INSTRUMENTO_RECOLECCION_INFORMACION_GD_Versión_28032011 (2)

5/11/2018 INSTRUMENTO_RECOLECCION_INFORMACION_GD_Versión_28032011 (2) - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/instrumentorecoleccioninformaciongdversion28032011-2 1/32

1

República de ColombiaMinisterio de la Protección Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia de la Fuente de LlerasDirección Administrativa

Grupo Gestión Documental

Sede Nacional Avenida carrera 68 No. 64c - 75Línea gratuita nacional ICBF 01 8000 91 8080

www.icbf.gov.co

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL

ICBF

ICBF

DIRECCION ADMINISTRATIVA - GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

2011



2






www.icbf.gov.co

CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3

3. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 4

4. PREGUNTAS GENERALES ................................................................................................. 5

5. CONDICIONES AMBIENTALES ........................................................................................... 9

6. AREA Y ESPACIOS ............................................................................................................ 10 7. RECURSOS Y TALENTO HUMANO .................................................................................. 13

8. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA .................................................................. 14

8.1. PRODUCCION DOCUMENTAL .......................................................................................... 14

8.2. RECEPCION DOCUMENTAL ............................................................................................. 15

8.3. DISTRIBUCION DOCUMENTAL ........................................................................................ 17

9. ARCHIVOS DE GESTIÓN .................................................................................................. 17

9.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION ..................................................................... 17

9.2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES............................................................................. 18

9.3. CONSERVACION DOCUMENTAL ..................................................................................... 20

9.4. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................ 21

10. ARCHIVO CENTRAL .......................................................................................................... 22

10.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL ..................................................................... 22

10.2. CONSULTA ................................................................................................................. 22

10.3. DISPOSICION FINAL .................................................................................................. 23

GLOSARIO .................................................................................................................................. 25

BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................ 27

ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS .... 28

ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION ....................................................... 32



3






www.icbf.gov.co

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL ICBF

No. DE FICHA

NOMBRE DE LA REGIONAL

NOMBRE CENTRO ZONAL

NOMBRE DE QUIEN APLICA ELINSTRUMENTO

FECHA DE APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO

1. OBJETIVO

Recopilar información básica sobre la situación actual de las áreas de Archivo y Correspondencia a nivel

Nacional, buscando actualizar y conocer el panorama real de los procesos de Gestión Documental del

ICBF.

2. ALCANCE

La aplicación de este instrumento inicia desde la comunicación telefónica con los servidores públicos

responsables del proceso de la Gestión Documental en las Regionales y/o Centros Zonales, seguido por

el desplazamiento al sitio de quienes levantarán la información en las diferentes comisiones asignadas

por el Grupo de Gestión Documental teniendo en cuenta lo dispuesto en el Convenio 080 de 2010,

aplicando el presente instrumento en las regionales visitadas y Centros Zonales según la disponibilidad

de tiempo y culmina con el diligenciamiento de esta ficha y la entrega de un informe a la Coordinacióndel Grupo de Gestión Documental.



4






www.icbf.gov.co

3. RESPONSABILIDADES

ICBF:

COORDINADORA GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Programar las fechas de las comisiones e

informar a la Dirección Regional y Coordinadores Administrativos la necesidad de aplicar el

instrumento; y solicitar la disponibilidad de recursos, tiempo y programación de agenda de cada

regional.

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS DE LAS REGIONALES: son responsables de disponer los

recursos necesarios para permitir la fluidez en la aplicación del instrumento, de igual manera

solicitar la participación de los servidores públicos de las respectivas regionales y/o Centros

Zonales y oportuno suministro de la información requerida por los Profesionales del Grupo de

Gestión Documental.

SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL Y OFICINAS

DE CORRESPONDENCIA: Atender oportunamente en los horarios y fechas programadas a los

Profesionales Grupo de Gestión Documental y suministrar la información requerida con la mayor

claridad y veracidad, de tal manera que se pueda evidencia su situación real..

PROFESIONALES GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Su responsabilidad está en cumplir con las

comisiones programadas en las fechas y horarios establecidos, así como guiar a los servidores

públicos en el momento de aplicar el instrumento en los temas técnicos que sean necesarios.

Aplicar el instrumento en su totalidad buscando recopilar la mayor cantidad informaciónposible. Consolidar, tabular, analizar y presentar la información recopilada a la Coordinación

Nacional del Grupo de Gestión Documental del ICBF por medio de informe.

UNIVERSIDAD DE LA SALLE:

COORDINADOR TÉCNICO: Es responsable de divulgar y solicitar la colaboración de los

Coordinadores Regionales Convenio 080 de 2010 en la oportuna aplicación del instrumento y

entregar las fichas al Coordinador Nacional del Grupo de gestión Documental en las fechas

estipuladas.

COORDINADORES REGIONALES CONVENIO 080 DE 2010: Su responsabilidad está en cumplir

con las reuniones programadas en las fechas y horarios establecidos, así como guiar a los

servidores públicos en el momento de aplicar el instrumento en los temas técnicos que sean

necesarios. Aplicar el instrumento en su totalidad buscando recopilar la mayor cantidad

información posible y enviar la ficha a su Coordinador Técnico.



5






www.icbf.gov.co

4. PREGUNTAS GENERALES

Realice estas preguntas al responsable de los procesos de gestión documental:

P1. ¿Nombre y cargo del Servidor Público y/o Contratista responsable de los procesos de gestióndocumental en la regional y/o Centro Zonal?

P2. ¿La Regional tiene conformado Comité de Archivo con base en la Resolución 1800 de 2010?

1 SI Continúe P3

2 NO Pase a P4

P3. En caso afirmativo marque con una (X) la periodicidad del Comité de Archivo y la cantidad dereuniones a partir de la expedición de la Resolución 1800 de 2010:

PERIODICIDADIndique el número dereuniones realizadas

2010 20111. Mensual

2. Bimensual

3. Trimestral

4. Semestral

5. Anual

P4. Porque razón no está conformado el comité de archivo:

1. Desconocimiento de la Resolución 1800 de 2010.2. La Coordinación Administrativa no ha convocado a reunión.3. Falta de tiempo de los Servidores Públicos que lo deben integrar.4. Falta de apoyo de la Dirección Regional.

OFICINA ARCHIVO CENTRAL CORRESPONDENCIAARCHIVO GESTIÓN

CENTRALIZADO

NOMBRE

CARGO

EXTENSIÓN

E-Mail

TipoVinculación

1. Planta,

2. Contratista o3. 472

1. Planta,


1. Planta,


Profesión

Nivel deestudios

1 Técnico,2. Tecnólogo,3. Profesional,4. Especialización





6






www.icbf.gov.co

P5. Seleccione encerrando con un círculo los temas en los que Si han recibido capacitación los

Servidores Públicos encargados del proceso de Correspondencia, Archivos de Gestión y Archivo Centralde la regional y/o Centros Zonales.

P6. (HAGA P6 PARA TODOS LOS PROCESOS) Califique los temas encerrando con un circulo según elgrado de importancia conociendo que 1 es el menos importante y 5 el más importante.

P5.CAPACITACIÓN

P6. IMPORTANCIA DEL TEMA

PROCESO MENOS

IMPORTANTE2 3 4

MASIMPORTANTE

Proceso de Correspondencia 1 1 2 3 4 5

Organización de Archivos 2 1 2 3 4 5

Aplicación de Tablas de Retención Documental 3 1 2 3 4 5

Transferencias Documentales 4 1 2 3 4 5Eliminación de Documentos 5 1 2 3 4 5

SIGA 6 1 2 3 4 5

Normatividad Archivos. 7 1 2 3 4 5

Conservación y preservación 8 1 2 3 4 5

P7. ¿Cuenta con un plan de prevención de desastres que sea especifico para los archivos de la Regionaly/o Centros Zonales?

1 SI Solicite una copia del plan de desastres y adjúntelo al presente

documento. Continué

2 NO

P8. ¿Las auditorías realizadas por los entes de control interno o externo han hecho hallazgos en laoficina de archivo y correspondencia?

1 SI Continúe

2 NO Pase a P14



7






www.icbf.gov.co

P10. Si es afirmativo por favor detalle los hallazgos en la siguiente tabla:

P13. Circule las opciones que se relacionen con los hallazgos detallados en el cuadro anterior.

1 Mobiliario o estantería 5 Organización de Archivos

2 Espacios e Infraestructura 6 Capacitación

3 Recursos Físicos 7 Talento Humano

4 Insumos y papelería 8 Administración de comunicaciones Oficiales

P14. ¿Ha consultado el material publicado en la página del grupo de gestión documental dentro de laintranet del ICBF?

1 SI Continúe

2 NO Pase a P16

P10NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE

ENCONTRÓ EL HALLAZGO

P11HALLAZGO

P12ACCION CORRECTIVA

DESCRIBA EL HALLAZGOFECHA DELHALLAZGO

DD-MM-AAAADESCRIBA LA ACCIÓN

FECHA DE LAACCIÓN

DD-MM-AAAA H

11.2.

21.2.

31.2.

41.2.

51.2.

61.2.



8






www.icbf.gov.co

P15. Si su respuesta en P14 es afirmativa seleccione los vínculos temáticos que ha consultado:

P16. Si su respuesta en P15 es afirmativa califique la calidad del contenido del material publicado en elvínculo temático.P17. Si su respuesta en P15 es afirmativa seleccione la frecuencia de consulta mensual del contenidodel vínculo temático.

VÍNCULOS INTRANET GRUPO DE GESTIÓNDOCUMENTAL

P15.¿VÍNCULOS

CONSULTADOS?

P16.CALIDAD DE

CONTENIDOS

P17.FRECUENCIA DE

CONSULTA EN EL MES

B U E N O

R E G U L A R

M A L O

1 V E Z

M Á S D E 1

V E Z

N U N C A

Normatividad Archivística 1 1 2 3 1 2 3

Guía para la Gestión Documental del ICBF 2 1 2 3 1 2 3

Lineamientos archivísticos 3 1 2 3 1 2 3

Evolución orgánico-funcional ICBF 1968-2006

4 1 2 3 1 2 3

Tablas de Retención y ValoraciónDocumental

5 1 2 3 1 2 3

Informes de capacitación en GestiónDocumental a nivel nacional

6 1 2 3 1 2 3

Curso Virtual Gestión de Documentos 7 1 2 3 1 2 3

Capacitaciones en Gestión Documental 8 1 2 3 1 2 3

Convenio de Cooperación y Aporte No. 065

de 20099 1 2 3 1 2 3

Convenio de Cooperación y Aporte No. 080de 2010

10 1 2 3 1 2 3

Productos del Convenio N.197063 11 1 2 3 1 2 3

Servicio de mensajería 12 1 2 3 1 2 3

Visitas de verificación y seguimiento a laaplicación de Tablas de RetenciónDocumental - TRD y Tablas de ValoraciónDocumental - TVD.

13 1 2 3 1 2 3



9






www.icbf.gov.co

5. CONDICIONES AMBIENTALES

P18. Seleccione los riesgos ambientales en cuanto a FACTORES NATURALES a los cuales estánexpuestas las áreas de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central.

P19. Seleccione los riesgos ambientales en cuanto a FACTORES HUMANOS a los cuales estánexpuestas las áreas de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central.

ITEMA

CORRESPONDENCIA

BARCHIVOS DE

GESTIÓN

CARCHIVOCENTRAL

DARCHIVO DE GESTIÓN

CENTRALIZADO

EFONDO

DOCUMENTALACUMULADO

FOTRO

DEPOSITO

P18. FACTORES NATURALES

Iluminación natural y Rayos Ultravioleta 1 1 1 1 1 1

Temperatura y humedad relativa 2 2 2 2 2 2

Vegetación 3 3 3 3 3 3

Inundaciones 4 4 4 4 4 4

Terremoto 5 5 5 5 5 5

Huracanes y tormentas 6 6 6 6 6 6

Mamíferos 7 7 7 7 7 7

Aves 8 8 8 8 8 8

Microorganismos 9 9 9 9 9 9

P19. FACTORES HUMANOS

Contaminación 1 1 1 1 1 1Conflictos armadas 2 2 2 2 2 2

Robo o vandalismo 3 3 3 3 3 3

Incendio 4 4 4 4 4 4

Deterioro del edificio 5 5 5 5 5 5

P20.Se han realizado procesos de fumigación y desinfección de depósitos de archivos en la Regionaly/o Centros Zonales.

1 Si una vez al año

2 Si dos veces al año

3 Más de dos veces al año4 Nunca



10






www.icbf.gov.co

P21. Seleccione los INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL con los que cuentan las áreas de

Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central.

P22. Seleccione los ELEMENTOS DE PROTECCIÓN MANIPULACIÓN DE ARCHIVOS Seguridad Industrialcon los que cuentan las áreas de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central

ITEMA

CORRESPONDENCIA

BARCHIVOS DE

GESTIÓN

CARCHIVOCENTRAL

DARCHIVO DE GESTIÓN

CENTRALIZADO

EFONDO DOCUMENTAL

ACUMULADO

FOTRO

DEPOS

P21. INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

Extintores Multipropósito 1 1 1 1 1 1

Botiquín 2 2 2 2 2 2

Camillas 3 3 3 3 3 3

Brigadista 4 4 4 4 4 4

Plan de Evacuación 5 5 5 5 5 5

P22. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN MANIPULACIÓN DE ARCHIVOS

Cofias 1 1 1 1 1 1

Batas 2 2 2 2 2 2

Guantes 3 3 3 3 3 3

Tapabocas 4 4 4 4 4 4

6. AREA Y ESPACIOSP23. ¿Existe una oficina de correspondencia?

1 SI

2 NO

P24. ¿Tiene centralizado la recepción y radicación de comunicaciones oficiales?

1 SI Pase a P26

2 NO Continúe

P25. ¿Qué área (s) o Servidor (es) público (s) está encargado (S) de este proceso?

1. Una oficina diferente a Correspondencia. ¿Cuál? ___________________2. Varias Oficinas. ¿Cuáles? _______________________________________



11






www.icbf.gov.co

P26. Coloque la cantidad de equipos que tienen asignados de manera exclusiva para los procesos de

Correspondencia, Archivo Central y/o Archivo de Gestión Centralizado en la siguiente tabla.P27. Seleccione los equipos a los que se les ha realizado mantenimiento, ingrese la última fecha demantenimiento el proveedor y número del contrato de mantenimiento.

ÍTEM

EQUIPO FUNCIONANDO

P26A.CORRESPONDEN

CIA

P26B.ARCHIVOCENTRAL

P26C.ARCHIVO DE

GESTIONCENTRAL

P27.¿HAN

REALIZADOMANTENIMIE

NTO?

P27AFECHA DEL

ÚLTIMOMANTENIMIENTO

dd/mm/aaa

P27BPROVEEDO

NO. DECONTRA

Cantidad Cantidad Cantidad

1 Computador 1

2 Impresora de punto 2

3 Impresora laser 3

4 Teléfono 4

5 Fax 56 Scanner 6

7 Fotocopiadora 7

P27C. ¿Los equipos asignados para las áreas de Archivo y correspondencia están siendo utilizados ensu totalidad?

1 SI

2 NO ¿Por qué razón? Explique:______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________

P27D. Los equipos asignados paras las áreas de archivo y correspondencia han sido trasladados a otra

dependencia o están siendo utilizados para procesos diferentes.

1 SI ¿Por qué razón? Explique:______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________

2 NO

P28. De las siguientes áreas seleccione las que tengan depósitos para el almacenamiento del acervodocumental transferido por las oficinas de la Regional y/o Centros Zonales.P28A. Para las áreas seleccionadas coloque la cantidad de depósitos para archivo central, Archivo de

Gestión centralizado, Fondo Documental Acumulado.

ÁREA P28¿TIENE DEPÓSITO (S)?

P28A.CANTIDAD

Archivo Central 1

Archivo de Gestión centralizado 2

Fondo Documental Acumulado 3



12






www.icbf.gov.co

P29.Especifique el área para cada depósito mencionado en (P28A) (Ancho, largo, alto). Coloque la

unidad de medida en Metros.P30.Seleccione el tipo de propiedad para cada depósito.

DEPOSITOS

P30AARCHIVO CENTRAL

P30BARCHIVO DE

GESTIÓNCENTRALIZADO

P30CFONDO

DOCUMENTALACUMULADO

P30DTIPO DE PROPIEDAD

Ancho Alto Largo Ancho Alto Largo Ancho Alto Largo ARRIENDO PROPIO CONCES

1. Deposito Uno. 1 2 32. Deposito Dos. 1 2 33. Deposito Tres. 1 2 34. DepositoCuatro.

1 2 3

5. DepositoCinco. 1 2 3

P31. Seleccione el TIPO DE PISO P32. TIPO DE TECHO P33. TIPO DE PAREDES P34. TIPO DEVENTILACIÓN P35. TIPO DE ILUMINACIÓN P36. UBICACIÓN DE LAS REDES ELÉCTRICAS P37. UBICACIÓNDE LAS REDES DE ACUEDUCTO para cada una de las áreas de archivo y correspondencia.

ITEM

A B C D E F

CORRESPONDENCIAARCHIVOS DE

GESTIÓNARCHIVOCENTRAL

ARCHIVO DEGESTIÓN

CENTRALIZADO

FONDO DOCUMENTALACUMULADO

OTRODEPOSITO

P31. TIPO DE PISO

Madera 1 1 1 1 1 1Concreto 2 2 2 2 2 2

Mineral 3 3 3 3 3 3

Baldosín 4 4 4 4 4 4

Sin piso 5 5 5 5 5 5

P32. TIPO DE TECHO

Madera 1 1 1 1 1 1

Teja 2 2 2 2 2 2

Cielo raso 3 3 3 3 3 3

Plancha 4 4 4 4 4 4

P33. TIPO DE PAREDES

Pañete/ Estuco 1 1 1 1 1 1

Ladrillo a la vista 2 2 2 2 2 2

Pintura 3 3 3 3 3 3

P34. TIPO DE VENTILACION

Natural 1 1 1 1 1 1

Artificial 2 2 2 2 2 2



13






www.icbf.gov.co

P35. TIPO DE ILUMINACION

Natural 1 1 1 1 1 1

Fluorescente 2 2 2 2 2 2

Incandescente 3 3 3 3 3 3

P36. UBICACIONES DE LAS REDES ELECTRICAS

Interior 1 1 1 1 1 1

Exterior 2 2 2 2 2 2

Tiene puntos de red 3 3 3 3 3 3

P37. UBICACIONES DE LAS REDES DE ACUEDUCTO

Interior 1 1 1 1 1 1

Exterior 2 2 2 2 2 2

P38. Se han realizado adecuaciones de infraestructuras en la Regional y/o Centro Zonal.P39. Haga P39 solo para las áreas en la que ha realizado adecuaciones. ¿Con cuál contratista realizo laadecuación? Rta Múltiple.

ITEM ÁREAP38

Se han realizadoadecuaciones

P39 CONTRATISTA

FondecumFederación

colombiana deCafeteros

Minuto deDios

Recursospropios

Traslado recurso

1 Correspondencia 1 1 2 3 4 5

2 Archivos de Gestión 2 1 2 3 4 5

3 Archivo Central 3 1 2 3 4 5

4 Archivo de Gestión centralizado 4 1 2 3 4 5

5 Fondo Documental Acumulado 5 1 2 3 4 5

6 Otro deposito 6 1 2 3 4 5

7. RECURSOS Y TALENTO HUMANO

P40. ¿Tiene asignado personal exclusivo para el proceso de correspondencia?

1 SI Continúe

2 NO Pase a P43.



14






www.icbf.gov.co

P41. Coloque la cantidad de personas para el área de correspondencia y especifique el perfil.

P42. Coloque la cantidad de personas para el archivo central y especifique el perfil.

ITEM ASECRETARIA

BAUXILIARES

CTÉCNICOS

DPROFESIONAL

P41. CORRESPONDENCIA

1. CONTRATISTA

2. PLANTA

3. 472

4. PRACTICANTES

P42. ARCHIVO CENTRAL

1. CONTRATISTA

2. PLANTA

3. 472

4. PRACTICANTES

P43. Coloque la cantidad de personas para las dependencias, áreas y Centros Zonales que tienenasignado personal exclusivo para los archivos de gestión.

ITEM ÁREAA

PLANTAB

472C

CONTRATISTAD

PRACTICANTES

1 Dirección Regional

2 Grupo Jurídico

3 Grupo Administrativo

4 Grupo de Gestión Humana5 Grupo Financiero

6 Grupo Recaudo

7 Grupo de Planeación y Sistemas

8 Grupo de Prevención

9 Grupo de Protección

10 Centro Zonal

8. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA

8.1. PRODUCCION DOCUMENTAL

P44. Utiliza los formatos establecidos en la Guía para la Gestión Documental del ICBF.

1 SI Continúe

2 NO Pase a P46



15






www.icbf.gov.co

P45. Seleccione de la siguiente lista los formatos que utiliza:

P46. Seleccione los motivos por los cuales no se utilizan los formatos:

1 Desconocimiento de Guía para la gestión documental.

2 Falta de divulgación de las directrices.

3 Falta de interés de los servidores públicos.4 No ha sido necesario usarlos.

5 Otro, Cual? _____________________________________

P47. Circule los tipos de comunicaciones que se tramitan en la regional y/o Centro Zonal.

8.2. RECEPCION DOCUMENTAL

P48. ¿Cuál es el horario establecido para la recepción y radicación de comunicaciones?

Rta: __________________________________________________________.

P49. ¿El horario de atención es visible para el público?

1 SI

2 NO

P50. ¿Actualmente radican las comunicaciones oficiales en la regional y en los centros zonales?

ÍTEM NOMBRE CENTRO ZONAL Y/O REGINAL SI NO

1 Regional 1 2

2 Centro Zonal 1 2

1 Carta 5 Acta de reuniones2 Memorando 6 Resolución3 Circular 7 Concepto4 Informe

1. Internas: (Memorandos) Son las generadas, enviadas y recibidas entre dependencias, Centros Zonales y Regionale

2. Comunicaciones Oficiales Recibidas: (Cartas) Son las recibidas de otras entidades para el ICBF.

3. Comunicaciones Oficiales Enviadas: (Cartas) Son las comunicaciones oficiales del ICBF hacia otras entidades.



16






www.icbf.gov.co

P51. ¿Para la radicación de comunicaciones oficiales, utilizan numeración consecutiva individual por

tipo de comunicaciones?ÍTEM TIPO DE COMUNICACIONES SI NO

1 Interna 1 2

2 Comunicaciones Oficiales Recibidas 1 2

3 Comunicaciones Oficiales Enviadas 1 2

P52. Circule los elementos que utilizan para la radicación de la correspondencia y coloque la cantidadde cada uno en la siguiente tabla:

P52A Coloque la cantidad de cada elemento mencionado enP52.

ÍTEM P52 Tipo de Elemento P52A Cantidad

1 Sello Fechador

2 Sello Radicador

3 Reloj radicador

4 Impresora de punto para Sticker

5 Impresora laser para Sticker

P53. ¿Con que herramientas controlan la radicación de las comunicaciones oficiales?

P54. Registre el volumen promedio de radicación de comunicaciones oficiales en la Regional y/oCentro Zonal en cada año:4

ÍTEM TIPO DE COMUNICACIONES 2009 2010 2011

1 Interna

2 Comunicaciones Oficiales Recibidas

3 Comunicaciones Oficiales Enviadas

P55. ¿Se puede consultar el registro de correspondencia de años anteriores?

1 SI Continúe

2 NO Pase a P56.

P55A. Registre desde que año se tienen los datos: ______________________

ÍTEM HERRAMIENTA DE RADICACIÓN

1 Planilla

2 Libro de minuta radicado

3 Excel

4 ISIS5 Access

6 SIGA



17






www.icbf.gov.co

8.3. DISTRIBUCION DOCUMENTAL

P56. ¿Cuántos recorridos internos de distribución y recolección de comunicaciones hacen en el día?

1. Entre 1 y 2 recorridos.

2. Entre 3 y 5 recorridos.

3. Más de 5 recorridos.

9. ARCHIVOS DE GESTIÓN

9.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION

P57. ¿Las dependencias, áreas y Centros Zonales están conformando las series documentales según laúltima versión de las Tablas de Retención Documental?P58. Si P57 es negativo, registre el porqué no se conforman las series documentales.

ITEM AREAP57 P58.

¿En caso de ser negativa la respuesta describa el Por qué?SI NO

1 Dirección Regional 1 2

2 Grupo Jurídico 1 2

3 Grupo Administrativo 1 2

4 Grupo de Gestión Humana 1 2

5 Grupo Financiero 1 2

6 Grupo Recaudo 1 2

7Grupo de Planeación ySistemas

1 2

8 Grupo de Prevención 1 2

9 Grupo de Protección 1 2

10 Centro Zonal 1 2



18






www.icbf.gov.co

P59. De los siguientes procesos técnicos de archivo circule los que estén aplicando actualmente las

dependencias, áreas y Centros Zonales.

ITEM ÁREAORDENACIÓNDOCUMENTAL

FOLIACIÓN

CONFORMACIÓN DE LEGAJO SEGÚN LA GUÍAINVENTARIOS

EN FUID1 TRAN

TIPO DE CARPETA YROTULO SEGÚN GUÍA

GANCHOPLÁSTICO

ELIMINACI N DEMATERIA ABRASIVO

1 Dirección Regional 1 2 3 4 5 6

2 Grupo Jurídico 1 2 3 4 5 6

3 GrupoAdministrativo

1 2 3 4 5 6

4 Grupo de GestiónHumana

1 2 3 4 5 6

5 Grupo Financiero 1 2 3 4 5 6

6 Grupo Recaudo 1 2 3 4 5 6

7 Grupo de Planeacióny Sistemas

1 2 3 4 5 6

8 Grupo dePrevención

1 2 3 4 5 6

9 Grupo de Protección 1 2 3 4 5 6

10 Centro Zonal 1 2 3 4 5 6

P60. Utilice el formato de medición de archivos para registrar la volumetría por oficina, identificando,área, serie o Subserie, tipo de archivo (FDA, AG, AC), Unidad de Conservación (caja, carpeta, empaste,legajo, bolsas con el fin de hallar porcentajes de uso) y cantidad de metros lineales. ANEXO 1.

9.2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

P61. ¿Las dependencias de la Regional y Centros Zonales cuentan con un cronograma de transferenciasdocumentales?

1 SI Continúe

2 NO Pase a P63

P62. ¿Cumplen con el cronograma?

1 SI

2 NO

1FUID: Formato Único de Inventario Documental.



19






www.icbf.gov.co

P63. En el siguiente cuadro identifique las dependencias, áreas y Centros Zonales que cumplen con el

proceso de transferencias documentales.HAGA P64 y P65 solo para las áreas que cumplen con el proceso documental.P64. Si P63 es afirmativo, circule el motivo predominante de las transferencias.P65. Si P63 es negativo, circule el motivo predominante por el cual no se realizan las transferencias.

TEMÁREA

P63.Realizan

transferencias

P64.MOTIVO ( SI) DE LAS TRANSFERENCIAS

P65MOTIVO POR EL CUAL( NO) REALIZA LA TRANSFERENCIA

Tiempo de retenciónsegún TRD

Falta de Espaciosen los archivos de

Gestión

Falta deinsumos

Desconocimientodel proceso

Desconfianza porposible perdida en el

Archivo Central

Falta de capaalmacenamie

Archivo CSI NO

1 Dirección Regional 1 2 1 2 1 2 3 4

2 Grupo Jurídico 1 2 1 2 1 2 3 4

3 Grupo Administrativo 1 2 1 2 1 2 3 4

4 Grupo de GestiónHumana

1 2 1 2 1 2 3 4

5 Grupo Financiero 1 2 1 2 1 2 3 4

6 Grupo Recaudo 1 2 1 2 1 2 3 4

7 Grupo de Planeación ySistemas

1 2 1 2 1 2 3 4

8 Grupo de Prevención 1 2 1 2 1 2 3 4

9 Grupo de Protección 1 2 1 2 1 2 3 4

10 Centro Zonal 1 2 1 2 1 2 3 4

P66. Circule una las dependencias, áreas y Centros Zonales que realizan transferenciasdocumentales.Haga P67 y P68 únicamente para las áreas seleccionadas en P66.

P67. Si P66 es afirmativo registre el promedio de transferencias anuales.P68. Si P66 es afirmativo registre el promedio de cajas transferidas en el año.

ÁREA

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (CANTIDAD)P66

Cumple con los procesos técnicosy aplicación de TRD

P67Promedio de transferencias anuales.

P68Promedio de cajas transferidas

anualmente.

Dirección Regional 1

Grupo Jurídico 2

Grupo Administrativo 3

Grupo de Gestión Humana 4

Grupo Financiero 5

Grupo Recaudo 6

Grupo de Planeación y Sistemas 7Grupo de Prevención 8

Grupo de Protección 9

Centro Zonal 10



20






www.icbf.gov.co

9.3. CONSERVACION DOCUMENTAL

P69. Circule los tipos de deterioro que se presentan en los Archivos de las dependencias, áreas yCentros Zonales de la regional.

P70. Circule el Tipo De Estantería, P71 Tipo De Archivadores, P72 PLANOTECA, P73 UNIDADES DEALMACENAMIENTO y la, P74 SIGNATURA TOPOGRÁFICA que utilizan las dependencias para ubicar ladocumentación.

ITEM Área

P70ESTANTERIA

P71ARCHIVADOR

P72PLANOTECA

P73UNIDAD DE

ALMACENAMIENTO

P74SIGNATURA

TOPOGRÁFICA

R o d a n t e

F i j a

I n d u s t r i a l

S e m i

i n d u s t r i a l

M e t á l i c o

M a d e r a

M e t á l i c o

M a d e r a

C A J A X - 2 0 0

C A J A X - 3 0 0

O P E N F I L E

C o n s e c u t i v o

d e c a j a s

T e m a s o

A s u n t o s

U b i c a c i ó n

t o p o g r á f i c a

1 Dirección Regional 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

2 Grupo Jurídico 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

3 Grupo Administrativo 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

4 Grupo de Gestión Humana 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

5 Grupo Financiero 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

6 Grupo Recaudo 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

7 Grupo de Planeación y Sistemas 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

8 Grupo de Prevención 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 39 Grupo de Protección 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

10 Centro Zonal 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

11 Archivo Central 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

12 Fondos Acumulados 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

13 Otro Deposito 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3

ÍTEM ÁREA

P69. TIPO DE DETERIOROBIOLÓGICO QUÍMICO FÍSICO - MECÁN

M i c r o o r g a n i s m o s

( H o n g o s ,

b a c t e r i a s

l e v a d u r a s )

X i l ó f a g o s

( t e r m i t a s

C o m e j é n ,

p e c e c i l l o s d e

p l a t a )

A n i m a l e s

( r a t o n e s ,

p a l o m a s ,

m u r c i é l a g o s ,

c u l e b r a s

O x i d a c i ó n d e

t i n t a s

O x i d a c i ó n d e

g a n c h o s

F o x i n g

A m a r i l l a m i e n t o

d e l p a p e l

D e c o l o r a c i ó n d e

l a s t i n t a s

O x i d a c i ó n

R a s g a d u r a s

P e r f o r a c i o n e s

D o b l e c e s

D f i ó d

1 Dirección Regional 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

2 Grupo Jurídico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

3 Grupo Administrativo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4 Grupo de Gestión Humana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

5 Grupo Financiero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

6 Grupo Recaudo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

7 Grupo de Planeación y Sistemas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

8 Grupo de Prevención 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

9 Grupo de Protección 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

10 Centro Zonal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

11 Fondo Acumulado 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

12 Archivo Central 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

13 Otro Deposito 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



21






www.icbf.gov.co

P74. Calcule en cajas x200 la capacidad total de almacenamiento de archivos en cada dependencia,

identificando las cajas que estarían ocupadas según la cantidad de expedientes que encuentre en ladependencia, y estimando la cantidad de espacio disponible para almacenar en estas.

ITEM ÁreaCAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

(U)Espacio utilizado encajas X200

(L)Espacio libre en cajasX200

(U+L)TotalCajas X-200


2 Grupo Jurídico


4 Grupo de Gestión Humana

5 Grupo Financiero

6 Grupo Recaudo



9 Archivo Central

10 Centro Zonal

11 Archivo de Gestión centralizado12 Fondo Documental Acumulado

13 Otro deposito

9.4. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

P75. ¿Los Archivos de gestión están realizando procesos de eliminación por aplicación de TRD y odepuración de documentos de Apoyo?Haga P76 y P77 para las áreas que en donde se realizan procesos de eliminación de documentos.P76. Registre la cantidad de actas aprobadas en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo comoaplicación de TRD.P77 Registre la cantidad de metros lineales eliminados en 2010 y 2011 tanto para Documentos de

apoyo como aplicación de TRD

AREA

P75¿Realizan

procesos deeliminación ydepuración?

P76Cantidad de procesos de

eliminación por acta

P77Promedio de Mts lineales

Eliminados por acta

2010 2011 2010 2011

APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD

Dirección Regional 1

Grupo Jurídico 2

Grupo Administrativo 3

Grupo de GestiónHumana

4

Grupo Financiero 5

Grupo Recaudo 6

Grupo de Planeación ySistemas

7

Grupo de Prevención 8

Grupo de Protección 9

Centro Zonal 10



22






www.icbf.gov.co

10. ARCHIVO CENTRAL

10.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRALP78. ¿Actualmente cuenta con el inventario actualizado de los archivos custodiados en el archivocentral?

1 SI Continúe

2 NO Pase a P81

P79. Si P78 es afirmativo seleccione el soporte en el que se conserva el inventario:P79A. Seleccione si es FUID (Formato único de inventario documental) y/o Inventario en EstadoNatural).

ITEM

P79 P79A

SOPORTE FUID NATURAL

1. Físico 1 2

2. Excel 1 2

→ HAGA P79B P79B. ¿Realizan Backups?

1 SI

3. Acces 1 2 2 NO

4. SIGA 1 2

P81. Si P78 es negativo, ¿que método utiliza para realizar la recuperación de los documentos?P81A. Registre el tiempo promedio dedicado en cada actividad.

ITEMP81

TIPO DE BÚSQUEDA

P81A TIEMPO PROMEDIO DE RECUPERACIÓN

1 A 3 4 a 6 7 A 10 Mas 10 Días NUNCA SEENCUENTRA

1 Búsqueda física por parte del Archivo Central 1 2 3 4 5

2

El Servidor Público hace la búsqueda en el Archivo

Central

1 2 3 4 5

3 No hay forma de buscar la información.

10.2. CONSULTAP82. ¿Qué instrumentos de consulta utilizan para recuperar la información:

1 Listados en Estado Natural2 Formato Único de Inventario

3 Guías

4 Catálogos5 Índices

P83. Registre en el siguiente cuadro en números enteros la cantidad promedio de consultas yprestamos que las dependencias, áreas y Centros Zonales de la regional realizan al Archivo Central, yregistre la serie más consultada por dependencia.

ITEM ÁreaP83. CONSULTA P83A. PRESTAMO P83B.

Serie MÁS consultada.Promedio mensual Promedio Mensual


2 Grupo Jurídico



23






www.icbf.gov.co


4 Grupo de Gestión Humana

5 Grupo Financiero6 Grupo Recaudo



9 Grupo de Protección

10 Centro Zonal

11 Fondo Acumulado

P84. Identifique el tipo de acceso en el Archivo Central.

1 Restringido

2 Libre Acceso

10.3. DISPOSICION FINAL

P85. ¿Han aplicado Tablas de Valoración Documental a la documentación anterior al año 1995?

P86. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentación anterior al año de 1995:

P87. Han aplicado la TRD en lo relacionado con la disposición final de la documentación posterior a1995.

P88. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentación posterior al año de 1995:

1 SI

2 NO

1 Selección 4 Microfilmación

2 Eliminación 5 Digitalización

3 Conservación 6 Ninguno

1 SI

2 NO

1 Selección 4 Microfilmación

2 Eliminación 5 Digitalización

3 Conservación 6 Ninguno



24






www.icbf.gov.co

P89 ¿En el Archivo Central han realizando procesos de eliminación por aplicación de TRD?

Haga P90 y P91 para las áreas en donde se realizan procesos de eliminación de documentos.P90. Registre la cantidad de actas aprobadas en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo comoaplicación de TRDP91. Registre la cantidad de metros lineales eliminados en 2010 y 2011 por acta tanto paraDocumentos de apoyo como aplicación de TRD

ITEM AREA

P89¿Realizan

procesos deeliminación ydepuración?

P90Cantidad de procesos de

eliminación por acta

P91Promedio de Mts lineales

Eliminados por acta

2010 2011 2010 2011

APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD

1 Dirección Regional 1

2 Grupo Jurídico 2

3 Grupo Administrativo 3

4Grupo de GestiónHumana

4

5 Grupo Financiero 5

6 Grupo Recaudo 6

7Grupo de Planeación ySistemas

7

8 Grupo de Prevención 8

9 Grupo de Protección 9

10 Centro Zonal 10

P92. OBSERVACIONES DE QUIEN APLICA EL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________

P93. NECESIDADES EXPUESTAS POR EL RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA REGIONALY/O CENTRO ZONAL. __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________ _________________________



25






www.icbf.gov.co

GLOSARIO ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES: Proceso tendiente a garantizar el control de

las comunicaciones emitidas por el ICBF

ARCHIVO CENTRAL: es el área o depósito en el que se agrupan y conservan los documentos transferidos

desde los diferentes archivos de gestión una vez se cumple el tiempo de retención establecido en la

Tabla de Retención Documental.

ARCHIVO DE GESTION: También conocido como archivo de oficina, éste comprende toda la

documentación que se encuentra en trámite por las oficinas productoras.

ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO: Se define como el depósito o área que custodia, conserva,

controla y administra el archivo de gestión de todas las dependencias de una institución.

COFIAS: Gorro pequeño desechable que se debe utilizar al realizar los procesos técnicos archivísticos.

COMITÉ DE ARCHIVO: según la guía para la Gestión Documental, es el grupo asesor de la alta dirección,

responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos

administrativos y técnicos de los archivos.

COMUNICACIÓN OFICIAL: Aquella comunicación producida o recibida en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente al ICBF.

CONSERVACION DOCUMENTAL: conjunto de medidas que propenden por el óptimo estado de la

documentación archivística con el fin de garantizar la perdurabilidad y permanencia de la misma en el

tiempo.

DEFORMACION DE PLANO: Tipo de deterioro documental en el que el papel presenta arrugamiento y

deformación en su presentación física.

FUID: Formato Único De Inventario Documental establecido por el Archivo General de la Nación a través

del cual se asegura el control de los documentos tanto en el archivo central como en el de gestión.

FOXING: Tipo de deterioro químico que causa oxidación del papel.

MATERIAL ABRASIVO: Tipo de deterioro documental generado por ganchos, clips, cintas, chinches, y

todo material metálico o adhesivo que cause detrimento del documento archivístico.



26






www.icbf.gov.co

MICROORGANISMOS: Tipo de deterioro documental que causa debilitamiento y alteración irreversible

de los documentos archivísticos, ente ésos se encuentran los hongos, bacterias y levaduras.

OPEN FILE: Tipo de almacenamiento que hace referencia a la ubicación de los expedientes en los

entrepaños de un estante sin la utilización de una unidad de almacenamiento (cajas).

PECECILLOS DE PLATA: Insecto capaz de vivir en la mayoría de climas, se alimenta de carbohidratos,

azucares y almidones su principal fuente de alimento es la celulosa material componente del papel.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Proceso de traslado de los archivos de gestión al central de acuerdo

con los tiempos de retención establecidos en la TRD.

SIGA: Sistema de Información y Gestión de Archivos.

XILOFAGOS: Son organismos vivos que se alimentan de madera entre los cuales se encuentran las

termitas y los pececillos de plata

“Este documento fue elaborado en marzo de 2011 en el Grupo de Gestión

Documental, con el objeto de disponer de herramienta para la recolección de

información sobre Gestión Documental en Sede Nacional, Regionales y centros

Zonales del país.

Nuestro agradecimiento a las personas encargadas de la recolección y del

suministro de la información, les rogamos que los datos suministrados sean de la

mayor veracidad dado que serán tomados como base para el establecimiento del

plan de acción para los próximos años”.

Responsable: GLORIA ESPERANZA CUBIDES PACHÓNCoordinadora de Gestión Documental



27






www.icbf.gov.co

BIBLIOGRAFIA

1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Edificios de Archivos: En clima tropical y bajos recursos.

Bogotá: 2005.

2. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Guía para la Gestión Documental: en el

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Bogotá: 2006.

3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guía para la implementación de un programa de gestión

documental. Bogotá: 2006.

4. ICONTEC. Norma Técnica Colombiana para medición de archivos 5029.



28






www.icbf.gov.co

ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS

1. REGIONAL: Registre la regional donde se realizara la medición

2. CENTRO ZONAL: Registre el Centro Zonal cuando sea necesario.

3. N FICHA: Registre el numero de ficha de inspección a la que pertenece el formato de medición

4. FECHA DE VISITA: Ingrese con la fecha de la medición en el formato dd/mm/aaaa

5. DEPENDENCIA: Seleccione de la lista la dependencia donde está realizando la medición, si se

dificulta la búsqueda puede usar la hoja del libro denominada TRD para hacer el filtro y facilitar

la búsqueda.

6. LOTE N°: Cuando realice la medición de los archivos en las dependencias asigne un número

consecutivo por archivo medido. Por ejemplo, si en la oficina de Gestión Humana se encuentra el

archivo en dos lugares distintos sebe medir el primer lugar y nombrarlo como lote N , tomar una

fotografía donde se visualice el sitio y un papel que muestre el número de lote, y hacer lo mismo

con el siguiente lugar de almacenamiento, de esta manera se facilitará organizar las fotografías y

cruzarlas con el formato de medición.

4

1

2

3

5 67 8 9 10 11

12 13



29






www.icbf.gov.co

7. TIPO DE ARCHIVO: Registre en este campo si el Archivo es un Archivo de Gestión (AG), Archivo

Central (AC) o Fondo acumulado (FA).

8. SERIE: Seleccione la serie documental a la que pertenecen el archivo medido únicamente para

los archivos de gestión. Para los Fondos acumulados y archivos centrales, mida por series cuando

sea posible de lo contrario seleccione la última opción “Imposible identificar la serie” Cuando se

refiera a planos busque al final del listado la opción “PLANOS”

9. AÑOS EXTREMOS: Ingrese el rango de años al que pertenece la documentación medida.

10. UNIDAD DE CONSERVACION: Seleccione si es Carpeta, A-Z, Legajo, Bolsa Plástica o Sin unidad de

conservación.

11. UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Seleccione la unidad de almacenamiento donde se guarda los

documentos. Puede ser: Un Entrepaño de estantería2, Caja x200, Caja x300, Caja irregular, En el

Piso, Sin unidad de almacenamiento.

12. MEDICION. MTS LINEALES: Registre en numero la cantidad de metros lineales encontrados, para

esta medición tenga en cuenta el siguiente estándar de medida:

5 cajas x200 = 1 metro lineal

3 Cajas x300 = 1 metro lineal

1 entrepaño de estantería con la

documentación de canto filo = 1

metro lineal.

2Entrepaño. Cada una de las laminas horizontales de que consta interiormente un estante para archivo



30






www.icbf.gov.co

11 planos = 1 metro lineal

Para la medición de fondos acumulados se utilizará la formula de medición de archivos y las

tablas de conversión establecidas en la Norma Técnica Colombiana NTC 5029. En el siguiente

ejemplo se explica el procedimiento para medir archivos y la fórmula utilizada para medir

documentos en estantería y documentos en el piso.

Ejemplo.

Es preciso medir el archivo de la regional Santander con las siguientes condiciones

La documentación se encuentra una parte en la estantería, otra en el piso, otra en 200

cajas x200 y se encuentra un aproximado de 100 planos.

Unidades de conservación usadas carpetas.

Gramaje promedio del papel 75g.

Desarrollo del Ejercicio

La medición de la documentación en la estantería da como resultado48 m. (midiendocon un metro cada entrepaño).

La medición de la documentación en 200 Cajas x200 da como resultado 40 m. (Teniendo

en cuenta que 5 cajas x200 corresponden a 1 metro lineal. Se destaparon las cajas y se

reviso que estuvieran llenas para no sesgar la medición).

La medición de los planos da como resultado 9,09 m. (Sabiendo que 11 planos

corresponden a un metro lineal).

Para el caso de la documentación en el piso se determino usar la formula volumétrica

buscando conformar figuras de cubo en el fondo acumulado

Volumen = Largo x Alto x Ancho 2*1.85*2= 7.4 m3



31






www.icbf.gov.co

Para convertir la medida de metros cúbicos (m3) a metros lineales utilizamos el anexo C

de la norma (Ver anexo 2 del presente documento) Tabla de Coeficientes de Conversión

7.4 m3 * 14,4362 = 106, 82 m

Total medición del archivo en la regional Santander 203.91 m.

13. OBSERVACIONES: Registe las observaciones que tenga sobre la medición que considere

relevantes tener en cuenta.



32






www.icbf.gov.co

ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION

INSTRUMENTO_RECOLECCION_INFORMACION_GD_Versión_28032011 (2)

Documents

Transcript of INSTRUMENTO_RECOLECCION_INFORMACION_GD_Versión_28032011 (2)