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MODERNIZACION DEL ESTADO LA AUDITORIA EN UN UNIVERSO SIN PAPELES
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MODERNIZACION DEL ESTADO
LA AUDITORIA EN UN UNIVERSO SIN PAPELES
“ la auditoría del futuro ” y “el futuro de la auditoría”
Por mandato constitucional, las Unidades de Auditoria Interna sólo pueden elaborar auditorías ex post (es decir, una vez finalizado el ejercicio). No se puede ejercer un control en tiempo real de la administración, estaría vedado por la ley. Ahora bien:
¿Se podría auditar el futuro?;
¿Serviría para algo opinar sobre lo que todavía no ha tenido lugar?
¿El informe de auditoría podría anticipar situaciones de crisis de las organizaciones?
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TEMARIO:
Evolución de las Organizaciones - ESTADO
Sociedad de la información
TIC
e-administración
Oficinas sin papeles
Evolución de la Auditoria – hacia una AUDITORIA SIN PAPELES
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(continuación Temario)
Casos de Organizaciones : GCBA y NACIÓN
Casos en Auditoria: UAI Ministerio de Modernización
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mirando el pasado …..1957 PARKINSOM
Cyril Northcote Parkinson (1909-1993)
La Ley de Parkinson dice:
“Admitiendo que el trabajo (y sobre todo el trabajo burocrático) posee elasticidad en su demanda de tiempo, es evidente que existe poca o ninguna relación entre el trabajo que hay que hacer y la cantidad de empleados encargados de hacerlo.”
O lo que es lo mismo:
“El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para hacerlo.”
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Ley de PARKINSOM
Es una ley de crecimiento basada en el análisis de los factores que rigen tal crecimiento.
….. una empresa –o la Administración Pública- pueden crecer y crecer, y la gente estar más ocupada, pero no prestar un mejor servicio.
Según Parkinson :
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Ley de PARKINSOM
“un funcionario quiere multiplicar los subordinados, no los rivales”
“los funcionarios crean trabajo unos para otros”
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“TODO FUNCIONARIO NECESITA MULTIPLICAR EL NUMERO DE SUBORDINADOS, NO EL DE RIVALES”
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“LOS FUNCIONARIOS SE CREEN TRABAJOS UNOS A OTROS”
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avanzando en el tiempo …....1985 BRAZIL
Brazil es una película británica de ciencia ficción de 1985 dirigida por Terry Gilliam.
En un extraño y deprimente universo futurista donde reinan las máquinas…
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Terry Gilliam – Brazil (1985) “In the Office”
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AUDITADO - AUDITOR
2000 - PRESENTE Las organizaciones
herramientas informáticas que permiten reducir considerablemente la documentación en papel.
El auditor
su trabajo debe quedar documentada mediante el empleo de herramientas informáticas que sustituyan los tradicionales "papeles de trabajo físicos".
las pruebas y procedimientos de auditoría informáticos representan `para las Normas Internacionales de Auditoría una de las cuestiones más vanguardistas a las que todo Auditor debe orientar sus esfuerzos.
El futuro y la tecnología obligan a todos los profesionales, y al auditor de forma particular, a evolucionar y documentar su trabajo mediante el empleo de nuevas herramientas informáticas.
la planificación, ejecución, desarrollo y conclusión del trabajo de auditoría a través de herramientas informáticas posibilitan el desarrollo de los trabajos de auditoría sin el empleo de los tradicionales “papeles de trabajo físicos”.
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…la era digital
Año 2000
25 % de la información almacenada en el mundo era digital
75 % restante era analógica
Año 2013
2% de los 1.200 exabytes almacenados estaban en medios analógicos.
El volumen de información almacenada crece a razón de cuatro (4) veces más rápido que la economía mundial y
la capacidad de procesamiento crece nueve (9)veces más rápido
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CASOS – GCBA y NACION
Caso I: GCBA - La quimera de la despapelización
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600 reparticiones a nivel de Dirección General
33 hospitales,
alrededor de 1.200 escuelas y
aproximadamente 55.0000 usuarios de sistema.
MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Caso I: GCBA
(2010) Ley 3304
El gobierno electrónico se instrumentará (Anexo I, Título II, Capítulo III) a través de:
La sede electrónica.
La firma electrónica y digital.
El expediente electrónico
El documento electrónico
La digitalización de procesos administrativos.
La seguridad informática.
La interoperabilidad.
Las compras electrónicas
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(2011) Ley 4013 “De Ministerios”
“Todos los integrantes del Poder Ejecutivo y entes descentralizados podrán utilizar los documentos electrónicos o digitales que determine el Poder Ejecutivo para la creación y suscripción de actos o documentos como así también las firmas electrónicas o digitales que también determine para el refrendo o firma, teniendo todos ellos la misma eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales” (Título IX “Disposiciones Complementarias”).”
(2013) Ley 4836, “de Implementación de Infraestructura de Firma Digital de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires”
La Ciudad Autónoma de Buenos Aires cuente con su propia infraestructura de Firma Digital lo que implica que este tipo de firma equivalga legalmente a la firma ológrafa (Ley Nacional 25.506)
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ECOSISTEMA SADE
Esta solución integral propia para la gestión documental en el GCBA hoy se denomina: “ecosistema SADE”
(SADE )Sistema de Administración de Documentos Electrónicos :
interviene en todos los actos de gobierno;
es un conjunto de herramientas informáticas con interfaces sencillas que permite la creación, tramitación y guarda de documentos digitales y alimenta los demás módulos del ecosistema.
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Expediente Electrónico (EE) Permite vincular documentos generados por GEDO y guardados en el
repositorio único, con todos los atributos del manejo de documentos.
La migración hacia EE permitió:
aumentar la velocidad de tramitación (los pases son instantáneos),
despapelizar el proceso de toma de decisiones,
dar seguridad de la integridad de los documentos que lo componen,
eliminar los registros en papel,
ahorrar en envíos físicos,
tener certeza de las fechas de tramitación,
aumento de la transparencia, pues posibilita que el ciudadano tenga acceso al expediente, tanto para consulta como para ciertos trámites que hoy pueden realizarse a distancia, de manera no presencial.
Acceso permanente al expediente (información).
Información de control en línea y ex post.
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Integración Buenos Aires Compras (BAC)
Buenos Aires Compras (BAC) es un sistema de e-procurement (“compra o procura electrónica”) donde se realizan las compras y contrataciones electrónicas de la Administración Pública de la CABA;
A partir de la integración entre BAC y el SADE, la gestión documental de los procesos llevados a cabo a través de BAC se realiza en forma automática, generando y vinculando lo documentos al Expediente Electrónico que tramita la adquisición.
Por otro lado, el módulo Expediente Electrónico (EE), del ecosistema SADE, actúa de “buzón de tareas” de BAC, pasando el expediente de usuario en usuario según la tarea que corresponda realizar. Desde EE, el usuario puede acceder directamente a la tarea pendiente en BAC.
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Caso I : GCBA - RESUMEN
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Caso I : GCBA – RESUMEN (final)
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Fuente:
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Caso II : Administración Nacional
En el marco del Plan de Modernización del Estado y el Decreto 561/2016 se inicia el proceso de digitalización de todos los trámites y comunicaciones de la Administración Pública Nacional (APN).
Para su implementación se ha desarrollado el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE)
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Ecosistema GDE
La Nación firmó un Convenio Marco con el GCBA a través del cual esta le otorga al estado Nacional el derecho de uso de los Sistemas Informáticos de Gestión Documental (SADE) y de compras públicas.
El Sector Público Nacional exige descentralizar el modelo de GCBA en cuanto a infraestructura, administración e interoperabilidad es necesario evolucionar el software recibido de la Ciudad para garantizar el acceso controlado de expedientes y registros que por la transversalidad de los trámites requieren ser gestionados por organismos con distintos ecosistemas pero con uno propio administrado localmente (multitenant)
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Fin 1ª PARTE
TEMARIO:
Evolución de las Organizaciones - ESTADO
Casos de Organizaciones : GCBA y NACIÓN
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(continuación Temario)
Evolución de la Auditoria – hacia una AUDITORIA SIN PAPELES
Casos en Auditoria: UAI Ministerio de Modernización
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“ la auditoría del futuro ” y “el futuro de la auditoría”
La Administración Pública ha aceptado el reto de mejorar su eficiencia, su productividad y la calidad de sus servicios.
Con la administración electrónica (e-administración), las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) ha obligado a la AUDITORIA a evolucionar y documentar su trabajo mediante el empleo de nuevas herramientas.
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“ la auditoría del futuro ” y “el futuro de la auditoría”
Profundizar en las herramientas de auditoría que permitan la PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN, DESARROLLO y CONCLUSIÓN del trabajo de auditoría a través de herramientas informáticas que posibilitan el desarrollo de los trabajos de auditoría sin el empleo de los tradicionales “papeles de trabajo físicos”.
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“ la auditoría del futuro ” y “el futuro de la auditoría”
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SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN
Crear una sociedad de la información para todos y con vocación social.
Conectar a cada ciudadano, a cada hogar, escuela, empresas o administración a Internet, haciendo su
acceso más rápido, económico y seguro.
Crear con ayuda de Internet, una Argentina emprendedora y con cultura digital
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (TIC)
(TIC) Término que se utiliza para hacer referencia a una gama amplia de servicios, aplicaciones y
tecnologías, que utilizan diversos tipos de equipos y de programas informáticos y que a menudo se
trasmiten a través de las redes de comunicación.
ADMINSITRACIÓN ELECTRÓNICA (e- administración)
SADE
GDE
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PUNTO DE PARTIDA – DIAGNOSTICO
Análisis de la situación INTERNA
Análisis de la situación EXTERNA - Entorno y Legislación
IMPLEMENTACIÓN
SEGUIMIENTO Y CONTROL – Identificación de Obstáculos, Identificación de ventajas y Adecuación del Proyecto
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PROCESOS Y SERVICIOS
ESTABLECIMIENTOS DE OBJETIVOS
EQUIPO HUMANO
COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO
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Auditorias sin papel …..
¿muestra o universo ?
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analizando resultados obtenidos…..
BENEFICIOS DIFICULTADES Procesos y servicios más eficientes y
eficaces
Aumento de la productividad
Optimización de los recursos
Disminución de errores
Reducción de costos
Acceso total y rápido a la información
Mayor control de la información y la ejecución de los trabajos
Mayor seguridad de la información
Optimización del tiempo de respuesta
Mejor entorno de trabajo y de comunicación con la Organización; personal mejor informado y más implicado
……….
Inversión
Integración de las aplicaciones – entorno GDE
Innovación constante
Malos hábitos de imprimir
Seguridad informática (Cyberseguridad)
Barreras culturales externas
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mirando el futuro …....
Desarrollo de la REDMINE – tablero de control y respuesta a incidentes / hallazgos
Desarrollo de la Ventanilla Electrónica de Comunicaciones – casilla @auditoriainternamodernizacion
iCloud UAI Modernización
Laboratorio virtual de Auditoría
ENAI 2018
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Muchas gracias
