INFORME SEGUIMIENTO A REEDORES A FAVOR DE Oficina de

INFORME SEGUIMIENTO ACREEDORES A FAVOR DE LA ENTIDAD Y BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO

Oficina de

Control

Interno.

(2019)

OFICINA DE CONTROL INTERNO Código: F-SE-01-02

Versión: 03

INFORME DE SEGUIMIENTO ACREEDORES A FAVOR

DE LA ENTIDAD Y BOLETÍN DE DEUDORES

MOROSOS DEL ESTADO, CORTE A MAYO 31 DE 2019

Fecha del Informe: 27/06/2019

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1. Objetivo de la auditoría:

Verificar el cumplimiento de las normas relacionadas con acreencias a favor de la entidad pendientes de pago, reporte del Boletín de Deudores Morosos del Estado y de la oportunidad de transmisión vía CHIP a la Contaduría General de la Nación. 2. Alcance de la auditoría:

Realizar seguimiento a la información relacionada con acreencias a favor del Ministerio de Justicia y del Derecho y el reporte de deudores morosos del Estado, con corte al 31 de mayo del 2019. 3. Metodología.

Para el desarrollo de la presente auditoría, se tomó como base la información remitida por la Dirección Jurídica (DJ) referente a los procesos de cuentas por cobrar, Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes (SCFSQE) concerniente a licenciamiento de cannabis a cuotas, Grupo de Gestión Humana (GGH) relacionada con el cobro por concepto de incapacidades a las respectivas EPS, el Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable (GGAFC) en referencia a las acreencias registradas contablemente a favor de la entidad y pendientes de pago, cargue del Boletín Deudores Morosos del Estado (BDME) al chip de la Contaduría General de la Nación (CGN); así mismo, los reportes que por consulta se efectuaron en el aplicativo SIIF Nación para verificar los registros contables de cuentas por cobrar. Para la verificación respectiva se hizo un análisis de valores, personas jurídicas y naturales registradas en SIIF, mapa de riesgos de las dependencias involucradas, validando la información reportada por cada una de las áreas, emitiéndose las conclusiones, observaciones y recomendaciones pertinentes. 4. Criterios o parámetros normativos:

Para el presente ejercicio de seguimiento se tuvo en cuenta la aplicación de la siguiente reglamentación: - Ley 716 de 2001 - Ley 901 de 2004 - Decreto 3361 de 2004 - Circular Externa 59 de 2004 de la Contaduría General de la Nación - Ley 1066 de 2006 - Resolución 037 de 2018 emitida por la Contaduría General de la Nación - Decreto 1427 de 2017


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- Decreto 780 de 2016 5. Desarrollo de la auditoría

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de las funciones de seguimiento a las acreencias a favor de la entidad, realizó la validación documental, informativa y registros contables en el aplicativo SIIF Nación, con corte a 31 de mayo de 2019, obteniéndose los siguientes resultados.

5.1 Acreencias a favor de la Entidad

5.1.1 Cuentas por cobrar Dirección Jurídica

Según el reporte de cuentas por cobrar suministrado por la Dirección Jurídica, con corte al 31 de mayo de 2019, la entidad adelanta 18 procesos por deudas a favor del Ministerio por valor de $5.774.585.270,42 correspondientes a las vigencias 2006, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018, a cargo de los deudores que se relacionan a continuación:

CUENTAS POR COBRAR MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO A 31 DE MAYO DE 2019 (Información suministrada por la Dirección Jurídica)

No. NÚMERO DE PROCESO /CARPETA

MOROSIDAD EN EL PAGO FECHA DE

PRESCRIPCIÓN

VALOR TOTAL (CAPITAL + INTERESES

MORATORIOS)

1 201100184 MAS DE 360 DÍAS 30/10/2013 269.024.655,97

2 201000236 MAS DE 360 DÍAS 09/11/2014 364.838.950,44

3 200600084 MAS DE 360 DÍAS 07/1272009 267.238.622,63

4 200900634 MAS DE 360 DÍAS 04/07/2019 247.045.402,30

5 20150003 MÁS DE 360 DÍAS 04/09/2020 157.303.920,57

6 20150002 MÁS DE 360 DÍAS 14/01/2020 1.130.722,29

7 20160005 MÁS DE 360 DÍAS 07/12/2017 1.573.535,82

8 20150001 MÁS DE 360 DÍAS 28/10/2018 270.368.138,70

9 20160001 MÁS DE 360 DÍAS 22/01/2020 4.104.899,82

10 20160001 MÁS DE 360 DÍAS 22/01/2020 477.705.199,39

11 20160003 MÁS DE 360 DÍAS 05/06/2020 12.250.478,33

12 20160004 MÁS DE 360 DÍAS 11/04/2021 63.510.816,25

13 20090009 MÁS DE 360 DÍAS 05/06/2014 48.979.267,84


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14 20170002 MÁS DE 360 DÍAS 08/08/2022 19.274.694,55

15 20180003 ENTRE 60 Y 120 DÍAS 03/09/2023 488.233,32

16 20180005 MÁS DE 360 DÍAS 23/12/2021 740.814.409,12

17 20180004 MÁS DE 360 DÍAS 23/12/2021 740.814.409,12

18 20180006 MÁS DE 360 DÍAS 09/07/2020 2.088.118.913,95

TOTAL 5.774.585.270,42

De acuerdo con la información suministrada por la Dirección Jurídica del total de los 18 procesos de cuentas por cobrar del MJD, el 94.4% presentan morosidad en el pago de más de 360 días y el 50% se encuentran en etapa de cobro persuasivo. De los 18 procesos existentes para el cobro total por valor de $ 5.774.585.270,42, se tomaron los 3 de mayor valor, que ascienden a un monto de $3.546.704.866,97 (61.42%), con el propósito de analizar la gestión adelanta por la Dirección Jurídica, así:

- PROCESOS 20180004 Y 20180005

Procesos, cada uno por valor total (capital más intereses) de $740.814.409,12, los cuales se reportan en etapa de cobro persuasivo, con fecha ejecutoria del 23/12/2016 y fecha de prescripción 23/12/2021. El Ministerio de Justicia y del Derecho ordenó el pago total de la condena mediante Resolución 999 del 26 de diciembre de 2016 resolviendo pagar la suma de 1.329.847.159,63 Estos procesos fueron objeto de revisión por parte de la Contraloría General de la República, en la auditoría realizada al MJD vigencia 2016, cuyo informe fue radicado por el ente de control el 04/07/2017, emitiéndose el Hallazgo No.17 “Reclamación Cuota Parte - En el expediente No.0500123310002002026980”; sobre el particular la entidad formuló y formalizó el respectivo plan de mejoramiento, el día 31/07/2017, adelantando las siguientes actuaciones: Mediante OFI17-0039419-JDJ-1501 del 24/11/2017 el Ministerio solicitó concepto al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sobre el recobro de cuotas partes cadena judicial solidaria contra la Nación-Ministerio de Defensa-Policía Nacional y Fiscalía General de la Nación. Al respecto, el Ministerio de Hacienda dio respuesta el 28/05/2018, precisando que el MJD contaba con el título legal que lo habilitaba para iniciar los trámites de repetición ante dichas entidades; con base en lo anterior, el MJD efectuó los requerimientos de pago a la Policía Nacional (MJD-OFI19-0000931-1504 del 21enero2019) y a la Fiscalía General de la Nación (MJD-OFI19-0000940-1504 del 21enero2019; es decir, casi 8 meses después de obtener el concepto de Ministerio de Hacienda.


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Por lo anteriormente descrito, se observa que entre una actuación y otra han transcurrido tiempos considerables, toda vez que desde la emisión de la resolución No. 999 de diciembre de 2016, solo 2 años después se realizó el requerimiento de pago por parte del MJD; en consecuencia, se requiere dar celeridad a la gestión de cobro por parte de la DJ, para evitar la pérdida de recursos por prescripción.

- PROCESO 20180006

Proceso por valor total (capital más intereses) de $ 2.088.118.913,95 el cual se reporta en etapa de cobro persuasivo, con fecha ejecutoria del 09/07/2015 y fecha de prescripción 09/07/2020. El Ministerio de Justicia y del Derecho ordenó el pago total de la condena mediante Resolución 878 del 10 de noviembre de 2015 resolviendo pagar la suma de $2.107.302.212,24. La Dirección Jurídica reporta, entre otras, las siguientes actuaciones adelantadas: “1) El H. Consejo de Estado, Sección Tercera - Subsección “A”, dentro del Proceso No. 88001233119960003502(26.193), mediante sentencia del veinticuatro (24) de junio de 2015, modificó la sentencia impugnada de octubre diecisiete (17) de 2003, proferida por el Tribunal Administrativo de San Andres, Providencia y Santa Catalina y, en su lugar, dispuso, entre otros, condenar a la Nación Ministerio de Defensa – Armada Nacional, la Nación – Ministerio de Justicia y Nación – Fiscalía General de la Nación a pagar a la sociedad CANO BUILES LTDA, por concepto de perjuicios materiales la suma de1.903'987.226 en la modalidad de daño emergente . A cada una de las entidades condenadas le corresponderá el pago de una tercera parte de la condena, sin perjuicio del derecho que le asiste al actor para reclamar de cualquiera de ellas el pago total y a la entidad pagadora para repetir contra las demás por la proporción que les corresponde”(SIC). Observación OCI: La información registrada no corresponde, toda vez que la DJ menciona que “….entre otros, condenar a la Nación Ministerio de Defensa – Armada Nacional, la Nación – Ministerio de Justicia y Nación – Fiscalía General de la Nación…”, es decir, que serían 3 entidades las responsables de efectuar el pago solidarios; no obstante, la sentencia condena solamente a 2 entidades, Ministerio de Defensa – Armada Nacional- y al Ministerio de Justicia y del Derecho (sucesor procesal de la Dirección nacional de Estupefacientes”. Lo anterior denota inconsistencia en el registro de la información, lo cual no permite realizar un adecuado control y seguimiento de la gestión realizada. De otra parte, las imprecisiones en las anotaciones de la gestión realizada por la DJ, ha generado reprocesos en los registros contables, por cuanto, al incluirse como deudor a la Fiscalía General de la Nación, el Grupo de Gestión Financiera, efectuó registro contable


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en cuentas por cobrar de $1.346.484.683,00, operación que fue reversada en el mes de marzo de 2019, teniendo en cuenta el reporte de contingencias de la DJ, el cual precisó: “TERCERO. Las diferencias de los procesos en el formato de “CUENTAS POR COBRAR MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO” de marzo respecto de lo reportado en febrero obedece a: ...2.2. Exclusión del proceso contra FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN por valor total (capital + intereses) de $1.346.484.383 al corroborarse por parte del Grupo de Actuaciones Administrativas que dicha entidad no corresponde a una parte deudora. 2.2.1. Modificación de la suma cobrada al Ministerio de Defensa Nacional – Armada Nacional ahora por valor total (capital + intereses) de $2.042.804.875,04, como consecuencia de la exclusión como deudora de la Fiscalía General de la Nación”. “5) Mediante el oficio MJD-OFI19-0000940 del 21/01/2019 el Coordinador del GAA emitió requerimiento de pago” Observación OCI: La información registrada no corresponde, toda vez que el oficio MJD-OFI19-0000940 del 21/01/2019, corresponde a una actuación de otro proceso, identificado con el expediente No.0500123310002002026980. “6) Mediante el MJD-OFI19-0007562 del 20 de marzo de 2019, se profiere auto que corrige el requerimiento de pago inicial.” Por medio de esta actuación se solicita el pago de $2.019.726.574,48 con corte al 28 de febrero de 2019, corrigiendo el valor del cobro realizado mediante el oficio MJD-OFI19-0005897-GGA-1504 del 13 de marzo de 2019, donde se requería a la Armada Nacional el pago de la cuota parte del 50% del valor pagado por el MJD por la suma de $1.346.484.383, con corte a 28 de febrero de 2019. Observación OCI: Desde el inicio de la solicitud de pago a la Armada Nacional, presenta imprecisión relacionadas con el monto total a cobrar, lo que genera más retraso en la recuperación de los recursos. Teniendo en cuenta que mediante Resolución 878 del 10 de noviembre de 2015, el MJD resolvió pagar la obligación y, que la primera actuación de solicitud de pago se efectuó el 13 de marzo de 2019, es decir, 3 años - 4 meses después, para el recobro de las sumas adeudadas a la entidad, se infiere falta de celeridad en la gestión de las actuaciones administrativas por parte de la DJ.


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Por todo lo anteriormente descrito, se evidencia que el Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la Dirección Jurídica, si bien es cierto ha realizado algunas actuaciones administrativas correspondientes al cobro, éstas no se efectúan de manera oportuna y continua, generando un riesgo de pérdida de recursos a favor de la entidad, por lo que se recomienda implementar mecanismos de control efectivos que permitan dar celeridad a la gestión de cobro por parte de la DJ, la evolución de los procesos para recuperar las sumas adeudadas a la entidad. 5.1.2 Cuentas por Cobrar por Licenciamiento de Cannabis

La Oficina de Control Interno-OCI solicitó a la SCFSQE la relación de deudores de la entidad por licenciamiento de cannabis, con corte a 31 de mayo de 2019, para lo cual el día 20 de junio remitió una matriz que no contiene claramente la información relacionada con los montos adeudados por cada uno de los licenciatarios, las personas naturales y/o jurídicas, ni el monto total que le deben a la entidad. Igualmente, se puedo corroborar que no se ha remitido información alguna por parte de la SCFSQE al GGAFC, para el registro contable de cuentas por cobrar por este concepto. Por lo anterior, se reitera lo observado en el numeral 5.5.1 del Informe de auditoría interna al procedimiento de trámites de licencias de cannabis, del 30 de abril de 2019, lo cual hace referencia a “…la dependencia no cuenta con un adecuado control de las solicitudes de trámites que se otorgan a crédito o por pagos a cuotas, implicando con ello un riesgo en la información financiera y contable de la entidad, en razón a que, de acuerdo a lo revisado, no se encuentra un control de los saldos de las cuotas a futuro que deben ser canceladas por los licenciatarios, acorde con lo estipulado por el procedimiento de régimen de contabilidad pública, referente a las cuentas de deudores…” Al respecto, la dependencia formuló plan de mejoramiento con las siguientes acciones a desarrollar: “1. Crear una herramienta para el registro de las cuentas por cobrar”.

“2. Requerir a los licenciatarios morosos para que se pongan al día en los págos.” (SIC).

Para las anteriores acciones formuladas se programó un periodo de ejecución que inicia el 01/08/2019 y termina el 30/11/2019. No obstante, lo anterior la OCI encontró que no tienen una ejecución inmediata lo cual es requerido en la gestión institucional y en las cuentas contables, que debe estar dentro del plan de choque sugerido en la auditoría del 30 de abril de 2019.


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Se recomienda a la SCFSQE realizar de manera inmediata, en el mes de julio de 2019, una acción correctiva para la depuración de los montos y sumas de las solicitudes ya resueltas de licenciamientos de cannabis que se adeudan a la entidad, dicha depuración deberá ser reportada al GGAFC para efectuar los respectivos registros contables; así mismo, generar acciones preventivas relacionadas con controles que permitan tener la información actualizada permanentemente. 5.1.3 Cuentas por cobrar por Incapacidades

Mediante correo electrónico del 21 de junio de 2019, el GGH remitió la relación de incapacidades tramitadas por la entidad, con un total de 63 incapacidades por cobrar, correspondientes a los años 2017 y 2018, así:

INCAPACIDADES DE SERVIDORES POR COBRAR POR PARTE EL MJD A EPS, VIGENCIA 2017-2018

EPS No. De

Incapacidades %

COMPENSAR 8 12,70%

FAMISANAR 7 11,11%

MEDIMAS 4 6,35%

NUEVA EPS 25 39,68%

SALUDTOTAL 8 12,70%

SANITAS 10 15,87%

SURA 1 1,59%

TOTAL GENERAL 63 100,00%

La anterior tabla muestra que la Nueva EPS, presenta la mayor participación (39,68%) de incapacidades otorgadas a los servidores del MJD, seguida de Sanitas (15,87%), Compensar y Salud Total con un 12,70%; así mismo, se observa que la EPS con menor participación corresponde a SURA con el 1,59%. La OCI solicitó al grupo de GGH las acreencias por concepto Incapacidades, licencias de maternidad, licencias de paternidad, mayores pagos de nómina, multas, entre otros; sin embargo, el GGH informó que no se cuenta con deudores morosos por pagos inherentes a nómina y reportó la información relacionada con incapacidades, la cual detalló el nombre y apellido de los servidores de la entidad, cédula, fecha de inicio y finalización, días y nombre de la EPS, no siendo suficiente para realizar un adecuado control y seguimiento a


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las cuentas por cobrar por este concepto, puesto que falta el elemento fundamental que es el monto adeudado al MJD. Adicionalmente, al no reportarse los valores adeudados, no fue posible hacer un análisis comparativo con los registros contables y saldos generados en los auxiliares, remitidos por el GGAFC. Por lo anterior, la OCI sugiere implementar una herramienta de control que contenga información de las obligaciones a favor de la entidad, relacionando como mínimo los siguientes datos: Concepto: Incapacidades, licencias de maternidad, licencias de paternidad, mayores pagos de nómina, multas, entre otros. Datos de la obligación: Identificación de la persona natural o jurídica deudora (nombre completo, nit ó c.c), número de la incapacidad/obligación. Fechas: De inicio y terminación de la incapacidad, fechas en que se causó el pago al servidor, fecha de solicitud del cobro, fecha de pago por parte de la EPS, fecha de reporte al GGAFC. Valor: liquidación por el MJD, liquidación por la EPS, diferencia. Observaciones: Seguimiento a la gestión realizada por el GGH. Lo anterior, evidencia que el GGH carece de controles que permitan realizar seguimiento al monto total adeudado por parte de las EPS, al monto liquidado por servidor de manera discriminada y a los requerimientos de cobro efectuados por GGH. La OCI realizó verificación del saldo del auxiliar contable 138426001 – Pago por cuenta de terceros, el cual registra un monto total de $312.692.589,00, discriminando por EPS el 25.45% equivalente a un valor de $79.576.004,00 y el restante (74,55%) $233.116.585,00, se identifica como Ministerio de Justicia y del Derecho. Igualmente, la OCI revisó el comprobante de contabilidad 4274 del 21 de mayo de 2019, correspondiente a la nómina del mismo mes, tramitada por el GGH; encontrándose que las incapacidades fueron registradas en la cuenta contable 138426001 – Pago por cuenta de terceros – 900457461 MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO, por valor de $13.425.593, corroborando que efectivamente se está contabilizando los pagos realizados a los servidores por concepto de incapacidades a nivel genérico y no a nombre de cada


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EPS, por falta de documentos soportes adicionales a la nómina que den claridad para su registro. Por lo anterior, el valor de $233.116.585,00, deberá ser objeto de depuración de saldos contables como lo señala el artículo 4 de la Ley 716 de 2001, modificado por la Ley 901 de 2004, por cuanto el MJD no puede ser un tercero de la misma entidad, dando aplicación al numeral 152 del régimen de contabilidad pública, referente a las cuentas de Deudores, el cual señala:

“152. Noción. Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros.”

Para el efecto, el GGH deberá igualmente suministrar al GGAFC los soportes contables necesarios para realizar los correspondientes registros, en aplicación del numeral 337 y 338 del mismo régimen. 5.2 Registros en SIIF Nación

Mediante correo electrónico del 18 de junio de 2019, el profesional con funciones de

contador, del Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable, remitió los reportes

de los auxiliares contables correspondientes a las siguientes subcuentas del Grupo 13, las

cuales se verificaron en el aplicativo SIIF Nación:

Código Contable 138421001 - Indemnizaciones Saldo total SIIF: $475.668

NÚMERO DE PROCESO /CARPETA

REPORTE VALOR TOTAL DJ

SALDOS EN SIIF DIFERENCIA OBSERVACIÓN

20180003 475.668,00 475.668,00 0,00 Se registra solo el capital


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Código Contable 138435001 Intereses de mora Saldo total SIIF: $12.565,32




20180003 12.565,32 12.565,32 0,00 Se registra solo el interés

Código Contable 138590001 - Otras cuentas por cobrar de difícil cobro

Saldo total SIIF: $5.774.097.037,09




201100184 269.024.655,97 269.024.655,97 0,00

201000236 364.838.950,44 364.838.950,44 0,00

200600084 267.238.622,63 267.238.622,63 0,00 En SIIF está registrado como tercero el MJD

200900634 247.045.402,30 0,00 247.045.402,30

Corresponde a la diferencia que se describe más abajo, según el reporte de la DJ son procesos diferentes

20150003 157.303.920,57 157.303.920,57 0,00

20150002 1.130.722,29 2.022.277,81 -891.555,52 Saldos diferentes

20160005 1.573.535,82 681.980,99 891.554,83 Saldos diferentes

20150001 270.368.138,70 270.368.138,70 0,00

20160001 4.104.899,82 4.104.899,82 0,00


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20160001 477.705.199,39 724.750.601,69 -247.045.402,30

Corresponde a la diferencia que se describe más abajo, según el reporte de la DJ son procesos diferentes

20160003 12.250.478,33 12.250.478,33 0,00

20160004 63.510.816,25 63.510.815,56 0,69

20090009 48.979.267,84 48.979.267,84 0,00

20170002 19.274.694,55 19.274.694,55 0,00

20180005 740.814.409,12 740.814.409,12 0,00

20180004 740.814.409,12 740.814.409,12 0,00

20180006 2.088.118.913,95 2.088.118.913,95 0,00

TOTAL 5.774.097.037,10 5.774.097.037,09 0,01

En los cuadros anteriores, se observa que entre el reporte de la Dirección Jurídica y los

registros contables en cada una de las cuentas, no se aprecia una diferencia significativa

en el valor total; sin embargo, se presentaron diferencias en 4 deudores, así:

Procesos 200900634 y 20160001 con el mismo deudor: Por valor de $247.045.402.30, el

primero (proceso 20090634) con valor negativo y el segundo (proceso 2016001) con valor

positivo, estos procesos se registran en el auxiliar contable del SIIF Nación como único

deudor, en tanto que la DJ registra los valores de manera discriminada por cada uno de

los procesos.

Proceso 20150002: Diferencia de -$891.555.52, entre la Dirección Jurídica y el registro

contable.

Proceso 20150005: Presenta una diferencia $891.554,83 entre la Dirección Jurídica y el

registro contable.


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Proceso 20160004: Diferencia de $0,69 a favor del MJD, entre la Dirección Jurídica y el

registro contable.

Así mismo, se encontró que la cuenta por cobrar del proceso 20160001, se sigue

registrando en SIIF a nombre del tercero Ministerio de Justicia y del Derecho, lo cual es

necesario depurar y conciliar, por cuanto ya se había advertido desde el informe de

acreencias de mayo de 2018.

Igualmente se pudo evidenciar que desde el 01/01/2019 el Ministerio de Justicia y del

Derecho presenta saldos en diferentes cuentas contables que han venido creciendo, como

es el caso ya expuesto de la cuenta 138426001, la que inició a 01/01/2019 con un valor de

$271.256.118, y al 31/05/2019 presenta un saldo de $312.692.589, allí se registran

deudores por varias EPS y el saldo más alto como tercero a nombre del MJD.

También la cuenta 133712001- Otras transferencias, a nombre de la Superintendencia de

Notariado y Registro, el 01/01/2019 inició con $13.825.381.492,89 y al 31/05/2019 presenta

un saldo por valor de $19.686.869.807,14; dicha cuenta no ha presentado abonos durante

la vigencia, para disminuir su saldo.

En este sentido, se presentan cuentas por cobrar que no registran movimiento en el año

2019, con saldos iguales al 01/01/2019 y al 31/05/2019, como las siguientes: 138490001 –

Otras cuentas por cobrar, a nombre del Municipio de Girardot por $1.223.234,54;

138427001 – Recursos de Acreedores reintegrados a tesorerías, a nombre del Ministerio

de Hacienda y Crédito Público por $3.041.280,00.

Por lo anterior, se constata que la depuración de la información entre las áreas productoras

(DJ - GGH) y el GGAFC, no se ha realizado en su totalidad, por lo que se recomienda

implementar una acción correctiva para sanear los saldos de las cuentas descritas, así

mismo, una acción preventiva para que se mantengan en lo sucesivo los saldos totalmente

conciliados.

5.3 Boletín Deudores Morosos del Estado (BDME)

Respecto al Boletín Deudores Morosos del Estado (BDME), de acuerdo con la Resolución

037 del 5 de febrero de 2018, expedida por la Contaduría General de la Nación "por medio

de la cual se fijan los parámetros para el envío de información a la UEA Contaduría General

de la Nación", la Oficina de Control Interno solicitó al Grupo de Gestión Administrativa,


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Financiera y Contable, el reporte de deudores morosos a favor de la entidad, con el fin de

verificar el cumplimiento de los artículos 1,2,3, 5, 7 y 8 de la citada norma.

El Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable remitió a la OCI, el archivo del

Boletín de Deudores Morosos con corte al 30 de noviembre de 2018 y 31 de mayo del 2019.

Para validar la veracidad y confiabilidad de la información reportada en el BDME, se

confrontó la información de las acreencias —archivo Excel de cuentas por cobrar, de la

Dirección Jurídica, el reporte del Boletín de deudores morosos que esa Dirección remite al

Grupo de Gestión Administrativa, Financiera y Contable y el archivo que ese Grupo sube al

aplicativo dispuesto por la Contaduría General de la Nación para tal fin, no encontrándose

diferencia alguna al respecto, coincidiendo en su totalidad la información reportada por la

Dirección Jurídica como del Grupo de Gestión Financiera.

A pesar de la pérdida de competencia del MJD para realizar gestión sobre los procesos de

cobro coactivo por infracción a la Ley 30 de 1986, en cumplimiento de la Ley 1743 de 2014

y de los Decretos 272 y 723 de 2015, la Entidad continúa reportando en el BDME los

Deudores Morosos correspondientes a dichos procesos, toda vez que forman parte de la

Información Financiera de la Entidad, hasta tanto sean recibidos por el Consejo Superior

de la Judicatura.

El reporte del BDME no contiene información relacionada con las cuentas por cobrar a las

EPS, derivadas de las incapacidades; tampoco incluye información de las cuentas por

cobrar por concepto de licencias de cannabis a cuotas. Por lo anterior, es importante que

el GGH y la SCFSQE realicen la depuración de la información de las cuentas por cobrar y

reporten al GGAFC, los deudores que sean susceptibles de ser incorporados en el BDME.

5.4 Análisis de Riesgos

La Oficina de Control Interno, en el desarrollo de la presente auditoría, adelantó revisión a

los mapas de riesgos de los procesos de las dependencias auditadas, cuyas acciones

pudieran tener un grado de posible ocurrencia y en consecuencia un impacto negativo en

la efectiva gestión.

En los procesos de “Gestión Jurídica” y “Gestión Humana”, se encontró lo siguiente:


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5.4.1 Proceso de Gestión Jurídica.

Observa la OCI que no existe una adecuada identificación de los riesgos asociados al

proceso de cobro coactivo, teniendo en cuenta que el riesgo identificado “vencimiento de la

oportunidad para el cobro” pareciera ser la causa que podría materializarlo. Por ello, a juicio

de la OCI, el riesgo debería ser: “pérdida de recursos de la entidad, por prescripción de la

obligación”. En este sentido, las causas podrían ser: 1) no realizar las actuaciones

correspondientes para la exigencia de la obligación; 2) vencimiento de la oportunidad legal

para el cobro coactivo; 3) insuficiencia de los soportes necesarios para la exigencia de la

obligación, entre otros.

Así mismo, se recomienda ajustar los controles, relacionados con actividades, como: 1)

Realizar actuaciones dentro del mes siguiente a la notificación del título; 2) hacer

seguimiento y monitoreo mensual de las actuaciones impulsadas, entre otros.

5.4.2 Proceso de Gestión Humana.

Considera la OCI que el riesgo identificado como “Inadecuada liquidación de nómina” no

contempla causas asociadas al cobro de incapacidades. Lo anterior, teniendo en cuenta

que las sumas de incapacidades afectan directamente la liquidación de nómina en el evento

de diferenciarse con lo pagado al servidor. En este sentido, es importante precisar que la

dependencia no cuenta con controles asociados al registro de datos sobre incapacidades,

como los descritos en el numeral 5.1.3 del presente informe, indispensable para realizar un

adecuado seguimiento a los cobros de las cuentas por cobrar a la respectiva EPS y en

consecuencia en la liquidación de nómina.

De otro lado, se observa que no existe identificación de riesgos asociados al tema de “cobro

de reintegro de dineros por parte de gestión humana”, los cuales podrían generar pérdida

de recursos a la entidad, sanciones disciplinarias, entre otros. Razón por la cual, se

recomienda identificar el riesgo correspondiente, con los controles que procedan, con el fin

de gestionar oportunamente los distintos cobros a cargo de la dependencia.

Finalmente, se sugiere que dentro del diseño de los controles de los anteriores procesos se

tenga en cuenta los siguientes criterios: 1) responsable, 2) periodicidad, 3) propósito, 4)

cómo se debe hacer, 5) qué pasa con las observaciones y desviaciones y 6) evidencia de

la ejecución del control, de conformidad con la "Guía para la administración del riesgo y el

diseño de controles en entidades públicas" expedida por el Departamento de la Función

Pública.


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6. Conclusiones, observaciones y recomendaciones

El Ministerio de Justicio y del Derecho da cumplimiento a la normatividad para el reporte en

el Boletín Morosos del Estado, el cual es transmitido vía CHIP a la Contaduría General de

la Nación; sin embargo, se realizan algunas observaciones y recomendaciones tendientes

a asegurar que la información sea oportuna y pertinente, en procura de mejorar la calidad

del reporte, así:

Para la Dirección Jurídica

Observación 1

Se evidencia que la Dirección Jurídica no realiza de manera oportuna las gestiones administrativas necesarias para el cobro de las acreencias a favor del Ministerio de Justicia y del Derecho, como se describe en el numeral 5.1.1 del presente informe, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 8 del decreto 1427 de 2017.

Recomendación 1

Implementar mecanismos de control que permitan efectuar el seguimiento y cobro efectivo de los créditos a favor del Ministerio de Justicia y del Derecho, con el fin de evitar la pérdida de recursos por estos conceptos.

Observación 2

De acuerdo con lo descrito en el numeral 5.4 del presente informe, no se evidencia una

adecuada identificación de los riesgos asociados al proceso de cobro coactivo, en relación

con la pérdida de recursos de la entidad por prescripción de la obligación, acorde con la

“Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas”

Recomendación 2

Realizar una revisión de los riesgos identificados al proceso de cobro coactivo, haciendo

las modificaciones que sean necesarias, teniendo como referente la “Guía para la

administración del riesgo y el diseño de controles en entidades pública” del DAFP.

Para el Grupo de Gestión Humana

Observación 3


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El GGH no remite a GGAFC los soportes necesarios para realizar el registro contable a nombre de la EPS y no a nombre del Ministerio de Justicia y del Derecho, por lo cual se tiene saldo de $271.256.118,00 a depurar en la cuenta contable 138426001 – Pago por cuenta de terceros, no acatando lo dispuesto en el numeral 337 y 338 del régimen de contabilidad pública y generando inobservancia al numeral 142 del mismo régimen hacia el GGAFC.

Recomendación 3 Realizar la depuración de los valores registrados en la cuenta contable 138426001 - pago de cuentas de terceros, soportando documentalmente los valores cobrados, pagados y adeudados por parte de cada una de las EPS o terceros respectivos, con los cuales se generen los ajustes contables por parte del GGAFC.

Observación 4

El GGH carece de controles que permitan realizar seguimiento al monto total adeudado por parte de las EPS, al monto liquidado por servidor de manera discriminada y a los requerimientos de cobro efectuados por el GGH a dichas EPS, lo cual dificulta establecer los valores precisos por cobrar a cada una de las EPS, presentando inobservancia a lo dispuesto en el artículo 2.2.3.1 del decreto 780 de 2016.

Recomendación 4 Implementar un control que permita disponer de información actualizada, que incluya los items referidos en el numeral 5.1.3 del presente informe, soportada con documentos para los respectivos registros contables.

Observación 5

En el mapa de riegos del GGH, no se identifican riesgos asociados al tema de “cobro de

reintegro de dineros por parte de gestión humana”, los cuales podrían generar pérdida de

recursos a la entidad, sanciones disciplinarias, entre otros; tal como se describe en el

numeral 5.4 del presente informe.


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Recomendación 5

Realizar una revisión al mapa de riesgos del GGH, con el fin de identificar posibles nuevos

riesgos asociados al tema de “cobro de reintegro de dineros por parte de gestión humana”,

teniendo la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades

pública” del DAFP.

Para el Grupo de Gestión Administrativa Financiera y Contable

Recomendación 6 Revisar los saldos de las cuentas por cobrar que presentan diferencias, que no han presentado movimientos de pagos a favor de la entidad, que registran saldos demasiado altos, saldos registrados a terceros genéricos, estableciendo las causas que han dado origen a estas circunstancias, con el propósito de generar acciones que permitan la depuración respectiva, como también la implementación de controles que aseguren la calidad de la información contable. Para la Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas Estupefacientes.

Recomendación 7

Se recomienda implementar de manera inmediata el plan de mejoramiento que proceda para el licenciamiento de cannabis a cuotas, con el propósito de obtener información confiable de las cuentas por cobrar, las que deberán ser registradas contablemente en el MJD. 28 de junio de 2019,

Elaboró: Revisó y aprobó

JOHN ANGEL GONZÁLEZ DÍAZ IMELDA ORTIZ FORERO Profesional Especializado 15 Jefe Oficina de Control Interno (E)

INFORME SEGUIMIENTO A REEDORES A FAVOR DE Oficina de

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