2013 1

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Ingeniería de Gestión

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Instrumentos de Gestión Administrativa

ROF - REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MOF - MANUAL DE OPERACIONES Y FUNCIONES

MAPRO - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RIT – REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

ContenidoROF: Reglamento de Organización y Funciones...........................................................................3

MOF: Manual de Operaciones y Funciones..................................................................................4

MAPRO: Manual de Procedimientos............................................................................................5

RIT: Reglamento Interno de Trabajo............................................................................................6

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ROF: Reglamento de Organización y FuncionesEl ROF es el Reglamento de Organización y Funciones de una entidad o empresa, que se constituye formalmente.

En este documento se establece: La estructura orgánica de la entidad Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada una de sus órganos Y unidades orgánicas Las relaciones de coordinación y control entre órganos , unidades orgánicas y

entidades cuando corresponda

Este instrumento de gestión que formaliza las competencias de cada área dentro de la organización y en función a ello se pueden determinar las responsabilidades que le corresponde en el logro de los objetivos institucionales.

ELEMENTOS DEL ROF

o La ordenación y concreción de las diferentes estructuras o Los recursos humanos y materialeso Los procedimientos para fomentar la participación de los miembros de la organización o Las relaciones de todos los sectores que intervienen o La participación

OBJETIVOS DEL ROF

Regular la ordenación Fomentar formulas organizativas para la participación de los sectores Organización de recursos humanos y materiales puestos en acción para conseguir los

objetivos Regular lo no recogido en el marco legislativo Desde un punto de vista técnico y profesional , como organizar mejor el trabajo y la

coordinación en las distintas estructuras organizativas Conseguir que las competencias que tiene atribuidas los órganos de gestión, tanto

unipersonal como colegiados, estén suficientemente concretados en la práctica y establecidos los canales de comunicación entre las distintas estructuras para la mejor consecución de los objetivos

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MOF: Manual de Operaciones y Funciones

Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones.

OBJETIVO

El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:

Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.

Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.

Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.

Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

LIMITACIONES

Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:

No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.

Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confección y revisión puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

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MAPRO: Manual de ProcedimientosEs el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Fuentes De Información

Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar:

Instituciones:o Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo

grupo o sector de la que es objeto de estudio.o Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.o Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.o Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el

funcionamiento de la organización que se estudia. Archivos de la organización:

o General.o De las áreas de estudio.

Directivos y empleados:o Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si

el conjunto de archivos responde a la realidad.o Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto

que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

Áreas de trabajo:o Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de

funcionamiento, medios y personal. Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la

organización.

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Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.

RIT: Reglamento Interno de TrabajoEs un conjunto normativo, impersonal y estable, objetivo e interno, que tiene por fin procurar el orden y la paz, la seguridad y la solidaridad, como factores indispensables a la actividad laboral y la dignidad humana, en el proceso económico de una empresa, que al igual de otras formas de derecho de propiedad privada, debe cumplir una función social.

Determina las condiciones a que deben sujetarse empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio.

Dada su finalidad principal, el cual es el mantenimiento del orden interno de una empresa, su contenido debe tener entre otros estos tres puntos principales:

Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores. Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones

disciplinarias y forma de aplicación de ellas. La persona o personas ante quienes se debe presentar los reclamos del personal y

tramitación de estos, expresando que el trabajador o trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.

El reglamento hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores del respectivo establecimiento, salvo estipulación en contrario, que, sin embargo, sólo puede ser favorable al trabajador.