Instrumento 3 Cartilla Formulación de Proyectos

Fundación Corona, Corporación Transparencia por Colombia,

Fundación AVINA, Inter-American Foundation, Embajada Británica

Encuentro de Fortalecimiento Organizaciones Sociales

Marzo de 2009

TALLER CON ORGANIZACIONES SOCIALES

COMO VAMOS A LOGRAR NUESTRO PROPOSITO?

Objetivo del Taller:

1. Ajustar en su totalidad el proyecto del ejercicio de control social (objetivos, objetivos

específicos, productos, actividades, cronograma y presupuesto)

2. Diseñar el esquema de indicadores y seguimiento al cumplimiento de los objetivos del

ejercicio de control social

3. Reconocer los procedimientos administrativos y financieros para la presentación de

informes y ejecución de los recursos del fondo y de contrapartida.

Duración: 5 horas

Metodología: Construcción participativa

Participantes: De 6 a 8 personas por ejercicio (organización líder y organizaciones socias)

0. PRESENTACIÓN DE LA JORNADA: FINES Y METODOLOGÍA. 10 minutos

- Presentación de los asistentes

- Presentación de los objetivos, metodología y duración total del taller

GUIA DE TRABAJO No. 1

1. ¿Por qué y Para qúe? Razón por la cual se adelantará un ejercicio de veeduría: 20 minutos

Hagamos memoria e identifiquemos el contexto y la historia del problema, evento o suceso que

llevó a estos ejercicios de control social. Liderados por un facilitador.

Preguntas claves:

1.1 Describamos el suceso, evento o problema que suscita la veeduría.

a. ¿Cuáles son las causas? que lo genera?

b. Qué se ha hecho en el pasado y aún no se hace.

c. ¿Cuáles son las consecuencias? cuales son sus efectos?

d. Le hacemos control a una política pública? a un programa? A un proyecto?

1.2 Justifiquemos el para que de la veeduría.

a. Para qué servirá la veeduría?

b. Cuál será puntualmente su contribución a la gestión pública municipal?

EJEMPLO

POR QUE? Razones por las cuales se adelantará el

ejercicio de control social

PARA QUE? Justificación de la Veeduría

* Hay un alto número de mujeres gestantes en las

áreas rurales del municipio.

* Los resultados permitirán visibilizar la problemática en el

tema de salud de las mujeres gestantes en el municipio y

sus dificultades económica y sociales para acceder a la

atención del municipio

* 2 de cada 10 mujeres gestantes mueren por falta de

control prenatal.

* Para que la administración municipal adelante estudios

reales de lo que cuesta la atención integral de las mujeres

gestantes y los incorpore a sus presupuestos.

* Es la primera vez que el municipio destina en el plan

de desarrollo un proyecto con recursos para el tema de

la salud.

* Los servicios del Hospital mejoren en atención y calidad.

* Durante el 2008 se invirtieron $100.000.000 en un

contrato con el Hospital y la administración no ha

rendido cuentas el número de mujeres atendidas y los

impactos en el tema de la salud.

* Las mujeres conozcan sus derechos y los hagan cumplir

en los temas de calidad del servicio y mejoramiento de la

atención.

*Para el 2009 se firmo un contrato con el Hospital por

un valor de $200.000.000 y se ha previsto la atención

de 100 mujeres gestantes del área rural.

* Acercar a las jóvenes del grado 11 del colegio a conocer

la realidad municipal, formarlos en temas de control social

y participen activamente en los eventos democrático

locales.

2 ¿Para quienes? Personas que son beneficiarias directas o indirectas de la acción: 10 minutos

Reflexionar sobre las personas que se beneficiaran con los resultados del ejercicio de control

social.

Preguntas claves:

- Quienes son las personas que se beneficiaran directamente e indirectamente con el

proyecto?

EJEMPLO

Beneficiarios Número Descripción

Directos 100 mujeres Mujeres gestantes localizadas en 4 veredas del municipio. Todas cuentan con SISBEn y hay dificultades para acceder a la cabecera municipal por estado de las carreteras y los altos costos del transporte

Indirectos 100 familias - 400 personas

Las mujeres tienen en promedio 2 hijos más y al alto porcentaje vive con los abuelos.

Metodología: Cada grupo diligenciará tres carteleras una para visibilizar las razones, otra la

justificación y otras los beneficiarios. Se fijarán en la pared para compartir.

GUIA DE TRABAJO 2

2 El objetivo, los objetivos específicos y los productos: 50 minutos

Reflexionemos sobre el alcance real del proyecto.

Preguntas Claves

2.1 Precisar el objetivo general: - Qué se desea lograr con el proyecto? - Que vigencia o que período de tiempo? - A qué y a quién se le hace el control?

EJEMPLO

Nombre: EN GIGANTE SOMOS RESPONSABLES DE LA SALUD DE LA MUJER GESTANTE Objetivo del Proyecto:

Ejercer el seguimiento y veeduría, al proyecto denominado “Vida en Gigante con Maternidad

Segura” del Plan de Desarrollo 2008 – 2011, en lo relacionado con el contrato 010 de 2008

suscritos entre la Secretaria de Salud Municipal y el Hospital Materno – Infantil y que tiene por

objetivo la atención integral a 100 mujeres gestantes del área rural entre los meses de enero a

junio de 2009 por un valor de $200.000.000.

La veeduría se adelantará sobre el cumplimiento del objeto del contrato, el cumplimiento de la

meta, los recursos financieros y la satisfacción de las usuarias frente a la calidad del servicio

prestado; con el apoyo de 10 chicas del colegio departamental.

El proyecto busca presentar recomendaciones a la Secretaria Salud para el mejoramiento del

servicio y la optimización de los recursos municipales, y socializar los resultados y hallazgos en el

Consejo Municipal de Salud y Saneamiento Básico y en los escenarios de Rendición de Cuentas y

de participación ciudadana con el fin de ir consolidando una ciudadanía activa e informada

2.2 Precisar los objetivos específicos (máximo 5):

- Cuales son los pasos para alcanzar el objetivo general?

- Como se van a alcanzar las metas del proyecto?

EJEMPLO

• Análisis del plan de desarrollo en los temas relacionados con salud, centrándose en el

proyecto “ Vida en Gigante con Maternidad Segura” -las metas, los recursos y las

actividades previstas.

• Estudio técnico y financiero del Contrato No. 010 de 2008, en lo relacionado con las

fuentes de los recursos (nación o municipio) , destinación y flujo de recursos; atención a la

maternas del área rural (transporte, medicamentos, controles prenatales, apoyos

psicológicos) e interventoría.

• Proceso de formación en instrumentos de control social a 10 chicas del grado 11 del

Colegio Departamental, quienes apoyarán la veeduría y visibilización del grado de

satisfacción de las usuarias frente a la calidad de la prestación del servicio por parte del

Hospital Materno – Infantil.

• Promover la reflexión a nivel municipal sobre los resultados del ejercicio de control social

a partir de la socialización de los resultados en diferentes escenarios de participación y

especialmente en la Consejo Municipal de Salud y en los eventos de Rendición de Cuentas

2.3. Precisar los productos:

- Cuál es el resultado concreto que permite alcanzar el objetivo específico? - Cuáles son los elementos y documentos que permiten alcanzar el objetivo específico?

EJEMPLO

Producto 1:

Documento que recoge el análisis, los hallazgos, la reflexión y las recomendaciones

del proceso del ejercicio de control social en los aspectos relacionados con:

• Estudio del Plan de Desarrollo, el programa de salud y el proyecto ““ Vida en Gigante con

Maternidad Segura”.

• Análisis del proceso y de los resultados del Contrato No. 010 suscrito entre la Secretaría

de Salud y el Hospital Materno – Infantil, en lo relacionado con los aspectos técnicos y

financieros.

• Resultados de la encuesta que mide el grado de satisfacción de las usuarios del servicio

• Resultados de los encuentros con las instancias locales de salud relacionadas con el

contrato (delgado de la Secretaria de Salud que adelanta la interventoría, médicos que

atienden a las pacientes, la asociación de usuarios del Hospital, el grupo de mujeres

gestantes).

• Resultados del proceso de Formación en Instrumentos de Control Social.

• Sistematización de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones a la administración

municipal.

Producto 2:

Proceso de formación a 10 chicas del grado 11 del Colegio Departamental:

• Convocatoria y sensibilización a los jóvenes para acercarlos al tema

• Proceso de selección de 10 chicas que apoyaran el proceso de la medición del grado de

satisfacción del servicio

• Capacitación en instrumentos políticos, legales, técnicos, sociales y financieros para

adelantar el control social

• Evento en el colegio municipal para que las chicas cuenten la experiencia y multipliquen

los aprendizajes y lecciones aprendidas.

• Sistematización de los resultados obtenidos en el proceso

Producto 3:

Siete eventos de socialización y visibilización de los resultados obtenidos en el

ejercicio de control social:

• Tres encuentros con la Secretaria de Salud: el primero al primer mes para generar

escenarios de confianza, segundo al cuarto mes para compartir avances y tercero al

séptimo mes para socializar resultados y establecer acciones a seguir.

• Dos encuentros con el Consejo Municipal de Salud

• Dos eventos de socialización de resultados; uno a nivel urbano y otro a nivel rural

• Dos cuñas radiales en la emisora local con el fin de socializar el proceso y visibilizar los

resultados obtenidos en el ejercicio

• Tres publicaciones en el período municipal: uno para contar a la comunidad sobre el

proceso de selección de la propuesta y la organización y dos para visibilizar los hallazgos,

resultados y conclusiones del ejercicio.

Metodología: Cada grupo diligenciará:

Una cartelera del objetivo general

Una cartera de los objetivos específicos (máximo 4)

El Formato de los productos (máximo 5 productos)

Se fijarán en la pared para compartir.


3 ¿Cómo se va hacer? Plan de actividades 80 MINUTOS

A partir de los objetivos y de los productos, reflexionemos sobre las actividades que se deben

adelantar en los próximos 8 meses de ejecución del ejercicio de control social

Preguntas claves:

a. Precisar todas las actividades para lograr los productos: - Cuales son las actividades que se requieren para alcanzar los objetivos planteados? - Para adelantar las actividades planteadas ¿Cuáles son las actividades prerrequisitos? - Cuales son las metas por actividad?

b. Precisar los tiempos de ejecución de las actividades para lograr los productos - En cuanto tiempo debo adelantar la actividad (por semanas) -

EJEMPLO: Anexo


El Formato de las actividades y las metas

El Formato de las actividades con los tiempos de ejecución - Cronograma



4 CUANTO VALE EL PROYECTO Y CUANDO REQUIERO LOS RECURSOS: 50 minutos

Reflexionemos sobre los costos del proyecto de acuerdo con las actividades y los tiempos

previstos para alcanzar los objetivos del ejercicio de control social.

Preguntas claves 4.1 Para precisar el presupuesto:

- Cuánto vale el proyecto? Cuáles son los rubros presupuestales requeridos? - Cuántos son los recursos que aporta la organización? - Cuántos son los recursos que requiero solicitar al Fondo? - Cuáles son los rubros presupuestales? - Qué requiero para adelantar el proyecto? personal, transporte, ….

4.2 Para determinar el flujo de caja:

- Cuándo requiero los recursos y en que monto?

EJEMPLO: Anexo


El Formato de presupuesto

El Formato de Flujo de Caja



5 COMO MIDO LOS RESULTADOS: 20 MINUTOS

Reflexionemos sobre la necesidad de ir visibilizando durante la ejecución del ejercicio los logros y

resultados esperados

5.1 Preguntas Claves para construir los indicadores (máximo 3)

- Cómo voy a verificar el cumplimiento del objeto del proyecto? - Cada cuanto debo hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos y productos del

proyecto? - Cuál va a ser la metodología para hacer seguimiento al proyecto?

EJEMPLO

Resultado o logros Cómo lo mido? Cuando lo mido?

Contar con un estudio técnico, financiero y de satisfacción en la calidad de servicio, que permite reconocer los hallazgos, reflexiones y conclusiones del ejercicio de control

-Obtención de los documentos de estudio de acuerdo al cronograma. -Calidad de los análisis en cada uno de las áreas. - Presentación de los resultados en los diferentes escenarios y retroalimentación

- Al finalizar el tercer mes (resultado parcial técnico y financiero) -Al finalizar el quinto mes (resultado de la encuesta de satisfacción del servicio) -Encuentros de socialización de los resultados.

Formación de 10 mujeres jóvenes en competencias para reconocer y multiplicar instrumentos y elementos de control social.

-Grupo de 10 mujeres que participan activamente en el proceso de formación. - Grupo de 10 mujeres aplicando instrumentos de control social (entrevistas) y analizando sus resultados - Grupo de 10 mujeres socializan y multiplican sus conocimientos en control social

- Al empezar y finalizar proceso de formación (talleres) -En los 3 momentos de aplicación y análisis de la encuesta de satisfacción - Evento de socialización en el colegio departamental

Visibilización y socialización de los resultados del ejercicios

-Cinco encuentros con las autoridades locales de salud (Secretaria de Salud y el Consejo Municipal de Salud) - Producción de los dos (2) programas radiales y su impacto en el municipio - Producción de los (3) escritos para el periódico municipal - Dos eventos de socialización de los resultados: nivel urbano y nivel rural

- Permanentemente en los encuentros con las autoridades locales. Meses en que se produce el programa radial y la producción en el periódico municipal. En el séptimo mes cuando adelanto los encuentros urbano y rural.


El Formato de indicadores



6 REFLEXIONES Y CONCLUSIONES: 10 minutos

Los participantes deben hacer una evaluación del proceso.

Preguntas claves: Cómo se sintieron? Sirvió el proceso? Sirvió para afinar el proceso?

Cuales son los principales aprendizajes? Donde se encuentra la mayor dificultad? Que

debemos hacer para acompañarlos?

Metodología: Se listarán en carteleras y servirán de base para el trabajo con los socios regionales


INFORMES DEL CONVENIO

CRONOGRAMA DE INFORMES

Fecha Tipo de Informe Soportes

Anticipo del 40%

(25 de marzo – 15 de abril) Cuenta de cobro

Certificación de la cuenta de ahorros Proyecto ajustado (resultado del taller)

Financiero: Formato de diario de contabilidad, presupuesto y contrapartida. legalización del anticipo del 40%

Recibos de pago Cuentas de cobro Contratos suscritos

Primer desembolso 50% (15 – 30 julio)

Narrativo: Introducción: Lo que se ha hecho, las lecciones aprendidas y los retos del ejercicio. Descriptiva: del avance en cada uno de los productos (cuantitativa y cualitativa), resaltando hallazgos, reflexiones y conclusiones Seguimiento a los indicadores: Que voy logrando (avances y dificultades).

Actas Listados de asistentes a los eventos Documentos o estudios resultantes del proceso Publicaciones

Financiero: Formato de diario de contabilidad, presupuesto y contrapartida. legalización del desembolso del 50%

Recibos de pago Cuentas de cobro Contratos suscritos Liquidación total de los contratos

Desembolso Final 10% (15 – 30 noviembre)

1.Narrativo: Introducción: Resultados finales del ejercicio, las lecciones aprendidas y los retos de la organización frente al control social Descriptiva: resultados de cada uno de los productos (cuantitativa y cualitativa), resaltando hallazgos, reflexiones y conclusiones Seguimiento a los indicadores: Que logré (avances y dificultades). 2.Formato de sistematización de la experiencia 3.Presentación en el evento regional de experiencias

Actas Listados de asistentes a los eventos Documentos o estudios resultantes del proceso Publicaciones Formato de sistematización Presentación en el evento regional

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