CASO 1

Grupo Mutua Madrileña: del informe en papel al BI

Desde hace casi una década, Grupo Mutua Madrileña ha apostado por el Business Intelligence, de la mano

de Microsoft, para optimizar la información sobre su negocio y la toma de decisiones.

De izquierda a derecha: Nieves Sánchez-Mateos, Pepa Usín, Iñaki Castaño, Rafael Arnedo, Jesús Gómez, Toñi

Castela, Gemma Gómez y Esther Camacho

Situación

El departamento de Sistemas de Información de Grupo Mutua Madrileña ha realizado desde finales

de los noventa una decidida apuesta por la implantación de una plataforma de Business

Intelligence (BI). Una tarea complicada al tratarse de una empresa en la que tradicionalmente se

trabajaba sobre informes en papel. "Hemos tenido que predicar sobre las bondades del BI,

convenciendo de la necesidad de eliminar el papel y los beneficios derivados de acceder, a través

de su ordenador, a la información de manera más ágil, precisa y personalizada para su rol", explica

Pepa Usín, gerente de Desarrollo Business Intelligence de Grupo Mutua Madrileña.

En 2002, Sistemas de Información inició el proyecto Cuadro de Mandos de Autos, con tecnología

Microsoft SQL Server 2000 y con una aplicación desarrollada en .NET, y un año más tarde se inició

la construcción de un DataWarehouse (DW) que modelizaba toda la información de Autos

procedente del host y, por tanto, como fuente de información de los datamarts. Muy pronto se

comprobó que esta iniciativa era todo un acierto y la base necesaria para el desarrollo de una

plataforma de inteligencia de negocio. Como señala Rafael Arnedo, director de Sistemas de

Información de Grupo Mutua Madrileña: "Ha resultado muy rentable desde el primer momento, ya

que pasamos de tener información muy limitada a disponer de un centro de conocimiento donde se

podían consultar todos los datos generados por la empresa".

Una vez comprobado sus beneficios, se fueron incorporando el resto de unidades de negocio,

como Vida, Mutuactivos, Accidentes, Autoclub Mutua, Hogar, Salud... Incluso cuando se adquirió la

compañía Aresa, que disponía de su propio DW (basado en tecnología no Microsoft), se integró

toda la información sin problemas en el DW de Grupo Mutua Madrileña.

Solución

En 2010, se constató que la evolución necesaria pasaba por la creación de un portal de Business

Intelligence que se convirtiera en el único punto de entrada para todas las aplicaciones ya

existentes: Cuadros de Mando (Sistema de Información de Gestión), Análisis (Sistema de Análisis

Multidimensional) y Reporting (Sistema avanzado de Reporting). "Teníamos todos los procesos de

negocio orquestados, pero la imagen final era que no estaba todo integrado. Echábamos de menos

una vía general de comunicación entre los usuarios y nosotros, un único portal de inteligencia de

negocio con un único acceso y en el que estuvieran unificadas todas las soluciones", explica

Arnedo.

Finalmente, el portal, desarrollado en plataforma Microsoft .NET y soportado sobre una granja de

servidores Windows Server, se puso en marcha en junio de 2010. El DataWarehouse, como

corazón del sistema, se soporta a su vez en SQL Server 2008 R2, utilizando los servicios de

análisis y reporting para dar respuesta a más de 500 usuarios que realizan cerca de 4 millones de

consultas mensuales en 150 modelos de negocio distintos. "La actualización es diaria, lo que

permite disponer puntualmente de informes de control y gestión, modelos analíticos y cuadros de

mando. Contiene soluciones rápidas, sencillas y muy potentes que facilitan el acceso a la

información necesaria dependiendo del nivel de información a analizar", explica Usín. Esta se

clasifica en tres niveles:

Operativo: Sistema Avanzado de Reporting. Para quienes manejan mucha información pero poco

elaborada. Apenas requiere de conocimientos del negocio.

Táctico: Sistema Análisis Multidimensional. Usuarios analistas que manejan menos información,

pero es más elaborada, por lo que requiere un conocimiento medio/alto del negocio.

Estratégico: Sistema de Información de Gestión. Informes de la Alta Dirección que precisan poca

información pero muy elaborada.

Asimismo, el portal ha sido dotado de numerosas funcionalidades como Avisos, Notificaciones o un

Buscador universal para encontrar de forma rápida informes por nombres o etiquetas, pudiendo

segmentar las búsquedas.

Cambio de cultura

Para los responsables de Sistemas, una de las primeras consecuencias de haber apostado por una

plataforma de BI ha sido el cambio de cultura en la compañía, donde ahora nadie concibe

desarrollar un nuevo producto sin tenerlo previamente introducido en el DW. Como apunta Usín,

"con los tiempos tan cortos que exige el mercado actual en el que nadie puede esperar un mes

para saber si el lanzamiento de una novedad puede funcionar, era necesaria una herramienta que

a los dos días de estar un producto en el mercado, nos ofreciera información sobre el mismo".

Obviamente, este hecho se encuentra directamente relacionado con la mejora en la toma de

decisiones: "Disponer de información con mucha más antelación y acceder a aquella realmente

válida para cada usuario permite una toma de decisiones mucho más rápida y acertada", continúa

Arnedo.

Junto a este cambio, Arnedo y Usín citan otros beneficios, como la agilidad y rapidez de adaptación

a las necesidades de negocio o los menores costes de desarrollo y los mínimos costes de

formación: "Microsoft Excel, la herramienta que se utiliza para ver los informes, resulta muy

amigable porque todo el mundo la emplea en su día a día. La curva de aprendizaje es, por tanto,

mínima y el coste de formación cero: Nunca hemos tenido que impartir un curso para dar a conocer

las herramientas.

Por todo ello, los responsables tecnológicos de Mutua Madrileña se sienten muy satisfechos con

las soluciones de Microsoft: "Teníamos claro desde el principio que este proyecto debíamos

hacerlo de la mano de Microsoft, una tecnología ágil, que funciona bien y que da respuesta a

nuestras necesidades. Además, nos permitía realizar un desarrollo muy sencillo con unos costes

muy económicos. Conocíamos otras soluciones y al evaluarlas todas no tuvimos dudas en

decantarnos por Microsoft", concluye Usín.

Beneficios

Cambio de cultura: del informe en papel al BI.

Mejora en la toma de decisiones.

Agilidad para adaptarse a las necesidades de negocio.

Menores costes de desarrollo y formación.

CASO 2

Colegio Santa María la Blanca: excelencia educativa a través de

las TIC

Un modelo pedagógico basado en la enseñanza personalizada y apoyada en las TIC es la

receta que el colegio Santa María la Blanca ha puesto en marcha para lograr la

excelencia y conseguir que sus 1.300 alumnos aprovechen todo su potencial y se adapten

a las exigencias del siglo XXI

Conscientes del creciente fracaso escolar del sistema educativo español, los

responsables del Santa María la Blanca, un colegio concertado de Madrid, decidieron

aprovechar la ventaja de ser un centro nuevo para implantar un modelo diferente basado

en la educación personalizada a través de las TIC. Así, en 2009, el sistema SERF

(Sistema de Educación Relacional Fontán), empezó a funcionar con un objetivo claro:

lograr la excelencia educativa.

Con este sistema, apoyado en tecnología Microsoft, los alumnos cuentan con el

seguimiento personalizado de profesores y tutores, que mediante la tecnología (ordenador

personal con software de última generación y Learning essentials, plataforma basada en

los centros de atención de empresas CRM, pizarras digitales, wifi, etc.) ayudan a sacar el

máximo potencial de cada individuo, que es tratado partiendo de un diagnóstico previo y a

través de un seguimiento constante de su evolución personal y académica.

Situación

Hace dos años, el Padre Luis Lezama, preocupado por el creciente fracaso escolar y por

a falta de adecuación del sistema educativo español a la realidad social, cultural y laboral

del siglo XXI, se planteó abrir un colegio con una metodología pedagógica diferente, que

superara las carencias del sistema tradicional de enseñanza.

Ante la falta de centros en Montecarmelo, una zona residencial de Madrid de reciente

construcción, el fundador del Santa María la Blanca, decidió construir allí su proyecto de

centro concertado religioso, e implantar el Sistema SERF, adaptándolo a las exigencias

del sistema educativo español. Dicho modelo 'localizado' pasó a denominarse SERF-EBI

(Sistema de Educación Relacional Fontán - Educación Básica Interactiva).

Solución

Con esas premisas sobre la mesa, en 2009 se puso en marcha esta nueva metodología

que atiende las exigencias del siglo XXI, a través de un sistema educativo innovador, que

impulsa el potencial individual y colaborativo de cada estudiante, permitiéndole adquirir y

crear el conocimiento sobre su interés personal y colectivo, al mismo tiempo que

desarrolla la confianza en sí mismo y respecto a otros. En este sentido, el ideólogo de la

metodología, el pedagogo colombo-español Julio Fontán, asegura, que la curiosidad

innata de un niño, si se orienta bien, lo motiva a buscar el conocimiento necesario para

aprender y generar resultados que van a beneficiarlo a él y al resto de la sociedad.

Por eso, y por el aval que suponían 53 años de experiencia exitosa del método en

Colombia, de los cuales, los diez últimos ya se han desarrollado con el apoyo de la

plataforma tecnológica de Microsoft, los responsables del Santa María la Blanca tuvieron

claro desde el primer momento que el método funcionaría. "Pensábamos que el sistema

tradicional estaba obsoleto y que no servía para los escolares de hoy cuya realidad es

muy diferente a la de hace 20 años", afirma Isabel Solana, Directora del Proyecto EBI del

Colegio Santa María la Blanca.

Así, de forma paulatina los alumnos de 5º de Primaria a 4º de ESO, 250 en total, se han

ido incorporando a la metodología a través del uso de su ordenador personal Don Quijote

-cargado con el paquete Escuelas 2.0 de Microsoft: Windows 7, Office 7 y Learning

essentials-, y de la plataforma tecnológica SERF de coordinación y seguimiento, basada

en un Customer Relation Management de Microsoft Dynamics.

La plataforma es, en definitiva, una solución de gestión para las relaciones personales

que además de gestionar toda la información que circula por el colegio y de ser un medio

de comunicación entre todos los integrantes del centro, permite el seguimiento del trabajo

de cada estudiante y una mayor y mejor relación entre el colegio y las familias. "La

plataforma digital es nuestra herramienta cotidiana de trabajo. En ella, los profesores

vuelcan los trabajos a realizar, reciben los trabajos y el feedback de los estudiantes,

cuelgan conclusiones, acuerdos, rendimiento de los alumnos, etc.", afirma Isabel Solana.

Pero la tecnologización del colegio no acaba ahí. El esfuerzo de dotación informática ha

sido muy importante: wifi en todas las áreas educativas, implantación de antivirus y

firewall a todos los usuarios, 38 aulas con proyector, pizarra electrónica con Windows 7 y

ordenador para el profesor... Un desembolso de medio millón de euros,

aproximadamente, que los responsables del colegio consideran una inversión necesaria.

"Las TIC son una herramienta increíble para cambiar la educación, pero siempre que se

tomen como un medio, no como un fin. Por eso, lo importante no es darle un ordenador a

cada alumno, sino una metodología", indica Solana. "Trabajamos por y para que nuestros

estudiantes sean autónomos y desarrollen valores y virtudes como la organización del

tiempo para cumplir objetivos, el trabajo individual basado en el esfuerzo, el respeto, el

compromiso y la toma de decisiones. Es muy importante que los chavales se autoevalúen

y tengan capacidad crítica frente a lo que ven, oyen, leen, etc.", añade Solana.

Respecto a la excelencia, Pedro Lezama, Director Tecnológico del centro, asegura que

alcanzar la excelencia no significa dejar de lado a los que menos capacidad tienen, sino

todo lo contrario. "Se trata de la excelencia de la que cada uno sea capaz", incluidos los

que tienen necesidades especiales, para los cuales el apoyo de las TIC es fundamental.

"La exigencia es personalizada; cada estudiante debe alcanzar el nivel previsto para él

tras analizar sus capacidades e intereses. En este sentido, Lezama dice que el

aprendizaje en el Santa María la Blanca no consiste en memorizar, sino en aprender a

aprender.

Gran parte del éxito del proyecto se basa en los planes personalizados de estudio. Con

los datos de una evaluación preliminar realizada a principios de curso, se establece el

nivel de exigencia para cada alumno. Se consideran cuatro niveles: básico (el marcado

por la Consejería de Educación), medio-alto, alto, y adapta-ciones del nivel por encima y

por debajo.

A partir de ahí se elaboran las guías de estudio de cada asignatura que los chicos

estudian en sus ordenadores. Todos los temas, sean de la asignatura que sean, conllevan

el mismo desarrollo:

Partiendo de tu realidad

Recolección e investigación

Desarrollo de la habilidad

Relación y evaluación

Todo ello con unos objetivos finales: hacer entender al estudiante que él es el

responsable de su propia educación, mejorar su autoestima, aumentar el rendimiento

escolar, alcanzar la excelencia, mejorar la práctica docente, reducir el fracaso escolar y

aumentar el compromiso con la comunidad educativa.

El proyecto, según sus responsables, está resultando tan satisfactorio, que el año que

viene se ampliará al ciclo de bachillerato. Además, los responsables de Santa María la

Blanca ya trabajan para exportar el modelo a otros colegios.

Beneficios

A pesar de que el proyecto apenas lleva un año en marcha, los beneficios, a todos los

niveles, son ya evidentes.

Para los alumnos

Aumento del rendimiento escolar

Incremento de la productividad

Mayor responsabilidad y autonomía

Adquisición de habilidades digitales

Refuerzo de la autoestima

Mayor grado de socialización

Cambio de actitud respecto a los estudios y respecto a los profesores

Para los profesores

Mayor y mejor relación con los alumnos

Mayor autoestima

Para las familias

Mayor implicación en el modelo educativo

Mejor relación con sus hijos: los estudios dejan de ser un tema de discusión para pasar a

ser un tema de conversación

Para la sociedad

Consecución de la excelencia educativa

Aumento de la productividad

Escolares preparados para los niveles de exigencia del siglo XXI

Fomento de la empleabilidad

Caso 3

Más inteligencia para ColCerámica

ColCerámica, una empresa productora de cerámicos y sanitarios del mercado

colombiano, ha logrado unificar la información de la compañía y, con ello, reducir costos

y tiempo para la toma de decisiones acertadas que influyen en la productividad y los

negocios, mediante la implementación de la plataforma SQL Server de Microsoft.

Situación de negocios

ColCerámica pertenece a la organización Corona y se dedica a producir porcelana

sanitaria, revestimientos y grifería. También fabrica artículos para la construcción en

pisos, enchapes, herrajes y accesorios complementarios que buscan la remodelación

del hogar.

En Colombia, tiene una posición importante en su sector. A través de sus marcas

Corona, Mancesa y Grival, tiene un promedio del 70 por ciento de las ventas al

mercado, y exporta más del 50 por ciento de su producción. A corto plazo proyectan

ampliar ese porcentaje mediante la ejecución de estrategias comerciales y planes de

trabajo enfocados hacia la exportación de sus productos.

Información empresarial integrada

Uno de los retos, dentro de los propósitos internos de la compañía, es proporcionar a

los empleados y usuarios de aplicaciones la información apropiada en el momento

oportuno. Sin embargo, los procesos para la obtención de datos no eran oportunos y no

existían procedimientos para calificar y analizar las distintas variables del negocio. En

consecuencia, la toma de decisiones no correspondía con las necesidades de la

compañía en tiempo real, y la planificación carecía de bases sólidas.

En 1999 ColCerámica terminó de implementar su sistema ERP (Enterprise Resource

Planning) con el propósito de automatizar muchos de los procesos básicos al interior de

la empresa, e integrar la información facilitando el acceso y obtención de resultados.

Fue allí cuando se dieron cuenta que carecían de herramientas para analizar esa

información suministrada por el ERP. “Nos dimos cuenta que teníamos mucha

información pero no contábamos con las herramientas para hacer uso de ella”, explicó

John Alberto Muñetón Cadavid, administrador de Datos de ColCerámica.

Con estos antecedentes, la Gerencia Informática tomó la iniciativa de empezar a

trabajar estos aspectos sobre una plataforma de Inteligencia de Negocios con procesos

de análisis integrados. Inicialmente, basaron todo su esquema de trabajo en un piloto

que duró alrededor de un año y enfocaron todos sus esfuerzos hacia el departamento

comercial.

Después se dieron a la tarea de investigar sobre el tema de Inteligencia de Negocios

con el propósito de homologar conceptos al interior de la compañía y lograr que todos

los usuarios y empleados entendieran las razones y los beneficios de adoptar dichos

procesos.

Solución de negocios

El desarrollo de una plataforma integral de Inteligencia de Negocios (BI), sobre la base

de SQL 2000 Server, facilitó la realización de procedimientos analíticos integrados y la

construcción de herramientas de gestión, administración y almacenamiento de datos;

contribuyó a la construcción de aplicaciones de Inteligencia de Negocios más

compactas y amplió las posibilidades de transformar la información en un punto de

partida para la toma de decisiones acertadas en todas las áreas de la empresa.

Una vez implementada la plataforma, han trabajado en Data Marts que contienen datos

resumidos y detallados sobre asuntos determinados, esta vez no sólo enfocados hacia

los procesos comerciales, sino también de manufactura y financieros. La información

está a disposición de todas las instancias para ser explorada, analizada y para facilitar

la realización de informes.

En este momento se encuentran trabajando con Balanced Scorecard (BSC), una

herramienta que permite el control de indicadores de resultados y se convierte en un

enlace entre la gestión estratégica y operativa, proporcionando estadísticas sobre los

rangos de desempeño en todas las áreas.

“La solución de Inteligencia de Negocios implementada en ColCerámica, pretende

darles herramientas a los usuarios para tomar decisiones en todos los niveles, basados

en datos de calidad y disponibles en todo momento para poder apoyar las estrategias

en los negocios”, afirmó Muñetón Cadavid.

Para implementar la aplicación, ColCerámica sólo requirió contar con la plataforma

Microsoft SQL Server 2000 y herramientas de Microsoft Office, elementos que amplían

el concepto de Inteligencia de Negocios a todos los niveles de la empresa. Así, para el

caso de ColCerámica, la fuente de información es el ERP; las herramientas de

extracción y transformación de datos se dirigen al ERP, recogen la información

necesaria, la consolidan en una base de datos o Datawarehouse en SQL Server y

desde allí generan cubos que son consultados por los usuarios utilizando tablas

dinámicas.

Durante todo el proceso contaron con la asesoría de Microsoft y de sus proveedores de

negocio. Uno de ellos es Alcuadrado, empresa de Medellín que se especializa en los

procesos y estrategias de Inteligencia de Negocios. “A futuro, queremos incursionar en

el campo de la minería de datos, en el campo de proyecciones de negocios, el poder

tener herramientas que permitan hacer predicciones. Ese es el futuro de la Inteligencia

de Negocios en ColCerámica”, aseguró Muñetón Cadavid.

Beneficios obtenidos

Uno de los grandes beneficios que ha traído la herramienta a ColCerámica es la

posibilidad de contar con información centralizada y unificada que ofrece datos precisos

y relevantes sobre cada una de las áreas de la compañía. Con esta herramienta las

gerencias obtienen el registro de datos históricos, que permiten hacer evolución en los

procesos, generar tendencias diversas y monitorear los indicadores de gestión

diariamente. Además, los reportes emitidos pueden ejecutarse en aplicaciones Office

como Excel, herramienta que todos los usuarios de ColCerámica conocen. Es así como

la implementación de la solución fue sencilla y no generó grandes traumatismos al

momento de ponerla en marcha.

“Ahora, nuestra gente a gente toma decisiones con la misma información. Tenemos un

repositorio de datos en común, y cuando los gerentes van a una reunión, todos acceden

los mismos datos. Antes teníamos que ver de dónde había sacado cada uno su

información”, agregó Muñetón Cadavid.

Planes a futuro

A largo plazo, se piensan incorporar datos externos, como información de la

competencia, con el propósito de potenciar la toma de decisiones basadas en un marco

real de mercado. “El grado de aceptación ha sido tal que la información suministrada a

través de cubos OLAP y de reporting, se volvió tan indispensable como el e-mail, es

una información que se consulta diariamente, no es una información ocasional y ahora

no se puede concebir el negocio sin este tipo de información”, dijo Lina María Arias

Murillo, coordinadora de Inteligencia de Mercados de ColCerámica.

Las expectativas se cumplieron totalmente, pues ColCerámica logró integrar de manera

transparente aplicaciones y flujos de información empresarial, que le han facilitado

optimizar procesos internos y establecer parámetros para una toma de decisiones

fundamentada en los resultados de cada área o departamento. La implementación de la

nueva herramienta le ha permitido a ColCerámica alcanzar una posición competitiva

dentro del mercado gracias a la comprensión global de su negocio.

“La información que tenemos es de muy buna calidad. La gente le cree a esos datos y

por eso los utiliza. Es uno de los temas más importantes a tener en cuenta en esta

clase de proyectos. La calidad de los datos debe estar garantizada en un cien por

ciento”, concluyó Muñetón Cadavid.

CASO 4:

Las TIC como palanca de modernización

Un ambicioso plan de modernización, basado en la implantación de una plataforma

tecnológica con herramientas Microsoft de última generación, ha llevado a Covirán a

ocupar el segundo puesto a nivel nacional por puntos de venta en el sector de la

distribución de productos alimenticios.

De izquierda a derecha: Javier Vidal, Jose Mª Buendía, Mª Dolores Gómez, Juan Angel

Gómez, Jesús López. De pie, Roberto Zarzuelo, Director Área TIC (izquierda) y Rafael

Cortés, Director de la División de Finanzas y Servicios.

Nacida en 1961 como organización cooperativa para la distribución de productos de

alimentación, la cadena de supermercados Covirán, con sede en Granada, siempre ha

tenido clara su vocación innovadora y su apuesta por la tecnología como palanca de

modernización. Ese esfuerzo continuo por innovar le hizo merecedora en 2010 de un

galardón en la categoría de Mejor Iniciativa a la Modernización Empresarial, otorgado

por la Junta de Andalucía dentro de los Premios Andalucía Sociedad de la Información.

A lo largo de su historia, la compañía ha impulsado políticas de renovación y

modernización de los supermercados, ocupando la tecnología siempre un lugar

destacado ya que, según sus responsables, con ella se mejora la gestión y se logra dar

respuesta a las necesidades del consumidor, elevando así el grado de fidelidad a la

marca.

En ese marco, en 2008 la compañía inició un plan estratégico (e.Plan TIC 2008-2010)

con el objetivo de modernizar la compañía, profesionalizar su gestión y orientarse

plenamente al consumidor final. “Este plan, explica Roberto Zarzuelo, Director de

Informática y Comunicaciones de Covirán, ha dotado a la compañía de una plataforma

tecnológica compuesta de hardware, software y comunicaciones con herramientas de

última generación, que cubren un ámbito de aplicación muy amplio compuesto por las

oficinas centrales, 25 plataformas logísticas, 2.220 socios, 2.700 puntos de venta y el

resto de empresas del Grupo (viajes, seguros y gasolineras), prestando servicios

tecnológicos de alto rendimiento y valor añadido que cubren todas las necesidades en

un mercado tan exigente, complejo y dinámico como es el del sector retail”. En este

sentido, Luis de Osuna, CEO-Director General de Covirán, añade que “el objetivo era

dar respuesta a un consumidor que cada día demanda una información más completa

de los productos y, a la vez, dispone de menos tiempo para comprar. La apuesta de

Covirán por las TIC permite hacer de nuestras tiendas, lugares donde el cliente vive

experiencias de compras positivas”, afirma.

Para poner en marcha la plataforma, los responsables del área TIC de la compañía,

decidieron apostar por algunas de las herramientas de última generación de Microsoft,

como Microsoft Dynamics AX, 4.0, Microsoft Dynamics CRM 4.0 y Portal Corporativo

Microsoft Office SharePoint 2007 integradas con aplicaciones propias. “Para nosotros

es crítica la cadena de suministro, es nuestro core de negocio, si no funciona la

empresa se ralentiza. Y todo ello lo soporta nuestro ERP basado en Microsoft Dynamics

AX. Probablemente somos una de las compañías de retail con mayor nivel de desarrollo

de Microsoft Dynamics AX de Europa”, declara Zarzuelo. “La calidad de los productos,

especialmente en Microsoft Dynamics CRM 4.0 y Microsoft Office SharePoint 2007

fueron determinantes en la decisión, pero también influyó el Coste Total de Propiedad y

que es importante trabajar con herramientas estándar que conllevan un fácil

aprendizaje y una mejora de los recursos tanto a nivel de desarrollo como de usuario

final”, añade.

La construcción de la plataforma comenzó en 2008 y se realizó en cinco fases. La

primera afectó a los sistemas. Se migró a SQL Server 2005 64B y a Windows 2003

Enterprise Edition y se desplegó el Directorio Activo.

En la segunda, además de desplegar las redes de datos y actualizar el sistema de

comunicaciones, se realizó un pequeño proyecto de e-mobile con Microsoft para los

empleados en movilidad, con acceso a su correo a través de la PDA y el móvil.

En la tercera etapa, la del entorno transaccional, se llevaron a cabo varias actuaciones:

el ERP se migró a la versión 4.0 de Microsoft Dynamics AX, se realizó una reingeniería

de la cadena de suministro, se implantaron los módulos MRP y Transporte y se

implantaron sistemas de radio frecuencia en todas las plataformas. “Decidimos apostar

por el módulo interno de Logistics Execution System de Microsoft Dynamics AX en lugar

de implantar Warehouse Management System externos, aunque, a priori, los expertos

lo consideraron arriesgado. Sin embargo fue acertado”, afirma Zarzuelo. En cuanto al

software de Gestión en el Punto de Venta se optó por una solución propietaria de

Covirán.

En el entorno web, la cuarta etapa, se implantó Microsoft Office SharePoint 2007 para

el desarrollo de los portales de socios y empleados y la web pública.

La quinta y última fase tuvo el entorno Business Intelligence como protagonista. En este

terreno se implantó Microsoft Dynamics CRM 4.0, y se adaptaron las funcionalidades en

el Software de Gestión de Proveedores.

En el ámbito del Business Intelligence, Covirán tiene en la actualidad un proyecto para

unificar su información en un datawarehouse interno que sirva como base de

construcción de un cuadro de indicadores corporativos y departamentales que velen por

el cumplimiento de la dirección marcada para la compañía. Para llevarlo a cabo los

responsables de TI están adoptando la tecnología de la Plataforma Business

Intelligence de Microsoft. En este sentido, Zarzuelo indica que “la plataforma soporta

continuidad de negocio y cumple las más exigentes normas de calidad y auditoría,

como recuperación ante desastres, alta disponibilidad y muy buenos indicadores en

tiempos de recuperación de datos y servicios, con un excelente rendimiento en los

procesos core de negocio diarios más importantes”.

Los responsables de Covirán aseguran que el cambio ha supuesto abandonar un

sistema propietario y descentralizado, con datos redundantes, baja eficiencia de

sistemas y gestión de rendimiento deficitaria y optar por otro completamente distinto en

el que los beneficios son múltiples.

Beneficios

Flexibilidad y escalabilidad.

Productividad: mejoras de un 15% en el ERP y un 100% en CRM y web.

Centralización, integración de datos y automatización de procesos.

Mejora en la atención al socio.

ROI muy alto y en muy poco tiempo.

Drástica reducción de tiempos de recuperación de datos y servicios.

Plataformas conectadas al ERP con excelente tiempo de respuesta.

CRM con visión de 360º, tiempos de respuesta y solución de incidencias muy cortos.

Mayor conectividad y productividad con socios, empleados, proveedores y clientes.

Claves de éxito

Apuesta por las TIC.

Enfoque estratégico y liderazgo adoptado por la Dirección General.

CASO 5

Meta4: La tecnología se alía con los Recursos Humanos

"Los trabajadores podrán conocer cómo es exactamente su compañía sin saber nada de

tecnología ni de Recursos Humanos", Fernando Ruiz, director de Desarrollo de Negocio

de Meta4

Visual Studio 2005 es sólo una de las tecnologías de Microsoft elegidas por Meta4 para

desarrollar una solución totalmente innovadora para el entorno de los Recursos Humanos.

Su principal baza es una interfaz gráfica muy visual, interactiva y fácil de utilizar. De todos

los fabricantes presentes en el mercado, la compañía apostó por Microsoft con

tecnologías como Windows Presentation Foundation, Microsoft Visual Studio 2005 y

Microsoft Expression Suite. La nueva herramienta se puede describir como una solución

totalmente innovadora para el sector, en la que prima una interfaz muy visual, interactiva y

amigable que permite su utilización por cualquier miembro de una empresa que disponga

de acceso a ella. Por el momento, ha sido diseñada para su utilización en un PC, pero los

responsables de Meta4 ya tienen previsto su traslado en un futuro a dispositivos móviles

como smartphones. Permite realizar una mejor evaluación de las aptitudes de los

empleados, una mayor integración con otras tecnologías y, especialmente, un importante

apoyo en la toma de decisiones.

Situación

El funcionamiento tradicional de los departamentos de RR.HH. de las compañías se

podría definir como complejo y, sobre todo, muy especializado. A ello han contribuido en

gran medida las aplicaciones informáticas que emplean sus responsables, soluciones muy

específicas y diseñadas para usuarios que las conocen a la perfección porque se dedican

exclusivamente a esta materia: elaboración de nóminas, gestión de competencias, gestión

del talento, formación, etcétera. “A pesar de lo que se creyó en un primer momento, la

llegada de Internet y de las tecnologías asociadas tampoco supuso una gran revolución

en este terreno, ya que sólo se mejoraron aspectos como la recepción de datos (petición

de vacaciones, recibo de nóminas...) a través de lugares como los portales del empleado,

pero no mucho más: las personas siguen sin intervenir en las funciones complejas de

recursos humanos", comenta Fernando Ruiz, director de Desarrollo de Negocio de Meta4,

compañía referente mundial en RR.HH. y uno de los tres principales proveedores

internacionales de soluciones para la gestión del capital humano.

Sin embargo, Internet sí ha supuesto el comienzo del cambio hacia un modelo

centralizado de la información, pero descentralizado en cuanto a los procesos, incluso los

más complejos. Nos dirigimos hacia un modelo de RR.HH. mucho más flexible y menos

estático, gracias al cual un directivo pueda encontrar él mismo y en el menor tiempo

posible el mejor perfil profesional que necesita para una determinada función, afirma Marc

Sabbagh, vicepresidente de Research & Development de Meta4 y máximo responsable

del centro de I+D que la firma posee en España. "En el modelo tradicional, esta

problemática la resolvería un miembro del departamento de RR.HH. realizando una

consulta compleja en su sistema informático", señala Ruiz. La principal cuestión reside,

por tanto, en la inexistencia en el ámbito de los RR.HH. de entornos amigables y sencillos

de utilizar dotados de interfaces que mejoren la experiencia de los usuarios, “de tal modo

que cualquier persona pueda no sólo enviar y recibir información, sino también participar

en los diferentes procesos", apunta Ruiz.

Solución

Para poder ofrecer a sus clientes una herramienta capaz de adaptarse a las necesidades

de los RR.HH., el centro de I+D Meta4 en Madrid emprendió en 2005 un proyecto

destinado a desarrollar una aplicación innovadora y totalmente diferente de lo que existía

en el mercado hasta la fecha. En aquellos momentos comenzaba a cobrar protagonismo

el término Rich Internet Applications (RIA), un nuevo tipo de aplicaciones web con muchas

más ventajas y aplicaciones que las tradicionales.

"De los pocos fabricantes que en ese momento comenzaban a trabajar con este tipo de

soluciones, Microsoft fue el que más nos interesó desde el principio gracias a la presencia

en su catálogo de tecnologías como Microsoft Windows Presentation Foundation,

Microsoft Visual Studio 2005 y Microsoft Expression Suite", afirma Sabbagh. Microsoft

Windows Presentation Foundation es una plataforma que convierte a los desarrolladores

en participantes activos en la creación de interfaces de usuario, proporcionando un

modelo de programación común para aplicaciones independientes y de explorador.

"También hicimos numerosas pruebas con la plataforma Flex de Macromedia, pero vimos

que la de Microsoft tenía mucho más potencial y futuro para realizar una herramienta tan

sofisticada como la nuestra", asevera.

A finales de 2007, la compañía tiene previsto iniciar la comercialización entre sus

principales clientes de los primeros módulos de la nueva aplicación de RR.HH. En líneas

generales, se puede describir como una solución totalmente innovadora para el sector, en

la que prima una interfaz muy visual, interactiva y amigable que permite su utilización por

cualquier miembro de una empresa que disponga de acceso a ella. "Un trabajador va a

poder saber cómo es su compañía, quién es quién, quiénes son sus responsables, los

empleados que la conforman... Todo ello sin saber nada de tecnología ni de Recursos

Humanos", comenta Ruiz. Para hacer esto posible, cuenta con un motor de ejecución de

gráficos muy potente (el mismo que emplea Microsoft Windows Vista), que aprovecha al

máximo las capacidades gráficas del PC, algo totalmente novedoso hasta la fecha al

tratarse de una herramienta crítica de negocio. "En un futuro no muy lejano, todas las

aplicaciones corporativas van a ir hacia este modelo gráfico, incluso las clásicas

transaccionales, ya que no se trata de un mero cambio estético, sino de una mejora de la

productividad al potenciar enormemente la facilidad de uso", indica Ruiz. "La interfaz

gráfica que nos ha proporcionado la plataforma de Microsoft es una auténtica revolución,

comparable a lo que supuso en su día MS-DOS o la aparición de Windows, y que abre un

horizonte de posibilidades impresionante", apunta el vicepresidente de R&D de Meta4.

Fernando Ruiz aporta más detalles que explican esta afirmación: "Utilizar los controles

gráficos que proporcionan Microsoft Windows Presentation Foundation y Microsoft

Expression Suite ha hecho posible que las funciones complejas habituales de los

departamentos de RR.HH. puedan ser realizadas de forma simple por todos los miembros

de una compañía, algo que antes era impensable e imposible de hacer", afirma. "Esta

tecnología nos ha permitido desarrollar una aplicación muy intuitiva que no precisa de un

elevado conocimiento previo y que no va dirigida a expertos ni en tecnología ni en

RR.HH.: cualquier proceso que el departamento de Recursos Humanos decida que puede

ser susceptible de ser compartido por los trabajadores puede hacerlo sin que tengan que

aprender en detalle cómo se hace", continúa el director de Desarrollo de Negocio de

Meta4.

Por el momento, esta herramienta ha sido diseñada para su utilización en un PC, pero los

responsables de Meta4 ya tienen previsto su traslado en un futuro a dispositivos móviles

como smartphones. "Ambas tecnologías proporcionan un lenguaje neutro que posibilita

que un equipo de desarrolladores trabaje conjuntamente en una concepción única que

luego puede ser trasladada a cualquier dispositivo", explica Sabbagh. "Como proveedores

de servicios, tenemos que ofrecer a nuestros clientes las mejores soluciones en cada

momento, lo que nos reporta una clara ventaja competitiva", concluye Ruiz.

Beneficios

Mejora en la capacidad de evaluación de las aptitudes de los empleados. Uno de sus

módulos más destacados es Gestión del Talento, que permite que toda la compañía

pueda participar en la evaluación de las aptitudes de sus miembros. "Cuando un directivo

necesita hacer una evaluación, ésta no la realiza el departamento de RR.HH., sino que

son los propios responsables de los departamentos o los empleados los que mejor

conocen el talento y el perfil de los miembros de una compañía", señala Sabbagh.

Mejora en la toma de decisiones. A pesar de contar con la más avanzada tecnología

que proporciona Windows Presentation Foundation, los responsables de Meta4 no han

dudado a la hora de seguir empleando otras aplicaciones que se podrían considerar como

tradicionales, pero que mantienen una total vigencia por su gran funcionalidad. Este es el

caso de Microsoft Excel. "Estamos utilizando una solución como Excel, que se encuentra

totalmente integrada con Microsoft Windows Presentation Foundation. Para poder hacer,

por ejemplo, una revisión salarial hemos desarrollado un módulo basado en Excel que, a

través de una interfaz de datos basada en web services, permite realizar al directivo todas

las simulaciones que desee de forma desconectada", señala el vicepresidente de R&D de

Meta4. En su opinión, esta integración también se ha visto muy optimizada con la

utilización de Microsoft Office 2007 y Microsoft Windows Vista: "Ambas tecnologías han

mejorado mucho y ahora posibilitan una mayor integración con las aplicaciones

empresariales", subraya.

Mayor integración tecnológica. A pesar de contar con la más avanzada tecnología que

proporciona Windows Presentation Foundation, los responsables de Meta4 no han

dudado a la hora de seguir empleando otras aplicaciones que se podrían considerar como

tradicionales, pero que mantienen una total vigencia por su gran funcionalidad. Este es el

caso de Microsoft Excel. "Estamos utilizando una solución como Excel, que se encuentra

totalmente integrada con Microsoft Windows Presentation Foundation. Para poder hacer,

por ejemplo, una revisión salarial hemos desarrollado un módulo basado en Excel que, a

través de una interfaz de datos basada en web services, permite realizar al directivo todas

las simulaciones que desee de forma desconectada", señala el vicepresidente de R&D de

Meta4. En su opinión, esta integración también se ha visto muy optimizada con la

utilización de Microsoft Office 2007 y Microsoft Windows Vista: "Ambas tecnologías han

mejorado mucho y ahora posibilitan una mayor integración con las aplicaciones

empresariales", subraya.