Informe seguimiento 254 Contraloría General de la RepúblicaTal como se señaló en la respuesta al...

RESPUESTAS Y ACCIONES COMPROMETIDAS RESPECTO A OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES EXPRESADAS EN LOS DICTÁMENES DE AUDITORÍA DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Informe seguimiento 254 Contraloría General de la República

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UNIDAD AUDITADA UNIDAD EJECUTORA PROGRMA DE RECUPERACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE VALPARAISO

PERIODO DE AUDITORIÍA ENERO-DICIEMBRE DE 2010

FECHA RESPUESTA MAYO DE 2011

JEFE DIVISION AUDITADA CRISTOBAL LETURIA

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 34 1.- SISTEMA Y REGISTRO CONTABLE 1.1.- INTERESES PENDIENTES DE REGULARIZACIÓN 'Respecto de la diferencia de US$ 5.527,49, correspondiente a intereses no pagados y sin contabilizar por la SUBDERE en el año2007, por concepto de operación FAPEP, el Director manifiesta en su respuesta que a fin de de una solución definitiva a la situación planteada, se ha solicitado a la Dirección de Presupuestos, DIPRES, un pronunciamiento para formalizar lo indicado por el analista fiduciario del BID, el cual mediante correo electrónico, señaló que se debió ajustar sólo los estados financieros del Programa correspondientes al año 2010. A la fecha de término de esta auditoría, marzo de 2011, no se había recibido respuesta por parte de la citada Dirección.

RESPUESTA, ACCIONES Y/O COMPROMISOS ASUMIDOS

Al respecto, y sin perjuicio de lo indicado por la Contraloría, la cual indica que verificará el resultado en una próxima visita, podemos señalar que esto fue corregido en los EEFF realizados a Diciembre de 2010, los cuales fueron remitidos a la Contraloría en mes de Febrero de este año.

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Febrero 2011

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Área de Administración y Finanzas PRDUV

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 34 1.- SISTEMA Y REGISTRO CONTABLE 1.2.-Inventarios Sobre el particular, es dable dejar establecido que para determinar las eventuales responsabilidades administrativas en relación con la falta de control de los computadores adquiridos para el Programa por el municipio, la Contraloría Regional de Valparaíso instruyó, por medio de la resolución Nº 362, de 9 de julio de 2010, una investigación sumaria, la que a la fecha de este informe, se encuentra en proceso.





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Esta Observación no corresponde resolverla por cuanto se trata de un sumario que la propia Contraloría instruyó y que aún se encuentra pendiente en su resultado

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION ------

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION ------

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 1.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Registros de transferencias al SERVIU en dos carteras contables distintas “En cuanto a la observación de que en el SIGFE se mantienen dos carteras contables distintas para el registro de las operaciones efectuadas con cargo al SERVIU, el Director indica, que “a contar del año 2011todas las operaciones con cargo al SERVIU de la V región figurarán bajo la cartera correspondiente al RUT 61.817.000-4. En tanto no se verifique, en una futura visita al servicio la efectividad de las medidas adoptadas para solucionar las deficiencias descritas, se mantiene la observación.”


Se solicitaron las cartolas bancarias del año 2010 al SERVIU de modo de corroborar que los montos transferidos estuviesen en la cuenta corriente perteneciente al PRDUV y al Rut 61.817.000-4. Podemos decir que no existe duplicidad de registros. Se adjuntan cartolas (anexo 1)

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Marzo 2011

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Administración y Finanzas PRDUV

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 2.- EXAMEN DE CUENTAS 2.1.-Sobre fondos transferidos a entidades públicas 2.1.1.- Saldos pendientes de rendición “A la fecha de término de esta auditoría, la SUBDERE aún no había recibido la totalidad de las rendiciones solicitadas, existiendo al 15 de febrero de 2011, un saldo pendiente de 860.689.390 por tal motivo se mantiene la observación. No obstante en una futura visita al servicio se validará la rendición integra de tales recursos.”


A fin de regularizar esta situación esta Unidad ha remitido oficios a los co ejecutores dando cuenta de las rendiciones que se encuentran pendientes y solicitando su próxima rendición. Sin embargo aún existen saldos sin regularizar, por lo que esta Unidad procedió, de acuerdo a las instrucciones dadas por Contraloría, a detener las transferencias de fondos relativas a los




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proyectos pendientes de rendir mientras no se regularice su situación. Se adjunta copia de oficios (anexo 2)

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Hasta la fecha


OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 2.- EXAMEN DE CUENTAS 2.1.-Sobre fondos transferidos a entidades públicas 2.1.2.- Entrega de fondos a entidades con saldos por rendir “En relación a las entregas de recursos para el desarrollo de proyectos a Entidades que tienen saldos por rendir, el Servicio señala que "Se ha instruido al área de finanzas del Programa, a fin de dar cabal cumplimiento al punto 5.4 de la resolución Nº 759 de 2003, de la Contraloría General de la República y que se reiterará este requerimiento a los co-ejecutores del Programa". Además, el Servicio envió los oficios Ordinarios Nos 15, 21, 23 y 24, dirigidos a la Municipalidad de Valparaíso, SERVIU, CONAF y SERCOTEC, respectivamente, por medio de los cuales reitera que los fondos traspasados deben ser rendidos a la brevedad. En atención a su respuesta, este Organismo de Control validará en una próxima visita la efectividad de la medida implementada respecto de la materia por lo cual se mantiene la observación.”


Reiterando lo indicado en la respuesta entregada por SUBDERE al informe 47/2010 y como medida para dar cabal cumplimiento al punto 5.4 de la resolución Nº 759 de 2003, en aquellas rendiciones que se encuentran con problemas, podemos indicar que se implementó un procedimiento alternativo de rendición (se adjunta en el Anexo 3). Sin perjuicio de lo anterior, se debe informar que existen convenios en los cuales se definen plazos, y que fueron aprobados por Contraloría.

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Abril 2011


OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 2.- EXAMEN DE CUENTAS 2.1.-Sobre fondos transferidos a entidades públicas 2.1.4.-Verificación de rendiciones de la Municipalidad de Valparaíso Multa erróneamente rebajada de la factura de los servicios “En lo concerniente a la rebaja efectuada al valor facturado en el último estado de pago, ascendente a $27.462.576, de la empresa Construcciones Industriales Metalcal Ltda.,




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correspondiente a una multa determinada por 161 días de atraso de la obra denominada "Proyecto mejoramiento de los ascensores San Agustín y Reina Victoria de Valparaíso", parte mecánica y eléctrica, el Director manifiesta que, por medio del oficio ORD Nº 15, de 10 de enero de 2010,enviado a la Municipalidad de Valparaíso, se indicó que ésta debe regularizar dicha observación a la brevedad y así dar cumplimiento a lo dispuesto por el Servicio de Impuestos Internos en el oficio 3.718 de 23 de agosto de 2006. En atención a su respuesta, este Organismo de Control comprobará en una próxima visita la medida implementada, por lo cual se mantiene la observación.”.


Se remite oficio a la Municipalidad de Valparaíso a fin de que de cuenta a esta Unidad del estado de progreso de la rectificación requerida por la Contraloría. (oficio adjunto en anexo 4)

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION 24 de junio de 2011

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Roberto Barría

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 2.- EXAMEN DE CUENTAS 2.2.-Sobre contratos a honorarios 2.2.2.- boleta a honorarios incompleta “Por lo expuesto se levanta la observación, no obstante el servicio deberá implementar las medidas necesarias que eviten la ocurrencia de este tipo de observaciones.”


Tal como se señaló en la respuesta al informe 254/2010, mediante correo electrónico de fecha 16 de febrero de 2011, enviado por la jefa del Área de Administración y Finazas (s) se instruyo a la funcionaria encargada de estos temas a fin de que realice una revisión acuciosa de dichos documentos. Se adjunta Anexo incluido en la respuesta al informe 254/2011. (Anexo 5)

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION 16 de febrero de 2011(CUMPLIDA)

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Área de Administración y Finazas

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 2.- EXAMEN DE CUENTAS 2.3.- Estudios y consultorías 'En cuanto a la postergación de 3 meses y 6 días en el pago de los productos entregados por la consultora AD5 Arquitectura y Diseño Ltda., el Director señala que no existe un




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incumplimiento al contrato, ya que "... la cláusula de los términos de referencia a la que éste se remite, sólo indica que el pago es contra aprobación emitida por la Contraparte Técnica, no señalándose plazo máximo para cumplir con esta obligación". Sobre lo anterior, el oficio circular N° 23, de 13.04.06 del Ministerio de Hacienda, señala que en el "... el plazo para pago a proveedores, deberá ser en el menor tiempo posible y no mayor de 30 días corridos y contados desde la fecha de recepción de las facturas correspondientes...". Así el Servicio una vez que recepcionó y aprobó dichas facturas, debió pagarlas en el plazo establecido en la citada circular.


En cuanto a que las boletas cuyo pago se postergó por tres meses y seis días, se reitera lo señalado en respuesta entregada por SUBDERE al informe 254/2010, en cuanto a que este retraso fue consecuencia del extravío de las facturas en cuestión, hecho que fue indicado precisamente por la fiscalizadora en el anexo 1 del mencionado informe “Pagos sin documentación original de respaldo.” y que dio origen a una investigación sumaria que se encuentra actualmente en tramitación. Por tanto, si bien el Servicio una vez que recepcionó y aprobó dichas facturas, debió pagarlas en el plazo establecido en la citada circular, estaba imposibilitado a hacerlo ya que no contaba con el documento. Atendido lo anterior es que no pudo pagar dentro de los plazos indicados en la circular Nº 23, de 13.04.06 del Ministerio de Hacienda y se procedió a realizar el pago cuando la consultora AD5 Arquitectura y Diseño Ltda., acompañó copia autorizada del documento extraviado.


RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION SUBDERE

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 2.- EXAMEN DE CUENTAS 2.5.- Impuesto al valor agregado, IVA, financiado con recursos del crédito “En relación con el financiamiento del IVA, de pagos efectuados con recursos provenientes del crédito BID, el Servicio señala que, mediante oficio Ord. Nº 14, de 7 enero de 2011, pidió al BID, se pronuncie sobre si las solicitudes de desembolso está correctamente realizadas y en caso contrario, se establezca el procedimiento a seguir para regularizar dicha situación. Sobre lo que el Banco respondió, pero a la fecha de cierre de esta auditoría, el Servicio no ha adoptado ninguna de las medidas propuestas por la Institución Financiera, razón por la cual se mantiene la observación”.


Se reitera lo señalado en respuesta entregada por SUBDERE al informe 47/2010 que señala “en Ord. Nº 136 de fecha 21 de febrero de 2011 se indica que a fin de resolver esta situación se procederá a realizar los ajustes indicados por el Banco, en las próximas rendiciones.” Esta rendición se efectuó con fecha 17 de Mayo de 2011, y en este momento se está a la espera de la aceptación por parte del BID. Se adjunta ord. PRDUV Nº 485/2011. (Anexo 6)




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PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION 17 de Mayo 2011


OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 3.- PARI PASSU “En lo concerniente a que los montos de los gastos efectuados con financiamiento BID y Aporte Local, no mantiene la razón del PARI PASSU, el Director del Programa señala que en los próximos estados financieros se regularizará la observación.”


Se reitera lo señalado en respuesta entregada por SUBDERE al informe 254/2010 en cuanto a que el Contrato de Préstamo no contiene norma que indique que el “pari passu” deba respetarse en la medida que se vayan rindiendo los dineros al Banco. Lo que se establece en la matriz de financiamiento es la fijación de los porcentajes de aporte total tanto del banco como local, (ya que la matriz es sólo estimativa) En tal sentido se ha pronunciado el Banco al señalar que el pari passu puede “variar en exceso o en defecto respecto al estimado en la cláusula 1.04 “Recursos adicionales” de las Estipulaciones Especiales del Contrato de Préstamo, mientras sea aceptable para el Banco. Asimismo, podrán existir diferencias al cierre del programa en la medida de que el Aporte Local haya sido suficiente para cumplir con lo estipulado en dicha cláusula.” Se adjunta carta N° CSC/OCH/571/2011. (anexo 7)

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Observación respondida

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION -----

OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 5.- INCUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO “Ahora bien, en relación a la cláusula 4.08 (b) de las Estipulaciones Especiales, relacionada con la Evaluación Intermedia del Programa, el Director del mismo informa que culminó exitosamente el proceso licitatorio y que por medio de la resolución exenta Nº 4.494 de 16 de diciembre de 2010, fue adjudicada la consultoría al Centro de Estudios y Asistencia Legislativa (CEAL) de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, cuyo contrato actualmente está en proceso de firma por las partes. Agrega, que el trabajo se iniciaría en marzo de 2011, una vez que el decreto del Ministerio del interior, que aprueba el convenio, se encuentre totalmente tramitado. En atención a que el servicio aún se encuentra en proceso de cumplimiento de esta última cláusula procede mantener la observación.”





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Se reitera lo señalado en respuesta entregada por SUBDERE al informe 254/2010: “Mediante Ord. 160 de fecha 28 de febrero de 2011 se informó al Banco sobre la total tramitación del Decreto Exento Nº 708 de 22 de febrero de 2011 del Ministerio del Interior, acto administrativo que aprueba el contrato entre la SUBDERE y la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso (PUCV), la cual, a través de su Centro de Estudios y Asistencia Legislativa (CEAL), desarrollará la Evaluación Intermedia al PRDUV. Junto con lo anterior se solicitó al Banco ratificar el cumplimiento de la Cláusula 4.08(b).

Mediante Carta N° 322/2011 de fecha 24-mar-2011 el Banco dio por cumplida la obligación contractual.” (Anexo 8)

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION 24 de marzo de 2011 (CUMPLIDA)

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Claudia Faundez, Programación y Control PRDUV

OBSERVACION 6. SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 FISCALIZACIÓN TECNICA DE OBRAS Mejoramiento gestión de transito plan de Valparaíso circuito calle Condell y aceras de distintos sectores, tramo entre Aníbal Pinto y Edwards “Respecto a la ejecución de la calzada de la calle Condell, entre Eleuterio Ramírez y Huito, la que no fue ejecutada conforme a lo establecido en el detalle Nº 7, del proyecto, por cuanto se dejó una franja sin pavimentar de aproximadamente 0.5 m de ancho, el SERVIU aclara que para el tramo aludido se consultaba un recarpeteo de un espesor mínimo de 0.08 m para cuyo efecto se ejecutó la nivelación de la rasante pertinente, pero que no obstante ello, se mantuvo inalterable la franja de 0,50 m objetada, con el fin de facilitar el libre escurrimiento de las aguas lluvias evitando que la cota de la carpeta, supere la de las soleras existentes. Sobra la materia cabe precisar que de la acuerdo a lo consultado en el mencionado detalle Nº 7 para aquellos casos en que el plintio resulte inferior a 0,138 m, como efectivamente ocurrió en algunos tramos, el trabajo se debe ajustar a lo previsto en el detalle N° 6, esto es, removiendo el pavimento existente bajo el fresado para alcanzar un plintio de entre 0,138 y 0,15 m, lo que dado que no fue considerado en este caso, no permite dar por subsanada la observación. … Por su parte en lo que se refiere al ancho del acceso a minusválidos ubicado en la esquina de la calle Condell con Pudeto que no se ajusta a lo previsto en el proyecto aprobado por el SERVIU, según el detalle “dispositivo de rodados”, dicho servicio hace presente que frente al cuestionado acceso, había instalado un poste metálico que era de un semáforo utilizado en las fases de los desvíos de transito, a lo que agrega “su reubicación (fuera de servicio) correspondería a aumentar el riesgo de accidente en una obra altamente transitada e intervenida por los trabajos contratados, condición física que no hace factible desarrollar el detalle minusválido pertinente” y que según lo informado por el ITO, al lado derecho de la imagen antedicha, se observa una cámara de servicios de terceros, cuya reubicación no fue considerada en el contrato. Al respecto, resulta útil tener en cuenta que si bien las explicaciones del Servicio no son del




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todo claras, según se entiende, el referido incumplimiento se debió a un semáforo de carácter provisorio, instalado con el fin de regular los desvíos, sin que fuera posible considerar su reubicación a la existencia de una cámara. No obstante ello de acuerdo a lo verificado en terreno y en conformidad a los antecedentes del contrato en comento el semáforo antedicho se encuentra instalado en forma definitiva en el lugar formando parte de los trabajos del mismo y por lo tanto se debieron prever ambas situaciones. Siendo ello así, no es posible dar por subsanada la observación. En relación con la nivelación de la tapa de la cámara de inspección existente, ubicada en el encuentro de la calle Condell con Eleuterio Ramírez, el SERVIU hace presente que se trata de una solución de cierta data, cuyas características especiales, distintas de las actuales no permitieron efectuar las adecuaciones pertinentes. Sobre la materia y en atención a que el servicio no aporta, por el momento, los antecedentes que permitan acreditar la efectividad de sus afirmaciones, se mantiene lo informado. Respecto a las deformaciones de la demarcación tipo “I” de las líneas de cruce peatonal, efectuada en la esquina de la calle Condell con Molina, vereda sur, el Servicio las justifica manifestando que éstas fueron observadas al inicio de la partida pertinente y que posteriormente se corrigieron. Sin perjuicio de ello, según advierte, en el mismo paso de peatones se produjeron algunos asentamientos de la calzada ocasionados por la intervención de terceros, específicamente GASVALPO, en la subrasante, las que actualmente se encuentran en observación. Acerca de lo señalado, dado que no se aportaron los antecedentes que permitan acreditar que las deficiencias anotadas- respecto de la demarcación que aún se mantienen- no son de responsabilidad del contratista, no es posible dar por subsanada la observación.”


Se remite oficio a SERVIU Región de Valparaíso para que tome conocimiento de las observaciones de la Contraloría, ponga en practica las medidas pertinentes para subsanarlas e informe de ello y de sus descargos a esta Unidad, a la brevedad. (Anexo 9)



OBSERVACION SEGUIMIENTO AL INFORME 254/2010 6.- FISCALIZACIÓN TECNICA DE OBRAS “Recuperación de Fachadas de Valparaíso, Fase Implementación General” “En cuanto a la falta de claridad sobre el destino de los recursos correspondientes a los 6 inmuebles que no serán intervenidos y la descoordinación con los beneficiarios, la Municipalidad de Valparaíso hace presente que el profesional alude esta Contraloría Regional no participó en las etapas previas a la ejecución del proyecto y por lo tanto, no tiene conocimiento de cómo se gestaron. En tal sentido aclara que desde un inicio todos los propietarios de los inmueble de calle Serrano fueron contactados por la oficina de gestión patrimonial y convocados a diversas




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reuniones, con el fin de invitarlos a participar del proyecto en comento y adquirir la pintura para el momento en que éste se materializadaza, oportunidad en la cual se confeccionó un listado definitivo, que fue proporcionado a las encuestadoras para continuar con las acciones que fuesen necesarias para la debida coordinación entre los distintos actores. Agrega asimismo, que una vez definida la cantidad de inmuebles que serían considerados en el proyecto se evaluó técnicamente el dimensionamiento de los trabajos a realizar, mano de obra, cubicaciones de material, entre otros. No obstante las diversas acciones de coordinación realizadas, según advierte, al momento de iniciarse los trabajos, igualmente hubo propietarios que se desistieron de participar y otros que dado que residen en santiago fue difícil ubicar afectando la continuidad del proyecto, lo que ha ocasionado diversas demoras, encontrándose actualmente suspendida su ejecución con un saldo de $ 4.903.158, de los recursos transferidos. Al respecto, sin perjuicio de estimar atendibles las razones de los desistimientos de lso propietarios de los inmuebles contemplados en el proyecto, que surgieron durante el desarrollo, dado que no se acredita que el saldo a que se refiere, efectivamente corresponda a las obras que falta por ejecutar, no es posible dar por subsanada esa parte de la observación. En cuanto a que no tuvo a la vista los informes de avance del proyecto autorizado por la Unidad Ejecutora del Programa, cuyo formato -aprobado por dicha Unidad- se debía adjuntar a las rendiciones de cuentas del municipio, acorde con lo establecido en el punto 5 del mencionado convenio, dicha entidad reconoce que no se han efectuado los informes de avance aludidos, dados que éstos no han sido solicitados hasta la fecha, circunstancia que no permite dar por subsanada la observación. En relación a que no se dio cumplimiento a la propuesta cromática contemplada en el proyecto de mantención y reparación de fachadas insertas dentro de la zona típica o Pintoresca Área Histórica de Valparaíso, Sub Zona Nº 6, plaza Echaurren y calle Serrano, Aprobada por oficio Nº 5.5.62 de 29 de diciembre de 2009, del consejo de monumentos nacionales, se hace presente que ello se ha producido porque algunos propietarios reclaman su derecho a elegir el color respectivo, lo que ha tratado de ser solucionado intentando acercar dicha elección a lo autorizado por dicho Consejo. Sobre esta materia, sin perjuicio de que las razones expuestas puedan resultar atendibles, no es posible dar por subsanada la observación.”


Se remite oficio a la Municipalidad de Valparaíso para que tome conocimiento de las observaciones de la Contraloría, ponga en practica las medidas pertinentes para subsanarlas e informe de ello y de sus descargos a esta Unidad, a la brevedad. (Anexo 4 )



OBSERVACION CONCLUSIONES




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“1.- Realizar las gestiones ante la Municipalidad de Valparaíso para que se de inicio a los sumarios administrativos señalados en el punto 2 del acápite Nº 1, informado de su resultado a esta contraloría General.”


Se remite oficio a la Municipalidad de Valparaíso para que de cuenta del estado de desarrollo y posible resultado de los sumarios que ordenó instruir la Contraloría. (Anexo 4)



OBSERVACION CONCLUSIONES “2.- Efectuar el análisis de la cuenta de SERVIU de manera de determinar el saldo efectivo de recursos por rendir realizando las regulaciones pertinentes;”


Para dar respuesta a la observación del Informe Nº 254/2010, se solicitó a SERVIU con fecha 10 de enero 2011 solicitando las Cartolas Bancarias del año 2010. Realizado el análisis de las cartolas al Rut: 61.817.000-4, se comprobó que los montos transferidos durante el año 2010 a SERVIU se encuentran en su totalidad depositados en la Cuenta Corriente Nº 239-0-922334-2, Rut: 61.817.000-4.

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Marzo 2011

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Área de Administración y Finanzas PRDUV

OBSERVACION CONCLUSIONES “Definir controles que aseguren el cumplimiento de lo establecido en la resolución N°759 de 2003, de la contraloría General de la república, en cuanto a la entrega de nuevos fondos, a los plazos de las rendiciones y a las devoluciones de fondos no invertidos en los proyectos desarrollados”


Reiterando lo indicado en la respuesta entregada por SUBDERE al informe 47/2010 y como medida para dar cabal cumplimiento al punto 5.4 de la resolución Nº 759 de 2003, en aquellas rendiciones que se encuentran con problemas, podemos indicar que se implementó un procedimiento alternativo de rendición. Sin perjuicio de lo anterior, se debe informar que existen convenios en los cuales se definen plazos, y que fueron aprobados por Contraloría. (Anexo 3 )




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PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION Abril 2011

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Área Administración y Finanzas PRDUV

OBSERVACION CONCLUSIONES “Efectuar las acciones necesarias para que el municipio regularice la situación de la empresa Construcciones Industriales Metalcal Ltda. en orden a dar cumplimiento a lo establecido por el SII, respecto de los cobros por multas por incumplimiento de contratos.”


Se remite oficio a la Municipalidad de Valparaíso a fin de que de cuenta a esta Unidad del estado de progreso de la rectificación requerida por la Contraloría. (Anexo 4 )



OBSERVACION CONCLUSIONES “Disponer medidas tendientes a asegurar el cumplimiento de lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda en el oficio circular Nº 23 de 13 de abril 2006 en cuanto al plazo para el pago de proveedores.”


Esta Unidad ha cumplimiento lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda en el oficio circular Nº 23 de 13 de abril 2006 en cuanto al plazo para el pago de proveedores. La situación observada por la contraloría constituye un hecho aislado, que tal como se ha aclarado en las respuestas anteriores, fue consecuencia del extravío de la documentación de respaldo (factura) circunstancia que fue objeto de una investigación sumaria que se encuentra actualmente en tramitación.


RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION SUBDERE

OBSERVACION CONCLUSIONES “Procurar que las modificaciones de montos y vigencia de las boletas en garantía sean autorizadas por los respectivos actos administrativos, de acuerdo a lo establecido en las Bases




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Administrativas”.


Se tendrá presente la observación de la Contraloría en este tema y se resguardará que los montos y vigencia de las boletas en garantía sean autorizadas por los respectivos actos administrativos, de acuerdo a lo establecido en las Bases Administrativas.

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION -----

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION ------

OBSERVACION CONCLUSIONES “Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 19886 de Bases de Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, en cuanto a efectuar contrataciones vía trato directo sólo en los casos en que lo consagra la referida normativa”


Se reitera lo señalado en respuesta anterior en cuanto a que se tendrá presente la observación de la Contraloría en cuanto a su interpretación de la contratación por trato directo y respecto de las modificaciones de contrato.

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RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION ----

OBSERVACION CONCLUSIONES “Regularizar la fuente de financiamiento de los gastos por concepto de impuestos según lo propuesto por la entidad bancaria.”


Se reitera lo indicado anteriormente en cuanto a que “en Ord. Nº 136 de fecha 21 de febrero de 2011 se indica que a fin de resolver esta situación se procederá a realizar los ajustes indicados por el Banco, en las próximas rendiciones.” Esta rendición se efectuó con fecha 17 de Mayo de 2011, y en este momento se está a la espera de la aceptación por parte del BID. (Anexo 6 )

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION 17 de Mayo 2011





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OBSERVACION CONCLUSIONES “Realizar las acciones necesarias para cumplir con la razón de PARI PASSU estipulado en el convenio”


Se reitera lo dicho en cuanto a que lo establecido en la matriz de financiamiento es la fijación de los porcentajes de aporte total tanto del banco como local, ya que la matriz es sólo estimativa y en tal sentido se ha pronunciado el Banco. (Anexo 7)

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RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION -----

OBSERVACION CONCLUSIONES “Aplicar las medidas correspondientes para dar cumplimiento a la cláusula 4.08(b) de las estipulaciones especiales relacionada con la evaluación intermedia del Programa en el plazo definido en la prórroga otorgada por el Banco.”


Tal como se indicó, mediante Carta Nº 322/2011 de fecha 24-mar-2011 el Banco dio por cumplida la obligación contractual. (Anexo 8 )

PLAZO (FECHA) DE LA IMPLEMENTACION 24 de marzo de 2011 (CUMPLIDA)

RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION Claudia Faundez, Programación y Control PRDUV

OBSERVACION CONCLUSIONES “En el contrato Mejoramiento gestión de transito plan de Valparaíso circuito calle Condell y aceras de distintos sectores, tramo entre Aníbal Pinto y Edwards , corregir las deficiencias en el paso peatonal ubicado en la esquina de la calle Condell con Molina.”


Tal como se indicó, se remite oficio a la Municipalidad de Valparaíso para que tome conocimiento de las observaciones de la Contraloría, ponga en practica las medidas pertinentes para subsanarlas e informe de ello y de sus descargos a esta Unidad, a la brevedad. (Anexo 4)




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OBSERVACION CONCLUSIONES “Respecto del proyecto “Mejoramiento de Espacios Públicos Vecinales del cerro Alegre de Valparaíso etapa 1: Montealegre – Galos, Higueras y Leighton, comuna de Valparaíso” aclarar la entidad que estuvo a cargo de la reubicación del poste de Telefónica, así como del costo asociado.”


Se remite oficio a SERVIU Región de Valparaíso para que tome conocimiento de las observaciones de la Contraloría, ponga en practica las medidas pertinentes para subsanarlas e informe de ello y de sus descargos a esta Unidad, a la brevedad. (Anexo 9)



OBSERVACION CONCLUSIONES “Acerca del proyecto “Recuperación de Fachadas de Valparaíso, Fase Implementación General” acreditar si el saldo que existe respecto de los recursos transferidos por la SUBDERE corresponden a las obras que faltan por ejecutar.”


Se remite oficio a la Municipalidad de Valparaíso para que tome conocimiento de las observaciones de la Contraloría, ponga en practica las medidas pertinentes para subsanarlas e informe de ello y de sus descargos a esta Unidad, a la brevedad. (Anexo 4 )



Manual de Rendición de Fondos Programa de Recuperación Urbana de Valparaíso

PRDUV

Marzo 2011

I. RESUMEN: El presente documento tiene como finalidad entregar las directrices a seguir por co-ejecutores del PRDUV, de manera de facilitar y agilizar los mecanismos de ejecución financiera de las distintas iniciativas incluidas en el Programa.

II. ANTECEDENTES GENERALES En el contexto de los Convenios Marcos suscritos con las instituciones co-ejecutoras del PRDUV, estás deben preparar un informe de rendición de gastos mensual (adicional a los distintos informes técnicos que se soliciten) de cada uno de los Convenios específicos que ejecutan, a fin de dar cumplimiento a la Resolución Nº 759 de la Contraloría General de la República (CGR) del 23 de Diciembre del 2003, referida a rendición de gastos de transferencias de fondos públicos. Sin perjuicio de lo señalado, en aquellos casos en los cuales el convenio estipule plazo de rendición, estos deben ser cumplidos de conformidad a lo indicado en Decreto que aprueba el Convenio. De acuerdo a lo anterior, se define un manual de apoyo complementario para dar cumplimiento a la Resolución Nº 759 de la CGR, tanto para los co-ejecutores, que deberán cumplir con lo establecido en el presente instructivo, como para la Unidad de Administración y Finanzas del PRDUV, quienes serán los responsables del seguimiento y aprobación de las rendiciones de cuentas de cada proyecto.

III. DESCRIPCION DEL PROCESO

a. Envío de los Fondos: De acuerdo al Plan Operativo Anual (POA) se definen las adquisiciones a realizar en el periodo y, de ser necesario, se elaboran los Convenios para la ejecución de los proyectos. Una vez que estos se encuentran totalmente tramitados, la Unidad de Administración y Finanzas del PRDUV realiza las gestiones pertinentes para el giro de los fondos, en la modalidad establecida en el Convenio. Realizado el primer envío de fondos, se deberá cumplir con rendir mensualmente o en el plazo que estipula el convenio específico. En caso de que la entidad co-ejecutora no de cumplimiento a ello, el PRDUV suspendera la transferencia de nuevos recursos, hasta que se regularice la situación.

b. Ejecución del Proyecto: La ejecución del proyecto debe estar enmarcada en el convenio y en el Decreto que lo apruebe, por lo tanto, las cláusulas de éstos deben ser cumplidas a cabalidad, y el uso de los fondos debe regirse por las normas impartidas por la CGR.

c. Envío de Rendiciones: Es el co-ejecutor el que debe realizar rendiciones al PRDUV de

los gastos efectuados, de acuerdo al formato adjunto, debiéndose presentar en forma mensual, aun cuando no existiesen gastos, durante los primeros cinco primeros días del mes posterior al periodo rendido1.

1 En el caso de aquellos convenios que establecen plazos de rendición, el informe de los gastos debe ajustarse a lo estipulado en el Decreto.

Exisitiendo más de un proyecto en ejecución, las rendiciones deben ser efectuadas en forma separada por cada uno de los Convenio específico. Luego de la revisión por parte del PRDUV, en aquellos casos que las rendiciones o gastos no se ajusten a la naturaleza o términos del proyecto y/o Convenio, éstas pueden ser rechazadas e informadas al co-ejecutor, con el objeto de que tome conocimiento de las observaciones y pueda corregir la rendición respectiva.

d. Cierre del Convenio: El cierre del convenio ocurre una vez que han sido transferidos y rendidos el 100% de los fondos, aprobados los gastos y cumplidos los objetivos del proyecto, salvo que se haya producido el término anticipado del convenio. Si al término del convenio, subsisten saldos sin invertir, estos fondos deberán ser reintegrados a la cuenta corriente Nº 9023879 del Banco Estado, según lo que establezca el Convenio. En caso de no estar estipuladoen este documento, la devolución deberá realizarse en un plazo no mayor a 30 días, con la excepción del mes de diciembre, donde los recursos deben reintegrarse a más tardar el penúltimo día hábil del año.

IV. FORMATOS El co-ejecutor deberá presentar mensualmente su informe de rendición en los siguientes formatos2:

1. Rendición de Gastos: Corresponde al Formato en el cual se resumen los

antecedentes generales de la rendición, además, de un consolidado de los gastos informados. En él se debe señalar:

Institución Período que rinde Ingresos y egresos acumulados Saldos por rendir Documentos girados pendiente de cobro. Compromisos para el próximo periodo. Control de firma del funcionario que realiza la rendición. Control de firma del representante legal de la Institución receptora de los

fondos (co-ejecutor).

2. Detalle de Gastos: Corresponde al listado de los gastos realizados en el periodo, incluye Nº de cheque, comprobante de egreso, número de Decreto de pago, nombre del proveedor y detalle del gasto.

3. Pendiente de Cobro: Listado detallado de todos aquellos documentos girados y no cobrados del periodo.

2 Los formatos numerados en este punto tienen los mismos nombres en el archivo Excel que se envía adjunto a este manual.

4. Compromisos: Listado detallado de todos aquellos montos comprometidos para el próximo periodo.

5. Detalle Recursos Humanos: Listado de todos aquellos funcionarios los cuales se les cancelaron remuneraciones durante el período.

V. NOTAS

1. Hay que destacar que estos formatos se aplicarán para los Convenios de traspaso de fondos contra documento de cobro y para aquellos recursos entregados en administración directa.

2. En el caso de los recursos asignados en administración directa, se entregara un anticipo, una vez rendido el 80% de los fondos y demostrandose la existencia de recursos comprometidos, se asignaran nuevos recursos según lo establecido en el Convenio específico.

3. Todos los gastos que se incluyen en el formulario “Detalle de Gastos” deben adjuntar copia del egreso, decreto de pago (si corresponde), documento de pago, y todos aquellos documentos que sustentan el gasto, según Resolución Nº 759.

4. Las instrucciones contenidas en este manual se consideran obligatorias a partir del momento del envío del Ordinario que instruye la aplicación del presente documento.

Valores en $

0

0

Teléfono Nº

0

Representante Legal

C) Decreto o Resolución que aprobó los fondos (convenio Especifico relativo a la Ejecución del Protecto)

II. INGRESOS DEL PERIODO INFORMADO

V. DOCUMENTOS GIRADOS EN EL PERIODO PENDIENTES DE COBRO

VI. COMPROMISOS PRÓXIMO PERIODO

1)

3)

0

Período del informe (mes y año)

0

0

SUBSECRETARIA DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO (SUBDERE)

B) Código de la Adquisición

A) Nº Cheque o deposito SUBDERE Fecha

Nº

INFORME MENSUAL DE INVERSIÓN DE TRASFERENCIAS RECIBIDAS QUE NO SE INCORPORAN AL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD RECEPTORA

Programa de Desarrollo y Recuperación Urbana de Valparaíso

Institución que Informa

B) Saldos por rendir del período anteriorC) Total a rendir cuenta (A+B)

TOTAL INGRESOS

2)

I. IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS RECIBIDOS

A) Institución Otorgante

4)

Fecha ( Día-Mes-Año)Iniciativa

EL PRESENTE INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS, DEBE ENVIARSE A LA UNIDAD DE ADMINISTRACION Y FINANZASDEL PRDUV, DENTRO DE LOS CINCO PRIMEROS DÍAS DEL PERÍODO SIGUIENTE A LA INVERSIÓN DE FONDOS.

III. EGRESOS DEL PERIODO SEGÚN RELACION ADJUNTA

IV. SALDO POR RENDIR PARA EL PERÍODO SIGUIENTE (II – III)

Nombre, Cargo, Firma y Timbre del funcionario que elaboro el informe

Fecha: E-Mail

Nombre Firma

INSTITUCION: PROGRAMA:

AÑO:

FECHA NUMERO

0

Fecha:

VALOR EN $


Teléfono Nº E-Mail

TOTAL GASTOS HOJA Nº DE

OBSERVACIONES: EL CONTENIDO DE LOS EGRESOS INFORMADOS DEBE COINCIDIR CON EL MOVIMIENTO MENSUAL DE LA RESPECTIVA SUB-CUENTA DE“APLICACIÓN DE FONDOS ENADMINISTRACIÓN”, DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL VIGENTE.

DETALLEN° Decreto de Pago

DETALLE DE LOS GASTOS DEL MES DE:CHEQUE /

TRANSFERENCIA Nº Comprobante Egreso PROVEEDOR


AÑO:

FECHA NUMERO

0

Obserbvaciones

DETALLE DE DOCUMENTOS GIRADOS Y NO COBRADOS DEL MES DE:CHEQUE /

TRANSFERENCIANº

Comprobante Egreso

VALOR EN $

Teléfono Nº Fecha:


E-Mail

PROVEEDORN° Decreto de Pago DETALLE

TOTAL CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS EN EL MES:


AÑO:

ADQUISICIÓN MECANISMO DE COMPRA PROVEEDOR DETALLE Nº OC VALOR EN $

0

Fecha:

DETALLE DE LOS COMPROMISOS PARA EL MES DE:

TOTAL COMPROMISOS EN EL MES DE:Nombre, Cargo, Firma y Timbre del funcionario que elaboro el informe

Teléfono Nº E-Mail


AÑO:

0

Fecha: E-Mail

DETALLE DE LAS REMUNERACIONES PARA EL MES DE:


Teléfono Nº

TOTAL COMPROMISOS EN EL MES DE:

VALORNº NOMBRE RUT TIPO DE FUNCIÓN/PERIODO

Informe seguimiento 254 Contraloría General de la RepúblicaTal como se señaló en la respuesta al...

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