Informe Final de la Práctica Profesional Mejora Continua ...
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1 Informe Final de la Práctica Profesional Mejora Continua del SGCS BASC de Papeles Nacionales Felipe Gómez Jaramillo Tutor Germán Daniel Zuluaga Ingeniero Mecánico – Máster en Administración de empresas Universidad Católica Popular de Risaralda Programa de Negocios Internacionales Prácticas Profesionales Pereira
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Informe Final de la Práctica Profesional
Mejora Continua del SGCS BASC de Papeles Nacionales
Felipe Gómez Jaramillo
Tutor
Germán Daniel Zuluaga
Ingeniero Mecánico – Máster en Administración de empresas
Universidad Católica Popular de Risaralda
Programa de Negocios Internacionales
Prácticas Profesionales
Pereira
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 9
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 11
1.1. Reseña histórica 11
1.2. Misión 13
1.3. Visión 13
1.4. Estructura de la organización 14
1.5. Organigrama ubicación practicante 15
2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN 16
3. EJES DE INTERVENCIÓN 17
4. JUSTIFICACIÓN EJES DE INTERVENCIÓN 19
5. OBJETIVOS 20
5.1. Objetivo general 20
5.2. Objetivos específicos 20
6. REFERENTE CONCEPTUAL 21
7. CRONOGRAMA 26
7.1. Descripción del cronograma de actividades 27
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 28
9. CONCLUSIONES 36
3
10. RECOMENDACIONES 37
11. REFERENCIAS 38
APÉNDICES 39
ANEXOS 41
4
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Estructura de la Organización. 14
Figura 2. Organigrama ubicación del practicante. 15
5
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Cronograma actividades. 26
Tabla 2. Documentos desarrollados y/o actualizados para la mejora continua de la
empresa Papeles Nacionales S.A. 28
Tabla 3. Documentos desarrollados en el informe enviado al comité de certificaciones
BASC. 29
6
LISTA DE APÉNDICES
Apéndice A. Entrevista con el gerente de Recursos Humanos. 39
Apéndice B. Entrevista con Oscar Marino Tabares, persona que ha estado liderando el
SGCS. 40
7
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Acciones correctivas y preventivas. 41
Anexo B. Caracterización de procesos. 42
Anexo C. Formato PE-PR. 43
8
RESUMEN
El presente trabajo contiene las actividades desarrolladas por el estudiante en práctica
durante el noveno semestre estudiantil, el cual se desarrolló en la empresa Papeles
Nacionales S.A., la cual se encuentra certificada BASC desde el año 2000. Cada año
esta certificación se renueva mediante una auditoría realizada por el BASC capítulo
Centro-Occidente, lo cual dio pie para que el estudiante en práctica se enfocara en el
cumplimiento de la Norma y los Estándares BASC para cumplir con dos objetivos
primordiales, obtener la recertificación para el año 2010 y asegurar una mejora continua
en el Sistema de Gestión en Control y Seguridad, por medio de la adaptación y
cumplimiento de las reformas que se le hicieron a la Norma y los Estándares.
Palabras clave: SGCS: Sistema de Gestión en Control y Seguridad, BASC: Business
Alliance For Secure Commerce.
ABSTRACT
This work contains the activities of the trainee during the ninth semester student, which
was developed at Papeles Nacionales S.A. company, which is the BASC certified since
2000. This certification annually renewed through an audit by the BASC chapter-West
Center, which gave rise to the student in practice will focus on compliance with the rules
and standards to meet BASC two primary objectives, recertify 2010 and ensure
continuous improvement in the Control Management System and Security, through the
adaptation and implementation of the reforms that were made to the rules and standards.
Key Word: SGCS: Management System and Security Control, BASC: Business Alliance
For Secure Commerce.
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INTRODUCCIÓN
El Business Alliance For Secure Commerce (BASC), fue creado en el año de 1996,
inicialmente con fines anti-contrabando, actualmente ha ampliado su visión y dimensión
con lo cual se ha convertido en una alianza empresarial entre las aduanas a nivel mundial
con los Gobiernos y Organismos internacionales.
Este busca crear y mantener un comercio seguro, libre de los flagelos del comercio
internacional, como los son: el terrorismo, el narcotráfico y el contrabando, mediante el
establecimiento de las Normas y los Estándares BASC, versión 3 2008 que entraron en
vigor a partir del primero de enero del presente año.
El BASC en el mundo se ha consolidado como una herramienta indispensable para
los programas de cooperación, ya que involucra toda una cadena de sectores,
empresarial, aduanas, gobiernos y organismos internacionales, está presente en más de
14 países a nivel mundial, Colombia, Chile, Ecuador, México, Costa Rica, El Salvador,
Guatemala, Haití, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Uruguay entre
otros.
El BASC está presente en todo el territorio colombiano, ya que cuenta con más de
cuatro capítulos entre los cuales se encuentran el Capítulo BASC Café, Capítulo BASC
del Pacífico, Capítulo BASC Barranquilla. Capítulo BASC Bogotá y Capítulo BASC
Centro Occidente, estos capítulos se encargan de realizar las auditorías para la
certificación y recertificación BASC.
En la empresa Papeles Nacionales S.A., se implementó el BASC desde el año 2000,
con el fin de asegurar y demostrar que tanto los procesos, como los productos, se
encuentran libres de los flagelos del comercio internacional. Cada año el capítulo Centro
Occidente realiza una auditoría a la empresa para poder recertificarla.
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Este trabajo se enfoca en el proceso de recertificación de dicha empresa, así mismo
en la elaboración y actualización de los requerimientos de la nueva versión de la Norma
y los Estándares BASC versión 3 2008, para obtener y asegurar una mejora continua del
SGCS BASC.
Para mantener la seguridad de la empresa Papeles Nacionales S.A., se realizan dos
informes del trabajo de práctica, uno con toda la información sensible de la empresa que
es entregado a la misma, y el segundo es un resumen del informe desarrollado durante el
periodo de la Práctica siendo este entregado a la Universidad Católica Popular del
Risaralda.
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1. Presentación de la empresa
1.1 Reseña histórica
Papeles Nacionales en una empresa dedicada a la producción de papel tissue en todas las
presentaciones, fue fundada en el año 1960, por unos industriales risaraldenses y un
industrial papelero Canadiense llamado Gene H Kruger.
En 1962, Papeles Nacionales empieza la producción, en su planta ubicada en el
paraje La Marina, vía Pereira- Cartago, con un molino complementado con un secador,
un rodillo de prensa y una máquina de conversión manual, con una capacidad de
producción de 2.160 toneladas por año, siendo la única producción de papel higiénico
tipo corriente que se vendía en el mercado con los nombres de Cruz Blanca y Mariposa.
La planta fue creciendo con el sabido respaldo de la organización Matriz
Internacional, cuya sede está situada en Canadá (Montreal). En el año 1964 se ampliaron
las líneas de productos a servilletas, pañuelos faciales y papel higiénico tipo seda. A
partir del primer semestre de 1985, los productos de la empresa penetraron el mercado
norteamericano y actualmente se vende papel higiénico de alta calidad en dicho país.
A través de los años ha dado pasos agigantados en cuanto a la evolución se refiere,
ya que pasó de solo un molino y una máquina de conversión manual, a tener tres líneas
completas y sistematizadas de producción, que trabajan las 24 horas del día y de las
cuales salen sus productos, ya sean terminados o semielaborados, además cuenta con su
propia subestación eléctrica que le proporciona la energía necesaria para funcionar,
también cuenta con surtidores tanto de gasolina como de gas propano para los vehículos
de la compañía, todo esto para satisfacer la creciente demanda del mercado colombiano.
Actualmente, la empresa cuenta en total con 1.158 trabajadores, repartidos entre la
planta de producción y las agencias comerciales ubicadas estratégicamente para suplir la
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demanda en todo el territorio nacional así: Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cali,
Ibagué, Medellín, Pereira y Villavicencio.
Ofrece sus productos tanto para el mercado nacional como el internacional, en este
último caso exporta sus productos ya sea terminado o semielaborado a países tales
como: Canadá, EEUU, México, Cuba, Barbados, Finlandia, Venezuela, Ecuador, Perú,
Puerto Rico, Panamá, Jamaica, Honduras e Inglaterra entre otros.
Los productos que ofrece la compañía son:
• Higiénicos
- Papel Súper Suplex.
- Papel Suave Gold.
- Papel Rosal.
• Faciales
- Suave
• Servilletas
- Súper Suplex.
- Económica.
• Línea institucional
- Servilletas Tisu
- Toallas cocina Practisec
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1.2 Misión
Desarrollar, producir y distribuir productos de papeles suaves y otros productos de aseo
personal, para el mercado nacional e internacional, a fin de satisfacer los requerimientos
de clientes, consumidores y trabajadores, asegurando así el liderazgo en nuestro mercado
y logrando un retorno óptimo sobre activos a largo plazo.
1.3 Visión
Consolidar el liderazgo de Papeles Nacionales S.A., en el mercado nacional de papeles
suaves, en los próximos cinco años, mediante el aseguramiento de la calidad de sus
productos y la excelencia en el servicio para sus clientes y consumidores. Afianzar sus
operaciones en América Latina, bajo los mismos parámetros de calidad y servicio y
desarrollar nuevos negocios que sean compatibles con su actividad.
14
1.4 Estructura de la Organización
Figura 1. Estructura de la Organización
15 1.5 Organigrama ubicación practicante
Figura 2. Organigrama ubicación practicante.
El estudiante en práctica tiene como función documentar los procedimientos de la
empresa que hacen parte de los requerimientos puntuales de la norma y los estándares
BASC versión 3 2008.
Gerente General
Gerente Financiero
Contralor General
Jefe O y M
Asistente O y M Practicante
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2. Diagnóstico del área de intervención
La empresa Papeles Nacionales se encuentra certificada BASC, desde el año 2000. El
Business Alliance For Secure Commerce (BASC), cada año realiza una auditoría para
revisar que las empresas continúen cumpliendo lo establecido en las Normas y Estándares
BASC.
En el año inmediatamente anterior, la empresa Papeles Nacionales fue auditada por el
BASC Capitulo Occidente, en esta auditoría se encontraron algunas no conformidades, una
mayor y una menor, las cuales tuvieron que ser analizadas, corregidas e implementadas,
para poder alcanzar la certificación del año 2010 y continuar con la mejora continua. Con
base en lo anteriormente, el estudio, análisis y corrección de las no conformidades, fue una
de las áreas de intervención.
Lo primero que hizo el estudiante en práctica, fue asistir a una reunión con el Gerente
de Recursos Humanos en la cual se indagó acerca del estado de la empresa en materia del
BASC, (Apéndice A), analizó el informe de la auditoría y con base en ello siguió con toda
la revisión documental que consistió, en verificar los documentos existentes dentro de la
empresa, además de consultar la Norma y los estándares para conocer con de antemano
donde se encontraba la empresa y de donde debía partir. Realizó entonces otra entrevista a
una de las personas directamente relacionadas con los procesos que están presentes en las
Normas y Estándares BASC (Apéndice B), como lo es el señor Oscar Marino Tabares,
además de las personas que para efecto del cierre de las no conformidades hacen parte del
proceso, esto con el fin de poder realizar la documentación pertinente con la información
recaudada y poder así cerrar las no conformidades.
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3. Eje de intervención
Debido al resultado del diagnóstico de la organización y con lo aprendido en la materia
Electiva 1, el estudiante en práctica, lideró el proceso y elaboró el informe que se debía
enviar al Comité de Certificación, para el cierre de las no conformidades, para ello realizó
varias actividades, entre las cuales están:
• Recopilar la información.
• Hacer el análisis de causas, bajo el método de los 5 por qué, el cual consiste en
preguntarse por qué, mínimo 5 veces para hallar la causa raíz.
• Diligenciar el formato de cierre de no conformidades.
• Diligenciar el formato de caracterización de procesos.
Además de actualizar los documentos e implementar los nuevos requisitos y
sugerencias de la nueva versión de la Norma y los Estándares BASC que es la versión 3
2008, en la cual se adoptaron los criterios mínimos del programa de seguridad de Aduanas
del gobierno de los Estados Unidos Customs Trade Partnership Against Terrorism (C-
TPAT), estos Criterios Mínimos de C-TPAT “están dirigidos a fortalecer la integridad de
la cadena de suministro que conforman todos los actores de la cadena de suministro del
comercio internacional, incluyendo a los importadores, exportadores y a sus prestadores
de servicio (agentes de aduana, transportadores, puertos marítimos, líneas marítimas y
aéreas, etc.)Estos criterios han sido adoptados por BASC para facilitar el cumplimiento de
las normativas que en materia de seguridad se están estandarizando hoy en el mundo”1.
El objetivo de unificar la versión 2 2005 de las Normas y los Estándares BASC y los
criterios mínimos de C-TPAT, fue como lo dijo la presidenta internacional del BASC,
Mayra Hernández de Cavelier, (2010) “El principio de homologar los programas de
cooperación, es crear un sistema en donde los actores del comercio Internacional sean
aprobados por las Aduanas, al éstas contar con unos estándares en sus procesos logísticos.
Los estándares o criterios C-TPAT se han convertido en punto de referencia para las
demás Administraciones Aduaneras a nivel mundial.”(p.4), con lo cual se logra una
1 Recuperado el 06 de Abril del 2010, de http://www.basc-co.com/upload/file/wboediciondos.pdf
18 dinámica mundial del fortalecimiento de las cadenas logísticas y con esto se logra que las
Aduanas del mundo aprueben las cadenas logísticas de las empresas.
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4. Justificación de los ejes de intervención
El proyecto es importante porque ayuda a la empresa Papeles Nacionales para que obtenga
la recertificación BASC, así mismo crea una guía para otros trabajos al igual que para las
empresas que no estén certificadas y quieran hacerlo o las que se encuentran en proceso de
certificación.
La empresa es la directa beneficiaria del proyecto, ya que en base a lo que se hizo
durante este periodo de práctica sobre la documentación de los procesos faltantes y la
actualización y aplicación de los requerimientos de la versión 3 2008, la empresa pudo
asegurar una mejora continua, además de continuar certificado por el BASC.
Entre los beneficiarios de este proyecto están la Universidad Católica Popular del
Risaralda y los estudiantes del programa de Negocios Internacionales, ya que es el primer
estudiante del programa de Negocios Internacionales que realiza su práctica en la Empresa
Papeles Nacionales, gracias al conocimiento adquirido durante la formación académica y en
especial con lo relacionado a la materia Electiva 1, con lo cual se abre una puerta, para que
futuros practicantes de este programa puedan seguir realizando la práctica profesional en
esta empresa.
Otro beneficiario del proyecto son las empresas, ya que estas, van a contar con una guía
muy detallada acerca del proceso de certificación, con lo cual muchas se podrán certificar
ahorrando costos muy elevados, gracias a que no tendrán que contratar asesores para este
fin. Con el anterior beneficiario, se crea el último pero no el menos importante, como lo es
el BASC, ya que día tras día contará con más empresas certificadas, con lo que se obtendrá
un comercio más seguro en un futuro no muy lejano.
20
5. Objetivos
5.1 Objetivo General
Continuar con el Sistema de gestión en control y seguridad BASC de la empresa Papeles
Nacionales S.A., realizando el cierre de las no conformidades detectadas en la auditoría
BASC e implementando los nuevos requisitos de la Norma y Estándares BASC, para así
poder asegurar una mejora continua del sistema.
5.2 Objetivos Específicos
• Hacer el cierre de las no conformidades, bajo la norma y Estándares versión 2 -2005
encontradas en la auditoría, aplicando la metodología de análisis de causas, para enviar
el informe al comité de certificaciones, apoyando a la empresa en el proceso de re
certificación.
• Identificar los nuevos requisitos exigidos por la norma y los estándares BASC versión 3-
2008, por medio de un análisis de brecha, para entregarle a la empresa una guía que le
permita conocer e identificar cuales han tenido modificación.
• Implementar los nuevos requisitos BASC presentes en la Norma y Estándares versión 3-
2008, documentando, actualizando y difundiendo los cambios adoptados por la empresa
para contribuir a la mejora continua de la misma.
21
6. Referente conceptual
BASC: la alianza empresarial para un comercio seguro BASC, es un programa de
cooperación entre el sector privado y organismos nacionales y extranjeros, creado para
fomentar un comercio internacional seguro. BASC es un programa voluntario que busca,
promueve y apoya el fortalecimiento de los estándares de seguridad y protección del
comercio internacional. El objetivo primordial es el de promover dentro de sus asociados el
desarrollo y ejecución de acciones correctivas y preventivas destinadas a evitar el
contrabando mercancías, narcóticos, terrorismo o cualquier ilícito a través del comercio
legitimo.
Misión: promover y auditar sistemas de gestión en control y seguridad, aplicados a la
cadena logística para facilitar y agilizar el comercio internacional.
Visión: en 2011 seremos reconocidos en Colombia y a nivel internacional, como una
organización que promociona estrategias para el comercio seguro a través de un servicio
calificado.
Objetivos BASC:
• Promover el Comercio Internacional Seguro
• Promover la normalización y estandarización de procedimientos en las cadenas de
exportación e importación, con el objeto de asegurarlas contra todo riesgo.
• Brindar a los empresarios una herramienta gerencial que les permita mantener y
fortalecer sus negocios con alta calidad en sus procesos de seguridad
• Incentivar una cultura de seguridad y protección en el comercio internacional.
• Establecer y administrar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad de la cadena
logística.
• Fomentar alianzas estratégicas.
• Generar confianza y credibilidad entre empresas y gobiernos.
• Incentivar el incremento de mercados internacionales.
• Fortalecer cooperación entre el sector privado y gobierno.
22 • Optimizar los procesos y operaciones de la cadena logística del comercio.
Sistema de Gestión. Aunque en la práctica en los momentos actuales existen diferentes
definiciones e interpretaciones sobre lo que se puede entender como gestión o dirección
estratégica, todas ellas presentan más o menos, unos denominadores comunes que son:
• Formulación de la estrategia política.
• Planificación a largo plazo.
• Política de la empresa.
Básicamente, la gestión o dirección estratégica se puede considerar como aquel
proceso que concierne a la toma de decisiones sobre la dirección de una organización y la
implantación de estas decisiones. El sistema de gestión, por su parte, es una herramienta
que permite sistematizar la gestión de la empresa, contribuyendo a optimizarla y, en
consecuencia, ayudando a la toma de decisiones. Además ayuda al cumplimiento
estructurado de cualquier legislación.
El primer sistema de gestión activo desarrollado fue el de la calidad debido a las
normas ISO 9000, conjunto de normas internacionales para la gestión de calidad que se
publican por primera vez en 1978, y que han alcanzado una alta reputación como base
para el establecimiento de sistemas de gestión de calidad en las empresas2.
C-TPAT: Aduanas y Socios de Negocios contra el Terrorismo, C-TPAT por su sigla en
inglés, es una iniciativa conjunta del Gobierno y las Empresas cuyo objetivo es construir
relaciones de cooperación comercial que refuercen y mejoren la cadena de proveedores y la
seguridad en la frontera de los Estados Unidos de América. La agencia de Aduanas
estadounidense solicita a las empresas importadoras que conduzcan una evaluación
exhaustiva de todos los elementos que integran su cadena de proveedores internacionales,
2 Abril Sánchez, Cristina Elena, Enríquez Palomino, Antonio & Sánchez Rivero, José Manuel. Manual para
la integración de sistemas de gestión, calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales, Madrid:
Fundación Confemental.
23 desde el punto de origen (fabricante, proveedor e intermediario) hasta el punto de
distribución.
Los importadores deben tener procesos escritos y verificables de la selección de su
socio de negocio incluyendo fabricantes, proveedores e intermediarios. Los socios de
negocios necesitan demostrar que cumplen con las normas de seguridad exigidas por C-
TPAT. Una forma en la que sus socios de negocios pueden demostrar que cumplen con este
criterio es completando un cuestionario de seguridad.
Operador Económico Autorizado: el Operador Económico Autorizado (OEA) es
fruto de la intención y necesidad de las administraciones aduaneras de conseguir cadenas
logísticas seguras de principio a fin y de origen a destino. Para lograrlo es necesario que
todos los operadores que intervienen se impliquen y encaminen sus esfuerzos hacia esta
misma finalidad.
Por tanto, para afrontar este futuro tan inmediato, es muy recomendable iniciar los
trámites para obtener el estatus de OEA, una figura que otorga a la empresa que participa
en operaciones de comercio exterior, fabricante, exportador, importador, transitorio,
transportista, almacenista o agencia de aduanas, la categoría de “socio de confianza” para
las administraciones aduaneras en Europa y, a medio plazo, en buena parte del mundo.
Análisis de causas de los 5 por qué: Es una técnica sistemática de preguntas, utilizada
en la fase de análisis de problemas, para buscar posibles causas principales. La técnica
requiere que se pregunte ¿por qué? Al menos 5 veces para lograr al menos 5 niveles de
detalle. Se utiliza cuando se desea identificar las causas principales de un problema.
Mejora Continua: el objetivo de la mejora continua del sistema de gestión de la
calidad es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de
otras partes interesadas. Las siguientes son acciones destinadas a la mejora:
a) Análisis y evaluación de la situación existente para identificar aéreas para la mejora;
b) El establecimiento de los objetivos de la mejora;
24 c) La búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos;
d) La evaluación de dichas soluciones y su selección;
e) La implementación del a solución seleccionada;
f) La medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación
para determinar que se han alcanzado los objetivos;
g) La formalización de los cambios.
Los resultados se revisan, cuando es necesario, para determinar oportunidades
adicionales de mejora. De esta manera, la mejora es una actividad continua. La
información proveniente de los clientes y otras partes interesadas, las auditorías, y la
revisión del sistema de gestión de la calidad pueden, asimismo, utilizarse para identificar
oportunidades para la mejora3.
Documentación: la dirección debería definir la documentación necesaria, incluyendo
los registros pertinentes, para establecer, implementar y mantener el sistema de gestión de
la calidad y para apoyar la operación eficaz y eficiente de los procesos de la organización.
La naturaleza y extensión de la documentación debería satisfacer los requisitos
contractuales, legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y
de otras partes interesadas y deberían ser apropiadas para la propia organización. La
documentación puede encontrase en cualquier forma o medio adecuado para las
necesidades de la organización.
Con el fin de proporcionar una documentación que satisfaga las necesidades y
expectativas de las partes interesadas, la dirección debería tener en cuenta:
• Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas,
• Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial,
• Requisitos legales y reglamentarios pertinentes 3 Instituto Técnico Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000, sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Santafé de Bogotá, D.C. (Pág.16)
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• Decisiones de la organización
• Fuentes externas de información pertinente para el desarrollo de las competencias de la
organización.
• Información acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas4.
4 Instituto Técnico Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9004, sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del desempeño. (2ª actualización). Santafé de Bogotá, D.C. (Pág. 8)
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7. Cronograma
Tabla 1. Cronograma
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4A1 ANALIZAR INFORME AUDITORIA BASC A2 ESTABLECER PLAN DE ACCIÓNA3 ELABORACIÓN Y ENVIO CIERRE DE NO CONFORMIDADESA4 OBTENCIÓN RE‐CERTIFICACION BASC A5 AUDITORIA INTERNAA6 DOCUMENTAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOSA7 ACTUALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS
No ActividadesJULIOENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
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7.1 Descripción del cronograma de actividades
• Analizar el informe de la auditoría BASC.
• Establecer el plan de acción.
• Elaboración y envió del cierre de las no conformidades.
• Obtención Re-certificación BASC.
• Análisis de brecha.
• Analizar informe auditoría: el BASC capítulo Centro Occidente, realizó un informe de
auditoría, en la cual se encontraban dos no conformidades, una mayor y una menor.
• Establecer plan de acción: tras analizar el informe de la auditoría, el estudiante en
práctica, se reúne con el Jefe de Seguridad Física y el encargado de asesorar la seguridad
de la empresa para establecer el plan de acción para el cierre de las no conformidades, lo
que se deriva en el informe de cierre de no conformidades enviadas al comité
certificador.
• Análisis de brecha: para este análisis, se compara la norma y los estándares de la versión
anterior con los mismos de la nueva versión, con el objetivo de conocer que
modificaciones se han hecho y así poder realizarlas. Después de haber identificado los
cambios, se procede con la actualización y divulgación de los mismos.
• Actualizar los procedimientos: existían algunos documentos realizados bajo la Norma y
los Estándares BASC versión 2 2005, y para efectos de una nueva auditoría, se debía
actualizarlos con los requerimientos de la versión 3 2008.
• Difundir los procedimientos: por medio de exposiciones programadas con los directos
implicados en los procedimientos, el estudiante en práctica socializó estos con el
objetivo de que para todos quedara claro que cambios se habían generado con la
elaboración del documento, además para confirmar que todo lo consignado allí fuera lo
correcto.
28
8. Presentación y análisis de resultados
Durante la práctica universitaria desarrollada en la empresa Papeles Nacionales S.A., se
obtuvo una serie de resultados, los cuales son:
La recertificación de la empresa en materia del Sistema de Gestión en Control y
Seguridad BASC, lo que se traduce en estar certificados por un año más y la generación
de confianza tanto para las aduanas a nivel mundial como para los asociados de negocio.
La empresa se encontraba certificada BASC con la Norma y los Estándares versión 2
2005. A partir del primero de Enero del 2009, entro en vigor la nueva Norma y los
Estándares versión 3 2008, para lo cual el estudiante en práctica tuvo que actualizar los
documentos existentes en la empresa creados con la versión anterior y crear los
procedimientos nuevos que son requisitos fundamentales de la nueva Norma.
Tabla 2. Documentos desarrollados y/o actualizados para la mejora continua de la empresa
Papeles Nacionales S.A.
Documentos desarrollados y/o actualizados para la mejora continua de la Empresa Papeles Nacionales S.A
Nombre Código Fecha ElaboraciónAsignación y uso del carné de identificación. PR-RI-003 15/02/2010 Inspección de contenedores. PR-SF-001 29/03/2010 Control material de empaque de exportación. PR-GL-008 03/05/2010 Requisitos legales PR-0T-004 14/01/2010 Simulacro de emergencia PR-SO-002 13/04/2010 Trámite de permisos gubernamentales para la PR-GP-007 05/04/2010 Auditorías BASC PR-OT-002 09/01/2010 Control precintos PR-OT-005 09/03/2010 Dotación PR-SO-003 15/04/2010 Acciones correctivas y preventivas PR-OT-001 08/01/2010 Gestión de riesgos PR-OT-003 15/01/2010 Usuario aduanero permanente PE-GL-001 12/04/2010 Acceso vehículos a planta PR-RH-007 01/03/2010
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Tabla 3. Documentos desarrollados en el informe enviado al comité de certificaciones.
DOCUMENTOS DESARROLLADOS PARA ENVIAR
AL COMITÉ DE CERTIFICACIONES
Nombre Tipo documento
Administración y control de documentos Caracterización de procesos
Distribución Caracterización de procesos
Logística Caracterización de procesos
Planeación estratégica Caracterización de procesos
Producción Caracterización de procesos
Sistema de información Caracterización de procesos
Acciones correctiva y preventivas Análisis de causas
Auditorías internas Análisis de causas
Faltantes y sobrantes Análisis de causas
Gestión de riesgos Análisis de causas
Requisitos legales Análisis de causas
Acciones correctiva y preventivas Acción correctiva y preventiva
Auditorías internas Acción correctiva y preventiva
Faltantes y sobrantes Acción correctiva y preventiva
Gestión de riesgos Acción correctiva y preventiva
Requisitos legales Acción correctiva y preventiva
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8.1 Resumen de los procedimientos desarrollados y/o actualizados en la empresa Papeles
Nacionales S.A.
Asignación y uso del carné de identificación.
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de describir las actividades que tienen
relación con el uso del carné, como lo son; la entrada y salida de los empleados, visitantes,
contratistas y proveedores, para consumir el almuerzo en el casino, para reclamar los rollos
de papel higiénico a los que tienen derecho los empleados y para identificarse al interior de
la empresa, ya que se crearon unos carnés de colores, para poder clasificar y limitar las
áreas de acceso para los empleados, así:
Verde: Acceso a todas las áreas.
Rojo: Acceso solo a la áreas de la planta en el horario respectivo.
Amarillo: Acceso a las agencias y parte administrativa en el horario respectivo.
Azul: Acceso solo al área visitada.
Naranja: Acceso al área de trabajo y desplazamiento a lugares o áreas inherentes.
Inspección de contenedores
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de describir las actividades que se deben
realizar para revisar los contenedores que ingresan al interior de la empresa los cuales van
a ser cargados con mercancía destinada a al mercado internacional, entonces se procede con
dicha revisión, antes del cargue de la mercancía, para esto la Norma y los Estándares
recomiendan una revisión de los 7 puntos, con lo cual se revisa el 100% del contenedor y
este como su nombre lo indica se divide en 7 puntos críticos que son:
• El techo.
• Lado derecho.
• Lado izquierdo.
• El piso.
• Pared delantera.
• Puertas.
31
• Exterior/ sección inferior.
Con este procedimiento se evita la contaminación de la mercancía destinada al mercado
internacional.
Control Material de Empaque para los Productos de Exportación
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de describir las actividades para el control
y uso del material de empaque para los productos de exportación y en él se establecen
controles que ayuden a la detección temprana de cualquier tipo de contaminación del
material de empaque. En este se definen las políticas a seguir y los responsables del uso y
control del mismo.
Requisitos Legales
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de establecer el método de identificar,
gestionar y garantizar el acceso y cumplimiento de todos los requisitos legales y
reglamentarios que aplican a la empresa.
Para esto se elaboraron dos matrices de requisitos legales, una para la planta como tal
y otra para las agencias ubicada en diferentes ciudades del territorio nacional. En las cuales
aparece: El requisito legal, fecha de vencimiento, el responsable de actualizarlo, el
responsable de verificar que se haya hecho la actualización y el estado del requisito, es
decir si está actualizado o no.
Simulacro de Evacuación
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de establecer las actividades a seguir para
la ejecución de los simulacros de evacuación, con el propósito de ofrecer a todos los
colaboradores del simulacro, las instrucciones necesarias para afrontar posibles
emergencias.
32
En él se crearon las políticas a seguir y se definieron las responsabilidades, además se
puntualizaron los integrantes del comité de emergencias, el grupo de atención de
emergencias y el equipo interdisciplinario y se establecieron los formularios que se deben
diligenciar por parte del colaborador del simulacro y de la brigada de emergencia.
Selección del personal
En este procedimiento se realizo una actualización con respecto a la versión número 1,
la cual fue el estudio de seguridad. Uno de los ítems de la nueva versión de la Norma y los
Estándares, en donde se preciso que todos las personas vinculadas por primera vez a la
empresa, deben paras por un estudio de seguridad, el cual consta de una visita domiciliaria,
la revisión de los antecedentes, tanto penales como civiles y la verificación de las
referencias personales, familiares y laborales. El responsable de hacer el estudio de
seguridad es el jefe de seguridad física, el cual tiene un plazo máximo de dos semanas para
enviar al departamento de Desarrollo y Talento Humano el resultado del estudio.
Control precintos
Para el manejo de los precintos de seguridad, se definieron algunas políticas y
responsabilidades dentro de las cuales están; Que todos los precintos deben cumplir con la
norma ISO PASS 17712, todos los contenedores que transporten mercancía de exportación
deben ser sellados con los precintos de seguridad dispuestos por la empresa, los precintos
deben ser suministrados al guarda de seguridad de forma aleatoria, con lo cual se evita la
falsificación de los mismos y que la información de los precintos debe ir consignada en los
formularios pertinentes.
También se tiene en cuenta los pasos a seguir para:
• La compra, custodia y distribución de los precintos de seguridad.
• Para reportar a las autoridades aduaneras cuando estos detecten un contenedor o precinto
comprometido.
33
• Para reportar a las autoridades aduaneras cuando el agente aduanero de Papeles
Nacionales S.A, detecte un contenedor o precinto comprometido.
Dotación
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de describir las actividades que tienen
relación con la entrega de la dotación a los empleados de la empresa. En el cual se definen
unas políticas, entre las cuales se encuentran: la asignación de dotación para el personal de
la empresa se realiza en conformidad a lo estipulado en el artículo 230 del código laboral
colombiano y a la convención colectiva de trabajo 2009 – 2010, la empresa entrega a los
trabajadores de planta tres dotaciones durante el año en los meses de abril, agosto y
diciembre, para la entrega de la dotación se definen dos grupos, personal masculino y
femenino. Para el personal masculino la dotación se compone de una camisa, un pantalón y
un par de zapatos y para el personal femenino, se compone de dos prendas y un par de
zapatos.
Los responsables de la administración, control y suministro de la dotación son:
• Departamento de Salud Ocupacional.
• Almacén General.
Auditorias BASC
Este procedimiento, se desarrolló con el fin de describir las actividades a seguir en la
ejecución de las auditorías, para evaluar la correcta aplicación del Sistema de Gestión en
Control y Seguridad BASC, identificando así sus fortalezas, debilidades y oportunidades de
mejora. También se definieron las responsabilidades, las cuales recaen en el Gerente de
Recursos Humanos y el Jefe de Seguridad Física.
34
Acciones Correctivas y Preventivas
Este procedimiento, se creó con el fin de describir las actividades para el desarrollo,
registro y control de acciones correctivas y preventivas del Sistemas de Gestión en Control
y Seguridad BASC, en donde se definieron algunas políticas tales como:
• Cualquier persona puede reportar una desviación que puede dar lugar al establecimiento
de no conformidades u oportunidades de mejora.
• Toda incidencia e informe de no conformidad debe ser registrada y conservar copia de
ello.
• Para el cierre de las no conformidades se utilizara el análisis de causas de los 5 Por qué,
mediante la cual se haya el origen de la no conformidad.
• El responsable del Sistema de Gestión debe archivar copia de los registro de las
desviaciones presentadas encontradas en los diferentes departamentos.
Las responsabilidades recaen, sobre el encargado del SGCS BASC y sobre el dueño del
proceso o servicio.
Asociado de Negocio: este procedimiento, se desarrolló con el fin de describir las
actividades para la selección y contratación de los asociados de negocio, el significado de
un asociado de negocio es; Los actores que hacen parte de la cadena de suministro de una
empresa, entre los cuales están: transportistas, importadores, proveedores, vendedores,
puertos, terminales, agentes, consolidadores, etc.
También se definen algunas políticas entre las cuales están:
• La empresa debe realizar auditorías a los asociados de negocio, previo a la contratación
del mismo para verificar que cumple con los requisitos mínimos del BASC o de un
programa equivalente acreditado por la Organización Mundial de Aduanas.
35
• Debido a la cantidad de asociados de negocio que tiene la empresa, se debe realizar una
clasificación según el nivel de criticidad, para agilizar el proceso de auditoría.
• Todos los asociados de negocio deben presentar ante la empresa, los documentos
soporte, tales como: El certificado BASC, número de códigos, entre otros.
• En el momento en que la empresa solicite la información necesaria a los asociados de
negocio, debe informar la razón por la que se requiere dicha información.
Los responsables de este proceso son:
• El Departamento de Compras.
• El encargado del SGCS BASC.
36
9. Conclusiones
Con el trabajo desarrollado en este periodo de práctica, se logró que la empresa Papeles
Nacionales se re-certificara BASC para el año 2010, gracias al informe que se entregó al
Comité de Certificación, el cual contenía el cierre de las no conformidades y el análisis de
causas.
El hecho de que una empresa como Papeles Nacionales S.A., se encuentre certificado
BASC, le genera unos beneficios tales como: obtención de un mayor grado de credibilidad
tanto para las aduanas del mundo, como para los clientes actuales y futuros. Certifica ante
el mundo que sus productos y procesos se encuentran bajo los requerimientos de unas
Normas y Estándares que buscan un comercio internacional seguro, además que agiliza los
procesos de aduana, con lo cual la empresa se vuelve más competitiva.
Gracias a la idea del comité BASC de la empresa Papeles Nacionales de contratar un
estudiante en práctica para el primer semestre del año 2010, se logra la re certificación de la
empresa en materia del BASC con la Norma y los Estándares BASC versión 2 2005 y se
crean y actualizan los procedimientos presentes en la nueva versión 3 2008, para continuar
con el proceso de mejora continua, además de estar preparad para la próxima auditoría que
tendrá lugar en el mes de Diciembre.
37
Recomendaciones
Durante el desarrollo de la práctica universitaria en Papeles Nacionales S.A. y a través de
la experiencia y conocimiento adquirido sobre la empresa, los procesos y procedimientos
internos, se plantean las siguientes recomendaciones para garantizar la continuidad del
mantenimiento del SCGS y contribuir con el mejoramiento continuo de la organización:
Contratar a una persona con el conocimiento mínimo necesario sobre los sistemas de
gestión en control y seguridad BASC, para que se encargue de tiempo completo en el
mantenimiento del sistema así como de la mejora continua.
Realizar capacitaciones al personal de Papeles Nacionales S.A., para que estos tengan
el certificado de auditores internos BASC, con lo cual se va a generar un grupo de trabajo
que va a facilitar y asegurar la revisión del sistema y el mejoramiento continuo.
Realizar reuniones periódicas, donde asistan las personas que tienen relación directa
con el SGCS, donde revisen, controlen y comuniquen los documentos elaborados, las
actualizaciones y las decisiones tomadas.
Hacer lo posible para mejorar la comunicación y la difusión de los nuevos
procedimientos.
38
Referencias
About C-TPAT
Análisis de Causas
Asociados de Negocio BASC.
BASC to Adopt C-TPAT Minimun Security Requirements.
Concepto Básico de Sistema.
Estándares BASC versión 3 2008.
Historia de la empresa Papeles Nacionales S.A.
Norma BASC versión 3 2008.
Operador Económico Autorizado
Recuperado el 18 de Febrero del 2010, de www.papelesnacionales.com/quienessomos.
Recuperado el 18 de Febrero del 2010, de
www.gcarenas.wordpress.com/2009/02/24/unidad-1-conceptos-basicos/
Recuperado el 19 de febrero del 2010, de
www.ctpatconnection.com/esp/Vendor_Signup.aspx?gclid=COT9jsjB96ACFcQ53Aod
VQILuw
Recuperado el 25 de Febrero del 2010 de,
www11.portdebarcelona.es/cclink/20091T/ESn22.03.adu.html
Recuperado el 05 de marzo del 2010, de
www.dnp.gov.co/PortalWeb/LinkClick.aspx?fileticket=agRczjtE5Ys%3D&tabid=270
Recuperado el 11 de marzo del 2010, de www.c-tpatconnection.com/ESP/default.asp
Recuperado el 24 de marzo del 2010, de www.basc-co.com/upload/file/basctra.pdf
39
APÉNDICES
Apéndice A. Entrevista con el gerente de Recursos Humanos.
1. ¿Qué me corresponde hacer a mí como practicante?
R/ Usted viene para apoyar el sistema de gestión en control y seguridad.
2. ¿Desde donde empiezo?
R/ Empiece leyendo el resultado de la auditoría.
3. ¿hasta cuándo hay plazo para entregar el informe con el cierre de las no
conformidades?
R/ Tiene 30 días hábiles para entregarlo al comité de certificaciones.
4. ¿Quién ha estado liderando el SGCS?
R/ El señor Oscar Marino Tabares.
5. ¿Puedo entrevistarme con él?
R/ Si claro no hay problema.
40
Apéndice B. Entrevista con Oscar Marino Tabares, persona que ha estado liderando el
SGCS
1. ¿Hace cuanto tiempo la empresa está certificada BASC?
R/ Desde el año 2000.
2. ¿Podemos revisar el informe de la auditoría?
R/ Si claro.
3. ¿Nosotros vamos a trabajar en llave para lograr la re certificación?
R/ La idea es que nos podamos apoyar para lograr la re certificación.
4. ¿Es por eso que decidieron contratar a un practicante?
R/Es correcto, lo que buscamos es alguien con la suficiente preparación para que nos
pueda apoyar en este proceso.
41
ANEXOS
Anexo A. Acciones correctivas y preventivas.
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Elaborado por: Acción Preventiva Acción Correctiva BASC ISO Fecha:
NO CONFORMIDAD CAUSAS
ACCIONES RESPONSABLE FECHA LIMITE
SEGUIMIENTO FECHA
Se cumplió en su totalidad el Plan de acción? SI NO Se eliminó la causa de la No-conformidad?: SI NO
Responsable del seguimiento:
42
Anexo B. Caracterización de procesos
PROCESO:
OBJETIVOS
PROVEEDOR ENTRADAS PLANEAR HACER SALIDAS CLIENTE
VERIFICAR ACTUAR
RESPONSABLE DOCUMENTOS REGISTROS
REQUISITOS RECURSOS MEDICIÓN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
EpoO&
C
PR
. OBJETIV
1.1
. ALCANC
2.1
. DEFINIC
3.1
. POLÍTIC
4.1
. RESPON
5.1
. LINEAM
laborado or:
Organizació& Métodos
ódigo:
R-
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Página
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8.
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Fecha de
Emisión
09/12/20
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1
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4
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