INNOVACIÓN · 2017-11-06 · INNOVACIÓN 114 Para que la democracia funcione mientras que en el...

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RESUMEN

Aunque es innegable que existe Innovación Estatal en México, también lo es, que son pocas las iniciativas que se comparten o replican entre los diversos órganos del

Estado, entre Secretarías de la Administración Pública Federal o Estatal y menos en el plano Municipal; entre los Poderes de la Federación o

entre los Órganos Constitucionales Autónomos. También es cierto que algunas iniciativas de Innovación Es-

tatal, se implantan a través de instrucciones o reformas legales, pero no bajo esfuerzos integrales de gran alcance.

Palabras Clave: Innovación, Administración Pública, Gobierno, Brújula, Organización

Although it is undeniable that there is Go-vernmental1 Innovation in Mexico, it is unde-

niable too that there are little shared or replicated initiatives between different State Agencies, between

Secretariats of the Federal or State Administration, and even less at the Municipal order, or between the autonomous constitutional

bodies. Also, it is true that some State Innovation Initiatives are imposed by ordinance or legal reform, instead as a result of an integral far-reaching effort.

Keywords: Innovation, Public Administration, Government, Compass, Organization

Por Bogart Cristóbal Montiel ReynaRecibido 12/10/17 · Aceptado 30/10/17

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Una posible ruta

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INTRODUCCIÓN

En efecto, es deseable que la Innovación Gubernamental sea implementada como parte de la cultura gubernamental que garantice que los gobiernos a través de sus servidores públicos, presten servicios a la sociedad con altos niveles de calidad,

-pacidades de lograr los objetivos encomendados; y hacerlo en la forma, en el tiempo y con los recursos planeados para ello. Esta acción sin duda alguna demanda de la administración del cambio. Sin la participación comprometida de quienes prestan el servicio público, no es dable la Innovación, o como dicen Charan, Barton y Carey (2017:125): “Los negocios no crean valor, la gente lo hace”.

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Para lograrlo es necesario tomar en consideración distintos aspectos, para el caso de México, es importante considerar que, al tratarse de un país de derecho escrito, es dicho marco legal el mismo en el que debe ocurrir y documentarse la Innovación, teniendo desde ahora claro que la Innovación puede encoger o ampliar dicho marco de actuación, pero

Si en la normativa encontramos el continente de la Innovación Gubernamental, entonces dentro del mismo se encuentran lo mismo acciones, procesos, costeos, metodologías, me-diciones; que sistemas, bases de datos, aplicaciones, que contribuyen a hacer de la Innova-ción una herramienta útil a la sociedad.

La Innovación Gubernamental debe visualizarse como una meta, pero también como principio, de modo que se constituya en un proceso dinámico, cíclico, inacabable, ya que la realidad social a menudo es más veloz que la capacidad Estatal para regular los actos socia-les, piénsese por ejemplo en la aparición del Bitcoin en 2009 y años después en los intentos por regularla, siendo la necesidad de acortar esas brechas, el espacio en el que las nuevas ideas deben surgir para garantizar el bienestar social.

Además de las consideraciones antes planteadas es necesario para Innovar en el Esta-

o hitos que la Innovación Gubernamental debe contemplar, con al menos dos objetivos: homologar su forma de implementación y crear con ello una cultura estándar que facilite su reproducción y entendimiento entre cualquier orden de gobierno u órgano constitucional autónomo.

para el cual hecho mano de la obra denominada “Brújula de la Innovación Gubernamental”, el cual es un esfuerzo por sintetizar los pasos mínimos e indispensables para la práctica de la Innovación, desde un enfoque directo, ya que durante el estudio de la materia, me he encontrado con diversos textos, que tratan el tema de manera genérica o bien documentan los esfuerzos hasta ahora realizados, sin constituirse en una guía para quien luego de ocupar un encargo público, se da cuenta de que existen formas para cumplir de mejor manera las obligaciones a su cargo, pero no cuenta con claridad de por dónde empezar.

1. FUNCIONAMIENTO DE LA BRÚJULA DE LA INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL2

estratégicos del ente en el que se pretende innovar, ya sea de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo para el caso de las Secretarías de Estado o bien el plan Sectorial o simplemen-te Estratégico si se trata de algún organismo público descentralizado o incluso autónomo;

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mientras que en el segundo se ubican y enuncian los ocho pasos y una cuarentena de ac-ciones que se sugieren analizar, para determinar su aplicabilidad y, en su caso, ejecutarlas.

Así, mismo, cabe mencionar que a pesar de que los pasos y las acciones se encuentran numeradas, quien esté a cargo del proceso de Innovación puede determinar que algún área comience su proceso hacia la innovación sin pasar o ejecutar algunas acciones, ya sea porque han sido ejecutadas con anterioridad o simplemente porque no resultan aplicables al caso concreto.

1.1 MEJORAR EL AMBIENTE DE TRABAJO

¿Por qué innovar? La respuesta a esta pregunta ha sido respondida de varias formas por los innovadores, pasando por la necesidad de transparentar las acciones gubernamentales,

-novar en cinco grupos: problemas internos variados, nuevas oportunidades, crisis, factores políticos y nuevo liderazgo (véase Borins, 1998:41).

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Para el caso de este artículo, siguiendo con el objetivo de guiar el proceso de Innova-ción Gubernamental, se considera que la Innovación Gubernamental debe contribuir a la mejora del ambiente de trabajo o clima organizacional ya que como se ha dicho con ante-

una entidad gubernamental y porque al mismo tiempo un clima organizacional propicio, permitirá la generación de una cultura organizacional que permita como lo enseña Mourey (2016: https://youtu.be/PZuSrV0hsnA) generar el carácter de una organización o entidad gubernamental, no solo su clima organizacional, que se equipara más al estado de ánimo de dicha entidad. Es decir, que la innovación tenga por objetivo el mejorar las condiciones de trabajo de quienes integran la entidad a innovar y como consecuencia de ello se brinde un servicio de calidad a la ciudadanía.

Para lograr lo anterior en la brújula de Innovación gubernamental se propone iniciar con un diagnóstico de habilidades administrativas y psicológicas, esto es importante de-bido a que en la práctica se puede observar que los sistemas de ingreso se llevan a cabo de manera heterogénea, según se tenga obligación de ceñirse a la Ley del Servicio Profesional de Carrera o no y en consecuencia se llevan a cabo exámenes y entrevistas de carácter

obstante ello, comúnmente se diseñan cuestionarios o exámenes que buscan más acreditar

son aplicados al empleo a desempeñar, esto por lo que hace a la parte técnica.

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Por cuanto hace a la parte psicológica, es importante que se garantice que la persona a contratar no solo tenga conocimientos técnicos adecuados, si no además que reaccione emocionalmente como lo demanda el puesto en cuestión.

También es importante que el agente responsable de innovar tenga claridad de los

ya que se constituyen en un estímulo al desempeño o al deseo de trabajar dentro de una organización, pero es más importante que luego de evaluarlas, se asegure que no se hayan asimilado por el paso del tiempo como derechos adquiridos que no exijan un esfuerzo por

Es común por ejemplo que se otorgue un premio por asistencia o puntualidad, y si ya ese objetivo es cuestionable, lo es más el hecho de que frente a la posibilidad de perderlo, se acuda a solicitar que se auxilie otorgando un día de vacaciones para cubrir el día en el que no se asistió o se asistió tarde. Por esa razón se debe innovar en el diseño de los incentivos y asimismo generar campañas en las que se dé a conocer las prestaciones con que se cuenta, así como la forma de ejercerlas, ya que algunas veces la gente ingresa a trabajar y no sabe de su existencia o de cómo se ejerce una determinada prestación.

apartado se recomienda la práctica de pausas activas (10 minutos de ejercicio en conjunto o caminatas), la promoción de actividades culturales, así como de programas de becas que promuevan el desarrollo integral de los miembros de la entidad a innovar, acciones que incluso contribuyen a impulsar su creatividad ya que de acuerdo con Kogon, Merril y Rinne (2015:182), estas acciones forman parte de los impulsos de la energía mental y física, que contribuye al alcance de los propósitos y metas.

Por cuanto hace a las acciones VI y VII, es importante que a través de las cédulas de

a ejecutar y el mejor logro de las metas demandan del sujeto a contratar, así como recordar

1.2 ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ORGANIZACIÓN. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

En este apartado se parte de la idea de que los manuales existen, aunque es común que en algunas organizaciones estatales se carezca de ellos, se tengan parcialmente o no estén actualizados, de modo que en los primeros dos casos se requiere su elaboración y en el tercero de su actualización.

Pero ¿Cómo estar seguros de que se cuenta con la totalidad de los Manuales? Para ello

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que la entidad a innovar cumple a cabalidad con las obligaciones que le encomienda la ley, por esa razón es necesario , para ello se

-plir y en las columnas se enumeren las áreas con que se cuenta para cumplirlas, buscando que toda obligación tenga al menos un ejecutor. V.gr.

Áreas¯Obligaciones

Dirección Ejecutiva de Organización Electoral

Dirección Ejecutiva del Registro Federal de

Electores

Dirección Ejecutiva de Capacitación Electoral y

Educación Cívica

Contribuir al desarrollo de la vida democrática

X X X

Integrar el Registro Federal de Electores

X

Llevar a cabo la promoción del voto y

coadyuvar a la difusión de la educación cívica y la

cultura democrática

X

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En el ejemplo, se está ante un caso feliz, en la que todas las atribuciones tienen uno o más ejecutores, pero al ser en la realidad algo más complejo, se llega a detectar que

aunque tienen un ejecutor, no cuentan con fundamento legal, en este último escenario será necesario atribuir a algún ejecutor la obligación o bien reformar la norma para crear el fundamento legal, siempre que la acción sea indispensable, de esa forma se las responsabilidad legales han sido dirigidas o encomendadas a un ejecutor o posición en el organigrama.

Hecho lo anterior es necesario asegurarse de que la descripción del puesto esté alinea-

que la persona ad hoc la ejecute.Es entonces cuando se está en posibilidad de enumerar los procesos que son indispen-

sables para asegurar el cómo un ejecutor cumplirá la o las obligaciones que le correspon-den, para que previa la elaboración de guías de elaboración de manuales de organización y de procesos y procedimientos, que se hacen necesarios para homologar su contenido y forma, sean elaborados.

Esta etapa es sumamente importante si se considera, como Brockner (2016: 53), que lo que provoca el cambio está totalmente o al menos mayormente en el proceso.

1.3 COSTEO UTILIZANDO LA METODOLOGÍA ABC

Para poder satisfacer las necesidades de la sociedad, el servicio público debe llevar a cabo

-vación Gubernamental, ya que se esté o no dentro de una crisis, es deseable que el servicio

necesario –ni más, ni menos- por esa razón, durante la elaboración de los procesos y su documentación se debe ir generando una cedula de impacto presupuestal, para lo cual es recomendable la metodología ABC Activity Based Costing o Costos Basados en Actividades la cual busca precisamente llevar a cabo un costeo con enfoque administrativo, más que en uno contable. Para un análisis detallado se recomienda el libro Management and Cost Accounting (Drury, 1992).

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Para llevar el costeo de procesos es recomendable partir del cálculo de la hora y minuto persona, ya que será indispensable saber cuánto tiempo invierte una persona en realizar la actividad que un determinado proceso le demanda, para luego con base en su sueldo anual bruto integrado (salario, prestaciones, bonos), es decir, todo lo que le cuesta el trabajo de un servidor público a la sociedad, conocer el valor de esa hora o minuto, al igual que para

Los resultados de un proceso requieren además en la mayoría de los casos de recursos materiales, debiendo considerar desde el lugar en el que se realizan, las materias primas necesarias para su ejecución y la tecnología invertida en ello, lo cual acumula al costo de ejecución del entregable, ya sea que se transforme en un bien o servicio. Durante el costeo

por separado puedan ser utilizados en las tareas de presuesto y en consecuencia en el seguimiento del gasto público. Es con este tipo de costeo, como se puede presupuestar el gasto público, evitando el hacerlo en forma inercial, que en muchas ocasiones se limita a repetir el monto de gasto solicitado en el año inmediato anterior, aumentando el factor

evento de recortes; y garantizar entonces que el presupuesto sea hecho con base en datos y evidencia, como lo sugiere Hubbard (2015:14).

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1.4 REESTRUCTURACIÓN DE ÁREA, BASADA EN ATRIBUCIONES Y COSTEO

Esta acción es indispensable para promover la Innovación Gubernamental, ya que entre

observa que las entidades estatales, tienen una tendencia a frenar el crecimiento de las estructuras, a través del endurecimiento de la normativa aplicable que impone diversos requisitos para la creación de plazas, cuya esencia carece de un análisis del costo de los procedimientos, lo cual como se ha dicho, evita conocer si en efecto existe un superávit

de horas o minutos pudiera demostrar que se requiere de la creación de plazas, o porque luego de forzar al personal este termina por fallar, enfermarse o renunciar.

aquellos casos en que la solicitud de crecimiento se hace con base en percepciones y se logra acreditar los requisitos de procedibilidad aun cuando de haber realizado el costeo, se habría demostrado que mediante un balance de cargas de trabajo o bien la variación de horarios, se habría logrado atender la necesidad, sin incrementar la estructura y con el ello el gasto público.

Por tales razones, es menester que el agente innovador, conozca a profundidad la es-tructura con la que cuenta y conozca a plenitud las obligaciones que tiene a su cargo, para que con base en el costo de sus procesos pueda detectar la existencia de horas persona

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diseñar una estrategia que solo recaiga en un crecimiento, cuando del análisis se desprende la necesidad innegable.

En algunos casos se podrá apreciar incluso que antes de un crecimiento, la solución radica en rediseñar la forma o tipología de la organización. En ocasiones inclusive la sensa-ción de necesitar colaboradores adicionales responde también a la diferencia salarial entre cargos inmediatos, por esa razón es indispensable, analizar si es necesario balancear la curva salarial. De igual modo una vez que se ubica la posibilidad de que algún colaborador pueda apoyar labores en otro proceso o área, es necesario que sus atribuciones se adecuen en la cedula de puestos respectiva, para garantizar la validez de su actuar. Finalmente vale la pena considerar la incorporación de prestadores de servicios, que en ocasiones son contratados

-ferencia de conocimiento y a mejorar cumplimiento de las obligaciones.

1.5 ADAPTAR LA NORMATIVIDAD

Las acciones antes sugeridas, al provocar cambio, demandan que la nueva realidad en la forma de operar sea documentada en las normas respectivas, por esa razón durante su im-plementación es necesaria la elaboración de materiales educativos innovadores —infogra-fías, animaciones, presentaciones— que servirán para capacitar a la organización de forma acorde con la nueva forma de operar.

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elaboración de las normas en las que se documentan se motive la participación activa de los involucrados ya sea a nivel interno o externo, caso en el que se está frente a procesos transversales. Escuchar al cliente es otro aspecto importante, ya que en muchas ocasiones la miopía de taller complica los procesos de manera innecesaria, lo que motiva la insatisfac-ción y crítica de la sociedad al percibir tortuguismo en la prestación de un servicio, por ello la discusión de las regulaciones con los interesados, ejecutores e involucrados se vuelve en una práctica innovadora deseable para las instituciones estatales.

Una vez que se cuenta con la normativa actualizada del ente innovado, es importante que tal marco jurídico, sea sistematizado, al respecto existen diversos esfuerzos que van desde la elaboración de compilaciones impresas, su ubicación en un repositorio digital o normateca, hasta sistemas más poderosos que permiten no solo tener el marco normativo ubicado en un lugar y actualizado, sino que además permiten realizar búsquedas poderosas v.gr. buscar la palabra innovación en todas las leyes, normas o reglamentos y que el sistema

dicha voz. Adicionalmente debido a que a través de la imagen asociamos automáticamente la vi-

sión de un hecho con su existencia, es recomendable transitar hacia la utilización de herra-mientas visuales como lo son los mapas mentales3, los videos animados o las infografías que apoyen el aprendizaje y comprensión del marco jurídico innovado.

1.6 IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Sin duda alguna, la tecnología debe estar presente en el sector gubernamental, si se quiere

como privadas, la búsqueda de nuevos caminos podría parecer como esperar un milagro. De hecho, para que los negocios en América sean exitosos vamos a necesitar cientos o incluso miles de milagros. Esto puede ser deprimente para algunos, pero hay un hecho cru-cial: los humanos se distinguen de otras especies por nuestra habilidad de crear milagros. Llamamos a esos milagros tecnología. La tecnología es milagrosa porque nos permite “hacer más con menos”.

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Como se menciona en el apartado del funcionamiento de la brújula de la innovación gubernamental, el orden de las acciones es solo referencial, en este apartado resulta espe-cialmente aplicable ya que se sugiere que durante todo el proceso de innovación, los aná-lisis contemplen el acompañamiento de un experto en tecnologías de la información que se encargue de detectar espacios a la innovación, a través de la aplicación de la tecnología, ello sin prescindir de un conocedor de la norma, ya que en algunos casos el entusiasmo tecnológico puede provocar incumplimientos normativos, pero también pueden poner en tela de duda la continuidad de una norma, de modo que buscar el punto medio es siempre importante.

Otra acción necesaria es la de revisar los sistemas existentes luego de un proceso de innovación en normas y procesos, ya que algunos podrían dejar de ser necesarios, otros requerir mantenimiento o actualización y otros requerirán de ser especialmente diseñados para atender algún paso en el proceso o procedimiento.

normas y cultura, es necesario prever que los operadores de los sistemas que la integran requerirán también de conocer los cambios y por ende contar con la capacitación corres-pondiente, razón por la cual la elaboración de material didáctico durante el proceso de cambio es indispensable.

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1.7 CAPACITACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TODAS LAS ETAPAS MENCIONADAS

Como se da cuenta en los apartados anteriores, el nacimiento de una nueva realidad provocada por la Innovación Gubernamental aplicada, genera la necesidad de capacitar en esa nueva realidad, por ello el diseño de programas de formación de alta calidad se vuelve insustituible, en este esfuerzo es recomendable poner al alcance del educando diversas for-mas de aprendizaje, como lo son el Jerárquico Individual, Jerárquico Colectivo, Distributivo individual o Distributivo Colectivo, para un mayor análisis al respecto, se recomienda el curso en línea Leaders of Learning, disponible en https://www.edx.org/es.

También es importante que, durante las distintas etapas propuestas para la innovación, los participantes en ella, vayan elaborando una tira de preguntas que, en uso de su co-nocimiento y práctica, permitan detectar si el examinado cuenta con los conocimientos y

talleres o diplomados que al efecto se realicen, se incentiva el aprendizaje, por ello es im-portante que se busque que los estudios en cuestión cuenten con tal distintivo.

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1.8 MEDIAR Y COMUNICAR RESULTADOS

Finalmente, es importante que los resultados se midan para seguir mejorando, ya que como se puede intuir, el proceso de innovación en sí, al igual que el gubernamental, es cíclico, de modo que lo que un día funciona, al siguiente puede ya no ser necesario, trátese por la aparición de una reforma legal o bien porque la realidad nuevamente ha avanzado más pronto que nuestra capacidad a regularla y es mediante la medición continua como pode-

Para medir, se propone establecer un programa de acción, la administración de proyec-tos contenida en el PMBook es muy atinada, aunque no todos los proyectos requieren de tal profundidad, lo importante es establecer metas y exigirnos su cumplimiento.

A este respecto, resulta útil diseñar formatos de seguimiento que sean capaces de homo-logar la forma de reportar los avances desde las distintas áreas involucradas en el proceso de innovación. Además de contar con las herramientas que nos permitan comunicar los logros alcanzados con datos precisos, pero como lo dice Chertorivski (2013, 133): “Es importante que los resultados no sólo sean precisos, sino además visibles. Lo anterior para poder probar

La presentación de los avances basada en resultados ante los participantes más repre-sentativos en el proceso de innovación gubernamental, es de la mayor relevancia para in-

por cualquier razón.

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Además de lo anterior, a efecto de lograr que los es-fuerzos se repliquen en todas aquellas áreas del Estado en que resulten aplicables, es menester que se publiciten por todos los medios posibles, o mejor aún es deseable que se impulse la generación de un repositorio que bien puede ser alojado en una página web para que cualquier

-saria, para en su caso replicar la iniciativa.

CONCLUSIONES

Es necesario insistir en la Innovación Gubernamental, asimilando al marco normativo como un contenedor

contrario desincentiva cualquier esfuerzo.Que la Innovación Gubernamental se enfoque pri-

estatales, ello provocará que el clima laboral y su cultura, pugnen por la calidad del servicio y con ello se dé satis-facción a quienes esperan el servicio público de que se trate. Por lo que -ciarios en el diseño de procesos innovadores contribuye al éxito de la Innovación.

Adicionalmente, es indispensable contar con el ca-tálogo completo de las obligaciones a cumplir y garanti-zar, a través de manuales de procesos y procedimientos, que a toda acción corresponda un ejecutor. Del mismo modo, sin costeo, todo esfuerzo de Innovación Guberna-mental estará basado en lo que se piensa, se intuye o se sospecha, pero no en datos.

Se debe contar con la estructura y recursos necesa-rios para la ejecución de los procesos, ni más, ni menos, ello solo puede acercarse a la exactitud si se costea. Es la norma el repositorio de la Innovación Gubernamental, si

-damento legal.

La Innovación acelerada además de necesaria, de-manda de tecnología debidamente aplicada, lo cual in-

Es Director Ejecutivo de Adminis-tración en el Instituto Nacional Electoral, estuvo a cargo de las

de la Tesorería de la Secretaría de Seguridad Pública y de la re-visión normativa-presupuestaria contractual de la Secretaria de Educación Pública. Licenciado en Derecho por la Universidad Nacional Autónoma de México

participado en el programa In-novation and Strategy y el curso denominado Leaders of Learning en Harvard University. Articulista y expositor en Diarios y Revistas en temas de Innovación Guber-namental. Coautor de la aplica-ción NUMB3READER que es una herramienta para el monitoreo del gasto diario gubernamental y Autor de la Brújula de la Inno-vación Gubernamental, ambos esfuerzos inscritos en el Registro Público del Derecho de Autor de los Estados Unidos Mexicanos.

Bogart CristóbalMontiel Reyna

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cluye que observe las normas que rigen el proceso que automatiza. Pero en el mismo sen-tido, sin capacitación respecto de la nueva realidad provocada por la Innovación, ésta será olvidada y tachada de esfuerzo inútil.

Finalmente, debemos de hablar de Innovación Gubernamental y compartir las expe-riencias, tanto las exitosas como las de fracaso documentado y ponerlas a disposición del resto de las entidades estatales de cualquier orden, para asegurarnos de crear un ambiente virtuoso. Innovemos, en cada servidor público radica la posibilidad de mejorar nuestra cali-dad de vida, proveer mejores servicios, impactar a nuestra comunidad y planeta.

REFERENCIAS

1 When it is used “Governmental”, it is important to consider the autonomous constitutional bodies, although they are not part of the Government in Mexico, they are part of the State.

2 ã Derechos reservados de imagen, base de datos y obra literaria por Bogart Cristóbal Montiel Reyna.

3 Véase Tony Buzan (2015) Mapas mentales para los negocios. Revolucione su manera de pensar y hacer negocios. Grupo Editorial Patria, México.

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BIBLIOGRAFÍA

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