COYHA1OUE

Direcciónde Control

INFORME N° 19

Materia: Revisión de resoluciones depago desde (a 363 a la 389 desde el03 al 10 de abril, enviados pararegularizar y aprobar.

CÓDIGO

Edición

Fecha:

Tipo

Páginas

Según necesidad

15/05/2013

Preliminar

Definitivo

04

•

X

A: Sr. Director de Educación Municipal de Coyhaique

1.- OBJETIVO: Cumplir con procedimientos y requisitos para emisión de resolucionesde pago y cumplir con los procesos de Control Interno.-

2.- ALCANCE: $ 12.944.373.- (Doce millones novecientos cuarenta y cuatro miltrecientos setenta y tres pesos)

3.- AUDITADO: Resoluciones de pago desde la 363 a la 389 desde el 03 al 10 de abril,enviados para regularizar y aprobar.

4.- RESPONSABLE: Departamento de Administración y Finanzas de la DEM.-

5.- LISTA DE VERIFICACIÓN: Documentación enviada de respaldo en las resolucionesde pago.

6.- PLAN DE AUDITORIA: Revisión ocular de documentación de respaldo deresoluciones de pago, desde la 363 a la 389 desde el 03 al 10 de abril, enviados pararegularizar y aprobar.

7.- EVIDENCIA OBJETIVA: Documentación de respaldo de Resoluciones de pagodesde la 363 a la 389 desde el 03 al 10 de abril, enviados para regularizar y aprobar.

8.- HALLAZGOS DE LA AUDITORIA:

a) En la Resolución de Pago nro. 337 de fecha 03/04/2013, se detectan variasanomalías, las cuales se detallan a continuación:

• Se adjunta factura nro. 913 de fecha 18/02/2013 por "demolición deradíeles y superlexi, reposición y reparación nuevamente, cambio dematrices calefacción".

• Hay tres cotizaciones cada una con fecha 05/02/2013 dos de ellas seencuentran escritas con dos tipos de lápiz distinto, el detalle con colornegro y el total y el nombre del proveedor con color azul.

• La requisición es de fecha 05/02/2013.• La orden de compra interna es de fecha 15/02/2013.• La orden de compra emitida en mercado público es de fecha 18/02/2013,

en el cual menciona que es por una Emergencia, Urgencia o Imprevisto.Además en la observación señala "Reparación de cambio matricescalefacción CEIA, solicitado por el director del establecimiento", quienrealizó la solicitud el 01/03/2013.

• Existe un correo enviado a José Canuman con fecha 01/03/2013 delDirector del CEIA Sr. Víctor Soto, donde solicita efectuar trabajos en la

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caldera por una filtración para que esté operativa antes del inicio del añoescolar.

• Se adjunta un certificado de recepción de los trabajos efectuados del Sr.Víctor Soto también de fecha 01/03/2013.

• Dentro de los respaldos se adjunta un correo enviado el día 12/03/2013por el Sr. Waldemar Sanhueza de Asesoría Jurídica, en el que exponeque el decreto de urgencia respecto a la reparación de la caldera del CEIAque fue enviado a esa unidad para dar visto bueno jurídico, no procede yaque no se ajusta a la normativa sobre contratación pública.

• Se adjunta además la resolución nro. 66 de fecha 02/04/2013, en la queautoriza el trato directo, reparación filtración de agua en CEIA, calificasituación de Urgencia.

b) En la Resolución de Pago nro. 348 de fecha 04/04/2013 se rinde y solicitareposición de fondos, en los respaldos se adjunta resolución en la que seotorgan estos fondos y es de fecha 13/03/2013, la rendición presenta boletasanteriores a la entrega de los recursos por un total de $86.969.- Se adjuntamemo nro. 13/2013 del Jefe de la Unidad de Infraestructura DEM en el cualseñala esta misma anomalía, además de objetar el gasto de timbres de factura11883 por un valor de $33.800.-

c) En Resolución de Pago nro. 352 del 04/04/2013 se cancela factura 578 de fecha14/12/2012, por concepto de evaluación comprensión lectora de 1° a 8° añobásico, en la que se adjunta carta fechada el 15 de febrero 2013, del Director delestablecimiento en la que señala que ya se realizó la actividad indicada y sedebe proceder al pago de la factura, sin adjuntar ningún otro tipo de respaldo queacredite su ejecución; se adjunta orden de compra interna de fecha 12/03/2013,orden de compra de mercado público de fecha 14/03/2013 y resolución nro. 46de fecha 13/03/2013 en la que se autoriza la evaluación comprensión lectora de1° a 8° año básico en la escuela nieves del sur.

d) En Resolución de Pago nro. 355 de fecha 04/04/2013 se cancela factura nro. 33de fecha 31/10/2012, junto a sus respaldos que son todos de octubre del 2012.

e) En la Resolución de Pago nro. 357 del 04/04/2013 se cancela factura nro. 16 defecha 22/03/2013, la cual cuenta con sus tres cotizaciones, pero dos de ella sepresentan con escritura distinta en el detalle y con otra letra en el nombre delproveedor, así como distintos tipos de lápices.

f) La Resolución de Pago nro. 360 de fecha 04/04/2013 se cancela factura nro. 317de fecha 31/12/2012 por concepto de colaciones para giras de estudios de laescuela Víctor Domingo Silva, en la que no se adjunta ningún respaldo de larealización de dichas actividades.

g) La Resolución de Pago nro. 367 del 04/04/2013 se cancela factura nro. 15456del 07/12/2012, se califica situación de urgencia en contratación de servicio, enresolución 307 del 06/12/2012, el motivo de la contratación es el anillado ycopias del PADEM 2012.

h) En Resolución de Pago nro. 368 del 04/04/2013 se cancela factura nro. 476 del05/12/2012 por certificados para los establecimientos educacionalesmunicipalizados.

i) En la Resolución de Pago nro. 369 del 04/04/2013 se cancelan viáticos defuncionarios de la DEM de los meses de febrero y marzo 2013, segúnresoluciones nro. 70, 79, 85 y 86, encontrándose inconsistencia en el pago delSr. Sergio Almonacid ya que se le cancelaron 5 días según resolución 86, enesta solo se registra 4 días de viatico por lo que se le cancelo de más $14.049.-;

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el Sr. Sergio Navarro según resolución 86 registra 5 días de viatico y segúnplanilla de pagos de viatico solo se le cancelaron 4 días, por lo que se le cancelode menos $14.049.-

j) En la Resolución de Pago nro. 377 del 09/04/2013 se cancela factura nro. 6538del 29/11/2012.

9.- RESUMEN DE CONFORMIDAD Y NO CONFORMIDAD:

• En los puntos a) y g) de los hallazgos de auditoria claramente se está vulnerandola Ley de compras públicas, ya que ésta autoriza a los servicios públicos arealizar compras urgentes a través de la compra directa sin la obligación de tenercotizaciones. En todo caso, dicha ley es muy tajante en señalar que solo puedeutilizarse en casos de urgencia calificada en una resolución fundada de laautoridad máxima del servicio o decreto alcaldício, en la se expliciten lascausas que justifican la urgencia de la compra o contratación.

• Se vulnera el reglamento de fondos globales y rendición de cuentas en la que ensu artículo 17 nro. 8 dice "La fecha de los comprobantes deben corresponder alperiodo en que se rinde" lo que se contradice claramente en el punto b) de loshallazgos de auditoria, ya que el fondo fue entregado con fecha 13/03/2013 y serendían boletas del mes de febrero, y como claramente se expresaba enmemorándum nro. 13/2013 de jefe Unidad Infraestructura.

• Dentro de los respaldos en los puntos a) y e) se adjuntan cotizaciones que nodejan la claridad suficiente si estas realmente son hechas por los proveedores alos que se les cotiza, ya que en el reglamento de adquisiciones en el artículo 2señala que deben realizarse con máxima transparencia.

• En los puntos a) y c) existe claramente una falta de orden en lo que se refiere alos procesos de compras ya que primero se realizan los trabajo, después seespera que sea solicitado y luego se procede a realizar los procesos reales de lacompra lo cual vulnera el reglamento de adquisiciones.

A • Se están cancelando facturas con casi seis meses de atraso, esto conlleva a quepueden hacer cobros judiciales, cierre de los créditos.

10.-ACCIONES PREVENTIVAS RECOMENDADAS:

• Que se hace imperativo que el Director de Educación exija el control interno quedebe ejercer el Jefe de Administración y Finanzas, y antes que este la Jefa deFinanzas, ya que antes de despachar las resoluciones estas deben ser revisadaspara que estén con toda la información correcta y completa, debido a lasreiteradas observaciones este no se está haciendo.

• Se debe desarrollar una mejor planificación de las compras debido a que elconcepto de urgencia debe ser muy fundado y además la resolución debe seremitida por la autoridad máxima.

• Las personas encargadas de realizar los cálculos de pagos de viáticos debeponer especial cuidado en la realización de esta labor.

• Se debe instruir a las personas que manejan fondos fijos, que tipo de compraspueden realizar, plazos para entrega de rendiciones, fechas en las que pueden

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comprar, además entregar copia del reglamento de fondos y rendiciones decuentas a todo aquél que tenga a cargo un fondo fijo.

11.- ACCIONES CORRECTIVAS RECOMENDADAS:

• En relación al punto b) de los hallazgos de auditoria y en conjunto con elmemorándum nro. 13/2013 emitido por el Jefe de Unidad de Infraestructura sedebe solicitar la devolución de los dineros que no corresponden a la rendiciónpor un total de $120.769.-

• En relación al punto i) de los hallazgos de auditoria se le deben cancelar$14.049.- al Sr. Sergio Navarro por no haberle considerado un día de viatico; asímismo se debe solicitar la restitución de dinero al Sr. Sergio Almonacid ya que sele cancelo un día más de viatico siendo la devolución a solicitar por $14.049.-

• Debe existir mayor rigurosidad por parte de la jefatura en el cumplimiento de lasnormas e instructivos internos.-

• Enviar respuesta de los informes emitidos por esta unidad en los plazosseñalados en el punto nro. 12

12.- PLAZOS DE RESPUESTA: 5 días hábiles.

AlcaldeDirector DEM.-Archivo

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