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&Superintendencia de Administración Tributaria

INTENDENCIA DE ADUANAS

PROCESO/

SUBPROCESOGESTIONES O PERMISOS ESPECIALES

Nombre del Documento

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO EN EL PADRÓN DE

PROVEEDORES

ELABORADO POR:

Identificación

Versión

No. de folios

Fecha de Aprobación

REVISADO POR:

Nombre completo Mayra Patricia Rodas Ruano Francisco Guillermo Coy Caal

Puesto queocupa

Firma

Jefe de la Unidad de Normas yProcedimientos

Jefe a.i. del DepartamentoNormativo

íayra Patricia Rodas.lo' Normas y Procedim-"imanto Normativo

Ruanosntos

Intendencia de Aduanas 7^^^-'

PR-IAD/DNO-PE-09

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03/11/2011

APROBADO POR:

Nilda Judith Telles Escobar

Intendente de Aduanas

^m^íes Escobar, inslracün Tributarla

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Intendencia de Aduanas

Procedimiento para la autorización y registro de padrón de proveedores

PR-IAD/DNO-PE-09

Versión 4

Fecha de Aprobación03/11/2011

Objetivo

Permitir a los importadores o agentes aduaneros autorizar y registrar a los proveedores con los cuales tienen una relacióncomercial, con el propósito de validar dicho registro y proveer al personal de la Unidad Técnica de Operaciones y SeguridadOperativa de una herramienta para verificar la información registrada en el padrón de proveedores.

Alcance

Este procedimiento será aplicado por el personal de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Operativa, los cualesharán una labor de revisión de la información registrada por el agente aduanero o importador. El procedimiento de Autorizacióny Registro de Padrón de Proveedores inicia con un registro de reguiarización de proveedores y termina con la autorización delmismo por el Coordinador o Jefe de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Operativa.

Marco Legal y Documentos Relacionados

1. Resolución número 223-2008 (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba elCódigo Aduanero Uniforme Centroamericano -CAUCA-. Publicada en Acuerdo número 469-2008 del Ministerio deEconomía.

2. Resolución número 224-2008 (COMIECO-XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, que aprueba elReglamento del Código Aduanero Uniforme Centroamericano -RECAUCA-. Publicada en Acuerdo Ministerial número 471-2008 del Ministerio de Economía.

3. Decreto número 1-98 del Congreso de la República y su Reglamento. Ley Orgánica de la Superintendencia deAdministración Tributaria.

4. acuerdo número 7-2007 del Directorio de la SAT. Reglamento Interno de la Superintendencia de Administración Tributaria.5. Decreto número 6-91 del Congreso de la República. Código Tributario.


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Versión 4


Normas Internas

1. El registro de los proveedores lo hará el importador o su agente aduanero a través del portal de la SAT. Puede ingresarseleccionado SAQB'E en los accesos directos del portal. También podría seleccionar el logotipo de SAQB'E e ingresar aSAQB'E en el menú de categorías de ésta sección, o bien seleccionar e-SAT en el portal de la SAT y escoger del menúSAQB'E. Ver Anexo 1 que contiene el instructivo de registro de proveedores.

2. La Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera es la responsable del control de la información registrada aefecto de evitar duplicidad en los datos contenidos en el padrón.

3. Los importadores y/o agentes aduaneros que registren información en el padrón de proveedores deben enviar por medioselectrónicos a la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera, una copia de la factura comercial que permitacomprobar los datos ingresados.

4. La Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera debe analizar la documentación aportada, comprobando que lafecha de la factura comercial corresponda a la última importación realizada. Si por causa justificada no se cuenta confactura comercial, debe presentarse el documento de transporte.

5. En caso de duda respecto a la veracidad de los documentos presentados por el importador, se debe enviar el caso a laUnidad de Control Aduanero Ex Post del Departamento Operativo de la Intendencia de Aduanas, para que posterior alanálisis y de considerarse procedente, el caso sea remitido a la Intendencia de Fiscalización en base al artículo 33, numeral11 del Acuerdo 007-2007 del Directorio y sus reformas, y la Resolución 467-2007 emitida por el Superintendente deAdministración Tributaria y sus reformas, a fin de que se realice la fiscalización a posteriori la investigación con elimportador y/o agente aduanero, según corresponda.


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6. Para que el analista de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera solicite al coordinador una modificación ocerrar vigencia (deshabilitar) tiene que justificar sus actuaciones en los espacios destinados para efecto en el mismodocumento y, actuará de la siguiente forma:

a. El analista recibe copia de la factura o documento de transporte presentados por el importador o su agente aduanero,debe analizar dicho documento y si detecta inconsistencias en los datos, corrobora con el importador o agente aduanero,en caso que la información sea confirmada el analista debe realizar un requerimiento de reguiarización y solicitar alcoordinador la modificación correspondiente, sustentándolo con el documento recibido.

b. Si como producto de la revisión de la información contenida en el padrón de proveedores, el analista determina queexisten códigos duplicados, podrá iniciar el proceso de cerrar vigencia a través del requerimiento de reguiarización deproveedores y justificar su actuación, para que lo autorice el coordinador.

7. El registro de proveedores únicamente aplica para el régimen de importación definitiva con clave 23 en las siguientesmodalidades: ID, DI, MC, LZ, PC y MD. No es necesario el registro de proveedores para los siguientes casos: Menaje decasa, donaciones, encomiendas, diplomáticos, cubre faltantes, mercancías adjudicadas en subasta por el ServicioAduanero, envíos postales sin carácter comercial, envíos urgentes sin carácter comercial y operaciones de zonas francas.

8. Para efectos del padrón de proveedores no pueden registrarse proveedores guatemaltecos.

9. El código de proveedor debe tener la siguiente estructura: PP-DEF-AA-SSSSSSS, que significa:PP: País del proveedor (código ISO)DEF: Código definitivoAA: Año en curso (Ej. 08)SSSSSSS: Secuencia numérica del proveedor. Esta secuencia se inicíaliza por país


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10. Las importaciones de vehículos usados tendrán un código especial: VU-DEF-AA-0000001, que significa:VU: vehículo

DEF: Código definitivoAA: Año en curso (Ej. 08)0000001: Dato ya determinado (no varía)

11. El analista de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera puede registrar la información de los proveedorescuando el importador indique no contar con los medios necesarios y aporte la información suficiente.

12. Cuando el analista de la Unidad Técnica de Operaciones y Seguridad Aduanera esté analizando los registros y realice laconsulta de proveedores en el sistema, debe considerar los siguientes casos:

a. Cuando no encuentre errores en el registro de proveedores, no se requerirá información adicional ni se elaborarequerimiento de reguiarización y el sistema automáticamente reconoce que el registro se encuentra autorizado.

b. Se solicita información adicional y se elabora requerimiento de reguiarización de acuerdo a los siguientes casos:

Cuando el código asignado corresponda a un proveedor ya registrado,Cuando los datos registrados no coincidan con los de la factura comercial,Cuando los datos registrados correspondan a otro proveedor,

iv. Cuando se repitan las direcciones aunque se trate del mismo proveedor que opera en diferentes países,v. Otras inconsistencias,

13. Se debe revisar el registro de proveedores una vez al año y se deben cerrar vigencia (deshabilitarlos del registro) aquéllosque no hayan sido utilizados en el período analizado a partir de la fecha de registro.

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Versión 4


14. En el presente procedimiento se utilizan términos aduaneros y comerciales conforme los documentos DG-GPD-GC-05"Términos y Definiciones del Sistema de Gestión de Calidad" y DG-IAD-EV-01 "Estructura Organizacional y Funciones de laAduana", anexos de la Guía para la Documentación de Normativa Aduanera (IN-IAD/DNO-EV-01).

Narrativa

No. Actividad Responsable1 Abre página Web de la SAT. Selecciona e-SAT. Escoge SAQB'E, donde ingresa

el usuario y la clave asignada por la SAT.Importador o AgenteAduanero

2 Abre la ventana de "Consulta de proveedores" para verificar que el proveedor noesté registrado previamente. Si el proveedor se encuentra ya registrado puedeutilizar el código ya existente para efectos de la declaración de mercancías yconcluye el procedimiento. Si no se encuentra registrado, se procede al registro(actividad 3).

Importador o AgenteAduanero

3 Abre la ventana de "registro de proveedores" y llena los datos requeridos. Importador o AgenteAduanero

4 Envía por correo electrónico a la dirección [email protected] una copia de lafactura comercial.


5 Recibe factura comercial. Analista de la Unidad

Técnica de Operaciones ySeguridad Aduanera

6 Analiza código asignado por el sistema, utilizando la Consulta de Proveedores(se consulta diariamente utilizando para referencia la fecha de creación) ydetermina si hay errores. Si el error puede solucionarse de una vez, sigue deacuerdo a la actividad 9. Si no fuera suficiente con la información contenida en la

factura comercial, continúa con la actividad 7.

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No. Actividad Responsable7 Consulta a la persona que envió la información para establecer cuál es la

correcta información que debe estar contenida en el padrón de proveedores.Analista de la Unidad


8 Responde a la solicitud y regresa a actividad 6. Agente Aduanero oimportador

9 Elabora requerimiento de reguiarización de proveedores, considerando la norma12 del presente procedimiento.

Analista de la Unidad


10 Remite el requerimiento al coordinador de analistas para revisión. Analista de la Unidad


11 Revisa el requerimiento y verifica datos. Si no tiene observaciones, sigue con laactividad 13. Si tiene observaciones, las anota y continúa con la actividadsiguiente.

Coordinador de analistas

de la Unidad Técnica de

Operaciones y SeguridadAduanera

12 Subsana observaciones. Analista de la Unidad


13 Registra resultados de la revisión (aprueba o rechaza) y determina si esnecesario la autorización del Jefe de la Unidad Técnica de Operaciones ySeguridad Aduanera. Si es necesario sigue con la actividad 14, de lo contrario,finaliza el procedimiento.

Coordinador de analistas



14 Descarga el requerimiento y verifica los datos. Si no tiene observaciones,continúa con la actividad 16. Si tiene observaciones las envía al coordinador paraque las subsane (actividad 15).

Jefe de la Unidad Técnica

de Operaciones ySeguridad Aduanera


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PR-IAD/DNO-PE-09

Versión 4


No. Actividad Responsable15 Subsana observaciones. Coordinador de analistas



16 Confirma el documento (autoriza o rechaza), finalizando el procedimiento. Jefe de la Unidad Técnica

de Operaciones ySeguridad Aduanera

Registros

Nombre del RegistroTipo de Registro

(papel/electrónico)

Registro de proveedoresSAQB'E 2305

Electrónico

Correo electrónico prduadva Electrónico

Elabora requerimiento en el sistema Electrónico

Registra observaciones del Coordinador Electrónico

Registra observaciones del Jefe Electrónico

Registra resultados de la revisión Electrónico

Registra resultados de la reguiarización de proveedores Electrónico


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Versión 4


Listado de anexos

Tipo(s) deAnexo(s): Formatos e Instrutivos.

Identificación

del Anexo

(Si Aplica)Nombre del Anexo

RE-GPD-GC-03 Lista de Control de Cambios

RE-GPD-GC-04 j Lista de DistribuciónIN-IAD-PE-02 Instructivo de Registro de Proveedores por parte del Agente Aduanero o Importador.


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Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional

Lista de Control de Cambios

RE-GPD-GC-03

Versión 1

22/02/2011

Nombre del

Documento:

Procedimiento para la Autorización yRegistro de Padrón de Proveedores

Identificación

del documento:PR-IAD/DNO-PE-09

No. de

versión

No. de

páginaModificación realizada Fecha

Nombre y firma dequién autoriza cambio

3 TODAS

El Procedimiento para la Autorización y Registro dePadrón de Proveedores (IA-DN-UNP-01.05) incluidoen el Proceso de Gestión de la Autorización yRegistros de Auxiliares de la Función PúblicaAduanera y de Operadores Comerciales, se trasladaal Proceso de Autorizaciones o Permisos Especialescon la identificación PR-IAD/DNO-PE-09, asimismose transcribe la versión 3 para adaptarlo al formatoestablecido en el Procedimiento de la Elaboración yControl de Documentos y Registros (PR-GPD-GC-01)bajo las directrices indicadas en el Manual de Calidad(MQ-SAT-GC-01)

24/10/2011 Ck.fránj^tuiüeanffoy C<u¡('Ir/e a. l /M^éfinamMo^/onni:1no

7Lio Francisco Guillermo

Coy Caal

3 6 Se modifico la redacción de la norma 14.24/10/2011


10/12

Nombre del documento a

ser distribuido:

Nombre del funcionario/

empleado/figuraorganizativa

Lie. Jorge Mario AndrinoG rotewoId/Secreta ría

General

Licda. Janira Melissa

Ramazzini

Herrera/DepartamentoNormativo

Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional

Lista de Distribución

Procedimiento para la autorización yregistro de padrón de proveedores

Puesto que ocupa

Secretario General

Analista de Procesos

Ubicación

física

Edificio

Torre SAT

5to. Nivel

Secretaría

General

Edificio

Torre SAT

3er nivel

Intendencia

de

Aduanas

Identificación deldocumento a ser

distribuido:

Fecha:

Cantidad de

copiascontroladas

entregadas

RE-GPD-GC-04

Versión 3

12/10/2011

PR-IAD/DNO-PE-09

03/11/2011

Firma de quién recibela copia controlada

Z7 EKE 20Í2


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Instructivo para registro de proveedores por parte del agente aduanero o importador

IN-IAD-PE-02

No Aplica

No Aplica

ACTIVIDADES


1. Abre página Web de la SAT


2. Selecciona e-SAT.


3. Selecciona SAQB'E, donde ingresa el usuario y la clave asignada por la SAT.


4. Abre la ventana de "Consulta de Proveedores".


5. Verifica que el proveedor no esté registrado previamente, haciendo la búsqueda pornombre del proveedor.

Si el proveedor se encuentra ya registrado puede utilizar el código ya existente. Si nose encuentra registrado, se procede al registro (siguiente actividad).


6. Abre la ventana de "Registro de Proveedores".


7. Registra al proveedor, para lo cual debe llenar todos los datos. Los campossombreados con amarillo son obligatorios. Si alguno de los campos obligatorios estávacío, el sistema desplegará error.


8. Envía por correo electrónico a la dirección prduadva(5)sat.qob.qt una copia de la facturacomercial.

SAQB'E 9. Despliega el código de Proveedor que puede ser utilizado para la transmisión de ladeclaración.

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