INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LAS FUERZAS … · 2020. 10. 8. · recibe vÍveres, mediante...
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INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LAS FUERZAS ARMADAS MEXICANAS
AUTORIZADO POR EL COMERI EN SESIÓN ORDINARIA No. 5
FECHA 31 DE MAYO DE 2017.
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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
I. Nombre del Procedimiento: Adquisición y preparación de alimentos del personal.
II. Objetivo de Procedimiento.
Elaborar y proporcionar los alimentos correspondientes, al desayuno y comida proporcionados al personal de este Instituto, de acuerdo al menú respectivo, en la cantidad y calidad suficientes.
III. Marco Jurídico.
▪ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. ▪ Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. ▪ Ley Federal de Procedimiento Administrativo. ▪ Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su
reglamento. ▪ Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. ▪ Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. ▪ Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos
Obligados. ▪ Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos. ▪ Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su reglamento. ▪ Ley General de Contabilidad Gubernamental. ▪ Ley del Instituto de Seguridad Social para las Fuerzas Armadas
Mexicanas. ▪ Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio
Fiscal que corresponda. ▪ Código Fiscal de la Federación y su reglamento ▪ Estatuto Orgánico del I.S.S.F.A.M. ▪ Manual de Organización del I.S.S.F.A.M. ▪ Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal
Vigente.
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IV. Normas de Operación. Mantener de manera permanente los sistemas de control para hacer más eficientes las actividades que realiza el departamento de Servicio de Alimentación. Apegarse a las reglas de Higiene y salud, por lo que respecta al personal y material de cocina y comedor que son utilizados.
V. Relación de Formatos.
NO APLICA.
VI. Glosario de Términos.
NO APLICA.
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Descripción de Actividades
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PÁGINA 4 DE 14 DIRECCIÓN / SUBDIRECCIÓN.
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/ SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS NOMBRE DEL DEPTO.
DEPTO. SERVICIO DE ALIMENTACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
RESPONSABLE NUM. ACT.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O
DOCUMENTO
Jefe del Depto. de Servicio de
Alimentación 1
Elabora menús valorados.
Menús
2 Elabora de acuerdo al menú, cuadro racionamiento donde se cuantifiquen los víveres así como cotizaciones.
Menús, Cuadro de
racionamiento Oficio
3
Con los menús y el cuadro de racionamiento elabora oficio de solicitud para reposición del fondo fijo a fin de mes o bien cuando sea insuficiente cubrir los gastos del Departamento y remite al Director Administrativo para su firma.
Menús, Cuadro de
racionamiento Oficio
Director Administrativo
4 Recibe, revisa, firma y remite al Jefe del Departamento del Servicio de Alimentación para su trámite
Menús, Cuadro de
racionamiento Oficio
Jefe del Depto. de Servicio de
Alimentación 5
Recibe Menús, Cuadro de racionamiento y oficio remitiendo este último a la Dirección de Finanzas para la reposición del fondo fijo archivando en carpeta correspondiente el menú y el cuadro de racionamiento.
Menús, Cuadro de
racionamiento Oficio
Dirección de Finanzas 6
Recibe oficio y entrega cheque correspondiente al departamento de alimentación sellando acuse de recibo y turna.
Oficio Cheque
Jefe del Depto. de Servicio de
Alimentación 7
Recibe cheque y procede a su cambio en Banjercito, guardando dicho monto para los gastos correspondientes archiva acuse de oficio en carpeta correspondiente.
Oficio Cheque
8
Elabora y envía pedidos a los proveedores, para la adquisición de víveres y entrega copia al almacenista para su verificación.
Pedidos
9 Entrega al encargado de Compras efectivo para compras imprevistas.
Encargado de Compras 10
Recibe recursos en efectivo para las compras de víveres necesarios para la elaboración de la alimentación.
11
Entrega los artículos adquiridos al almacén de víveres y remite facturas al jefe del Departamento.
Proveedor 12
Entrega víveres en el almacén del Departamento de Servicio de Alimentación con relación al pedido.
Pedido
Almacenista 13
Recibe víveres, mediante lista de chequeo verificando la mercancía contra el pedido correspondiente.
Pedido
Proveedor 14
Entrega facturas al Jefe del Departamento del Servicio de Alimentación
Facturas
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Descripción de Actividades
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/ SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS NOMBRE DEL DEPTO.
DEPTO. SERVICIO DE ALIMENTACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
RESPONSABLE NUM. ACT.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O
DOCUMENTO
Jefe del Depto. de Servicio de
Alimentación 15 Recibe facturas, verificando que cumpla con los requisitos fiscales.
Facturas
16
Elabora quincenalmente relación de facturas de pago a proveedores oficio de remisión a la Dirección de Finanzas con las facturas firmadas y pasa a firma del Director Administrativo
Oficio Facturas
Director Administrativo 17
Recibe, revisa, firma oficio de remisión así como las facturas y entrega al Jefe del Departamento del Servicio de Alimentación para su trámite.
Oficio Facturas
Jefe del Depto. de Servicio de
Alimentación 18
Recibe facturas, oficio y remite a la Dirección de Finanzas para su trámite, archiva acuse.
Oficio Facturas
Dirección de Finanzas 19
Recibe oficio con facturas, elabora cheque para pago de proveedores y entrega pago a proveedores.
Oficio Facturas
Almacenista 20
Recibe del proveedor pedidos con facturas y registra tarjeta de almacén para control de la mercancía a fin de verificar la existencia de la misma y la entrega a los cocineros.
Remisión, archiva.
Cocineros 21 Reciben víveres, para la preparación de los alimentos del día
22
Colocan los alimentos en contenedores y a su vez en la barra de alimentos.
23 Sirve los alimentos al personal del Instituto.
24
Terminado el servicio se retiran los contenedores sucios procediendo a su lavado y colocación en su lugar.
Jefe de Cocina 25
Supervisa la extracción de víveres, la elaboración de los alimentos y su correcta distribución, asignando funciones de aseo.
26 Informa de manera verbal al coordinador de cocina y comedor.
Coordinador de Cocina y Comedor
27 Supervisa las actividades e informa verbalmente al jefe de depto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Dirección / Subdirección
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSNombre del Departamento DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
OFICIO
CON LOS MENÚS Y EL CUADRO DE
RACIONAMIENTO ELABORA OFICIO
DE SOLICITUD PARA REPOSICIÓN DEL
FONDO FIJO A FIN DE MES O BIEN
CUANDO SEA INSUFICIENTE CUBRIR
LOS GASTOS DEL DEPARTAMENTO Y
REMITE AL DIRECTOR ADMINISTRA-
TIVO PARA SU FIRMA
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
A
INICIO
1
MENÚS
ELABORA MENÚS VALORADOS
2
3
CUADRO DE
RACIONAMIENTO
MENUS
OFICIO
CUADRO DE
RACIONAMIENTO
MENÚS
ELABORA DE ACUERDO AL MENÚ,
CUADRO RACIONAMIENTO DONDE
SE CUANTIFIQUEN LOS VÍVERES ASÍ
COMO COTIZACIONES
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DIAGRAMA DE FLUJO
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Dirección / Subdirección
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSNombre del Departamento DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
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B
DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZASJEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
A
4
RECIBE, REVISA, FIRMA Y REMITE
AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEL
SERVICIO DE ALIMENTACION PARA
SU TRÁMITE
5
RECIBE MENÚS, CUADRO DE
RACIONAMIENTO Y OFICIO
REMITIENDO ESTE ULTIMO A LA
DIRECCIÓN DE FINANZAS PARA LA
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO
ARCHIVANDO EN CARPETA
CORRESPONDIENTE EL MENÚ Y EL
CUADRO DE RACIONAMIENTO.
OFICIO
6
RECIBE OFICIO Y ENTREGA
CHEQUE CORRESPONDIENTE AL
DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN
SELLANDO ACUSE DE RECIBO Y
TURNA
OFICIO
CUADRO DE
RACIONAMIENTO
MENÚS
OFICIO
CUADRO DE
RACIONAMIENTO
MENÚS
CHEQUE
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Dirección / Subdirección
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSNombre del Departamento DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
OFICIO
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C
ENCARGADO DE COMPRASJEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN PROVEEDOR
B
CHEQUE
7
RECIBE CHEQUE Y PROCEDE A SU
CAMBIO EN BANJERCITO,
GUARDANDO DICHO MONTO PARA
LOS GASTOS CORRESPONDIENTES
ARCHIVA ACUSE DE OFICIO EN
CARPETA CORRESPONDIENTE.
PEDIDOS
8
ELABORA Y ENVÍA PEDIDOS A LOS
PROVEEDORES, PARA LA
ADQUISICIÓN DE VÍVERES Y
ENTREGA COPIA AL ALMACENISTA
PARA SU VERIFICACIÓN
C
9
ENTREGA AL ENCARGADO DE
COMPRAS EFECTIVO PARA
COMPRAS IMPREVISTAS
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSNombre del Departamento DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
PEDIDOS
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ENCARGADO DE COMPRAS MESEROSPROVEEDOR
C
10
RECIBE RECURSOS EN EFECTIVO
PARA LAS COMRAS DE VÍVERES
NECESARIOS PARA LA
ELABORACIÓN DE LA
ALIMENTACIÓN
ENTREGA VÍVERES EN EL ALMACÉN
DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIO
DE ALIMENTACIÓN CON RELACIÓN
AL PEDIDO
D
11
ENTREGA LOS ARTÍCULOS
ADQUIRIDOS AL ALMACÉN DE
VÍVERES Y REMITE FACTURAS AL
JEFE DEL DEPARTAMENTO
12
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DIAGRAMA DE FLUJO
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Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
FACTURAS
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ALMACENISTA PROVEEDORJEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
D
E
PEDIDOS
13
RECIBE VÍVERES, MEDIANTE LISTA
DE CHEQUEO VERIFICANDO LA
MERCANCÍA CONTRA EL PEDIDO
CORRESPONDIENTE
FACTURAS
14
ENTREGA FACTURAS AL JEFE
DEL DEPARTAMENTO DEL
SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
15
RECIBE FACTURAS, VERIFICANDO
QUE CUMPLA CON LOS REQUISITOS
FISCALES
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DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSNombre del Departamento DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
FACTURAS
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DIRECTOR ADMINISTRATIVOJEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
F
E
FACTURAS
OFICIO
16
ELABORA QUINCENALMENTE
RELACIÓN DE FACTURAS DE PAGO
A PROVEEDORES OFICIO DE
REMISIÓN A LA DIRECCIÓN DE
FINANZAS CON LAS FACTURAS
FIRMADAS Y PASA A FIRMA DEL
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
FACTURAS
OFICIO
17
RECIBE, REVISA, FIRMA OFICIO DE
REMISIÓN ASÍ COMO LAS
FACTURAS Y ENTREGA AL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DEL SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN PARA SU TRÁMITE
OFICIO
RECIBE FACTURAS, OFICIO Y
REMITE A LA DIRECCIÓN DE
FINANZAS PARA SU TRÁMITE
18
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Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
ARCHIVA
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DIRECTOR DE FINANZAS ALMACENISTA COCINEROS
G
F
FACTURAS
OFICIO
19
RECIBE OFICIO CON FACTURAS,
ELABORA CHEQUE PARA PAGO DE
PROVEEDORES Y ENTREGA PAGO
A PROVEEDORES
REMISIÓN
20
RECIBE DEL PROVEEDOR PEDIDOS
CON FACTURAS Y REGISTRA
TARJETA DE ALMACÉN PARA
CONTROL DE LA MERCANCÍA A FIN
DE VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LA
MISMA Y LA ENTREGA A LOS
COCINEROS
RECIBEN VÍVERES, PARA LA
PREPARACIÓN DE LOS ALIMENTOS
DEL DÍA
21
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SESION ORDINARIA No. 10
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DIAGRAMA DE FLUJO
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Dirección / Subdirección
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA/SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSNombre del Departamento DE SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
PÁGINA 13 DE 14
H
ALMACENISTACOCINEROS COCINEROS
G
23
SIRVE LOS ALIMENTOS AL
PERSONAL DEL INSTITUTO
22
COLOCA LOS ALIMENTOS EN
CONTENEDORES Y A SU VEZ EN LA
BARRA DE ALIMENTOS
24
TERMINADO EL SERVICIO SE
RETIRAN LOS CONTENEDORES
SUCIOS PROCEDIENDO A SU
LAVADO Y COLOCACIÓN EN SU
LUGAR
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Nombre del Procedimiento ADQUISICIÓN Y PREPARACIÓN DE ALIMENTOS DEL PERSONAL
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COORDINADOR DE COCINA Y COMEDORJEFE DE COCINAJEFE DEL DEPTO. DE SERVICIO DE
ALIMENTACIÓN
H
26
INFORMA DE MANERA VERBAL AL
COORDINADOR DE COCINA Y
COMEDOR
25
SUPERVISA LA ESTRACCIÓN DE
VÍVERES, LA ELABORACIÓN DE LOS
ALIMENTOS Y SU CORRECTA
DISTRIBUCIÓN, ASIGNANDO
FUNCIONES DE ASEO
27
SUPERVISA LAS ACTIVIDADES E
INFORMA VERBALMENTE AL JEFE
DE DEPARTAMENTO.
FIN
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