Instructivo de Utilización y

Rendición de Fondos por Rendir

Departamento de Contabilidad

Gerencia de Administración y

Finanzas

Parques de Chile

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Rendir

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EEnnttrraaddaa eenn VViiggeenncciiaa:: 22001155

RReeaalliizzaaddoo RReevviissaaddoo AApprroobbaaddoo

Área de Contabilidad

Leonardo Pino

(Gerente de Administración y Finanzas)

Juan Carlos Guerra

(Gerente General)

Contenido

OBJETIVO ......................................................................................................................... 3

ALCANCE .......................................................................................................................... 3

RESPONSABLES .............................................................................................................. 3

DEFINICIONES ................................................................................................................. 3

DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................................... 4

ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................ 5

SOLICITUD Y APROBACION DE UN FONDO .................................................................. 6

USOS Y PROHIBICIONES ................................................................................................ 9

FORMULARIO RENDICION DE FONDOS ..................................................................... 10

REVISION Y APROBACION DE UN FONDO .................................................................. 14

ROL RECURSOS HUMANOS ......................................................................................... 15

ANEXOS .......................................................................................................................... 16

Autorizaciones y Entrada en Vigencia:

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OBJETIVO

Establecer el correcto procedimiento para el uso y registro de rendiciones de fondos por rendir, con el fin de asegurar el control efectivo de estos y mejorar los procesos de rendición, revisión y aprobación.

ALCANCE

Este procedimiento cubre todas las áreas de la empresa.

RESPONSABLES

Usuarios: Es responsabilidad de los usuarios designados por la compañía cuidar la correcta administración de fondos, hacer cumplir y seguir este instructivo.

Departamento de contabilidad: recepción, revisión y contabilización de

fondos.

Departamento de tesorería: gestionar el pago oportuno de los fondos solicitados.

Gerentes: Es responsabilidad de los gerentes de cada área hacer cumplir

este instructivo, autorizar, revisar y rechazar gastos que no corresponden.

Auditoría Interna: responsable de modificar, emitir, distribuir y controlar el presente instructivo.

DEFINICIONES

Fondo por rendir: El fondo por rendir es de uso exclusivo para costear una actividad en particular, determinada previamente por la compañía (navidad, ceremonia de la luz, etc.) o solicitada por el usuario (compra especifica de un producto, etc.) y no puede ser usado con otro fin.

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Reembolso de gasto: monto gastado por el usuario sin fondo asignado (no

deberá mantener una deuda)

Rendición de kilometraje: valor que se reembolsara por kilometraje

recorrido, adjuntando la boleta de bencinera respectiva, no implica devolución

de esta, si no solo como respaldo de la rendición.

DOCUMENTOS APLICABLES

Los documentos utilizados para este procedimiento son:

Facturas (papel o electrónicas) Vales (manuales) Boletas Boletas de Honorarios Notas de crédito Rendiciones

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ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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SOLICITUD Y APROBACION DE UN FONDO

Solicitud de un fondo fijo o por rendir:

Un fondo fijo o por rendir para ser creado o modificado debe ser solicitado por

correo electrónico en primera instancia a la jefatura directa y esta a su vez remitirlo

para gestionar la autorización correspondiente según el siguiente flujo de

dependencia:

*Dependencias Matriz: Hay cargos administrativos que no tienen jefatura directa, en estos casos la

autorización es directamente por el Gerente del Área Correspondiente.

*Dependencias Sucursales y Parques: Los asistentes y administrativos deberán hacer la solicitud

de fondos en primera instancia a su jefatura directa según corresponda a sucursales o parques.

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El siguiente cuadro indica quien es el responsable de autorizar un fondo ya sea de sucursal, parque o matriz. La jefatura correspondiente deberá remitir la solicitud según el área que corresponda:

Autorización Final Primera

Autorización Solicitante Lugar

Gerencia de Sucursales Norte

Jefatura Directa Según

corresponda

Calama, Coquimbo, Ovalle, Nogales, San Antonio, Melipilla, Rengo y San

Fernando.

Oficina Comercial

Gerencia de Sucursales Sur Cauquenes, Parral, San

Carlos, Chillan, Concepción, Los Ángeles y Angol.

Oficina Comercial

Subgerente Administración Parques

Todos los parques Parques

Gerente de Administración y Finanzas

Contabilidad y Auditoría Interna

Casa Matriz

Adquisiciones

Tesorería

Gerente de Recursos Humanos

Recursos humanos

Prevención de Riesgo

Subgerente Tecnología Infraestructura tecnológica

Gerente comercial Marketing

Gerente de Cobranza

Recaudación

Control de Gestión Operativo

Cobranza

Subgerente Administración Parques

Supervisor Áreas Verdes Parque

Gerente General Operaciones comerciales*

Gerente General Gerentes y Sub Gerentes

Cuadro 1

*Actualmente esta área no tiene “Gerencia de Operaciones”

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La gerencia respectiva, antes de autorizar al usuario la aprobación del fondo,

deberá solicitar (usando el mismo correo electrónico de solicitud) al área de

contabilidad la revisión de la ficha* del usuario que requiere el fondo, para

determinar si el usuario final no tiene ningún fondo pendiente por rendir; si es así,

el área de contabilidad podrá aprobar la gestión del fondo solicitado.

*Ficha: nombre que tiene el sistema contable para cada persona en donde se registran

sus movimientos asociados.

Esta aprobación será enviada por el área de contabilidad a la gerencia respectiva,

la cual procederá a enviar la información a Tesorería para que se gestione la

entrega de dinero del fondo solicitado (Siempre copiando en el correo electrónico

al área de contabilidad).

Si por el contrario el solicitante tiene fondos pendientes por rendir el departamento

de contabilidad deberá solicitar la rendición de los fondos pendientes antes de

proceder con el proceso.

Los datos que debe contener la solicitud de fondo son:

Detalle de la actividad o gasto a realizar. Monto requerido. Fecha de la actividad o ejecución del gasto. Cuando debe disponer del fondo (fecha). Justificación de la petición. Especificar usuario (nombre de quien debe emitirse el cheque que será la

persona responsable del fondo y de su rendición). Esta solicitud es sólo para fondos nuevos o para solicitar aumento del fondo

actual.

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USOS Y PROHIBICIONES

- El fondo por rendir es de uso exclusivo para costear una actividad en

particular, determinada previamente y no puede ser usado con otro fin.

- El fondo por rendir no debiese producir reintegro del dinero y se debe rendir

el 100%.

- En caso de producirse sobrante del fondo debe ser reintegrado a la

empresa por medio de un depósito bancario o transferencia electrónica la

cual debe quedar adjunta al formulario de rendición.

- Si por el contrario se produce un gasto mayor al fondo asignado este no

debe superar el 10% del fondo entregado, montos superiores deben ser

aprobados por la gerencia correspondiente (ver cuadro 1). Si la gerencia no

aprueba la diferencia esta será asumida por el responsable del fondo.

- Perdida del Fondo: el trabajador se hace responsable, debe informar al

supervisor directo, a recursos humanos (para el descuento) y a la vez

deberá dar aviso a contabilidad para el control de registro de ficha.

- Documentación legal valida: boletas y/o facturas originales que no sean

anteriores a la fecha rendida.

- Gastos para reembolsar: fondos rendidos por quien solicitó el fondo,

prohibido mezclar rendiciones de empresas, ejemplo: Fondo solicitado por

Parques de Chile y la rendición trae facturas y/o boletas de concepción.

- El gasto asociado a la celebración de cumpleaños y otras actividades puede

ser rendido bajo el concepto de fondo por rendir. RR.HH es la única área

que tiene la facultad para realizar actividades o cumpleaños con fondos de

la empresa.

- Prohibido rendir productos como: Bebidas alcohólicas, cigarros, u otras

compras personales.

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FORMULARIO RENDICION DE FONDOS Y MODO DE UTILIZACION

FORMULARIO ÚNICO DE RENDICIÓN DE FONDOS

DATOS EMPRESA

FECHA RECEPCION

CONTABILIDAD

NOMBRE : PARQUE DE CONCEPCION S.A. RUT:

76.703.310-9

CARGO : CENTRO DE NEGOCIOS

OFICINA O PARQUE

SUCURSAL

CORREO ELECTRONICO :

OPERACIONES PARQUE NOGALES

TELEFONO :

PERIODO RENDICIÓN

FECHA DE RENDICIÓN

TIPO DE FONDO

FIRMA :

01-01-2015 / 15-01-2015

17-01-2015 NAVIDAD

CONCEPTO DE GASTO DETALLE DE GASTO

DOCUMENTO

FECHA NUMERO TIPO MONTO

1.VALIJA

$ 100

$ 500

$ 200

2.MOVILIZACIÓN

$ 200

$ 600

$ 200

3.COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

$ 100

$ 800

$ 200

TOTAL TRASLADOS Y ENVIOS $ 2,900

4.MANTENCIÓN PARQUE

$ 100

$ 600

5. MANTENCIÓN Y REP. MUEBELS Y OFICINA

$ 700

$ 100

TOTAL MANTENCIÓN $ 1,500

6.PAGO CUENTAS

$ 100

$

1 2

3

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MODO DE UTILIZACION:

PUNTO 1: Corresponde sólo a los datos de la persona responsable del

fondo, es decir, a la cual se giró el cheque o depósito dinero.

- Nombre: nombre de la persona responsable del fondo, es decir la persona a la cual se giró el cheque o se depositó el dinero.

- Cargo: cargo de la persona que es responsable del fondo.

- Correo electrónico: indicar el correo electrónico de contacto: kpena@parquesdechile.cl, sólo indicar la primera parte del correo no lo que continua después del signo “@”.

- Teléfono: teléfono de red fija de contacto.

- Firma: Firma del responsable del fondo.

PUNTO 2: Corresponde a los datos de la empresa, área, fechas y tipo de

fondo.

- Empresa: corresponde a la empresa por la cual se giró el dinero, debe ser la empresa a la cual pertenece el trabajador.

- Fecha Recepción contabilidad: sólo debe completar este dato el área de contabilidad.

100

TOTAL PAGO DE CUENTAS $ 200

7.GASTOS LEGALES

$ 100

$ 400

$ 100

TOTAL GASTOS LEGALES $ 600

TOTAL A RENDIR $ 5,200

FONDO ASIGNADO $ 50,000

SALDO POSITIVO $ 44,800

V°B° JEFATURA V°B GERENCIA V°B° CONTABILIDAD FOLIO = 0000000

1

2

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- Centro de negocios: los centros de negocios se utilizan de la siguiente manera:

i. Administración y Finanzas: - Fondo fijo: usar sólo cuando se rinda el fondo de oficina comercial y

matriz. - Fondo por rendir: fondos entregados a la oficina comercial o matriz

por un motivo especial (cumpleaños, compra muebles, artículos escritorio, reparaciones o mantención oficinas, etc.)

ii. Cementerio Parque: - Fondo fijo: usar sólo cuando se rinda el fondo fijo del parque

(incluye la oficina que se encuentra en el parque) - Fondo por rendir: fondos entregados al parque por un motivo

especial (navidad, ceremonia de la luz, cumpleaños, compra maquinaria, mantención parques, etc.)

iii. Gerencia General: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos que provengan sólo de Gerencia General.

iv. Gestión de Personas: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos que provengan sólo de Gestión de

Personas.

v. Marketing: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos por rendir relacionados con el área de

Marketing.

vi. Operaciones:

- Fondo fijo: no tiene.

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- Fondo por rendir: fondos por rendir relacionados con el área de Operaciones.

vii. Sistemas: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos por rendir relacionados con el área de

Sistemas.

viii. Ventas: - Fondo fijo: no tiene. - Fondo por rendir: fondos por rendir correspondientes a traslados

del personal de venta.

- Oficina o Parque: indicar si la rendición corresponde a gasto de oficina o parque.

- Sucursal: indicar sucursal ya sea región o matriz.

- Periodo Rendición: periodo al cual corresponde la rendición debe ser consistente con la fecha de los respaldos de la rendición.

- Fecha de Rendición: Fecha del día en que se hizo la rendición.

- Tipo de fondo: indicar tipo de fondo (fondo por rendir o fondo fijo), si es fondo por rendir se debe indicar si corresponde a: navidad, ceremonia de luz, cumpleaños, etc. Ejemplo: Fondo por rendir (FxR) navidad, FxR Compra insumo, FxR

ceremonia de la luz, etc.

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PUNTO 3: Concepto y detalle del gasto, documento asociado.

- Concepto de gasto:

1. Valija: incluir en este ítem todos los gastos relacionados con envío de valijas u otro gasto relacionado con correos.

2. Movilización: incluir lo relacionado con traslados: boletos de micro, colectivo, taxi, etc.

3. Combustible y lubricantes 4. Mantención parques 5. Mantención y rep. muebles y oficina 6. Pago cuentas 7. Gastos legales

- Documento: indicar fecha, número, tipo y monto del documento. (tipo: factura, boleta, etc.)

REVISION Y APROBACION DE UN FONDO

Casa matriz: los fondos de trabajadores de casa matriz antes de ser entregados al área de contabilidad deben tener la aprobación de la gerencia respectiva (ver cuadro 1), el área de contabilidad deberá devolver al usuario el fondo cuando no tenga la autorización de la Gerencia respectiva.

Sucursales: el área de contabilidad será la responsable de gestionar en casa matriz la aprobación correspondiente según el cuadro 1.

Una vez que el área de contabilidad tenga el fondo aprobado por la Gerencia

respectiva deberá revisar la documentación y determinar si los gastos

realizados cuentan con los respaldos correspondientes, es decir, que el gasto

sea debidamente justificado y que corresponda al tipo de fondo solicitado.

Contabilidad podrá rechazar los gatos relacionados con las prohibiciones

indicadas en la letra “d” de este procedimiento.

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ROL RECURSOS HUMANOS

- Recursos humanos deberá dar aviso al área de contabilidad cuando una

persona que tiene un fondo asignado deja de pertenecer a la compañía o

por otros motivos será reemplazado (por ejemplo en el caso de licencias

médicas). Para que Recursos Humanos cumpla con esta información el

área de contabilidad deberá enviar al área de Recursos Humanos un listado

con la información de las personas que tienen fondos asignados.

- El área de Recursos Humanos deberá incorporar un anexo en todos los

contratos de trabajo de las personas que tengan fondos o soliciten fondos

nuevos. Dicho anexo deberá indicar la responsabilidad que tiene el

trabajador cuando recibe un fondo fijo o por rendir, haciendo mención al

plazo máximo en el cual se deben rendir los fondos por rendir, descuentos

asociados en caso de no rendición en fecha oportuna o perdida del fondo,

etc.

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ANEXOS

- Anexo 1 : Listado con nombres, cargo y correo electrónicos correspondientes a los cargos responsables de autorizadores finales de fondos a la fecha

*Actualmente este cargo no tiene “Gerencia de Operaciones”

Autorización Final Nombre Correo Electrónico

Gerencia de Sucursales Norte Guillermo Díaz Gdiaz@parquesdechile.cl

Gerencia de Sucursales Sur Manuel Melo Mmelo@parquesdechile.cl

Subgerente Administración Parques

Juan Guerra Ribotta Jcgr@parquesdechile.cl

Gerente de Administración y Finanzas Leonardo Pino Lpino@parquesdechile.cl

Gerente de Recursos Humanos Jeannette Saguas Jsaguas@parquesdechile.cl

Subgerente Tecnología Cristian Miranda Cmiranda@parquesdechile.cl

Gerente de Cobranza Danny Vargas Dvargas@parquesdechile.cl

*Jefe de Operaciones Comerciales Anita Painen Apainen@parquesdechile.cl

Gerente General Juan Guerra Mancilla Jcguerra@parquesdechile.cl