atendiendo al ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Se realiza la consolidación y monitoreo conforme a los indicadores de la Gestión Financiera, y para ello se cuenta con el Tablero de Indicadores. Los controles están establecidos con el monitoreo y seguimiento que se adelanta a través de los informes de desempeño para Junta Directiva, el seguimiento al tablero de indicadores.

Estados contables

Evaluación de los Controles en el Marco del Control Fiscal Interno

Se presentan debilidades de control, autocontrol y seguimiento en lo que respecta al no reportar litigios en los últimos 5 años al aplicativo SIPROJ; como también no revelar en notas de los estados contables a 31 de diciembre de 2017.



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COLVATEL en lo referente al Sistema de Gestión de Calidad para 2017, obtuvo por segunda vez, la renovación de la certificación del Sistema bajo las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 en todos sus procesos. Cuenta con políticas y procedimientos que conlleva al talento humano de la organización a un nivel alto de compromiso, al respecto se observa lo siguiente: Política de Control Interno, Manual de Calidad, Manual de Contratación, Manual de Administración y Control de Riesgos de Tesorería, Manual de Marca e Imagen Corporativa.

- Actividades de control

Para la vigencia de 2017, COLVATEL desarrollo treinta y ocho (38) acciones de control en las que se destacan: Análisis de cargas de trabajo, Informes de arrendamiento de espacios, Informe de visitas a las sedes, seguimiento al mapa de riesgos, planteamiento de la estructura matricial compuesta, proveedores de servicio, Calificación de riesgos, Cuentas por cobrar, Cargas de trabajo gerencia financiera, entre otros.4 De la evaluación realizada a la muestra contractual seleccionada para el desarrollo de la auditoría de Regularidad PAD 2017 – Vigencias 2015 – 2016 en COLVATEL S.A. ESP bajo el contexto del ejercicio fiscal integral, que comprende el control financiero, de gestión y de resultados, basado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales, conforme lo preceptuado en el mandato del artículo 267 constitucional; este organismo de control conceptúa que sin perjuicio del régimen especial y de los procedimientos establecidos para cumplir las obligaciones pactadas en sus contratos; se continúan presentando debilidades en la ejecución, seguimiento supervisión y liquidación de los negocios jurídicos. Entre otras consideraciones porque es pertinente recabar que el control previo administrativo les corresponde a las oficinas de Control Interno, para inicialmente determinar los grados de cumplimiento, en términos de eficiencia y eficacia de sus procesos contractuales mediante sus auditorías internas y luego en complementariedad para distinguir entre los contenidos fines y responsabilidades propios del Control Interno. Así las cosas, en materia contractual el sujeto de control cumple parcialmente con el principio de eficacia, toda vez que sus resultados se direccionan al logro de la misionalidad establecida en el Plan Estratégico Corporativo pero no así con el principio de eficiencia, habida consideración que del control fiscal posterior y selectivo a contratos objeto de la muestra se encontraron algunos en procesos de ejecución, otros en suspensión y sin actas de terminación y liquidación lo cual impide establecer entre otros, 4 Informe seguimiento y control del mapa de riesgos de corrupción, COLVATEL S.A. ESP.



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la relación costo beneficio y si existió optimización de recursos en términos de calidad de los bienes y servicios, aspectos que se sustentan en las observaciones administrativas de auditoría del presente informe.

- Información y Comunicación

Sobre la información y comunicación la empresa tiene claramente definido los riesgos corporativos. Además, se presentan debilidades de control, autocontrol y seguimiento en lo que respecta al no reportar litigios en los últimos 5 años al aplicativo SIPROJ; como también no revelar en notas de los estados contables a 31 de diciembre de 2017, cinco (5) litigios con probabilidad de fallo en contra de la compañía por valor de 237 millones. Situación por la que se ve afectado el principio de eficiencia, al no contar con información contable y jurídica actualizada de los procesos jurídicos a favor y en contra de la Compañía.

- Monitoreo

Como se anotó anteriormente, la Gerencia de Control Interno hace la trazabilidad de todos los procesos en las dependencias responsables, y el seguimiento lo desarrolla empleando el Plan de Mejoramiento producto de las observaciones de sus auditorías internas, así como los de la Contraloría de Bogotá. Por ejemplo, en lo referente a la Estructura Matricial Compuesta, la Gerencia de Control Interno desarrolló un documento planteando estructuras en tres modalidades: funcional, orientada a proyectos y matricial. Además, en lo concerniente a seguimiento y control del mapa de riesgos de corrupción, la empresa, se comprometió “institucionalmente de mantener la aplicación sistemática del esquema

de Control Interno dispuesto por COLVATEL para mitigar de manera efectiva los riesgos identificados y cumplir con los objetivos de estrategia de lucha contra la corrupción establecidos por el Gobierno Nacional, cuya responsabilidad corresponde a los líderes de los procesos.”

- Administración del Riesgo.

La Junta Directiva trata lo referente a la matriz de riesgos5 y los temas más relevantes del proceso de auditoría y de la gestión de riesgos.

5 Acta de Junta Directiva No 147 del 20 de diciembre de 2017.



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La Gerencia de Control Interno no identificó situaciones de corrupción como situaciones que pusieran en riesgo la imagen corporativa de COLVATEL, toda vez que debe verificar el cumplimiento del SARLAFT6 En la matriz de riesgos COLVATEL presenta dieciocho (18) riesgos de los cuales dos (2) están en zona de alto riesgo, cuatro (4) en zona de moderado riesgo y doce (12) en zona de bajo riesgo. Los de zona de alto riesgo con sus consecuencias son:

1. Posible manejo inadecuado de la información de la compañía o fuga de

información reservada o confidencial que pueda ser utilizada por terceros para

beneficio personal7. Su consecuencia es de carácter económico.

2. Posibilidad de que quienes intervengan en la operación de soluciones, ejecuten

sus funciones guiados por intereses particulares: uso inapropiado de información

privilegiada o confidencial, participación en la comisión de actos ilegales, uso o

apropiación de equipos, herramientas, materiales y otros recursos dispuestos para

la operación8. Con consecuencias como:

a. Desviación o mal uso de recursos de la Compañía.

b. Fuga de información privilegiada o confidencial.

c. Pérdidas económicas para la Compañía.

d. Multas y/o sanciones.

3.1.2 Plan de mejoramiento

Para la evaluación del Plan de Mejoramiento, se verificó el reporte realizado por la Compañía en el formato CB 402S PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDAD, del aplicativo SIVICOF cuenta anual del 2017 que fue incorporado en el mes de febrero del 2018, no obstante, se observó que la Compañía no reporto en el formato CB 402S las acciones asociadas a los siguientes hallazgos cuya fecha de terminación fue el 31 de diciembre de 2017.

De la Auditoría de Regularidad PAD 2015 vigencias 2013 y 2014, siete (7) acciones que se relacionan como incumplidas asociadas a los hallazgos 2.1.1.2., 2.2.1.1.1., 2.2.1.2.1., 2.2.1.3.1. y 2.2.1.4.1.

6 Sistema de Gestión del Riesgo del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. 7 http://www.colvatel.com/CMS/modulos/files_somos/files/2016-09-22_02_10_41MAPA.pdf. Matriz de riesgos de Corrupción, COLVATEL S.A. ESP., Gerencia de Control Interno. 8 Ibidem.


http://www.colvatel.com/CMS/modulos/files_somos/files/2016-09-22_02_10_41MAPA.pdf


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De la Auditoría de Desempeño PAD 2016 vigencias 2015 y 2016, veinticuatro (24) acciones abiertas de los hallazgos: 3.1.1., 3.1.2., 3.1.3., 3.1.4., 3.1.5., 3.1.6., 3.1.7., 3.1.8., 3.1.9., 3.1.10., 3.1.11., 3.1.12. y 3.1.13.

COLVATEL, mediante oficio No. 1-2018-07303 del 3 de abril del 2018, solicitó la apertura del aplicativo SIVICOF, con el propósito de “incorporar en el formato 71 Plan de Mejoramiento –

CB 0402S de la cuenta anual a 31 de diciembre de 2017 (…)”, la Contraloría autorizó la apertura de SIVICOF para la retransmisión del Plan de Mejoramiento, mediante oficio No. 2-2018-05895 del 4 de abril de 2018, para los días 5, 6 y hasta el 9 de abril de 2018, actividad que fue realizada por la Compañía el 6 de abril de 2018. Lo anterior, so pena de las sanciones a que haya lugar. Realizado el nuevo reporte por parte de la Compañía del formato CB 402S en SIVICOF el 6 de abril de 2018, se realizó la evaluación conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 012 del 26 de febrero del 2018 sobre Plan de Mejoramiento, por lo tanto, se seleccionaron treinta y un (31) acciones de las cuales siete (7) se relacionan como incumplidas y veinticuatro (24) abiertas, con fecha de terminación hasta el 31 de diciembre de 2017, como se describen a continuación:

De la Auditoría de Regularidad PAD 2015 vigencias 2013 y 2014, las siete (7) acciones incumplidas asociadas a los hallazgos 2.1.1.2., 2.2.1.1.1., 2.2.1.2.1., 2.2.1.3.1. y 2.2.1.4.1. Así mismo, se estableció que COLVATEL no dio cumplimiento a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 069 del 28 de diciembre de 2015, artículo 12, parágrafo 1., aspecto que fue informado previamente en el Informe de Auditoría Regularidad PAD 2017 vigencias 2015-2016, numeral Plan de Mejoramiento.

De la Auditoría de Desempeño PAD 2016 vigencias 2015 y 2016 y de la Auditoría Regularidad PAD 2017 vigencias 2015-2016, veinticuatro (24) acciones abiertas de los hallazgos: 3.1.1., 3.1.2., 3.1.3., 3.1.4., 3.1.5., 3.1.6., 3.1.7., 3.1.8., 3.1.9., 3.1.10., 3.1.11., 3.1.12. y 3.1.13. (PAD 2016) y las acciones 2.1.3.1.1., 2.1.3.4.1. y 2.1.3.6.1. (PAD 2017).

De la valoración realizada, se evidenció que COLVATEL cumplió con las treinta y un (31) acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento reportado el 6 de abril de 2018 y que corresponde a la cuenta anual del 2017, por lo tanto, la gestión implementada por la Compañía para subsanar la causa o factor generador de las situaciones observadas por la Contraloría fue efectiva en un 100%, en consecuencia, estas acciones se cierran.



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CUADRO No 3 NÚMERO DE HALLAZGOS Y ACCIONES CERRADAS Y CUMPLIDAS

No. DE HALLAZGOS

No. DE ACCIONES

ACCIONES CERRADAS

INCUMPLIDAS INEFECTIVA

21 31 31 0 0 Fuente: Plan de Mejoramiento a 31 de diciembre de 2017 reportado el 6 de abril del 2018 SIVICOF. COLVATEL

3.1.2.1 Hallazgo administrativo por extemporaneidad en el cargue de las acciones para el Plan de Mejoramiento Evaluado el Plan de Mejoramiento de COLVATEL en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 14 del capítulo VI de la Resolución Reglamentaria No. 069 del 28 de diciembre de 2015 “(…) actualiza el Trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y

control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C.; se adopta el procedimiento interno y se dictan otras

disposiciones “ vigente para la época de los hechos, se evidenció que la Compañía omitió en su oportunidad reportar en el formato 71 de la cuenta anual a 31 diciembre de 2017 el seguimiento de las acciones correspondientes a los hallazgos administrativos Nos. 3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4, 3.1.5,3.1.6, 3.1.7, 3.1.8, 3.1.9, 3.1.10, 3.1.11, 3.1.12 y 3.1.13 producto de las observaciones administrativas establecidas en el informe de la Auditoría de Desempeño – PAD 2016 – Vigencias 2015 – 2016. Adicionalmente, las acciones incumplidas del Plan de Mejoramiento de la Auditoría de Regularidad PAD 2017, la compañía no reportó las acciones de la Auditoría de Regularidad PAD 2015 vigencias 2013 y 2014, asociadas a los hallazgos 2.1.1.2, 2.2.1.1.1., 2.2.1.2.1., 2.2.1.3.1. y 2.2.1.4.1. No obstante que COLVATEL incorporó con formato CB–0402S en el SIVICOF las acciones necesarias, con el objeto de eliminar las causas que motivaron los hallazgos administrativos, como resultado de la auditoría de Desempeño PAD 2017 de las vigencias 2015–2016 y Auditoría de Regularidad PAD 2015 vigencias 2013 y 2014 y con la autorización de la Contraloría de Bogotá, el cargue de las acciones se dio de manera extemporánea, hecho fiscal que refleja debilidades en la aplicación de los controles y fallas en los mecanismos de seguimiento y evaluación del Plan de Mejoramiento, contraviniendo los principios de la gestión fiscal y lo previsto en la normatividad vigente (Resolución Reglamentaria 012 del 28 de febrero de 2018), cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la ley 42 de 1993, habida cuenta del imperativo seguimiento a la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C., y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control.



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Valoración de la respuesta COLVATEL S. A. E.S.P. en la argumentación de su respuesta convalida la observación administrativa planteada por el equipo auditor frente a la extemporaneidad en el cargue de las acciones correspondientes al Plan de Mejoramiento. No obstante, COLVATEL reitera la diligencia que ha adelantado con las actividades propuestas para la evaluación, seguimiento y análisis del Plan de Mejoramiento, las cuales fueron objeto de valoración del equipo de auditoría y su resultado generó el cierre de las mismas en su totalidad presentando una calificación porcentual del 100 % de eficacia.

Así las cosas, como el sujeto de control no logró desvirtuar la observación administrativa presentada en el informe preliminar y la acepta, se confirma la misma y se configura como un hallazgo administrativo que deberá ser incorporado en el Plan de Mejoramiento. 3.1.3 Gestión Contractual

COLVATEL en materia de gestión contractual, por disposición del artículo 13 de la ley 1150 de 2007, está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, así como a los principios de la función administrativa y gestión fiscal establecidos en la Constitución Política Colombiana. Además, no está sometida a las normas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) en virtud a la excepción contemplada en el artículo 14 de la ley 1150 de 2007, toda vez que es una empresa que desarrolla actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional e internacional en el mercado regulado del sector de las Telecomunicaciones, establecida en la Ley 1431 de 2009. Por lo anterior, en materia contractual se le aplican las normas relativas a las sociedades anónimas según la legislación comercial colombiana, así como su Manual de Contratación y Supervisión y la política de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de COLVATEL, documentos anexos de consulta que hacen parte del plan de trabajo. Según la información reportada por COLVATEL al sistema SIVICOF, a 31 de diciembre de 2017, el universo de contratación para la vigencia 2017 se estableció en 36 contratos por $83.986.03 millones. La muestra se enfocó en los contratos más significativos, de alto nivel de riesgo y objeto del negocio, así: 4 contratos que representan en número el 11,11% y respecto al valor el 92,94%, es decir $78.063,32 millones para el 2017. De



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estos contratos los Números SGC-024-17, SGC-007-15 y SGC-017-16 corresponden a Alertas a la contratación. De igual manera, se incluyen en la muestra los siguientes contratos: SGC-043-16 (Reclamación de Garantías) y los contratos de prestación de servicios temporales números: SGC-120-15, SGC-121-15 y SGC-122-15 por valor de $ 111.340.080 millones, los cuales fueron insumo de la auditoría de Regularidad en COLVATEL PAD 2017 – vigencias 2015 y 2016.

CUADRO No. 4 MUESTRA DE CONTRATACIÓN VIGENCIAS 2015, 2016 Y 2017

Cifras en Pesos Fuente: SIVICOF corte 31 dic 2017.

De los contratos tomados en la muestra, ocho (8) de ellos cumplen con el Manual de Contratación de COLVATEL y dos (2) de ellos son observados así: Con respecto a los contratos de alerta fiscal se presentó: El contrato SGC-007-15 INMOBILIARIA FRÍAS ORDOÑEZ CIA con el Objeto: Arrendamiento del inmueble ubicado en la carrera 23 No. 55-17 de la ciudad de Bucaramanga. Cuya justificación: Operación en la zona para el proyecto última Milla. Se encuentra en ejecución, se suscribió el 4 de febrero de 2015 y se han firmado 5 otros si, presentando la justificación para cada uno, dado la prórroga del Proyecto de Última Milla celebrado con la ETB, S.A. ESP.

NÚMERO DEL COMPROMISO VALOR DEL CONTRATO

SGC-120-15 $ 37.119.000.000

SGC-121-15 $ 42.709.000.000

SGC-122-15 $ 31.172.000.000

SGC-043-16 $ 340.080.000

SGC-007-17

$ 33.218.000.000

SGC-008-17

$ 44.032.000.000

SGC-033-17 $783.816.544

SGC-024-17 $29.508.680

SGC-007-15 $87.905.599

SGC-017-16 $27.347.139



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El contrato SGC-017-16 JHON JAIRO MARIN MEDINA cuyo objeto: Arrendamiento del inmueble ubicado en la carrera 14 No 36-40 Edificio Rincón de Ambalá, local No 4 de la ciudad de Ibagué. Su justificación: Operación del proyecto de Última Milla en Ibagué; se encuentra en ejecución, se suscribió el 16 de mayo de 2016, se han firmado 5 Otro Sí, justificando cada uno con la prórroga del Proyecto de Última Milla celebrado con la ETB, S.A. ESP. El contrato SGC-024-17 GERMÁN PALACIO ZUÑIGA con objeto: En virtud del presente contrato, EL ABOGADO con plena autonomía técnica, financiera y administrativa, se obliga a asumir la representación jurídica de COLVATEL como llamado en garantía, dentro del medio de control de Reparación Directa que se adelanta en el Juzgado 37 Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá. Se suscribió el 27 de septiembre de 2017. El contrato se encuentra en ejecución y cumple con las obligaciones hasta el 31 de diciembre de 2017. Los tres (3) contratos se encuentran en ejecución, cumple lo referente a la fase precontractual y contractual acorde a lo establecido por COLVATEL, S.A. ESP.

3.1.3.1. Hallazgo administrativo por debilidades en administración de los soportes documentales de los contratos SGC-007 y SGC-008, así como la carencia de controles por parte de los contratistas, al no responder por las obligaciones laborales que cumplen los trabajadores suministrados a COLVATEL.

Revisados los contratos SGC-007 y SGC 008, se evidenció que las facturas no contienen los documentos soportes para el respectivo pago, tales como informe de actividades ejecutadas, ni el cumplimiento de las labores encomendadas y desarrolladas por cada trabajador, por lo que fue necesario remitirse a la vicepresidencia de operaciones y entender como realizan la validación física o virtual del cumplimiento de horario por cada trabajador contratado por las empresas contratistas, sin embargo, no se pudo constatar soportes que demuestren que actividades realizaron.

Adicionalmente, los contratistas no controlan los trabajadores que suministran a Colvatel. Después de suministrar la persona con el perfil requerido, todo el control del personal está a cargo de Colvatel, en lo relacionado con control de horario, labores que adelantan y seguimiento a su desempeño. Esta ausencia, deja en manos del contratante toda la información base para los pagos, sin tener una confrontación o validación por parte del contratista, lo cual, refleja inadecuada vigilancia e inspección en la ejecución del objeto contractual.



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Valoración de la respuesta: Respecto de los argumentos expuestos por COLVATEL en la respuesta al informe preliminar, es preciso aclarar que los controles específicos NO mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos, por cuanto se evidencia que no existen soportes físicos y documentales que se requieren para legalizar el correspondiente pago de la nómina y del anticipo, debidamente foliados y archivados con corte a cada mes de pago. Adicional a a lo anterior, COLVATEL no ejerce la función de supervisión sobre las obligaciones al contratista establecidas en los contratos SGC-007 y SGC008 según lo estable el manual de supervisión y evaluación artículos cuadragésimo séptimo, parágrafo y cuadragésimo octavo. Por lo tanto no desvirtúan la observación y se configura como hallazgo administrativo, y debe ser incluido en el plan de mejoramiento. 3.1.3.2. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal por sobrecostos, en el pago de AIU en cuantía de $53.147.371,60. La observación de auditoría es por la suma de CINCUENTA Y TRES MILLONES CIENTO CUARENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA Y UN PESOS CON 60 CTVOS ($53.147.371,60) M/CTE., y teniendo en cuenta la participación accionaria de la empresa, la cuantía del detrimento, se determina así:

CUADRO 5 PARTICIPACIÓN ACCIONARIA

PARTICIPACIÓN ACCIONARIA EN COLVATEL S.A.

PARTICIPACIÓN ACCIONARIA BOGOTÁ EN ETB.

ACTOR PORCENTAJE EN ACCIONES


PÚBLICO 88,16% PÚBLICO 88,4%

PRIVADO 11,84% PRIVADO 11,60%

TOTAL 100,00% TOTAL 100,00% Fuente: Participación accionaria SIVICOF. Fuente: Participación accionaria SIVICOF. El cálculo del daño se considera en:



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CUADRO 6 PARTICIPACIÓN ACCIONARIA DE BOGOTA EN COLVATEL

Cifras en pesos


DAÑO

PUBLICO 77,93% $53.147.371,60 Fuente: : Elaboración propia con información suministrada por Colvatel.

Colvatel S.A. contrató en el año 2017, bajo la modalidad de contratación pública, a través de solicitud pública de ofertas el siguiente objeto:

“{…} PRESTAR BAJO SU PROPIA AUTONOMÍA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA, SERVICIOS TEMPORALES O TRANSITORIOS DE SUMINISTRO DE PERSONAL, EN LOS EVENTOS PREVISTOS EN EL ARTÍCULO 77 DE LA LEY 50 DE 1990 {…}”.

De conformidad con el parágrafo primero de la cláusula sexta del contrato se determinó:

“{…} El AIU se aplicará sobre el factor salarial únicamente que estará dado por los siguientes conceptos sujetos a la ley (…) No se pagarán valores diferentes a lo anteriormente enunciado, salvo que por mandato legal sea modificados algunos de estos conceptos o porcentajes, en ese caso se ajustará al nuevo valor {…}”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Así las cosas, se tiene que el pago por concepto de AIU se tendrá:

CUADRO 7 PORCENTAJES DE AIU

CONCEPTO PORCENTAJE %

Cesantías 8.33%

Interés sobre Cesantías 1,00%

Prima 8,33%

Vacaciones 4,34%

Caja de Compensación 4,00%

Pensión 12;00%

ARP 2,436%

TOTAL 40,436% Fuente: Información del expediente contractual

Es importante mencionar que el numeral 3 del artículo séptimo del contrato, determinó:



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“{…} Séptima – Factores incluidos en el valor de los servicios temporales: El valor de los servicios prestados por EL CONTRATISTA, incluye: (…) 3. Un AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) contenido en su oferta por administración de personal {…}”.

Que revisados los pagos correspondientes a los meses de marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre del 2017, se pueden evidenciar pagos así:

CUADRO 8 PAGOS CONTRATO SGC-007-17

Meses del 2017 NOMINAS

A=anticipo N=nomina Base Administración AIU=7.36 Valor total pagado

Marzo

A 135.985.009 10.008.497 148.767.382

N 847.764.805 62.395.490 927.453.341

Abril

A 412.892.543 30.388.891 451.703.780

N 1.242.810.790 91.439.291 1.358.210.105

Mayo A 433.441.394 31.901.287 461.576.611

N 1.156.588.766 85.074.430 1.263.436.518

Junio A 420.765.175 30.968.317 460.316.428

N 1.128.830.714 83.045.736 1.217.284.426

Julio

A 404.010.617 29.735.181 441.986.969

N 1.148.356.631 84.819.503 1.245.255.814

Agosto

A 406.257.828 29.900.576 444.445.414

N 1.134.278.809 83.408.516 1.234.141.670

Septiembre

A 408.336.853 30.053.592 446.719.863

N 1.110.067.600 81.662.108 1.210.902.300

Octubre

A 406.603.921 29.838.564 444.734.894

N 1.104.692.163 80.873.649 1.195.240.624

Noviembre A 417.058.286 30.558.478 456.121.484



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Meses del 2017 NOMINAS

A=anticipo N=nomina Base Administración AIU=7.36 Valor total pagado

N 1.164.709.306 85.270.882 1.265.866.853

Diciembre

A 446.904.521 32.726.867 488.421.561

N 1.222.430.710 89.671.267 1.226.767.149

15.152.786.442 1.113.741.124 16.389.353.187

Fuente: información suministrada Colvatel

Visto lo anterior la Contraloría de Bogotá identifico el contrato No. SCC-008-17 cuyo objeto determinó:

“{…} PRESTAR BAJO SU PROPIA AUTONOMÍA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA, SERVICIOS TEMPORALES O TRANSITORIOS DE SUMINISTRO DE PERSONAL, EN LOS EVENTOS PREVISTOS EN EL ARTÍCULO 77 DE LA LEY 50 DE 1990 {…}”.

Es decir que este contrato celebrado en la misma vigencia auditada presenta condiciones técnicas similares al contrato objeto de observación, sin embargo observando los pagos realizados a este contratista se tiene que el porcentaje de AIU pagado es del 6,9% Así las cosas es posible identificar, un pago con sobrecosto en un servicio de similares condiciones, que generan en el contrato SGC-007-17 condiciones económicas desiguales. Para ello, nos permitimos realizar la proyección de pagos con la aplicación del porcentaje de AIU en las mismas condiciones del contrato SGC-008-17, es decir con un porcentaje del 6.9%:

CUADRO 9

PAGOS CONTRATO SGC-007-17

2017 No Facturas NOMINAS A=anticipo N=nomina

Base Administración

AIU=6.9

Marzo 139849/139850/139851/139852/139853/139854/139855 A 135.985.009 9.382.966

140025/140026/140027/140028/140029/140031/140032/140033 N 847.764.805 58.495.772

Abril 140382/140383/140384/140385/140386/140387/140388/140389

A 412.892.543 28.489.585



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2017 No Facturas NOMINAS A=anticipo N=nomina

Base Administración

AIU=6.9

140497/140498/140499/140500/140502/140503/140/504/140679 N 1.242.810.790 85.753.945

Mayo 151001/151002/151003/151004/151005/151006/151007/151008 A 433.441.394 29.907.456

151292/191293/191296/151297/151298/151307/151308 N 1.156.588.766 79.804.625

Junio 151449/151450/151451/151452/151453/151454/151455/151456 A 420.765.175 29.032.797

151666/151667/151668/151669/151670/151671/151672/151673 N 1.128.830.714 77.889.319

Julio 151917/151918/151919/151920/151921/151922/151923/151924/151925

A 404.010.617 27.876.733

152243/151244/151245/151246/151247/151248/151249/151250/151251 N 1.148.356.631 79.236.608

Agosto

152480/152481/152482/152483/152484/151485/152486/152487/152488 A 406.257.828 28.031.790

152739/152740/152741/152742/151743/151744/151745/151746/151747 N 1.134.278.809 78.265.238

Septiembre

153039/153040/153041/153042/153043/153044/153045/153046 A 408.336.853 28.175.243

153295/152296/152297/152298/152299/152300/152301/152302 N 1.110.067.600 76.594.664

Octubre 153619/153620/153621/153622/153623/153624/153625/153626

A 406.603.921 28.055.671

153823/153824/153825/153826/153827/153828/153829/153830/153831 N 1.104.692.163 76.223.759

Noviembre 154065/154066/154067/154068/154069/154070/154071/154072/154073

A 417.058.286 28.777.022

154261/154262/154263/154264/154265/154266/154267/154268 N 1.164.709.306 80.364.942

Diciembre 154509/154510/154511/154512/154513/154514/154515/154516/154517

A 446.904.521 30.836.412

154842/154843/154844/154845/154846/154847/154848/154849/154850/154908/154909/154911/154912

N 1.222.430.710 84.347.719

TOTALES 15.152.786.442

1.045.542.264

Fuente: información suministrada Colvatel

Se tiene un costo adicional en este contrato así:

CUADRO 10 COMPARATIVO

PORCENTAJE % TOTAL PAGADO CONTRATO CGC-007-17

7.36% $ 1.113.741.124

6,9% $ 1.045.542.264

TOTAL DIFERENCIA $68.198.860 Fuente: COLVATEL S.A. ESP.



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El principio de planeación hace referencia al deber de la entidad contratante de realizar estudios previos adecuados (estudios de prefactibilidad, factibilidad, mercado, costos, etc.), con el fin de precisar el objeto del contrato, las obligaciones mutuas de las partes, la distribución de los riesgos y el precio, estructurar debidamente su financiación y, permitir a los interesados diseñar sus ofertas. Con base en lo expuesto, se observa que este principio está directamente relacionado con los de economía, eficacia, racionalidad de la intervención estatal y libre concurrencia. De un lado, se refiere con los principios de economía y eficacia (artículo 209 superior) y racionalidad de la intervención estatal (artículo 334 superior), pues los estudios previos no son solamente necesarios para la adecuada ejecución del contrato en términos de calidad y tiempo, sino también para evitar mayores costos a la administración, fruto de modificaciones sobrevinientes imputables a la entidad y que redunden en una obligación de restablecer el equilibrio económico del contrato sin posibilidad de negociación de los precios. La planeación, entendida como la organización lógica y coherente de las metas y los recursos para desarrollar un proyecto, es pilar de la contratación estatal. El Estado, al contratar bienes y servicios para garantizar el cumplimiento de los fines constitucionales, no solamente invierte los recursos públicos, sino que genera empleo y desarrollo en todos los niveles y sectores de la economía. De allí la importancia de que esta actividad contractual sea el fruto de la planeación, el control y el seguimiento por parte de la Empresa, a quien le aplican los principios de la función pública, de la gestión fiscal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de la Ley 80 de 1993. Esta observación se fundamenta con los pronunciamientos del Consejo de Estado y la Sentencia radicada bajo el número 73001-23-31-000-1999-00539-01(22464), proferida el 1 de febrero de 2012, MP. JAIME ORLANDO SANTOFIMIO GAMBOA de la Sala Contenciosa Administrativa – Sección Tercera – Subsección C en la que establece:

“{…} PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL - Sujeción de la actividad estructuradora de la administración al principio de planeación. El principio de la planeación o de la planificación aplicado a los procesos de contratación y a las actuaciones relacionadas con los contratos del Estado guarda relación directa e inmediata con los principios del interés general y la legalidad, procurando recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual la escogencia de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de ninguna manera, producto de la improvisación. La ausencia de planeación ataca la esencia misma del interés general, con consecuencias gravosas y muchas veces nefastas, no sólo para la realización efectiva de los objetos pactados, sino también respecto del patrimonio público, que en últimas es el que siempre está involucrado en todo contrato estatal, desconociendo en consecuencia fundamentales reglas y



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requisitos previos dentro de los procesos contractuales; es decir, en violación del principio de legalidad. (…) Si bien es cierto que el legislador no tipifica la planeación de manera directa en el texto de la Ley 80 de 1993, su presencia como uno de los principios rectores del contrato estatal es inevitable y se infiere: de los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; de los numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, del numeral 3 del artículo 26, de los numerales 1 y 2 del artículo 30, todos de la Ley 80 de 1993; y del artículo 2º del Decreto 01 de 1984; según los cuales para el manejo de los asuntos públicos y el cumplimiento de los fines estatales, con el fin de hacer uso eficiente de los recursos y desempeño adecuado de las funciones, debe existir un estricto orden para la adopción de las decisiones que efectivamente deban materializarse a favor de los intereses comunales {…}”.

Partiendo de la base que la titularidad de la composición accionaria de la Empresa de Colvatel S.A., está en más del 88% del capital público, sus recursos no pueden ser catalogados como recursos “privados”; igualmente, en aplicación de lo preceptuado en el artículo 267 de la Constitución Política, la Contraloría de Bogotá D.C. vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos. Ahora bien, en observancia del principio de planeación, Colvatel, debe dar estricta aplicación a su Manual de Contratación y sus modificaciones o complementaciones; al igual, que sus decisiones gerenciales que son de estricto cumplimiento, así como las normas superiores que lo consagran de acuerdo con el Manual de Contratación de la entidad:

“{…} Principio de Responsabilidad: es deber de quienes intervengan en la planificación, tramitación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos de COLVATEL, proteger los

derechos de la Compañía. {…}” (Subrayado y negrita fuera de texto). Se observó, también que la falta de planeación y controles efectivos por parte de las oficinas que tienen a cargo el direccionamiento y seguimiento de estos procesos y procedimientos dieron lugar a la situación evidenciada. Así las cosas, encontramos una gestión antieconómica e ineficiente generada con el actuar del sujeto de control, que desconoció lo contemplado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, ocasionando posible daño al patrimonio público, en cuantía de CINCUENTA Y TRES MILLONES CIENTO CUARENTA Y SIETE MIL TRESCIENTOS SETENTA Y UN PESOS CON 60 CTVOS ($53.147.371,60) M/CTE., valor correspondiente a los sobrecostos y a la participación de la composición ordinaria pública en el 77.93%. Así mismo, posiblemente se vulneró un deber funcional según lo establecido en la Ley 734 de 2002 y Ley 1474 de 2011.



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Valoración de la respuesta Respecto de los argumentos expuestos por Colvatel en la respuesta al informe preliminar, es preciso aclarar que la observación realizada por la Contraloría de Bogotá, no se refiere a porque se establece el AIU en estos contratos, lo cual quedó ampliamente sustentado que lo permite la ley. Adicional a esto, como muy bien lo señala la respuesta de Colvatel, ”La Utilidad es un porcentaje establecido por política de la empresa y varía de acuerdo a cada

situación”, lo que no se entiende es que en igualdad de condiciones para contratar, ejecutar igual objeto contractual, se establezca AIU diferente para cada contratista. En ese mismo sentido, se observa que dentro de la etapa precontractual existió negociación del AIU, el cual fue disminuido así:

CUADRO 11

EST habilitada AIU Oferta Económica

AIU etapa de

negociación

Ocupar servicios 6.95% 6.90%

Serviola S.A. 7.39% 7.36%

Fuente: Colvatel Respuesta Informe Preliminar.

Entonces porque en esta negociación no se igualó el AIU en ambas EST habilitadas. Por lo tanto, los argumentos expuestos por el sujeto de control no desvirtúan la observación y se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal por sobrecostos, en el pago del AIU en cuantía de $ 53.147.371.60. No obstante lo anterior, en mesa de trabajo del 28 de mayo de 2018 el grupo auditor analizó el acta No. 3 de Comité de Contratación, en la que Colvatel aprobó la distribución de participación del contrato y en el numeral 4) enuncia que la diferencia de AIU, es para controlar el riesgo financiero de la operación, dado que la dinámica de las empresas de servicios temporales es sensible y lo distribuye así:

CUADRO 12

EST HABILITADA AIU

FINAL %

DISTRIBUCION No.

PERSONAS

VALOR CONTRATO

MM

Ocupar Temporales S.A. 6.9% 57% 1311 $44.032

Serviola S.A. 7.36% 43% 989 $33.218

Fuente: Acta Comité de Contratación No. 3 de Febrero 10 de 2017

Analizando lo aprobado por este Comité, si el riesgo financiero es mayor para Serviola, por eso le adjudican una distribución del 43% del recurso humano a contratar, porque



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tiene un AIU mayor. Si en teoría del riesgo quien asume el mayor, es quien debe tener el mayor factor de imprevistos. Por lo que reafirmamos que el hallazgo se mantiene.

CUADRO 13

SERVIOLA OCUPAR

Mes SGC-007 SGC-008 Total Serviola

% Ocupar %

Marzo 874 1133 2007 43,55% 56,45%

Abril 967 1133 2100 46,05% 53,95%

Mayo 975 1193 2168 44,97% 55,03%

Junio 937 1191 2128 44,03% 55,97%

Julio 940 1208 2148 43,76% 56,24%

Agosto 933 1266 2199 42,43% 57,57%

Sept 902 1309 2211 40,80% 59,20%

Octubre 914 1401 2315 39,48% 60,52%

Noviembre 978 1349 2327 42,03% 57,97%

Diciembre 1008 1373 2381 42,34% 57,66% Fuente: Papeles de trabajo Auditoría de Regularidad COLVATEL, S.A. ESP., PAD 2018

Frente a la ejecución de los contratos evaluados, se establece que los porcentajes asumidos por cada empresa no se cumplen, Serviola excepcionalmente en un mes supera el % asignado y manejando un AIU superior. Finalmente y para complementar las razones por las cuales el hallazgo se mantiene, Colvatel, suscribió dos Otros Sí al contrato con Serviola, en los que modifican el AIU a 6,9%, argumentando que debía equiparse al del contrato SGC-008-17, para poder participar en un proceso con ETB, por lo que pactan igualar el AIU al de Ocupar. Por lo tanto, pierde todo peso la justificación descrita en el Acta No. 3 del Comité de Contratación, en el que argumentaron que el AIU superior era por el riesgo financiero que representaba.



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3.2 CONTROL DE RESULTADOS

3.2.1 Plan Corporativo

En el informe de Gestión en lo referente a “3. GESTIÓN DE ASUNTOS CORPORATIVOS”, COLVATEL pone de manifiesto el proceso de preparación de la planeación anual corporativa y dice: “COLVATEL desarrolló una propuesta, orientada a la redefinición de los imperativos

clave del negocio, que incluyeron el replanteamiento de la Misión, Visión y la definición de los principales Pilares Corporativos: Penetración y Desarrollo de Mercados, Efectividad Comercial, Eficiencia Operacional, Fortalecimiento del Capital Humano y Satisfacción del Cliente”.

La compañía tiene la siguiente misión9: “Somos el aliado estratégico en el despliegue y operación

de redes de telecomunicaciones y soluciones integrales de TIC, orientados a la innovación y la excelencia operativa.”

Presenta la Estrategia Mega10: “En el año 2022 COLVATEL será una compañía con ingresos

superiores a los $ 200.000 millones, con un margen EBITDA superior al 12%, con el 10% de sus ingresos generados por el sector privado, y con el 30% por sus regionales”.

COLVATEL formula la estrategia corporativa definiendo mercados meta estratégicamente distintos, los cuales guiarán el desarrollo y sostenibilidad de la Compañía en el mediano y largo plazo. Para lograr un crecimiento rentable y sostenido, partirá de la profundización de los negocios que hoy son centrales y evolucionará hacia el negocio Privado como la opción futura de crecimiento, soportando la estrategia de crecimiento en el fortalecimiento del talento humano. Horizonte 1: Explorar segmento Core. Gobierno, ETB, TELCOS, y fabricantes. Horizonte 2: Escalar segmentos emergentes, Municipios y Departamentos, ETB. Horizonte 3: Experimentar opciones futuras de crecimiento, Sector Privado. La empresa presenta una estructura de proyectos misionales que inicia desde los lineamientos estratégicos con los objetivos corporativos, pasando por programas que son las unidades de negocios en las que para desarrollarlos genera proyectos para cada unidad de negocio y para instrumentalizarlos realiza la contratación pertinente.

COLVATEL11 para la vigencia de 2017 presenta el Plan Corporativo teniendo en cuenta las Unidades Estratégicas de negocios como son:

1. Operación de soluciones con el Portafolio de servicios:

9 Reporte SIVICOF CBN 1013 Planeación Estratégica COLVATEL S.A. ESP. 10 Ibidem 11 COLVATEL, Plan Corporativo Año 2017.



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a. Construcción de redes.

b. Instalación y comisionamiento.

c. Operación y mantenimiento.

2. Gestión de proyectos con el Portafolio de servicios:

a. Gestión Documental.

b. Mesa de Ayuda.

c. Infraestructura.

COLVATEL para transformar las necesidades y expectativas en servicios de valor para los clientes presenta 10 procesos12 enmarcados en el Proceso Estratégico (4), Procesos Misionales (3) y Procesos de Apoyo (10) a saber: 1. Procesos Estratégicos

a. Gestión Estratégica

b. Gestión de Riesgos

c. Gestión de Control

d. Administración Sistema de Gestión de Calidad

2. Procesos misionales

a. Gestión Comercial

b. Gestión de Proyectos

c. Operación de soluciones

3. Procesos de Apoyo

a. Abastecimiento de bienes y servicios

b. Servicios Administrativos

c. Gestión Financiera

d. Gestión Contable

e. Gestión Humana

f. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

g. Gestión de Comunicaciones

h. Gestión Jurídica

i. Gestión Informática

j. Gestión Ambiental.

12 Ibidem



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CUADRO No 14 OBJETIVOS CORPORATIVOS Y ESTRATEGIAS COLVATEL

OBJETIVOS CORPORATIVOS ESTRATEGIAS

1. Aumentar el valor de la compañía Orientar acciones generales de la compañía a cumplir las expectativas de los accionistas

2. Fortalecer al interior de la compañía, la búsqueda, optimización y eficiencias corporativas

Generar acciones orientadas a optimizar y generar eficiencias tanto en la operación como de recursos administrativos

3. Fortalecer las acciones comerciales y del portafolio de servicios

Priorizar y segmentar mercados

Reenfocar servicios del Portafolio en Gestión Documental, Mesa de Ayuda e Infraestructura

4. Orientar a la Compañía hacia el servicio y satisfacción del cliente interno y externo

Fidelizar al cliente

Mejorar tiempos de respuesta

Monitorear la satisfacción de nuestros clientes

Fortalecimiento de la comunicación con los clientes internos y externos

Construir imagen y servicio a través de acciones dirigidas a nuestros colaboradores

5. Proveer personal capacitado y desarrollado

Atraer y retener el recurso humano

Desarrollar y fortalecer las competencias

Impulsar el balance de vida y trabajo

Fortalecer, mejorar y monitorear los procesos y principales métricas a nivel misional y de apoyo de la Compañía.

Fuente: COLVATEL, Plan Corporativo Año 2017.

3.2.2. Indicadores de Gestión: Resultados de la Ejecución del Plan Corporativo COLVATEL posee el Tablero Integral de Indicadores, en el que se presentan los mismos acordes a los objetivos corporativos y los procesos estratégicos, misionales y de apoyo. Con respecto a los indicadores del objetivo “Aumentar el valor de la compañía” se presentan tres (3) indicadores a saber como se puede observar en el siguiente cuadro: “Nivel de cumplimiento EBITDA corporativo” con un resultado del 89,34%, se ejecutó $6.695 millones de $7.494 millones de meta puesta por la Junta Directiva de la Empresa.



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“Cumplimiento de utilidad” con un resultado del 34,36%, obteniendo $1.549 millones de los $4.508 millones de meta puesta por la Junta Directiva de la Empresa, lo anterior denota el incumplimiento de la meta propuesta. “Cumplimiento de ingresos totales” con un resultado del 94,94%, obteniendo un 94,94%, obteniendo $65.664 millones de los $69.162 millones de meta puesta por la Junta Directiva de la Empresa.

CUADRO No 15 PERSPECTIVA RESULTADO DEL NEGOCIO

TIPO: ESTRATEGICO OBJETIVO: AUMENTAR EL VALOR DE LA COMPAÑIA

Indicador 1er nivel

Unidad Frecuencia Valor Ejecutado Cifras en millones_

Valor anual estimado por la Junta Directiva ($)_

% Nivel de Cumplimiento _ Frente a la Meta de la Junta Directiva

Naturaleza

NIVEL DE CUMPLIMIENTO EBITDA CORPORATIVO

Pesos Trimestral $ 6.695 $ 7.494 89,34 Efectividad

CUMPLIMIENTO DE UTILIDAD


CUMPLIMIENTO DE INGRESOS TOTALES


Fuente: COLVATEL, Indicadores de Gestión Año 2017.

Respecto al Objetivo “Mejorar la satisfacción de nuestros clientes”, COLVATEL realizó encuesta al Ministerio de Salud y Protección Social (Contrato 1072 de 2017), Agencia Nacional de Tierras (Contrato 724 de 2017), Agencia de Desarrollo Rural (Contrato 578 de 2017), Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá (Contrato No. 2211600-612-2016) contratos sobre Gestión Documental; Superintendencia de Puertos y Transportes (Contrato 930 de 2017), Contraloría de Bogotá D.C. (Contrato No 261 de 2016) contratos sobre suministros de equipos y tecnología de telecomunicaciones; Ministerio de Minas y Energía (Contrato No 230 de 2016) sobre Outsourcing e integración de servicios y el Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal (Contrato No. 153 de 2016) contrato sobre cableado estructural. A dichas empresas les aplicó una encuesta de satisfacción del cliente-aspectos comerciales, obteniendo una calificación del 3,79% que corresponde al 84,22% nivel de cumplimiento respecto a la meta que era del 4,5, como se puede observar en el siguiente cuadro, para el indicador de primer nivel de satisfacción respecto a los productos y/ servicios de la gestión de proyectos.



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CUADRO No 16 PERSPECTIVA: ENFOQUE AL CLIENTE

TIPO: ESTRATEGICO OBJETIVO: MEJORAR LA SATISFACCIÓN DE NUESTROS CLIENTES

Indicador 1er nivel

Unidad Frecuencia Calificación Obtenida Acumulado

Calificación Meta

% Nivel de Cumplimiento _ Respecto a la Meta

Naturaleza

NIVEL DE SATISFACCIÓN RESPECTO A LOS PRODUCTO(S) Y/O SERVICIO(S) DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Unidad Semestral 3,79 4,50 84,22 Efectividad


Frente al objetivo “Aumentar/mantener nuestra base de negocios” el indicador de gestión “Tasa de

conversión ventas” presenta un cumplimiento del 7,39% resultado que está por debajo de la meta >=20%, denotando incumplimiento en el logro de este objetivo, como se puede observar a continuación.

CUADRO No 17 PERSPECTIVA: ENFOQUE AL CLIENTE

TIPO: MISIONAL OBJETIVO: AUMENTAR/MANTENER NUESTRA BASE DE NEGOCIOS

INDICADOR 1er NIVEL

INDICADOR 2do NIVEL

UNIDAD FRECUENCIA META CUMPLIMIENTO NATURALEZA

TASA DE CONVERSIÓN VENTAS

N.A. Porcentaje Trimestral >=20% 7,39% Efectividad

N.A. FACTOR DE CONVERSIÓN DE LA OPERACIÓN DE SOLUCIONES

Porcentaje Mensual >=95% 95% 99,12%


Con respecto al objetivo “Gestionar la relación de nuestros clientes cumpliendo con sus expectativas” se presentaron indicadores de efectividad como: “Cumplimiento de ANS de la operación de soluciones” con un 98% de cumplimiento y el indicador “Cumplimiento de cronograma de

actividades de proyectos de ANS” con un 93,25% de cumplimiento; y el indicador de eficiencia “Nivel de oportunidad en la atención de PQR” con un 100% de cumplimiento.



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CUADRO No 18 PERSPECTIVA: PROCESOS INTERNOS

TIPO: MISIONAL OBJETIVO: GESTIONAR LA RELACION DE NUESTROS CLIENTES CUMPLIENDO CON SUS

EXPECTATIVAS

INDICADOR 1ER NIVEL UNIDAD FRECUENCIA META CUMPLIMIENTO NATURALEZA

CUMPLIMIENTO DE ANS DE LA OPERACIÓN DE SOLUCIONES

Porcentaje Mensual >=95% 98% Efectividad

CUMPLIMIENTO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROYECTOS Y ANS

Porcentaje Mensual ¨=100 % de Cumplimiento en la Ejecución de las

Actividades para el Periodo Evaluado

93,25% Efectividad

NIVEL DE OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN DE PQR

Porcentaje Mensual <=100% 100% Eficiencia


Con respecto a los indicadores del Objetivo “Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y

efectividad de los procesos”, se puede apreciar en el Cuadro NN que presenta indicadores de los procesos que supera y cubre las expectativas excepto por los siguientes indicadores:

a. Proceso de gestión estratégica los indicadores “Cumplimiento de utilidad” con un

resultado del 34,36%, “Cumplimiento de ingresos totales” con un resultado del 94,94%.

b. Proceso Gestión Comercial los indicadores “Nivel de cumplimiento de ingresos de gestión

por proyectos” con un resultado del 72,5% y el indicador “Tasa de conversión de ventas”

con un indicador del 7,39%; indicadores que no cumplen con el nivel de

expectativas de COLVATEL.

CUADRO No 19 PERSPECTIVA: APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL

TIPO: APOYO OBJETIVO: MEJORAR CONTINUAMENTE LA EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DE

LOS PROCESOS. PROCESO INDICADOR RESULTADO RANGO DE EVALUACIÓN

GESTION ESTRATEGICA Ver indicadores objetivo 1. Aumentar el valor de la compañía

GESTION DE RIESGO Efectividad en la gestión de riesgos 9,23% Cubre las expectativas

GESTION DE CONTROL Cumplimiento de Auditoria 109% Supera las expectativas

Oportunidad en la atención de requerimientos de organismos de vigilancia y control

100% Cubre las expectativas

Aplicación de planes de mejoramiento y recomendaciones

98%

Coberturas de Evaluaciones 100%

ADMINISTRACION DEL SGC Cumplimiento del Plan de Auditoria 100% Cubre las expectativas



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PROCESO INDICADOR RESULTADO RANGO DE EVALUACIÓN

GESTION COMERCIAL Nivel de cumplimiento de ingresos de gestión por proyectos

72,05% No cumple con el nivel de expectativas

Tasa de Conversión de ventas 7,39%

Cumplimiento de tiempo de entrega de oferta comercial

93,33 Se alcanzan las expectativas mínimas

GESTION DE PROYECTOS Cumplimiento en la facturación de proyectos

98,63 Cubre las expectativas

Cumplimiento de las actividades de los cronogramas de proyectos

93,25% Se alcanzan las expectativas mínimas

OPERACIÓN DE SOLUCIONES Factor de conversión Linea 1 99,12% Cubre las expectativas

Productividad 98,60%

Cumplimiento de la ANS 98,31%

ABASTECIMIENTO DE A&S COMPRAS

Efectividad en la atención de requerimiento de compra

96,72% Cubre las expectativas

Oportunidad en la atención de requerimientos de compra

96,78%

Nivel de ahorro en la negociación de las compras

130% Supera las expectativas

ABASTECIMIENTO DE A&S G. LOGISTICA

Eficacia en la atención de requerimientos para el suministro de equipos y herramientas


Exactitud inventarios físicos 99,10%

Eficiencia en la atención de requerimientos para el suministro de equipos y herramientas


SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Eficacia en la prestación del servicio de mensajería


Eficacia en el trámite de solicitudes de reembolso por gastos administrativos

99,78%

Eficacia en la asignación de recursos 94,06%

Eficiencia en el trámite de solicitudes de reembolso por gastos administrativos

100%

Eficiencia en la asignación de recursos 100%

GESTION FINANCIERA Eficacia en la atención de requerimientos de evaluaciones financieras


Eficacia del recaudo de los ingresos 91,84% Se alcanzan las expectativas mínimas

Eficacia en la atención de requerimientos de pólizas de amparos a siniestros


Eficacia en la atención de requerimientos de pólizas de cumplimiento

100%

Eficiencia en la atención de requerimientos de evaluaciones financieras

100%

Eficiencia en la atención de requerimientos de pólizas de amparos a siniestros

100%

Eficiencia en la atención de requerimientos de pólizas de cumplimiento

100%



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PROCESO INDICADOR RESULTADO RANGO DE EVALUACIÓN

GESTION CONTABLE Eficacia en respuesta a requerimientos contables, tributarios y de presupuesto tanto internos como externos


Eficiencia en respuesta a requerimientos contables, tributarios y de presupuesto tanto internos como externos

100%

GESTION HUMANA Eficacia en la provisión de capital humano 92% Cubre las expectativas

Eficiencia en la provisión de capital humano

100%

Índice de retención de capital humano 85%

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

Índice de accidentalidad 6,57 Alcanza expectativas mínimas

Frecuencia de accidentalidad 32,93

Severidad de Accidentalidad 171,61

Eficacia en la capacitación de seguridad industrial


Nivel de cumplimiento del plan de acción, implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo

97,14%

GESTION DE COMUNICACIONES Eficacia en la atención de requerimientos 100,00% Cubre las expectativas

Eficiencia en la atención de requerimientos

100,00%

GESTION JURIDICA Eficacia en la atención de requerimientos 99,69% Cubre las expectativas

Eficiencia en la atención de requerimientos

100,00%

GESTION INFORMATICA Capacidad del proceso en brindar soporte al usuario


Cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio

98,47%

Disponibilidad de la infraestructura y plataforma tecnológica y de comunicaciones

98,14%

GESTION AMBIENTAL Eficacia en la recuperación de residuos sólidos

59,60% Se alcanzan las expectativas mínimas

Cumplimiento del Plan de Acción-Implementación componente ambiental



Respecto al objetivo “Proveer personal desarrollado y capacitado”, el indicador “Niveles de

competencia por nivel de cargo”, presenta indicadores por debajo de la meta prevista del 85% para los cargos de gerencia, coordinación, soporte y ejecución, como se puede apreciar en el siguiente cuadro que presenta cumplimiento del 72,27% al 76,35%.



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CUADRO No 20 PERSPECTIVA: APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL

TIPO: APOYO OBJETIVO: PROVEER PERSONAL DESARROLLADO Y CAPACITADO

Indicador 1er nivel

Indicador 2o nivel

Unidad Frecuencia Meta Nivel de Cargo

Cumplimiento Naturaleza

NIVELES DE COMPETENCIA POR NIVEL DE CARGO

N.A. Unidad Porcentaje >=85%, Niveles de las Competencias Muy Superior

Gerencia 76,35% Eficacia

Coordinación 74,94%

Soporte 74,58%

Ejecución 72,27%


3.2.2.1 Hallazgo administrativo por incumplimiento de indicadores de gestión

COLVATEL presentó incumplimiento en los siguientes indicadores:

“Nivel de cumplimiento EBITDA corporativo” con un resultado del 89,34%, se ejecutó

$6.695 millones de $7.494 millones de meta puesta por la Junta Directiva de la

Empresa.

“Cumplimiento de utilidad” con un resultado del 34,36%, obteniendo $1.549 millones

de los $4.508 millones de meta puesta por la Junta Directiva de la Empresa.

“Cumplimiento de ingresos totales” con un resultado del 94,94%, con ingresos de

$65.664 millones de los $69.162 millones de meta puesta por la Junta Directiva de

la Empresa.

Respecto al Objetivo “Mejorar la satisfacción de nuestros clientes”, COLVATEL realizó

encuesta al Ministerio de Salud y Protección Social, Agencia Nacional de Tierras,

Agencia de Desarrollo Rural, Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá ,

Superintendencia de Puertos, Contraloría de Bogotá D.C., Ministerio de Minas y

Energía y el Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal obteniendo una

calificación del 3,79% que corresponde al 84,22% nivel de cumplimiento respecto

a la meta que era del 4,5, para el indicador de primer nivel de satisfacción respecto

a los productos y/ servicios de la gestión de proyectos.

Frente al objetivo “Aumentar/mantener nuestra base de negocios” el indicador de gestión

“Tasa de conversión ventas” presenta un cumplimiento del 7,39% resultado que está



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por debajo de la meta >=20%, denotando incumplimiento en el logro de este

objetivo, como se puede observar a continuación.

Con respecto a los indicadores del Objetivo “Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia

y efectividad de los procesos”, se puede apreciar que presenta indicadores de los

procesos que supera y cubre las expectativas excepto por los siguientes

indicadores:

Proceso de gestión estratégica los indicadores “Cumplimiento de utilidad” con un

resultado del 34,36%, “Cumplimiento de ingresos totales” con un resultado del 94,94%.

Proceso Gestión Comercial los indicadores “Nivel de cumplimiento de ingresos de gestión

por proyectos” con un resultado del 72,5% y el indicador “Tasa de conversión de ventas”

con un indicador del 7,39%; indicadores que no cumplen con el nivel de

expectativas de COLVATEL.

Lo anterior contraviene lo estipulado en el Acta de Junta Directiva No. 232 del 20 de diciembre de 2016 y lo estipulado en el Tablero Integral de Indicadores de COLVATEL S.A. ESP. Valoración de la respuesta La Compañía aceptó lo observado por la Contraloría de Bogotá, D.C., por lo tanto, se configura como hallazgo administrativo y deberá ser incorporado en el Plan de Mejoramiento.

3.3 CONTROL FINANCIERO

3.3.1 Estados Contables De la revisión y análisis a los documentos que soportan los registrados contables, se verificó su presentación, clasificación y se evaluó el sistema de control interno contable, con el fin de evidenciar el cumplimiento a las normas vigentes, expedidas por el Contador General de la Nación, de tal forma que permita expresar una opinión sobre la razonabilidad de los saldos reflejados en los estados financieros a 31 de diciembre de 2017, reportados al aplicativo SIVICOF, según certificado 704122017-12-31, dentro de los términos establecidos.



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Se cotejaron los saldos registrados en el libro mayor y balances, con los saldos reflejados en el Balance General a 31 de diciembre de 2017. Igualmente, se cotejaron con los saldos reportados al aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación, concluyendo que estos coinciden. Se efectuó análisis, horizontal y vertical observando las siguientes variaciones:

CUADRO No 21 COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS S.A. E.S.P.

COLVATEL S.A. E.S.P.

ESTADOS CONTABLES A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

En millones de $

CUENTA 2017 2016 VARIACIÓN VARIACIÓN VARIACIÓN %

ABSOLUTA RELATIVA % 2017 2016

Activo Corriente 45.169 49.807

Efectivo (Nota 7) 6.722 9.287 -2.565 -27,62 14,43 18,10

Cuentas por Cobrar y otras cuentas por cobrar (Nota 8)

26.639 32.002 -5.363 -16,76 57,20 62,37

Inventarios - 26 -26 -100,00 0,00 0,05 Activos por Impuestos (Nota 9) 11.524 8.035 3.489 43,42 24,74 15,66

Otros Activos (Nota 10) 284 457 -173 -37,86 0,61 0,89

Activo No Corriente 1.403 1.499

Equipo Netos (Nota 11) 676 841 -165 -19,62 1,45 1,64

Activos Intangibles (Nota 12) 389 238 151 63,45 0,84 0,46

Otros Activos financieros 5 5 0 0,00 0,01 0,01

Activos x Imptos diferidos (Nota 14) 333 415 -82 -19,76 0,72 0,81

TOTAL ACTIVO 46.572 51.306 -4.734 -9,23 100,00 100,00

Pasivo Corriente 19.804 18.359

Operaciones de Financieras - 5 -5 -100,00 0,03

Ctas Comerciales x pagar y Otras (Nota 13)

12.220 13.516 -1.296 -9,59 61,70 73,62

Impuestos gravámenes (Nota 14) 2.559 1.992 567 28,46 12,92 10,85

Beneficios a empleados (Nota 15) 1.607 1.507 100 6,64 8,11 8,21

Ingresos diferidos (Nota 16) - 177 -177 -100,00 0,96

Otros pasivos (Nota 17) 1.205 1.162 43 3,70 6,08 6,33

Pasivos estimados (Nota 18) 2.213 0 2.213 0,00 11,17 0,00

TOTAL PASIVO 19.804 18.359 1.445 7,87 100,00 100,00

Patrimonio

Capital Social (Nota 19) 9.174 9.174 0 0,00 34,27 27,84

Reservas 13.722 13.850 -128 -0,92 51,26 42,04

Utilidades Acumuladas 2.323 5.275 -2.952 -55,96 8,68 16,01

Utilidad Neta del Ejercicio 1.549 4.648 -3.099 -66,67 5,79 14,11

Reserva Adopción NCIF

TOTAL PATRIMONIO 26.768 32.947 -6.179 -18,75 100,00 100,00



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TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO

46.572 51.306 -4.734 -9,23

Fuente: Formato CBN1009 Balance General a 31-12-2017, reportado al aplicativo SIVICOF por COLVATEL S.A. ESP.

Muestra Activo El total de Activos de la Compañía a 31 de diciembre de 2017, ascienden a $46.572 millones, las cuentas a auditar suman $33.361 millones, que equivalen al 71.63%, frente al activo total. Para lo cual se seleccionaron las cuentas de Efectivo y equivalentes de efectivo por valor de $6.722 millones con una representación del 14,43% y Cuentas por Cobrar Comerciales por valor de $26.639 millones que equivalen al 57,20% para un total de muestra del 71.63% como a continuación se evidencia: Efectivo y equivalentes de efectivo El saldo de Efectivo y equivalente de efectivo, reflejado en el balance general, asciende a $6.722 millones y representa el 14,43% del activo total, el cual está compuesto como a continuación se indica:

CUADRO No 22

11 EFECTIVO

Cifras en millones de $

CUENTAS SALDO A

31-12-2017

ESTADO ACTUAL DE LA

CUENTA

111005 CUENTAS CORRIENTES 1

Helm Bank cta. 005383070 1

Bancolombia cta. 17222458445 0

Helm Bank cta. 014370712 0 Cerrada el 5-01-2017

Banco caja Social de Ahorros cta. 21500233453 0 Cerrada el 10-02-2017

111006 CUENTAS DE AHORRO 6.721

Helm Bank – Cta 006016564 5.003

Bco Davivienda – Cta 001100048071 0 Cancelada el 30-11-17

Helm Bank No. 005615991 210 Sin uso restringido

Helm Bank No 807-40118-1 0 Cerrada el 29-01-2015

ITAU ahorros No. 807-43410-1 1.508

TOTAL CTAS CORRIENTES Y DE AHORRO 6.722

Fuente: Balance IFRS COLVATEL S.A. ESP, a 31 de diciembre de 2017.



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Durante la vigencia se cancelaron dos cuentas corrientes y dos cuentas de ahorro, como se puede evidenciar en el cuadro anterior. De otra parte, los dos (2) CDT suscritos con Helm Bank en 2016, se redimieron al vencer el 03 de febrero y el 13 de marzo de 2017. Efectuado el análisis y verificación de los registros contables que conforman el efectivo, se evidencia que está conformado por las cuentas corrientes activas Nos. 3070 y 8445, con las entidades financieras Helm Bank y Bancolombia respectivamente; con respecto a las cuentas de ahorro, la Compañía cuenta con tres cuentas de ahorro Nos. 6564, 5991 y 43410-1 suscritas con las entidades financieras Helm Bank e ITAU respectivamente. Las cuales se encuentran con sus respectivas conciliaciones bancarias acompañadas con sus extractos bancarios a 31 de diciembre de 2017; se concluye, que no se evidencian partidas conciliatorias al cierre del periodo contable. Cuentas comerciales por cobrar y otras cuentas por cobrar El saldo de las Cuentas Comerciales por Cobrar y Otras Cuentas por Cobrar reflejado, en el balance general, asciende a $26.639 millones y representan el 57,20% del activo total el cual está compuesto así:

CUADRO No 23

CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR


CUENTA SALDOS A 31-12-2017

SALDOS A 31-12-2016

Cuentas Comerciales por cobrar 3.745 5.433

Vinculados Económicos 23.335 28.084

Anticipos y Avances Entregados 244 51

Otros Deudores 401 199

Deterioro de Cartera (1.086) (1.766)

TOTAL CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR Y OTRAS C X C

26.639 32.001

Fuente: Balance IFRS COLVATEL S.A. ESP, a 31 de diciembre de 2017

COLVATEL S.A. ESP., a 31 de diciembre de 2017, contó con una cartera por valor de $26.639 millones, de los cuales la más representativa corresponde a los Vinculados Económicos la cual suma $23.335 y está compuesta:



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CUADRO No 24

CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR- VINCULADOS ECONÓMICOS


CONTRATO AÑO CONCEPTO SALDOS A 31-12-17 ESTADO 4600015677 2016 Línea básica Bogotá-

ADSL Mantenimiento 2.655 En proceso de

liquidación, pólizas vigentes

4600014813 2015 Cto. Reemb. CG 46-14813

892 En proceso de liquidación, termino el 31-08-2017, pólizas vigentes.

4600014811 2015 Cto. Reemb. FTTC 46-14811

2.467

4600014812 2015 Cto. Reemb. FTTC 46-14812

1.624 Se adicionó termina el 15-05-2018, pólizas vigentes

4600015609 2016 Cto. Reemb. UM 46-15609

2.684 En ejecución, pólizas vigentes

4600016042 2017 Cto. Reemb.Trans 46-16042

1.335

1042009 2009 IVA generado ETB 71

4600014812 2015 Contrato FTTH Fibra Óptica Bogotá no re

1.719

4600014811 2015 ADSL – LB Aprovisionamiento no reembol

1.505 En ejecución, con pólizas vigentes.

4600015609 2016 Administración Última Milla Contrato 15

941

4600016273 2017 Centro de Gestión 4600016273

6.248 En ejecución, pólizas vigentes

Clientes Provisionales 1.194

TOTAL VINCULADOS ECONOMICOS 23.335 Fuente: Reporte de Cartera a 31-12-2017, COLVATEL S.A. ESP.

Las Cuentas Comerciales por Cobrar de Vinculados Económicos, por valor de $23.335 millones, corresponden a servicios prestados a ETB y representan el 86.17% de la cartera total, revisados sus registros contables estos no presentan deterioro; es decir, su recaudo es menor a 360 días, se revisaron las pólizas de los contratos suscrito vigentes, las cuales se encuentran dentro de los términos pactados. Cuentas Comerciales por Cobrar, por valor de $3.745, las cuales representan el 13.83% de la cartera total, Corresponden a servicios prestados con entidades públicas, está cartera, presenta cartera deteriorada por valor de $1.086, la cual supera los 360 días de vencimiento, cuentan con proceso judicial, excepto el departamento del Valle del Cauca, que incumplió el acuerdo, según informe de la Gerencia Jurídica, la cual supera los 5 años de vencimiento como a continuación se indica:



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CUADRO No 25

DETERIORO DE LAS CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR


CONTRATO No.

Año CONCEPTO SALDO A 31-12-2017

Número de proceso

CI 017-2011 2011 Distrito turis. cultural e histórico de Santa Martha

139 47001333300120160016500

CI 004-2009 2009 Alcaldía de Yaguará 14 41001333300320130026200

CI 440-2009 2009 Secretaria Distrital de Movilidad 40 11001334306020160039500

CI 653-2010 2011 Municipio de Valledupar 94 20001333300620140034100

CI 101694-10 2011 Municipio de Buenaventura 87 7610933330012015012100

CI 0778-2011 2011 Departamento del Valle del Cauca: facturas Nos. 10244, 10245, 10295, 10317, 10337, 10446, 10490 y 10563. Las cuales vencieron en el año de 2012.

472 Sin número de proceso incumplió el acuerdo.

CI 2802-2013 2013 Secretaria de Educación Distrital 240 1100133360322016001700

TOTAL CARTERA DETERIORADA 1.086 Fuente: Estado de cartera a 31-12-2017, COLVATEL S.A. ESP.

Muestra Pasivos:

Los pasivos de COLVATEL, ascienden a $19.804 millones, la suma a auditar es de $3.418 que equivalen al 17.26% frente al pasivo total, que corresponden a las subcuentas Provisión para Contingencias por valor de $2.213 millones y Otros Pasivos por valor de $1.205 millones y las Operaciones Reciprocas. Provisión para contingencias El saldo reflejado en esta cuenta por valor de $2.213 millones corresponde al proceso vía administrativa laboral, adelantada por el Ministerio de Trabajo; contra ETB, COLVATEL S.A. ESP. y Otros, COLVATEL S.A. ESP, se notificó el 8 de enero de 2018, de la Resolución número 5574 del 22 de diciembre de 2017, con la cual se sancionó con multa de $2.213 millones de pesos, por infracción al Art. 63 de la Ley 1429 de 2010. Contra esta decisión se interpuso recurso de reposición y en subsidio de apelación que a la fecha se encuentra por Resolver. La Gerencia Jurídica de COLVATEL calificó con un 70% de probabilidad de fallo, castigando el gasto y creando la respectiva provisión; en consecuencia, se afectó el resultado del presente ejercicio disminuyéndolo en ese valor.



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Otros pasivos El saldo de la subcuenta Otros Pasivos, por valor de $1.205 millones corresponden a recursos obtenidos de las reclamaciones efectuadas a las compañías aseguradoras por concepto de pérdida de herramientas, equipos y materiales de los proyectos FTTH, Última Milla y Línea Básica, entre otros, montos que deben ser reembolsados a ETB por concepto de los contratos suscritos los cuales se encuentra en ejecución, que una vez sea liquidado se deben reintegrar estos valores. Operaciones reciprocas La Compañía a 31 de diciembre de 2017, tiene conciliadas e identificadas las operaciones reciprocas que corresponden a las operaciones que tiene, vigentes con otras entidades públicas, las cuales fueron reportadas al aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación en el formato CGN2005_002_ Operaciones Reciprocas. Dando cumplimiento al Instructivo No.003 del 1 de diciembre de 2017. Cuentas de orden deudoras y acreedoras:

3.3.1.1 Hallazgo administrativo por inconsistencias presentadas en la información reportada al Ente de Control por concepto de litigios no revelados en notas a los estados financieros

No se reveló a 31 de diciembre de 2017, en notas a los estados financieros, cinco (5) litigios que suman $237 millones, calificados por parte de la Gerencia Jurídica de COLVATEL S.A. ESP., con un 49% de probabilidad de fallo en contra, tampoco reportó información al aplicativo SIPROJ, durante los últimos 5 años. Situaciones que podrían afectar la situación financiera de la Compañía en un futuro desconociendo el principio de Revelación, como lo norma la Contaduría General de la Nación, a continuación, se indican los procesos judiciales no revelados:

CUADRO No 26 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y ACREEDORAS


Proceso No. Tipo de proceso Probabilidad de Fallo-Gerencia Jurídica

Valor Pretensiones

76001310501220150072700 Laboral 49% 23

11001310502520170023900 Laboral 49% 30



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2017-00015 Laboral 49% 81

11001334306120160021100 Ejecutivo Administrativo 49% 31

2016-00726 Ejecutivo Administrativo 49% 72

Total 237

Fuente: Informe Gerencia Jurídica de COLVATEL S.A. E.S.P a 31-03-18

Teniendo en cuenta la información reportada por la Gerencia Jurídica a este equipo auditor, en la narración de los hechos no indica el número del contrato afectado; sin embargo, se evidencian los procesos laborales Nos. 11001310502520170023900 y 2017-00015, donde los actores reclaman salarios dejados de pagar y derechos a la seguridad social como salud, trabajadores empleados por la sociedad Optimizar Servicios Temporales, sociedad con orden de liquidación judicial según auto expedido por la Superintendencia de Sociedades. Hechos que no fueron revelados en notas a los estados financieros. Analizada la respuesta dada por el sujeto de control mediante radicado número 1-2018-08918 del 23 de abril de 2018; éste, acepta la observación y se configura en hallazgo administrativo, el cual debe incorporarse en el plan de mejoramiento. Saneamiento Contable COLVATEL S.A. ESP, no cuenta con partidas sujetas a saneamiento contable. Estado de cambios en el patrimonio a diciembre 31 de 2017 Para el año 2017 COLVATEL S.A. presentó en su patrimonio un saldo inicial de $32.947 millones y durante ese mismo año como resultado de cuatro transacciones principales, finalizó dicho patrimonio en $26.768 millones.

Una de las cuatro transacciones del patrimonio y que no originó cambios en su saldo final, fue el traslado contable de la utilidad por $4.657 millones obtenida en año 2016, monto que pasó de utilidades del año a utilidades acumuladas, producto de la decisión tomada por en la Asamblea de Accionistas que tuvo lugar en marzo 23 de 2017. Durante la Asamblea mencionada en el párrafo anterior, se decidió también decretar y pagar dividendos a los accionistas de COLVATEL, dando origen a la segunda transacción patrimonial del año, que disminuyó los resultados acumulados del patrimonio de la Compañía en $7.600 millones, por los dividendos girados a sus accionistas, donde la mayor participación la tiene ETB con un 88,16% y quienes recibieron el valor equivalente a $8.088 millones.



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La tercera transacción patrimonial que redujo el saldo patrimonial del año 2017 fue la liberación de reservas por $128 millones para cubrir el impuesto a la riqueza de la Compañía. La última de las transacciones patrimoniales del año 2017 que generó un aumento en su saldo, fue la utilidad contable del año 2017 por $1.548 millones, suma que quedó a disposición de los accionistas para determinar dividendos o reservas futuras. Evaluación al Sistema de Control Interno Contable Efectuadas las pruebas sustantivas y de cumplimiento se evidencia que la Compañía cumple con los informes que se les solicita, también se presentan debilidades en el sistema de control interno contable como es el control, autocontrol y seguimiento en lo que respecta al no atender los requerimientos efectuados por autoridades competentes, como fue el hecho de no informar o revelar 5 litigios entre ellos, 3 laborales y 2 ejecutivos administrativos que suman $237 millones, en las notas de los estados financieros y que además no se reporta información al aplicativo SIPROJ en los últimos 5 años. COLVATEL canceló en las vigencias 2017 por concepto de indemnizaciones laborales la suma de $251 millones por liquidaciones de contratos a término indefinido, por terminación unilateral de contratos laborales en los términos expresados en el art. 64 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el art. 28 de la Ley 789 de 2002. En conclusión, por lo expuesto anteriormente, el Sistema de Control Interno Contable, es confiable; sin embargo, se ve afectado el principio de eficiencia, al no contar con información actualizada de los procesos jurídicos a favor y en contra de la Compañía, hechos sin reportar al aplicativo SIPROJ en los últimos 5 años y sin Revelar en notas al cierre del periodo contable 2017. 3.3.2 Gestión Financiera

3.3.2.1 Inversiones financieras

Para analizar el estado de las inversiones financieras de la Compañía, se verificó el comportamiento de las inversiones temporales y permanentes, teniendo en la información reportada en el aplicativo SIVICOF en los formatos CB 0116 y CB 0114 en el 2017, entre otras.



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COLVATEL tiene inversiones permanentes por $5.061.000 constituidas por la participación mayoritaria en la empresa Aguas de Bogotá con $5.000.000, Contac Center Américas - (Américas BPS) $60.000 y en Skynet de Colombia $1.000.13

Las inversiones temporales (Títulos CDTs) al cierre del año 2016 registraron $3.000 millones, conformadas por los CDTs Nos: 80706 y 84704 por valor de $1.500 millones cada uno, estos son activos financieros constituidos por la Compañía para ser conservados hasta su vencimiento y forman parte del grupo de efectivo y equivalentes de efectivo por tratarse de títulos con vencimiento de corto plazo (90 días)14. Los títulos fueron redimidos en su totalidad en el 2017 y al cierre de la vigencia no quedó ningún saldo pendiente.

3.3.2.2 Hallazgo administrativo por error de transcripción en el registro de la información reportada en SIVICOF en el Formato CB-0114: INFORME SOBRE INVERSIONES EN TITULOS vigencia 2017.

Revisado el contenido de la información reportada en SIVICOF en el formato electrónico CB-0114: INFORME SOBRE INVERSIONES EN TITULOS de la cuenta del 2017, se observó que durante los meses de enero, febrero, marzo y abril de 2017, se registraron dos (2)Títulos valores (CDTS) con el número 90121 en dos filas diferentes y cada uno por valor de $1.500 millones, con fechas de compra para uno del 13/12/2016 y vencimiento del 13/03/2017 y el otro CDT con el mismo número (90121) con fecha de compra del 24/01/2017 y vencimiento el 24/04/2017 y el plazo de 90 días. En acta de visita administrativa COLVATEL informó15 “(…) por error de transcripción se registró

en el formato este número (90121) para los dos CDTs, sin embargo, se aclara que los CDTs que efectivamente se suscribieron fueron los Nos: 84704 y el 85597, y los demás registros que aparecen en las dos filas del formato CB-0114 si corresponden al contenido de la información registrada en las referidas

filas (fecha de emisión, monto, valor, vencimiento, tasa y demás datos)”, verificados los soportes entregados por la Compañía se evidenció que se presentó el error de transcripción en el formato CB-0114, por lo tanto se configura una observación administrativa. Valoración de la respuesta

13 Las cifras de las inversiones permanentes se relacionan en miles de pesos. 14 Acta de visita administrativa Gerencia Financiera marzo 15 de 2018 15 Acta de visita administrativa 15 de marzo de 2017 Dirección Financiera Colvatel.



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La Compañía aceptó lo observado por la Contraloría de Bogotá, D.C., por lo tanto, se configura como hallazgo administrativo y deberá ser incorporado en el Plan de Mejoramiento.

3.3.2.3 Indicadores financieros

Para el análisis de los indicadores financieros de liquidez, de rentabilidad y endeudamiento se consultó la información financiera reportada por la Compañía en el aplicativo SIVICOF de la vigencia 2017, entre otros.

Liquidez

En conjunto los resultados de los indicadores de liquidez de COLVATEL para el año 2017, fueron adecuados para cumplir con sus obligaciones en el corto plazo, reflejado en una razón corriente de 2.3 por cada peso de pasivo corriente, lo que le permitió a la Compañía respaldar sus compromisos en el 2017, al igual que la generación positiva de capital de trabajo por $25.365 millones y la disponibilidad de efectivo en sus cuentas de ahorro sin recurrir a préstamos con el sector financiero. El indicador de prueba ácida arroja 2.71 veces en el 2016 y se reduce a 2.28 en el 2017, lo que permite inferir que, aunque se presentó una leve disminución en este aspecto no se generaron inconvenientes de liquidez en el corto plazo. Con relación al capital neto de trabajo para el año 2017 se registró una disminución de $6.083 millones comparado con el 2016, generada principalmente por la reducción en las cuentas comerciales por cobrar a clientes que pasaron de $32.002 millones en el 2016 a $26.639 millones en la vigencia 2017, incidió en este resultado en una mayor proporción la disminución de los servicios y actividades de la operación de aprovisionamiento y aseguramiento por parte de la ETB durante el 201716.

CUADRO No 27 INDICADORES FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE

LÍQUIDEZ 2017 2016

Razón corriente 2.3 2.71

Prueba ácida 2.3 2.71

Capital de Trabajo 25.365 31.448 Fuente: Estados Financieros COLVATEL 2017-2016

16 Notas a los Estados Financieros 31 de diciembre 2017 SIVICOF formato CBN 0906 numeral 20, pág. 29.



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Rentabilidad COLVATEL obtuvo ingresos totales en el 2017 por $65.664 millones, con una utilidad neta de $1.549 millones que representa un margen neto del 2,4% y una utilidad bruta de $2.536 millones equivalente a un margen bruto del 3.8%17, los ingresos con mayor participación corresponden al cliente ETB provenientes de la ejecución de los contratos suscritos con COLVATEL y representan el 78% en el 2017 y el 85% en el 2016 del total de los ingresos.18

La meta programada para los ingresos totales fue de $69.162 millones (100%) en el 2017

y se cumplió en un 94,94% ($65.664 millones), que lo ubica en el rango “Se alcanzan las

Expectativas Mínimas”, teniendo en cuenta los parámetros de evaluación establecidos por la

Compañía en el tablero de indicadores (<= 99% >= 95%)19.

GRAFICA No 2

NIVEL DE CUMPLIMIENTO INGRESOS TOTALES 2017

Fuente: Tomado Tablero de Indicadores Formato E04.P06.F02. 2017. Colvatel 2017.

17 Acta de visita administrativa mayo 7 de 2018. 18 Notas a los Estados Financieros 31 de diciembre 2017 cuenta rendida SIVICOF marzo de 2018 formato CBN 0906 pág. 29. 19 Tablero de Indicadores Formato E04.P06.F02. REPORTE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS DE INDICADORES 2017.

$15.470

$32.777

$47.800

$65.664

$17.040

$36.128

$52.877

$69.162

90,8% 90,7% 90,4% 94,94%

$ -

$ 10.000

$ 20.000

$ 30.000

$ 40.000

$ 50.000

$ 60.000

$ 70.000

$ 80.000

Primer trimestre(Enero-marzo)

Segundo trimestre (Abril-Junio)

Tercer trimestre (Julio - Septiembre)

Cuarto trimestre (Octubre - Diciembre)

Cumplimiento de Ingresos Totales - Acumulado

Valor Efectivo de Ingresos _ Cifras en Millones. Valor anual estimado por la junta Directiva _ Cifras en Millones. Nivel de Cumplimiento respecto a lo Proyectado por la Junta Directiva



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Al comparar los ingresos recurrentes (operacionales) por valor de $63.647 millones en el 2017 frente a $70.665 millones en el 2016, se observa una disminución del 9.9% (-$7.017 millones) en el 2017, ocasionada principalmente por la reducción en los ingresos provenientes del cliente ETB por la prestación de los servicios de la Red Digital de Servicios integrados - RDSI y Asimetric Digital Subscriber Line – ADSL, cuya participación frente al total de los ingresos recurrentes fue del 42% en el 2017 y del 50% en el 2016. Las actividades que presentaron disminución en el 2017 frente a lo ejecutado en 2016 fueron “Aseguramiento en banda ancha y empalmeria, por menor demanda en estos servicios por parte

de los clientes y en aprovisionamiento por menor demanda en las actividades de instalación y/o traslado y

administrador MDF interno”20.

CUADRO No 28

ESTADO DE RESULTADOS 31 DE DICIEMBRE DE 2017 En millones de pesos

CUENTA

2017

2016

VARIA CIÓN

VARIA CIÓN

ABSO LUTA

RELA TIVA %

Ingresos recurrentes (Nota 20)

63.647

70.665

-7.017

-9.92

Costos y gastos recurrentes (Nota 21)

(61.111) (64.995) -3.884 -5.97

Utilidad Bruta

2.536

5.669

-3.133

-55.26

Ingresos financieros (Nota 20)

577

591

-14

-2.36

Otros ingresos (Nota 20) Costos financieros

1.438 (11)

1.208 (10)

230 1

-19 10

Utilidad antes de Impuestos 4.541 7.459 -2.918 -39.12

Menos gasto por impuesto diferido, renta y CREE (Nota 14)

(2.992)

(2.811)

181

6.43

UTILIDAD NETA DEL AÑO 1.549 4.648 -3.099 -66.67

Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros.

Fuente: SIVICOF Formato CBN 1018 Estado de Resultados por los años terminados el 31 de diciembre de 2017 y 2016 - COLVATEL

De otra parte, se registra un aumento en los ingresos provenientes de Otros clientes en un 31% al pasar de $10.311 millones en el 2016 a $13.488 millones en el 2017, lo que permite generar fuentes de recursos con clientes diferentes a la ETB, aunque la participación de estos ingresos frente al total de los operacionales fue del 21% y 15% en el 2017 y 2016 respectivamente. 20 Acta de visita administrativa Gerencia Financiera Colvatel mayo 7 de 2018.



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Los ingresos de la Compañía se relacionan para los dos períodos (2017-2016) indicando el cliente que demanda los servicios, en el siguiente cuadro.

CUADRO No 29 INGRESOS RECURRENTES 2017 – 2016

En millones de pesos

CONCEPTO 2017 2016 CLIENTE

Ingresos RDSI y ADSL (1) 26.766 35.234 ETB

Contrato FTTH 6.572 6.217 ETB

Contrato Última Milla (2) 3.754 4.682 ETB

Negocios de Gestión de Proyectos 13.488 10.311 Otros Clientes

Contrato Servicios Especializados 12.803 12.973 ETB

Contrato Mantenimiento Teléfonos Públicos - 434

ETB

Contrato Adm. Establecimiento de Comercio - 439

ETB

Otros Servicios Prestados a ETB S.A. 253 305 ETB

Diversos 11 71 Otros Clientes

Total ingresos operacionales 63.647 70.665

Ingresos Financieros 578 591 Otros

Otros ingresos 1.438 1.208 Otros

Total ingresos (3) 65.663 72.464

Fuente: SIVICOF formato CBN 0906 cuenta rendida 26 de marzo de 2018 pág. 28

La disminución en los ingresos del 2017 comparados con el 2016 fue de 9.92% y en los costos y gastos la reducción fue del 5.97% en el 2017, este comportamiento incidió en el resultado de la utilidad neta al pasar de $4.648 millones en el 2016, a $1.549 millones en el 2017 lo que representa una caída significativa del 66.67% (-$3.099 millones)21. Las cuentas que se vieron afectadas en una mayor proporción por la reducción de la utilidad neta en el 66.67% para el 2017, fueron los ingresos RDSI y ADSL del cliente ETB y en los gastos, la provisión para contingencias por valor de $2.213 millones originada por la decisión del Ministerio de Trabajo que resolvió mediante Resolución No. 5574 el 22 de diciembre de 2017, sancionar a la ETB y a Colvatel con una multa de 3.000 S.M.L.M.V., para cada empresa. La Compañía interpuso el recurso de reposición y en subsidio de apelación que se encuentra pendiente de ser resuelto por el Ministerio de

Trabajo22.

21 Formato CBN 1018 y Notas a los Estados Financieros 31 de diciembre 2017 cuenta rendida SIVICOF marzo de 2018, formato CBN 0906 páginas 28 y 29. 22 Acta de visita administrativa Colvatel Gerencia Financiera mayo 7 del 2018.



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La meta del indicador EBITDA para el 2017 fue de $7.494 millones de los cuales se ejecutaron $6.695 millones, que representan el 89,34% y con base en los parámetros de evaluación establecidos por la Compañía en el tablero de indicadores, lo ubica en el nivel de cumplimiento (<= 94%) “No Cubren las Expectativas Mínimas”23 Al comparar los resultados del indicador en el 2016 por valor de $8.149 millones con el 2017 por $6.695 millones, se establece una disminución de $1.454 millones que representa el 17.8% frente al 2017.

La Compañía ha venido registrando un margen neto de utilidad que muestra una tendencia descendente desde el 2015 con un 7.59%, en el 2016 bajó al 6.41% y pasó al 2.4% en el 2017, el resultado más bajo de los últimos 3 años. No obstante, los aspectos señalados la generación de utilidad neta durante el año 2017 permite que los indicadores de rentabilidad de la Compañía sean positivos, como se observa en la generación de EBITDA por $6.695 millones con un margen EBITDA del 10,2%, sin embargo, la tendencia en la disminución en el margen de utilidad en los últimos 3 años sumado a la reducción de los ingresos operacionales, son aspectos que inciden negativamente en el nivel de desempeño de la Compañía.

Endeudamiento La Compañía presentó un endeudamiento total del 42,5%, es decir, que por cada peso del activo total se generaron obligaciones de 42.5 centavos, lo que permite establecer que la Compañía maneja un nivel de endeudamiento aceptable, originado principalmente por las cuentas comerciales por pagar y otras. El nivel de endeudamiento del 2017 comparado con el 2016 registró un incremento del 6.7%, toda vez que el resultado en el 2016 fue del 35.8%, por lo que se infiere que se redujo el nivel de endeudamiento total en el 2017.

Endeudamiento patrimonial

La estructura de financiamiento de COLVATEL se ubica en un 0.73, lo que significa que por cada peso de relación patrimonial la Compañía adeuda 73 centavos, en el 2016 el resultado del indicador fue de 0.55, al compararlo con el 2017 se registra un aumento del

23 Tablero de Indicadores Formato E04.P06.F02. REPORTE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS DE INDICADORES 2017.



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0.18, lo que demuestra un incremento en el resultado del indicador que incide en la disminución de la posición de endeudamiento patrimonial.

4. OTROS RESULTADOS

4.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS

No se presentaron.

4.2 ATENCIÓN DE QUEJAS

No se presentaron.

4.3 BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

No se presentaron.



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5. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES (HALLAZGOS) DE AUDITORÍA.

TIPO DE HALLAZGO (Observaciones)24

CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN25

1. ADMINISTRATIVOS 6 N.A

3.1.2.1, 3.1.3.1, 3.1.3.2, 3.2.2.1, 3.3.1.1, 3.3.2.2

2. DISCIPLINARIOS 1 N.A 3.1.3.2

3. PENALES - N.A -

4. FISCALES 1 $53.147.371,60 3.1.3.2

N.A: No aplica.

24 Aplica para el caso del Informe preliminar 25 Detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.


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